Công ty đã có bề dày kinh nghiệm trong việc cung cấp các dịch vụ vận tải, kho bãi, hải quan và dịch vụ Logistics khép kín cho các đối tác trong và ngoài nước.. Các dịch vụ do công ty cun
Lý do chọn công ty thực tập
Tôi chọn Công ty Cổ phần Transimex Logistics ( TMS LOGISTICS) làm địa điểm thực tập vì đây là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực Logistics tại Việt Nam Công ty đã có bề dày kinh nghiệm trong việc cung cấp các dịch vụ vận tải, kho bãi, hải quan và dịch vụ Logistics khép kín cho các đối tác trong và ngoài nước
Với mạng lưới văn phòng, chi nhánh, công ty con rộng khắp trong cả nước và sự hỗ trợ từ Tập đoàn Transimex - tập đoàn Logistics hàng đầu Việt Nam, công ty đang không ngừng mở rộng quy mô hoạt động và nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ
Các dịch vụ do công ty cung cấp cũng ngày càng đa dạng hoá, mở rộng phạm vi từ vận tải đường bộ bằng container, xe tải thông thường, cho tới vận tải đa phương thức, dịch vụ kho bãi và nhà máy đóng gói, dịch vụ hải quan với hàng trăm khách hàng lớn là các công ty đa quốc gia, tập đoàn sản xuất kinh doanh hàng tiêu dùng nhanh Để có thể vận hành, cung cấp dịch vụ Logistics chuyên nghiệp, công ty cũng đầu tư ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý kho, hệ thống ERP để quản lý tập trung tài chính-kế toán, hệ thống GPS và camera giám sát trên xe tải Đây chính là môi trường lý tưởng có thể học hỏi kinh nghiệm và rèn luyện các kỹ năng tác nghiệp thực tế cho ngành Logistics.
Giới thiệu tổng quan về chương trình thực tập
Bên cạnh góc nhìn từ lý thuyết trên giảng đường, chương trình thực tập sẽ giúp tiếp cận sâu hơn vào nội tình hoạt động của một doanh nghiệp Logistics đầu ngành Qua quá trình làm việc trực tiếp, tôi hy vọng sẽ nắm được rõ hơn quy trình, các khâu nghiệp vụ then chốt như khâu lập kế hoạch vận tải đến giao nhận, bốc xếp hàng hóa cho tới làm thủ tục hải quan và học hỏi được kinh nghiệm áp dụng các kiến thức đã được trang bị vào giải quyết công việc thực tế sau này
Với mong muốn trên, tôi đặt ra một số mục tiêu cụ thể cho giai đoạn thực tập tại TMS LOGISTICS như sau:
Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần nắm vững các dịch vụ cốt lõi của công ty cung cấp, bao gồm vận tải đa phương thức (đường bộ, đường biển, hàng không), dịch vụ kho bãi, thủ tục hải quan và giải pháp logistics trọn gói.
- Tiếp cận và học hỏi cụ thể các quy trình nghiệp vụ và công nghệ được áp dụng để vận hành, giám sát hoạt động Logistics
- Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình, giao tiếp và xử lý tình huống thông qua các buổi họp, báo cáo công việc
- Áp dụng kiến thức đã được học vào giải quyết công việc thực tế, từ đó đưa ra các sáng kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình
Thời gian: 12 tuần, từ ngày 09/10/2023 đến 30/12/2023 Địa điểm: Văn phòng Công ty Cổ phần Transimex Logistics tại TP.HCM
Kết cấu của báo cáo thực tập
Ngoài phần mở đầu, kết luận bài báo cáo chia làm 03 chương:
Phần 1: Giới thiệu về công ty Cổ phần Transimex Logistics Phần 2: Tìm hiểu về quy trình nhập khẩu siro đường bắp của Công ty Cổ phần Transimex Logistics
Phần 3: Bài học kinh nghiệm cho bản thân sau khi thực hiện chương trình thực tập
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRANSIMEX LOGISTICS 3 1.1 Giới thiệu sơ lược về đơn vị thực tập
Quá trình thành lập và phát triển của công ty cổ phần Transimex Logistics
- Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN TRANSIMEX LOGISTICS
- Tên tiếng Anh: TRANSIMEX LOGISTICS CORPORATION
- Tên viết tắt: TMS LOGISTICS
- Loại hình công ty: Công ty là công ty cổ phần có tư cách pháp nhân phù hợp với pháp luật hiện hành của Việt Nam
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 0307821849 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP HCM cấp lần đầu ngày 18/03/2009 và đăng ký thay đổi lần thứ 13, ngày 01/07/2022
- Vốn điều lệ: 54.950.000.000 đồng (Năm mươi bốn tỷ chín trăm năm mươi triệu đồng)
- Địa chỉ: 429/08, Đường Song Hành Hà Nội, Khu phố 07, Phường Trường Thọ, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Email: tmstrans.info@transimex.com.vn
- Nhãn hiệu thương mại (Logo):
Hình 1.1: Logo của công ty cổ phần Transimex Logistics
(Nguồn: https://transimextrans.com.vn, 2023)
TMS LOGISTICS được chuyển đổi từ Công ty Cổ phần Vận tải Transimex (tiền thân là Công ty TNHH MTV Vận tải Giao nhận Ngoại thương, công ty con của Công ty Cổ phần Transimex) Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics, hiện nay, TMS LOGISTICS là một trong những Công ty cung cấp dịch vụ 2PL (dịch vụ Logistics bên thứ 2), 3PL (dịch vụ Logistics bên thứ 3), Contract Logistics, Dịch vụ vận chuyển bằng xe container, xe tải, Dịch vụ vận chuyển hàng siêu trường siêu trọng, Dịch vụ di dời máy móc thiết bị, đóng kiện có uy tín tại Việt Nam TMS LOGISTICS luôn lấy lợi ích khách hàng làm nền tảng cho sự tồn tại và phát triển của công ty, cam kết sẽ luôn mang đến cho khách hàng dịch vụ chất lượng, an toàn, nhanh chóng và giá cả cạnh tranh
Từ những ngày đầu TMS LOGISTICS ra đời, công ty vẫn duy trì nhiệm vụ và sự cống hiến với tinh thần khởi năng động sáng tạo để phát triển kinh doanh đã được công nhận trong nghành công nghiệp Công ty luôn nỗ lực cải tiến không ngừng nhằm mục tiêu cung cấp cho khách hàng những dịch vụ vận tải chuyên nghiệp nhất và hiệu quả nhất, chắc chắn sẽ làm hài lòng quý khách hàng
TMS LOGISTICS cam kết xây dựng hình ảnh thương hiệu là một doanh nghiệp vận tải thân thiện và gần gũi với khách hàng cùng với phương châm lấy lợi ích khách hàng làm nền tảng cho sự tồn tại và phát triển của công ty Công ty cam kết sẽ luôn kề vai sát cánh cùng khách hàng trên từng cung đường
Thông qua mạng lưới cả nước, TMS LOGISTICS được sự hỗ trợ giám sát và tự động phản hồi những tình huống như thời tiết bất lợi, ùn tắt giao thông, như vậy hàng hoá sẽ luôn được vận chuyển trên tuyến đường an toàn nhất và hiệu quả nhất TMS LOGISTICS sở hữu hơn 100 đầu kéo được nhập khẩu từ Mỹ cùng với ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm, đầy nhiệt huyết và tinh thần kỷ luật cao Mỗi nhân viên đều được tuyển chọn và huấn luyện một cách chuyên sâu về kiến thức và có kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải, cho phép công ty không ngừng duy trì chất lượng dịch vụ tốt nhất với sự hài lòng của quý khách hàng đã được công nhận trên toàn quốc
Ngoài ra, nhờ chuyên môn trong quản lý và lập kế hoạch vận tải, công ty có thể thiết kế những giải pháp vận tải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng Đồng thời, với khả năng phản ứng nhanh nhạy với các sự cố gián đoạn và những tác động khách quan, công ty luôn đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình vận chuyển.
Mô hình linh hoạt của TMS LOGISTICS, được xây dựng dựa trên đội ngũ vận chuyển chất lượng cao và hoạt động 24/7, giúp khách hàng tận hưởng những lợi ích tốt nhất từ dịch vụ vận chuyển được cải tiến, bao gồm khả năng giao hàng đúng hạn.
Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty
Tầm nhìn: Trở thành doanh nghiệp Logistics hàng đầu tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, cung cấp giải pháp Logistics toàn diện và tối ưu cho khách hàng
Sứ mệnh: Mang đến cho khách hàng những dịch vụ Logistics an toàn, nhanh chóng, hiệu quả với giá cả cạnh tranh, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Lĩnh vực kinh doanh
TMS LOGISTICS hoạt động trong lĩnh vực Logistics, cung cấp các dịch vụ sau:
- Giao nhận vận tải: Giao nhận vận tải quốc tế, giao nhận vận tải nội địa, vận tải biển, vận tải đường bộ, vận tải đường sắt, vận tải hàng không, vận tải đa phương thức
- Dịch vụ kho bãi: Kho ngoại quan, kho nội địa, kho lạnh, kho hàng hóa, kho container
- Dịch vụ hải quan: Đại lý hải quan, dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu
- Dịch vụ Logistics: Dịch vụ Logistics trọn gói, dịch vụ Logistics 3PL, dịch vụ Logistics 4PL.
Thực trạng hoạt động kinh doanh
Các sản phẩm/dịch vụ của công ty
TMS LOGISTICS cung cấp đa dạng các sản phẩm/dịch vụ Logistics, đáp ứng nhu cầu của mọi khách hàng Các sản phẩm/dịch vụ này được cung cấp với chất lượng cao, giá cả cạnh tranh và thời gian giao hàng nhanh chóng
TMS LOGISTICS niêm yết giá sản phẩm/dịch vụ trên website công ty và thường xuyên cập nhật Giá cả sản phẩm/dịch vụ của TMS LOGISTICS được đánh giá là cạnh tranh so với các doanh nghiệp Logistics khác trên thị trường.
Khách hàng/Đối thủ cạnh tranh/Nhà cung cấp
Các doanh nghiệp sản xuất: TMS LOGISTICS cung cấp các dịch vụ Logistics cho các doanh nghiệp sản xuất trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm điện tử, công nghệ, may mặc, Các doanh nghiệp này thường có nhu cầu vận chuyển hàng hóa số lượng lớn, đòi hỏi độ chính xác và thời gian giao hàng nhanh chóng TMS LOGISTICS đáp ứng được nhu cầu này bằng mạng lưới vận tải rộng khắp cả nước và hệ thống quản lý vận tải tiên tiến
Các doanh nghiệp thương mại: TMS LOGISTICS cung cấp các dịch vụ Logistics cho các doanh nghiệp thương mại trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm bán lẻ, bán buôn, xuất nhập khẩu, Các doanh nghiệp này thường có nhu cầu vận chuyển hàng hóa đa dạng, đòi hỏi độ linh hoạt cao TMS LOGISTICS đáp ứng được nhu cầu này bằng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và hệ thống quản lý kho bãi hiện đại
Các doanh nghiệp dịch vụ: TMS LOGISTICS cung cấp các dịch vụ Logistics cho các doanh nghiệp dịch vụ trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm vận tải, du lịch, tài chính, Các doanh nghiệp này thường có nhu cầu vận chuyển hàng hóa đặc thù, đòi hỏi sự bảo quản và xử lý cẩn thận TMS LOGISTICS đáp ứng được nhu cầu này bằng đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp và hệ thống kho bãi được trang bị các thiết bị hiện đại Đối thủ cạnh tranh
Các đối thủ cạnh tranh chính của công ty đều là những doanh nghiệp Logistics hàng đầu tại Việt Nam, có bề dày kinh nghiệm và uy tín trên thị trường Các doanh nghiệp này cũng cung cấp đa dạng các sản phẩm/dịch vụ Logistics, đáp ứng nhu cầu của mọi khách hàng Để cạnh tranh với các đối thủ này, công ty cần tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Đồng thời, TMS LOGISTICS cũng cần mở rộng mạng lưới hoạt động ra các khu vực tiềm năng, đặc biệt là khu vực Đông Nam Á
TMS LOGISTICS hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải, kho bãi, hải quan để cung cấp cho khách hàng các dịch vụ Logistics toàn diện và tối ưu Các nhà cung cấp này đều là những doanh nghiệp uy tín, có kinh nghiệm và chuyên môn cao
TMS LOGISTICS luôn nỗ lực xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các nhà cung cấp để đảm bảo cung cấp cho khách hàng các dịch vụ chất lượng cao với giá cả cạnh tranh
Báo cáo hoạt động kinh doanh giai đoạn 3 – 5 năm gần nhất Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Transimex
Logistics trong giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị tính: ngàn đồng
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Doanh thu bán hàng và CCDV 90.648.262 103.297.853 160.596.284
Lợi nhuận gộp về BH và CCDV 14.992.597 15.745.683 34.532.933
Tổng lợi nhuận trước thuế 9.974.788 6.021.297 16.290.939
Lợi nhuận sau thuế của công ty mẹ 8.578.317 4.723.284 13.025.50
Dựa trên các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của TMS LOGISTICS giai đoạn 2020-2022, cho thấy:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty liên tục ghi nhận mức tăng trưởng ấn tượng trong những năm gần đây Cụ thể, vào năm 2021, doanh thu này đã tăng 13,9% và tiếp tục tăng mạnh mẽ 55,4% vào năm 2022 Những con số tăng trưởng này phản ánh nhu cầu ngày càng tăng cao của thị trường đối với dịch vụ Logistics, cho thấy tiềm năng phát triển lớn của ngành này trong tương lai.
Tốc độ tăng trưởng doanh thu cao cho thấy công ty đã khai thác tốt cơ hội thị trường, mở rộng khách hàng và nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ
Tỷ trọng chi phí giá vốn trên doanh thu qua các năm ổn định ở mức 83-84%, phù hợp với ngành dịch vụ Logistics
Việc duy trì được tỷ trọng chi phí giá vốn ở mức hợp lý cho thấy công ty kiểm soát tốt hiệu quả hoạt động, sử dụng nguồn lực có hiệu quả
Biên lợi nhuận gộp năm 2022 đạt mức 21,5% - mức cao nhất trong 3 năm, cho thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh được cải thiện
Tuy nhiên, chi phí lãi vay và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng làm lợi nhuận sau thuế không tăng tương ứng với doanh thu Đây là điểm cần cải thiện
Nhìn chung, TMS LOGISTICS duy trì được tăng trưởng tốt về doanh thu và lợi nhuận gộp Tuy nhiên, công ty cần tiếp tục đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh để nâng cao biên lợi nhuận sau thuế trong thời gian tớ
Định hướng phát triển/Chiến lược phát triển của công ty
Trong giai đoạn 2023 – 2028, TMS LOGISTICS định hướng phát triển trở thành doanh nghiệp Logistics hàng đầu tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, cung cấp giải pháp Logistics toàn diện và tối ưu cho khách hàng Để đạt được mục tiêu này, công ty sẽ tập trung vào các hoạt động sau:
- Mở rộng mạng lưới hoạt động ra các nước trong khu vực Đông Nam Á
- Đầu tư vào công nghệ, phát triển các giải pháp Logistics mới, hiện đại
- Nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng
TMS LOGISTICS tin tưởng rằng với những nỗ lực không ngừng, công ty sẽ đạt được mục tiêu và trở thành một doanh nghiệp Logistics hàng đầu trong khu vực.
Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Transimex Logistics
Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Transimex Logistics
(Nguồn: Website transimextrans.com.vn)
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Bộ máy quản lý của Công ty nhanh nhạy trong tổ chức, chặt chẽ trong quản lý, giám sát, các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng cùng nhau xây dựng doanh nghiệp phát triển vững mạnh Được tổ chức theo mô hình Công ty cổ phần với chi tiết chức năng các bộ phận như sau:
- Đại hội đồng cổ đông: Là một phần trong cơ cấu tổ chức của Công ty, gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết Đây là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của Công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ
- Ban kiểm soát: Thực hiện nhiệm vụ thay mặt cho cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị và điều hành của Công ty
- Giám đốc: Là cơ quan điều hành công việc kinh doanh của Công ty, chịu sự giám sát của HĐQT, chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao
Các Phó Giám đốc phụ tá cho Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc Họ trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng phòng ban trong toàn Công ty, đảm bảo sự vận hành hiệu quả và đồng bộ của tổ chức.
Các phòng chuyên môn nghiệp vụ: Chịu sự quản lý trực tiếp của các Phó Giám đốc, thực hiện các hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty
Phòng Vận tải container và Vận tải nhẹ đảm nhiệm vai trò trọng yếu trong việc quản lý các loại xe chuyên chở hàng hóa như xe tải, xe container, xe đầu kéo, rơ mooc Phòng này chịu trách nhiệm lên kế hoạch và điều hành đội ngũ tài xế, đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa diễn ra hiệu quả, đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty.
- Phòng Logistics 1 và Logistics 2: Điều hành hệ thống kinh doanh của Công ty, tiếp cận và mở rộng thị trường, phát triển các kênh phân phối trên toàn lãnh thổ Việt Nam Mỗi phòng gồm 02 tổ: Chứng từ và Giao nhận
+ Tổ Chứng từ: Trao đổi trực tiếp với khách hàng về các vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng Thực hiện các nghiệp vụ Hải quan để thông quan lô hàng Giải quyết các khiếu nại, ghi nhận ý kiến của khách hàng Duy trì dịch vụ với khách hàng mình đang có
+ Tổ Giao nhận: Phối hợp, hỗ trợ Tổ Chứng từ hoàn thành các thủ tục cần thiết cho lô hàng Chịu trách nhiệm kiểm đếm, giao nhận hàng hóa tại cảng/kho hàng, làm việc với các bên liên quan: kho bãi, vận tải, hải quan, giám sát…
- Phòng Kỹ thuật – Sửa chữa và Tổ Mua hàng – Vật tư: Chịu trách nhiệm về mọi công việc chung liên quan đến việc cung cấp nhiên liệu (xăng, dầu), vật tư, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị cho đoàn xe Công ty
- Phòng Kế toán – Tài chính: Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, hạch toán, ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của Công ty, tìm ra những nhân tố làm tăng hoặc giảm lợi nhuận (nếu có) và từ đó đưa ra giải pháp khắc phục Quản lý tốt nguồn vốn của Công ty, nghiên cứu, xây dựng, kế hoạch tài chính hằng quý, hằng năm
- Phòng Hành chính – Nhân sự: Tổ chức quản lý nhân sự Công ty: tuyển dụng, đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực Quản lý tài sản của cơ quan, soạn thảo các văn bản, hồ sơ văn thư, thông tin liên lạc, tiếp khách, hội thảo
1.2.3 Nhận xét sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức này thể hiện được sự phân chia rõ ràng các chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, đảm bảo cho hoạt động của công ty được thực hiện một cách hiệu quả Sơ đồ này cũng thể hiện được sự phân cấp rõ ràng giữa các cấp quản lý, đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động của công ty.
Nhận định chung về đơn vị thực tập
TMS LOGISTICS là một trong những doanh nghiệp Logistics hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp đa dạng các dịch vụ Logistics, đáp ứng nhu cầu của mọi khách hàng
Trong quá trình thực tập tại TMS LOGISTICS, tôi đã có cơ hội tìm hiểu về quy mô, hoạt động, cơ cấu tổ chức và các thành tựu của công ty Tôi nhận thấy TMS LOGISTICS là một doanh nghiệp có quy mô lớn, với mạng lưới hoạt động rộng khắp cả nước Công ty cung cấp đa dạng các dịch vụ Logistics, đáp ứng nhu cầu của mọi khách hàng, từ các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ đến các cá nhân
TMS LOGISTICS có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản Công ty luôn chú trọng đầu tư vào công nghệ, phát triển các giải pháp Logistics mới, hiện đại
TMS LOGISTICS là một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo Tôi đã được học hỏi rất nhiều từ các anh chị đồng nghiệp trong quá trình thực tập tại đây.
QUY TRÌNH NHẬP KHẨU SIRO ĐƯỜNG BẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRANSIMEX LOGISTICS
Quy trình nhập khẩu siro đường bắp của công ty cổ phần Transimex Logistics .13 2.2 Mô tả chi tiết quy trình dịch vụ nhập khẩu siro đường bắp của
Hình 2.1: Quy trình nhập khẩu siro đường bắp của công ty cổ phần
(Nguồn: Bộ phận chứng từ, 2023)
2.2 Mô tả chi tiết quy trình dịch vụ nhập khẩu siro đường bắp của Công ty Cổ phần Transimex Logistics 2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhà nhập khẩu (Công ty B) có nhu cầu nhập lô hàng là Siro đường bắp từ Trung Quốc Sau khi thông qua đàm phán để đạt được những thỏa thuận chung Hai bên Công ty đã thống nhất về các thông tin nhập khẩu như sau:
- Tên hàng: Đường Fructose (Siro đường bắp) - High Fructose corn syrup 55% (HFCS 55%) NSX: 08/10/2023, HSD: 07/10/2024 Hàng mới 100%
- Loại sản phẩm: Nguyên liệu nhập khẩu phục vụ sản xuất tiêu thụ
- Nơi sản xuất: Trung Quốc
- Trọng lượng cả bao bì: 306.944,3KGM THANH TOÁN:
- Phương thức vận chuyển: Đường biển
- Nhà xuất khẩu: CÔNG TY A
- Nước xuất khẩu: Trung Quốc
- Nhà nhập khẩu: CÔNG TY B
- Nước nhập khẩu: Việt Nam -Cảng bốc hàng : cảng Xingang, Trung Quốc
-Cảng dỡ hàng: cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh Trên thực tế, Công ty B là khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải của công ty Nên TMS LOGISTICS sẽ thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc làm thủ tục hải quan, xin các giấy phép cũng như vận chuyển lô hàng về kho
Sau khi thống nhất các thông tin nhập khẩu, Công ty B thông báo qua email cho TMS LOGISTICS về việc có lô hàng nhập khẩu cần làm thủ tục Nhân viên chứng từ TMS LOGISTICS tiếp nhận yêu cầu và nhận file bộ chứng từ thông tin hàng hóa gồm: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate Of Original Nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra cẩn thận, đầy đủ các thông tin của bộ chứng từ có trùng khớp với thông tin của khách hàng hay không Trường hợp không trùng khớp với số liệu, thông tin giữa các chứng từ với nhau thì nhân viên xuất nhập khẩu liên hệ và thông báo với Công ty B để kịp thời điều chỉnh
2.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ a) Kiểm tra kĩ thông tin trên chứng từ
Commercial Invoice ( Hóa đơn thương mại – INV)
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) là chứng từ được phát hành bởi người bán cho người mua Trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin về hàng hóa, số lượng và giá trị của lô hàng theo thỏa thuận trước đó giữa các bên mua bán Dùng trong thanh toán để xác định số lượng, mô tả hàng hóa, cảng xếp hàng, cảng đến, phương tiện vận tải, nước xuấ khẩu, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm và trị giá lô hàng Các thông tin cụ thể trên hóa đơn sau đây ( đây là các thông tin đã chốt và ký)
Khi kiểm tra cần xem kĩ trong INV có chứa đủ các thông tin bao gồm: Thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu (tên, địa chỉ doanh nghiệp), số INV, thời gian phát hành INV, mô tả hàng hóa (số lượng, đơn vị đo lường, đơn giá, thành tiền, tổng cộng), đơn vị tiền tệ, nước xuất khẩu, điều kiện Incoterms
- Nhà xuất khẩu: Công Ty A – Trung Quốc
- Nhà nhập khẩu: Công Ty B – Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Nước xuất khẩu: Trung Quốc
- Nước nhập khẩu: Việt Nam
- Mô tả hàng hóa: Đường Fructose (Siro đường bắp) - High Fructose corn syrup 55% (HFCS 55%)
- Tổng trị giá INV: 146.640 USD
- Điều kiện giao hàng Incoterms: CIF -Phương thức thanh toán: TT
Packing List (Phiếu đóng gói – P/L)
Là chứng từ do người bán phát hành Còn được gọi là bảng kê khai hàng hóa chi tiết, trên đó thể hiện rõ người bán đã bán cái gì cho người mua, qua đó người mua có thể đối chiếu các thông tin có giống với đơn hàng đã đặt hay không Trong P/L không bắt buộc phải có các thông tin liên quan đến thanh toán, đơn giá, trị giá hay đồng tiền thanh toán Điều quan trọng là cần có quy cách đóng gói hàng hóa, trọng lượng và kích thước hàng
Các nội dung cần được kiểm tra kĩ trong P/L bao gồm: Thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu (tên, địa chỉ doanh nghiệp), số P/L và ngày phát hành (thường là số và ngày INV), bảng mô tả hàng hóa (số lượng, đơn vị đo lường, số lượng kiện, khối lượng kiện, kích thước hàng hóa, quy cách đóng gói), cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, ngày khởi hành dự kiến, ngày hàng đến dự kiến
- Nhà xuất khẩu: Công Ty A – Trung Quốc
- Nhà nhập khẩu: Công Ty B – Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng xếp hàng: Xingang, Trung Quốc
- Ngày khởi hành dự kiến: 16/10/2023
- Cảng dỡ hàng: Cát Lái, Hồ Chí Minh
- Ngày hàng đến dự kiến: 17/11/2023
- Mô tả hàng hóa: Đường Fructose (Siro đường bắp) - High Fructose corn syrup
- Trọng lượng cả bao bì: 306.944,3KGM
Bill of Lading ( Vận đơn đường biển – B/L)
Vận đơn là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng Vận đơn đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, thể hiện hợp đồng vận chuyển giữa người vận chuyển và người gửi hàng.
Các nội dụng cần kiểm tra trong B/L bao gồm: thông tin người gửi (tên và địa chỉ của nhà xuất khẩu), thông tin người nhận (tên và địa chỉ của nhà nhập), thông tin vận chuyển và phương tiện ( Số hiệu của tàu hoặc phương tiện vận chuyển, Số hiệu và loại container, Cảng xuất phát và cảng đích), mô tả hàng hóa,
- Người gửi hàng: Công Ty A
- Người nhận hàng: Công Ty B
- Ngày và địa điểm ký phát B/L: 23/10/2023 tại Xingang, Trung Quốc
- Tên, số phương tiện vận tải: SITC QIUMING V2316S
- Cảng bốc hàng: Xingang, Trung Quốc
- Cảng dỡ hàng: Cát Lái, Hồ Chí Minh
- Ngày hàng xếp lên tàu: 16/10/2023
Certificate Of Analysis (Giấy chứng nhận phân tích – COA)
Là tài liệu do người bán cung cấp theo yêu cầu bởi người mua theo quy định của chính phủ tại nước nhập khẩu COA nghĩa là giấy phân tích chất lượng thông qua các thành phần hóa học, tính chất hóa lý, chẳng hạn như thành phần, độ ẩm, độ chua,… của sản phẩm để xác nhận hàng hóa xuất khẩu có đáp ứng các thông số cho phép hay không
Cần kiểm tra nội dung của COA gồm: Thông tin hàng hóa, ngày sản xuất, ngày hết hạn của sản phẩm
- Hàng hóa: Đường Fructose (Siro đường bắp) - High Fructose corn syrup 55% (HFCS 55%)
- Hạn sử dụng: 07/10/2024 b) Kiểm tra đối chiếu thông tin giữa các chứng từ
Sau khi kiểm tra các thông tin quan trọng cần có trong chứng từ Tiến hành đối chiếu thông tin giữa các chứng từ Chẳng hạn, giữa INV và P/L cần đối chiếu: thông tin nhà xuất khẩu, nhập khẩu; số, ngày INV; tên hàng, số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bao bì; đơn giá, trị giá; điều kiện giao hàng Đối chiếu giữa B/L và INV các thông tin: nhà xuất khẩu, nhập khẩu; phương tiện vận chuyển; cảng xuất khẩu, nhập khẩu; tên hàng, trọng lượng; số INV
Chứng từ chưa hợp lệ nếu các thông tin không đầy đủ, hoặc thông tin giữa các chứng từ không khớp nhau Chứng từ hợp lệ nếu có đủ số lượng chứng từ, đầy đủ các thông tin cần thiết, thông tin giữa các chứng từ khớp với nhau Trường hợp bộ chứng từ chưa hợp lệ, nhân viên chứng từ của TMS LOGISTICS sẽ liên lạc với Công ty B đề nghị bổ sung chỉnh sửa đến khi đầy đủ
2.2.3 Đăng kí thủ tục hải quan
Trước khi lên tờ khai nháp, nhân viên chứng từ TMS LOGISTICS sẽ nhận được Arrival Notice từ khách hàng (Công ty B)
Arrival Notice (Giấy báo hàng đến – A/N):
Là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu (đại lý hãng tàu, công ty Logistics, công ty Forwarder) phát hành ra Nhằm thông báo cho người nhận hàng biết về lịch trình hàng về, số lượng hàng cập bến, địa chỉ nhận hàng và những thông tin liên quan khác Chủ hàng hoặc người nhận hàng sẽ dựa vào những thông tin thể hiện trên A/N để có phương án khai thác hàng phù hợp Thông thường đối với vận chuyển đường biển, sẽ nhận được A/N trước khi tàu cập cảng từ 01 đến 04 ngày Kiểm tra kĩ và đối chiếu các nội dung thể hiện trong A/N với các chứng từ khác bao gồm: Số vận đơn, thông tin người gửi hàng và nhận hàng, ngày hàng về, phương tiện vận chuyển (tên, số hiệu chuyến bay), thông tin về hàng hóa (tên hàng, số kiện, số kilogram) Sau khi kiểm tra các thông tin trong A/N khớp với các chứng từ khác Sử dụng phầm mềm khai báo Hải quan điện tử ECUSS5 – VNACCS5 để lên tờ khai nháp và truyền tờ khai cho Hải quan
Mở phần mềm và click vào “Đăng nhập”, chương trình sẽ hiển thị giao diện như hình mô tả
Hình 2.2.3.1: Giao diện khi mở phần mềm ECUSS5 – VNACCS5
(Nguồn: Chụp từ máy tính Công ty Cổ Phần Transimex Logistics)
Công ty B là khách hàng đã sử dụng dịch vụ khai báo hải quan ở TMS LOGISTICS nên không cần phải đăng ký thông tin doanh nghiệp.Từ menu “Hệ thống” nhấp chọn mục số 7: “Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu”, màn hình hiển thị cửa sổ “Chọn doanh nghiệp khai báo” Nhập mã số thuế của Công ty B vào ô
“Mã doanh nghiệp” hệ thống sẽ tự động hiển thị các thông tin của Công ty B Click
Hình 2.2.3.2: Thay đổi doanh nghiệp khai báo tờ khai
( Nguồn: Chụp từ máy tính Công ty Cổ phần Transimex Logistics)
* Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB) – Lên tờ khai nháp:
Trong giao diện chính của phần mềm, vào menu “Tờ khai Hải quan” chọn
Khi đăng ký tờ khai nhập khẩu mới (IDA), hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ "Tờ khai nhập khẩu - Import declaration" Lúc này, nút "1 Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB)" sẽ sáng lên, cho phép người dùng nhập thông tin để tạo tờ khai mới.
Nhận xét và đánh giá quy trình dịch vụ nhập khẩu siro đường bắp của công ty cổ phần Transimex Logistics
Quy trình nhập khẩu hàng bằng đường biển tại TMS LOGISTICS diễn ra thuận lợi và chuyên nghiệp nhờ vào:
- Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải cùng với công nghệ hiện đại và dịch vụ chuyên nghiệp, TMS LOGISTICS đảm bảo quy trình nhập khẩu hàng hóa của khách hàng được diễn ra thông suốt, tuân thủ đúng theo quy trình thủ tục Hải quan do Tổng cục Hải quan ban hành
- Là một trong những nhà cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng đầu, có uy tín không chỉ đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu mà còn đối với các hãng tàu, hãng bay, đại lý, các chi cục Hải quan Do đó, Công ty nhận được sự hợp tác làm việc tốt nhất, thuận lợi cho việc cập nhật tình hình công việc, giúp công việc liền mạch không bị gián đoạn
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, với nhiều năm kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, tận tâm với nghề Góp phần làm cho công việc tiến hành thuận lợi, tránh được những sai sót và xử lý nhanh chóng những tình huống phát sinh bất ngờ Hàng hóa được thông quan đúng hạn, giao hàng đảm bảo số lượng và chất lượng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng
- Quy trình nhập khẩu hàng hóa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận phòng ban, nhờ đó thời gian làm việc được phân bổ đồng đều, đảm bảo hiệu suất làm việc được tốt nhất
Do là đối tác quen thuộc, TMS Logistics và Công ty B có thể trao đổi thông tin, sửa chữa, điều chỉnh sai sót nhanh chóng Là khách hàng cũ, Công ty B được hưởng quy trình nhập khẩu tối ưu, không cần một số bước không cần thiết Việc nhập mã HS và xử lý thủ tục nhập khẩu cũng được tiến hành chính xác và hiệu quả hơn vì nhiều mặt hàng đã được nhập khẩu trước đó.
- Hình thức khai báo Hải quan điện tử thay thế cho hình thức khai Hải quan giấy truyền thống, giúp khai báo nhanh hơn, đẩy nhanh tiến độ thông quan hàng hóa, tiết kiệm được nhiều thời gian
- Đảm bảo quyền lợi được khiếu nại cho người ủy thác khi hàng hóa gặp rủi ro hoặc không được giao theo đúng điều khoản đã quy định mà do lỗi của người giao nhận
Bên cạnh những kết quả đạt được, quy trình nhập khẩu hàng tại TMS LOGISTICS cũng tồn tại những hạn chế nhất định cần được khắc phục và tháo gỡ:
- Công ty bị động trong quá trình tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng cung cấp Việc thiếu hay sai sót thông tin, nội dung giữa các chứng từ không đồng nhất do lỗi của nhà xuất khẩu Nhân viên phải kiểm tra phát hiện lỗi, thông báo cho khách hàng điều chỉnh cho đến khi phù hợp, phát sinh rất nhiều thời gian, làm chậm quy trình khai báo
- Phần mềm khai báo Hải quan điện tử mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên hệ thống thường báo lỗi không nhận được kết quả sau khi truyền tờ khai, lỗi không thể khai, lỗi khi gắn chữ ký số, lỗi phần mềm cần bảo trì,… khiến cho quá trình khai báo bị gián đoạn
- Các văn bản Pháp luật quy định về nghiệp vụ khai báo hải quan được thêm mới, bổ sung thường xuyên Đòi hỏi nhân viên phải cập nhật liên tục để áp dụng vào khai báo, tránh áp dụng sai làm ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp, hay bị phạt làm ảnh hưởng đến Công ty và khách hàng.
BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO BẢN THÂN SAU KHI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH THỰC TẬP
Xác định những yêu cầu cần phải có
Qua quá trình được thực tập tại TMS LOGISTICS, tôi nhận thấy bản thân cần phải trang bị những yêu cầu nhất định để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và thích ứng với môi trường chuyên nghiệp
Kỹ năng là yếu tố quan trọng giúp nhân viên thành công trong công việc Những kỹ năng cần thiết phục vụ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: kỹ năng giao tiếp, khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, quản lý thời gian hiệu quả và thích ứng với những thay đổi trong môi trường làm việc liên tục.
- Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp giúp nhân viên có thể giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác
- Kỹ năng làm việc nhóm: Kỹ năng làm việc nhóm giúp nhân viên có thể phối hợp hiệu quả với đồng nghiệp để hoàn thành công việc chung
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp nhân viên có thể xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc một cách hiệu quả
- Kỹ năng quản lý thời gian: Kỹ năng quản lý thời gian giúp nhân viên có thể sắp xếp và phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành công việc đúng hạn
- Kỹ năng sử dụng công nghệ: Kỹ năng sử dụng công nghệ giúp nhân viên có thể sử dụng các phần mềm, ứng dụng công nghệ trong công việc một cách hiệu quả
Kiến thức là nền tảng giúp nhân viên thực hiện tốt công việc Do đó, việc nắm vững các kiến thức cần thiết là vô cùng quan trọng, bao gồm kiến thức chuyên môn, kiến thức về ngành nghề và kiến thức về công ty Việc trang bị đầy đủ những kiến thức này sẽ tạo tiền đề để nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, thực hiện công việc hiệu quả và đóng góp tích cực vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kiến thức chuyên môn: Kiến thức chuyên môn là kiến thức về lĩnh vực mà nhân viên đang làm việc
- Kiến thức về doanh nghiệp: Kiến thức về doanh nghiệp giúp nhân viên hiểu rõ về quy trình hoạt động, văn hóa doanh nghiệp,
Tư duy là khả năng của con người trong việc tiếp thu, xử lý thông tin và đưa ra quyết định Các tư duy cần thiết để tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp bao gồm:
- Tư duy phản biện: Tư duy phản biện giúp nhân viên có thể nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và đưa ra giải pháp phù hợp
- Tư duy sáng tạo: Tư duy sáng tạo giúp nhân viên có thể nghĩ ra những ý tưởng mới, giải pháp mới để giải quyết vấn đề
- Tư duy tích cực: Tư duy tích cực giúp nhân viên có thể vượt qua khó khăn, thử thách và đạt được thành công
Thái độ là cách ứng xử của con người trong các mối quan hệ xã hội Thái độ tích cực là yếu tố quan trọng giúp nhân viên thành công trong công việc Các thái độ cần thiết để tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp bao gồm:
- Thái độ tuân thủ ý thức tổ chức kỷ luật: Thái độ tuân thủ ý thức tổ chức kỷ luật giúp nhân viên có thể hòa nhập tốt với môi trường làm việc và hoàn thành công việc đúng quy định
- Thái độ trách nhiệm: Thái độ trách nhiệm giúp nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng hạn và đạt chất lượng cao
- Thái độ cầu tiến: Thái độ cầu tiến giúp nhân viên luôn học hỏi, phát triển bản thân để nâng cao năng lực
Như vậy, để tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp, nhân viên cần có những kỹ năng, kiến thức, tư duy và thái độ phù hợp Việc rèn luyện các yếu tố này sẽ giúp nhân viên nâng cao năng lực, phát triển bản thân và thành công trong công việc.
Đánh giá bản thân sau quá trình thực tập
Qua quá trình thực tập tại TMS LOGISTICS, tôi nhận thấy bản thân có những điểm mạnh như:
- Kỹ năng giao tiếp tốt, có thể giao tiếp hiệu quả với mọi người
- Kỹ năng làm việc nhóm tốt, luôn sẵn sàng hợp tác với đồng nghiệp để hoàn thành công việc chung
- Kiến thức chuyên môn vững vàng về ngành Logistics
- Thái độ tuân thủ ý thức tổ chức kỷ luật tốt, luôn tuân thủ quy định của doanh nghiệp và hoàn thành công việc đúng hạn
3.2.2 Điểm yếu/cần khắc phục của bản thân
Tuy nhiên, tôi cũng nhận thấy bản thân còn những điểm yếu cần khắc phục như:
- Kỹ năng giải quyết vấn đề còn hạn chế, vẫn gặp khó khăn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc
- Kỹ năng quản lý thời gian chưa tốt, cần rèn luyện để có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn
3.2.3 Bài học kinh nghiệm bổ sung cho bản thân
Từ những nhận xét trên, tôi đã rút ra được những bài học kinh nghiệm sau:
- Cần rèn luyện các kỹ năng mềm, đặc biệt là kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng quản lý thời gian
- Cần học hỏi thêm kiến thức chuyên môn và kiến thức về thị trường
- Cần trau dồi tư duy sáng tạo và tư duy phản biện
- Cần có thái độ tích cực và cầu tiến trong công việc
Tôi tin rằng những bài học kinh nghiệm này sẽ giúp phát triển bản thân và trở thành một nhân viên giỏi trong tương lai.
Những đề xuất, kiến nghị cho doanh nghiệp, nhà trường
Các doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu đào tạo kỹ năng mềm của nhân viên Trước khi triển khai chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu đào tạo của nhân viên Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn các nội dung đào tạo phù hợp và hiệu quả
Tổ chức đào tạo kỹ năng mềm một cách bài bản, chuyên nghiệp: Chương trình đào tạo kỹ năng mềm cần được tổ chức một cách bài bản, chuyên nghiệp, với đội ngũ giảng viên có kinh nghiệm, phương pháp giảng dạy phù hợp
Tạo môi trường khuyến khích nhân viên rèn luyện kỹ năng mềm: Ngoài việc tổ chức đào tạo, doanh nghiệp cần tạo môi trường khuyến khích nhân viên rèn luyện kỹ năng mềm trong thực tế công việc Điều này sẽ giúp nhân viên có cơ hội vận dụng các kỹ năng đã học vào thực tế và phát triển kỹ năng mềm một cách toàn diện
3.3.2 Đề xuất kiến nghị cho nhà trường
Nhà trường cần tích hợp các hoạt động phát triển kỹ năng mềm vào chương trình đào tạo: Các hoạt động phát triển kỹ năng mềm cần được tích hợp vào chương trình đào tạo của nhà trường một cách linh hoạt, phù hợp với đặc thù của từng ngành học
Nhà trường cần tạo điều kiện để sinh viên có cơ hội thực hành, trải nghiệm kỹ năng mềm trong nhiều hoạt động học tập, nghiên cứu và ngoại khóa Điều này sẽ giúp sinh viên phát triển toàn diện, không chỉ về kiến thức chuyên môn mà còn về khả năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề và thích ứng với môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Kết nối sinh viên với doanh nghiệp để sinh viên có cơ hội thực tập, làm việc thực tế: Việc kết nối sinh viên với doanh nghiệp sẽ giúp sinh viên có cơ hội tiếp cận với thực tiễn, nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và phát triển kỹ năng mềm.
