Nếu bạn chọn chiến lược này, hãy chuẩn bị cho việc giảm năng suất tạm thời khi nhân viên của bạn đã quen với hệ thống mới.Chiến lược triển khai ERP theo giai đoạn PhasedPhased là duy nhấ
Các phương pháp triển khai dự án ERP
Chiến lược triển khai ERP Big Bang
Thời gian triển khai nhanh và chi phí thấp.
Vậy khi nào nên chọn chiến lược “Big Bang” Hãy nên chọn chiến lược này khi nhà đầu tư có yêu cầu là cần giải đáp nhanh, đưa ra các giải pháp vận hành vào trong công ty và chuẩn bị cho việc triển khai
Sự hấp dẫn thu hút các công ty thực hiện chiến lược “Big Bang” là nó tập trung tổ chức trong một khoảng thời gian ngắn hơn và tương đối ngắn so với khi dự án được thực hiện theo từng giai đoạn Điều này thường giúp giải quyết tình trạng thiếu tài nguyên dài hạn Nó cũng làm cho sự khó khăn của một dự án ERP trở thành một khoảng thời gian ngắn hơn, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra kết quả tiêu cực thường rõ rệt hơn khi sử dụng phương pháp này.
“Big Bang” không phải là chiến lược triển khai ERP hoàn hảo Nhược điểm của phương pháp này là dự án thường được thực hiện gấp rút, chi tiết bị bỏ qua và những thay đổi đối với quy trình kinh doanh có thể không phải là những thay đổi tốt nhất cho tổ chức Thông thường, các dự án thực hiện cách tiếp cận “big bang” quá mạnh mẽ sẽ có nhiều rủi ro hơn và dẫn đến việc ít hài lòng hơn với khả năng đáp ứng các yêu cầu kinh doanh quan trọng của hệ thống.
Chiến lược lớn “Big bang” Việc thực hiện xảy ra cùng một lúc Bạn cài đặt mọi module trên mọi hệ thống máy tính trong toàn bộ tổ chức của mình chỉ trong một đêm Mặc dù có một số nhiệm vụ được triển khai trước, nhưng sẽ không quay trở lại khi bạn chuyển sang hệ thống mới.
Bên cạnh việc các doanh nghiệp ủng hộ sử dụng giải pháp big bang cũng có những doanh nghiệp không ủng hộ sử dụng giải pháp này Hầu hết mọi người khẳng định các yếu tố rủi ro là lý do chính để họ không sử dụng một cú nổ lớn Tuy nhiên, có thể thiết lập ERP của bạn nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn với một cú nổ lớn Nếu bạn chọn chiến lược này, hãy chuẩn bị cho việc giảm năng suất tạm thời khi nhân viên của bạn đã quen với hệ thống mới.
Chiến lược triển khai ERP theo giai đoạn (Phased)
Phased là duy nhất nằm trong số những chiến lược triển khai trung bình, rủi ro được định mức và có thời gian triển khai nằm ở mức độ trung bình và chi phí tương tự.
Chiến lược này được doanh nghiệp sử dụng khi muốn chia dự án của công ty thành nhiều pha xử lí, như là có thể thực hiện kế toán tài chính trước, sau đó Logistic, tới sản xuất, chuỗi cung ứng, nguồn nhân lực, kinh doanh thông minh,…
Với triển khai theo giai đoạn, bạn cài đặt các thành phần theo thời gian thay vì tất cả cùng một lúc Công ty của bạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo một loạt các bước đã định trước Bạn có thể hoàn thành các bước này bằng một trong các định dạng sau.
- Chia Phased theo module: Với việc triển khai module, bạn cài đặt từng module ERP tại một thời điểm Hầu hết mọi người thường bắt đầu với các chức năng cốt lõi và sau đó thêm các mô-đun khác dựa trên nhu cầu và hệ thống phân cấp của họ.
- Chia Phased theo các đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp: Việc triển khai theo đơn vị kinh doanh thực hiện các thay đổi dựa trên nhu cầu của đơn vị kinh doanh của bạn Việc triển khai ERP diễn ra theo từng bộ phận.
- Chia Phased theo vị trí địa lý: Định dạng này giúp cho công ty hoạt động tốt, có nhiều địa điểm Còn được gọi là áp dụng thí điểm, mỗi vị trí hoặc triển khai hệ thống mới khi họ cảm thấy đã sẵn sàng.
Giống như chiến lược “Big Bang”, triển khai theo từng giai đoạn (Phased) có các ưu và nhược điểm riêng Việc triển khai theo từng giai đoạn cho phép công ty của bạn dễ dàng sử dụng hệ thống mới, nhưng chúng cũng làm cho mạng và cơ sở hạ tầng của bạn phức tạp hơn và dễ xảy ra lỗi Bạn cũng có nguy cơ mất dữ liệu vì các mô-đun ERP tồn tại để cùng nhau hoạt động như một đơn vị duy nhất. Đối với cách tiếp cận chậm hơn, theo từng giai đoạn Điều này có thể là theo khu vực kinh doanh chức năng hoặc địa lý Sự hấp dẫn ở đây là nó cho phép các nhóm dự án dành thời gian của họ trong việc lập kế hoạch, tùy chỉnh và thử nghiệm hệ thống trong khi các công việc hàng ngày vẫn tiếp tục Tuy nhiên, cần phải lưu ý rằng những loại dự án theo từng giai đoạn này thường thiếu tính cấp bách và trọng tâm của một dự án lớn Chúng cũng có thể dẫn đến “sự mệt mỏi khi thay đổi”, điều này có thể khiến nhân viên trở nên kiệt sức vì sự thay đổi liên tục Thay vì dự án được hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn hơn, các dự án này có liên quan đến sự thay đổi liên tục trong thời gian dài hơn, điều này có thể gây khó khăn cho nhân viên.
Cả hai cách tiếp cận này đều có ưu và nhược điểm rõ ràng Cuối cùng, điều quan trọng nhất là phải tìm ra sự cân bằng, phối hợp có hiệu quả giữa cả hai điều đó hoạt động tốt nhất cho tổ chức Lịch trình thực hiện cần phải quyết liệt nhưng không đến mức khiến chúng ta các chi tiết quan trọng bị bỏ qua hoặc đưa ra các quyết định phụ Thường sẽ hữu ích nếu thực hiện dự án trong nhiều giai đoạn (xét trường hợp phương án là tích cực) để giúp tổ chức tập trung và tạo ra cảm giác cấp bách
Chiến lược triển khai ERP Parallel
Bên cạnh 2 chiến lược quan trọng còn có một chiến lược khác được gọi là chuyển đổi song song, vận hành song song giữa phần mềm ERP hiện tại và mới trong thời gian dài, và sau đó từ từ từng bước cắt chuyển Chạy song song hoặc cắt song song, áp dụng song song là ít rủi ro nhất trong ba chiến lược Với chiến lược này, bạn chạy cả hệ thống ERP cũ và mới cùng một lúc, sau đó loại bỏ hệ thống cũ.
Lưu ý, chiến lược này tốn thời gian và tiền bạc nhiều nhất Việc áp dụng song song chậm hơn so với “Big Bang”, nhưng nhanh hơn so với triển khai theo từng giai đoạn Mặt khác, nó khó khăn hơn so với việc áp dụng theo giai đoạn Tuy nhiên, chi phí là sự đánh đổi chính của việc áp dụng song song vì bạn cần gấp đôi nguồn lực Sau những nhược điểm đó, bù lại Paralledl là giải pháp an toàn vì doanh nghiệp sẽ tiếp cận từ từ cho đến khi hoàn toàn thuần thục giải pháp quản trị mới, có thể sẵn sàng bỏ đi giải pháp cũ.
Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
Để đánh giá một dự án ERP có hiệu quả hay không và lựa chọn phần mềm phù hợp bao gồm 6 bước như sau:
Bước 1: Xác định các gói ERP tổng quát và cụ thể cho từng ngành tiềm năng Dựa trên những yêu cầu về kinh doanh và nhu cầu ngân sách của bạn, bạn có thể loại bỏ hầu hết một số nhà cung cấp Chúng tôi thường khuyên bạn nên đến một nhóm không quá sáu đến tám nhà cung cấp "danh sách dài" để đánh giá
Bước 2: Khi "danh sách dài" đã được xác định, hãy xác định các yêu cầu chính mà một gói phải có để tạo thành "danh sách ngắn" Những "người phá vỡ thỏa thuận" có thể giúp bạn có được danh sách từ ba đến bốn nhà cung cấp Thông thường, thảo luận về các yêu cầu kinh doanh với những nhà cung cấp trong danh sách dài và xem bản trình diễn tổng quan về sản phẩm có thể giúp tổ chức thu thập được những ứng cử viên hàng đầu.
Bước 3: Tiến phân tích và đánh giá một cách chi tiết về một số các nhà cung cấp được liệt kê trong danh sách ngắn Bạn nên xác định và ưu tiên tất cả các yêu cầu kinh doanh chi tiết mà tổ chức của bạn cần trong một gói ERP tiềm năng Từ những yêu cầu này, sẽ hữu ích khi tạo các kịch bản demo để đảm bảo rằng mỗi nhà cung cấp đang trình diễn sản phẩm của họ vì nó liên quan đến quy trình kinh doanh của bạn Mặt khác, các nhà cung cấp chỉ muốn tập trung vào thế mạnh của họ chứ không nhất thiết phải xem phần mềm của họ phù hợp như thế nào với doanh nghiệp cụ thể (và duy nhất) của bạn. Đây là điểm trong đánh giá khi bạn đưa ra đề xuất (RFP) cho các nhà cung cấp trong danh sách ngắn để biết chi phí, khả năng phần mềm và chiến lược triển khai được đề xuất của họ
Bước 4: Trong quá trình đánh giá danh sách ngắn và demo, hãy liên hệ với những người dùng chính và yêu cầu họ hoàn thành đánh giá cho từng nhà cung cấp Những đánh giá này phải là những đánh giá định lượng về mức độ hiệu quả của các sản phẩm đối với các yêu cầu kinh doanh chính và các kịch bản demo.
Bước 5: Song song với việc đánh giá chức năng, từ những liệt kê trong danh sách ngắn hãy đánh giá khả năng kỹ thuật của các nhà cung cấp Điều này nên bao gồm các mục như khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống cũ, kiến trúc mở như thế nào, v.v.Những yếu tố kỹ thuật này có thể có hoặc không ảnh hưởng nặng nề đến các yêu cầu chức năng nghiệp vụ
Bước 6: Bạn muốn thu thập thông tin đầu vào mà bạn đã nhận được từ nhiều đánh giá và ưu tiên các điểm mạnh và điểm yếu của nhà cung cấp Tùy thuộc vào mức độ đồng ý hoặc bất đồng của nhóm bạn, nhiệm vụ này có thể yêu cầu nhiều hơn về xếp hạng định lượng và trọng số để đánh giá mức độ đáp ứng của mỗi gói trong số các gói đáp ứng yêu cầu kinh doanh của bạn.
Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM)
Một thực tế rất phổ biến của các dự án ERP là thường không có ngân sách hoặc nguồn lực không giới hạn để thực hiện một lượng lớn các hoạt động quản lý thay đổi. Ban lãnh đạo đôi khi sẽ trở nên quá tập trung vào các mặt công nghệ của việc thực hiện và ít chú ý đến “phía con người” Và mang lại hậu quả rất lớn Nhưng trong khi OCM rất quan trọng đối với các dự án về công nghệ thông tin thành công, thì một số các khía cạnh của sự thay đổi lại quan trọng hơn những khía cạnh khác và có tác động tức thì hơn. khi bắt đầu, các chuyên gia tư vấn của Panorama thường tư vấn tập trung vào các hoạt động thay đổi tổ chức sẽ có tác động tức thì (và lâu dài) đến doanh nghiệp và sự thành công của việc triển khai ERP Các bước bao gồm:
- Xác định các quy trình kinh doanh "hiện tại" của bạn cho từng địa điểm, cũng như những gì "hiện tại" đang hoạt động, mô hình sẽ ở khắp các địa điểm.
- Xác định các bên liên quan chính và thay đổi các tác nhân từ mỗi khu vực chức năng để đảm bảo bạn có sự tham gia và đại diện đầy đủ.
- Xác định các thước đo hiệu suất cho từng khu vực chức năng và liên kết chúng trở lại cấp cao của bạn trường hợp kinh doanh và phân tích ROI.
- Đo lường các biện pháp cơ bản trước khi thực hiện và xác định các mục tiêu hiệu suất để định lượng phần mềm ERP sẽ cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn.
- Xác định các tác động mà phần mềm ERP sẽ có đối với công việc của nhân viên và phát triển một sự thay đổi kế hoạch quản lý, chiến lược truyền thông và chương trình đào tạo
Tổng quan về Vinamilk
Theo thông tin trên trang web chính thức của Vinamilk ta biết được: “Vinamilk có tên gọi đầy đủ là Công Ty Cổ phần sữa Việt Nam Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành công nghiệp chế biến sữa tại Việt Nam Với hơn 43 năm hình thành và phát triển Vinamilk đã khẳng định vị thế vững chắc của mình trên thị trường và trở thành nơi gửi gắm niềm tin của khách hàng trong và ngoài nước Các sản phẩm của công ty phủ song khắp 63 tỉnh thành, hệ thống 13 trang trại chăn nuôi bò sữa trải dài khắp cả nước, 1 tổ hợp trang trại Vinamilk Lao-Jargo-Lào 13 nhà máy sản xuất chế biến thức uống và các thực phẩm từ sữa, 1 nhà máy Angkor Milk tại Campuchia và 1 nhà máy Driftwood tại
Mỹ Đối với mảng phân phối có 3 chi nhánh bán hàng tại Cần Thơ, Đà Nẵng và Hà Nội và 02 xí nghiệp kho vận tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, có chức năng vận chuyển nguyên vật liệu và thành phẩm và kho bãi Đặc biệt các sản phẩm của Vinamilk đã xuất khẩu tới
5 châu lục đến 55 quốc gia và vùng lãnh thổ”.
Qúa trình chuyển đổi số của Vinamilk
Các mốc sự kiện quan trọng trong hệ thống CNTT tại Vinamilk
1-1-2007, Vinamilk chính thức áp dụng hệ thống ERP vào trong doanh nghiệp của mình Bà Ngô Thị Thu Trang, phó tổng giám đốc Vinamilk, trưởng dự án (tiếp nhận giải pháp ERP) cho biết: “Trong quá trình triển khai, công ty đã gặp không ít khó khăn. Những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong công ty cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty” Mặc dù gặp nhiều khó khăn khi mới bắt đầu triển khai dự án nhưng với sự đồng hành của nhà triển khai Pythis và công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle, và toàn thể sự nỗ lực của các nhà lãnh đạo và nhân viên của công ty Vinamilk thì công ty đã gặt hái được các sự thành công nhất định khi triển khai dự án.
Bà Trang cũng cho biết thêm: “từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định nhờ có đầu tư sâu rộng nên
Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời”.
Các thành công có thể kể đến nhờ Hệ thống ERP mang lại như:
Có sự liên kết dữ liệu giữa các phòng ban với nhau, các cá nhân nắm rõ được vai trò và nhiệm vụ của mình Giảm đáng kể rủi ro khi quản lý dữ liệu thông tin của công ty, trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước Hệ thống CNTT được đồng bộ, chuẩn hoá và không ngừng được củng cố.
7-9-2007, lễ bàn giao hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP tại
TP HCM do nhà triển khai “Pythis” cùng với đơn vị ứng dụng của Vinamilk tổ chức
Vinamilk đang ứng dụng đồng thời 3 giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, Microsoft Ông Trần Nguyên Sơn - Giám đốc Công nghệ thông tin của Vinamilk cho biết:
“Trước khi có hệ thống SAP CRM, thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty và các đại lý Hiện nay, hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mãi Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon củaMicrosoft Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin Chương trình CRM đã giúp hệ thống hóa kênh phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống phân phối Trong khi đó, đối tượng quan trọng của doanh nghiệp là khách hàng cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện”.
Vinamilk đang ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ khách hàng của SAP
Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk cho biết: “với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm trong cả hai tình huống online hoặc offline Thông tin tập trung sẽ giúp Vinamilk đưa ra các xử lý kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý là để có thể đáp ứng kịp thời, đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng ở cấp độ cao hơn”.
15/3/2005: Pythis bắt đầu triển khai hệ thống ERP sử dụng giải pháp “Oracle E Business Suite” của Oracle cho Vinamilk
Bà Ngô Thị Thu Trang, Phó Tổng Giám đốc Vinamilk nói: “Chúng tôi thấy rằng trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, điều quan trọng nhất là phải tự động hóa các quy trình trong một doanh nghiệp để đạt được hiệu quả hoạt động kinh doanh cao nhất. Oracle E-Business Suite giúp loại bỏ các quy trình xử lý thủ công thừa cũng như giảm thời gian và nguồn lực dành cho môi trường công việc hiện tại Thực tiễn và triết lý kinh doanh của chúng tôi là tập trung mang lại những sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất và dịch vụ có chất lượng Việc có được cơ sở hạ tầng CNTT mạnh sẽ cho phép chúng tôi có một cái nhìn rõ hơn về hoạt động tổng thể của mình, điều này sẽ làm tăng các lợi thế cạnh tranh của chúng tôi trong ngành công nghiệp chế biến sữa đầy cạnh tranh trên toàn cầu”.
Cả 3 giải pháp ERP quốc tế là “Oracle”, “SAP”, “Microsof” đều đang được Vinamilk ứng dụng Điều này cũng đặt ra một câu hỏi Vinamilk phải sử dụng hệ thống các giải pháp như thế nào để không gây nên sự rối loạn trong quy trình triển khai công việc của doanh nghiệp và không khiến nhân viên cảm thấy bị nhiễu loạn về các phần mềm hiện có của công ty
Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ “SAP NetWeaver” “SAP NetWeaver” là một nền tảng công nghệ cho phép các tổ chức tích hợp dữ liệu, quy trình kinh doanh, các yếu tố và hơn thế nữa từ nhiều nguồn khác nhau vào môi trường SAP thống nhất Bên cạnh đó SAP NetWeaver cho phép các tổ chức hợp nhất và quản lý dữ liệu tổng thể từ các nguồn không đồng nhất vào một kho lưu trữ tập trung Vinamilk đã sử dụng SAP NetWeaver để tích hợp 3 hệ thống Oracle, SAP, Microsoft thành hệ thống Business Warehouse-BW.
Vinamilk đã xây dựng quy trình thu thập, tích hợp, giải quyết các đơn hàng một cách rất tối ưu nhờ vào hệ thống đặt hàng tự động và quản lý tồn kho bằng máy tính.
Quản lí đơn hàng qua “Palm Z22”: đây là một loại thiết bị cầm tay cung cấp cho các nhà phân phối Z22 vạch ra một lộ trình giao hàng đúng kế hoạch: ngày giao, sản phẩm thay thế, đơn hàng trước đó Hiệu quả mang lại là sự nhanh gọn và độ chính xác so với các quy trình thủ công ghi trên giấy tờ như trước đây.
Hiện nay có rất nhiều sự lựa chọn cho việc thanh toán của khách hàng cũng như doanh nghiệp đó là thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ,… Hóa đơn điện tử:
Cắt giảm các chi phí và quy trình phát hành Nhân viên các phòng ban nhập dữ liệu vào phần mềm ERP, các dữ liệu này sẽ được hiển thị lên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử và các dữ liệu được lưu trữ lại, sau đó sẽ cho ra các Báo cáo quản trị doanh nghiệp.
Vinamilk không ngừng tổ chức các lớp tập huấn giành cho nhân viên để giúp họ thích ứng với phần mềm ERP để có thể cập nhật những tính năng hữu dụng của phần mềm một cách hiệu quả nhất Tạo điều kiện có mộ môi trường làm việc thoải mái, không áp lực khi làm việc với các phần mềm công nghệ hiện đại chứ không phải là cảm giác áp lực, lo lắng vì không bắt kịp được quy trình mới Ngoài ra công ty cần phải thường xuyên lắng nghe, tiếp thu các ý kiến phản hồi của nhân viên để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho các nhân viên.
Thành tựu
- Quản trị toàn bộ doanh nghiệp trên cùng một hệ thống phần mềm
- Giảm thiểu các chi phí về quản lý cũng như điều hành doanh nghiệp
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng trong khâu vận chuyển và sản xuất của doanh nghiệp
- Kiểm soát rủi ro và giảm thiểu các yếu tố tạo nên sự gián đoạn trong hoạt động sản xuất và kinh doanh
- Các quy trình kinh doanh và các nhà phân phối theo yêu cầu quản lý được thống nhất với nhau.
Chúng ta có thể nhìn thấy được các thành tựu này được thể hiện qua báo cáo tài chính của Vinamilk qua các năm khi triển khai dự án ERP vào trong quy trình của doanh nghiệp mình, liên tục tăng về doanh thu và các chi phí được cắt giảm so với trước khi triển khaiERP.
Báo cáo thường niên năm 2013 (Nguồn Tập đoàn Vinamilk)
Báo cáo thường niên năm 2018 (Nguồn Vinamilk)
Khó khăn
- Chi phí dành cho ERP cao
- Khả năng đáp ứng của “Pythis” cho toàn bộ quá trình ERP của Vinamilk là chưa đủ, vì vậy Vinamilk đã mua thêm các giải pháp phần mềm khác để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp Vì vậy chi phí dành cho ERP là rất lớn, Vinamilk đã chi 4 triệu USD để đầu tư vào hệ thống ERP và hệ thống công nghệ thông tin
- Nhân viên phải học hỏi liên tục các kiến thức mới để nâng cao trình độ vì phần mềm được cải tiến thường xuyên.
- Để hệ thống phần cứng của doanh nghiệp để chạy được các moduel thì cần phải có một sự đầu tư lớn
- Kết hợp 3 giải pháp ERP quốc tế của “Oracle”, “SAP” và “Microsoft” thành nội dung đồng bộ
Một số giải pháp để chuyển đổi số thành công, đánh giá tính khả thi và hiệu quả của các giải pháp
Một trong những yếu tố thành công quan trọng đối với các dự án ERP hiệu quả là quản lý thay đổi tổ chức (OCM).
Quản lý thay đổi tổ chức (OCM) tập trung vào việc chuyển đổi của nhân viên sang hệ thống mới, bao gồm thực hiện các quy trình mới, đào tạo liên quan và thông tin liên lạc OCM là yếu tố thành công chính cho bất kỳ triển khai ERP vì phần mềm không thể được sử dụng nếu các thành viên của tổ chức không thể hiểu và áp dụng nó Các hành động mà các dự án OCM thành công hỗ trợ bao gồm phát triển và thay đổi quy trình, vai trò và định nghĩa trách nhiệm, giao tiếp, đào tạo và thiết kế tổ chức.
Khi bắt đầu, các chuyên gia tư vấn của Panorama thường tư vấn tập trung vào các hoạt động thay đổi tổ chức sẽ có tác động tức thì (và lâu dài) đến doanh nghiệp và sự thành công của việc triển khai ERP Các bước bao gồm:
- Xác định quy trình kinh doanh "hiện tại" của doanh nghiệp cho từng địa điểm, cũng như mô hình hoạt động "hiện tại" sẽ như thế nào ở các địa điểm Như đã đề cập trước đây, đây là cơ hội để chuẩn hóa mô hình hoạt động của doanh nghiệp, nếu trước đó chưa có
- Xác định các bên liên quan chính và thay đổi các tác nhân từ mỗi khu vực chức năng để đảm bảo tổ chức có đủ sự tham gia và đại diện Những người này là công cụ giúp xác định các hoạt động thay đổi sẽ phù hợp với các địa điểm hoặc bộ phận cụ thể của họ cũng như thực hiện các thay đổi về quy trình kinh doanh và tổ chức
- Xác định các thước đo hiệu suất cho từng khu vực chức năng và liên kết chúng lại với trường hợp kinh doanh cấp cao và phân tích ROI của công ty Điều này sẽ "vận hành hóa" trường hợp kinh doanh và phân công trách nhiệm giải trình cho mọi người trong từng bộ phận để đảm bảo doanh nghiệp nhận ra những cải tiến kinh doanh có thể đo lường được do kết quả của việc triển khai ERP
- Đo lường các biện pháp cơ bản trước khi triển khai và xác định mục tiêu hiệu suất để định lượng phần mềm ERP sẽ cải thiện doanh nghiệp của bạn như thế nào Ngoài ra, hãy lên kế hoạch tiến hành đánh giá hậu kỳ để đo lường hiệu suất sau khi triển khai để đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận thấy những lợi ích kinh doanh dự kiến của công ty Nếu các con số không khả quan, hãy kiểm tra lại các hoạt động quản lý thay đổi của tổ chức
- Xác định các tác động mà phần mềm ERP sẽ có đối với công việc của nhân viên, và phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi, chiến lược truyền thông và chương trình đào tạo Đảm bảo rằng bạn tính đến toàn bộ tổ chức và đưa ra các chiến thuật rõ ràng cho những nhóm nhân viên đó sẽ có tác động lớn nhất đến sự thành công hay thất bại của việc triển khai hệ thống ERP và việc sử dụng tiếp theo Mặc dù lợi ích của phần mềm kinh doanh mới có thể là điều không cần phải bàn cãi đối với các giám đốc điều hành, nhưng nó không phải lúc nào cũng rõ ràng đối với nhân viên và đặc biệt là những người đã phát triển quy trình của riêng họ để hoàn thành công việc Những nhân viên này có thể xem việc triển khai phần mềm ERP là mối đe dọa rất rõ ràng và sẽ phản ứng bằng tâm lý chống lại.
Rõ ràng rằng OCM là một trong những lý do chính khiến các công ty thành công trong các sáng kiến ERP của mình, trong khi thiếu OCM là lý do đằng sau hầu hết các thất bại Thành công hay thất bại liên quan rất ít đến phần mềm, đó là lý do tại sao các tổ chức cần lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực dự án một cách cẩn thận để đưa các hoạt động OCM vào một phần của các sáng kiến phần mềm doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả.
Chọn giải pháp phù hợp
Lựa chọn phần mềm ERP thường không được quan tâm đúng mức và là một nhiệm vụ khó khăn Những quyết định quan trọng như vậy thường đưa ra quyết định dựa trên nhận thức và các người điều hành phải chịu trách nhiệm về cảm nhận của bản thân hoặc thông tin sai sót Ví dụ, các giám đốc điều hành thường chọn nhà cung cấp phần mềmERP dựa trên sự lựa chọn của đối thủ cạnh tranh hoặc các công ty lớn khác thay vì những gì phù hợp với công ty của họ Hơn nữa, để thành công cần lập kế hoạch bao gồm nhiều thứ khác như việc chuẩn bị để đảm bảo rằng ERP mang lại những cải tiến có thể đo lường được cho doanh nghiệp Trong việc lựa chọn một gói phần mềm ERP và lập kế hoạch cho dự án tổng thể, giám đốc điều hành không thiên vị và cần phải đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác khách quan.
Chọn đơn vị triển khai phù hợp
Lựa chọn đơn vị triển khai phù hợp là rất quan trọng Người triển khai phải là đối tác có chuyên môn cao và có nhiều kinh nghiệm để đảm bảo rằng bạn nhận được lợi ích tối đa và chức năng của giải pháp dự định đầu tư Đối với sự lựa chọn này, các công ty có thể thuê các chuyên gia tư vấn độc lập hoặc tự thực hiện.
Lập kế hoạch dự án cẩn thận
Để đảm bảo cho doanh nghiệp có thể kiểm soát những công việc cần phải hoàn thành thì chúng ta cần phải lập kế hoạch thực tế và các thành viên trong nhóm dự án cũng phải chịu trách nhiệm Với sự lựa chọn này công ty có thể lựa chọn một là thuê chuyên gia để tư vấn, hai là có thể tự mình thực hiện
Thời gian triển khai các dự án ERP ở Việt Nam thường kéo dài hơn so với dự định ban đầu và có nhiều lý do: thay đổi các nhân sự, tùy chỉnh mức độ phức tạp trong kinh doanh, đổi mới quy mô triển khai, Đơn vị thực hiện không ước tính được khối lượng công việc phải hoàn thành Có thể là do công ty muốn dự án hoàn thành càng sớm càng tốt Cần phải tránh những điều này để không dẫn đến phát sinh thêm công việc chi phí và làm chậm trễ thời gian gây ảnh hưởng đến những thành viên của dự án.
Xác định phạm vi dự án rõ ràng và luôn tập trung vào đó
Đối với các dự án, việc thay đổi phạm vi ở giữa luôn là một rủi ro lớn Khi thêm mô- đun hoặc điểm triển khai, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp cần đầu tư thêm tài nguyên,thay đổi cấu trúc và kế hoạch của dự án Nếu quản lý không tốt, có thể làm ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác hoặc tệ hơn là làm chậm trễ toàn bộ dự án.
Tập trung vào những lợi ích đã xác định
Thành công của một dự án ERP không chỉ được đo bằng các tiêu chuẩn truyền thống. Thành công thực sự được phản ánh trong việc giải quyết triệt để các vấn đề kinh doanh và quản lý của công ty cũng như sự hài lòng của nhân viên với hệ thống mới Từ đó, các công ty có được những lợi ích mà họ mong đợi khi quyết định đầu tư vào ERP, giảm chi phí, tăng năng suất, minh bạch tài chính
Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp
Có nhiều công ty cho rằng triển khai ERP là trách nhiệm của người triển khai Họ cho rằng tất cả những gì họ phải làm là bỏ tiền ra mua giải pháp, thuê người thực hiện và vài tháng sau là có thể sử dụng một hệ thống mới Các kỹ năng, kinh nghiệm và nỗ lực của các thành viên trong nhóm dự án là rất quan trọng để thực hiện Vì chính họ là người phối hợp với đơn vị triển khai khi thiết lập hệ thống và sẽ là người tiếp nhận và vận hành hệ thống trong tương lai Chọn những người hiểu doanh nghiệp và hiểu rõ các vấn đề Điều quan trọng nữa là những người này phải gắn bó lâu dài với công ty Trong quá trình thực hiện dự án, tốt nhất nên để họ tập trung vào công việc triển khai.
Quá trình tái cấu trúc kinh doanh
Mặc dù điều này có vẻ trực quan đối với hầu hết mọi người, nhưng nó thường không được thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ Để tận dụng tối đa công nghệ, các quy trình kinh doanh phải được mô hình hóa và tinh chỉnh để nâng cao hiệu quả và đảm bảo rằng công nghệ không chỉ được sử dụng để "mở đường".
Quản lý dự án
Các nhà cung cấp phần mềm thường cung cấp cho các giám đốc kỹ thuật hoặc người quản lý dự án các nguồn lực của họ, nhưng khách hàng phải là người chịu trách nhiệm quản lý tổng thể dự án Các nhà cung cấp phần mềm thường không giải quyết các vấn đề về quản lý các ngân sách và phạm vi, hay giảm bớt các rủi ro.
Đào tạo người dùng cuối
Quan trọng là phải phát triển đào tạo người dùng cuối, điều này không chỉ có thể giúp người dùng cuối hiểu công nghệ mới mà còn giúp họ hiểu cách áp dụng nó vào quy trình và các chức năng công việc mới của nó Nhiều chương trình đào tạo đã đánh giá thấp tác động của công nghệ đối với trải nghiệm hàng ngày của người dùng cuối, vì vậy dẫn đến hiệu quả đạt được của dự án không như mong muốn đề ra ban đầu.
Đảm bảo có sự cam kết từ cấp lãnh đạo
Các dự án ERP cần phải có người trong đội ngũ lãnh đạo định hướng từ trên xuống tham gia hướng dẫn và hỗ trợ hàng ngày Xung đột giữa các thành viên của hai nhóm dự án có thể xảy ra bất cứ lúc nào, hoặc đơn giản là mâu thuẫn, đây là lúc ban lãnh đạo cần sự hòa giải và quyết đoán.
1.Trình bày ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP dưới theo phương pháp ERP SaaS và ERP on Premise
Theo trang web chính thức của Base.vn – đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp nền tảng Saas định nghĩa rằng: “Saas (viết tắt của SoftWare-as-a-Service) – là một trong những dạng điện toán đám mây phổ biến nhất – được định nghĩa là mô hình phân phối dịch vụ ứng dụng phần mềm; trong đó nhà cung cấp không bán sản phẩm phần mềm mà bán dịch vụ dựa trên phần mềm đó Nói đơn giản, nhà cung cấp tạo ra và duy trì một phần mềm chạy trên nền website, và khách hàng có thể truy cập từ xa thông qua internet sau khi trả một khoảng đăng ký định kỳ” Nhờ những ưu điểm này mà mô hình Saas dần chiếm giữ thị trường:
- Tiết kiệm chi phí: với Saas không yêu cầu nội bộ phức tạp hay cài đặt và chạy các phần mềm hệ thống Điều đó, giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khoản chi phí so việc đăng ký mua bản quyền phần mềm cũng như lắp đặt các phần cứng Đa phần mô hình Saas tồn tại ở hai dạng là Freemium và Premium Gói Freemium được phép sử dụng miễn phí trước, nếu như muốn sử dụng các tính năng cao thì mới trả thêm tiền để sử dụng Còn với gói Premium thì bán theo gói và tùy thuộc vào thời hạn sử dụng Ở cả hai loại này, khách hàng đều có khả năng chủ động dừng đăng ký và chi phí cũn sẽ ngừng ngay khi bạn kết thúc việc hủy bỏ đăng ký Ngoài ra việc triển khai phần mềm “Saas” cũng tiết kiệm thời gian hơn, chỉ cần 1-2 ngày để bên cung cấp Saas thiết lập tài khoản và tranning sử dụng cho các thành viên nhân viên của doanh nghiệp.
- Dễ dàng thực hiện: vì nhà cung cấp Saas phát triển dựa trên sử dụng Internet nên người dùng có thể dễ dàng truy cập vào phần mềm từ các thiết bị nào có mạng internet. Đối với Saas bạn không cần đi đến nơi làm việc mà bạn chỉ cần sử dụng được máy tính có phần mềm được cài sẵn ở văn phòng Khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng nền tảng Saas và nhân viên được cho phép tạo một tài khoản thì việc sử dụng các tính năng không bị giới hạn ở mọi nơi, mọi lúc chỉ sau một bước đăng nhập đơn giản.
- Khả năng tích hợp lớn: vấn đề được quan tâm hiện nay là sự trao đổi nhanh chóng và thuận tiện giữa hai phần mềm với nhau Dựa vào điều này, nhà cung cấp Saas đã phát triển khả năng tích hợp trao đổi dữ liệu từ các bên cung cấp khác nhau.
- Tính đơn giản: Saas thường đơn giản hơn dưới gốc nhìn kỹ thuật, bởi lẽ doanh nghiệp không cần phải mua sắm thiết bị máy chủ hoặc kỹ thuật viên cài phần mềm một cách vật lý.
- Mở rộng quy mô dễ dàng: Điều này đặc biệt thích hợp cho các doanh nghiệp nào đang trong tình trạng phát triển hay có ý tưởng mở rộng quy mô kinh doanh, vì SaaS cho phép doanh nghiệp mở rộng tài khoản sử dụng cho nhân viên dễ dàng
Không có bất kỳ giải pháp công nghệ nào là hoàn toàn toàn diện, SaaS cũng không ngoại lệ
- Thứ nhất, tính bảo mật: Server phần mềm được đặt ở nhà cung cấp SaaS chứ không nằm ở doanh nghiệp, tất cả các dữ liệu đều gửi trên cloud, tạo cho doanh nghiệp cảm giác dữ liệu của doanh nghiệp có khả năng bị đánh cắp hoặc rò rỉ ra ngoài bất cứ lúc nào.
- Thứ 2, bắt buộc phải có internet: người sử dụng phải bắt buộc kết nối được với internet thì mới có thể đăng nhập và sử dụng SaaS Ví dụ như di chuyển bằng máy bay, hoặc đến nơi độ phủ sóng internet yếu thiết bị không thể kết nối với internet thì việc sử dụng sẽ gián đoạn Đây vừa là ưu điểm vừa là nhược điểm lớn của SaaS Nhà cung cấp nên phát triển thêm tính năng có thể sử dụng dịch vụ trong trường hợp ngoại tuyến.
Ngoài loại hình SaaS, hệ thống ERP còn có một loại hình khác là On-Premise lưu trữ dữ liệu tại chỗ và sử dụng tại hệ thống của doanh nghiệp Và hiển nhiên là doanh nghiệp phải mua phần mềm bao gồm chi phí cho IT để họ hướng dẫn kích hoạt, cập nhật và sửa chữa khi phần mềm xảy ra sự cố Cũng như SaaS, On-Premise cũng có những ưu – nhược điểm. Ưu điểm:
- Chi phí một lần: doanh nghiệp chỉ cần đóng phí một lần và có quyền sử dụng không giới hạn Vì vậy mà chi phí đầu tư một lần cho On-Premise cũng trở nên cao hơn
- Tính độc lập: bên được cấp quyền sử dụng độc lập với bên cung cấp Có thể sử dụng truy xuất dữ liệu ngay cả khi không có internet
- Quyền kiểm soát hoàn toàn: Khi đã đăng ký mua một phần mềm On-Premise thì tất cả dữ liệu, ứng dụng,… đều thuộc về người mua Người sử dụng sẽ quyết định vấn đề nâng cấp, cấu hình hay thay đổi bộ máy Chính vì vậy mà vấn đề bảo mật thông tin được đảm bảo hơn bao giờ hết.
- Khả năng tích hợp: khi ứng dụng được cấp phép có khả năng liên kết được với các chương trình khác.
- Chi phí cao: việc đăng ký mua phần mềm trong một lần đã đẩy chi trả người mua lên một khoản rất cao và rủi ro trong khi vận hàng phần cứng Ngoài chi phí này, người dùng còn phải chi trả thêm một số khoản bảo trì để hỗ trợ và nâng cấp hệ thống Đây có thể là vấn đề nan giải dành cho các công ty nhỏ và nguồn vốn ít và kỹ thuật hạn chế.
- Tốn nhiều thời gian: On-Premise tốn rất nhiều thời gian để thiết lập trên máy chủ và các thiết bị cá nhân khác.
- Mở rộng quy mô hoạt động còn khó khăn.
Tính toán chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm (NPV) lựa chọn phương pháp nào và tại sao
Những chi phí cần phải chi trả khi sử dụng SaaS và On-Premise:
Chi phí cần phải trả khi sử dụng On-Premise:
- Máy chủ cơ sở dữ liệu
- Quản trị viên mạng và cơ sở dữ liệu
Chi phí cần phải trả khi sử dụng SaaS:
- Phần mềm thông qua nhà cung cấp SaaS
- Đào tạo người dùng Ước tính chi phí khi triển khai cùa hai phương án: On-Premise và Saas của công ty
TH True Milk chi nhánh Thủ Đức trong 5 năm để xem công ty nên chọn phương án triển khai nào.
Phương án 1: ERP On-Premise
Máy chủ cơ sở dữ liệu 70.000
Chuyên gia tư vấn ban đầu
Giải thích bảng chi phí:
- Qua năm thứ 2 công ty sẽ mua thêm 12 máy tính mới
- Qua năm thứ 3 công ty sẽ mua thêm 2 máy tính nữa
NPV được tính theo công thức:
- n: Tổng thời gian thực hiện dự án
- t: Thời gian tính dòng tiền
Sau khi lập bảng chi phí của On-Premise và SaaS thì ta thấy được NPV cùa On- Premise lớn hơn NPV của SaaS từ đó công ty TH-True Milk chi nhánh Thủ Đức nên lựa chọn phương án thứ 2 là SaaS bởi vì On-Premise tốn nhiều chi phí như bảo trì, nâng cấp hệ thống, vốn đầu tư ban đầu cao
Giới thiệu Odoo
“Fabien Pinckaers” là CEO và cũng là người sáng lập nên “Odoo S.A”, phát triển thành công “TinyERP” vào năm 2005 Sau ba năm tên của “TinyERP” đổi sang thành
“OpenERP” Tiếp theo đó “OpenERP” được đổi tên thành “Odoo” và thêm một số ứng dụng CRM Công ty phát triển đến năm 2015 “Odoo” được nằm trong danh sách tạp chí Inc là một trong số các công ty phát triển bậc nhất ở Châu Âu Ứng dụng này có khả năng đáp ứng những nhu cầu và tự động hóa cho doanh nghiệp cũng như những quy trình mang tính tích hợp “Odoo” là một phần mềm sử dụng ngôn ngữ lập trình “Python” dùng để quản lý doanh nghiệp Nó cung cấp nhiều sự lựa chọn cho doanh nghiệp với hơn 1000 mô – đun được cài sẵn có thể tải và sử dụng ngay bất cứ lúc nào, đa phần các mô – đun này có thể lấy mà không cần tốn phí đăng ký Trong “Odoo” có một số modun như: bán hàng, mua hàng, kế toán, sản xuất,…
“Odoo” là một công nghệ điện toán đám mây rất phù hợp vượt trội cho doanh nghiệp với loại hình quy mô vừa và nhỏ trong bất kỳ lĩnh vực ngành nghề nào Hiện tại “Odoo” đã chiếm lĩnh được sự tin cậy và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, không chỉ giới hạn tại Việt Nam mà nó còn phát triển mạnh ở các nước khác trên thế giới với lượng người quan tâm tăng nhanh Phần mềm này đã có hơn 2.000.000 người dùng trong tháng 04 năm 2021 và được dịch ra đến 23 loại ngôn ngữ khác nhau để phục vụ cho các doanh nghiệp ở trên toàn thế giới.
Những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm Odoo
- Dễ dàng sử dụng: Đa số các phần mềm thiết kế một cách riêng lẻ chưa có sự liên kết với nhau tạo ra rất nhiều khó khăn cho việc quản lý và tổng hợp thông tin của doanh nghiệp Tuy nhiên “Odoo” lại khác nó tích hợp và liên kết chặt chẽ tránh gây ra những sự sai xót cũng như là mất dữ liệu Phần mềm này được thiết kế với giao diện dễ dàng sử dụng nhưng tính bảo mật cũng được đảm bảo tuyệt đối bởi chỉ có những người được cấp quyền mới có thể vào và chỉnh sửa
- Dễ cài đặt: Được xây dựng trên phương án lắp ghép các modul nên “Odoo” có ưu điểm lớn về sự thuận tiện, đơn giản và linh hoạt Vì vậy mà “Odoo” phù hợp với tình hình riêng của mỗi doanh nghiệp do có mã nguồn mở mà doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh lựa chọn các tính năng có sẵn.
- Chi phí thấp: Tuy có sự đánh giá cao về mặt công nghệ hiện đại nhưng chi phí không quá đắt, từ đó doanh nghiệp tiết kiệm một khoản lớn chi phí nhưng vẫn đảm bảo về việc quản lý tốt doanh nghiệp của mình Nguyên nhân có được là do “Odoo” không cần phải bỏ ra chi phí để tiếp thị hay bán hàng như các phần mềm khác, hơn nữa “Odoo” không cần phải có bản quyền sử dụng, đặc biệt hiện nay “Odoo” đã phát hành phiên bản sử dụng trong thời gian ngắn hạn 14 ngày hay 3 tiếng đồng hồ Ngoài ra khi sử dụng phần mềm này doanh nghiệp còn giảm một số chi phí khác như: nhân sự, bảo trì,…
- Nhiều chức năng hữu dụng
- Công nghệ được cập nhật liên tục
Tổng quan về công ty TH True milk
Trụ sở chính: 309 Võ Văn Ngân, Phường Linh Chiểu, Quận Thủ Đức, Thành phố HồChí Minh Bắt đầu chính thức hoạt động từ năm 2010, đến nay TH True milk đã mở rộng thêm 3 chi nhánh khác như: Hà Nội, Nghệ An, Đà Nẵng Công ty kinh doanh một số mặt hàng chính như: các loại sữa tươi, sữa chua, thức uống giải khát, nước trái cây.
Tầm nhìn: “Tập đoàn TH mong muốn trở thành nhà sản xuất hàng đầu Việt Nam trong ngành hàng thực phẩm sạch có nguồn gốc từ thiên nhiên Với sự đầu tư nghiêm túc và dài hạn kết hợp với công nghệ hiện đại nhất thế giới, chúng tôi quyết tâm trở thành thương hiệu thực phẩm đẳng cấp thế giới được mọi nhà tin dùng, mọi người yêu thích và quốc gia tự hào”.
Sứ mệnh: “Với tinh thần gần gũi với thiên nhiên, tập đoàn TH luôn nỗ lực hết mình để môi trường thể chất và tâm hồn Việt bằng cách cung cấp những sản phẩm thực phẩm có nguồn gốc từ thiên nhiên- sạch, an toàn, tươi ngon và bổ dưỡng”.
Thực trạng và giải pháp
Một số khó khăn của doanh nghiệp trước khi triển khai xây dựng hệ thống ERP:
- Quy trình quản lý đầu vào và ra của hàng hóa còn sử dụng phương pháp thủ công.
- Quản lý, lưu trữ đơn hàng, hóa đơn có rủi ro mất tài liệu quan trọng.
- Vấn đề kiểm soát quá trình mua và bán hàng còn chưa có sự đồng bộ dẫn đến gia tăng chi phí lưu kho.
- Kết nối từ khâu mua hàng, bán hàng thành một quy trình và đồng bộ.
- Đồng bộ hóa đơn mua hàng, đơn bán hàng.
- Các công cụ quản lý thủ công cần được thay thế bằng cách sử dụng công nghệ thông tin.
Quy trình trên Odoo
Lợi ích của việc thực hiện trên phần mềm Odoo:
- Đồng bộ quy trình mua hàng, bán hàng.
- Tích hợp tính năng tự đông lưu các thông tin quan trọng như: hóa đơn mua- bán hàng, thông tin khách hàng.
Mô phỏng trên Odoo
Mô hình ERP của TH True milk được chúng tôi xây dựng trên 4 module chính: module bán hàng, module mua hàng, module kho vận, module kế toán.
Chức năng: quản lý các thỏa thuận mua hàng, yêu cầu, đơn đặt hàng) Quy trình:
Bước 1: Tạo yêu cầu báo giá (gồm thông tin nhà cung cấp, số lượng sản phẩm, hạn chốt đặt hàng, ngày nhận hàng, …).
Bước 2: Gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp.
Bước 3: Xác nhận đơn hàng.
Chức năng: quản lý đơn hàng, thiết lập các đơn bán hàng cho khách hàng (đại lý, cá nhân) có nhu cầu sử dụng sản phẩm.
Bước 1: Tạo yêu cầu báo giá cho khách hàng (bao gồm thông tin khách hàng, số lượng sản phẩm, ngày nhận hàng, ).
Bước 2: Gửi yêu cầu báo giá cho khách hàng, gửi yêu cầu về kho vận. Bước 3: Giao hàng.
Bước 5: Ghi nhận thanh toán cho khách hàng.
- Module kho vận gồm hai module con: nhận hàng và phiếu giao hàng
Chức năng: lưu trữ và trung chuyển sản phẩm
Chức năng của các module con:
Module phiếu giao hàng: Liên kết với đơn bán hàng và tạo yêu cầu chờ/ trễ khi cần.
Module nhận hàng: Liên kết với phiếu nhận hàng.
Chức năng: quản lý ngân sách, báo cáo tài chính
Mô phỏng giả định tình huống thực tế
Mục tiêu của kịch bản
Mục tiêu 1: Công ty TH True milk đạt lợi nhuận ròng trong vòng 1 tháng là 50.000.000 VNĐ.
Mục tiêu 2: Phòng bán hàng đạt doanh thu bán hàng trong vòng 1 tháng là 60.000.000 VNĐ.
Tình huống (Quy trình mua- bán hàng)
- Giả sử có một khách hàng đến công ty sữa TH True milk chi nhánh Thủ Đức mua nước gạo lức đỏ với số lượng 100 chai nhưng trong kho chỉ còn 50 chai nên tạm thời chưa cung ứng kịp cho khách hàng.
Thiết kế lưu đồ Flowchart:
Diễn tả lưu đồ Flowchart:
Khi bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu từ người mua thì bộ phận này sẽ tạo đơn yêu cầu và gửi đến bộ phận kho; bộ phận kho sẽ tiếp nhận đơn hàng, tạo đơn hàng và xem trong kho có đầy đủ hàng hay không? Nếu đủ hàng thì chuyển đến bộ phận giao hàng, bên giao hàng chuẩn bị hàng, giao hàng song song đó thì bên kế toán nhận được hóa đơn bán hàng, nhận thanh toán từ khách hàng và kết thúc quy trình bán hàng Ngược lại, nếu không đủ là bên kho vận sẽ báo cho bên mua hàng tiến hành mua hàng từ nhà cung cấp tạo đơn hàng, xác nhận hóa đơn nhà cung cấp sau đó kế toán sẽ tiến hành thanh toán và tiếp tục bán hàng khi đã đủ hàng.
Bước 1: Kiểm tra hàng tồn kho hiện có của sản phẩm nước gạo lức đỏ là 50 chai.
Bước 2: Vào module bán hàng và tạo yêu cầu báo giá mới.
Bước 3: Tại đây, khách hàng mua 100 chai nước gạo lức đỏ Vì hàng không đủ trong kho (50 hộp) nên báo cáo khả dụng hiển thị màu đỏ Ta vẫn tiếp tục chọn “Xác nhận”.
Bước 4: Hệ thống thiết lập quy trình tự động cho hóa đơn giao hàng Ta tiếp tục chọn
“tạo hóa đơn” và “lưu”.
Bước 5: Qua module mua hàng để tạo yêu cầu báo giá mới.
Bước 6: Ta tiến hành lưu và xác nhận đơn hàng cho nhà cung cấp.
Bước 7: Tạo hóa đơn và ghi nhận thanh toán cho nhà cung cấp, sau đó “thanh toán” sẽ hiển thị ở góc phải.
Bước 8: Vào kho vận, kiểm tra sản phẩm nước gạo lức đỏ hiện tại tồn kho.
Bước 9: Vào module bán hàng, tạo hóa đơn với số lượng 100 chai nước gạo lức đỏ và ghi nhận thanh toán cho khách hàng, sau đó “thanh toán sẽ hiển thị ở góc phải”.
Báo cáo kết quả thực hiện
Bảng cân đối kế toán
Tính đến thời điểm xuất bảng cân đối kế toán, công ty có tổng tài sản = tổng nợ + vốn chủ sở hữu = 69.276.400 VNĐ Như vậy bảng cân đối kế toán cho ta biết: Tài sản vàNguồn vốn của công ty cân bằng với nhau.
Kết quả sơ bộ của bảng lãi và lỗ cho thấy cả 2 mục tiêu đề ra ban đầu đều đạt Cụ thể như sau:
- Lợi nhuận ròng = 65.259.000 VNĐ (> 50.000.000 VNĐ) nên đạt được mục tiêu 1.
- Thu nhập từ hoạt động kinh doanh = Tổng doanh thu bán hàng = 67.674.000 VNĐ(> 60.000.000 VNĐ) nên đạt được mục tiêu 2.