(Tiểu luận) trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợiích của httt quản lý kho phân tích những thuận lợi và khó khănkhi triển khai hệ thống này tại công ty ô tô 1 5

Chức năng quản lý nhân lực.Hệ thống thông tin quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ được hồ sơ nhân viên, theo dõi năng suất làm việc của từng phòng, ban, cá nhân,...theo những quy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ TÀI: Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của HTTT quản lý Kho Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại Công ty ô tô 1-5 Phân tích nghiệp vụ

về hệ thống quản lý thi thử ở trường đại học.

Giảng viên hướng dẫn Vũ Diệu Hương :

Nhóm thực hiện Nhóm 10 :

Mã lớp HP: 2249eCIT0311

Danh sách thành viên

Hà Nội, 2022

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

91 Hà Kim Trúc Nhóm trưởng 2.2 + 2.3 + 2.4.2 + 2.4.3 +

tổng hợp + Word

92 Đàm Anh Tuấn Thành viên 1.5 + 2.4.1

93 Trần Anh Tuấn Thành viên 1.4.2.1

94 Dương Thị Tuyên Thành viên Lời cảm ơn + Kết luận + 2.4.3

+ Thuyết trình

96 Lê Thị Trà Vinh Thành viên 1.4.2.2

97 Bùi Công Vương Thành viên 2.4.3

98 Nguyễn Thị Phương Vy Thư ký 1.1 + 1.2 + Powerpoint

99 Vũ Phạm Tường Vy Thành viên 2.1

100 Hà Thị Hồng Xuân Thành viên 1.4.1

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 4

Phần 1 Lý thuyết 2

1.1.Khái niệm hệ thống thông tin quản lý kho 2

1.2 Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhà kho 2

1.2.1 Quản lý xuất - nhập kho 2

1.2.2 Chức năng theo dõi và kiểm kê hàng tồn kho 2

1.2.3 Chức năng thiết kế kho hàng 3

1.2.4 Chức năng quản lý nhân lực 3

1.2.5 Chức năng quản lý vận chuyển 3

1.2.6 Quản lý thanh toán 3

1.2.7 Chức năng báo cáo 4

1.3 Vai trò, lợi ích của hệ thống thông tin quản lý kho (WMS) 4

1.3.1 Hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ tin trong doanh nghiệp 4

1.3.2 Hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong doanh nghiệp 4

1.3.3 Hỗ trợ các hoạt động quản lý trong doanh nghiệp 5

1.3.4 Nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế toàn cầu 6

1.4 Thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty ô tô 1-5 6

1.4.1 Mô tả bài toán 6

1.4.2 Dữ liệu cần thu thập 7

1.4.2.1 Dữ liệu đầu vào 7

1.4.2.2 Dữ liệu đầu ra 7

1.5 Khó khăn và thuận lợi khi triển khai phần mềm quản lý kho hàng tại Công ty ô tô 1-5 8

1.5.1 Thuận lợi 8

1.5.2 Khó khăn 9

Phần 2 Nghiệp vụ 10

2.1 Mô hình hoá nghiệp vụ 10

2.1.1 Mô hình hoá nghiệp vụ bằng lời 10

2.1.2 Biểu đồ mô hình hoá nghiệp vụ 12

2.2 Biểu đồ phân rã chức năng 13

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu 14

2.3.1 Mức ngữ cảnh 14

2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 15

2.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu dưới mức đỉnh 16

2.4 Thiết kế hệ thống thông tin 20

2.4.1 Thiết kế tiến trình 20

2.4.2 Thiết kế giao diện 22

2.4.3 Thiết kế Cơ sở dữ liệu 28

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

MỤC LỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Mô hình hoá nghiệp vụ 13

Hình 2 Biểu đồ phân rã chức năng 13

Hình 3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 14

Hình 4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 15

Hình 5 Thành lập ban điều hành 16

Hình 6 Nhận đăng ký dự thi 17

Hình 7 Tuyển cán bộ coi thi 18

Hình 8 Cập nhật điểm thi 19

Hình 9 Báo cáo 20

Hình 10 Thiết kế tiến trình 21

Hình 11 Trang chủ 22

Hình 12 Đăng nhập 23

Hình 13 Đăng ký 23

Hình 14 Đăng nhập của cán bộ chấm thi 24

Hình 15 Trang chủ của cán bộ chấm thi 25

Hình 16 Giao diện đề thi 25

Hình 17 Giao diện chấm thi 26

Hình 18 Giao diện số đăng ký thi 26

Hình 19 Giao diện nhập điểm 27

Hình 20 Giao diện nhập điểm sau khi chọn phòng thi, ngày thi, môn thi 27

Hình 21 Mô hình thực thể ER 29

Hình 22 Mô hình quan hệ giữa các thực thể 30

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, nhóm 10 chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trườngđại học Thương Mại đã đưa môn học Hệ thống thông tin quản lý vào chương trìnhgiảng dạy Đặc biệt, nhóm 10 xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên bộ môn– Cô Vũ Diệu Hương đã hướng dẫn và tâm huyết truyền đạt những kiến thức quýgiá cho em trong suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học2249eCIT0311 của cô, thành viên của nhóm đã trau dồi được nhiều kiến thức bổích, tinh thần học tập nghiêm túc và hiệu quả Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức

có giá trị sâu sắc, là hành trang để các thành viên trong nhóm vững bước sau này

Bộ môn Hệ thống thông tin quản lý là môn học thú vị, bổ ích và có tính thực tếcao Đảm bảo cung cấp đầy đủ kiến thức, kỹ năng, giúp sinh viên có thể ứng dụngvào thực tế Tuy nhiên, do khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều hạn hẹp, kiến thứcchưa sâu rộng Mặc dù bản thân đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận

sẽ khó tránh khỏi những thiếu sót, kính mong cô xem xét và góp ý để bài tiểu luậncủa nhóm được hoàn thiện và tốt hơn

Nhóm 10 chúng em xin chân thành cảm ơn!

1

Quản trị hệ

thống thông… None

42

thong-thong-tin-…

Giao-trinh-he-Quản trị hệ

thống thông… None

125

Hệ thống thông tin quản lý 0001

Quản trị hệ

thống thông… None

14

HỆ THỐNG Thông TIN QUẢN LÝ - ĐỀ…

Quản trị hệ

thống thông… None

9

HỆ THỐNG Thông TIN QUẢN LÝ MỚI…

Phần 1 Lý thuyết

1.1.Khái niệm hệ thống thông tin quản lý kho.

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng là hệ thống giúp các doanh nghiệp quản

lý một cách hiệu quả, nhanh chóng, chính xác mọi công việc đang diễn ra trong kho hàng Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi lượng đơn hàng xuất-nhập kho, quản lý hàng tồn kho, giám sát quá trình vận chuyển, quản lý nhân lực và hỗ trợ lên kế hoạch cho kho hàng

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý theo dõi

tình hình hoạt động của kho hàng, giúp cho các bộ phận liên kết với nhau thống nhất và chặt chẽ hơn Bên cạnh đó, sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hàng một cách khoa học, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tránh việc thất thoát đơn hàng

Các thành phần cấu tạo nên hệ thống thông tin quản lý kho hàng:

1.2 Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhà kho.

1.2.1 Quản lý xuất - nhập kho.

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý việc nhập - xuất hàng hóa suôn sẻ và khoa học hơn, giúp tiến độ xuất - nhập hàng hóa diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác Hàng hóa khi nhập vào kho sẽ được theo dõi sát sao nhất thông qua phần mềm quản lý, hàng hóa xuất đi sẽ đến tay khách hàng một cách nhanh chóng

Bên cạnh đó, còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê nhân côngquản lý kho hàng

1.2.2 Chức năng theo dõi và kiểm kê hàng tồn kho.

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp có thể biết chính xác lượng hàng tồn kho Hệ thống sẽ tự động nhận diện, thu thập dữ liệu của hàng tồn kho, xác định được vị trí hàng hóa Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp đề ra được

2

Quản trị hệthống thông… None

NHÓM 8 Htttqltdvc.docx1 (2)

Quản trị hệthống thông… None

14

những phương án, chính sách để giải quyết hàng tồn kho một cách hiệu quả và hợplý.

1.2.3 Chức năng thiết kế kho hàng.

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng sẽ tính toán, phân chia hàng hóa một cách

cụ thể và chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể phân loại được các mặt hàng khác nhau Từ đó, sẽ sắp xếp, thiết kế kho hàng một cách có tổ chức, khoa học, giúp tận dụng được diện tích trong kho hàng để lưu trữ được số lượng hàng hóa nhiều hơn

1.2.4 Chức năng quản lý nhân lực.

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ được hồ sơ nhân viên, theo dõi năng suất làm việc của từng phòng, ban, cá nhân, theo những quy tắc đã đặt ra

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian theo dõi và quản lý nhân lực, giúp các doanh nghiệp quản lý nhân lực một cách hiệu quả, chi tiết và công bằng

1.2.5 Chức năng quản lý vận chuyển.

Quản lý vận chuyển cũng là một trong những chức năng tiêu biểu của hệ thống quản lý kho hàng Sau khi nhân viên xác nhận đơn hàng, hệ thống sẽ tự động xuất

ra vận đơn chuyển tới bên vận chuyển Khi đơn hàng đến tay đơn vị vận chuyển,

hệ thống có thể theo dõi được đơn hàng đang ở vị trí nào, khi nào đến tay khách hàng để thông báo cho khách hàng thời gian nhận đơn hàng

Điều này đã giúp cho khách hàng có cái nhìn tốt hơn về doanh nghiệp đồng thời cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nhân công theo dõi quá trìnhvận đơn

1.2.6 Quản lý thanh toán.

Hầu hết các hệ thống quản lý thông tin đều có chức năng hỗ trợ thanh toán được lập trình sẵn trong hệ thống hoặc tích hợp cùng với bên thứ ba Chức năng này sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi các hoạt động của các bên cung ứng và khách hàng

1.2.7 Chức năng báo cáo.

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng không những có tính năng báo cáo công việc cho doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp nắm rõ được hiệu suất làm việc của kho hàng Đưa ra cho doanh nghiệp những con số chính xác về số lượng hàng, đơn đi, đơn hoàn, số tiền vốn bỏ ra, số tiền thu về,

Thông qua các báo cáo đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp hữu hiệu

và kịp thời phù hợp với tình hình phát triển của khoa học công nghệ cũng như nhu cầu mua bán của khách hàng

1.3 Vai trò, lợi ích của hệ thống thông tin quản lý kho (WMS)

1.3.1 Hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ tin trong doanh nghiệp

* Tăng cường tính bảo mật

Hầu hết các chương trình quản lý kho yêu cầu nhân viên sử dụng tài khoản người dùng cá nhân khi tham gia giao dịch Điều này tạo ra một lộ trình kiểm toán kết nối các nhân viên cụ thể với các giao dịch cụ thể, giúp cải thiện trách nhiệm, giảm nguy cơ mất cắp và các vấn đề khác

Ngoài ra, cách cấp truy cập dựa trên người dùng giúp ngăn chặn truy cập trái phép vào các báo cáo và phân tích nhất định Điều này chỉ cho phép mỗi người dùng xem thông tin cần thiết cho công việc của họ Bằng cách này, doanh nghiệp không phải lo lắng nhiều về việc lộ bí mật công ty và mất lợi thế cạnh tranh

1.3.2 Hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong doanh nghiệp

* Giảm chi phí vận hành

Kho hàng là bộ phận mất nhiều thời gian, nhân sự để quản lý trong doanh nghiệp Đây còn là cầu nối với các bộ phận như kế toán, bán hàng, sản xuất… Khi

áp dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành Trong

đó bao gồm chi phí kho bãi, nhân sự và các chi phí liên quan đến hư hỏng, thất thoát hàng hóa Nhờ hệ thống, các quy trình thực hiện thủ công được cắt giảm, doanh nghiệp không cần sử dụng quá nhiều nhân sự như trước Phần mềm WMS giải quyết vấn đề lưu giữ sản phẩm, nguyên vật liệu và thiết bị để tối ưu hóa “dòng chảy” trong kho

4

* Tăng cường khả năng hiển thị hàng tồn kho

Khả năng hiển thị hàng tồn kho là một trong những tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý kho Nó cung cấp dữ liệu thời gian thực trên kho của bạn thông qua mã vạch, số sê-ri và gắn thẻ nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) Tất

cả các phương pháp này cho phép người dùng ghi lại từng mục khi nó vào kho, tất

cả các chuyển động của nó trên sàn kho cũng như chuyển động của nó trong quá trình vận chuyển từ vị trí này sang vị trí khác

Loại khả năng hiển thị này là cần thiết để tạo dự báo nhu cầu, cung cấp cái nhìnsâu sắc về sản phẩm nào phổ biến nhất và ít phổ biến với khách hàng trong thời gian cụ thể trong năm Những dự báo này hỗ trợ lãnh đạo trong việc quyết định đầu tư vào sản phẩm nào và sản phẩm nào có thể mất vị trí trên thị trường Khả năng truy nguyên nguồn gốc của hàng tồn kho là một trong nhiều lợi thế của WMSliên quan cũng cực kỳ hữu ích trong trường hợp thu hồi

1.3.3 Hỗ trợ các hoạt động quản lý trong doanh nghiệp

* Quản lý lao động

Ngoài việc giúp tối ưu hóa vị trí hàng tồn kho và tạo tuyến đường, các giải pháp WMS có thể xác định nhân viên tốt nhất cho công việc Xem xét các yếu tố như mức độ kỹ năng, sự gần gũi và các nhiệm vụ khác, WMS giúp người dùng phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép phân công nhiệm vụ cho từng nhânviên Vì thế bạn chủ động dự báo được số lượng lao động cần cho vận hành Các quy trình thủ công được cắt giảm để tiết kiệm thời gian làm việc Ví dụ, thay vì ghichép thông tin sản phẩm thì nhân viên có thể quét mã sản phẩm Hệ thống tự động ghi nhận và cập nhật dữ liệu Đồng thời, làm việc trên hệ thống giúp hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn

* Quản lý thanh toán

Hầu hết các giải pháp WMS hàng đầu đều có các công cụ quản lý thanh toán được tích hợp trong hệ thống hoặc tích hợp chặt chẽ với ứng dụng của bên thứ ba

để cung cấp khả năng này Chức năng này cho phép bạn sử dụng thanh toán dựa trên hoạt động, theo dõi tất cả các hoạt động trong kho liên quan đến một nhà cung cấp nhất định và tạo ra các khoản phí phù hợp

1.3.4 Nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế toàn cầu.

* Tối ưu hóa quy trình xuất nhập trong kho hàng

Hệ thống quản lý kho cung cấp các công cụ lập kế hoạch Những công cụ này cho phép bạn và nhà cung cấp của bạn xác định ngày và thời gian tốt nhất để nhận một lô hàng dựa trên lao động và thiết bị có sẵn WMS cũng giúp người dùng lập

kế hoạch các tuyến đường của họ khi cần chọn và đóng gói cho các hoạt động bên ngoài Phần mềm WMS cung cấp nhiều thuật toán để xác định tuyến đường tốt nhất để chọn vật liệu Tùy thuộc vào kích thước và tính chất của sản phẩm của bạn,người dùng có thể chọn vùng, đợt hoặc chọn sóng để giảm lưu lượng kho và các khoản giữ khác

* Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp

Lợi ích của hệ thống quản lý kho mở rộng ra ngoài tổ chức Với khả năng hiển thị hàng tồn kho cao như vậy và khả năng lên lịch nhận hàng, cả chuỗi cung và cầuđều được tối ưu hóa với việc sử dụng WMS Một trong những lợi ích rõ ràng nhất cho các nhà cung cấp là giảm chờ đợi tại bến cảng và vịnh tải Quá trình hoàn thành đơn hàng được cải thiện tổng thể, giảm thời gian giao hàng và tăng sự chính xác của đơn hàng Thương hiệu của doanh nghiệp của bạn giữa các khách hàng và nhà cung cấp sẽ được cải thiện

1.4 Thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty ô tô 1-5

1.4.1 Mô tả bài toán

* Giới thiệu doanh nghiệp

Công ty ô tô 1-5 hiện có tên giao dịch là Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1-5, địa chỉ tại

Km 15 quốc lộ 3 thuộc khối 7A thị trần Đông Anh, huyện Đông Anh, thành phố HàNội Công ty có các hoạt động sản xuất như : Thiết kế, chế tạo lắp ráp ô tô khách, ô

tô, buýt, ô tô tải và các thết bị công trình Doanh nghiệp là một công ty đâu đàn củanghành công nghiệp ôtô Việt Nam, thuộc tông công ty công nghiệp ô tô Việt Nam,

Bộ giao thông vận tái Hiện nay, công ty đang có hướng phát triển, ôn định sản xuất, vươn tới tâm cao ra ngoài thị trường thế giới

Công ty ô tô 1-5 là một công ty có quy mô sản xuất lớn Do đó việc quản lí tốt các vật tư trong kho hiện có là rất cần thiết Hiện nay, hệ thống kho của công ty bao gồm các hoạt động sau: hoạt động mua vật tư, hoạt động nhập vật tư vào kho,

6

hoạt động xuất vật tư cho bộ phận sản xuất và hoạt động lên báo cáo định kì hoặc đột xuất khi giám đốc hoặc các phòng ban có liên quan cần đến.

* Mô tả bài toán

Nhân viên phòng kế toán nhập liệu thủ công từ các báo cáo nhận hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và từ các nghiệp

vụ khác Chứng từ gốc theo ngày nhập Các báo cáo tồn kho được cập nhật và phântích sau từng bút toán nhập liệu nhằm mục đích xác định xem có mặt hàng nào cần

bổ sung hay không? Nếu có một mặt hàng cần bổ sung, một phiếu yêu cầu được lập đến bộ phận mua hàng Tại bộ phận mua hàng, nhân viên sẽ chọn một nhà cungcấp và lập đơn đặt hàng sau đó cập nhật lên tập tin nhà cung cấp để lưu vào việc đặt hàng

1.4.2 Dữ liệu cần thu thập

1.4.2.1 Dữ liệu đầu vào.

Quy trình nhập vật tư Phòng kế hoạch dựa vào kế hoạch sản xuất năm, để đưa

ra kế hoạch mua sắm vật tư Dựa vào kế hoạch mua vật tư, phòng vật tư đứng ra mua vật tư Khi vật tư về kho bộ phận nhập kho phải có trách nhiệm nhập kho các vật tư đã mua về Để nhập vật tư vào kho thì bộ phận nhập kho phải có phiếu nhập kho, phiếu này do bộ phận viết phiếu của phòng vật tư lập, theo quy định của bộ tàichính Tuy nhiên để có phiếu nhập kho thì phải có đủ các điều kiện sau:

1 Phải có đơn đặt hàng (hợp đồng mua sắm vật tư)

2 Có biên bản kiểm nghiệm hàng hoá Biên bản này phải có đầy đủ chữ kí của các bên như: phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm, thủ kho, bảo vệ và chủ hàng (nhà cung cấp vật tư) Sau khi có phiếu nhập kho thì vật tư được nhập vào kho Phiếu nhập kho được lập làm ba liên: liên 1 lưu tại bộ phận viết phiếu, liên 2 lưu tại kho, liên 3 đưa lên phòng kế toán

Sau khi có phiếu nhập kho thì vật tư được nhập vào kho.Phiếu nhập kho được lập làm ba liên: liên 1 lưu tại bộ phận viết phiếu, liên 2 lưu tại kho, liên 3 đưa lên phòng kế toán

1.4.2.2 Dữ liệu đầu ra.

Khi bộ phận sản xuất cần vật tư để sản xuất thì bộ phận viết phiếu lại viết phiếuxuất kho (phiếu lĩnh vật tư) Khi có phiếu xuất kho, nhân viên quản lý kho sẽ xuất vật tư cho bộ phận lĩnh vật tư

Phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên Mỗi liên cũng được lưu tại các phòng kế toán, kho và phòng viết phiếu để lưu vào hồ sơ.

Mỗi một vật tư được nhập kho hay xuất kho đều được thủ kho theo dõi và ghi vào thẻ kho Mỗi một thẻ kho thì chỉ theo dõi một vật tư duy nhất về số lượng xuất nhập và tồn kho, theo mã của vật tư Thẻ kho cũng phải theo mẫu quy định sẵn của

bộ tài chính Thẻ kho cũng được lưu tại phòng kế toán của công ty

Hàng tháng, công ty họp hai lần, do đó bộ phận kho cũng phải lên báo cáo hai lần trong một tháng Các báo cáo do thủ kho lập Dựa trên thẻ kho, thủ kho có thể lấy thông tin về vật tư còn tồn kho, số lượng tồn

Ngoài ra, khi có yêu cầu cần biết thông tin về vật tư của các phòng ban khác, thì thủ kho cũng phải lên các báo cáo không định kỳ (báo cáo đột xuất) Các báo cáo của kho sẽ được đưa lên các phòng ban khác có liên quan như: phòng giám đốc, phòng kế hoạch (lên kế hoạch cung ứng vật tư), phòng điều hành và phòng kế toán (theo dõi giá trị của vật tư còn tồn kho)

Công tác lên báo cáo tồn kho còn nhằm xác định lượng hàng tồn tối thiểu cho sản xuất, để kịp thời cung ứng vật tư

1.5 Khó khăn và thuận lợi khi triển khai phần mềm quản lý kho hàng tại Công ty ô tô 1-5

1.5.1 Thuận lợi

Phần mềm quản lý kho cho phép các chủ cửa hàng, các lãnh đạo công ty khôngphải thường xuyên có mặt tại doanh nghiệp của mình mà vẫn kiểm soát được chặt chẽ lượng hàng hóa tiêu thụ tạo nên sự tin cậy lớn, hướng mọi người đến việc thay thế quản lý kho từ thủ công sang tự động, áp dụng phần mềm hỗ trợ

Khi phần mềm quản lý kho hàng được áp dụng, toàn bộ công việc sẽ được thựchiện trên thiết bị di động và dữ liệu ngay lập tức gửi về cho nhà quản trị điều đó giúp cho việc sử dụng phần mềm quản lý kho là không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp

Với phần mềm quản lý kho trên đám mây, việc cải tiến liên tục thậm chí còn dễdàng hơn Các bản cập nhật và các tính năng mới có thể được tự động thêm vào hệ thống, giảm nhu cầu về nhân viên IT nội bộ

8

Năng lực sử dụng CNTT của nhân viên còn yếu Việc nhân viên sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như Microsoft Word, Excel, Powerpoint, là điều thiết yếu Tuy nhiên, khả năng sử dụng thành thạo phần mềm quản lý là một vấn đềkhác đòi hỏi nhiều kỹ năng hơn Do đó, tối đa hóa hiệu quả của phần mềm phải đi đôi với triển khai những chương trình đào tạo dành cho nhân viên.

Nhân viên lười thay đổi cách làm việc: Ứng dụng phần mềm quản lý kho gặp nhiều khó khăn do các nhân viên không muốn tiếp nhận những cái mới, muốn xử

lý, trình bày hồ sơ theo phương thức cũ hoặc cảm thấy việc làm việc theo “quy trình chuẩn” quá phiền phức

Chạy theo xu thế: hiện tại, không ít doanh nghiệp, tổ chức đã ứng dụng phần mềm quản lý kho vào công việc quản lý kinh doanh và đã thu được nhiều lợi ích Trước thực tế ấy, nhiều doanh nghiệp, đơn vị cũng sục sôi ứng dụng phần mềm Cótinh thần học hỏi và thay đổi là tốt, tuy nhiên một vài tổ chức không tìm hiểu hoặc tìm hiểu không kỹ về phần mềm quản lý kho , không xác định quy trình và nhu cầucủa đơn vị,… Vì vậy, phần mềm quản lý kho không thể phát huy tối đa được các tính năng của nó, phần mềm không phù hợp với quy trình quản lý của tổ chức,…

Phần 2 Nghiệp vụ

2.1 Mô hình hoá nghiệp vụ

2.1.1 Mô hình hoá nghiệp vụ bằng lời

Thí sinh muốn đăng ký thi thử thì phải khai báo đầy đủ các thông tin cơ bản: họtên, ngày tháng năm sinh, niên khóa, SĐT, mã HS, số CCCD, môn học muốn thi thử và những thông tin này sẽ được quản lý trong thời gian kể từ khi học sinh đăng

ký Học sinh đăng ký thông qua website của trung tâm thi thử

Đầu tiên, ban điều hành được thành lập sẽ cung cấp sơ đồ phòng thi, thông tin

về lịch thi, danh mục các môn được thi thử và bảng lệ phí dự thi Học sinh sau khi nhận được những thông tin trên tiến hành đăng ký dự thi các môn học mà mình mong muốn Thí sinh muốn đăng ký thi thử cần khai báo đủ các thông tin cơ bản Sau khi nhận được yêu cầu đăng ký thi thử của thí sinh, ban điều hành sẽ kiểm tra xem môn thi thí sinh đăng ký còn vị trí trống hay không Nếu hết, thí sinh bị từ chối yêu cầu dự thi Nếu còn chỗ trống, thí sinh nhận phiếu thu lệ phí nộp theo yêu cầu để ban điều hành tiến hành làm thẻ dự thi Sau đó, thí sinh sẽ nhận được phát thẻ dự thi

Trước khi diễn ra đợt thi thử, Ban điều hành sẽ tuyển ra các cán bộ coi thi và cấp thẻ coi thi cho các cán bộ coi thi Cán bộ coi thi sẽ theo dõi thí sinh làm bài trong thời gian quy định thông qua đồng hồ tính giờ, đồng thời giám sát xem học sinh có làm bài nghiêm túc hay không Nếu sắp hết thời gian làm bài quy định, cán

bộ coi thi sẽ thông báo đến học sinh yêu cầu hoàn thiện bài thi để tiến hành nộp bài Nếu quá thời gian quy định thì yêu cầu học sinh dừng bút và tiến hành thu bài Khi các bài thi đã được tập hợp, cán bộ coi thi kiểm tra số buổi coi thi và lượng bàichấm thi, gửi báo cáo về cho Ban điều hành, sau đó kết thúc công việc và được thanh toán tiền công

Sau khi bài thi được thu về sẽ được đưa tới các phòng bộ môn để chấm điểm Phòng bộ môn sẽ đưa bài thi đã chấm cho phòng văn thư lưu trữ, phòng văn thư lưu trữ lập danh sách kết quả thi thử cho Ban điều hành Ban điều hành sau khi nhận được kết quả, thực hiện trả về cho học sinh

Tới ngày nhận kết quả, học sinh xuất trình thẻ dự thi cho Ban điều hành Ban điều hành kiểm tra thẻ dự thi và trả về phiếu báo kết quả bài thi cho học sinh.Phòng văn thư lưu trữ sẽ tiến hành tổng hợp các phiếu báo cáo kết quả, xếp hạng và gửi báo cáo tổng hợp về cho Ban điều hành

10

là hợp lệ, tiến hành kiểm tra môn thi Học sinh yêu cầu còn vị trí trống hay không Nếu còn, tiến hành thu lệ phí thi và cấp Thẻ thi thử (bao gồm thông tin Bộ môn thi,thông tin Học sinh,…) cho Học sinh Sau khi Học sinh xác nhận thi thử, ban điều hành sẽ cập nhật lại tình trạng phòng thi, và sắp xếp Học sinh theo yêu cầu đăng

ký Khi nhận được bài thi đã chấm từ các phòng bộ môn, sẽ lập danh sách kết quả bài

Cán bộ coi thi: Phân chia lực lượng về các phòng thi để thực hiện vai trò giám sát viên tại mỗi phòng

Các phòng bộ môn: Nhận bài thi của học sinh, chấm điểm và nhận xét, sau đó gửi các bài thi đã chấm về cho Phòng văn thư lưu trữ

Phòng văn thư lưu trữ: Văn thư nhận danh sách dự thi từ Ban điều hành Tiến hành kiểm tra lượng lệ phí thu về và lập báo cáo Đồng thời, khi bài thi được gửi

về, tiến hành lập danh sách kết quả thi thử và gửi danh sách lẫn báo cáo về cho Banđiều hành

2.1.2 Biểu đồ mô hình hoá nghiệp vụ

12

Hình 1 Mô hình hoá nghiệp vụ 2.2 Biểu đồ phân rã chức năng.

Hình 2 Biểu đồ phân rã chức năng

Cấắp th coi thi ẻ

Ki m tra sồắ bu i ể ổ thi và l ượ ng bài chấắm

Thanh toán tiềền cồng

C p nh t đi m ậ ậ ể thi

Ki m tra th d ể ẻ ự thi

Tr bài thi và ả phiềắu báo kềắt quả Báo cáo

Báo cáo t ng h p ổ ợ

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu

2.3.1 Mức ngữ cảnh

Hình 3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

- Input: Thông tin về cán bộ coi thi, Cơ sở vật chất, Thông tin cơ bản của thí sinh

- Output: Thẻ coi thi, tiền công, Phiếu thu lệ phí thi, thẻ dự thi, Sơ đồ phòng thi, lịch thi, bảng lệ phí dự thi, Phiếu báo cáo kết quả thi, Báo cáo

- Tác nhân ngoài: Cán bộ coi thi, Thí sinh, Ban điều hành

14

2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 4 Sơ đồ luồ ỉnh

dự thi

- Output: Thông tin thí sinh, Thẻ dự thi, phiếu thu lệ phí, Thông tin thí sinh, Phiếu

bá bài thi, Tổng điểm , Báo cáo tổng hợp, Thẻ coi

th ông tin về cán bộ coi thi, Thông tin cán bộ coi thi

- Tác nhân ngoài: Ban điều hành, Thí sinh, Cán bộ coi thi

- Kho dữ liệu: Sơ đồ phòng thi, Lịch thi, Danh mục môn thi, Bản ,

Phiếu thu l hi, Thẻ dự thi, Phiếu báo kết quả, Báo cáo tổng hợp,

báo kết quả, D ôn thi

h thực n: Th u hành, Nhận đăng ký dự thi, Tuyển cá

coi thi, cập nhật điể Báo cáo

2 Sơ đồ luồng dữ liệu ưới mức đỉnh

Th coi thi, tiềền ẻ

cồng

Sồắ l ượ ng ng ườ i, bu i ổ coi thi

Cán b coi thi ộ

Thồng tin cán b coi ộ thi