TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin (CNTT) đã làm cho việc ứng dụng hệ thống thông tin (HTTT) trở thành vấn đề quan trọng trong mọi lĩnh vực Hệ thống thông tin bao gồm nhiều thành phần như phần cứng, phần mềm, mạng, dữ liệu và con người, trong đó phần mềm ứng dụng được chú trọng hơn cả Tại Việt Nam, lĩnh vực phần mềm đang phát triển mạnh mẽ, dẫn đến việc sử dụng phần mềm trong hoạt động doanh nghiệp ngày càng phổ biến Ngoài các phần mềm ứng dụng thông dụng như Word, Excel, Skype, TeamViewer, cùng các phần mềm quản lý như CRM và SCM, doanh nghiệp còn cần những phần mềm đặc thù riêng để phù hợp với quy trình hoạt động, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và làm việc.
Bravo là một công ty phần mềm nổi bật với sản phẩm BRAVO 7 ERP - VN Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, công ty không chỉ sử dụng phần mềm của mình mà còn kết hợp với các công cụ khác như Skype và Teamviewer Bên cạnh đó, Bravo còn áp dụng các phần mềm hỗ trợ trong việc tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng, triển khai dự án và bảo hành, cũng như trong quá trình xây dựng và phát triển phần mềm mới.
Trong hai năm qua (2016 và 2017), Bravo đã ghi nhận mức tăng trưởng 150%, với sản phẩm ngày càng được doanh nghiệp và tổ chức ưa chuộng Sự gia tăng này đã dẫn đến việc ra mắt nhiều sản phẩm mới và số lượng hợp đồng triển khai tăng nhanh, gây khó khăn trong quản lý Mặc dù công ty đã sử dụng phần mềm quản lý chung BRAVOMAN, nhưng nó chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu hiện tại và tương lai của nhân viên Do đó, để phù hợp với tình hình tăng trưởng và đảm bảo quản lý quy trình triển khai hiệu quả, công ty cần xây dựng phần mềm chuyên biệt cho việc quản lý hợp đồng.
Dựa trên những lý do đã nêu, tôi quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng cho công ty cổ phần phần mềm Bravo” nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả công việc.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Mục tiêu của nghiên cứu là khám phá lý thuyết liên quan đến vấn đề nghiên cứu, đồng thời phân tích và đánh giá thực trạng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm Bravo Qua đó, nghiên cứu sẽ định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp tối ưu cho công ty.
Nghiên cứu về quản lý triển khai hợp đồng cho khách hàng tại công ty cổ phần phần mềm Bravo nhằm thiết kế và xây dựng phần mềm hỗ trợ quản lý quá trình triển khai hợp đồng Phần mềm này sẽ giúp tối ưu hóa công tác quản lý, nâng cao hiệu quả và đảm bảo sự thành công trong việc thực hiện các hợp đồng cho khách hàng của công ty.
- Quản lý các danh mục sản phẩm, Phòng ban, Nhân viên.
- Quản lý và phân bổ hợp đồng
Quản lý triển khai bao gồm việc tổ chức và giám sát các công việc, tài liệu làm việc, cũng như quản lý các giao dịch thử nghiệm trong quá trình triển khai Ngoài ra, việc quản lý các hợp đồng chuyển bảo hành cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
- Quản lý thanh toán của khách hàng
2.1 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được mục tiêu của đề tài, bài khóa luận cần tìm hiểu và làm rõ các vấn đề sau
- Các vấn đề liên quan đến quy trình triển khai tại công ty Cổ phần Phần mềm Bravo
- Tìm hiểu thực trạng cũng như ưu, nhược điểm của việc sử dụng phần mềm để quản lý hoạt động triển khai tại công ty.
- Xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng cho công ty cổ phần phần mềm Bravo
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các nguồn thông tin trực tuyến, bao gồm các bài viết và công trình nghiên cứu trên Internet, cũng như từ trang web của Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo (bravo.com.vn) Ngoài ra, tài liệu và báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh cũng được lấy từ phòng Quản lý Tổng hợp của công ty này.
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là hình thức thu thập thông tin thông qua sự tương tác trực tiếp giữa người phỏng vấn và đối tượng được phỏng vấn Phương pháp này ngày càng trở nên phổ biến, mang lại sự thuận tiện trong việc thu thập dữ liệu.
Phương pháp phát phiếu điều tra bao gồm việc thiết kế phiếu điều tra và phát cho nhân viên trong công ty Dựa trên phiếu điều tra này, chúng ta có thể tổng hợp thông tin một cách hiệu quả.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu là bước quan trọng sau khi hiểu rõ quy trình xử lý và đặc điểm thực tế tại công ty Kết hợp kiến thức học được với việc tìm hiểu lý thuyết liên quan, đặc biệt là về C# và SQL, giúp em phát hiện ra các phương pháp và thuật toán cần thiết để xây dựng các chức năng của phần mềm.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập thông tin đầy đủ, chúng tôi tiến hành tổng hợp, phân tích và xử lý dữ liệu bằng phần mềm bảng tính Excel Việc phân tích và tổng hợp dữ liệu được thực hiện thông qua kết quả phỏng vấn và phiếu điều tra, nhằm lựa chọn những thông tin phù hợp với mục đích sử dụng và vấn đề nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích thiết kế: Việc phân tích thiết kế phần mềm quản lý triển khai hợp đồng được tiến hàng theo phương pháp hướng đối tượng
- Phương pháp lập trình và xây dựng chương trình: Thông qua ngôn ngữ lập trình C# và môi trường Visual Studio 2010, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
Năm 2008, dựa trên các dữ liệu đã thu thập, chúng tôi tiến hành phân tích và thiết kế phần mềm theo hướng đối tượng Tiếp theo, thiết kế cơ sở dữ liệu được thực hiện trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL.
Server 2008 Sau quá trình thiết kế giao diện, thực hiện xây dựng chương trình bằng ngôn ngữ lập trình C# trên môi trường lập trình Visual Studio 2010.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm các chương:
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO.
Chương 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO h
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Phần mềm máy tính (Tiếng Anh: Computer Software) hay gọi tắt là phần mềm (Software) được định nghĩa như sau.
Phần mềm là tập hợp các lệnh hoặc chỉ thị được lập trình bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ, theo trình tự cụ thể, nhằm tự động hóa các chức năng hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp và công ty.
(Nguồn: Bài giảng Công nghệ phần mềm, Trường Đại học Thương Mại).
1.1.2 Khái niệm phần mềm quản lý triển khai hợp đồng
Phần mềm quản lý triển khai hợp đồng là công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp kinh doanh phần mềm, giúp theo dõi và quản lý quá trình triển khai hợp đồng một cách hiệu quả Với các chức năng như theo dõi thông tin hợp đồng, quản lý tiến độ triển khai, lịch làm việc và quá trình thanh toán của khách hàng, phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý chi tiết và chặt chẽ hơn Đồng thời, nó cũng giúp nhân viên triển khai nắm bắt công việc của mình, từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch một cách cụ thể và hợp lý.
Phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi và quản lý việc thực hiện các dự án, trong khi phần mềm quản lý triển khai hợp đồng quản lý cả các hợp đồng nhỏ và lớn như những dự án riêng biệt.
(Nguồn: Tử Quang Phương (2014), Giáo trình Quản lý dự án, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân)
Trong phạm vi đề tài, em xin đề cập đến phần mềm quản lý triển khai các hợp đồng về lĩnh vực triển khai phần mềm.
1.1.3 SQL Server, ngôn ngữ SQL
SQL Server, hay còn gọi là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL, là một công cụ quản lý dữ liệu phổ biến trong nhiều lĩnh vực Nó hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao, bao gồm Visual Basic, Oracle và Visual C++, giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý dữ liệu.
Ngôn ngữ SQL là một công cụ mạnh mẽ cho việc tạo, chỉnh sửa và truy vấn dữ liệu trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Với cú pháp đơn giản và dễ học, SQL giúp người dùng thực hiện các tác vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả Đặc biệt, tính chuyển dịch cao của SQL cho phép người dùng áp dụng cùng một cấu trúc lệnh khi chuyển đổi giữa các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau, nhờ vào việc tuân thủ các chuẩn đã được xác định.
(Nguồn:Giáo trình Cơ sở dữ liệu 1, Trường Đại học Thương Mại). h
1.1.4 Visual studio, ngôn ngữ lập trình C#
Microsoft Visual Studio is an integrated development environment (IDE) from Microsoft, designed for developing computer programs for Microsoft Windows, as well as websites, web applications, and web services It utilizes Microsoft's software development platforms, including Windows API, Windows Forms, Windows Presentation Foundation, Windows Store, and Microsoft Silverlight Visual Studio can generate both machine code and managed code.
C# (đọc là "C thăng" hay "C sharp") là ngôn ngữ lập trình hiện đại, hướng đối tượng được phát triển bởi Microsoft, là nền tảng cho kế hoạch NET của họ Tên gọi C# bao gồm ký tự thăng theo Microsoft, nhưng theo tiêu chuẩn ECMA chỉ được viết là C# Ngôn ngữ này được xây dựng dựa trên C++ và Java, mang lại sự cân bằng giữa các ngôn ngữ như C++, Visual Basic, Delphi và Java Với sự hỗ trợ mạnh mẽ từ NET Framework, C# giúp việc phát triển ứng dụng Windows Forms và WPF trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
(Nguồn: Nguyễn Ngọc Bình Phương, Các giải pháp lập trình C#, Nhà xuất bản giao thông vận tải)
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.2.1 Quy trình xây dựng phần mềm
Phần mềm được phát triển thông qua một quy trình chặt chẽ, bao gồm các bước từ phân tích và đặc tả yêu cầu phần mềm, thiết kế phần mềm, lập trình, kiểm thử, cài đặt phần mềm cho đến vận hành và bảo trì phần mềm.
Hình 1.1 Quy trình xây dựng phần mềm (Nguồn: Bài giảng Công nghệ phần mềm, Trường Đại học Thương Mại). h
Phân tích và đặc tả yêu cầu phần mềm là bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình phát triển phần mềm Giai đoạn này yêu cầu xác định một cách chi tiết các chức năng của hệ thống cũng như các ràng buộc khi hệ thống hoạt động.
Thiết kế phần mềm bao gồm việc tạo ra giao diện, lập trình và xây dựng cơ sở dữ liệu Có hai phương pháp chính là phân tích thiết kế theo hướng chức năng và hướng đối tượng Cấu trúc phần mềm, bao gồm chức năng và dữ liệu, cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trong đặc tả.
Lập trình là quá trình chuyển đổi thiết kế chi tiết thành mã lệnh thông qua các ngôn ngữ lập trình Để thực hiện điều này, cần xác định ngôn ngữ lập trình và phương pháp lập trình phù hợp trước khi bắt đầu.
Kiểm thử phần mềm là quá trình kiểm tra và đánh giá các đặc tả, thiết kế và mã nguồn nhằm phát hiện lỗi Để đảm bảo phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, việc thẩm định và kiểm tra là rất cần thiết.
Quá trình cài đặt phần mềm cho người sử dụng thường đơn giản về mặt kỹ thuật, nhưng việc chuyển đổi tâm lý và thói quen của người dùng lại phức tạp và tốn thời gian Sự kháng cự và tâm lý ngại thay đổi từ phía người dùng có thể gây khó khăn trong việc áp dụng phần mềm mới.
-Vận hành và Bảo trì: Phần mềm cần phải cải tiến và điều chỉnh để phù hợp với những thay đổi về yêu cầu hệ thống
Tuỳ theo từng mô hình mà ta có thể phân chia các pha, các bước có thể có sự khác nhau.
Có thể phân loại phần mềm theo nhiều góc độ khác nhau
* Phân loại theo phương thức hoạt động
Phần mềm hệ thống là phần mềm thiết yếu để vận hành máy tính và các phần cứng liên quan Các ví dụ điển hình bao gồm hệ điều hành như Windows, Linux và Unix, cùng với các thư viện động (DLL), trình điều khiển (Driver), phần sụn (Firmware) và BIOS.
Hệ điều hành di động như iOS, Android và Windows Phone là phần mềm quan trọng giúp quản lý và điều khiển các thiết bị phần cứng.
Phần mềm ứng dụng là chương trình máy tính được thiết kế để hỗ trợ người dùng thực hiện nhiều chức năng và nhiệm vụ khác nhau Nó cho phép người sử dụng hoàn thành các công việc cụ thể, ví dụ như phần mềm văn phòng như Microsoft Office và OpenOffice, phần mềm doanh nghiệp, quản lý nguồn nhân lực, giáo dục, cơ sở dữ liệu, phần mềm trò chơi, và các chương trình tiện ích Ngoài ra, cũng có các loại phần mềm độc hại cần được lưu ý.
Các phần mềm chuyển dịch mã, bao gồm trình biên dịch và trình thông dịch, có chức năng dịch các câu lệnh từ mã nguồn của ngôn ngữ lập trình sang ngôn ngữ máy, giúp thiết bị thực thi có thể hiểu và thực hiện các lệnh đó.
Các nền tảng công nghệ, như ASP.NET - nền tảng ứng dụng web của Microsoft, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các ứng dụng web và dịch vụ web.
* Phân loại theo khả năng hay quyền hạn can thiệp vào mã nguồn
Phần mềm mã nguồn đóng là loại phần mềm mà mã nguồn không được công khai, yêu cầu người dùng phải có bản quyền để sử dụng.
Phần mềm mã nguồn mở (open source software) là loại phần mềm có mã nguồn được công khai, cho phép người dùng tự do phát triển và cải tiến Thường thì phần mềm này được cung cấp miễn phí, tạo điều kiện cho cộng đồng cùng tham gia vào quá trình phát triển.
* Phân loại theo khả năng ứng dụng
Phần mềm có sẵn là những ứng dụng được phân phối rộng rãi trên thị trường tự do, phục vụ cho nhiều nhóm người dùng khác nhau Ví dụ điển hình bao gồm phần mềm cơ sở dữ liệu như Oracle, phần mềm đồ họa như Photoshop và Corel Draw, cũng như các công cụ soạn thảo văn bản và bảng tính Mặc dù chúng có khả năng ứng dụng cao, nhưng phần mềm này thường thiếu tính linh hoạt và tùy biến cho từng nhu cầu cụ thể của người dùng.
Phần mềm được phát triển theo yêu cầu của khách hàng có tính linh hoạt và tùy biến cao, nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của một nhóm người dùng nhất định Thông thường, loại phần mềm này thường hướng đến các ứng dụng chuyên ngành hẹp, như phần mềm điều khiển hoặc phần mềm hỗ trợ bán hàng.
1.2.3 Một số lý thuyết cơ bản về Sql server
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Phần mềm quản lý triển khai hợp đồng, hay còn gọi là phần mềm quản lý dự án, được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp kinh doanh phần mềm Quy trình triển khai một dự án thường bao gồm các bước như khảo sát yêu cầu, lập kế hoạch, ký kết hợp đồng, xây dựng hệ thống, và nghiệm thu phần mềm Tuy nhiên, quy trình này có thể thay đổi tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp, có thể thừa hoặc thiếu so với các bước tiêu chuẩn, và có thể chi tiết hơn hoặc ngắn gọn hơn.
Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp như Bravo, Green Effect, và Fast cung cấp phần mềm tùy chỉnh theo yêu cầu, nhưng việc triển khai thường kéo dài và tốn kém do cần khảo sát nhu cầu thực tế và điều chỉnh phần mềm Do đó, việc phát triển phần mềm quản lý công việc hiệu quả trở nên cần thiết Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm quản lý dự án có sẵn, vì chúng có thể làm phức tạp hóa các tác vụ đơn giản và không tương thích với hệ thống thông tin hiện tại Đặc biệt, với những doanh nghiệp có nhiều hợp đồng và công việc cần quản lý, việc xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Trên thực tế cũng đã có một số bài nghiên cứu của sinh viên về vấn đề này như:
Sinh viên Thiều Quang Huy, thuộc Khoa Tin học Kinh tế 48 tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, đã thực hiện đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty TNHH Deloitte Việt Nam” Đề tài tập trung vào việc phát triển phần mềm quản lý hợp đồng cho các dịch vụ của Deloitte Việt Nam, mặc dù không phải là hợp đồng triển khai phần mềm, nhưng quy trình thực hiện vẫn có nhiều điểm tương đồng Bài nghiên cứu đã phân tích thực trạng doanh nghiệp, tổng hợp lý thuyết về phần mềm quản lý hợp đồng và quản lý công việc, đồng thời đề xuất phương án xây dựng phần mềm Phần mềm được thiết kế với các chức năng như quản lý tài khoản người dùng, danh mục hợp đồng mẫu, danh mục khách hàng, và quản lý chi tiết hợp đồng, tuy nhiên chưa chỉ rõ ngôn ngữ lập trình cũng như phương pháp xây dựng phần mềm.
Sinh viên Nguyễn Hải Lân đã thực hiện đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý triển khai dự án” sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server.
Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Học viện Tài chính đã giới thiệu chi tiết về ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL Server, tạo ra sản phẩm phần mềm với nhiều tính năng hữu ích Tuy nhiên, tính ứng dụng của phần mềm này còn hạn chế vì nghiên cứu không được áp dụng cho một doanh nghiệp cụ thể, mà chỉ dựa trên một quy trình chung.
Trong lĩnh vực xây dựng phần mềm bằng C#, sinh viên ngành Hệ thống thông tin và Công nghệ thông tin thường thực hiện nhiều đề tài đồ án tốt nghiệp Một ví dụ tiêu biểu là đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán mua hàng tại Công ty nhập khẩu gỗ Phương Nam” của sinh viên Nguyễn Đình Trung từ Trường Đại học Bách Khoa TP HCM Đề tài này nổi bật với việc tập trung vào việc xây dựng hệ thống thông tin, đặc biệt là phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu Mặc dù đã phân tích và thiết kế giải pháp cho bài toán mà công ty đưa ra, phần mềm hoàn thiện vẫn chưa đáp ứng đầy đủ các chức năng đã được nêu trong thiết kế.
Trên thị trường Việt Nam, có nhiều phần mềm quản lý triển khai hợp đồng và dự án như Facework và SinnovaSoft Tuy nhiên, những phần mềm này thường là giải pháp viết sẵn, khó đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp có quy trình đặc thù.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Trên toàn cầu, nhiều nghiên cứu và bài viết đã được công bố về việc phát triển phần mềm quản lý triển khai hợp đồng, như bài viết “Project Management – Software Development Methodology” của Zvonimir Vukovi, nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý dự án và vai trò của người quản lý trong quá trình này Bài viết cũng chỉ ra rằng việc sử dụng phần mềm hỗ trợ là cần thiết để tối ưu hóa quản lý dự án và hợp đồng Ngoài ra, còn có nhiều tài liệu và sách hướng dẫn phân tích thiết kế phần mềm quản lý triển khai hợp đồng, cùng với các phương pháp lập trình sử dụng C#, Java, VB.Net để phát triển phần mềm hiệu quả.
Về vấn đề xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp thì System Analysis
Cuốn sách "And Design Methods" của Jeffrey L Whitten, Lonnie D Bentley và Kevin C Dittman là một nghiên cứu quan trọng về hệ thống thông tin, tập trung vào phân tích và thiết kế phần mềm quản lý doanh nghiệp Nội dung chính bao gồm phân tích thiết kế hệ thống, kỹ thuật phần mềm hỗ trợ máy tính, phát triển ứng dụng nhanh, và xây dựng cơ sở dữ liệu cho quy trình hoạt động và làm việc của doanh nghiệp.
Việc xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng đã thu hút sự quan tâm đáng kể tại Việt Nam và trên thế giới, được thể hiện qua nhiều bài báo, tài liệu và nghiên cứu Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các phần mềm quản lý hợp đồng và quản lý dự án, chứng minh tính ứng dụng thực tiễn và lợi ích mà chúng mang lại Tuy nhiên, quy trình triển khai, giao diện và chức năng của các phần mềm này thường khác nhau, phụ thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp Xuất phát từ nhu cầu thực tế và đặc điểm riêng của Công ty cổ phần phần mềm Bravo, tôi sẽ nghiên cứu và phát triển phần mềm quản lý triển khai hợp đồng dành riêng cho các chi nhánh của công ty.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO
* Thông tin chung về doanh nghiệp
Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO
Tên tiếng anh: Bravo Software Join Stock Company
Giám đốc : Đào Mạnh Hùng
+ Chi nhánh Hà Nội Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà 101, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Email: hanoi@bravo.com.vn
+ Chi nhánh Đà Nẵng Địa chỉ: Tầng 4, 466 Nguyễn Hữu Thọ, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
Email: danang@bravo com.vn
+ Chi nhánh Hồ Chí Minh Địa chỉ: 2B, Lầu 2, 116-118 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Email: hcm@bravo.com.vn
Công ty cổ phần là một loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và trách nhiệm hữu hạn, hoạt động độc lập so với các chủ sở hữu Vốn của công ty được chia thành các cổ phần bằng nhau, cho phép huy động vốn từ nhiều nhà đầu tư khác nhau trong nền kinh tế.
- Tháng 10/1999 : Thành lập Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO tại Hà Nội và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Tháng 12/1999: Ra đời phiên bản BRAVO 3.0 và triển khai phần mềm cho Công ty nhựa thiếu niên Tiền Phong
- Tháng 3 năm 2000 : Ra đời phiên bản BRAVO 3.2
- Tháng 7 năm 2001: Ra đời phiên bản BRAVO 4.1 với nhiều tính năng nổi trội
- Tháng 1 năm 2003: Ra đời phiên bản BRAVO 5.0
- Tháng 3 năm 2003: Thành lập chi nhánh tại Đà Nẵng h
- Tháng 4 năm 2004 : Ra đời phiên bản BRAVO 6.0
- Tháng 3 năm 2005: Đạt và nhận chứng chỉ ISO 9001:2000
- Tháng 3 năm 2006: Ra đời phiên bản BRAVO 6.3 với cơ sở dữ liệu SQL Server
- Tháng 6 năm 2009: Ra đời phiên bản BRAVO 6.3 SE – Nâng cấp từ BRAVO 6.3 với nhiều tính năng ưu việt.
- Tháng 10 năm 2011: Chính thức ra đời phiên bản BRAVO 7 ( ERP-VN)
- Tháng 10 năm 2015: Top 40 doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) bình chọn
Trong giai đoạn 2016-2017, sản phẩm BRAVO 7 ERP-VN đã vinh dự nhận Danh hiệu Top 10 Sao Khuê trong hai năm liên tiếp Đồng thời, công ty cũng được bình chọn vào Top 50 Doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam bởi VINASA, khẳng định vị thế và uy tín của mình trong ngành công nghệ thông tin.
Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty cổ phần phẩn mềm Bravo
(Nguồn: website – www.bravo.com.vn)
Trụ sở chính đặt tại Hà Nội, do đó có những phòng ban chỉ có duy nhất tại trụ sở chính như: h
- Ban giám đốc: Điều hành, quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động của Công ty.
Xây dựng chiến lược, kế hoạch, mục tiêu và chính sách cho từng giai đoạn phát triển của công ty là rất quan trọng Đồng thời, việc đưa ra các quyết định và mệnh lệnh cụ thể sẽ giúp giải quyết hiệu quả các công việc trong tổ chức.
Phòng Quản Lý Tổng Hợp đảm nhiệm các nhiệm vụ quan trọng như hạch toán kinh doanh, giao dịch với cơ quan thuế và ngân hàng, cùng với việc lập báo cáo tài chính Phòng cũng phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các điều khoản thanh toán, quản lý thu chi, tài sản, thuế, kiểm toán và đảm bảo tuân thủ chính sách tài chính của công ty.
- Phòng Phát triển sản phẩm: Lập trình phát triển sản phẩm của công ty Hỗ trợ triển khai phần mềm.
Phòng Tư vấn hỗ trợ công nghệ chuyên lập trình theo mô hình tổng quát, giúp các bộ phận khác dễ dàng khai báo và ứng dụng vào các bài toán thực tế phục vụ khách hàng Đội ngũ tại đây cũng đào tạo và hỗ trợ các bộ phận trong công ty để triển khai sản phẩm hiệu quả cho khách hàng, đồng thời nghiên cứu các công nghệ mới có thể áp dụng trong quá trình phát triển sản phẩm.
Các Phòng ban có ở tất cả các chi nhánh có các chức năng chính như:
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm và khai thác khách hàng, đồng thời thực hiện giao dịch trực tiếp để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ phần mềm BRAVO Đội ngũ này cũng tích cực xúc tiến bán hàng và phân tích thị trường cũng như đối thủ cạnh tranh để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng Triển khai chuyên cung cấp dịch vụ tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm sửa đổi và hiệu chỉnh Chúng tôi cũng đảm nhận việc cài đặt, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm Bên cạnh đó, chúng tôi sẵn sàng trợ giúp khách hàng trong các nghiệp vụ kế toán, nhân sự và quan hệ khách hàng.
- Phòng Kiểm thử sản phẩm và Đào tạo: Nhận các giao dịch test, test các chương trình, báo cáo hoặc phần mềm và đưa ra lỗi nếu có
Phòng Bảo hành và Chăm sóc khách hàng chuyên triển khai và bảo trì hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp, đồng thời khảo sát và phân tích yêu cầu của khách hàng để điều chỉnh chương trình phù hợp Chúng tôi cung cấp hỗ trợ về phần mềm, hướng dẫn khách hàng trong các nghiệp vụ kế toán, nhân sự và quản lý quan hệ khách hàng Đội ngũ của chúng tôi cũng thực hiện cài đặt và đào tạo khách hàng sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo chuyên phát triển và triển khai các hệ thống phần mềm công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản trị cho doanh nghiệp Công ty cung cấp giải pháp phần mềm chủ yếu là phần mềm kế toán, đồng thời có khả năng phát triển các phần mềm khác theo yêu cầu của khách hàng, cùng với dịch vụ hỗ trợ quản lý cho các tổ chức kinh doanh và xã hội.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp BRAVO 7 (ERP-VN) là sản phẩm mới nhất của công ty, được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và điều hành Phần mềm này giúp cải thiện hiệu quả sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu quản lý của các đơn vị hoạt động.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây
Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo chi nhánh Hà
Nội trong giai đoạn 2014-2016 (Đơn vị: 1đ)
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2015 Năm 2014
( Nguồn: Báo cáo tổng kết công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO năm 2014-2016)
Trong ba năm qua, Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo đã có sự phát triển tích cực, đặc biệt với sự ra đời của nhiều sản phẩm mới Dữ liệu từ phòng kinh doanh cho thấy doanh thu của công ty đã tăng khoảng 30% so với kế hoạch dự kiến, trong khi lợi nhuận cũng tăng khoảng 9% Đặc biệt, có thời điểm doanh nghiệp ghi nhận mức tăng trưởng nóng lên tới 150% Cụ thể, trong giai đoạn 2014-2015, doanh thu tăng 4.6% và lợi nhuận tăng 10.6% Đến giai đoạn 2015-2016, doanh thu tiếp tục tăng 15.9%, trong khi lợi nhuận tăng 17%.
THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO
Bài viết tổng hợp thông tin từ các phương pháp quan sát, phỏng vấn và phiếu điều tra để phân tích thực trạng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm Bravo Qua đó, những số liệu và thông tin thu thập được đã giúp làm rõ thực trạng quản lý triển khai hợp đồng của doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập, em đã thu thập thông tin cơ bản về doanh nghiệp Để có được những thông tin rõ ràng và cụ thể hơn, em đã tiến hành phát phiếu điều tra.
Thông tin thu thập được bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp
Phỏng vấn anh Lê Minh Quang- Trưởng phòng Kỹ thuật triển khai 4, công ty cổ phần phần mềm Bravo Thu thập được các thông tin sau:
Những phần mềm đang được sử dụng trong doanh nghiệp
Công ty hiện đang sử dụng hai phần mềm chính là BRAVO 7 R2 (ERP-VN) cho kế toán và BRAVOMAN để quản lý các hoạt động chung BRAVO 7 R2 hỗ trợ công tác kế toán, trong khi BRAVOMAN giúp tối ưu hóa quản lý nội bộ.
Phần mềm kế toán BRAVO 7 R2 (ERP-VN) là sản phẩm nổi bật của công ty, cung cấp các chức năng quản lý và hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phần mềm cho phép lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo quản trị và báo cáo thuế Ngoài ra, nó còn hỗ trợ theo dõi công nợ theo đối tượng và quản lý kế toán tiền lương hiệu quả.
Thứ hai, Phần mềm quản lý chung BRAVOMAN:Đây là phần mềm quản lý chung tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp, gồm các phân hệ chính sau:
- Quản lý thông tin về nhân viên công ty, ngày sinh và thông báo sinh nhật theo tháng
Bản tin Bravo cung cấp thông tin quan trọng về các thay đổi chính sách và quy định mới trong công ty, thông báo lịch nghỉ, lịch đào tạo, cùng với các chương trình và hoạt động khác.
Chấm công là công cụ quan trọng trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm việc theo dõi giờ ra vào, lịch công tác, và các trường hợp đi muộn hay nghỉ phép Hệ thống này giúp quản lý các loại nghỉ như nghỉ không lương, nghỉ một buổi, và nghỉ ẵ buổi, từ đó đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý nhân sự của công ty.
Quản lý triển khai là việc theo dõi và lưu trữ thông tin liên quan đến các hợp đồng đang thực hiện, bao gồm thông tin khách hàng, thời gian và phạm vi triển khai, cũng như giá trị hợp đồng Đồng thời, cần ghi nhận phòng ban chịu trách nhiệm triển khai, ngày nghiệm thu, tình trạng nghiệm thu và ngày chuyển bảo hành để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Quản lý bảo hành: Bao gồm thông tin về các hợp đồng đang bảo hành, thời gian bảo hành và các công việc phát sinh
Các phần mềm của công ty đang sử dụng là mua ngoài hay tự sản xuất :
Công ty Bravo phát triển phần mềm tự sản xuất nhằm phục vụ nhu cầu nội bộ và cung cấp cho các doanh nghiệp Phần mềm kế toán BRAVO 7 R2 (ERP-VN) là một sản phẩm chủ lực của công ty, được thiết kế để bán ra thị trường Ngoài ra, phần mềm quản lý BRAVOMAN cũng được phát triển để đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty.
Thông tin thu thập được từ phương pháp phát phiếu điều tra
Số phiếu phát ra 20 phiếu
Số phiếu thu về: 20 phiếu
Cơ cấu cán bộ, nhân viên tham gia điều tra bao gồm 1 Giám đốc, 1 Trưởng phòng, 2 Nhân viên Phát triển sản phẩm, 2 Nhân viên kiểm tra sản phẩm, 4 Nhân viên Triển khai, 3 Nhân viên Bảo hành, 3 Nhân viên Kinh doanh và 4 Nhân viên thuộc Phòng Quản lý tổng hợp.
Mức độ đáp ứng chung của phần mềm
Theo kết quả điều tra mức độ đáp ứng chung của phần mềm. h
Bảng 2.2: Kết quả điều tra về mức độ đáp ứng chung của phần mềm
Nhận định Số phiếu Kết quả (%)
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát tại Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO)
Tốt Khá Tốt Trung Bình Kém
Mức độ đáp ứng của phần mềm
Mức độ đáp ứng của phần mềm
Biểu đồ 2.1 : Đánh giá chung mức độ đáp ứng của phần mềm
Theo phân tích từ phiếu điều tra khảo sát tại Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO, hầu hết các quy trình hoạt động của doanh nghiệp đều được hỗ trợ bởi phần mềm Đặc biệt, 70% người tham gia khảo sát đánh giá rằng phần mềm hiện tại đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp ở mức khá tốt trở lên.
Trong lĩnh vực kế toán, phần mềm hiện tại đáp ứng hầu hết các nhu cầu của người dùng, từ hạch toán đến lập báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán Tuy nhiên, nhiều nhân viên kỹ thuật cho rằng phần mềm quản lý BRAVOMAN chưa đáp ứng đủ yêu cầu trong việc quản lý công việc triển khai cho doanh nghiệp, dẫn đến 30% người dùng đánh giá phần mềm chỉ đạt mức trung bình.
Phần mềm nào của công ty đang gặp những bất cập? Công ty nên hoàn thiện, thêm mới phần mềm nào?
Trong một khảo sát, 6 nhân viên đánh giá phần mềm đang sử dụng là tốt, trong khi 3 người cho rằng việc tính lương vẫn còn hạn chế do một số bước chưa được tự động hóa Đặc biệt, 11 nhân viên nhấn mạnh rằng việc quản lý hợp đồng trên phần mềm BRAVOMAN cần được cải thiện về độ chi tiết và đầy đủ Hơn 50% nhân sự liên quan đến triển khai hợp đồng mong muốn có một phần mềm chuyên biệt để quản lý công việc triển khai hiệu quả hơn.
Thực trạng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO
Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo đang gặp khó khăn trong việc quản lý triển khai các hợp đồng cho khách hàng, dẫn đến việc thiết kế thêm câu hỏi phỏng vấn nhằm điều tra thực trạng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng Qua việc tổng hợp ý kiến từ các thành viên, cho thấy rằng việc quản lý triển khai hợp đồng trên phần mềm đang tồn tại nhiều hạn chế cần được khắc phục.
Trước đây, do số lượng hợp đồng và sản phẩm phần mềm hạn chế, nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng chưa cao Các hợp đồng trong giai đoạn triển khai và bảo hành thường được giao trực tiếp cho Trưởng phòng quản lý, trong khi Ban giám đốc chỉ theo dõi kết quả thông qua Trưởng phòng hoặc người quản lý hợp đồng mà không can thiệp vào chi tiết công việc Mặc dù quy trình triển khai hợp đồng vẫn được thực hiện, nhưng việc cập nhật và quản lý không được hỗ trợ bởi phần mềm.
Hiện tại, công ty chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý chi tiết việc triển khai hợp đồng, mà chỉ sử dụng phần mềm BRAVOMAN với các chức năng quản lý cơ bản Thông tin về quy trình triển khai hợp đồng vẫn còn sơ sài và chung chung, chỉ ghi nhận các thông tin như mã hợp đồng, tên hợp đồng, khách hàng, nhân viên quản lý, giá trị và tình trạng hợp đồng Mặc dù BRAVOMAN quản lý nhiều lĩnh vực khác nhau như nhân sự, chấm công và bảo hành, nhưng nó không thể theo dõi chi tiết từng giai đoạn trong quá trình triển khai hợp đồng Mỗi giai đoạn triển khai cần thực hiện nhiều công việc như khảo sát, lập kế hoạch, sửa đổi và hỗ trợ, đồng thời yêu cầu lưu trữ tài liệu liên quan để đảm bảo tiến độ Do đó, phần mềm hiện tại chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý hiệu quả của công ty.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Công ty đang gặp phải một số hạn chế trong việc quản lý triển khai hợp đồng do sử dụng phần mềm quản lý chung với tính năng tổng thể Với sự phát triển của công ty, nhân viên cần một phần mềm quản lý chi tiết hơn để theo dõi công việc và thông tin hợp đồng Phần mềm mới sẽ giúp cán bộ quản lý giám sát tiến độ, lập kế hoạch kịp thời và đảm bảo hoàn thành công việc hiệu quả Để lãnh đạo có cái nhìn tổng quát hơn về nhân viên và để nhân viên theo dõi kết quả làm việc của nhau, công ty cần phát triển phần mềm quản lý chi tiết, cho phép theo dõi từng giai đoạn của hợp đồng, từ khảo sát, lập phương án, sửa đổi, cài đặt, hỗ trợ đến nghiệm thu và bảo hành, bao gồm thông tin về tiến độ và thanh toán từ khách hàng.
Dựa trên kết quả khảo sát và phân tích, công ty cổ phần phần mềm Bravo có những điểm mạnh và điểm yếu rõ rệt trong hoạt động nghiên cứu Những ưu điểm của công ty bao gồm khả năng đổi mới sáng tạo và đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao Tuy nhiên, công ty cũng gặp phải một số nhược điểm như hạn chế trong việc tiếp cận công nghệ mới và thiếu nguồn lực cho các dự án nghiên cứu lớn.
Hiện tại, phần mềm công ty đang sử dụng phục vụ quản lý quá trình triển khai hợp đồng có những ưu điểm sau:
Công ty đã áp dụng phần mềm BRAVOMAN để quản lý công việc triển khai, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý Chức năng quản lý triển khai trong phần mềm này cho phép theo dõi và điều phối các hoạt động một cách hiệu quả, đảm bảo mọi khía cạnh trong công ty được quản lý đồng bộ và hợp lý.
Phần mềm quản lý hợp đồng của công ty hiện tại đã hiệu quả trong việc theo dõi thông tin tổng quát của từng hợp đồng Nó cho phép quản lý nhân viên phụ trách hợp đồng và tình trạng triển khai của chúng, bao gồm các hợp đồng chưa triển khai, đang triển khai và đã chuyển sang giai đoạn bảo hành.
Ngoài ra, công ty có những ưu điểm về hệ thống mạng, phần cứng, nhân sự, trình độ nhân viên Cụ thể như sau:
- Phần cứng của công ty được trang bị đầy đủ với 5 máy chủ, 93 máy tính để bàn, 110 máy sách tay và một số phần cứng hỗ trợ khác h
Công ty triển khai hệ thống mạng LAN đơn giản, dễ dàng truy cập và mở rộng theo nhu cầu, giúp tối ưu hóa việc chia sẻ tài nguyên giữa các phòng ban Hơn nữa, công ty cũng cung cấp hệ thống internet đầy đủ để đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng của nhân viên.
- Tại chi nhánh Hà Nội, công ty có hơn 100 nhân sự với trình độ kỹ thuật cao, có kỹ kiến thức tốt về hệ thống thông tin
- Lãnh đạo công ty đề cao việc áp dụng hệ thống thông tin để phục vụ cho việc quản lý và đáp ứng nhu cầu của nhân viên
Qua việc phân tích thực trạng, có thể thấy rằng bên cạnh những điểm mạnh, việc quản lý và triển khai hợp đồng tại công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Trong quá trình nghiên cứu quy trình hoạt động của công ty, chúng tôi nhận thấy rằng công ty là một đơn vị sản xuất và phân phối phần mềm Việc quản lý chi tiết và chặt chẽ quy trình triển khai từng hợp đồng là rất cần thiết và quan trọng Tuy nhiên, phần mềm hiện tại mà công ty đang sử dụng không đáp ứng được nhu cầu quản lý và sử dụng hiệu quả.
Phần mềm hiện tại không hiệu quả trong việc quản lý quá trình triển khai hợp đồng cho khách hàng Qua phỏng vấn về chức năng của các phần mềm đang sử dụng, nhận thấy rằng việc quản lý triển khai hợp đồng được thực hiện trên phần mềm BRAVOMAN.
BRAVOMAN chỉ quản lý thông tin cơ bản về hợp đồng, nhân viên quản lý và kết quả hiện tại của từng hợp đồng Tuy nhiên, quy trình triển khai hợp đồng cho khách hàng tại công ty bao gồm nhiều công việc phức tạp như khảo sát, sửa đổi, cài đặt, hỗ trợ, test chương trình, nghiệm thu và chuyển bảo hành, nhưng lại chưa được quản lý hiệu quả trên phần mềm, mà chỉ được theo dõi riêng lẻ trên Excel bởi từng nhân viên Kết quả khảo sát cũng chỉ ra rằng phần lớn nhân viên công ty mong muốn có một phần mềm quản lý chi tiết hơn cho quy trình triển khai hợp đồng.
Số lượng công việc tăng lên đáng kể do nhiều hợp đồng được triển khai, khiến mỗi nhân viên phải quản lý đồng thời nhiều hợp đồng hoặc một hợp đồng lớn được phân bổ cho nhiều người Điều này làm cho việc quản lý công việc và các giai đoạn triển khai trở nên phức tạp hơn, gây khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và kiểm soát công việc.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 30
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Nhằm khắc phục những bất cập trong việc ứng dụng hệ thống thông tin tại công ty và tận dụng tiềm năng từ việc phát triển phần mềm, tôi đề xuất xây dựng một phần mềm chuyên biệt để quản lý triển khai các hợp đồng Phần mềm này sẽ đáp ứng hiệu quả các yêu cầu hiện tại của công ty, mang lại nhiều lợi ích cho quá trình quản lý hợp đồng.
Qua khảo sát và quan sát tại công ty cổ phần phần mềm Bravo, chúng tôi đã nắm bắt được yêu cầu của nhân viên đối với phần mềm quản lý triển khai hợp đồng Những thông tin này sẽ là cơ sở quan trọng trong việc xây dựng phần mềm, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của cả nhân viên và các cấp quản lý Nhờ đó, phần mềm quản lý triển khai hợp đồng sau khi hoàn thiện sẽ có tính ứng dụng cao.
GIẢI PHÁP XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO
3.2.1 Đặc tả yêu cầu phần mềm
Chức năng quản lý sản phẩm của công ty hiện đang tập trung vào sản phẩm BRAVO 7 (ERP-VN) R2, bao gồm 11 phân hệ như Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, kế toán tổng hợp, quản lý kho, chi phí giá thành, quản lý tài sản cố định, vốn bằng tiền, nhân sự và lương Khách hàng có thể lựa chọn triển khai một hoặc nhiều phân hệ tùy theo nhu cầu Giá cả của từng phân hệ không cố định và sẽ phụ thuộc vào các chức năng cần xây dựng cũng như yêu cầu cụ thể của khách hàng Thông tin về từng phân hệ bao gồm mã phân hệ, tên phân hệ và chức năng chính của nó.
Chức năng quản lý Phòng ban - Nhân viên bao gồm việc quản lý hai danh mục chính: danh mục phòng ban và danh mục nhân viên Thông tin phòng ban được ghi nhận với các chi tiết như mã phòng ban, tên phòng ban, ngày thành lập và số điện thoại Đối với nhân viên, thông tin quản lý bao gồm mã nhân viên, tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, chức vụ, ngày vào làm và thâm niên Chức năng này giúp quản lý thông tin về các phòng ban và nhân viên, xác định nhân viên thuộc phòng ban nào, ai là trưởng phòng và chức vụ của từng nhân viên, từ đó hỗ trợ cho việc phân bổ hợp đồng hiệu quả.
Chức năng quản lý và phân bổ hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin hợp đồng, bao gồm thông tin về khách hàng, nhân viên chịu trách nhiệm và các nhân viên thực hiện triển khai Chức năng này bao gồm hai mục chính: danh mục khách hàng và hợp đồng, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả.
Chức năng quản lý triển khai là phần quan trọng nhất của phần mềm, chịu trách nhiệm quản lý các công việc triển khai, kết quả thực hiện và tài liệu liên quan Nó bao gồm việc quản lý thông tin về các loại công việc như khảo sát, lập phương án, sửa đổi và cài đặt Chức năng này còn theo dõi thực hiện công việc của nhân viên theo hợp đồng cụ thể, cùng với các tài liệu như biên bản khảo sát, kế hoạch sửa đổi và biên bản nghiệm thu Ngoài ra, nó cũng quản lý thông tin về các giao dịch test, bao gồm test sửa đổi, test chuyển bảo hành, ngày kê test, nội dung test, tình trạng, nhân viên và hợp đồng liên quan Cuối cùng, chức năng này theo dõi việc chuyển bảo hành của các hợp đồng, xác định xem hợp đồng đã được chuyển bảo hành hay chưa và có đủ điều kiện để chuyển hay không.
Quản lý thanh toán là quá trình quan trọng trong việc theo dõi và xử lý thông tin hóa đơn của khách hàng Nhân viên kế toán có trách nhiệm nhận các hóa đơn thanh toán và nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính.
- Báo cáo: Báo cáo về mức độ hoàn thành công việc, tình hình thanh toán hợp đồng, doanh số nhân viên.
3.2.1.2 Đặc tả phi chức năng
Phần mềm cần phải dễ sử dụng cho tất cả nhân viên trong công ty, với thiết kế giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình sử dụng Điều này đảm bảo rằng ngay cả những người có ít kiến thức về công nghệ thông tin cũng có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Phần mềm mang lại hiệu quả cao với tốc độ làm việc nhanh chóng và dữ liệu chính xác, giúp nâng cao khả năng quản lý Đặc biệt, yêu cầu về độ tin cậy là tuyệt đối, đảm bảo sự tin tưởng trong quá trình sử dụng.
Phần mềm này cung cấp khả năng truy cập thông tin nhanh chóng cho nhiều người dùng đồng thời, đảm bảo rằng việc truy cập không bị gián đoạn.
- Tính bảo mật : Độ an toàn cao, hệ thống không được để lộ các thông tin quan trọng
Để đảm bảo thành công trong dự án phát triển phần mềm, cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu pháp luật và các quy tắc đã được thiết lập trong quá trình xây dựng hệ thống.
- Giao diện dễ sử dụng, màu sắc hình ảnh phù hợp với tiêu chí của công ty
3.2.1.3 Đặc tả miền ứng dựng
Phần mềm được xây dựng dựa trên ngôn ngữ lập trình C# và môi trường lập trình Visual Studio Sử dụng hệ quản trị CSDL SQL Server
Phần mềm được cài đặt trên các thiết bị chạy hệ điều hành Windows. h
3.2.2 Phân tích thiết kế phần mềm
3.2.2.1 Mô tả phần mềm quản lý triển khai hợp đồng
Công ty cổ phần phần mềm Bravo chuyên cung cấp giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp, tập trung vào việc phát triển và phân phối phần mềm Khi nhận hợp đồng, Bravo thực hiện triển khai theo quy trình đã được thiết lập, với sự hỗ trợ từ phần mềm để đảm bảo hiệu quả công việc.
Sau khi ký hợp đồng, cần tiến hành phân bổ hợp đồng và cập nhật thông tin vào phần quản lý hợp đồng Thông tin này sẽ được lấy từ phần quản lý phòng ban và nhân viên.
Quy trình khảo sát và lập phương án triển khai bao gồm việc nhập công việc và thông tin liên quan vào phần mềm Trong quá trình này, cần hoàn thành các tài liệu như kế hoạch khảo sát, biên bản khảo sát và phương án Tất cả các tài liệu này sẽ được nhập và quản lý trong mục tài liệu Các công việc này được thực hiện thông qua module quản lý Triển khai.
Quy trình sửa đổi chương trình bao gồm việc điều chỉnh theo yêu cầu chức năng của khách hàng, nhằm phục vụ cho giai đoạn cài đặt tiếp theo Các sửa đổi sẽ được cập nhật vào mục công việc, trong khi quá trình kiểm tra sửa đổi được quản lý thông qua mục giao dịch test Tất cả các công việc này cũng được thực hiện trong module quản lý Triển khai.
Quy trình cài đặt và hướng dẫn sử dụng cần được thực hiện trực tiếp với khách hàng và quản lý trong mục công việc Nếu có sự cố lớn không thể giải quyết qua điện thoại hoặc email, việc hỗ trợ cũng sẽ được ghi nhận trong mục công việc Sau khi khách hàng đã thành thạo và không còn vấn đề gì, cần đến khách hàng để nghiệm thu, đồng thời nhập thông tin vào mục công việc và biên bản nghiệm thu vào mục tài liệu.
Quy trình chuyển bảo hành yêu cầu khách hàng phải đáp ứng các điều kiện quy định Khi thanh toán, cần nhập thông tin vào hóa đơn Trong quá trình test chuyển bảo hành, hãy cập nhật và theo dõi thông tin giao dịch Nếu các điều kiện được đảm bảo và test thành công, hợp đồng sẽ được chuyển bảo hành và thông tin cần được nhập vào mục chuyển bảo hành Cuối cùng, quá trình triển khai sẽ được hoàn tất.
Các tác nhân trong biểu đồ Usecase