báo cáo kiến tập tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ giao nhận điện biên

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận này một cách suôn sẻ nhất, đầu tiên em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến trường Đại học Công thương Thành phố Hồ Chí Minh nói chung và tập thể giảng vi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIAO

NHẬN ĐIỆN BIÊN

Giảng viên hướng dẫn: Trần Thị Xuân ViênSinh viên thực hiện: Trần Thị Tuyết TrinhKhóa: 11

Lớp: 11DHKDQT8

TP Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2023

i

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIAO

NHẬN ĐIỆN BIÊN

Giảng viên hướng dẫn: Trần Thị Xuân ViênSinh viên thực hiện: Trần Thị Tuyết TrinhKhóa: 11

Lớp: 11DHKDQT8

TP Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2023

i

LỜI CAM ĐOAN

Em tên là Trần Thị Tuyết Trinh, tác giả của bài Kiến tập DN chủ đề “Quan sátquy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH TM & DV giao nhận ĐiệnBiên ” Em xin cam đoan bài báo cáo này là báo cáo nghiên cứu của riêng tôi trong 1tuần qua và không sao chép từ bất cứ bài viết từ một tổ chức hay cá nhân nào khác.Đồng thời, tất cả số liệu và kết quả nghiên cứu được trình bày trong khóa luận này làtrung thực và xác thực

Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam kết của mình

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này một cách suôn sẻ nhất, đầu tiên em xin chânthành cảm ơn sâu sắc đến trường Đại học Công thương Thành phố Hồ Chí Minh nóichung và tập thể giảng viên khoa Kinh doanh quốc tế, đặc biệt là giảng viên hướngdẫn Trần Thị Xuân Viên – người hết lòng quan tâm đến quá trình thực tập cũng nhưdẫn dắt tôi hoàn thiện bài báo cáo trọn vẹn nhất

Ngoài ra, được kiến tập tại Công ty TNHH TM & DV giao nhận Điện Biêntrong 1 tuần qua chính là cơ hội vô giá để em được trải nghiệm và làm quen với môitrường làm việc thực tế trước khi rời khỏi ghế nhà trường Chính vì thế em xin gửilời cảm ơn chân thành nhất đến Giám đốc công ty và các chị trong phòng ban thựctập đã chỉ bảo, cung cấp thông tin và số liệu cần thiết cũng như tạo mọi điều kiệnthuận lợi cho em nhất

Bên cạnh đó, thời gian kiến tập khá ngắn ngủi cùng với việc bản thân thiếutrình độ cũng như kinh nghiệm khi lần đầu tiên được làm việc trong môi trường vănphòng, bài luận văn này sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót và chưa hoàn hảo.Chính vì thế em thật sự hy vọng nhận được sự bổ sung và góp ý từ quý Thầy Cô vàcác cán bộ, công nhân viên trong phòng ban, doanh nghiệp để tôi có cơ hội rút kinhnghiệm, khắc phục và hoàn thiện hơn trong tương lai

Cuối cùng, em xin kính chúc Ban Giám hiệu và toàn thể quý Thầy Cô củatrường Đại học Công Thương Thành phố Hồ Chí Minh cũng như Ban Lãnh đạo vàtập thể cán bộ công nhân viên của Công ty TNHH TM & DV giao nhận Điện Biênthật nhiều sức khỏe và đạt được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống.Không những vậy, kính chúc quý công ty đạt được nhiều thành tựu tốt trong hoạtđộng kinh doanh

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên sinh viên: MSSV:

Khoá:

TP.HCM, ngày … tháng … năm 201…

(Ký và ghi rõ họ tên)

iv

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP

Họ và tên sinh viên: MSSV:

Khoá:

TP.HCM, ngày … tháng … năm 2023

(Ký và ghi rõ họ tên)

v

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

vi

DANH MỤC CÁC BẢNG

vii

MỤC LỤC

viii

MỞ ĐẦU

1 Lý do kiến tập

Qua thời gian học tập ba năm tại Trường Đại học Công Thương TP.Hồ ChíMinh, em đã học hỏi và tích lũy được nhiều kiến thức về chuyên ngành Kinh doanhQuốc tế nhưng chưa có điều kiện hay thời gian để đưa những kiến thức, kinh nghiệm

và kỹ năng đó vào thực tế

Trường đã cho sinh viên cơ hội thực hiện áp dụng những kiến thức bổ ích đã họcvào thực tế Điều này giúp sinh viên thu thập kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng chobản thân Bên cạnh đó, nó cũng giúp sinh viên tự tin hơn khi tìm kiếm công việc vàlàm việc sau này Quá trình kiến tập cung cấp cái nhìn thực tế về công việc và cơ hộitrải nghiệm một môi trường làm việc mới Nó không chỉ giúp sinh viên tự chủ, tự tin

và trưởng thành, mà còn giúp thu hẹp khoảng cách giữa lý thuyết và thực tế, xâydựng mối quan hệ công việc và thay đổi thói quen làm việc Với chuyên nghànhKinh doanh Quốc tế đòi hỏi phải có nhiều kinh nghiệm vững chắc, kiến thức chuyênsâu về ngành mới có thể áp dụng vào công việc thực tế Đối với các doanh nghiệpchuyên kinh doanh, xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp cũng cần phải thực hiện cácloại thủ thục khai báo hải quan nhập khẩu với cơ quan hải quan để nhận được giấypháp nhập khẩu hàng hóa Các loại giấy tờ này đối vơi một doanh nghiệp kinhdoanh đơn thuần là tương đối rắc rối và khó khăn Vì vậy mà sự ra đời của cácdoanh nghiệp xuất nhập khẩu chuyên cung cấp các khai báo hải quan xuất nhậpkhẩu, dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói…là sự tiện ích cũng như thuận lợi cho doanhnghiệp kinh doanh

Nhận thức được điều đó, em đã lựa chọn CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠNTHƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIAO NHẬN ĐIỆN BIÊN chuyên mảng làm thủ tục hải quanxuất nhập khẩu để phục vụ cho công tác kiến tập của mình, để có thể tích lũy đượcnhiều kinh nghiệm và kiến thức bổ ích phục vụ cho công việc của em sau này

2 Mục tiêu kiến tập

- Đúc kết được kinh nghiệm cho bản thân,vận dụng tốt những kiến thức đã học vào

thực tiễn, đồng thời tích lũy thêm những kinh nghiệm mới

- Học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc, biết ứng xử trong các mối quan hệ

ix

- Cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao ở mức tốt nhất.

- Hoàn thành bài báo cáo kiến tập hoàn chỉnh.

3 Phạm vi kiến tập

- Không gian: Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác Cảng Quốc tế Long An.

- Thời gian:

- Bộ phận: Phòng Logictics

4 Phương pháp tiếp cận công việc

- Tham gia trực tiếp vào các công việc trong đơn vị kiến tập.

- Vận dụng kiến thức phân tích vấn đề

- Tham khảo ý kiến người hướng dẫn và các anh chị trong công ty.

- Tìm hiểu thông qua việc quan sát, học hỏi và tham khảo tài liệu

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP

1.1 Khái quát về doanh nghiệp

1.1.1 Thông tin chung

Hình 1.1 Logo công ty Điện Biên

Bảng 1: Bảng thông tin Công ty TNHH TM DV Giao nhận Điện Biên

Tên quốc tế DIEN BIEN LOGISTIC SERVICE TRADING COMPANY

LIMITED

Tên đầy đủ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI

DỊCH VỤ GIAO NHẬN ĐIỆN BIÊN

Tên viết tắt DIBICO

Mã số thuế 0301926323

Loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn

Trụ sở chính Lầu 9, 159 Điện Biên Phủ, Phường 15, Quận Bình Thạnh, TP

Quá trình hình thành:

- 2000-2004: Đây là giai đoạn hình thành và phát triển của công ty chỉ với 14nhân viên Đó cũng chính là thời điểm mà công ty bắt đầu xây dựng mối quan

hệ và lấyđược lòng tin đối với khách hàng

- 2005-2010: Công ty chính thức có đội ngũ xe container và xe tải (4 đầu xecontainer,2 xe tải) Hơn thế nữa, số lượng nhân viên đã được tăng thêm hơn 20nhân viên và có được 5 đối tác uy tín

- 2011-2015: Công ty thành công trong việc kí kết và hợp tác với hơn 15 đối tác

uy tín trong nước và tăng độ nhận diện của công ty với khách hàng

- 2016 đến nay: Công ty tiếp tục chiến lược chăm sóc khách hàng cũ, tìm kiếmkhách hàng mới, lấy chất lượng dịch vụ nhanh, gọn là trung tâm Sự hài lòngcủa khách hàng là niềm vui của công ty

1.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh

Phạm vi hoạt động: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhâ B n Điê B n Biên hiện chủ yếu hoạt động trên rất nhiều lĩnh vực như là:

Dịch Vụ Đại Lý Thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa

- Công ty sẽ thay mặt khách hàng thực hiện mọi việc xử lý chứng từ Xuất –Nhập khẩu

- Giúp khách hàng áp thuế một cách chính xác và tối ưu nhất

- Làm thủ tục hải quan, kiểm hoá và nhận hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả

xii

- Thường xuyên thông báo với khách hàng về tiến độ làm hàng và thời gian giaohàng nhằm giúp khách hàng chủ động hơn trong việc xây dựng kế hoạch sảnxuất, kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách hàng.

- Thanh lý tờ khai, làm thủ tục miễn, hoàn thuế nhập khẩu

Hình 1.2 Dịch Vụ Đại Lý Thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa

Ngoài ra, khách hàng sẽ đựơc tư vấn miễn phí về thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, các thông tin mới nhất về thuế và các vấn đề có liên quan đến xuất nhập khẩu,…

Giao nhận hàng triển lãm

- Xin giấy phép tạm xuất tái nhập hoặc tạm nhập tái xuất

- Làm thủ tục và kiểm hoá hải quan

- Đưa hàng tới tận gian hàng triển lãm

- Đóng và mở kiện, lưu giữ kiện rỗng cho khách hàng

- Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ khách hàng mua bán, đóng thuế, nhận hàng trong thờigian diễn ra triển lãm

Giao nhận hàng công trình, hàng hành lý cá nhân

- Thực hiện việc khảo sát kỹ thuật, vận chuyển bằng các phương tiện chuyên dụng

và lắp đặt các máy móc siêu trường, siêu trọng phục vụ cho công trình

- Làm thủ tục, vận chuyển, đóng gói các hành lý cho các cá nhân và tổ chức quốc tếtại Việt Nam

xiii

Hình 1.3 Giao nhận hàng công trình, hàng hành lý cá nhân

Vận tải nội địa

Dự đoán được nhu cầu của thị trường, công ty đã mạnh dạng đầu tư, xây dựng

mô Št trong những đô Ši xe vâ Šn chuyển container uy tín nhất TP Hồ Chí Minh Đồngthời phía công ty cũng thiết lâ Šp các tuyến vâ Šn chuyển đường sông kết hợp với đường

bô Š nhằm vâ Šn chuyển đất đá, sắt thép, thức ăn gia súc, theo yêu cầu của kháchhàng

Hình 1.4 Vận tải nội địa

Quản lý xuất nhập khẩu

Với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động cùng với công nghệ thông tin tiên tiến,Điện Biên thiết lập các nhóm công tác hoạt động ngay tại công ty khách hàng nhằmquản lý toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu như: filling chứng từ, đặt hàng, theo dõiđơn hàng, theo dõi và thu thập chứng từ từ phía người bán, làm thủ tục hải quan,

xiv

quản lý xếp dỡ hàng hoá, quản lý xuất nhập kho, quản lý vận chuyển

Hình 1.5 Quản lý xuất nhập khẩu Vận tải đường biển & hàng không

Trải qua nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải bằng đường biển vàhàng không, công ty luôn sẵn sàng cung cấp các giải pháp vận tải từ bất cứ nơi nàotrên thế giới

- Tiết kiệm chi phí: Công ty luôn xem lợi ích của khách hàng cũng chính là lợi ích

của công ty Do đó, việc tìm ra phương cách tối ưu nhất giúp khách hàng giảm

xv

thiểu tối đa mọi chi phí do thuế và các dịch vụ khác là một trong những mối quantâm hàng đầu của công ty.

- Tiết kiệm thời gian: Với sự tinh thông lộ trình và bằng kinh nghiệm nhiều năm

trong lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hóa, công ty Điện Biên cam kết giao hàngcho khách hàng đúng lúc

- Thế mạnh tài chính: Công ty đã và đang thực hiện một đường lối vững chắc trongviệc sử dụng lợi nhuận tái đầu tư vào việc phát triển chung và vào trang thiết bị,điều này giúp chúng tôi duy trì việc phát triển công ty, và do vậy, làm gia tăng lợiích cho khách hàng

- Sử dụng hiệu quả công nghệ thông tin: Công ty tin rằng sử dụng hiệu quả kỹ thuậttin học là một trong những yếu tố then chốt trong việc duy trì thế cạnh tranh Do

đó, đầu tư vào hệ thống IT và phát triển mạnh đội ngũ quản lý kỹ thuật là việc màĐiện Biên luôn quan tâm thực hiện

1.1.4 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

1.1.4.2 Nhiệm vụ của các phòng ban

Giám đốc điều hành: Đây là người đại diện về mặt pháp lí cho công ty, cũng là

xvi

người quan trọng và có vị trí cao nhất trong công ty và trực tiếp điều hành tất

cả các hoạt động kinh doanh ảnh hưởng tới sự phát triển của công ty như là:

- Hoạch định mọi chính sách của công ty như: chính sách tiền lương, chính sách

khen thưởng, kỷ luật cũng như phương hướng, chiến lược kinh doanh của côngty

- Trực tiếp tổ chức bộ máy nhân sự, tuyển dụng và ký kết các hợp đồng lao động

với nhân viên theo đúng quy định của pháp luật Bộ phận kinh doanh

- Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh,

theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh của công ty

Phòng kinh doanh:

- Tìm kiếm mới và trực tiếp giao dịch với khách hàng

- Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng cũ.

- Tiếp thị, quảng bá các dịch vụ mà công ty cung cấp.

- Chào bán giá cước vận chuyển đường biển, đường hàng không Cung cấp thông

tin cho khách hàng về dịch vụ giao nhận, thuê tàu, làm thủ tục hải quan… củacông ty cho các khách hàng có nhu cầu Lập và gửi bảng báo giá dịch vụ chokhách hàng tham khảo Chăm sóc khách hàng…

Phòng kế toán:

Trưởng phòng kế toán:

Người có trách nhiệm quản lý tài sản cũng như dòng tiền ra vào, những hoạtđộng thu chi trong công ty Là người kết nối giữa nhân viên và giám đốc

Nhân viên kế toán:

- Người trực tiếp nhận nhiệm vụ từ kế toán trưởng Đảm nhiệm phụ trách theo dõicũng như thực hiện thanh toán các hóa đơn

- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toánthống kê và cung cấp số liệu

- Thống kê trực tiếp các số liệu về tình hình hoạt động của công ty, sau đó cónhiệm vụ tổng kết các số liệu đó gửi cho hoặc Giám đốc công ty

xvii

- Lập báo cáo tài chính cho chi cục doanh nghiệp, báo cáo thuế cho chi cục thuếtheo định kỳ Báo cáo quyết toán thuế hàng tháng

- Cập nhật các thông tư, các văn bản pháp luật mới liên quan đến tài chính kế toándoanh nghiệp

- Kiểm tra, giám sát toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tính chính xác và hợp

lý của chứng từ

Thủ quỹ:

- Người thuộc bộ phận kế toán nhưng trực tiếp giữ tiền mặt và rút tiền mặt cho

công ty Thủ quỹ còn có nhiệm vụ theo dõi những khoản tạm ứng, dòng tiền ravào của công ty hằng ngày đối với những nhân viên giao nhận

- Thanh toán lương, thưởng phụ cấp, bảo hiểm xã hội cho các nhân viên

Phòng Logistics

Trưởng phòng Logistics:

Là người được giám đốc giao trọng trách quản lý tất cả các hoạt động trongphòng Logistics Hơn thế nữa là người đứng đầu, chịu trách nhiệm đưa ra mọi quyếtđịnh liên quan đến bộ phận logistics Ngoài ra còn là người quản lý trực tiếp cáchoạt động liên quan đến nhân sự

Nhân viên giao nhận:

- Là người giải quyết trực tiếp các thủ tục hải quan, đăng ký các giấy phép nhập

khẩu cần thiết cho việc xuất khẩu hàng hóa

- Là người thường xuyên ra các cảng, sân bay để thực hiện việc giao nhận hàng hóa.

Nhân viên điều độ:

- Đây là đội ngũ sắp xếp các đầu kéo container và xe tải để giao hàng cho khách

xviii

hàng Bộ phận này phụ trách điều động xe có sẵn hoặc thuê xe ngoài để có thể vậnchuyển hàng hóa nhanh chóng tới khách hàng.

- Ngoài ra còn quản lý các chi phí phát sinh nếu có trong quá trình vận chuyển hàng

hóa

Phòng công nghệ thông tin

- Trách nhiệm của phòng này là triển khai thực hiện toàn bộ hệ thống công nghệthông tin trong công ty bao gồm: Quản lý các thiết bị hệ thống mạng, quản lý phầnmềm và phần cứng của máy tính trong công tác phục vụ hoạt động kinh doanh củacông ty Bên cạnh đó họ còn xây dựng, định hướng, chiến lược và phát triển CNTT

để ứng dụng cho toàn quan bộ hoạt động của công ty trong từng giai đoạn pháttriển của công ty

Phòng nhân sự: Nhân sự là phòng ban nắm vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh

nghiệp Bởi phòng nhân sự sẽ trực tiếp phụ trách những gì liên quan đến quản lýnguồn nhân lực Mặc dù không phải là phòng trực tiếp thực hiện hoạt động kinhdoanh, nhưng có vai trò quan trọng trong việc hoạch định, xây dựng chiến lược vàchính sách phát triển nguồn nhân lực cho công ty

Nhân viên tuyển dụng

- Là người trực tiếp đi tìm kiếm để tìm được nhân sự giỏi, phù hợp cho doanh

nghiệp Nhiệm vụ chính của họ sẽ lên kế hoạch, đăng tin tuyển dụng, triển khaicác chiến dịch truyền thông thực hiện việc tuyển dụng Để tìm kiếm được nhântài phù hợp, bộ phận nhân sự cần phải phối hợp với các phòng ban khác để tìmhiểu nhu cầu tuyển dụng của từng phòng, đưa ra các tiêu chí để lựa chọn ứngviên phù hợp Từ đó sẽ quyết định đăng nội dung tuyển dụng như thế nào, sửdụng các kênh nào để thu hút nguồn nhân lực một cách tốt nhất

Nhân viên đào tạo

- Người này có nhiệm vụ cải thiện hiệu suất làm việc của cá nhân, nhóm thông

qua việc bồi dưỡng kiến thức, nâng cao kỹ năng mềm cho nhân viên Có thểthấy, việc đào tạo để nâng cao năng lực, kỹ năng nhân sự là một hoạt độngkhông thể thiếu trong quá trình phát triển nguồn nhân lực toàn diện

1.2 Thông tin về tình hình hoạt động doanh nghiệp ( Công ty chưa cung

xix