Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thông tin nhập – xuất hàng hóa cho công ty cổ phần ttc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ D U MẦỘT VIỆN K THU T – CÔNG NGH ỸẬỆ

TIỂU LU N MÔN HẬỌC

TRƯỜNG ĐẠI H C TH D U M T ỌỦ ẦỘVIỆN K THU T – CÔNG NGH ỸẬỆ

TIỂU LU N MÔN HẬỌC

TRƯỜNG ĐẠI H C TH D U MỌỦ ẦỘT VIỆN K THU T – CÔNG NGH ỸẬỆ

NHẬN XÉT VÀ CHẤM ĐIỂM CỦA GI NG VIÊN Ả

H và tên gi ng viên: ọ ả ThS Ngô Th ị Ngọc D u ị

Tên d án: ự Xây d ng h ự ệ thống qu n lý thông tin nh p xu t hàng hóa cho công ty ả ậ – ấ

MỞ ĐẦU

Nguyên vật liệu là một trong những thành ph n không th ầ ể thiếu khi t o ra mạ ột sản ph m hàng hóa, tuy nhiên viẩ ệc kiểm tra số lượng hàng hóa thì không h d dàng, vì ề ễ v y nhóm em quyậ ết định xây dưng dự án “ Xây dựng h ệ thống qu n lý thông tin nh p ả ậ – xuất hàng hóa cho công ty c phổ ần TTC” Với mục tiêu giúp nhà quản tr ịcó thể dễ dàng truy xuất, kiểm tra được dễ dàng hơn cùng với đó là giảm b t mớ ột phần chi phí nhân viên qu n lý nguyên li u ả ệ

Công ty c ph n TTC ổ ầ là công ty có 100% vốn đầu tư Việt Nam, được thành lập vào ngày 05/06/2004

Ngụ ại đườ t ng s 8 khu công nghi p Vsip1 ố – ệ – Thuận An – Bình Dương.

Diện tích hơn 8000m2 ( bao gồm khu s n xuả ất , văn phòng & kho chứa nguyên vật liệu)

Hiện nay công ty có hơn 1000 nhân viên, trong đó có khoảng 150 nhân viên thuộc cấp quản lí Công ty có vốn điề ệ ban đầu l u là 45 t ỷ đồng sau 19 năm hoạt động thì mức vốn điề ệ tăng lên 100 tỷ đồu l ng

Các chức năng của hệ thống qu n lý: Ki m kê nguyên li u;qu n lí h ả ể ệ ả ệ thống nh p ậ nguyên li u; qu n lí hệ ả ệ thống xu t nguyên li u & thông tin nhân viên ấ ệ

MỤC LỤC

M Ở ĐẦ ivU

DANH MỤC HÌNH vi

DANH MỤC BẢNG vii

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN V Ề ĐỀ TÀI 1

1.1 Mô t bài toán ả 1

1.1.1 Khảo sát hi n tr ng hi n trệ ạ ệ ạng 1

1.1.2 K t qu ế ả khảo sát hi n t i (quy trình quệ ạ ản lý/con người) 1

1.1.3 Các t n t i trong qu n lý ồ ạ ả 2

1.2 Vai trò của các thành viên nhóm 2

1.3 Các chức năng cần qu n lý trong h ả ệ thống thông tin 3

1.3.1 Nhập nguyên li u ệ 3

1.3.2 Xuất nguyên li u ệ 3

1.3.3 Kiểm kê nguyên li u ệ 4

CHƯƠNG 2 : BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO 5

3.2 Các báo cáo (Report) 18

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRI N Ể 21

Hình 3.1.2: Biểu m u phi u xu t kho 17ẫ ế ấ Hình 3.1.3: Biểu m u phi u nguyên vẫ ế ật liệu 18 Hình 3.2.1: Danh sách phi u xu t kho 19ế ấ Hình 3.2.2:Danh sách hàng t n kho 20ồ

B ng 2.1.5: CHI TIET NHAP 6ả B ng 2.1.6: CHI TIET XUAT 6ả B ng 2.1.7: PHIEU NHAP KHO 6ả B ng 2.1.8: PHIEU XUAT KHO 7ả

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1.1 Mô tả bài toán

1.1.1. Khảo sát hi n tr ng hiệạện trạng Giới thiệu sơ lược về công ty :

- Công ty c ph n TTC là công ty có 100% vổ ầ ốn đầu tư Việt Nam, được thành lập vào ngày 05/06/2004

- Ngụ tại đư ng s 8 – khu công nghiệp Vsip1 Thuận An ờ ố – –Bình Dương - Diện tích hơn 8000m2 ( văn phòng, kho ch a nguyên v t li u &cho thuê kho bãi ứ ậ ệ ) - Hiện nay công ty có hơn 1000 nhân viên, trong đó có khoảng 150 nhân viên thuộc cấp quản lí Công ty có vốn điề ệ ban đầu là 45 t u l ỷ đồng sau 19 năm hoạt động thì mức vốn điề ệ tăng lên 100 tỷ đồu l ng

- Các chức năng của hệ thống quản lý: Ki m kê nguyên li u;qu n lí h ể ệ ả ệ thống nhập nguyên li u; qu n lí hệ ả ệ thống xu t nguyên li u & thông tin nhân viên ấ ệ

- Công ty c ổ phần TTC chuyên nh n cung c p các mậ ấ ặt hàng văn phòng phẩm, bên cạnh đó còn cho thuê thêm các bãi đậu xe container

1.1.2 K t quếả khảo sát hiện tại (quy trình quản lý/con người)

- Đại Hội Đồng Cổ Đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, quyết định mọi hoạt động và vấn đề quan trọng của công ty trong việc phát triển, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất công ty

- Hội Đồng Quản Trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi hoạt động và vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty

- Ban kiểm soát do Hội đồng đại Cổ đông bầu ra, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty

- Tổng giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm và quản lí công ty Tiền lương và thưởng của Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị quyết định

- Bên cạnh đó còn có các phó giám đốc hỗ trợ, cơ cấu này còn được phân hóa chuyên môn đến từng phòng ban như sau:

Phòng kinh doanh: Ch u trách nhi m qu ng cáo, làm hị ệ ả ợp đồng kinh doanh, làm việc với các nhà cung c p nguyên vấ ật liệu và khách hàng

Phòng hành chính: Ch u trách nhi m v m t nhân s Phòng K toán: Phị ệ ề ặ ự ế ụ trách hoạt động tài chính c a công ty ủ

Phòng k toán: Hế ạch toán đầy đủ, chính xác và k p th i v n và n H ch toán các ị ờ ố ợ ạ kho n thu chi và hi u qu kinh doanh theo chính sách c a công ty.Lên k ho ch tài chính, ả ệ ả ủ ế ạ kinh doanh theo tháng, quý, năm

Việc qu n lý nguyên li u c a công ty do b ả ệ ủ ộ phận kho nguyên li u ph ệ ụ trách 1.1.3. Các tồn tại trong quản lý.

- Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin, dữ li u v nguyên vật liệu: Thường hay ệ ề x y ra các tình trả ạng như n ậh p sai, nh p thi u, nh p th a khi n cho d ậ ế ậ ừ ế ữ liệu không đồng b , gây ra thộ ất lạc, m t mát v hàng hóa, vấ ề ật tư

- Không kiểm tra được tình tr ng c a nguyên v t li u ngay l p tạ ủ ậ ệ ậ ức: khó khăn trong vi c ki m tra, ki m soát tình tr ng c a nguyên v t li u, hàng hóa ệ ể ể ạ ủ ậ ệ để đưa ra các quyết định vận hành hiệu quả ngay lập tức.Kiểm tra ngày nhập xuất để ễ dàng ưu tiên hàng d xuất trước , hàng xu t sau ấ

- Không đảm bảo được định m c hàng t n kho: không kiứ ồ ểm soát được lượng hàng t n kho nhồ ất định để thực hiện các k ế hoạch sản xu t ấ

Các chức năng cần qu n lý trong h ả ệ thống thông tin :

- Kiểm tra nguyên vật liệu ( ngày nh p, ngày xuậ ất & số lượng hàng t n ) ồ - Quản lý hệ thống nh p li u (mã phi u nh p, nhân viên nh p, s ậ ệ ế ậ ậ ố lượng) - Quản lý hệ thống xu t li u (mã phi u xu t, nhân viên xu t , s ấ ệ ế ấ ấ ố lượng )

Thiết kế cơ sở ữ liệu d Hiện th c bài toán.ự

1.3 Các chức năng cần qu n lý trong h ảệ thống thông tin 1.3.1. Nhập nguyên li u ệ

a Thông báo nh n nguyên v t li u: Thông báo thậ ậ ệ ời gian lô hàng được giao đến, ghi nhận vào h ệ thống và chỉ đạo nhân viên nh n hàng ậ

b Ki m tra nh n nguyên vể ậ ật liệ : Khi hàng về đếu n s ẽ có một nhân viên chị trách nhi m ệ ki m tra sể ố lượng hàng hóa, chất lượng s n ph m & ch u trách nhiả ẩ ị ệm về lô hàng c Viết phiếu nhập kho: Sau khi ki m tra hàng hóa thì viể ết phiếu nhập kho

d C p nh t th kho: Sau khi hoàn t t các th t c giao nh n, kiậ ậ ẻ ấ ủ ụ ậ ểm tra đầy đủ s n hành ẽ tiế lưu các thông tin, số liệu vào thẻ kho

e L p danh sách nguyên v t li u c n mua: Khi kho h t nh ng mậ ậ ệ ầ ế ữ ặt hàng để giao tới cho khách hàng thì s g i danh sách nguyên v t li u cẽ ử ậ ệ ần mua cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh đặt mua nguyên liệu từ nhà cung cấp

1.3.2. Xuất nguyên liệu

Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, bộ phận kho nguyên liệu chuẩn bị nguyên vậ ệt li u và chuyển ra nơi để nguyên vật liệu

a L p phi u xu t nguyên v t li u: Dậ ế ấ ậ ệ ựa theo đơn đặt hàng c a khách hàng mà bên kho ủ s ẽ luật phiếu xuất các m t hàng, kiặ ểm đủ ố lượ s ng

b Ki m tra xác nh n nguyên v t li u ể ậ ậ ệ

c Vi t phi u xu t kho: Sau khi xu t xong nguyên v t li u nhân viên ti n hành vi t phiế ế ấ ấ ậ ệ ế ế ếu xuất kho

d C p nh t th kho: Sau khi hoàn t t các th t c giao nguyên li u, kiậ ậ ẻ ấ ủ ụ ệ ểm tra đầy đủ ố s l ng và ch ng lo i nguyên li u giao s ựợ ủ ạ ệ ẽ tiến hành lưu các thông tin, số liệ u vào th kho ẻ

Thiết kế cơ sở ữ liệu d Hiện th c bài toán.ự

1.3.3. Kiểm kê nguyên li u ệ

Là m t công vi c c n thi t di n ra vào cu i ngày làm viộ ệ ầ ế ễ ố ệc để đảm b o có th yêu cả ể ầu nh p nguyên liậ ệu ngay đố ới v i nh ng nguyên liữ ệu đã hết mà b ph n kho ộ ậ đang cần và ki m tra chính xác sể ố lượng nguyên li u còn trong kho có trùng kh p v i s lệ ớ ớ ố ựơng nguyên li u nh p xu t hàng ngày không ệ ậ ấ

p phi u ki m kê: Chu n b m kê nguyên li u

b Ki m kê nguyên li u: Cu i ngày làm vi c nhân viên kho nguyên li u s ki m tra s ể ệ ố ệ ệ ẽ ể ố lượng nguyên liệu còn lại trong kho và đối chiếu v i s ợng đầu ngày và số ợng ớ ốlư lư nh p xu t trong ngày xem có trùng kh p không ậ ấ ớ

c Tổng h p vào th kho: Kợ ẻ ết thúc ki m kê ti n hành t ng h p vào thể ế ổ ợ ẻ kho

CHƯƠNG 2 : BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO

B ng 2.1.2: KHO ả

Field Name Field Type Field Size Description

Field Name Field Type Field Size Description

Bảng 2.1.4: NHANVIEN

Field Name Field Type Field Size Description

Field Name Field Type Field Size Description

B ng 2.1.6: CHI TIET XUAT ả

Field Name Field Type Field Size Description

B ng 2.1.7: PHIEU NHAP KHO ả

Field Name Field Type Field Size Description

B ng 2.1.8: PHIEU XUAT KHO ả

Field Name Field Type Field Size Description

Quan hệ gi a các bữảng:

Hình 2.1.1: Quan h gi a các b ng ệ ữ ả 2.2 Nhập liệu cho bảng.

Hình 2.2.1: Nhập li u b ng kho.ệ ả

Hình 2.2.2: Nh p li u b ng nhà cung cậ ệ ả ấp.

Hình 2.2.3: Nhập li u b ng nguyên vệ ả ật liệu

Hình 2.2.4: Nhập li u b ng nhân viênệ ả

Hình 2.2.5: Nhập li u b ng phi u nh p kho ệ ả ế ậ

Hình 2.2.6: Nhập li u b ng phi u xu t kho ệ ả ế ấ

Hình 2.2.7: Nhập li u b ng chi tiệ ả ết nhập

Hình 2.2.8: Nhập li u b ng chi tiệ ả ết xuất

2.3 Truy v n các chấức năng

a) Liệt kê các nguyên vật liệu có đơn giá từ 000 đế 7 n 300.000, s p xắ ếp theo th t ứ ự tăng dần

Lưu truy vấn thành tên “1” Chạy truy vấn và kiểm tra, đối chiếu với kết qu ảdưới đây:

Hình 2.3.1: Kết quả đạt được của truy v n 1 ấ

b) Liệt kê các nguyên v t li u có sậ ệ ố lượng t n kho trên 10 Thông tin bao g m ồ ồ MANVL, TENNVL, SLTON

Lưu truy vấn thành tên “ ” Chạ2 y truy vấn và kiểm tra, đối chiếu với kết qu ảdưới đây:

Hình 2.3.2: Kết quả đạt được của truy v n 2 ấ c) Liệt kê các nhà cung cấp có địa chỉ ở Bình Dương

n thành 3 y truy v n và ki u v i k

Lưu truy vấ tên “ ” Chạ ấ ểm tra, đối chiế ớ ết quả dưới đây:

Hình 2.3.3: Kết quả đạt được của truy v n 3 ấ d) Liệt kê các nhân viên có ngày sinh trước năm 1990

Lưu truy vấn thành tên “ ” Chạ4 y truy v n và kiấ ểm tra, đối chi u v i k t qu ế ớ ế ả dưới đây:

Hình 2.3.4: Kết quả đạt được của truy v n 4ấ

e) Liệt kê các mặt hàng được nhập trong năm 2020 ( bao gồm :MAPN, MANV, TENNV, GIOI TINH, NGAY NHAP )

Lưu truy vấn thành tên “ ” Chạ6 y truy v n và kiấ ểm tra, đối chi u v i k t qu ế ớ ế ả dưới đây:

Hình 2.3.5: Kết quả đạt được của truy v n 6 ấ

f) Liệt kê các m t hàng ặ xuất trong năm 2023, có tổng hóa đơn trên 1.000.000 ( bao g m : MAPX, MANV, TENNV, NGAYXUAT,DONGIA,TONGTIENXUAT) ồ

Lưu truy vấn thành tên “ ” Chạ7 y truy vấn và kiểm tra, đối chiếu với kết qu ảdưới đây:

Hình 2.3.6: Kết quả đạt được của truy v n 7 ấ

v) Tăng đơn giá nhập nguyên v t li u lên 10% cho nguyên v t liêu có sậ ệ ậ ố lượng

g) Xoá nhân viên có họ và tên “ Lê Thị Bình”

Lưu truy vấn thành tên “ ” Chạ9 y truy v n và kiấ ểm tra, đối chi u v i k t qu ế ớ ế ả dưới đây:

Hình 2.3.8: Kết quả đạt được của truy v n 9 ấ

h) Xuất nhà cung cấp 01 đã cung cấp nh ng m t hàng gì ? ữ ặ Đơn giá bao nhiêu?

Lưu truy vấn thành tên “10” Chạy truy v n và kiấ ểm tra, đối chi u v i k t qu ế ớ ế ả dưới đây:

Hình 2.3.9: Kết quả đạt được của truy v n 10 ấ

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ GIAO DIỆN

3.1 Các bi u m u(Form) ểẫ

Hình 3.1.1: Bi u m u phi u nh p khoể ẫ ế ậ

Hình 3.1.2: Biểu m u phi u xu t kho ẫ ế ấ

Hình 3.1.3: Biểu m u phi u nguyên vẫ ế ật liệu Khi click vào nút go to first record: trở lại trang đầu tiên Khi click vào nút go to previous record: lùi lại 1 trang Khi click vào nút go to next record: tiến qua một trang Khi click vào nút go to last record: đi đến trang cu i cùng ố Khi click vào nút thêm mới: thực hiện thêm mới 1 trang trên form Khi click vào nút xem bc: sẽ hiện báo cáo đã tạo

Khi click vào nút xóa: sẽ xóa 1 trang trên form

Hiển th thông tin mã kho và mã nhà cung c p b ng cách dùng ComboBox ị ấ ằ 3.2 Các báo cáo (Report)

Report 1: Danh sách phi u xu t kho ế ấ

Danh sách xu t phi u kho ấ ế được thi t k theo hàng ngang (Tabular), ế ế dùng hàm Sum để tính tổng s ố lượng các phi u xu t ế ấ

Lưu và chạy báo cáo đối chiếu với kết qu ảdưới đây:

Hình 3.2.1: Danh sách phi u xu t kho ế ấ Report 2: Danh sách hàng t n kho ồ

Danh sách hàng t n kho ồ được thi t k theo hàng ngang (Tabular), ế ế dùng hàm Sum để tính tổng s ố lượng các nguyên v t li u còn t n kho ậ ệ ồ

Lưu và chạy báo cáo đối chiếu với kết qu ảdưới đây:

Hình 3.2.2:Danh sách hàng t n kho ồ

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN

4.1 Kết luận

4.1.1 Các chức năng mà dự án đã làm được

Nắm bắt được quy trình công vi c và hoệ ạch định được quy trình nh p xu t cho công ậ – ấ ty c ph n TTC Tổ ầ ừ đó giải quyết được bài toán trong quá trình nh p- xu t hàng hóa ậ ấ cũng như là trong vấn đề kiểm tra hàng hóa còn tồn trong kho

Ngoài ra khi có vấn đề ả x y ra v i hàng hóa thì hoàn toàn có th truy xu t xem nhân viên ớ ể ấ nào nh n lô hàng ho c nhà cung c p nào cung c p lô hàng Cùng vậ ặ ấ ấ ới đó có thể tra xuất hàng còn bao nhiêu ngày, ưu tiên những mặt hàng nào xuất trước

4.1.2 H n ch ạế

D án xây d ng h ự ự ệ thống thông tin qu n lý thông tin nh p xu t hàng hóa cho công ả ậ – ấ ty c ph n TTC ổ ầ đã đạt được nh ng thành công nhữ ất định, góp ph n nâng cao hi u qu ầ ệ ả qu n lý quy trình trong v n kho Tuy nhiên, d ả ậ ự án cũng còn tồn tại một số ạ h n ch , cế ần được kh c phắ ục trong th i gian t i, bao gồm: ờ ớ

- Hệ thống còn khá sơ sài, giới hạn về dung lượng lưu trữ nên chỉ phù hợp với nh ng doanh nghi p vữ ệ ừa và nhỏ

- Thao tác truy vấn còn khá rườm rà nên yêu cầu người sử d ng ph i có ki n thụ ả ế ức chuyên môn

- Việc xây d ng mô hình, hự ệ thống qu n lý tài li u b ng Access m t nhi u thả ệ ằ ấ ề ời gian và công sức.

4.2 Hướng phát tri n ể

Nghiên c u cách xây d ng mô hình m t hứ ự ộ ệ thống Access t i gi n th i gian nh t có ố ả ờ ấ thể Đưa ra các câu lệnh đơn giản hơn, các thao tác dễ dàng hơn cho những người không có quá nhiều chuyên môn

U THAM KH O

1) Phạm Th Thanh H ng và Ph m Minh Tu n (2007) H ị ồ ạ ấ ệ thống thông tin qu n lý ả NXB Khoa học kỹ thu t.ậ

2) Nguy n Thanh Hùng (2006) Hễ ệ thống Thông tin Qu n lý Nhà Xu t Bả ấ ản ĐH Quốc Gia Tp H Chí Minh ồ

3) PGS.TS Hàn Vi t Thu n (2008) Giáo trình Hế ậ ệ thống thông tin qu n lý Nhà ả xuất bản Đại học kinh t quế ốc dân.