Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng đường bộ tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long
MỤC LỤC
Phương pháp nghiên cứu
Tổng hợp lại những phân tích để đƣa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long. Từ đó đưa ra những định hướng phát triển và đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN
Thông tin chi tiết về bao bì đóng gói: Công ty FWD sẽ đƣợc khách hàng cung cấp hình ảnh hàng hóa cũng như hình ảnh đóng gói, kích thước đóng gói của mỗi kiện hàng, loại hình đóng gói là thùng carton hay pallet,… để từ đó công ty FWD có thể nắm rừ được số lượng hàng húa và cú sự chuẩn bị phương ỏn nhận hàng, xếp dỡ, lưu kho trong quá trình giao nhận và vận chuyển. Công ty FWD quyết toán chi phí với khách hàng: Chi phí này có thể là khoản trả trực tiếp cho công ty FWD nhƣ tiền công thực hiện việc giao nhận, khai báo, thông quan hàng hóa… Để thu tiền, sau khi cung cấp dịch vụ công ty FWD lập debit note gửi cho chủ hàng liệt kờ cỏc loại phớ mà chủ hàng cần phải trả và theo dừi để thu đƣợc đầy đủ các khoản công nợ.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ
Khái quát hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế
Mặc dù ảnh hưởng của dịch bệnh khiến cho doanh thu thuần giảm nhưng doanh nghiệp cũng đã kiểm soát đƣợc tốt các khoản chi phí tăng cao dẫn đến lợi nhuận sau thuế của công ty vẫn dương, công ty không bị thua lỗ là nhờ các chính sách cắt giảm, tiết kiệm chi phí phù hợp trong bối cảnh đại dịch Covid-19. Trung Quốc được coi là thiên đường mua sắm, kho hàng khổng lồ của thế giới với sự đa dạng về mẫu mã, bắt kịp xu hướng, chất lượng tốt,… Để đáp ứng nhu cầu nhập hàng của khách hàng Việt Nam, hoạt động giao nhận hàng lẻ từ Trung Quốc về Việt nam của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long là giải pháp tối ƣu tiết kiệm thời gian, chi phí của các doanh nghiệp. Tỷ trọng của sản lƣợng hàng LCL nhập khẩu bằng đường bộ chỉ đạt 347 tấn trong giai đoạn năm 2021 do: Tác động của dịch Covid-19 đã ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều doanh nghiệp, dẫn đến nhu cầu giảm sút; Giá cả vận chuyển tăng cao: Giá cước vận chuyển đường bộ ngày càng tăng do giá nhiên liệu tăng, dẫn đến nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng các phương thức vận chuyển khác tiết kiệm chi phí hơn; Cạnh tranh từ các phương thức vận chuyển khác: Các phương thức vận chuyển khác như vận chuyển đường biển, vận chuyển đường hàng không cũng ngày càng được cải thiện về chất lƣợng và giá cả, thu hút nhiều doanh nghiệp sử dụng.
Công ty CP Dịch vụ Logistics Sotrans: Đại lý Hải Quan mà Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long tin tưởng hợp tác trong những ngày đầu hoạt động của công ty tƣ vấn, xử lý những thủ tục, vấn đề khó khăn trong quá trình thông quan hàng hóa mà Công ty Hải Long không giải quyết đƣợc.
Thực trạng quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long
Thông tin về hàng hóa: Chi tiết tên hàng, chức năng của hàng nhập khẩu, làm từ nguyên liệu gì, mã HS code, Chính sách mặt hàng ( cần có điều kiện gì khi nhậu khẩu), chính sách thuế ( thông thường với nhiều mặt hàng của Trung Quốc sẽ có thuế nhập khẩu 0% khi xuất trình đầy đủ C/O form E bản gốc do tổ chức thẩm quyền của Trung Quốc cấp để làm thủ tục hải quan nếu không có thì sẽ bị đánh thuế từ 5-10% tùy thuộc vào đặc tính của hàng hóa). Bên cạnh việc gửi thông tin về lô hàng thì khách hàng cũng sẽ gửi kèm theo đó là các chứng từ cơ bản như: hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận chất lƣợng (C/Q)… để nhân viên tại phòng kinh doanh sẽ tiến hàng kiểm tra chứng từ như thông tin kích thước, trọng lƣợng, các tiêu chuẩn… Nếu chứng từ không khớp với thông tin mà khách hàng để tiến hành sửa lại thông tin trên các chứng từ. Ngoài ra, Công ty cổ phần chiếu sáng Hà Thành sẽ gửi chuyển phát nhanh bộ chứng từ cho công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long sẽ nhận kèm là các chứng từ cơ bản như: hợp đồng mua bán (Phụ lục II), hóa đơn thương mại (Phụ lục III), giấy gửi hàng đường bộ (Vận đơn đường bộ) (Phụ lục I), phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)(Phụ lục IV), giấy chứng nhận chất lƣợng (C/Q)… để nhân viên tại phòng kinh doanh sẽ tiến hàng kiểm tra các thông tin chứng từ có trùng khớp với nhau không nếu có vấn đề sẽ liên hệ với bên đại lý nước ngoài hoặc khách hàng để làm rừ, chỉnh sửa và tiền hành việc chuẩn bị chứng từ giấy tờ để nhập khẩu.
Công ty Foshan Electrical & Lighting Co,.Ltd sẽ vận chuyển lô hàng đến kho của công ty Hải Long tại kho 899, Khu Hậu cần Quảng Việt, Đường Nanda, Thị trấn Bằng Tường, Thành phố Sùng Tả, Quảng Tây, phía công ty Hải Long cùng bên công ty Foshan Electrical & Lighting Co,.Ltd sẽ tiến hành kiểm tra thông tin về lô hàng nhập khẩu, kiểm tra hàng hóa, kích thước, số lượng kiện hàng sau đó sẽ xếp hàng lên xe của Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Tân Cảng Trung Quốc để tiến hành vận chuyển đến cửa khẩu Hữu Nghị.
Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long
Thứ ba, tuy có trình độ chuyên môn tốt nhƣng việc cập nhật những hệ thống hiện đại, chính sách mới còn chƣa nhanh nhạy gây thiếu sót trong khâu nhận kiểm tra chứng từ và làm thủ tục hải quan còn gặp nhiều hạn chế ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện các bước sau trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ. Việc thiếu chứng từ hay nhầm lẫn nên một số thông tin trên tờ khai và việc thực hiện khai hải quan điện tử còn chƣa tốt khiến thông tin gửi điện tử không khớp nhau khiến bộ phận này mất thời gian làm lại, công tác kiểm tra chứng từ còn xảy ra nhiều sai sót làm ảnh hưởng tới việc thông quan của lô hàng khiến lô hàng bị rơi vào luồng vàng, đỏ dẫn đến tình trạng chậm tiến độ giao nhận, lưu kho hàng hóa. Thứ ba, do tính chất mùa vụ của thương mại quốc tế dẫn đến trường hợp khi thì chƣa có hàng, khi thì quá tải, không kịp lấy và kiểm tra chứng từ, làm thủ tục hải quan, nhận hàng bị thiếu, lạc hàng của khách…Bên cạnh đó áp lực công việc cũng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên.
Thứ ba, phương tiện vận chuyển, kho bãi chưa đáp ứng được nhu cầu: Công ty còn thiếu các dịch vụ mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng nhƣ: kẻ ký mã hiệu, tải đóng gói… Ngoài ra, hệ thống kho bãi của công ty còn khá nhỏ nên sức cạnh tranh trong việc lưu kho bãi của công ty còn thấp.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCL) NHẬP KHẨU BẰNG
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế
Hai, cần thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn nghiệp vụ đối với các phòng ban nhƣ phòng kinh doanh, phòng mua hàng, phòng kho vận hành, đặc biệt trong những giai đoạn có các thay đổi, bộ luật quy định mới về thủ tục giao nhận, những thay đổi trong chính sách nhà nước, các quy tắc hải quan để tuân thủ, thực hiện đúng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí khi làm thủ tục. Đối với nhân viên mới yêu cầu đầu vào phải là người có kinh nghiệm, tốt nghiệp các trường đại học có thứ hạng cao, phũng hành chớnh- nhõn sự phải cú lộ trỡnh rừ ràng cho nhõn viờn mới từ thử việc 1-2 tháng, tiến hành làm một bài test đánh giá năng lực rồi mới lên nhân viên chính thức chính thức, bố trí thêm nhân viên cũ có nhiều kinh nghiệm hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên mới làm quen công việc và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất có thể. Bên cạnh những kế hoạch đào tạo phát triển, công ty cần có những phúc lợi để tạo động lực cho nhân viên cống hiến và gắn bó lâu dài với công ty như: Lương thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn lao động, nghỉ phép, chương trình du lịch nghỉ dưỡng, môi trường làm việc thoải mái, đầy đủ tiện ích cho nhân viên, phục lợi đặc biệt… Từ đó, nâng cao đƣợc tinh thần, hiệu quả làm việc của nhân viên đối với công ty.
Công ty hàng năm phân nhiệm vụ cho phòng mua hàng cùng người phụ trách lô hàng đó định kỳ khảo sát lấy ý kiến khách hàng, nhận phản hồi từ khách hàng để biết quá trình giao nhận của công ty có chỗ nào thiếu sót chƣa tốt, nếu khách hàng đánh giá chƣa cao hoặc không tốt thì công ty nên sắp xếp liên hệ để gặp mặt với khách hàng bên cạnh việc hoàn thiện tốt hơn quy trình giao nhận công ty còn duy trì đƣợc mối quan hệ tốt với khách hàng và giữ chân đƣợc khách hàng.