Tiểu luận lý thuyết về 5s và ứng dụng 5s tại trung tâm toyota đông sài gòn

Tiết kiệm thời gian tìm kiếm đồ vật, dụng cụ làm việc.1.2 Tổng quan về phương pháp 5S: 1.2.1 Khái niệm 5S: Hiện nay, có rất nhiều phương pháp được nghiên cứu khắp nơi trên thế giới được

VAI TRÒ CỦA 5S TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Khái niệm định nghĩa chất lượng và quản trị chất lượng

Quản trị chất lượng theo quan điểm của Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế - International Organization for Standardization “là tập hợp tất cả các hoạt động của chức năng quản trị chung nhằm mục đích xác định chính sách, mục đích, trách nhiệm của chất lượng và thực hiện chúng thông qua các biện pháp như: xác định chính sách chất lượng, lập kế hoạch chất lượng, đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống chất lượng Nó còn được gọi là quản lý chất lượng toàn diện (TQM)." Quản trị chất lượng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp vì nó giúp đạt được và duy trì mức chất lượng mong muốn trong tổ chức Quản trị chất lượng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp vì nhờ nó mà chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ được kiểm soát tốt hơn Mục tiêu của quản trị chất lượng là kiểm soát tốt các khâu từ triển khai sản phẩm cho đến khi sản phẩm ra đời, trong quá trình mua sắm nguyên vật liệu, vận chuyển đến các dịch vụ bán hàng để thúc đẩy lợi nhuận hiệu quả hơn

Hiện nay có nhiều phương pháp quản lý chất lượng để giúp doanh nghiệp trong việc nâng cao năng suất nơi làm việc Trong đó phương pháp 5S là phương pháp phổ biến và được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn áp dụng vì dễ sử dụng cho hầu hết từ nhân viên cho tới quản lý cấp cao Nó giúp cho nhân viên hình thành một thói quen tốt trong môi trường làm việc, đảm bảo môi trường làm việc luôn được gọn gàng, ngăn nắp Tiết kiệm thời gian tìm kiếm đồ vật, dụng cụ làm việc.

Tổng quan về phương pháp 5S

Hiện nay, có rất nhiều phương pháp được nghiên cứu khắp nơi trên thế giới được thực hiện giúp các công ty nâng cao năng suất và chất lượng các dịch vụ Trong đó, phương pháp 5S là một phương pháp rất hiệu quả, giúp các công ty hoạt động và quản lý chất lượng tốt hơn Đây được xem là một trong những công cụ cơ bản và vô cùng hữu dụng cho KAIZEN để Cải tiến quản lý sản xuất, nếu được áp dụng một cách đúng đắn Phương pháp này được xem như nền tảng cơ bản để thực hiện hệ thống nhằm tăng hiệu suất, chất lượng được đảm bảo hơn để từ đó giúp tăng hiệu quả công việc, và đây là phương pháp ít tốn chi phí cho doanh nghiệp hơn 5S được hình thành từ nhận thức của con người cho rằng, nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch sẽ, thoáng đãng thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, từ đó nâng cao năng suất lao động và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn Đây là phương pháp được người Nhật phát minh ra (Osada, 1991 và Ho, 1997) và được áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và không bị giới hạn bởi bất kì lĩnh vực nào 5S là viết tắt của Seiri, Seiton, Seiso Seiketsu và shitsuke.

1.2.2 Lịch sử phát triển 5S tại Nhật Bản và trên Thế giới.

Tại Nhật Bản: Lần đầu tiên được giới thiệu tại Nhật Bản bởi Osada, sau đó các công ty Nhật Bản bắT đầu công nhận và áp dụng 5S để loại bỏ lãng phí trong sản xuất và giữ gìn vệ sinh doanh nghiệp Những năm sau đó, 5S lan rộng ra các nước Châu Âu và Châu Mỹ, 5S được dịch thành Sorting, Straightening, Shining, Standardizing và Sustaining (Lonnie Wilson, 2010) Theo các nhà nghiên cứu trên thế giới, 5S được coi là một phương pháp tích cực giúp các công ty cải thiện vệ sinh và bảo vệ môi trường, tạo ra một môi trường làm việc an toàn và có hệ thống (O'Eocha, 2000) Trong quá trình áp dụng của doanh nghiệp, 5S được kết hợp với các công cụ cải tiến khác như công cụ cải tiến liên tục Kaizen (Imai, 1997 và Kodama, 1959) và công cụ quản lý trực quan (Nikkhan Kyogyo Shinbun, 1995) ) Việc thực hiện 5S cũng được coi là bước đầu tiên trong việc áp dụng các hệ thống và phương pháp như quản lý chất lượng toàn diện (TQM), quản lý năng suất toàn diện (TPM) và sản xuất tinh gọn (Ho và cộng sự, 1995; Ho và Fung, 1995) Vì vậy, 5S là một công cụ rất hữu hiệu giúp các công ty loại bỏ lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng năng suất Lợi ích của việc thực hành 5S đã được chứng minh trong nhiều nghiên cứu trên thế giới.

Tại Singapore: Năm 1986, 5S đã được bắt đầu thực hiện tại một công ty kiểu mẫu trong Dự án Năng suất JICA Sau đó, nó trở thành hoạt động quốc gia thuộc Ủy ban 5S 5S là nền tảng nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng xuất phát từ quan điểm: “Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi; tinh thần công nhân sẽ thoải mái, năng suất lao động sẽ cao và từ đó có điều kiện để áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn”.

Tại Việt Nam: Khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S vào năm 1993 và cũng nhanh chóng đạt được thành công Đến nay có rất nhiều công ty lớn nhỏ tại Việt Nam đã áp dụng nó để giải quyết vấn đề tâm lý, cải thiện và hoàn thiện điều kiện lao động và không khí làm việc trong tập thể.

Theo Filip và Marascu-Klein (2015) thì 5S là phương pháp để nâng cao hiệu quả và hiệu suất quản lý, cũng là phương pháp luận để tạo ra và duy trì nơi làm việc được sạch sẽ, hiệu quả và chất lượng cao Kết quả của 5S là loại bỏ tổn thất liên quan đến hỏng hóc và đổ vỡ () , cải thiện chất lượng và an toàn của công việc Ví dụ như công ty cổ phần Nhựa Hưng Yên đã ứng dụng 5S thành công trong nhà máy của mình và đã giảm thiểu được tiếng ồn, khói bụi, phía trong của cơ sở sản xuất, tường nhà,nền xưởng không bụi bặm, nguyên liệu thừa và không có mùi hôi Ngoài ra bảo hộ lao động ở đây được đặt lên hàng đầu khi muốn bước vào đây phải đi qua máy hút để khử khuẩn, bụi buộc phải đội chụp tóc, Bên cạnh đó, phương pháp 5S giúp cải tiến công tác xử lý, nâng cao năng lực kinh doanh bằng cách ổn định và rút ngắn thời gian sản xuất Giúp tạo ra những hình ảnh đẹp và thẩm mỹ với khách hàng, đối tác và các bên liên quan và phát triển vai trò lãnh đạo cho các cán bộ quản lý Từ đó, khuyến khích tinh thần đồng đội giữa tất cả các nhân viên (từ các cá nhân, bộ phận, đến toàn bộ tổ chức).

Hình 1.1 Nhà xưởng của Công ty CP nhựa Hưng Yên luôn sạch bóng.

1.2.4 Lợi ích của việc áp dụng phương pháp 5S

Agrahari, Dangle và Chandratre (2015) kết luận rằng việc thực hiện 5S tại công ty sản xuất VM Auto Pvt Ltd đã nâng cao hiệu quả và tăng trưởng quy trình, rút ngắn thời gian cần thiết để tìm kiếm công cụ hoặc vật phẩm, giảm chi phí bảo trì máy móc, giảm số lượng công nhân bị thương, làm cho việc sử dụng nơi làm việc trở nên tốt hơn, ngăn ngừa mất mát công cụ và tăng số lượng khách hàng.

Hơn nữa, theo Peterson và Smith (1998) việc thực hiện 5S trong tổ chức đã giảm thành công thời gian chu kỳ, thời gian dẫn và thời gian tìm kiếm, tăng diện tích sàn, cải thiện điều kiện làm việc, khả năng truy cập thông tin, hiệu suất nhóm làm việc tốt hơn, giảm thời gian giao hàng và tối ưu quản lý hàng tồn kho, cải thiện công việc tinh thần và từ đó mức độ cam kết nâng cao (Andersson và Andersson, 2014).

Theo tác giả Nikhil Shil (2009), lợi ích lớn nhất của việc thực hiện thành công 5S là nó có thể tăng hiệu quả và hiệu suất trong tổ chức, thúc đẩy tinh thần làm việc và tạo ấn tượng cao đối với khách hàng (Otterlei và Myrold, 2012) Hiệu quả của việc cải tiến liên tục có thể dẫn đến thời gian thực hiện nhanh hơn, cải thiện chất lượng và giảm thiểu chất thải Do đó, phong trào 5S được cho là một kỹ thuật và bước chất lượng thiết yếu để cải thiện và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động chung của một tổ chức.

Tiêu chuẩn 5S mà thực hiện đúng sẽ giúp cho toàn công ty cũng như các nhân viên đảm bảo được sức khoẻ Bên cạnh đó, còn giúp cho quá trình làm việc trở nên thuận tiện, nhanh gọn, dễ dàng và tiết kiệm được thời gian Sẽ giúp cải thiện lợi nhuận từ việc giảm chi phí, hợp lý hoá chi phí lao động Chính vì thế sẽ giúp công ty, doanh nghiệp ngày càng phát triển Năng suất lao động của các nhân viên được nâng cao Từ đó tạo được môi trường làm việc luôn có bầu không khí cởi mở, thân thiện, giữa các đồng nghiệp với nhau Không có sự đố kỵ làm ảnh hưởng đến kết quả công việc của toàn công ty.

1.2.6 Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công phương pháp 5S

Với việc áp dụng các công cụ tiên tiến về thực hiện chất lượng, áp dụng thực tế 5S đòi hỏi sự cam kết và hỗ trợ của lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ định thực hiện, tập trung vào nguồn lực, kinh phí và thời gian. Đào tạo và hướng dẫn toàn bộ nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp để họ hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa và phương pháp thực hiện Từ đó mỗi bộ phận, phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch triển khai tại đơn vị mình.

Sự tham gia của tất cả nhân viên là chìa khóa thành công của phương pháp 5S của Mục đích chính của 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy tính chủ động và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thuận tiện và an toàn.

Duy trì và không ngừng cải tiến, tạo nguyên tắc chủ động trong các tổ chức doanh nghiệp tổ chức nhằm đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý và kinh doanh.

Mục tiêu chính của 5S là xây dựng ý thức cải tiến của mọi người tại nơi làm việc, xây dựng tinh thần làm việc đồng đội giữa các đồng nghiệp với nhau, phát triển vai trò lãnh đạo của bộ máy lãnh đạo thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào cải tiến kỹ thuật và quy trình Phương pháp 5S tỏ ra rất hiệu quả để huy động con người, phát triển môi trường làm việc và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp Đồng thời đảm bảo sức khỏe của nhân viên, nâng cao chất lượng cuộc sống.

Việc áp dụng 5S đúng cách mang lại vô vàng những lợi ích cho cả doanh nghiệp và cả nhân viên tại doanh nghiệp Tại nơi làm việc, những vật dụng tích tụ một cách mất kiểm soát; đặc biệt là việc lấy sẵn hay giữ lại do suy nghĩ lúc nào sẽ cần dùng đến nó chính là nguyên nhân dẫn đến sự tích tụ của các vật dụng không cần thiết Nên khi áp dụng SEIRI (Sàng lọc) sẽ giúp mọi người chỉ giữ lại những vật hiện tại đang cần thiết, đảm bảo không gian làm việc được thông thoáng đạt hiệu quả nhất. Cũng giống như SEIRI, những vật tích tụ không chỉ ảnh hưởng đến bản thân người sử dụng nó mà còn ảnh hưởng đến những người xung quanh, gây mất an toàn Gây tốn thời gian tìm kiếm và dọn dẹp Vì vậy SEITON (Sắp xếp) sẽ giúp ai cũng có thể sử dụng một cách nhanh chóng, chính xác và không để xảy ra những sai sót vì những vật dụng, giấy tờ này đã được sắp xếp hợp lý.

Trong một môi trường kém vệ sinh, nhân viên sẽ khó làm việc, do đó khi thực hiện được SEISO (sạch sẽ) thì nhân viên sẽ thoải mái làm việc hơn, mang lại năng suất làm việc cao hơn Thông qua quá trình vệ sinh, chúng ta phát hiện kịp thời những hư hỏng, thiếu sót trong máy móc thiết bị, giấy tờ… từ đó tránh được những sự cố đáng tiếc, gây mất an toàn lao động Khi đã thực hiện tốt 3S bao gồm SEIRI-SEITON- SEISO thì việc luôn duy trì trạng thái làm việc đó, SEIKETSU (Săn sóc) sẽ tạo nên một trạng thái làm việc tốt cho cả doanh nghiệp, do SEIKETSU phải thực hiện liên tục, duy trì cho “5S sống”, nếu không duy trì săn sóc thì “5S sẽ chết” Cuối cùng, bước tạo nên mục đích của 5S, toàn thể nhân viên là những người luôn luôn đảm bảo tuân thủ và thực hiện đúng như quy định Tất cả mọi người đều có chung một nhận thức, hiểu biết và luôn tuân thủ các quy định của công ty Có thể nói SHITSUKE ( Sẵn sàng) là ưu tiên hàng đầu của các nhà quản trị khi thực hiện 5S vì khi mọi người đều có ý thức tuân thủ thì việc thực hiện và duy trì 5S mới thành công và mang lại hiệu quả.

MÔ HÌNH ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG DOANH NGHIỆP

Các bước triển khai phương pháp 5S

Việc triển khai thực hiện phương pháp 5S giúp thay đổi những hành vi chưa tốt và từ đó hình thành lên những thói quen tốt cũng như thói quen làm việc chuyên nghiệp Để có thể áp dụng 5S được thành công với một chi phí phù hợp, chúng ta nên đi theo những bước sau:

❖ Bước 1: Tổ chức cần xác định rõ được mục tiêu ban đầu của việc triển khai 5S Sau đó sẽ tiến hành thành lập Ban 5S Trong đó nên chọn ra 2 người để cử vào Ban 5S trừ trường hợp nếu một người nghỉ thì công việc vẫn đảm bảo được thực hiện liên tục không bị gián đoạn và chỉ ra người có trách nhiệm chính để tiến hành thực hiện 5S Thành viên mà được lựa chọn vào Ban 5S phải là những người có tính kỷ luật cao, nghiêm minh, có trách nhiệm cao trong công việc, có tầm ảnh hưởng đến người khác Đồng thời, công ty nên tham khảo các tổ chức mà đã triển khai 5S thành công để học hỏi trước khi triển khai, áp dụng tại công ty của mình Nếu công ty gặp bất kỳ khó khăn gì thì có thể thông qua các tổ chức tư vấn để nhờ hỗ trợ thêm thông tin.

❖ Bước 2: Lên kế hoạch thực hiện dự án, chỉ ra các khu vực cụ thể để đánh giá từng nhiệm vụ Trong bảng kế hoạch cần nêu rõ phần trách nhiệm thực hiện, giám sát cũng như trách nhiệm đánh giá sẽ thuộc về những ai, thời gian thực hiện rõ ràng cụ thể và nếu cần thiết thì sẽ kèm theo các chế độ khen thưởng, song song với các hình thức kỷ luật nghiêm khắc Điều quan trọng là phải có người thường xuyên quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S Sau một thời gian, xem lại hồ sơ sẽ thấy sự khác biệt giữa trước và sau khi thực hiện 5S Vì vậy, nên đính kèm những tấm ảnh 5S lên bảng tin để tất cả mọi người cùng biết và hỗ trợ nhau để ngày càng tiến bộ hơn Ban lãnh đạo phối hợp với các chuyên gia bên ngoài để mở các lớp đào tạo, tập huấn về 5S cho tất cả mọi người trong công ty để họ nắm được quy trình cũng như cách triển khai 5S Và tất cả các thành viên trong Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt một cách tốt nhất cho các nhân viên trong công ty.

❖ Bước 3: Công ty cần cung cấp đầy đủ các công cụ cho nhân viên như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… cũng như là các thiết bị cần thiết và phân chia các nhóm cho dễ quản lý để thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn công ty Mục tiêu của hoạt động này là sàng lọc những thứ không cần thiết, chỉ giữ lại những thứ cần thiết Đây là bước vô cùng quan trọng vì nó đánh dấu bước đầu trong việc thực hiện 5S Vì thế ngày này luôn được tổ chức rầm rộ và yêu cầu tất cả các cán bộ công nhân viên kể cả lãnh đạo cấp cao nhất cũng phải tham gia.

❖ Bước 4: Tiến hành sàng lọc ban đầu Những thứ không sử dụng nữa nhưng vẫn còn có giá trị thì vẫn sẽ được giữ và đánh giá lại trước khi có quyết định xử lý để tránh lãng phí Do đó, ban lãnh đạo và các chuyên gia đánh giá phương pháp 5S sẽ đi xem xét xung quanh chỗ làm việc và đưa ra những lời chỉ dẫn cần thiết.

❖ Bước 5: Duy trì sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng

Thực hiện bước “Sàng lọc"

Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, các doanh nghiệp vẫn sẽ tiếp tục các hoạt động này, mỗi bộ phận cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng nào cần loại bỏ Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thể phân loại các vật dụng thành những loại như sau:

● Những vật dụng sử dụng thường xuyên cần được giữ lại và đánh dấu bằng những chiếc thẻ để thuận tiện cho việc tìm kiếm để sử dụng sau này một cách dễ dàng.

● Những vật dụng không sử dụng thường xuyên thì sẽ được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn để khi cần thì có thể lấy để sử dụng.

● Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại sau đó sẽ có cách để xử lý thích hợp. Đồng thời ban chỉ đạo 5S và lãnh đạo nên lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày để tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cũng như là đảm bảo sức khỏe an toàn cho nhân viên.

Thực hiện bước “Sắp xếp"

Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số miễn sao là thấy thuận tiện nhất cho công việc để có thể dễ dàng nhận biết và sử dụng Lưu ý quan trọng là việc sắp xếp là cần làm sao cho mọi người nhìn vào đều biết ngay , chứ không phải chỉ riêng người phụ trách mới biết.

Thực hiện bước “Sạch sẽ" Được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc sẽ giúp cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng tạo sự thoải mái cho nhân viên, nhờ đó năng suất khi làm việc cũng cao hơn Luôn kiểm tra bàn làm việc, máy móc, nhờ đó phát hiện ra những bất thường của máy móc Và sẽ có những biện pháp kịp thời để phòng ngừa và khắc phục những bất thường đó Tốt nhất là dành ít thời gian chỉ cần từ 5 đến 10 phút mỗi ngày để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ Tuyệt đối không được có suy nghĩ như sẽ dọn lại sau, khi xong công việc thì mới dọn hay có người kiểm tra thì mới cần sạch sẽ. Thực hiện bước “Săn sóc"

Sau khi thực hiện đúng theo các hoạt động "Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ", nơi làm việc sẽ trở nên sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp hơn Để duy trì và nâng cao 5S, doanh nghiệp nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau:

● Tiêu chuẩn hóa việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật.

● Tiến hành hoạt động đánh giá 5S.

● Tạo sự thi đua giữa các phòng ban để tăng tính cạnh tranh.

Thực hiện bước “Sẵn sàng”

Việc thực hiện các bước trên theo tinh thần tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hoá trong tổ chức Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần phải gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S Mọi nhân viên tuân thủ các quy định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung của mình Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức.

❖ Bước 6: Hàng tháng, Ban 5S sẽ tiến hành kiểm tra đồng loạt tại nơi làm việc, ghi nhận các vấn đề, tổng hợp các góp ý và đánh giá một cách tổng quan về những mặt mạnh, mặt yếu của từng bộ phận, đưa ra những vấn đề cần cải thiện để đạt được hiệu quả hơn trong tháng tiếp theo Hoạt động đánh giá nội bộ dựa trên quy trình cũng như là các tiêu chí đánh giá 5S tại các khu vực Kết quả đánh giá thường sẽ được thể hiện qua hình ảnh và điểm số Sau khi một hoạt động đánh giá kết thúc, dựa vào đó để các cán bộ công nhân viên tiếp tục các hoạt động sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ tốt hơn.

Hàng tháng, khen thưởng cho các đơn vị xuất sắc nhất, trao giấy khen và cúp trước toàn đơn vị Kết thúc năm sẽ khen thưởng cho các đơn vị xuất sắc nhất trong năm, tặng quà và ghi nhận công lao đóng góp của từng cá nhân trong đơn vị đó Nhờ đó mọi người sẽ cố gắng hơn để cùng nhau phát triển công ty ngày một lớn mạnh hơn.

Thực trạng áp dụng phương pháp 5S tại Việt Nam

Năm 1993, một công ty Nhật Bản (Vyniko) lần đầu tiên áp dụng mô hình 5S thực tế tại Việt Nam.Khi 5S được các doanh nghiệp quan tâm hơn thì 5S được gọi là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng (Phan Chí Anh, 2008) Hiện nay ngày càng có nhiều công ty sản xuất của Nhật Bản đầu tư vào Việt Nam nên 5S ngày càng trở nên phổ biến Không chỉ ở các công ty Nhật Bản mà các công ty, nhà máy Việt Nam cũng bắt đầu thực hiện các hoạt động 5S nhằm cải thiện môi trường làm việc và nâng cao nhận thức của người lao động Đặc biệt, các tổ chức đoàn thể liên quan đến đất nước, chẳng hạn như bệnh viện và văn phòng Việt Nam, đã và đang áp dụng kế hoạch 5S vào các hoạt động của cơ sở mình Tuy nhiên, các công ty có một số điểm khác biệt điển hình trong 5S nên một số đơn vị đã thực hiện rất thành công, cũng có nhiều công ty thực hiện kém và chưa nâng cao hiệu quả của 5S.

Công ty 100% Nhật Bản: Đây là những công ty do người Nhật Bản đầu tư và phát triển mới hoặc những công ty có công ty mẹ tại Nhật Bản và có trụ sở chính tại Việt Nam Đặc điểm 5S của các công ty này là công ty mẹ / người quản lý Nhật Bản hiểu rõ nhu cầu của 5S và đã xây dựng các tiêu chuẩn 5S Họ tự đặt ra các tiêu chuẩn này và nhân viên Việt Nam thực hiện theo các tiêu chuẩn Tuy nhiên, do sự thay đổi của môi trường sản xuất nên việc triển khai 5S cũng gặp không ít khó khăn Nguyên nhân có thể là do tiêu chuẩn 5S của các công ty Nhật Bản chưa được điều chỉnh phù hợp tại Việt Nam, hoặc các nhà quản lý Việt Nam chưa biết cách truyền đạt và thúc đẩy 5S một cách đầy đủ Vì vậy, các công ty này đôi khi vẫn phải xin ý kiến của các công ty tư vấn 5S.

Các công ty Việt Nam liên quan đến Nhật Bản: Đây là các công ty liên doanh với Nhật Bản, hoặc các công ty có khách hàng trực tiếp là các công ty Nhật Bản Để đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc các tiêu chuẩn khác phù hợp với đối tác, đối tác đều được kiểm tra kiến thức và đào tạo công tác chăm sóc khách hàng theo quy định của Toyota Việt Nam với mục tiêu chung là mang lại trải nghiệm tốt nhất và chuyên nghiệp nhất dành cho khách hàng Bộ phận chăm sóc khách hàng cũng được đào tạo bài bản, tiếp nhận vấn đề từ khách hàng, thông báo lịch bảo dưỡng xe định kỳ và ghi nhận phản hồi về sự hài lòng của khách hàng Với bộ phận dịch vụ bảo trì, luôn đặt ra mục tiêu “Khách hàng là trên hết”, đội ngũ nhân lực liên tục nâng cao tay nghề thông qua các cuộc thi nội bộ và chương trình đào tạo bổ sung Toyota Đông Sài Gòn luôn là đại lý đạt được nhiều kết quả tốt và nhận được các giải thưởng, bằng khen từ tổng công ty

3.2 Áp dụng phương 5S tại Toyota Việt Nam.

3.2.1 Seiri (Sàng lọc) Để thực hiện đúng quy trình 5S trong sản xuất, Toyota phải bắt đầu với việc

“sàng lọc” Mục đích của sàng lọc chính là kiểm tra lại tất cả các vật dụng, thiết bị,máy móc… trong khu vực thực hiện bảo trì, xem xét các chức năng của từng thiết bị,vật dụng xem có cần thật sự cần trong quá trình này không để từ đó có thể loại bỏ được một vài thứ không liên quan Muốn xác định được vật dụng này có cần thiết hay không thì ta phải xác định được mục đích sử dụng của nó, vật dụng này có sử dụng thường xuyên không hay lâu lâu mới dùng đến và ai là người sẽ sử dụng nó,…Trường hợp xuất hiện các loại thiết bị không xác định được một cách chính xác rằng nó có cần thiết hay không Chẳng hạn như một loại máy, thiết bị nào đó hiện tại vẫn chưa cần sử dụng đến nhưng trong tương lai có thể sẽ cần thì Toyota sẽ thực hiện phương pháp gắn thẻ đỏ Người đánh giá sẽ dùng chiếc thẻ đỏ có viết các thông tin cơ bản như: chức năng, vị trí, ngày dán thẻ, để đánh dấu và di chuyển thiết bị đó đến một khu vực dành riêng cho những thiết bị được thẻ đỏ hay còn gọi là “khu vực thẻ đỏ” Vì trên thẻ có ghi ngày dán thẻ nên ta có thể biết được thời gian thiết bị được đánh dấu Sau khoảng thời gian 1 tháng đến 2 tháng tùy vào thời hạn mà phòng ban chỉ định, nếu thiết bị đó vẫn chưa được mang ra sử dụng thì Toyota sẽ tiến hành loại bỏ. Điều cần chú ý khi thực hiện công việc sàng lọc là chọn người đánh giá cho phù hợp, người phù hợp nhất không ai khác chính là nhóm nhân viên làm việc trực tiếp tại khu vực đó, vì chỉ khi đích thân thực hiện mới có thể biết được vật nào cần, vật nào không cần để đưa ra quyết định loại bỏ Các vật được đánh dấu loại bỏ sẽ được chuyển đến một nơi khác và cụ thể là một bộ phận khác cần đến nó.

(Hình 2.1: Toyota sàng lọc các dụng cụ cần thiết cho bảo trì tại trung tâm Đông Sài Gòn)

Sau khi Toyota thực hiện xong quá trình sàng lọc thì lúc này khu vực làm việc đã không còn máy móc, vật dụng dư thừa nữa, không gian cũng sẽ ít chật chội hơn. Nhưng đây chưa phải là kết quả tối ưu vì mọi thứ vẫn chưa được sắp xếp ngăn nắp và hợp lý nhất Công việc sắp xếp không đơn giản chỉ là phân loại dụng cụ, thiết bị và sắp xếp theo từng nhóm mà nó còn cần phải tính toán kỹ càng dựa trên những việc cần thực hiện, tần suất công việc và công việc đó cần có không gian như thế nào để có thể dễ dàng di chuyển và giảm thiểu tối đa động tác thừa trong quá trình làm việc và vận hành thiết bị. Để thực hiện tốt công việc sắp xếp, tại đây Toyota phải nắm bắt được có bao nhiêu người cần sử dụng loại thiết bị đó, thứ tự sử dụng các loại máy móc thiết bị vì không phải lúc nào tất cả các máy điều hoạt động nên tần số sử dụng máy móc cũng sẽ khác nhau, có máy hoạt động nhiều, có máy hoạt động ít Ngoài ra, Toyota cần cân nhắc việc phân chia máy móc theo từng nhóm với từng chức năng và nhiệm vụ khác nhau Ví dụ như khu vực tháo lắp cần những loại máy móc nào, khu vực rửa xe cần những thiết bị gì,…

Từ các nhóm chức năng khác nhau mà Toyota sẽ thiết kế ra một bản đồ khu vực và sắp xếp sao cho có sự liên kết, thuận tiện và hợp lý nhất, đảm bảo rằng không gian sẽ thoáng đãng, rộng rãi và ngăn nắp từ đó giảm thiểu được thời gian di chuyển giữa các công đoạn, đồ đạc gọn gàng giúp quá trình tìm kiếm trở nên nhanh chóng hơn.

(Hình 2.2: Toyota sắp xếp dụng cụ tại trung tâm Đông Sài Gòn)

S thứ ba trong phương pháp 5S chính là “sạch sẽ”, sạch sẽ ở đây không chỉ là việc dọn dẹp, lau chùi máy móc thiết bị, giữ cho không gian làm việc luôn trong trạng thái sạch sẽ mà ở đây còn cần phải chú trọng đến việc bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị Toyota thường xuyên lau dọn máy móc thiết bị và lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng cho từng loại thiết bị khác nhau tùy vào mức độ quan trọng của nó Khi lập kế hoạch bảo trì, Toyota chọn phương pháp bảo trì trước thời hạn để có thể tránh được các rủi ro, sự cố Việc thường xuyên thực hiện công tác bảo trì, bảo dưỡng sẽ giúp Toyota phát hiện được các vấn đề sớm và ngăn ngừa được các sự cố phát sinh Thức hiện tốt công đoạn bảo trì bảo dưỡng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể thiệt hại do sự cố gây ra, tránh lãng phí thời gian và tiền bạc, công việc sản xuất sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch mà không bị gián đoạn.

Giai đoạn này được xem là một giai đoạn quan trọng trong quy trình 5S vì nếu thực hiện tốt vấn đề bảo trì, bảo dưỡng sẽ là một bước đầu tư lớn giúp hạn chế sai sót, rủi ro Đặc biệt, tất cả các nhân viên trong Toyota đều có trách nhiệm với việc giữ vệ sinh nơi làm việc Mỗi người một tay cùng nhau xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ điều này giúp phát huy được tinh thần trách nhiệm, ý thức giữ gìn và bảo vệ tài sản chung.

(Hình 2.3: Toyota giữ cho bầu không khí luôn sạch sẽ tại trung tâm Đông Sài Gòn)

Hiện tại, công ty đang thực hiện duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ tại nơi làm việc khá tốt, tuy vẫn còn sai phạm nhưng nhìn chung vẫn đang thực hiện 5s tốt Ở tại các xưởng sửa chữa, nhân viên thường xuyên vệ sinh sạch sẽ vị trí làm việc của mình.Toyota Đông Sài Gòn còn thực hiện phát triển các quy tắc để tối ưu hóa các quy trình làm việc Điều này có nghĩa là một nhân viên có thể chia sẻ quy trình với mọi người trong nhóm của mình và nhanh chóng đưa quy trình cho các nhân viên mới vào các phương pháp làm việc tốt nhất có thể để làm giúp tăng năng suất làm việc Bằng việc xây dựng bộ tiêu chuẩn hóa thông qua phân chia các nhiệm vụ và các bước đơn giản không yêu cầu danh sách kiểm tra để mọi nhân viên có thể xác định sự cố trong quá trình làm việc và tìm cách giải quyết chúng.Ngoài tại xưởng, văn phòng của Toyota cũng được áp 5s khá tốt Việc thực hiện 5S là không phải là chuyện một sớm một chiều, do đó công ty luôn có dán các áp phích 5s ở nhiều nơi tại nơi làm việc, giúp nhân viên đề cao tinh thần làm việc.

Góc kho của Toyota Đông sài Gòn Áp phích 5S

Một góc xưởng dịch vụ của công ty Toyota Đông Sài Gòn

3.3.5 Shitsuke (Sẵn sàng) Đây được coi là cốt lõi trong quy trình thực hiện 5S của Toyota nói chung, Toyota Đông Sài Gòn nói riêng Duy trì là một bước quan trọng và có khi là bước khó khăn nhất trong cả quá trình Quá trình thì phải phù hợp với tất cả các quy tắc trong 5S Ở bước cuối cùng, cần sự tham gia của tất cả các thành viên Để cả quá trình diễn ra 5S được xuyên suốt, ban lãnh đạo Toyota Đông Sài Gòn phải tham gia vào quá trình đánh giá kết quả 5S đạt được, thông tin về việc đạt mục tiêu 5S và xây dựng quá trình cải tiến những điểm hạn chế, phát huy các điểm tốt Ở Toyota Đông Sài Gòn, họ giao cho nhân viên quản lý với nhiệm vụ hỗ trợ quá trình diễn ra 5S, phản hồi các thông tin cho ban lãnh đạo và thúc đẩy tiến độ của 5S Sự tham gia của ban lãnh đạo là điều mấu chốt trong cả quá trình, qua các hình thức quan sát, thẩm định và đánh giá thường xuyên Các nhân viên quản lý thông qua các buổi trao đổi với các thành viên, sẽ giúp họ nhận ra được các giá trị của các nguyên tắc 5S mà Toyota đã xây dựng, từ đó hình thành một động lực làm việc, duy trì việc giữ gìn trật tự tại môi trường Toyota một cách liên tục, qua đây giúp nhân viên Toyota Đông Sài Gòn có được phong cách làm việc nề nếp và tinh thần trách nhiệm Toyota Đông Sài Gòn luôn tạo ra một môi trường thân thiện, trách nhiệm cao, thường xuyên tác động đến nhân viên, góp phần xây dựng nền văn hóa tốt cho doanh nghiệp, trở nên chuyên nghiệp và sự hài lòng của khách hàng cũng cao hơn.

Hình 2.8 Lãnh đạo Toyota Đông Sài Gòn bổ nhiệm quản lý

CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT VIỆC ỨNG DỤNG PHƯƠNG

PHÁP 5S TẠI TOYOTA ĐÔNG SÀI GÒN

4.1 Mặt hiệu quả của việc áp dụng 5S tại TOYOTA.

4.1.1 TOYOTA trước khi áp dụng 5S

Toyota Đông Sài Gòn được thành lập năm 1992, nhưng đến những năm 2000 công ty mới từng bước thực hiện 5S Trong giai đoạn trước và đầu giai đoạn thực hiện 5S, công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong quản lý hồ sơ, tài liệu tại công ty Gây thất thoát và ảnh hưởng xấu đến quá trình hoạt động kinh doanh tại công ty.

Hình ảnh: văn phòng làm việc trước khi áp dụng 5s

4.1.2 Toyota sau khi áp dụng phương pháp 5S

Sau khoảng thời gian triển khai phương pháp 5S Toyota đã có được những lợi ích:

- Không gian làm việc ngăn nắp và rộng rãi hơn, các linh kiện, sản phẩm hỏng hóc, các tài liệu và các máy móc, thiết bị chưa cần sử dụng tới hay ít được sử dụng sẽ được dọn dẹp và sắp xếp gọn gàng.

- Nâng cao ý thức của nhân viên và tất cả mọi người trong công ty Điều này giúp cho Toyota kết nối được các thành viên trong tập thể lại với nhau để hỗ trợ xây dựng công việc luôn sẵn sàng và có ý thức kỹ luật hơn Đồng thời tạo nên sự gắn bó của nhân viên với công ty và tạo điều kiện để họ đưa ra ý tưởng thực hiện hiệu quả công việc hơn.

- Tăng năng suất, nâng cao chất lượng sản phẩm Đây là yếu tố quan trọng mà công ty nào cũng hướng tới chứ không phải riêng Toyota Do đó, nếu một công ty bố trí gọn gàng hệ thống máy móc thiết bị cùng với sự phân công công việc phù hợp của quản lý cấp cao sẽ góp phần gia tăng năng suất làm việc của đội ngũ công nhân viên đồng thời thời gian làm việc của máy móc cũng sẽ được rút ngắn mà chất lượng sản phẩm đầu ra vẫn được đảm bảo Song, lợi nhuận công ty cũng sẽ tăng theo.

- Tiết kiệm được thời gian và chi phí sản xuất 5S được áp dụng với mục đích là nâng cao ý thức của mọi người trong việc bố trí và sắp xếp các vật dụng xung quanh nơi làm việc Sau khi các vật dụng được sắp xếp một cách hợp lí thì thời gian để một công nhân tìm kiếm thiết bị, công cụ cần thiết sẽ tốn ít thời gian hơn Vì vậy khoảng thời gian tìm thiết bị sẽ dư ra giúp cho công nhân có thêm thời gian tập trung vào công việc đang thực hiện Mặt khác, với sự bố trí, sắp xếp hiệu quả trên đã góp phần giúp Toyota giảm được một khoản chi phí đáng kể.

THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI TOYOTA

Áp dụng phương 5S tại Toyota Việt Nam