Trình Bày Mô Hình, Đặc Trưng Và Các Thành Phần Chính, Lợi Ích Của Hệ Thống Bán Hàng. Phân Tích= Những Thuận Lợi Và Khó Khăn Khi Triển Khai Hệ Thống Này Tại Doanh Nghiệp.pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA HTTT KINH TẾ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

-BÀI THẢO LUẬN

Học phần: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN:

Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phầnchính, lợi ích của hệ thống bán hàng Phân tích

những thuận lợi và khó khăn khi triển khaihệ thống này tại doanh nghiệp

Giảng viên bộ môn : TS Lê Việt HàLớp học phần: 2262eCIT0311Nhóm thực hiện: Nhóm 10

HÀ NỘI - 11/2022

1

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại bùng nổ công nghệ 4.0 như hiện nay, vai trò của các hệ thống thông tin có thể nói là vô cùng cấp thiết và đang ngày càng lớn mạnh Từ đầu chỉ để hỗ trợ một số hoạt động văn phòng, nay hệ thống thông tin đã có vai trò quan trọng trong chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp Trong điều kiện môi trường kinh doanh đang thay đổi liên tVc, nhWng cX hội và thách thYc luôn tZn tại với mỗi doanh nghiệp Hệ thống thông tin chính là một công cV đắc lực, là cánh tay phải giúp các doanh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thưXng hiệu và vị thế cạnh tranh tối ưu trên thị trường không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các thị trường quốc tế Một hệ thống quản lý bán hàng là không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống này chính là nhWng phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng, kiểm soát được hàng hóa một cách chặt chẽ hXn đZng thời cũng có nhiệm vV phân phối hàng hóa đến nhWng kênh phân phối theo mVc tiêu đã đề ra nhằm tối ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch vV với chi phí hợp lý, đạt hiệu quả tối đa Từ đó hệ thống thông tin bán hàng giúp doanh nghiệp đạt được mVc tiêu marketing ngắn hạn cũng như dài hạn và vạch hoạch định chiến lược trong tưXng lai để nắm ưu thế cạnh tranh Một phần mềm không phải cY đầy đủ chYc năng là tốt mà còn phải phù hợp với mô hình kinh doanh để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận, vừa nâng cấp vừa cải tiến và có chi phí hợp lý Bên cạnh đó, việc triển khai hệ thống quản lý bán hàng tại doanh nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn nhưng cũng có nhWng thuận lợi, điều kiện tốt để phát triển Vì vậy chúng em đã tự mình giải đáp cho nhWng câu hỏi xoay quanh chủ đề hệ thống quản lý bán hàng nhằm giúp cô và các bạn hiểu rõ hXn về hệ thống được doanh nghiệp đưa vào sử dVng.

2

2.1.1 Giới thiệu về phần mềm quản lý bán hàng Kiotviet 10

2.1.2 Ứng dụng Kiotviet vào quản lý bán hàng 11

2.2 Vai trò của phần mềm KiotViet 12

2.3 Các chức năng chính của KiotViet 13

2.3.1 Chức năng đặt mua tiện lợi 13

2.3.2 Chức năng bán hàng in hóa đơn 14

2.3.3 Chức năng nhập hàng hóa và giá bán 15

2.3.4 Chức năng quản lý nhập xuất tồn kho 15

2.3.5 Chức năng quản lý khách hàng 16

2.3.6 Tích hợp với các sàn TMĐT 17

2.3.7 Tạo website bán hàng 18

2.3.8 Bán hàng và quản lý trên điện thoại 18

2.4 Thuận lợi và khó khăn khi triển khai phần mềm 19

3.3 Phân tích mô hình nghiệp vụ 23

3.4 Sơ đồ phân rã chức năng 24

3.4.1 Lập bảng phân tích chức năng 24

3.4.2 Sơ đồ phân cấp chức năng 25

3.5 Mô hình luồng dữ liệu 26

3.5.1 Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 26

4

3.5.1.1 Các tác nhân ngoài của hệ thống 26

3.5.1.2 Sơ đồ ngữ cảnh 26

3.5.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 27

3.5.3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 28

3.5.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình “NHẬP HÀNG” 28

3.5.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình “BÁN HÀNG” 29

3.5.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình “BÁO CÁO” 30

PHẦN IV KẾT LUẬN VÀ THẢO LUẬN 31

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

5

PHẦN I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNGTHÔNG TIN BÁN HÀNG

1.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng: là tập hợp hệ thống thông tin sử dVng

trong quá trình quản lý bán hàng (HTTT quản lý kho hàng, HTTT Marketing, HTTT tài chính - kế toán ), quản lý quan hệ khách hàng (HTTT quản lý khách hàng ) và các quá trình quản lý khác có mối quan hệ tưXng quan lẫn nhau nhằm mVc đích hướng tới mVc tiêu chung là quản lý bán hàng

1.2 Một số hình thức bán hàng phổ biến

Các hình thYc bán hàng phổ biến được chia thành 3 nhóm chính với nhWng đặc trưng cX bản:

✯ Các hình thức bán hàng không thông qua công nghệ kết nối

Đây là nhWng hình thYc bán hàng truyền thống, ra đời từ trước khi có sự xuất hiện của công nghệ kết nối trực tuyến.

- Bán hàng trực tiếp – Direct Selling: Bán hàng trực tiếp xuất hiện từ thế kỷ thY 19 với phưXng thYc phVc vV trực tiếp đến khách hàng mà không thông qua bên trung gian Hình thYc này tZn tại trong thời gian dài, thay đổi linh hoạt theo sự phát triển của nền kinh tế Ưu điểm nổi bật của bán hàng trực tiếp là tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp CV thể, người bán không phải tốn phí cho nhân công hay các hoạt động thu thập dW liệu khách hàng

- Hình thức bán lẻ – Retail Selling: Đây là hình thYc bán hàng thông qua bên trung gian là nhà phân phối Ví dV, hàng hóa được bán cho các kênh phân phối như siêu thị, cửa hàng Sau đó, nhWng địa chỉ này sẽ cung cấp sản phẩm đến tay người tiêu dùng Điểm mạnh của hình thYc bán lẻ là đa dạng các đXn vị bán lẻ với nhiều quy mô hoạt động từ cửa hàng nhỏ đến chuỗi cửa hàng nhiều chi nhánh Ngoài ra, bên trung gian cũng dễ dàng kiếm lợi nhuận nhờ xác định được nhu cầu người mua Hình thYc này có ưu điểm lớn về giá cho người tiêu dùng cũng như giúp nhà bán lẻ có lợi nhuận cao hXn nhà bán buôn.

- Hình thức bán hàng tận nhà – Door To Door Selling: Hình thYc bán hàng tận nhà khá phổ biến tại các khu chung cư Đây là hoạt động người bán đến tận nhà để tư vấn, cung cấp trực tiếp mặt hàng cho người tiêu dùng Ví dV điển hình cho hình thYc này là các nhân viên tư vấn bất động sản, khóa học anh văn thường đến nhà tư vấn về sản phẩm, dịch vV với khách hàng.

✯ Các hình thức bán hàng gián tiếp thông qua công nghệ kết nối

6

Hình thYc bán hàng gián tiếp ra đời tận dVng lợi ích của các thiết bị kết nối như điện thoại, website và Yng dVng bán hàng trực tuyến

- Bán hàng qua điện thoại – Telesale: Mạng điện thoại phát triển là nền tảng thuận lợi cho hình thYc bán hàng gián tiếp hoạt động Thông qua việc gọi điện thoại trực tiếp cho khách hàng, bên kinh doanh có thể tư vấn, thuyết phVc khách hàng mà không cần gặp trực tiếp Ưu điểm của hình thYc này là sự tiện lợi, có thể thực hiện ở bất kì đâu, chỉ cần có một chiếc điện thoại đã được kết nối ĐZng thời telesale còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.Tuy nhiên, nhược điểm của bán hàng qua điện thoại là cần sự kiên nhẫn trong quá trình tư vấn, cũng như đòi hỏi khả năng nắm bắt tâm lý khách hàng.

- Bán hàng online - Online Selling: Không thể phủ nhận mạng xã hội có tốc độ phát triển mạnh mẽ tạo điều kiện thuận lợi để bán hàng trực tuyến tiếp cận khách hàng dễ dàng Đây cũng là hình thYc bán hàng chiếm lĩnh thị trường hiện nay, được dự đoán sẽ ngày càng phát triển hXn trong tưXng lai.Điểm mạnh của hình thYc này là không tốn nhiều chi phí mặt bằng, chỉ cần tập trung phát triển website để thu hút khách hàng Ngoài ra, đây còn là hình thYc có tiềm năng phát triển lớn trong tưXng lai vì số lượng người dùng Internet ngày một nhiều.Tuy nhiên, điểm hạn chế của bán hàng online là khả năng bảo mật kém và dễ bị xâm nhập, đánh cắp dW liệu.

✯ Các hình thức bán hàng khác

- Hình thức bán hàng giữa các doanh nghiệp - B2B Selling: Đây được xem là hình thYc kinh doanh, giao dịch trực tiếp giWa các doanh nghiệp Ưu điểm của hình thYc này là lượng hàng lớn và tỷ lệ chuyển đổi cao hXn Bên cạnh đó, hình thYc bán hàng B2B cũng gặp trở ngại khi thời gian quyết định mua hàng của doanh nghiệp khá lâu, thị trường hạn chế và khách hàng tiềm năng không nhiều.

- Hình thức bán hàng giữa người tiêu dùng và doanh nghiệp - B2C Selling: B2C là hình thYc bán hàng mà doanh nghiệp sẽ trực tiếp giao sản phẩm đến tận tay khách hàng Theo đó, hàng hóa sẽ được đàm phán về giá cả cũng như đặc tính kỹ thuật cV thể Mô hình bán hàng này thường được Yng dVng trong lĩnh vực E-commerce (thưXng mại điện tử) Nhược điểm của hình thYc bán hàng này là phía doanh nghiệp luôn cần phải đưa ra giải pháp bán hàng, chăm sóc khách hàng thật tối ưu; tính cạnh tranh cao; cần nhiều nguZn nhân lực và trang thiết bị hỗ trợ.

1.3 Một số chức năng chính trong HTTT bán hàng

Khi người tiêu dùng có nhu cầu mua hàng họ sẽ đến các siêu thị bán lẻ như tạp hóa hay siêu thị… và lựa chọn các mặt hàng theo nhu cầu rZi được thanh toán tại các quầy thanh toán Tại đó nhân viên bán hàng lập hóa đXn bán hàng bao gZm các thông tin về sản phẩm như: Tên sản phẩm, đXn vị tính, số lượng và đXn giá và thông tin khách hàng về họ tên địa chỉ số điện thoại nhằm phân loại khách hàng Sau đó khách 7

hàng thanh toán tiền và nhận hàng Người bán giúp đỡ người mua có được nhWng thY họ cần, ngược lại người mua cũng giúp người bán đạt được mVc tiêu thu lợi nhuận, giải quyết đầu ra cho sản xuất

✯ Nhập hàng từ nhà cung cấp vào kho

- Lập kế hoạch nhập hàng: Lập danh sách các mặt hàng sẽ nhập về bao gZm thông tin về các mặt hàng như tên hàng hóa, đXn vị tính, số lượng, đXn giá

- Đặt mua hàng từ nhà cung cấp: Có 2 cách để mua hàng từ nhà sản xuất một là đến trực tiếp nhà sản xuất để mua hàng hoặc lập đXn hàng gửi tới nhà sản xuất

- Kiểm tra hàng: Kiểm soát lượng hàng có đảm bảo chất lượng cũng như số lượng

- Lập phiếu chi thanh toán: Lập phiếu chi để ghi rõ các khoản thanh toán cho nhà cung cấp

- Phân bổ hàng vào kho: Vận chuyển phân loại các mặt hàng vào kho - Quản lý việc thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp

Quy trình nhập kho

✯ Bộ phận kế hoạch lập kế hoạch marketing

- Xác định đối tượng khách hàng trọng tâm - Xác định thị trường

- Định hướng chiến lược cạnh tranh - Đưa ra chiến lược marketing - Giảm giá trực tiếp - Chăm sóc khách hàng - Quà tặng khuyến mại

✯ Thủ kho nhập hàng vào kho, bảo quản chất lượng hàng và thường xuyên kiểm

kê kho

- Nhập dW liệu thực tế sau khi kiểm kê

- Liệt kê các hàng đang tZn kho tại thời điểm kiểm kê

- Tiến hành lập các chYng từ điều chỉnh số liệu kế toán cho đúng với số liệu thực Phiếu giao hàng BỘ PHẬN KẾ HOẠCH NHÀ CUNG CẤP Yêu cầu mua hàng Phiếu 8

giao hàng THỦ KHO THỦ QUỸ Phiếu thanh toán Phiếu thanh toán BAN GIÁM ĐỐC Thông tin chỉ đạo Báo cáo thực hiện.

Thứ nhất, HTTT bán hàng giúp hoàn thiện cX sở vật chất công nghệ thông tin quản lý bán hàng trong doanh nghiệp: Khi triển khai HTTT quản lý bán hàng trong DN, người ta cần đào tạo NSD, nâng cấp thêm hệ thống mạng và phần cYng, xây dựng PM quản lý bán hàng và CSDL quản lý bán hàng, chuẩn hóa quy trình thủ tVc liên quan đến quản lý bán hàng trong DN.

Thứ hai, Hỗ trợ các hoạt động quản lý trong doanh nghiệp: Quản lý kho hàng, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý báo cáo, quản lý chưXng trình khuyến mãi thẻ tích điểm thành viên, tăng năng suất lao động, tăng độ chính xác, tăng khả năng làm việc theo nhóm, giảm chi phí, giảm nhân lực, giảm thời gian.

Thứ ba, Tự động hóa báo cáo thống kê bảng so sánh tổng hợp phân loại theo yêu cầu của cấp quản lý: Tự động tạo ra các báo cáo, thống kê, bảng so sánh, tổng hợp, phân loại, sắp xếp hàng hóa, khách hàng đối với từng nghiệp vV quản lý bán hàng trong DN.

9

PHẦN II PHÂN TÍCH PHẦN MỀM KIOTVIET TRONG HỆTHỐNG THÔNG TIN BÁN HÀNG

2.1 Tổng quan về phần mềm KiotViet

2.1.1 Giới thiệu về phần mềm quản lý bán hàng Kiotviet

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi công ty Cổ phần Yng dVng Citigo KiotViet là sản phẩm của thành viên Hiệp hội bán lẻ nước ta (AVR), được Hiệp hội Yng dVng và dịch vV công nghệ thông tin Việt Nam VINASA đZng ý trong lĩnh vực công nghệ phần mềm Ứng dVng KiotViet thích hợp với các cửa hàng bán lẻ, giúp họ xử lý khó khăn trong lúc quản lý bán hàng một cách dễ hiểu, giản đXn nhất mà không tốn quá nhiều chi phí.

✯ Một số tính năng của phần mềm KiotViet

- Tính năng đặt mua tiện lợi

Tính năng đặt mua của phần mềm KiotViet có khả năng sử dVng nhiều lần trong cùng một khoảng thời gian Đối với mỗi đXn đặt mua, chu trình giao hàng có khả năng diễn ra nhiều lần Vì vậy, quá trình thanh toán cũng sẽ được tiến hành nhiều lần Ứng dVng KiotViet có khả năng khả năng hỗ trợ vấn đề đặt hàng của người tiêu dùng như:

Bạn có khả năng tạo một phiếu đặt hàng và chia lẻ giao thành nhiều lần Khi giao hàng bạn sẽ được nhận một hóa đXn tưXng Yng với sản phẩm bạn nhận Khi xuất hóa đXn bạn sẽ được hệ thống thông báo hiển thị nhWng món đZ chưa được chuyển phát.

Trạng thái của đXn hàng được hiển thị dưới dạng bốn kiểu thông báo sau: phiếu tạm, đang giao hàng, hoàn thành và đã hủy Toàn bộ tình trạng trên đều được thiết lập sẵn và chủ cửa hàng chỉ cần nhấn chọn tình trạng phù hợp nhất với đXn hàng đó

10

- Tính năng quản lý dữ liệu hàng hóa

Là phần mềm quản lý nên chYc năng quản lý dW liệu hàng hóa cũng là một điểm mạnh của KiotViet ChYc năng này giúp người dùng hình dung dòng tiền mặt của cửa hàng đã thu, chi và còn tZn đọng.

- Công dụng quản lý hàng hóa – KiotViet

Đối với nhWng người làm kinh doanh, lợi nhuận chính là mối quan tâm hàng đầu của họ Để có thể nâng cao tác dVng kinh doanh, việc quản lý tốt hàng hóa là một nhiệm vV vô cùng cần thiết Dù các mặt hàng của bạn có đặc thù ra sao thì phần mềm quản lý hàng hóa KiotViet cũng có thể dễ dàng xử lý.

2.1.2 Ứng dụng Kiotviet vào quản lý bán hàng

Bán hàng trên Facebook Fanpage - Tích hợp kết nối Facebook Fanpage

Mỗi gian hàng KiotViet cho phép bạn có thể kết nối tới nhiều Facebook Fanpage Số lượng tối đa các fanpage được kết nối bằng số lượng tối đa các chi nhánh của gian hàng trên hợp đZng.

Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), chọn Thiết lập cửa hàng (2) Trong khối Tích hợp kênh bán, bạn chọn Tích hợp bán hàng qua các kênh mạng xã hội (3).

Cách kết nối tới Facebook Fanpage.

11

Hiện tại, KiotViet được hXn 150.000 cửa hàng tin tưởng và sử dVng với tốc độ tăng trưởng lớn - đạt 10.000 cửa hàng mới mỗi tháng.

Anh Tú - bếp trưởng nhà hàng ChưXng DưXng Quán tại quận Hoàn Kiếm (Hà Nội), chia sẻ: “Tình trạng mà nhiều bếp hay gặp phải khi quán đông khách là bị quá tải đơn Bồi bàn không thể nhớ hết khách nào gọi món trước, khách nào gọi sau, thành ra bếp làm theo order rất loạn, dễ bị thừa thiếu, sai món Tuy nhiên với KiotViet, tình trạng này đã được khắc phục Sau khi khách order món, phiếu chế biến được in ra tức thời, bếp chỉ cần làm theo thứ tự và ghi chú trong phiếu Phần mềm giúp bếp hoạt động ổn định với năng suất cao ngay cả khi đông khách”.

2.2 Vai trò của phần mềm KiotViet

✯ Hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trong hệ thống bán lẻ

Khi triển khai một hệ thống thông tin, doanh nghiệp cần phải đào tạo nhân viên để sử dVng thành thạo phần mềm KiotViet ĐZng thời cần nâng cấp, thêm mới phần cYng, hệ thống mạng để phVc vV chuẩn hóa quy trình nghiệp vV, xây dựng phần mềm và cX sở dW liệu.

✯ Hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong doanh nghiệp

Phần mềm KiotViet trong hệ thống thông tin bán hàng giúp hỗ trợ các hoạt động nghiệp vV như: quản lý thông tin hàng hóa, kiểm soát hàng tZn kho, kiểm soát tình hình kinh doanh… trong hệ thống bán lẻ của các cửa hàng tạp hóa và siêu thị nhỏ (siêu thị mini).

Thứ nhất, phần mềm KiotViet giúp tăng đáng kể hiệu suất và năng suất các cửa hàng bán lẻ và siêu thị mini Hiện nay phần mềm ngày càng được sử dVng rộng rãi và phổ biến hXn nhằm giúp nâng cao hiệu quả doanh thu, thu hút khách hàng và tối thiểu hóa thời gian Đối với nghiệp vV quản lý thông tin hàng hóa, phần mềm giúp người sử dVng có thể quản lý hàng ngàn mã sản phẩm khác nhau, thông tin hàng hóa được lưu trW đầy đủ không giới hạn giúp hệ thống cửa hàng tối ưu, tăng năng suất lao động.

Thứ hai, tăng độ chính xác Phần mềm KiotViet được tự động hóa và sử dVng các thuật toán phYc tạp giúp giảm lỗi của người sử dVng trong hệ thống HXn thế nWa, nhân viên có thể tập trung vào các khía cạnh cốt lõi của hệ thống bán lẻ thay vì dành hàng giờ để thu thập dW liệu, điền vào giấy tờ và phân tích thủ công Đối với quy trình nghiệp vV thanh toán, phần mềm KiotViet được tích hợp các thuật toán giúp thu ngân thực hiện các thao tác thanh toán dễ dàng và nhanh chóng nhất ĐZng thời, phần mềm hỗ trợ tích hợp nhiều phưXng thYc thanh toán giúp thu ngân không bị nhầm lẫn, các thao tác thanh toán nhanh chóng mà vẫn chính xác từng con số.

Thứ ba, tăng khả năng làm việc nhóm và kỹ năng sử dVng tin học của nhân viên Nhân viên bán hàng được xem là nhân tố quan trọng đóng góp vào sự thành công chung của cửa hàng Chính vì vậy, phần mềm KiotViet góp phần quản lý phân quyền 12

và nắm bắt doanh số bán hàng của từng nhân viên Điều này giúp tăng hiệu suất công việc của từng người, thể hiện được hiệu quả, thành tích, có thể gắn trách nhiệm cũng như lợi ích của từng cá nhân ĐZng thời hoàn thiện khả năng làm việc theo nhóm với mVc đích chung là hoàn thành xuất sắc nhiệm vV mà quản lý cửa hàng đã giao phó HXn thế nWa, phần mềm này còn theo dõi tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh liên quan đến nhân viên, ghi nhận toàn bộ lịch sử bán hàng, phân tích chi tiết doanh số, doanh thu bán hàng của nhân viên Bởi vậy, đòi hỏi mỗi nhân viên có nhWng kỹ năng cần thiết để đảm bảo chất lượng công việc, có ý thYc và trách nhiệm cao Để từ đó, nhóm nhân sự đã được trang bị các kỹ năng thiết yếu có thể giải quyết các vấn đề phát sinh khác sau bán hàng, gây dựng nên một văn hóa làm việc chuyên nghiệp và độ tin cậy cao tại cửa hàng.

Thứ tư, hệ thống thông tin quản lý bán hàng KiotViet có thể giúp các cửa hàng bán lẻ tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong các công việc bán hàng, tiếp thị, thu thập thông tin… ĐZng thời giao tiếp tốt hXn, chia sẻ thông tin dễ dàng hXn với khách hàng Đối với quy trình nghiệp vV kiểm soát hàng tZn kho, phần mềm KiotViet giúp các cửa hàng tránh tình trạng thất thoát hàng hóa, chỉ với thao tác tìm kiếm hoặc máy quét mã vạch để tiến hành hoạt động kiểm kho, giúp giảm thiểu thời gian, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên Số lượng hàng tZn kho thực tế trong kho cũng được nhập vào hệ thống quản lý nhanh chóng giúp giảm thiểu thời gian và chi phí thuê nhân viên rà soát giấy tờ.

Thứ năm, phần mềm KiotViet được tích hợp tối đa các hoạt động nghiệp vV cần thiết để thay thế sYc lao động của con người Vì vậy, phần mềm giúp giảm thiểu tối đa nguZn lực lao động Đối với hoạt động nghiệp vV bán hàng, giờ cao điểm của một cửa hàng bán lẻ, hoặc siêu thị mini cần một lượng lớn nhân viên để hỗ trợ tư vấn thông tin sản phẩm cho khách hàng Tuy nhiên, khi tích hợp phần mềm bán hàng KiotViet, công việc trên chỉ cần một vài nhân viên đã có thể thực hiện các thao tác như tạo hóa đXn, đặt hàng, trả hàng.

Ngoài ra, hệ thống thông tin quản lý bán hàng KiotViet cũng hỗ trợ các hoạt động quản lý nhân sự, quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng, quản lý kho… trong cửa hàng bán lẻ và siêu thị mini Nó giúp tạo báo cáo, thống kê doanh số, bảng so sánh, tổng hợp, phân loại theo yêu cầu của quản lý

2.3 Các chức năng chính của KiotViet2.3.1 Chức năng đặt mua tiện lợi

ChYc năng đặt mua của phần mềm Kiotviet có thể thao tác đặt mua nhiều lần trong cùng một khoảng thời gian Đối với mỗi đXn đặt mua, chu trình giao hàng có khả năng diễn ra nhiều lần Vì vậy, quá trình thanh toán cũng sẽ được tiến hành nhiều lần Ứng dVng KiotViet có khả năng hỗ trợ vấn đề đặt hàng của người tiêu dùng như:

13

- Tự tạo phiếu đặt hàng và chia lẻ ra giao thành nhiều lần với cùng một phiếu đặt mua.

- Khi giao hàng bạn sẽ được nhận một hóa đXn tưXng Yng với sản phẩm đó - Khi xuất hóa đXn hệ thống thông báo hiển thị nhWng món đZ chưa được chuyển phát.

Trạng thái của đXn hàng được hiển thị dưới dạng bốn kiểu thông báo: phiếu tạm, đang giao hàng, hoàn thành và đã hủy Toàn bộ nhWng trạng thái đXn hàng này đều đã được thiết lập sẵn và người chủ cửa hàng chỉ cần chọn tình trạng phù hợp nhất với đXn hàng đó.

2.3.2 Chức năng bán hàng in hóa đơn

14

Phần mềm KiotViet cho phép bạn thực hiện nhiều đXn đặt hàng cùng lúc, sự vượt trội này sẽ giúp bạn có thêm công cV để kiểm soát số lượng hàng đặt cũng như nắm bắt thị hiếu khách hàng Quét mã vạch hoặc tìm kiếm sản phẩm bằng mã số, hình ảnh…giúp nhanh chóng tạo hóa đXn trong tích tắc và lưu trW lịch sử giao dịch giúp dễ dàng truy xuất thông tin nhằm thuận tiện cho việc đổi/trả hàng hóa hay in lại hóa đXn thanh toán

Phần mềm KiotViet, giao diện bán hàng cũng theo motip của các phần mềm bán hàng khác hiện có trên thị trường Tuy nhiên, KiotViet có nhWng ưu thế vượt trội như là thực hiện được rất nhiều đXn hàng cùng lúc, giúp bạn có thêm công cV để kiểm soát số lượng hàng đặt cũng như nắm bắt thị hiếu khách hàng.

KiotViet còn hỗ trợ tìm kiếm sản phẩm bằng cách gõ trên thanh tìm kiếm mã số sản phẩm, mã vạch, hình ảnh hoặc thông qua quét mã vạch… nhanh chóng, tạo hóa đXn trong tích tắc và lưu trW lịch sử giao dịch giúp dễ dàng truy xuất thông tin để thuận tiện cho việc đổi/trả hàng hóa hay in lại hóa đXn thanh toán

2.3.3 Chức năng nhập hàng hóa và giá bán

Phần mềm KiotViet cho phép bạn nhập thông tin hàng hóa và giá bán, bạn hoàn toàn có thể thêm thông tin của hàng hóa mới và giá bán của chúng vào danh sách hàng hóa hoặc đổi giá bán của một loại hàng hóa nào đó Ngoài ra, phần mềm còn giúp theo dõi số lượng hàng tZn trong kho phVc vV việc kiểm soát lượng hàng hóa cần nhập xuất.

2.3.4 Chức năng quản lý nhập xuất tồn kho

Khi thiết lập hóa đXn bán hàng thì đZng thời số lượng hàng tZn trong kho cũng giảm đi theo số lượng hàng hóa bán

Trong trường hợp không có quản lý kho cho phần mềm, bạn vẫn có thể bán 15

hàng dù số lượng tZn kho âm và tùy vào nguZn lực có thể đưa vào để xử lý được tới đâu Khi hàng hóa nhập về bạn có thể tạo phiếu nhập cho hàng hóa, việc này làm tăng số lượng hàng hóa đó trong kho đZng thời bạn cũng có thể nhập số tiền sẽ trả cho nhà cung cấp và phần mềm sẽ giúp quản lý công nợ của bạn với nhà cung cấp.

2.3.5 Chức năng quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng là chYc năng cần thiết đối với việc kinh doanh, nhất là đối với các đXn vị kinh doanh có khách hàng thường xuyên quay trở lại như kinh doanh các mặt hàng về sWa, mẹ và bé, tạp hóa… sẽ cần có thông tin khách hàng để thuận tiện cho việc tích điểm, ưu đãi hay áp dVng chưXng trình áp dVng khuyến mãi cho từng đối tượng khách hàng Do đó việc truy xuất thông tin khách hàng lại càng quan trọng đối với các nhà kinh doanh.

Ở KiotViet, phần mềm có chYc năng thêm các tập khách hàng đó vào trong hệ 16