(Tiểu luận) bài tập nhóm hệ thống thông tin kế toánchu trình tài sản cố định

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC š&› BÀI TẬP NHĨM HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Thành viên nhóm: STT Mã SV Họ tên CH310607 Nguyễn Thị Trinh CH310085 Nguyễn Thị Kim Dung Lớp cao học: K31KK2 GVHD: PGS.TS Đinh Thế Hùng Hà Nội, Tháng 05 năm 2023 MỞ ĐẦU Trong trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng tư liệu sản xuất như: máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển, nhà cửa, vật kiến trúc…Trong đó, tài sản cố định giữ vai trò tư liệu lao động chủ yếu trình sản xuất doanh nghiệp, điều kiện giúp tăng suất lao động, tăng doanh thu cho doanh nghiệp, yếu tố xác định quy mô lực sản xuất doanh nghiệp Do vậy, Tài sản cố định sở vật chất có vai trị quan trọng Để quản lý, sử dụng Tài sản cố định cách tối ưu, có hiệu việc xây dựng chu trình tài sản cố định doanh nghiệp quan trọng Qua thời gian thực tế tìm hiểu cơng tác kế tốn “Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vantic” chu trình tài sản cố định tầm quan trọng Từ kiến thức học tìm hiểu thực tế, nhóm em định chọn đề tài: “Chu trình tài sản cố định” để sâu nghiên cứu Nội dung gồm: I Mơ tả quy trình tài sản cố định II Bảng phân tích đối tượng III Sơ đồ dịng liệu lưu đồ IV Đánh giá đề xuất cải thiện quy trình I MƠ TẢ QUY TRÌNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VANTIC Giới thiệu công ty Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VANTIC Tên tiếng Anh: VAN TIC SERVICE AND TRADING COMPANY LIMITED Mã số thuế: Địa trụ sở: tỉnh Bắc Ninh 2300535345 Khu phố Tú Tháp, phường Song Hồ, Thị xã Thuận Thành, Xưởng sản xuất: Đường Vương Văn Trà, phường Hồ, Thị xã Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Người đại diện: Nguyễn Văn Tiến Ngày hoạt động: 17/03/2010 Loại hình DN: Ngành nghề: nghiệp dân dụng Cơng ty TNHH Sản xuất, gia công, xây lắp hệ thống thông gió, điện cơng Sơ đồ tổ chức cơng ty: Mơ tả quy trình tài sản cố định Tài sản cố định công ty thường loại máy móc, thiết bị tham gia, phục vụ cho q trình sản xuất, gia cơng ống thơng gió cơng ty, có giá trị lớn, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi năm sau: Máy sản xuất ống gió tự động Line 4, Máy cắt tơn Plasma, máy tạo bích đơi TDC… Chu kỳ tài sản cố định thời điểm mà tài sản cố định thu vào/ ghi nhận công ty đến thời điểm mà kiểm sốt, gìn giữ (sửa chữa/bảo trì) kết thúc thời điểm lý/ chuyển nhượng tài sản cố định Gồm quy trình phụ sau: - Quy trình mua sắm tài sản cố định - Quy trình bảo trì tài sản cố định - Quy trình lý tài sản cố định 2.1 Quy trình mua sắm tài sản cố định: Bước 1: Đề nghị mua sắm tài sản cố định Bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ lập Giấy đề nghị mua TSCĐ gồm liên gửi Phịng hành Phịng hành kiểm tra, xác nhận vào Giấy đề nghị mua TSCĐ chuyển lên Giám đốc phê duyệt Ban giám đốc đồng ý mua ký duyệt vào Giấy đề nghị mua TSCĐ chuyển lại cho Phịng hành Phịng hành gửi liên cho phận sử dụng, liên lưu Bước 2: Thực mua sắm TSCĐ Căn Giấy đề nghị mua TSCĐ liên duyệt, phòng hành tìm kiếm nhà cung cấp Cụ thể, thu thập báo giá nhà cung cấp khác nhau, trình Giám đốc phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Căn báo giá duyệt, phịng hành tiến hành đặt mua TSCĐ ký hợp đồng mua sắm tài sản với nhà cung cấp Giao cho nhà cung cấp Hợp đồng mua sắm tài sản Bước 3: Nhận TSCĐ từ nhà cung cấp bàn giao sử dụng Nhà cung cấp chuyển hóa đơn giá trị gia tăng kèm TSCĐ cho phịng hành Phịng hành lập biên giao nhận TSCĐ gồm liên: + Liên TSCĐ giao cho phận sử dụng tài sản + Liên 2, hóa đơn GTGT Hợp đồng mua sắm tài sản gửi cho phòng kế toán + Liên giao cho nhà cung cấp Chuyển TSCĐ đến phận có nhu cầu sử dụng: Phịng hành chuyển TSCĐ đến phận có nhu cầu sử dụng, đây, lập Phiếu nhận TSCĐ gồm liên, liên lưu, liên gửi phịng hành lưu Bước 4: Nhận hóa đơn; ghi nhận nợ phải trả Phịng kế tốn nhận liên 2, hóa đơn GTGT Hợp đồng mua sắm tài sản Thực ghi chép, theo dõi cơng nợ: nhân viên phịng kế toán nhập liệu vào phần mềm, phần mềm tự động ghi vào thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ nhật ký chung sổ TK liên quan, sau lưu chứng từ phịng kế tốn 2.2 Quy trình bảo trì TSCĐ Bước 1: Lập yêu cầu Bộ phận sản xuất có nhu cầu bảo trì TSCĐ lập Phiếu yêu cầu dịch vụ gồm liên Liên lưu phận sử dụng, liên có xác nhận trưởng phận chuyển tới phận sửa chữa bảo trì Bước 2: Xác nhận yêu cầu thực sửa chữa, bảo trì TSCĐ Tại phận sửa chữa bảo trì, nhận liên Phiếu yêu cầu phận sản xuất để lập Phiếu yêu cầu công việc gồm liên Nhân viên phận sửa chữa bảo trì ghi số lượng nguyên vật liệu dụng cụ xuất dùng thời gian lao động cần thiết lên Phiếu yêu cầu cơng việc Sau đó, liên Phiếu u cầu dịch vụ lưu phận sửa chữa bảo trì, liên gửi phịng kế tốn Liên chuyển đến phận sử dụng để làm sở đối chiếu Bước 3: Kế tốn chi phí Tại phịng kế tốn ghi nhận chi phí chi tiết theo liên thứ Phiếu yêu cầu công việc, sau lập báo cáo tổng hợp cơng việc gồm liên Liên chuyển sang phận sản xuất, liên chuyển tới phận sửa chữa, bảo trì, liên lưu phịng kế tốn 2.3 Quy trình lý TSCĐ Hoạt động lý, nhượng bán TSCĐ thực TSCĐ hết thời hạn sử dụng doanh nghiệp định lý, nhượng bán TSCĐ Quy trình lý TSCĐ cơng ty sau: Bước 1: Đề nghị lý TSCĐ Sau kiểm kê tài sản, dựa biên kiểm kê trình theo dõi TSCĐ doanh nghiệp, Kế toán lập đơn đề nghị lý tài sản cố định (2 liên) dựa vào kết kiểm kê tài sản trình theo dõi, sử dụng TSCĐ doanh nghiệp Trong đơn đề nghị phải ghi rõ danh mục TSCĐ cần lý Bước 2: Quyết định lý TSCĐ Giám đốc sau phê duyệt giấy đề nghị lý tài sản cố định định lý TSCĐ thành lập hội đồng Liên giấy đề nghị lý gửi phận kế toán lưu, liên gửi phận sử dụng TSCĐ + Quyết định Thanh lý TSCĐ (2 liên): Xác nhận việc thủ trưởng đơn vị đồng ý phê duyệt việc lý tài sản cố định theo đơn đề nghị bên + Quyết định thành lập hội đồng lý TSCĐ: Mang tính chất xác nhận thông báo việc thành lập hội đồng xử lý tài sản cố định cần lý Bước Thành lập hội đồng lý TSCĐ Hội đồng lý tài sản kiểm tra, đánh giá lại tài sản có nhiệm vụ tổ chức thực việc lý TSCĐ theo trình tự, thủ tục quy định chế độ quản lý tài sản Bước 4: Tiến hành lý TSCĐ Hội đồng lý TSCĐ họp hội đồng lý TSCĐ + Biên họp hội đồng lý TSCĐ lập (2 liên): Biên ghi chép lại nội dung bàn thống buổi họp liên quan đến việc kiểm định chất lượng giá trị tài sản, kết định giá, hình thức xử lý TSCĐ… để tiến hành bước + Biên kiểm kê tài sản cố định lập (2 liên): Biên có mục đích xác nhận số lượng, trạng tài sản + Biên đánh giá lại TSCĐ lập (2 liên): Ghi chép lại kết đánh giá chất lượng giá trị lại tài sản Bước 5: Tổng hợp, xử lý kết lý TSCĐ Hội đồng lý tài sản tiến hành lập Biên lý tài sản cố định Bộ hồ sơ lý TSCĐ gồm: + Biên họp hội đồng lý TSCĐ + Quyết định Thanh lý TSCĐ + Biên kiểm kê tài sản cố định + Biên đánh giá lại TSCĐ + Biên lý tài sản cố định lập thành bộ, phòng hành làm cơng bố thơng tin, tìm cá nhân, tổ chức mua TSCĐ lý, gửi kế tốn để thực ghi giảm xóa TSCĐ khỏi sổ TSCĐ Hệ thống ghi nhận bút tốn xóa hao mịn lũy kế ghi nhận khoản lãi/lỗ hoạt động lý Một báo cáo TSCĐ lý lập từ hệ thống để gửi tới phận sử dụng TSCĐ II BẢNG PHÂN TÍCH ĐỐI TƯỢNG MUA SẮM TSCĐ ST T Đối tượng Hoạt động Bên trong/bê n - Lập giấy đề nghị mua TSCĐ liên, gửi Phòng hành - Nhận liên giấy đề nghị mua TSCĐ phê duyệt, lưu Bộ phận sử dụng - Nhận TSCĐ BB giao nhận tài sản TSCĐ với nhà CC - Kiểm hàng xác nhận qua Phiếu nhận TSCĐ (2 liên), liên lưu, liên trả phịng hành Hoạt động xử lý + Bên + + Document continues below Discover more from: lý kế Nguyên toán 1111 Đại học Kinh tế… 999+ documents Go to course Trắc nghiệm Nguyên 18 Lý Kế Toán - NEU -… Nguyên lý kế toán 97% (189) Chương Tổng quan 18 Kế toán Final Nguyên lý kế tốn 100% (21) Ngun LÝ KẾ TỐN 14 - vài nội dung v… Nguyên lý kế toán 100% (15) Vận dụng sáng tạo cặp phạm trù vào… Nguyên lý kế toán 100% (13) Giải chương nlkt 11 - Nhận giấy đề nghị mua TSCĐ Giải tập chương… Nguyên lý - Kiểm tra, xác nhận vào Giấy đề kế toán nghị mua TSCĐ chuyển lên Giám đốc để phê duyệt + 96% (25) + - Nhận liên Giấy đề nghị mua Nguyên lý kế toán TSCĐ duyệt, gửi liên gửi + Chương cho Bộ phận sử dụng - 13 Phịng hành Giám đốc - Tìm kiếm nhà cung cấp, trình giámNguyên lý đốc phê duyệt báo giá lựa chọn kế toán nhà cung cấp +100% (11) - Tiến hành đặt mua TSCĐ, ký Hợp đồng mua sắm TSCĐ + Bên - Gửi nhà cung cấp Hợp đồng mua sắm TSCĐ - - Lập liên biên giao nhận TSCĐ, liên TSCĐ chuyển cho phận sử dụng, liên gửi nhà cung cấp, liên + Hóa đơn GTGT Hợp đồng mua sắm tài sản gửi cho phịng kế tốn + - Chuyển TSCĐ đến phận sử dụng - Nhận liên phiếu nhận TSCĐ phận sử dụng + - Nhận Giấy đề nghị mua TSCĐ (2 liên) phê duyệt - Chuyển liên Giấy đề nghị phịng hành + - Gửi báo giá Nhà cung cấp Phòng kế toán - - Ký nhận hợp đồng mua sắm tài sản - Gửi Hóa đơn GTGT TSCĐ cho phịng hành - Nhận liên biên giao nhận TSCĐ, tờ trình ký, báo giá phê duyệt, Hóa đơn GTGT Hợp đồng mua sắm tài sản - Nhập liệu vào phần mềm kế toán - Ghi nhận theo dõi nợ phải trả - Theo dõi toán, lý hợp đồng Bên - + Bên + + BẢO TRÌ TSCĐ ST T Đối tượng Bộ phận sản xuất Bộ phận sửa chữa bảo trì Phịng kế tốn Hoạt động Bên trong/bên ngồi - Lập phiếu yêu cầu dịch vụ liên, liên lưu, liên xác nhận trưởng phòng chuyển tới phận sửa chữa bảo trì - Nhậ phiếu yêu cầu dịch vụ phê duyệt liên 1, lưu - Nhận báo cáo tổng hợp công việc, lưu - Nhận liên phiếu yêu cầu dịch vụ - Lập phiếu yêu cầu công việc (3 liên) ghi đầy đủ thông tin nguyên vật liệu dụng cụ xuất dùng thời gian lao động cần thiết - Lưu liên phiếu yêu cầu dịch vụ liên phiếu yêu cầu công việc - Liên phiếu yêu cầu cơng việc gửi phịng kế tốn, liên gửi đến phận sản xuất để đối chiếu - Nhận liên phiếu yêu cầu công việc - Ghi nhận chi phí lập báo cáo liên Liên chuyển sang phận sản xuất, liên gửi phận sửa chữa bảo trì, liên lưu Hoạt động xử lý + Bên + + Bên + - Bên + THANH LÝ TSCĐ STT Đối tượng Bộ phận kế toán Giám đốc/Hội đồng lý TSCĐ Hoạt động - Lập đơn đề nghị lý TSCĐ (kèm DS TSCĐ) liên - Nhận hồ sơ lý TSCĐ, hạch toán giảm TSCĐ, xóa TSCĐ khỏi sổ TSCĐ - Gửi báo cáo TSCĐ lý đến phận sử dụng - Phê duyệt đơn đề nghị lý TSCĐ - Lập định lý TSCĐ liên, gửi Phịng hành liên - Lập Quyết định thành lập Bên trong/bên Hoạt động xử lý + Bên + Bên + + HĐTL TSCĐ liên, gửi phịng hành liên - Họp hội đồng lý TSCĐ Lập liên gồm: Biên họp hội đồng lý TSCĐ, Biên kiểm kê TSCĐ, Biên đánh giá lại TSCĐ giao phịng hành gửi kế tốn - Nhận hồ sơ lý TSCĐ công bố thông tin lý Bên ngồi Phịng hành TSCĐ - Tìm kiếm cá nhân, doanh nghiệp mua TSCĐ lý Bộ phận sử dụng - Nhận báo cáo TSCĐ lý Bên ngồi III SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU VÀ LƯU ĐỒ Sơ đồ DFD tổng quát + - Sơ đồ DFD cấp LƯU ĐỒ 3.1 Mua sắm TSCĐ Bộ phận sử dụng Phòng hành Giám đốc Phịng kế tốn 10 11 Bảo trì TSCĐ Bộ phận sản xuất Bộ phận bảo trì Bộ phận kế tốn Sổ theo dõi MMTB Lập phiếu yêu cầu dịch vụ Lập phiếu yêu cầu cơng việc Ghi nhận chi phí lập báo cáo ầy đ Trưởng BP xác nhận A Ghi số lượng NVL thời gian lao động A Báo 12 Thanh lý TSCĐ Kế toán Giám đốc iấy G 13 IV ĐÁNH GIÁ & ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN QUY TRÌNH Ưu điểm: - Cơng ty lập quy trình TSCĐ cách chi tiết - Các bước đoạn chu trình có kiểm sốt, phê duyệt - Quy trình hạch tốn tổ chức cách có khoa học, đảm bảo phản ánh xác đầy đủ nghiệp vụ kế tốn tài phát sinh đơn vị Nhược điểm - Cơng tác kế tốn TSCĐ bán thủ cơng nên việc cập nhật, hạch tốn liệu chưa xác - Do cơng ty quy mơ nhỏ, phịng hành kiêm nhiệm nhiều chức trình mua sắm TSCĐ như: tìm kiếm nhà cung cấp, đặt mua tài sản, nhận hàng, kiểm tra nghiệm thu tài sản…vì độ minh bạch chưa cao, thiếu chun mơn q trình kiểm tra kỹ thuật tài sản cố định - Do trình mua TSCĐ nhận TSCĐ có tách biệt phận, phận hành mua TSCĐ cho tồn Cơng ty khơng quản lý sử dụng nên tập hợp chứng từ kế toán u cầu tốn, cịn phận nhận bàn giao tài sản phần lớn khơng thu thập chứng từ Phịng kế tốn dựa hóa đơn, chứng từ hợp lệ Bộ phận hành cung cấp toán với nhà cung cấp đến hạn nên phát sinh trường hợp tài sản tới phận sử dụng kế toán chưa ghi tăng TSCĐ cho phận sử dụng - Cơng ty có quy mơ nhỏ nên hàng năm chưa lập dự tốn mua sắm TSCĐ mới, việc làm thiếu chủ động cơng tác mua sắm tài công ty Đề xuất cải thiện - Công tác mua sắm tài sản cố định để khách quan, phận mua hàng nhận hàng, kiểm tra kỹ thuật nên tách biệt, tạo tính minh bạch, khách quan có chun mơn hóa - Nhằm đầu tư hiệu khơng làm cân đối tài chính: + Công ty nên lập kế hoạch đầu tư, sửa chữa TSCĐ năm + Kế hoạch lý, nhượng bán, trao đổi TSCĐ + Quy định chặt chẽ thủ tục nghiệm thu nhận bàn giao - Sử dụng TSCĐ mục đích u cầu kỹ thuật, TSCĐ khơng bị mát, hư hỏng cách: + Quy rõ ràng trách nhiệm bảo quản sử dụng tài sản công ty + Kiểm tra định kỳ việc sử dụng tài sản + Kiểm kê tài sản cố định định kỳ hàng quý - Kiểm tra tính hữu TSCĐ thường xuyên, tránh lạm dụng, mát 14 KẾT LUẬN Sau q trình tìm hiểu thực tế cơng tác tổ chức quy trình tài sản cố định Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vantic, chúng em có nhìn tổng qt thực trạng tổ chức quy trình tài sản cố định công ty, công việc, nghiệp vụ cần làm phận liên quan; từ hiểu rõ lý thuyết học cách áp dụng vào thực tế Thơng qua thấy việc hồn thiện quy trình tài sản cố định đặc biệt quan trọng Chúng em khái quát quy trình tài sản cố định cơng ty đề xuất số phương án để cải thiện quy trình Trên nghiên cứu quy trình tài sản cố định nhóm em cố gắng kinh nghiệm cịn hạn chế khơng thể tránh khỏi khiếm khuyết, sai sót, kính mong nhận góp ý thầy bạn lớp Trân trọng cảm ơn! 15