(Tiểu luận) tìm hiểu khái niệm, đặc trưng và các chức năng chính, lợi ích của hệ thống thông tin quản lý nhà hàng

Trong bài thảo luận này, chúng em sẽ tìm hiểu và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhà hàng nhằm mục đích giúp các nhà hàng lớn, nhỏ, các chuỗi nhà hàng có thể quản lý chặt chẽ đượ

TRƯỜ NG Đ I H Ạ ỌC THƯƠNG MẠ I

KHOA H Ệ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

ĐỀ TÀI: Tìm hiểu khái niệm, đặc trưng và các chức năng chính, lợi ích của Hệ thống thông tin quản lý Nhà hàng

Giảng viên hướng dẫn: TS Lê Vi t Hà ệ

Nhóm th c hiự ện: 04

Lớp HP: 2262ECIT0311

31 Nguyễn Thị Hiên (TK) 36 Phạm Thị Thu Hoài

32 Nguyễn Thị Thu Hiền 37 Hoàng Thanh Huế

33 Phạm Thị Hiền 38 Vũ Quốc Hùng

34 Nguyễn Trung Hiếu 39 Nguyễn Ngọc Huy (NT)

35 Bùi Thị Hồng Hoa 40 Nguyễn Thị Mỹ Huyền

MỤC LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

PHẦN I: LÝ THUY T 4Ế 1 Khái ni m và vai trò c a h ệ ủ ệ thố ng thông tin quả n lý nhà hàng 4

1.1 Khái niệm về ệ thố h ng thông tin qu n lý nhà hàng 4 ả 1.2 Vai trò của hệ thống thông tin qu n lý nhà hàng 4 ả 2 Các chức năng củ a h ệ thố ng thông tin qu n lý nhà hàng 5 ả 2.1 Chức năng quản lý đặt bàn 5

2.2 Chức năng quản lý nh p, xu t nguyên li u trong kho 5 ậ ấ ệ 2.3 Chức năng quản lý nhà b p 5 ế 2.4 Chức năng quản lý nhân viên 6

2.5 Chức năng quản lý công n 6 ợ 2.6 Chức năng lập báo cáo 6

3 Ưu điểm và nhược điểm c a h ủ ệ thống quả n lý nhà hàng 6

3.1 Ưu điểm 6

3.2 Nhược điểm 9

4 Thuận lợi và khó khăn khi triể n khai ph ần mề m 9

4.1 Thuận l i 9 ợ 4.2 Khó khăn 10

PHẦN II: BÀI T P 12Ậ 1 Mô tả bài toán nghi ệp vụ trong h ệ thố ng thông tin qu n lý c a qu n lý nhà ả ủ ả hàng 12

2 Xác định thành ph n 13 ầ 3 Biểu đồ 13

3.1 Biểu đồ phân c p chấ ức năng (BPC) 13

3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 13

KẾT LUẬN 17

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, các hệ thống thông tin quản lý là công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp, tổ chức phát triển vươn xa hơn, chúng hỗ trợ người sử dụng quản lý tốt hơn những thông tin trong doanh nghiệp thay vì phải ghi chép giấy tờ như ngày trước Hầu như tất cả các lĩnh vực: sức khỏe, dịch vụ, giải trí, đều sử dụng các hệ thống thông tin quản lý

Như chúng ta đã biết, ngày nay đời sống kinh tế ngày càng phát triển, cho nên nhu cầu của con người cũng cao hơn về cả vật chất lẫn tinh thần trên thế giới nói chung

và Việt Nam nói riêng Đặc biệt tại Việt Nam, nền ẩm thực đa dạng phong phú đã thu hút được rất nhiều du khách cả trong và ngoài nước Theo số liệu thống kê của Dcorp R-Keeper Việt Nam, cả nước hiện có đến 540.000 cửa hàng ăn uống, trong đó có khoảng 430.000 cửa hàng nhỏ, 7.000 nhà hàng chuyên phục vụ thức ăn nhanh, 22.000 cửa hàng

cà phê, quầy bar và trên 80.000 nhà hàng được đầu tư, phát triển một cách bài bản Qua từng năm, con số này tăng lên một cách nhanh chóng và đáng kể Để làm được điều này, các nhà hàng đã và đang áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào các hoạt động dịch vụ của mình

Trong bài thảo luận này, chúng em sẽ tìm hiểu và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhà hàng nhằm mục đích giúp các nhà hàng lớn, nhỏ, các chuỗi nhà hàng có thể quản lý chặt chẽ được tất cả các bộ phận làm việc để tạo nên một bộ máy hoạt động hiệu quả, mang lại cho khách hàng những dịch vụ hoàn hảo nhất

Tuy nhiên, do trình độ kiến thức còn hạn chế nên trong quá trình xây dựng bài thảo luận chắc chắn còn có nhiều thiếu sót Nhóm 4 chúng em rất mong nhận được sự đánh giá, đóng góp ý kiến của Cô và các bạn trong lớp để bài thảo luận này được hoàn thiện hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn !

PHẦ N I: LÝ THUY T Ế

1 Khái niệm và vai trò của h ệ thống thông tin qu n lý nhà hàng ả

1.1 Khái niệm v hề ệ thống thông tin qu n lý nhà hàng ả

Hệ thống thông tin quản lý nhà hàng là một hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ và hoạt động quản lý nhà hàng trong doanh nghiệp bao gồm: quản lý kho, quản lý bếp, quản lý thanh toán, quản lý khách hàng, Là một hệ thống thông tin sử dụng trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến mọi hoạt động của nhà hàng để hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định Hệ thống quản lý thông tin nhà hàng có vai trò quan trọng và là điều kiện tiên quyết giúp vận hành nhà hàng một cách trơn tru và hiệu quả nhất Các thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác mà hệ thống quản lý thông tin nhà hàng đem lại sẽ giúp bộ máy vận hành một cách năng xuất hiệu quả, ứng biến phù hợp trong mọi tình huống, từ đó tạo ra lợi nhuận, củng

cố hình ảnh của nhà hàng

1.2 Vai trò của h ệ thống thông tin qu n lý nhà hàng ả

Hệ thống thông tin quản lý nhà hàng đang được đầu tư rất nhiều, vì hiệu quả mà nó đem lại ảnh hưởng tới hình ảnh của doanh nghiệp, quản lý nhân lực nhà hàng, cung cấp dịch vụ cần thiết cho khách hàng cũng như ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển của nhà hàng trong tương lai

• Hệ thống thông tin quản lý nhà hàng giúp hoàn thành cơ sở ạ tầng công nghệ h thông tin trong nhà hàng, xây d ng ph n mự ầ ềm liên quan đến qu n lý nhà hàng, ả xây d ng dự ữ liệu qu n lý nhà hàng, hoàn thành hả ệ thống nghi p vệ ụ, hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ quản lý sử dụng dịch vụ Khi triển khai 1 hệ thống thông tin, nhà hàng c n phầ ải đào tạo nhân viên; nâng c p, thêm m i ph n c ng, h ấ ớ ầ ứ ệ thống mạng; chu n hóa quá trình nghi p v ; ti n hành xây d ng phẩ ệ ụ ế ự ần mềm và qu n lý ả

dữ liệu

• Hệ thống thông tin qu n lý nhà hàng giúp hả ỗ trợ các hoạt động nghi p v trong ệ ụ nhà hàng: tăng năng suất hoạt động nghiệp vụ đặt bàn, hoạt động thanh toán,…; tăng cường độ chính xác trong quản lý đặt món, thanh toán; tăng khả năng làm việc nhóm c a nhân viên phủ ụ vụ, nhân viên b p, nhân viên khoc ế ; duy trì đội ngũ nhân l c hi u qu , gi m chí phí t c t b nhân viên th a; gi m th i gian tính ự ệ ả ả ừ ắ ỏ ừ ả ờ toán, x lý b p, kho; gi m chi phí chi tr nhân s , phi u oder; áp dử ế ả ả ự ế ụng các phương pháp tăng doanh số như khuyến mãi đặc biệt, chương trình giải trí…

• Hệ thống thông tin qu n lý nhà hàng hả ỗ trợ các hoạt đ ng quản lý của nhà hàng: ộ

tự động t o báo cáo th ng kê doanh thu; b ng so sánh t ng h p; t ạ ố ả ổ ợ ự động báo cáo doanh thu, t n kho nh p xu t; biồ ậ ấ ểu đồ lượng khách hàng; tính toán lương cho nhân viên; b ng so sánh doanh thu giả ữa các tháng và các quý; phân tích xu hướng;

dự đoán doanh số tương lai, là cơ sở để nhà hàng căn cứ để đưa ra các hình thức khuyến mãi tri ân khách hàng nhằm tăng doanh số

2 Các chức năng của h ệ thố ng thông tin qu n lý nhà hàng ả

2.1 Chức năng quản lý đặt bàn

• Ghi lại thông tin khách hàng để đặt bàn nếu khách hàng chưa đặt bàn trước hoặc xác nhận thông tin nếu đã đặt bàn trước

• Xem trực tiếp trên giao diện điện thoại xem nhà hàng còn bao nhiêu bàn trống và đưa ra gợi ý cho khách về không gian còn trống của nhà hàng

• Ghi nhận thông tin đặt bàn từ yêu cầu đặt của khách

• Chủ động kiểm soát bàn đã được đặt, lịch hẹn của khách hàng

2.2 Chức năng quản lý nhập, xuất nguyên liệu trong kho

• Nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp

• Xuất nguyên liệu cho nhà bếp

• Theo dõi, kiểm kê, đánh giá nguyên liệu trong kho

• Luân chuyển nguyên liệu giữa các kho (khi hệ thống nhà hàng tại các địa điểm khác nhau)

• Phân hệ quản lý kho giúp tối ưu lại bài toán tồn kho

• Cảnh báo những nguyên liệu tồn quá nhiều hoặc hỏng và đã hết hạn

2.3 Chức năng quản lý nhà bếp

• Quản lý nhận món: Nhà bếp sẽ nhận món để chế biến hoặc trả lại món nếu không

có khả năng phục vụ

• Nhà bếp đưa ra công thức món ăn cơ bản gồm nguyên liệu gì, khối lượng, để tính toán số lượng nguyên liệu nhập xuất kho

• Giá của từng món ăn do người quản lý xây dựng trên các nguyên liệu được dùng trong món ăn và tình hình của giá cả thị trường

• Cập nhập tình trạng chế biến, xử lý món ăn

• Quá trình chế biến do sơ xuất làm hỏng nguyên liệu thì phải lập danh sách các nguyên liệu hỏng để báo cáo

• Cuối mỗi ngày, nhà bếp kiểm kê lại hàng hóa còn dư thừa để nhập vào kho

Chức năng quản lý nhân viên

• Theo dõi thông tin nhân viên của nhà hàng bao gồm: thông tin bản thân, ngày tuyển dụng, chức vụ, lương, chế độ nâng lương, ca làm việc, …

• Thông tin cá nhân bao gồm: họ tên, địa chỉ, tuổi, số CMND(CCCD), quê quán, thông tin người thân, …

• Tính toán lương và hoa hồng cho nhân viên theo số ngày làm việc, hiệu quả phục

vụ

• Chế độ lương và nâng lương phụ thuộc vào chức vụ trong nhà hàng, thâm niên phục vụ, thâm niên đầu bếp, tác phong công việc, đánh giá của đồng nghiệp 2.5 Chức năng quản lý công nợ

• Theo dõi các khoản công nợ của nhà hàng với nhà cung cấp

• Đến kỳ hẹn thanh toán, kế toán phải hoàn tất thủ tục thanh toán công nợ với nhà cung cấp Đối với những khoản nợ khó đòi cần báo cáo ban lãnh đạo để có phương hướng kịp thời giải quyết

2.6 Chức năng lập báo cáo

• Báo cáo liên quan đến nhập nguyên liệu và các báo cáo tổng hợp

• Báo cáo lương của từng nhân viên

• Báo cáo nhập xuất tồn và kết quả hoạt động kinh doanh theo từng quý, từng năm

• Tự động tổng hợp các báo cáo: doanh thu, chi phí, lương nhân viên, khách hàng theo từng ngày

• Hệ thống báo cáo được trình bày từ chi tiết đến tổng quát dưới dạng bảng biểu, biểu đồ trực quan

• Cho phép truy cập hệ thống báo cáo mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị

3 Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống quản lý nhà hàng

3.1 Ưu điểm

* Đối với chủ kinh doanh

• Tối ưu quy trình vận hành nhà hàng

Không ít chủ kinh doanh phải đau đầu khi xử lý bài toán làm sao để thiết lập được một quy trình vận hành tốc độ, hiệu quả trong nhà hàng Hơn nữa, bạn còn cần phải tối

ưu từng công việc trong bộ máy vận hành ấy Tuy nhiên, người quản lý không thể lúc nào cũng kè kè giám sát từng công việc vì như vậy vừa tốn thời gian, vừa tạo áp lực cho nhân viên

Discover more

from:

MIS_22

Document continues below

Hệ thống thông

tin quản lý

Trường Đại học…

49 documents

Go to course

tiểu luận Hệ thống thông tin quản lý tí…

Hệ thống

thông tin… 100% (4)

21

Bài thảo luận Htttql -Bài thảo luận TÌM…

Hệ thống

thông tin… 100% (1)

39

Biên bản họp nhóm httt - biên bản họp…

Hệ thống

thông tin… None

3

Bkt2 - Bài ktra

Hệ thống

thông tin… None

6

Htttkt nal - Bài thảo luận

33

Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng đầu tiên là sở hữu đầy đủ tính năng để hỗ trợ cho các nghiệp vụ trong nhà hàng, từ order gọi món và thanh toán cho đến những giải pháp mở rộng như quản lý nguyên vật liệu, quản lý đơn hàng online, giải pháp hỗ trợ tăng năng suất khu vực bếp/bar,… Như vậy, chủ kinh doanh không cần bận tâm để suy nghĩ cách tối ưu công việc từng bộ phận mà có thêm thời gian để lên kế hoạch kinh doanh tổng thể

• Dễ dàng kiểm soát hiệu quả kinh doanh

Nếu quản lý theo phương pháp truyền thống, chủ nhà hàng chỉ có thể theo dõi kết quả kinh doanh bằng cách nhìn vào những số liệu trên sổ hóa đơn hay file excel dài dằng dặc một cách khó khăn Mọi tính toán lãi, lỗ theo ngày, theo tháng đều cần được tính thủ công mất rất nhiều thời gian và còn có thể xảy ra nhầm lẫn, sai sót

Một lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng cần ghi nhận là mọi dữ liệu kinh doanh

sẽ được thể hiện qua hệ thống báo cáo quản trị đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của mô hình kinh doanh nhà hàng Phần mềm sẽ tự động tính toán, báo cáo lãi lỗ và các chỉ số

để người quản lý có thể kiểm tra bất cứ lúc nào Tùy theo nhu cầu, bạn có thể xem được báo cáo doanh thu, chi phí, báo cáo món bán chạy, nguồn đơn hàng,… dưới dạng biểu

đồ trực quan, dễ hiểu

• Tự động cập nhật chỉ số để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời

Thông qua phần mềm, chủ nhà hàng cần nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh của nhà hàng từ các thống kê như món nào đang bán chạy nhất, món nào ít người gọi nhất, khách hàng đang khen ngợi và phàn nàn điều gì, khách hàng hay gọi combo những món nào đi kèm với nhau,… để có điều chỉnh lại thực đơn sao cho phù hợp với thị hiếu của thực khách Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là giúp chủ kinh doanh không

bị bỏ thừa nguyên liệu và gia tăng lợi nhuận khi bán hàng

* Đối với nhân viên

Phần mềm quản lý nhà hàng không những hỗ trợ công việc quản lý cho chủ nhà hàng, mà còn giúp đỡ rất nhiều cho các nghiệp vụ của nhân viên Với sự trợ giúp của phần mềm, tất cả các vị trí trong nhà hàng từ nhân viên phục vụ, thu ngân, nhân viên bếp/bar,… đều giảm bớt áp lực công việc, nâng cao chất lượng lao động Cụ thể, lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng với nhân viên là gì?

• Tránh nhầm lẫn, sai sót khi phục vụ khách hàng

Cách gọi món và thanh toán truyền thống có rất nhiều nhược điểm như nhân viên phục vụ ghi tay order cẩu thả, chữ xấu, khó dịch dẫn đến nhầm lẫn, sai món Hơn nữa,

Hệ thống thông tin… None

Bai tap mau PTTK HTQL Thu Vien Sinh…

Hệ thống thông tin… None

12

tính tiền bằng tay hay bấm máy tính rất dễ dẫn đến tình trạng sai lệch và xảy ra thất thoát doanh thu Những tình trạng nhầm lẫn như vậy có thể khiến nhân viên phải bỏ tiền túi

để trả những món gọi thừa hoặc để bù lại phần sai lệch của doanh thu trên giấy tờ và thực tế Order gọi món của khách hàng sẽ được ghi nhận ngay lập tức vào hệ thống Phần mềm quản lý nhà hàng giúp nhân viên có thể ghi nhận order của khách hàng ngay lập tức Thông qua phần mềm, các order được tiếp nhận, chuyển trực tiếp đến khu vực bếp/bar tương ứng theo đúng trình tự đơn hàng Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên, vừa đảm bảo sự chính xác trong từng đơn hàng Ngoài ra, với giao diện thu ngân của phần mềm quản lý nhà hàng, nhân viên có thể thực hiện các hoạt động tính tiền cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác với đa dạng hình thức thanh toán

• Tăng năng suất và hiệu quả làm việc

Thông thường, nhân viên phải tốn thời gian di chuyển giữa các khu vực để phục vụ khiến tốc độ làm việc chậm chạp, kém năng suất Hơn nữa, nếu trong giờ cao điểm, nếu nhà bếp làm riêng từng đơn hàng xong mới chuyển đến đơn hàng tiếp theo sẽ khiến khách hàng bực bội vì phải đợi chờ món quá lâu Như vậy, nhân viên trong nhà hàng sẽ rất dễ rơi vào tình trạng hỗn loạn nếu quá đông khách

Một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng cần chú ý là giúp loại bỏ thao tác thừa thãi, nhân viên không còn phải di chuyển nhiều, các thông tin order cũng được chuyển đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và chính xác Vì vậy, sau khi khách hàng gọi món, bộ phận bếp có thể chế biến ngay lập tức để gia tăng tốc độ phục vụ Khi nhiều khách hàng gọi cùng một món trong cùng một thời điểm Phần mềm sẽ gộp số lượng các món ăn cùng tên trên hệ thống Nhờ đó, bếp có thể làm đủ số lượng trong một lần chế biến Điều này giúp phòng bếp không tốn nhiều thời gian nhưng vẫn phục vụ được nhiều khách hàng

* Đối với khách hàng

Muốn doanh thu ngày càng phát triển, nhà hàng phải biết cách “chiều” thực khách

của mình Nếu sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, chắc chắn trải nghiệm của thực khách sẽ được gia tăng, khách hàng sẽ hài lòng và quay trở lại lần sau

• Phong cách phục vụ chuyên nghiệp

Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là giúp nâng cao trải nghiệm của thực khách khi sử dụng dịch vụ tại đây Khi quan sát thấy nhân viên ghi nhận order gọi món bằng thiết bị điện tử, chắc chắn khách hàng sẽ cảm thấy sự chuyên nghiệp của nhà hàng Nhờ

có phần mềm, khách hàng cũng có thể biết tình trạng món ăn mà mình order liệu đã

được làm hay chưa, sắp ra món chưa Như vậy, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng vì mình đang được phục vụ một cách tôn trọng tại nhà hàng

• Không xảy ra nhầm lẫn, thời gian phục vụ nhanh chóng

Nhờ phần mềm quản lý nhà hàng, thực khách sẽ không gặp tình trạng nhân viên làm việc sai sót hoặc nhầm lẫn Thêm vào đó, quá trình được phục vụ vô cùng nhanh chóng

và tốc độ Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng đối với mức giá mình đã bỏ ra và tiếp tục gắn bó với nhà hàng trong thời gian dài

3.2 Nhược điểm

• Chi phí đầu tư lớn

Không ai có thể phủ nhận hiệu quả vượt trội khi sử dụng phần mềm Tuy nhiên, không phải nhà hàng nào cũng có đủ tiềm lực để triển khai thực hiện điều này Vấn đề khó khăn khi sử dụng phần mềm đầu tiên chính là tài chính Mỗi dự án chuyển đổi số đều cần có sự đầu tư rất lớn không chỉ cho cơ sở vật chất, từ máy móc, thiết bị kỹ thuật

số cần thiết, đến hệ thống phần mềm lưu trữ, phân tích, quản lý, Mà quan trọng hơn

là chi phí để tiến hành các công việc về nhân sự, bao gồm thực hiện các khóa đào tạo về kiến thức, kỹ năng tin học cho đội ngũ nhân viên và có thể yêu cầu tuyển dụng thêm các nhân sự có chuyên môn công nghệ, kỹ thuật mới

• Tốn nhiều thời gian khi gặp sự cố, gián đoạn bán hàng

Phần mềm thường được cài đặt trên một số thiết bị cố định, qua quá trình sử dụng nếu các thiết bị này gặp sự cố thì cần phải cài lại phần mềm trên các thiết bị khác rất tốn thời gian Đặc biệt, nếu cửa hàng đang trong giờ cao điểm thì đúng là một cơn ác mộng

mà không một chủ nhà hàng nào muốn xảy ra

4 Thuận lợi và khó khăn khi triển khai phần mềm

4.1 Thuận l i ợ

• Dễ dàng hiểu được các nhu cầu của nhà hàng

Nhà hàng là thứ đã gần gũi với cuộc sống của chúng ta vì vậy để có hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ của từng bộ phận trong nhà hàng phục vụ cho quá trình triển khai phần mềm thường không quá phức tạp Qua các trải nghiệm và quan sát thực tế khi đến nhà hàng kết hợp với những yêu cầu và chia sẻ từ phía người quản lý, ta có thể phân tích hoạt động kinh doanh của nhà hàng một cách bài bản, từ đó có thể tư vấn thêm cho bên quản lý về phần mềm hệ thống cũng như các chức năng cần thiết, giúp họ hiểu rõ về hệ thống, đảm bảo các mục tiêu phía nhà hàng đề ra đều được hoàn thành một cách hoàn