MỤC LỤC
-Thực hiện các thủ tục giấy tờ cho khách hàng -Giaỉ quyết các vấn đề về lô hàng khi bị kiểm hóa -Thực hiện chăm sóc khách hàng thường xuyên để nắm bắt được nhu cầu khách hàng. Khi hàng hóa cần nhập khẩu về thì khách hàng sẽ liên lạc với công ty để thông báo về thông tin lô hàng nhập khẩu, công ty sẽ chịu trỏch nhiệm theo dừi, vận chuyển lụ hàng và làm thủ tục hải quan thụng quan hàng hóa để có thể mang lô hàng về kho cho khách hàng. Sau khi nhận được BCT fax của công ty A (khách hàng) gửi đến cho bộ phận chứng từ của công ty Điện Biên qua Email, theo đường bưu điện, hoặc chuyển phát nhanh Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra mail và xác nhận việc đã nhận hồ sơ.
- Kiểm tra ngày trên chứng từ có tính lo-gic hay không: ngày kí P/O phải trước ngày lập hóa đơn, ngày lập hóa đơn phải trước hoặc có thể trùng ngày vận đơn, ngày hàng đến phải sau ngày phát hành vận đơn. Phiếu đóng gói (Packing List): Phiếu đóng gói này do bên bán lập với mục đích thông báo cho bên mua biết thông tin thực tế của hàng hóa được giao đã phù hợp với hóa đơn và đơn đặt hàng chưa. Không chỉ như thế nó còn là làm cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu liên quan, cơ sở để tính toán thuế xuất.
Nhân viên của đại lý sẽ đưa một giấy D/O nháp, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra thông tin, ký xác nhận lên tờ đó với nội dung đã nhận lệnh bao gồm tên và số điện thoại của mình. Luồng vàng: Nếu kết quả phân luồng tự động hiển thị luồng vàng, Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ nhưng sẽ không can thiệp vào kiểm tra hàng hóa Luồng đỏ: Vướng mắc vào chính sách hàng hóa hoặc nghi ngờ chất lượng, xuất xứ hàng không đạt tiêu chuẩn thì lô hàng luồng đỏ sẽ được Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ, song với đó là tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với từng mức độ kiểm tra thực tế lô hàng. Cán bộ Hải quan tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra bộ hồ sơ khai báo Hải quan trước khai thông quan hàng hóa nhằm xác định lô hàng đã áp dụng mã HS và được khai báo chính xác thuế chưa.
- Thứ nhất, chuẩn bị chứng từ: Các chứng từ và giấy tờ cần thiết mà nhân viên giao nhận cần chuẩn bị để nhận hàng tại kho TCS: D/O, Giấy giới thiệu của công ty A (khách hàng) gửi cho công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa Tân Sơn Nhất, CCCD hoặc giấy tờ tùy thân khác có dán hình của người nhận hàng, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông quan). Nhân viên giao nhận trình CMND hoặc giấy tờ tùy thân khác (có hình) và giấy giới thiệu của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Đoàn Gia có ghi tên người nhận hàng cho người làm thủ tục vào. Tiếp theo là đóng tiền thương vụ: Sau khi vào cổng bạn vào phòng thương vụ, đưa Giấy ủy quyền cho người bốc số thứ tự và chờ tới lượt để đóng phí phục vụ hàng nhập khẩu.
Nhân viên giao nhận cầm các giấy tờ sau: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan, Air Waybill và tờ hóa đơn phí phục vụ hàng nhập khẩu đến phòng “Hải quan giám sát kho” để đối chiếu và đóng dấu mộc xanh lên tờ “Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan”, bước này gọi là thanh lý tờ khai ở kho. Trước khi hàng được đưa ra trước cửa kho, nhân viên giao nhận sẽ phải kí tên vào tờ giấy xác nhận đã lấy hàng và trình CMND, sau đó mang toàn bộ giấy tờ cùng với hàng hóa ra trước cửa đưa cho hải quan giám sát cổng, để Hải quan kiểm tra số lượng hàng, số bill trên tờ khai với thông tin trên lô hàng có khớp không, bước này gọi là thanh lý tờ khai ở cổng. Khi đã hoàn thành việc giao hàng, nhân viên giao nhận sẽ lập 1 bản giải chi về tất cả các khoản chi hộ, các tất cả chi phí phát sinh (nếu có) thông thường ngoài một số khoản thu có hóa đơn chứng từ thì sẽ có một số khoản không có hóa đơn.
Giám đốc công ty giao nhận Điện Biên sẽ xem xét bản chi, nếu có điểm bất hợp lí sẽ yêu cầu nhân viên giao nhận giải trình cụ thể và được chấp nhận thì Giám đốc sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận. Sau khi làm xong lô hàng thì nhân viên giao nhận lập biên bản bàn giao tất cả chứng từ cho Công ty A ( Khách hàng) và cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ như các hóa đơn đóng lệ phí Hải quan, các hóa đơn liên quan đến việc lấy D/O.