Tiểu luận học phần xây dựng thang bảng lương quy trình xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp so sánh cặp

Hiện nay, có nhiều phương pháp xây dựng thang bảng lương như: phương pháp chấm điểm, phương pháp xếp hạng, phương pháp đánh giá giá trị công việc…Tuy nhiên, phương pháp mà theo tôi có ch

CƠ SỞ II, TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG–XÃ HỘI

PHẠM THỊ NGỌC MAI

Mã sinh viên: 2053404040227

Lớp: Đ20NL2

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN

QUY TRÌNH XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG BẰNG

CƠ SỞ II, TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG–XÃ HỘI

PHẠM THỊ NGỌC MAI

Mã sinh viên: 2053404040227

Lớp: Đ20NL2

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN

QUY TRÌNH XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG BẰNG

D ANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nghĩa tiếng việt

M ỤC LỤC

1 Đặt vấn đề 1

2 Cơ sở lý luận liên quan 2

2.1 Một số khái niệm 2

2.2 Vai trò của thang, bảng lương 2

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng thang, bảng lương 2

2.4 Các phương pháp và nguyên tắc khi xây dựng thang, bảng lương 4

3 Quy trình xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp so sánh cặp 4

3.1 Xác định hệ thống chức danh công việc 4

3.2 Xác định hệ thống yếu tố ảnh hưởng đến mức lương theo chức danh công việc và vai trò của chúng 6

3.4 Tổng hợp các yếu tố để xếp hạng chức danh công việc 11

3.5 Phân nhóm chức danh công việc 12

3.6 Xác định hệ số giãn cách giữa các nhóm 14

3.7 Xác định số bậc và mức giãn giữa các bận 15

3.8 Hoàn chỉnh bảng lương 16

4 Đánh giá quy trình xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp so sánh cặp 18

4.1 Ưu điểm 18

4.2 Hạn chế 18

5 Một số kiến nghị 19

6 Kết luận 20

Tài liệu tham khảo 20

1 Đặt vấn đề

Với tốc độ phát triển không ngừng của nền kinh tế - xã hội, sự hội nhập quốc tế sâu rộng thì các tổ chức, doanh nghiệp luôn nỗ lực hết mình trong sự nghiệp khẳng định mình, phát triển lợi thế cạnh tranh Để quyết định sức mạnh của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực về lao động Có thể nói, người lao động là yếu tố quan trọng nhất, là yếu tố sống còn, quyết định đến lợi nhuận

và sự phát triển của doanh nghiệp đó Mà ở đó, điều mà người lao động quan tâm nhất

là vấn đề về tiền lương và thu nhập

Nhận thấy hệ thống thang, bảng lương có vai trò quan trọng trong công tác và đời sống của người lao động Nó chính là nguồn động lực chủ yếu, là đòn bẩy mạnh mẽ giúp nâng cao đời sống của người lao động, đồng thời cũng là động lực khuyến khích

họ làm việc hiêu quả, năng suất, đáp ứng công việc cả về số lượng và chất lượng cao; phát huy sự sáng tạo, cải tiến kỹ thuật, nâng cao trình độ về mọi mặt của người lao động Tuy nhiên, nó chỉ có thể trở thành động lực chủ yếu, là động lực mạnh mẽ khi hệ thống thang, bảng lương được xây dựng khoa học, đúng đắn và hợp lý, giải quyết hài hòa, thỏa đáng các mối quan hệ lao động Và ngược lại, nếu vai trò của thang bảng, lương mờ nhạt, không có tính chất công bằng, thúc đẩy sẽ khiến cho người lao động làm việc không hiệu quả, làm một cách đối phó, hoặc nghiêm trọng sẽ dẫn đến chảy máu nhân lực khiến cho năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp giảm đi

Hiện nay, có nhiều phương pháp xây dựng thang bảng lương như: phương pháp chấm điểm, phương pháp xếp hạng, phương pháp đánh giá giá trị công việc…Tuy nhiên, phương pháp mà theo tôi có chiều sâu nhất định, có độ tin cậy, đối chiếu, dễ thực thi chính là phương pháp so sánh cặp Với mục đích nhằm hiểu rõ hơn phương pháp này, nhận ra được ưu thế và nhược điểm của nó là gì để từ đó đưa ra đề xuất cải

thiện Tôi quyết định chọn đề tài “Quy trình xây dựng thang bảng lương bằng

phương pháp so sánh cặp” làm đề tài nghiên cứu, kết thúc học phần môn Xây dựng

thang bảng lương

Bài viết này hướng đến đối tượng nghiên cứu là Quy trình xây dựng thang, bảng lương bằng phương pháp so sánh cặp; phạm vi nghiên cứu được xác định thuộc về bộ môn Xây dựng thang bảng lương và phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng chính là phương pháp thu thập dữ liệu, phân tích, so sánh và tổng hợp

2 C ơ sở lý luận liên quan

2.1 Một số khái niệm

Thang lương là hệ thống thước đo thể hiện bản chất lượng lao động của các loại

lao động cụ thể khác nhau, là bảng quy định các mức độ đãi ngộ lao động theo bậc từ thấp đến cao tương ứng với tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp

Kết cấu của một thang lương bao gồm nhóm mức lương (điều kiện lao động càng khó khăn càng phức tạp lao động càng cao thì được xếp nhóm mức lương cao hơn), bậc lương, hệ số lương, bội số lương

Bảng lương là một khái niệm hẹp hơn thang lương Bảng lương là bảng xác định

mối quan hệ tiền lương giữa những người lao động cùng nghề theo từng chức danh nghề nghiệp

Kết cấu của một bảng lương gồm có chức danh nghề hay tên gọi của nghề, số bậc của bảng lương (số bậc nhiều hay ít tùy thuộc vào mức độ phức tạp và điều kiện lao động của nghề), hệ số lương của mỗi bậc theo từng chức danh, bội số lương

2.2 Vai trò của thang, bảng lương

Thang, bảng lương đóng vai rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp cũng như là đối với người lao động Việc xây dựng thang bảng lương sẽ thể hiện sự minh bạch và công bằng trong công tác trả lương ngoài ra còn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong

hệ thống quản lý lao động của doanh nghiệp Thang bảng lương có những vai trò sau:

- Bảo đảm trả lương công bằng, nhất quán và quản lý tiền lương hiệu quả

- Cơ sở để thỏa thuận tiền lương, ký hợp đồng lao động

- Cơ sở để nâng lương cho người lao động

- Cơ sở để xác định quỹ lương kế hoạch, đơn giá tiền lương

- Cơ sở để khoán quỹ lương

- Cơ sở để xây dựng quy chế lương

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng thang, bảng lương

Việc xây dựng thang, bảng lương nói chung và mức lương theo vị trí công việc nói riêng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố và những yếu tố đó được thể hiện cụ thể trong 3 nhóm nhân tố sau đây:

Thứ nhất, Nhóm nhân tố xuất phát từ vị trí công việc: nhóm nhân tố này bao gồm

- Giải quyết vấn đề: Tính chất của vấn đề; Mức độ sáng tạo

- Phối hợp quan hệ trong công việc: Tính thường xuyên; Phạm vi; Yêu cầu của người phối hợp

Thứ hai, Nhóm nhân tố xuất phát từ công tác tổ chức hoạt động sản xuất kinh

- Tầm hạn quản lý: Lĩnh vực quản lý; Số lượng nhân viên thuộc phạm vi quản lý; Yêu cầu về trình độ của nhân viên thuộc phạm vi quản lý; Loại lao động của Nhân viên thuộc phạm vi quản lý…

- Điều kiện lao động: Tâm sinh lý lao động; Môi trường lao động

- Khả năng tài chính của doanh nghiệp đơn vị

Thứ ba, Nhóm nhân tố xuất phát từ bên ngoài tổ chức: Gồm có các quy định của

pháp luật về tiền lương, trong đó có quy định về tiền lương tối thiểu và các quy định khác liên quan đến tiền lương mà doanh nghiệp cần tuân thủ; Tình hình quan hệ cung – cầu lao động trên thị trường lao động của vị trí công việc và mức tiền lương thực tế của từng vị trí công việc, từng loại lao động trên thị trường Yếu tố này ảnh hưởng đến mức lương mà doanh nghiệp xác định sẽ trả cho người lao động, doanh nghiệp có thể lựa chọn mức lương cao hơn hoặc thấp hơn tùy vào quan điểm của nhà lãnh đạo

Ngoài ra theo quy định tại Thông tư 17/2015/TT-BLĐTBXH còn bao gồm các

nhân tố đánh giá vị trí công việc khác như:

- Thời gian hoặc trình độ đào tạo

- Trách nhiệm của công việc

- Kỹ năng, tích lũy kinh nghiệm

- Mức ảnh hưởng của công việc, sản phẩm quyết định

- Điều kiện lao động

2.4 Các phương pháp và nguyên tắc khi xây dựng thang, bảng lương

*Các phương pháp xây dựng thang, bảng lương

Có thể sử dụng rất nhiều phương pháp để xây dựng thang, bảng lương nhưng trong đó chủ yếu là 3 phương pháp: Xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp xếp hạng; Xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp so sánh cặp và Xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp đánh giá giá trị công việc

*Nguyên tắc khi xây dựng thang, bảng lương

Tại Điều 93 Bộ luật lao động năm 2019 quy định nguyên tắc xây dựng thang bảng lương như sau:

“Điều 93 Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động

1 Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động

2 Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức

3 Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.”

3 Quy trình xây dựng thang bảng lương bằng phương pháp so sánh cặp

3.1 Xác định hệ thống chức danh công việc

Xác định hệ thống chức danh công việc luôn là bước đầu tiên của quy trình xây dựng thang bảng lương ở mọi phương pháp bao gồm cả phương pháp so sánh cặp Việc xác định chính xác doanh nghiệp có bao nhiêu chức danh công việc là cơ sở, tiền

đề để thực hiện các bước sau của quy trình một cách dễ dàng và thuận lợi Ở đây,

doanh nghiệp chỉ liệt kê các chức danh công việc trong doanh nghiệp, không quan tâm

vị trí chức danh đó do ai làm, mấy người làm hoặc khối lượng công việc đó như thế nào Cụ thể, để làm tốt bước này, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

Thứ nhất, dựa vào bản mô tả công việc tiến hành rà soát, thống kê tất cả bao gồm

các chức danh nghề, công việc hiện tại của lao động trực tiếp sản xuất, kinh doanh, lao động chuyên môn, nghiệp vụ, thừa hành, phục vụ và lao động quản lý Đối với doanh nghiệp chưa có bản mô tả công việc thì tiến hành lập bản mô tả công việc dựa trên bảng phân công công việc

Thứ hai, cần phân tích, đánh giá, sửa đổi tên chức danh nghề, công việc không

phù hợp và bổ sung thêm các chức danh nghề, công việc mới Phân loại và nhóm các chức danh nghề, công việc tương tự thành nhóm chức danh nghề, công việc Và khi liệt kê phải liệt kê theo từng phòng ban

Sau khi tiến hành rà soát các chức danh nghề, công việc hiện tại của từng đơn vị,

bộ phận trong công ty doanh nghiệp thực hiện tổng hợp lại hệ thống chức danh công việc Để minh họa, ta có được hệ thống chức danh công việc của Công ty X như sau:

Hình 3.1.1 Hệ thống chức danh công việc

3.2 Xác định hệ thống yếu tố ảnh hưởng đến mức lương theo chức danh công việc

và vai trò của chúng

Sau quá trình liệt kê, xác định hệ thống chức danh công việc ta tiến hành phân tích công việc để thu thập đầy đủ tất cả các thông tin chi tiết của từng vị trí chức danh công việc để xác định được hệ thống các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương và vai trò của chúng Để bản phân tích công việc có tính chính xác và đầy đủ cần thực hiện quan sát các vị trí, môi trường làm việc; căn cứ vào đặc điểm, nội dung công việc; ngoài ra nên lấy ý kiến của cả người lao động và người quản lý, giám sát vị trí việc làm đó

Hình 3.2.1 Vai trò của các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương

Dưới sự hướng dẫn của Thầy Trần Quốc Việt môn xây dựng thang bảng lương, tôi đã xác định có 4 yếu tố ảnh hưởng đến mức lương của Công ty X như sau:

- Yêu cầu về trình độ chuyên môn (Yếu tố 1): thể hiện qua trình độ học vấn cơ

bản, cần thiết để hoàn thành tốt công việc

- Yêu cầu về kỹ năng giao tiếp (Yếu tố 2): hoạt ngôn, nhạy bén, trình bày trước

đám đông và xử lý tình huống

- Yếu tố Mức độ tiêu hao thể lực (Yếu tố 3): cường độ tập trung, sức lực, tiêu hao

năng lượng nhiều hay ít

- Yếu tố thuộc về Môi trường làm việc (Yếu tố 4): thoải mái hay áp lực, mức độ

rủi ro cao hay thấp

Sau khi xác định được hệ thống các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương thì cần tiến hành đánh giá mức độ quan trọng của từng yếu tố Để thực hiện được phần này, doanh nghiệp cần tiến hành phương pháp so sánh cặp giữa các yếu tố với nhau

Đầu tiên, ta đặt các yếu tố vào bảng như trên “Hình 3.2.1”, sau đó lần lượt so

sánh giữa các yếu tố ở dòng và cột với nhau Cách cho điểm như sau: nếu hai yếu tố có tầm quan trọng ngang nhau thì cho 1 điểm; nếu yếu tố nào quan trọng hơn thì được 2 điểm; và cuối cùng yếu tố nào kém quan trọng hơn thì nhận 0 điểm

Ví dụ theo “Hình 3.2.1 Vai trò của các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương”, ta

tiến hành so sánh cặp các yếu tố lại với nhau Ở dòng thứ nhất, ta so sánh cặp yếu tố Yêu cầu về trình độ chuyên môn lần lượt với yếu tố Yêu cầu về kỹ năng giao tiếp, Mức độ tiêu hao về thể lực và Môi trường làm việc Và lần lượt kết quả điểm 1 điểm, 2 điểm và 3 điểm Thực hiện so sánh cặp các yếu tố tương tự ở các dòng còn lại Lưu ý,

ở các ô phần phía trên bên phải được tô đen, người thực hiện phương pháp so sánh nhập điểm trực tiếp khi tiến hành so sánh cặp các yếu tố với nhau; còn phần ô phía bên trái đối xứng qua thì ở đây chúng ta sử dụng hàm OFFSET để tính điểm đối xứng, linh hoạt điểm mà không cần nhập lại Cụ thể, ở dòng hai đem so sánh yếu tố Yêu cầu về

kỹ năng giao tiếp với yếu tố Yêu cầu về trình độ chuyên môn thì ở ngay dòng thứ nhất

ta đã cho điểm yếu tố Yêu cầu trình độ chuyên môn so với Yêu cầu kỹ năng giao tiếp

là 1 điểm nên tại dòng thứ hai ta sử dụng hàm OFFSET để đối xứng cột với cột, hàng với hàng tại vị trí cần tính bằng cách cố định A2 với trọng số là 2 rồi đem trừ đi OFFSET như sau:

= $A$2-OFFSET($C$4,COLUMN()-COLUMN($C$4),ROW()-ROW($C$4))

Và sẽ cho ra được kết quả là 1 Có được kết quả này, ta chỉ cần click để kéo công

thức link qua lại với nhau sẽ được kết quả như “Hình 3.2.1” Sau khi thực hiện việc

cho điểm so sánh cặp các yếu tố, thì ở cột Tổng điểm (cột G), sử dụng lệnh hàm SUM

để tính tổng điểm cho từng yếu tố theo hàng ngang và tổng điểm cho cả 4 yếu tố Tiếp

đó, để tính tỷ trọng (%) của từng yếu tố thì dùng hàm ROUND ( Tổng điểm từng yếu

tố / Tổng điểm của cả 4 yếu tố - F4; Làm tròn đến chữ số thập phân thứ mấy), rồi định dạng theo % Chẳng hạn điểm tỷ trọng của yếu tố Yêu cầu về trình độ chuyên môn được thực hiện bằng phép tính ROUND(5/12 nhấn F4 để cố định mẫu số; 1-làm tròn đến chữ số thập phân thứ nhất) = 41,7% Cứ như vậy cho các yếu tố còn lại Kết thúc thao tác này, ta xác định vai trò từng yếu tố như sau: yêu cầu trình độ chuyên môn là 5 điểm tương đương 42%, yêu cầu về kỹ năng giao tiếp là 4 điểm tương đương 33%, tiêu hao thể lực là 1 điểm tương đương 8% và môi trường làm việc là 2 điểm tương đương 17%

3.3 Xếp hạng chức danh công việc theo từng yếu tố ảnh hưởng đến mức lương

Ở bước này, thực hiện so sánh cặp của tất cả các chức danh công việc với từng yếu tố một Như bảng 3.1.1 có 8 chức danh công việc và hình 3.1.2 có 4 yếu tố, thì sẽ tiến hành so sánh lần lượt 8 chức danh với nhau trong cùng 1 yếu tố Cụ thể, sẽ so sánh 8 chức danh công việc trong yếu tố trình độ chuyên môn, 8 chức danh công việc trong yếu tố kỹ năng giao tiếp, 8 chức danh công việc trong yếu tố mức độ tiêu hao thể lực và 8 chức danh công việc trong yếu tố môi trường làm việc

Hình 3.3.1 So sánh cặp các chức danh công việc về yêu cầu trình độ chuyên môn

Để dễ so sánh với nhau, mỗi yếu tố ta có thể chia thành từng sheet riêng biệt Khi

so sánh thì ta thực hiện giống như bước 2 phía trên, bằng cách lấy chức danh hàng

ngang so sánh với chức danh hàng dọc, ghi điểm theo nguyên tắc: quan trọng hơn

được 2 điểm, quan trọng ngang nhau được 1 điểm và kém quan trọng hơn được

Ví dụ, với sheet yếu tố về trình độ chuyên môn ở “Hình 3.3.1” so sánh giữa NV Trực

tổng đài (hàng ngang) với 7 chức danh công việc còn lại (hàng dọc) Cụ thể, so sánh

giữa chức danh NV Trực tổng đài với chức danh NV Bảo vệ, theo yêu cầu về trình độ

chuyên môn thì hai chức danh này ngang nhau nên cho điểm 1 Hay khi so sánh giữa

chức danh NV Trực tổng đài với NV Tạp vụ về yêu cầu trình độ chuyên môn, ta dễ

dàng thấy được công việc mà NV Trực tổng đài đảm nhận thực hiện sẽ yêu cầu trình

độ chuyên môn cao hơn nên được cho 2 điểm còn NV Tạp vụ thì nhận 0 điểm Tương

tự như vậy, cứ tiếp tục so sánh cho đến hết các chức danh còn lại

Ngoài ra, để việc so sánh cũng như thay đổi dữ liệu trong bảng dễ dàng và linh

hoạt hơn khi có sự thay đổi bất kì dữ liệu nào trong bảng, ta có thể sử dụng hàm

OFFSET để tính phần phía dưới đường chéo màu xám như sau: Ta cố định A2 với

trọng số là 2 điểm, sau đó trừ đi hàm OFFSET như sau:

=$A$2 - OFFSET($C$4,COLUMN()-COLUMN($C$4),ROW()-ROW($C$4))

Xong, ta tiếp tục tạo ta thêm các sheet để so sánh các chức danh với nhau theo 3 yếu tố

còn lại như phương pháp trên

Sau khi chia điểm xong, ta tiến hành cộng điểm của từng chức danh công việc

theo hàng ngang có được khi so sánh với chức danh công việc theo hàng dọc bằng hàm

Sum và khi có được tổng điểm của từng chức danh công việc từ NV Trực tổng đài đến

NV Phục vụ theo Bảng 3.3.1 So sánh cặp giữa các chức danh công việc về yêu cầu

trình độ chuyên môn ta thực hiện cộng điểm của 7 chức danh lại với nhau để có được

tổng điểm của Yếu tố về trình độ chuyên môn Lần lượt tiến hành tương tự như vậy

đối với các bảng so sánh cặp về các yếu tố còn lại như: yêu cầu về kỹ năng giao tiếp,

mức độ tiêu hao về thể lực, môi trường làm việc Ta có lần lượt kết quả so sánh từng

chức danh công việc theo từng yếu tố trong hình dưới đây: