phần mềm quản lý bán hàng nông sản thực phẩm của kiotviet

Điều này giúp hỗ trợ quản lý cửa hàng một cách rõ ràng hơn trước đây rất nhiều.Mối quan tâm Bán hàng, bộ lọc gồm có:Lọc theo Chi nhánh: Lựa chọn hiển thị báo cáo của từng chi nhánh hoặc

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHON ĐỀ TÀI

Hiện nay, xã hội ngày càng phát triển và cùng với sự phát triển của kỹ thuật côngnghệ hiện đại ở Việt Nam trong những năm gần đây Việc sử dụng các phần mềm quản lýthông tin trong việc bán hàng và quản lý hàng hoá nhập kho để tránh bị tổn thất về mặtsản lượng nhập vào cũng như là kiểm soát được số lượng nguyên vật liệu đã được sửdụng là điều mà các doanh nghiệp, các nhà kinh doanh nhỏ lẻ đã và đang ngày càng quantâm hơn Vậy nên là sự phát triển của những phần mềm bán hàng hiện nay ngày càng trở nên đa dạng, phổ biến và phong phú hơn

KiotViet là một trong những phần mềm được các doanh nghiệp, các nhà kinh doanhnhỏ lẻ sử dụng rất nhiều Nó ghi lại và lưu trữ một cách rõ ràng những thông tin về việc bán hàng, quản lý số lượng hàng tồn kho và số lượng nguyên vật liệu được nhập vào. Ngoài ra, nó còn phân loại hàng hoá theo thuộc tính và màu sắc, báo cáo lãi lỗ một cáchtrực quan và chi tiết, để người dùng có thể dễ dàng sử dụng hơn

2 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Về thời gian: Từ ngày đến ngày

Về không gian: Nghiên cứu phần mềm quản lý bán hàng Nông sản & Thực phẩmcủa KiotViet

3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Phần mềm quản lý bán hàng Nông sản & Thực phẩm của KiotViet nhằm mục tiêu:

1 Hiểu chi tiết về phần mềm để có thể sử dụng và áp dụng vào công việc và đời sống

2 Biết được vai trò và các chức năng của phần mềm KiotViet

3 Có kiến thức cơ bản về các phần mềm bán hàng trên thị trường hiện nay

4 Có khả năng giải quyết vấn về khi gặp trục trặc về chi phí, nguồn nhân lực, an toàn và bảo mật thông tin,

KiotViet đã thiết kế phần mềm chuyên biệt để phù hợp với mọi quy mô và các loạihình kinh doanh khác nhau Hiện tại, KiotViet đang tập trung phát triển phần mềm cho 4ngành chính:

 Ngành hàng bán buôn, bán lẻ: Thời trang, Vật liệu xây dựng, Nhà thuốc, Mỹ phẩm, Nông sản & Thực phẩm, Mẹ & Bé,…

 Ngành hàng ăn uống, giải trí: Nhà hàng, Quán ăn, Cà phê, Trà sữa, Karaoke, Bida,Bar, Pub & Club,…

 Ngành dịch vụ làm đẹp: Beauty Spa & Massage, Hair Salon & Nails,…

 Ngành dịch vụ lưu trú: Khách sạn & Nhà nghỉ, Homestay & Villa, Resort,…

Hiện nay, hầu hết những người tiêu dùng đều chú tâm đến việc lựa chọn các loạithực phẩm, trái cây, hoa quả để có thể đảm bảo được an toàn thực phẩm cũng như đảm bảo được sức khỏe của bản thân và gia đình Vì vậy, nhiều đơn vị sản xuất, kinh doanh đã

mở rộng và phát triển cửa hàng thực phẩm để cung ứng các mặt hàng thực phẩm an toànđến tận tay người tiêu dùng Trong đó, phần mềm quản lý cửa hàng Nông sản & Thực phẩm KiotViet giúp cho chủ cửa hàng thuận tiện trong việc phân loại hàng hoá nhập theotừng ngày, từng tuần, theo dõi số lượng hàng hoá đã bán và đang tồn kho Qua đó, nhàkinh doanh có thể dự trù được số lượng thực phẩm sẽ nhập và sẽ bán trong thời gian tiếptheo

2 CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM

KiotViet cung cấp nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao nhằm giúp cho các nhàkinh doanh có thể quản lý bán hàng một cách hiệu quả hơn.

2.1 Đơn vị tính quy đổi linh hoạt

Khi kinh doanh các mặt hàng nông sản và thực phẩm sẽ xuất hiện khó khăn trongđơn vị nhập và bán ra Do đó, phần mềm KiotViet giúp cho người bán thuận tiện hơn bởi

họ có thể tự tạo thêm các đơn vị nhập và bán để phù hợp với hình thức kinh doanh, mua bán tại cửa hàng

2.2 Quản lý hàng hóa không giới hạn

Không giống như những mặt hàng khác, nông sản và thực phẩm là ngành hàng cực

kì khó khăn, bởi vì chúng có hạn sử dụng rất ngắn và nếu không bảo quản đúng cách sẽ

dễ gây ra hư hỏng, ảnh hưởng đến chất lượng của mặt hàng Vì thế, KiotViet sẽ giúp nhàquản lý có thể lưu trữ được thông tin chi tiết, cũng như thời gian sử dụng của từng loạinông sản và thực phẩm để nhà kinh doanh dễ dàng đưa ra chiến lược để bán hàng mộtcách nhanh chóng và điều chỉnh trong việc nhập hàng mới về cửa hàng

2.3 Nắm bắt công nợ khách hàng

Các khách hàng thân thiết của cửa hàng khi mua một số lượng lớn và có nhu cầu ghi

nợ, đòi hỏi nhà kinh doanh phải nắm rõ thông tin về từng khách hàng và lịch sử giao dịch.Khi sử dụng KiotViet, nhà kinh doanh có thể giải quyết được những khó khăn này màkhông cần tốn quá nhiều thời gian

2.4 Theo dõi tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi

KiotViet cho phép quản lý từ xa bởi phần mềm ứng dụng công nghệ điện toán đámmây Do đó, các nhà kinh doanh có thể truy cập vào hệ thống ở bất cứ khi nào và bất kỳnơi đâu Chỉ cần sử dụng một chiếc điện thoại di động là có thể quan sát được bao quát vềhoạt động giao dịch của cửa hàng, qua đó có thể kịp thời xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách dễ dàng Điều này giúp cho nhà kinh doanh có thể yên tâm khi đi côngtác hoặc khi có công việc bên ngoài không thể đến trực tiếp cửa hàng để quản lý

2.5 Ứng dụng công nghệ vượt trội

Trong quá trình kinh doanh, chắc hẳn sẽ có những sự cố ngoài ý muốn như cúp điệnhoặc nguồn điện bị hư hỏng dẫn đến mất điện, mất internet Điều này sẽ ảnh hưởng đếnquá trình giao dịch của cửa hàng Điểm đặt biệt vượt trội của phần mềm KiotViet đó làcho phép bán hàng ngay cả khi mất điện, mất internet hoặc máy chủ gặp sự cố Như vậy,mọi sự lo lắng, phiền não khi xảy ra những tình huống bất ngờ về nguồn điện sẽ được xuatan Đây là một phần mềm vượt trội mà chưa có phần mềm quản lý bán hàng điện toánđám mây nào ở Việt Nam có tính năng này

2.6 Tích hợp với mọi thiết bị phần cứng

Phần mềm KiotViet có tính năng tích hợp được với hầu hết các loại thiết bị phầncứng như máy tính, máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn,… Do đó, phần mềm này sẽ giúpcho cửa hàng tiết kiệm được một khoảng chi phí đáng kể khi có thể tận dụng các thiết bịsẵn có tại cửa hàng mà không cần phải mua thêm

3 NGUỒN DỮ LIỆU ĐẦU VÀO VÀ THÔNG TIN ĐẦU RA

3.1 Nguồn dữ liệu đầu vào

 Thông tin sản phẩm: Mã hàng của sản phẩm; tên hàng hóa được bán; trọng lượngcủa sản phẩm; giá bán; giá vốn; số lượng hàng còn tồn kho; số lượng được khách đặthàng; dự kiến hết hàng

 Thông tin khách hàng: Tên của khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, lịch sửmua hàng, sở thích của khách hàng

 Thông tin về đơn hàng: Mã đơn hàng, tên sản phẩm, ngày tháng sản phẩm được bán, số lượng bán ra, giá tiền và thông tin thanh toán

 Thông tin về nhà cung cấp và nhập hàng: Địa điểm lấy sản phẩm, điều kiện về sự

an toàn, tươi mới của sản phẩm, đơn giá, lịch sử nhập hàng vào cửa hàng để bán

 Thông tin về đối tác giao hàng: Mã đối tác, tên đối tác, số điện thoại, tổng đơnhàng, số tiền cần thu hộ, tổng phí giao hàng. 

 Tồn kho, kiểm kho: Mã kiểm kho; thời gian đã tồn kho; ngày cân bằng; số lượngthực tế, số lượng hàng đang được vận chuyển, mức độ cần bổ sung hàng hóa.

 Thông tin về khuyến mãi và ưu đãi cho khách hàng: Thời gian diễn ra khuyến mãi,mặt hàng được áp dụng chương trình khuyến, tích điểm thưởng cho khách hàng saukhi mua

 Phản hồi và đánh giá của khách hàng: Cảm nhận của khách hàng sau khi mua sản phẩm, đánh giá mức độ hài lòng/chưa hài lòng, thái độ phục vụ của nhân viên, góp ýcần sửa đổi

 Thông tin về nhân viên: Mã nhân viên, mã chấm công, họ tên nhân viên, số điệnthoại, số CCCD, ca làm việc, thời gian làm việc, tính lương của nhân viên, doanh sốsản phẩm đã bán được, tiền thưởng cho nhân viên

3.2 Thông tin đầu ra

 Danh sách số hàng hóa đã đăng bán trên sàn

 Danh sách số hàng hóa đã được bán đi

 Tổng số lượng hàng hóa còn tồn kho, danh sách các sản phầm tồn kho, tổng giá trịcủa số lượng tồn kho

 Nguồn gốc sản phẩm đã lấy từ nhà cung cấp, số lượng hàng hóa, chi phí đã nhậphàng.

 Tổng doanh thu từ các giao dịch bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định

 Số lượng khách hàng đã truy cập vào gian hàng, số lượt xem sản phẩm, số lượngkhách hàng đã mua hàng, thông tin của khách hàng, sở thích của khách hàng, mức

độ ưa thích, hài lòng của khách hàng về sản phẩm

 Số lượng nhân viên của cửa hàng, nhân viên có thành tích tốt nhất, tổng số lượng phải trả cho nhân viên

 Lợi nhuận thu được từ việc bán hàng,

4 CÁC LOẠI BÁO CÁO

Phần mềm có thể cung cấp 9 loại báo cáo:

4.1 Báo cáo cuối ngày

Báo cáo cuối ngày cho phép khách hàng theo dõi tất các giao dịch bán hàng trong 1ngày Từ đó, giúp các cửa hàng kiểm soát tình hình bán hàng trong ngày được tốt hơn

Để xem Báo cáo cuối ngày, Khách hàng thao tác như sau:

Trên thanh Menu, chọn Báo cáo, nhấp chuột vào Cuối ngày:

Giao diện Báo cáo cuối ngày hiện thị gồm thành 2 phần chính: Tiêu chí báo cáo và Nội dung báo cáo

Với hệ thống báo cáo mới này thì tất cả các báo cáo được hỗ trợ 2 kiểu hiển thị: Dọc

và Ngang

Hiển thị Dọc: Cho góc nhìn tổng quan về từng mối quan tâm

Hiển thị Ngang: Cho góc nhìn chi tiết trong từng mối quan tâm

Trong Báo cáo cuối ngày có 3 mối quan tâm: Bán hàng, thu chi và hàng hóa.

Bán hàng: Hiển thị các giao dịch bán hàng trong ngày gồm các dữ liệu như mãchứng từ, khách hàng, nhân viên bán hàng, thời gian bán hàng, loại hình thanh toán, tổngtiền hàng,…

Thu chi: Hiển thị thông tin về tình hình thu chi trong ngày như loại thu chi, nhânviên tạo phiếu, người nhận phiếu, giá trị của các phiếu, mã hóa đơn,…

Hàng hóa: Hiển thị thông tin về thông tin giao dich theo hàng hóa trong ngày.

Đặc biệt trong hệ thống báo cáo mới này, KiotViet đã bổ sung hệ thống các bộ lọcrất chi tiết theo từng mối quan tâm Điều này giúp hỗ trợ quản lý cửa hàng một cách rõràng hơn trước đây rất nhiều

Mối quan tâm Bán hàng, bộ lọc gồm có:

Lọc theo Chi nhánh: Lựa chọn hiển thị báo cáo của từng chi nhánh hoặc nhiều chinhánh cùng lúc

Lọc theo Ngày: Lựa chọn ngày muốn xem báo cáo

Lọc theo Khách hàng: Thống kê giao dịch của một khách hàng bất kỳ

Lọc theo Nhân viên: Thống kê số lượng giao dịch của nhân viên bất kỳ.

Lọc theo Phương thức thanh toán: Thống kê số giao dịch trong ngày của mỗi loại phương thức thanh toán

Mối quan tâm Thu chi, bộ lọc gồm có:

Lọc theo Chi nhánh: Lựa chọn hiển thị báo cáo của từng chi nhánh hoặc nhiều chinhánh cùng lúc

Lọc theo Ngày: Lựa chọn ngày muốn xem báo cáo

Lọc theo Khách hàng: Thống kê thu/chi của một khách hàng bất kỳ

Lọc theo Nhân viên: Thống kê tình trạng thu/chi của nhân viên bất kỳ

Lọc theo Phương thức thanh toán: Thống kê số phiếu thu/chi trong ngày của mỗiloại phương thức thanh toán

Lọc theo Loại thu chi: Cho quý khách hàng xem được cụ thể từng loại thu chi trongngày

Mối quan tâm Hàng hóa, bộ lọc gồm có:

Lọc theo Chi nhánh: Lựa chọn hiển thị báo cáo của từng chi nhánh hoặc nhiều chinhánh cùng lúc

Lọc theo Ngày: Lựa chọn ngày muốn xem báo cáo

Lọc theo Khách hàng: Thống kê hàng hóa đã mua của một khách hàng bất kỳ.Lọc theo Hàng hóa: Thống kê số lượng giao dịch trong ngày của một loại hàng hóanào đó

Lọc theo Loại hàng: Thống kê số lượng giao dịch trong ngày của các loại hàng hóatrong kho

Lọc theo Thuộc tính: Khách hàng có thể xem số lượng giao dịch trong ngày của sản phẩm chi tiết đến từng loại thuộc tính

Lọc theo Nhóm hàng: Thống kê số lượng giao dịch trong ngày của từng loại nhómhàng

Lọc theo Nhân viên: Thống kê tình trạng thu/chi của nhân viên bất kỳ

4.2 Báo cáo bán hàng

KiotViet sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện cũng như chi tiết về tình hình bán hàng thông qua báo cáo bán hàng

Để xem báo cáo bán hàng, Quý khách hàng thao tác như sau:

Trên thanh Menu , chọn Báo cáo, nhấp chuột vào Bán hàng :

Báo cáo bán hàng sẽ xuất hiện kiểu hiển thị: Bản đồ và Báo cáo Trong kiểu hiển thị báo cáo, hệ thống sẽ hỗ trợ 2 chế độ xem: Chiều dọc và Chiều ngang.

Hiển thị Dọc: Cho góc nhìn tổng quan về từng mối quan tâm

Hiển thị Ngang: Cho góc nhìn chi tiết trong từng mối quan tâm

Trong báo cáo bán hàng có 6 mối quan tâm: Thời gian, lợi nhuận, giảm giá hóađơn, trả hàng, nhân viên, chi nhánh

Thời gian: Hiển thị các giao dịch trong báo cáo bán hàng theo thời gian như: Thờigian bán hàng, số lượng đơn hàng, tổng tiền hàng, giảm giá hóa đơn, doanh thu, số lượngđơn trả,…

Lợi nhuận: Hiển thị chi tiết các giao dịch Báo cáo lợi nhuận theo hóa đơn như:Tổng tiền hàng, giảm giá hóa đơn, doanh thu, tổng giá vốn, lợn nhuận gộp,…

Giảm giá hóa đơn: Hiển thị chi tiết các giao dịch Báo cáo tổng hợp giảm giá hóađơn như: Mã hóa đơn, thời gian, số lượng, khách hàng, giá trị hóa đơn, giảm giá hóa đơn,

…

Trả hàng: Hệ thống sẽ liệt kê báo cáo trả hàng theo hóa đơn với đầy đủ thông tinnhư: Mã phiếu, khách hàng, nhân viên, chứng từ, tổng tiền hàng, giảm giá hóa đơn,…

Nhân viên: Khi khách hàng lựa chọn mối quan tâm là nhân viên, thì hệ thống sẽ kêkhai chi tiết báo cáo bán hàng theo nhân viên như: Số lượng đơn bán, tổng tiền hàng,giảm giá hóa đơn, doanh thu, số lượng đơn trả, giá trị trả,…

Chi nhánh: Quý khách hàng lựa chọn mối quan tâm theo chi nhánh, báo cáo bánhàng sẽ tổng hợp tất cả số liệu như: Chi nhánh, số lượng đơn bán, tổng tiền hàng, giảmgiá hóa đơn, doanh thu, số lượng đơn trả, giá trị trả…

 

Với mỗi mối quan tâm, Báo cáo bán hàng sẽ hỗ trợ 02 bộ lọc:

Lọc theo Chi nhánh: Lựa chọn hiển thị báo cáo của từng chi nhánh hoặc nhiều chinhánh cùng lúc

Lọc theo Thời gian:

 Báo cáo bán hàng hỗ trợ khách hàng xem lại báo cáo theo ngày và tuần, theotháng và quý và theo năm Đặc biệt, báo cáo bán hàng hỗ trợ cả việc xem báo cáotheo cả lịch âm Hệ thống sẽ nhanh chóng xuất ra báo cáo trong một khoảng thờigian khác nhau rất linh hoạt

Lọc thời gian theo lựa chọn khác: Cung cấp bộ lọc từng ngày, tháng, năm theo lịchdương chi tiết.

4.3 Báo cáo hàng hóa

KiotViet cung cấp cho bạn một cách nhìn toàn diện cũng như chi tiết về tình hìnhhàng hóa thông qua 2 kiểu hiển thị báo cáo và biểu đồ chỉ trong một màn hình

Để xem Báo cáo cuối ngày, Khách hàng thao tác như sau:

Trên thanh Menu, chọn Báo cáo, nhấp chuột vào Hàng Hóa:

Với hệ thống báo cáo mới này thì Báo cáo hàng hóa hỗ trợ xem theo kiểu Biểu

đồ và Báo cáo Kiểu hiển thị Báo cáo sẽ hỗ trợ xem một số mối quan tâm theo chiều dọccho góc nhìn tổng quan về từng mối quan tâm và chiều ngang cho góc nhìn chi tiết trongtừng mối quan tâm

Trong Báo cáo hàng hóa có 7 mối quan tâm: Bán hàng, Lợi nhuận, Xuất nhập tồn,Xuất nhập tồn chi tiết, Nhân viên theo hàng bán, Khách theo hàng bán, NCC theo hàngnhập

Bán hàng: Trong mối quan tâm, Khách hàng chọn Bán hàng, hệ thống sẽ thống kêchi tiết các số liệu liên quan đến Mã hàng, tên hàng, số lượng bán, giá trị niêm yết, chênhlệch số lượng trả, giá trị bán,… Báo cáo hỗ trợ xem báo cáo theo 02 kiểu hiển thị Dọc và Ngang

Lợi nhuận: Trong mối quan tâm, khách hàng chọn Lợi nhuận, hệ thống sẽ thống kê báo cáo theo hàng hóa rất đầy đủ và chi tiết theo từng kiểu hiển thị như: Mã hàng, tênhàng, số lượng bán, doanh thu, số lượng trả, Doanh thu (thuần),…

Xuất nhập tồn: Trong mối quan tâm, khách hàng lựa chọn Xuất nhập tồn, hệthống sẽ thống kê đầy đủ các thông tin liên quan đến: Mã hàng, tên hàng, tồn đầu kỳ, giátrị đầu kỳ, số lượng nhập, giá trị nhập, số lượng xuất, giá trị xuất,…

Xuất nhập tồn chi tiết: Trong mối quan tâm, Quý khách hàng lựa chọn Xuất nhậptồn chi tiết, báo cáo sẽ thống kê chi tiết các thông tin về: Mã hàng, tên hàng, tồn đầu, giátrị đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối,…

Nhân viên theo bán hàng: Trong mối quan tâm, Khách hàng lựa chọn Nhân viêntheo bán hàng, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ báo cáo danh sách nhân viên theo bán hàng từ

mã hàng, tên hàng, số lượng nhân viên, số lượng bán, giá trị,…

Khách hàng theo hàng bán: Trong mối quan tâm, Khách hàng lựa chọn Kháchhàng theo hàng bán, hệ thống sẽ cập nhật báo cáo theo từng khoảng thời gian và chinhánh khác nhau theo mã hàng, tên hàng, số lượng khách hàng, số lượng mua, giá trị.

NCC theo hàng nhập: Trong mối quan tâm, Khách hàng chọn NCC theo hàngnhập, hệ thống sẽ liệt kê báo cáo danh sách nhà cung cấp theo: Mã hàng, tên hàng, sốlượng nhà cung cấp, số lượng sản phẩm, giá trị

Trong hệ thống Báo cáo hàng hóa, KiotViet đã bổ sung hệ thống các bộ lọc rất chitiết theo từng mối quan tâm Điều này hỗ trợ khách hàng quản lý cửa hàng rõ một cách rõràng hơn trước đây rất nhiều.

Mối quan tâm Bán hàng, bộ lọc gồm có:

Mối quan tâm Xuất nhập tồn chi tiết, bộ lọc gồm có: Lọc theo Chi nhánh

 Lọc theo Thời gian

Mối quan tâm Khách hàng theo hàng bán, bộ lọc gồm có: Lọc theo Chi nhánh

 Lọc theo Thời gian

 Lọc theo Hàng hóa

 Lọc theo Loại hàng 

 Lọc theo Thuộc tính

 Lọc theo Nhóm hàng 

Mối quan tâm về NCC theo hàng nhập, bộ lọc gồm có:

Để xem Báo cáo khách hàng, Khách hàng thao tác như sau:

Trên thanh Menu, chọn Báo cáo, nhấp chuột vào Khách hàng

Màn hình hiển thị chi tiết hệ thống Báo cáo khách hàng, với 03 nội dung đầy đủ:Kiểu hiển thị, mối quan tâm và bộ lọc.

Với hệ thống báo cáo mới này thì Báo cáo khách hàng hỗ trợ xem theo kiểu Biểu

đồ và Báo cáo

Kiểu hiển thị Biểu đồ:

Kiểu hiển thị Báo cáo: Kiểu hiển thị báo cáo sẽ hỗ trợ xem một số mối quan tâmtheo chiều dọc cho góc nhìn tổng quan về từng mối quan tâm và chiều ngang cho gócnhìn chi tiết trong từng mối quan tâm

 

Trong Báo cáo khách hàng, có 04 mối quan tâm: Bán hàng, hàng bán theo khách,công nợ và lợi nhuận.

Bán hàng: Kiểu hiển thị, khách hàng chọn Bản đồ, trong mối quan tâm, quý kháchhàng chọn Bán hàng, hệ thống sẽ thống kê Top 10 khách hàng mua nhiều nhất theo tổng

số tiền và liệt kê danh sách từng người cụ thể

Hàng bán theo khách: Trong mối quan tâm, bạn lựa chọn Hàng bán theo khách,

hệ thống sẽ thống kê chi tiết Mã khách hàng, Khách hàng, số lượng mua, giá trị