hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực hrm

LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, nơi mà sự phát triển công nghệ diễn ra nhanh chóng và ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực xã hội, hệ thống thông tin nhân sự trở thành thành viên một yếu tố qu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

A39062 NGUYỄN ĐỨC NGỌCA41703 NGUYỄN TRỌNG BẮCA40204 LÊ VĂN TOÀN

A43587 ĐỖ THỊ MAI ANH

HÀ NỘI - 2024

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

LỜI MỞ ĐẦU 4

I Cơ sở lý thuyết 5

1 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và vài trò 5

1.1 Chức năng của HTTT nguồn nhân lực 5

1.2 Phân loại thông tin nguồn nhân lực 6

1.2.1 Theo cấp độ 7

1.2.2 Theo nội dung thông tin 7

2 Sự cần thiết của việc xây dựng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực 8

2.1.1 Tăng hiệu quả quản lý nhân sự: 8

2.1.2 Nâng cao trải nghiệm người dùng 8

2.1.3 Bảo mật thông tin nhân sự: 9

2.1.4 Hỗ trợ quyết định chiến lược 9

2.1.5 Tăng tương tác và giao tiếp: 9

II Khảo sát doanh nghiệp 9

1 Giới thiệu về doanh nghiệp 9

1.1 Giới thiệu chung về Công ty cổ phần quảng cáo truyền thông BTNAD 9

1.2.Quy mô và lĩnh vực hạt động 10

1.3 Sơ đồ bộ máy quản lý, chức năng của từng đơn vị thành viên 10

2 Hệ thống thông tin hiện có, những tồn tại, khó khăn, đề xuất giải pháp, HTTT của nhóm đề xuất 12

2.1.HTTT hiện có của doanh nghiệp 12

2.2.Những khó khăn mà doanh nghiệp đang có 12

1 Những vấn đề đã được khắc phục/ Giải quyết sau khi triển khai hệ thống thông tin:18

1.1 Quản lý dữ liệu nhân sự: 18

1.2 Quản lý nhân viên và đánh giá hiệu suất 18

2 Khó khăn khi triển khai: 18

2.1 Sự chấp nhận và thích nghi: 18

2.2 Bảo mật thông tin nhân sự: 18

3 Đề xuất tương lai: 18

3.1 Tăng cường tính linh hoạt và tương tác 18

3.2 Phát triển chức năng thống kê và phân tích 18

3.3 Mở rộng tích hợp nguồn lực ngoại vi: 18

3.4 Duy trì đào tạo và đánh giá định kì: 18

3.5 Tối ưu hóa hệ thống: 18

KẾT LUẬN 20

3

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, nơi mà sự phát triển công nghệ diễn ra nhanh chóng và ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực xã hội, hệ thống thông tin nhân sự trở thành thành viên một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp Đây không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý nhân sự mà còn là cầu nối quan trọng giữa con người và công nghệ trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ giúp tổ chức quản lý thông tin nhân sự một cách hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích cho mặt chiến lược Tích hợp công nghệ vào quản lý nhân sự giúp tăng cường khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, nâng cao hiệu suất làm việc và hoạt động linh hoạt của tổ chức Hơn nữa, hệ thống thông tin còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đồng thời tạo môi trường làm việc tích cực và linh hoạt cho nhân viên Trong bối cảnh này, việc hiểu rõ cấu hình cơ sở, tính năng và lợi ích của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trở nên cực kỳ quan trọng Chính vì vậy, đề tài hệ thống thông tin nguồn nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và hiệu quả toàn diện với tổ chức.

I Cơ sở lý thuyết

1 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và vài trò

- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hay còn gọi là HRIS (Human Resources Information System) là một giải pháp phần mềm hỗ trợ tổ chức và quản lý khoa học các dữ liệu thông tin chi tiết về người lao động cũng như các chính sách và thủ tục liên quan đến đội ngũ nhân sự trong tổ chức.

- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự quản lý các dữ liệu liệu như : hồ sơ nhân sự , hợp đồng, chính sách lương bổng – phúc lợi, cơ chế khen thưởng, kỷ luật, Những dữ liệu này sẽ được tổng hợp để đánh làm cơ sở đánh ra đưa ra những quyết định quan trong liên quan đến nhân lực.

- Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Quản lý thông tin nhân sự

Tối ưu hóa quy trình nhân sự

1.1 Chức năng của HTTT nguồn nhân lực1.1.1 Lưu trữ thông tin

- Mục đích: tập trung vào việc lưu trữ thông tin nhân sự một cách an toàn và có tổ chức.

- Ưu điểm và nhược điểm:

An toàn dữ liệu được đảm bảo thông qua các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, giúp ngăn chặn nguy cơ mất mát thông tin do tấn công mạng.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính an toàn này, cần phải duy trì và cập nhật hệ thống đều đặn, ngăn chặn sự kiện mất mát dữ liệu.

- Phát triển: công nghệ bảo mật ngày càng được tích hợp, với sự sử dụng các tiêu chuẩn mã hóa và kiểm soát truy cập, nâng cao khả năng bảo vệ của hệ thống.

1.1.2 Tìm kiếm thông tin

- Mục đích: cung cấp khả năng nhanh chóng và dễ dàng tìm kiếm thông tin nhân sự.

- Ưu điểm và nhược điểm:

5

Tiết kiệm thời gian cho người dùng và cho phép họ tìm kiếm linh hoạt thông tin cần thiết.

Tuy nhiên, để đạt được hiệu suất tốt, cần có dữ liệu đầy đủ và chính xác - Hướng phát triển: tích hợp trí tuệ nhân tạo để cải thiện hiệu suất tìm kiếm và

đưa ra kết quả chính xác hơn, giảm bớt yêu cầu về độ chính xác của dữ liệu.

1.1.3 Thống kê, tổng hợp

- Mục đích: phân tích và thống kê dữ liệu nhân sự, hỗ trợ quyết định quản lý và định hình chiến lược nhân sự

- Ưu điểm và nhược điểm:

Cung cấp dữ liệu số giúp quản lý đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và khách quan.

Yêu cầu tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, điều này có thể là một thách thức do sự không đồng nhất của dữ liệu.

- Hướng phát triển: Phát triển trong phân tích dữ liệu thông minh giúp tự động hóa việc tạo ra báo cáo và thống kê phức tạp, giảm bớt công đoạn thủ công.

1.1.4 Chức năng trợ lý

- Mục đích: Phát triển trong phân tích dữ liệu thông minh giúp tự động hóa việc tạo ra báo cáo và thống kê phức tạp, giảm bớt công đoạn thủ công.

- Ưu Điểm và Nhược Điểm:

Trợ lý ảo giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả, tăng trải nghiệm người dùng

Tuy nhiên, tính tương tác của trợ lý có thể bị hạn chế đối với các vấn đề phức tạp và yêu cầu chi tiết.

- Hướng phát triển: Sự tích hợp của trí tuệ nhân tạo giúp trợ lý ngày càng thông minh, có khả năng cung cấp câu trả lời thông minh và hiệu quả, nâng cao trải nghiệm người dùng.

I.2.Phân loại thông tin nguồn nhân lực

Các phân loại thông tin này giúp tổ chức tổ chức và quản lý thông tin nhân sự một cách hiệu quả, từ quá trình tuyển dụng đến quản lý và phát triển nhân sự.

I.2.1 Theo cấp độa Thông tin cấp cao:

- Thông tin cấp cao tập trung vào các cấp độ quản lý cao trong tổ chức, bao gồm Ban Giám Đốc, Quản lý cấp cao

- Nội dung chủ yếu liên quan đến quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển doanh nghiệp và chiến lược nhân sự toàn cầu.

b Thông tin cấp trung bình:

- Thông tin ở cấp trung bình liên quan đến các nhóm nhân viên ở cấp trung ương của tổ chức

- Các thông tin này có thể bao gồm chiến lược phát triển nhóm, đánh giá hiệu suất nhóm và quản lý nhóm.

c Thông tin cấp cơ bản:

- Thông tin ở cấp cơ bản chủ yếu là thông tin chi tiết về từng nhân viên cụ thể và các chức vụ cơ bản của họ

- Nội dung có thể bao gồm hồ sơ cá nhân, thông tin liên lạc, quá trình đào tạo và phúc lợi cơ bản.

I.2.2 Theo nội dung thông tina Thông tin hồ sơ nhân sự

Thông tin hồ sơ nhân sự chứa đựng thông tin cơ bản và chi tiết về nhân viên trong tổ chức Nó bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, quá trình học vấn và kinh nghiệm làm việc.

b Thông tin về hiệu suất làm việc

Thông tin về hiệu suất làm việc tập trung vào việc đánh giá và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên Nội dung bao gồm đánh giá hàng năm, mục tiêu làm việc và kết quả đạt được.

c Thông tin liên quan đến quản lý nhân sự:

Thông tin này liên quan đến quản lý nhân viên, bao gồm chính sách quản lý nhân sự, kế hoạch phát triển và các biện pháp khích lệ và giáo dục.

7

d Thông tin về phúc lợi và chính sách nhân sự:

Thông tin về phúc lợi và chính sách nhân sự tập trung vào các quy định liên quan đến phúc lợi và quyền lợi của nhân viên Các nội dung bao gồm bảo hiểm, chế độ nghỉ phép và chính sách hỗ trợ.

e Thông tin về đào tạo và phát triển:

Thông tin này chứa thông tin về các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên Nội dung bao gồm kế hoạch đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo và chương trình phát triển sự nghiệp.

f Thông tin liên quan đến tuyển dụng:

Thông tin về tuyển dụng liên quan đến quy trình tuyển dụng và thông tin về ứng viên Nội dung có thể bao gồm hồ sơ ứng viên, kết quả phỏng vấn và quá trình chấm điểm và lựa chọn.

g Thông tin về tiến lương và thưởng:

Thông tin về tiến lương và thưởng chứa đựng thông tin về lương, thưởng và các chính sách liên quan Nội dung bao gồm bảng lương, chính sách tăng lương và các chương trình thưởng.

2 Sự cần thiết của việc xây dựng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực.

Xây dựng cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) không chỉ là một yếu tố cần thiết mà còn là một chiến lược quan trọng để nâng cao quản lý nhân sự và định hình chiến lược nhân sự trong tổ chức Dưới đây là những điểm chi tiết về sự cần thiết của việc xây dựng cấu trúc HRIS:

2.1.1 Tăng hiệu quả quản lý nhân sự:

- Tạo hệ thống có tổ chức, giúp quản lý dễ dàng truy cập và quản lý thông tin nhân viên.

- Theo dõi hiệu suất làm việc, thực hiện đánh giá hiệu suất và kế hoạch phát triển nhân viên một cách hiệu quả.

2.1.2 Nâng cao trải nghiệm người dùng

- Lợi ích lớn cho trải nghiệm người dùng thông qua cấu trúc logic và dễ sử dụng.

- Tăng tính tương tác và sự thoải mái khi sử dụng hệ thống

2.1.3 Bảo mật thông tin nhân sự:

- Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin nhân sự.

- Mã hóa dữ liệu để ngăn chặn truy cập trái phép và bảo vệ tính riêng tư của nhân viên.

2.1.4 Hỗ trợ quyết định chiến lược

- Hỗ trợ quyết định chiến lược của tổ chức thông qua thống kê và phân tích dữ liệu nhân sự.

- Dự báo nhân sự và kế hoạch hóa nguồn nhân lực dựa trên thông tin chính xác.

2.1.5 Tăng tương tác và giao tiếp:

- Nâng cao trải nghiệm người dùng và tăng tương tác trong tổ chức - Hỗ trợ tương tác giữa nhân viên và hệ thống thông tin.

- Cung cấp kênh giao tiếp nội bộ hiệu quả giữa các bộ phận và cấp quản lý trong tổ chức.

II Khảo sát doanh nghiệp

1 Giới thiệu về doanh nghiệp

Hiện nay, dịch vụ quảng cáo đang là một trong những dịch vụ nổi trội được nhiều người quan tâm tìm hiểu Ngoài những sự lựa chọn hiện có trên thị trường, quý khách hàng có thể đến với Công ty cổ phần truyền thông quảng cáo BTNAD để cảm nhận được những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

Được thành lập từ năm 2003 cho đến nay công ty chúng tôi đã ngày càng phát triển, ngày càng được khách hàng ưa chuộng Trong thời gian sắp tới công ty đang phấn đấu để hoàn thiện mục tiêu sẽ trở thành một trong số những công ty đi đầu về ngành dịch vụ quảng cáo truyền thông.

Đến với chúng tôi, quý khách hàng sẽ được trải nghiệm những dịch vụ tốt nhất, hoàn hảo nhất với giá cạnh tranh nhất Quý khách hàng có thể hoàn yên tâm với dịch vụ 24/7 của chúng tôi Với sứ mệnh đi đầu về dịch vụ quảng cáo truyền thông, chúng tôi sẽ mang đến cho khách hàng những gì tốt nhất.

1.1 Giới thiệu chung về Công ty cổ phần quảng cáo truyền thông BTNAD

- Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần quảng cáo truyền thông BTNAD - Trụ sở: Tòa nhà A, 41 đường Tân Triều, Triều Khúc, Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội.

9

Doanh nghiệp vừa

Số lượng nhân viên: 120-150 nhân sự Doanh thu: Khoảng 150 tỷ

Nguồn vốn: 70 tỷ -Lĩnh vực hoạt động:

Truyền thông quảng cáo: dịch vụ marketing online, dịch vụ Email Marketing, SEO, dịch vụ Google Adwords, thiết kế website, các dịch vụ truyền thông Báo chí và Truyền hình; dịch vụ làm phim, video, clip giới thiệu sản phẩm, tổ chức các sự kiện, hội thảo…

Tư vấn: tư vấn chiến lược xây dựng và phát triển thương hiệu, tư vấn thiết kế website, tư vấn dịch vụ marketing online.

Người mẫu và thời trang.

Các lĩnh vực, nghành nghề khác đăng kí trong giáy phép kinh doanh.

1.3 Sơ đồ bộ máy quản lý, chức năng của từng đơn vị thành viên.1.3.1.Sơ đồ bộ máy quản lý

1.3.2.Chức năng

- Hội đồng cổ đông: gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan

quyết định cao nhất của công ty cổ phần.

- Hội đồng quản trị: Bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu, thực hiện việc kiểm

soát hoạt động của bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp.

- Ban giám đốc: Có chức năng và quyền hạn lãnh đạo các phòng ban khác

trong tổ chức, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Ban kiểm soát: Kiểm soát viên có quyền kiểm tra tính hợp pháp, trung thực

và mức độ cẩn trọng trong điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh Ban kiểm soát còn có thể rà soát, kiểm tra tính hệ thống, kiểm toán nội bộ, công tác thống kê, kế toán và lập báo cáo tài chính của công ty.

- Phòng kinh doanh: Có vai trò tạo ra doanh số bán hàng và lợi nhuận trực

tiếp cho doanh nghiệp.

- Phòng chăm sóc khách hàng:

Tiếp nhận mọi phản hồi, khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm/dịch vụ.

Đưa ra giải pháp phù hợp để xử lý vấn đề cho khách hàng Đóng vai trò là “cầu nối” giữa khách hàng và các bộ phận khác liên quan.

Duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng.

- Phòng nhân sự:

Tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự chất lượng cao cho doanh nghiệp Quản lý đào tạo và phát triển năng lực của đội ngũ nhân viên Quản lý lương thưởng và phúc lợi, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ luật pháp về lao động

Quản lý mối quan hệ giữa đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp Theo dõi biến động nhân sự và lập kế hoạch tuyển dụng cho doanh nghiệp.

- Phòng tài chính kế toán : Là phòng ban có trách nhiệm quản lý và thực

hiện các công việc liên quan đến hạch toán kế toán và quản lý nguồn vốn hiê •u quả Từ đó đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt nhất.

- Phòng Marketing:

Xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp Nghiên cứu và phân tích thị trường, xác định phân khúc khách hàng mục tiêu

Xác định mục tiêu chiến lược, xây dựng kế hoạch và cách thức thực thi cụ thể.

Quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến nhóm khách hàng mục tiêu Thiết lập và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông, báo chí, KOL Quản lý, đào tạo đội ngũ nhân viên Marketing.

- Phòng sản xuất: Quản lý và điều hành quá trình sản xuất, cung cấp dịch

vụ, nhằm đảm bảo thành phẩm đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu của khách hàng.

11

- Phòng kỹ thuật - công nghệ: Là bộ phận đóng vai trò thực thi các hoạt

động liên quan đến hệ thống máy tính, cơ sở dữ liệu và phần mềm, ứng dụng.

2 Hệ thống thông tin hiện có, những tồn tại, khó khăn, đề xuất giải pháp, HTTT của nhóm đề xuất.

2.1.HTTT hiện có của doanh nghiệp

- Hệ thống HRM: Hệ thống này được sử dụng để quản trị nguồn nhân lực của

công ty Hệ thống này gồm nhiều chức năng khác nhau như: Cổng thông tin nhân sự, tuyển dụng, đào tạo phát triển, tăng lương và thăng chức, quản lý hiệu suất, quảng lý phúc lợi, tuân thủ pháp luật,…

2.2.Những khó khăn mà doanh nghiệp đang có

- Vấn đề về độ tương thích với đặc thù doanh nghiệp: Trong quá trình quản lý nhân sự doanh nghiệp không chỉ cần sử dụng hệ thống HRM mà còn cần đến rất nhiều những thứ khác có liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ nhân sự, giao việc, chấm công, tính lương nhân viên, Mọi điều này có thể bị gián đoạn nếu HRM không tương thích hoặc phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

- Khó khăn trong việc đào tạo nhân viên và đổi mới văn hóa doanh nghiệp: Việc triển khai hệ thống HRM mới đòi hỏi sự thay đổi trong cách làm việc của nhân viên Điều này có thể gây ra sự phản đối hoặc khó khăn trong việc thay đổi văn hóa làm việc của doanh nghiệp.

- Khó khăn về quản lý dữ liệu và bảo mật: Hệ thống HRM chứa rất nhiều thông tin quan trọng và nhạy cảm về nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin về lương, thông tin y tế… Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình quản lý dữ liệu chi tiết và đảm bảo tính chính xác và hoàn toàn của dữ liệu.

Khó khăn trong việc duy trì và nâng cấp HRM: Duy trì dữ liệu liên tục

Nâng cấp và cập nhập phần mềm Hỗ trợ và đào tạo người dùng

2.3.Đề xuất giải pháp

- Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: Trước khi triển khai hệ thống HRM, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình Nhu cầu của doanh nghiệp bao gồm các chức năng cần thiết của hệ thống HRM, quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của hoạt động quản lý nhân sự,

- Triển khai và vận hành hệ thống: Sau khi lựa chọn được giải pháp phù hợp, doanh nghiệp cần triển khai và vận hành hệ thống Quá trình triển khai và vận