THÔNG TIN TÀI LIỆU
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - - - - - BÀI THẢO LUẬN MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI TRÌNH BÀY ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ BÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG KHÁCH SẠN Giảng viên: Vũ Diệu Hương Nhóm thực hiện : Lớp học phần: 2221eCIT0311 _ Hà Nội, 2022_ DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHĨM STT Họ tên 61 Hồng Thị Kim Ngân 62 Nguyễn Hồng Ngân Nhiệm vụ Sơ đồ mức ngữ cảnh, sơ đồ mức đỉnh phần tập Thuyết trình phần lý thuyết Nghiệp vụ quản lý th phịng khách 63 Nguyễn Hồi Ngọc sạn, Mơ tả hệ thống, phân nhóm chức năng, sơ đồ phân rã chức 64 Khảo sát khách sạn, Sơ đồ mức Nguyễn Khôi Nguyên đỉnh Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý 65 Nguyễn Thị Nguyệt hoạt động NCKH sinh viên trường đại học Thương mại 66 Powerpoint, chỉnh sửa bổ sung nội Nguyễn Thị Minh Nguyệt dung lý thuyết Thuận lợi khó khăn áp dụng hệ 67 Lê Hồng Nhung thống quản lý hoạt động NCKH sinh viên 68 Nguyễn Thị Nhung 69 Vũ Kim Oanh 70 Hồ Thị Quế Thuyết trình phần tập Chỉnh sửa bổ sung nội dung thảo luận nhóm Lý thuyết chung hệ thống quản lý hoạt động NCKH sinh viên BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN I Thông tin họp Thời gian họp: 20h Ngày 01/3/2022 Địa điểm họp: google meeting Thành viên tham dự: Chủ trì: (nhóm trưởng): Vũ Kim Oanh Thư ký: Nguyễn Thị Minh Nguyệt Thành viên tham gia 10/10, vắng Mục tiêu buổi họp: Lựa chọn đề tài nội dung lý thuyết nội dung tập, phân chia công việc cho thành viên II Nội dung chi tiết buổi họp Lựa chọn đề tài: Sau trình trao đổi nghiên cứu đề tài trước đó, buổi họp tiến hành thống thành viên đề tài thảo luận nhóm Trước nhóm tiến hành chọn đề tài nghiên cứu với lý thuyết đề tài số 7: hệ thống thông tin quản lý bán hàng tập nghiệp vụ số Tuy nhiên đăng ký có trùng lặp với nhóm khác, dựa ý kiến tham khảo từ giảng viên môn, thành viên thống lựa chọn đề tài thảo luận sau: Lý thuyết: Hệ thống thơng tin quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên Bài tập: Nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý thuê phịng khách sạn Phân chia cơng việc thảo luận sau: STT 61 62 Họ tên Hoàng Thị Kim Ngân Nhiệm vụ Sơ đồ mức ngữ cảnh, sơ đồ mức đỉnh phần tập Thuyết trình phần lý thuyết Nghiệp vụ quản lý th phịng khách sạn, Mơ tả hệ thống, phân nhóm chức năng, sơ đồ phân rã chức Khảo sát khách sạn, Sơ đồ mức đỉnh Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý hoạt động NCKH sinh viên trường đại học Thương mại Powerpoint, chỉnh sửa bổ sung nội dung lý thuyết Thuận lợi khó khăn áp dụng hệ thống quản lý NCKH sinh viên Thuyết trình phần tập Nguyễn Hồng Ngân Nguyễn Hồi Ngọc 63 64 Nguyễn Khơi Ngun Nguyễn Thị Nguyệt 65 66 67 68 Nguyễn Thị Minh Nguyệt Lê Hồng Nhung Nguyễn Thị Nhung 69 70 III Vũ Kim Oanh Chỉnh sửa bổ sung nội dung thảo luận nhóm Lý thuyết chung hệ thống quản lý hoạt động NCKH sinh viên Hồ Thị Quế Kết thúc Thời gian: 22h ngày 01/03/2022 Hà Nội, 01/03/2022 Nhóm trưởng Vũ Kim Oanh Thư ký Nguyễn Thị Minh Nguyệt BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN I Thông tin họp Thời gian họp: 20h Ngày 20/3/2022 Địa điểm họp: google meeting Thành viên tham dự: Chủ trì: (nhóm trưởng): Vũ Kim Oanh Thư ký: Nguyễn Thị Minh Nguyệt Thành viên tham gia 10/10, vắng Mục tiêu buổi họp: Báo cáo tiến độ thành viên II Nội dung chi tiết buổi họp Bài làm thành viên hoàn thành nộp google doc, nhóm trưởng thành viên tiến hành kiểm tra, nhận xét yêu cầu chỉnh sửa nội dung cần thiết: ST Họ tên Tiến độ Nhận xét/chỉnh sửa Nộp thời hạn, làm tốt Bài thuyết trình có chuẩn bị tốt Nộp thời hạn, làm tốt Nộp thời hạn, làm tốt Nộp thời hạn Nộp thời hạn, làm tốt Nộp thời hạn Bài thuyết trình có chuẩn bị tốt Nộp thời hạn, làm tốt Nộp thời hạn, làm tốt T 61 62 Hoàng Thị Kim Ngân Nguyễn Hồng Ngân Hoàn thành Hoàn thành 63 64 65 66 67 68 Nguyễn Hồi Ngọc Nguyễn Khơi Ngun Nguyễn Thị Nguyệt Nguyễn Thị Minh Nguyệt Lê Hồng Nhung Nguyễn Thị Nhung Hoàn thành Hoàn thành Hoàn thành Hoàn thành Hoàn thành Hoàn thành 69 70 Vũ Kim Oanh Hồ Thị Quế Hoàn thành Hoàn thành III Kết thúc Thời gian: 23h ngày 20/03/2022 Hà Nội, 20/03/2022 Nhóm trưởng Vũ Kim Oanh Thư ký Nguyễn Thị Minh Nguyệt BIÊN BẢN HỌP NHĨM LẦN I Thơng tin họp Thời gian họp: 20h Ngày 11/5/2022 Địa điểm họp: google meeting Thành viên tham dự: Chủ trì: (nhóm trưởng): Vũ Kim Oanh Thư ký: Nguyễn Thị Minh Nguyệt Thành viên tham gia 10/10, vắng Mục tiêu buổi họp: Thành viên báo cáo kết tính điểm thảo luận II Nội dung chi tiết buổi họp Thành viên báo cáo kết quả, tính điểm: Tổng điểm thảo luận nhóm: 8.0 ST T 61 Họ tên Hoàng Thị Kim Ngân 62 63 Nguyễn Hồng Ngân Nguyễn Hồi Ngọc 64 Nguyễn Khơi Ngun 65 Nguyễn Thị Nguyệt 66 67 Nguyễn Thị Minh Nguyệt Lê Hồng Nhung 68 69 Nguyễn Thị Nhung Vũ Kim Oanh 70 Hồ Thị Quế III Nhận xét trình tham gia thảo luận Nộp thời hạn, làm dã bổ sung chỉnh sửa Bài thuyết trình có chuẩn bị tốt Nộp thời hạn, làm bổ sung chỉnh sửa Nộp thời hạn, làm bổ sung chỉnh sửa Nộp thời hạn, làm bổ sung chưa tốt Nộp thời hạn, làm bổ sung chỉnh sửa Nộp thời hạn, làm bổ sung chưa tốt Bài thuyết trình có chuẩn bị tốt Nộp thời hạn, làm bổ sung chỉnh sửa Nộp thời hạn, làm bổ sung chỉnh sửa Điểm Kết thúc Thời gian: 21h ngày 11/05/2022 Hà Nội, 11/05/2022 Nhóm trưởng Vũ Kim Oanh Thư ký Nguyễn Thị Minh Nguyệt 8,3 8,1 8,3 8,3 8,2 7,2 8,1 8,4 8,1 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường đại học Thương Mại đưa môn học Hệ thống thông tin quản lý vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên môn – Cô Vũ Diệu Hương hướng dẫn tâm huyết truyền đạt kiến thức quý giá cho em suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học 2221eCIT0311 cơ, thành viên nhóm trau dồi cho thân nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập nghiêm túc hiệu Đây chắn kiến thức có giá trị sâu sắc, hành trang để thành viên nhóm vững bước sau Bộ mơn Hệ thống thơng tin quản lý mơn học thú vị, bổ ích có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đầy đủ kiến thức, kỹ năng, giúp sinh viên ứng dụng vào thực tế Tuy nhiên, khả tiếp thu thực tế nhiều hạn hẹp, kiến thức chưa sâu rộng Mặc dù thân cố gắng chắn tiểu luận khó tránh khỏi thiếu sót, kính mong xem xét góp ý để tiểu luận em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH SÁCH HÌNH ẢNH .9 PHẦN I: LÝ THUYẾT 10 1.1.Khái niệm hệ thống thông tin quản lý hoạt nghiên cứu khoa học 11 1.2 Chức hệ thống quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên .13 1.3 Tầm quan trọng ý nghĩa hệ thống thông tin quản lý nghiên cứu khoa học 16 1.4 Thực trạng áp dụng hệ thống thông tin quản lý nghiên cứu khoa học trường Đại học Thương Mại .18 1.41 Thực trạng hoạt động áp dụng hệ thống 18 14.2 Tổng quan hệ thống cũ: Tìm hiểu khái quát hoạt động phận chức năng hệ thống 20 1.4.3 Đánh giá hệ thống cũ: Đánh giá ưu, nhược điểm hệ thống cũ 27 1.4 Giải pháp 31 PHẦN II: BÀI TẬP .38 2.1.Khảo sát khách sạn Grandvrio City .38 2.2 Đánh giá tổng quát hệ thống Smile quản lý thuê phòng khách sạn .39 2.2.1 Lợi ích triển khai hệ thống 39 2.2.2 Vai trò hệ thống 39 2.2.3 Những đóng góp hạn chế tồn hệ thống 40 2.2.4 Đánh giá sơ lưu trữ sở liệu hệ thống Smile khách sạn 40 2.3 Nghiệp vụ quản lý hệ thống thuê phòng khách sạn 41 2.4 Mô tả hệ thống: 42 2.4.1 Nhiệm vụ .42 2.1.2 Cơ cấu hệ thống: 43 2.5.Gom nhóm chức .44 2.6 Sơ đồ 46 2.6.1 Sơ đồ phân rã chức năng: 46 2.6.2 Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh 47 2.6.3 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh 48 2.6.4 Sơ đồ mức đỉnh 49 PHẦN III: KẾT LUẬN 53 DANH SÁCH HÌNH ẢNH Hình 1: Sơ đồ mơ hình hố nghiệp vụ……………………………………………… 43 Hình 2: Sơ đồ chức phân rã quản lý th phịng khách sạn ……………………….44 Hình 3: Sơ đồ lường liệu mức ngữ cảnh ………………………………………………44 Hình 4: Sơ đồ lng liệu mức đỉnh …………………………………………………….45 Hình 5: Sơ dồ mức đỉnh chức quản lý th, đặt phịng …………………… 46 Hình 6: Sơ dồ mức đỉnh chức quản lý giao phòng ………………………… 47 Hình 7: Sơ dồ mức đỉnh chức quản lý trả phịng …………………………….48 Hình 8: Sơ dồ mức đỉnh chức báo cáo thống kê …………………………… 49 PHẦN I: LÝ THUYẾT Với phát triển không ngừng giáo dục nghiên cứu khoa học, giáo dục nghiên cứu khoa học trở thành loại công việc cốt lõi trường đại học Việc xây dựng hệ thống quản lý nghiên cứu khoa học trường đại học trở thành cách thiết yếu để tăng cường trình độ quản lý nghiên cứu khoa học Quản lý nghiên cứu khoa học chủ yếu xoay quanh kết quản lý dự án loại chế độ quản lý tập trung vào liệu Hiện tại, công tác quản lý nghiên cứu khoa học phương thức đơn giản việc tự nhập liệu, quản lý giấy tờ cách quản lý tương đối lạc hậu Cách không làm tăng cường độ công tác quản lý mà dẫn đến việc phân chia liệu khơng tồn diện, khơng thể đáp ứng xác nghiên cứu khoa học trường nói chung Việc xây dựng hệ thống quản lý nghiên cứu khoa học tạo thành trung tâm liệu động tảng nghiên cứu quản lý khoa học, hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ phản ứng liệu liên quan cấp nghiên cứu khoa học nhà trường Hệ thống giúp cải thiện chất lượng công tác quản lý hoạt động khoa học công nghệ gắn với chiến lược phát triển trình triển khai chương trình NCKH tới sinh viên, giáo viên phịng ban quản lý Hệ thống cung cấp hỗ trợ cho định khoa học bằng thơng tin xác theo thời gian thực Để hiểu rõ nhiệm vụ, chức lợi ích mà HTTTQL nghiên cứu khoa học đem lại, nhóm xin phép trình bày nội dung: “ Trình bày đặc trưng thành phần chính, lợi ích hệ thống quản lý nghiên cứu khoa học sinh viên Phân tích thuận lợi khó khăn triển khai hệ thống” 10 2.2 Đánh giá tổng quát hệ thống Smile quản lý thuê phòng khách sạn 2.2.1 Lợi ích triển khai hệ thống Đối với khách sạn, thực triển khai xây dựng hệ thống quản lý, hệ thống thúc đẩy cải tiến khâu quản lý giấy tờ, sổ sách lưu trữ thông tin khách hàng Đồng thời, hệ thống hỗ trợ cá nhân giám đốc tiện theo dõi tiến trình làm việc phòng ban, phận chức khác nhau; nhân viên khách sạn cải tiến quy trình làm việc, xử lý thủ tục dễ dàng Đối với doanh nghiệp kinh doanh khách sạn, hệ thống cải thiện vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm, là: Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lương nhân viên, chi phí in ấn giấy tờ, giảm thiểu sai sót mặt thơng tin, giấy tờ lưu trữ trực tiếp mà khách sạn không mong muốn Hạn chế khoản chi phí bị thất q trình kinh doanh Tối ưu hóa hiệu nhân viên, tăng suất làm việc, cải thiện mặt thời gian không gian làm việc Giảm thiểu chi phí đào tạo huấn luyện lại nhân viên chưa nắm rõ nghiệp vụ Rút bớt chi phí dự kiến cho việc lên kế hoạch tính tốn khoản chi phí từ q trình kinh doanh Thơng tin giấy tờ lưu trữ trực tiếp, bảo mật cao hệ thống giúp dễ dàng giám sát tăng tính minh bạch cho đội ngũ tra quản lý giấy tờ 2.2.2 Vai trò hệ thống Việc xây dựng phát triển phần mềm hệ thống thông tin quản lý ngày đáng kể, nắm giữ vai trò định tổ chức, doanh nghiệp Nó cung cấp khả vượt trội tiện lợi người sử dụng hệ thống Tối ưu hóa cơng việc, ví dụ: - Khâu xử lý thu thập thông tin từ bên ngồi (khách hàng) trích xuất thơng tin từ khách sạn cho khách hàng nhanh chóng, đơn giản thủ tục Khách hàng dễ dàng truy cập để đăng ký th phịng, nhân viên trực tiếp tiếp nhận xử lý vấn đề - Hệ thống liên kết phận khách sạn lại với nhau, phận thực chức khách sạn Các phận chuyển trực tiếp thông tin, hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ, chức với qua hệ thống 39 - Khâu quản lý nhân viên đồng nhất, quán triệt theo trình tự Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu khối lượng công việc trực tiếp viết tay 2.2.3 Những đóng góp hạn chế tồn hệ thống ❖ Đóng góp - Smile cung cấp thủ tục, giấy tờ hóa đơn mẫu thiết lập sẵn hệ thống Nhân viên khách sạn nhập thơng tin tay lên mẫu có sẵn tự tạo - Hệ thống thiết kế đơn giản, dễ hiểu mà nhân viên dễ dàng thực nghiệp vụ - Với đội ngũ giám đốc, đội ngũ quản lý: Smile đa phần cung cấp toàn quyền cho lớp đối tượng người dùng Vì vậy, họ sử dụng với mong muốn quản lý toàn vấn đề khách sạn thời gian ngắn nhất, minh bạch thông tin, giám sát nhân viên - Hệ thống có hỗ trợ cổng kết nối máy đọc thông tin Passport để lấy thông tin khách hàng nhập lên Smile mà không cần nhập tay ❖ Hạn chế - Về ngôn ngữ: Smile không cung cấp tiếng việt, ngôn ngữ hệ thống tiếng anh, đó, số đối tượng sử dụng khơng thành thạo tiếng anh khó sử dụng - Về bảo trì: cố hệ thống cần bảo trì phải nhờ đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật từ bên Smile, điều dẫn tới tải công việc người phát triển hệ thống Smile, đồng thời ùn tắc công việc khách sạn - Về quyền truy cập: nhân viên cấp tài khoản cài đặt quyền truy cập thông tin, lấy xuất thông tin Tuy nhiên, nhân viên có truyền cập thơng tin cá nhân khách hàng Có thể làm thất lộ thơng tin khách hàng bên ngồi 2.2.4 Đánh giá sơ lưu trữ sở liệu hệ thống Smile khách sạn ❖ Thuận lợi Cơ sở liệu lưu trữ dạng file bên thư mục để phục vụ cho mục đích khác Khi cần có ngay, đó, tốc độ triển khai nhanh Người dùng thuận tiện truy cập lấy liệu dù khơng có chun mơn cơng nghệ thơng tin Bên cạnh đó, hệ thống thiết lập để lưu trữ sở liệu cho phép truy xuất thông tin theo nhiều cách từ nhiều người từ thiết bị khác Hệ thống mở rộng khả 40 chia sẻ thông tin cho đối tượng Nhờ vậy, việc thông tin bị lưu đè hạn chế - Bộ phận tài lưu trữ giao dịch, hóa đơn, chi phí phát sinh - Bộ phận lễ tân lúc tra cứu nhiều khách hàng theo đặc điểm u cầu, lưu trữ tồn thơng tin khách hàng lúc - Cung cấp thêm thông tin để phân nhóm, chăm sóc khách hàng phù hợp (dựa theo lịch sử khách hàng lưu trước đó) - Bộ phận hành chính- dịch vụ lưu trữ giao dịch, hóa đơn phiếu yêu cầu dịch vụ, khách sạn ❖ Khó khăn - Cơ sở liệu lưu phần cứng hệ thống cài đặt cho khách sạn Nếu thay phần cứng làm thất liệu - Nhân viên tốn 30-40% thời gian cơng việc để tìm kiếm thơng tin khai thác thơng tin liệu hệ thống nhiều, thời gian trung bình cho tài liệu 18 phút - Các giấy tờ lưu trữ nhiều không phản ánh hết tồn hồn tồn xác với thực tế Người quản lý giám đốc tốn nhiều thời gian để tổng hợp thông tin cần thiết 2.3 Nghiệp vụ quản lý hệ thống thuê phịng khách sạn Khách hàng muốn đặt phịng thì phải khai báo đầy đủ thông tin họ tên, SĐT, chứng minh thư, địa thông tin quản lý thời gian khách hàng khách sạn Khách hàng đặt phịng trước thơng qua điện thoại, fax website khách sạn Đầu tiên Nhân viên lễ tân kiểm tra yêu cầu thuê phòng của Khách hàng, kiểm tra trạng thái phịng của khách sạn thơng qua danh sách thuê phòng (gồm Phòng thuê, phòng đặt trước, phòng trống), Danh sách đặt phòng Nếu trạng thái phịng khơng cịn trống đặt trước từ chối u cầu th phịng Khách hàng Nếu trạng thái phòng trống, Nhân viên lễ tân yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin (CMND/Passport, Họ tên, Số điện thoại ), thông tin hợp lệ Nhân viên lễ tân lập phiếu thuê phòng cho khách hàng phiếu giao phòng (bao gồm thơng tin Phịng, thơng tin Khách hàng, ngày nhận, ngày trả…) gửi cho Nhân viên phục vụ phòng 41 Nhân viên lễ tân sẽ giao thẻ phòng cho Khách hàng Sau xác nhận giao phòng, Nhân viên lễ tân sẽ cập nhật lại trạng thái phòng vào Sổ nhật ký trạng thái phòng đồng thời lưu lại phiếu giao phòng vào Danh sách phiếu th phịng Khách hàng u cầu sử dụng dịch vụ Khách sạn Khi có yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, phận lễ tân kiểm tra số phòng, tiếp nhận yêu cầu dịch vụ khách hàng để lập phiếu yêu cầu dịch vụ Dựa vào phiếu yêu cầu dịch vụ lập hóa đơn tốn dịch vụ thực dịch vụ khách hàng yêu cầu, sau chuyển trực tiếp phục vụ đến phòng khách hàng chuyển hóa đơn cho khách hàng Nhân viên lễ tân kiểm tra hạn trả phịng khách hàng thơng qua Sổ nhật ký thuê phòng Nếu hết hạn sử dụng phòng, nhân viên lễ tân gửi thông báo đến khách hàng u cầu tốn hóa đơn tiền sử dụng phịng sử dụng dịch vụ khách sạn. Nếu khách hàng yêu cầu gia hạn sử dụng nhân viên tiếp tân kiểm tra trạng thái phòng sổ nhật ký đặt phịng, phịng chưa đặt trước nhân viên tiếp tân cập nhật ngày thuê phòng khách sạn lập hóa đơn tốn sau này, ngược lại phịng khơng đáp ứng khách hàng khác đặt trước, nhân viên tiếp tân lập hóa đơn tốn cho khách hàng, nhân viên phục vụ nhận phòng, nhân viên lễ tân sau tốn cho khách hàng lưu hóa đơn tốn vào sổ hóa đơn tốn, đồng thời cập nhật lại trạng thái phòng vào sổ nhật ký thuê phòng Nhân viên lễ tân kiểm tra thời gian trả phòng cho khách thông báo cho khách Đến cuối kỳ hoạch toán, nhân viên kế toán thống kê doanh thu, cơng nợ dựa danh sách hóa đơn tốn (thơng tin th phịng, thơng tin sử dụng dịch vụ…) sau lập báo cáo gửi đến Trưởng Phịng Trưởng Phòng xác nhận kiểm tra báo cáo Nếu thông tin hợp lệ gửi thông báo cho phép nhân viên kế toán lưu lại báo cáo vào sổ thành danh sách thống kê, báo cáo 2.4 Mô tả hệ thống: 2.4.1 Nhiệm vụ Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn thực chức sau: - Quản lý thuê, đặt phòng - Quản lý giao phòng - Quản lý trả phòng 42 - Báo cáo, thống kê Các phận thực chức bao gồm: Nhân viên lễ tân (Bộ phận lễ tân), Nhân viên phục vụ phịng (Bộ phận hành - dịch vụ) , dịch vụ, nhân viên kế tốn (Bộ phận tài chính) Các tác nhân ngồi bao gồm: Khách hàng, Trưởng phịng ( hệ thống quản lý này, trưởng phòng người nhận báo cáo thống kê theo hàng kỳ 2.1.2 Cơ cấu hệ thống: Cơ cấu hệ thống bao gồm phận thực nhiệm vụ sau: Bộ phận lễ tân: Nhân viên lễ tân sau thấy yêu cầu thuê phòng, đặt phòng đến từ khách hàng, nhân viên kiểm tra lại yêu cầu thuê, đặt phòng khách hàng Đồng thời kiểm tra trạng thái phịng, phịng khơng cịn trống đặt trước từ chối yêu cầu thuê phòng Khách hàng Nếu trạng thái phòng trống, Nhân viên tiếp tân yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin (CMND/Passport, Họ tên, Số điện thoại ) Sau đó, nhân viên xác thực thông tin khách hàng, hợp lệ Nhân viên tiếp tân lập phiếu thuê phòng gửi cho khách hàng phiếu giao phịng (bao gồm thơng tin Phịng, thơng tin Khách hàng, ngày nhận, ngày trả…) gửi cho Nhân viên phục vụ phòng Sau khách hàng xác nhận nhận phòng, nhân viên lễ tân cập nhật lại tình trạng phịng, lưu phiếu giao phịng vào danh sách phiếu th phịng Khi có u cầu dịch vụ từ khách hàng, phận lễ tân kiểm tra số phịng thơng tin khách hàng u cầu dịch vụ khách hàng để lập phiếu yêu cầu dịch vụ, lập hóa đơn tốn dịch vụ gửi cho phận tài Nhân viên lễ tân kiểm tra hạn trả phòng khách hàng thơng qua Sổ nhật ký th phịng, gửi thơng báo đến khách hàng u cầu tốn hóa đơn tiền sử dụng phòng sử dụng dịch vụ khách sạn Nếu khách hàng yêu cầu gia hạn sử dụng nhân viên tiếp tân kiểm tra trạng thái phịng sổ nhật ký đặt phòng, phòng chưa đặt trước nhân viên tiếp tân cập nhật ngày th phịng khách sạn lập hóa đơn tốn sau này, ngược lại phịng khơng đáp ứng được khách hàng khác đặt trước, nhân viên tiếp tân lập hóa đơn tốn cho khách hàng Nhân viên tiếp tân sau toán cho khách hàng lưu hóa đơn tốn vào sổ hóa đơn tốn, đồng thời cập nhật lại trạng thái phòng vào sổ nhật ký thuê phòng 43 Bộ phận hành - dịch vụ: Nhân viên phục vụ phòng sau nhận phiếu giao phòng từ nhân viên lễ tân thực giao phòng cho khách hàng Khi nhân yêu cầu từ khách hàng, sau nhân viên lễ tân gửi thông tin yêu cầu dịch vụ nhân viên phục vụ phịng, dịch vụ thực cung cấp dịch vụ cho khách hàng Sau nhận thơng tin khách hàng trả phịng, nhân viên phục vụ phòng thực nhận lại phòng Bộ phận tài chính: Nhân viên kế tốn nhận hóa đơn từ phận lễ tân Đến cuối kỳ hoạch toán, nhân viên kế tốn thống kê doanh thu, cơng nợ dựa danh sách hóa đơn tốn (thơng tin th phịng, thơng tin sử dụng dịch vụ…) sau lập báo cáo gửi đến Trưởng Phòng Trưởng Phòng xác nhận kiểm tra báo cáo Nếu thông tin hợp lệ gửi thông báo cho phép nhân viên kế toán lưu lại báo cáo vào sổ thành danh sách thống kê, báo cáo 2.5 Gom nhóm chức Với mơ tả nghiệp vụ trên, nhóm chưa thành chức sau: - Quản lý thuê, đặt phòng bao gồm chức như: Kiểm tra u cầu th trạng thái phịng có u cầu thuê phòng, đặt phòng từ khách hàng Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin Xác nhận lại thông tin khách hàng Và cuối lập phiếu giao phòng gửi cho nhân viên phục vụ phòng - Quản lý giao phòng bao gồm chức như: Giao phòng cho khách hàng Cập nhật lại tình trạng phịng Tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ từ khách hàng Và cuối Lập phiếu yêu cầu dịch vụ - Quản lý trả phòng bao gồm chức như: Kiểm tra hạn trả phòng khách hàng Xử lý yêu cầu gia hạn khách hàng (nếu có) Lập hóa đơn tốn phịng sử dụng dịch vụ Cập nhật lại tình trạng phịng sau khách trả phịng - Báo cáo, tài bao gồm chức như: Thực thống kê doanh thu, công nợ Lập báo cáo gửi cho Trưởng phòng 44 45 Hình 1: Sơ đồ mơ hình hố nghiệp vụ 2.6 Sơ đồ 2.6.1 Sơ đồ phân rã chức năng: 46 Hình 2: Sơ đồ chức phân rã quản lý thuê phòng khách sạn 2.6.2 Sơ đồ luồng liệu mức ngữ cảnh Hình 3: Sơ đồ lường liệu mức ngữ cảnh - Input: Thông tin u cầu th phịng, Thơng tin khách hàng, Các u cầu dịch vụ, Thông tin phản hồi gia hạn, Thông tin tốn, Thơng tin phản hồi 47 - Output: Thơng tin tình trạng phịng, Phiếu th- giao phịng, Phiếu u cầu dịch vụ, Thơng báo gia hạn phịng, Hóa đơn tốn phịng- dịch vụ, Bản thống kê doanh thu- công nợ, Bản báo cáo - Tác nhân ngồi: Khách hàng, Trưởng phịng - Tác nhân trong: Lễ tân, Nhân viên phục vụ, Kế toán 2.6.3 Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh Hình 4: Sơ đồ lng liệu mức đỉnh - Input: Thông tin yêu cầu th phịng, Thơng tin khách hàng, Các u cầu dịch vụ, Thông tin phản hồi gia hạn, Thông tin tốn, Thơng tin phản hồi - Output: Thơng tin tình trạng phòng, Phiếu thuê- giao phòng, Phiếu yêu cầu dịch vụ, Thơng báo gia hạn phịng, Hóa đơn tốn phịng- dịch vụ, Bản thống kê doanh thu- cơng nợ, Bản báo cáo - Tác nhân ngoài: Khách hàng, Trưởng phòng - Tác nhân trong: Lễ tân, Nhân viên phục vụ, Kế toán - Kho liệu: Danh sách khách hàng, Danh sách phòng, Phiếu thuê- giao phòng, Phiếu yêu cầu dịch vụ, Hóa đơn, Thống kê- Báo cáo - Quy trình thực hiện: Quản lý th- đặt phịng, Quản lý giao phòng, Quản lý trả phòng, Báo cáo- Thống kê 2.6.4 Sơ đồ mức đỉnh 48 2.6.4.1 Sơ đồ quản lý thuê, đặt phòng - Nhiệm vụ: Khách hàng muốn đặt phịng phải khai báo đầy đủ thông tin họ tên, SĐT, chứng minh thư, địa thông tin quản lý thời gian khách hàng khách sạn Khách hàng đặt phịng trước thơng qua điện thoại, fax website khách sạn Đầu tiên Nhân viên tiếp tân kiểm tra yêu cầu thuê phòng Khách hàng, kiểm tra trạng thái phòng khách sạn thơng qua sổ nhật ký th phịng (gồm Phịng thuê, phòng đặt trước, phòng trống), Sổ nhật ký đặt phịng Nếu trạng thái phịng khơng cịn trống đặt trước từ chối yêu cầu thuê phòng Khách hàng Nếu trạng thái phòng trống, Nhân viên tiếp tân yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin (CMND/Passport, Họ tên, Số điện thoại ), thông tin hợp lệ Nhân viên tiếp tân lập phiếu thuê phòng gửi cho khách hàng phiếu giao phịng (bao gồm thơng tin Phịng, thông tin Khách hàng, ngày nhận, ngày trả…) gửi cho Nhân viên phục vụ phịng - Tác nhân ngồi: khách hàng, lễ tân - Kho liệu: Danh sách phòng, danh sách thuê phòng, danh sách khách hàng, phiếu thuê giao phịng Hình 5: Sơ dồ mức đỉnh chức quản lý thuê, đặt phòng 2.6.4.2 Sơ đồ quản lý giao phòng 49 - Nhiệm vụ: Nhân viên phục vụ phòng giao phòng với phiếu giao phòng cho Khách hàng Sau xác nhận giao phòng, Nhân viên tiếp tân cập nhật lại trạng thái phòng vào Sổ nhật ký trạng thái phòng đồng thời lưu lại phiếu giao phòng vào Sổ phiếu thuê phịng Khách hàng u cầu sử dụng dịch vụ Khách sạn Khi có yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, phận lễ tân kiểm tra số phịng thơng tin khách hàng u cầu dịch vụ khách hàng để lập phiếu yêu cầu dịch vụ Dựa vào phiếu yêu cầu dịch vụ lập hóa đơn tốn dịch vụ thực dịch vụ khách hàng yêu cầu, sau chuyển trực tiếp phục vụ đến phòng khách hàng chuyển hóa đơn cho khách hàng - Tác nhân ngồi: khách hàng, lễ tân, nhân viên phục vụ - Kho liệu: phiếu hóa đơn, phiếu th giao phịng, sổ nhật ký trạng thái phòng, danh sách khách hàng, phiếu yêu cầu dịch vụ Hình 6: Sơ dồ mức đỉnh chức quản lý giao phòng 2.6.4.3 Sơ đồ quản lý trả phòng - Nhiệm vụ: Nhân viên tiếp tân kiểm tra hạn trả phòng khách hàng thơng qua Sổ nhật ký th phịng Nếu hết hạn sử dụng phịng, nhân viên tiếp tân gửi thơng báo đến khách hàng u cầu tốn hóa đơn tiền sử dụng phòng sử dụng dịch vụ khách sạn Nếu khách hàng yêu cầu gia hạn sử dụng nhân viên tiếp tân kiểm tra trạng thái phòng sổ nhật ký đặt phòng, 50 phịng chưa đặt trước nhân viên tiếp tân cập nhật ngày thuê phòng khách sạn lập hóa đơn tốn sau này, ngược lại phịng khơng đáp ứng được khách hàng khác đặt trước, nhân viên tiếp tân lập hóa đơn toán cho khách hàng, nhân viên phục vụ nhận phịng, nhân viên tiếp tân sau tốn cho khách hàng lưu hóa đơn tốn vào sổ hóa đơn tốn, đồng thời cập nhật lại trạng thái phòng vào sổ nhật ký thuê phòng - Tác nhân ngoài: khách hàng, lễ tân - Kho liệu: phiếu hóa đơn, danh sách th phịng, sổ nhật ký đặt phịng Hình 7: Sơ dồ mức đỉnh chức quản lý trả phòng 2.6.4.4 Sơ đồ báo cáo thống kê - Nhiệm vụ: nhân viên kế toán thống kê doanh thu, công nợ dựa danh sách hóa đơn tốn (thơng tin th phịng, thơng tin sử dụng dịch vụ…) sau lập báo cáo gửi đến Trưởng Phòng Trưởng Phòng xác nhận kiểm tra bản báo cáo Nếu thông tin hợp lệ gửi thông báo cho phép nhân viên kế toán lưu lại báo cáo vào sổ thành danh sách thống kê, báo cáo - Tác nhân ngoài: kế tốn, trưởng phịng 51 - Kho liệu: phiếu hóa đơn, danh sách th phịng, phiếu u cầu dịch vụ, phiếu thuê giao phòng, sổ nhật ký đặt phòng, sổ nhật ký trạng thái phòng, danh sách khách hàng, danh sách th phịng Hình 8: Sơ dồ mức đỉnh chức báo cáo thống kê 52 PHẦN III: KẾT LUẬN Quá trình thực đề tài thảo luận nhóm với hai nội dung đề tài “ Trình bày đặc trưng thành phần chính, lợi ích HTTT quản lý nghiên cứu khoa học sinh viên Phân tích thuận lợi khó khăn triển khai hệ thống” “Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn” cung cấp cho thành viên nhóm kiến thức sâu quy trình nghiệp vụ, lợi ích, vai trị khó khăn, hạn chế hệ thống nói chung hai hệ thống: quản lý nghiên cứu khoa học quản lý th phịng khách sạn nói riêng Bên cạnh đó, việc thực đề tài cịn gặp nhiều khó khăn tiếp cận thu thập thơng tin với nội dung thực trạng hệ thống áp dụng doanh nghiệp tổ chức Cơng tác tìm kiếm thu thập bị cản trờ lớn thời gian gấp rút khoảng cách không gian địa lý khiến cho làm cịn chưa hồn thiện, đánh giá cịn nhiều thiếu sót Thơng qua q trình tìm hiểu đề tài, thành viên nhóm nhận thấy tầm quan trọng hệ thống quản lý ứng dụng thực tế mơn khác có mối quan hệ chặt chẽ với Từ đó, thành viên nhóm ý thức việc thực nghiên cứu hoàn thiện tốt đề tài không giúp thân nâng cao kiến thức mơn học cịn bước đệm cho q trình học tập ứng dụng vào học tập công tác sau 53
Ngày đăng: 15/08/2023, 15:19
Xem thêm: