Tiểu luận cuối kỳ đề tài quá trình chuyển đổi số của công ty cổ phần thế giới di động (mwg)

Với s thành công cự ủa cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, chuyển đổi số hiện là xu thế tất yếu, là vấn đề sinh tử của các quốc gia, tổ chức, doanh nghiệp và người tiêu dùng trên thế

KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO

MÔN HỌC: QUẢN LÝ T NG THỔỂ DOANH NGHIỆP

DANH SÁCH SINH VIÊN NHÓM 06

1 Các phương pháp triển khai d án ERP 4 ự 1.1 Phương pháp triển khai t ng lổ ực 4

1.2 Phương pháp phân chia thành giai đoạn 4

1.3 Phương pháp triển khai song song 5

2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung c p phấ ần mềm ERP 5

3 Tái c u trúc mô hình quấ ản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của s ự thay đổi (OCM) 7

4 Quá trình chuyển đổi s cố ủa công ty c phổ ần TGDĐ 7

4.1 Khái quát về công ty c phổ ần TGDĐ 7

4.1.1 Giới thiệu về công ty c phổ ần Thế Giới Di Động 7

4.1.2 H ệ thống mạng lưới TGDĐ 8

4.1.3 Các công ty thành viên 9

4.2 Quá trình chuyển đổi s cố ủa công ty c phổ ần TGDĐ 9

4.2.1 Khái niệm về chuyển đổi s 9 ố 4.2.2 Quá trình chuyển đổi s cố ủa TGDĐ 10

4.3 Những thành tựu và khó khăn của công ty khi thực hiện chuyển đổi s cố ủa TGDĐ 10

4.3.1 Thành tựu 10

4.3.2 Khó khăn 11

4.4 Đề xu t 1 số giải pháp đểấ chuyển đối s thành công khi triố ển khai ERP 12

4.4.1 Tìm hiểu kỹ về ERP và nhu c u kinh doanh cầ ủa doanh nghiệp 12

4.4.2 Tìm kiếm đơn vị triển khai phù hợp 12

4.4.2.1 Kinh nghiệm chuyên môn 12

4.4.2.2 Nhân viên quản lý hệ thống ERP 13

4.4.2.3 Thay đổi nhận thức của người lao động 13

4.4.2.4 Kiểm soát ngân sách 13

4.4.2.5 Không rút ngắn quá trình đánh giá, kiểm tra 13

4.4.2.6 L ập k ho ch triển khai cụ thể 14 ế ạ 4.4.2.7 Xác định thời điểm triển khai hợp lý 14

4.5 Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn 14

4.5.1 Tính khả thi 14

4.5.2 Hiệu quả mong muốn 14

4.6 Các yếu tố đảm b o thành công khi triả ển khai d án ERP 14 ự CHƯƠNG II: ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI ERP 19

2.1 Đánh giá và lựa chọn phương pháp triển khai ERP cho Thế giới di động 16

2.2 Ưu điểm và nhược điểm đánh giá và lựa chọn phần mềm ERP theo phương pháp tự xây dựng 17

2.2.1 Ưu điểm 17

2.2.2 Nhược điểm 22

2.3 Chi phí triển khai SAP ERP theo phương pháp theo phương pháp tự xây d ng và ự hiệu quả đầu tư 22

2.3.1 Chi phí 22

2.3.2 Hiệu quả đầu tư 23

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ VÀ XÂY D NG HỰỆ THỐNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG 25

3.1 Giới thiệu về hệ thống SAP được Thế giới di động s dử ụng trong chuyển đổi s 25 ố 3.2 Ưu điểm và nhược điểm của SAP 25

2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

- GVHD: Gỉang viên hướng d n ẫ - SVTH: Sinh viên thực hiện - CNTT: Công nghệ thông tin - ERP: Enterprise Resource Planning - MWG: Mobile World JSC

- OCM: Organizational Change Management - SAP: System Application Programing - FIFO: First in First out

- IMEI: International Mobile Equipment Identity

3

Lý do chọn đề tài

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 là một giai đoạn của sự tiến b vộ ề công nghệ ỹ k thuật số, dẫn đến s thông minh cự ủa tất c các khía cả ạnh trong xã hội Chuyển đổ ối s là con đường ẫn đến giai đoạn phát triểd n c a cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và là cơ ủ hội cho s phát triự ển c a đất nước ủ

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là một khái niệm ra đời trong thời đại internet bùng nổ và gần đây đang được trở nên phổ biến, mô tả việc ứng dụng các công nghệ số (số hóa) vào mọi mặt c a doanh ủ nghiệp N u ế hiệu quả, hoạt động này s thay ẽ đổi hoàn toàn cách thức hoạt động của một tổ chức, tăng hiệu quả ộ c ng tác, tối ưu hóa hiệu suất công việc và mang lại giá trị cho khách hàng

Trong thời đại xã hội ngày nay, thuật ngữ “chuyển đổi số” hầu như không còn xa lạ với chúng ta Với s thành công cự ủa cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, chuyển đổi số hiện là xu thế tất yếu, là vấn đề sinh tử của các quốc gia, tổ chức, doanh nghiệp và người tiêu dùng trên thế giới Những thay đổi lớn về năng suất làm việc, tr i ả nghiệm người dùng và các mô hình kinh doanh mới, cho thấy vai trò và tác động to lớn của chuyển đổi s trong ố đờ ối s ng xã hội ngày nay, ảnh hưởng đến tất c các ngành, ả chẳng hạn như: công nghiệp, nông nghiệp, thương mại và dịch vụ kinh doanh Để tìm hiểu sâu về quá trình chuyển đổi s (Digital Transformation) và giố ải pháp ERP( Enterprise resource planning software) sẽ giải quyết những khó khăn đó cho doanh nghiệp hiện nay như thế nào Nhóm em quyết định lựa chọn đề tài: Quá trình chuyển đổi s cố ủa công ty c phổ ần Thế giới Di động

Mục tiêu nghiên c u ứ

Tìm hiểu khái quát Công ty C phổ ần Đầu tư Thế giới di động

Tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến s thành công cự ủa chuyển đổi số qua đó đưa ra các giải pháp để chuyển đổi s thành công ố

Tìm hiểu, phân tích hệ thống ERP của Công ty C phổ ần Đầu tư Thế giới di động

4

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ ERP VÀ QUÁ TRÌNH CHYỂN ĐỔI SỐ CỦA TGDĐ

1 Các phương pháp triển khai dự án ERP

Hình 1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP thành công (Ngu n: toperp.vn) ồ

1.1 Phương pháp triển khai t ng l c (Big Bang) ổự

Đây là phương pháp triển khai t ng thổ ể cho toàn b các phòng ban tộ ở ất cả các phân hệ đồng thời Đòi hỏi s k t hự ế ợp r t lớn về nguồn lực và s không tránh khấ ẽ ỏi việc gián đoạn hoạt động kinh doanh

Phương pháp này có rủi ro rất lớn, lớn nhất trong 3 phương pháp nhưng bù lại thì nó có hai điể thuận lợi: (1) thời gian triển khai nhanh, (2) chi phí thấp

Thông thường phương pháp này sẽ triển khai vào những giai đoạn thấp điểm hoặc vào thời điểm thị trường thiếu thuận lợi như giai đoạn hiện nay doanh nghiệp gặp phải đại dịch covid-19

1.2 Phương pháp phân chia thành giai đoạn (Phased Phased Rollout

Implementation)

5

Phương pháp này được s dử ụng khi chia d án ra nhiự ều giai đoạn triển khai phần bán hàng, mua hàng, kho trước; sau đó tới phần logistics, s n xuả ất, sau đó mới tới phần kế toán tài chính,v.v Có các cách chia giai đoạn như sau

1 Chia giai đoạn theo phân hệ (Bán hàng, k toán, tài chính) ế 2 Chia giai đoạn theo chuỗi quy trình liên k t nhiế ều phòng ban

3 Chia giai đoạn theo các Business Unit của doanh nghiệp (thường áp dụng cho c p Tấ ập Đoàn)

4 Chia Phased theo vị trí địa lý (thường áp dụng cho các công ty đa quốc gia ) 1.3 Phương pháp triển khai song song (Parallel Implementation)

Đây là phương pháp triển khai s dử ụng đồng thời giải pháp phần mềm hiện tại và song song với đó bạn triển khai giải pháp mới Giải pháp này ở thời điểm hiện tại gần như là bắt buộc để đáp ứng tính toàn vẹn của quy trình vận hành hiện có

2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung c p phấần mềm ERP

Bước 1: Xác định mục tiêu d án triự ển khai ERP

Để xác định mục tiêu của dự án ERP, chúng ta thường bắt đầu từ những khó khăn thực tế trong việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp Chính những khiếm khuyết của hệ thống quản lý hiện tại s giúp doanh nghiẽ ệp nhận diện ra những mục tiêu và yêu c u c n thiầ ầ ết cho hệ thống ERP

Bước 2: Xác định hiện tr ng hạ ệ thống

ERP là một c u phầấ n c a hệ thống, cùng với quy trình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, ủ chính sách quản lý, phần c ng và mứ ạng, tạo thành hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Để xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý, chúng ta thường đánh giá d a trên 4 yự ếu tố cơ bản như sau:

- Quy trình kinh doanh - Cơ cấu tổ chức - Hệ thống

- Chính sách kinh doanh

Việc xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý, doanh nghiệp s tìm ra được ẽ các điểm yếu, điểm tắc nghẽn thông tin trong hệ thống hiện tại; nhận diện các vấn đề

6

khó khăn và thách thức của hệ thống mà nó có khả năng gây ảnh hưởng xấu đến s ự thành công chung của doanh nghiêp

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu d ự thầu

Dựa trên mục tiêu của d án và hiự ện tr ng chi tiạ ết về hệ thống được xác định ở 2 bước trên, nhóm đánh giá dự án ERP s tẽ ổ chức thảo luận, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu d ự thầu Hồ sơ này bao gồm 2 nội dung chính:

- Bảng liệt kê, mô tả các yêu c u nghiầ ệp vụ - Bảng liệt kê, mô tả các yêu c u kầ ỹ thuật, hệ thống

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá

Sau khi hoàn tất hồ sơ mô tả các yêu c u nghiầ ệp vụ và kỹ thuật, đội đánh giá, lựa chọn ERP s xây dẽ ựng phương pháp và các tiêu chí đánh giá hệ thống ERP Bên cạnh các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng, các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu phi chức năng như ngân sách và lịch trình dự án cũng được xem xét Song song với các tiêu chí đánh giá là những tr ng s cho biọ ố ết mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí

Bên cạnh đó, các tiêu chí đánh giá năng lực của nhà cung cấp cũng được chuẩn bị Tiêu chí này thường bao gồm các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả năng tổ chức huấn luyện người dùng, khả năng chỉnh s a phử ần mềm theo yêu c u, dầ ịch vụ b o hành hả ệ thống và nâng c p phiên b n c p nhấ ả ậ ật do những thay đổi theo luật định

Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP

Sau khi hồ sơ yêu cầu dự thầu được gửi đi, thường vài tuần sau các nhà cung c p sấ ẽ nộp b ng trả lời cho yêu c u dả ầ ự thầu và hồ sơ dự thầu chính thức Nhóm đánh giá, lựa chọn ERP sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và cho điểm các b ng trả ả lời của nhà cung c p ấ

Nhóm đánh giá ERP sẽ chọn ra từ 3 đến 5 nhà cung cấp ERP để mời đến trình diễn phần mềm (demo) Đây là cơ hội tiếp xúc, chất vấn trực tiếp giữa nhóm đánh giá ERP với các nhà cung c p ERP nhấ ằm xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của các hệ thống ERP đối với yêu c u nghiầ ệp vụ, kỹ thuật và yêu cầu khác đã được DN xác định Sau cùng, nhóm đánh giá ERP sẽ lập b ng so sánh giữa yêu c u cả ầ ủa doanh nghiệp với những giải pháp cung ng t các nhà cung cứ ừ ấp cũng như lập biểu đồ so sánh khả năng

7

đáp ứng yêu c u giầ ữa các nhà cung c p vấ ới nhau, để từ đó đưa ra đề xuất lựa chọn ERP phù hợp

Bước 6: Đề xuất và quyết định chọn lựa ERP

Dựa trên k t quế ả thực hiệ ởn bước 5, nhóm đánh giá ERP sẽ có văn bản trình bày các đề xuất chọn lựa, trình lên ban lãnh đạo DN để lấy ý kiến phê duyệt Kết thúc việc đánh giá, chọn lựa ERP và có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo DN, đội đánh giá dự án ERP sẽ b t tay vào chuắ ẩn bị lộ trình triển khai d án ERP ự

3 Tái c u trúc mô hình quấản trị doanh nghi p khi tri n khai ERP v i quệểớản trị của s ự thay đổi (OCM)

Có đánh giá cho mức thay đổi, thiết k t và quy trình khi ng dế ứ ụng ERP Đánh giá năng suất biểu hiện và tối ưu hệ thống ERP được hoàn thành

Tất c các buả ổi huấn luyện được xác định và phân tích, theo sau đó là phát triển những nội dung phù hợp

Sau khi buổi training k t thúc, có nhế ững hoạt động tiếp đó để nhân viên không quên những gì vừa mới được truyền đạt

Có kế hoạch và thực thi quá trình giao tiếp

Cuối cùng là một hạch toán trước khi ng dứ ụng được đưa ra để theo dõi và báo cáo tất c các tiả ến độ trong 1 một trường hợp kinh doanh giả đị nh

Trong trường hợp gặp phải khó khăn, nó sẽ được xác định và đưa ra giải pháp ứng dụng

Tất c các lo i c i tiả ạ ả ế ởn tầm tổ chức được thiết kế để cuối cùng có thể tối ưu hệ thống mới toanh này

4 Quá trình chuyển đổi số của công ty c ổ phần TGDĐ

4.1 Khái quát v công ty c ềổ phần TGDĐ

4.1.1 Giới thi u v công ty cệềổ phần Thế Giới Di Động

Công ty C phổ ần Đầu tư Thế giới Di động (MWG) là nhà bán lẻ ố s 1 Việt Nam về doanh s và lố ợi nhuận với mạng lưới hơn 4.500 cửa hàng trên cả nước MWG vận hành các chuỗi bán lẻ thegioididong.com, Điện Máy Xanh, Bách Hóa Xanh Ngoài ra, MWG đang mở r ng ra thộ ị trường nước ngoài với chuỗi bán lẻ thiết b di động và sản ị phẩm điện tử tại Campuchia và đang đầu tư vào chuỗi nhà thuốc An Khang Năm

28

3.4 Mô phỏng một số tính năng cơ bản của phần mềm Odoo

Mô phỏng quy trình bán hàng của công ty c phổ ần thế giới di động trên phần mềm Odoo

3.4.1 Mô t quy trình bán hàngả

Khi b phộ ận bán hàng tiếp nhận yêu c u t ầ ừ người mua thì b phộ ận này s tẽ ạo đơn yêu c u và gầ ửi đến b phộ ận kho, b phộ ận kho tiếp nhận đơn hàng, tạo đơn hàng và xem trong kho có đủ hàng hay không? Nếu đủ thì chuyển hàng đến b phộ ận giao hàng, bên giao hàng chuẩn bị giao hàng, tạo đơn hàng; song song đó thì bộ phận k toán ế nhận được hóa đơn bán hàng, nhận thanh toán t khách hàng và k t thúc quy trình bán ừ ế hàng

29

3.4.2 Thực hi n quy trình bán hàng ệ

Hiện trạng là công ty đang chuẩn bị nhập về một s n phả ẩm mới và s c p nhẽ ậ ật trên trang ERP của công ty Đầu tiên nhóm s tẽ ạo s n phẩm mà công ty s ả ẽ bán, điền giá vốn bán hàng và giá bán (tương tự với sản phẩm còn lại)

Tiếp theo, nhóm s kiẽ ểm tra trong kho có đủ hàng hay chưa Nếu chưa có hàng hoặc chưa đủ hàng để cung ng cho khách thì nhóm sứ ẽ tiến hành nhập hàng về để đáp ứng cho khách một cách nhanh nhất

Tiếp theo nhóm s tẽ ạo nhà cung c p mấ ới và nhà cung c p mấ ới nhóm chọn s là ẽ Công ty Samsung Việt Nam

30

Qua đó ta thấy tên nhà cung cấp đã được thêm vào và tiếp theo nhóm s mua sẽ ản phẩm t nhà cung c p Nhóm s từ ấ ẽ ạo đơn báo giá cho nhà cung cấp và xác nhận đơn báo giá Và tương tự với s n phả ẩm còn lại

31

Sau khi t o và xác nhạ ận đơn báo giá cho nhà cung cấp thì nhóm s qua phẽ ần kho vận và thấy mục Nhận hàng có yêu c u c n xầ ầ ử lý và xác nhận

Quay lại mục mua hàng nhóm s tẽ ạo hóa đơn, ghi nhận thanh toán và có 2 hình thức thanh toán là tiền mặt và ngân hàng thì s ẽ chọn thanh toán qua ngân hàng với nội dung giao dịch là đơn mua hàng