Cơ cấu tổ chức và khái quát chức năng của từng phòng ban
Cơ cấu tổ chức
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty
Nhân sự
Tổng số nhân viên: 58 nhân viên
Trên đại học: 1 thạc sỹ Đại học: 27 kỹ sư, 23 cử nhân
Chuyên môn: 33 chuyên môn Tin học, 9 chuyên môn Điện tử viễn thông, 2 chuyên môn Kỹ thuật công nghiệp, 8 chuyên môn Kinh tế, 2 chuyên môn Tài chính, 3 chuyên môn Quản trị kinh doanh, 1 chuyên môn
Cơ cấu nhân sự Trong lĩnh vực sản xuất phần mềm: 33 người.
Trong đó: cán bộ chuyên môn: 5 cán bộ quản lý, 3 cán bộ văn phòng, 4 cán bộ Thiết kế, 15 cán bộ lập trình viên, 4 cán bộ Kiểm thử, 2 cán bộ hỗ trợ khách hàng
Lĩnh vực kinh doanh phần mềm, thiết bị và dịch vụ: 25 người Trong đó: cán bộ chuyên môn:
4 cán bộ quản lý, 2 cán bộ văn phòng, 10 cán bộ kỹ thuật viên, 6 cán bộ kinh doanh, 2 cán bộ bảo hành, 1 cán bộ hỗ trợ khách hàng
Công nghệ nền tảng Các môi trường và nền tảng: Windows
Vista/XP/2000/9x; Linux Ngôn ngữ lập trình: MS.NET; C/C; Java/Java Script; MS Visual basic; XML; C#; HTML;
Cơ sở dữ liệu: MS Access; MS SQL Server;
Mạng: LAN, WAN; Internet; Wimax,Wi-fi
Ngoại ngữ: Tiếng Anh, tiếng Nga, Tiếng Nhật
Tôn chỉ làm việc - Luôn lắng nghe.
- Luôn đổi mới sáng tạo.
- Tinh thần trách nhiệm và sự tận tụy.
Tăng trưởng nhân sự
Với mục tiêu trở thành một mái nhà “trọng người hiền, đãi người tài”, Công ty luôn tạo ra môi trường thuận lợi và dành các cơ hội tốt nhất cho sự phát triển của người lao động Thông qua đó việc tăng trường nhân sự của công ty qua các năm đều đạt được sự ổn định vững chắc cả về lượng và chất
Chức năng hoạt động
Mã số Tên bộ phận Chức năng nhiệm vụ Chức danh qlý
Thiết lập quan hệ, khai thác - tổ chức đấu thầu các dự án phần mềm, tích hợp hệ thống
Nghiên cứu, quyết định các vấn đề có liên quan tới ứng dụng công nghệ trong sản xuất sản phẩm, triển khai thực thi dự án, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình sản xuất;
Tổ chức nghiên cứu đào tạo và bồi dưỡng kiến thức về công nghệ cho các bộ phận trong công ty
Đào tạo và đánh giá kỹ năng nhân sự;
Nghiên cứu, tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý nhân sự
Kiểm thử và đánh giá chất lượng sản phẩm
Giám sát và đánh giá chất lượng dịch vụ, chất lượng quan hệ với khách hàng;
Khảo sát, tham vấn ý kiến khách hàng về mức độ hài lòng của sản phẩm, dịch vụ của Công ty;
1.5 KẾ TOÁN Kiểm tra, đối chiếu, quản lý các chứng từ kế toán, các khoản thanh toán của công ty;
Tổ chức định khoản và thực hiện các nghiệp vụ về kế toán;
Tính lương, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác cho nhân viên;
Cung cấp các thông tin tài chính cho các cơ quan hữu quan theo yêu cầu
Lập các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán khác theo yêu cầu của Tổng GĐ;
Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, đảm bảo sự hoạt động thường xuyên liên tục của các tài sản;
Đảm bảo vệ sinh văn phòng và các điều kiện làm việc sạch sẽ, ngăn nắp;
Soạn thảo và lưu trữ các văn bản giấy tờ, công văn quyết định, hợp đồng kinh tế;
Trang bị các thiết bị công cụ dụng cụ và vật tư, văn phòng phẩm cần thiết cho các bộ phận;
Chuẩn bị các hạ tầng phục vụ công việc theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc và các giám đốc;
Kiểm tra giám sát và đánh giá việc tuân thủ các quy định của lao động trong công ty;
Nghiên cứu và tổ chức thực hiện các biện pháp quảng cáo sản phẩm, quảng bá thương hiệu;
Tìm kiếm, phát triển và quản lý hệ thống khách hàng;
Đàm phán các hợp đồng;
Thực thi các giải pháp tiêu thụ sản phẩm
Giám đốc phát triển thị trường
Nghiên cứu các biện pháp quảng cáo sản phẩm, quảng bá thương hiệu hàng năm và mức ngân sách có liên quan;
Tổ chức thực hiện các biện pháp quảng cáo đã được duyệt;
Điều tra, đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp quảng cáo đã thực hiện;
Tổ chức thiết kế và quản lý việc in ấn, phát hành các tài liệu quảng cáo sản phẩm, quảng bá công ty
Kinh doanh phần mềm thương phẩm
Điều tra về nhu cầu khách hàng Đánh giá các yếu tố của khách hàng có liên quan/ ảnh hưởng tới tiêu thụ sản phẩm
Tìm kiếm các kênh khai thác thông tin về khách hàng
Tìm kiếm khách hàng Bố trí các lịch gặp, lịch hẹn, lịch giới thiệu sản phẩm với khách hàng
Biên soạn các tài liệu giới thiệu sản phẩm, các kịch bản thuyết trình, nội dung hội thảo
Phối hợp với các bộ phận khác trong việc áp dụng các quy chuẩn và nguyên tắc trong kinh doanh
Gửi các tài liệu liên quan tới giới thiệu sản phẩm, báo giá, hợp đồng tới khách hàng
Đàm phán các điều khoản khác liên quan tới hợp đồng mua bán với khách hàng/nhà
Phụ trách kinh doanh cung cấp
Đánh giá chất lượng và tiến độ triển khai của bộ phận 1.9.1
Nghiên cứu, thiết kế và phát triển nền tảng và giải pháp khung cho các sản phẩm;
Phân tích, nghiên cứu nghiệp vụ chuyên môn liên quan tới sản phẩm;
Nghiên cứu các giải pháp cải tiến và nâng cấp về đặc tính, mẫu mã, chất lượng và hiệu quả ứng dụng của sản phẩm
Phát triển các sản phẩm phần mềm thương phẩm theo thiết kế và giải pháp khung của bộ phận 1.8;
Tùy biến các tính năng của sản phẩm;
Cài đặt, đào tạo chuyển giao, bảo hành bảo trì cho khách hàng sử dụng các sản phẩm phần mềm thương phẩm của công ty
Giới thiệu, thuyết trình các tính năng của sản phẩm, khả năng đáp ứng của sản phẩm với yêu cầu của khách hàng;
Chuyển giao, cài đặt, tích hợp, đào tạo và hướng dẫn sử dụng;
Biên tập các tài liệu hướng dẫn sử dụng, các tài liệu phục vụ việc kiểm thử chất lượng sản phẩm;
Đào tạo về sử dụng sản phẩm cho các bộ
Phụ trách bộ phận phận có liên quan;
Bảo hành và bảo trì sản phẩm
Lập trình, chỉnh sửa và tùy biến sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng;
Nâng cấp các phiên bản phẩn mềm theo yêu cầu của bộ phận 1.8, 1.9.1 và 1.7.2
Tổ chức quản lý, nghiên cứu, thực thi triển khai các dự án phần mềm, giải pháp và tích hợp hệ thống CNTT của công ty
Lựa chọn, Nghiên cứu và phát triển các sản phẩm có được từ phát triển dự án để đề xuất đưa vào kinh doanh thương phẩm
Lịch sử hình thành và phát triển, kết quả sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây
Tài chính lành mạnh
Trải qua 6 năm kết thúc các niên khóa tài chính, tình hình tài chính của FSC luôn được cơ quan thuế và các cổ đông đánh giá là lành mạnh, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, kết thúc các năm, báo cáo tài chính của công ty đều được đánh giá và thẩm tra qua cơ quan kiểm toán độc lập hoặc Chi cục thuế sở tại. Đối với các đối tác và Nhà cung cấp, FSC luôn khẳng định là công ty giữ chữ tín bằng khả năng thanh toán đầy đủ và đúng hạn
Tăng trưởng ổn định
Qua các năm hoạt động, các chỉ tiêu tài chính của Công ty như Tổng Tài sản, Doanh thu, lợi nhuận…sau thuế đều tăng trưởng đều và ổn định.
Hình 1.3: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu
Một số dự án đã thực hiện
3.3.1 Lĩnh vực cung cấp thiết bị, giải pháp và tích hợp hệ thống
Tên dự án, chủ đầu tư
Nội dung công việc chủ yếu
Giá trị của hợp đồng ĐVT Thời gian thực hiện
Lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình tích hợp với hệ thống mạng nội bộ và các tín hiệu camera hình ảnh tại các điểm giao thông và Phòng họp tại Hà nội và TP HCM
Cung cấp máy tính để bàn CMS, máy tính xách tay, máy in,
213,333,276 VNĐ 01/2008 thiết bị lưu điện, tủ sắt văn phòng, điều hoà nhiệt độ
Cung cấp máy chủ, máy tính để bàn Elead,thiết bị lưu điện, máy in, bàn ghế, các thiết bị ngoại vi, Modem ADSL, Phần mềm bản quyền, lắp đặt và cài đặt mạng máy tính nội bộ LAN
4 Trung tâm thông tin và
Dự báo kinh tế - xã hội
Máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy chiếu, màn chiếu, máy in, máy quét, máy photocopy
Cung cấp máy chủ, máy tính, máy xách tay, máy in, bàn ghế, các thiết bị ngoại vi;
Truyền thông điều khiển Hoa
Cung cấp hệ thống máy chủ, máy trạm nguyên chiếc, máy xách tay, máy in, máy photo, điều hoà, tổng
Ban đài…Các phần mềm bản quyền hệ thống; thi công lắp đặt hệ thống mạng, điện thoại
7 Công ty cổ phần Phát triển Thành phố mặt trời
Cung cấp hệ thống máy chủ, máy trạm nguyên chiếc, máy xách tay, máy in, máy photo, điều hoà, tổng đài…Các phần mềm bản quyền hệ thống; thi công lắp đặt hệ thống mạng,
8 Công ty Cổ phần Đầu tư tài chính quốc tế và phát triển doanh nghiệp -
Cung cấp máy chủ, máy tính, máy xách tay, máy in, máy photo, các thiết bị ngoại vi; Phần mềm bản quyền, máy ảnh và máy quay số.
9 Trường Đại học Giao thông Vận tải
Cung cấp các thiết bị điện tử viễn thông phục vụ phòng thí nghiệm công nghệ GPS và GSM gồm:
2 097 540 000 VNĐ 12/2006 chip và bảng mạch chuyên dụng, máy ảnh, ăng ten màn hình số…
10 Phòng Giáo dục Thị xã
Cung cấp máy tính Đông Nam Á Lắp ráp tại Việt Nam, Máy in
Phần dịch vụ Viễn thông FTS
Cung cấp máy chủ, lắp đặt đường truyền tín hiệu, máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in, hệ thống mạng
Máy chủ, máy trạm hệ thống ghi âm, tổng đài, thiết bị mạng
13 Trường Đại học giao thông vận tải
Cung cấp hệ thống mạng, máy chủ, máy xách tay, máy để bàn, thiết bị
3.3.2 Lĩnh vực phát triển phần mềm
Tên dự án, chủ đầu tư
Nội dung công việc chủ yếu
Giá trị của hợp đồng ĐVT Thời gian thực hiện
1 BQL dự án phân cấp giảm nghèo
Cung cấp hệ thống phần mềm Quản lý tài chính kế toán cho ban quản lý và các đơn vị trực thuộc
Cung cấp hệ thống phần mềm chấm công và kiểm soát ra vảo Easy Time
Thế thao và Du lịch
Hệ thống thông tin tác nghiệp Thể dục Thể thao
Xây dựng hệ thống quản trị nguồn nhân lực
Hệ thống chấm công công nghệ không dây
Sư phạm Thể dục Thể thao Hà
Hệ thống phần mềm Quản lý đào tạo
Chương trình hỗ trợ quốc tế
Cung cấp giải pháp kỹ thuật xây dựng CSDL và nâng cấp Website
8 Trung tâm tin học - Ủy ban
Hệ thống thông tin quản lý Ủy ban Thể dục Thể thao giai đoạn 2006
9 Ủy ban Nhân dân Huyện
Hệ thống quản lý tài chính kế toán cho các đơn
10 Trường ĐH Thể dục Thể thao I Ứng dụng quản lý đào tạo và nâng cấp Website thành Portal
Hệ thống quản lý tài chính kế toán cho toàn tổng công ty
12 Bộ Lao Động thương binh và
Xây dựng CSDL quản lý văn bản, dữ liệu, số liệu về thị trường lao động
Cung cấp giải pháp Quản lý nguồn nhân lực
14 Công ty Cổ phần Đầu tư và
Cung cấp Giải pháp cổng giao tiếp thương mại trực tuyến, Cung cấp dịch vụ đào tạo chuyên gia.
Hệ thống quản lý nhân sự 168.000.000 VN Đ
Hệ thống quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý thuế XNK
17 Công ty Điện toán và truyền số liệu (VDC)
Các module tích hợp - Cổng thông tin điện tử tỉnh Lào Cai
18 Trung tâm tin Hệ thống Khung thông 259.500.000 VN 10/2004 học - Uỷ ban thể dục Thể thao tin; Cơ sở dữ liệu quản lý VĐV; Cung cấp phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp và Quản lý nhân sự Đ
19 Công ty Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế -
Quản lý tiền lương cho Văn phòng Công ty
20 Công ty Điện toán và truyền số liệu (VDC)
Khảo sát, phân tích, thiết kế kỹ thuật chi tiết mạng tổng thể và mạng diện rộng
Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban nơi thực tập và định hướng chọn đề tài
Chức năng, nhiêm vụ của phòng ban
TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM THƯƠNG PHẨM :
Phát triển các sản phẩm phần mềm thương phẩm theo thiết kế và giải pháp khung của trung tâm nghiên cứu thiết kế phần mềm
Giới thiệu, thuyết trình các tính năng của sản phẩm, khả năng đáp ứng của sản phẩm với yêu cầu của khách hàng;
Chuyển giao, cài đặt, tích hợp, đào tạo và hướng dẫn sử dụng;
Biên tập các tài liệu hướng dẫn sử dụng, các tài liệu phục vụ việc kiểm thử chất lượng sản phẩm;
Đào tạo về sử dụng sản phẩm cho các bộ phận có liên quan;
Bảo hành và bảo trì sản phẩm.
Lập trình, chỉnh sửa và tùy biến sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng;
Nâng cấp các phiên bản phẩn mềm theo yêu cầu của bộ phận nghiên cứu thiết kế phần mềm, kinh doanh phần mềm thương phẩm và triển khai sản phẩm
Tình hình tin học hóa
Công ty có hệ thống máy tính cấu hình mạnh tổ chức thành mạng Intranet giúp chia sẻ các tài nguyên của các máy trạm.
Các máy tính được cài đặt các ứng dụng thông dụng trong văn phòng như : Microsoft Office, Acrobat Reader, …
Mỗi máy trạm trong mạng được cài các công cụ phát triển phần mềm phổ biến hiện này : Microsoft Visual Studio 2005, Net Bean 5.5, Eclipse…
Các công cụ phát triển cơ sở dữ liệu : Microsoft SQL Server 2000, Microsoft SQL Server 2005, Oracle, Microsoft Access 2003, …
Các dự án được quản lý theo chuẩn ban hành của công ty.
Công cụ hỗ trợ trong việc tổ chức, phân công thực hiện dự án thực hiện bằng Microsoft Project 2003.
Vấn đề đang tồn tại và định hướng phát triển đề tài
4.2.1 Vấn đề đang tồn tại
Qua quá trình khảo sát, tìm hiểu tại công ty FSC, em nhận thấy mặc dù công tác triển khai công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động, kinh doanh của công ty rất được chú trọng, nhưng việc tin học hóa tin học vẫn chưa đầy đủ Điển hình là chưa có công cụ tin học chuyên biệt ( một sản phẩm phần mềm máy tính) dành cho việc quản lý bán hàng của công ty.
Loại hình và nghành nghề kinh doanh của công ty rất đa dạng, không chỉ thiết kế, sản xuất hay gia công phần mềm mà còn có cả những loại hình kinh doanh dịch vụ như: thiết kế mạng máy tính, xây dựng các cổng thong tin điện tử, các trang web cho để quảng bá và giới thiệu sản phẩm cho các công ty…
Việc quản lý bán hàng không đơn thuần chỉ là quản lý việc bán hàng hóa sản phẩm sản xuất đơn thuần mà còn bao gồm cả việc quản lý kinh doanh các loại hình dịch vụ khác có những đặc thù riêng.
Công tác quản lý bán hàng với nhiều loại hình kinh doanh dịch vụ, sản phẩm như ở công ty FSC gây khó khăn cho bộ phận kinh doanh, bán hàng trong việc quản lý, thống kê, tìm kiếm, báo cáo về các số liệu kinh doanh, về doanh thu, về các khách hàng của những loại hình kinh doanh khác nhau của công ty FSC, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công ty.
Với những nghiên cứu và tìm hiểu trên, em quyết định sẽ chọn đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp tại công ty điện tử- tin học FSC. Đề tài này sẽ giúp công tác quản lý bán hàng ở một công ty kinh doanh đa dịch vụ như công ty FSC được thuận tiện hơn, giúp tăng năng suất, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của bộ phận bán hàng nói riêng và của toàn công ty FSC nói chung.
Khái quát về đề tài nghiên cứu
Thông tin đầu vào và đầu ra
Chức năng này của phần mềm cho phép nhân viên bán hàng dễ dàng tạo lập hóa đơn bán hàng khi chỉ cần lựa chọn danh mục hàng hóa, khách hàng và sản phẩm hiện sẵn trên các form giao diện của phần mềm, đồng thời chương trình cũng tự động cập nhật, tính và hiển thị đơn giá, tiền thanh toán của khách hàng khi lập hóa đơn, hạn chế tối đa việc sai sót khi lập hóa đơn bán hàng giao cho khách.
Chức năng trợ giúp người sử dụng
Chức năng này của phần mềm hỗ trợ tốt nhất người sử dụng khi gặp những khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm trong thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh, giảm bớt sai sót khi người dùng sử dụng
Chức năng tạo lập và phân quyền người sử dụng
Chức năng này của phần mềm rất hữu ích khi giúp người sử dụng có thể tạo và quản lý nhân viên kinh doanh sử dụng phần mềm, sử dụng dữ liệu bán hàng trong phạm vi cho phép một cách có hiệu quả.
V.3 Thông tin đầu vào và đầu ra
Thông tin đầu vào của “ Phần mềm quản lý bán hàng” là
Thông tin về hàng hóa, về sản phẩm dịch vụ mà công ty hiện đang cung cấp cho khách hàng
Các thông tin từ quá trình bán hàng cho khách hàng như sản phẩm đặt mua, số lượng, đơn giá…
Thông tin về khách hàng, về các đối tác hợp tác kinh doanh của công ty
Thông tin đầu ra của phần mềm “ Quản lý bán hàng” là:
số phương pháp luận cơ bản nghiên cứu đề tài và công cụ thực hiện
Một số phương pháp luận cơ bản
1.1 Tổng quan về công nghệ phần mềm
1.1.1 Khái quát về phần mềm
Phần mềm là một hệ thống các chương trình có thể thực hiện trên máy tính, nhằm hỗ trợ các nhà chuyên môn trong từng lĩnh vực chuyên ngành,thực hiện tốt các thao tác nghiệp vụ của mình.
Theo Tiến sỹ Roger Presman, một chuyên gia về công nghệ phần mềm của Mỹ thì: “Phần mềm là: Các chương trình máy tính; các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp; các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy”.
Phần mềm bao gồm phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng Phần mềm hệ thống là những phần mềm đảm nhân công việc tích hợp và điều khiển các thiết bị phần cứng đồng thời tạo ra môi trường thuận lợi để các phần mềm khác và người sử dụng có thể thao tác trên đó như một khối thống nhất Phần mềm ứng dụng là những phần mềm được dùng để thực hiện một công việc xác định nào đó.
Phần mềm được kỹ nghệ hoá, nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn.
1.1.2 Khái quát về công nghệ phần mềm
Công nghệ phần mềm bao gồm một tập hợp với ba yếu tố chủ chốt – Phương pháp, công cụ và thủ tục – giúp cho người quản lý có thể kiểm soát được quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm chất lượng cao.
Hướng đến việc xây dựng các phần mềm có chất lượng cao, ngành công nghệ phần mềm đưa ra ba đối tượng cần nghiên cứu là: Quy trình công nghệ, phương pháp phát triển, công cụ và môi trường phát triển phần mềm.
Quy trình công nghệ phần mềm: Hệ thống các giai đoạn mà quá trình phát triển phần mềm phải trải qua Với mỗi giai đoạn cần xác định rõ mục tiêu, kết quả nhận từ giai đoạn trước đó cũng chính là kết quả chuyển giao cho giai đoạn kế tiếp.
Phương pháp phát triển phần mềm: Hệ thống hướng dẫn cho phép từng bước thực hiện một giai đoạn nào đó trong quy trình công nghệ phần mềm. Nội dung của các phương pháp bao gồm: Lập kế hoạch và ước lượng dự án phần mềm, phân tích yêu cầu hệ thống và phần mềm, thiết kế cấu trúc dữ liệu, thiết kế chương trình và các thủ tục, mã hoá và bảo trì.
Công cụ và môi trường phát triển phần mềm: Hệ thống các phần mềm trợ giúp chính trong lĩnh vực xây dựng phần mềm Các phần mềm này sẽ hỗ trợ các chuyên viên tin học trong các bước xây dựng phần mềm theo một phương pháp nào đó với một quy trình được chọn trước.
1.2 Các quy trình trong công nghệ phần mềm
Trong quy trình sản xuất phần mềm, người ta thường tuân theo 6 quy trình:
* Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm
* Quy trình xác định yêu cầu phần mềm
* Quy trình phân tích thiết kế phần mềm
Các quy trình có mối liên hệ thống nhất với nhau theo một trình tự nhất định, trong đó đầu ra của quy trình này là đầu vào cho quy trình tiếp sau.
1.2.1 Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng
Nghiên cứu, đề xuất giải pháp kỹ thuật, tiến hành xây dựng hợp đồng với khách hàng, theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng và lập hồ sơ tổng quát về quy trình hợp đồng phần mềm.
Xây dựng hợp đồng phần mềm với khách hàng
Theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng
Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm
1.2.2 Quy trình xác định yêu cầu phần mềm
Sau khi đã có hợp đồng phần mềm với khách hàng, hợp đồng được chuyển sang để thực hiện chương trình thứ hai nhằm xác định nhu cầu của khách hàng về sản phẩm tương lai.
Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu
Mô hình hoá yêu cầu của hệ thống
Một số phương pháp thu thập thông tin
Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống Mục tiêu theo đuổi là phải có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất.
Phương pháp 1 – Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
Phương pháp 2 – Quan sát hệ thống
Phương pháp 4 – Sử dụng phiếu điều tra
Mô hình hoá yêu cầu hệ thống
Các mô tả yêu cầu trong giai đoạn xác định yêu cầu chỉ mô tả chủ yếu các thông tin liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ trong thế giới thực, chưa thể hiện rõ nét việc thực hiện các nghiệp vụ này trên máy tính Mô tả thông qua các văn bản dễ gây ra nhầm lẫn và không trực quan Mô hình hoá cho phép ta hiểu một cách trực quan và bản chất nhất yêu cầu.
1.2.3 Quy trình phân tích thiết kế phần mềm
Sau khi quy trình xác định yêu cầu phần mềm, trên cơ sở hồ sơ của giai đoạn phân tích ta chuyển sang quy trình thiết kế nhằm xác định hồ sơ tổng thể các vấn đề thiết kế phần mềm từ tổng quát tới chi tiết.
tích, thiết kế, xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty cổ phần điện tử tin học FSC
Khảo sát hiện trạng tình hình kinh doanh tại công ty FSC và đặc tả yêu cầu
I.1 Khảo sát hiện trạng tình hình kinh doanh tại công ty FSC
Công ty FSC là công ty chuyên kinh doanh:
- Máy tính nguyên chiếc( PC, Notebook, Server) của các hãng nổi tiếng như: Compaq, IBM, HP, DELL, Toshiba, Acer,
- Máy in Laser, máy in kim, máy in Mạng, Máy chiếu Projector, máy quét các loại
- Bộ lưu điện, ổn áp dùng cho máy tính và các thiết bị văn phòng.
- Máy tính ASEAN được lắp rắp từ linh kiện sản xuất tại các nước Đông Nam Á.
- Thiết bị Mạng: Network Card, HUB, Switch, Router, Modem, Cable,
- Thiết bị văn phòng: Máy Photocopy, máy hủy tài liệu, máy chấm công, máy in và các phụ kiện kèm theo.
Trong quá trình quản lý bán hàng tại công ty có một số nghiệp vụ cơ bản là:
- Quản lý mua hàng- nhập hàng.
- Quản lý bán hàng- xuất hàng
I.2 Xác định yêu cầu người sử dụng
I.2.1 Yêu cầu về tạo và chuẩn hoá danh mục
Hệ thống thông tin xây dựng cần có các danh mục sau:
Danh mục nhóm hàng: Quản lý nhóm hàng hóa để thuận lợi cho việc quản lý, thống kê báo cáo và tìm kiếm các mặt hàng, có thể phân chia hàng hóa thành các nhóm khác nhau , có thể thêm bớt xóa sửa nhóm hàng
Danh mục hàng hoá: Việc quản lý hàng hóa trong kho giúp người dùng có thể liệt kê các mặt hàng theo tiêu chí khác nhau như mặt hàng, nhóm hàng, nhà cung cấp,hãng sản xuất… Ngoài ra còn có thể sửa, xóa các thông tin cần thiết về mặt hàng đó.Các mặt hàng cần có mã riêng biệt để phân biệt với các mặt hàng khác, dễ quản lý về thời gian và bảo hành sản phẩm.
I.2.2 Tổ chức dữ liệu hệ thống
- Dữ liệu hệ thống bao gồm các danh mục cơ sở dữ liệu đã có sẵn ngay từ khi bắt đầu hệ thống và ít biến động theo thời gian
- Các loại dữ liệu hệ thống bao gồm: Danh mục kho, danh mục hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục hãng sản xuất, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản… Với mỗi loại danh mục có thể có các chức năng thêm, bớt, sửa, xóa… nhưng do quản trị viên hoặc nhân viên được cấp quyền thực hiện I.2.3 Quản lý người dùng
Quản lý người dùng để tăng tính bảo mật và khả năng tương tác với hệ thống của từng người sử dụng khác nhau Cho phép đăng ký người sử dụng, phân quyền truy nhập khai thác thông tin, phần quyền đến từng chức năng sử dụng của hệ thống Tăng tính an toàn và hiệu quả của hệ thống.
Cập nhật nhanh chóng, chính xác, chi tiết theo từng loại máy tính, linh kiện, thiết bị,từng nhà cung cấp,… Lên báo cáo một cách tự động, kịp thời như yêu cầu của nhà quản lý Giao diện phần mềm đẹp, thân thiện, dễ sử dụng Phần mềm có tính đến khả năng phát triển.
I.2.4 Yêu cầu về trao đổi thông tin
Hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu trao đổi thông tin giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp duới, giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty, trao đổi dữ liệu giữa các đơn vị, cập nhật thông tin biến động, hoạt động của các doanh nghiệp khác trong quá trình kinh doanh.
I.2.5 Yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu
Yêu cầu thực hiện đúng các quy chế an toàn và bảo mật hiện hành của các đơn vị thuộc hệ thống trong quá trình thiết kế, xây dựng và vận hnàh hệ thống Có chính sách bảo mật, lưu trữ và phục hồi dữ liệu đầy đủ, tin cậy và khoa học
I.2.6 Yêu cầu về tính “hệ thống mở” Đảm bảo tính mềm dẻo, dễ dàng thích ứng với các thay đổi nghiệp vụ. Trong trường hợp thay đổi cấu trức dữ liệu không quá lớn thì hệ thống phải thích ứng được
I.2.7 Yêu cầu về giao diện
- Giao diện bằng tiếng Việt theo chuẩn Unicode, cập nhật và thông tin được lưu trữ trong CSDL chuẩn Unicode.
- Màn hình chính thiết kế than thiện, có hướng dẫn tổng thể cũng như chi tiết từng chức năng con của hệ thống.
- Các màn hình cập nhật dữ liệu về cơ bản phải thống nhất về các nút lệnh cũng như màu sắc, fonts chữ
- Các màn hình hỏi đáp điều kiện lọc báo cáo cũng phải thống nhất với nhau Màn hình nhập thông tin đầu vào thiết kế một cách khoa học, dễ dùng trong việc thay đổi font chữ Các phím nóng được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi cho người sử dụng.
1.3 Phân tích nghiệp vụ quản lý bán hàng tại công ty phần mềm FSC
Các nghiệp vụ này phát sinh khi khách hàng có yêu cầu mua hàng tại công ty do sự giới thiệu của phòng kinh doanh hoặc từ các thông tin khác nhau mà khách hàng biết đến công ty, khi tiến hành bán hàng cho khách hàng, khi nhận đuợc yêu cầu xuất hàng để bán cho khách
1.3.1 Quản lý mua hàng - nhập hàng:
- Sau khi bộ phận quản lý kho kiểm kê hàng hoá, lập báo cáo về tình hình hàng tồn kho và yêu cầu bổ sung hàng mới Bộ phận quản lý kho tiến hành gửi phiếu yêu cầu về hàng hoá cho bộ phân kinh doanh, bộ phận kinh doanh tiến hành lập đơn đặt hàng gửi đến cho nhà cung cấp Sau khi được nhà cung cấp đưa hàng theo yêu cầu của đơn đặt hàng tới công ty, bộ phận có trách nhiệm tiến hành tiếp nhận hàng.
- Người thủ kho căn cứ vào thông tin trên phiếu nhập hàng để kiểm tra hệ thống kho xem còn đủ không gian trống, vị trí kho có phù hợp với việc vận chuyển và về chi phí nhập hàng Sau đó kiểm tra xác định số lượng, quy cách, chất lượng của hàng nhập về kho Việc kiểm tra này tiến hành thủ công và lưu trữ dưới dạng văn bản Những hàng chất lượng kém sẽ được để riêng chờ xử lý sau, không được nhập vào kho
- Phiếu nhập hàng được lập một bản chuyển cho bộ phận kế toàn để hạch toán chi phí và định giá nhập cho hàng hoá đó Bộ phận kho và phòng kế toán tài chính sẽ lưu lại thông tin về ngày nhập chứng từ, người lập phiếu, kho, hàng hoá để phục vụ cho việc xác định nguồn gốc của hàng sau này Do đặc thù của công ty bộ phận kế toản sử dụng phiếu nhập kiêm hoá đơn mua hàng cho công ty Các bộ phận có trách nhiệm trong việc nhập hàng của công ty sẽ lên những báo cáo về hàng nhập sau đó chuyển lên cho ban giám đốc.
1.3.2 Quản lý bán hàng - xuất hàng
- Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng tại công ty thì bộ phận kinh doanh tiến hành các thủ tục cần thiết để bán hàng, bộ phận bán hàng sau khi đã kiểm tra tư cách của khách hàng, mối quan hệ của khách hàng với công ty thì tiến hành lập hoá đơn bán hàng, rồi chuyển cho cán bộ quản lý kho kiểm tra về khả năng đáp ứng yêu cầu mua hàng của khách hàng.
