Báo cáo thực tập cơ sở ngành hệ thống quản lý siêu thị mini

Vì vậy điều cấp thiếthiện nay cho chúng ta là xây dựng nên một phần mềm quản lý siêu thị mini có thểquản lý tốt các sản phẩm, hàng hóa cũng như chi phí giá cả của các mặt hàng đó,quản lý

THỰC TẬP CƠ SỞ NGÀNH

HỆ THỐNG QUẢN LÝ SIÊU THỊ MINI

Giảng viên hướng dẫn: ThS Vũ Thị Tuyết Mai

Mã Lớp độc lập: IT6046.1 (20212IT6046003) Nhóm thực hiện: Nhóm 8 – KHMT1 – K15

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, việc ứng dụng những thành quả của khoa học công nghệ vào trongđời sống, trong công tác là hết sức thiết yếu bởi công nghệ thông tin đang pháttriển rất mạnh nên việc ứng dụng tin học vào quản lý và kinh doanh cũng ngàycàng được quan tâm hơn Việc này giúp cho con người tiết kiệm tối đa thời gian vàchi phí cho những công đoạn thủ công truyền thống giúp thay thế cho sức lao độngcủa con người Thời gian gần đây nhiều siêu thị mini nhỏ lẻ liên tục xuất hiện khácnơi, điều đó càng khiến cho nhu cầu mua sắm tăng cao tạo nên sự đa dạng của sảnphẩm, chất lượng của hàng hóa đến giá cả biến động theo Vì vậy điều cấp thiếthiện nay cho chúng ta là xây dựng nên một phần mềm quản lý siêu thị mini có thểquản lý tốt các sản phẩm, hàng hóa cũng như chi phí giá cả của các mặt hàng đó,quản lý chặt chẽ từng khâu xuất – nhập kho, doanh thu cũng như lợi nhuận củasiêu thị một cách thuận tiện, dễ dàng và chính xác nhất

Chính vì vậy, nhóm chúng em quyết định chọn đề tài Hệ thống quản lý siêuthị Mini này để tìm hiểu, khảo sát và nghiên cứu từ đó có được một cái nhìn toàndiện, kiến thức và sự hiểu biết về hệ thống đã và đang có hiện nay đồng thời tìm vàđưa ra những kỳ vọng tương lai giúp cho các sản phẩm hệ thống phát triển và cónhững hướng đi mới toàn diện hơn nữa

Cấu trúc bài báo cáo:

Bài báo cáo được xây dựng với 3 chương lớn nhằm tìm ra giải pháp trongviệc quản lý hệ thống bán hàng một cách chặt chẽ và logic hơn cho các cửa hàngsiêu thị mini nhỏ trong nước:

Chương 1 – Khảo sát và tìm hiểu yêu cầu hệ thống cửa hàng/ siêu thị Nội

dung của chương này chủ yếu là đi khảo sát nhu cầu người tiêu dùng, khảo sát nhucầu của nhân viên, quản lý Sau đó đưa ra các bài toán nghiệp vụ, cuối cùng là tìmhiểu các yêu cầu mà một hệ thống quản lý cần có để quản lý thông tin một cáchlogic, hiệu quả

Chương 2 – Thiết kế hệ thống quản lý siêu thị mini Ở chương này, cả nhóm

tập trung làm về phần thiết kế hệ thống Xác định các công cụ để có được một hệthống tham khảo, sau đó mô tả một chức năng của các công cụ có trong hệ thốngquản lý Tiếp theo là phân tích hệ thống theo hướng tổng quát bằng cách vẽ biểu đồUse Case rồi biểu diễn các quan hệ có trong biểu đồ theo hướng phát triển phầnmềm quản lý, từ đó thiết kế một giao diện phần mềm demo giúp người đọc dễ dàngnắm bắt được hướng phát triển cũng như xây dựng hệ thống quản lý một cách toàndiện hơn

Chương 3 – Tổng kết Chương này sẽ trình bày những ưu, nhược điểm mà

hệ thống quản lý mang lại , kèm theo đó là ý nghĩa của hệ thống đối với từngngười trong hệ thống

Chúng em rất mong nhận được những góp ý tích cực từ thầy cô và qua đây,

nhóm 8 cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã đưa môn học Thực tập cơ sở ngành vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Th.S Vũ Thị Tuyết Mai đã đồng hành cũng

như truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tậpvừa qua Trong thời gian tham gia tìm hiểu, nghiên cứu hệ thống quản lý siêu thịmini này, chúng em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, hiểu biết hơn vềmột hệ thống trong thực tiễn, nâng cao khả năng làm việc nhóm cùng tinh thần họctập hiệu quả, nghiêm túc hơn Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, làhành trang để các thành viên trong nhóm có thể vững bước sau này!

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

M唃⌀C L唃⌀C

CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU YÊU CẦU HỆ THỐNG CỬA

1.1 Khảo sát và thu thập thông tin 8 1.2 Mô tả bài toán nghiệp vụ 9

1.2.1 Bài toán quản lý hàng hóa – chất lượng hàng hóa 9

1.3 Những yêu cầu về tính năng trong hệ thống Quản lý 15

1.3.6 Yêu cầu về mục Quản lý thông tin khách hàng: 17

CHƯƠNG II THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ SIÊU THỊ MINI 19

2.1 Xác định công cụ quản lý hệ thống 19

2.2 Phân tích chi tiết hệ thống 20

2.3 Thiết kế giao diện người dùng 30

DANH M唃⌀C HÌNH ẢNH

Hình 1 1 Khảo sát trở ngại trong việc mua bán hàng hóa 8 Hình 1 2 Chức năng của phần mềm quản lý bán hàng 14

Hình 2 4 Giao diện đăng nhập dành cho nhân viên 31 Hình 2 5 Giao diện sử dụng trong phần mềm dành cho nhân viên 32 Hình 2 6 Giao diện sửa đổi/ cập nhật thông tin dành cho nhân viên 32

Hình 2 8 Giao diện sử dụng dành cho người quản lý 34

DANH M唃⌀C BẢNG BIỂU

Bảng 5 Mô tả chức năng "Cập nhật sản phẩm": 26

TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI THẢO LUẬN

Mục tiêu nghiên cứu:

- Mục tiêu chính: Tìm hiểu Hệ thống quản lý siêu thị.

- Cụ thể: Tìm hiểu thông tin về các sản phẩm, hàng hoá siêu thị, nghiên cứu thị

trường, các cửa hàng tiện lợi trong ngoài nước Khảo sát nhu cầu khách hàng vềmức độ hài lòng, đóng góp ý kiến và những mặt hàng cần thêm vào Từ đó xâydựng mô hình CSDL quản lý siêu thị mini dựa trên các phương pháp nghiêncứu khoa học

Kết quả mong muốn:

Xây dựng được một hệ thống quản lý việc mua bán hàng của siêu thị:

● Người quản lý nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị, cóthể thống kê được thực hiện hàng tháng, hàng quý, có khi đột xuất theoyêu cầu,…

● Thủ kho sẽ quản lý được lượng hàng trong kho theo mã số hàng hóa,kiểm kê hàng hóa trong kho

● Nhân viên sẽ tính tiền những mặt hàng mà khách cần, còn khách hàng làngười mua hàng ở siêu thị

Phạm vi nghiên cứu:

Phần mềm “Quản lý siêu thị mini” được xây dựng với mục đích để thực hiệncác yêu cầu quản lý hàng hóa, quản lý người mua, nơi hàng được nhập về, thanhtoán mua bán, thu chi ngân sách và lợi nhuận như thế nào, số lượng tồn kho xuất -nhập Đó là các vấn đề mà phần mềm khi hoàn thành có thể đáp ứng hết những nhucầu từ thông tin trên

Phương pháp nghiên cứu:

- Khảo sát nhu cầu người mua và tìm hiểu bài toán quản lý hàng hóa tại một cửa hàng siêu thị mini, thu thập số liệu thống kê

- Mô tả yêu cầu, chức năng dựa trên bài toán

- Phân tích thiết kế hệ thống mô hình cơ sở dữ liệu, phân tích bài toán và tổng hợp gợi ý

CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU YÊU CẦU HỆ THỐNG

Công nghệ mới ngày càng tân tiến nên việc phát triển phần mềm quản lý giảmthiểu công sức, thời gian của con người là điều vô cùng cần thiết Để hiểu rõ vấn

đề này, chúng tôi đã làm khảo sát với khoảng tầm hơn 20 nhân viên/ quản lý/khách hàng của cửa hàng nhằm tham khảo ý kiến về việc mua bán, quản lý tiêudùng và các mặt hàng ở cửa hàng trong những năm gần đây

Kết quả khảo sát:

Theo khảo sát nhu cầu người dùng thì có khoảng 62,8% khách hàng/ nhânviên gặp trở ngại trong lúc mua/bán hàng, nguyên nhân là vì các sản phẩm ở cửahàng không được đa dạng lắm; cửa hàng ít hỗ trợ mã khuyến mãi với khách hàngtiềm năng; hay lý do dán nhầm mã vạch các sản phẩm với nhau; kiểm kê khôngchính xác; việc sắp xếp lên kệ còn hơi lộn xộn; hay khách cố tình bóc tem dán trênbao bì;…

Hình 1 1 Khảo sát trở ngại trong việc mua bán hàng hóa

Vì thế nên để khắc phục được tình trạng này, siêu thị/ cửa hàng phải tìm raphương pháp xây dựng, quản lý nội bộ một các trình tự, khoa học tránh thất thoát,hạn chế hàng tồn kho chính là bài toán đặt ra của các cửa hàng, siêu thị mini vừa

và nhỏ trong những năm gần đây

Hằng năm, thì quản lý siêu thị thường sẽ kiểm tra các mặt hàng hiện có ở siêuthị để có thể bổ sung thêm mặt hàng mới hay giảm bớt đi mặt hàng không cònđược sử dụng nhiều nữa, để có thể biết được chính xác mặt hàng người quản lýphải dựa vào nhóm hàng của sản phẩm mình đăng nhập Sau khi đã hoàn tất quátrình thay đổi hàng hóa, thì quản lý siêu thị giao cho nhân viên nhập hàng thườngxuyên kiểm tra những đối tác làm ăn trong nhiều năm còn hoạt động nữa không,nếu không thay vì tiếp tục giữ mối làm ăn đó thì người quản lý siêu thị sẽ đi tìmđối tác nhà cung cấp mới cho mình Khi muốn nhập một sản phẩm nào đó về,người nhập hàng cần kiểm tra thông tin từ những loại hoàng hóa, sản phẩm đó, khi

đã nhập xong hàng hóa người nhập cần xuất phiếu chi cho bên bán kèm theo danhsách các mặt hàng đã nhập để làm báo cáo rõ ràng về nguồn chi ra của siêu thị,cuốn năm thì quản lý siêu thị có nhiệm vụ tổng kết số lượng hàng hóa đã nhập làbao nhiêu, số tiền chi là bao nhiêu Mỗi ngày nhân viên bán hàng có nhiệm vụ bánhàng, xuất hóa đơn cho khác dựa trên những thông tin mà khách hàng đã cung cấp,

có đa số khách hàng mua hàng thường xuyên nên việc quản lý nhập liệu bán hàngcũng tiện lợi hơn Mỗi một đơn bán hàng nhân viên điều phải xuất hóa đơn bánhàng cho khách Cuối kỳ hoặc cuối năm người quản lý siêu thị tiến hành tổng hợp

số lượng mặt hàng bán ra để tổng kết doanh thu ở thời điểm đó bán ra sao, bán

được những loại mặt hàng nào Thường xuyên kiểm tra kho để xem trong kho cònnhiều hàng hay ít, nếu ít hoặc hết hàng thì nhân viên báo quản lý để tiến hàng nhập

số lượng hàng mới để kịp thời có đủ số hàng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của mọikhách hàng

1.2 Mô tả bài toán nghiệp vụ

1.2.1 Bài toán quản lý hàng hóa – chất lượng hàng hóa

a) Sự ra đời của Quản lý thông tin sản phẩm:

Quản lý thông tin sản phẩm giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát đượccác mặt hàng buôn bán của cửa hàng Để làm được điều đó, người quản lý cần phảiđăng nhập vào hệ thống quản lý để tìm kiếm sản phẩm theo tên, giá, số lượng tồn,

… Với những sản phẩm cần thay đổi thông tin, Admin chỉ cần click vào biểu tượngthay đổi bên cạnh mỗi sản phẩm để thay đổi thông tin sản phẩm

Khi người tiêu dùng đến mua hàng, họ có thể tra cứu trước trên app/website của cửa hàng hoặc là có thể tìm trực tiếp về thông tin mặt hàng tại cửahàng để biết trước được sản phẩm này có còn ở cửa hàng này hay không Từ việcquản lý này, chủ doanh nghiệp có thể đưa ra được những quyết sách phù hợp vớithị trường

+ Đơn giá vốn: Xác định đơn giá nguyên gốc của sản phẩm từ kho

+ Đơn giá xuất: Giá bán ra

+ Doanh số: Tổng giá thành

- Số lượng bán:

+ Từ thông tin hàng hóa có thể xác định được các loại mặt hàng, thông tinmặt hàng khách muốn mua

+ Xác định được lợi nhuận thu được từ mỗi đơn hàng bán ra

+ Nhân viên quản lý được các mặt hàng, biết được các mặt hàng khách hànghay mua

1.2.2 Bài toán Quản lý nhập xuất hàng hóa

a) Sự ra đời của Quản lý nhập – xuất hàng hóa:

Hệ thống quản lý không cần yêu cầu đòi hỏi cấu hình máy tính cao để có thểhoạt động, quan trọng hơn, hệ thống quản lý xuất nhập hàng hóa có tính chính xác

an toàn và bảo mật cao Quản lý nhập cho phép nắm bắt được lượng sản phẩm vàocủa hàng với nhiều mẫu mã với giá cả và các yêu cầu cơ bản khác nhau, được quản

lý từ khâu sản xuất vận hàng đến các đại lý và các cửa hàng trên thị trường

Quy trình nhập xuất hàng hóa được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm bởinếu một khâu nào đó trong quy trình bị hỏng hoặc sai sót thì rất có thể lợi nhuậncũng như là tình trạng hàng hóa sẽ bị chênh lệch hơn so với thực tế về sổ sách,kiểm kê, thông tin hàng,…

b) Lợi ích của quy trình xuất – nhập kho hàng hóa:

o Giúp việc lưu trữ hàng hóa được chặt chẽ, tăng cường độ an toàn, an ninh

o Các hoạt động nhập xuất hàng trong kho được diễn ra xuyên suốt, trơn tru

o Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong hoạt động giao nhận hàng hóa

o Người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình xuất nhập kho, chất lượng và

số lượng hàng hóa một cách nhanh chóng, chính xác

o Với các công việc được phân công đều và rõ ràng cho từng nhân viên, từng

bộ phận Nhân sự kho sẽ làm việc có trách nhiệm hơn, năng suất hơn

o Nhờ quy trình xuất nhập kho mẫu, nhân viên chỉ cần làm theo chặt chẽ thì sẽrút ngắn thời gian, công sức Mà đổi lại vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ.

o Hạn chế tối đa các sơ sót trong quá trình xuất nhập và lưu trữ Nếu có, sẽ kịpthời phát hiện để điều chỉnh, khắc phục

o Tăng cường độ an toàn cho hàng hóa, nguyên vật liệu đang lưu trữ trongkho

c) Chi tiết quy trình nhập kho hàng hóa:

Bước 1: Lập mẫu yêu cầu nhập kho

Nhân viên sẽ phụ trách nhập kho, sau đó, chuyển cho kế toán để thôngbáo về thời gian nhập, loại hàng và số lượng cụ thể sẽ nhập

Bước 2: Lập phiếu nhập kho

Bộ phận kế toán khi nhận được phiếu yêu cầu, sẽ tiến hành lập phiếunhập kho Phiếu thành sẽ được lập thành nhiều liên cho nhiều bộ phận giám sát

Bước 3: Kiểm tra trước khi nhập kho

Khi đã có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng (nhân viên nhập kho) sẽchuyển hàng hóa cho nhân sự kho (thường là thủ kho) Hai bên sẽ tiến hànhkiểm đếm số lượng, chất lượng trước khi cho nhập kho Nếu phát hiện dư hoặcthiếu, hoặc sản phẩm bị lỗi sẽ lập tức lập biên bản và báo lại với quản lý cấptrên

Bước 4: Tiến hành nhập kho

Nếu không có bất thường gì, đủ lượng và hàng hóa đủ tiêu chuẩn nhậpkho, thủ kho và người nhập kho sẽ ký nhận trên phiếu nhập kho

Bước 5: Cập nhật thông tin

Bộ phận kế toán sẽ cập nhật thông tin về số lượng hàng hóa vào cơ sở dữliệu phục vụ cho hoạt động kiểm kê và xử lý “bài toán” hàng hóa nhập kho

d) Quy trình quản lý xuất kho hàng hóa:

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Bước 2: Kiểm tra tình trạng hàng tồn của kho:

Nếu còn hàng thì tiến hành lập phiếu xuất kho Nếu hết hàng hoặc không

đủ số lượng yêu cầu, thì báo lại với với đơn vị đề xuất

Bước 3: Lập phiếu xuất kho:

Nếu hàng hóa đủ tiêu chuẩn, số lượng xuất hàng, phiếu xuất kho sẽ đượcchuyển cho kế toán Kế toán sẽ làm phiếu xuất kho và chuyển lên thủ kho Bước 4: Xuất kho

Bước 5: Cập nhật thông tin:

Bộ phận thủ kho có nhiệm vụ ghi lại thẻ kho, nhận lại giấy yêu cầu xuấtkho từ đơn vị đề xuất và chuyển cho kế toán Kế toán có trách nhiệm ghi vào

sổ kho và cập nhật thông tin hàng xuất vào hệ thống dữ liệu kho

1.2.3 Bài toán quản lý bán hàng

a) Khái niệm Quản lý bán hàng:

Quản lý bán hàng được định nghĩa là hoạt động quản lý của cá nhân haymột nhóm người thuộc lĩnh vực bán hàng hoặc những người hỗ trợ trực tiếpcho lực lượng bán hàng nhằm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặcdịch vụ của doanh nghiệp dựa trên cơ sở chiến lược kinh doanh, nguồn lựccủa doanh nghiệp và môi trường có liên quan

Việc quản lý bán hàng cũng nhằm tối ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch

vụ với chi phí hợp lý, đạt hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu marketingcủa cửa hàng/ công ty về ngân sách ngắn hạn cũng như dài hạn

b) Chức năng của hệ thống Quản lý bán hàng:

- Chức năng quản lý đơn hàng: giúp cho việc bán hàng và quản lý đơn hàng

hiệu quả hơn

- Chức năng quản lý kho hàng: Giúp người kinh doanh quản lý tốt số lượng

hàng hóa trong kho, góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, tránh thấtthoát số lượng sản phẩm không đáng có

- Chức năng báo cáo: Phần mềm quản lý bán hàng cần được thiết kế với chức

năng hỗ trợ xuất báo cáo tự động một cách chính xác nhằm giúp người kinh

doanh quản lý được cả cửa hàng cũng như ghi chép được các mặt hàng buônbán

- Quản lý tài chính: Hỗ trợ hữu ích người kinh doanh về vấn đề tài chính kế

toán, quản lý được tiền mặt, tiền công nợ khách hàng, tiền hàng, tiền thuế,tiền thuê mặt hàng, và các khoản thu chi khác trong kinh doanh

- Quản lý khách hàng: thông tin khách hàng được phần mềm lưu trữ lại để

người bán dễ dàng nhận biết khách hàng cũ, khách mới để có chương trìnhgiảm giá và tri ân khách hàng hợp lý

Hình 1 2 Chức năng của phần mềm quản lý bán hàng

c) Mô hình kinh doanh quản lý bán hàng ở các siêu thị lớn nhỏ:

Với nhu cầu mua sắm ngày càng tăng từ người tiêu dùng, siêu thị ngày một trở nên phổ biến, đặc biệt trong thời gian dịch bệnh Như vậy, nhu cầu mở rộng các siêu thị cũng tăng nhanh đòi hỏi công tác quản lý hiệu quả hơn

Các hệ thống quản lý ra đời đáp ứng các nhu cầu sau:

● Thống kê theo yêu cầu

● Quản lý kho hàng, kiểm kê hàng hóa

● Lập hóa đơn, kiểm kê hóa đơn.

● Nhập thông tin khách hàng thân thiết, và các hình thức khuyến mãi đi kèm

● Xuất báo cáo doanh thu hàng ngày

Các phần mềm hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thị giúp họ tiết kiệm thời gian vận hành, giúp quản lý số liệu chính xác đồng thời cung cấp các báo cáo nhanh chóng kịp thời

1.3 Những yêu cầu về tính năng trong hệ thống Quản lý

1.3.1 Yêu cầu về mục Quản lý xuất hàng hóa:

- Màn hình bán hàng trực quan, dễ sử dụng, kết hợp phím tắt giúp nhân viênbán hàng thao tác nhanh chóng

- Hỗ trợ bán hàng bằng cách quét mã vạch tra thông tin giá cả hàng hóa

- Cho phép tìm kiếm nhanh hàng hóa ngay trên màn hình bán hàng

- Xem nhanh hàng tồn kho

- Tự động tính chiết khấu - khuyến mãi cho khách hàng

- Nhận diện khách hàng và tự động áp dụng mức giá ưu đãi cho khách hàng

- Cho phép thanh toán bằng nhiều đơn vị tiền tệ

- Cho phép thanh toán bằng nhiều hình thức thanh toán: Visa, Master,

Voucher, thẻ khách hàng,

- Cho phép lưu tạm phiếu để tạo phiếu bán hàng cho khách hàng khác

1.3.2 Yêu cầu về mục Quản lý nhập hàng:

Hệ thống sẽ quản lý việc thực hiện quá trình nhập vào kho hàng hóa, liên hệ với nhà cung cấp và xử lý tạo các hợp đồng nhập hàng, quản lý giá gốc hàng hóa phần mềm tự tạo phiếu nhập kho với các thông tin chi tiết như ngày nhập, tên các sản phẩm, giá hàng hóa, tên nhà cung cấp, cho phép ghi chép, thống kê thông tin hàng hóa nhập về, …

Việc sử dụng phần mềm trở nên đơn giản mặc dù bạn không có kiến thức về máy tính cũng có thể sử dụng nó thành thạo

1.3.3 Yêu cầu về mục Giao hàng:

- Cho phép giao sau một phần hoặc toàn bộ đơn hàng

- Phân bổ nhân viên giao hàng, ghi nhận thời gian giao hàng, số tiền cần thu sau giao hàng

- Hỗ trợ nhân viên kho soạn hàng cần giao cho khách

- Cập nhật trạng thái hoàn thành cho các đơn hàng đã giao

- Báo cáo thống kê hàng chưa giao

- Báo cáo chi tiết/tổng hợp giao hàng theo nhân viên

1.3.4 Yêu cầu về mục Quản lý nhân viên:

Nhân viên có thẻ nhân viên để quét mã gần máy quét hoặc truy cập hệ thống

để điểm danh Hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ mã vạch của nhân viên

Cho phép hệ thống quản lý chặt chẽ được các thông tin của nhân viên bao

gồm: Mã nhân viên, Họ tên nhân viên, Số điện thoại liên lạc, Địa chỉ nhân viên, Vị

trí chức vụ của nhân viên, Ca làm, Chấm công,…

Từ đó giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được thông tin của các nhân viên

để dễ dàng xử lý khi xảy ra vấn đề vì sẽ biết được nhân viên nào phụ trách ca làmhôm đó Điều này giúp mang lại cho chủ doanh nghiệp một bức tranh tổng quáthơn về đội ngũ nhân sự của cửa hàng/ công ty

1.3.5 Yêu cầu về mục Quản lý kho:

- Cho phép nhập kết quả kiểm kho từ file Excel

- Cho phép nhân viên có thể quản lý một hoặc nhiều kho hàng

- Thống kê số lượng hàng tồn theo kho

- Thống kê hàng tồn theo mã hàng

- Thống kê hàng tồn theo nhà cung cấp:

Từ đó hệ thống có thể đưa ra cảnh báo loại hàng tồn kho nhỏ nhất, tồn kho lớnnhất Nếu vẫn còn hàng thì tiếp tục bán tiếp cho kỳ sau, nếu số lượng còn quá íthay đã hết hàng nhân viên bán hàng báo với ban quản lý siêu thị để thực hiện quátrình nhập hàng mới vào kho

- Quản lý các loại nhập, xuất khác (nhập hàng luân chuyển, xuất hủy hàng,xuất hàng tặng, )

- Quản lý chuyển kho (chuyển hàng từ kho đến kho)

- Kết nối với thiết bị kiểm kho: Cho phép kiểm kho bằng mã vạch

1.3.6 Yêu cầu về mục Quản lý thông tin khách hàng:

- Lưu trữ thông tin khách hàng: họ tên, điện thoại, địa chỉ,…

- Tích điểm cho khách hàng: Thêm vào nhiều ưu đãi cho khách hàng quenthuộc của cửa hàng, từ đó thiết lập được ưu đãi đặc quyền cho từng nhómkhách hàng

- Cho phép người dùng tự thiết lập hệ số quy đổi điểm

- Bảo mật tuyệt đối thông tin của khách hàng được lưu trữ

1.3.7 Yêu cầu về mục Quản lý thống kê bán hàng:

a) Quản lý thu, chi công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp:

- Công nợ chi tiết theo phiếu, tuổi nợ

- Công nợ chi tiết, tổng hợp nhà cung cấp

- Công nợ chi tiết, tổng hợp khách hàng

- Thu chi mua bán hàng

b) Quản lý các khoản thu chi khác:

- Chi tiền lương nhân viên: nhân viên sẽ nhận được tiền lương cứng vànhững khoảng thưởng ngoài như ngày lễ, làm thêm, làm việc chăm chỉ…

- Chi tiền tạm ứng: khoản tiền do doanh nghiệp đưa cho người nhận tạmứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh

- Chi văn phòng phẩm: giấy, bút viết, bút tẩy, phong bì thư, băng dính,ghim, kẹp…

c) Báo cáo chi tiết các khoản thu:

- Chứng từ: Số thứ tự, ngày , tháng,…

- Giao dịch: Họ và tên người thực hiện, nội dung giao dịch

- Tài khoản phát sinh: Thu, nội dung, số tiền, ghi chú

- Số dư cuối ngày

d) Báo cáo chi tiết các khoản chi:

- Chứng từ: Số thứ tự, ngày tháng

- Giao dịch : Họ và tên người thực hiện, nội dung giao dịch

- Tài khoản phát sinh : Chi, nội dung, số tiền, ghi chú

Hình 1 3 Yêu cầu của một phần mềm quản lý

CHƯƠNG II THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ SIÊU THỊ MINI

+ Vi xử lý nhanh để giải quyết thông tin cần truy xuất 1 cách nhanh chóng

- Máy cá nhân (client):

+ Bộ nhớ vừa đủ+ Ram vừa đủ+ Vi xử lý đủ để truy xuất thông tin cần thiết

- Hệ thống các máy tính được kết nối với nhau qua mạng LAN, WLAN

- Giao diện tới người dùng dễ dàng sử dụng , dễ tiếp cận

- Môi trường truyền:

o Truyền có dây : qua hệ thống các đường dây dẫn mạng

o Truyền ko dây : sử dụng bằng sóng , có các loại như : wifi, 3G,4G, 5G

o Hệ điều hành mạng : UNIX, Windows 98, Windows NT,…, NovellNetware,…

2.1.4 Đối với nguồn nhân lực sử dụng:

- Người quản lý hệ thống

- Người bán hàng