Tiểu Luận - Quản Lý Đơn Hàng - Câu Hỏi Tình Huống Và Cách Giải Quyết

Tìm hướng giải quyết Trường hợp 1: Nếu wash thuộc công ty - Nếu hàng sửa được thì tiến hành sửa chửa những hàng bị lỗi dùng cục tẩy tẩy sạch vết dơ bám vào răng cưa, hoặc sử dụng cồn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ

PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM

Môn: QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

1

BÀI TẬP: CÂU HỎI TÌNH HUỐNG

VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT

1

TÌNH HUỐNG 1

2

Mã hàng quần kaki đen sau khi đem đi

wash bị dính màu đen vào dây kéo( dây

kéo màu vàng đồng) Hàng đã được đưa

lên gấp xếp, treo nhãn và bao gói thì mới

phát hiện ra lỗi này Lưu ý, mã hàng này

công ty đã làm nhiều lần, và chưa có

trường hợp xảy ra lỗi này.

Số lượng dây kéo bị dính màu đen rất lớn,

trong khi đó thì ngày khách hàng đến final

cũng sắp tới Bạn là một nhân viên quản lý

đơn hàng bạn sẽ xử lý tình huống này như

thế nào?

GIẢI QUYẾT TÌNH

HUỐNG 1

1 Tìm hiểu nguyên nhân: do wash làm

2 Thống kê số lượng bao nhiêu dây kéo bị dính màu, bao nhiêu dây kéo không bị dính màu

3 Tìm hướng giải quyết

Trường hợp 1: Nếu wash thuộc công ty

- Nếu hàng sửa được thì tiến hành sửa chửa những hàng bị lỗi ( dùng cục tẩy tẩy sạch vết dơ bám vào răng cưa, hoặc sử dụng cồn để tẩy đầu dây kéo)

Thông báo với khách hàng, trình bày rõ nguyên nhân, xin

ý kiến khách hàng chấp nhận lỗi ở mức độ nào đó( vì đây là khách hàng lâu năm nên có thể thương lượng để giảm bớt thời gian gian sửa chữa hàng và kịp giao hàng)

- Nếu hàng không sửa được, thì trình bày rõ nguyên nhân, mong khách hàng thông cảm và thương lượng với khách hàng dời lịch giao hàng

Trường hợp 2: Nếu wash không thuộc công ty, là đối tác gia

công

Nếu hàng còn sửa được: Yêu cầu wash chịu trách nhiệm và sửa những hàng bị lỗi trong thời gian sớm nhất

Nếu hàng không sửa được thì đề nghị bên phía wash bồi thường tổn thất của đơn hàng

TÌNH HUỐNG 2

Mã hàng giày #292303 sản xuất tại nhà máy của Công ty

Eco Việt Nam Sau khi đã được kiểm tra 100% Endline thì

được chuyển giao cho QC AQL kiểm tra.

Kết quả kiểm tra có nhiều sản phẩm lỗi và không đạt tiêu

chuẩn chất lượng AQL, đơn hàng được trả lại cho chuyền

sản xuất sửa chữa.

Khi sửa chữa xong, hàng được kiểm tra bởi QC Endline,

sau đó nhập kho và xuất hàng cho khách hàng ở Slovakia

Khách hàng kiểm tra AQL một lần nữa thì phát hiện ra

đơn hàng bị lỗi 30%, chủ yếu là về đường may chưa đẹp

và giống như mẫu.

Khách hàng đã gửi mail phàn nàn và đề nghị đưa ra lời

giải thích về vấn đề không đạt chất lượng này Nếu bạn là

nhân viên Quẩn lí đơn hang, bạn sẽ giải quyết vấn đề này

như thế nào ?

4

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 2

5

Nguyên nhân:

Do nhà máy may chưa đạt

Do QC nhà máy kiểm tra thiếu trách nhiệm dẫn đến sai sót lượng lớn sản phẩm bị lỗi Khách hàng cũng có một phần lỗi khi không kiểm tra hàng trước khi cho xuất hàng

Giải pháp:

Viết mail cho khách hàng, kêu khách hàng chụp lại những lỗi gặp phải, và yêu cầu họ thống kê số lượng hàng lỗi Khi xác nhận đúng nguyên nhân từ nhà máy, nhân viên quản lý đơn hàng yêu cầu mở cuộc họp giữa các bộ phận có liên quan đến đơn hàng này để tìm hướng giải quyết Đồng thời viết mail giải thích nguyên nhân hợp lý để gải thích vì sao mã hàng này bị lỗi nhiều như thế, thương lượng, thuyết phục với khách hàng để sửa chữa hàng lỗi

+ Nếu khách hàng đồng ý cho nhà máy sửa chữa: thì nhà máy sẽ vận chuyển số lượng hàng lỗi về sửa chữa, sản phẩm nào lỗi nặng có thể may mới, và sẽ gửi lại hàng sớm nhất cho khách hàng bằng máy bay, mọi chi phí vận chuyển sẽ do nhà máy chịu

+ Nếu khách hàng không đồng ý cho nhà máy sửa chữa và yêu cầu bồi thường đơn hàng thì nhân viên quản lý đơn hàng phải thương lượng, kỳ kèo hết mức có thể để đạt được mức đền bù thấp nhất( khách hàng cũng có một phần lỗi khi QC khách hàng

không phát hiện ra lượng lớn sản phẩm lỗi trong quá trình sản xuất và khi kiểm tra ở nhà máy trước khi xuất hàng)

TÌNH HUỐNG 3

Mẫu sau khi in kiểu flock trên vải pile có cảm

giác còn thô, cứng Nhưng mẫu đã duyệt lần

trước thì không bị như vậy.Văn phòng đại diện

yêu cầu bên gia công cải thiện chất lượng cho

mềm hơn Nhà máy gia công yêu cầu tăng thêm

phí (0.15$) Bởi họ không thể làm mà phải

chuyển cho 1 nhà máy khác Nếu bạn là

Merchandise VPĐD bạn sẽ xử lí thế nào trong

trường hợp này?

6

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 3

7

Giải pháp:

 Viết mail cho bên gia công nói là không đồng ý về việc tăng

chi phí như họ yêu cầu Và đề nghị họ đưa ra lí do không giống mẫu Vì nếu như mà muốn tăng thêm chi phí vì phải chuyển cho nhà máy khác không làm được thì sao ban đầu lại chấp nhận thỏa thuận của 2 bên Bên gia công phải tự chịu như hợp động ban đầu đã kí vì lí do đưa ra là hoàn toàn không thuyết phục.

 Nếu như bên gia công không giải quyết được thì có thể dẫn

đến việc chấm dứt hợp đồng

Nguyên nhân: Do nhà máy gia công không làm giống mẫu đã duyệt

TÌNH HUỐNG 4

Công ty Bình Phú đặt đơn hàng NPL 86 Nano Pant với công ty Cổ phần Kết nối Thời Trang với kế hoạch giao hàng là 25/10 ( Theo HĐ 86) Công ty Bình Phú đã báo kế hoạch giao vải cho nhà máy sản xuất Sông Tiên là ngày 25/10 để nhà máy sắp xếp lịch sản xuất

•Vừa qua, có vụ chìm tàu trên sông Lòng Tàu, vụ chìm tàu này ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của đơn hàng 86 Nano Pant Cụ thể, tất cả các tàu lớn chở hàng nếu muốn cập bến thì phải sang qua tàu nhỏ và vận chuyển bằng sà lan Dẫn đến việc hàng về bị muộn,

dự kiến ngày 29 -30/10 mới về đến kho Công ty Cổ phần KNTT đã xin dời ngày giao hàng lại Xét thấy việc này mang tính yếu tổ bên ngoài không kiểm soát được và việc giao vải trễ ảnh hưởng lớn đến tiên độ sản xuất,Nhưng BP vẫn chấp nhận , dời lịch giao hàng đến 29/10, book lịch sản xuất tại nhà máy là 30/10 Bằng mọi cách KNTT phải giao hàng cho BP ngày 29/10 để chuyển giao cho NMSX

• Dù đã được chấp nhận dời lịch giao hàng nhưng ngày 28/10 công ty KNTT đã tiếp tục thông báo lại rằng ngày 1/11 mới có thể giao hàng

•Trong tình huống này, nhân viên QLĐH của công ty Bình Phú phải làm gì?

8

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 4

9

Nguyên nhân: Vụ chìm tàu trên sông Lòng Tàu, vụ chìm tàu này ảnh

hưởng đến tiến độ giao hàng của đơn hàng 86 Nano Pant, làm nhà cung cấp giao hàng muộn

Giải pháp:

 Viết email cho nhà cung cấp hỏi họ tại sao tới giờ chưa giao hàng, đề

nghị họ giải thích rõ nguyên nhân và yêu cầu họ gửi các giấy tờ liên quan đến hàng hóa đã xuất Nói rõ với họ chúng tôi đã lên lịch sản xuất vào ngày 30/10, nên không thể tiếp tục trễ hoãn việc giao hàng Việc chậm trễ này, nó ảnh hưởng lớn đến tiến độ sản xuất của nhà máy, đề nghị họ bồi thường một phần tổn thất cho nhà máy và yêu cầu họ giao hàng sớm nhất có thể.

 Đối với nhà máy: Báo cáo với các bộ phận có liên quan để họ sắp xếp,

và lên lại lịch sản xuất.

 Đối với khách hàng: + Nếu đơn hàng kịp tiến độ thì không cần báo với khách hàng về vấn đề này và tiếp tục sản xuất

 + Nếu đơn hàng không kịp tiến độ thì phải báo lại với khách hàng nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ này, thuyết phục

khách hàng để dời lịch giao hàng.

TÌNH HUỐNG 5

Chúng ta làm việc trong nhà máy của người Trung Quốc Mã hàng QLDH05 đang tiến hành sản xuất Mọi chuyện đều thuận lợi cho đến khi chính trị biến động (có tranh chấp xảy ra giữa Trung Quốc và Việt Nam), công nhân phản đối, biểu tình, đình công,… ảnh hưởng đến việc sản xuất và tiến độ giao hàng Trong trường hợp này nếu bạnlà MER chịu trách nhiệm phụ trách mã hàng này bạn sẽ làm gì ?

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 5

11

Nguyên nhân: Chính trị biến động (có tranh chấp xảy ra giữa Trung Quốc và Việt

Nam), công nhân phản đối, biểu tình, đình công,… ảnh hưởng đến việc sản xuất và tiến độ giao hàng

Giải pháp:

Trường hợp 1: Nếu khách hàng không biết về việc này, thì nhân viên quản lý đơn hàng phải phối hợp với nhà máy âm thầm giải quyết những xung đột trong thời

gian sớm nhất, đẩy mạnh việc làm đơn hàng để kịp ngày giao hàng để tránh mất lòng tin với khách hàng, mất khách hàng.

Trường hợp 2: Nếu khách hàng biết về vấn đề này

 Nếu trong hợp đồng có điều khoản: «các vấn đề như chiến tranh, biến động

chính trị, đóng cửa nhà máy, 2 bên sẽ không phải bồi thường hợp đồng khi hủy đơn hàng» và nhà máy không thể làm đơn hàng này nữa thì nhân viên quản lý đơn hàng có thể đề xuất hủy hợp đồng( trong trường hợp không còn cách giải

quyết nào khác)

 Nếu trong hợp đồng không có điều khoản trên và máy vẫn có thể duy trì sản xuất thì:

+ Nhân viên quản lý đơn hàng phải viết mail để nói rõ nguyên nhân,

thuyết phục khách hàng để họ duy trì đơn hàng với nhà máy Đồng thời liên hệ với nhà máy để giải quyết sớm nhất vấn đề đình công của công nhân

+ Nếu trường hợp công nhân vẫn đình công và chưa giải quyết sớm được thì phải tìm nhà máy khác để gia công đơn hàng này, chấp nhận chịu tổn thất để giao hàng đúng hạn cho khách hàng và giữ uy tín với khách hàng.

THANK YOU