Tổng quan về đề tài và cơ sở thực tập: Xây dựng phần mềm quản lý
Giới thiệu chung về Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mai Tân Thành
Tên giao dịch: Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mai Tân Thành
- Giám đốc công ty: Lê Xuân Vịnh
- Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh xe máy và thiết bị linh kiện phụ tùng xe máy
- Địa chỉ: Mỹ Hào – Hưng Yên
Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mai Tân Thành là công ty chuyên kinh doanh về xe máy và thiết bị linh kiện phụ tùng thay thế Công ty được thành lập và đi vào hoạt động năm 2002, thành lập theo quyết định số 1943/GP, từ khi thành lập đến nay được chọn làm đại lý uỷ quyền cung cấp, sửa chữa, bảo hành sản phẩm xe máy của hãng HONDA Việt Nam.
Công ty luôn nhận được sự ủng hộ và tin tưởng của khách hàng và luôn mang đến cho khách hàng các loại xe chất lượng cao, kiểu dáng đẹp và hợp thời đại với những thiết bị có chất lượng cao, tính năng kỷ thuật tốt Để phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn, công ty đã không ngừng nỗ lực cải tiến đầu tư trang thiết bị, nâng cấp nhà xưởng, phòng trưng bày và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, nhân viên kỹ thuật Đặc biệt với phương châm kinh doanh là uy tín và chất lượng, công ty có thể đem đến các loại xe đáp ứng nhu cầu của quý khách hàng, các chương trình khuyến mãi và bảo hành hấp dẫn đảm bảo quyền lợi của khách hàng Khi cần thiết nhân viên kỹ thuật sẽ đến tận nhà của quý khách để lắp đặt, hướng dẫn thao tác và bảo trì.
Hình thức hoạt động của công ty: Sau khi nhận được thông báo yêu cầu của khách hàng thì nhân viên bán hàng sẽ giới thiệu các tính năng và các thông tin của sản phẩm Nếu khách hàng đồng ý mua thì khi đó cả hai bên sẽ thoả thuận giá cả, hình thức thanh toán và một số điều khoản khác có liên quan…
1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân
(*) Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:
- Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của công ty, có quyền hạn cao nhất trong toàn bộ bộ máy công ty Ở Công ty, Giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và tổng số vốn của công ty.
- Phòng kế toán : có nhiệm vụ quản lý lương nhân viên, quản lý thu chi và tình hình tài chính của công ty.
- Phòng kinh doanh : Đây là bộ phân có đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn cao, có kiến thức sâu trong lĩnh vực kinh doanh và nắm bắt thị trường kinh doanh Có thể nói đây chính là đầu ra quyết định sự phát triển của công ty Phòng kinh doanh có nhiệm vụ khai thác khách hàng, tìm kiếm và mở rộng thị trường.
- Phòng kỹ thuật: Đây là mắt xích quan trọng với phòng kinh doanh, có đội ngũ nhân viên chuyên môn cao Phòng kỹ thuật luôn song hành với phòng kinh doanh để đẩy mạnh sự phát triển của công ty.
- Phòng hành chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc việc đào tạo, tuyển dụng, sa thải công nhân, quản lý công nhân viên của công ty, ngoài ra phòng hành chính còn nghiên cứu, đề xuất những biện pháp giúp giám đốc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc công nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của công ty.
1.1.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành
-Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành có 30 máy tính để bàn được kết nối Internet, 5 máy photocopy, 5 máy in trang bị tại các phòng ban trong công ty Ngoài ra một số nhân viên phải đi công tác xa công ty còn trang bị máy tính xách tay hoặc ipad để sử dụng.
Phòng HC PhòngKD Phòng kỹ thuật
Tại một số phòng ban như bộ phận kế toán đã sử dụng phần mềm kế toán Misa để phục vụ cho công tác kế toán tại công ty Các phòng ban khác chưa sử dụng phần mềm quản lý nào
- Nhân viên phòng được trang bị mỗi người một máy tính và sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Offíce, Auto Cad Vì nhân viên phòng hầu hết có trình độ cử nhân và kỹ sư xây dựng, nên có khả năng sử dụng máy tính và các phần mềm khác tốt.
- Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán có chức năng thực hiện kế toán, lập và theo dõi số sách kế toán, hỗ trợ các phòng ban về thủ tục hành chính cụ thể như sau: ghi chép, phản ánh các dữ liệu kế toán; thông tin, báo cáo, chuyển tin các số liệu kế toán cho Giám đốc Công ty biết tình hình tài chính của Công ty và đơn vị.Nhân viên trong phòng này được trang bị mỗi người một máy tính và có thế sử dụng thành thạo phần mềm Microsoữ Offíce.
Giới thiệu về đề tài
1.2.1 Giới thiệu phòng ban nơi thực tập
Quản lý bán hàng là đề tài mà Em quan tâm và theo đó Em chọn Bộ phận bán hàng làm phòng ban thực tập Chức năng, nhiệm vụ chính của bộ phận này là quản lý sản phẩm, là nơi xử lý các yêu cầu mua hàng của khách hàng và thực hiện quá trình bán hàng Quy trình xuất bán sản phẩm trải qua rất nhiều khâu với nhiều ghi chép nhưng hầu hết chỉ được thực hiện thủ công bằng tay Sau khi xuất bán sản phẩm và nhận đầy đủ tiền hàng của khách hàng thì bộ phận này hoàn thành công việc của mình.
1.2.2 Tên đề tài, lý do,mục đích chọn đề tài
- Tên đề tài: Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng tại Công ty TNHH Sản
Xuất Và Thương Mại Tân Thành
- Lý do chọn đề tài:
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mai Tân Thành em nhận thấy bộ máy Quản Lý Bán Hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mai Tân Thành hoạt động với số nghiệp vụ giao dịch trong ngày thường rất lớn, lượng dữ liệu tính toán thì lớn, mà áp dụng phương pháp thủ công tốn rất nhiều công sức, mất nhiều thời gian Tất cả các công việc liên quan đến việc bán hàng (nhập- xuất hàng hoá) đều đang được thực hiện trên giấy tờ, sổ sách do kế toán trực tiếp kiểm kê và xác nhận Hiện nay, công tác quản lý điều hành và kinh doanh dịch vụ của Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành còn nhiều lĩnh vực chưa được tin học hoá cao, mới bước đầu đưa ứng dụng của tin học vào công tác kế toán và kinh doanh nhưng mới ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần Theo những yêu cầu này Em nhận thấy sự cần thiết của việc đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý bán hàng của Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân
Thành Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu vào của quá trình bán hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin phục vụ nhà quản lý, thực hiện bán hàng nhanh chóng cho khách hàng
Hi vọng đề tài của em sẽ mang lại nhiều tiện ích trong công tác bán hàng của Công ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụng vào việc quản lý Công ty mình.
-Mục đích xây dưng phần mềm
Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao trình độ quản lý, trình độ kinh doanh và trình độ ứng dụng khoa học kỹ thuật Vì vậy, phát triển thương mại điện tử là vấn đề cần được quan tâm Muốn vậy, chúng ta cần phải nắm rõ tình hình thương mại điện tử của các nước trên thế giới Từ đó, áp dụng sao cho phù hợp với tình hình kinh tế Việt Nam Trên cơ sở đó, em quyết định tìm hiểu lý thuyết về thương mại điện tử và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng của công ty phù hợp tình hình kinh doanh.
*Cụ thể tin học : Nắm được cơ sở lý thuyết chung về thương mại điện tử và các vấn đề trong thương mại điện tử Tìm hiểu các website thương mại của thế giới để nắm được cách thức hoạt động và những yêu cầu cần thiết đối với ứng dụng thương mại điện tử
* Về mặt ứng dụng: Xây dựng cơ sở dữ liệu đáp ứng cho việc lưu trữ tất cả các loại mặt hàng Dựa vào việc tìm hiểu tình hình thương mại điện tử tại Việt Nam, xây dựng nên ứng dụng thích hợp với nền kinh tế đất nước, hỗ trợ tốt cho các doanh nghịêp cũng như khách hàng.
CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ
2.1 Tổng quan về xây dựng phần mềm
2.1.1 Phần mềm a Khái niệm về phần mềm
Phần mềm tin học đã trở thành phần tử chủ chốt của các hệ thống dựa trên máy tính Trong công nghệ phần mềm thì phần mềm được hiểu theo định nghĩa của nhà tin học người Mỹ Roger Pressman: “ Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố: Các chương trình máy tính, các cấu trúc dữ liệu, tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm” Định nghĩa này xác định được thành phần của phần mềm trong công nghệ phần mềm.
Phần mềm là sản phẩm của một nền công nghệ mới nó gồm có hai tính chất sau: + Phần mềm là hệ thống logic chứ không phải kỹ thuật Do đó nó không được ráp theo nghĩa thông thường như sản phẩm công nghiệp khác Một phần mềm cần có sự đầu tư nhiều trí tuệ của những người chế tác phần mềm.
+ Sản phẩm của các nền công nghiệp truyền thống sẽ bị hao mòn trong quá trình sử dụng Giá trị của phần mềm càng tăng lên khi nó được người sử dụng càng hiểu sau về nó. b Các giai đoạn phát triển của phần mềm
- Đơn chiếc theo đơn đặt hàng
- Bắt đầu có phần mềm thương mại
- Hiệu quả thương mại hoá
Theo các giai đoạn phát triển của phần mềm, ta nhận thấy tiến trình phát triển của phần mềm luôn luôn đi song song với quá trình phát triển của phần cứng theo định hướng hoàn toàn tương tự, tức là: Quy mô thu nhỏ, tính năng nâng cao.
Tính chất thương mại hóa của phần mềm trên thị trường ngày càng bộc lộ rõ và đỉnh cao là việc sản xuất phần mềm đã tiến hành ở quy mô đại trà theo tác phong công nghiệp và xu thế tổng quát của thị trường.
2.1.2 Công nghệ phần mềm a khái niệm
Công nghệ phần mềm là môn khoa học nghiên cứu các phương pháp, các thủ tục và các công cụ đi từ phân tích thiết kế đến quản lý một dự án phần mềm nhằm đạt được các mục tiêu của dự án.
Hay nói cách khác: Công nghệ phần mềm là tổ hợp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát của công nghệ phần mềm Đồng thời giúp cho kỹ sư lập trình có nền tảng để khai thác định hướng phần mềm. b Các giai đoạn phát triển của 1 dự án phần mềm
Quy trình phát triển 1 dự án phần mềm không phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp và miền ứng dụng, nó đều trải qua 3 giai đoạn sau:
- Giai đoạn 1: Giai đoạn xác định
Nhóm sản xuất phần mềm phải xác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mình cần chế tạo ra Đây là công đoạn cực kỳ quan trọng khi sản xuất phần mềm với quy mô công nghiệp vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các rằng buộc liên quan chúng ta mới tiến hành được kết quả các công đoạn sau.
Trong giai đoạn này phải xác định và giải quyết ban vấn đề mấu chốt sau:
PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
Tổng quan về xây dựng phần mềm
2.1.1 Phần mềm a Khái niệm về phần mềm
Phần mềm tin học đã trở thành phần tử chủ chốt của các hệ thống dựa trên máy tính Trong công nghệ phần mềm thì phần mềm được hiểu theo định nghĩa của nhà tin học người Mỹ Roger Pressman: “ Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố: Các chương trình máy tính, các cấu trúc dữ liệu, tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm” Định nghĩa này xác định được thành phần của phần mềm trong công nghệ phần mềm.
Phần mềm là sản phẩm của một nền công nghệ mới nó gồm có hai tính chất sau: + Phần mềm là hệ thống logic chứ không phải kỹ thuật Do đó nó không được ráp theo nghĩa thông thường như sản phẩm công nghiệp khác Một phần mềm cần có sự đầu tư nhiều trí tuệ của những người chế tác phần mềm.
+ Sản phẩm của các nền công nghiệp truyền thống sẽ bị hao mòn trong quá trình sử dụng Giá trị của phần mềm càng tăng lên khi nó được người sử dụng càng hiểu sau về nó. b Các giai đoạn phát triển của phần mềm
- Đơn chiếc theo đơn đặt hàng
- Bắt đầu có phần mềm thương mại
- Hiệu quả thương mại hoá
Theo các giai đoạn phát triển của phần mềm, ta nhận thấy tiến trình phát triển của phần mềm luôn luôn đi song song với quá trình phát triển của phần cứng theo định hướng hoàn toàn tương tự, tức là: Quy mô thu nhỏ, tính năng nâng cao.
Tính chất thương mại hóa của phần mềm trên thị trường ngày càng bộc lộ rõ và đỉnh cao là việc sản xuất phần mềm đã tiến hành ở quy mô đại trà theo tác phong công nghiệp và xu thế tổng quát của thị trường.
2.1.2 Công nghệ phần mềm a khái niệm
Công nghệ phần mềm là môn khoa học nghiên cứu các phương pháp, các thủ tục và các công cụ đi từ phân tích thiết kế đến quản lý một dự án phần mềm nhằm đạt được các mục tiêu của dự án.
Hay nói cách khác: Công nghệ phần mềm là tổ hợp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát của công nghệ phần mềm Đồng thời giúp cho kỹ sư lập trình có nền tảng để khai thác định hướng phần mềm. b Các giai đoạn phát triển của 1 dự án phần mềm
Quy trình phát triển 1 dự án phần mềm không phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp và miền ứng dụng, nó đều trải qua 3 giai đoạn sau:
- Giai đoạn 1: Giai đoạn xác định
Nhóm sản xuất phần mềm phải xác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mình cần chế tạo ra Đây là công đoạn cực kỳ quan trọng khi sản xuất phần mềm với quy mô công nghiệp vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các rằng buộc liên quan chúng ta mới tiến hành được kết quả các công đoạn sau.
Trong giai đoạn này phải xác định và giải quyết ban vấn đề mấu chốt sau:
+ Tiến hành phân tích hệ thống một cách toàn diện theo quan điểm: một phần mềm là một bộ phận của hệ thống quản lý Phần mềm phải được đặt trong tổng thể hệ thống ấy và xem xét trong mối quan hệ ràng buộc với các yếu tố quản lý khác.
+ Tiến hành lập kế hoạch sản xuất phần mềm trước khi đi vào yêu cầu cụ thể. + Tiến hành phân tích yêu cầu một cách cụ thể, chi tiết theo từng đối tượng. Đây là giai đoạn định danh phần mềm trong thực tế của các công ty phần mềm nó được cụ thể hóa trong vai trò cán bộ có chức danh: Cán bộ phân tích yêu cầu phần mềm, Cán bộ lập và quản lý yêu cầu phần mềm.
- Giai đoạn 2: Giai đoạn phát triển
Trong giai đoạn này phải định hướng phần mềm sẽ phát triển như thế nào Trong đó có 3 công việc quan trọng cần làm: thiết kế, mã hóa, kiểm thử Cần chú ý khái niệm mã hóa trong công nghệ phần mềm khác với khái niệm mã hóa trong hệ thống thông tin Trong công nghệ phần mềm, mã hóa là quá trình chuyển đổi, dịch từ một thiết kế ban đầu thành một ngôn ngữ lập trình mà máy tính có thể hiểu được.
Trong thực tiễn của công nghệ phần mềm giai đoạn này được thực hiện bởi các chức danh: Cán bộ thiết kế, Cán bộ quản lý cấu hình phần mềm, Lập trình viên, Cán bộ test phần mềm.
- Giai đoạn 3: Giai đoạn bảo trì
Trong đó có loại hình: bảo trì sửa chữa, bảo trì thích nghi và bảo trì hoàn thiện (còn gọi là bảo trì nâng cao)
+ Bảo trì sửa chữa: tức là sửa lỗi phần mềm, lỗi chi tiết đơn giản không phải là lỗi của hệ thống.
+ Bảo trì thích nghi: tức là làm cho sản phẩm phần mềm hoàn toàn thân thiện trong môi trường của người sử dụng.
+ Bảo trì hoàn thiện ( bảo trì nâng cao): tức là làm cho sản phẩm phần mềm đẹp hơn, có tính thẩm mỹ cao cùng với chức năng thực hiện ngày càng được hoàn thiện, ngoài ra kỹ sư phần mềm còn phải bổ sung thêm một vài chức năng mà công ty mua phần mềm yêu cầu.
Trong thực tiễn hoạt động hiện nay của các công ty phần mềm nhiệm vụ này thường được giao cho cán bộ triển khai phần mềm và ban hỗ trợ khách hàng. Đánh giá hiệu quả hoạt động của các công ty phần mềm ở việt nam hiện nay. Người ta thấy vấn đề hậu mãi lại đóng vai trò quan trọng hơn là chất lượng phần mềm. Trong công nghệ phần mềm, người ta thường áp dụng quy tắc 40 – 20 – 40 về sự phân bổ các nỗ lực trong tiến trình phát triển một phần mềm Tức là toàn bộ tiến trình được chia thành ba khối lớn Có nghĩa là trong giai đoạn phát triển thì phẫn mã hóa công ty phần mềm cần tập trung các tiềm năng về vật chất và con người ở mức độ 20% còn lại các tiềm năng này được chia làm 2 lần cho quy trình thiết kế và thử nghiệm.
2.1.3 Vòng đời phát triển của phần mềm
Mỗi phần mềm từ khi ra đời phát triển đều trải qua 1 chu kì trong công nghệ phần mềm gọi là vòng đời phát triển của phần mềm.
Mục đích của việc nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm là phân ra thành giai đoạn trên cơ sở đó tìm hiểu giải pháp và công cụ thích hợp để tác động vào các giai đoạn Vòng đời phát triển của một phần mềm được biểu diễn bằng mô hình thác nước theo hình vẽ sau đây:
Hình 2.1 Mô hình biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm
Một số nguyên tắc khi thiết kế phần mềm
2.2.1 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu
Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót Sau đây là một số nguyên tắc hữu ích cho việc thiết kế màn hình nhập liệu:
- Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc.
- Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng.
- Không bắt người dùng cập nhật các thông tin thứ sinh tức là thông tin có thể tính toán được hoặc có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc có thể suy luận được từ những thông tin đã có.
- Đặt tên cho các ô nhập liệu ở phía trên hoặc bên trái của ô nhập liệu.
- Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể
- Sử dụng phím Tab hoặc phím Enter để chuyển tới trường tiếp theo.
- Sử dụng tối đa ba màu trên Forn chức năng, chỉ tô màu hoặc nhấn mạnh những trường thông tin quan trọng.
2.2.2 Nguyên tắc cơ bản của việc trình bày thông tin trên màn hình
Theo Dumas và Galit thì có những nguyên tắc cơ bản cho việc trình bày thông tin trên màn hình như sau:
- Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.
- Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt thông tin theo trục trung tâm.
- Nếu đầu ra thông tin gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự.
- Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng in hoa, in thường, chữ gạch chân … và ngắt câu hợp lý.
- Đặt tên đầu cột cho mỗi cột
- Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý.
- Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột số Bảo đảm vị trí dấu thập phân thẳng hàng.
- Chỉ đặt mầu cho những thông tin quan trọng.
2.2.3 Phương pháp thiết kế giải thuật
Trong thiết kế giải thuật, có 2 phương pháp thiết kế giải thuật là: a Thiết kế từ trên xuống ( Top down design ) Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Nội dung của phương pháp thiết kế này như sau:
Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới, do vậy phương pháp có tên gọi là “ từ đỉnh xuống ”. b Thiết kế từ dưới lên ( Bottom up design )
Phương pháp này ngược lại với phương pháp Top down design và bao gồm các ý nghĩa sau đây:
Trước hết người ta giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết các bài toán, người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.
Hai phương pháp thiết kế này áp dụng trong các tình huống khác nhau Với phương pháp thiết kế từ trên xuống thường áp dụng khi thiết kế tại những nơi chưa được tin học hóa Còn với phương pháp thiết kế từ dưới lên thì áp dụng khi thiết kế tại nhưng nơi đã được tin học hóa một phần
Với Công ty TNHH Sản Xuât và Thương Mại Tân Thành, do công ty chưa có phần mềm quản lý trong bất kỳ nghiệp vụ nào của quản lý bán hàng, hầu hết công ty vẫn lưu chữ bằng giấy tờ hoặc lưu trữ bằng word, excel Do đó khi thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại công ty, sẽ chọn phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống ( Top down design ).
Cơ sở Phương pháp luận về Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu và Ngôn ngữ lập trình trong thiết kế phần mềm
2.3.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visua Basic
Ngày nay, Visual Basic được xem như là một ngôn ngữ lập trình khá mạnh Với giao diện người dùng đồ hoạ, cùng với các công cụ và các điều khiển được xây dựng sẵn.
Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn
Visual Basic1.0, Visual Basic3.0, bổ xung cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có Visual Basic4.0 bổ xung thêm phần hỗ chỡ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đấy đủ Visual Basic 5.0 đã bổ xung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thực sự có khả năng sáng tạo các điều khiển riêng Và bây giờ Visual Basic 6.0 bổ xung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu với các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn mặt khác lớp điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian công sức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual) nghĩa là khi thiết kế một chương trình ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác VBcho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc kích thước hình dang của đối tượng trong ứng dụng.
Một khả năng khác của VB chính là khả năng liên kết kết hợp các thư viện liên kết động DLL, đây chính là phần mở rộng cho Visual Baisic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà VB chưa đáp ứng được, ta viết thêm DLL phụ trợ.
Khi viết chương trình VB, chúng ta phải qua 2 bước:
- Thiết kế giao diện (Visual Programming)
2.3.2 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access.
Access là hệ quản trị CSDL trên môi trường window, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự đống sản sinh những trương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán.
2.3.2.2 Cấu trúc của một CSDL Access
Các đối tượng trong Access bao gồm:
- Bảng (Table): là đói tượng dùng để lưu dữ liệu.
- Truy vấn (Query): là đỗi tượng dùng để trích rút dữ liệu từ bảng theo những điều kiện xác định và tính toán dữ liệu cho các bảng.
- Biểu mẫu (Form): là đối tượng đựoc thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu và tạo giao diện người dùng bằng các công cụ điều khiển.
- Báo cáo (Report): là đối tượng dùng để trích rút dữ liệu, in, tổng hợp dữ liệu được chọn.
- Macro: là đối tượng tạo ra một hay nhiều hoạt động thao tác với các đối tượng trong CSDL mà Access sẽ thực hiện tự động mỗi lần khi chạy.
- Module: là đối tượng chứa cácthủ tục và hàm được lập bằng ngôn ngữ VisualBasic để xử lý tự động.
Việc xây dựng dữ liệu trong Access được bắt đầu bằng việc xây dựng bảng dữ liệu Cấu chúc bảng dữ liệu bao gồm các trường (Field) và các bản ghi (Record) Mỗi trường phải được xác định bởi một kiểu dữ liệu nhất định Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access hỗ trợ các kiểu dữ liệu sau:
+ Text: Đây là kiểu dữ liệu rộng nhất trong các kiểu dữ liệu mà Access quản lý, nó gồm các kí tự, chữ, chữ số Kiểu dữ liệu này đượ sủ dụng thường xuyên nhất nó có thể dùng để lưu thông tin về tên, địa chỉ, quê quán Giới hạn kiểu text là 255 kí tự.
+ Memo: kiểu dữ liệu này có chức năng như kiểu text, nhưng nó vượt qua con số 255, kí tự này có thể lưu tới 64000 kí tự
+ Number: Đây là dữ liệu kiểu số, có thể là số nguyên (integer), long integer, byte.
+ Date/Time: Kiểu ngày tháng
+ Autonumber: Là kiểu dữ liệu đăc trưng của Access, kiểu dữ liệu này sẽ tự động tăng lên một số kí tự sau khi một bản ghi mới được nhập vào.
+ Yes/No: Kiểu này giống kiểu dữ liệu boolean, dữ liệu chỉ nhập một trong hai giá trị Yes hoặc No
Chương3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TÂN THÀNH
3.1 Bài toán quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Thành
3.1.1 Nội dung của bài toán quản lý bán hàng
Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Thành là công ty chuyên kinh doanh về xe máy và thiết bị linh kiện phụ tùng thay thế, sửa chữa, bảo hành sản phẩm xe máy Trong những năm gần đây, quy mô của công ty ngày càng mở rộng và doanh thu liên tục tăng Công ty thực hiện kinh doanh thông qua các dịch vụ sau: dịch vụ mua hàng, dịch vụ triển khai và dịch vụ bảo hành bảo trì.
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầu này, khách hàng có thể đến đặt mua hàng tại công ty hoặc gọi điện đến, hoặc thông qua website của công ty để đặt hàng Phiếu mua hàng của khách hàng sau đó sẽ được kiểm tra và thực hiện mua hàng của nhà cung cấp Phòng kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng cần mua đến nhà cung cấp và yêu cầu báo giá Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp thì tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và nhập hàng về
Sau đó, phòng kỹ thuật sẽ triển khai lắp đặt và vận chuyển thiết bị đến cho khách hàng Sau khi bàn giao thiết bị đầy đủ theo đơn đặt hàng thì viết phiếu bảo hành cho khách hàng theo từng thiết bị của từng nhà cung cấp, cuối cùng yêu cầu khách hàng làm thủ tục thanh toán.
Qua quá trình tìm hiểu thực tế, em nhận thấy công ty thực hiện việc kinh doanh qua các quy trình sau: a Quy trình mua hàng
- Mục đích: nhằm thống nhất và kiểm soát quá trình mua hàng hoá, dịch vụ để phục vụ cho công việc kinh doanh của Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Thành
- Lưu đồ: b Quy trình triển khai bán hàng
Quy trình triển khai bán hàng được thực hiện qua các bước sau:
- Nhận yêu cầu triển khai bán hàng:
+ Khi có yêu cầu triển khai bán hàng, cán bộ phòng kỹ thuật sẽ thu thập đầy đủ, chính xác thông tin về nhu cầu lắp đặt và cài đặt thiết bị, thông tin khách hàng, địa chỉ của khách hàng.
+ Căn cứ vào hợp đồng thì trưởng phòng kỹ thuật sẽ phân công lập kế hoạch triển khai và phân công công việc cho cán bộ kỹ thuật đi triển khai.
- Nhận lắp đặt và cài đặt thiết bị.
+ Cán bộ kỹ thuật sẽ kiểm tra thiết bị và test thử thiết bị
+ Cán bộ kỹ thuật có trách nhiệm lấy phiếu bảo hành đầu vào đi theo từng sản từng thiết bị và kiểm tra tem bảo hành đầu vào (nếu có) nếu thiết bị đó có bảo hành theo tem, sau đó bàn giao cho cán bộ quản lý giấy tờ. Đánh giá nhà cung cấp
Lựa chọn nhà cung cấp
Nhập hàng hoá Thông báo cho người yêu cầu
+ Cán bộ kỹ thuật tiến hành lắp đặt thiêt bị, cài đặt các phần mềm, chương trình ứng dụng theo như hợp đồng.
- Xem xét và kiểm tra việc lắp và cài đặt.
Kế hoạch thực hiện đề tài
Đây là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy vi tính Nó giúp chúng ta cài đặt chương trình một cách nhanh chóng và kiểm tra dữ liệu một cách tối ưu Nó quyết định cho cả một chương trình quản lý.
Việc xây dựng kế hoặch thực hiện đề tài bao gồm các giai đoạn sau:
3.2.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án Đây là bước tìm hiểu khảo sát hệ thống hiện tại, khắc phục những nhược điểm còn tồn tại để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối ưu hoá công tác quản lý bán hàng cho giai đoạn tiếp theo.
Tiến hành phân tích chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm cho hệ thống mới Việc phân tích hệ thống có thể chia làm 2 công đoạn sau
- Phân tích hệ thống về xử lý: Sử dụng các biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu.
- Phân tích hệ thống về dữ liệu: Sử dụng các lược đồ dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết.
- Thiết kế tổng thể: Nhằm xác định vị trí, vai trò của máy tính trong hệ thống mới và phân tích rõ việc nào do máy tính đảm nhiệm việc nào do người dùng phải làm thủ công.
3.2.4 Thiết kế chi tiết thiết kế:
+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính
+ Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính
+ Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu.
Biểu đồ phân cấp chức năng(FHD)
Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng Nó cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng Cây này xác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống.
* Thành phần của biểu đồ bao gồm:
- Các chức năng: được ký hiệu bằng hình chữ nhật có gán tên nhãn
- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” tới các chức năng “con”.
+ Dễ thành lập nhiều phân tích đơn giản
+ Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức
Ví dụ: Chức năng A phân rã thành các chức năng B, C, D
* Đặc điểm của biểu đồ:
+ Các chức năng được phát triển nhìn một cách khái quát nhất.
+ Dễ thành lập nhiều phân tích đơn giản
+ Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức b Các chức năng của quy trình quản lý bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Và
+ Báo cáo năm c Biểu đồ phân cấp chức năng
H1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của Hệ Thống Quản Lý Bán Hàng
Nhận ĐĐH 2.1 Đối chiếu thẻ kho 2.2 Biên bản giao hàng 2.3
Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD)
Là một công cụ chính của quá trình phân tích nhằm mục đích thiết kế, trao đổi và tạo lập dữ liệu Nó thể hiện rõ ràng và khá đầy đủ nét đặc trưng của hệ thống trong các bước phân tích thiết kế trao đổi dữ liệu.
Giúp cho chúng ta thấy được những cái gì đằng sau thực tế xảy ra trong hệ thống làm rõ những chức năng và thông tin cần quản lý.
DFD có 3 thủ thuật phân tích chính:
+ Sơ đồ luông dữ liệu: mô tả quan hệ giữa quá trình xử lí và các dòng dữ liệu + Từ điển dịch nghĩa dữ liệu: mô tả các phần tử dữ liệu một cách chi tiết
+ Xác định quá trình xử lý: Mô tả quá trình xử lý một cách chi tiết
* Các thành phần của biểu đồ
- Các chức năng xử lý
- Khái niệm: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó.
- Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng đường tròn hay hình oval trong đó ghi nhãn(tên) của chức năng
Ví dụ: “ Chức năng ghi nhận hoá đơn”
- Khái niệm: Là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lí.
- Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo mũi tên để chỉ hướng của luồng thông tin.
Ví dụ: “ Hoá đơn”, “ Hoá đơn đã kiểm tra”
Hoá đơn Hoá đơn đã kiểm tra
- Khái niệm: Là các thông tin cần được lưu trữ lại trong một khoảng thời gian, hoặc một tác nhân sử dụng.
- Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu trên đó ghi một tên nhãn của kho
Ví dụ: Kho “vật tư”
- Khái niệm: Tác nhân ngoài còn được gọi là đối tác hay một người, một nhóm hay một tổ chức ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống Nhưng đặc biệt lại có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống.
- Biểu diễn: Tác nhân ngoài được biểu diễn bằng hình chữ nhật có gán nhãn.
Ví dụ: Nhà cung cấp, Khách hàng
- Khái niệm: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ.
- Biểu diễn: Tác nhân trong được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía và trên có ghi nhãn:
* Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu
- Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần
Hàng Hoá Khách hàng nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật
- Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh phân rã thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2 …
Mức 1 (mức đỉnh): được phân rã từ biểu đồ DFD mức khung cảnh với các chức năng phân rã tương ứng ở mức 2 của FHD Các nguyên tắc phân rã như sau:
+ Các luồng dữ liệu được bảo toàn so với sơ đồ ngữ cảnh
+ Các tác nhân ngoài được bảo toàn so với sơ đồ ngữ cảnh
+ Xuất hiện thêm các kho dữ liệu tuỳ từng mức độ dần dần theo cấp độ từ phân mức
+ Bổ sung thêm các luồng dữ liệu cho hệ thống con nếu cần thiết.
+ Các chức năng được đánh số theo ký pháp chấm để đảm bảo việc theo dõi từ trên xuống
* Các biểu đồ luồng dữ liệu: a Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh là một biểu đồ luồng dữ liệu trong đó chỉ có một chức năng duy nhất trao đổi các luồng thông tin với các đối tác.
Hình 5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Phiếu nhập Y/C Thanh toán Đơn đặt Phiếu chihàng Hàng lỗi
Phiếu bảo hành Phiếu thu Đơn đặt hàng
Phòng kinh doanh của công ty gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp sau đó nhà cung cấp gửi hàng tới, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho Phòng kinh doanh có nhiệm vụ kiểm tra hàng Nếu hàng bị lỗi thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ gửi trả lại nhà cung cấp Nhà cung cấp yêu cầu thanh toán, khi nhập hàng về kho nhân viên phòng kinh doanh lập phiếu chi gửi nhà cung cấp
Khi một khách hàng muốn mua sản phẩm tại công ty thì khách hàng sẽ phải gửi đơn đặt hàng tới phòng kinh doanh Phòng kinh doanh có trách nhiệm gửi báo giá tới khách hàng Khi khách hàng quyết định mua sản phẩm, phòng kinh doanh gửi hàng kèm theo phiếu xuất hàng cho khách hàng đồng thời lập phiếu thu và viết phiếu bảo hành gửi khách hàng.
Ban giám đốc yêu cầu báo cáo đối với hệ thống quản lý bán hàng, yêu cầu các báo cáo về quá trình nhập hàng và bán hàng của công ty Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ thực hiện các yêu cầu đó của ban giám đốc b Sơ đồ DFD mức 0
1 Quản lý nhập hàng Đơn đặt hàng
Phiếu bảo hành Phiếu thu
Phiếu nhập Quyết định nhập
Hình 6 Sơ đồ DFD mức 0 c Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý nhập hàng
Hình 7 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý nhập hàng
Ban quản lý nhập hàng có nhiệm vụ kiểm tra hàng tồn từ kho danh mục kho và kho danh mục hàng, nếu hết hàng, viết đơn đặt hàng sau đó gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng gửi hàng, bộ phận nhận hàng sẽ chuyển tới bộ phận kiểm tra hàng, sau khi kiểm tra xong nếu hàng bị lỗi gửi trả nhà cung cấp còn hàng đạt yêu cầu sẽ được nhập vào kho, đồng thời lập phiếu nhập kho và lưu vào kho phiếu nhập
Lập phiếu 1.6 nhập Đơn đặt hàng Danh mục kho Danh mục hàng
Hàng đạt yêu cầu Hàng
Hết hàng e Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý xuất hàng
Hình 8 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý xuất hàng
Quản lý xuất hàng nhận đơn đặt hàng từ khách hàng sẽ lưu đơn đặt hàng vào kho đơn đặt hàng và tên khách hàng mới vào danh mục khách hàng sau đó đưa bảng báo giá cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý mua thì quản lý xuất hàng sẽ lập phiếu xuất và viết phiếu bảo hành rồi chuyển phiếu xuất đến bộ phận xuất hàng để bộ phận xuất hàng tiến hành xuất hàng cho cho khách hàng Đồng thời lưu phiếu xuất vào kho Sau đó viết phiếu thu chuyển đến khách hàng để thu tiền.
Phiếu thu Đơn đặt hàng
Phiếu hànhbảo Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Phiếu thu
DM KH g Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Tìm kiếm hàng
Hình 9 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Tìm kiếm hàng
Khi phòng quản lý cần các thông tin phục vụ cho hoạt động của mình sẽ yêu cầu các chức năng tìm kiếm thông tin theo mã khách hàng hoặc theo mã nhà cung cấp hoặc theo mã hàng Chức năng tìm kiếm lấy thông tin từ các kho khách hàng, kho nhà cung cấp và kho hàng để cung cấp theo yêu cầu tìm kiếm của phòng quản lý.
Tìm kiếm 3.2 theo mã nhà cung cấp
Tìm kiếm 3.3 theo mã hàng
Khách hàng Hàng Nhà cung cấp
Tìm kiếm 3.1 theo mã khách hàng
Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm
Mã nhà cung cấp h Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Báo cáo
Hình 10 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Báo cáo
Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
3.5.1 Xây dựng biểu đồ mô hình liên kết thực thể a Khái niệm:
Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi biểu đồ cấu trúc dữ liệu DSD, nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộc tính, và các mối quan hệ giữa chúng.
Tổng hợp Thu Chi Tổng Hợp Nhập-Xuất-Tồn
Phiếu Xuất Kho Phiếu Nhập Kho cầu Báo Yêu Cáo
Yêu cầu Báo Cáo Yêu cầu Báo Cáo
Báo Cáo nhập xuât tồn
Báo Cáo côngnợ b Các thành phần cơ bản của biểu đồ ER
* Thực thể và thuộc tính
Là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng trong thế giới thực mà nó tồn tại và có thể phân biệt được với đối tượng khác
Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong.
Là một giá trị mô tả một khía cạnh hoặc một đặc điểm của một thực thể
Thuộc tính được biểu diễn bằng các hình oval và được nối với các kiểu thực thể bằng các đường thẳng
- Thuộc tính đa trị thì được thể hiện bằng các hình ô van đúp
- Thuộc tính khoá: Một ràng buộc quan trọng trên các thực thể của một kiểu thực thể là khoá Một kiểu thực thể thường có một thuộc tính mà các giá trị của nó là khác nhau đối với mỗi thực thể riêng biệt trong một thực thể Thuộc tính như vậy gọi là thuộc tính khoá và các giá trị của nó dùng để xác định thực thể một cách duy nhất.
Thuộc tính khoá thì được biểu diễn bằng gạch ngang dưới tên của nó.
Chú ý: một thực thể cũng có thể không có khoá và gọi là kiểu thực thể yếu.
*/ Liên kết, kiểu liên kết và các thể hiện:
- Liên kết: Là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phán ánh một sự ràng buộc về quản lý
- Kiểu liên kết: được biểu diễn bằng một hình thoi nối trực tiếp với hình chữ nhật biểu diễn các kiểu thực thể tham gia vào liên kết
- Thuộc tính của kiểu liên kết: các kiểu liên kết cũng có các thuộc tính, giống như các thuộc tính của các kiểu thực thể Các thuộc tính của kiểu liên kết cũng được biểu diễn bằng hình oval và được nối với kiểu liên kết
- Thực thể yếu: các thực thể yếu không có thuộc tính khoá cho chính mình được gọi là các kiểu thực thể yếu, ngược lại, các kiểu thực thể thông thường gọi là thực thể mạnh Kiểu thực thể yếu được biểu diễn bằng hình chữ nhật nét đôi.
Mô hình liên kết thực thể ER:
3.5.2 Thực hiện chuẩn hoá và xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu a/ Chuẩn hoá cơ sở dữ liệu
Tên trường Kiểu dữ liệu
Ngay Data/time dd/mm/yyyy Ngày nhập
Tên trường Kiểu dữ liệu
SoPhieu Text 10 Khoá chính Số Phiếu
Ngay Text dd/mm/yyyy Ngày
MaHH Text 10 Mã Hàng Hoá
SLChungTu Number Số Lượng Chứng Từ
SLThuc Number Số lượng thực
Tên trường Kiểu dữ liệu
Ngay Data/time dd/mm/yyyy Ngày
MaKH Text 10 Mã Khách hàng
SoDDH Text 10 Số đơn đặt hàng
NgayDH Data/time dd/mm/yyyy Ngày đặt hàng
Tên trường Kiểu dữ liệu
Ngay Data/time dd/mm/ yyyy
MaHH Text 10 Mã hàng hoá
SLChungTu Number Số Lượng Chứng từ
DonGia Number Đơn giá Xuất
Tên trường Kiểu dữ liệu
MaKH Text 10 Mã khách hàng
Ngay Data/time dd/mm/yyyy Ngày Thu
Tên trường Kiểu dữ liệu
MaHH Text 10 Khoá chính Mã Hàng Hoá
TenHH Text 50 Tên Hàng Hoá
DVT Text 50 Đơn vị tính
Tên trường Kiểu dữ liệu
MaKH Text 10 Khoá chính Mã Khách Hàng
TenKH Text 50 Tên Khách Hàng
Tên trường Kiểu dữ liệu
MaKH Text 10 Mã khách hàng
Ngay Data/time dd/mm/yyyy Ngày
HTTT Text 50 Hình thức thanh toán
TienTT Number Tiền thanh toán
SoPX Text 10 Số phiếu xuất
Tên trường Kiểu dữ liệu
SoHD Text 10 Khoá chính Số hoá đơn
MaHH Text 10 Mã hàng hoá
Tên trường Kiểu dữ liệu
Ngay Data/time dd/mm/yyyy Ngày
MaKH Text 10 Mã Khách hàng
NgayGH Text 50 Ngày giao hàng
Tên trường Kiểu dữ liệu
Ngày Data/time dd/mm/yyyy Ngày
MaHH Text 10 Mã hàng hoá
Tên trường Kiểu dữ liệu
MaKho Text 10 Khoá chính Mã kho
Tên trường Kiểu dữ liệu
Ngay Data/time dd/mm/yyyy Ngày
MaHH Text 10 Mã hàng hóa b/ Mô hình quan hệ dữ liệu
3.5.3 Xây dựng các Thuật toán chương trình
Thuật toán đăng nhập được dùng khi người sử dụng muốn vào được phần mềm,khi khai báo tên và mật khẩu nếu đúng chương trình sẽ load còn khi mật khẩu hoặc tên không đúng, thì chương trình sẽ cho bạn nhập lại ba lần, nếu quá chương trình sẽ tự động thoát, thuật toán đăng nhập được thiết kế theo sơ đồ dưới đây.
+ Thuật toán nhập dữ liệu
Thuật toán được dùng khi muốn nhập dữ liệu vào các Form, sơ đồ thuật toá nhập dữ liệu được thiết kế như sau:
+ Thuật toán sửa bản ghi:
Khi có nhu cầu cần sửa thông tin của các bản ghi bị sai sót, ta tiến hành theo các bước được trình bày trong sơ đồ dưới đây:
Mở Form cần nhập Dữ liệu đầuBắt
Nhập dữ liệu cho bản ghi tục Tiếp nhập?
Nhu cầu tìm kiếm thông tin rất cần thiết trong nghiệp vụ quản lý bán hàng, khi xây dựng phần mềm thì thuật toán tìm kiếm thông tin được xây dựng theo sơ đồ sau:
Lựa chọn ngôn ngữ lập trình
Chúng ta có thể coi visual basic như là một công cụ phát triển phần mềm giống như phần biên dịch C, C++ hay SPK Những yêu điểm khi sử dụng visual basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức nhiều hơn so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng một ứng dụng.
Khi lập trình visual basic cho phép người ta có thể chỉnh sửa một cách nhanh chóng đơn giản về kích thước, màu sắc, hình dáng của các đối tượng có trong ứng dụng cũng như thiết kế dữ liệu cho ứng dụng đó
Với visual basic bạn có thể thiết kế khung giao diện của từng ứng dụng bằng cách chọn những đối tượng đồ hoạ từ toolbox Những chức năng phổ rộng và chuẩn của windows như thay đổi kích thước phóng to thu nhỏ cửa sổ giao sẽ tự động đưa vào ứng dụng Visual basic cung cấp những công cụ giúp cho DDE và OLE có thể dễ dàng thực hiện hơn Visual basic là công cụ phát triển trực quan, giúp cho các lập trình viên triển khai các ứng dụng windows một cách nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện.
Các chương trình viết bằng visual basic nạp vào bộ nhớ nhanh hơn hẳn so với các chương trình viết bằng ngôn ngữ khác như C ++, passcal tất cả các công ụ cần thiết cho việc lập trình, chạy và gỡ rối một chương trình đều chứa đựng trong môi trường phát triển IDE của visual basic Bạn có thể dữ lại và điều khiển các tình huống xảy ra trong khi chương trình đang thực hiện Mã cửa sổ cho phép kiểm tra cú pháp, lấy gán giá trị cho các biến Visual basic là ngôn ngữ phong phú, nó xây dưng trên cơ sở tuân theo các cấu trúc quide base do đó những dòng lệnh đợc thự hiện và chương trình có cấu trúc với các và thủ tục Visual basic cho phép bạn chạy chương trình trong thời gian soan thảo Khi visual bassic gặp lỗi và lỗi này không bị chặn bởi lập trình viên, thì chương trình xử lý ngưng và thông báo lỗi tương ứng hoặc có liên quan bị lỗi trên một cửa sổ.
Visual basic không hcir là công cụ sử dụng độc lập để xây dựng các ứng dụng độc lập, mà còn là môi phát triển lient/sevre đầy đủ Visual bassic tạo liên kết với cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh hơn Ngôn ngữ còn có các công cụ liên kết tiện lợi nhanh chóng với access, nhờ đó các nhà phát triển tìm kiếm dữ liệu tạo ra từ những phấn mềm khác nhau như access, paradox , SQl, Server … Ngoài ra còn cung cấp giao diện open databeseddeer kết nối với hệ thóng chủ khác và nó đưa ra một giải pháp toàn diện cho một lập trình viên quan tâm phát triển.
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chương trình
Để cài đặt VB6.0, máy tính của bạn cần phải có một ổ đĩa CD-ROM (CD drive), bạn cần ít nhất 32 MB RAM, 40 GB hard disk và CPU Pentium III Khi VB6.0 vào
CD drive, nó sẽ tự khởi động để Display Menu cho bạn chọn thông tin mà bạn cần để Setup, hãy click Install Visual Basic 6.0 để cài VB6.0.
Form Đăng nhập: Để đăng nhập được hệ thống bạn phải khai báo tên và mật khẩu Nếu tên đăng nhập hệ thống hay mật khẩu không hợp lệ thì bạn có thể nhập lại, nếu đăng nhập vẫn không thành công thì bạn có thể liên hệ với nhà quản lý hay người xây dựng chương trình.
Nếu bạn đăng nhập với: Tên đăng nhập: thanh
Mật khẩu: thanhSau đó bạn Click vào Menu đăng nhập để được đăng nhập
Xây dựng giao diện Chương trình
- Form Quản lý người dùng:
- Form cập nhật khách hàng:
- Form cập nhật hàng hoá:
- Form cập nhật kho hàng:
- Form Hoá đơn bán hàng:
Đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống
3.9.1 Một số ưu điểm của hệ thống:
Trong thời gian thực tập tại công ty, cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ, CNV thông qua tìm hiểu thực tế công tác QLBH trong công ty, em thấy được một vài nhược điểm của hệ thống cũ, từ đó xây dựng nên hệ thống mới một phần đáp ứng nhu cầu trong công tác tổ chức quản lý bán hàng tại công ty.
- Hệ thống là công cụ trợ giúp đắc lực, tiết kiệm thời gian và công sức cho các nhân viên quản lý bán hàng trong việc lưu trữ, quản lý các thông tin liên quan đến các mặt hàng bán ra.
- Đối với kế toán bán hàng, hệ thống giúp cho công tác thống kê, báo cáo được nhanh chóng, chính xác hơn mà không mất quá nhiều thời gian công sức.
- Hệ thống giúp cho các nhà lãnh đạo công ty nắm vững được tình hình bán hàng, kinh doanh của Công ty thông qua các bảng báo cáo Nhập-Xuất -Tồn tai bất kỳ thời điểm nào mà không cần mất quá nhiều thời gian đợi chờ như hệ thống cũ, để từ đó có thể đua ra các quyết định kịp thời và hợp lý trong quá trình bán hàng.
- Người sử dụng sẽ không cảm thấy khó khăn trong khi làm việc bởi giao diện sử dụng bằng tiếng việt.
- Tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng.
3.9.2 Một số hạn chế của hệ thống
Quy mô phần mềm còn bó hẹp trong vấn đề Quản lý bán hàng trong Công ty
Các chức năng của phần mềm thực sự cũng chưa được hoàn thiện một cách đầy đủ và khoa học.
Tính bảo mật và an toàn dữ liệu của chương trình chưa được cao.
Các chức năng Báo cáo Doanh thu, thống kê, tổng hợp nhập xuất tồn chưa được chi tiết dến từng đối tượng và một cách tự động hoá.
Thiếu thông tin cần thiết trong quá trình hoàn thành chương trình.
Thiếu hình ảnh bổ sung trong từng Form cụ thể.
Chưa có sự liên kết chặt chẽ giữa các Form cập nhật
Lí do của những hạn chế đó là: Do thời gian và kiến thức còn hạn chế, vì vậy chương trình không tránh khỏi những hạn chế và sai sót nhất định.
3.9.3 Hướng phát triển của hệ thống trong tương lai
- Hoàn thiện hơn nữa trong các chức năng in và đưa ra các báo cáo tổng hợp và chi tiết hơn về Nhập-Xuất-Tồn hàng hoá
- Tăng tính bảo mật chi tiết đến từng chức năng của chương trình đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu.
- Bổ sung thêm một số chức năng như : Tự động tính thuế hàng xuất kho, tính giá của hàng xuất bán, chức năng sao lưu phục hồi dữ liệu tự động, hàng bán bị trả lại.