Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
Cơ sở lý luận
2.1.1 Những vấn đề chung về HTKSNB trong doanh nghiệp
2.1.1.1 Khái niệm và bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ a Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Cho đến nay đã có nhiều có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia về chống gian lận của Hoa Kỳ (1992), hệ thống kiểm soát nội bộ “là một quá trình do con người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện các mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; Các luật lệ và quy định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”.
Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 05 thành phần, gồm: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền thông, và giám sát.
Tiếp cận một cách chi tiết hơn dưới giác độ của kế toán, Liên đoàn Kế toán Quốc tế - IFAC (dẫn theo Study materials - Leave a comment, 2012, trang
19) cho rằng “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của hoạt động Trong khi đó, Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (MACPA) và Viện kế toán Malaysia (MIA) lại thể hiện cách hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong hướng dẫn của họ (dẫn theo Study materials - Leave a comment, 2012) như sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”. Ở Việt Nam, khi đề cập đến hệ thống kiểm soát nội bộ, Vương Đình Huệ (2004, trang 44) đã định nghĩa một cách khá chi tiết rằng “Hệ thống KSNB là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của đơn vị Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không”.
Nhìn chung, các định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như đã nêu trên là tương đối đồng nhất với nhau Các khái niện đều nhấn mạnh tới việc tổ chức hệ thống kiểm soát tuân thủ phát luật, đảm vảo tin cậy cáo cáo tài chính, với các thủ tục và chính sách được thiết lập chặt chẽ đồng bộ với các mục tiêu của doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (VSA 400), ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hệ thống KSNB được định nghĩa như sau:
“Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và pháp hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị” (Bộ Tài chính, 2001).
Hệ thống KSNB hữu hiệu là nhân tố then chốt của một hệ thống quản trị hiệu quả trong doanh nghiệp, nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc thành hay bại của một doanh nghiệp Tuy nhiên, HTKSNB dù có hiệu quả đến đâu thì cũng chỉ đảm bảo phục vụ những mục tiêu của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định, nó không thể là hợp lý mãi trong suốt trặng đường phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào Do vậy, các Nhà lãnh đạo phải luôn đánh giá rủi ro và hoàn thiện HTKSNB theo từng thời kỳ, có vậy mới đảm bảo được mục tiêu phát triển bền vững của doanh nghiệp. b Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ Để hiểu rõ bản chất của HTKSNB, trước hết chúng ta cần phải hiểu một số vấn đề chung về một số khái niệm và cơ cấu của HTKSNB Đề cập đến vấn đề này, Bùi Bằng Đoàn (2014, trang 1-41) đã tổng hợp một số khái nhiệm như sau:
“Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Chủ thể quản lý chính là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị Đối tượng quán lý chính là con người hay sự vật, hiện tượng trong đơn vị chịu sự điều hành của chủ thể quản lý.
Quá trình quản lý bao gồm nhiều nội dung và được thể hiện ở hai khâu chính: định hướng và tổ chức thực hiện các định hướng đề ra. Định hướng là việc xác định hướng đi, xác định mục đích, mục tiêu cần hướng đến và đạt được của một đơn vị hoặc tổ chức.
Tổ chức thực hiện hướng đã định ra là việc vận dụng tổng thể các phương sách, nhằm huy động nguồn lực và sử dụng một cách có hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có để đạt được mục đích, mục tiêu cao nhất.
Cho dù ở khâu định hướng hay tổ chức thực hiện, chức năng kiểm soát luôn được đề cao, coi đó là một công cụ không thể thiếu.”
Theo quan điểm của Henry Fayol (1949), “Kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn”.
Kiểm soát quá trình quản lý của tổ chức có nhiều loại khác nhau, tùy vào mục tiêu mà kiểm soát được phân loại khác nhau Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau trong một tổ chức. Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể khác nhau giữa các đơn vị, các nghiệp vụ có chức năng, tích chất hoạt động khác nhau nhưng đều được xây dựng theo các nguyên tắc chung như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc kiêm nhiệm, nguyên tắc phê chuẩn và ủy quyền.
- Căn cứ vào sự hiện diện của chủ sở hữu trong kiểm soát, chia thành:
+ Kiểm soát trực tiếp là chủ thể phải tiến hành quan sát và kiểm tra trực tiếp các thủ tục, quy định, quy chế… được ban hành nhằm đánh giá việc tuân thủ các quy định đã đặt ra,đáp ứng các mục tiêu kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin; kiểm soát xử lý; kiểm soát quản lý.+ Kiểm soát gián tiếp là việc chủ thể dựa vào các báo cáo của một tổ chức, sự đánh giá của một tổ chức để phát hiện ra những vấn đề bất thường của tổ chức mình, từ đó tiến hành kiểm tra, xác minh những vấn đề đó Kiểm soát gián tiếp sẽ không hiệu quả nếu tổ chức đó có một hệ thống thông tin không đầy đủ và kịp thời.
- Căn cứ vào nội dung, kiểm soát được chia thành:
+ Kiểm soát tổ chức là hệ thống các chính sách, các thủ tục được nhà quản lý thiết lập nhằm đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và các quy định hiện hành Kiểm soát tổ chức gắn liền với việc thực hiện mục tiêu của một tổ chức và là cơ sở cho kiểm soát kế toán.
Cơ sở thực tiễn
2.2.1 Kinh nghiệm KSNB quy trình bán hàng - thu tiên của các doanh nghiệp
Theo Đinh Hoài Nam (2016), Tại Hoa Kỳ, Năm 1992, COSO đã cho ra đời báo cáo đầu tiên về hệ thống KSNB, tạo nên một khởi đầu và tiếng nói chung cho các doanh nghiệp và tổ chức; chính phủ Hoa Kỳ ban hành luật Sarbanes – Oxley quy định triển khai hệ thống KSNB cho tất cả các công ty niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán Điều này càng nâng tầm quan trong của HTKSNB và nó mở màn cho sự phát triển không ngừng của các doanh nghiệp trong công cuộc xây dựng HTKSNB tại Mỹ Việc hoàn thiện HTKSNB trong các doanh nghiệp ở
Mỹ đã làm tiền đề cho những bài học kinh nghiệm cho các nước khác, nó thể hiện ở các điểm sau:
- Về môi trường kiểm soát, Trách nhiệm xây dựng và vận hành hệ thống KSNB hữu hiệu tại các doanh nghiệp ở Mỹ trước hết thuộc về các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp, và điều này đã được luật hóa, mang tính chất bắt buộc đối với các doanh nghiệp Một loạt các quy trình nội bộ bắt buộc phải xây dựng nhằm bảo vệ các nhà đầu tư và các công ty đại chúng Các công ty này phải đảm bảo cung cấp thông tin tài chính một cách chính xác và BCTC bắt buộc phải được kiểm toán Mặt khác, những người ký trên BCTC phải xác nhận rằng họ chịu trách nhiệm trong việc xây dựng và duy trì các biện pháp KSNB, và đảm bảo rằng các biện pháp KSNB đó được đảm bảo cho các hoạt động của công ty được minh bạch khách quan, trung thực và chính xác kịp thời.
Mặt khác, môi trường làm việc ở các công ty mỹ rất chuyên nghiệp, người quản lý luôn luôn khuyến khích nhân viên sáng tạo, đổi mới để mang lại hiệu quả bằng những chính sách ưu đãi phù hợp như: khen thưởng theo thành tích, đã ngộ cơ bản, đãi ngộ phát triển nghề nghiệp và đặc biệt là môi trường làm việc thân thiện hiệu quả.
- Về hệ thống kế toán, hệ thống kế toán được chuẩn theo chuẩn mực kế toán quốc gia (GAAP-General Accepted Accounting principles), hệ thống kế toán áp dụng chung cho toàn thể các doanh nghiệp ở Mỹ mang tính linh hoạt và yếu tố nghề nghiệp được đề rất cao, chuẩn mực kế toán là hệ thống có vai trò xương sống chi phối toàn bộ các doanh nghiệp hoạt động tại Mỹ Hệ thống tài khoản gồm 5 loại tài khoản: tài khoản phản ánh tài sản; tài khoản phản ánh nợ phải trả; tài khoản phản ánh vốn chủ sở hữu; tài khoản phản ánh doanh thu; và tài khoản phản ánh chi phí.
Kế toán độc lập với các quy định của luật thuế, báo cáo thuế không thuộc khung pháp lý quy định của kế toán, báo cáo tài chính không được dùng để tính thuế Điều này tạo sân chơi công bằng cho các doanh nghiệp và ảnh hưởng lớn tới việc xây dựng HTKSNB trong các doanh nghiệp.
- Về thủ tục kiểm soát, các công ty tại Mỹ được xây dựng trên cơ sở kết quả của việc tìm hiểu, đánh giá các nhân tố có thể gây nên các rủi ro ảnh hưởng bất lợi đến việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp.
Tại Nhật bản, Keiretsu được xem là một phương thức tiên tiến của nền kinh tế Nhật, được nhiều người tin là "mô hình bất khả chiến bại" trong một thời gian dài, nó tạo ra mối liên kết hàng ngang giữa các công ty làm ăn với nhau bằng phương thức xâm nhập sâu vào nhau qua mua cổ phần của đối tác, tạo ra một sự phối hợp nghiên cứu và hỗ trợ chéo trong hệ thống, tạo thuận lợi cho công nghệ mới phát triển nhanh Bởi vậy nó có ảnh hưởng lớn tới công tác xây dựng HTKSNB tại các doanh nghiệp Nhật bản, mang những đặc trưng riêng và có ý nghĩa bài học lớn cho các nước áp dụng Điều này được thể hiện ở các khía cạnh sau:
- Về môi trường kiểm soát, phong cách quản lý và triết lý kinh doanh của người Nhật được hình thành trên cơ sở giá trị đạo đức của xã hội, mang tính chất ý nghĩa cộng đồng cao và luôn hướng tới những giá trị mà xã hội tôn vinh hoặc hoài niện tới Điều này có tác động mạng tới chiết lý và phong các quản lý của những nhà quản lý điều hành tại các công ty Nhật, họ luôn luôn coi trọng tính trung thực, trung thành và luôn coi đào tạo nhân lực và sử dụng hiệu quả nhân lực là yếu tố quyết định tới sự sống còn của doanh nghiệp, không bao giờ họ đẩy nhân viên vào tình trạng thách đố khi không theo kịp cách quản lý của họ, hay cách giám sát kiểm tra của họ mà luôn chủ động trong chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên.
- Về hệ thống kế toán, soạn thảo chuẩn mực kế toán Nhật Bản (ASBJ - Accounting Standards Board of Japan) hình thành cuối năm 1970 chủ yếu ban hành các chuẩn mực kế toán cho khối tư nhân Sau đó, hiệp hội chuẩn mực kế toán tài chính thành lập năm 2001 tập trung vào quy định kế toán công ty niêm yết Mô hình kinh tế ở Nhật Bản chủ yếu là các tập đoàn kinh tế, chứng từ kế toán được phát sinh và hoàn thành chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, nhập vào máy tính, với hệ thống phần mềm được thiết kế hoàn hảo, toàn bộ dữ liệu được lập lên sổ chi tiết tổng hợp và báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị Hệ thống kế toán và phần mềm máy tính được thiết lập phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp.
- Về thủ tục kiểm soát, một trong những đặc biệt là mô hình kinh tế Nhật Bản liên kết thành những tập đoàn lớn, do vậy tất cả các thủ tục kiểm soát nội bộ hầu hết được lập ở những công ty mẹ và được định hướng tới các công ty con tủy thuộc vào mức độ kiểm soát của công ty mẹ với công ty con Sự thành công lớn trong kiểm soát của các công ty Nhật là nhờ vào giá trị đạo đức – văn hóa của người Nhật (cần cù – trung thành – trung thực – sáng tạo) Đây là một trong những kinh nghiệp quý mà các nước cần rút ra bài học cho mình.
Kinh nghiệm KSNB quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương đang rất hiệu quả, với những nội dung học hỏi:
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát:
Nhà quản lý ở đây đã nhận thức được vai trò của HTKSNB, nhận thức và trách nhiệm được việc xây dựng HTKSNB là bắt buộc cho bất kỳ một hoạt động nào của doanh nghiệp Công ty đã lập ban kiểm soát nội bộ, hoạt động độc lập. Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty được xây dựng ngay từ đầu, đồng bộ và hiệu quả Công ty Hoàn Dương lấy tiêu chí phù hợp, coi trọng giá trị đạo đức, hướng tới giá trị đạo đức mà xã hội tôn vinh, đề cao tính bền vững vào để thiết lập và xây dựng HTKSNB tại doanh nghiệp mình Công ty đã xây dựng những chính sách nhân sự, chế độ đãi ngộ, đào tạo bài bản…, mô tả quy trình, trách nhiệm, nhiệm vụ… cụ thể cho từng phòng bán, tới từng đối tượng trong công ty.
Về tổ chức bộ máy, Công ty đã xây dựng một cơ cấu quản lý hợp lý, đảm bảo tính độc lập cao của HTKSNB và kế toán cũng như các phòng ban khác, không tham gia điều hành trong doanh nghiệp có vậy mới minh bạch và công bằng trong kiểm soát và đánh giá kiểm soát.
Về hoạt động kiểm soát, Công ty Hoàn Dương đã xây dựng công tác kế hoạch ngắn hạn trung hạn và dài hạn bởi đây là định hướng cho doanh nghiệp phát triển bền vững, nhận diện rủi ro và đo lường rủi ro… ảnh hưởng lớn tới HTKSNB của doanh nghiệp Công ty thường xuyên cập nhật và phân tích đường lối, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà Nước.
Thứ hai, hệ thống kế toán áp dụng tại công ty Hoàn Dương:
Công ty đã và đang áp dụng đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành, vận dụng các luật chi phối như luật thuế GTGT, TNDN, TNCN một cách hợp lý phù hợp với điều kiện, đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình và mang lại hiều quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thứ ba, thủ tục kiểm soát áp dụng tại công ty Hoàn Dương:
Phương pháp nghiên cứu
Tổng quan về công ty TNHH đầu tư và phát triển Nam Thái
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được thành lập ngày 09 tháng 04 năm 2007 theo Giấy phép kinh doanh số 0102030422 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp Để bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh, công ty thay đổi lần thứ nhất ngày 26 tháng 09 năm 2009 Năm 2015, nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng và phát triển theo cơ chế của thị trường, công ty tăng vốn điều lệ, thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ hai ngày 09 tháng 09 năm 2015. Địa chỉ trụ sở chính: Số 204 đường Vĩnh Hưng - phường Vĩnh Hưng - quận Hoàng Mai – thành phố Hà Nội Việt Nam;
Mã số thuế: 0102211828 câp ngày 09 tháng 04 năm 2007; Điện thoại: (+84) 439 877 309 Fax: (+84) 439 877 309
Sơ đồ 3.1 Tăng trưởng doanh thu của Công ty qua các năm
Nguồn: Phòng Bán hàng của Công ty (2017)
Có vốn điều lệ 20.000.000.000 VNĐ do ông Nguyễn Ngọc Thụ làm giám đốc Công ty Dưới dự chỉ đạo sáng tạo của tuyền trưởng là giám đốc ông Nguyễn Ngọc Thụ, Sau 10 năm hoạt động, Con thuyền Nam Thái đạt được những thành quả to lớn, là một trong những công lớn nhất trong lĩnh vực ngành nông nghiệp, đặc biệt là tinh bò giống Doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng đều qua các năm như minh họa ở (Sơ đồ 3.1).
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư ngành Nông nghiệp tại Việt Nam, chi tiết như sau:
1 Giống vật nuôi: - Hiện tại Công ty là đại diện chính thức của hãng Sexing Technoloies/Trans World Genetics (USA) Đây là nhà cung cấp bò giống, tinh bò sữa, tinh bò thịt, tinh bò phân biệt giới tính với chất lượng được khẳng định hàng đầu thế giới Dòng sản phẩm chúng tôi cung cấp của hãng Sexing Technologies bao gồm: + Tinh bò thịt giống bò Angus (Red Agus, Black Angus), Brahman (Red Brahman, Grey Brahman), Brangus, Hereford, Simmental, Brauvieh, Wagyu (Kobe, Japanese Black) - Đặc biệt với dòng sản phẩm "Tinh phân biệt giới tính" cho kết quả lựa chọn giới tính bê sinh ra với độ chính xác đến hơn 90%.
2 Hạt giống và cỏ khô - Hạt giống cỏ: Mulato II, Mombasa, Ginea TD58, Ubon paspalum; Ubon Stylo; Sorghum SS506 (Cao lương); Yến mạch nhập khẩu từ Thái Lan; Mỹ; úc – cỏ khô Alfalfa, Oaten hay, Sudan hay, Wheaten hay, Wheat straw, Oaten straw nhập khẩu từ Mỹ, úc.
3 Thiết bị sản xuất thức ăn chăn nuôi Để tận dụng nguồn phụ phẩm nông nghệp đang bị bỏ phí ở Việt Nam như rơm, rạ, bã mía, bã dứa, thân cây ngô là thức ăn hỗn hợp cho bò, chúng tôi đã và đang đưa vào thị trường Việt Nam "Dây chuyền chế sản xuất thức ăn hỗn hợp hoàn chỉnh TMR" với các công suất khác nhau tùy thuộc vào mô hình chăn nuôi Với tư các là nhà đại diện chính thức của Rindo Co.,ltd - Hàn Quốc cho công nghệ và thiết bị này, chúng tôi đã hoàn thành việc lắp đặt dây chuyền TMR công suất 100 tấn/ngày đầu tiên ở Việt Nam.
4 Thiết bị chăn nuôi, thú y, thụ tinh nhân tạo, thú cưng - Bình chứa Ni tơ MVE
- Mỹ; Cryo - Pháp; YDS - Trung Quốc với các dung tích khác nhau dùng bảo quản tinh, bảo quản mẫu, chứa Nitơ lỏng - Thiết bị chăn nuôi thú y của Mỹ, úc, Châu Âu - Thiết bị thụ tinh nhân tạo cho bò như: Găng tay, ống gel, súng bắn tinh, gel bôi trơn của Mỹ, Đức, Đan Mạch,Trung Quốc - Các thiết bị cho thú cưng của Châu âu.
Với lĩnh vực kinh doanh và mặt hàng đa dạng và phong phú của mình, thị trường kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái rộng khắp trên cả nước và một số quốc gia trên thế giới.
Trụ sở của công ty tại Số 204 đường Vĩnh Hưng - Quận Hoàng Mai - Hà Nội trực tiếp giao dịch và điều hành:
Văn phòng miền Bắc: Số 53 Lãng Yên, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội.
Văn phòng miền Nam: Ấp A, đường Sông Lu, xã Hòa Phú, huyện Củ Chi,
Tổng kho 1.000m2 miền Nam có địa chỉ tại Ấp A, đường Sông Lu, xã Hòa Phú, huyện Củ Chi, Hồ Chí Minh.
Tổng kho 1.000m2 miền Bắc tại Thôn Muỗi, xã Yên Bài, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội.
Mạng lưới phân phối của Công ty rộng khắp các vùng trong nước, được thể hiện qua Sơ đồ 3.2.
DOANH NGHIỆP ĐẠI LÝ PP DỰ ÁN CHÍNH
La, Hòa Bình, Sóc Sơn – Hà Nội…
Phía Nam: Lâm Đồng, Củ Chi –
- Sở KH&CN các tỉnh, TP: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Vĩnh Phúc, Hưng Yên, Bình Định, Lâm Đồng, Phú
Sơ đồ 3.2 Hệ thống phân phối - địa điểm hoạt động của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái
Nguồn: Phòng Bán hàng của Công ty (2017) Địa điểm hoạt động của công ty rộng khắp cả nước trải dài từ Bắc tới Nam. Kênh tiêu thụ phủ kín các khu vực có ngành chăn nuôi bò phát triển cả về bò thịt và bò sữa trong khắp cả nước Đối tượng khách hàng tương đối đa dạng và phong phú, là các tập đoàn lớn trong nước như Nông trường Mộc Châu; TH Milk; Vinamilk rồi đến các Viện, Bộ ngành của Nhà nước như Bộ Nông Nghiệp, Sở khoa học và công nghệ các tỉnh trong cả nước, tới các hộ kinh doanh cá thể… Sắp tới, doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh mở rộng sang thị trường Nước bạn Lào, campuchia… khiến cho địa điểm hoạt động của công ty càng đa dạng và phong phú hơn.
3.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
3.1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý
Là một đơn vị kinh doanh thương mại thuần túy, các mặt hàng chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài và phân phối bán hàng tập trung lớn ở những vùng miền có ngành chăn nuôi bò thịt và bò sữa phát triển Do vậy bộ máy tổ chức quản lý của Công ty tương đối gọn nhẹ và đơn giản nhưng đủ đáp ưng được nhu cầu kinh doanh có hiệu quả của Công ty.
Văn phòng điều hành mọi hoạt động của công ty đặt ở Hà Nội, tại số Số 53 Lãng Yên, P Thanh Lương, Q Hai Bà Trưng, Hà Nội do trực tiếp Giám đốc là người đứng đầu và điều hành trực tiếp mọi hoạt động của Công ty, có thể khái quát qua sơ đồ 3.2.
Hội đồng quản trị Công ty chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty.
Ban kiểm soát có nhiệm vụ giám sát tài chính, hội đồng quản trị và giám đốc trong việc quản lý và điều hành các phòng ban trong công ty, các nhiệm vụ đã đặt ra, việc thực thi chính sách pháp luật nhà nước, thẩm định các báo cáo tài chính… báo cáo trực tiếp cho Ban lãnh đạo công ty.
Phòng hành chính hoạch định xây dựng chính sách về nhân sự cả về số lượng lẫn chất lượng Quy hoạch, đào tạo đội ngũ kế cận, xây dựng chính sách an toàn lao động, sức khỏe cho người lao động…
Phòng Xuất nhập khẩu có trách nhiệm thực hiện tìm kiếm đối tác, lập hồ sơ và hoàn tất các thủ tục nhập khẩu hàng cho Công ty; phối hợp với các phòng ban nhằm đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả.
Phòng kinh doanh có trách nhiệm vụ giúp việc cho Ban lãnh đạo công ty bán hàng hóa dịch vụ, xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh hàng năm, tìm kiếm thị trường tiêu thụ, kênh bán hàng, đồng thời phối kết hợp chặt chẽ với các phòng ban khác nhằm giúp công ty hoạt động hiệu quả.
Phương pháp nghiên cứu
3.2.1 Cách tiếp cận và khung phân tích của đề tài
Thông qua việc tìm hiểu trên mạng, trên website, xây dựng mẫu biểu phỏng vấn trực tiếp, thực hiện lại quy trình… và tìm hiểu từ các đối tác khách hàng củaCông ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
3.2.1.2 Khung phân tích của đề tài
Hệ thống kiểm soát nội bộ quy trinh bán hàng thu – thu tiền tại Công ty
TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái
Mục tiêu nghiên cứu Cơ sở lý luận về
Phương pháp nghiên của đề tài HTKSNB cứu đề tài
+ Câu hỏi, mẫu biểu Đặc điểm địa bàn Thực trạng HTKSNB điều tra phỏng vấn, nghiên cứu (Công ty quy trình bán hàng – Thông tin trên mạng,
TNHH Đầu tư và Phát thu tiền tại Công ty báo chí, sách vở….
+ Trực tiếp xuống triển Nam Thái) TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái đơn vị lấy số liệu
Tổng hợp, xử lý và phân tích dữ liệu Đánh giá thực trạng HTKSNB quy trình bán hàng – thu tiền tại
Công ty TNHH ĐT và
Giải pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH ĐT và
3.2.2 Phương pháp thu thập số liệu
Là nguồn số liệu thu thập được thông qua dữ liệu của các trang mạng, trang web, sách báo, tạp chí, báo cáo, phom mẫu, bảng biểu, số liệu của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái và các báo cáo khoa học có liên quan.
3.2.2.2 Số liệu sơ cấp Để đánh giá đúng thực tế, luận văn tập trung phát 01 phiếu khảo sát tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, theo quy mô mẫu, với số lượng như sau:
05 thành viên trong Hội đồng quản trị bao gồm: 01 Giám đốc; 1 Phó giám đốc phụ trách Miền Bắc; 01 Phó giám đốc phụ trách Miền Nam; 01 Kế toán trưởng; 01 thành viên sáng lập công ty.
02 thành viên Ban kiểm soát gồm: 01 trưởng Ban kiểm soát và 01 thành viên chuyên trách.
05 thành viên là trưởng các bộ phận gồm 01 trưởng phòng dự án; 01 trưởng phòng xuất nhập khẩu; 01 trưởng phòng kỹ thuật; 01 trưởng phòng hành chính; 01 trưởng phòng kinh doanh. Đồng thời, chọn mẫu ngẫu nhiên 80 nhân viên trong công ty bao gồm: 02 nhân viên phòng hành chính; 13 nhân viên phòng kế toán; 02 nhân viên phòng dự án; 02 nhân viên phòng xuất nhập khẩu và 62 nhân viên phòng kinh doanh.
Phiếu phỏng vấn được phát trực tiếp cho từng người, tùy từng nội dung trong phiếu có liên quan mà người được phỏng vấn trả lời câu hỏi khảo sát.
Số liệu sơ cấp thu được từ điều tra thông qua bảng câu hỏi phỏng vấn (phần Phụ lục) do tác giả trực tiếp thực hiện, từ đó có những thông tin liên quan trực tiếp tới kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
3.2.3 Phương pháp xử lý dữ liệu
Số liệu phục vụ cho phân tích các nội dung trong đề tài sẽ được tổng hợp và nhập vào máy vi tính, sau đó sử dụng phần mềm Excel để xử lý, phân tổ.
3.2.4 Phương pháp phân tích số liệu
3.2.4.1 Phương pháp thống kê mô tả
Phương pháp này sẽ được sử dụng để phản ánh đặc điểm nguồn lực kinh doanh và kết quả kinh doanh của Công ty qua các năm Mặt khác, nó cũng được dùng để mô tả số liệu liên quan đến thực trạng công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, từ đó nhận diện các rủi ro kiểm soát và rút ra được giải pháp hoàn thiện.
3.2.4.2 Phương pháp phân tích so sánh
Chủ yếu sẽ được sử dụng để so sánh kết quả kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền với các quy định, thủ tục kiểm soát tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái Đây là cách thức và là cơ sở quan trọng cho việc đánh giá mức độ chấp hành và sự nỗ lực của Công ty trong công tác kiểm soát rủi ro chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty.
3.2.4.3 Phương pháp phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống phải được định hướng và lập kế hoạch rõ ràng, đây là một hoạt động giải quyết vấn đề mang tính đa dạng, đa ngành nhằm giải quyết những vấn đề phức hợp sản sinh ra từ trong nội tại các doanh nghiệp, việc phân tích hệ thống giúp ta tìm hiểu được nguyên nhân đích thực của vấn đề nghiên cứu. Mục tiêu của việc sử dụng phương pháp này trong đề tài là nhằm phân tích hoạt động của HTKSNB quy trình bán hàng thu tiền, phân tích những rủi ro từ đó đưa ra phương pháp hoàn thiện giảm thiểu tác động xấu cho Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
3.2.5 Các chỉ tiêu phân tích đánh giá
Luận văn đã sử dụng những chỉ tiêu phân tích, đánh giá bao gồm:
Nhóm chỉ tiêu phản ánh rủi ro trong khâu thực hiện đơn hàng:
- Tỷ lệ đơn hàng đúng chủng loại
- Tỷ lệ đơn hàng cập nhật sai chính sách;
- Tỷ lệ đơn hàng cấu kết san sẻ đơn hàng giữa tiếp thị và khách hàng.
Nhóm chỉ tiêu phản ảnh rủi ro trong khâu thực hiện bán hàng:
- Tỷ lệ mẫu đơn hàng dễ thực hiện, chưa dễ thực hiện
- Tỷ lệ đánh giá hướng dẫn quy trình thực hiện đơn hàng dễ thực hiện, chưa dễ thực hiện.
Nhóm chỉ tiêu phản ảnh rủi ro trong khâu duyệt bán hàng:
- Tỷ lệ duyệt sai không đúng chính sách bán hàng;
- Tỷ lệ tiếp thị làm sai gây tổn thất tài sản cho công ty.
Nhóm chỉ tiêu phản ánh rủi ro trong khâu vận chuyển hàng hóa:
- Tỷ lệ cấu kết trộm cắp hàng hóa xẩy ra tại công ty;
- Tỷ lệ hàng hỏng do vận chuyển.
Nhóm chỉ tiêu phản ánh rủi ro trong khâu thu tiền khách hàng:
- Tỷ lệ tiếp thị thu tiền chuyển sai tiền hàng
- Tỷ lệ tiếp thị thu tiền chiếm đoạt tài sản;
- Tỷ lệ khách hàng chuyển sai giấy nộp tiền chiếm đoạt tài sản công ty.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Đặc điểm HTKSNB tại công ty TNHH đầu tư và PT Nam Thái
4.1.1 Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ
4.1.1.1 Triết lý và phong cách của Ban lãnh đạo Công ty
Triết lý kinh doanh là một sức mạnh có tác động tích cực tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty cũng như với tất cả các đối tượng khách hàng, và như vậy nó tác động trực tiếp và tới hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp.
Với triết lý kinh doanh “Lợi nhuận của khách hàng là tương lai của chúng tôi” đã trở thành solgan của Công ty trong suốt quá trình hình thành và phát triển.
Theo đó ảnh hưởng rất lớn tới triết lý và phong cách lãnh đạo của Ban lãnh đạo Công ty.
Phương pháp lãnh đạo nó thường nhất quán với tính cách, khả năng lãnh đạo có thể học hỏi nhưng không thể bắt chước, và mọi thứ có thể bắt chước được trừ triết lý Thấm nhuần tư tưởng triết lý là những tư tưởng có tính triết học hay có thể nói là sự phản ánh đã đạt đết trình độ sâu sắc và khái quát cao, được Ban lãnh đạo Công ty rút ra từ kinh nghiệm cuộc sống và chỉ dẫn, định hướng cho hoạt động của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, từ nhận thức rõ ràng về triết lý kinh doanh và triết lý doanh nghiệp:
- Triết lý kinh doanh là những tư tưởng triết học phải ánh thực tiễn kinh doanh thông qua hoạt động trải nghiệm, suy ngẫn, phát sinh thực tế, khái quát hóa của các chủ thể kinh doanh và làm kim chỉ nam cho hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
- Triết lý doanh nghiệp là lý tưởng, là phương châm hành động, là hệ giá trị và mục tiêu chung của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái chỉ dẫn cho hoạt động nhằm làm cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.
- Triết lý kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được thể hiện rõ ràng: “Cam kết cung cấp giống tốt nhất, cạnh tranh nhất - cải tạo giống bò sữa Việt
Nam, tăng trưởng bền vững, luôn luôn trăn trở vì lợi ích của khách hàng, lợi ích xã hội, lợi ích của cộng tác, đối tác và của chính lợi ích Mình”.
Với tầm nhìn sứ mệnh lịch sử mang tính chất vĩ mô, có ảnh hưởng lớn tới tính phát triển ngành của quốc gia, toàn thể Banh lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty đều thấm nhuần tư tưởng này, đây là cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp; là cơ sở xây dựng chiến lược phát triển của doanh nghiệp; và là cơ sở đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp Triết lý này trở thành giá trị cốt lõi và được hiện thực hóa thành những biểu ngữ, quy định tới từng phòng ban cụ thể, nó được hưởng ứng và thực hiện triệt để, ví như:
+ Không làm thì dừng ngay từ đầu, đã làm thì làm tới cùng;
+ Đừng sợ trách nhiệm mà hãy vì nó mà làm;
+ Cuộc sống không phụ những người luôn trăn trở….
Những triết lý này, là cơ sở để lựa chọn, đề xuất phong cách, phương pháp quản lý của Ban lãnh đạo công ty Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái chọn cho mình phong cách lãnh đạo dân chủ; Ban lãnh đạo công ty luôn biết phân chia quyền lực của mình tham khảo ý kiến cấp dưới, bàn bạc, lắng nghe ý kiến cấp dưới trước khi ra các quyết định.
Với phong cách lãnh đạo dân chủ, Ban lãnh đạo công ty luôn luôn tạo điều kiện cho các phòng ban, cán bộ công nhân viên trong công ty được phát huy sáng tạo, tham gia và các kế hoạch và thực hiện kế hoạch, tạo cho cấp dưới sự chủ động cần thiết trong công việc; nó tạo ra bầu không khí tích cực trong lao động sản xuất, nhân viên có thiện cảm với nhà lãnh đạo hơn, không khí làm việc được tự giác và cởi mở giữa các nhân viên trong công ty; và đặc biệt là các quyết định của Ban lãnh đạo công ty được nhân viên đồng thuận, hưởng ứng và thực hiện xuyên suốt.
Bên cạnh đó, phong cách này cũng đang để lại nhiều trăn trở bởi nó mất tương đối thời gian cho một vấn đề quyết định và đôi khi cũng khó đi đến thống nhất một vấn đề, nếu người lãnh đạo không sắc sảo và thiếu tính quyết đoán sẽ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
4.1.1.2 Cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp ngày 29 tháng 11 năm 2005; và luật doanh nghiệp 2014 (số 68/2014/QH13 Hà Nội, ngày 26 tháng 11 năm 2014 Luật doanh nghiệp), các luật khác có liên quan và Điều lệ Công ty.
Banh lãnh đạo Công ty là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền quyết định nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty; định hướng toàn bộ các chính sách tồn tại và phát triển bền vững của Công ty, đưa ra các phương hướng hành động chi tiết cụ thể cho từng quyết định sao cho phù hợp với từng thời điểm, từng phòng ban, từng chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban lãnh đạo Công ty bao gồm:
+ 01 Phó giám đốc phụ trách Miền Bắc;
+ 01 Phó giám đốc phụ trách Miền Nam;
+ 01 Kế toán trưởng phụ trách chung hai miền Nam và Bắc;
+ 01 thành viên sáng lập Công ty.
Giám đốc là người đại diện cao nhất theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước ban quản trị Công ty, quyết định tất các mọi hoạt động thường ngày của Công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Thành viên sáng lập Công ty có trách nhiệm tham mưu trực tiếp cho giám đốc, cho các phó giám đốc và kế toán trưởng công ty, tham gia đánh giá, họp quyết định các quyết sách quan trọng của Công ty.
Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại công ty
4.2.1 Quy trình bán hàng thu - tiền của Công ty Đặc thù công ty kinh doanh hàng nhập khẩu 100% từ các nước trên thế giới, mặt hàng chủ đạo là tinh bò nhập ngoại Công ty ký độc quyền phân phối cho các hàng tinh bò nổi tiếng ở Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Á, trong khi hiện tại ở nước ta chỉ có một hoặc hai đơn vị kinh doanh mặt hàng này và chiếm thị phần nhỏ, nên có thể nói công ty đang độc quyền sản phẩm tinh bò ngoại nhập khẩu trên thị trường Việt Nam Ngành bò sữa của Việt Nam không tập trung, rải rác ở khắp nơi trải dài từ Bắc vào Nam, nên Công ty phải đặt một tổng kho ở trong Nam, hàng hóa được chuyển từ ngoài Bắc vào, từ hai tổng kho Bắc và Nam hàng được giao đến tận nơi cho khách hàng.
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái xác định khâu bán hàng - thu tiền là chìa khóa mang lại thành công cho công ty, bởi vậy đã đặt mục tiêu kiểm soát chính của quy trình bán hàng - thu tiền là nhằm đảm bảo:
- Xử lý nghiệp vụ kịp thời, nhanh chóng;
- Đảm bảo bán đúng, bán đủ, giao đúng, giao đủ;
- Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời;
Quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty được Hội đồng quản trị cùng Ban kiểm soát họp với các thành viên là trưởng các bộ phận, đặc biệt là nhân viên kinh doanh, thống nhất đưa ra để đảm bảo phù hợp với chiến lược maketing và bán hàng của công ty Quy trình bán hàng – thu tiền của công ty được minh họa ở Sơ đồ 4.4.
Quy trình bán hàng của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái được xây dựng tương đối rõ ràng, đơn giản, dễ thực hiện Quy trình thực hiện qua
06 bước, được hướng dẫn tới từng phòng ban, đặc biệt là Phòng bán hàng Trực tiếp đại diện Hội đồng quản trị triển khai hướng dẫn thực hiện cho Phòng bán hàng, trưởng các bộ phận và các nhân viên có liên quan như kế toán bán hàng, thủ kho… Các khâu trong quy trình được minh họa cụ thể ở các Sơ đồ 4.5a, 4.5b và 4.5c).
Thông qua nghiên cứu và tìm hiểu quy trình bán hàng của công ty hiện nay, các rủi ro tiềm tàng được nhận diện như sau:
- Các bước bán hàng quá cô đọng, khó hình dung, điều này dẫn đến rủi ro khi thực hiện như bán hàng sai chính sách, quy trình, gây thất thoát tài sản;
- Việc hướng dẫn thực hiện quy trình chưa chi tiết, rườm rà, chưa phát huy được tính hiệu quả, dễ hiểu, dễ thực hiện, gây khó khăn cho người sử dụng, gây ra tình trạng bán hàng sai, bán hàng không đúng chủng loại, không đủ, gây thất thoát tài sản của công ty.
QUY TRÌNH BÁN HÀNG 6 BƯỚC
B1 Tiếp nhận đơn hàng, đề nghị bán hàng
B2 Duyệt đề nghị bán hàng
B3 Hoàn thiện pháp lý: Hợp đồng, PX….
B6 Theo dõi, duy trì, chăm sóc khách hàng
Sơ đồ 4.4 Quy trình bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư và PT Nam Thái
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Sơ đồ 4.5a Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái
Mẫu đề nghị bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NAM THÁI Phòng kế toán
Số 204 đường Vĩnh Hưng, phường Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội Mẫu 10/NT ĐỀ NGHỊ BÁN HÀNG
Mã Tên Quản lý bán hàng Xuất tại kho Thanh toán
STT Diễn giải Tên khách Địa Số Thành hàng hàng Đơn giá Nam Bắc Nợ TM/TG hàng chỉ lượng tiền
Người đề nghị Kế toán Giám sát or phụ trách Giám đốc
(Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Nguồn Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Sơ đồ 4.5b Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Sơ đồ 4.5c Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái)
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Trong quy trình bán hàng – thu tiền thể hiện ở Sơ đồ 4.4, khâu giao hàng được Công ty xác định là một mắt xích quan trọng và đặt ra mục tiêu kiểm soát riêng cho khâu này như sau:
- Đóng đúng số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa.
- Giao đúng thời gian, địa điểm (lịch giao hàng);
- Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời.
Quy trình giao hàng của công ty đơn giản (Sơ đồ 4.6), đảm bảo được tính hiệu quả cao Sau khi kế toán, thủ tho thực hiện lệnh giao hàng Trưởng bộ phận giao nhận có trách nhiệm lập kế hoạch giao hàng cụ thể Kế hoạch giao hàng phải đảm bảo được tiến độ yêu cầu của khách hàng và không hỏng hóc, vỡ…
Quy trình thực hiện Thủ tục kiểm soát, mô tả, biểu mẫu hiện
* Nhận toa hàng, lập kế hoạch giao hàng;
Nhận đơn * Mở sổ theo dõi giao nhận hàng; phận giao nhận * Phiếu xuất kho; hàng thực * Hóa đơn bán hàng mẫu Fast; đóng * Hóa đơn GTGT;
* Bảng kê hàng hóa xuất bán nếu có;
* Bảng kê hàng trả lại …
* Tiếp nhận lệnh giao hàng;
Nhận lệnh giao hàng * Xắp xếp phương tiện giao hàng… nhận * Sổ theo dõi giao nhận hàng (Ngày nhận, ngày giao, chứng từ kèm theo)
* Ghi rõ thời gian nhận bàn giao và thời gian hoàn thành;
* Ghi rõ điểm đi, điểm đến;
Bộ phận giao * Kiểm kê hàng nhận, ký nhận hàng nhận Thực hiện giao hàng thừa thiếu, chuyển phiếu về cho tiếp thị quản lý, kế toán (ký nhận đầy đủ)
* Mẫu bảng giao nhận hai bên.
Sơ đồ 4.6 Quy trình kiểm soát giao hàng
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
- Sự cấu kết trộm cắp hàng hóa giữa thủ kho và bộ phận giao nhận có thể xẩy ra;
- Sau khi giao hàng xong, bộ phận giao hàng phải chuyển lại chứng từ có đầy đủ chữ ký cho kế toán Thủ tục này chứa đựng nhiều rủi ro tiềm tàng như làm mất hồ sơn, gây ảnh hưởng trực tiếp tới công tác bán hàng thu tiền tại công ty.
Tương tự như khâu giao hàng, thu tiền cũng được công ty kiểm soát theo nguyên tắc bán hàng của công ty là không bán nợ, trừ những trường hợp đặc biệt trực tiếp giám đốc duyệt cơ chế hoặc những dự án đấu thầu lớn Mục tiêu kiểm soát ở khâu thu tiền bán hàng của công ty là phải đảm bảo:
- Thu tiền chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng;
- Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời;
- Hạn chế tiêu cực, gian lận mất tiền.
Các phương thức thu tiền hàng và cách thức thanh toán tiền hàng tại Công ty được minh họa ở Sơ đồ 4.7 Theo đó, trường hợp thu tiền mặt tại công ty, kế toán lập phiếu thu tiền và chuyển cho các bộ phận khác có liên quan thực hiện tiếp các khâu của mình như thủ quỹ, phụ trách chung… Trường hợp khách hàng trực tiếp chuyển khoản, kế toán yêu cầu khách hàng fax hoặc mail hoặc qua tin nhắn… chuyển hình ảnh giấy nộp tiền hoặc ủy nhiệm chi của khách hàng Kế toán xác minh tính đúng đắn của chứng từ, căn cứ tiền về ngân hàng… thực hiện ghi chép vào hệ thống sổ sách để theo dõi Trường hợp nhân viên tiếp thị thu tiền của khách hàng và chuyển khoản về công ty, kế toán có trách nhiệm tra soát trên tài khoản của cá nhân giám đốc, xác minh thông tin tiếp thị nào chuyển tiền cho khách hàng nào, mua hàng gì… từ đó in phiếu xác minh và vào sổ theo dõi khoản thu tiền này.
Tuy nhiên, với quy trình thu tiền như hiện nay, các rủi ro tiềm ẩn được nhận diện như sau:
- Tiếp thị thu tiền chuyển sai trị giá tiền và đối tượng công nợ về công ty;
- Tiếp thị thu tiền của khách hàng, chiếm đoạt không nộp về công ty;
- Khách hàng cố tình ghi sai ủy nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền vào tài khoản của công ty, gây thất thoát tài sản của công ty.
Sơ đồ 4.7 Quy trình hướng dẫn thu tiền bán hàng.
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Trong quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty còn có thêm một khâu quan trọng mà công ty coi là then chốt, khâu nhập hàng trả lại Mục tiêu kiểm soát của Công ty đối với khâu này là:
- Đảm bảo nhận lại đúng số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa;
- Nhận lại hàng đúng thời gian, địa điểm;
- Nhận lại đúng đối tượng khách hàng.
- Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời.
Quy trình nhập hàng trả lại của khách hàng có ảnh hưởng lớn tới công tác bán hàng thu tiền tại công ty Hội đồng quản trị cùng ban kiểm soát, bộ phận bán hàng, phòng kế toán và những đối tượng có liên quan xây dựng lên quy trình nhận hàng trả lại (Sơ đồ 4.8), yêu cầu toàn thể các đối tượng phải thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo bán hàng – thu tiền được đầy đủ, chính xác.
Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại công ty 91 1 Yếu tố bên trong
BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY
Thứ nhất, yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến HTKSNB của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái đó là phong cách và triết lý kinh doanh của Giám đốc công ty là Ông Nguyễn Ngọc Thụ Là người đã từng lớn lên và trưởng thành trong môi trường doanh nghiệp nước ngoài, được tiếp xúc sớm với các đối tác chuyên nghiệp là những công ty lớn trên thế giới, tư tưởng lãnh đạo mới đã hình thành sớm ngay từ đầu mới hình thành doanh nghiệp.
Một triết lý quản lý luôn luôn coi trọng đạo đức nghề nghiệp, luôn hướng tới những giá trị cốt lõi trong cuộc sống xã hội, thẳng thắn trung thực và minh bạch chính là kim chỉ lam cho một loạt các chính sách, quy chế, chế độ phù hợp Điều này tác động lớn trực tiếp tới yêu cầu Ban kiểm soát phải xây dựng những cơ chế, chính sách, báo cáo kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền thật hiệu quả tại doanh nghiệp.
Bảng 4.13 Ảnh hưởng của yếu tố trình độ, phẩm chất đạo đức, thái độ của cán bộ, nhân viên kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty ĐVT: % Ý kiến đánh giá (n)
STT Chỉ tiêu đánh giá Ảnh Ít ảnh Chưa
Không ý hưởng ảnh hưởng kiến lớn hưởng
Trình độ của Ban lãnh đạo
Phẩm chất đạo đức, thái độ
Trình độ, thái độ, đạo đức
Nguồn: Tổng hợp số liệu khảo sát (2017) Ghi chú: có 86 người liên quan được phỏng vấn và cho ý kiến
Khảo sát 86 người cho thấy (Bảng 4.13), 96.51% cho rằng trình độ của
Phẩm chất đạo đức, thái độ của Ban lãnh đạo có mức ảnh hưởng 50% tới quy trình bán hàng thu tiền; 46.51% cho rằng ít ảnh hưởng, 3.49% không có ý kiến.
Khảo sát cũng cho thấy, trình độ, thái độ đạo đức của Ban kiểm soát có ảnh hưởng nhiều tới KSNB quy trình bán hàng thu tiền chiếm 34.88%; 48.84% cho rằng ít ảnh hưởng; 3.49% đánh giá không ảnh hưởng, còn lại 12.79% không có ý kiến đánh giá.
Bảng 4.14 Trình độ chuyên môn của lao động tại công ty
STT Chỉ tiêu Tổng số lao
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Nguyên nhân của vấn đề trên là do mặc dù Giám đốc công ty có tư duy mới, mang phong cách dân chủ Song vẫn mang tính bảo thủ độc đoán, áp đặt cho cấp dưới, điều này gây ảnh hưởng chủ quan, chuyên quyền tác động trực tiếp vào kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Thứ hai, chất lượng cán bộ công nhân viên trong Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái có ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình Hiện nay, về cơ cấu lao động, tỷ lệ lao động có trình độ, đã trải qua đào tạo đại học và cao đẳng chiếm tỷ lệ 100% nên về tư duy, thông hiểu và áp dụng các chính sách của công ty là rễ ràng, do đó người xây dựng HTKSNB đã quy chuẩn hóa ở mức độ cao hơn và hướng dẫn sử dụng tổng quát hơn.
Khảo sát cho thấy, công ty rất chú trọng nguồn nhân lực có trình độ cao, 100% được đào tạo tin học và ngoại ngữ.
Mặt khác, ảnh hưởng của yếu tố trình độ chuyên môn của nhân viên đến kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại công ty là rất lớn Phỏng vấn 81 người, 100% tất cả đều nhận định trình độ của công nhân viên có ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình bán hàng thu tiền tại công ty.
Với những kiến thức đã được đào tạo cùng với việc thường xuyên được công ty bổ túc kiến thức, đây là nguyên nhân mang lại kết quả giúp cho việc hiểu nhanh, hiểu đúng, thực hiện nhanh, thực hiện đúng, thực hiện đầy đủ các yêu cầu của quy trình bán hàng thu tiền mà công ty đề ra.
Thứ ba, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty tương đối hiện đại, sử dụng hầu hết máy tính có cấu hình rất cao, sử dụng mạng internet có tốc độ đường truyền rất tốt, băng thông rộng… điều này tạo điều kiện cho HTKSNB được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả Việc xây dựng và tuyên truyền Quy trình bán hàng thu tiền trên các thiết bị điện tử được sử dụng nhiều hơn, áp dụng triệt để nhằm tối đa hóa chi phí cho công ty, như những buổi họp được thực hiện trực tuyến, nhân viên tiếp thị không phải về công ty vẫn nắm bắt tốt các chính sách bán hàng của công ty, quy chế, chế tài của công ty, chinh sách giá cả, khuyễn mãi giúp nhân viên công ty tiếp cận nhanh nhất và giảm thiểu chi phí nhất.
Bảng 4.15 Cơ sở vật chất tại công ty
Tài sản, thiết bị Đơn vị Số Diện tích/chất Ghi tính lượng lượng chú
1 Phòng làm việc, kho hàng
- Văn phòng làm việc Hà Nội Phòng 1 250 M2
- Văn phòng làm việc phía
- Kho hàng phía bắc Cái 2 900 M2
- Kho hàng phía Nam Cái 1 850 M2
- Máy in Chiếc 12 35 trang/phút
- Máy phô tô Ricoh 7500 Chiếc 3 45 trang/phút
- Máy điều hòa Chiếc 12 Daikin
- Máy qoay phim Sony Cái 8 Full HD
- Xe ô tô Fotuner Cái 3 Mới 2016
- Xe tải chở hàng Chiếc 4 Mới 2015
- Bàn ghế làm việc Bộ 62
- Tốc độ đường truyền mạng Ghi 1G Cáp quang
- Thiết bị mạng khác Cái 26
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Kết quả phỏng vấn 80 người cho thấy 100% số người được phỏng vấn cho rằng cơ sở vật chất kỹ thuật có ảnh hưởng trực tiếp tới kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Thứ 4, do việc Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái ngày càng mở rộng thị trường kênh tiêu thụ, chi phí quản lý và chi phí trả lương thưởng tiếp thị tăng cao… do đó nhu cầu HTKSNB được chú trọng hơn, xây dựng chặt chẽ hơn đảm bảo kiểm soát đúng và kịp thời những rủi ro phát sinh trong Quy trình bán hàng thu tiền của công ty Hội đồng quản trị thường xuyên yêu cầu Ban kiểm soát công ty phải kiểm tra, tra soát những quy chế, quy trình cũ, đổi mới quy chế và quy trình thường xuyên liên tục nhằm đáp ứng được hiệu quả kinh doanh của công ty.
Bảng 4.16 Khảo sát đánh giá thị trường mới mở ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại công ty
Năm số tiêu kiểm lượng đánh Số Tỷ lệ Số Tỷ
Số Tỷ lệ tra tăng giá lệ lệ mới lượng % lượng lượng lượng %
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Khảo sát cho thấy năm 2016 tổng số thị trường tăng mới tăng thêm là 102 điểm, năm 2017 tăng 26 điểm thị trường mới đòi hỏi công ty phải cải thiện, tăng năng lực kinh doanh của mình mới đáp ứng được sự phát triển này Số lao động tăng thêm là 08 người vào năm 2017 mới đáp ứng được sự tăng trưởng này Đây là vấn đề được Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát đặc biệt quan tâm, thường xuyên thay đổi thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền nhằm nắm bắt kịp những thay đổi, đạt được mục tiêu đã đề ra.
Yếu tố đầu tiên đó là chính sách chế độ pháp luật nhà nước, hiện nay, Nhà
Bảng 4.17 Ảnh hưởng của yếu tố chính sách của Nhà nước đến kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại
Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới công ty
Chính sách nhà Điều Quy định con Điều kiện kinh Mức nước ảnh giống vật nuôi doanh, quảng cáo hưởng
1 Giống vật nuôi mới chỉ được
Pháp lênh số công nhận và đưa vào Danh mục 16/2004/PL- Điều 15. giống vật nuôi
UBTVQH11 ngày 23 Khảo được phép sản tháng 03 năm 2004 nghiệm xuất, kinh doanh do Bộ Nông Cao (Hiệu lực thi hành từ giống vật nghiệp và Phát ngày 01 tháng 07 nuôi mới triển nông thôn, năm 2014 đến nay) Bộ Thuỷ sản ban hành sau khi đã qua khảo nghiệm đạt kết quả theo yêu cầu…. Điều 11 1 Nội dung quảng cáo phân bón, chế Quảng cáo phẩm sinh học phân bón, phục vụ trồng trọt, chế phẩm
Nghị định số thức ăn chăn nuôi, sinh học
181/2013/NĐ-CP chế phẩm sinh học phục vụ ngày 14 tháng 11 phục vụ chăn trồng trọt, năm 2013 quy định nuôi, giống cây thức ăn chăn Cao thi hành một số điều trồng, giống vật nuôi, chế của luật quảng cáo nuôi phải phù hợp phẩm sinh
(hiệu lực từ ngày với Giấy chứng giống cây văn bản công bố trồng, giống chất lượng sản vật nuôi phẩm….
Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
Thực tế khảo sát cho tôi thấy, những chính sách này, ảnh hưởng trực tiếp tới chính sách giá cả của công ty ví như được ưu đãi về vốn vay, chi phí thấp nên giá cả cạnh tranh hơn; nhưng yêu cầu kỹ thuật lại gây khó khăn cho doanh nghiệp hơn. Đây là nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp tới giá cả, ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền của công ty.
Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Nam Thái 98 1 Đánh giá chung
Quá trình tìm hiểu và nghiên cứu cho thấy, kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái có nhiều ưu điểm, thể hiện ở:
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái có một đội ngũ lãnh đạo giầu năng lực, tâm huyết với công ty, cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên hùng hậu có trình độ trí thức cao, am hiểu kinh doanh đã cùng Ban kiểm soát xây dựng thành công hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền với những chính sách, thủ tục tương đối đơn giản, dễ dàng thực hiện, phù hợp với tính hình kinh doanh của công ty và đạt hiệu quả cao.
Về cơ cấu tổ chức các phòng phân được phân công, phân nhiệm rõ ràng, không có sự chồng chéo, mặt khác còn tạo được sự liên kết chặt chẽ, kiểm soát chéo lẫn nhau tương đối tốt, tạo điều kiện cho việc tuân thủ chính sách kiểm soát được đầy đủ và kịp thời, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững.
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái đã xây dựng được một cơ chế kiểm soát tương đối đồng bộ, mạnh dạn áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác hướng dẫn các thủ tục, quy trình, quy chế, chế tài…, điều này giúp người lao động tiếp cận nhanh hơn, kịp thời hơn, dễ hiểu và thực hiện đầy đủ đồng bộ hơn. Đặc biệt, nguyên tắc tuân thủ được công ty áp dụng tương đối hiệu quả tạiCông ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chẩn được các cấp quản lý và nhân viên nhất nhất tuân thủ Các phòng ban từ trưởng phòng đến nhân viên đều hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm của mình, làm việc tuân theo một nguyên tắc, quy chế chung, góp phần thực hiện hiệu quả quy trình bán hàng thu tiền, đồng thời đóng góp ý xây dựng hoàn thiện hơn quy trình kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại công ty.
Thủ tục giao hàng, nhận hàng trả lại được Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát xây dựng quy trình hướng dẫn tương đối hợp lý, đầy đủ, dễ hiểu và dễ thực hiện, đảm bảo hiệu quả và lợi ích của công ty.
Hệ thống báo cáo kiểm soát của công ty được thực hiện tương đối quy chuẩn, đa dạng và phong phú, hạn chế được phần nào rủi ro phát sinh trong quy trình bán hàng thu tiền của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái Hệ thống báo cáo kiểm soát đảm bảo được yêu cầu về nội dung, thành phần tham gia từ cán bộ quản lý đến các phòng ban, các cá nhân có liên quan; hệ thống báo cảo đảm bảo được công tác kiểm soát chéo của Ban kiểm soát công ty.
Hệ thống sổ sách báo cáo kế toán, báo cáo quản trị tương đối đầy đủ, thực hiện đúng theo chính sách chế độ kế toán hiện hành; đáp ứng được yêu cầu quản lý, kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền tại công ty.
Thứ nhất, mặc dù áp dụng chính sách quản lý dân chủ nhưng Giám đốc Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái vẫn mang nặng phong cách bảo thủ, áp đặt, mệnh lệnh, điều này ảnh hưởng nặng nề đế Ban kiểm soát công ty và những chính sách, cơ chế kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Thứ hai, báo cáo kiểm soát chỉ tập trung vào thẩm định Báo cáo tài chính và Kết quả kinh doanh thực phát sinh, còn về quản trị điều hành hệ thống, hoạt động quản trị còn bị coi nhẹ mang tính chủ quan của người lãnh đạo.
Thứ ba, quy trình bán hàng mang tính tổng hợp cao, trong khi lại tập trung vào giải thích quy trình nhiều nhưng chưa rõ nét, chưa thực sự dễ hiểu.
Thứ tư, quy trình thu tiền bán hàng còn chung chung, chưa thực sự rõ ràng và đảm bảo hiệu quả kiểm soát.
Thứ năm, quy trình kiểm soát tổn thất kho hàng hóa chưa hợp lý, cơ chế kiểm soát chưa rõ ràng, báo cáo kiểm soát chưa phòng ngừa và kiểm soát được tối đa hóa những rủi ro phát sinh thường ngày.
Thứ sáu, Ban kiểm soát Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái chưa xây dựng báo cáo kiểm soát thông tin khách hàng, một tài sản lớn của công ty đang để guy cơ rủi ro xẩy ra cao.
Thứ bẩy, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái chỉ sử dụng báo cáo kiểm soát của Ban kiểm soát công ty, coi báo cáo đó là chính xác và chung thực nhất Đây là rủi ro nghiêm trọng tiềm ẩn một khi trong báo cáo có những sai sót trọng yếu.
Thứ tám, Ban kiểm soát công ty có số lượng người hạn chế, trong khi nghiệp vụ phát sinh tại công ty lớn, tầm kiểm soát rộng khắp từ Bắc vào Nam, do đó việc thực hiện kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái gặp nhiều khó khăn, có những khâu bị bỏ sót, đây là rủi ro tiềm tàng thường trực gây ảnh hưởng xấu cho chiến lược kinh doanh bền vững của công ty.
Thứ 9, công tác kế hoạch của công ty còn chưa thực sự được coi trọng đúng mực, vẫn mang tính chất manh mún, chủ quan thiếu chiều sâu.
Qua nghiên cứu những tồn tại của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, tôi đề xuất một số những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại công ty như sau:
