Thực trạng về việc tổ chức không gian làm việc tại thư viện trường tiểu học phú hòa i, tỉnh bình dương, trong thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VỀ VIỆC TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC PHÚ HÒA I, TỈNH BÌNH DƯƠNG, TRONG THỜI ĐẠI BÙNG NỔ CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VỀ VIỆC TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC PHÚ HÒA I,

TỈNH BÌNH DƯƠNG, TRONG THỜI ĐẠI BÙNG NỔ CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

GVGD: ThS Nguyễn Thị Hoài Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VỀ VIỆC TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC PHÚ HÒA I,

TỈNH BÌNH DƯƠNG, TRONG THỜI ĐẠI BÙNG NỔ CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

GVGD: ThS Nguyễn Thị Hoài Nam

i KHOA KINH TẾ

CTĐT QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN

Tên học phần: Quản trị hành chính văn phòng Mã học phần: LING221

Lớp/Nhóm môn học: KITE.TT.07 Học kỳ: 1 Năm học: 2023-2024

Đề tài: Thực trạng về việc tổ chức không gian làm việc tại thư viện trường tiểu học Phú Hòa I, tỉnh Bình Dương, trong thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin

Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ

(Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10)

tối đaCán bộ Điểm đánh giá

iii

RUBRICS TIỂU LUẬN

MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; liên quan với đề tài tiểu luận (0,0 điểm)

Chỉ trình bày cơ sở lý thuyết hoặc trình bày các dữ liệu khác liên quan với đề tài tiểu luận ( 0,1 - 0,5 điểm)

Trình bày cơ sở lý thuyết và các dữ liệu khác liên quan nhưng chưa đầy đủ với đề tài

thuận lợi, khó khăn nhưng không phân được nêu trong tiểu luận của

phần tái liệu tham khảo, hoạch ghi

Số trang của Tiểu luận tối thiểu 15

Số trang của Tiểu

Tiểu luận tối thiẻu15 trang Tối

Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa

vii

TỔNG CỘNG 10 ĐIỂM

viii KHOA KINH TẾ

CTĐT: Quản trị kinh doanh

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN TIỂU LUẬN

1 Thông tin nhóm thực hiện: Đào Thị Tươi, Nguyễn Trương Hoàng Lâm, Nguyễn Bá Thuận2 Tên tiểu luận: Thực trạng về việc tổ chức không gian làm việc trong thư viện tại trường Tiểuhọc Phú Hòa 1, trong thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin, đề xuất việc tổ chức khônggian làm việc trong tương lai.

3 Nhật kỳ thức hiện

Ngày Nội dung chỉnh sửa Ghi chú

27/10/2023 Tìm kiếm ý tưởng và liên hệ giảng viên đăng ký đề tài

13/11/2023 Liên hệ giảng viên sửa chương 3 15/11/2023 Sửa lỗi và hoàn thành tiểu luận

Thủ Dầu Một, ngày 26 tháng 11 năm 2023.

Các thành viên ký xác nhận

ix

Mục lục

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu nghiên cứu 4

3 Đối tượng nghiên cứu 4

2.1 Khái niệm chung 9

2.2 Vai trò về tổ chức không gian làm việc 11

2.3 Các yếu tổ ảnh hưởng đến tổ chức không gian làm việc tại thư viện trường Tiểu học Phú Hòa 1 12

2.4 Quy tắc làm việc tại thư viện trường 14

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KHÔNG GIAN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG TIỂU HỌC PHÚ HÒA I 16

3.1 Thực trạng về vấn đề tổ chức không gian làm việc của của thư viện trường tiểu học Phú Hoà I trong tình trạng bùng nổ công nghệ thông tin 16

3.2 Ưu điểm 17

3.3 Nhược điểm 17

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG VÀ ĐỀ XUẤT VIỆC TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC TRONG TƯƠNG LAI 18

1

A PHẦN MỞ ĐẦU

Trong xã hội 4.0 ngày nay do sự phát triển của xã hội, cần phải các kỹ năng liên quan đến các công việc tại doanh nghiệp hoặc tổ chức văn phòng và cần thiết cho nhiều công việc khác nhau, từ trợ lý văn phòng đến thư ký và quản lý văn phòng Các công nhân viên ở mọi ngành công nghiệp và công ty đều bắt buộc phải có kỹ năng văn phòng hành chính thông thạo Những nhân viên làm việc với kỹ năng văn phòng thông thạo có thể giải quyết nhiều vấn đề một cách dễ dàng hơn, họ giúp duy trì hoạt động văn trơn tru trong khi hỗ trợ các giám sát viên và các bên liên quan Phát triển các kỹ năng hành để mở ra cho bạn nhiều cơ hội thăng tiến cho sự nghiệp Và khi đi xin việc dù bạn mới ra trường hay có kinh nghiệm làm việc lâu năm thì các nhà tuyển dụng sẽ nhìn vào các kỹ năng hành chính văn của bạn Một số kỹ năng văn phòng được hình thành từ quá trình học tập tại trường và lối sống cũng như văn hoá ứng xử ngoài xã hội Kỹ năng hành chính văn phòng là một thứ mà những nhân viên văn phòng trong tương lai phải có và sẽ nâng cao hơn trong quá trình luyện tập và trau dồi kỹ năng, phát triển các kỹ năng và nhấn mạnh trong ứng dụng công việc và sơ yếu lý lịch thư xin việc và các cuộc phỏng vấn Vậy thì những kỹ năng đó là gì? Và nó có ảnh hưởng như thế nào đến nhân viên văn phòng thì mời các bạn hãy tìm hiểu sâu hơn bài tiểu luận của chúng tôi

Nhóm thực hiện Nhóm 2a

2

LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi xin cam đoan rằng quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài của chúng tôi đã diễn ra một cách chân thực và nghiêm túc dưới sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Hoài Nam Chúng tôi đã dành nhiều thời gian và công sức để thu thập thông tin, dữ liệu, và ý kiến phản hồi từ cộng đồng thư viện Trường tiểu học Phú Hòa I, tỉnh Bình Dương Qua quá trình này, chúng tôi đã cố gắng tìm hiểu và phân tích sâu rộng về thực trạng tổ chức không gian làm việc trong bối cảnh thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin

Chúng tôi cam kết rằng tất cả thông tin, dữ liệu, ý kiến, và tài liệu tham khảo được sử dụng trong đề tài đều được trích dẫn đầy đủ và chính xác theo quy định về trích dẫn Mọi nguồn gốc đều được ghi rõ, từ đó đảm bảo sự minh bạch và trung thực của công trình nghiên cứu Việc nghiên cứu và phân tích dữ liệu, bao gồm bảng biểu, nhận xét, và đánh giá, đã được tiến hành một cách cẩn thận và khoa học Chúng tôi đã đặt ra những câu hỏi nghiên cứu cụ thể, áp dụng các phương pháp nghiên cứu phù hợp, và đánh giá kết quả một cách khách quan Những kết luận và đề xuất mà chúng tôi đưa ra được xây dựng dựa trên cơ sở chặt chẽ và có tính khoa học Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng nếu có bất kì sự gian lận hoặc vi phạm quy định về nội dung và trích dẫn trong bài tiểu luận, chúng tôi sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm và chấp nhận mọi hình phạt theo quy định của cơ sở giáo dục hoặc tổ chức chấp nhận đề tài Chúng tôi mong muốn rằng công trình nghiên cứu của chúng tôi sẽ đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của lĩnh vực nghiên cứu này và mang lại giá trị thực tiễn cho cộng đồng Xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ và đồng hành của cô Nguyễn Thị Hoài Nam cùng mọi người trong quá trình thực hiện đề tài này

Chúng tôi xin trân thành cảm ơn!

Nhóm thực hiện Nhóm 2a

3

1 Lý do chọn đề tài

Quản Trị Hành Chính Văn Phòng là công tác cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức, doanh nghiệp Mỗi văn phòng doanh nghiệp hay bất kì tổ chức nào đều có các công tác hành chính văn phòng riêng biệt phụ thuộc vào cách thức bố trí, con người, hệ thống trang thiết bị, hệ thống các nguyên tắc thủ tục và hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng Việc được học tập và thực hành các nghiệp vụ văn phòng vô cùng quan trọng đối với sinh viên chúng em nói riêng và các anh chị hiện đang làm việc tại các công ty, văn phòng trên khắp đất nước Là một sinh viên thì em đã có cơ hội tiếp xúc với đa dạng các hệ thống văn phòng từ văn phòng bệnh viện, văn phòng của trung tâm tuyển sinh,… Và cũng đã có cơ hội được tiếp cận với thư viện của Trường tiểu học Phú Hòa I Thư viện có nhiệm vụ chính là thu thập, bảo quản, tổ chức và cung cấp tài liệu thông tin để đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin, học tập, và nghiên cứu,… Ngoài những nhiệm vụ được kể ở trên thư viện còn là nơi để cho các bạn học sinh thư giãn sau những giờ học tập mệt mỏi, việc học rất quan trọng nhưng khi chúng ta học nhiều cũng cần đến sự nghỉ ngơi Thì thư viện chính là nơi cung cấp cho chúng ta thư giãn, với hệ thống sách đa dạng với nhiều chủ đề từ khoa học, nghệ thuật,… Để đảm bảo luôn cung cấp đủ và hơn cho nhu cầu của bạn đọc Từ đó, tạo ra không gian thư giãn nhưng vẫn luôn là nơi để có thể học tập vì lượng sách, báo, tài liệu đã được kiểm duyệt kỹ càng Để thông tin khi tới các bạn học sinh sẽ luôn là chính xác và tránh ra sự hiểu lầm cũng như sai sót trong quá trình trau dồi kiến thức Vì vậy mà công tác hành chính văn phòng ở Trung tâm cũng cần phải được tổ chức và sắp xếp một cách khoa học, bài bản và chỉn chu không thua kém ở các cơ quan tổ chức, đơn vị doanh nghiệp khác

Tuy nhiên, về việc tổ chức cũng như bố trí các thiết bị văn phòng còn nhiều bất cập và hạn chế Trong khi đó ở thời đại công nghệ 4.0 đang rất phát triển và sức mạnh của trí tuệ nhân tạo đang dần thay thế con người, thì việc các thủ tục tại thư viện như tạo thẻ thư viện, quá trình mượn sách, tặng sách,… Cần trở nên nhanh gọn để đáp

4

ứng kịp thời nhu cầu của bạn đọc Phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ bút viết, hệ thống máy tính, wifi nhằm đảm bảo quá trình xử lý luôn được diễn ra trơn tru nhất Vì vậy, cần phải phân tích “Thực trạng về việc tổ chức không gian làm việc tại thư viện Trường tiểu học Phú Hòa I, tỉnh Bình Dương, trong thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin.”

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu tổng quát:

Phân tích và tìm hiểu các hoạt động trong công tác tổ chức các nghiệp vụ hành chính văn phòng của thư viện trường tiểu học Phú Hòa I Xác định được các yếu tổ ảnh hưởng đến việc tổ chức không gian làm việc tại thư viện trường tiểu học Phú Hòa I

- Mục tiêu cụ thể:

Tìm hiểu rõ hoạt động trong công tác tổ chức các nghiệp vụ hành chính văn phòng tại thư viện của trường tiểu học Phú Hòa I

Hiểu rõ được văn phòng của thư viện Những điểm mạnh, điểm yếu và những điểm cần thay đổi để văn phòng trở nên hoàn hảo hơn

Qua các thông tin tìm hiểu được giúp hiểu rõ hơn về hoạt động của thư viện Từ đó đưa ra các giải pháp giúp văn phòng của thư viện có thể phát triển theo đúng mục tiêu đã đặt ra

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Văn phòng thư viện của trường tiểu học Phú Hòa I

4 Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian: Nghiên cứu đánh giá hiện trạng và đề xuất giải pháp đối với các yếu tố liên quan đến Quản trị hành chính văn phòng như (Các yếu tố cấu thành văn phòng; điều kiện vật lý trong không gian làm việc; công tác phát hành; phân phối lưu giữ văn bản; công tác tổ chức sự kiện; hội họp; hành vi giao tiếp; tiếp khách của nhân viên) văn phòng thư viện của trường tiểu học Phú Hòa I

Về không gian: Trường Đại học Thủ Dầu Một

5

Về thời gian: 9/2023 –12/2023

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hiểu được những vấn đề đặt ra, trong quá trình thực hiện bài tiểu luận, nhóm chủ yếu sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu ở các giáo trình, bài báo khoa học để làm cơ sở cho bài tiểu luận Từ đó làm rõ thực trạng về việc tổ chức không gian làm việc tại thư viện Trường tiểu học Phú Hòa I Bên cạnh đó còn có các phương pháp như thống kê, phương pháp phân tích tổng hợp và phương pháp đánh giá thực trạng

6 Cấu trúc đề tài

Bài tiểu luận được bố cục thành 3 phần, cụ thể như sau:

Phần 1: Phần mở đầu

Phần 2: Nội dung về thực trạng về việc tổ chức không gian làm việc tại thư viện

Trường tiểu học Phú Hòa I

Phần 3: Kết luận 7 Ý nghĩa đề tài

- Nghiên cứu đề tài là điều kiện thuận lợi cho các các cá nhân năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách hiệu quả

- Vận dụng các chính sách nghiệp vụ nhằm tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác hành chính văn phòng

- Mong muốn góp phần cải tiến lối làm việc, nâng cao năng suất, chất lượng làm việc của nhân viên

B PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan đến đề tài 1.1 Khái niệm

1.1.1 Văn phòng là gì?

Văn phòng có thể hiểu là nơi làm việc chung hay khu vực làm việc của các doanh nghiệp, công ty, đơn vị tổ chức hay một bộ phận của một doanh nghiệp chuyên chỉ đạo và điều phối các hoạt động khác nhau của công ty Nó không chỉ là cơ quan chính của các hoạt động quản trị xác định toàn bộ chính sách của doanh nghiệp, mà còn là

6

cơ sở của các hoạt động quản trị chính mà các chính sách được thực hiện Hơn hết là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh trong công ty, giữ vai trò kết nối các phòng ban với nhau, sự vận hành trôi chảy của các phòng ban trong công ty

Văn phòng vốn có thể tồn tại ở bất cứ nơi nào mà một số loại công việc được thực hiện Văn phòng thông thường được đặt tại các tòa nhà cao tầng và không gian được bố trí nhằm tạo môi trường làm việc thuận lợi hơn cho nhân viên và doanh nghiệp Văn phòng làm việc dù lớn hay nhỏ cũng cần được bố trí khang trang, đầy đủ các thiết bị như bàn ghế máy tính để nhân viên có thể làm việc Vì thế văn phòng vốn không phải là một địa điểm cụ thể

Từ những khái niệm trên ta có thể hiểu “Văn phòng là nơi hoạt động chung của một cơ quan hay công ty Là nơi để thu thập và xử lý thông tin để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp Là nơi chịu trách nhiệm toàn bộ về các lĩnh vực dịch vụ logistics nhằm đảm bảo các điều kiện thiết yếu cho hoạt động của từng cơ quan, tổ chức”

1.1.2 Kỹ năng văn phòng là gì?

Kỹ năng văn phòng có thể hiểu là những kỹ năng liên quan đến các công việc tại doanh nghiệp hoặc tổ chức văn phòng, và cần thiết cho nhiều công việc khác nhau như trợ lý văn phòng đến thư ký đến quản lý văn phòng Nhân viên trong hầu như mọi ngành công nghiệp và doanh nghiệp đều bắt buộc phải có kỹ năng văn phòng để hoàn thành công việc một các thuận tiện và dễ dàng cho doanh nghiệp

1.2 Không gian làm việc của nhân viên văn phòng

1.2.1 Bàn làm việc

Bàn làm việc của nhân viên văn phòng là một không gian tự do và chuyên nghiệp, sự tinh tế và công năng cần thiết nhằm tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp Bàn làm việc nên được thiết kế với kích thước hợp lý, đủ rộng rãi để chứa laptop cá nhân, tài liệu làm việc và các đồ dùng cá nhân Bấn làm việc nên được chọn lựa có tính linh hoạt, cho phép nhân viên tự do lựa chọn cách bố trí không gian làm việc theo sở thích cá nhân

Bàn làm việc được chia làm 2 loại:

7

Bàn cá nhân: Dành cho từng cá nhân hoặc nhân viên làm việc tại văn phòng của doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế

Không gian làm việc cá nhân còn được trang trí bằng các vật dụng trang trí như cây cảnh nhỏ, hoa trang trí và các vật dụng cá nhân nhằm tạo nên không gian làm việc sáng tạo và thoải mái Bàn làm việc của nhân viên văn phòng không những là nơi giải quyết công việc hàng ngày mà còn là không gian thể hiện cá nhân, tính sáng tạo và chuyên nghiệp của từng cá nhân

Bàn làm việc chung: Dành cho các nhân viên làm việc nhóm đang cùng thực hiện một công việc hoặc một dự án, bàn làm việc nhóm có thiết kế lớn hơn để đảm bảo cung cấp đủ không gian cho một nhóm với nhiều thành viên

1.2.2 Ghế làm việc

Ghế làm việc của nhân viên văn phòng là một tổ hợp tinh tế giữa thoải mái và chức năng, hình thành nên không gian ngồi làm việc lý tưởng Được thiết kế với chất liệu êm ái và mềm mại, ghế văn phòng không những tạo cảm giác thoải mái trong suốt quá trình ngồi làm việc và đem đến vẻ bề ngoài sang trọng

Nhìn chung, ghế làm việc của nhân viên văn phòng không chỉ là nơi người dùng để làm việc, mà còn là một phần quan trọng của thiết bị cá nhân, hỗ trợ họ trong việc tạo cảm giác thoải mái và tập trung suốt thời gian làm việc mỗi ngày

1.2.3 Các thiết bị công nghệ

1.2.3.1 Máy tính

Máy tính của nhân viên văn phòng không những là phương tiện làm việc mà còn là linh hồn của công việc hàng ngày, nơi mà sự tập trung và hiệu quả được thể hiện Máy tính chủ yếu là một chiếc laptop hoặc máy tính đồng bộ với cấu hình cao, phục vụ mọi nhu cầu của người nhân viên văn phòng

Máy tính của nhân viên thường được cài đặt với các phần mềm văn phòng như Microsoft Office, giúp họ thực hiện các nhiệm vụ văn phòng như xử lý văn bản, tạo bảng tính và thực hiện các tác vụ khác Ngoài ra, máy tính cũng có thể được trang bị các ứng dụng và công cụ chuyên ngành phục vụ cho công việc cụ thể của từng nhân viên