Bài Thảo Luận Hệ Thống Thông Tin Quản Lí Đề Tài Quản Lý Nhà Hàng.pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA HTTT KINH TẾ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

-BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ

TÊNCHỨC VỤ NHIỆM VỤ ĐÁNH GIÁ

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢNLÝ THÔNG TIN NHÀ HÀNG

1 Mô tả nghiệp vụ hệ thốnga Các nhiệm vụ cơ bản:

 Cập nhật và bổ sung thông tin về thực đơn, giá cả, và nguyên liệu theo dõi tồn kho và đặt nguyên liệu mới.

 Theo dõi, quản lý và đạo tạo chất lượng cho nhân viên trong nhà hàng.

 Ghi nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng cả tại quán cũng như đơn hàng online một cách chính xác và nhanh chóng.

 Theo dõi quy trình chuẩn bị món ăn và quan sát quá trình phục vụ của nhân viên nhà hàng.

 Xác nhận phương thức thanh toán tạo hóa đơn và thanh toán một cách chính xác.

 Quảng bá hình ảnh, văn hóa ẩm thực đặc sắc của nhà hàng.

 Theo dõi, quản lý trang thiết bị trong nhà hàng và đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.

 Tổng hợp báo cáo theo ngày, tuần, tháng về số lượng đơn hàng, doanh thu và các thông số khác.

b Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm:

Hệ thống quản lý nhà hàng bao gồm sáu bộ phận chính, sáu bộ phận này hoạt động có mối quan hệ tương đối độc lập trong nhiều quy trình xử lý công việc.

- Bộ phận lãnh đạo

Có vai trò chính là điều hành, giám sát, quản lý tất cả mọi công việc và đội ngũ nhân viên.( Là người đưa ra mọi quyết định cuối cùng về chiến lược, định hướng, kế hoạch phát triển trong tương lai Mọi vấn đề phát sinh có tính chất nghiêm trọng đều phải thông qua bộ phận lãnh đạo)

- Bộ phận quản lý nhà hàng

Có trách nhiệm hỗ trợ đắc lực cho bộ phận lãnh đạo về các hạng mục công việc như phân công và tổ chức và giám sát các công việc để mang đến chất lượng dịch vụ tốt

nhất ( Là người phân công và tổ chức nhân sự theo cấp quản lý, giám sát các công việc để mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất Đặc biệt là về tài chính, ngân sách của nhà hàng, doanh thu trong tháng, năm vừa qua thay đổi ra sao Phối hợp với bộ phận bếp thường xuyên cập nhật những món mới, xây dựng thực đơn mới)

- Bộ phận bếp

Chịu trách nhiệm về chất lượng món ăn, những món ăn có thơm ngon, bổ dưỡng hay không phụ thuộc vào bộ phận này (Nhà hàng là nơi cung cấp dịch vụ ẩm thực nên bộ phận bếp đóng vai trò rất quan trọng Các nhân viên có trong bộ phận bếp sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng món ăn Những món ăn có thơm ngon, bổ dưỡng hay không phụ thuộc vào bộ phận này)

- Bộ phận kinh doanh

Có trách nhiệm lên kế hoạch để quảng cáo, giới thiệu hình ảnh, thương hiệu nhà hàng đến mọi người.(Bộ phận kinh doanh có chức năng phải thu thập được các thông tin về đối thủ cạnh tranh, thị trường xung quanh ra sao và phải tìm kiếm được khách hàng tiềm năng Từ đó tạo mối quan hệ, uy tín và duy trì, chăm sóc những khách hàng thân thiết)

- Bộ phận phục vụ khách hàng

+Bộ phận lễ tân, (bộ phận lễ tân sẽ chịu trách nhiệm đón và tiễn khách, giải đáp mọi thắc mắc nếu khách hàng có bất kỳ vấn đề nào hay khiếu nại Nếu nằm trong phạm vi giải quyết hoặc có sự hiểu biết thì có thể giải quyết trực tiếp Ngược lại cần phải thông báo với cấp trên để được xử lý ổn thỏa.)

+ Bộ phận phục vụ (Bên cạnh việc cùng đón và tiễn khách cùng bộ phận lễ tân, bộ phận phục vụ còn chịu trách nhiệm sắp xếp chỗ ngồi và gợi ý để khách hàng chọn món Sau khi đã thưởng thức xong, nhân viên phục vụ có trách nhiệm dọn dẹp sạch sẽ và sắp xếp lại bàn ăn của khách.)

- Bộ phận kế toán thu ngân

Bộ phận này chịu mọi trách nhiệm về thu chi của nhà hàng (Kế toán trưởng có chia vụ phân chia ca và khu vực làm việc cho nhân viên Lập báo cáo tài chính, theo dõi

công việc của nhân viên và báo cáo lên cấp trên Còn nhân viên có nhiệm vụ thu ngân, lên hóa đơn cho khách hàng Sau đó nhập dữ liệu, lưu hóa đơn, nộp tiền và báo cao doanh thu về cho kế toán trưởng)

c Quy trình xử lý

Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của nhà hàng có thể liên hệ đặt bàn trước với nhà hàng Nhà hàng tiếp nhận thông tin từ khách hàng qua nhiều kênh, bao gồm điện thoại, email, trang web hoặc các ứng dụng đặt chỗ Thông tin khách hàng được ghi lại bao gồm: tên, số điện thoại, số lượng người và bàn, ngày và giờ đặt bàn, hoặc các yêu cầu đặc biệt (nếu có).

Khi khách đến nhà hàng, nhân viên sẽ ra chào khách và xin thông tin khách đã đặt bàn trước hay chưa Nếu khách đã đặt bàn trước thì kiểm tra thông tin bàn đã đặt và đưa khách về bàn đã đặt còn nếu chưa thì nhân viên sẽ hỗ trợ đặt bàn cho khách Tiếp đó nhân viên nhà hàng sẽ cung cấp thực đơn và giới thiệu về các chương trình ưu đãi của nhà hàng( nếu có) Nhân viên sẽ tư vấn và trả lời cho khách hàng về các món ăn, nguyên liệu hoặc các yêu cầu đặc biệt của họ Khách hàng sẽ lựa chọn món ăn của họ Nhân viên sẽ ghi lại thông tin về thực đơn của khách rồi xác nhận với thu ngân Sau đó, thông tin về đơn hàng sẽ được chuyển đến bộ phận bếp Nhà bếp sẽ kiểm tra lại thông tin món ăn, nguyên liệu, kho hàng… để xác nhận Nhà bếp sẽ tiến hành chuẩn bị món ăn Trong thời gian đợi lên món, nhân viên sẽ phục vụ nước hoặc các yêu cầu của khách hàng Xuyên suốt quá trình khách ở nhà hàng, nhân viên có nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu của khách nếu khách yêu cầu.

Sau khi khách có yêu cầu thanh toán, nhân viên sẽ báo với bộ phận lễ tân, in bill và gửi lại khách xác nhận lại thông tin món ăn của mình Sau khi thông tin được xác nhận, khách sẽ thực hiện thanh toán trực tiếp cho thu ngân hoặc qua hệ thống thanh toán của nhà hàng Đơn hàng được đánh dấu là hoàn tất.

Nhà hàng sẽ ghi lại thông tin về trải nghiệm cũng như phản hồi của khách hàng đã sử dụng dịch vụ Điều này có thể giúp cải thiện chất lượng nhà hàng và duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng Thông tin về khách hàng sẽ được lưu trong hệ thống

CRM của nhà hàng, cho phép nhà hàng sử dụng thông tin khách hàng để tạo ra các chiến lược kinh doanh lâu dài.

Hàng ngày, bộ phận bếp sẽ thống kê lại nguyên, vật liệu đã sử dụng và phần còn lại trong kho Sau đó, bếp sẽ thống kê nguyên vật liệu cần mua để gửi lên bộ phận kho và bộ phận thống kê, báo cáo Bộ phận thống kê, báo cáo sẽ theo dõi, kiểm kê lại lượng tiêu thụ của từng món ăn, theo dõi tồn kho để đưa ra các chiến lược( chỉnh sửa menu, thay đổi giá, ưu đãi…) rồi gửi báo cáo lên quản lý nhà hàng Quản lý nhà hàng sẽ xin xác nhận của chủ nhà hàng Sau khi được xác nhận, bộ phận kho sẽ tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp Sau đó đơn đặt sẽ được chuyển tới bộ phận thu chi Hoá đơn thanh toán sẽ được chuyển tới bộ phận thống kê Đơn hàng sẽ được kiểm tra chất lượng khi hàng được nhập.

Trong quá trình làm việc, quản lý nhà hàng sẽ theo dõi hoạt động của nhà hàng ( nhân viên, cơ sở vật chất…) Hàng tháng, toàn bộ nhà hàng sẽ tiến hành họp tổng Quản lý sẽ có những điều chỉnh và sự đổi mới phù hợp với nhà hàng cũng như nhu cầu thị trường Đối với nhân viên, sẽ có sự hỗ trợ, đào tạo thêm về kỹ năng sao cho tối đa được hiệu suất làm việc Đối với nhà hàng, thực hiện kiểm tra định kỳ và bảo dưỡng các thiết bị, máy móc, và hệ thống trong nhà hàng như lò nướng, tủ lạnh, máy lọc không khí và điều hòa nhiệt độ Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị hoạt động tốt và tuân thủ các quy chuẩn an toàn.

2.Xây dựng mô hình phân cấp chức năng:

a Tại sao phải xây dựng mô hình phân cấp chức năng:

Trước hết ta thấy sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu diễn phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống Đặc điểm của sơ đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã chức năng cho 1 cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết về các chức năng và nhiệm vụ thực hiện (rất dễ thành lập bằng cách phân rã các chức năng dần dần từ trên xuống).

Như vậy, việc xây dựng mô hình phân cấp chức năng là rất cần thiết nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích Đồng thời, sơ đồ phân rã chức năng cũng là phương tiện trao đổi giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ thống Sơ đồ phân rã chức năng cho phép mô tả, khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực tiếp hoặc khách quan, phát hiện được các chức năng thiếu và trùng lặp.

b Cách thức xây dựng mô hình phân cấp chức năng của toàn hệthống:

Để xây dựng được mô hình phân cấp các chức năng của hệ thống quản lý thông tin thư viện, tôi có sử dụng kết hợp cả hai phương pháp bottom-up và phương pháp top-down Áp dụng cụ thể vào hệ thống quản lý thông tin thư viện, ta sẽ làm lần lượt các bước (có áp dụng hai phương pháp trên) như sau:

 Sử dụng phương pháp top-down để tìm kiếm những chức năng chi tiết được nêu trong phần mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống.

 Sử dụng phương pháp bottom-up để gom nhóm các chức năng chi tiết được liệt kê ở trên thành các chức năng ở mức cao hơn.

 Thực hiện kết hợp việc giản lược hóa từ ngữ đến khi thu được chức năng của toàn bộ hệ thống.

Giai đoạn 1 - Sử dụng phương thức top-down để tìm kiếm những chức năng chitiết:

Để tìm kiếm chức năng chi tiết từ bản mô tả quy trình nghiệp vụ ta thực hiện đầy đủ theo 5 bước như dưới đây:

Bước 1: Gạch chân các động từ và bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống thống (những chức năng chi tiết sẽ được mô tả thông qua các động từ và bổ ngữ này) Bước 2: Từ danh sách các động từ và bổ ngữ thu được ở bước 1 ta tìm và loại bỏ những chức năng trùng lặp hay những cụm không phải là chức năng của hệ thống Bước 3: Từ danh sách thu được ở bước 2, gom nhóm những chức năng nào đơn giản do một người thực hiện lại.

Bước 4: Trong danh sách thu được từ bước 3, loại các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống lại.

Bước 5: Chỉnh sửa lại các chức năng được chọn sau bước 4 cho hợp lý.

Kết quả thu được:

 Gạch chân các động từ và bổ ngữ có được từ quy trình nghiệp vụ của hệ thống, loại bỏ các cụm từ không có phải là chức năng của hệ thống ta được kết quả sau:

(1) Đặt bàn

(2) Hỗ trợ đặt bàn cho khách (3) Ghi lại thông tin về thực đơn (4) Xác nhận với thu ngân (5) Kiểm tra lại thông tin món ăn (6) Chuẩn bị món ăn

(7) Yêu cầu thanh toán

(8) In bill và gửi lại khách xác nhận lại thông tin (9) Thanh toán cho nhân viên hoặc qua quầy thu ngân

(10) Ghi lại thông tin về trải nghiệm cũng như phản hồi của khách (11) Thống kê lại nguyên, vật liệu

(12) Theo dõi, kiểm kê lại lượng tiêu thụ của từng món ăn (13) Theo dõi tồn kho

(14) Đặt hàng từ nhà cung cấp (15) Kiểm tra chất lượng đơn hàng

(16) Theo dõi hoạt động của nhà hàng (17) Họp tổng

(18) Hỗ trợ, đào tạo thêm về kỹ năng

(19) Kiểm tra định kỳ và bảo dưỡng các thiết bị, máy móc và hệ thống trong nhà hàng

(20) Ghi lại thông tin khách hàng (21) Gửi báo cáo

(22) Đáp ứng nhu cầu của khách

(23) Tạo ra các chiến lược kinh doanh lâu dài.

Giai đoạn 2 - Sử dụng phương pháp bottom-up để gom nhóm các chức năng chitiết thành các chức năng mức cao hơn:

Sau khi làm công đoạn gom nhóm các chức năng nhỏ được liệt kê trong giai đoạn 1, ta sẽ thu được các chức năng ở mức cao hơn như sau:

(1) Quản lý hồ sơ nhân viên (2) Đào tạo nhân viên (3) Quản lý lương thưởng (4) Chấm công

(5) Xử lý đơn hàng

(6) Xử lý đơn khiếu nại đơn hàng (7) Xác nhận và ghi thông tin đơn hàng (8) Xếp chỗ cho khách

(9) Quản lý thu chi

(10) Thanh toán hoá đơn (11) Chăm sóc khách hàng (12) Phản hồi của khách (13) Quản lý cơ sở vật chất (14) Quản lý nhập nguyên liệu

(15) Cập nhật thông tin nguyên liệu cần bổ sung

Ở mức này, chức năng tổng quản của hệ thống là Quản lý nhà hàng Với hệ thống này, có bốn tác nhân ngoài có khả năng tác động đến hệ thống về mặt dữ liệu (có thể rút ra từ sơ đồ quy trình nghiệp vụ – chương I) là:

Nhà cung cấp Khách hàng

Bổ sung các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và tác nhân ngoài, ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0) như sau:

b

Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1):

Chức năng chính Quản lý nhà hàng (chức năng mức 0) có thể phân rã thành năm chức năng con là:

Quản lý nhân viên

c Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2):

Ở mức này, ta có thể thấy 8 chức năng quản lý nhân viên, quản lý đơn hàng, quản lý tài chính, quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý kho, quản lý bếp, quản lý nhà hàng, thống kê và báo cáo còn được phân rã thành nhiều chức năng con khác Cụ thể là:

- Chức năng Quản lý nhân viên được phân rã thành 4 chức năng: Quản lý hồ sơ nhân viên, Đào tạo nhân viên, Quản lý lương thưởng, Chấm công.

- Chức năng Quản lý đơn hàng được phân ra thành 4 chức năng: Xử lý đơn hàng, Xử lý đơn khiếu nại đơn hàng, Xác nhận và ghi thông tin đơn hàng, Xếp chỗ cho khách.

- Chức năng Quản lý tài chính được phân rã thành 2 chức năng: Quản lý thu chi, thanh toán hoá đơn.

- Chức năng Quản lý dịch vụ khách hàng được phân rã thành 2 chức năng: Chăm sóc khách hàng, Phản hôì của khách hàng.

- Chức năng Quản lý kho được phân rã thành 3 chức năng: Quản lý csvc, Quản lý nhập nguyên liệu, Cập nhật thông tin nguyên liệu bổ sung.

- Chức năng Quản lý bếp được phân rã thành 2 chức năng: Cập nhật tình trạng món ăn, kiểm tra tồn kho.

- Chức năng Quản lý nhà hàng được phân rã thành 1 chức năng: Quản lý nhà hàng

- Chức năng Báo cáo và thống kê được phân ra thành 2 chức năng: Báo cáo, Thống kê.

Sau khi đã tiến hành xây dựng sơ đồ DFD mức 1 và xác định được các chức năng phân rã, ta tiếp tục xây dựng sơ đồ DFD mức 2 theo nguyên tắc:

- Thực hiện phân rã đối với mỗi tiến trình của mức đỉnh.

- Khi thực hiện phân rã ở mức này vẫn phải căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng để xác định các tiến trình con sẽ xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu - Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết.

o Khi phân rã các tiến trình phải đảm bảo tất cả các luồng thông tin vào ra ở tiến trình mức cao phải có mặt trong các tiến trình mức thấp hơn và ngược lại.