Các doanh nghiệp ngày nay sử dụng hệ thống thông tin để đạt được sáu mục tiêu chính: xuất sắc; sản phẩm, dịch vụ và mô hình kinh doanh mới; sự thân thiết của khách hàng / nhà cung cấp; c
Giới thiệu tổng quan
- Vấn đề chính cần phân tích: các hệ thống thông tin hỗ trợ cho doanh nghiệp và một số lí thuyết liên quan hỗ trợ ra quyết định.
- Lý do chọn vấn đề:
+ Đối với doanh nghiệp: Hệ thống thông tin là nền tảng của chuỗi cung ứng tốc độ cao Các tổ chức đang cố gắng trở nên cạnh tranh và hiệu quả hơn bằng cách tạo cho phép cho các quy trình kinh doanh cốt lõi của họ một cách số hóa và phát triển thành các công ty kỹ thuật số Trong nhiều ngành, sự sống còn và khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh chiến lược là khó khăn nếu không sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin Các doanh nghiệp ngày nay sử dụng hệ thống thông tin để đạt được sáu mục tiêu chính: xuất sắc; sản phẩm, dịch vụ và mô hình kinh doanh mới; sự thân thiết của khách hàng / nhà cung cấp; cải thiện việc ra quyết định; lợi thế cạnh tranh; và tồn tại từng ngày.
+ Liên quan đến học phần “Hệ thống thông tin quản lý”: Hệ thống thông tin quản lý bản chất là quản lý các quy trình nghiệp vụ nội tại của doanh nghiệp Muốn quản lý tốt thì cần có các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Cơ sở lý thuyết
Các hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý
Quản lý điều hành, quản lý cấp trung và quản lý cấp cao
Sử dụng các hệ thống để hỗ trợ các quyết định mà họ phải đưa ra để điều hành công ty
Các hệ thống này bao gồm hệ thống xử lý giao dịch và hệ thống thông minh kinh doanh.
Hãy xem xét các hệ thống này và các loại quyết định mà chúng hỗ trợ
2.1 Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS)
TPS (Hệ thống chế biến giao dịch) hỗ trợ các tổ chức trong việc thực hiện và theo dõi các hoạt động hàng ngày như xử lý bán hàng, quản lý tài chính, tính lương và kiểm soát hàng tồn kho Hệ thống này thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch, tự động hóa việc đưa ra quyết định và ghi lại các hoạt động cần thiết cho hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như xử lý đơn đặt hàng, đặt phòng và lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Hệ TPS: o TPS trực tuyến (online): Nối trực tiếp người điều hành và chương trình TPS
Hệ thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời o TPS theo lô (batch): Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý chung một lần.
Quy trình xử lý giao dịch:
Cấu trúc của TPS trực tuyến (online):
Cấu trúc của TPS theo lô (batch): Đặc điểm các thành phần của hệ thống TPS:
Người sử dụng Các nhân viên cùng quản lý cấp thấp
Dữ liệu Các giao dịch hằng ngày (chi tiết)
Thủ tục Cần cấu trúc và chuẩn hóa
2.2 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System, MIS):
Mục đích: Tạo ra các báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả đóng góp của các đối tượng giao dịch (khách hàng và nhà cung cấp).
Vấn đề đặt ra: o MIS phục vụ cho công tác quản lý (hoạch định, thực hiện) o MIS chỉ quan tâm đến hiệu quả hoạt động của các đối tượng trong và ngoài tổ chức để có các biện pháp đối xử và phân bổ nguồn lực thích hợp.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) – cung cấp thông tin cho việc quản lý tổ chức
Lấy và tổng hợp dữ liệu từ TPS
Cho phép các nhà quản lý kiểm soát và điều khiển các tổ chức
Cung cấp những thông tin phản hồi chính xác
Cung cấp các báo cáo đặc biệt trên cơ sở đã được lập kế hoạch
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) có cấu trúc chung bao gồm các thành phần chính: hệ thống xử lý giao dịch (TPS), cơ sở dữ liệu (CSDL) và hệ thống thông tin quản lý (MIS) MIS sử dụng CSDL hợp nhất để hỗ trợ nhiều chức năng trong tổ chức MIS còn có tính linh hoạt cao, có thể thích nghi với nhu cầu thông tin thay đổi của tổ chức Ngoài ra, MIS đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin và phân quyền truy cập vào hệ thống Cuối cùng, MIS cung cấp thông tin theo thời gian, chủ yếu là các thông tin có cấu trúc, cho các nhà quản lý.
7 Đối tượng sử dụng Nhà quản lý cấp trung là người chịu trách nhiệm chính trong quản lý và sử dụng MIS
Dữ liệu Có cấu trúc Gồm:
- Từ Hệ thống xử lý giao dịch – TPS
Thủ tục Các thông tin của MIS đều ở dạng có cấu trúc và được thể hiện dưới các dạng báo cáo
Ví dụ về HTTT quản lý
- Dự báo bán hàng (Sales forecasting)
- Dự báo & quản lý tài chính (Financial management and forecasting)
- Lập lịch & lập kế hoạch sản xuất (Manufacturing planning and scheduling)
- Lập kế hoạch và quản lý tồn kho (Inventory management and planning)
- Định giá sản phẩm & quảng cáo (Advertising and product pricing)
2.3 Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS):
- Quyết định có cấu trúc: những quyết định có thể đưa ra thông qua một loạt các thủ tục thực hiện được xác định trước, thường có tính lặp lại và theo thông lệ.
VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua nguyên vật liệu
-> Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch)
- Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại.
VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro
-> Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính
- Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại.
VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới
-> Con người ra quyết định, máy tính có thể hỗ trợ một số phần việc Định nghĩa:
HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS) đóng vai trò là một hệ thống thông tin tương tác Hệ thống này hỗ trợ quá trình ra quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc bằng cách cung cấp thông tin, mô hình và các công cụ xử lý dữ liệu.
- DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu lâu mới đặt ra và không lặp lại)
- Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc.
- Mục tiêu không rõ hoặc nhiều mục tiêu
- Số liệu thu thập được không chính xác
- Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng
- Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người ra quyết định là cực kỳ quan trọng.
- CSDL: tập hợp các dữ liệu được tổ chức sao cho dễ dàng truy cập
- Các mô hình cơ sở: Các mô hình phân tích và toán học giải đáp; ví dụ: mô hình nếu – thì và các dạng phân tích dữ liệu khác
- Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép người sử dụng can thiệp vào CSDL & cơ sở mô hình
Sơ đồ Hệ hỗ trợ quyết định Đặc điểm của DSS
- Khả năng linh động (Flexible) trong việc cho phép tạo ra mô hình giải quyết một vấn đề phức tạp, không dự định trước.
- Khả năng biến đổi thông tin: DSS cung cấp thông tin và trả lời những câu hỏi bất thường
- DSS không thay người ra quyết định, không trực tiếp đề nghị giải pháp.
- Tuổi thọ thông tin thấp.
- Có khả năng mô phỏng theo sự thay đổi của thời gian thật.
- Có khả năng dựa trên các dữ liệu quá khứ và hiện tại để dự báo (từ CSDL của MIS) để dự báo.
- Người tạo ra DSS chính là nhà quản lý ở cấp cao, họ tự thiết kế lấy DSS cho mình bằng cách viết ra logic mô hình của vấn đề được trang bị những kiến thức và khả năng sử dụng phần mềm DSS.
- Truy vấn dữ liệu (queries): người quản lý có thể dùng các ngôn ngữ hỏi như: SQL, QBE để lấy dữ liệu từ CSDL
- Ngờ vực (What it) đặt câu hỏi để tìm kiếm mục tiêu.
- Phân tích độ nhạy (Sensitivity Analysis) nhằm dự đoán kết quả của một quyết định thay đổi khi bên ngoài thay đổi.
- Phân tích thống kê: (Statistical Analysis)
Phần mềm quản lý DSS: phần mềm của DSS phải tích hợp sự quản lý và sử dụng các CSDL, các cơ sở mô hình và khả năng tạo ra giao tác để hỗ trợ cho việc hình thành các quyết định Về mặt chức năng phần mềm của DSS
13 Đặc điểm các thành phần của hệ thống DSS
Thành phần Đặc điểm Đối tượng sử dụng Các nhà quản lý các cấp (thấp/ trung/ cao) Người sử dụng cũng là người tạo ra DSS.
Dữ liệu 2 loại dữ kiện cần từ bên trong (Từ TPS/MIS) và bên ngoài (nhiều nguồn khác nhau như nghiên cứu thị trường, thống kê, mạng dịch vụ thông tin.
Thủ tục Các mô hình/ các công cụ của DSS Thông tin cần tạo ra; Độ nhạy và dạng/ quan hệ.
Công nghệ thông tin Phần mềm như Excel, Access, @ Risk, Risk Master,
Về mặt phần cứng, máy tính đòi hỏi sức mạnh đủ lớn để hỗ trợ phần mềm và lưu trữ dữ liệu trong quá khứ Hơn nữa, công nghệ phần cứng đang phát triển ổn định với những hướng đi triển vọng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng trong tương lai.
=> DSS định hình thông tin theo các nhu cầu của quản trị Vì vậy mà DSS đảm bảo được việc hỗ trợ cho những "quyết định được chương trình hoá" và "quyết định chưa được chương trình hoá" trong những điều kiện chắc chắn, rủi ro và không chắc chắn.
Ví dụ về HTTT hỗ trợ ra quyết định
Lựa chọn giá và tuyến bay Đánh giá đầu tư
Lập kế hoạch và dự báo Định giá, quảng cáo, & khuyến mại Tối ưu hóa quá trình sản xuất Điều khiển tàu & tuyến đi Đánh giá về giá cả SP Lập kế hoạch các chuyến bay Phân tích hợp đồng cho quốc phòng 2.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support System, ESS): Định nghĩa
- Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược.
Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) là hệ thống tương tác cao cho phép các nhà quản lý dễ dàng truy cập vào thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp.
- Phục vụ nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, sử dụng cả thông tin bên trong và thông tin cạnh tranh
- Giao tiếp cực kỳ thân thiện với người sử dụng
- Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO và đáp ứng được phong cách ra quyết định của từng nhà lãnh đạo
- Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả
- Có khả năng đi từ vấn đề khái quát đến các chi tiết
- Có khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và thông tin quan trọng
ROYAL BANK OF CANADA: Hệ thống theo dõi các danh mục đầu tư cung cấp các thông tin về rủi ro
U.S GENERAL SERVICES ADMINISTRATION: nhanh chóng, dễ dàng xem các tài sản*
Mô hình của HTTT hỗ trợ điều hành Đặc điểm các thành phần của ESS
Thành phần Đặc điểm Đối tượng sử dụng Các nhà quản lý cấp cao (top manager)
Dữ liệu Dữ kiện bên trong và dữ kiện bên ngoài
Thủ tục Tổng hợp cao, các phương tiện biểu
Minh chứng
Hệ thống Nintendo DS System
Nintendo DS System là công cụ đào tạo điện tử để đào tạo nhân viên mới của McDonald's Hệ thống ghi lại tiến trình của từng nhân viên Các huấn luyện viên được chỉ định đánh giá nhân viên để hiểu khả năng và kỹ năng của họ Huấn luyện viên đưa ra đánh giá để đề xuất cải thiện hoặc thể hiện sự hài lòng Dữ liệu này được lưu trữ trực tuyến và có thể truy cập được bởi nhân viên và quản lý Quản lý có thể thực hiện hành động thích hợp dựa trên đánh giá, chẳng hạn như đào tạo thêm cho nhân viên yếu hoặc thăng chức cho nhân viên xuất sắc.
Hệ thống này giúp tiết kiệm không gian và thời gian do không yêu cầu lưu trữ nhiều công trình và thời gian bằng cách cho phép dễ dàng truy cập thông tin trực tuyến ngay lập tức
8.Touch-Interface Ordering System (TIOS): Đây là một hệ thống đặt hàng tự phục vụ cho phép khách hàng đặt món họ muốn mà không cần tương tác với nhân viên thu ngân - một máy tính giao diện cảm ứng sử dụng thanh toán điện tử Ban lãnh đạo McDonald’s đã quyết định áp dụng TIOS này nhằm giảm thiểu chi phí nhân công.
Máy cho phép khách hàng đặt hàng bằng cách chọn mặt hàng mong muốn trên màn hình cảm ứng và thanh toán thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng vào các khe gắn trên máy
Các điểm chính mà nhóm đã rút ra
Ưu điểm của việc sử dụng các hệ thống thông tin khác nhau
1- Hiệu quả về chi phí: việc sử dụng công nghệ Hệ thống thông tin ở McDonald’s đã góp phần giúp máy tính hoá quy trình kinh doanh và làm cho chúng trở nên đơn giản.Kết quả là, hoạt động kinh doanh được đầu tư thực sự hiệu quả do máy móc tạo ra.Điều này tạo cơ hội để tăng năng suất và lợi nhuận, đồng nghĩa với việc trả lương cho nhân viên tốt hơn và điều kiện làm việc tốt.
2- Thời gian mở cửa nhiều hơn: Điều này hỗ trợ cửa hàng mở cửa phục vụ bất cứ lúc nào bất cứ ở đâu
Việc áp dụng hệ thống thông tin đã giúp McDonald's nâng cao năng suất của họ Thông qua việc sử dụng các báo cáo doanh thu và hồ sơ hiệu suất của nhân viên, họ có thể xác định chính xác các điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó thực hiện các hành động cải thiện cần thiết Điều này đã dẫn đến hiệu quả hoạt động tốt hơn và tăng năng suất chung.
4- Giảm nỗ lực và thời gian: nỗ lực mà nhân viên bỏ ra để xử lý đơn đặt hàng sẽ ít hơn và thời gian được giảm bớt Vì vậy sẽ làm tăng lượng khách hàng đặt hàng.
Nhược điểm của việc sử dụng các hệ thống thông tin khác nhau o Thiếu bảo mật trong khi công nghệ không ngừng thay đổi Doanh nghiệp nên tiếp tục phát triển mạng an toàn Hơn nữa, nhiều nghiên cứu đã quan sát thấy rằng tất cả các nhà hàng McDonald’s đều được xây dựng trên một hệ thống và việc này không mang tính ổn định về dài hạn Nếu chúng ta xét thấy có sự cố nào đó trong nguồn điện hệ thống và không có hệ thống dự phòng Kết quả là, các đơn đặt hàng chắc chắn sẽ bị trì hoãn hoặc bị hủy bỏ và họ sẽ mất khách hàng của mình o Vì tất cả các nhà hàng McDonald’s đều được xây dựng trên một hệ thống và việc này không mang tính ổn định về dài hạn, họ nên có kế hoạch B và không dựa vào hệ thống mọi lúc đề phòng sự cố nào đó trong nguồn điện hệ thống và không có hệ thống dự phòng dẫn đến sự trì hoãn hoặc hủy bỏ của các đơn hàng và họ sẽ mất khách hàng của mình.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt để tồn tại, giữ vững và nâng cao vị thế trên thương trường, các doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với việc ra quyết định Đây là một thách thức lớn mang tính chiến lược, nếu quyết định đúng sẽ giúp doanh nghiệp đi lên, ngược lại doanh nghiệp sẽ bị loại bỏ khỏi thị trường
Các hệ thống thông tin có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp, bao gồm cả McDonald's, kiểm soát và cải thiện quy trình nghiệp vụ nội tại và các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, hướng đến mục đích đạt được mục tiêu tối ưu.
35 được 6 mục tiêu của chiến lược kinh doanh và hỗ trợ cho các nhà quản lý ra quyết định.
