Được sự cho phép của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, chúng tôi - nhóm sự kiện Flames Team thuộc WE EVENT đã lên kế hoạch tổ chức sự kiện “Hội sách Sư phạm 2022- Sách trong thời đại công n
TỔNG QUAN VÀ NHIỆM VỤ CỦA SỰ KIỆN
Các khái niệm liên quan
1.1 Bảng phân công nhiệm vụ thành viên
TT Họ và tên Mã sinh viên Lớp Nhiệm vụ
1 Nguyễn Thị Hồng Ngọc 705616081 D Mục 2.1.5; 2.3.1; 2.3.5
2 Trần Thị Thuỳ Linh 705616059 C Mục 2.1.1; 2.1.2; 2.1.3
3 Hoàng Thị Thuỳ Dung 705616017 C Mục 1.4; 2.3.5
4 Nguyễn Thị Lan Anh 705616005 C Mục 2.4; 2.1.6
10 Trần Thị Thảo Nguyên 705616082 C Mục 2.3.4; 2.3.5; 2.3.6 1.2 Cdc khdi niệm liên quan
Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán… Như vậy sự kiện cần được hiểu:
- Bao gồm tất cả các hoạt động như đã đề cập ở trên.
- Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt động.
- Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề tổ chức sự kiện (event management) của tiếng Anh.
Sự kiện là một hoặc một chuỗi các hoạt động hình thành từ ý tưởng, mục đích, yêu cầu, mong muốn của một cá nhân, tổ chức bao gồm có thời gian xác định, đối tượng xác định, không gian xác định, thông điệp xác định nhằm thoả mãn nhu cầu của cá nhân, tổ chức đó
1.2.2 Sự kiện kinh doanh là gì?
Sự kiện kinh doanh là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)
+ Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty
+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)
+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)
+ Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)
+ Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)
+ Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events) + Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches)
+ Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers Conferences,
+ Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông
+ Lễ khai trương, khánh thành, động thổ
+ Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.3 Hội chợ sách là gì?
Hội chợ sách là nơi các nhà xuất bản, tác giả và người đọc sách giao lưu, trao đổi và mua bán sách cũng như các văn phòng phẩm liên quan.
Các hoạt động giới thiệu sách, tọa đàm là cơ hội để độc giả tìm hiểu về giá trị lịch sử, văn hóa, con người của mảnh đất nghìn năm văn hiến.
Nhằm mở rộng phạm vi tiếp cận, giúp độc giả và các bậc phụ huynh hiểu được giá trị, lợi ích của sách tương tác - một giải pháp, học cụ hữu hiệu có thể thay thế các thiết bị điện tử, giúp trẻ “cai nghiện” Iphone, Ipad, góp phần lan tỏa và nâng cao văn hóa đọc đến với đông đảo bạn đọc trong nước, du khách quốc tế.
Vì vậy, Hội chợ Sách Sư phạm 2022 chúng tôi hướng đến là một sự kiện kinh doanh mang ý nghĩa tích cực tới mọi người.
1.3 Mục đcch của sự kiện Hội cha Sdch Sư Phạm 2022
- Xây dựng và phát triển văn hóa đọc, góp phần xây dựng đất nước ngày càng giàu mạnh về văn hóa tri thức, văn hóa đọc.
- Kích thích sự yêu thích đọc sách của các bạn học sinh, sinh viên
- Đưa những cuốn sách hay đến gần hơn với đối tượng là các bạn học sinh, sinh viên ở các trường tại Hà Nội
- Sự kiện cũng hướng đến việc tạo các bạn trẻ có trách nhiệm hơn với việc bảo vệ môi trường, tiết kiệm giấy sách
1.4.1 Logo Đọc sách có vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức, khả năng tư duy và xây dựng nhân cách con người Trong thời đại công nghệ số chúng ta có thêm nhiều phương tiện để hỗ trợ cho việc đọc sách Văn hoá nghe nhìn dần chiếm ưu thế hơn văn hoá đọc và chủ yếu mọi người tìm tới những thông tin tức thời mà bỏ quên sự đọc sâu, tìm kẽ vấn đề Song, chúng ta không thể quay lưng với thời đại Đọc sách online, đọc sách qua thiết bị điện tử là một xu thế tiện lợi nhưng không thể thay thế được hoàn toàn cách đọc sách truyền thống Bởi vậy, nhóm chúng tôi đặt ra vấn đề đọc sách trong giới trẻ hiện nay, thông qua những cuốn sách truyền tải tới mọi người thông điệp tích cực, tạo nguồn cảm hứng đọc sách Logo là sự kết hợp giữa cuốn sách và máy móc, công nghệ nhằm kết nối bạn đọc Hai điểm này hoà nhập vào nhau để chúng ta biết tận dụng ưu thế về văn hoá đọc sách truyền thống kết hợp hiện đại giúp phát triển bản thân. 1.4.2 Slogan
Mở cuốn sách - mở tương lai
Thông điệp: khơi gợi niềm yêu thích đọc sách của gen Z, lan tỏa văn hóa đọc đang dần mai một trong cuộc sống hiện đại ngày nay…
1 Tổ chức sự kiện (2009) – Lưu Văn Nghiêm, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân
2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện (2019) – Trần Vân Khánh
3 “Ngày hội khơi dậy tình yêu sách trong Gen Z” (2022) – PV, https://phunuvietnam.vn/ngay-hoi-khoi-day-tinh-yeu-sach-trong-gen-z- 20220125100737198.htm
Sự kiện "Mọt 2021: Hương Xưa - Triển lãm ký ức về sách thuộc dự án The 1% Fund" được tổ chức với mục đích tôn vinh những cuốn sách cũ, sách quý và lan tỏa tình yêu sách đến cộng đồng Triển lãm trưng bày nhiều cuốn sách quý hiếm, sách cổ và sách có giá trị lịch sử, cho phép người xem được chiêm ngưỡng và tìm hiểu về giá trị văn hóa, lịch sử qua những trang sách Sự kiện này góp phần bảo tồn và lan tỏa giá trị của sách, đồng thời cổ vũ tinh thần đọc sách trong cộng đồng, đặc biệt là những đối tượng trẻ tuổi.
5 “Khai mạc Hội sách Hà Nội 2022 tại hồ Hoàn Kiếm” - Trần Hoàng, https://tienphong.vn/khai-mac-hoi-sach-ha-noi-2022-tai-ho-hoan-kiem- post1475864.amp?gidzl=QcxV8l0iRLDiSTecyJHiLsXqtY7jOJq18ohP9- beFLqXUjyklpuwL7TzZtBeEJrNTtdQ86IhSuP3yoflK0
6 “Nhiều hoạt động hấp dẫn tại Hội sách Hà Nội 2022” - N Dương,https://dangcongsan.vn/anh/nhieu-hoat-dong-hap-dan-tai-hoi-sach-ha-noi-2022-621424.html
Thông điệp sự kiện
1.4.1 Logo Đọc sách có vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức, khả năng tư duy và xây dựng nhân cách con người Trong thời đại công nghệ số chúng ta có thêm nhiều phương tiện để hỗ trợ cho việc đọc sách Văn hoá nghe nhìn dần chiếm ưu thế hơn văn hoá đọc và chủ yếu mọi người tìm tới những thông tin tức thời mà bỏ quên sự đọc sâu, tìm kẽ vấn đề Song, chúng ta không thể quay lưng với thời đại Đọc sách online, đọc sách qua thiết bị điện tử là một xu thế tiện lợi nhưng không thể thay thế được hoàn toàn cách đọc sách truyền thống Bởi vậy, nhóm chúng tôi đặt ra vấn đề đọc sách trong giới trẻ hiện nay, thông qua những cuốn sách truyền tải tới mọi người thông điệp tích cực, tạo nguồn cảm hứng đọc sách Logo là sự kết hợp giữa cuốn sách và máy móc, công nghệ nhằm kết nối bạn đọc Hai điểm này hoà nhập vào nhau để chúng ta biết tận dụng ưu thế về văn hoá đọc sách truyền thống kết hợp hiện đại giúp phát triển bản thân. 1.4.2 Slogan
Mở cuốn sách - mở tương lai
Thông điệp: khơi gợi niềm yêu thích đọc sách của gen Z, lan tỏa văn hóa đọc đang dần mai một trong cuộc sống hiện đại ngày nay…
Tài liệu căn cứ
1 Tổ chức sự kiện (2009) – Lưu Văn Nghiêm, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân
2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện (2019) – Trần Vân Khánh
3 “Ngày hội khơi dậy tình yêu sách trong Gen Z” (2022) – PV, https://phunuvietnam.vn/ngay-hoi-khoi-day-tinh-yeu-sach-trong-gen-z- 20220125100737198.htm
4 “Sự Kiện Mọt 2021: Hương Xưa - Triển Lãm Kí Ức Về Sách Thuộc Dự Án The 1% Fund” (2022), https://ybox.vn/su-kien/hn-su-kien-mot-2021-huong- xua-trien-lam-ki-uc-ve-sach-thuoc-du-an-the-1-fund-
The 2022 Hanoi Book Fair has officially commenced at Hoan Kiem Lake This grand event serves as a testament to the vibrant literary scene of Vietnam's capital, offering a unique opportunity for book lovers and authors to connect and celebrate the written word.
6 “Nhiều hoạt động hấp dẫn tại Hội sách Hà Nội 2022” - N Dương,https://dangcongsan.vn/anh/nhieu-hoat-dong-hap-dan-tai-hoi-sach-ha-noi-2022-621424.html
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện
03 phút, thoả thuận nội dung).
7 Nhận thư cảm ơn, giấy chứng nhận tài trợ của Ban Tổ Chức
- NTT có thể chuyển tiền trực tiếp cho
Ban Tổ Chức và nhận lại biên nhận.
- NTT vui lòng chuyển 80% tổng số tiền tài trợ trước ngày 10/10 cho Ban
Tổ Chức, 20% còn lại sẽ được chuyển sau khi sự kiện kết thúc.
- Tài trợ phần thưởng, phiếu quà tặng, voucher giảm giá sản phẩm,
- NTT bàn giao trực tiếp cho Ban Tổ Chức sự kiện trước khi sự kiện diễn ra
TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ TÀI TRỢ
- Hoàn thành trách nhiệm về tài chính
- Cung cấp những nguyên liệu cần thiết như logo, slogan hoặc những văn bản cần thiết
- Cam kết sẽ tham gia sự kiện
- Gửi thông tin của người đại diện ít nhất 01 ngày trước khi diễn ra sự kiện
2.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện (file đcnh kèm)
2.3 Công tdc chuẩn bị tổ chức sự kiện
2.3.1 Ban tổ chức sự kiện
STT Tổ chức các Ban Nhiệm vụ
1 Trưởng Ban Quản lý sự kiện Điều hành sự kiện
2 Ban Biên tập Xây dựng nội dung ý tưởng, kịch bản
Viết bài đăng, lên kế hoạch tổ chức sự kiện
3 Ban Truyền thông Thiết kế bộ nhận diện (logo, slogan, thông điệp, slide, thư mời, poster)
Thông cáo báo chí, truyền thông trên các trang mạng xã hội
4 Ban Hậu cần Quản lý dịch vụ bạn đọc
Bộ phận âm thanh Tình nguyện viên Thiết kế đồ họa 2D Sale event
2.3.2 Chuẩn bị về thủ tục hành chính
* Các bước xin cấp phép thủ tục hành chính
- Xác định giấy phép cần thiết cho sự kiện hội sách diễn ra ngoài trời
- Tìm hiểu thông tin, quy trình của cơ quan cấp phép TP Hà Nội, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội,…
- Liên hệ với cơ quan cấp phép để xác định thời gian, địa điểm phù hợp
- Chuẩn bị giấy tờ cần thiết mà cơ quan cấp phép yêu cầu
+) Giấy đăng ký kinh doanh
* Xin cấp phép treo băng rôn của cơ quan quản lý
- Đơn xin cấp phép quảng cáo ngoài trời
- Bản sao giấy phép kinh doanh
- Bản in mẫu băng rôn
Khách mời tại buổi lễ là các nhân vật có vị trí và tầm ảnh hưởng lớn trong xã hội, bao gồm Ban giám hiệu Trường Đại học Sư Phạm và lãnh đạo các doanh nghiệp lớn Ngoài ra, sự kiện còn có sự tham gia của đại diện các cơ quan truyền thông như nhà báo, phóng viên và quay phim.
+ Khách mời là các nhà cung ứng
+ Khách mời là khách hàng, các độc giả
- Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời:
Số lượng khách dự kiến: 5000 người
- Lập danh sách khách mời:
+) Khách mời cơ quan truyền thông
- Kiểm tra danh sách khách mời
- Xác định lại danh sách khách mời lần cuối
* Chuẩn bị và gửi giấy mời
- Xác định nội dung thông điệp cần truyền tải: mời khách mời cùng tham gia sự kiện góp phần khơi gợi niềm yêu thích đọc sách của genZ, lan tỏa văn hóa đọc đang dần mai một trong cuộc sống hiện đại ngày nay…
- Hình thức phù hợp, trang trọng
- Cần được để trong phong bì có in bộ nhận diện sự kiện Hội chợ sách
- Cần có lời chào/ lời mời
- Thời gian, địa điểm tổ chức
- Xác định nội dung, thông điệp truyền tải trong giấy mời, xác định người nhận
- Phác thảo thư mời dự sự kiện, kiểm tra thư mời dự sự kiện
2.3.4 Chuẩn bị về nhân lực
- Dẫn chương trình: người dẫn dắt khai mạc sự kiện hội sách
- Diễn giả: người đưa ra các giải đáp cho thắc mắc của độc giả tại hội sách
- Nhân viên hâ Ÿu cần: phụ trách trang trí, vâ Ÿn chuyển sách và thiết bị, bày trí sách, các món quà tă Ÿng dùng trong sự kiê Ÿn,…
- Người hướng dẫn khách mời: liên hệ khách mời, dẫn dắt khách mời tại sự kiện
- Nhân viên bán hàng: tham gia vào các gian hàng sách, bày bán sách,…
- Bảo vê Ÿ, y tế: có mặt tại sự kiện diễn ra để đảm bảo an ninh, sự an toàn sức khoẻ cho khách hàng
- Nhân viên vệ sinh: dọn dẹp sau cuối ngày của sự kiện
- Nhân viên marketing: marketing về sự kiện sách
2.3.5 Chuẩn bị các yếu tố khác
- Tài liê Ÿu: kịch bản, bảng kế hoạch in thành văn bản hoă Ÿc phần mềm, tờ gấp, tờ rơi, poster quảng bá sự kiê Ÿn, bảng hướng dẫn, giấy mời,…
- Quà tă Ÿng: bút, sổ tay, sách, phiếu giảm giá,…
- MC: kịch bản về chủ đề của hô Ÿi sách, người làm MC
STT Thời gian Công việc Ghi chú
8h00 Đón khách Ổn định chương trình Phát video intro giới thiệu hội sách
Nhạc đón khách Video: hình ảnh khớp
2 8h10 Khai mạc sự kiện và chương trình giao lưu
Bắt đầu chương trình, giới thiệu Nhà tài trợ (NTT), Ban tổ chức (BTC)
MC gửi lời chào, lời chúc tới khách mời tham dự, NTT, Ban tổ chức
5 8h25-8h30 Đại diện phát biểu, gửi lời cảm ơn NTT
BTC nói mục đích và lý do tổ chức
3 8h45-9h00 Tiết mục văn nghệ khai màn:
Tiếng Việt, Tuổi mộng mơ, Bước đến vinh quang
8 9h10-9h20 Giao lưu với khách mời chuyên môn
Giao lưu với khách mời KOL
10 9h25- Giao lưu độc giả 1: Xoay Độc giả đưa ra câu hỏi cho
9h28 quanh hiện trạng đọc sách trong thời kì công nghệ số khách mời chuyên môn
Giao lưu với khách mời chuyên môn: Thấy được lí do
“lười” của 1 bộ phận giới trẻ ngày nay
Khách mời chuyên môn giải đáp câu hỏi của độc giả
12 9h30-9h35 Giao lưu với khách mời KOL:
Giải pháp để tạo cảm hứng đọc sách
Khách mời chia sẻ quan điểm của bản thân cũng như những trải nghiệm
MC sẽ dẫn dắt buổi thảo luận với khách mời xoay quanh những tác động của các yếu tố như: môi trường sống, bạo lực ngôn từ, nạn tin giả trong không gian mạng đến tâm sinh lý của thế hệ Z hiện nay.
- Khách mời đưa ra các câu chuyện của bản thân,góc nhìn của bản thân về giới trẻ ngày nay
- Làm sao để chọn lọc thông tin đọc, theo dõi những người truyền cảm hứng, có lối sống lành mạnh qua các cuốn sách, những podcast
- Đưa ra lời khuyên, cách quản lý, học tập hiệu quả
Giao lưu độc giả 2: Đặt câu hỏi cho khách mời:
Làm sao để tạo được thói quen đọc sách, khơi gợi sự hứng thú với sách
Giao lưu khách mời KOL Đưa ra giải pháp hữu hiệu, phù hợp với genz
16 9h50-10h Giao lưu khách mời chuyên môn
Cảm hứng giúp tác giả viết ra bộ sách
Chương trình mini game nhận sách cuối buổi giao lưu
MC sẽ đặt câu hỏi và ai trả lời đúng sẽ được bốc thăm 1 số, kết quả có ở cuối buổi giao lưu và MC sẽ bốc con số may mắn để nhận quà (phần quà sẽ là 1 trong 5 cuốn sách mà BTC đặt ra sẽ được tự chọn)
Kết thúc minigame và công bố kết quả
18 10h55-11h Kết thúc chương trình giao lưu
- Diễn giả: người nói về chủ đề của hô Ÿi sách (có thể có một hoặc nhiều diễn giả), giải đáp thắc mắc cho mọi người về những chủ đề trong hô Ÿi sách, giao lưu với độc giả tới tham gia hội sách
- Không gian: sân khấu ngoài trời, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng,…
- Truyền thông cho sự kiện
*Đơn vị Bảo tra Truybn thông ĐƠN VỊ BẢO TRỢ
TRUYỀN THÔNG ĐƠN VỊ HỖ TRỢ TRUYỀN THÔNG
Fanpage Đoàn Trường Đại học Sư Phạm Hà Nội Fanpage WE EVENT, Flamesteam,…
Fanpage Khoa Việt Nam Học- Trường ĐH Sư phạm Hà Nội
Fanpage CLB Âm nhạc (Music club- HNUE)
*Phương thức Truybn thông Online
- Đăng bài, chia sẻ các bài viết để công chúng dễ dàng tiếp cận, học hỏi, hiểu biết và theo dõi sự kiện
- Đăng tải thông cáo báo chí lên các phương tiện truyền thông của các đơn vị bảo trợ, hỗ trợ truyền thông
- Giới thiệu về nhà tài trợ, các đơn vị bảo trợ truyền thông trên các trang mạng xã hội Fanpage WE EVENT, Fanpage Flamesteam
- Tạo sự kiện cho mạng xã hội Facebook, tạo page sự kiện: tạo trang sự kiện, cập nhật các thông tin giới thiệu chung về sự kiện, lịch trình, thời gian, diễn giả, địa điểm bản đồ… nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản cần thiết nhất đến công chúng Thường xuyên đăng tải nội dung lên fanpage: đây là một nhiệm vụ hết sức cần thiết, bởi nếu lập page nhưng không có hoạt động đăng bài thường xuyên trên page, những khách mời quan tâm đến sự kiện hội chợ sách sẽ rất khó để theo dõi hoạt động trong sự kiện.
Tạo event, kêu gọi mọi người ấn nút tham gia nhằm ước lượng số người sẽ tham gia sự kiện dự kiến để có sự chuẩn bị kĩ lượng nhất, đáp ứng được lực lượng đông đảo người tham gia Tạo event trước khi tổ chức sự kiện chính thức 1 tuần. + Chạy quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội:
Mạng xã hội vốn là môi trường giàu tiềm năng, thu hút đông đảo người tham gia Chạy quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội như : fb, insta, tiktok, … sẽ khiến cho sự kiện lan tỏa đến nhiều người, tiếp cận nhiều đối tượng biết đến hơn.
+ Tổ chức mini game, give away trên page:
Những mini game và give away góp phần tăng lượt tương tác trên page và truyền thông cho sự kiện tốt hơn mini game cảm nhận về tác phẩm tiêu biểu của nhà văn trước thềm giao lưu hội chợ sách mà bạn yêu thích nhất Bài viết gửi về mail: flamesteam10@gmail.com, không quá 1000 chữ, thời gian 2 tuần kể từ ngày phát động, hạn chót vào 0h00 trước ngày diễn ra sự kiện 1 ngày Năm bạn có bài viết tốt nhất sẽ nhận được voucher 100.000đ , trừ 100.000đ vào hoá đơn mua sách tại hội chợ sách Sư Phạm
+ Live stream trên page: Tương tác với những người quan tâm sự kiện
Dùng hashtag trên mỗi bài đăng sự kiện #sukienhoichosachSuPham
#sachtrongthoidaicongngheso #genZ nhằm lan tỏa và tiếp cận nhiều đối tượng quan tâm đến sự kiện hơn Đồng thời kêu gọi những người tham gia sự kiện dùng hashtag của sự kiện
Ngoài việc truyền thông trên các phương tiện mạng xã hội, nhóm còn truyền thông bằng áp pích, banner, tờ rơi, poster,
Bên cạnh đó, nhóm cũng thiết kế áo độc quyền riêng và sổ ghi giành cho những người tham gia sự kiện, bao gồm cả khách mời và toàn thể ban tổ chức sự kiện. Việc có một chiếc áo riêng và những cuốn sổ ghi giúp những người tham gia dễ dàng nhận ra nhau, từ đó kéo mọi người lại gần nhau hơn và cũng là những vật kỉ niệm của hội chợ sách
STT Nội dung Thời gian Địa điểm
GIAI ĐOẠN TRƯỚC SỰ KIỆN
1 Đăng các thông tin giới thiệu nhóm và thành viên Ban Tổ chức sự kiện
2 Đăng tải các bài nội dung liên quan đến chủ đề Sách bằng nhiều hình thức: ảnh, clip, infographic, để tạo thu hút và tăng tương tác cho
3 Đăng tải các thông tin hỗ trợ các sự kiện của nhóm khác vào buổi trưa
4 Đăng tải các bài về Sự kiện như thời gian, địa điểm, khách mời, thông cáo báo chí,
5 Diễn ra sự kiện 24/10 Từ 19h55 đến 21h30
6 Đăng tải các thông tin hỗ trợ các sự kiện của nhóm khác vào buổi trưa
GIAI ĐOẠN TRONG SỰ KIỆN
2 Kêu gọi bạn bè, người thân vào xem, tương tác với Livestream
3 Trả lời các bình luận trong
4 Lọc các bình luận có nội dung xấu, tiêu cực ảnh hưởng đến buổi
GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN
1 Đăng bài cảm ơn các khách mời, nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông,
2 Đăng các hình ảnh về sự kiện 01/11/2022 9h Fanpage
Tổ chức điều hành tổ chức sự kiện
3 Đăng bài tổng kết sự kiện 02/11/2022 9h Fanpage
WE EVENT 2.3.6 Dự tính và xử lý các sự cố trong sự kiện
Dự tcnh sự ci xảy ra trong sự kiê Žn Biê Žn phdp x• lý đb xuất Ảnh hưởng của thời tiết Bắc rạp, tổ chức trong hô Ÿi trường
Sự ci k• thuâ Žt (nguồn điê Žn, âm thanh, dnh sdng,…)
Xin lỗi và mong mọi người thông cảm; nhanh chóng kiểm tra và khắc phục sự cố (chuẩn bị nguồn điê Ÿn và các thiết bị dự phòng).
Tdc đô Žng khdch quan khiến kế hoạch chương trình phải thay đổi
Chuẩn bị mô Ÿt kế hoạch dự phòng song song (nô Ÿi dung khác, trò chơi nhỏ hoă Ÿc đẩy nô Ÿi dung tiếp theo lên trước,…)
2.4 Tổ chức đibu hành tổ chức sự kiện
2.4.1 Tổ chức khai mạc sự kiện
- Tổ chức tiếp đón khách tại nơi diễn ra sự kiện:
+ Phân công nhóm tiếp đón khách mời tại cổng sự kiện
+ Đối với khách VIP cần có thành viên quan trọng trong ban tổ chức.
- Chuẩn bị khu vưc tiếp đón và trang thiết bị hỗ trợ.
- Tiếp đón bạn đọc, các độc giả tới tham gia sự kiện sách
- Mời, hướng dẫn khách vào khu tổ chức sự kiện sách, phổ biến các hoạt động sẽ và đang diễn ra xuyên suốt của sự kiện
- Làm các thủ tục ban đầu cho khách.
+ Hướng dẫn khách đăng kí thông tin tại cổng sự kiện
+ Phát tài liệu cho khách.
+ Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện sách.
- Tập hợp lực lượng (cần nhanh gọn để tạo ra khí thế phấn khởi ban đầu cho cuộc giao lưu).
- Tuyên bố lý do của sự kiện sách:
Sứ mệnh cao cả của Hội sách là xây dựng và phát triển văn hóa đọc, truyền cảm hứng đam mê đọc sách cho thế hệ trẻ Không chỉ vậy, sự kiện còn mang tinh thần đoàn kết và hữu nghị sâu sắc giữa các đơn vị hợp tác và tài trợ, chung tay đóng góp cho mục tiêu cao đẹp này.
+ Tin tưởng cuộc giao lưu sẽ thành công.
- Giới thiệu thành phần đại biểu.
+ Giới thiệu đại biểu cấp cao trước
+ Giới thiệu đại biểu là khách trước, chủ nhà sau.
- Thông qua chương trình tổ chức sự kiện sách: tổng thể các nội dung chương trình để mọi người theo dõi, biết rõ về sự kiện sách
+ Biểu diễn nghệ thuật; giao lưu, tọa đàm với các nhà văn, nhà thơ; tham quan gian sách,…
+ Chương trình trải nghiệm: đọc sách, giao lưu - trao đổi sách (cũ, mới), mua sách, phỏng vấn,
- Tổ chức bế mạc sự kiện: kiểm tra, hoàn tất các công tác tại sự kiện
- Công bố kết quả đạt được.
- Tặng quà lưu niệm cho khách mời, nhà tài trợ
- Phát biểu kết thúc, cảm ơn.
+ Tiễn khách rời lễ bế mạc của sự kiện:
• Đưa đón hoặc hỗ trợ khách về nơi lưu trú.
TỔNG KẾT VỀ SỰ KIỆN
Bài học rút ra của sự kiện
Sau mỗi sự kiện Hội sách Sư Phạm 2022 diễn ra, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm Buổi họp sau khi sự kiện đã diễn ra sẽ giúp cho mỗi bộ phận nhận ra được những phần mà mình đã làm tốt và chưa tốt để từ đó có thể rút ra kinh nghiệm tránh mắc phải sai lầm tương tự.
Nếu một không họp rút kinh nghiệm sau khi chương trình kết thúc sẽ dẫn đến việc các sự kiện sau có thể vẫn lặp lại những lỗi đã từng mắc khi trước Việc lặp đi lặp lại một sai lầm ngớ ngẩn sẽ làm cho các nhân sự trong ekip cảm thấy chán nản và kém nhiệt huyết Cấn có sự chuẩn bị chuyên nghiệp và có trách nhiệm hơn, nhóm thực hiện cần phải có buổi tập duyệt chương trình trước.
Hơn thế nữa việc họp sau sự kiện Hội sách Sư Phạm 2022 sẽ cho ban tổ chức sự kiện thấy được ràng các khách mời, khách hàng,… đặc biệt là các bạn sinh viên có hứng thú với những thông tin, thông điệp mà ban tổ chức muốn truyền tải hay không Mục đích của Hội sách Sư Phạm 2022 đó là mong muốn nâng cao tỉ lệ đọc sách ở GenZ chính vì thế nếu như trong sự kiện sự góp mặt của các bạn học sinh, sinh viên ít hay các bạn ấy không hề hào hứng với các chương trình mà ban tổ chức đưa ra thì chứng tỏ một điều rằng buổi sự kiện ngày hôm đó chưa thực sự đạt được mục đích chính và không thành công. Ngược lại, nếu buổi sự kiện đó diễn ra với sự hào hứng, hưởng ứng quan tâm của các bạn trẻ thì buổi sự kiện đó đã thành công tốt đẹp.
3.3 Phân tcch SWOT của sự kiện
- Được tổ chức quy mô lớn thu hút được các tệp khách hàng
- Ban tổ chức là những bạn Genz trẻ, năng động sáng tạo nên việc quảng bá truyền thông đến các bạn genz khác dễ dàng.
- Có sự góp mặt của các titoker, ca sĩ,… nổi tiếng sẽ thu hút được nhiều người hâm mộ
- Thu hút được vốn đầu tư từ các doanh nghiệp
- Có được sự ủng hộ từ phía địa phương
- Ban tổ chức còn non trẻ nên vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm
- Việc thu hút sự đầu tư từ các doanh nghiệp còn gặp khó khăn do chưa có tiếng nói trong ngành
- Còn gặp nhiều khó khăn trong việc quảng bá, truyền thông,
- Gặp khó khăn trong việc thu hút các thế hệ 9x, 8x,7x,…
- Được giao lưu học hỏi với những người đi trước
- Gặp gỡ, làm ăn với các doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau
- Mang lại nhiều trải nghiệm, kinh nghiệm
- Gặp nhiều rủi ro từ yếu tố bên ngoài như thời tiết, …
- Thị trường lớn cạnh tranh cao
- Khó khăn trong việc tìm cơ sở hạ tầng phù hợp với quy mô, kinh phí…
WE EVENT là một công ty chuyên sâu về lĩnh vực tổ chức sự kiện qua nhiều dự án qua rất nhiều năm Sự kiện Hội chợ Sách Sư phạm 2022 khai mạc có thành công hay không cũng sẽ thể hiện rõ nét nhất sự chuyên nghiệp và tận tâm của nhóm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Văn hoá đọc sách vốn là vấn đề không mấy mới mẻ, nhưng làm sao đề văn hoá đọc tiếp cận nhiều người lại càng khó hơn Quan trọng hơn, những đầu sách chất lượng, có giá trị học vấn cao, có lai lịch xuất bản rõ ràng Nắm bắt được thị hiếu và nhu cầu của khách hàng, WE EVENT đã cho ra chương trình Hội chợ Sách Sư phạm 2022 với quy trình tổ chức chặt chẽ bao gồm: chủ đề và ý tưởng cho sự kiện, kế hoạch chương trình sự kiện, dự trù kinh phí và báo giá, xây dựng công tác tổ chức trước, trong và sau sự kiện Qua những nội dung nêu trên, nhóm đã đánh giá, tổng hợp hiệu quả, từ đó tạo lập nên chương trình sự kiện Hội chợ Sách Sư phạm 2022 Mong rằng qua các thông cáo báo cáo dự trù, toàn bộ những thông tin sơ lược về kế hoạch triển khai sự kiện, hy vọng sẽ nhận được sự phản hồi và cơ hội hợp tác từ mọi người và sự kiện sẽ diễn ra thành công tốt đẹp
