Cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại
Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội tại doanh nghiệp
2.1.1 Những khái niệm liên quan
2.1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp thương mại
Doanh nghiệp thương mại ra đời do sự phân công lao động xã hội và chuyên môn hóa trong sản xuất: Một bộ phận những người sản xuất tách ra chuyên đưa hàng ra thị trường để bán, dần dần công việc đó được cố định vào một số người và phát triển thành các đơn vị, các tổ chức kinh tế chuyên làm nhiệm vụ mua bán hàng hóa để thu lợi nhuận Những người đó được gọi là thương nhân Đầu tiên, doanh nghiệp thương mại được xem như là doanh nghiệp chủ yếu thực hiện các công việc mua bán hàng hóa (T-H-T) sau đó hoạt động mua bán hàng hóa phát triển và trở nên phức tạp, đa dạng hơn xuất hiện dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại, do đó doanh nghiệp thương mại được hiểu như là doanh nghiệp chủ yếu thực hiện các hoạt động thương mại.
Hoạt động thương mại hiện nay chủ yếu được phân thành 3 nhóm: mua bán hàng hóa, dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại trong đó dịch vụ thương mại gắn liền với việc mua bán hàng hóa, xúc tiến thương mại là hoạt động nhằm tìm kiếm, thúc đẩy việc mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ thương mại.
Doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện các hoạt động khác như sản xuất, cung ứng dịch vụ, đầu tư tài chính… Nhưng tỷ trọng hoạt động thương mại vẫn là chủ yếu Doanh nghiệp thương mại khác với các hộ tư thương hoặc các cá nhân hoạt động thương mại trên thị trường.
Doanh nghiệp thương mại là tổ chức độc lập, có phân công lao động rõ ràng, được quản lý bằng một bộ chính thức: Doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện các hoạt động thương mại một cách độc lập với các thủ tục đơn giản, nhanh chóng.
Doanh nghiệp thương mại là một đơn vị kinh doanh được thành lập hợp pháp nhằm mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại.
Doanh nghiệp thương mại là tổ chức kinh tế hợp pháp chuyên kinh doanh để kiếm lời thông qua hoạt động mua bán hàng hóa hiện vật trên thị trường.
Doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực mua bán hàng hóa và thực hiện các hoạt động dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, nhằm thu lợi nhuận (Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2012). Đặc thù của DNTM là hoạt động trong lĩnh vực phân phối lưu thông, thực hiện lưu chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng chứ không sản xuất ra các hàng hóa đó, mua để bán chứ không phải để tiêu dùng DNTM là một tổ chức, một đơn vị kinh doanh có đủ các điều kiện mà pháp luật quy định và cho phép kinh doanh các mặt hàng mà pháp luật không cấm DNTM phải có tổ chức, đảm bảo những điều kiện về vốn, về tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi kinh doanh và hàng hóa kinh doanh của mình.
Xu hướng đang phát triển là DNTM xâm nhập vào các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp dịch vụ dưới hình thức đầu tư vốn cho sản xuất đặt hàng với sản xuất kết hợp thực hiện các dịch vụ trong và sau bán hàng Nhưng đều nhằm cho người tiêu dùng được thoả mãn tối đa nhu cầu của mình giúp cho họ có ấn tượng tốt đẹp và hướng tới phụ thuộc vào DNTM của mình Qua đó DNTM ngày càng có lợi (Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2012).
2.1.1.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Trong bất kỳ một hoạt động nào của DN đều có các hoạt động kiểm tra, kiểm soát Kiểm soát có vai trò quan trọng đối với các nhà quản lý trong việc ra quyết định, kiểm soát là một trong bốn chức năng của nhà quản lý bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo và kiểm soát Thông qua việc kiểm soát nhà quản lý sẽ có đầy đủ các thông tin để nhìn nhận những thiếu sót trong tổ chức và đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời thích ứng với môi trường nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Có rất nhiều các định nghĩa về KSNB, theo các giai đoạn phát triển mà các định nghĩa cũng có những thay đổi nhất định.
Hiện nay có rất nhiều các khái niệm khác nhau liên quan đến KSNB Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certified Public Accountants – AICPA) định nghĩa KSNB như sau: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản của tổ chức, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài” Với khái niệm này, KSNB thiên về kiểm soát kế toán, tài chính, kiểm soát sự tuân thủ các chế độ kế toán và kiểm toán Quan điểm này cho rằng kiểm soát kế toán nằm trong phạm vi nghiên cứu và đánh giá của KSNB có vai trò chủ yếu trong việc ngăn ngừa sai phạm, thất thoát tài sản, đảm bảo việc thực thi pháp luật của đơn vị (Đinh Thị Hằng, 2010).
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315 hiện nay thay thế cho (VSA) số 400 trước đây ban hành kèm theo thông-tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012- Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị có đưa ra định nghĩa về KSNB như sau:
Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban Quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.
Theo COSO năm 1992 (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu: (i) Báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) Các luật lệ và quy định được tuân thủ; (iii) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Sau hơn 20 năm, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO Internal Control 2013, theo đó, KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (2009), KSNB được hiểu là “một quá trình được thiết kế và chịu sự chi phối của các nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của BCTC, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý và tuân thủ các quy định, luật lệ”.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do
Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
Cơ sở thực tiễn
2.2.1 Những kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ ở 1 số siêu thị trong nước
2.2.1.1 Kiểm soát nội bộ tại siêu thị Smart Long Biên, Hà Nội
Vai trò, vị trí của KSNB đối với công tác quản lý siêu thị đang dần được khẳng định không những ở nước ngoài mà còn ở trong nước Tại một số siêu thị trong nước, như siêu thị Smart, Long Biên, Hà Nội đã tiến hành công tác KSNB và thu được những kết quả tích cực:
Lãnh đạo Siêu thị đã chú trọng đến việc ban hành các quy chế, quy định về kinh tế tài chính, lao động, tiền lương và phổ biến rộng rãi các quy chế đó đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn Siêu thị Công tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo trong từng giai đoạn, chính sách tiền lương thu nhập ngày càng được cải thiện theo hướng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản được ở hầu hết các Siêu thị khảo sát đều được thực hiện tốt như hệ thống kho, quỹ, thủ tục kiểm kê tài sản, thủ tục đối chiếu công nợ được tiến hành định kỳ, thường xuyên.
Trong các quy trình nghiệp vụ của Siêu thị có cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và phê duyệt cho phép thực hiện đảm bảo một quy trình nghiệp vụ có ít nhất 02 cán bộ tham gia, không có cá nhân viên nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể.
Bên cạnh những kết quả đạt được, hệ thống KSNB trong Siêu thị Smart Long Biên còn tồn tại một số vấn đề sau:
Thứ nhất, hoạt động của BKS trong các Siêu thị chưa thực sự phát huy được hiệu quả Trong nhận thức của người đứng đầu các Siêu thị chưa thấy được vai trò quan trọng của BKS chưa có sự tách bạch rõ ràng giữa chức năng điều hành và kiểm tra, giám sát.
Thứ hai, công tác kế hoạch còn mang tính hình thức, thiếu tính khả thi, chưa có cơ chế giám sát hữu hiệu cho việc lập và thẩm định kế hoạch Mặt khác công tác đánh giá, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chưa coi trọng.
Thứ ba, cơ cấu tổ chức còn nhiều bất cập, chính sách tuyển dụng nhân sự chưa rõ ràng, hợp lý (Đinh Thị Hằng, 2010).
2.2.1.2 Kiểm soát nội bộ tại siêu thị BigC Thăng Long
Siêu thị BigC Thăng Long trong những năm vừa qua đã không ngừng tăng cường công tác KSNB và đã có những kết quả tích cực:
Ban lãnh đạo của siêu thị đã nhận thức rõ ràng về vai trò của công tác KSNB,những lợi ích mà công tác KSNB đem lại nếu công ty duy trì, và đảm bảo hệ thốngKSNB hoạt động hiệu quả Những thay đổi trong nhận thức trên đã tạo ra những thay đổi trong quyết sách và hành động Đây là nhân tố hết sức quan trọng, là điều kiện thuận lợi để ban hành và triển khai các quy chế KSNB trong toàn siêu thị.
Với đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán có năng lực, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và có trách nhiệm giúp cho công tác quản lý tài chính, kế toán tại Siêu thị không ngừng được hoàn thiện Máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ được trang bị đầy đủ và hiện đại Siêu thị sử dụng phần mềm kế toán, giúp cho việc hạch toán, ghi sổ cũng như lập báo cáo chính xác hơn và giảm thiểu khối lượng công việc giúp cho việc lập báo cáo được nhanh chóng và thuận tiện.
Siêu thị đã chú trọng đến công tác đào tạo và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, thường xuyên mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên các cấp.
Siêu thị đã tập trung chú trọng công tác tiếp nhận ý kiến phản hồi của khách hàng và xử lý kịp thời các trường hợp phát sinh, tránh gây mất uy tín.
Tuy nhiên, siêu thị vẫn còn tồn tại một số vấn đề:
Thứ nhất, công tác kiểm tra, giám sát tại siêu thị đôi khi vẫn con mang tính hình thức, để xảy ra các vấn đề rồi mới thực hiện rà soát, kiểm tra lại nghiệp vụ.
Thứ hai, công tác kế toán quản trị chưa được chú trọng và quan tâm thích đáng (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013).
2.2.2 Bài học về kiểm soát nội bộ rút ra cho Công ty Cổ phần DigiCity Việt Nam Để giải quyết được các vấn đề còn vướng mắc tại các siêu thị đã tìm hiểu trước đó, đòi hỏi Công ty Việt Nam cần có những bài học rút ra tránh lặp lại cùng một lỗi Siêu thị cần quan tâm đến việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống này tại đơn vị mình Hoàn thiện công tác KSNB được coi là công việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm.
- Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của công ty cần phải được phổ biến công khai trong toàn bộ đội ngũ nhân viên cụ thể:
Ban Giám đốc phối hợp với các bộ phận để xây dựng và ban hành các quy chế cụ thể cho từng bộ phận, mỗi thành viên trong bộ phận cần phải nắm chắc quy trình quy chế của bộ phận mình và làm việc theo các quy định đó Bộ phận kiểm soát nội bộ thay mặt ban giám đốc giám sát việc thực hiện quy trình, quy chế của các phòng ban Bên cạnh đó phải bổ biến cho các lao động mới được tuyển dụng mới cần phải nắm chắc được quy định quy chế của bộ phận mình cũng như quy chế của toàn công ty trước khi bắt tay vào làm việc. Đề cao các chuẩn mực đạo đức của người lao động, công ty cần tận dụng lợi thế có một đội ngũ đông đảo, xây dựng các đội ngũ cần phấn đấu, quan tâm giúp đỡ và giám sát lẫn nhau giữa các thành viên trong công ty, xây dựng tinh thần đoàn kết trong đội ngũ lao động tổ chức sinh hoạt và tặng quà nhân ngày 8/3, 20/10 rằm trung thu.
Cần xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phù hợp với đặc thù của công ty.
Tăng cường công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đặc biệt là các cán bộ chủ chốt của công ty Thường xuyên rà soát năng lực quản lý của đội ngũ trưởng, phó phòng ban, bộ phận để đào tạo lại hoặc chuyển công tác sang những công việc phù hợp hơn; tạo điều kiện nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh Đối với cán bộ kỹ thuật cần không ngừng học tập,cập nhật các kiến thức mới nhất về công nghệ tránh lạc hậu trong bối cảnh sự phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Đặc điểm địa bàn nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu
Đặc điểm công ty cổ phần DigiCity Việt Nam
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty a) Logo Công ty b) Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần DigiCity thành lập vào tháng 7 năm 2011, theo giấy phép kinh doanh số 0105395838 do Sở Kế hoạch và Đầu tư – Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/07/2011 Sau đây là một số thông tin cơ bản về Công ty:
*Trụ sở chính: Tầng 1, số 221, phố Thanh Nhàn - Phường Thanh Nhàn - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội
*Số tài khoản: 13824763685014 tại Ngân hàng: Techcombank (Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam) – CN Hà Thành
- Ngày 20/11/2004, tham gia vào thị trường điện máy với tên gọi Trung tâm điện tử điện lạnh Nhật Hàn, địa chỉ 427 Quang Trung, Hà Đông.
- Năm 2006, công ty mở thêm trung tâm điện máy tại 221 Thanh Nhàn.
- Tháng 05/2011 ra đời website: http://dienmayrenhat.com một trong những website uy tín và cấu hình SEO tốt nhất tại thời điểm đó Tháng 10/2012DigiCity 221 Thanh Nhàn nâng cấp thành Siêu thị chuyên kinh doanh các sản phẩmGia dụng & Bếp cao cấp.
- Tháng 10/2013 đánh dấu một sự kiện rất quan trọng: DigiCity thành lập Thành phố Điện máy DigiCity tại 277 Nguyễn Trãi - Hà Nội.
- Tháng 07/2015 một bước tiến lớn trong quá trình hình thành & phát triển DigiCity vào thị trường bán lẻ hiện đại, DigiCity khai trương điểm bán đón đầu cửa ngõ Phía Nam của Thủ Đô Hà Nội: DigiCity 215 Đường Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội
-Tháng 03/2016 DigiCity mở thêm chi nhánh tại 26 Tây Sơn, Thị trấn Phùng, Đan Phượng, Hà Nội.
-Tháng 09/2016 DigiCity mở thêm chi nhánh tại 55A Phố Nối, Yên Mỹ, Hưng Yên.
-Tháng 04/2017 DigiCity mở thêm chi nhánh tại trung tâm tỉnh Bắc Ninh,
Số 33 Kinh Dương Vương, QL 38A, TT Hồ, Thuận Thành, Bắc Ninh.
Với đà phát triển như hiện nay DigiCity cam kết năm 2020 sẽ xây dựng DigiCity Tower và DigiCity sẽ hiện diện ở khắp các tỉnh thành lớn của Việt Nam.
Công ty đang không ngừng mở rộng và chiếm lĩnh khách hàng trên các địa bàn Dự kiến sang giữa năm 2019, Công ty mở rộng thêm 1 siêu thị lớn tại thành phố Hải Dương. c) Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn của Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam là dẫn đầu ngành điện máy về thương mại điện tử (trên thị trường điện máy hiện nay có rất nhiều đơn vị bán hàng cạnh tranh giống nhau nhưng riêng DigiCity thì sẽ đi theo xu hướng mới đang trên đà phát triển là đánh vào mảng thị trường Online, với phương châm bán hàng chính hãng, giá rẻ chất lượng, phục vụ và hậu mãi tốt nhất DigiCity sẽ theo đà phát triển và hướng tới vị trí số 1 trong ngành điện máy online.) Đến năm 2020 DigiCity sẽ hiện diện ở khắp các thành phố lớn trên cả nước.
Sứ mệnh của Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam là nâng cao chất lượng đời sống gia đình Việt thông qua việc cung cấp các sản phẩm điện tử, điện lạnh,gia dụng và thiết bị nhà bếp chính hãng với giá thành cạnh tranh nhất, dịch vụ tốt nhất và phục vụ tận tâm Tạo dựng sự nghiệp vững chắc cho toàn thể đội ngũ chiến binh DigiCity không chỉ thu nhập mà còn là ổn định Đồng thời góp phần phát triển phồn vinh của đất nước thông qua việc đóng thuế và bảo hiểm đầy đủ.
3.1.2 Tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần DigiCity Việt Nam
Hiện tại Công ty đang có 210 cán bộ, nhân viên làm việc tại Công ty và các siêu thị chia làm 2 ca.
Bảng 3.1 Số lượng lao động tại công ty CP DigiCity Việt Nam qua các năm
5 Phòng Hành Chính Nhân sự 8 7 9 87.5 128.6
Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự Công ty (2016-2018)
Số lượng lao động tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam có sự gia tăng trong suốt thời gian từ 2016 đến 2018 Số lượng lao động năm 2017 tăng 13 người so với năm 2016 tương ứng tăng 7,2% Số lượng lao động năm 2018 tăng nhanh 16 người so với năm 2017, tương ứng tăng 8,2% Lượng lao động tăng nhanh từ năm 2016 đến năm 2018 nguyên nhân là do công ty thực hiện mở rộng thị trường kinh doanh Lượng lao động tăng nhiều nhất là ở Phòng kỹ thuật và bộ phận bán hàng cho thấy công ty đã chú trọng tới các vấn đề bán hàng, lắp đặt hàng hóa,
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty có thể được thể hiện qua sơ đồ 3.1.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phó giám đốc phụ trách tài chính
Phòng kinh doanh Phòng Kỹ thuật Phòng Hành chính
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự Công ty (2018)
Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị (HĐQT) là tổ chức quản lý cao nhất trong Công ty, do đại hội cổ đông của công ty bầu ra HĐQT hiện có 5 thành viên, bao gồm: Chủ tịch, 1 Phó chủ tịch và 3 thành viên.
- Chức năng và nhiệm vụ:
- Quyết định chiến lược phát triển của Công ty.
- Quyết định phương án đầu tư.
- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua, bán, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của Công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của Công ty, quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty
- Trình báo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội cổ đông.
- Duyệt chương trình nội dung tài liệu, phục vụ họp đại hội cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để đại hội cổ đông thông qua quyết định.
+ Quyền hạn và trách nhiệm:
- Hội đồng Quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông.
- Chịu trách nhiệm trước đại hội cổ đông về những sai phạm trong quản lý vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho Công ty
- Kiến nghị mức tổ chức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc sử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh
Ban kiểm soát: Do đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty.
Ban Giám đốc: Ban Giám đốc bao gồm 4 thành viên: Giám đốc và 3 Phó Giám đốc.
Giám đốc là người đại diện và chịu trách nhiệm cao nhất của công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Giám đốc có nhiệm vụ: Hoạch định chiến lược kinh doanh và lãnh đạo thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty như xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty, đánh giá thực hiện kế hoạch và các biện pháp khắc phục cho Công ty; Đề ra các biện pháp kiểm soát; Cải tiến tổ chức; Qui định trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu của từng chức danh trong Công ty; Xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động và chính sách nhân sự; Thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả, thiết lập các quan hệ mật thiết giữa Công ty với bên ngoài; chủ trì các cuộc họp định kỳ trong Công ty.
Phó giám đốc – phụ trách Tài chính có Chức năng và nhiệm vụ là tham gia điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định, tham mưu cho Giám đốc về việc bảo toàn và sử dụng nguồn vốn, quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực Tài chính của Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Số liệu thứ cấp là số liệu đã được thu thập thông qua các tài liệu, các báo cáo nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, … đã được công bố trên các tạp trí, trang mạng, sách, báo và các nguồn thông tin sẵn có Các số liệu thứ cấp về tình hình hoạt động của Công ty, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo mua hàng, báo cáo bán hàng, tình hình doanh thu, lợi nhuận, quy mô hoạt động, số lượng cán bộ, nguồn lực,… được thu thập thông qua các phòng ban và các báo cáo thưởng niên của Công ty.
Số liệu sơ cấp được thu thập bằng cách điều tra trực tiếp bằng bảng hỏi được thiết kế sẵn Tác giả điều tra tại Công ty gồm Ban giám đốc (4 người), Trưởng phòng và phó các phòng Kỹ thuật, Kinh doanh, Kế toán (6 người) Tổng cộng 10 người, tương ứng với 10 phiếu điều tra.
Do sự tương đồng trong cơ cấu tổ chức, hình thức hoạt động giữa các siêu thị trong hệ thống siêu thị điện máy của Công ty nên tác giả chọn điều tra tại 3 chi nhánh của Công ty gồm Chi nhánh 277 Nguyễn Trãi, Chi nhánh 221 Thanh Nhàn, Chi nhánh 215 Ngọc Hồi để khảo sát Chọn mẫu khảo sát tại 3 chi nhánh đảm bảo độ lớn của mẫu, đảm bảo tính hữu hiệu, hiện hữu và kết quả khảo sát không mang tính chủ quan.
Số lượng mẫu điều tra được mô tả qua bảng sau:
Bảng 3.5 Số lượng mẫu điều tra Đối tượng điều tra Số lượng Nội dung điều
Phó giám đốc 3 Hoạt động kiểm
Trưởng phòng (Kỹ thuật, Kinh doanh, Kế toán ) 3 soát nội bộ tại
Phó phòng (Kỹ thuật, Kinh doanh, Kế toán ) 3
2 Tại Chi nhánh Nguyễn Trãi, Chi nhánh
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra (2019)
Mỗi Chi nhánh chọn đối tượng được khảo sát như sau: Giám đốc CN 1 người, phó giám đốc CN 1 người, trưởng ca kỹ thuật 2 người, trưởng ca kỹ thuật
2 người, nhân viên bán hàng 10 người, nhân viên kỹ thuật 10 người, nhân viên kế toán 4 người Tổng cộng 90 người, tương ứng với 90 phiếu điều tra.
Căn cứ chọn mẫu: Đối tượng điều tra là những người có liên quan đến việc xây dựng và thực thi hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Tại Công ty chọn Ban giám đốc và trưởng, phó các phòng liên quan Tại mỗi Chi nhánh Bộ máy tổ chức trong mỗi siêu thị của hệ thống về cơ bản tương tự nhau nên chọn 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 2 trưởng ca kỹ thuật, 2 trưởng ca bán hàng và các nhân viên đang làm việc tại Chi nhánh có liên quan.
Phương pháp thực hiện: Tác giả tiến điều tra theo bảng hỏi thiết kế sẵn đánh giá về bộ máy kiểm soát nội bộ, thủ tục kiểm soát nội bộ, thực hiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và bán hàng, giám sát kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần DigiCity Việt Nam Phiếu điều tra được phát cho từng đối tượng được khảo sát.
3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu
Công cụ xử lý: sử dụng phần mềm kế toán và phần mềm tin học văn phòng để tổng hợp và xử lý số liệu. Đối với số liệu thứ cấp, trên cơ sở tài liệu ban đầu tính toán lại các chỉ tiêu cần thiết cho quá trình phân tích số liệu tiến hành phân tổ, tổng hợp theo các chỉ tiêu đánh giá bằng phần mềm excel.
- Phương pháp thống kê mô tả: Phương pháp này được dùng để thống kế số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân các chỉ tiêu thống kê sẽ được tính toán để mô tả thực trạng, đặc điểm của công ty, và thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty trong những năm qua.
Phương pháp thống kê so sánh: là phương pháp sử dụng những nguồn số liệu thứ cấp để so sánh đối chiếu sự biến đổi qua thời gian, giữa thực tế và trên lý thuyết của các sự vật, sự việc,… Qua đó thấy được xu hướng phát triển của chúng Trong đề tài này tôi sử dụng phương pháp này để phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Từ đó có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của công ty, thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.
3.2.4 Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu
- Các chỉ tiêu đánh giá về tình hình hoạt động và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty như Doanh thu, tài sản, nguồn vốn,…
- Các chỉ tiêu về số lượng, cơ cấu cán bộ công nhân viên của Công ty
- Các chỉ tiêu đánh giá về sự phù hợp của bộ máy kiểm soát nội bộ, sự hiệu quả của bộ máy kiểm soát nội bộ
- Các chỉ tiêu đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần DigiCity Việt Nam
4.1.1 Tổ chức bộ máy kiểm soát nội tại Công ty
Công ty đã thành lập Ban kiểm soát nội bộ bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất Công ty và một số thành viên thuộc các phòng chức năng. Hiện tại, việc kiểm soát sẽ do các Trưởng bộ phận trực tiếp kiểm soát quy trình hoạt động của bộ phận mình xử lý công việc trong quyền hạn và trách nhiệm của mình Bộ phận kế toán sẽ là bộ phận giám sát kiểm tra lại toàn bộ các hoạt động của các Bộ phận khác, hàng tuần sẽ tập hợp và gửi báo cáo KSNB cho các Bộ phận và Giám đốc Tuy nhiên việc kiểm soát này mới chỉ nhận diện được các vấn đề chưa đánh giá được mức độ rủi ro Các thành viên này vẫn chưa có đủ kinh nghiệm cũng như hiểu biết sâu về KSNB.
Sơ đồ bộ máy kiểm soát nội bộ được mô tả như sau:
Ban giám đốc công ty
Phụ trách các phòng liên quan (Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán)
Ban giám đốc Chi nhánh
Trưởng các bộ phận liên quan (Bán hàng, Kỹ thuật
Nhân viên thực hiện (bán hàng, kỹ thuật, bảo vệ)
Sơ đồ 4.1: Bộ máy kiểm soát nội bộ tại Công ty
Việc kiểm soát nội bộ sẽ do các Trưởng bộ phận trực tiếp kiểm soát quy trình hoạt động của bộ phận mình xử lý công việc trong quyền hạn và trách nhiệm của mình Giám đốc chi nhánh sẽ là người giám sát kiểm tra lại toàn bộ các hoạt động của các bộ phận tại mỗi siêu thị, hàng tuần sẽ tập hợp và gửi báo cáo KSNB cho các Bộ phận và Ban lãnh đạo Công ty.
Bộ phận kiểm soát nội bộ trực thuộc Ban Giám đốc có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Xây dựng các quy định, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu liên quan đến hoạt động của Ban KSNB, bao gồm các hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty và các đơn vị thành viên.
- Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban có liên quan cùng triển khai thực hiện hoạt động KSNB nhằm phục vụ cho các hoạt động chung của Công ty.
- Tổ chức, kiểm tra và thực hiện công tác KSNB theo định kỳ nhằm đảm bảo việc tuân thủ các quy định, quy trình và chính sách của các Bộ phận trong Công ty
- Chủ trì thực hiện công việc điều tra các sai phạm của các bộ phận trong công ty Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty và đề xuất giải pháp hoàn thiện
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính bảo mật trong quá trình thực hiện kiểm soát.
- Đánh giá tính chính xác, hợp lý của các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
- Tổng hợp và báo cáo các vấn đề ghi nhận sau đợt kiểm tra và đề xuất, kiến nghị những giải pháp giải quyết phù hợp.
- Lập báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm về kết quả thực hiện công việc theo các chương trình công tác được phê duyệt và báo cáo kết quả kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc;
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban Lãnh đạo Tập đoàn.
Trong đó, trưởng bộ phận kiểm soát nội bộ phải là người có trình độ chuyên môn về luật, kế toán, kiểm toán; Có đủ kinh nghiệm, uy tín, thẩm quyền để thực thi có hiệu quả nhiệm vụ được giao;
Do vậy, có thể nói một Hệ thống Kiểm soát nộ bộ vững mạnh có thể mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:
Hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có. Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư.
Ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp mà không vì mục tiêu của doanh nghiệp.
Tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành. Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn hoạt động cũng như quản lý tài chính, dự án.
Là nền tảng cho việc vận hành, cải tiến hệ thống quản lý và tác nghiệp khi doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô hoặc mở rộng ngành nghề.
Tạo ra môi trường làm việc có quy củ, chuyên nghiệp từ đó thúc đẩy và làm cơ sở cho sự hình thành văn hóa đặc thù, khai thác hữu hiệu tiềm năng nguồn nhân lực, tính tổ chức và làm việc nhóm được tôn trọng, công ty vì thế mà ngày càng phát triển.
Trong Điều lệ Công ty có ghi cụ thể về quyền hạn của ban kiểm soát: kiểm soát tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, diều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính của Công ty; trình đại hội đồng cổ đông báo cáo thẩm tra bản tổng kết năm tài chính; báo cáo với đại hội đồng cổ đông về những sự kiện tài chính bất thường, những ưu khuyết điểm trong quản lý tài chính của hội đồng quản trị và ban giám đốc theo ý kiến độc lập của mình; kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty
Với chức năng nhiệm vụ như vậy thì quan hệ làm việc thường xuyên bị vướng mắc do các thành viên ban kiểm soát kiêm nhiệm công tác trong bộ máy Công ty Ban kiểm soát theo điều lệ thuộc đại hội đồng cổ đông, vai trò như vậy là nhằm nâng cao tính độc lập của ban kiểm soát Tuy nhiên, tính độc lập ở đây bị ảnh hưởng do các thành viên của ban kiểm soát giữ vai trò kiêm nhiệm Để đảm bảo tính độc lập cho ban kiểm soát thì đó phải là những người không trực tiếp tham gia điều hành hoạt động của Công ty.
Thành phần của ban kiểm soát đáp ứng được yêu cầu am hiểu kiến thức và chuyên môn của các kiểm soát viên về hoạt động của Công ty Tuy nhiên không phải tất cả các kiểm soát viên được trang bị kiến thức kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán cần thiết Đây là một nhược điểm cần khắc phục Các vấn đề kiểm soát được ưu tiên chủ yếu cho những lĩnh vực quan trọng của công ty như: tài chính, tiền tệ, đầu tư, nhân sự, kinh doanh nhưng cũng cần phải thấy rằng các vấn đề tài chính có một vị trí quan trọng nếu không có một kiến thức kinh tế nền tảng thì cái tối đa mà ban kiểm soát có thể làm trong quá trình HĐQT ra quyết định chỉ là ngăn chặn những ý kiến quá kém mà thôi. Để đánh giá về hiệu quả hoạt động của bộ máy kiểm soát nội bộ của Công ty, tác giả tiến hành khảo sát các đối tượng điều tra 100 người kết quả sau:
Theo kết quả khảo sát thực tế và điều tra thì có đến trên 40% đánh giá rằng việc bố trí nhân sự trong Ban kiểm soát nội bộ chưa phù hợp, 35% ý kiến cho rằng hoạt động của Ban kiểm soát nội bộ chưa hiệu quả.
Bảng 4.1 Ý kiến đánh giá của cán bộ, nhân viên về tổ chức bộ máy kiểm soát tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam
1.Bố trí nhân sự trong Ban kiểm soát nội bộ
2 Hiệu quả hoạt động của Ban kiểm soát nội bộ
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra (2019)
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần DigiCity Việt Nam
4.2.1 Các nhân tố khách quan
- Cơ chế, chính sách của cơ quan nhà nước
Hoạt động KSNB của Siêu thị chịu ảnh hưởng của các văn bản pháp luật và tuân theo sự quản lý của các cơ quan nhà nước: cụ thể là các quyết định về chế độ kế toán, mẫu chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành Các quy định về chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ, chất lượng do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành.
Ngoài ra, là một công ty kinh doanh các mặt hàng điện tử, điện lạnh, gia dụng cao cấp nên hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty chịu sự ảnh hưởng của các quy định nhà nước về các ngành này Quy trình nhập hàng phải được thực hiện một cách nghiêm ngặt, mọi hàng hóa khi nhập đều phải có chứng nhận CO,
CQ, tem chứng nhận CQ dán trên sản phẩm thì mới được bày bán.
Theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ thì các nhà sản xuất, nhập khẩu các thiết bị điện, điện tử gia dụng thuộc danh mục bắt buộc phải Chứng nhận hợp quy và Công bố hợp quy phải tiến hành các thủ tục cần thiết để Chứng nhận sản phẩm phù hợp với các Quy chuẩn quốc gia về an toàn điện QCVN 4:2009/BKHCN và/ hoặc QCVN 9:2012/BKHCN về tương thích điện từ Do vậy, trong khâu nhận hàng và kiểm tra hàng, Siêu thị cần kiểm tra giấy chứng nhận, tem CQ dán trên sản phẩm xem có đảm bảo quy định lưu hành của nhà nước hay không.
- Sự cạnh tranh của thị trường
Hiện nay, hàng loạt các siêu thị được mở ra để phục vụ cho nhu cầu mua sắm ngày càng lớn của người dân Để thu hút được khách hàng, cạnh tranh được với các đối thủ khác, đòi hỏi Siêu thị cần tổ chức các chương trình đặc biệt, chế độ chăm sóc sau bán, giảm giá ưu đãi tốt, đào tạo đội ngũ nhân viên chất lượng.
- Đặc điểm của thị trường đầu vào
Trên thị trường hiện nay, với cùng một sản phẩm, tuy nhiên có rất nhiều các nhà cung cấp, nhà phân phối khác nhau với giá bán khác nhau Siêu thị luôn mong muốn nhập được nguồn hàng với giá thấp nhất và chất lượng tốt nhất Điều này đòi hỏi công tác kiểm tra chất lượng nhà cung cấp của phòng kinh doanh cần thật kỹ lưỡng, tránh việc lựa chọn nhà cung cấp hàng không đảm bảo hoặc giá quá cao gây thiệt hại cho Siêu thị.
4.2.2 Các nhân tố chủ quan a Cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động KSNB. Qua quá trình điều tra các đối tượng điều tra tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam, ta thấy có trên 69% số người được hỏi cho rằng cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý, có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận Công ty đã đưa ra các văn bản, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và có sử dụng mô tả công việc của từng vị trí Tuy nhiên, vẫn có khoảng 10% số người được hỏi đánh giá đánh giá chưa tốt về bộ máy tổ chức của Công ty Đây là một hạn chế lớn trong cơ cấu tổ chức dẫn tới các công tác KSNB mắc phải nhiều sai sót, đặc biệt là những sai sót do hạn chế về nhân lực.
Bảng 4.15 Tổng hợp đánh giá về tổ chức của Công ty Đồng ý Không đồng ý
Nội dung Số ý Tỷ lệ Số ý Tỷ lệ kiến (%) kiến (%)
1 Cơ cấu tổ chức của công ty hợp lý,
90 90.0 10 10.0 đảm bảo công tác quản lý thực hiện kinh doanh
2 Tổ chức bộ máy của công ty đảm
90 90.0 10 10.0 bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận
3 Quy định về chức năng và nhiệm vụ
90 90.0 10 10.0 các bộ phận của công ty không bị chồng chéo
4 Bảng mô tả công việc của công ty
95 95.0 5 5.0 quy định rõ yêu cầu công việc tương ứng của từng vị trí
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra (2019) b Quy trình, thủ tục KSNB
Quy trình, thủ tục KSNB của Công ty được ban hành và áp dụng trong toàn hệ thống siêu thị của Công ty Để đánh giá quy trình, thủ tục KSNB của Công ty tác giả tiến hành điều tra các đối tượng được hỏi và thu được kết quả sau:
Bảng 4.16 Tổng hợp đánh giá về quy trình, thủ tục KSNB của Công ty
Hợp lý Bình thường Chưa hợp lý
Số ý kiến Tỷ lệ(%) Số ý kiến Tỷ lệ(%) Số ý kiến Tỷ lệ
2 Các thủ tục kiểm soát
3 Hệ thống mẫu chứng từ, văn bản của
Nội dung bài test ngẫu nhiên của ban kiểm soát đưa ra tại các điểm
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra (2019)
Có trên 17 % số người được hỏi đánh giá quy trình, thủ tục KSNB của Công ty là chưa hợp lý, 23 % số người được hỏi đánh giá quy định về chính sách xử phạt khi phát hiện sai sót là chưa hợp lý; 23 % số người được hỏi đánh giáNội dung bài test ngẫu nhiên của ban kiểm soát đưa ra tại các điểm chưa hợp lý.Điều này cho thấy quy trình, thủ tục KSNB trong công ty còn nhiều hạn chế.
Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung, quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức? Làm sao để quản lý được các rủi ro? Làm thế nào để có thể phân quyền, ủy nhiệm cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học, không mang tính cảm tính?
Bài viết đề xuất phương hướng hoàn thiện công tác KSNB tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam như sau:
Thứ nhất, hoàn thiện công tác KSNB tại công ty phải nhằm mục đích kiểm soát, phát hiện, phòng ngừa, và ngăn chặn rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của công ty.
Thứ hai, hoàn thiện hệ thống KSNB phải mang tính đồng bộ Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải được thiết kế, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình hoạt động của tất cả các chi nhánh dưới nhiều hình thức như:
+ Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, ddamr bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, cá nhân.
+ Cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, các bộ phận khi cùng thực hiện một quy trình nghiệp vụ.
Thứ ba, hoàn thiện hệ thống KSNB phải gắn với nhân tố con người Vì nhân tố con người đóng vai trò quyết định trong việc thực hiện thành công các mục tiêu đề ra của công ty đồng thời, đó cũng là nhân tố trực tiếp tham gia vào quy trình KSNB.
Thứ tư, hoàn thiện hệ thống KSNB phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của Nhà nước: việc xây dựng hệ thống KSNB tại công ty phải tuân thủ tuyệt đối hiến pháp, pháp luật của Nhà nước, không được làm trái với những chỉ thị, nghị định của Chính phủ cũng như các thông tư, văn bản hướng dẫn của các bộ, ngành có liên quan.
- Phù hợp với quá trình hội nhập và phát triển: Các quy chế, chính sách, thủ tục KSNB được xây dựng phải phù hợp với điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, phù hợp với môi trường kinh doanh theo hướng mở cửa, hội nhập với bên ngoài Cách thức tổ chức công tác quản lý, trình độ năng lực của nhân viên phải đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.
- Kế thừa và phát huy tối đa những nhân tố hợp lý của hệ thống KSNB hiện tại: Trên cơ sở hệ thống KSNB hiện tại, cần chọn lọc những nhân tố tích cực, tận dụng và phát huy những ưu điểm; dựa trên nền tảng hệ thống KSNB cũ để bổ sung và điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu quản lý hiện nay của công ty.
- Hệ thống KSNB phải bảo đảm tính hiệu quả: đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của công ty trong giới hạn cho phép về tính kinh tế và khả năng thực thi.
- Hệ thống KSNB phải tương thích với quy mô và sự phức tạp của đơn vị: Cùng với sự phát triển và lớn mạnh về quy mô theo đó rủi ro trong kinh doanh càng cao khi đó đòi hỏi hệ thống KSNB phải không ngừng hoàn thiện và vững mạnh để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao của công ty Có như vậy hệ thống KSNB mới có thể ngăn chặn và phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro cho công ty.
4.3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam
4.3.2.1 Hoàn thiện bộ máy kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam
Một là Công ty cần thiết lập bộ phận KSNB độc lập, không bị hạn chế về phạm vi kiểm soát, phân chia rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của nhân viên KSNB và nhân viên kiểm toán nội bộ để tránh tình trạng hoạt động chồng chéo, không đem lại hiệu quả Ban giám đốc cần nhận thức một cánh đúng đắn về vai trò về sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc điều hành mọi hoạt động quản lý của Công ty, trong đó trọng tâm là hoạt động mua hàng và hoạt động bán hàng Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của công ty cần phải được phổ biến công khai trong toàn bộ đội ngũ nhân viên cụ thể:
- Công khai mô hình tổ chức và cách thức phân định quyền hạn trong công ty cũng như từng công việc cụ thể, mục đích là mỗi nhân viên xác định được vị trí, vai trò và trách nhiệm của mình Cần tổ chức bố trí nhân sự giữa các phòng ban hợp lý. Công khai mô hình tổ chức và cách thức phân định quyền hạn trong công ty cũng như từng công việc cụ thể, mục đích là mỗi nhân viên xác định được vị trí, vai trò và trách nhiệm của mình.
- Đề cao các chuẩn mực đạo đức của người lao động, công ty cần tận dụng lợi thế có một đội ngũ đông đảo, xây dựng các đội ngũ cần phấn đấu, quan tâm giúp đỡ và giám sát lẫn nhau giữa các thành viên trong Công ty, xây dựng tinh thần đoàn kết trong đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty.
Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phù hợp với đặc thù của công ty là vấn đề quan trọng đối với các công ty bởi nó ảnh hưởng lớn đến quá trình vận hành hệ thống KSNB Cơ cấu tổ chức công ty phải gọn nhẹ nhưng phải có hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý Do đó, công ty cần rà soát và xây dựng các quy chế về quản lý nhằm cụ thể hoá, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban chức năng trong công ty nhằm tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau trong nội bộ công ty Căn cứ vào quy mô, tính phức tạp cũng như yêu cầu quản lý của từng bộ phận cần xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp cả về mặt số lượng và chất lượng.
Tăng cường công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đặc biệt là các cán bộ chủ chốt của công ty Thường xuyên rà soát năng lực quản lý của đội ngũ trưởng, phó phòng ban, bộ phận để đào tạo lại hoặc chuyển công tác sang những công việc phù hợp hơn; tạo điều kiện nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh Đối với cán bộ kỹ thuật cần không ngừng học tập, cập nhật các kiến thức mới nhất về công nghệ tránh lạc hậu trong bối cảnh sự phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực công nghệ thông tin hiện nay.
Xây dựng môi trường làm việc thích hợp, tạo cơ hội phát triển năng lực của mỗi cá nhân nhằm phát huy sáng tạo, đảm bảo công bằng Thực hiện tốt chính sách khen thưởng bằng vật chất đối với những cán bộ hoàn thành tốt công việc được giao tạo ra động lực thúc đẩy các cá nhân lao động hết mình vì Siêu thị, từng bước gây dựng văn hoá Công ty Xử lý nghiêm những hành vi sai trái gây tổn thất hoặc làm xấu hình ảnh của Công ty cũng là việc cần làm.
