Quản trị học đại cương đề tài thuyết quản lý hành chính

Để điều hành một doanh nghiệp hoặc tổ chức một cách có hiệuquả thì đòi hỏi phải có phương pháp đúng đắn và phù hợp: một nguồn lực dồi dào, có trìnhđộ khoa học kĩ thuật và chuyên môn cao

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

  

 TIỂU LUẬN

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌC ĐẠI CƯƠNG

Giảng viên hướng dẫn: Th.S Trần Bá Hùng

Nhóm thực hiện: Nhóm 5

Lớp: Lưu trữ học K21

MỤC LỤC

DANH SÁCH NHÓM 2

LỜI MỞ ĐẦU 3

PHẦN NỘI DUNG 3

I HOÀN CẢNH RA ĐỜI 3

II CÁC ĐẠI DIỆN TIÊU BIỂU 3

1 Henry Fayol (1841 -1925) 4

2 Maximilian Karl Emil Weber (1864 - 1920) 5

3 Chester Barnard (1886 - 1961) 6

III NỘI DUNG 6

1 Quan niệm và cách tiếp cận 6

2 14 nguyên tắc quản lý hành chính 9

IV ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM 11

1 Ưu điểm 11

2 Nhược điểm 12

V VẬN DỤNG 13

1 Ứng dụng vào hoạt động quản trị 13

2 Để vận dụng tốt lý thuyết này nào quản trị hiện nay 14

3 Kết luận 14

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

DANH SÁCH NHÓM

NHÓM 5

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển trong mọi lĩnh vực, nền công nghiệp thế giới đã bước lên một tầm cao mới, kéo theo đó là sự xuất hiện của rất nhiều doanh nghiệp (nhà nước hoặc tư nhân) hay tổ chức xã hội Để điều hành một doanh nghiệp hoặc tổ chức một cách có hiệu quả thì đòi hỏi phải có phương pháp đúng đắn và phù hợp: một nguồn lực dồi dào, có trình

độ khoa học kĩ thuật và chuyên môn cao cùng với phẩm chất nhân cách “chuẩn” trong thời đại mới, đặt biệt là phương pháp tổ chức, quản lí Vì vậy, thuyết quản trị đã ra đời để đáp ứng nhu cầu ấy

Theo Giáo Sư Vũ Thế Phú: “Quản trị là một tiến trình làm việc với con người và thông qua con người để hoàn thành mục tiêu của một tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi Trọng tâm của tiến trình này là sử dụng hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn” Vậy làm thế nào để quá trình quản trị diễn ra có hiệu quả và năng suất làm việc của doanh nghiệp hoặc tổ chức đạt được tối ưu nhất? Nhà quản trị phải dựa trên những yếu tố nào để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp hoặc tổ chức đã đề ra?

Thấy được tầm quan trọng của vấn đề này, nhóm đã quyết định chọn nghiên cứu đề tài:

“Thuyết quản lý hành chính” với đại diện tiêu biểu là Fayol

PHẦN NỘI DUNG

Trong bối cảnh xã hội Châu Âu mà nhất là ở đất nước Pháp, nền Công nghiệp phát triển rất mạnh mẽ, công xưởng, máy móc, và công nhân tăng nhanh chóng Tuy nhiên đi cùng với phát triển đó thì nhiều cuộc nổi dậy của công nhân cũng đã diễn ra và được hưởng ứng rất đông đảo, điển hình như là cuộc khởi nghĩa của công nhân Li ông và nhiều phong trào tiêu biểu khác Trước tình hình đó ở trong lĩnh vực khoa học quản lý, thuyết quản lý hành chính đã được đưa ra bởi Henry Fayol Với hoàn cảnh trước đó là thuyết quản lý theo khoa học của Taylo đã được truyền bá và sử dụng rộng rãi ở trong các công trường công nghiệp, nhưng trong quá trình áp dụng đã bộc lộ ra được những

điểm hạn chế và từ đó với sự ra đời của thuyết quản lý hành chính của Henry Faylo

cũng đã khắc phục được những điểm hạn chế đó của thuyết quản lý theo khoa học trước

đó

1 Henry Fayol (1841 -1925)

Nhà quản trị tiêu biểu Henry Faylor (Pháp) và các công sự đã đặt nền móng cho quản trị hành chính

Henry Fayor (1841 -1925) sinh ra trong một gia đình tư sản Pháp Ông từng tốt nghiệp tại Học viện Khai thác mỏ Quốc gia ở

Xanh-Ê Chiêng năm 1860 và cùng thời gian đó ông cũng bắt đầu với công việc của mình tại công ty khai thác mỏ “CFD” Nhiều năm sau đó ông trở thành giám đốc điều hành và giữ vị trí đó hơn 30 năm Với công việc và chức vụ của mình, ông tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong quản lý hành chính Cho đến năm 1918 ông ngừng hoạt động tại công ty và giành thời gian cho nghiên cứu quản lý hành chính Năm 1916, ông xuất bản tác phẩm nổi tiếng

“Quản trị công nghiệp và quản trị tổng quát” Administration Inductrielle et Generale) với tác phẩm này Fayor được xem là nhà sáng lập khoa học quản lý hiện đại

Khác với Taylor, ông cho rằng sự sắp xếp tổ chức của nhà quản trị ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả làm việc, ông nhấn mạnh đến tầm quan trọng của nguyên tắc quản trị Ông là người đầu tiên trong lịch sử coi nguyên tắc quản trị là phương hướng của hoạt động quản trị Fayor cũng nhấn mạnh rằng một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả thì nhà quản trị cần tuân thủ đúng 14 nguyên tắc quản trị tổng quát

Với thuyết quản lý hành chính Henry Fayor được coi là người đặt nền móng cho trị luận quản trị cổ điển, là “Taylor của châu Âu” [ CITATION TST \l 1033 ] và

là “cha đẻ của thuyết quản lý hiện đại” [ CITATION HàV111 \l 2057 ]

2 Maximilian Karl Emil Weber

(1864 - 1920)

Max Weber (1864 - 1920) là một nhà

xã hội học nổi tiếng người Đức, ông sinh ra trong một gia đình công chức Năm 1882, ông theo học và tốt nghiệp khoa Luật của

trường Đại học Berlin vào năm 1889 Ông đã có

Hình 2.1: Henri Fayol năm 1900

Nguồn: slideshare.net

rất nhiều đóng góp trong lĩnh vực khoa học khác nhau, trong đó phải kể đến thuyết

quản lý thông qua việc phát triển một tổ chức quan liêu “bàn giấy” đây là phương

thức hợp lý để tổ chức một công ty phức tạp [CITATION TSN01 \l 2057 ]

Năm 1904, ông bắt đầu xuất bản một số sách trong những nghiên cứu của ông đăng lên tạp chí này, quan trọng nhất là luận

chủ nghĩa tư bản” đây là tác phẩm nổi tiếng nhất của Weber, được coi là một văn bản

sáng lập trong xã hội học hiện đại trong đó, ông nêu ra thuyết “Tổ chức hành chính lý

tưởng” Ông được coi là “người cha của lý luận về tổ chức”[ CITATION Web08 \l

2057 ]

3 Chester Barnard (1886 - 1961)

Chester Barnard (1886 - 1961) là nhà điều

hành doanh nghiệp người Mỹ Ông tốt nghiệp Đại

học Harvard và bắt đầu làm việc tại một Công ty

Điện thoại Hoa Kì năm 1909 Sau nhiều năm hăng

say cống hiến thì ông đã chính thức trở thành Chủ

tịch Công ty New Jarsey Bell (1927) và giữ vị trí đó

trong suốt 40 năm Nhiều năm với cương vị công

tác của mình, ông đã tích lũy được nhiều kinh

nghiệm Để rồi vào năm 1938, ông đã cho ra đời

tác phẩm “Các chức năng của Quản trị” (The

functions of the executive) và đã trở thành một

trong những tác phẩm kinh điển về quản trị học cho

đến ngày nay.

1 Quan niệm và cách tiếp cận

Theo Fayol, bất kỳ một tổ chức nào có hoạt động, mục tiêu nhất định nào đều

có 6 hoạt động cơ bản, đó là:

1 Hoạt động chuyên môn

2 Hoạt động huy động vốn

Hình 2.2: Max Weber năm 1918 Nguồn: amazon.com

Hình 2.3: Chester Barnard Nguồn: https://fr.findagrave.com

3 Hoạt động thương mại.

4 Hoạt động an ninh

5 Hoạt động kế toán – hạch toán

6 Hoạt động quản lý và trong tổ chức luôn có nhà quản lý, đối tượng quản lý Nhà quản lý cần có khả năng quản lý, chỉ đạo, vận hành, hoạt động hành chính còn đối tượng quản lý chủ yếu cần kiến thức chuyên môn

Theo quan điểm của Fayol thì: “Quản lý hành chính là dự đoán và lập kế

hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra”

Các mục tiêu chính của quản lý hành chính là: dự báo, hoạch định, tổ chức,

biên chế và kiểm soát

Quản lý hành chính là quá trình quản lý và phối hợp các hoạt động như lập

kế hoạch, tổ chức, biên chế, lãnh đạo và kiểm soát Điều quan trọng cần đề cập là nhánh quản lý này tập trung vào các chức năng hành chính và tổ chức là quản lý và điều phối một tổ chức và không bao gồm sản xuất hoặc bán hàng

1: Dự đoán và lập kế hoạch:

Đây là chức năng cơ bản của nhà quản lý Nhà quản lý phải có khả năng phán đoán chính xác, tầm nhìn chiến lược, kinh nghiệm và biết cách dùng người để có thể lập kế hoạch thích hợp tránh những rủi ro không cần thiết Thế nhưng, dự đoán và thực tế luôn có sự khác biệt và nhà quản lý phải khiến cho sự khác biệt đó không ảnh hưởng quá nhiều đến hoạt động của tổ chức

Hình 3.1: Nhà quản lý cần biết dự đoán và lập kế hoạch

Nguồn: https://timviec365.com

VÍ DỤ: Dự đoán xây dựng cơ sở chế biến thủy sản bằng điện cho nhu cầu hấp sấy cá khô, không khói, bảo vệ môi trường, chi phí khoảng 300 triệu trong vòng 1 tháng Lập kế hoạch thời gian hoàn thành cơ sở mới, năng suất sản phẩm làm ra mỗi tháng và chi phí chi trả cho người công nhân

2: Tổ chức:

Tổ chức tức là khả năng phân phối nguồn nhân lực, vật lực hợp lý, phù hợp với kế hoạch đã đưa ra để hoạt động có thể diễn ra một cách chính xác Một công ty phải được tổ chức để thành công trong tất cả các khía cạnh khác như tài chính hoặc sản xuất

VÍ DỤ: Nhà quản trị là chủ cơ sở có trách nhiệm tổ chức, phân phối công việc theo từng

công đoạn cho người công nhân và đảm bảo đủ thiết bị trong xưởng để hoạt động chế biến thủy sản không bị gián đoạn

3: Điều khiển (điều hành) Điều khiển là khả năng khống chế, thiết lập, vận hành tổ chức hoạt động đúng với mục tiêu đã đề ra Để làm được điều này nhà quản lý phải gương mẫu, chuẩn mực và có kiến thức phù hợp với tổ chức

VÍ DỤ: Nhà quản trị điều hành công nhân trong việc chế biến thuỷ sản để đảm bảo đủ chỉ

tiêu Và nhà quản trị phải có được sự tin tưởng của người công nhân để không xuất hiện xích mích trong nội bộ

4: Phối hợp Hình thức phối hợp là việc hợp tác, kết nối giữa người với người Với chức năng này nhà quản lý cần kết nối, thúc đẩy, điều hòa được mối quan hệ giữa các thành phần trong tổ chức Và đảm bảo sự cân bằng giữa các nhóm, phòng ban trong

tổ chức

Hình 3.2: Phối hợp trong công việc Nguồn: 1office.vn

VÍ DỤ: Nhà quản trị giúp các công nhân phối hợp công việc với nhau để hoàn thành quá

trình chế biến theo chuyền Và đảm bảo các chuyền cân bằng và hòa thuận với nhau

5: Kiểm tra Nhà quản lý cần nhận ra, phát hiện được những nhược điểm, khuyết điểm tiềm

ẩn trong hoạt động của tổ chức Từ đó thay đổi, thích ứng với môi trường xã hội nhiều biến động để những thất bại không xảy ra và lặp lại Việc kinh doanh càng phức tạp càng trở nên quan trọng hơn là phải có cách quản lý hiệu quả

VÍ DỤ: Nhà quản trị sẽ kiểm tra chất lượng sản phẩm xem có đạt yêu cầu hay không sau đó

sẽ đóng gói và đem ra thị trường Hoặc thay đổi sản phẩm nhằm phù hợp với nhu cầu của thị trường

2 14 nguyên tắc quản lý hành chính

1: Chuyên môn hóa lao động: phân công lao động sao cho mỗi nhân viên chỉ nhận một hoặc một số công việc nhất định Đảm bảo quá trình lao động diễn ra hợp

lý và chất lượng

2: Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm: trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng với nhau Nếu yêu cầu một người trách nhiệm mà không đưa họ quyền hạn sẽ khiến họ khó hoàn thành công việc Còn một người có quyền hạn nhưng luôn đùn đẩy trách nhiệm sẽ dẫn đến hậu quả không mong muốn

3: Kỷ luật: là tuân theo những quy định của tổ chức, mang tính thống nhất và chuẩn mực nhằm đảm bảo chất lượng môi trường làm việc và hiệu quả trong hoạt động

4: Thống nhất chỉ huy: nghĩa là nhân viên chỉ được nhận mệnh lệnh từ một cấp trên

5: Thống nhất chỉ đạo: nghĩa là bất kì một hoạt động gì đều phải có người đứng đầu để thống nhất điều khiển, chỉ huy tổ chức

6: Lợi ích cá nhân phục tùng lợi ích tập thể: nguyên tắc này đã tự nói rõ Tuy nhiên, theo Fayol khi lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể mâu thuẫn cần phải giải quyết hài hòa, tránh trường hợp mâu thuẫn lợi ích

7: Trả công cho công nhân viên: khi trả công cần sự công bằng, hợp lý và đồng thời phải mang lại sự thỏa mãn cho cả chủ và nhân viên

8: Tập trung: quyền lực chỉ nên tập trung ở một nhóm người nhất định Tránh

sự phân hóa quyền lực quá nhiều ảnh hưởng đến việc ra quyết định

9: Hệ thống cấp bậc: mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên là từ trên xuống dưới, mỗi thành phần trong hệ thống cấp bậc phải nhận rõ đúng vai trò, vị trí của mình và đảm bảo được các nguyên tắc được đặt ra

10: Trật tự: các nhân viên có bổn phận, công việc, trách nhiệm khác nhau và tuân theo đúng quy tắc tương xứng của tổ chức

11: Công bằng: cấp trên phải đối xử công bằng với cấp dưới đảm bảo sự hài hòa trong tổ chức

12: Ổn định trong bố trí, sắp xếp nhân lực: đảm bảo có mục tiêu rõ ràng, chuẩn bị chu đáo để hoàn thành công việc tốt hơn

13: Tinh thần sáng tạo: luôn sáng tạo trong mọi công việc Nhà quản trị nên chấp thuận và ủng hộ sáng kiến của cấp dưới trong công việc Điều này sẽ giúp hoạt động của tổ chức tốt hơn

14: Tinh thần đồng đội: trong tập thể cần sự đoàn kết hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau

để có một kết quả tốt hơn Đoàn kết là sức mạnh

1 Ưu điểm

- Có cơ cấu rõ ràng:

+ Quản lí từ trên xuống dưới

+Tập trung vào bộ máy lãnh đạo đảm bảo nguyên tắc (14 nguyên tắc) [ CITATION htt3 \l 2057 ]

- Dễ thực hiện và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian

thực hiện của các công tác

- Tạo được 1 kỉ cương trong 1 tổ chức, thiết lập thành 1 hệ thống hoàn chỉnh

(mọi thành viên phải chấp hành các nguyên tắc của tổ chức)  Đảm bảo năng suất làm việc

- Đánh giá cao vai trò của mỗi cá nhân trong tổ chức, chú ý đến mặt tinh

thần và khuyến khích tài năng, tính sáng tạo, chủ động của họ

VÍ DỤ: Người quản trị đối xử công bằng và thân thiện với cấp dưới của mình

- Có sự công bằng, bình đẳng trong công việc…

- Chưa chú trọng, đẩy mạnh phân cấp phân quyền giữa Trung ương với địa phương

- Ban hành văn bản còn chậm so với nhu cầu thực tế

- Thẩm quyền quản lý bộ ngành giữa Trung ương và địa phương còn chồng chéo mâu thuẫn

- Nhu cầu hiện đại hóa áp dụng công nghệ còn chậm

- Hệ thống pháp luật chưa hoàn chỉnh

- Tạo ra nhiều áp lực, gây sức ép tâm lý  làm giảm khả năng sáng tạo trong công việc

Hình 4.1: Tổ chức quản lý Nguồn: Luatvanquantri.com

- Tình trạng tham nhũng “vặt” còn diễn ra (chính sách, giờ giấc, ) vì cơ

chế thưởng phạt chưa rõ ràng

VÍ DỤ: Không thực hiện đúng với chính sách đề ra, kỹ năng quản lý thời gian kém dẫn tới

tình trạng đi làm muộn về nhà sớm, …

Hình 4.2: Đi làm rễ vì không có kế hoạch quản lý

Nguồn: UNICA

Tóm lại, trong thực tiễn thì quản lý hành chính không thể hoàn thiện một cách tuyệt

đối mà phải có quan điểm tổng hợp, phải biết kết hợp nhịp nhàng và linh hoạt các phương pháp quản lý với nhau để nâng cao hiệu quả quản lý chặt chẽ, bởi lẽ:

(1) Đối tượng quản lý là những hệ thống phức tạp bao gồm nhiều yếu tố và nhiều mối quan hệ tồn tại và phát triển trong môi trường luôn biến động;

(2) Tất cả các phương pháp quản lý đều hướng về con người mà bản chất con người là tổng hợp các mối quan hệ xã hội, con người hoạt động vì nhiều động cơ nên phải vận dụng tổng hợp các phương pháp;

(3) Mỗi phương pháp quản lý đều có ưu nhược điểm riêng cần kết hợp lại để bổ sung cho nhau

Tuy nhiên, nhà quản lý cần nghiên cứu và chọn một phương pháp quản lý chủ đạo  làm tư tưởng quản lý để phù hợp với đối tượng quản lý, phát huy tốt nhất nội lực của từng

cá nhân để tạo thành công cho đơn vị nói riêng và bộ máy nhà nước nói chung

Theo kinh nghiệm cá nhân của Herry Fayol đã cho ra học thuyết quản lý hành chính Herry Fayol để ứng dụng quản lý trên phạm vi toàn cầu Theo các chức năng mà ông đã đưa

ra như: lên kế hoạch, tổ chức, điều phối, chỉ đạo, kiểm soát cũng như các nguyên lý quản trị như: phân công công việc, thẩm quyền và trách nhiệm, kỷ luật, thống nhất sự chỉ huy, thống nhất về phương hướng, giảm bớt tầm quan trọng, trả công, tập trung và phân cấp, chuỗi vô hướng, mệnh lệnh, công bằng, ổn định về nhân sự, sự sáng tạo, tinh thần động đội đều có thể vận dụng vào quản lý.Vì vậy người quản lý có thể vận dụng thuyết này vào hoạt động quản trị hiện nay để đạt được mục tiêu chung, dẫn dắt sự phát triển của doanh nghiệp

1 Ứng dụng vào hoạt động quản trị

Phân công lao động: nhằm chuyên môn hóa người lao động, tạo điều kiện để cho họ trở thành người sản suất lao động cao Phân công phải phù hợp,rõ ràng và tạo

sự liên kết

Quyền hạn: người quản lý phải có quyền hạn chính thức để ra quyết định, đồng thời phải có uy tín cá nhân (năng lực, kinh nghiệm và phong cách)

Kỷ luật: công nhân phải tự nguyện tuân thủ nội qui của doanh nghiệp Kỷ luật tốt là nhờ tổ chức quản lý, điều hành có hiệu lực, nhờ thực hiện công bằng hợp lý trong đãi ngộ và nhờ thưởng phạt công minh

Chỉ huy thống nhất: mỗi cấp dưới chỉ thực hiện một mệnh lệnh tõ mét cấp trên (tránh can thiệp vượt cấp với mệnh lệnh trái ngược)

Chỉ đạo nhất quán: mỗi hoạt động phải được chỉ đạo theo mét kế hoạch tác nghiệp duy nhất của một cơ quan chức năng

Hài hòa lợi ích: cá nhân phục tùng lợi ích chung, bộ phận phục tùng lợi ích toàn doanh nghiệp, xử lý hài hòa khi xung đột

Thù lao hợp lý: trả lương thỏa đáng, sòng phẳng, công bằng

Tập trung quyền lực: có hệ thống quyền lực thông suốt từ cao nhất đến thấp nhất

Ổn định chức trách: hạn chế việc thuyên chuyển, đổi việc, tạo điều kiện học tập và tích lũy công việc