Bài tập lớn mô tả khái quát về chu trình chi phí tại công ty tnhh tân nhà việt

Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty- Tên công ty: Công ty TNHH Tân Nhà Việt- Mã số thuế: 3300415748- Địa chỉ: 145 Hàn Mặc Tử, Phường Vỹ Dạ,Thành phố Huế,Thừa Thiên Huế- Thành lậ

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH

BÀI TẬP LỚN

MÔ TẢ KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH TÂN NHÀ VIỆTGIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Th.s Tôn Thất Lê Hoàng Thiện LỚP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 (N06)

NHÓM 02

Huế, tháng 12 năm 2023

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH

BÀI TẬP LỚN

MÔ TẢ KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

TẠI CÔNG TY TNHH TÂN NHÀ VIỆT

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Th.s Tôn Thất Lê Hoàng Thiện LỚP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 (N06)

NHÓM 02

Huế, tháng 12 năm 2023

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH TÂN NHÀ VIỆT 1

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 1

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh của Công ty 1

1.2.1 Chức năng 1

1.2.2 Nhiệm vụ 1

1.2.3 Ngành nghề kinh doanh 2

1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý 2

CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH TÂN NHÀ VIỆT 5

2.1 Khái quát về chu trình chi phí tại Công ty TNHH Tân Nhà Việt 5

2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu Công ty TNHH Tân Nhà Việt 6

2.2.1 Sơ đồ DFD tổng quát: 6

2.2.2 Sơ đồ DFD chi tiết: 6

3 Lưu đồ 9

CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN 14

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH TÂN NHÀ VIỆT1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

- Tên công ty: Công ty TNHH Tân Nhà Việt

- Mã số thuế: 3300415748

- Địa chỉ: 145 Hàn Mặc Tử, Phường Vỹ Dạ,Thành phố Huế,Thừa Thiên Huế

- Thành lập ngày: 19/10/2006

- Giám đốc: Huỳnh Thị Vân

- Kế toán trưởng: Nguyễn Thị Phương Uyên

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh của Công ty

1.2.1 Chức năng

- Công ty TNHH Tân Nhà Việt là công ty chuyên Bán lẻ hàng hóa khác mới

trong các cửa hàng chuyên doanh

- Ngoài ra công ty còn chuyên cung cấp các mặt hàng về gas, khí hóa lỏng cho

các cửa hàng gas trên địa bàn Thừa thiên Huế và các tỉnh thành trên cả nước

1.2.2 Nhiệm vụ

- Tổ chức mua bán, sản xuất kinh doanh, phân phối các mặt hàng Quản lý các

mặt hàng theo đúng chức năng của công ty, sử dụng hiệu quả tất cả các nguồnlực về tài sản, nguồn vốn của công ty và hoàn thành những mục tiêu đề ra củacông ty trong từng thời kỳ

- Chấp hành các chính sách pháp luật, thực hiện tốt các nghĩa vụ pháp lý đối với

Nhà nước thông qua các khoản nộp ngân sách, nộp các khoản thuế, lệ phí cũngnhư các chính sách, quyết định về tổ chức quản lý cán bộ, an toàn lao động, anninh chính trị, bảo vệ môi trường tốt

- Chấp hành tốt chế độ quản lý và kỷ luật lao động, chế độ tiền lương, tiền

thưởng và các chính sách của người lao động, đảm bảo điều kiện làm việc antoàn cho người lao động, đảm bảo việc làm ổn định cho người lao động, tổ chứcbồi dưỡng cán bộ nhân viên, nâng cao đời sống công nhân viên

1.2.3 Ngành nghề kinh doanh

- Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh.

- Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp.

- Xây dựng nhà các loại.

- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.

- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.

- Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động.

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu.

- Sản xuất đồ uống không cồn, nước khoáng.

1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty TNHH Tân Nhà Việt

Giám đốc: Là người đứng đầu và có quyền hạn cao nhất trong công ty, đề ra cácđịnh hướng, chiến lược; giải quyết, giám sát tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt độnghằng ngày của Công ty, là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh củaCông ty trước pháp luật

Phòng kế toán: Tổng hợp số liệu lập các báo cáo tài chính, trao đổi thông tin vớicác bộ phận liên quan từ đó phân tích, cung cấp thông tin, số liệu cần thiết, kịp thời đểtham mưu cho Giám đốc, lưu trữ những chứng từ, sổ sách liên quan đến toàn bộ hoạtđộng của Công ty Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hànhnhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật

Phòng nhân sự: Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo hàng năm theo yêu cầu của

nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hồ sơ tài liệu về tổ chức, lao động tiền lương,giải quyết chế độ của người lao động như hưu trí, mất việc làm, thanh lý hợp đồng lao

2

Giám đốc

Phòng Kế toán Phòng Nhân sự Phòng Kinh

động và triển khai thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty, công tác tư tưởng, thiđua khen thưởng.

Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc nắm bắt thông tin kịpthời về chiến lược phát triển kinh tế, xây dựng kế hoạch theo tháng, quý, năm, kếhoạch dài hạn về quá trình mua hàng và bán hàng của Công ty theo mục tiêu đề ra Cónhiệm vụ trong việc tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp, thị trường và tiêu thụ sảnphẩm Công ty, tham mưu về công tác thị trường, giá cả, phương thức thanh toán vàcác chính sách có liên quan

Kho: Chịu trách nhiệm bốc dỡ, kiểm tra, nhận hàng, vận chuyển, giao hàng hóacho khách hàng, bảo đảm số lượng hàng hóa trong kho, lập phiếu xuất kho - nhập kho.Định kỳ lập báo cáo kiểm kê để đảm bảo hàng hóa đúng và đủ số lượng

1.4 Cơ cấu tổ chức kế toán

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tân Nhà Việt

Kế toán trưởng: Là người chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ quá trình kinhdoanh, quản lý chung phòng kế toán, ký duyệt các chứng từ trước khi trình giám đốc

Kế toán trưởng còn thực hiện các bút toán tổng hợp vì đối với công ty này thì Kế toántrưởng kiêm Kế toán Tổng hợp

Kế toán mua hàng: Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời chính xác những chỉtiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách và thời điểm ghi nhận mua hàng.Theo dõi, kiểm tra, giám sát việc mua hàng để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theotừng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán

Kế toán Trưởng

Kế toán bán

hàng

Kế toán mua hàng

Kế toán thanh

Kế toán bán hàng: Ghi chép những nghiệp vụ liên quan đến việc bán hàng củadoanh nghiệp, từ việc ghi hóa đơn, ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng, thuế giá trị giatăng phải nộp, ghi sổ chi tiết hàng hóa, lập báo cáo bán hàng liên quan theo quy định.

Kế toán thanh toán: Là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn

bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, theo dõi các khoản thanh toán thu chi hằngngày của doanh nghiệp như: thu tiền khách hàng, theo dõi tình hình rút tiền, chi tạmứng, chuyển tiền hay tiền gửi ngân hàng, thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi.Thủ quỹ: Là người trực tiếp quản lý quỹ của công ty Với các công việc cụ thể nhưkiểm tra phiếu thu, kiểm tra phiếu chi, ký nhận phiếu, ký tạm ứng,…

4

CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI

CÔNG TY TNHH TÂN NHÀ VIỆT2.1 Khái quát về chu trình chi phí tại Công ty TNHH Tân Nhà Việt

Cuối tháng, Thủ kho lập và in bảng kê hàng hóa gửi cho Bộ phận mua hàng, Bộphận mua hàng căn cứ vào bảng kê hàng hóa tiến hành lập và in phiếu yêu cầu muahàng gửi cho Kế toán trưởng Kế toán trưởng tiến hành xem xét sau đó trình choGiám đốc ký duyệt, Kế toán trưởng đưa phiếu yêu cầu mua hàng đã ký xuống cho bộphận mua hàng Bộ phận mua hàng sau khi nhận phiếu yêu cầu mua hàng đã ký thìliên lạc với nhà cung cấp yêu cầu báo giá là Công ty Cổ Phần Gas Miền Trung Chinhánh Thừa Thiên Huế, sau đó nhà cung cấp gửi bảng báo giá cho Bộ phận muahàng

Bộ phận mua hàng xem xét bảng báo giá, lập và in đơn đặt hàng gửi cho Kếtoán trưởng xem xét, đề xuất Giám đốc ký duyệt sau đó Kế toán trưởng chuyển đơnđặt hàng đã ký cho Bộ phận mua hàng gửi nhà cung cấp

Nhân viên vận chuyển nhận phiếu mua yêu cầu hàng đã kí từ Bộ phận muahàng sau đó đến kho của Nhà cung cấp nhận hóa đơn GTGT và vận chuyển hàng hóa

từ kho nhà cung cấp về kho của doanh nghiệp Nhân viên vận chuyển chuyển hóađơn GTGT và hàng hóa về cho Thủ kho đồng thời chuyển Phiếu yêu cầu mua hàng

đã kí gửi cho Bộ phận mua hàng lưu Thủ kho đối chiếu hóa đơn, kiểm tra hàng hóasau đó lập phiếu nhập kho in thành 2 bản: Phiếu nhập kho 1 gửi cho kế toán muahàng, Phiếu nhập kho 2 lưu tại kho Thủ kho chuyển hóa đơn GTGT đến Kế toánmua hàng Kế toán mua hàng đối chiếu phiếu nhập kho 1 và hoá đơn GTGT tiếnhành nhập liệu số lượng, mặt hàng đã nhập kho vào phần mềm ghi sổ chi tiết hànghoá và lưu phiếu nhập kho 1, hóa đơn GTGT chuyển cho kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán nhận hóa đơn GTGT, tiến hành đối chiếu công nợ và lậpgiấy đề nghị thanh toán gửi cho Kế toán trưởng, Kế toán trưởng xem xét kiểm tra đãđến hạn mức chưa sau đó đề xuất Giám đốc kí duyệt, sau khi Giám đốc ký duyệt thìchuyển giấy đề nghị thanh toán đã ký về cho Kế toán thanh toán thực hiện thanh toánbằng hình thức chuyển khoản cho nhà cung cấp Sau đó, Kế toán thanh toán chuyển

hoá đơn GTGT kèm giấy báo Nợ cho Kế toán trưởng và nhà cung cấp gửi bảng xácnhận công nợ gửi cho Kế toán trưởng Kế toán trưởng đối chiếu bảng xác nhận công

nợ và ghi sổ tổng hợp công nợ

2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu Công ty TNHH Tân Nhà Việt

2.2.1 Sơ đồ DFD tổng quát:

2.2.2 Sơ đồ DFD chi tiết:

Đối tượng Hoạt động

Thủ kho (1)

(7)

Lập và in bảng kê hàng hóa Nhận HĐ GTGT

Lập phiếu nhập kho 2 bản inLưu phiếu nhập kho bản in 2

Bộ phận mua hàng (2)

(5)

Nhận bảng kiểm kê hàng hóaLập và in phiếu yêu cầu mua hàngNhận phiếu yêu cầu mua hàng đã kýGửi yêu cầu báo giá

Nhận bảng báo giáLập và in đơn đặt hàngNhận đơn đặt hàng đã ký và gửi nhà cung cấp

Lưu phiếu yêu cầu mua hàng đã ký

Giám đốc (4) Nhận và ký duyệt phiếu yêu cầu mua hàng đã xem xét

Nhận và ký duyệt đơn đặt hàng đã xem xétNhận và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán đã xem xétNhân viên vận chuyển

(6)

Nhận phiếu yêu cầu mua hàng đã kýNhận HĐ GTGT

Vận chuyển hàng hoá về kho

Kế toán mua hàng (8) Nhận phiếu nhập kho 1

Lưu phiếu nhập kho 1Nhận hóa đơn GTGTNhập liệu vào phần mềm, ghi sổ chi tiết hàng hóa

Kế toán thanh toán (9) Nhận hóa đơn GTGT

Lập giấy đề nghị thanh toánNhận giấy đề nghị thanh toán đã kýChuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấpNhà cung cấp (0) Nhận yêu cầu báo giá

Nhận đơn đặt hàng đã kí

HĐ GTGT, bảng xác nhận công nợ, sổ tổng hợp công

sổ chi tiếthàng hóa

HĐ GTGT (7)

Lập và inphiếu nhậpkho 2 bản Phiếu yêu cầu MH

HH về khokèm hóa đơnGTGT

Bảng báo giá

Yêu cầubáo giá

(9)Ghi sổ tổnghợp công nợ

Phiếu yêu cầu MH, Đơn ĐH, giấy ĐNTT

Phiếu yêu cầu MH

Bảng kiểm kê HH, phiếu yêu cầu MH đã ký, bảng báo giá

Đơn ĐH

Hàng hóa + Hóa đơn GTGT

Đơn ĐH đã ký

(1) Lập và inbảng kiểm

kê hàng hóa

PNK 1, sổ chi tiết HH

(9)Lập giấy đềnghị TT

Phiếu yêu cầu MH đã ký Bảng kê HH

(3)Xem xét, lấychữ ký Giámđốc

Nhà cung cấp

(2) Lập và inphiếu yêu cầumua hàng

hàng hóa

Phiếu nhậpkho 1

Hóa đơn GTGT

2

1

11 N

10

BỘ PHẬN MUA HÀNG

10

Nhà cung cấp 74

Nhập liệu

Nhà cung cấpNhập liệu

Liên lạc với NCC, yêucầu báo giá

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Nhà cung cấp 16

14

2

Bảng xác nhậncông nợ

Giấy báo

Nợ

Hóa đơn GTGT

Giấy đề nghịthanh toánĐơn đặt hàng

Phiếu yêu cầu

mua hàng

Xem xétrồi trìnhgiám đốc

ký

Xem xétrồi trìnhgiám đốc

Đơn đặt hàng đãxem xét Phiếu yêu cầu mua

hàng đã xem xét

Giấy báo

Nợ

Hóa đơn GTGT

Bảng xác nhậncông nợ

Sổ tổng hợp công nợ

137

3

DD

D

GIÁM ĐỐC NHÂN VIÊN VẬN CHUYỂN

Đơn đặt hàng đãxem xét

Phiếu yêu cầu mua

hàng đã xem xét

Kýduyệt

15

Hóa đ n ơn GTGT

14

Hoá đơnGTGT

Nhập liệu

Hoá đơn GTGT

15

Giấy đề nghịthanh toán đã ký

Nhập liệu

Chuyển khoản thanhtoán cho NCC

Giấy đề nghịthanh toán đã ký Giấy báo Nợ

12

Giấy đề nghịthanh toán

- Đặt hàng thừa, thiếu

so với nhu cầu

- Mua hàng chất lượng kém những lại bị đôn giá lên cao làm tăng chiphí

- Nhà cung cấp không

đủ uy tín, không đảm bảo chất lượng về gas

- Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng đã được kiểm tra và xét duyệt

- Cập nhật liên tục giá mua từ nhà cung cấp và các nhà cung cấp khác để đảm bảo giá không

bị cao

- Xây dựng quy trình chọn lựa nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí, ví dụ: chất lượng gas, bình gas, giá nhập, thái độ,

- Xây dựng quy trình xét duyệt mua hàng, ví dụ: tín dựng khách hàng, lịch sử khách hàng, phương pháp trả tiền,

- Xây dựng danh sách nhà cungcấp được chấp nhận và xếp theo thứ tự ưu tiên, để nếu nhà cung cấp này không đủ hàng thì ta có sẵn nhà cung cấp dự phòng để đảm bảo hàng luôn

- Khi vận chuyển gas đặt tư thếbình đứng như vậy khí gas được hóa lỏng sẽ không nằm sát vị trí đóng mở của bình gas,làm giảm nguy cơ khí gas tràn

ra ngoài Sử dụng thêm dây buộc hàng, túi chèn khí hàng,

14

đập, gây ảnh hưởng tới lượng khí gas bên trong, gas có thể bốc cháy, gây ra cháy nổ.

để hỗ trợ cố định và bảo vệ bình gas khỏi va đập

- Phương tiện vận chuyển phải đảm bảo an toàn, chở đúng quyđịnh, chạy đúng tốc độ và phải thực hiện nghiêm túc quy trình PCCC

Nhận hàng - Chỉ nhận hàng đã

được đặt trước

- Đảm bảo an toàn về PCCC, tránh thất lạc hàng hóa

- Đảm bảo chất lượng gas, bình gas, ống dẫn

và các phụ kiện

- Không đủ số lượng hàng, sãi mẫu mã, không đạt chất lượng

- Không đảm bảo các yêu cầu về PCCC, không có hệ thống ngắt gas tự động hay còi báo

sự cố rò rỉ gas

- Các vụ nổ thường bắt nguồn từ việc rò rỉ khí gas từ ống dẫn cao su

đã sử dụng lâu khiến gas tích tụ và gây nổ khi có mồi lửa

- Nguy cơ chiết, nạp gas trái phép, sử dụng ống dẫn gas cũ kém chất lượng, bình gas giảkhông có nguồn gốc và xuất xứ rõ ràng, không đạt chuẩn nhằm tăng thêm lợi nhuận, ngoài

ra nồng độ khí bên trong bình nếu không kiểm soát tốt, không đạt

- Phân chia rõ ràng trách nhiệmngười mua và nhận hàng, tránhsai sót và trùng lặp công việc

- Kiểm tra đối chiếu khi nhận hàng hóa Lập và nhận đủ chứng từ, ví dụ: nhập kho, phiếu giao hàng,

- Các bộ phận nhận hàng và kho hàng phải phối hợp với nhau để đảm bảo hàng đã nhập

đủ, thực hiện các công việc nhanh chóng

- Các cửa hàng chuyên cung cấp về gas cần trang bị đầy đủ thiết bị PCCC bình chữa cháy

và các phương tiện chửa cháy phải được bố trí gần cửa ra vào

để thuận tiên để lấy và sử dụngkhi có trường hợp cháy

- Nâng cao các biện pháp chống nổ trong kinh doanh gas,các cở sở kinh doanh gas cần phải chấp hành tốt về quy định PCCC nhằm đưa nguy cơ xảy

chuẩn nên có nguy cơ cháy nổ cao

góp phần đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cho người dân

và cả bản thân người làm trongdoanh nghiệp

- Việc chiết, nạp phải được tiếnhành ở cở sở có đủ dây chuyền công nghệ hiện đại, đảm bảo

an toàn PCCC Các đường ống gas, bình gas và phụ kiện phải được kiểm định đạt chuẩn mới đưa vào sử dụng

Nhận hóa

đơn và theo

dõi công nợ

- Chỉ chấp nhận thanh toán với nhà cung cấp

mà mình thật sự mua hàng

- Theo dõi thanh toán nhanh chóng, kịp thời

để hưởng các ưu đãi

từ nhà cung cấp

- Ghi nhận chính xác, đầy đủ, hợp lý công nợ

- Chấp nhận thanh toán khi chưa có bất kỳ sự chắc chắn nào về chất lượng, uy tín, số lượng sản phẩm mua, giá cả dẫn tới thanh toán nhưng không nhận được hàng

- Mất các khoản ưu đãi thanh toán nhằm giảm chi phí cho doanh nghiệp

- Dữ liệu công nợ và thanh toán bị nhập sai dẫn tới nhầm lẫn

- Phân chia rõ trách nhiệm giữa

kế toán phải trả, người mua hàng và thủ quỹ

- Đối chiếu và kiểm tra kĩ nội dung trên hóa đơn với thông tinnhận hàng

- Lập kế hoạch thanh toán và trả nợ cho nhà cung cấp

- Đối chiếu số liệu chi tiết và

số liệu tổng hợp tránh sai sót

và có thể nắm bắt kịp thời nếu xảy ra sai sót

- Định kỳ lập báo cáo công nợ

Thanh toán - Thanh toán đúng,

đầy đủ, kịp thời cho các hóa đơn được chấp nhận

- Đảm bảo an toàn chotài sản: tiền

- Thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn hoặc một hoạt động mua hàng

- Thanh toán chậm trễ cho nhà cung cấp, làm

- Phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ, kế toán thanh toán, người kiểm kê

- Lập quy trình xét duyệt thanhtoán

- Đống dấu đã trả tiền/đã thanh

16