Quản lý tổng thể doanh nghiệp tiểu luận cuối kỳ

Nếu bạn chọn chiến lược này, hãy chuẩn bị cho việc giảm năng suất tạm thời khi nhân viên của bạn đã quen với hệ thống mới.Chiến lược triển khai ERP theo giai đoạn PhasedPhased là duy nhấ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TPHCM

MÔN: QUẢN LÝ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

MỤC LỤC

NỘI DUNG 1

Câu 1: 1

1 Các phương pháp triển khai dự án ERP: 1

2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP 4

3 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM) 6

4 Xác định phạm vi dự án rõ ràng và luôn tập trung vào đó 17

5 Tập trung vào những lợi ích đã xác định 17

6 Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp 17

7 Quá trình tái cấu trúc kinh doanh 17

8 Quản lý dự án 18

9 Đào tạo người dùng cuối 18

10 Đảm bảo có sự cam kết từ cấp lãnh đạo 18

Câu 4: 18

1.Trình bày ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP dưới theo phương pháp ERP SaaS vàERP on Premise 18

2 Tính toán chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm (NPV) lựa chọn phương pháp nào và tại sao 21

Câu 5: 24

1 Giới thiệu Odoo 24

2 Những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm Odoo 24

3 Tổng quan về công ty TH True milk 25

4 Thực trạng và giải pháp 26

5 Quy trình trên Odoo 26

6 Mô phỏng trên Odoo 26

7 Báo cáo kết quả thực hiện: 37

KẾT LUẬN 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

NỘI DUNG Câu 1:

1 Các phương pháp triển khai dự án ERP: Chiến lược triển khai ERP Big Bang Thời gian triển khai nhanh và chi phí thấp.

Vậy khi nào nên chọn chiến lược “Big Bang” Hãy nên chọn chiến lược này khi nhà đầu tư có yêu cầu là cần giải đáp nhanh, đưa ra các giải pháp vận hành vào trong công ty và chuẩn bị cho việc triển khai

Sự hấp dẫn thu hút các công ty thực hiện chiến lược “Big Bang” là nó tập trung tổ chức trong một khoảng thời gian ngắn hơn và tương đối ngắn so với khi dự án được thực hiện theo từng giai đoạn Điều này thường giúp giải quyết tình trạng thiếu tài nguyên dài hạn Nó cũng làm cho sự khó khăn của một dự án ERP trở thành một khoảng thời gian ngắn hơn, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra kết quả tiêu cực thường rõ rệt hơn khi sử dụng phương pháp này.

“Big Bang” không phải là chiến lược triển khai ERP hoàn hảo Nhược điểm của phương pháp này là dự án thường được thực hiện gấp rút, chi tiết bị bỏ qua và những thay đổi đối với quy trình kinh doanh có thể không phải là những thay đổi tốt nhất cho tổ chức Thông thường, các dự án thực hiện cách tiếp cận “big bang” quá mạnh mẽ sẽ có nhiều rủi ro hơn và dẫn đến việc ít hài lòng hơn với khả năng đáp ứng các yêu cầu kinh doanh quan trọng của hệ thống.

Chiến lược lớn “Big bang” Việc thực hiện xảy ra cùng một lúc Bạn cài đặt mọi module trên mọi hệ thống máy tính trong toàn bộ tổ chức của mình chỉ trong một đêm Mặc dù có một số nhiệm vụ được triển khai trước, nhưng sẽ không quay trở lại khi bạn chuyển sang hệ thống mới.

Bên cạnh việc các doanh nghiệp ủng hộ sử dụng giải pháp big bang cũng có những doanh nghiệp không ủng hộ sử dụng giải pháp này Hầu hết mọi người khẳng định các yếu tố rủi ro là lý do chính để họ không sử dụng một cú nổ lớn Tuy nhiên, có thể thiết lập ERP của bạn nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn với một cú nổ lớn Nếu bạn chọn chiến lược này, hãy chuẩn bị cho việc giảm năng suất tạm thời khi nhân viên của bạn đã quen với hệ thống mới.

Chiến lược triển khai ERP theo giai đoạn (Phased)

Phased là duy nhất nằm trong số những chiến lược triển khai trung bình, rủi ro được định mức và có thời gian triển khai nằm ở mức độ trung bình và chi phí tương tự.

Chiến lược này được doanh nghiệp sử dụng khi muốn chia dự án của công ty thành nhiều pha xử lí, như là có thể thực hiện kế toán tài chính trước, sau đó Logistic, tới sản xuất, chuỗi cung ứng, nguồn nhân lực, kinh doanh thông minh,…

Với triển khai theo giai đoạn, bạn cài đặt các thành phần theo thời gian thay vì tất cả cùng một lúc Công ty của bạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo một loạt các bước đã định trước Bạn có thể hoàn thành các bước này bằng một trong các định dạng sau.

- Chia Phased theo module: Với việc triển khai module, bạn cài đặt từng module ERP tại một thời điểm Hầu hết mọi người thường bắt đầu với các chức năng cốt lõi và sau đó thêm các mô-đun khác dựa trên nhu cầu và hệ thống phân cấp của họ.

- Chia Phased theo các đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp: Việc triển khai theo đơn vị kinh doanh thực hiện các thay đổi dựa trên nhu cầu của đơn vị kinh doanh của bạn Việc triển khai ERP diễn ra theo từng bộ phận.

- Chia Phased theo vị trí địa lý: Định dạng này giúp cho công ty hoạt động tốt, có nhiều địa điểm Còn được gọi là áp dụng thí điểm, mỗi vị trí hoặc triển khai hệ thống mới khi họ cảm thấy đã sẵn sàng.

2

Giống như chiến lược “Big Bang”, triển khai theo từng giai đoạn (Phased) có các ưu và nhược điểm riêng Việc triển khai theo từng giai đoạn cho phép công ty của bạn dễ dàng sử dụng hệ thống mới, nhưng chúng cũng làm cho mạng và cơ sở hạ tầng của bạn phức tạp hơn và dễ xảy ra lỗi Bạn cũng có nguy cơ mất dữ liệu vì các mô-đun ERP tồn tại để cùng nhau hoạt động như một đơn vị duy nhất.

Đối với cách tiếp cận chậm hơn, theo từng giai đoạn Điều này có thể là theo khu vực kinh doanh chức năng hoặc địa lý Sự hấp dẫn ở đây là nó cho phép các nhóm dự án dành thời gian của họ trong việc lập kế hoạch, tùy chỉnh và thử nghiệm hệ thống trong khi các công việc hàng ngày vẫn tiếp tục Tuy nhiên, cần phải lưu ý rằng những loại dự án theo từng giai đoạn này thường thiếu tính cấp bách và trọng tâm của một dự án lớn Chúng cũng có thể dẫn đến “sự mệt mỏi khi thay đổi”, điều này có thể khiến nhân viên trở nên kiệt sức vì sự thay đổi liên tục Thay vì dự án được hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn hơn, các dự án này có liên quan đến sự thay đổi liên tục trong thời gian dài hơn, điều này có thể gây khó khăn cho nhân viên.

Cả hai cách tiếp cận này đều có ưu và nhược điểm rõ ràng Cuối cùng, điều quan trọng nhất là phải tìm ra sự cân bằng, phối hợp có hiệu quả giữa cả hai điều đó hoạt động tốt nhất cho tổ chức Lịch trình thực hiện cần phải quyết liệt nhưng không đến mức khiến chúng ta các chi tiết quan trọng bị bỏ qua hoặc đưa ra các quyết định phụ Thường sẽ hữu ích nếu thực hiện dự án trong nhiều giai đoạn (xét trường hợp phương án là tích cực) để giúp tổ chức tập trung và tạo ra cảm giác cấp bách

Chiến lược triển khai ERP Parallel

Bên cạnh 2 chiến lược quan trọng còn có một chiến lược khác được gọi là chuyển đổi song song, vận hành song song giữa phần mềm ERP hiện tại và mới trong thời gian dài, và sau đó từ từ từng bước cắt chuyển Chạy song song hoặc cắt song song, áp dụng song song là ít rủi ro nhất trong ba chiến lược Với chiến lược này, bạn chạy cả hệ thống ERP cũ và mới cùng một lúc, sau đó loại bỏ hệ thống cũ.

Lưu ý, chiến lược này tốn thời gian và tiền bạc nhiều nhất Việc áp dụng song song chậm hơn so với “Big Bang”, nhưng nhanh hơn so với triển khai theo từng giai đoạn Mặt khác, nó khó khăn hơn so với việc áp dụng theo giai đoạn Tuy nhiên, chi phí là sự đánh đổi chính của việc áp dụng song song vì bạn cần gấp đôi nguồn lực Sau những nhược điểm đó, bù lại Paralledl là giải pháp an toàn vì doanh nghiệp sẽ tiếp cận từ từ cho đến khi hoàn toàn thuần thục giải pháp quản trị mới, có thể sẵn sàng bỏ đi giải pháp cũ.

“Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp” (ERP) cho phép bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh để bạn có thể đưa doanh nghiệp của mình đi đúng hướng Tuy nhiên, Kế hoạch thực hiện là quan trọng, doanh nghiệp sẽ đi đến đích cuối cùng khi và chỉ khi chúng ta có kế hoạch hướng đi rõ ràng Nên nhớ rằng chỉ có một giải pháp, một chiến lược là không đủ để dẫn dắt công ty đến thành công Thành công của bạn còn phụ thuộc vào việc thực hiện các chiến lược Để giảm thiểu các phản ứng của người dùng đến mức tối đa thì chiến lược tiếp cận là một vấn đề cần được xem xét, đưa quy trình mới vào từng bộ phận và ngay cả doanh nghiệp cũng phải nhìn nhận và đánh giá một cách chính xác.

Ở các loại hình doanh nghiệp khác nhau, chúng ta có thể chọn bất kỳ chiến lược nào hoặc phối hợp lại cho từng giai đoạn triển khai Bạn nên sử dụng triển khai ERP nào trong số các cách này thì tùy thuộc vào mục tiêu và nhu cầu kinh doanh của bạn Mỗi doanh nghiệp sẽ yêu cầu triển khai duy nhất dựa trên việc lập kế hoạch và phân tích cẩn thận Có vậy, sự thành công của dự án sẽ cao hơn, đảm bảo về mặt thời gian đưa giải pháp vào vận hành, chi phí sao cho nhà đầu tư chấp nhận được Từ đó, việc triển khai ERP sẽ là phương pháp tối ưu, giúp cho doanh nghiệp giảm bớt rủi ro.

2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP

Để đánh giá một dự án ERP có hiệu quả hay không và lựa chọn phần mềm phù hợp bao gồm 6 bước như sau:

Bước 1: Xác định các gói ERP tổng quát và cụ thể cho từng ngành tiềm năng Dựa trên những yêu cầu về kinh doanh và nhu cầu ngân sách của bạn, bạn có thể loại bỏ hầu

4

hết một số nhà cung cấp Chúng tôi thường khuyên bạn nên đến một nhóm không quá sáu đến tám nhà cung cấp "danh sách dài" để đánh giá

Bước 2: Khi "danh sách dài" đã được xác định, hãy xác định các yêu cầu chính mà một gói phải có để tạo thành "danh sách ngắn" Những "người phá vỡ thỏa thuận" có thể giúp bạn có được danh sách từ ba đến bốn nhà cung cấp Thông thường, thảo luận về các yêu cầu kinh doanh với những nhà cung cấp trong danh sách dài và xem bản trình diễn tổng quan về sản phẩm có thể giúp tổ chức thu thập được những ứng cử viên hàng đầu.

Bước 3: Tiến phân tích và đánh giá một cách chi tiết về một số các nhà cung cấp được liệt kê trong danh sách ngắn Bạn nên xác định và ưu tiên tất cả các yêu cầu kinh doanh chi tiết mà tổ chức của bạn cần trong một gói ERP tiềm năng Từ những yêu cầu này, sẽ hữu ích khi tạo các kịch bản demo để đảm bảo rằng mỗi nhà cung cấp đang trình diễn sản phẩm của họ vì nó liên quan đến quy trình kinh doanh của bạn Mặt khác, các nhà cung cấp chỉ muốn tập trung vào thế mạnh của họ chứ không nhất thiết phải xem phần mềm của họ phù hợp như thế nào với doanh nghiệp cụ thể (và duy nhất) của bạn Đây là điểm trong đánh giá khi bạn đưa ra đề xuất (RFP) cho các nhà cung cấp trong danh sách ngắn để biết chi phí, khả năng phần mềm và chiến lược triển khai được đề xuất của họ

Bước 4: Trong quá trình đánh giá danh sách ngắn và demo, hãy liên hệ với những người dùng chính và yêu cầu họ hoàn thành đánh giá cho từng nhà cung cấp Những đánh giá này phải là những đánh giá định lượng về mức độ hiệu quả của các sản phẩm đối với các yêu cầu kinh doanh chính và các kịch bản demo.

Bước 5: Song song với việc đánh giá chức năng, từ những liệt kê trong danh sách ngắn hãy đánh giá khả năng kỹ thuật của các nhà cung cấp Điều này nên bao gồm các mục như khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống cũ, kiến trúc mở như thế nào, v.v Những yếu tố kỹ thuật này có thể có hoặc không ảnh hưởng nặng nề đến các yêu cầu chức năng nghiệp vụ

Bước 6: Bạn muốn thu thập thông tin đầu vào mà bạn đã nhận được từ nhiều đánh giá và ưu tiên các điểm mạnh và điểm yếu của nhà cung cấp Tùy thuộc vào mức độ đồng ý hoặc bất đồng của nhóm bạn, nhiệm vụ này có thể yêu cầu nhiều hơn về xếp hạng định lượng và trọng số để đánh giá mức độ đáp ứng của mỗi gói trong số các gói đáp ứng yêu cầu kinh doanh của bạn.

3 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM).

Một thực tế rất phổ biến của các dự án ERP là thường không có ngân sách hoặc nguồn lực không giới hạn để thực hiện một lượng lớn các hoạt động quản lý thay đổi Ban lãnh đạo đôi khi sẽ trở nên quá tập trung vào các mặt công nghệ của việc thực hiện và ít chú ý đến “phía con người” Và mang lại hậu quả rất lớn Nhưng trong khi OCM rất quan trọng đối với các dự án về công nghệ thông tin thành công, thì một số các khía cạnh của sự thay đổi lại quan trọng hơn những khía cạnh khác và có tác động tức thì hơn khi bắt đầu, các chuyên gia tư vấn của Panorama thường tư vấn tập trung vào các hoạt động thay đổi tổ chức sẽ có tác động tức thì (và lâu dài) đến doanh nghiệp và sự thành công của việc triển khai ERP Các bước bao gồm:

- Xác định các quy trình kinh doanh "hiện tại" của bạn cho từng địa điểm, cũng như những gì "hiện tại" đang hoạt động, mô hình sẽ ở khắp các địa điểm.

- Xác định các bên liên quan chính và thay đổi các tác nhân từ mỗi khu vực chức năng để đảm bảo bạn có sự tham gia và đại diện đầy đủ.

- Xác định các thước đo hiệu suất cho từng khu vực chức năng và liên kết chúng trở lại cấp cao của bạn trường hợp kinh doanh và phân tích ROI.

- Đo lường các biện pháp cơ bản trước khi thực hiện và xác định các mục tiêu hiệu suất để định lượng phần mềm ERP sẽ cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn.

- Xác định các tác động mà phần mềm ERP sẽ có đối với công việc của nhân viên và phát triển một sự thay đổi kế hoạch quản lý, chiến lược truyền thông và chương trình đào tạo

6

Câu 2:

1 Tổng quan về Vinamilk

Theo thông tin trên trang web chính thức của Vinamilk ta biết được: “Vinamilk có tên gọi đầy đủ là Công Ty Cổ phần sữa Việt Nam Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành công nghiệp chế biến sữa tại Việt Nam Với hơn 43 năm hình thành và phát triển Vinamilk đã khẳng định vị thế vững chắc của mình trên thị trường và trở thành nơi gửi gắm niềm tin của khách hàng trong và ngoài nước Các sản phẩm của công ty phủ song khắp 63 tỉnh thành, hệ thống 13 trang trại chăn nuôi bò sữa trải dài khắp cả nước, 1 tổ hợp trang trại Vinamilk Lao-Jargo-Lào 13 nhà máy sản xuất chế biến thức uống và các thực phẩm từ sữa, 1 nhà máy Angkor Milk tại Campuchia và 1 nhà máy Driftwood tại Mỹ Đối với mảng phân phối có 3 chi nhánh bán hàng tại Cần Thơ, Đà Nẵng và Hà Nội và 02 xí nghiệp kho vận tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, có chức năng vận chuyển nguyên vật liệu và thành phẩm và kho bãi Đặc biệt các sản phẩm của Vinamilk đã xuất khẩu tới 5 châu lục đến 55 quốc gia và vùng lãnh thổ”.

2 Qúa trình chuyển đổi số của Vinamilk

Các mốc sự kiện quan trọng trong hệ thống CNTT tại Vinamilk

1-1-2007, Vinamilk chính thức áp dụng hệ thống ERP vào trong doanh nghiệp của mình Bà Ngô Thị Thu Trang, phó tổng giám đốc Vinamilk, trưởng dự án (tiếp nhận giải pháp ERP) cho biết: “Trong quá trình triển khai, công ty đã gặp không ít khó khăn Những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong công ty cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty” Mặc dù gặp nhiều khó khăn khi mới bắt đầu triển khai dự án nhưng với sự đồng hành của nhà triển khai Pythis và công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle, và toàn thể sự nỗ lực của các nhà lãnh đạo và nhân viên của công ty Vinamilk thì công ty đã gặt hái được các sự thành công nhất định khi triển khai dự án.

Bà Trang cũng cho biết thêm: “từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định nhờ có đầu tư sâu rộng nên

Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời”.

Các thành công có thể kể đến nhờ Hệ thống ERP mang lại như:

Có sự liên kết dữ liệu giữa các phòng ban với nhau, các cá nhân nắm rõ được vai trò và nhiệm vụ của mình Giảm đáng kể rủi ro khi quản lý dữ liệu thông tin của công ty, trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước Hệ thống CNTT được đồng bộ, chuẩn hoá và không ngừng được củng cố.

7-9-2007, lễ bàn giao hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP tại TP HCM do nhà triển khai “Pythis” cùng với đơn vị ứng dụng của Vinamilk tổ chức

Vinamilk đang ứng dụng đồng thời 3 giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, Microsoft

Ông Trần Nguyên Sơn - Giám đốc Công nghệ thông tin của Vinamilk cho biết: “Trước khi có hệ thống SAP CRM, thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty và các đại lý Hiện nay, hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mãi Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin Chương trình CRM đã giúp hệ thống hóa kênh phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống phân phối Trong khi đó, đối tượng quan trọng

8

của doanh nghiệp là khách hàng cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện”.

Vinamilk đang ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ khách hàng của SAP Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk cho biết: “với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm trong cả hai tình huống online hoặc offline Thông tin tập trung sẽ giúp Vinamilk đưa ra các xử lý kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý là để có thể đáp ứng kịp thời, đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng ở cấp độ cao hơn”.

15/3/2005: Pythis bắt đầu triển khai hệ thống ERP sử dụng giải pháp “Oracle E Business Suite” của Oracle cho Vinamilk

Bà Ngô Thị Thu Trang, Phó Tổng Giám đốc Vinamilk nói: “Chúng tôi thấy rằng trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, điều quan trọng nhất là phải tự động hóa các quy trình trong một doanh nghiệp để đạt được hiệu quả hoạt động kinh doanh cao nhất Oracle E-Business Suite giúp loại bỏ các quy trình xử lý thủ công thừa cũng như giảm thời gian và nguồn lực dành cho môi trường công việc hiện tại Thực tiễn và triết lý kinh doanh của chúng tôi là tập trung mang lại những sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất và dịch vụ có chất lượng Việc có được cơ sở hạ tầng CNTT mạnh sẽ cho phép chúng tôi có một cái nhìn rõ hơn về hoạt động tổng thể của mình, điều này sẽ làm tăng các lợi thế cạnh tranh của chúng tôi trong ngành công nghiệp chế biến sữa đầy cạnh tranh trên toàn cầu”.

Cả 3 giải pháp ERP quốc tế là “Oracle”, “SAP”, “Microsof” đều đang được Vinamilk ứng dụng Điều này cũng đặt ra một câu hỏi Vinamilk phải sử dụng hệ thống các giải pháp như thế nào để không gây nên sự rối loạn trong quy trình triển khai công việc của doanh nghiệp và không khiến nhân viên cảm thấy bị nhiễu loạn về các phần mềm hiện có của công ty

Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ “SAP NetWeaver” “SAP NetWeaver” là một nền tảng công nghệ cho phép các tổ chức tích hợp dữ liệu, quy trình kinh doanh, các yếu tố và hơn thế nữa từ nhiều nguồn khác nhau vào môi trường SAP thống nhất Bên cạnh đó SAP NetWeaver cho phép các tổ chức hợp nhất và quản lý dữ liệu tổng thể từ các nguồn không đồng nhất vào một kho lưu trữ tập trung Vinamilk đã sử dụng SAP NetWeaver để tích hợp 3 hệ thống Oracle, SAP, Microsoft thành hệ thống Business Warehouse-BW.

Quy trình giao dịch

Vinamilk đã xây dựng quy trình thu thập, tích hợp, giải quyết các đơn hàng một cách rất tối ưu nhờ vào hệ thống đặt hàng tự động và quản lý tồn kho bằng máy tính.

Quản lí đơn hàng qua “Palm Z22”: đây là một loại thiết bị cầm tay cung cấp cho các nhà phân phối Z22 vạch ra một lộ trình giao hàng đúng kế hoạch: ngày giao, sản phẩm thay thế, đơn hàng trước đó Hiệu quả mang lại là sự nhanh gọn và độ chính xác so với các quy trình thủ công ghi trên giấy tờ như trước đây.

Quy trình thanh toán:

Hiện nay có rất nhiều sự lựa chọn cho việc thanh toán của khách hàng cũng như doanh nghiệp đó là thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ,…

Hóa đơn điện tử:

Cắt giảm các chi phí và quy trình phát hành Nhân viên các phòng ban nhập dữ liệu vào phần mềm ERP, các dữ liệu này sẽ được hiển thị lên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử và các dữ liệu được lưu trữ lại, sau đó sẽ cho ra các Báo cáo quản trị doanh nghiệp.

Về mặt nhân sự

Vinamilk không ngừng tổ chức các lớp tập huấn giành cho nhân viên để giúp họ thích ứng với phần mềm ERP để có thể cập nhật những tính năng hữu dụng của phần mềm một

10

cách hiệu quả nhất Tạo điều kiện có mộ môi trường làm việc thoải mái, không áp lực khi làm việc với các phần mềm công nghệ hiện đại chứ không phải là cảm giác áp lực, lo lắng vì không bắt kịp được quy trình mới Ngoài ra công ty cần phải thường xuyên lắng nghe, tiếp thu các ý kiến phản hồi của nhân viên để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho các nhân viên.

3 Thành tựu

- Quản trị toàn bộ doanh nghiệp trên cùng một hệ thống phần mềm - Giảm thiểu các chi phí về quản lý cũng như điều hành doanh nghiệp

- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng trong khâu vận chuyển và sản xuất của doanh nghiệp - Kiểm soát rủi ro và giảm thiểu các yếu tố tạo nên sự gián đoạn trong hoạt động sản xuất và kinh doanh

- Các quy trình kinh doanh và các nhà phân phối theo yêu cầu quản lý được thống nhất với nhau.

Chúng ta có thể nhìn thấy được các thành tựu này được thể hiện qua báo cáo tài chính của Vinamilk qua các năm khi triển khai dự án ERP vào trong quy trình của doanh nghiệp mình, liên tục tăng về doanh thu và các chi phí được cắt giảm so với trước khi triển khai ERP.

12

Báo cáo thường niên năm 2013 (Nguồn Tập đoàn Vinamilk)

Báo cáo thường niên năm 2018 (Nguồn Vinamilk) 4 Khó khăn:

- Chi phí dành cho ERP cao

- Khả năng đáp ứng của “Pythis” cho toàn bộ quá trình ERP của Vinamilk là chưa đủ, vì vậy Vinamilk đã mua thêm các giải pháp phần mềm khác để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp Vì vậy chi phí dành cho ERP là rất lớn, Vinamilk đã chi 4 triệu USD để đầu tư vào hệ thống ERP và hệ thống công nghệ thông tin

- Nhân viên phải học hỏi liên tục các kiến thức mới để nâng cao trình độ vì phần mềm được cải tiến thường xuyên.

- Để hệ thống phần cứng của doanh nghiệp để chạy được các moduel thì cần phải có một sự đầu tư lớn

- Kết hợp 3 giải pháp ERP quốc tế của “Oracle”, “SAP” và “Microsoft” thành nội dung đồng bộ

14

5 Một số giải pháp để chuyển đổi số thành công, đánh giá tính khả thi và hiệu quả của các giải pháp

Một trong những yếu tố thành công quan trọng đối với các dự án ERP hiệu quả là quản lý thay đổi tổ chức (OCM).

Quản lý thay đổi tổ chức (OCM) tập trung vào việc chuyển đổi của nhân viên sang hệ thống mới, bao gồm thực hiện các quy trình mới, đào tạo liên quan và thông tin liên lạc OCM là yếu tố thành công chính cho bất kỳ triển khai ERP vì phần mềm không thể được sử dụng nếu các thành viên của tổ chức không thể hiểu và áp dụng nó Các hành động mà các dự án OCM thành công hỗ trợ bao gồm phát triển và thay đổi quy trình, vai trò và định nghĩa trách nhiệm, giao tiếp, đào tạo và thiết kế tổ chức.

Khi bắt đầu, các chuyên gia tư vấn của Panorama thường tư vấn tập trung vào các hoạt động thay đổi tổ chức sẽ có tác động tức thì (và lâu dài) đến doanh nghiệp và sự thành công của việc triển khai ERP Các bước bao gồm:

- Xác định quy trình kinh doanh "hiện tại" của doanh nghiệp cho từng địa điểm, cũng như mô hình hoạt động "hiện tại" sẽ như thế nào ở các địa điểm Như đã đề cập trước đây, đây là cơ hội để chuẩn hóa mô hình hoạt động của doanh nghiệp, nếu trước đó chưa có

- Xác định các bên liên quan chính và thay đổi các tác nhân từ mỗi khu vực chức năng để đảm bảo tổ chức có đủ sự tham gia và đại diện Những người này là công cụ giúp xác định các hoạt động thay đổi sẽ phù hợp với các địa điểm hoặc bộ phận cụ thể của họ cũng như thực hiện các thay đổi về quy trình kinh doanh và tổ chức

- Xác định các thước đo hiệu suất cho từng khu vực chức năng và liên kết chúng lại với trường hợp kinh doanh cấp cao và phân tích ROI của công ty Điều này sẽ "vận hành hóa" trường hợp kinh doanh và phân công trách nhiệm giải trình cho mọi người trong từng bộ phận để đảm bảo doanh nghiệp nhận ra những cải tiến kinh doanh có thể đo lường được do kết quả của việc triển khai ERP

- Đo lường các biện pháp cơ bản trước khi triển khai và xác định mục tiêu hiệu suất để định lượng phần mềm ERP sẽ cải thiện doanh nghiệp của bạn như thế nào Ngoài ra, hãy lên kế hoạch tiến hành đánh giá hậu kỳ để đo lường hiệu suất sau khi triển khai để đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận thấy những lợi ích kinh doanh dự kiến của công ty Nếu các con số không khả quan, hãy kiểm tra lại các hoạt động quản lý thay đổi của tổ chức

- Xác định các tác động mà phần mềm ERP sẽ có đối với công việc của nhân viên, và phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi, chiến lược truyền thông và chương trình đào tạo Đảm bảo rằng bạn tính đến toàn bộ tổ chức và đưa ra các chiến thuật rõ ràng cho những nhóm nhân viên đó sẽ có tác động lớn nhất đến sự thành công hay thất bại của việc triển khai hệ thống ERP và việc sử dụng tiếp theo Mặc dù lợi ích của phần mềm kinh doanh mới có thể là điều không cần phải bàn cãi đối với các giám đốc điều hành, nhưng nó không phải lúc nào cũng rõ ràng đối với nhân viên và đặc biệt là những người đã phát triển quy trình của riêng họ để hoàn thành công việc Những nhân viên này có thể xem việc triển khai phần mềm ERP là mối đe dọa rất rõ ràng và sẽ phản ứng bằng tâm lý chống lại.

Rõ ràng rằng OCM là một trong những lý do chính khiến các công ty thành công trong các sáng kiến ERP của mình, trong khi thiếu OCM là lý do đằng sau hầu hết các thất bại Thành công hay thất bại liên quan rất ít đến phần mềm, đó là lý do tại sao các tổ chức cần lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực dự án một cách cẩn thận để đưa các hoạt động OCM vào một phần của các sáng kiến phần mềm doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả.

Câu 3:

1 Chọn giải pháp phù hợp

Lựa chọn phần mềm ERP thường không được quan tâm đúng mức và là một nhiệm vụ khó khăn Những quyết định quan trọng như vậy thường đưa ra quyết định dựa trên nhận thức và các người điều hành phải chịu trách nhiệm về cảm nhận của bản thân hoặc thông tin sai sót Ví dụ, các giám đốc điều hành thường chọn nhà cung cấp phần mềm ERP dựa trên sự lựa chọn của đối thủ cạnh tranh hoặc các công ty lớn khác thay vì những

16

gì phù hợp với công ty của họ Hơn nữa, để thành công cần lập kế hoạch bao gồm nhiều thứ khác như việc chuẩn bị để đảm bảo rằng ERP mang lại những cải tiến có thể đo lường được cho doanh nghiệp Trong việc lựa chọn một gói phần mềm ERP và lập kế hoạch cho dự án tổng thể, giám đốc điều hành không thiên vị và cần phải đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác khách quan.

2 Chọn đơn vị triển khai phù hợp

Lựa chọn đơn vị triển khai phù hợp là rất quan trọng Người triển khai phải là đối tác có chuyên môn cao và có nhiều kinh nghiệm để đảm bảo rằng bạn nhận được lợi ích tối đa và chức năng của giải pháp dự định đầu tư Đối với sự lựa chọn này, các công ty có thể thuê các chuyên gia tư vấn độc lập hoặc tự thực hiện

3 Lập kế hoạch dự án cẩn thận

Để đảm bảo cho doanh nghiệp có thể kiểm soát những công việc cần phải hoàn thành thì chúng ta cần phải lập kế hoạch thực tế và các thành viên trong nhóm dự án cũng phải chịu trách nhiệm Với sự lựa chọn này công ty có thể lựa chọn một là thuê chuyên gia để tư vấn, hai là có thể tự mình thực hiện

Thời gian triển khai các dự án ERP ở Việt Nam thường kéo dài hơn so với dự định ban đầu và có nhiều lý do: thay đổi các nhân sự, tùy chỉnh mức độ phức tạp trong kinh doanh, đổi mới quy mô triển khai, Đơn vị thực hiện không ước tính được khối lượng công việc phải hoàn thành Có thể là do công ty muốn dự án hoàn thành càng sớm càng tốt Cần phải tránh những điều này để không dẫn đến phát sinh thêm công việc chi phí và làm chậm trễ thời gian gây ảnh hưởng đến những thành viên của dự án.

4 Xác định phạm vi dự án rõ ràng và luôn tập trung vào đó

Đối với các dự án, việc thay đổi phạm vi ở giữa luôn là một rủi ro lớn Khi thêm mô-đun hoặc điểm triển khai, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp cần đầu tư thêm tài nguyên, thay đổi cấu trúc và kế hoạch của dự án Nếu quản lý không tốt, có thể làm ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác hoặc tệ hơn là làm chậm trễ toàn bộ dự án.

5 Tập trung vào những lợi ích đã xác định

Thành công của một dự án ERP không chỉ được đo bằng các tiêu chuẩn truyền thống Thành công thực sự được phản ánh trong việc giải quyết triệt để các vấn đề kinh doanh và quản lý của công ty cũng như sự hài lòng của nhân viên với hệ thống mới Từ đó, các công ty có được những lợi ích mà họ mong đợi khi quyết định đầu tư vào ERP, giảm chi phí, tăng năng suất, minh bạch tài chính

6 Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp

Có nhiều công ty cho rằng triển khai ERP là trách nhiệm của người triển khai Họ cho rằng tất cả những gì họ phải làm là bỏ tiền ra mua giải pháp, thuê người thực hiện và vài tháng sau là có thể sử dụng một hệ thống mới Các kỹ năng, kinh nghiệm và nỗ lực của các thành viên trong nhóm dự án là rất quan trọng để thực hiện Vì chính họ là người phối hợp với đơn vị triển khai khi thiết lập hệ thống và sẽ là người tiếp nhận và vận hành hệ thống trong tương lai Chọn những người hiểu doanh nghiệp và hiểu rõ các vấn đề Điều quan trọng nữa là những người này phải gắn bó lâu dài với công ty Trong quá trình thực hiện dự án, tốt nhất nên để họ tập trung vào công việc triển khai.

7 Quá trình tái cấu trúc kinh doanh

Mặc dù điều này có vẻ trực quan đối với hầu hết mọi người, nhưng nó thường không được thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ Để tận dụng tối đa công nghệ, các quy trình kinh doanh phải được mô hình hóa và tinh chỉnh để nâng cao hiệu quả và đảm bảo rằng công nghệ không chỉ được sử dụng để "mở đường".

8 Quản lý dự án

Các nhà cung cấp phần mềm thường cung cấp cho các giám đốc kỹ thuật hoặc người quản lý dự án các nguồn lực của họ, nhưng khách hàng phải là người chịu trách nhiệm quản lý tổng thể dự án Các nhà cung cấp phần mềm thường không giải quyết các vấn đề về quản lý các ngân sách và phạm vi, hay giảm bớt các rủi ro.

18