Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường: Nghiên cứu chuẩn hoá cơ sở dữ liệu thư mục góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện tại Trường Đại học Luật Hà Nội

BỘ TƯ PHÁP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NOI

(Đề tài ứng dụng)

NGHIÊN CỨU CHUAN HÓA CƠ SỞ DU LIEU THU MỤC GOP PHAN NÂNG CAO HIỆU QUA HOẠT ĐỘNG THONG TIN

THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

Chủ nhiệm đề tài : Th§ Vũ Thị Lương Thư ký đềtài — : Nguyễn Thị Hiền

HÀ NOL, 2023

MỤC LỤC

PHAN THỨ NHÁT: BAO CAO TONG HOP KET QUÁ NGHIÊN CỨU 1

PHAN THU HAI: CAC BAO CAO CHUYEN DE 28 Chuyên dé 1: Những van dé lý luận chung về chuẩn hóa cơ sở đữ liệu thy 29

Chuyên đề 2: Thực trạng cơ sở dữ liệu thư mục tại Trung tâm Thông tnthư 47

viện Trường Đại học Luật Hà Nội

Chuyên dé 3: Đề xuất chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thư mục tại Trung tâm TTTV 63

Trường Đại học Luật Hà Nội

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 PHU LUC CHUYEN DE 3 77

DANH MỤC TỪ VIET TAT

: Anglo-American cataloguing rules (Quy tắc biên mục Anh-Mỹ)

: International Standard Bibliographic Description (Mô tả thư mục theo

Tiêu chuẩn Quốc tế)

: Cơ sở dữ liệu

: Machine Readable Cataloguing (Khổ mẫu biên mục) : Tiêu chuẩn Việt Nam

: Tài nguyên thông tin

DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA ĐÈ TÀI

STT Họ và tên Đơn vị Ghi chú

I | Vũ Thị Luong Trung tâm Thông tin thư viện |_ Chủ nhiệm đề tài 2 | Nguyễn Thị Hiền Trung tâm Thông tin thư viện Thư ký

3 | Nguyễn Thị Huệ Trung tâm Thông tin thư viện Thành viên

4 | Tran Thu Hiền Trung tâm Thông tin thư viện Thành viên

5 | Hà Thị Ngoc Trung tâm Thông tin thư viện Thành viên

6 | Khuất Thị Yến Trung tâm Thông tin thư viện Thành viên

PHAN THỨ NHÁT: BAO CAO TONG HOP KET QUÁ NGHIÊN CỨU

MO DAU

1 Ly do của việc nghiên cứu đề tai

Hiện nay, cơ sở dữ liệu thư mục của Trung tâm có khoảng hơn 68.000 biểu ghi các loại, gồm: giáo trình, sách tham khảo, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, tài liệu hội thảo, bài tạp chí Qua khảo sát sơ bộ các biểu ghi trong cơ sở dữ liệu thư mục cho thấy, còn nhiều điểm không đồng nhất trong quy tắc mô tả, xử lý nội dung cũng như trình bày dữ liệu, trong đó có một số vấn đề nôi bật như:

Về áp dụng quy tắc mô tả AACR2 và khổ mẫu MARC21:

+ Việc xác định tiêu đề mô tả cho tác giả cá nhân còn chưa có sự đồng nhất, ví dụ những tài liệu có người chủ biên hoặc nhiều tác giả.

+ Sự thay đôi quy định nhập liệu ở một số trường tin ở các giai đoạn khác nhau: giá tiền (trước mô tả ở trường 950, hiện tại đang mô tả ở trường 020) hoặc số định

danh của tài liệu

+ Biểu ghi còn thiếu chi thị hoặc chỉ thị chưa chính xác Về xử lý nội dung tài liệu:

+ Toàn bộ từ khóa (chủ dé, địa danh, nhân vật) được nhập liệu ở trường 653 (từ khóa tự do), trong khi các từ khóa này đều có nguồn kiểm soát.

+ Về việc định từ khóa: Từ năm 2021 trở về trước, Trung tâm sử dụng Bộ Từ khóa của TVQG dé định từ khóa cho tài liệu Đây là bộ từ khóa dành cho các thư viện khoa học tông hợp, đa lĩnh vực nên rat ít thuật ngữ chuyên ngành luật trong khi vốn tài liệu luật của Trung tâm chiếm đến hơn 70% Do vậy, phần lớn các tài liệu luật được định từ khóa tự do Việc định từ khóa tự do phụ thuộc vào ý chí chủ quan của cán bộ xử lý tài nguyên thông tin dẫn đến các từ khóa không đồng nhất, cùng một chủ đề có thể được mô tả với nhiều từ khóa khác nhau.

Về chính tả:

+ Chua thống nhất sử dung i và y (vi dụ công ty - công ti, lý luận — lí luận), cách tha dau đối với một số từ chứa van úy, òa, (Hòa — Hoà, Thúy — Thuý).

+ Còn nhiều lỗi chính tả trong quá trình nhập liệu Thực trạng trên bắt nguồn từ một số nguyên nhân sau:

+ Quy định nội bộ vé xử lý tài nguyên thông tin, quy ước về chính tả, nhập liệu tại Trung tâm có sự thay đổi ở các giai đoạn khác nhau Trong công tác xử lý tài nguyên thông tin, Trung tâm áp dụng các chuẩn nghiệp vụ như quy tắc biên mục

1

AACR2, khô mẫu MARC2I, các bang phân loại và Bộ từ khóa Nam 2013, Trung tâm đã biên soạn Quy định nội bộ về việc áp dụng quy tắc biên mục AACR2, khô mẫu

MARC21 và các chuẩn nghiệp vụ tại Trung tâm nhằm giúp cán bộ thư viện vận dụng

thống nhất trong quá trình xử lý thông tin Quy định này được bồ sung, chỉnh sửa các năm 2016, 2018, 2021, mỗi lần chỉnh sửa có thêm/bớt và thay đổi quy định nhập liệu ở một số trường dữ liệu cho phù hợp với thực tiễn.

+ Công cụ định từ khoá cho tài liệu chuyên ngành luật còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu câu của thực tiễn.

+ Thực tiễn trong quá trình xử lý tài nguyên thông tin, có nhiều quy tắc, quy định

chưa được hiểu và vận dụng thống nhất Điều này dẫn đến dữ liệu thư mục của thư viện chưa có sự nhất quán, phần nào làm ảnh hưởng đến kết quả tra cứu tài liệu của bạn đọc Theo kết quả khảo sát năm 2019, có đến 22% bạn đọc trả lời không tìm thấy kết quả khi tra cứu tài liệu thư viện hoặc tra cứu theo chủ đề không chính xác.

+ Cán bộ thư viện còn thiếu sự cân thận trong quá trình nhập liệu dẫn đến các biểu ghi thư mục còn nhiều lỗi chính tả.

Năm 2021, Trung tâm đã biên soạn Bộ từ khóa Luật học; chỉnh sửa, bé sung va hoàn thiện Quy định nội bộ về việc áp dụng Quy tắc biên mục AACR2, khô mẫu MACR2I và các chuẩn nghiệp vu, đưa ra một số quy ước trong trình bày dữ liệu giúp cán bộ thư viện vận dụng thống nhất trong quá trình xử lí thông tin Đây chính là 2 công cụ quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho việc chuẩn hóa dữ liệu tại Trung tâm.

Với thực trạng dữ liệu thư mục như đã nêu ở trên, vấn đề đặt ra cho Trung tâm là phải tìm ra cách thức rà soát, chỉnh sửa đữ liệu theo các công cụ chuẩn trong xử lý tài nguyên thông tin nhằm từng bước chuẩn hóa cơ sở dit liệu thư mục phục vu cho hoạt

động thông tin thư viện của Trường, hướng tới hội nhập và gia nhập cơ sở dữ liệu thu

mục quốc tế OCLC.

2 Tình hình nghiên cứu2.1 Trong nước

Chuan hóa trong công tác xử lý tài nguyên thông tin là một yêu cầu tất yếu đặt ra đối với các thư viện hiện nay Chuẩn hóa sẽ tạo ra các di liệu chuẩn nhằm thiết lập nên bộ máy tra cứu và các sản phẩm thông tin thư mục, giúp cho việc kiểm soát, quan lý các tài liệu trong thư viện một cách day đủ và chính xác, tao điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu của bạn đọc Bên cạnh đó, trong xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế, chuẩn hóa còn tạo ra sự tương thích về dữ liệu giúp các thư viện

có thê hợp tác, chia sẻ với nhau về nguôn lực thông tin.

Với vai trò và tầm quan trọng như vậy, việc chuẩn hóa trong công tác xử lý tài nguyên thông tin là đề tài được nhiều chuyên gia, nhà khoa học trong lĩnh vực thư viện nghiên cứu Có thê điểm qua một số công trình tiêu biểu sau:

* Đề tài khoa học, tài liệu hội thảo và luận án, luận văn

1 Nghiên cứu áp dung các tiêu chuẩn lưu trữ và trao đổi thông tin trong hệ thống thông tin quốc gia: đề tài nghiên cứu cấp Bộ/ Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia - Hà Nội, 2003.

2 Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin tư liệu: hiện trạng và định hướng phát triển / Tạ Bá Hưng, Nguyễn Tiến Đức, Phan Huy Qué // Kỷ yếu hội thảo Tăng cường công tác tiêu chuẩn hóa trong hoạt động thông tin tư liệu Trung tâm

TTKH&CNQG, 11/2006 - Tr.3-13

3 Quá trình chuẩn hóa các tiêu chuẩn nghiệp vụ tai Trung tam TT-TV PHOGHN / Nguyễn Văn Hanh // Kỷ yếu hội thảo Tăng cường công tác tiêu chuẩn hóa

trong hoạt động thông tin tư liệu Trung tâm TTKH&CNQG, 11/2006.- Tr 113-119

4 Vũ Dương Thúy Nga Đẩy mạnh áp dung các tiêu chuẩn quốc tế - Một giải pháp quan trọng dam bảo chuẩn hóa hoạt động thư viện - thông tin trong bối cảnh toàn câu hóa và hội nhập quốc tế Kỷ yêu hội thảo khoa học quốc tế: Văn hóa trong thế giới hội nhập - Hà Nội, 2010 — tr.421-428.

5 Nguyễn Thị Nga Hoat động tiêu chuẩn hóa trong công tác thông tin thư viện trên thé giới và vấn dé áp dụng kinh nghiệm các nước vào Việt Nam: khóa luận tốt

nghiệp -H.: Đại học KHXH và NV, 2004.

6 Nguyễn Thùy Linh Tổng quan tình hình xây dựng, ban hành và sử dụng tiêu chuẩn về thông tin thư viện ở thé giới và Việt Nam: khóa luận tốt nghiệp -H.: Dai hoc

KHXH và NV, 2002.

7 Vũ Dương Thúy Nga Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hóa trong xử ly tài nguyên thông tin tại các thư viện Việt Nam: luận án tiễn sĩ, Trường Đại học Văn hóa

Hà Nội, 2012.

* Bài viết tạp chí

1 Phạm Thế Khang Mot số nhận thức cơ bản về chuẩn hod trong hoạt động thu vién//Tap chi Thư viện Việt Nam - 2014 - Số 5 - Tr 8-13,7.

2 Vũ Dương Thúy Nga Chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài nguyên thông tin ở Việt Nam: Thực trạng và giải pháp, Thông tin và Tư liệu, số 3.2011, tr 1-8.

3 Vũ Dương Thúy Nga Để hướng tới sự chuẩn hóa trong công tác xử lý tài nguyên thông tin và biên mục trong các thư viện ở Việt Nam, Thong tin và Tư liệu, sé 2.2008, tr 7-9.

4 Vũ Dương Thúy Nga, Quan niệm chuẩn hóa trong xử lý tài nguyên thông tin và những biện pháp đảm bảo chuẩn hóa trong xử lý tài nguyên thông tin ở Việt Nam hiện nay // Tạp chí Thư viện Việt Nam số 4(24)-2010 (tr.15-18).

5 Vũ Duong Thúy Nga Thực trạng việc áp dụng các tiêu chuẩn Việt Nam về biên mục và xử lý tài nguyên thông tin trong các thư viện Việt Nam — Một số vấn dé đặt ra // Tạp chí Thư viện Việt Nam số 4(30) — 2011 (tr.15-20)

6 Vũ Văn Sơn Cái mới về tiêu chuẩn hóa trong ngành thông tin-thư viện/! Tạp

chí Thông tin tư liệu, 2014

Nghiên cứu về thực tiễn công tác xử lý tài nguyên thông tin tại Trung tâm Thông tin thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội có 2 đề tài:

+ Vũ Thị Luong “Tim hiểu công tác phán loại tài liệu tại một số thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội: khóa luận tốt nghiệp”, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, năm 2009 đi sâu tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại thư viện một số trường đại học

ở Hà Nội, trong đó có thư viện trường Đại học Luật Hà Nội.

+ Vũ Thi Luong “Xi ly nội dung tài liệu tại Trung tam Thông tin — Thư viện Đạihọc Luật Hà Nội: Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,năm 2015.

Hai đề tài này mới chỉ đừng lại ở việc khảo sát thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm và đưa ra các giải pháp dé nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu mà chưa đi sâu đánh giá về mức độ chuẩn hóa của cơ sở dữ liệu thư mục so với các chuẩn nghiệp vụ và tiêu chuẩn mà thư viện hiện nay đang áp dụng.

2.2 Ngoài nước

Trên thế giới, vấn đề chuẩn hóa cũng được các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực thư viện dành nhiều sự quan tâm với các nghiên cứu sau:

1 Standards and Best Practices: Route to Vietnamese Library Globalization / Patricia G Oyler // Ky yếu Hội thảo quốc tế Thư viện Việt Nam hội nhập và phát triển Tp.HCM 28-30/8/2006.

2 Thacker, Jane Standardization and libraries: paper of the workshop:international cooperation in library and information service, 2000.- 10 p.

3 Withers, F.N Standards for library service: an international survey - Paris,

1975.

4 Lam Vinh The Library development in Vietnam: urgent needs for

Standardization In: Proceedings of 10" international conference “New information

technology” -West Newton : MicroUse information, 1998.

5 ISO/IEC Guide 2:1996 Standardization and related activities - Generalvocabulary.

6 Jane Thacker Standardization and libraries Bao cáo khoa học hội thao ““Tiêu chuẩn hóa va hoạt động thông tin thư viện” Ha Nội, tháng 2/2002.

7 Moen, W E No longer under our control: The nature and role of standards inthe 21st cen- tury library University of North Texas - 2003.

8 Anna Matysek (2015) Standardization in library and information science inselected European countries.

Các nghiên cứu kể trên đã lam sáng tỏ một số van dé ly luận về chuẩn hóa trong xử lý tài nguyên thông tin; đánh giá thực trạng chuẩn hóa trong xử lý tài nguyên thông tin tại các thư viện ở Việt Nam nói chung, chỉ ra kết quả đạt được cũng như hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó; đưa ra hệ thông các giải pháp nhằm tăng cường và đảm bảo thực hiện chuẩn hóa trong xử lý tài nguyên thông tin tại các thư viện Kết quả nghiên cứu của các công trình sẽ giúp các thư viện có cơ sở để hoạch định chính sách, từng bước thực thi việc chuẩn hóa trong công tác xử lý tài nguyên thông tin.

3 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở khảo sát 4.000 biểu ghi thư mục, dé tài sẽ tạo ra sản phẩm ứng dụng gồm: bản tong hợp các van dé cần chỉnh sửa (1), danh mục chi tiết các biéu ghi đã chỉnh sửa (2) và đề xuất chuẩn hoá CSDL thư mục và hoàn thiện công cụ hỗ trợ việc chuẩn hóa (nếu có) (3) Đây là cơ sở để Trung tâm xây dựng kế hoạch chỉnh sửa các biểu ghi trong những năm tiếp theo, đảm bảo đữ liệu thư mục được mô tả, trình bày thống nhất theo các chuẩn nghiệp vụ, các công cụ có kiểm soát và quy ước thống nhất

của Thư viện.

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: việc chuẩn hóa CSDL thư mục bao gồm các phương diện: nội dung, phương pháp, cách thức chuẩn hóa.

Phạm vi nghiên cứu: khoảng 4.000 biéu ghi thư mục đại diện các năm và các bộ

sưu tập hiện có của Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội.5 Nội dung nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu những nội dung thuộc 3 chuyên dé và 1 sản phẩm

ứng dụng, gôm các nội dung sau:

- Những vấn đề lý luận chung về cơ sở đữ liệu thư mục: nghiên cứu một số khái niệm, nguyên tắc xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục; vai trò và các yếu t6 ảnh hưởng đến chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thư mục; Nội dung, cách thức, phương pháp chuẩn hóa cơ sở

dữ liệu thư mục

- Thực trạng cơ sở dữ liệu thư mục tại Trung tâm TTTV Trường Dai học Luật Hà

Nội: đặc điểm công tác xử lý tài nguyên thông tin tại Trung tâm; các công cụ được sử

dụng trong xử lý tài nguyên thông tin tại Trung tâm; khảo sát thực trạng cơ sở dữ liệuthư mục của Trung tâm.

- Đề xuất chuẩn hóa cơ sở đữ liệu thư mục tại Trung tâm TTTV Trường Dai học Luật Hà Nội: đưa ra nhận xét chung về thực trạng cơ sở dữ liệu thư mục; xác định van đề, nội dung chỉnh sửa, danh mục biểu ghi cần chỉnh sửa; đưa ra cách thức, phương pháp và lộ trình chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thư mục, và đề xuất hoàn thiện công cụ hỗ trợ chuẩn hóa (nếu có).

6 Phương pháp nghiên cứu

+ Phương phân tích, tổng hợp các tài liệu liên quan đến dé tài nghiên cứu, phân tích thực trạng cơ sở dữ liệu thư mục dé đưa ra những nhận xét, đánh giá.

+ Phương pháp thống kê được sử dung dé thong kê toàn bộ các biểu ghi thư mục

cần chỉnh sửa.

+ Phương pháp tiêu chuẩn hóa đảm bảo việc đánh giá dữ liệu, so sánh, đối chiếu và áp dụng các chuẩn quốc tế, chuẩn nghiệp vụ trong xử lý thông tin được chính xác, nhất quán và đồng bộ.

NOI DUNG

I Những vấn đề lý luận chung về chuẩn hóa co sở dữ liệu thư mục 1 Một số khái niệm liên quan đến chuẩn hoá cơ sở dữ liệu thư mục * Cơ sở dữ liệu

Có nhiều khái niệm khác nhau về CSDL:

Theo Wikipedia, CSDL (Database) là một tập hợp các dữ liệu có tô chức liên quan đến nhau, thường được lưu trữ và truy cập điện tử từ hệ thống máy tính [9].

Trong từ điển Oxford đưa ra khái niệm CSDL như sau: Là một tập hợp có cau trúc của dữ liệu được lưu trong máy tính, theo một cách đặc biệt nào đó có thể được tiếp cận theo những cách khác nhau[ 10].

Trên trang công nghệ techtarget.com định nghĩa như sau: CSDL là một tập hợp

các thông tin được tổ chức dé nó có thê dé dàng được truy cập, quan lý và cập nhật [11] Từ các quan niệm trên có thê khái quát về CSDL như sau:

- CSDL là một tập hợp các dữ liéu/biéu ghi có cau trúc.

6

- Được tô chức, quản lý theo một cơ chế thống nhất về nội dung hoặc hình thức - Lưu trữ và truy cập thông qua hệ thống máy tính.

* CSDL thư mục là CSDL chứa các thông tin về bản thân tài liệu, đây là thông tin cấp hai, tức là các thông tin mô tả thư mục hay còn gọi là siêu đữ liệu (metadata) CSDL thư mục bao gồm các tra cứu về tài liệu gốc như nhan đề, tên tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, và các thông tin chỉ dẫn giúp người sử dụng xác định được vị trí của tài liệu gốc trong thư viện.

Cấu trúc của CSDL thư mục: Các dữ liệu trong CSDL thư mục được tô chức theo một cấu trúc nhất định, gồm 4 cấp độ khác nhau từ thấp đến cao, từ đơn giản đến

phức tạp, cụ thé:

Trường (field) > Biểu ghi (recod)—» Tép dữ liệu (file) —> CSDL thư mục * Chuẩn hoá CSDL thư mục

Chuẩn hoá CSDL thư mục: là việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ và văn bản pháp quy trong quá trình xây dựng CSDL thư mục Các chuẩn được áp dụng từ khâu xử lý TNTT cho đến khâu nhập thông tin vào các trường dit liệu trong mỗi biểu ghi thư mục.

2 Nguyên tắc xây dựng CSDL thư mục

- CSDL thư mục phải bao quát hết được toàn bộ nguồn TNTT có trong cơ quan

thông tin thư viện.

- Thống nhất áp dụng các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ trong quá trình xây dựng

CSDL thư mục.

- CSDL cần phải có sự linh hoạt trong việc cập nhật và loại bỏ thông tin.

- Xây dựng CSDL thư mục phải dam bao an ninh, an toàn thông tin.

- Đảm bảo sự kế thừa trong chuẩn hoá CSDL.

3 Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến chuẩn hóa CSDL thư mục 3.1 Vai trò của việc chuẩn hóa CSDL thư mục

- Đối với co quan thông tin thư viện: giúp cán bộ thư viện quản lý, kiểm soát một cách chính xác, đầy đủ nguồn lực thông tin có trong thư viện; tạo ra sự tương thích về dữ liệu, các biéu ghi thư mục, giúp các thư viện có thê hợp tác với nhau trong việc chia sẻ nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài.

- Đối với người sử dụng: Chuẩn hoá CSDL thư mục sẽ tạo ra sản phẩm thông tin chất lượng, nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin cho người sử dụng.

3.2 Các yếu tô ảnh hưởng đến chuẩn hoá CSDL thư mục

* Tiêu chuân, chuân nghiệp vu

Trong quá trình xây dựng CSDL thư mục, việc áp dụng các tiêu chuẩn sẽ góp phần đây nhanh tiến trình chuẩn hoá Các tiêu chuẩn quốc tế hay tiêu chuẩn quốc gia thường không mang tính bắt buộc mà chỉ khuyến cáo áp dụng Do đó, tiêu chuẩn là điều kiện cần để thực hiện việc chuẩn hoá.

Chuan nghiệp vụ trong hoạt động thông tin thư viện bao gồm: Các quy tắc biên mục, khung phân loại, công cụ kiểm soát từ vựng (bộ tiêu đề chủ đề, bộ từ khoá, từ điển), khổ mẫu biên mục.

Tuy thuộc vào nguồn TNTT, đặc điểm của mỗi thư viện mà lựa chọn áp dụng chuẩn nghiệp vụ nào và phải thường xuyên cập nhật các chuẩn cho phù hợp với yêu cầu của thực tiễn.

* Cong tac xứ lý TNTT

Một trong những điểm cốt lõi ảnh hưởng đến chất lượng của CSDL thư mục chính là công tác xử lý TNTT, bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung Ngoài việc sử dụng thống nhất các công cụ thì phương thức xử lý TNTT cũng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo chất lượng của từng biểu ghi thư mục Hiện có 3 phương thức xử lý

được các thư viện sử dụng là: tự xử lý, biên mục sao chép và xử lý tập trung.

Việc các thư viện lựa chọn và tổ chức xử lý TNTT theo phương thức nào sẽ ảnh hưởng đến tốc độ và chất lượng của công tác xây dựng CSDL thư mục Trong 3 phương thức xử lý nêu trên có thé thấy rằng chỉ với việc áp dụng phương pháp xử lý tập trung thì sự chuẩn hoá CSDL thư mục mới được kiểm soát, không những thế còn tiết kiệm nhân lực và vật lực cho các cơ quan thông tin thư viện.

* Con người

Đề đảm bảo chuẩn hoá trong việc xây dựng CSDL thư mục, cán bộ thư viện cần

phải có trình độ và kỹ năng cần thiết, nắm rõ và sử dụng thành thạo các tiêu chuẩn,

chuẩn nghiệp vụ mà thư viện áp dụng Ngoài ra, cán bộ thư viện cũng cần phải có năng lực trong lĩnh vực công nghệ thông tin, khả năng sử dụng thành thạo phần mềm

thư viện, có tư duy logic, sáng tạo trong công việc.

Sự cần than, chin chu cũng là một đức tinh rất cần thiết của cán bộ thư viện trong

việc xây dựng CSDL thư mục.

* Kiểm soát chất lượng CSDL thư mục

Nội dung của kiểm soát chất lượng chính là xem xét, đánh giá việc áp dụng các quy chuẩn nghiệp vu, quy trình trong xây dựng CSDL thư mục Các hình thức kiểm soát chất lượng CSDL thư mục như: xây dựng quy trình biên mục có sự phân công công việc cụ thể, kiểm tra chéo trước khi công bố biểu ghi thư mục hoặc có thể tiến hành kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất,

* Phan cứng, phẩm mém

Hệ thong cơ sở vật chat, phần cứng hiện đại, đường truyền nhanh, băng thông

rộng là một trong những yếu tô quan trọng đây nhanh quá trình xây dựng CSDL thư mục; người sử dụng ngoài việc truy cập đễ dàng, nhanh chóng thông qua các điểm truy cập còn có thể phản hồi, tương tác với các cơ quan thông tin về chất lượng của các sản phẩm thông tin.

Phần mềm quản lý thư viện là một trong những công cụ hữu hiệu giúp quản lý và chuẩn hoá CSDL thư mục bởi nó được xây dựng gắn liền với các chuẩn nghiệp vụ thư

viện, dữ liệu được nhập vào đều được được sự kiểm soát chặt chẽ của hệ thống.

4 Nội dung, cách thức, phương pháp chuẩn hóa CSDL thư mục 4.1 Nội dung chuẩn hoá CSDL thư mục

- Chuẩn hoá trong xử lý tài nguyên thông tin

+ Chuan hóa theo quy tắc mô tả: Việc mô tả tài liệu phải dựa trên quy tắc mô tả nhất định dé dam bảo sự đồng nhất trong xử lý TNTT.

+ Chuẩn hóa theo các chuẩn nghiệp vụ và TCVN: Thư viện lựa chọn các công cụ hỗ trợ chuẩn hóa dé áp dụng trong xử lý tài nguyên thông tin, gồm khung phân loại, bộ tiêu dé chủ đề, bộ từ khoá, tiêu chuân Việt Nam và các công cụ khác theo quy định nội bộ của mỗi thư viện nhằm tao ra sự thống nhất cho dữ liệu thư mục.

+ Chuẩn hóa theo khổ mẫu biên mục đọc máy: Khổ mẫu đọc máy được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ thư viện Mỗi khổ mẫu biên mục đọc máy đều quy định chi tiết về cách thức trình bày thông tin về TNTT Dé tạo ra sự đồng bộ trong các biéu ghi thì việc nhập thông tin từ quá trình xử lý TNTT cần phải thống nhất.

- Chuẩn hóa chính tả trong nhập liệu: Hiện nay, chính tả tiếng Việt cũng còn nhiều vấn đề gây tranh luận cần phải được thống nhất và chuẩn hóa Trong công tác xử lý TNTT chưa có một quy định hay quy tắc chính tả cụ thể nào để áp dụng trong quá trình nhập thông tin vào khổ mẫu biên mục đọc máy Do vậy, mỗi thư viện/hệ thống thư viện cần thống nhất về quy tắc viết hoa, cách thức thả dấu hay đưa ra các quy tắc viết đồng nhất để đảm bảo sự nhất quán của dữ liệu thư mục.

- Chuẩn hóa trong việc kiểm soát nguồn tin trong CSDL thư mục: các thông tin được đưa vào CSDL thư mục phải đầy đủ, chính xác và bao quát hết được nguồn TNTT thực tế của cơ quan thông tin thư viện Do vậy, mỗi thư viện cần phải thường xuyên kiểm tra, cập nhật, chỉnh sửa, đối chiếu, loại bỏ thông tin trong hệ thống CSDL

thư mục.

4.2 Cách thức, phương pháp chuẩn hoá CSDL thư mục 4.2.1 Xây dựng các chuẩn

Xây dựng các chuẩn bao gồm việc xây dựng mới và hiệu chỉnh, cập nhật các chuẩn cho phù hop, đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn công việc Căn cứ dé xây dựng các chuẩn: căn cứ vào nội dung, hình thức và độ lớn của TNTT Xây dựng các chuẩn gồm: xây dựng các tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ.

* Tiêu chuẩn

Căn cứ vào cơ quan xây dựng và ban hành, tiêu chuẩn được chia thành các cấp như: tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực và tiêu chuẩn quốc gia.

* Chuẩn nghiệp vụ:

Trong mô tả TNTT, hiện nay trên thế giới sử dụng phổ biến 2 quy tắc biên mục:

ISBD và AACR2.

- Chuẩn nghiệp vụ về xử lý nội dung TNTT:

+ Phân loại tài liệu: Bảng Phân loại Thập phân Bách khoa (UDC), Khung Phân

loại Thập phân Dewey (DDC), Khung Phân loại Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ (LCC),

Khung Phân loại Thư viện — Thư mục (BBK),

+ Định chủ đề: Bộ Tiêu đề Chủ dé của Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phó

Hồ Chi Minh, Bộ tiêu đề Chủ dé của Thư viện Quốc hội, Bộ tiêu đề Chủ dé Y học, + Định từ khoá: Bộ Từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam, Bộ Từ khoá Khoa học xã hội và Nhân văn của Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Từ điển Từ khoá Khoa

hoc và Công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghé,

- Chuẩn khổ mẫu biên mục đọc máy + Bộ yếu tổ siêu dữ liệu Dublin Core:

+ Khổ mẫu MARC (Machine Readable Cataloguing): 4.2.2 Ap dụng các chuẩn trong xây dựng CSDL thư mục

Các thư viện căn cứ vào quy mô, loại hình thư viện và loại hình TNTT dé lựa chọn các chuẩn Các cơ quan quản lý nhà nước, hội nghề nghiệp sẽ giữ vai trò quan trọng trong việc định hướng, triển khai và tô chức thực hiện các chuẩn trên phạm vi quốc gia và trong từng hệ thống.

4.2.3 Các bước chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thư mục Bước 1 Lập kế hoạch chuẩn hóa CSDL;

Bước 2 Xây dựng quy trình chuẩn hóa;

Bước 3 Khảo sát, đối sánh CSDL thư mục với nguồn TNTT, các tiêu chuẩn, chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và yêu cầu của phần mềm;

Bước 4 Chỉnh sửa CSDL nếu có sai sót;

10

Bước 5 Kiểm tra việc chuẩn hóa;

Bước 6 Báo cáo tổng hợp nội dung chỉnh sửa, rút kinh nghiệm và kiến nghị, đề xuất (nếu có).

H Thực trạng cơ sở dữ liệu thư mục tại Trung tâm Thông tin thư việnTrường Đại học Luật Hà Nội

1 Công tác xử lý tài nguyên thông tin tại Trung tâm Thông tin thư viện

* Bộ phận thực hiện xử lý tài nguyên thong tin

Hiện tại, Trung tâm có 12 viên chức và 2 cán bộ hợp đồng, với cơ cấu tổ chức gồm: Ban Giám đốc, Tô Phát triển Tài nguyên thông tin và Tổ Dich vụ thông tin Tổ chuyên môn thực hiện công tác xử lý tài nguyên thông tin là Tổ Phát triển Tài nguyên

thông tin có 6 thành viên, trong đó có | thạc sĩ, 4 cử nhân chuyên ngành thư viện (có 2

cử nhân văn bằng 2 ngành luật) và 1 cử nhân chuyên ngành luật * Về phương thức xử lý tài nguyên thông tin:

Hiện nay, công tác xử lý tài nguyên thông tin tại Thư viện được thực hiện theohai phương thức là tự xử lý và biên mục sao chép, trong đó tự xử lý tài nguyên thông

tin là phương thức được sử dụng chủ yếu, biên mục sao chép chỉ mang tính chất tham khảo và phần lớn áp dụng cho các tài liệu ngoại văn.

* Về quy trình xử lý tài nguyên thông tin:

Trung tâm đã xây dựng quy trình ISO về xử lý tài nguyên thông tin đảm bảo tuân thủ các quy định về biên mục tải liệu, đưa ra mục tiêu chất lượng về tỷ lệ biểu ghi sai sót, thời gian xử ly tài nguyên thông tin, cùng với đó là các biểu mẫu được áp dụng

trong công tác này.

Quy trình này gôm các công việc như sau:

STT Quy trình xử lý tài nguyên thông tin

1 Vào số nhập và phân kho

Des Vào số DKCB cá biệt, đóng dấu, ghi số DKCB

3 Xử lí hình thức tài liệu: biên mục mô tả

4 Xử lí nội dung tài liệu: phân loại, tóm tắt tài liệu, định từ khóa

5 Cập nhật cơ sở dữ liệu thư mục

6 In mã vạch, dán mã vạch, lập trình, dán chíp RFID 1 Kiểm tra, hiệu đính, công bồ biểu ghi

11

2 Thực trạng áp dụng các công cụ trong xử lý tài nguyên thông tin tạiTrung tam Thông tin Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội

2.1 Thực trạng áp dụng các chuẩn chuyên môn nghiệp vụ

Trung tâm đã áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, các Tiêu chuẩn Việt Nam và một số

công cụ khác trong công tác xử lý tài nguyên thông tin:

- Áp dụng Quy tắc biên mục AACR2;

- Áp dụng Khổ mẫu MARC2I cho dé liệu thư mục;

- Áp dụng bảng phân loại tài liệu: Bảng phân loại DDC (dùng cho tài liệu ngoại

văn), Bảng phân loại tài liệu Luật và Bảng phân loại 19 lớp (dùng cho tài liệu thuộc

các lĩnh vực khoa học xã hội như kinh tế, chính trị, lịch sử, văn hóa, giáo dục ); - Áp dụng các Bộ từ khóa:

+ Bộ từ khoá Luật học do Trung tâm biên soạn năm 2021 áp dụng cho tài liệuthuộc chuyên ngành luật.

+ Bộ từ khoá Khoa học xã hội và Nhân văn của Viện Thông tin Khoa học xã hội,

xuất bản năm 2018 áp dụng cho các tài liệu thuộc lĩnh vực khoa học xã hội có liên quan Ngoài ra, Trung tâm còn tham khảo thêm Bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam, xuất bản năm 2012; từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, xuất bản năm 2018; các từ điển chuyên ngành Luật và từ điển liên ngành khác.

2.2 Thực trạng áp dụng các tiêu chuẩn Việt Nam

Hiện nay, Thư viện đang áp dụng một số tiêu chuẩn Việt Nam sau:

- TCVN 4743:1989 về Xử lý thông tin - Mô tả thư mục tài liệu Yêu cầu chung và quy tắc biên soạn.

- TCVN5697 : 2009: Thông tin và Tư liệu — Viết tắt từ và cụm từ tiếng Việt dùng trong mô tả thư mục và thay thé cho TCVN 5697 : 1992.

- TCVN 5698 : 1992: Hoạt động Thông tin tư liệu - Từ và cụm từ tiếng nước ngoài viết tắt đùng trong mô tả thư mục.

- TCVN 7588 : 2007: Tên va mã tổ chức dịch vu Thông tin khoa học công nghệ

Việt Nam.

- TCVN 7539 : 2005: Thông tin va Tư liệu — Khô mẫu Marc21 cho dữ liệu thư mục - TCVN 4524 : 2009: Tài liệu — Bài tóm tat cho xuất bản phẩm và tư liệu.

- TCVN 10669 : 2014: Thông tin và Tư liệu — Phương pháp phân tích tài liệu,

xác định chủ đề và lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục.

12

Năm 2013, với mục đích xác định nguyên tắc, quy ước áp dụng Quy tắc biên mục Anh — Mỹ AACR2, Khổ mẫu MARC21 và các tiêu chuân Việt Nam dé đảm bảo vận dụng thống nhất trong quá trình xử lý thông tin, Trung tâm đã biên soạn “Quy định nội bộ về việc áp dụng quy tắc biên mục AACR2, khổ mẫu MARC2I và các chuẩn nghiệp vụ” Quy định này đã lựa chọn những quy tắc cơ bản trong AACR2 và các tiêu chuẩn chuẩn nghiệp vu dé mô tả cho các trường dữ liệu tương ứng trong khổ mẫu MARC2I Bên cạnh đó, thư viện cũng đặt ra các quy ước riêng về chính tả, xác

định danh mục tên các trường thông tin biên mục dành cho từng loại tài liệu.

Việc biên soạn quy định nội bộ giúp cho việc kiểm soát tính thống nhất của các biểu ghi thư mục được dé dang hơn, góp phan nâng cao chất lượng công tác xử lý tài nguyên thông tin, từng bước chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thư mục.

3 Thực trạng cơ sở dữ liệu thư mục tại Trung tâm

Để từng bước chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thư mục phục vụ cho hoạt động thông tin thư viện của Trường, hướng tới hội nhập và gia nhập cơ sở dữ liệu thư mục quốc tế OCLC, trong phạm vi của dé tài, nhóm tác giả đã tiến hành khảo sát mẫu 4000 biéu ghi trong giai đoạn 2012 - 2018, gồm các loại: Giáo trình, sách tham khảo, luận án, luận văn, đề tài khoa học, tài liệu hội thảo, bài trích để rà soát, đối sánh với các tiêu chuẩn, chuan chuyên môn, nghiệp vụ và yêu cầu của phần mềm, sau đó chỉnh sửa dir liệu theo các công cụ chuân đang được áp dụng trong xử lý tài nguyên thông tin.

Số lượng biểu ghi đã khảo sát như sau:

STT Loại tài liệu Tổng

I Sach tham khao, chuyén khao 1.522

2 Giáo trình 3893 Bai trich 6504 Luận án, luận van 1.000

5 Dé tai khoa hoc 230

6 Tài liệu hội thảo 209

Tổng 4.000

Cách thức thực hiện khảo sát:

+ Tải biểu ghi thư mục theo từng bộ sưu tập

+ Xây dựng biéu mẫu thống kê các van dé cần chỉnh sửa + Phân công cán bộ rà soát biểu ghi

13

+ Thực hiện rà soát biéu ghi thư mục: tra cứu biéu ghi thư mục, đối chiếu với quy tắc biên mục hiện tại để xác định các lỗi sai về biên mục và lỗi chính tả (bao gồm cả những biểu ghi có sự thay đôi về quy tắc mô tả).

+ Thống kê các lỗi sai về biên mục và chính tả

+ Chỉnh sửa biêu ghi theo quy tắc mô tả hiện hành

Kết quả khảo sát 4000 biểu ghi thư mục cho thấy, công tác xử lý tài nguyên thông tin còn ton tại một số van dé cần chỉnh sửa:

3.1 Đối chiếu với áp dụng quy tắc mô tả AACR2 và khỗ mẫu biên mục

* Thứ nhất: Không đồng nhất về quy tắc biên mục và khổ mẫu biên mục

- Không đồng nhất về kí hiệu mã hoá tên tài liệu/tên tác giả (219 biểu ghi) ở trường 084$b (các kí hiệu phân loại khác) và thuộc 2 trường hop: thay đổi quy định về cách sử dụng chữ cái mã hoá (vi dụ: DI — DI, LU — LU) và thay đổi kí hiệu mã hoá

theo tên tác giả sang tên tài liệu và ngược lại.

- Không đồng nhất về thông tin ghi chú ở trường 020$c (1148 biểu ghi), chủ yếu áp dụng đối với tài liệu nội sinh như luận án, luận văn, đề tài khoa học, tài liệu hội

thảo Khi xử lý những loại tai liệu này, thư viện sẽ nhập thông tin “TL nội sinh” Tuy

nhiên, có đến 1148/1439 biểu ghi (tài liệu nội sinh) không có thông tin ở trường này - Việc xác định tiêu đề mô tả cho tác giả cá nhân (trường 100) hoặc tiêu đề bổ sung tên tác giả cá nhân (trường 700) chưa có sự đồng nhất, chủ yêu xảy ra đối với các trường hợp tài liệu có tác giả chủ biên và những tài liệu có nhiều tác giả (từ 4 tác giả trở lên) (tong số 1201 biểu ghi).

- Thay đổi về trật tự thông tin của trường 773 — Nguồn trích (đối với dang bài viết tạp chí) (457 biểu ghi).

- Thay đổi chỉ thị, quy tắc mô tả ở trường 245 (458/4000 biểu ghi).

- Thiếu sự thống nhất về quy định nhập thông tin ở các trường 925 (vật mang tin), 926 (mức độ mật) và 927 (dang tài liệu): 2457/4000 biéu ghi không có thông tin.

* Thứ hai: Không đồng nhất về các trường thông tin nhập từ khoá, xảy ra ở khối trường 6XX Toàn bộ 17.419 từ khoá của 4000 biểu ghi được khảo sát ở giai đoạn này đều nhập vào trường 653 — từ khoá không kiểm soát Trong khi đó, theo quy định của khổ mẫu MARC21, từ khoá sẽ được đưa về các trường 600 (tiêu đề bổ sung chủ đề tên cá nhân), 610 (tiêu đề bố sung chủ đề tên tập thé), 650 (tiêu đề bổ sung chủ đề -thuật ngữ chủ dé), 651 (tiêu đề bổ sung chủ dé - tên địa danh) và 653 (-thuật ngữ chủ dé không kiểm soát).

14

* Thứ ba: Không đồng nhất về định từ khoá đối với tài liệu ngoại văn: có 461/4000 biểu ghi định từ khoá ở trường 650 Đây là các từ khóa bằng tiếng nước ngoài có sẵn từ biểu ghi mà thư viện tải về, ngoài ra thư viện còn định thêm từ khóa bằng tiếng Việt và nhập liệu ở trường 653.

* Thứ tư: Biên mục chưa đúng theo quy định: có 1566 /4000 biểu ghi, chiếm ti lệ 39% Lỗi thường gặp như xác định sai tiêu đề mô tả; sai/thiéu mã trường con; sai thông tin mã ngôn ngữ, mã nước; sai dấu phân cách các trường thông tin; sai/nhập thiếu thông tin mô ta; sai, thiếu chỉ thi;

Nguyên nhán:

+ Trong công tác xử ly tài nguyên thông tin, Trung tâm áp dụng các chuẩn nghiệp vụ như quy tắc biên mục AACR2, khổ mẫu MARC21, các bảng phân loại và Bộ từ khóa Tuy nhiên, trước năm 2013, khi thư viện chưa có “Quy định nội bộ về việc áp dụng quy tắc biên mục AACR2, khổ mẫu MARC2I và các chuẩn nghiệp vụ”, công tác xử lý tài nguyên thông tin chưa được kiểm soát chặt chẽ, nhiều quy định chưa được hiểu và vận dụng thống nhất Bên cạnh đó, quy định nội bộ về xử lý tài nguyên thông tin, quy ước về chính tả, nhập liệu tại Trung tâm có sự thay đôi ở các giai đoạn khác nhau Năm 2013, Trung tâm đã biên soạn “Quy định nội bộ về việc áp dụng quy tắc biên mục AACR2, khổ mẫu MARC2I và các chuẩn nghiệp vụ” tại Trung tâm nhằm giúp cán bộ thư viện vận dụng thống nhất trong quá trình xử lý thông tin Quy định này được bé sung, chinh stra cac nam 2016, 2018, 2021, mỗi lần chỉnh sửa có thêm/bớt và thay đôi quy định nhập liệu ở một số trường dữ liệu cho phù hợp với thực tiễn Điều này dẫn đến quy tắc biên mục có sự thay đồi.

+ Về việc định từ khóa: Công cụ định từ khoá cho tài liệu chuyên ngành luật còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn Từ năm 2021 trở về trước, Trung tâm sử dụng Bộ Từ khóa của TVQG dé định từ khóa cho tài liệu Đây là bộ từ khóa dành cho các thư viện khoa học tong hợp, đa lĩnh vực nên rat ít thuật ngữ chuyên ngành luật trong khi vốn tài liệu luật của Trung tâm chiếm đến hơn 70% Do vậy, phần lớn các tài

liệu luật được định từ khóa tự do và nhập liệu ở trường 653 - từ khóa tự do Năm 2021,thư viện đã biên soạn Bộ từ khoá luật hoc làm công cụ định từ khoá cho các tai liệu

chuyên ngành luật Hiện nay, theo “Quy định nội bộ về việc áp dụng quy tắc biên mục AACR2, khổ mẫu MARC2I và các chuẩn nghiệp vụ” được sửa đôi 2021, định từ khóa sẽ được đưa về các trường tương ứng: 600 — từ khóa nhân vật, 650 — từ khóa chu đề,

651 — từ khóa dia lý va 653 — từ khóa tự do Thư viện sử dụng song song 3 Bộ Từ khoá

Luật học, Bộ Từ khoá Khoa học xã hội và nhân văn, Bộ Từ khoá của Thư viện Quốc gia và các từ điển để định từ khóa cho tài liệu Tuy nhiên, đối với tài liệu chuyên ngành luật sẽ ưu tiên sử dụng Bộ Từ khoá Luật học dé định từ khoá, tài liệu thuộc các

15

lĩnh vực khác sẽ ưu tiên sử dụng Bộ Từ khoá Khoa học xã hội và nhân văn Những từ

khóa không thuộc 2 bộ từ khóa này sẽ được lay trong bộ từ khóa của Thu viện Quốc gia và các loại từ điển.

+ Trong quá trình xử lý tài nguyên thông tin, có nhiều quy tắc, quy định chưa được hiểu và vận dụng thống nhất dẫn đến dữ liệu thư mục của thư viện chưa có sự nhất quán.

+ Cán bộ thư viện còn thiểu sự cần thận, tỉ mi trong quá trình biên mục tài liệu 3.2 Về xử lý nội dung tài liệu

+ Tóm tắt cho tài liệu: 1377/4000 biểu ghi thiếu bài tóm tắt (không bao gồm tài liệu ngoại văn, sách văn học và bài viết tạp chí), chiếm tỉ lệ 34,4%.

Nguyên nhán:

- Những tài liệu thiếu trường tóm tắt chủ yêu rơi vào giai đoạn trước năm 2013, khi thư viện chưa xây dựng “Quy định nội bộ về việc áp dụng quy tắc biên mục AACR2, khổ mẫu MARC2I và các chuẩn nghiệp vụ” Khi đó, việc xử lý tài nguyên thông tin còn chưa được kiểm soát chặt chẽ về quy trình nghiệp vụ Đồng thời, một số tài liệu theo quy định của thư viện sẽ không nhập trường tóm tắt đó là tài liệu ngoại văn, sách văn học và bài viết tạp chí.

3.3 Về công cụ hỗ trợ xử lý tài nguyên thông tin

Sự thiếu đồng nhất về công cụ hỗ trợ xử lý tài nguyên thông tin gồm: công cụ định từ khoá (bộ từ khoá) và công cụ xác định mã nước xuất bản (TCVN7217-1:2007)

+ Việc định từ khoá nhân vat (ở trường 600) và từ khoá địa danh (ở trường 651)

không đồng nhất Đối với từ khoá địa danh, sự không đồng nhất chủ yếu xảy ra đối với các từ khoá địa danh nước ngoài.

Ví dụ:

Loại từ khóa Quy định cũ Quy định mới

Từ khoá nhân vật H6 Chí Minh$d1890 — 1969 H6 Chi Minh Từ khoá địa danh Ôxtrâylia Australia

- Lỗi không đồng nhất kí hiệu mã nước xuất bản: 700/4000 biểu ghi xác định mã nước theo tiêu chuẩn TCVN7217-1:2007 (Ví dụ Việt Nam = VN; Mỹ = US), chiếm ti

lệ 17,5%.

Nguyên nhân:

16

- Trước năm 2021, Thư viện sử dụng Bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia dé định từ khoá cho tất cả các trường thông tin ở khối trường 6XX Tuy nhiên, khi thư viện sửa đổi “Quy định nội bộ về việc áp dụng quy tắc biên mục AACR2, khổ mẫu MARC2I va các chuẩn nghiệp vụ” năm 2021, việc sử dụng Bộ từ khoá được quy định như sau: Đối với tài liệu thuộc lĩnh vực Luật học: Áp dụng Bộ từ khoá Luật học, nếu thuật ngữ không có trong Bộ từ khoá Luật học, áp dụng Bộ từ khoá KHXH&NV, nếu

thuật ngữ không có trong Bộ từ khoá KHXH&NV, áp dung Bộ từ khoá cua Thư viện

Quốc gia và các từ điển luật học khác Đối với các tài liệu thuộc lĩnh vực khoa học xã hội khác: Áp dụng Bộ từ khoá KHXH&NV, nếu thuật ngữ không có trong Bộ từ khoá KHXH&NV, áp dụng Bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia Vì vậy, từ khoá nhân vật và từ khoá địa danh không có sự đồng nhất ở các giai đoạn khác nhau.

+ Về công cụ xác định mã nước xuất bản: Trước đây, thư viện sử dụng TCVN7217-1:2007 dé nhập thong tin mã nước Ví dụ Việt Nam = VN; My = US Hiện nay, thư viện đã thay tiêu chuẩn này bang bảng mã “MARC code list of countries” của Thư viện Quốc hội Mỹ (Ví dụ: Việt Nam = vm) Vì vậy, thông tin về mã nước ở trường 044 không có sự đồng nhất.

3.4 Về phần mềm nhập liệu:

Có 2751/4000 biểu ghi dit liệu chưa đồng nhất cần chỉnh sửa, chiếm tỉ lệ 68,7%,

tập trung vào 2 trường tin:

- Thông tin kí hiệu mã hóa tên tài liệu/tên tác giả được nhập ở trường 090$c: 1706/4000 biéu ghi, trong khi theo quy định hiện tại thì thông tin này được nhập vào trường 082$b (đối với tài liệu ngoại văn) hoặc 084$b (đối với tài liệu tiếng Việt).

- Thông tin giá tiền của tài liệu nhập ở trường 950: 1045/4000 biểu ghi Theo quy định hiện hành, thông tin này được nhập vào trường 020$c.

Nguyên nhán:

Do Trung tâm thay đổi phần mềm thư viện, dẫn đến các trường thông tin nhập liệu cũng có sự thay đôi Trước đây, thư viện sử dụng phần mềm Libol nên thông tin kí hiệu mã hóa tên tài liệu/tên tác giả được quy định nhập vào trường 090$c, giá tiền của của tài liệu nhập ở trường 950 Từ khi chuyên sang ứng dụng phần mềm Kipos, các thông tin này lần lượt được nhập vào các trường 084 (hoặc 082) và 020.

+ Không đồng nhất sử dụng ¡ và y; quy định thả dấu (đối với một số từ chứa vần

úy, Òa, Ủy, Oe, ỏa )

Nguyên nhân

- Cán bộ thư viện còn thiếu sự cần thận trong quá trình nhập liệu dẫn đến các biểu ghi thư mục còn sai lỗi chính tả.

- Từ năm 2021, thư viện có sự thay đổi quy tắc về tha dấu, quy định về sử dụng iy Điều đó dẫn đến các biểu ghi biên mục không có sự đồng nhất (Ví dụ công ty

-công ti, lý luận — lí luận, ma túy — ma tuý, tòa án — toà án).

III Đề xuất chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thư mục tại Trung tâm TTTV Trường

Đại học Luật Hà Nội

1 Nhận xét chung về thực trạng cơ sở dữ liệu thư mục 1.1 Diém mạnh

* Về mức độ bao quát nguén tin: Cơ sở dữ liệu thư mục đã phan ánh day đủ, chính xác số lượng và các loại hình tài liệu hiện có của Trung tâm Công tác xử lý tài

nguyên thông tin được Trung tâm thực hiện hàng ngày, CSDL được cập nhật thường

xuyên, kịp thời để phục vụ nhu cầu tra cứu và khai thác tài liệu của các đối tượng bạn đọc cũng như việc biên soạn các ấn pham thông tin như thư mục chuyên dé, Thông báo sách mới hàng tháng CSDL thư mục được tích hợp trên công thông tin của thư viện, tô chức thành từng bộ sưu tập riêng biệt như sách tham khảo, giáo trình, dé tài khoa

học, tài liệu hội thảo, luận án, luận văn, bài tạp chí Các bộ sưu tập này được phân

chia thành 2 dạng tài liệu số và tài liệu in với số lượng thống kê cụ thể cho từng loại, giúp ban đọc dé dàng lựa chon, tìm kiếm va sử dụng các dang tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình.

* Về chất lượng của dữ liệu

Chất lượng dir liệu thư mục của Trung tâm, đặc biệt trong 2 năm tro lại day đã có

nhiều tiến bộ và ngày càng hoàn thiện Các cán bộ làm công tác xử lý tài nguyên thông tin luôn tuân thủ nghiêm quy tắc mô tả AACR2, khổ mẫu nhập liệu MARC21 và quy định nội bộ về xử lý tài nguyên thông tin; sử dụng thống nhất các bộ từ khóa, bảng

phân loại mà Trung tâm đã lựa chọn áp dụng Bên cạnh đó, Trung tâm đã xây dựng

Quy trình ISO về xử lý tài nguyên thông tin đưa ra mục tiêu chất lượng về thời gian xử lý và chất lượng biểu ghi (đảm bảo chính xác đến 98%) Các thông tin mô tả về hình thức của tài liệu như: tác giả, nhan dé, nơi xuất bản, năm xuất bản, số trang, minh hoạ, và các đữ liệu về xử lý nội dung: ký hiệu phân loại, từ khoá, bài tóm tat, được mô tả đầy đủ, chính xác Việc kiểm tra chéo, hiệu đính biểu ghi được tăng cường đã phần nào hạn chế được sai sót trong quá trình xử lý tài nguyên thông tin Kết quả đánh

18

giá chất lượng công tác xử lý tài nguyên thông tin những năm gần đây của Trung tâm đều ở mức cao và đạt mục tiêu chất lượng đề ra.

* Về khả năng truy cập, tìm kiếm linh hoạt

Menu Tra cứu CSDL thư mục của phần mềm Kipos được tích hợp trên công

thông tin điện tử của Thư viện Tính năng tra cứu cho phép bạn đọc linh hoạt trong truy

cập và tìm kiếm tài liệu trong CSDL thư mục Ban đọc có thé tìm kiếm theo một dau hiệu của tài liệu như nhan đề, tác giả, năm xuất bản, từ khoá, hoặc kết hợp hai hay nhiều dấu hiệu tìm kiếm này với nhau băng việc xây dựng biểu thức tìm nâng cao với

sự hỗ trợ của các toán tử logic (AND, OR, NOT) Theo kết quả khảo sát năm 2022, tỉ lệ

bạn đọc đánh giá rất hài lòng và hài lòng về mục lục thư viện điện tử là 98.8% (tăng

1,8% so với năm 2021).

* Về phần mềm hỗ trợ

Phân hệ Biên mục trong Phần mềm Quản lý Thư viện KIPOS đã hỗ trợ đắc lực

công tác biên mục tài liệu tại Trung tâm Với giao diện Windows thân thiện, việc thêm

bớt các trường dữ liệu được thực hiện nhanh chóng, đồng thời có thể hiển thị theo nhiều kiểu khác nhau phù hợp với từng mức độ chuyên nghiệp của cán bộ thư viện Bên cạnh các form biên mục được thiết kế sẵn cho các các dạng tài liệu cơ bản như: sách, bài trích, luận văn — luận án, dé tài khoa học, tài liệu hội thảo , cán bộ thư viện hoàn toàn có thé dé dàng chỉnh sửa các form này hoặc xây dựng form biên mục mới phù hợp với nhu cầu sử dụng, hình thành các bộ sưu tập đặc trưng cho thư viện mình.

1.2 Điểm hạn chế

Bên cạnh những điểm mạnh kể trên, chất lượng dữ liệu thư mục của Trung tâm còn một số van đề tồn tai:

Thứ nhất, về quy tắc biên mục:

+ Còn nhiều biểu ghi sai hoặc thiếu chi thị.

+ Thiếu thông tin mô tả ở một số trường.

+ Xác định sai tiêu đề mô tả đối với tác giả cá nhân/nhan đề tài liệu, sai quy định khi mô tả tác giả bổ sung ở trường 700 đối với những tai liệu có người chủ biên hoặc

từ 4 tác giả trở lên.

+ Mã hóa tên tài liệu/tác giả đề tạo số định dạnh cho tài liệu chưa có sự đồng nhất.

Thứ hai, về xử lý nội dung tài liệu:

+ Từ khoá nhân vật là người nước ngoài, từ khoá địa danh cũng không đồng nhất Ví dụ: Ôxtrâylia — Australia, V.I.Lê Nin - V.I.Lênin - V.Lênin.

19

+ Toàn bộ 17.419 từ khóa của 4000 biểu ghi mà nhóm tác giả khảo sát đều được nhập ở trường 653 — Từ khóa tự đo, trong khi phần lớn các từ khóa này đều nằm trong các công cụ kiểm soát.

+ Nhiều biểu ghi còn thiếu bài tom tắt.

Thứ ba, về lỗi chính tả: biểu ghi thư mục vẫn còn nhiều lỗi sai chính tả, trong đó có lỗi do chủ quan của cán bộ thư viện chưa thực sự cân thận, tỉ mỉ trong quá trình nhập liệu và lỗi do thay đổi quy định về chính tả.

Nguyên nhân:

Quy định nội bộ về xử lý tài nguyên thông tin, quy ước về chính tả, nhập liệu tại Trung tâm có sự thay đổi qua các giai đoạn khác nhau, mỗi lần chỉnh sửa có thêm/bớt và thay đổi quy định nhập liệu ở một số trường dữ liệu dẫn đến dữ liệu thư mục của Trung tâm không đồng nhất.

Công cụ định từ khóa còn thiếu gây khó khăn trong việc định từ khóa các tai liệu thuộc chuyên ngành luật.

Việc chuyên đổi phần mềm thư viện cũng làm cho dé liệu thư mục của Trung tâm không có sự đồng nhất do mỗi phần mềm quy định nhập liệu khác nhau.

Cán bộ thư viện thiếu sự can thận, tỷ mỉ trong quá trình nhập liệu dẫn đến các biểu ghi thư mục còn nhiều lỗi cả về quy tắc biên mục và lỗi chính tả.

2 Xác định vấn đề, nội dung chỉnh sửa, danh mục biểu ghi cần chỉnh sửa 2.1 Các vấn đề và nội dung chỉnh sửa

* Về quy tắc mô tả và khổ mẫu biên mục

- Ra soát lại toàn bộ chỉ thi của các trường 041 (mã ngôn ngữ), 100 (tác giả cá

nhân), 110 (tác giả tập thể), 245 (Nhan đề và thông tin trách nhiệm), 650, 651, 655 (từ khóa) và 700 (tác giả bồ sung); bé sung chi thị (đối với những biểu ghi thiếu chỉ thị) và sửa chỉ thị cho chính xác (đối với những biểu ghi bi sai chỉ thi).

- Chỉnh sửa trường 044 (mã nước xuất bản) đối với tài liệu được xuất bản ở Việt Nam và các quốc gia khác theo quy định của Bảng mã một số quốc gia (MARC Code List for Languages của Thư viện Quốc hội Mỹ) Ví dụ: từ VN sửa thành vm.

- Rà soát lại việc lập tiêu đề mô tả cho tác giả cá nhân hoặc nhan đề tài liệu; việc mô ta tác giả b6 sung trường 700 (đối với tài liệu có từ 4 tác giả trở lên) cho đúng với quy tắc biên mục đang được áp dụng.

- Chuyển thông tin số định danh (trường 090) của tài liệu về trường tương ứng theo quy định nhập liệu của phần mềm Kipos Cụ thể: tài liệu tiếng Việt sẽ nhập ở trường 084, tài liệu ngoại văn sẽ đưa về trường 082 theo cấu trúc:

20

$aKý hiệu phân loại$bMã hóa nhan đề hoặc tác giả Năm XB.

Vi dụ: $34(V)41$bNG — H 2021, $a342.73$§bWAR 2004

- Bồ sung các trường còn thiếu thông tin mô tả như 925 (Vật mang tin), 926 (cấp

độ mật), 927 (dạng tài liệu).

- Chuyên thông tin ở trường 950 - giá tiền của tai liệu lên trường 020$c theo quy định nhập liệu của phần mềm Kipos.

* Về từ khóa

- Từ năm 2020 trở về trước, toàn bộ từ khóa của Trung tâm được nhập liệu ở trường 653 (từ khóa tự do) mặc dù phan lớn các từ khóa này đều có kiêm soát Hiện

nay, Trung tâm đã có đủ công cụ hỗ trợ việc định từ khóa, gồm: Bộ từ khóa Luật học

do Trung tâm biên soạn năm 2021, Bộ Từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam, Bộ

Từ khoá Khoa học xã hội và Nhân văn của Viện Thông tin Khoa học Xã hội Do đó,

Trung tâm cần phân loại toàn bộ từ khóa này đưa về các trường dữ liệu tương ứng, đồng thời bổ sung nguồn kiểm soát cho các từ khóa đó và chỉ thị tương ứng cho các trường Vi dụ:

SIT Trường 653 Chuyén về trường Nguồn kiểm soát

1 Luat Hinh sw 650 (chu dé) Bộ TK Luật hoc

2 Lịch sử 650 (chủ dé) Bộ TK KHXH&NV 3 Viét Nam 651(dia danh) Bo TK KHXH&NV 4 Giáo trình 655 (thể loại) Bộ TK KHXH&NV - Trong CSDL hiện dang tôn tại nhiều biểu ghi không thống nhất trong cách trình

bày từ khóa tên địa danh, tên nước, tên nhân vật là người nước ngoài Ví dụ:

+ Cam pu chia — Campuchia

+ Hoa Kỳ - Mỹ

+ Canađa — Canada

+ Úc — Ôxtrâylia - Australia

+ V.I.Lê Nin - V.I.Lênin - V.Lénin

+ Goóc ba chốp — Goócbachôp - Goócbachốp

Việc sử dụng nhiều cách thê hiện khác nhau đối với cùng một địa danh/nhân vật như vậy không đảm bảo tính nhất quán của CSDL, đồng thời ảnh hưởng rất nhiều đến

việc tìm kiêm thông tin, tài liệu của bạn đọc Do đó, Trung tâm cân tiên hành rà soát,

21

chỉnh sửa từ khóa địa danh, từ khóa nhân vật cho đồng nhất theo công cụ kiểm soát

được lựa chọn, ưu tiên sử dụng những thuật ngữ phổ biến, gần gũi với người sử dụng.

* VỀ tóm tắt

Bồ sung bài tóm tắt cho những tài liệu chưa được tóm tắt (trừ bài trích tạp chí, các tác phâm văn học và tài liệu nước ngoài không phải tóm tắt theo quy định của

Trung tâm).

* Về chính tả

+ Đối với những vấn đề chưa thống nhất do thay đổi quy định nội bộ:

Đề thực hiện chuẩn hoá về chính tả, Trung tâm cần rà soát toàn bộ dữ liệu thư mục, liệt kê chính xác các trường hợp cần chỉnh sửa liên quan đến cách trình bay dit liệu như 1, y; việc thả dấu cho các trường hop: oà, oá, 0a, 04, 0a; oè, Oé, OẺ, Oẽ, O; UY, uy, uy, uy, uy Trung tâm có thé đề xuất với công ty cung cấp phần mềm Kipos hỗ trợ kỹ thuật để thực hiện chuẩn hoá chính tả bằng cách thay thế dữ liệu theo quy ước đang áp dụng tại Trung tâm Việc thay thế này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ thư viện, tuy nhiên cần hết sức thận trọng dé tránh tình trạng việc thay thế sai làm ảnh hưởng tới dir liệu thư mục Một sỐ trường hợp về chính tả cần chuẩn hóa có thể ké

+ Đôi với các lôi sai chính ta của cán bộ thư viện trong quá trình nhập liệu:Trung tâm có thê tải toàn bộ dữ liệu thư mục, sử dụng phân mém ho trợ kiêm tra chínhtả đê xác định lôi sai, từ đó tiên hành chỉnh sửa các 161 mà phân mêm đã chỉ ra.

22

2.2 Danh mục các biểu ghi cần chỉnh sửa Danh mục được thé hiện chỉ tiết trong Phụ lục.

3 Cách thức, phương pháp, lộ trình chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thư mục và đề xuất hoàn thiện công cụ hỗ trợ chuẩn hóa.

3.1 Cách thức chuẩn hóa

Việc xây dựng hoặc đưa ra khuyến cáo áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, tiêu chuẩn

trong hoạt động thông tin thư viện nói chung và công tác xử lý tài nguyên thông tin nói

riêng là nhiệm vụ thuộc về các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyên, trực tiếp là Vụ Thư viện — Bộ Văn hóa Thể Thao và Du lịch Công việc của các thư viện là căn cứ vào quy mô của thư viện, số lượng, đặc điểm nguồn tài nguyên thông tin của đơn vị mình dé lựa chon các chuẩn nghiệp vụ và tiêu chuẩn phù hợp.

Trung tâm sẽ tiếp tục áp dụng các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động thông tin thư viện đã được khuyến cáo sử dụng bao gồm:

+ Biên mục mô tả: Khổ mẫu biên mục MARC21, quy tắc mô tả AACR2;

+ Phân loại tài liệu: Bảng phân loại DDC, bảng phân loại 19 lớp, bảng phân loạidành cho tài liệu Luật học.

+ Định từ khóa: Bộ từ khóa Luật học, Bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt

Nam; Bộ từ khoá của Viện Khoa học và Xã hội Việt Nam.

3.2 Cách thức triển khai

Đối với tài liệu biên mục mới: việc chuẩn hoá được thực hiện hàng ngày, ngay

trong quá trình xử lý tài nguyên thông tin Cán bộ làm công tác xử ly tài nguyên thông

tin cần nắm chắc các quy định về xử lý tài nguyên thông tin, hiểu và vận dụng đúng các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ, quy ước nội bộ của Trung tâm về chính tả để đảm bảo tính nhất quán của các biểu ghi thư mục Việc kiểm tra chéo giữa các thành viên trong tổ cần được thực hiện nghiêm túc; khâu hiệu đính và công bố biểu ghi cần được

giao cho một cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm xử

lý tài nguyên thông tin để kiểm soát tính thống nhất và chất lượng của cơ sở đữ liệu

thư mục.

Đối với những biểu ghi biên mục vào giai đoạn trước: Trung tâm cần thực

hiện các công việc sau:

Bước 1 Lập kế hoạch chuẩn hóa CSDL Bước 2 Xây dựng quy trình chuan hóa;

Bước 3 Khao sát, đối sánh CSDL thư mục với các tiêu chuẩn, chuẩn chuyên môn,

nghiệp vụ và yêu câu của phân mêm;

23

Bước 4 Chỉnh sửa CSDL nếu có sai sót; Bước 5 Kiểm tra việc chuẩn hóa;

Bước 6 Báo cáo kết quả chuẩn hóa, tổng hợp những nội dung cần chỉnh sửa và dé xuất biện pháp khắc phục cho việc chuẩn hóa việc nhập dit liệu mới.

Phương pháp: Đề chuân hóa CSDL thư mục, Trung tâm có thể thực hiện song

song 2 phương pháp:

+ Phương pháp thủ công: CBTV tiến hành rà soát, chỉnh sửa thủ công từng biểu

ghi đối với những lỗi sai mà phần mềm hoặc máy tính không can thiệp được Ví dụ chỉnh sửa các lỗi về chỉ thị, lập tiêu đề mô tả, từ khóa, làm tóm tắt

+ Phương pháp tự động.

Trung tâm có thé đề xuất với công ty cung cấp phần mềm Kipos hỗ trợ kỹ thuật dé thực hiện chuẩn hoá về chính tả đối với các trường hợp i, y, đồng nhất việc thả dau

cho các trường hợp: oà, oá, oả, oã, 0a; oè, 06, oẻ, oẽ, Oe; UY, UY, uỷ, UY, uy Trung tâm

cần rà soát toàn bộ đữ liệu thư mục, liệt kê chính xác các trường hợp cần chỉnh sửa, tránh tình trạng việc thay thé sai làm ảnh hưởng tới dit liệu của biéu ghi.

Sử dụng các trang web, phần mềm kiểm tra chính tả để xác định lỗi sai chính tả trong quá trình nhập liệu như: trang web VSpell là website đầu tiên kiểm tra chính tả tiếng Việt từ năm 1990; phần mềm VCatSpell, Tummo Spell, TinySpell

3.3 Lộ trình chuẩn hóa

Số lượng biểu ghi cần chỉnh sửa của giai đoạn này tương đối lớn Dé chuẩn hoá được CSDL cần nhiều thời gian và công sức của cán bộ thư viện Hiện tại, ngoài việc duy trì và làm tốt công tác phục vụ bạn đọc, cán bộ Trung tâm phải thực hiện rất nhiều công việc chuyên môn khác như số hoá tài liệu, rà soát học liệu, kiểm kê, thanh lý, tập huấn người dùng tin Do đó, việc chỉnh sửa biểu ghi chỉ có thé được tiến hành vào giai đoạn hè, tầm tháng 7, thang 8 hang năm Đây là giai đoạn sinh viên/học viên nghỉ hè, số lượng bạn đọc lên Thư viện giảm, cán bộ thư viện có nhiều thời gian để chỉnh sửa các biểu ghi thư mục Các cán bộ làm công tác phục vụ bạn đọc có thể tranh thủ thời gian vừa phục vụ, vừa tiễn hành chỉnh sửa biểu ghi trong ca trực Bên cạnh đó, Trung tâm có thể huy động thêm thành viên Câu lạc bộ Thư viện Trẻ hỗ trợ một số khâu trong hoạt động chuẩn hóa như rà soát lỗi chính tả; lọc, phân loại và tra nguồn của các từ khóa có kiêm soát

Hàng năm, Trung tâm đưa nội dung chuẩn hóa CSDL thư mục vào kế hoạch công tác năm, trong đó nêu rõ mục tiêu về số lượng và loại hình tài liệu sẽ tiến hành

chuan hóa dữ liệu thư mục trong năm đó, thời gian triên khai và phân công công việc

24

cụ thê cho từng cán bộ Theo nhóm tác giả, với khối lượng biểu ghi như vậy, công việc này dự kiến sẽ được hoàn thành trong khoảng 3 năm, từ 2023 đến 2025.

3.4 Một số đề xuất hoàn thiện công cu hỗ trợ chuẩn hóa CSDL

* Hoàn thiện Bộ từ khóa

Năm 2021, Trung tâm đã nghiên cứu, biên soạn Bộ từ khóa Luật học Qua khảo

sát dữ liệu từ khóa của 4000 biéu ghi cho thấy, vẫn còn rất nhiều từ khóa tự do, không năm trong các công cụ kiểm soát bao gồm cả từ khóa thuộc lĩnh vực luật và các lĩnh vực khoa học xã hội khác Tri thức của nhân loại ngày càng phat triển, sự xuất hiện thêm nhiều lĩnh vực, nhiều thuật ngữ mới trong các lĩnh vực nói chung và lĩnh vực luật nói riêng sẽ làm cho các công cụ này trở nên hạn hẹp, không đáp ứng được yêu cầu của công việc Do vậy, Trung tâm cần thường xuyên rà soát từ khóa tự do thuộc chuyên ngành Luật, bố sung, cập nhật các thuật ngữ mới vào Bộ từ khóa Luật học Trong quá trình định từ khóa cho các tài liệu mới, cán bộ thư viện cần lập danh mục các từ khóa chưa có trong Bộ từ khóa dé có phương án bổ sung kịp thời.

Bộ Từ khóa do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn từ năm 1997, được bồ sung, chỉnh lý 2 lần vào năm 2005 và năm 2012 Từ đó đến nay đã 10 năm trôi qua, nhiều thuật ngữ mới, lĩnh vực mới đã xuất hiện nhưng vẫn chưa được cập nhật Do đó, Thư viện Quốc gia cần có kế hoạch chỉnh sửa Bộ Từ khóa này, bé sung, cap nhat cac thuật ngữ mới dé đáp ứng yêu cầu của công tac xử lý tài nguyên thông tin, góp phan từng bước chuẩn hóa công đoạn định từ khóa của các thư viện.

* Hoàn thiện phan mềm

Thứ nhất: Bỗ sung tính năng từ điển

Qua thực tế công tác xử lý tài nguyên thông tin cho thấy, dữ liệu thư mục của Trung tâm còn chưa đảm bảo tính nhất quán Nguyên nhân của tình trạng này một phan là do quy định áp dụng trong công tác xử lý tài nguyên thông tin thay đổi theo từng giai đoạn, một phần là do chưa có công cụ hỗ trợ Năm 2016, Trung tâm được Nhà trường đầu tư trang bi phần mềm thư viện Kipos với các phân hệ bổ sung, biên mục, lưu thông , trong đó phân hệ Biên mục đã hỗ trợ tối da công tác xử lý tài nguyên thông tin tại Trung tâm Tuy nhiên, để kiểm soát tính nhất quán của các biểu ghi thư mục, cần xây dựng một hệ thống các từ điển tham chiếu chuẩn xác, đó có thé là từ điển tham chiếu nơi xuất bản, nhà xuất bản, khung phân loại, từ khóa có kiểm soát Hiện tại, phần mềm Kipos chưa hỗ trợ tính năng này Do đó, Trung tâm cần đề xuất với đơn vị cung cấp phần mềm sớm nghiên cứu, bồ sung thêm tinh năng từ điển đối với một số trường, trước tiên là trường từ khóa để đảm bảo tính thống nhất trong

quá trình định từ khóa tài liệu.

25

Thứ hai, hỗ trợ tìm kiếm linh hoạt

Qua khảo sát thực trạng CSDL thư mục cho thấy, giai đoạn trước khi có quy định

nội bộ về xử lý tài nguyên thông tin, quy ước về chính tả chưa được thực hiện đồng nhất nên van tồn tại song song nhiều kiểu đữ liệu như: tâm lý — tâm lí, công ty — công ti, qui định — quy định, cách tha dau úy - uy, òa - oà, de — oẻ Điều nay ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình tra cứu tài liệu của bạn đọc, kết quả tìm kiếm sẽ không được hiển thi đầy đủ nêu như ban đọc không thực hiện tìm kiếm theo cả 2 cách.

Thời điểm hiện tại, Trung tâm chưa thể thực hiện ngay việc chuẩn hóa toàn bộ hơn 60.000 biểu ghi, do đó dé khắc phục tinh trạng bat cập nêu trên, công ty cung cấp phần mềm cần nghiên cứu dé cho phép truy xuất dữ liệu một cách linh hoạt, dù bạn đọc tìm kiếm theo thuật ngữ nào, không phân biệt 1, y hoặc thả dấu theo cách nào cũng hiển thi đầy đủ kết quả tìm kiếm Có như vậy, kết quả tìm kiếm mới hiển thi đầy đủ và phan ánh thực chất vốn tài liệu hiện có tại thư viện.

* Xây dựng số tay nghiệp vụ xử lý tài nguyên thông tin

Xử lý tài nguyên thông tin là một công việc khó khăn, phức tạp, đòi hỏi cán bộ

làm công tác này phải có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ xử lý nói chung, về các chuẩn, công cụ hỗ trợ cũng như cách áp dụng chúng như thế nào Thêm vào đó, công việc này cũng đòi hỏi cán bộ xử lý phải có kinh nghiệm để xử lý tài nguyên thông tin chính xác, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ CSDL Với những yêu cầu như vậy, Trung tâm cần xây dựng số tay nghiệp vụ dùng cho cán bộ đang và sẽ làm công tác

này, được sử dụng như một công cụ hỗ trợ cho hoạt động xử lý tài nguyên thông tin.

Số tay nghiệp vụ sẽ tập hợp tài liệu hướng dẫn các công đoạn biên mục mô tả, phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt, Ngoài ra, số tay còn bao gồm các quy ước trong xử lý tài nguyên thông tin đã được bàn bạc, thống nhất; là nơi dé cán bộ xử lý ghi chép lại những kinh nghiệm, những trường hợp xử lý tài nguyên thông tin cụ thể, đặc biệt trong quá trình làm việc hàng ngày dé đến khi có cán bộ mới hoặc gặp lại trường hợp tương tự sẽ không lúng túng Việc thiết lập số tay nghiệp vụ sẽ có tác dụng:

- Giúp cho cán bộ thư viện chưa từng làm xử lý tài nguyên thông tin có thé nam được nghiệp vụ xử lý cũng như các chuẩn đang áp dụng, trang bị cho họ những kiến thức thực tế trong công tác xử lý tài nguyên thông tin tại Trung tâm.

- Cán bộ đang làm xử ly có một cam nang trong suốt quá trình làm việc, dam bao kiêm soát được tính thống nhất dữ liệu qua các lần xử lý khác nhau với cùng một tai liệu, đảm bảo chất lượng của công tác xử lý.

Yêu cầu đối với số tay nghiệp vụ này là phải thường xuyên được cập nhật những quy tắc, quy định cũng như những van dé phát sinh trong xử ly tài nguyên thông tin và

26

cách thức xử lý, vừa giúp kiểm soát tính thống nhất của đữ liệu, vừa hỗ trợ được cho cán bộ mới nắm bắt được công việc khi có sự thay đổi về nhân sự tham gia công tác

* Tăng cường hiệu đính kết quả xử lý tài nguyên thông tin

Hiện nay, công tác hiệu đính kết quả xử lý tài nguyên thông tin cũng đã được Thư viện quan tâm thực hiện Các tài liệu sau khi xử lý xong, các thành viên sẽ tiến hành kiểm tra chéo dé kịp thời phát hiện và chỉnh sửa các sai sót Do đó, dé đảm bao chất lượng kết quả xử lý tài nguyên thông tin, Thư viện cần tăng cường hơn nữa công tác hiệu đính kết quả xử lý, thường xuyên rà soát lại các biểu ghi đã cập nhật trong CSDL, chỉnh sửa hồi cố những sai sót trong quá trình xử lý tài nguyên thông tin Công việc này cần tiến hành thường xuyên và nghiêm túc, có sự đánh giá chính xác về thực trạng chất lượng xử lý tài nguyên thông tin, từ đó cán bộ xử lý có thê đưa ra đề xuất với Lãnh đạo đơn vị để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác này, tạo ra các sản phẩm thông tin

chất lượng, góp phần phục vụ tốt nhất nhu cầu của các đối tượng bạn đọc.

27

PHAN THU HAI

CAC BAO CAO CHUYEN DE

Chuyên đề 1: Những vấn đề lý luận chung về chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thư mục

CN Hà Thị Ngọc

1 Một số khái niệm, nguyên tắc xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục 1.1 Một số khái niệm liên quan đến chuẩn hoá cơ sở dữ liệu thư mục

* Cơ sở dữ liệu

Vào những năm 60 của thế kỷ XIX, khi máy tính được sử dụng tương đối rộng rãi, khái niệm CSDL bắt đầu được xuất hiện từ việc công ty IBM xây dựng cơ sở dữ liệu quy mô lớn đầu tiên thực hiện cho Cục Quản trị Hàng không và Không gian Quốc gia (NASA) của Mỹ dé hỗ trợ cho việc quản ly dự án Apollo dùng dé thám hiểm mặt

trăng Sau đó, CSDL được thương mai hoá với tên gọi IMS (Information Management

System) Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và internet, CSDL ngày càng lớn mạnh và ứng dụng vào nhiều lĩnh vực của đời sống.

Có nhiều khái niệm khác nhau về CSDL:

Theo Wikipedia, CSDL (Database) là một tập hợp các dữ liệu có tổ chức liên quan đến nhau, thường được lưu trữ và truy cập điện tử từ hệ thống máy tính Khi CSDL phức tạp hơn, chúng thường được phát triển băng cách sử dụng các kỹ thuật thiết kế và mô hình hóa chính thức[9].

Trong từ điển Oxford đưa ra khái niệm CSDL như sau: Là một tập hợp có cầu trúc của dữ liệu được lưu trong máy tính, theo một cách đặc biệt nào đó có thé được tiếp cận theo những cách khác nhau[ 10].

Trên trang công nghệ techtarget.com định nghĩa như sau: CSDL là một tập hợp các

thông tin được tổ chức dé nó có thé dé dàng được truy cập, quản lý và cập nhật [11] Từ các quan niệm trên có thê khái quát về CSDL như sau:

- CSDL là một tập hợp các đữ ligu/biéu ghi có cấu trúc.

- Được tô chức, quản lý theo một cơ chế thống nhất về nội dung hoặc hình thức - Lưu trữ và truy cập thông qua hệ thống máy tính.

CSDL được quản lý bởi một hệ quản trị CSDL Đó là một hệ thống các phần mềm, bao gồm các chương trình giúp người sử dụng quản lý và khai thác theo ba chức năng: mô tả dữ liệu; cập nhật dữ liệu và tìm kiếm dữ liệu.

Trong các thư viện hiện đại, việc tạo lập các CSDL không chỉ giúp thư viện quan

lý tốt nguồn TNTT mà còn giúp người sử dụng tra cứu, tìm kiếm, sử dụng một cách

nhanh chóng và thuận tiện.

Có nhiều cách phân loại CSDL dựa theo những dấu hiệu khác nhau Trong lĩnh vực thông tin thư viện, căn cứ theo bản chất của thông tin lưu giữ mà người ta phân

29

chia CSDL thành ba loại: CSDL thư mục, CSDL toàn văn, CSDL dữ kiện Hiện nay, dịch vụ cung cấp thông tin trong các CSDL rất phát triển Tùy thuộc vào yêu cầu của người sử dụng mà các cơ quan thông tin thư viện xây dựng và cung cấp các dạng

thông tin khác nhau như: thông tin thư mục, thông tin dữ kiện, thông tin toàn văn,

thông tin hỗn hợp và tương ứng với nó cơ quan thông tin thư viện phải xây dựng cho

mình CSDL thư mục, CSDL toàn văn, CSDL dữ kiện.

* CSDL thư mục là CSDL chứa các thông tin về bản thân tài liệu, đây là thông tin cấp hai, tức là các thông tin mô tả thư mục hay còn gọi là siêu đữ liệu (metadata) CSDL thư mục bao gồm các tra cứu về tài liệu gốc như tên nhan đề, tên tác giả, năm xuất bản, nhà xuất ban, va các thông tin chỉ dẫn giúp người sử dụng xác định được vi trí của tài liệu gốc trong thư viện.

CSDL thư mục là một trong những sản pham của hoạt động thông tin thư viện Tuy thuộc vào các dang tài liệu mà cơ quan thông tin thư viện có thé xây dựng CSDL thư mục khác nhau như: CSDL thư mục sách, CSDL thư mục bài viết tạp chí, CSDL

thư mục luận văn, luận án, Thông qua CSDL thư mục, cán bộ thư viện và người sử

dụng sẽ có được những hình dung ban đầu về TNTT mà không cần tiếp xúc trực tiếp

VỚI no.

Cấu trúc của CSDL thư mục: Cac dir liệu trong CSDL thư mục được tô chức theo một cấu trúc nhất định, gồm 4 cấp độ khác nhau từ thấp đến cao, từ đơn giản đến

phức tạp, cụ thé:

Trường (field) —> Biểu ghi (recod) —»Tép dữ liệu (file) —»CSDL thu mục Trường dữ liệu: Là cấp độ tô chức di liệu đơn giản nhất, phản ánh các thuộc tinh của đối tượng Mỗi trường đữ liệu trong hệ thống lưu trữ thông tin tự động hoá sẽ tương ứng với một yếu tổ mô tả trong hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống Trường dữ liệu được chia làm 2 loại, gồm: Trường khoá chính và Trường khoá phụ Trường khoá chính là trường quan trọng, có ý nghĩa xác định đối tượng Trường khoá phụ là trường phản ánh các tính đơn lẻ của đối tượng.

Biểu ghi: Là tập hợp các trường được tô chức có cau trúc Một biểu ghi gồm các trường dữ liệu phản ánh các đặc điểm, tính chất của TNTT như: trường nhan đề, trường tác giả, trường thông tin về địa chỉ xuất bản, trường tóm tắt,

Tệp dữ liệu: Day là cấp độ tô chức dữ liệu cao hơn cấp độ biểu ghi, mỗi tệp dữ liệu được cấu tạo bởi nhiều biểu ghi có cùng các đặc điểm, tinh chất về cau trúc và ngữ nghĩa Các biểu ghi có số lượng trường, tên trường và thứ tự các trường giống nhau dẫn đến ngữ nghĩa của các biéu ghi cũng giống nhau Mỗi tệp dit liệu phản ánh đầy đủ

đặc điểm, tính chất của một tập hợp đối tượng.

Có hai cách tổ chức tệp chính là: Tổ chức tệp chủ và tổ chức tệp đảo.

30

Tệp chủ quản trị dữ liệu theo nguyên lý từ đối tượng đến thuộc tính Đây là bộ phận không thé thiếu trong CSDL.Tép chủ được cầu tạo bang cach nhap lần lượt các biểu ghi vào bộ nhớ của máy tính Biểu ghi nào nhập trước sẽ được đứng trước, biểu ghi nhập sau sẽ đứng sau Mỗi biểu ghi nhập mới vào sẽ được máy tính tự động gán cho một số hiệu gọi là số hiệu biểu chi của tệp chủ (Master file number - MEN) Tổ chức biéu ghi theo tệp chủ có ưu điểm là việc bổ sung biểu ghi được thực hiện một cách dé dàng, nhưng hạn chế khi tìm TNTT theo một chủ dé thì máy tính phải tìm lần lượt trên tat cả các biểu ghi, do đó quá trình tìm kiếm sẽ khó khăn và mat nhiều thời gian.

Tệp đảoquản trị dữ liệu theo nguyên lý từ thuộc tinh tới đối tượng Việc xây

dựng tệp đảo giúp cho việc truy cập, tra cứu nhanh ở tệp chủ Tệp đảo được xây dựng

trên cơ sở tệp chủ, gan liền với tệp chủ và bổ trợ cho tệp chủ Ở trên tệp đảo chúng ta sẽ xây dựng các biểu ghi mà mỗi biểu ghi ứng với một trường dữ liệu(trường dữ liệu mà người sử dụng thường quan tâm) Ngoài đữ liệu mà chúng ta lẫy làm cơ sở xây dựng tệp đảo, còn có trường số liệu biểu ghi tệp chu Trường này chứa các số hiệu biéu ghi của tệp chủ có đề cập đến đữ liệu mà chúng ta lẫy làm cơ sở xây dựng tệp đảo Với một tệp chủ ta có thé xây dựng được nhiều tệp đảo dé giúp máy tinh tìm được TNTT nhanh theo các yếu tố đó Số lượng tệp đảo tối đa chỉ bằng số lượng các trường của biểu ghi tệp chủ.

CSDL thw mục: Đây là cấp độ tổ chức di liệu cao cấp hơn cấp độ tệp Mỗi CSDL thư mục được tạo thành bởi một hoặc một số tệp dữ liệu có liên quan đến nhau CSDL thư mục tương đương với một mục lục hoặc một hệ thống mục lục trong hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống Hệ thống CSDL thư mục được tạo lập và quản lý

bởi một hệ quan trị CSDL.

Xây dựng CSDL thư mục là quá trìnhhệ thống hóa các biểu ghi mô tả thư mục được lưu trữ đưới dạng điện tử với phần mềm và giao diện người dùng đề tìm kiếm và xử lý dữ liệu Như vậy, quá trình xây dựng CSDL thư mục gồm 2 công đoạn: xử lý TNTT (xử lý hình thức và xử lý nội dung) theo các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ nhất định và công đoạn nhập liệu vào khô mẫu đọc máy Tuỳ thuộc vào mỗi cơ quan thông tin thư viện mà có thé tiến hành song song hai công đoạn này hoặc sẽ tiến hành xử lý TNTT trước, kết quả của quá trình xử lý được viết trong phiếu xử lý (mỗi phiếu xử lý tương ứng với 01 biểu ghi thư mục) sau đó sẽ thực hiện bước nhập liệu vào khổ mẫu

đọc may.

* Chuẩn hoá CSDL thư mục

Trong bối cảnh toàn cầu hoá hiện nay, chuẩn hoá là yêu cầu đặt ra ở mọi lĩnh vực hoạt động, trong đó có hoạt động thông tin thư viện “Chuẩn hoá, theo nghĩa rộng là quá trình xây dựng, tiếp nhận và đưa chuẩn vào đời sống ”[7J Việc xây dung va áp

31

dụng các chuẩn, gồm: tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, chuẩn nghiệp vụ và văn bản pháp quy nhằm đảm bảo chất lượng và tạo ra sự thong nhất trong từng lĩnh vực hoạt

động Trong lĩnh vực thông tin thư viện, các quy định, quy ước đặt ra trong các khâu

hoạt động khác nhau được gọi chung là chuẩn nghiệp vụ.

Chuẩn hoá CSDL thư muc: là việc xây dung và áp dụng các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ và văn bản pháp quy trong quá trình xây dựng CSDL thư mục Các chuẩn được áp dụng từ khâu xử lý TNTT cho đến khâu nhập thông tin vào các trường dit liệu trong mỗi biểu ghi thư mục.

Căn cứ vào loại hình, tính chất, quy mô, đối tượng phục vụ mà mỗi thư viện hay

nhóm thư viện áp dụng một hay nhiều chuẩn khác nhau 1.2 Nguyên tắc xây dựng CSDL thư mục

- CSDL thư mục phải bao quát hết được toàn bộ nguồn TNTT có trong cơ quan

thông tin thư viện Cán bộ thực hiện việc xây dựng CSDL thư mục phải thường xuyên

kiểm tra, cập nhật hay loại bỏ nguồn TNTT dé đảm bao 100% TNTT có trong thư viện

được phản ánh trong CSDL thư mục.

- Thông nhất áp dụng các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ trong quá trình xây dựng CSDL thư mục Các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ được xây dựng nhằm đặt ra quy định cụ thé cho các thư viện trong quá trình xây dựng CSDL thư mục Các quy định này thé hiện băng việc áp dụng quy tắc biên mục, khung phân loại, bộ từ khoá, khô mau biên mục đọc máy giúp cho việc xây dựng CSDL thư mục mang tính thống nhất, chất lượng, người sử dung dé dàng tìm kiếm.

- CSDL cần phải có sự linh hoạt trong việc cập nhật và loại bỏ thông tin TNTT của cơ quan thông tin thư viện thay đổi theo thời gian, do đó đòi hỏi sự linh hoạt trong kết cau của CSDL thư mục Việc cập nhật, chỉnh sửa, loại bỏ phải được thực hiện dễ dàng, không làm ảnh hưởng tới cấu trúc của hệ thống, ngay khi chuyển đổi phần mềm hoặc phần cứng van dam bảo được tính linh hoạt và hiệu quả sử dụng của CSDL thư mục.

- Xây dựng CSDL thư mục phải đảm bao an ninh, an toàn thông tin Đảm bao an

ninh an toàn thông tin trong CDSL thư mục là thực sự cần thiết nhằm bảo vệ thông tin trong khỏi các truy cập, chỉnh sửa, đánh cắp hoặc sử dụng thông tin trái phép Do vậy, các cơ quan thông tin thư viện cần phải định kỳ sao lưu dự phòng các thông tin trong CSDL thư mục; cài đặt các phần mềm phòng, chống mã độc, diệt virút; các thiết bị kết nối mạng, thiết bị bảo mật quan trọng như tường lửa (firewall), thiết bị định tuyến (router), hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ, phải được đặt trong trung tâm dữ liệu/phòng máy chủ và phải được thiết lập cơ chế bảo vệ, theo đõi phát hiện xâm nhập và biện pháp kiểm soát truy nhập; cấp quyên truy cập thông tin cho cán bộ thực

32

- Đảm bảo sự kế thừa trong chuẩn hoá CSDL Khi chuẩn hoá CSDL thư mục, cán bộ thư viện không thể xóa bỏ những biểu ghi, trường đữ liệu hoặc các yếu tổ cũng mà cần kế thừa những thông tin phù hợp, đồng thời loại bỏ những thông tin không phù hợp với quy định, chuẩn chuyên môn nghiệp vụ.

2 Vai trò và các yếu to ảnh hưởng đến chuẩn hóa CSDL thư mục 2.1 Vai trò của việc chuẩn hóa CSDL thư mục

Chuân hoá CSDL thư mục là một trong những nội dung quan trọng của hoạt

động thông tin thư viện bởi nó đóng vai trò quan trọng không chỉ với cơ quan thông tin

thư viện mà còn cả đối với người sử dụng - Đối với co quan thông tin thư viện:

+ Chuan hoá CSDL thư mục giúp cán bộ thư viện quản lý, kiểm soát một cách chính xác, đầy đủ nguồn lực thông tin có trong thư viện CSDL được tạo lập một cách đồng bộ, theo những quy chuẩn nhất định sẽ thuận tiện cho việc trích xuất dữ liệu, thống kê, báo cáo.

+ Tạo ra sự tương thích về dữ liệu, các biểu ghi thư mục, giúp các thư viện có thể hợp tác với nhau trong việc chia sẻ nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài Đối

với các thư viện trong cùng hệ thống, việc chuân hoá CSDL thư mục sẽ tạo điều kiện

cho các thư viện có thể thực hiện trao đổi đữ liệu nhằm tiết kiệm công sức, thời gian trong quá trình tạo lập các biểu ghi thư mục.

- Đối với người sử dụng: Chuẩn hoá CSDL thư mục sẽ tao ra sản phẩm thông tin chất lượng, nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin cho người sử dụng Là cơ quan cung cấp các truy cập và đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng, việc tạo ra các sản phẩm thông tin chất lượng, phản ánh day đủ nguồn TNTT có trong thư viện sẽ giúp người sử dụng tìm kiếm, truy cập một cách dé dàng, nhanh chóng, day đủ và chính xác.

2.2 Các yếu tô ảnh hưởng đến chuẩn hoá CSDL thư mục 2.2.1 Tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ

Tiêu chuẩn là các tiêu chi do các hội nghệ nghiệp, cơ quan có thẩm quyên đánh giá, kiểm định, hoặc các cơ quan chỉnh phủ xây dựng nhằm do lường và đánh giá các dịch vụ thư viện, vốn tài liệu và các chương trình hoạt động[ 7].

Trong quá trình xây dựng CSDL thư mục, việc áp dụng các tiêu chuẩn sẽ góp phan đây nhanh tiến trình chuẩn hoá Các tiêu chuẩn quốc tế hay tiêu chuẩn quốc gia thường không mang tính bắt buộc mà chỉ khuyến cáo áp dụng Do đó, tiêu chuẩn là điều kiện cần để thực hiện việc chuẩn hoá.

Chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động thông tin thư viện bao gồm các tài liệu hướng dẫn, các công cụ được nghiên cứu, xây dựng mà các thư viện phải áp dụng khi tiễn hành các hoạt động chuyên môn nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vu dé đáp ứng tối

33

đa nhu cầu tin của người sử dụng Các công cụ được sử dụng bao gồm: Các quy tắc biên mục, khung phân loại, công cụ kiểm soát từ vựng (bộ tiêu đề chủ đề, bộ từ khoá,

từ điển), khổ mẫu biên mục Nếu không có các quy định, công cụ chuẩn, thống nhất áp

dụng thi không thé thực hiện được việc chuẩn hoá.

Tuy thuộc vào nguồn TNTT, đặc điểm của mỗi thư viện mà lựa chọn áp dụng chuẩn nghiệp vụ nào và phải thường xuyên cập nhật các chuẩn cho phù hợp với yêu cầu của thực tiễn.

2.2.2 Công tác xứ lý TNTT

Một trong những điểm cốt lõi ảnh hưởng đến chất lượng của CSDL thư mục chính là công tác xử lý TNTT, bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung Xử lý hình

thức TN TT được thực hiện với việc mô tả TNTT (hay còn gọi là mô tả thư mục, biênmục mô tả), đây là quá trình lựa chọn, rut ra những dữ liệu đặc trưng của TNTT: tác

giả, nhan đề, các thông tin về xuất bản, khổ cỡ của tài liệu, và những dữ liệu này được trình bày theo một quy tắc nhất định gọi là quy tắc mô tả Xử lý nội dung TNTT gồm các hoạt động: phân loại, định chủ đề, định từ khoá, tóm tắt tài liệu, Việc xử lý nội dung TNTT không chỉ yêu cầu về trình độ, kiến thức của người thực hiện mà cần phải có các công cụ sắn với từng khâu xử lý: khung phân loại, bộ tiêu đề chủ đề, bộ từ

Ngoài việc sử dụng thống nhất các công cụ thì phương thức xử lý TNTT cũng đóng vai trò quan trọng dé đảm bảo chất lượng của từng biểu ghi thư mục Hiện có 3 phương thức xử lý được các thư viện sử dụng là: tự xử lý, biên mục sao chép và xử lý

tập trung.

- Phương thức tự xử lý là phương thức xử lý tài liệu được thực hiện trong một

thư viện Phương thức này mang tính cục bộ nên dễ dẫn đến việc thiếu thống nhất trong hệ thống các thư viện, mắt nhiều thời gian, công sức cho cán bộ thư viện do phải lặp lại một nội dung công việc trong nhiều thư viện.

- Phương thức sao chép là phương thức xử lý mà các thư viện thực hiện dựa vào việc sử dụng các kết quả biên mục của một cơ quan thông tin thư viện hay trong xuất bản phẩm Với phương thức này sẽ giúp các thư viện tiết kiệm thời gian, công sức trong việc xử lý, đảm bảo tính thống nhất đối với các cơ quan thông tin thư viện trong cùng hệ thống Với những ưu điểm đó nên phương thức này hiện nay đang được áp dụng phổ biến trên thế giới.

- Phương thức xử lý tập trung là phương thức xử lý do một trung tâm biên mục,

hoặc do một cơ quan thông tin thư viện đứng đầu một hệ thống thực hiện Các thư viện khác sử dụng chung kết quả của trung tâm Ưu điểm của phương thức này là đữ liệu được xử lý một cách chuyên nghiệp, chuân xác và các thư viện sẽ tiêt kiệm được thời

34

gian, công sức trong quá trình xử lý Việc xử lý dữ liệu tập trung sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các thư viện chia sẻ nguồn lực thông tin.

Việc các thư viện lựa chon và tổ chức xử lý TNTT theo phương thức nào sẽ anh hưởng đến tốc độ và chất lượng của công tác xây dựng CSDL thư mục Trong 3 phương thức xử lý nêu trên có thể thấy rằng chỉ với việc áp dụng phương pháp xử lý tập trung thì sự chuẩn hoá CSDL thư mục mới được kiểm soát, không những thế còn tiết kiệm nhân lực và vật lực cho các cơ quan thông tin thư viện.

2.2.3 Con người

Yếu tô con người luôn đóng vai trò quan trọng và có tính chất quyết định trong bất kỳ hoạt động nào Đề đảm bảo chuẩn hoá trong việc xây dựng CSDL thư mục, cán bộ thư viện cần phải có trình độ và kỹ năng cần thiết, nắm rõ và sử dụng thành thạo các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ mà thư viện áp dụng Trình độ của người cán bộ được thể hiện ở khía cạnh: trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ và sự am hiểu đối với lĩnh vực mà thư viện phục vụ Ngoài ra, cán bộ thư viện cũng cần phải có năng lực trong lĩnh vực công nghệ thông tin, khả năng sử dụng thành thạo phần mềm thư viện,

có tư duy logic, sáng tạo trong công việc.

Sự cần than, chin chu cũng là một đức tính rất cần thiết của cán bộ thư viện trong việc xây dựng CSDL thư mục Sự chuẩn xác trong quá trình nhập liệu là một trong những tiêu chí phản ánh chất lượng của CSDL thư mục.

2.2.4 Kiểm soát chất lượng CSDL thw mục

Để đảm bảo chuẩn hoá không thé bỏ qua công tác kiểm soát chất lượng CSDL thư mục Nội dung của kiểm soát chính là xem xét, đánh giá việc áp dụng các quy chuẩn, nghiệp vụ, quy trình trong xây dựng CSDL thư mục Tuỳ thuộc vào mỗi cơ quan thông tin thư viện mà có các hình thức kiêm soát chất lượng CSDL thư mục như: xây dựng quy trình biên mục có sự phân công công việc cụ thể; thực hiện kiểm tra chéo trước khi công bố biểu ghi thư mục hoặc có thê tiễn hành kiểm tra đỉnh kỳ, kiểm tra đột xuất, Sau khi kiểm tra phải thông báo để kịp thời rút kinh nghiệm và có những điều chỉnh phù hợp.

2.2.4 Phần cứng, phầm mém

Phần cứng có thé hiểu là hệ thống các trụ sở, máy móc, trang thiết bị, các phương

tiện kỹ thuật, hệ thống máy tính, máy chủ, máy khách, các đường truyền, hệ thống

mạng Internet Hệ thống cơ sở vật chất, phần cứng hiện đại, đường truyền nhanh, băng thông rộng là một trong những yếu tố quan trọng day nhanh quá trình xây dựng CSDL thư mục; người sử dụng ngoài việc truy cập dé dàng, nhanh chóng thông qua các điểm truy cập còn có thể phản hồi, tương tác với các cơ quan thông tin về chất lượng của các sản phâm thông tin.

35

Phần mềm quản lý thư viện là một trong những công cụ hữu hiệu giúp quản lý và chuẩn hoá CSDL thư mục, dit liệu số, kiểm soát chất lượng biên mục các đữ liệu được nhập vào Trong các thư viện hiện đại, phần mềm đóng vai trò quan trọng bởi:

- Phần mềm thư viện có tính quản trị cao, giúp nhà quản ly nắm bắt được tông thé nguồn TNTT, từ đó dé xây dựng kế hoạch, chính sách phát triển thư viện

- Phần mềm thư viện có độ chính xác và chuẩn hoá cao bởi nó được xây dựng gắn liền với các chuẩn nghiệp vụ thư viện, dữ liệu được nhập vào đều được được sự

kiểm soát chặt chẽ của hệ thống.

- Tự động hoá các quy trình hoạt động của thư viện, giúp giảm thiểu các hoạt động trùng lặp, giảm thiểu công sức, thời gian cho cán bộ thư viện.

- Giúp tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác, phù hợp với yêu cầu bởi dữ liệu nhập vào phần mềm được thực hiện theo quy trình nhất định và có sự kiểm soát chặt chẽ của hệ thống.

- Lưu trữ thông tin: TNTT được tô chức, sắp xếp và lưu trữ khoa học, có sự kiểm soát - Tính tương tác: Khả năng tương tác giữa bạn đọc và hệ thống diễn ra một cách

nhanh chóng, linh hoạt và chính xác.

Tính ưu việt của phần mềm là một trong những yếu tô quan trọng quyết định đến chất lượng cũng như tính linh hoạt trong quá trình khai thác CSDL thư mục.

3 Nội dung, cách thức, phương pháp chuẩn hóa CSDL thư mục 3.1 Nội dung chuẩn hoá CSDL thư mục

CSDL thư mục là hạt nhân trong việc xây dựng và tô chức bộ máy tra cứu thông

tin hiện đại tại các cơ quan thông tin thư viện, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động

thông tin thư viện Do vậy, việc tạo ra CSDL thư mục có chất lượng là một trong

những yếu tố quyết định trực tiếp đến chất lượng hoạt động của thư viện Dé có một CSDL thư mục chất lượng thì việc chuẩn hoá quá trình xây dựng nó là điều bắt buộc phải thực hiện Theo đó, chuan hoá CSDL thư mục sẽ bao gồm các nội dung sau:

- Chuẩn hoá trong xử lý TNTT: + Chuẩn hoá theo quy tắc mô tả

Biên mục mô ta là một trong những hình thức của xử ly TNTT Biên mục mô tả

phải dựa trên quy tắc mô tả nhất định để đảm bảo sự đống nhất Tuỳ thuộc vào đối tượng người sử dụng, đặc điểm TNTT, cơ quan thông tin thư viện có thể tạo lập các vùng mô tả phù hợp (ngoài các vùng mô tả bắt buộc) nhưng khi mô tả TNTT phải đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin được mô tả.

+ Chuan hoá theo các công cụ hỗ trợ: Thư viện lựa chọn các công cụ hỗ trợ chuẩn hóa dé áp dụng trong xử lý tài nguyên thông tin, gồm khung phân loại, bộ tiêu

36