Vì vậy, công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng, để Công ty giữ được mức ổn định trong việc tăng doanh thu qua các năm, kiểm soát được hoạt động kế
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Khái quát địa bàn nghiên cứu
PHẦN XIII: 3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Big One Green Việt Nam được cấp giấy phép kinh doanh số 0106738887 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 07/01/2015, đăng ký thay đổi lần thứ 1 ngày 10/03/2015 Dưới đây là một số thông tin cơ bản của công ty:
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG
MẠI BIG ONE GREEN VIỆT NAM Địa chỉ trụ sở: Số 16, ngõ 67, Nguyễn Văn Cừ, phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Thành phố Hà Nội. Điện thoại: 0914.467.128
Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Tổng vốn kinh doanh ban đầu của công ty là 3.900.000.000 đồng (ba tỉ chín trăm triệu đồng) Tổng số cổ phần là 390.000, 10.000 VND/một cổ phiếu.
Ngành, nghề kinh doanh: bán buôn, bán lẻ các mặt hàng thiết yếu trên thị trường (thực phẩm, đồ uống, mỹ hóa phẩm ); Set-up siêu thị; cung cấp dịch vụ đào tạo và hướng dẫn chuyên nghiệp.
Trong thời kỳ khó khăn như hiện nay thì việc tìm kiếm nguồn cung hàng hóa, việc lựa chọn một loại hình kinh doanh như thế nào cho phù hợp là một điều tưởng chừng rất khó, Big One Green Việt Nam ra đời nhằm giải quyết những khó khăn vướng mắc đó cho các nhà đầu tư và hộ kinh doanh bán lẻ.
Công ty nắm được nhu cầu của khách hàng, giúp khách hàng định hướng việc kinh doanh một cách hợp lý, lựa chọn hàng hóa đúng chuẩn.
Với đội ngũ nhân viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết với công việc, môi trường làm việc đầy năng động, sáng tạo, chất lượng dịch vụ cao cấp Big One Việt Nam càng ngày càng có được lòng tin của khách hàng và nâng cao vị thế trên thị trường.
Hình 3.1 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
(Nguồn: Phòng Kế toán của Công ty)
PHẦN XV: 3.1.2 Tổ chức bộ máy tại Công ty
3.1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Big One Green Việt Nam là đơn vị có tổ chức bộ máy, hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty theo hình thức “Cơ cấu trực tuyến”.
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Big One Green Việt Nam
( Nguồn: Phòng Kế toán của Công ty) Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý trước pháp luật, đại diện cho toàn bộ công nhân viên trong công ty Giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty, hỗ trợ phát triển hệ thống phân phối, phát triển thị trường Dưới quyền Giám đốc là các phòng ban và đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng.
Phòng SETUP: phòng ban thực hiện các nhiệm vụ khảo sát thị trường, khảo sát mặt bằng, thu thập thông tin thị trường để lên kế hoạch mở mới siêu thị,nhà hàng, trung tâm thương mại, quán cà phê cho khách hàng theo yêu cầu của khách Trong kế hoạch bao gồm một số mục như: thiết kế không gian, kế hoạch đào tạo nhân sự, nhập hàng, sắp xếp hàng hóa lên kệ, làm chương trình khai trương
Phòng kế toán:theo dõi dòng tiền của công ty, giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thông tin kinh tế, hạch toán thông tin kinh tế theo cơ chế quản lý mới với đầy đủ các yêu cầu về mặt pháp luật Bảo quan lưu trữ tài liệu, giữ bí mật các số liệu tài chính theo quy định bảo mật của Nhà nước ban hành.
Phòng nhân sự: đảm bảo việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực cho công ty và đào tạo nhân sự cho khách hàng Đưa ra những chính sách cũng như các chế độ chăm lo cho đội ngũ công nhân viên.
Phòng phân phối hàng hóa: bộ phận vận chuyển, bảo quản hàng hóa, bảo đảm an toàn chất lượng và đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng; chuyển giao hàng hóa từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng.
3.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Là một doanh nghiệp nhỏ và vừa nên bộ máy kế toán áp dụng theo mô hình kế toán tập trung để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và thuận tiện cho công tác quản lý của công ty Hình thức này giúp cho việc chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo tính chặt chẽ, sự chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của Giám đốc đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty.
Kế toán nội bộ Kế toán bán hàng Kế toán thu mua
Sơ đồ 3.2: Bộ máy Kế toán của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Big
(Nguồn: Phòng Kế toán của Công ty )
Kế toán trưởng: quản lý, chỉ đạo mọi hoạt động của phòng Kế toán và là người chịu trách nhiệm trực tiếp với công tác kế toán nói chung của công ty Lên báo cáo tài chính, quyết toán thuế, liên hệ chặt chẽ với Giám đốc Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán, kiểm tra tình hình biến động của các loại tài sản, theo dõi các khoản thu nhập và hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước, chịu trách nhiệm trước công ty, Nhà nước về toàn bộ công tác tài chính kế toán
Kế toán nội bộ: chịu trách nhiệm trước các công việc ghi chép sổ sách kế toán, các hoạt động diễn ra hàng ngày: phát hành, kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp của chứng từ kế toán nội bộ và luân chuyển theo đúng trình tự; hạch toán, lưu giữ các chứng từ kế toán nội bộ; kiểm toán và phối hợp thực hiện công việc đối với các kế toán nội bộ khác; lập báo cáo hàng tuần, tháng, quý hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng: cập nhật hóa đơn đầu vào, nhập số liệu bán hàng vào phần mềm kế toán và bảng kê hàng ngày, đối chiếu số liệu bán hàng trên hệ thống, theo dõi, tổng hợp hàng nhập xuất tồn trong ngày để báo cáo, theo dõi sổ quỹ.
Kế toán thu mua: chịu trách nhiệm về nhập số liệu mua hàng vào sổ kế toán, chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và quyền sỡ hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán.
Vì là doanh nghiệp nhỏ và vừa nên một số kế toán kiêm nhiều công việc.
3.1.2.3 Hình thức kế toán công ty đang áp dụng
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công
cổ phần đầu tư và thương mại Big One Green Việt Nam
PHẦN XVIII: 3.2.1 Đặc điểm chung về hàng hóa và chính sách bán hàng của Công ty
3.2.1.1 Đặc điểm chung về hàng hóa và chính sách bán hàng tại công ty a, Đặc điểm chung về hàng hóa:
Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Big One Green Việt Nam không sản xuất, mà chuyên phân phối và cung cấp hàng hóa, mặt hàng đa chủng loại, được chia vào ba nhóm hàng hóa chính: thực phẩm, mỹ hóa phẩm và đồ gia dụng.
Về hàng hóa thực phẩm: nhóm hàng hóa này gồm bánh kẹo, sữa, nước giải khát và rượu Tất cả mặt hàng thực phẩm đều là hàng hóa bán chạy nhất của công ty Sở dĩ mặt hàng này có doanh số cao ngoài bán cho khách hàng thì còn do công ty có dịch vụ mở mới siêu thị kết hợp phân phối hàng hóa Cụ thể như công ty trúng thầu dự án mở mới một số siêu thị nhỏ trong các nhà máy của Samsung và Canon, sau đó chính công ty sẽ liên tục phân phối hàng hóa tới những siêu thị đó.
Hình 3.2 Một số mặt hàng nhóm hàng thực phẩm của công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán của công ty)
Về hàng hóa mỹ hóa phẩm: nhóm hàng hóa này bao gồm kem đánh răng, mỹ phẩm Công ty bán buôn cho khách hàng lâu năm về kem đánh răng với số lượng lớn, tuy mỹ phẩm không bán chạy được như kem đánh răng nhưng cũng góp phần làm tăng doanh số và đa dạng hàng hóa cho công ty.
Hình 3.3 Một số mặt hàng nhóm hàng mỹ hóa phẩm của công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán của công ty)
Về hàng hóa đồ gia dụng: nhóm hàng hóa này chủ yếu về chăn, mền, đèn ngủ phục vụ cho các gia đình Nhóm hàng hóa này không có nhiều đơn hàng và khách hàng mua thường xuyên, thậm chí năm 2022 không có đơn hàng nào về chăn mền hay đèn ngủ Tuy nhiên, nguyên nhân biến động doanh thu lớn của năm 2021 lại do chính nhóm hàng hóa này.
Doanh thu năm 2021 tại thời điểm dịch bệnh vẫn tăng hơn 7 tỷ đồng nguyên nhân chính là do công ty trúng thầu dự án phân phối chăn mền cho chuỗi nhà máy SamSung phục vụ cho việc công nhân viên ở lại nhà máy khi không thể về nhà trong mùa dịch Nguyên nhân thứ hai do bên phía SamSung có chính sách khen thưởng cuối năm cho công nhân viên, tuy nhiên giá trị khen thưởng chỉ được sử dụng bằng cách mua hàng ở siêu thị trong các nhà máy SamSung.Big One Việt Nam là đơn vị cung cấp hàng hóa chủ yếu cho chuỗi siêu thị trong các nhà máy SamSung, vì vậy mà góp phần làm tăng doanh thu của năm 2021.
Tới năm 2022, nhóm mặt hàng đồ gia dụng không bán được hàng, khả năng tiêu thụ của những mặt hàng khác cũng không cao như năm trước dẫn đến doanh thu giảm tới 13 tỷ đồng.
Mẫu 3.1 Giao diện vật tư hàng hóa trên phần mềm MISA
(Nguồn: Phòng Kế toán của Công ty)
Những năm trước đây, hàng hóa của công ty được đặt theo ba cách:
1 Theo chính tên hàng hóa viết hoa liền nhau không dấu
Ví dụ: BÁNH TỔNG HỢP 500G có mã BANHTONGHOP.
Bánh quy hiệu Risen 200g có mã BANHQUYHIEURISEN200G. Bánh quy hiệu Risen 150g có mã BANHQUYHIEURISEN150G.
2 Theo tên viết tắt chữ cái đầu của hàng hóa
Ví dụ: Xúc xích Vealz 3a 500g 10pcs red 390 có mã XXV3A.
Trong đó: “XX” là chữ cái đầu của mặt hàng “Xúc xích”
“V” là chữ cái đầu của nhãn hiệu “Vealz”
“3A” là đặc điểm mặt hàng “3a”
3 Theo số học bất kỳ
Ví dụ: KDR Congate NSR tối đa 45g có mã 1012076.
Từ năm 2020, hàng hóa của công ty đang tiến hành loại bỏ những mặt hàng không bán được hàng và bổ sung thêm chủng loại hàng hóa mới, tiếp theo là do cùng một tên hàng hóa nhưng đặc điểm khác nhau dẫn đến việc đặt tên bằng chính tên hàng hóa khiến mã hàng hóa quá dài, cộng thêm số học bất kỳ khiến mã hàng hóa trở nên khó tìm Công ty đã đặt mã sản phẩm hàng hóa theo số thứ tự số đếm số học
Ví dụ: Kẹo gum không đường Trident hương quế có mã hàng hóa là 0000017Thức uống bổ sung ion Pocari Sweat 5 có mã hàng hóa là 0000016Tuy nhiên, cách đặt mã bằng số học này của công ty tuy cải thiện được độ dài của mã hàng hóa nhưng lại khiến việc quản lý hàng hóa trở nên tương đối khó khăn.
Bánh k o ẹ Kem đánh rắng S a ữ N ướ c gi i khát, r ả ượ u Mỹỹ ph m ẩ
Biểu đồ 3.3 Cơ cấu doanh thu theo mặt hàng năm 2022.
(Nguồn: Tổng hợp từ Phòng Kế toán)
Năm 2022, doanh thu của công ty đạt 1 tỷ đồng, trong đó doanh thu chủ yếu đến từ việc bán mặt hàng bánh kẹo, đặc biệt là giai đoạn quý 4 năm 2022 khi khách hàng bắt đầu mua hàng để phục vụ cho Tết Nguyên Đán dẫn đến lượng tiêu thụ của bánh kẹo tăng cao, chiếm 49,56% Bên cạnh đó mặt hàng nước giải khát, rượu chiếm 12,15%, sữa 13,97% cũng theo đó tăng lên, giá sữa đắt hơn nước giải khát nên tuy số lượng bán được ít hơn nhưng doanh thu lại cao hơn Mặt hàng kem đánh răng chuyên bán cho khách quen của công ty vẫn giữ vững doanh thu chiếm 21,12% Còn lại khoảng 3,2% là doanh thu từ các mặt hàng mỹ phẩm. b, Chính sách bán hàng:
Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Big One Green Việt Nam thường có chính sách chiết khấu, giảm giá cho toàn thể khách hàng vào dịp đặc biệt hoặc những ngày cuối năm.
Cụ thể, vào tháng cuối cùng của năm 2022 tính theo lịch Âm (tức từ ngày21/12/2022 tới hết ngày 21/01/2023), công ty có chương trình chiết khấu giảm giá “Mừng xuân Quý Mão 2023” cho toàn bộ khách hàng với mức chiết khấu từ 0,5% tới 1,1% đối với những đơn hàng có tổng giá trị đơn hàng nằm trong mức giá trị đơn hàng công ty quy định.
Mẫu 3.2 Chương trình chiết khấu giảm giá Tết Nguyên Đán 2023
(Nguồn: Phòng Kế toán của Công ty)
3.2.1.2 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại công ty a Phương thức bán hàng
Do các mặt hàng của công ty có tính phổ biến và thông dụng cao nên thị trường tiêu thụ cũng rộng rãi, phương thức bán hàng của công ty gồm hai hình thức: bán buôn và bán lẻ.
Bán buôn: với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn, công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, làm hợp đồng bán hàng Sau khi đạt được sự nhất trí từ hai bên về điều khoản hợp đồng, công ty sẽ làm phiếu xuất kho và xuất hóa đơn cho khách hàng đồng thời giao hàng tới khách đúng như thỏa thuận Sau khi khách hàng nhận được hàng thì công ty sẽ ghi nhận hàng hóa đã được tiêu thụ.
Bán lẻ: khách hàng liên hệ trực tiếp với kế toán của công ty, tiến hành chốt đơn hàng qua điện thoại, kế toán lập phiếu xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT) như bán buôn Tuy công ty không có nhiều khách hàng lẻ nhưng hình thức bán hàng này vẫn góp phần tăng doanh thu bán hàng cho công ty Giá bán lẻ sẽ cao hơn giá bán buôn.
Biểu đồ 3.4 Cơ cấu doanh thu theo phương thức bán hàng năm 2022
Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ hoạt động bán buôn, chiếm tới 82,12% Còn lại là khách hàng bán lẻ, tuy số lượng khách hàng bán lẻ của công ty không nhiều nhưng lượng hàng hóa khách lẻ mua lại thường xuyên, dẫn đến góp phần làm tăng doanh thu. b Phương thức thanh toán
Đánh giá chung và đưa ra giải pháp
PHẦN XXII: 3.3.1 Đánh giá chung
Qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Big OneGreen Việt Nam để nghiên cứu và tìm hiểu về công tác kế toán bán hàng, tôi đã nhận thấy bán hàng là một khâu quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh, kế toán bán hàng lại càng là một phần hành đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty Tôi xin được đưa ra một số nhận định sau đây:
Về bộ máy kế toán của công ty: bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Kế toán trẻ, có chuyên môn, năng động nhiệt huyết, luôn chủ động cập nhật đổi mới trong các Thông tư Nghị định liên quan đến công việc Bên cạnh đó công ty có dịch đào tạo và hướng dẫn chuyên nghiệp, kế toán của công ty theo đó cũng luôn được nhắc lại và bổ sung chuyên môn.
Về hệ thống sổ sách kế toán: hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với quy mô của công ty, kế toán hạch toán theo đúng chế độ tài chính kế toán quy định, đảm bảo tính chính xác, kịp thời, dễ theo dõi Thực hiện đúng và nghiêm túc các sắc thuế, chế độ thu nộp của Nhà nước và Bộ Tài chính quy định.
Về hình thức sổ kế toán: công ty áp dụng hình thức kế toán sổ Nhật ký chung và thực hiện phần lớn các công việc ghi sổ, xử lý số liệu trên phần mềm kế toán MISA Hình thức này khiến cho việc lưu trữ thông tin lập sổ sách được dễ dàng hơn, giảm lượng chứng từ lưu kho và chi phí cho việc in ấn.
Quy trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhìn chung đã cung cấp được thông tin cần thiết cho công ty, chứng từ luân chuyển hợp lý, hạn chế rủi ro gây thất lạc chứng từ.
Phần mềm kế toán sử dụng của công ty là phần mềm MISA, tuy nhiên công ty không sử dụng luôn phần hóa đơn online của MISA để thuận tiện cho việc lập hóa đơn mà dùng một phần mềm khác để lập hóa đơn, việc này khiến cho kế toán mất thêm thời gian, có khả năng gây ra nhầm lẫn, sai xót trong quá trình nhập lại số liệu lên hóa đơn. Đối với việc kế toán tiền lương công ty vẫn phải thực hiện thủ công trên Excel rồi mới định khoản lên phần mềm kế toán, tuy đã cải thiện được nhưng chưa có tính đồng bộ. Đối với việc đặt mã hàng hóa, công ty không có quy định chung về đặt mã hàng hóa mà mặt hàng này đặt theo tên mặt hàng kia đặt theo số, dẫn đến việc tra cứu mã hàng hóa và quản lý hàng hóa gây thêm nhiều khó khăn. Hạch toán chi phí: trong quá trình hạch toán chi phí quản lý kinh doanh, có khoản chi phí kế toán hạch toán chưa đúng tài khoản như chi phí lương cho nhân viên kế toán hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp Việc này sẽ khiến chi phí không phản ánh đúng bản chất kế toán khi xác định kết quả bán hàng và việc kiểm soát các chi phí.
Bộ máy kế toán: công ty đã có sự phân công công việc rõ ràng, tuy nhiên do là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên kế toán trong công ty phải kiêm nhiều công việc, điều này dẫn tới những thời điểm công việc nhiều, rất dễ khiến kế toán xảy ra sai xót và nhầm lẫn trong quá trình làm việc.
Phương thức bán hàng của công ty còn nhiều hạn chế dẫn đến sự chênh lệch về số lượng bán ra của các mặt hàng, chưa có chính sách bán hàng cụ thể để thu hút khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ.
Qua quá trình thực tập thực tế tại công ty, tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm cải thiện lại công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty như sau:
Phần mềm kế toán: công ty nên sử dụng hóa đơn online của phần mềm MISA để tiện cho việc đồng bộ và lưu trữ chứng từ kế toán.
Bộ máy kế toán: công ty nên có kế hoạch phân công lại công việc cho các kế toán của công ty sao cho khối lượng công việc đều nhau, vừa sức và chuyên môn của mỗi người, tránh tình trạng tới một thời điểm nhiều việc sẽ gây quá tải cho nhân viên.
Kế toán cần phân loại doanh thu, chi phí theo từng hoạt động để phản ánh đúng bản chất của các nghiệp vụ kế toán.
Phương thức bán hàng: công ty có thể mở thêm các kênh bán hàng online để tiếp cận nhiều khách hàng hơn, quảng bá thương hiệu, độ uy tín, định vị thị trường.
Cách đặt mã của công ty: công ty nên phân loại nhóm mặt hàng cụ thể hơn rồi sau đó đặt mã hàng theo nhóm mặt hàng kèm số thứ tự, như vậy có thể cải thiện thêm khả năng quản lý hàng hóa của doanh nghiệp Cụ thể: thay vì gộp chung các mặt hàng sữa, bánh kẹo vào nhóm hàng hóa thực phẩm, công ty nên tách riêng thành nhóm hàng hóa sữa, nhóm hàng hóa bánh kẹo, rồi sau đó đặt mã hàng Có thể lấy chữ cái đầu hoặc viết tắt chữ cái đầu của các nhóm hàng hóa cụ thể (ví dụ nhóm sữa lấy chữ “S”, nhóm bánh kẹo lấy chữ “BANHKEO”),sau đó kèm theo số thứ tự cụ thể của từng mặt hàng.