Đề tài kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cố phần vinatex đà nẵng Đề tài kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cố phần vinatex đà nẵng Đề tài kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cố phần vinatex đà nẵng Đề tài kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cố phần vinatex đà nẵng
Giới thiệu Công ty Cổ phần Vinatex Đà Nẵng
Giới thiệu chung về công ty
- Tên gọi: Sau nhiều lần đổi tên vào ngày 01/07/2018 công ty được đổi tên Công ty
Cổ phần Vinatex Đà Nẵng.
- Lịch sử hình thành: Công ty được thành lập trên cơ sở sát nhập Chi nhánh liên hiệp Dệt tại Đà Nẵng với Chi nhánh Liên hiệp May tại Đà Nẵng
- Chuyên sản xuất và kinh doanh hàng dệt may: Quần áo bảo hộ lao động, jacket, quần tây,… xuất khẩu đi các thị trường Mỹ, Đài Loan, Nga, Pháp và các nước châu Âu khác.
Đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động tại công ty
2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý
- Tổng giám đốc: Là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong chi nhánh, đảm bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị.
- Phó Tổng Giám Đốc: Là người chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất lượng;nắm tình hình sản xuất của các nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc, giải quyết ngay những khó khăn trong quá trình sản xuất
- Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh giá hoạt động quản trị chất lượng và đề xuất cải tiến các lĩnh vực hoạt động của công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và đại diện lãnh đạo công ty.
- Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: Có nhiệm vụ tổ chức sản xuất cho các đơn hàng công ty giao.
- Nhà may Phù Mỹ tại tỉnh Bình Định: chủ động cân đối năng lực sản xuất, thực hiện các đơn đặt hàng do công ty giao và tự tìm kiếm, khai thác nhằm hoàn thành các kế hoạch sản xuất.
- Xưởng thêu tự động: Có hệ thống thêu tự động phục vụ công đoạn hoàn thiện sản phẩm.
- Phòng kinh doanh: Phụ trách việc kinh doanh thị trường trong nước; quản lí các đơn đặt hàng gia công, xuất khẩu; thực hiện toàn bộ thủ tục giao dịch với các nhà cung cấp, khách hàng
- Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức quản lý nhân sự, sắp xếp bộ máy lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết, thực hiện các vấn đề hành chính
- Phòng Tài chính, Kế toán: Quản lý theo dõi, thực hiện công tác tài chính kế toán tại đơn vị Theo dõi tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập các loại báo cáo để gửi lên cơ quan cấp trên
- Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, phù hợp với khả năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế hoạch.
- Phòng quản lý chất lượng (QA): Có trách nhiệm kiểm soát chất lượng cho toàn bộ các đơn hàng từ đầu vào (các nguyên phụ liệu) đến đầu ra (thành phẩm).
- Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực của cả công ty và của từng đơn vị trực thuộc; tham gia các hoạt động liên quan tới hợp đồng của công ty, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh
- Trung tâm thương mại dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực hiện kinh doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản phẩm quần áo may mặc thời trang.
- Trung tâm kinh doanh điện và điện lạnh: Bán các loại máy may và các thiết bị thuộc ngành may
2.2 Đặc điểm hoạt động của công ty
- Tổ cắt: Nhận nguyên vật liệu về cắt ra bán thành phẩm trên cơ sở tài liệu kỹ thuật của phòng kỹ thuật công ty giao xuống.
- Tổ may: Nhận bán thành phẩm từ tổ cắt cùng với vật liệu phụ từ kho công ty về tiến hành may.
- Tổ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Tổ cơ điện: cung cấp, quản lý điện nước dùng cho sản xuất và bảo dưỡng tất cả các thiết bị định kỳ, sửa chữa các thiết bị hư hỏng.
Tổ chức hạch toán kế toán
3.1 Cơ cấu tổ chức kế toán
- Kế toán tài sản cố định
- Kế toán các đơn vị trực thuộc
3.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
- Vì là một công ty lớn để thuận tiện cho việc ghi chép, quản lí, công ty đã chọn hình thức kế toán áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ trong điều kiện tin học hóa
- Phần mềm sử dụng: Trước đây công ty sử dụng phần mềm FAST, đến tháng 9/2008 chuyển sang dùng Pro Accounting
- Các công việc của kế toán:
+ Xác định nghiệp vụ kế toán, định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính + Khóa sổ, lập báo cáo tài chính
- Các sổ sách liên quan
+ Hệ thống chứng từ: Luôn được lập đầy đủ và đúng lúc khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một số chứng từ do Bộ Tài Chính cấp, một số có thể là do công ty cấp nhưng vẫn đủ điều kiện mà Bộ Tài Chính yêu cầu
+ Hệ thống sổ kế toán: Các mẫu dùng đều tuân thủ kế toán doanh nghiệp, luôn cập theo thay đổi của bộ tài chính Ngoài ra để đảm bảo cho việc kiểm tra đối chiếu công ty còn sử dụng sổ kế toán chi tiết
+ Các báo cáo: Gồm các báo cáo cung cấp thông tin ra bên ngoài như Bảng cân đối, Báo cáo kế hoạch hoạt động kinh doanh, đảm bảo mọi quy định của Bộ Tài chính ngoài ra có báo cáo quản trị cung cấp cho nội bộ doanh nghiệp
Cơ sở lý thuyết về KSNB chu trình mua hàng thanh toán
Khái quát chung về kiểm soát nội bộ
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ trong các tổ chức hoạt động
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh: giảm nguy cơ, rủi ro, sai sót; nền tảng cho doanh nghiệp tăng trưởng quy mô, mở rộng ngành nghề; sử dụng tối ưu nguồn lực để đạt mục tiêu kinh doanh; cổ đông
- Đối với môi trường, văn hóa doanh nghiệp: Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp làm cơ sở cho sự hình thành văn hóa đặc thù riêng của từng doanh nghiệp khai thác dữ liệu tiềm năng nguồn nhân lực tăng cường tính tổ chức và làm việc nhóm cho doanh nghiệp
- Đối với hoạt động kế toán, thống kê: Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác các số liệu tài chính, kế toán , thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư
* Các bộ phận liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ
1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.3.1 Môi trường kiểm soát a Khái niệm:
- Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc bao quanh khách thể làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ b Các yếu tố chủ yếu của môi trường kiểm soát
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
- Tính liêm chính và các giá trị đạo đức
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm soát
- Phân công quyền hạn và trách nhiệm
- Năng lực và phẩm chất của nhân viên
- Chính sách nhân sự c Đánh giá rủi ro
* Nhận diện, phân tích và quản trị rủi ro:
- Nhận diện rủi ro: Các loại rủi ro bao gồm …
+ Rủi ro chiến lược : Rủi ro chiến lược là nguy cơ chiến lược của doanh nghiệp trở nên kém hiệu quả và doanh nghiệp phải cố gắng để đạt được mục tiêu
+ Rủi ro hoạt động: Rủi ro hoạt động là lỗi không mong muốn trong hoạt động thường ngày, đó có thể do lỗi kỹ thuật như mất điện hay do nhân công hoặc quy trình sản xuất
+ Rủi ro tài chính : Rủi ro tài chính liên quan trực tiếp lên dòng tiền tệ lưu thông trong doanh nghiệp và khả năng tổn thất tài chính.
+ Rủi ro thông tin : Rủi ro thông tin bao gồm rủi ro trong việc truyền thông tin và rủi ro trong việc tiếp nhận thông tin.
+ Đánh giá khả năng rủi ro xảy ra
+ Ước tính các tác động
+ Xác định được tầm quan trọng các rủi ro
+ Xem xét rủi ro nào cần có phương án đối phó
- Quản trị rủi ro :Trên cơ sở nhận diện và đánh giá rủi ro, các biện pháp đối phó với rủi ro được thiết kế và áp dụng để quản trị một cách thích hợp nhất Các biện pháp đối phó với ro: tránh rủi ro giảm thiểu rủi ro chia sẻ rủi ro, chấp nhận rủi ro
* Phân tích rủi ro gian lận
- Nhận diện các loại gian lận
+ Trong phạm vi doanh nghiệp: Hành vi gian lận của nhân viên , của nhà quản lý
+ Theo vị trí làm việc của người thực hiện hành vi gian lận : Biển thủ tài sản tham ô,Gian lận trong lập báo cáo tài chính
+ Theo chủ thể thực hiện hành vi gian lận : nhân viên, nhà quản lí, nhà cung cấp, khách hàng, Gian lận từ các khoản đầu tư và các gian lận khác từ người tiêu dùng, …
+ Các yếu tố tác động đến rủi ro có gian lận : động cơ/ áp lực, cơ hội, thái độ d Hoạt động kiểm soát:
- Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.
- Lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát
+ Hoạt động kiểm soát quy trình kinh doanh
+ Các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trong thực tế : xét duyệt và phê chuẩn, xác minh, kiểm tra vật chất, giám sát, kiểm soát dữ liệu thường trực, kiểm soát chuyên biệt với gian lận
- Lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ
+ Kiểm soát truy cập đối với cơ sở hạ tầng, ứng dụng và dữ liệu.
+ Kiểm soát vòng đời phát triển hệ thống.
+ Thay đổi các thủ tục quản lý.
+ Trung tâm dữ liệu kiểm soát.
+ Kiểm soát hệ thống hỗ trợ và phục hồi dữ liệu.
+ Kiểm soát hoạt động máy tính.
- Chính sách và thủ tục kiểm soát: Các yếu tố của thủ tục, chính sách bao gồm: mục tiêu chính sách, địa điểm và khả năng ứng dụng, trách nghiệm của các cá nhân liên quan
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, thanh toán
2.1 Giới thiệu chung về chu trình mua hàng thanh toán
- Chu trình mua hàng thanh toán là quá trình từ khi doanh nghiệp đặt hàng cho đến quá trình thanh toán hàng hóa hoặc dịch vụ cho các nhà cung cấp
* Các hoạt động chủ yếu trong chu trình mua hàng - thanh toán
- Lập đề nghị mua hàng : Bộ phận có nhu cầu về vật tư, hàng hóa sẽ viết giấy đề nghị gửi lên phòng kế hoạch vật tư
- Phê duyệt đề nghị mua hàng : do kế toán trưởng phê duyệt, sau đó gửi lên giám đốc phê duyệt Căn cứ để phê duyệt sẽ bao gồm kế hoạch sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính,.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Để lựa chọn đc nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ có thể họp và lập hội đồng xét chọn nhà cung cấp
- Đấu thầu: Một số doanh nghiệp đặc thù như xây lắp hoặc doanh nghiệp có nhu cầu mua một lượng lớn vật tư, hàng hóa, việc lựa chọn nhà cung cấp có thể được thực hiện thông qua hình thức đấu thầu
- Đặt hàng:Sau khi đã lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận phụ trách thu mua sẽ phải tiến hành đàm phán cụ thể với nhà cung cấp và đặt hàng
- Nhận hàng:Hàng đặt sau một số ngày nhất định theo thống nhất của bên mua và bên bán sẽ được hai bên chuyển giao Bên đặt hàng và bên nhận hàng sẽ tiến hành kiểm điểm số lượng quy cách mẫu mã hàng đã nhận có thỏa mãn đơn hàng đã đặt hay không
- Bảo quản hàng: Doanh nghiệp cần bố trí nhân viên trông coi bố trí cơ sở vật chất cho đảm bảo an toàn, đúng tiêu chuẩn phù hợp
- Chấp nhận hóa đơn:Sau khi nhận được hàng, bên bán sẽ xuất hóa đơn cho bên mua để yêu cầu thanh toán cho số hàng đã mua Bên mua sẽ kiểm tra thông tin trên hóa đơn với thông tin hàng đã được nhận để chấp nhận hóa đơn
- Phê duyệt thanh toán hóa đơn: Sau khi hoàn tất việc mua hàng, các doanh nghiệp có thể yêu cầu lập giấy đề nghị thanh toán và gửi trình lên giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt thanh toán
- Ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán: Toàn bộ các chứng từ kế toán từ khi bắt đầu tổ chức mua hàng tới lúc thanh toán sẽ được phòng kế toán tập hợp, phân loại, tính toán và ghi sổ
2.2 Mục tiêu kiểm soát chu trình mua hàng thanh toán
+ Mua hàng đảm bảo chất lượng
+ Hàng mua có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, mua của người bán đáng tin cậy+ Mua hàng với giá cả hợp lý
+ Mua hàng hóa để sử dụng cần tính tới vấn đề bảo vệ môi trường và hướng tới phát triển bền vững
+ Mua Số lượng cần thiết, tránh lãng phí, thất thoát
+ Thanh toán đúng hạn và tận dụng mọi khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại được hưởng
+ Đo lường, tính toán giá trị hàng nhập, giá trị phải thanh toán cho người bán là chính xác
+ Ghi nhận các khoản mục hàng mua về và các khoản thanh toán đầy đủ, đúng kỳ, đúng theo chế độ kế toán.
+ Phân loại và trình bày thông tin về hàng mua và khoản thanh toán trên báo cáo tài chính đúng theo quy định (hàng mua đang đi đường, hàng đã nhập kho, nợ phải trả, )
+ Mua hàng có nguồn gốc xuất xứ theo quy định của pháp luật
+ Tuân thủ quy định của pháp luật về đấu thầu, hợp đồng kinh tế
+ Tuân thủ các nội quy của doanh nghiệp về lựa chọn nhà cung cấp; thanh toán tiền hàng; về nhận, bảo quản, lưu trữ hàng mua.
2.3 Các rủi ro đối với chu trình mua hàng và thanh toán
- Giai đoạn lập đề nghị mua hàng
+ Đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng + Hàng mua dư thừa, số hàng thừa phải tồn trữ, gây ứ đọng vốn, gây tốn kém chi phí lưu kho, có thể dẫn đến hàng bị kém phẩm chất
+ Hàng chuyển về về quá trễ hoặc quá sớm: Hàng về quá trễ gây thiếu hụt nguyên vật liệu,hàng hóa; còn về quá sớm gây lãng phí chi phí lưu kho, có thể bị giảm chất lượng hàng hóa
- Giai đoạn phê duyệt đề nghị mua hàng :
+ Đề nghị mua hàng bị trùng giữa các nhân viên
+ Nhân viên mua khống để phục vụ mục đích cá nhân
- Giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp
+ Nhân viên mua hàng, xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ dù nhà cung cấp này không phù hợp về hàng hóa, dịch vụ hoặc không có mức giá hợp lí
+ Chọn nhà cung cấp kém năng lực
+ Nhà cung cấp ở nước ngoài gây bất đồng ngôn ngữ, có tiêu chuẩn khắt khe, nếu doanh nghiệp không đáp ứng yêu cầu thì không thể mua hàng được.
+ Có người can thiệp trái pháp luật vào đấu thầu
+ Hồ sơ mời thầu lập sai quy định
+ Không có ai tham gia gói thầu hay không đủ số lượng nhà thầu
+ Giá dự thầu cao hơn giá gói thầu
+ Nhà thầu làm việc không hiệu quả, chủ đầu tư rắc rối vì dự án đình trệ, chất lượng kém, chi phí tăng, dự án dở dang không hoàn thành
+ Các nhà thầu nộp hồ sơ năng lực, giấy tờ chứng nhận doanh nghiệp, năng lực cán bộ nhân viên, giả để gian lận trúng thầu
+ Nhân viên trong doanh nghiệp nhận hối lộ để duyệt đơn vị trúng thầu
+ Các bên tham gia đấu thầu liên minh với nhau, doanh nghiệp nào trong khối liên minh được chọn thì doanh nghiệp khác cũng được hưởng lợi
+ Đơn đặt hàng không được được xử lý theo đúng quy trình
+ Sai sót về số lượng đơn hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán… + Nhân viên đặt hàng gõ nhầm mã của doanh nghiệp bán hàng dẫn đến nguồn gốc xuất xứ không đảm bảo yêu cầu của chủ đầu tư
+ Thất lạc hàng, hàng bị đổ vỡ, mất cắp , ở khâu vận chuyển
+ Không dự tính được thời gian nhận hàng không biết kịp thời để mở tờ khai hải quan, nộp thuế nhập khẩu, làm hồ sơ để thông quan hàng hoá sớm.
+ Chất lượng, số lượng, quy cách hàng không đúng như đã đặt hàng, dẫn đến việc chỉ phát hiện hàng bị sai khi bàn giao cho khách hàng
+ Nhận hàng nhưng hồ sơ không khớp với thông số kĩ thuật của hàng hóa
Thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng- thanh toán của Công ty Cổ phần Vinatex Đà Nẵng
Môi trường kiểm soát tại công ty
1.1 Đặc thù về quản lý
+ Ban Giám đốc phải cung cấp đủ nguồn lực để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng theo đúng tiêu chuẩn ISO
+ Đảm bảo chất lượng nguyên phụ liệu mua vào
+ Phòng kinh doanh: tổ chức theo dõi và kiểm tra việc mua hàng
+ Phòng quản lý chất lượng (QA): nắm tài liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng để làm cơ sở khi nhận hàng.
- Tuy nhiên công ty chưa có bộ phận kiểm toán riêng biệt để thực hiện sự giám sát hoạt động chung của công ty Đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong đặc thù về quản lý.
- Lập kế hoạch, đề xuất phương án tuyển dụng nguồn nhân lực thích hợp theo các chế độ, chính sách về người lao động do Ban Giám đốc ký duyệt và tổ chức thực hiện
- Đào tạo nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công ty
- Tạo điều kiện môi trường làm việc tốt nhất có thể, tôn trọng, quan tâm tới nhân viên
- Chính sách khen thưởng đúng đắn và phù hợp để tạo sự hăng hái trong công việc và trong vấn đề bảo vệ công ty.
- Mọi hoạt động đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch nên khâu lập kế hoạch là bước cơ bản cần có
- Với mỗi cấp bậc quản lý, thực hiện lên kế hoạch tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của mình:
+ Tổng Giám đốc: Lập kế hoạch trung và dài hạn
+ Phòng ban chức năng: Có trách nhiệm trong các kế hoạch ngắn hạn liên quan đến nhiệm vụ của phòng ban mình như phòng tổ chức hành chính thì có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo người lao động, phòng kinh doanh thì có kế hoạch mua hàng…
1.4 Các nhân tố bên ngoài
- Môi trường công nghệ: Do công ty sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong ngành là rất cần thiết:
+ Máy móc chuyên dụng trong sản xuất: máy cắt, máy may, máy ủi…
+ Các loại máy tự động vẽ mẫu hàng may thay vì thủ công như trước đây + Mạng máy tính để quản lý, trao đổi thông tin và ứng dụng kế toán máy trong việc hạch toán cũng như trong việc lập báo cáo tài chính
- Môi trường tự nhiên: Công ty nằm ở miền trung, thường xuyên có thiên tai nên việc nhập nguyên phụ liệu hay xuất hàng bán gặp không ít khó khăn Thậm chí có thể là bị thiệt hại nặng nề nếu trong lúc vận chuyển hàng mà gặp thiên tai, lũ lụt.
Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Vinatex
2.1 Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng
- Phòng kinh doanh trực tiếp nhận BC (Buy Confirmation), Costing Sheet, Paper Work từ khách hàng
- Tài liệu được chuyển sang cho pPhòng công nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu, xem xét đơn hàng và cân đối năng lực sản xuất của các xí nghiệp có liên quan:
+ Công ty có khả năng đáp ứng được thời hạn giao hàng cho khách hàng không + Đơn hàng có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không
- Đơn hàng chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh ký duyệt sau khi phòng công nghệ kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng và thống nhất với phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC
- Chuyển lại thông báo cho khách hàng
- Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty
- Công ty đối chiếu PO với BC về số lượng và giá trị đơn hàng, nếu phù hợp thì tổng hợp tất cả các nguyên phụ liệu cần mua cho đơn hàng căn cứ vào Costing Sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu của phòng công nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ tục mua
- Phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp.
+ Đối với hàng mua trong nước: phó phòng kinh doanh ký duyệt
+ Đối với hàng nhập khẩu: trưởng phòng kinh doanh ký duyệt
+ Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên:
❖ Một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng
❖ Một gửi cho bộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng
❖ Một bản gốc lưu tại phòng kinh doanh
- Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp nhận đơn hàng của công ty Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhận của người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng
- Mẫu đơn đặt hàng do trường phòng kinh doanh ký duyệt:
* Nhận hàng: có bốn bộ phận tham gia nhận hàng:
+ Trực tiếp nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh số lượng trên Packing List, Đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay không Lúc này, thủ kho chỉ kiểm tra chi tiết từng nguyên phụ liệu (ưu tiên kiểm tra số lượng, chất lượng của những nguyên phụ liệu có kế hoạch sản xuất trước) và nộp biên bản kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu của bộ phận Quản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
+ Khi hàng về mà tờ khai nhập khẩu hay hóa đơn chưa về thì thủ kho phải lập biên bản tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký của các bên liên quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho Đồng thời phải thông báo kịp thời cho kế toán để lấy hóa đơn
+ Khi hàng về mà tờ khai nhập khẩu hay hóa đơn cùng về thì khi hàng nhập kho thủ kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối chiếu với hóa đơn sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau hóa đơn là hàng đã được nhập đủ và đúng theo yêu cầu.
- Bộ phận quản lý chất lượng (QA) tại kho:
+ Kiểm tra chất lượng của lô hàng có đúng yêu cầu hay không, sau đó lập Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu và chuyển cho các sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp
+ Một số các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu:
❖ Thùng carton: thông tin trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng
❖ Bao bì: hình dáng, màu sắc, dày mỏng, thông tin trên bao bì…
❖ Nút thường: thông số, màu sắc, độ bóng…
❖ Dây kéo: màu sắc, thông số, răng dây kéo, vải dệt dây kéo…
+ Sau khi kiểm tra thì phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng của lô phụ liệu Nếu chấp nhận lô hàng: Ghi đã kiểm tra/đạt trên phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó, cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao một liên cho bộ phận kho làm căn cứ nhận hàng, 1 liên lưu tại phòng QA
Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA phê duyệt và chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý Phụ liệu không đạt yêu cầu thì không được nhập kho.
- Bộ phận kỹ thuật công nghệ: Kiểm tra tính phù hợp của nguyên phụ liệu và lấy mẫu đưa vào bảng phối màu
+ Nhiệm vụ: Kiểm tra lô hàng có đúng theo yêu cầu đã đặt ra hay không căn cứ vào Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ QA và Bảng phối màu từ phòng KTCN Cán bộ Sales sẽ kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi trên trang bìa của Bảng phối màu với hàng thực nhận
+ Căn cứ đối chiếu hàng thực nhận: Phần bên trong của Bảng phối màu (là những nguyên phụ liệu mẫu thực tế cần thiết để may nên một mặt hàng cụ thể); Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL từ QA,
* Nhập kho và ghi sổ
- Các chứng từ để thủ kho và kế toán căn cứ ghi sổ:
+ Thủ kho: Packing List, hóa đơn, đơn đặt hàng Invoice, biên bản tạm nhận, biên bản nhận hàng, báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, giấy đề xuất (nếu có)
+ Kế toán kho: Packing List, hóa đơn, đơn đặt hàng, Invoice, phiếu xuất kho (người bán), giấy đề xuất (nếu có), biên bản tạm nhận, biên bản nhận hàng, biên bản thừa thiếu, báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, tờ khai hàng nhập khẩu
- Khi nhận được đầy đủ các chứng từ, kế toán kho tiến hành kiểm tra toàn bộ chứng từ, đối chiếu với các giấy tờ liên quan
- Sau khi kiểm tra xong, kế toán kho nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính như mã NCC, mã hàng, mã xuất nhập khẩu, số phiếu nhập… Trường hợp hàng mới nhập kho chưa có trong danh sách mã hàng mà công ty đã mã hóa thì kế toán kho phải báo cho phòng Kinh doanh để tạo thêm danh mục mặt hàng mới vào danh sách.
Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với
Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
1.1 Đánh giá môi trường kiểm soát tại công ty a Thuận lợi
- Đặc thù về quản lý:
+ Kết nối, phối hợp quản lý: Do áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nên dễ dàng duy trì mối quan hệ trực tuyến giữa Ban Giám đốc công ty và các bộ phận quản lý khác Giúp việc quản lý trở nên nhanh chóng, kịp thời, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phân cấp quản lý
+ Ban lãnh đạo quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính
+ Chú trọng xây dựng văn hóa công ty: Ban giám đốc chú ý phong cách lãnh đạo của mình, biết tạo môi trường làm việc hiệu quả
+ Trách nhiệm, quyền hạn cụ thể, rõ ràng
+ Chính sách thưởng, phạt phân minh, hiệu quả, tạo động lực
+ Tính quản lý chung: Đứng đầu là Tổng giám đốc chịu trách nghiệm giám sát mọi hoạt hoạt động của công ty
+ Tính phân cấp rõ ràng: Trong mỗi phòng ban có các cấp trưởng và các phòng ban này được tách biệt chức năng và nhiệm vụ với nhau, không nhập nhằng
+ Tính thống nhất: Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán được áp dụng thống nhất giữa các bộ phận, đảm bảo tuân thủ các quy định của Bộ tài chính + Tính khoa học, hiện đại: Công ty áp dụng hình thức kế toán máy, tạo điều kiện cho việc quản lý xuất nhập vật tư, quản lý phiếu thu chi dễ dàng hơn Hơn nữa, công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nên đơn giản cho kiểm tra và đối chiếu vào cuối kỳ b Bất lợi
- Chưa hình thành bộ phận kiểm toán riêng biệt: Mặc dù là một công ty lớn nhưng mọi công việc kiểm tra, đối chiếu thường do các nhân viên phụ trách các chứng từ, sổ sách của các phòng ban tự kiểm tra, đối chiếu với nhau.
- Chưa có kế hoạch cụ thể cho việc mua hàng: Công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc chọn mua nguyên phụ liệu đầu vào đều do khách hàng của công ty chỉ định nhà cung cấp Do vậy, công ty rất thụ động trong việc lựa chọn nhà cung cấp
- Chưa áp dụng đầy đủ quy trình kiểm soát trong hoạt động mua hàng: Tình hình kinh tế vĩ mô bất lợi, công ty khó khăn về tài chính Trong nhiều trường hợp, công đoạn kiểm tra trong việc mua hàng đã bị giảm bớt để tiết kiêm chi phí Do đó, dễ xảy ra gian lận ở giai đoạn này
1.2 Đánh giá các thủ tục kiểm soát
1.2.1 Đối với nghiệp vụ mua hàng
+ Kiểm soát khá chặt chẽ
+ Quy định đầy đủ: từng bộ phận có liên quan trong việc mua hàng đều có những công việc và và trách nghiệm riêng, được quy định rõ ràng, đầy đủ
+Việc kiểm tra hàng mua về còn mang tính hình thức: khi nhận hàng, để thực hiện đầy đủ khâu kiểm tra thì bộ phận nhận hàng nhất thiết phải có bốn bên tham gia nhưng trên thực tế tại đơn vị thì chỉ có ba bộ phận tham gia đó là phòng Kinh doanh, Kho và bộ phận QA mà không có sự tham gia của phòng Kỹ thuật công nghệ.
+ Đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách thiếu tính khách quan: Việc đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách thường do các nhân viên phụ trách phần hành đó tự kiểm tra với nhau chứ chưa có một nhân viên độc lập để làm nhiệm vụ đó.
+ Còn nhiều bất cập trong quá trình ghi sổ kế toán: Trong trường hợp hàng đã về nhưng không kèm theo hóa đơn, kế toán kho vẫn ghi tăng khoản mục hàng tồn kho (TK 152) Công ty không sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đang đi đường
+ Chưa có kế hoạch cụ thể về việc mua hàng: Không có kế hoạch về việc mua hàng cũng như tính toán chi phí cụ thể, việc mua hàng thực hiện ngay khi có đơn đặt hàng từ khách hàng Hơn nữa, chưa có sự so sánh cụ thể giữa đơn đặt hàng với Bảng tổng hợp các nguyên phụ liệu cần mua về việc xác định số lượng cần mua.
+ Kế toán máy còn chưa hoàn chỉnh: Chưa có sự kiểm tra tự động trên máy về việc nhập sai mã vật tư.
+ Thiếu kiểm soát đơn đặt hàng, hóa đơn: Một số đơn đặt hàng đôi khi in ra giấy không có sự ký duyệt của các cấp có thẩm quyền vì cho rằng đơn đặt hàng sẽ được lưu trên máy và người lưu sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp Trên Biên bản nhận hàng và hóa đơn không có đánh số thứ tự Công ty chưa có giấy yêu cầu mua hàng.
1.2.2 Đối với nghiệp vụ thanh toán a Đối với khoản phải trả người bán
+ Bộ chứng từ thanh toán được sao chép thành nhiều bản và giao cho các phòng ban liên quan để đảm bảo sự chính xác về mặt số liệu khi ghi sổ.
+ Phân công rõ ràng về việc theo dõi khoản phải trả người bán, công việc này được thực hiện bởi kế toán công nợ.
+ Công ty luôn duy trì một mức nợ hợp lí, trả nợ cho nhà cung cấp thường không để tồn đọng quá lâu để đảm bảo uy tín
+ Về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ mua hàng: không quy định thời gian cụ thể phải luân chuyển cho kế toán công nợ
+ Về khoản chiết khấu: không có quy định cụ thể về sự kiểm tra tính chính xác của các khoản chiết khấu được giảm trừ trên hóa đơn b Đối với việc chi tiền:
+ Sự tách biệt trong việc chấp nhận và chi tiền thanh toán: Chức năng kiểm tra và chức năng chấp nhận thanh toán (do kế toán trưởng và kế toán thanh toán xem xét) được tách biệt so với chức năng xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do thủ quỹ thực hiện).
Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
2.1 Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ mua hàng
- Các yếu tố trình bày trên đơn đặt hàng thường không thống nhất Một số đơn đặt hàng có ghi rõ số PO# (purchasing order) tức là khi nhìn vào đơn đặt hàng ta sẽ hiểu được hàng mua về đáp ứng cho đơn đặt hàng nào, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra theo dõi Tuy nhiên, một số đơn đặt hàng của công ty lại không có cột PO# mà thay vào đó là cột số thứ tự Xét về mặt kiểm tra kiểm soát thì việc tạo số thứ tự không có ý nghĩa gì
=> Giải pháp: công ty nên xem xét việc biên soạn lại đơn đặt hàng để có một mẫu đơn đặt hàng chuẩn và thống nhất.
- Khi kiểm tra hàng nhập kho, trên thực tế công ty chỉ có ba bên tham gia là phòng Kinh doanh, Kho và phòng QA, dẫn đến việc đảm bảo hàng nhận vẫn còn chưa chất lượng, đầy đủ
=> Giải pháp: Sự tham gia của phòng Kỹ thuật công nghệ vào quá trình kiểm nhận hàng
- Đối chiếu chứng từ, sổ sách thiếu tính khách quan
=> Giải pháp: Công ty nên giao trách nhiệm cho một người độc lập kiểm tra, đối chiếu các chứng từ, sổ sách giữa các phòng ban.
- Thiếu kiểm soát đơn đặt hàng, hóa đơn
=> Giải pháp: quy định về việc phải đánh số thứ tự trên Đơn đặt hàng và trên Hóa đơn để thuận tiện hơn cho việc theo dõi, kiểm tra Số thứ tự phải được ký hiệu sao cho dễ dàng tham chiếu được đến giấy yêu cầu mua hàng, tránh trường hợp cán bộ mặt hàng đặt mua những hàng hoá sử dụng cho mục đích riêng.
- Chưa sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đang đi đường
=> Giải pháp: Sử dụng TK 151 để đảm bảo đúng quy định của BTC
- Tình trạng gian lận về khoản chiết khấu
=> Giải pháp: yêu cầu một bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cấp và bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận là phù hợp và chính xác.
2.2 Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng a Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả
- Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ Sau ngày nhận hàng bao nhiêu ngày thì phải chuyển bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp
- Trường hợp hàng về mà Hóa đơn mua hàng chưa về, ghi tăng khoản Hàng tồn kho, tăng Phải trả người bán thay vì tăng Chi phí trả trước : Khi ghi tăng tạm thời một khoản Chi phí trả trước thay vì ghi tăng một khoản Phải trả người bán thì cũng không làm thay đổi tổng Nợ phải trả trên Bảng cân đối kế toán Tuy nhiên, nếu xảy ra trường hợp đến thời điểm kết thúc niên độ mà hóa đơn của lô hàng vẫn chưa về, tức số liệu nhập vẫn nằm ở TK Chi phí trả trước (TK 335) thì đôi khi gây ra sự hiểu nhầm về việc công ty đã ghi tăng một khoản chi phí để làm giảm lợi nhuận của công ty, khai báo thuế sai làm cho người sử dụng báo cáo tài chính hiểu sai về thực trạng của công ty, thậm chí có thể bị nghi ngờ là cố tình gian lận để tránh nộp thuế.
- Sử dụng giá tạm tính để ghi sổ vào cuối tháng khi hàng đã nhận và nhập kho mà Hóa đơn mua hàng chưa về: Giá tạm tính cần phải do phòng Kinh doanh lập căn cứ trên Bảng tổng hợp các nguyên phụ liệu cần mua và Costing sheet Điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được Hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của nhà cung cấp
- Kế toán công nợ nên hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán của nhà cung cấp: thay vì chỉ định khoản một bút toán ghi tăng hàng tồn kho với giá trị sau khi đã trừ chiết khấu, thì kế toán công nợ nên tách biệt hai định khoản này trước khi nhập vào máy: một bút toán phản ánh giá trị hàng mua vào thực tế và một bút toán phản ánh khoản chiết khấu giảm giá được hưởng.
- Định kỳ kiểm tra số dư của TK Phải trả người bán để có kế hoạch cụ thể về việc trả nợ b Hoàn thiện kiểm soát đối với việc chi tiền:
- Hoàn thiện kiểm soát đối với việc chi tiền mặt
+ Kiểm tra đối chiếu kỹ số liệu giữa bộ chứng từ của kế toán kho cung cấp với bộ chứng từ gốc: Kế toán trưởng và kế toán thanh toán cần kiểm tra đối chiếu kỹ số liệu giữa bộ chứng từ của kế toán kho cung cấp gồm Hóa đơn GTGT, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (bản sao), Phiếu nhập kho (liên 2), Đơn đặt hàng với bộ chứng từ gốc có khớp với nhau không trước khi tiến hành duyệt chi Yêu cầu sự ký duyệt của ban giám đốc công ty để tránh trường hợp con dấu bị làm giả
+ Yêu cầu Bảng báo giá từ nhà cung cấp về các nguyên phụ liệu trước khi duyệt chi Trên Bảng báo giá của nhà cung cấp nên có xác nhận của nhà cung cấp để đảm bảo không có trường hợp nhân viên làm bảng báo giá giả để thực hiện việc gian lận.
- Hoàn thiện kiểm soát đối với việc chi tiền thông qua ngân hàng
+ Nên hạn chế thanh toán qua hình thức trả trước vì theo hình thức này thì công ty phải ra lệnh ngân hàng trả tiền trước khi nhận hàng từ phía nhà cung cấp nên dễ gặp rủi ro.
+ Kế toán tiền gửi cần phải đối chiếu số tiền trên giấy báo Nợ và số tiền cần thanh toán trên giấy đề xuất với hóa đơn mua hàng có khớp đúng không
2.3 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lí bằng máy tính
- Kiểm soát việc truy cập vào hệ thống
+ Cải tiến phần mềm để phát hiện nhân viên truy cập trái phép: Do công ty mới áp dụng kế toán máy vào năm 2006 nên việc thiết kế phần mềm còn chú trọng vào việc làm sao cho phù hợp với quy định của Bộ tài chính, cho nên chưa chú tâm vào việc thiết kế phần mềm để phát hiện nhân viên truy cập trái phép Điều này có thể tiềm tàng nhiều rủi ro trong tương lai
+ Áp dụng chương trình ghi lại lịch sử truy cập, chỉnh sửa để có thể phát hiện ra tài khoản nào hay được cập nhật và người cập nhật vào tài khoản đó có được phân quyền truy cập như đã quy định không
- Kiểm soát việc xử lý dữ liệu