Hoàn Thiện Công Tác Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Của Công Ty Cổ Phần Quản Lý Và Khai Thác Tòa Pmc Tại Dự Án Sky City 88 Láng Hạ

Bên cạnh đó, đảm bảo hoạt động của các hệ thong ky thuattrong tòa nhà, bao gồm cấp thoát nước và hệ thống liên lac, là một yếu tố quan trong vakhông thê thiếu trong công tác quản lý và v

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN KHOA BAT DONG SAN VA KINH TE TAI NGUYEN

DE TAI:

HOAN THIEN CONG TAC QUAN LY VAN HANH TOA NHA CUA CONG TY CO PHAN QUAN LY VA KHAI THAC TOA PMC TAI

DU AN SKY CITY 88 LANG HA

Giảng viên hướng dan : ThS Nguyễn Thắng TrungSinh viên thực hiện : Phạm Thanh Tùng

MSV > 11195633

Lớp : Bất động sản 61B

HÀ NỘI - 2023

LỜI CẢM ƠN

Chuyên đề tốt nghiệp này là kết quả của quá trình học tập tại trường Đại học

Kinh tế Quốc dân, dựa trên sự kết hợp giữa kiến thức tích lũy trong quá trình học tại

nhà trường và kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình thực tập, cùng với nỗ lực và sự

có găng không ngừng của bản thân tôi

Đề hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành

đến ThS Nguyễn Thắng Trung vì sự hướng dẫn tận tâm của thầy suốt quá trình thực

hiện và hoàn thành chuyên đề Tôi cũng muốn gửi lời tri ân đến các giảng viên trong

khoa Bất Động Sản của trường Đại học Kinh tế Quốc dân, những người đã góp phần

giảng dạy, tạo điều kiện và hỗ trợ tôi trong quá trình hoàn thành chuyên đề này

Tôi xin chân thành cảm ơn ông Trần Việt Bách - Giám đốc Ban quản lý vận

hành tòa nha dự án Sky City 88 Lang Hạ, cùng với các cán bộ và nhân viên tại các

bộ phận khác của dự án, đã nhiệt tình hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi đề tôi hoànthành chuyên đề tốt nghiệp của mình

MỤC LỤC

LOT CAM ƠN s< s«2 4E E39 0701477934044 07794072941 9rk.eptrseporsee

MỤC LUỤC - 5 << 5< < << 0 0000000808 886

0.9 ):800/0:79 c1 DANH MỤC HÌNH 2 °-£ s£©S<£E2eE+s£E+sEES4EESeEEseESSEEAEEaetrserkserssrrsrrse

MỞ ĐẦU 5< HE HH4 E713 077140 07244 E77141 9724492244 E2Aeperrssrte 1

CHUONG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHUNG CÔNG TAC QUAN LYVAN

HANH TOA NHÀ « °V++edESEE EESTE A.AEETEAA411pprrkrtdreoorrse 4

1.1 Bất động san va quan lý Bat động sane ceseesessessessesseessesseeseesesseesees 4

1.1.1 Khái niệm và phân loại Bat động san.i cececccecesceseeseeseessesesseeseesteeeesee 41.1.2 Khái niệm và vai trò của công tác quản lý Bat động sản 6

1.2 Quản lý vận hành tòa nha -.- 5 5 + 11919 HH ng nh nành 7

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm -. ccccctttttrrtrrtrrirrrriirrrirrrrireried 7

1.2.2 Quy trình quản lý vận hành tòa nha - 2-5555 *++*++sesseeresess 8 1.2.3 Nội dung công tác quan lý vận hành tòa nhà - 55 ++<s5+ 11 1.2.4 Mục đích cua công tac quan lý van hành tòa nhà - «+ 14 1.2.5 Các đơn vi vận hành tòa nha - 2< <** S3 +22 Eeeeszeeeeeeree 15

1.3 Các điều kiện dé triển khai công tác quản lý vận hành toà nhà l6

1.3.1 Có đầy đủ hồ sơ pháp lý theo yêu cầu -¿- s¿+cxcz+zcxesrxee 16

1.3.2 Có đầy đủ các quy trình làm viỆc -¿ -¿ + s++cx++zxczxxerxesrxee l6

1.3.3 Có năng lực quản lý vận hành tòa nhà - 55s << <<+x+se+sr+ 17

1.4 Một số tiêu chí đánh giá công tác quản ly vận hành toa nhà 181.5 Những yếu tô ảnh hưởng đến công tác quản lý tòa nhà - 19

1.5.1 Yếu tố cht QUAH: - - 2-52 SE+SE2EE2EEEEEEEEEEEEEEEEEEEE121121171 7111111 ExeU 191.5.2 Yếu tố khách quan: -¿- 2 2 + £+E+E£EE£EEEEEEEE2EE2E12171E21 21112 Exe, 201.6 Kinh nghiệm quản lý vận hành tòa nhà của một số doanh nghiệp tại Việt Nam

mẽ 23

1.6.1 Kinh nghiệm của Công ty TNHH I[NPLY - 5 «<< <+s+s+s+ 23

1.6.2 Kinh nghiệm của Công ty Cổ phần Quản lý và Khai thác Tài sản Dầu khí

24

1.6.4 Bài học rút ra cho công ty PÌMC - Ă t1 v3 vn ngư, 27

KET LUẬN CHƯNG l 5-5-5 s° sSss£s£Es£Es£Es£EsESsESsEseEseEsersersersess 29

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀCUA CÔNG TY CO PHAN PMC TẠI DỰ ÁN SKY CITY 88 LANG HẠ 30)

2.1 Giới thiệu về công ty cô phan PMC va dự án Sky City 88 Lang Hạ 30

2.1.1 Lich sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần PMC 30

2.1.2 Cơ cầu tô chức công ty cô phần PMC -2:©22©5z2cx2z+vzxesrxz 312.1.3 Tổng quan tòa nha Sky city 88 Lang Ha ceccecscecsesscesesseeseeseeseeseeseess 34

2.2 Thực trang công tác quản ly vận hành tòa nha của Công ty cô phan PMC tai

dự án Sky City 88 Láng Hạ .- SG St S HH HH TH ng Hiện 35

2.2.1 Thực trạng công tác quản lý vận hành tòa nhà Sky city 88 Láng Hạ 35

Quản lý nhà cung cấp -2- 2-5252 EE‡EE‡EEE2E12E12E171121121127171211 21111110 532.2.2 Phân tích các nhân tố anh hưởng tới công tác quan lý van hành toa nhà

¬— 59 2.3 Đánh giá công tác quản lý vận hành tòa nhà của PMC tại chung cư Sky City

880: 0 66

2.3.1 Kết quả đạt đượC -¿- 5: s2 x21 2211221211271127112112112111 21121 cre 662.3.2 Hạn chế và nguyên nhân ¿- ¿2£ ©+£++++E++E+++Ex++Exzrxerxesree 67KET LUẬN CHUONG 2 5< 2s se ssEssevseEssEesttsttsrrssrssrssrrsrrssrssrse 71

CHUONG III: MOT SO GIAI PHAP HOAN THIEN CONG TAC QUAN LYVAN HANH TOA NHA CUA CONG TY CO PHAN PMC DU AN SKY CITY

88 LANG HA wiscssssssssssssesssssssssessesssssssssesecssssssesscsesssssssssssssessussssseessessucssessessssssssseesess 72

3.1 Phuong hướng, nhiệm vụ, mục tiêu hoàn thiện công tac quản ly vận hành toa

nhà của công ty cổ phần PMC trong thời gian tới - 2 z+sz+cs+cx+zxezsz 72

3.1.1 ga o0 72 3.1.2 Nhiệm VU - G22 133223181 2531 122311 2311119 1n ng ng ng 72 E0 áa:aaÝÝ 73

3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác quản ly vận hành tòa nhà của Công ty cổ phan

PMC tại Dự án Sky City 88 Láng hạ - - 5 5 1n HH ngư 74

3.2.1 Giải pháp phối hợp với Ban quản trị dé giải ngân kinh phí cho các côngtác bảo trì bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật tòa nhà -2- 5555552 743.2.2 Giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác quản lý dịch vụ Cơ sở đề xuất:

Công tác quan lý một số dich vụ còn yếu kém 2-2-2 2 s2 £x+zxezsz 763.3 Kiến nghị -: 5c 5c 21 2t E2 1271271211211 2111111211211 1111.11.1111 re 81

3.3.1 Đối với các cơ quan quản lý liên quan - 2-2 2+s+s+£x+zx+zxsxsez 813.3.2 Đối với Bộ xây dựng :- + 22t EkEEEE1211211211211 1111111 te 823.3.3 Đối với Ban quản trị tòa nhà ¿- ¿252 2+SE+E+2E££EezEeEEerxerxereee 83KET 000077 ) 84TÀI LIEU THAM KHẢO - <2 2£ s52 S2 SsEseESsESsEEseEseEsstsserserssrssse 85

PHU LUC wessssssssssssssssesssssssssssssssscssssssscssssssecssssssssssssssscssssssscssssssssssssssecsssssssesssssseessees 87

DANH MỤC BANG

Bảng 1.1.Danh sách căn hộ chưa hoàn thành phí thang 3.2023 56

Bảng 1.2.Bang tổng hợp doanh thu — chi phí tháng 3.2023 -: 5552 57Bang 1.3 đặc điểm nguồn nhân lực ban quản ly PMC tai dự án Sky City (tính đến

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Quy trình quản lý vận hành tòa nhà

Hình 1.2 Cơ cau tô chức công ty cô phần PMC - 2-2 2 2+ £E££E+£x£eEsz e2 31Hình 1.3 Khảo sát chất lượng một số dịch vụ thiết yếu tại Sky City - 66

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, đồng hành cùng với sự tăng trưởng đáng kể của nền kinh tế và cuộc

cách mạng công nghệ 4.0, đô thị hóa đã trở nên rất mạnh mẽ, lan tỏa từ thành thị đến

vùng nông thôn, từ trung tâm thành phố ra ngoại 6 Vì vậy, xây dựng hạ tang chất

lượng và nền tảng cơ bản là yếu tố chủ chốt dé đảm bao sự phát triển bền vững và ôn

định của ngành xây dựng và kinh tế nói chung Đồng thời, để đáp ứng nhu cầu sống,học tập và làm việc của cư dân đô thị và người dân di cư đến các thành phố lớn, các

tòa nhà văn phòng, chung cư, trung tâm thương mại và các tòa nhà đa chức năng đã

nhanh chóng mọc lên dé đáp ứng yêu cầu của cộng đồng Trong thời gian gần đây,giá trị căn hộ chung cư không còn quá xa xỉ và đắt đỏ với người dân, nhờ sự đa dạnghóa và các chính sách hỗ trợ, thúc day việc mua nhà trở nên dé dàng và thuận lợi hon.Cùng với sự gia tăng nhu cầu này, công tác quản lý và vận hành tòa nhà, đặc biệt là

với tiêu chuân cao, trở thành một yêu câu thực tê và thiệt yêu hơn bao giờ hết.

Hau hết chúng ta dang sinh sống và làm việc trong các tòa nhà cao tang, chung

cư do sự khan hiếm đất ở thủ đô Hà Nội Thông thường, ít người quan tâm đến việc

tìm hiểu thông tin hỗ trợ xung quanh Các khía cạnh như hành chính, vệ sinh, an ninh,

quản lý tài chính, thông tin liên lạc và các dịch vụ hỗ trợ khác thường không được

chú trọng Tuy nhiên, những hỗ trợ cần thiết này là yếu tố quan trọng tạo nên nền

tảng cho dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà.

Hiểu rõ hơn, quản lý và vận hành tòa nhà bao gồm việc quản lý các hoạt động hànhchính, tài chính, an ninh Bên cạnh đó, đảm bảo hoạt động của các hệ thong ky thuattrong tòa nhà, bao gồm cấp thoát nước và hệ thống liên lac, là một yếu tố quan trong vakhông thê thiếu trong công tác quản lý và vận hành tòa nhà Điều này đóng vai trò thiếtyếu đối với mọi tòa nhà Theo xu hướng phát triển tổng thé của nền kinh tế xã hội và sự

mở rộng ngày càng gia tăng của thị trường, chắc chắn dịch vụ quản lý và vận hành tòanhà sẽ tiếp tục đồng hành và phát triển theo hướng chuyên nghiệp và bài bản hơn

Điều quan trọng là tiến sâu vào nghiên cứu và tìm hiểu về công tác quản lý vàvận hành tòa nhà trong thực tế, nhằm xác định những hạn chế hiện tại và đề xuất biện

pháp nâng cao, cải thiện quản lý và vận hành tòa nhà theo hướng chuyên nghiệp và

hiện đại Đây là một yêu cầu cấp thiết trong bối cảnh nhu cầu về lĩnh vực này đangtăng lên đồng thời với sự phát triển toàn diện của nền kinh tế hiện nay Đó chính là

lý do tại sao tôi đã lựa chọn đề tài "Hoàn thiện công tác quản lý và vận hành tòa nhàtai dự án Sky City 88 Lang Hạ của Công ty Cô Phần Quan lý và Khai Thác tòa nhà

PMC" làm chuyên đề tốt nghiệp của mình.

2 Đối tượng nghiên cứu

Phạm vi Chuyên đề tập trung đi sâu nghiên cứu về công tác quản lý và vận hànhtòa nhà của Công ty Cô Phan Quản lý Và Khai Thác tòa nhà PMC tai dự án Sky City

88 Láng Hạ Một trong những dự án tâm huyết nhất và tự hào nhất mà PMC đã và

đang đảm nhiệm công tác quản lý và vận hành.

3 Mục tiêu nghiên cứu

3.1 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến quan lý tòa nhà

Luận văn của Nguyễn Đắc Hải (2010) mang tựa đề "Nghiên cứu các chuẩn truyềnthông và xây dựng ứng dụng cho hệ thống giám sát, điều khiến, điều hành tòa nhà caotầng" Trong Chương 1, tác giả tong quan về hệ thong BMS và giới thiệu các phân hệ của

nó Chương 2 tập trung vào mạng truyền thông trong hệ thống BMS và các chuẩn, giaothức truyền thông được sử dụng Cuối cùng, Chương 3 mô tả mục tiêu của luận văn, cầu

hình hệ thống, thiết kế phần cứng, modul mạch điện và phần mềm nhúng cho hệ thống

Trong luận văn của Võ Tuấn Khang (2011) với tiêu đề "Nghiên cứu và pháttriển hệ thống theo dõi điện năng thông minh cho tòa nhà", tác giả trình bày tổng quan

về phương pháp giám sát điện năng đang được sử dụng và những kỹ thuật giám sát

hệ thống điện trong các ngôi nhà và tòa nhà công sở lớn Tác giả cũng tìm hiểu vềtheo dõi điện năng không xâm phạm, phân tích ưu điểm và tính khả thi khi triển khaigiải pháp này Ngoài ra, tác giả cũng giới thiệu một hệ thống theo dõi điện năng thửnghiệm và kết quả thu được cũng được trình bày

3.2 Mục tiêu tổng quát

Đánh giá tổng quan về hiện trạng công tác quản lý vận hành tòa nhà của Công

ty cô phan quan lý và khai thác tòa nhà PMC tai dự án Sky City 88 Láng Hạ làm căn

cứ đề đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý vận hành

tòa nhà của Công ty PMC trong tương lai, nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của mộtngành nghề đang phát triển ở thị trường Việt Nam

3.3 Mục tiêu cụ thể

Dựa trên tập hợp cơ sở lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác quản lý vận

hành tòa nhà, chúng tôi đã tiễn hành phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản

lý vận hành tòa nhà của Công ty cổ phần PMC tại dự án Sky City 88 Láng Hạ Chúng

tôi đã xác định các điểm hạn chế và tìm ra những nguyên nhân cốt lõi gây ra nhữnghạn chế đó Dựa trên những phân tích này, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằmcủng có và cải thiện quy trình và công tác quản lý vận hành tòa nhà của Công ty cổphần PMC trong tương lai gần

4 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Tại dự án Sky City 8§ Láng Hạ

Về thời gian: các số liệu được tổng hợp và phân tích của năm 2023

5 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp chủ yếu được sử dụng trong quá trình nghiên cứu viết chuyên

dé là phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh và một số phương phápkhác nhằm giải quyết các vấn đề có liên quan đến nội dung đề tài

Phương pháp so sánh: So sánh theo thời gian của từng chỉ tiêu

Phương pháp thống kê: Số liệu của đề tài được thống kê từ các báo cáo định kỳcủa công ty cô phan quan lý và khai thác tòa nhà PMC

Phương pháp phân tích, tông hợp: tong hợp, phân tích và đánh giá dé tim ra

được diễn biến cũng như những mặt còn hạn chế và từ đó tìm ra giải pháp

Số liệu thu thập và xử lý qua nguồn ngoại vi thu thập được từ các nguồn: các phương

tiện truyên thông, sách báo, báo cáo thường niên của các cơ quan quản lý liên quan

6 BO cục của nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, danh mục các bảng hình ảnh, mục lục, phụ lục, tài liệu

tham khảo luận văn được chia thành 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản lý vận hành tòa nhà

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý vận hành tòa nhà của Công ty cổ phần

PMC tại Dự án Sky City 88 Lang Hạ

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vận hành tòa nhà củaCông ty cô phân quản lý và khai thác tài sản PMC tại Dự án Sky City 88 Láng Hạ.

CHUONG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHUNG CÔNG TÁC

QUAN LYVAN HANH TOA NHÀ

1.1 Bat động sản va quan lý Bat động san

1.1.1 Khái niệm và phân loại Bat động san

Bắt động sản đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi quốc gia, đại

diện cho một tài sản quan trọng Tuy tỉ trọng của bất động san trong tông số cải xãhội khác nhau đối với các quốc gia, nhưng thường không vượt quá 40% trong tônggiá tri của tài sản vật chất Hoạt động liên quan đến bất động sản chiếm một phần lớn,khoảng 30%, trong tổng hoạt động của nền kinh tế Tuy nhiên, do sự khác biệt về hệthống pháp luật và chế độ sở hữu, mỗi quốc gia định nghĩa bất động sản theo cách

riêng của họ Điều 107 Bộ luật Dân sự 2015 Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt

Nam quy định:

“Bất động sản gồm đất đai; nhà, công trình xây dựng gan liền với đất đai; tàisản khác gắn liền với đất đai, nhà, công trình xây dựng: tài sản khác theo quy định

của pháp luật”.

Định nghĩa trên phân loại bat động sản như một loại tai sản, nó phù hợp với nhu

cầu quản lý đất đai bất động sản của Nhà Nước

Mặc dù tổn tại nhiều quan điểm khác nhau, nhưng nhìn chung các quan niệm vềbat động sản thường bao gồm các yếu tô đất đai và các tài san gan liền với đất Tuy

vậy, khi nghiên cứu về bất động sản người ta vẫn dựa vào các tiêu chí để phân loại

bat động sản của các nhóm với các đặc trưng khác nhau như: Phân loại theo cấu thành,

phân loại theo mục đích sử dụng, phân loại theo hình thức sở hữu

Trong dé thuận tiện cho công tác nghiên cứu trong phạm vi chuyên dé này,

xin được phân loại bất động sản theo mục đích sử dụng của chính bất động sản đó,

Bắt động sản thương mại và văn phòng: Bất động sản thương mại bao gồm cácloại bất động sản đóng vai trò là địa điểm diễn ra các hoạt động kinh doanh tạo thunhập như các trung tâm thương mại, nơi mua bán, nhà kho, điểm bán xăng, gas bãi

đỗ xe, nhà hàng khách sạn Bất động sản thương mại nhìn chung được coi là “địađiểm công cộng”- nơi các cá nhân cung cap hàng hoá, dich vụ cho khách hàng mà bat

cứ người nào muốn hưởng thụ dịch vụ đó đều có thể tiếp cận và sử dụng Như vậy,

bất động sản thương mại thuộc sở hữu cá nhân, nhưng khách hàng có những quyền

sử dụng nhất định trong phạm vi mà người chủ sở hữu cho phép dé triển khai, hưởng

lợi các dịch vụ đi kèm.

Bat động sản văn phòng: là bất động sản được sử dung dé làm trụ sở các công

ty, các địa điểm giao dịch và các văn phòng làm việc của các tô chức, cơ quan, doanhnghiệp Loại bất động sản này mang lại thu nhập cho chủ sở hữu thông qua các khoảntiền thu được từ việc bán hoặc cho thuê các diện tích văn phòng Đây cùng là loại bấtđộng sản thuộc sở hữu cá nhân, nhưng khách hàng thuê có những quyền sử dụng nhất

định trong phạm vi mà người chủ sở hữu cho phép.

Bất động sản công nghiệp: bao gồm tất cả những phần đất đai và công trình

được sử dụng cho mục đích sản xuất và dịch vụ phát triển công nghiệp Các bat động

sản công nghiệp là mặt bằng để thực hiện tất cả các hoạt động liên quan đến việc sảnxuất, dự trữ nguyên vật liệu, lưu kho và phân phối hàng hóa hữu hình, đảm bảo các

điều kiện hạ tầng riêng cho khu công nghiệp Hoạt động sản xuất công nghiệp baogồm các hoạt động biến đổi nguyên vật liệu thô hoặc hợp chất thành sản phẩm cuốicùng, bán thành phẩm hoặc chỉ tiết và còn mở rộng ra cả đóng gói dự trữ, phân phối

và vận chuyên những hàng hóa Bất động sản công nghiệp đóng vai trò là địa điểm,

là nơi dién ra các hoạt động công nghiệp, nó có thé là nhà máy, xí nghiệp, xưởng sanxuất, nhà kho bãi, các công trình ha tang phục vụ trực tiếp dành riêng cho các hoạtđộng sản xuất kinh doanh công nghiệp hoặc khu công nghiệp

Bất động sản chuyên biệt: Nhà câu lạc bộ, nhà an dưỡng, nơi nghỉ mát, nhà hát,

trường học, nhà của các tổ chức được coi là bất động sản có mục đích đặc biệt(chuyên biệt) Loại bất động sản này ít phổ biến, ít khi xuất hiện tham gia vào cácquan hệ trên thị trường nhưng vẫn mang day đủ các đặc điểm của một bat động san

1.1.2 Khái niệm và vai trò của công tác quản lý Bat động sản

1.1.2.1 Khái niệm quản lý bat động sản

Quản lý bat động san là một dich vu chuyên nghiệp nhằm tối ưu hóa việc đầu

tư và khai thác bất động sản của các chủ đầu tư Dịch vụ này bao gồm cung cấp nhâncông và quản lý hoạt động an ninh, vệ sinh, giao dịch với khách hàng, điều hành hệthống điện, nước, bảo trì và bảo dưỡng toà nhà Mục tiêu của dịch vụ này là đảm bảohoạt động tốt của toà nhà, tăng hiệu quả kinh doanh và mang lại lợi ích tối đa cho đơn

vị quản lý.

Quản lý bất động sản, bao gồm quản lý các tòa nhà chung cư, văn phòng thươngmại, đóng vai trò quan trọng trong việc khai thác và sử dụng bất động sản Chất lượngdịch vụ quản lý này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiêu thụ bất động san va giá tricủa chúng Hiện nay, thị trường dich vụ quan lý bat động sản ở Việt Nam đang phát

triển song song với sự phát triển các dự án nhà cao tang Tuy nhiên, vẫn còn ton tạikhoảng cách với thị trường kinh doanh bat động san và tư duy quan lý vẫn còn ánh

hưởng từ thời kỳ quản lý trước đây.

Việc quản lý tòa nhà chung cư bao gồm việc quản lý khách hàng sở hữu vàkhách hàng thuê, vận hành và duy trì hệ thống trang thiết bị (bao gồm thang máy,máy bơm nước, máy phát điện dự phòng, hạ tầng kỹ thuật và các trang thiết bị khác)thuộc phần sở hữu chung hoặc phần sử dụng chung của tòa nhà Ngoài ra, cung cấp

các dịch vụ (như bảo vệ, vệ sinh, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt

côn trùng và các dịch vụ khác) nhằm đảm bảo tòa nhà luôn hoạt động tốt nhất

Dịch vụ quản lý bất động sản là hoạt động do tô chức hoặc cá nhân kinh doanh dịch vụ bất động sản thực hiện Chúng được chủ sở hữu hoặc chủ sử dụng bất động

sản thuê hoặc ủy quyên dé tiến hành các công việc bảo quản, giữ gin, trông coi, vậnhành và khai thác bất động sản theo nội dung hợp đồng quản lý bất động sản

1.1.2.2 Vai trò của quản lý Bắt động sản

Quan ly bat động sản đóng vai trò quan trong không chi đôi với chu dau tư ma còn đôi với cơ quan Nhà nước có thâm quyên liên quan, cùng với các khách hàng thuê và mua bât động sản.

Với chủ đầu tư, bất động sản đóng vai trò như một khoản đầu tư và hoạt độngđầu tư nhằm tối đa hóa lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh bất động sản và các dịch

vụ liên quan Quản lý bất động sản chính là quá trình quyết định quan trọng để mang

lại lợi nhuận cho chủ đầu tư thông qua việc tận dụng các chức năng của bất động sản

và các dịch vụ kết hợp Đối với những bat động sản có quy mô và giá trị lớn, chủ đầu

tư thường tin tưởng và yên tâm khi bất động sản của họ được quản lý bởi những công

ty quản lý bất động sản hàng đầu thế giới như Chestertons (Anh), Savills (Anh) và

CB Richard Ellis - CBRE (Mỹ).

Quan lý bat động sản đối với co quan Nhà nước có sự tham gia của các bênliên quan, bao gồm chủ sở hữu, chủ sử dụng, khách thuê và các tổ chức, công tyquản lý bất động sản Công ty quản lý, dưới tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệmthực hiện các nghĩa vụ theo sự ủy quyền từ chủ sở hữu và với sự hỗ trợ của chủ sửdụng, khách thuê, nhằm đáp ứng nhiệm vụ của họ đối với các cơ quan quản lý Nhà

nước có liên quan.

Đối với khách hàng, bao gồm cả khách thuê và người mua bat động sản, có thé

là doanh nghiệp, hộ gia đình hoặc cá nhân với mục đích kinh doanh dịch vụ hoặc thuê

văn phòng, hoặc sử dụng bất động sản cho mục đích ở trong trường hợp chung cư.Quản lý bất động sản đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và duy trì tài sản của

khách hàng, bat ké là mua, thuê hoặc sử dụng bất động sản

Quản lý bất động sản là một loại hình kinh doanh bao gồm rất nhiều hoạt độngphức tạp cụ thể, thường xuyên bao gồm cả những công việc như vệ sinh, an ninh,trông giữ xe và vận hành, bảo trì, sửa chữa các hệ thống điện, cấp thoát nước, xử lýnước thải, thang máy, chiếu sáng, camera giám sát, PCCC mà những công việc nàycần phải có các quy trình cụ thé, thống nhất mang tính chuyên nghiệp Quản lý bất

động sản không chỉ giúp khách hàng sử dụng dịch vụ yên tâm làm việc, an cư, mang

lại sự tiện nghi, thoải mái mà còn góp phần nâng cao và giữ gìn giá trị của chính bất

động sản đó.

1.2 Quản lý vận hành tòa nhà

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm

Đầu tiên, quản lý vận hành tòa nhà là một lĩnh vực chuyên môn không thuộcloại hình kinh doanh hoặc sản xuất Nó bao gồm một loạt các hoạt động đa dạng nhằm

tạo ra sự liên kết nhằm đảm bảo hoạt động của tòa nhà diễn ra một cách suôn sẻ và

an toàn.

Công tác quản lý tòa nhà mang đến cho các chủ đầu tư quá trình khai thác hiệuquả tài sản, tạo sự tin tưởng, yên tâm cho khách hàng đồng thời nâng cao giá trị tàisản của mình, là sự kết hợp hài hòa giữa kỹ thuật vận hành cao ốc trình độ tiên tiễnvới hệ thong, quy trình quan lý khách hàng, quản lý văn phòng bài bản.

« Nó mang các đặc tính chung của một ngành nghề, bao gồm tính vô hình, sự

biên đôi và sự không đông đêu.

e Dịch vụ này bao gôm nhiêu công việc con khác nhau, tạo thành một công việc

quản lý tổng quy mô lớn

+ Dé thành công, nó yêu cầu sự phối hợp mượt mà và điều tiết giữa nhiều bộ

phận khác nhau.

¢ Tính chat cot lõi của dịch vụ này là đảm bảo an toàn cho con người và tài sản trong tòa nhà.

Việc vận hành và quản lý một tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong việc xác

định giá trị của dự án, đặc biệt là lợi nhuận Dé dap ứng yêu cầu này, cần có các đơn

vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà toàn diện, từ giai đoạn lập dự án

ban đâu, triên khai và vận hành, cho đên giai đoạn khai thác lâu dài của tòa nhà.

Với tính chất đặc thù và quy mô công việc phức tạp, việc cung cấp dịch vụ quản

lý vận hành yêu cầu có những quy trình quản lý tòa nhà và chung cư đảm bảo sự diễn

ra suôn sẻ và hiệu quả của mọi hoạt động.

1.2.2 Quy trình quản lý vận hành tòa nhà

Dịch vụ này có những đặc điểm sau: Khi nói đến quản lý vận hành tòa nhà,chúng ta đề cập đến một loạt các hoạt động khác nhau được liên kết chặt chẽ và thựchiện một cách nhip nhàng, nhăm đảm bao quá trình vận hành tòa nhà diễn ra suôn sẻ

và an toàn Do đó, quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm nhiều phương pháp

của các bộ phận khác nhau Nhìn chung các đơn vi quan lý vận hành tòa nhà chuyên

nghiệp hầu hết đều có quy trình tổng quát như sau:

Quy trình quản lý dịch vụ:

Quy trinh quan ly tai chinh:

Thu, chi, báo cáo thu chi, Phối kết hợp với các bộ phận

Quy trình quản lý hành chính:

Chuyên nhận thư tín, chứng từ, văn bản; tiếp nhận phản hồi ý

kiên khách hàng; báo cáo sô liệu; triên khai công việc

Quy trình quản lý nhân sự:

Tuyên dụng và đào tạo; phân phôi nhân sự; triên khai công việc

Quy trình quản lý khách hàng:

Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc; hướng dẫn khách hàng: đảm

bảo an ninh

Quy trình quản lý các nhà thâu:

Mời nhà thầu; Quản lý nhà thầu

Quy trình báo cáo gửi cho ban quản lý tòa nhà:

Hình 1.1 Quy trình quản lý vận hành tòa nhà

nhà, đánh giá tình trạng hiện tại của hệ thống, xác định quy trình vận hành từng

hệ thống dựa trên tiêu chí an toàn và hiệu quả, và đề xuất các phương án giải quyết

sự cố phát sinh

+ Đối với quy trình quản lý an ninh và bảo vệ chung cư, các bước gồm: thựchiện khảo sát thực địa của tòa nhà và khu vực an ninh, chú ý đến các lối ra vào củachung cư, đề xuất các phương án bồ trí nhân viên, xây dựng quy trình làm việc chotừng chốt an ninh, và xây dựng quy trình phối kết hợp các bộ phận trong tình huống

khẩn cấp.

« Đề đảm bảo tòa nha được vệ sinh sạch sẽ và cây xanh được chăm sóc đẹp, quytrình vệ sinh bao gồm các bước sau: thực hiện khảo sát thực tế về bề mặt tòa nhà,đánh giá tình trạng hiện tại và quy mô của bề mặt, triển khai công việc tai từng vi trí,

và xây dựng quy trình phối kết hợp các bộ phận trong tình huống khẩn cấp

1.2.2.2 Quy trình quản lý tài chính:

Gồm có: Quy trình thu tài chính; Quy trình chi quỹ tiền mặt; Quy trình báo cáothu chi thường kỳ và định kỳ; Phối kết hợp với các bộ phận khác dé thực hiện các

công việc trên.

1.2.2.3 Quy trình quản lý hành chính:

Gồm có: Quy trình chuyên nhận thư tín, chứng từ, văn bản; Quy trình tiếp nhậnphản hồi ý kiến khách hang; Quy trình báo cáo số liệu định kỳ; Phối kết hợp các bộphận khác dé triển khai công việc

1.2.2.4 Quy trình quản lý nhân sự:

Gồm có: Quy trình tuyên dụng và đào tạo nhân sự dự án; Chế độ quản lý vàphân phối nhân sự; Phối kết hợp các bộ phận khác dé triển khai công việc

10

1.2.2.5 Quy trình quản lý khách hàng:

Gồm có: Thực hiện tiếp nhận và giải quyết thắc mắc, góp ý của khách hàng;Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng đến làm việc và thăm hỏi tại tòa nhà; Phối kết hợp

với bộ phận an ninh dé đảm bảo an ninh tòa nhà

1.2.2.6 Quy trình quản lý các nhà thau:

Gôm có: Thu nhận ý kiên và nhu câu của cư dân cũng như tập thê; Lên kê hoạch

mời nhà thầu; Quản lý nhà thầu; Thu phí dịch vụ (nếu có)

1.2.2.7 Quy trình báo cáo gui cho ban quản lý tòa nha:

Gôm có: Báo cáo hàng ngày; Báo cáo hàng tuân; Báo cáo hàng tháng; Báo cáo

hàng quý; Báo cáo hàng năm.

1.2.3 Nội dung công tác quản lý vận hành tòa nhà

Công tác quản lý vận hành tòa nhà gôm nhiêu việc khác nhau nên nội dung cũng

rất phong phú và đa dạng

1.2.3.1 Công tác quan ly dịch vụ vận hành (kỹ thuật, an ninh, vệ sinh)

+ Công tác vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà:

Tùy thuộc vào mức độ đầu tư, hệ thống kỹ thuật của tòa nhà có thể đơn giảnhoặc phức tạp, có thé bao gồm nhiều thiết bị dé giám sát và điều khiển các hệ thốngcon trong tòa nhà Ví dụ như hệ thống điện với các thành phần như tủ bù, phòng hạ

thế, trạm biến áp, máy phát điện dự phòng và hệ thống chiếu sáng Hệ thống nướcbao gồm bề mái, bé ngầm, hệ thống ống nước và thiết bị cấp và thoát nước Hệ thôngđiều hòa và thông gió bao gồm hệ thống điều hòa trung tâm, điều hòa cục bộ treo

tường, hệ thống quạt cấp gió, hút gió, quạt tăng áp, hút khói, cấp khí tươi, hút khóicho tầng ham Hệ thống thang máy bao gồm thang hàng, thang khách và thang ráccùng với các hệ thống phụ trợ Hệ thống phòng cháy chữa cháy bao gồm tủ báo cháy,đầu báo cháy, hệ thống máy bơm chữa cháy, quạt tăng áp, cầu thang và cửa thoáthiểm Hệ thong dién nhe bao gom hé thong lién lac, mang LAN, dién thoai, cameragiám sát, hệ thống kiểm soát ra vào, truyền hình cáp và hệ thống quan lý bãi đỗ xe.Ngoài ra, còn có thể có các hệ thống khác liên quan đến các phòng và bộ phận bảo

dưỡng mặt ngoài tòa nhà.

11

Sau khi tiép thu và có kiên thức cơ bản về sô lượng va câu trúc của các hệ thông

kỹ thuật, nhiệm vụ của tô vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật sẽ bao gồm:

+ Hiểu rõ thông tin, thông số kỹ thuật, cấu trúc và nguyên lý hoạt động dé lập

kê hoạch vận hành một cách mượt mà và liên mạch.

« Ghi chép và đọc thông số chính xác dé quản lý và dự đoán rủi ro và hỏng hóc,

và đề xuất biện pháp xử lý kịp thời và nhanh chóng

e Quan lý an toàn và tiết kiệm sử dụng các nguồn năng lượng.

+ Quản lý và đề xuất các biện pháp hiệu quả dé quản lý rủi ro

‹ Xử lý sự cố phát sinh trong hệ thống kỹ thuật một cách nhanh chóng và an toàn

e Phối hợp với các bộ phận trong công tác phòng chống và cứu hộ, cứu nạn (nếu có)

e Kiểm soát và giám sát các nhà thầu phụ trong quá trình bảo trì các hệ thống

kỹ thuật.

+ Công tác bảo vệ an ninh tòa nhà:

¢ Đảm bảo an ninh và an toàn cho con người và tài sản của tòa nhà.

e Giám sát hoạt động của nhân viên và khách hàng trong tòa nhà.

+ Ngăn chặn và phòng ngừa các hoạt động trộm cắp va phá hoại tài sản và con

người của tòa nhà.

+ Đóng vai trò quan trọng trong việc diễn tập và thực hiện các biện pháp phòng

ngừa rủi ro, tích cực chiên đâu chông lại tội phạm đe dọa đên con người và tài sản

của tòa nhà.

e Hỗ trợ trong công việc cứu hộ, cứu nạn trong các tình huồng khan cấp và nguy

hiểm

+ Công tác vệ sinh duy trì tòa nhà:

e Đảm bảo các khu vực công cộng cua tòa nha luôn được giữ sạch, thông thoáng

và có mùi thơm dé chịu.

¢ Thường xuyên lau kính bên ngoài, giặt ghế, giặt thảm và làm sáng bóng san

Tông vệ sinh toàn bộ tòa nhà.

12

e Đảm bảo việc làm sạch và duy trì nhà vệ sinh liên tục dé đảm bao khéng khi

trong lành, sàn khô ráo và không có mùi khó chịu.

« Bảo đảm sảnh và cửa sảnh luôn được giữ sạch sẽ và trông đẹp.

e Đảm bảo có đủ máy móc, hóa chat va vật tư vệ sinh, đúng sô lượng, loại, an toàn và không gây hại cho con người.

+ Công tác chăm sóc và duy trì cảnh quan tòa nhà:

‹ Cho thuê cây cảnh, cây nội that và cây ngoại that

« Chăm sóc và cắt tỉa cây

¢ Thay thế cây (nếu can)

« Trang trí và làm đẹp tòa nhà vào các dịp Lễ, Tết

+ Công tác kiểm soát, diệt côn trùng:

e Kiểm soát TUÔI, muỗi, kiến, gián trong tòa nhà.

+ Tiêu diệt mối, mọt trong mọi khu vực

e Ngăn chặn và tiêu diệt chuột trong tòa nhà.

« Kiểm soát và phòng ngừa loại trùng, âu trùng và các loại côn trùng khác trong

môi trường tòa nhà.

1.2.3.2 Công tác quan ly khách hang và nhà cung cấp

Tổ chức quản lý thông tin của khách hàng đang cư trú, sinh hoạt và làm việc tạitòa nhà Quản lý quá trình liên hệ và hợp tác với khách hàng đến tòa nhà, cũng nhưquản lý các giao dịch được tiến hành tại đó Quản lý các nhà cung cấp và nhà thầuphụ liên quan đến tòa nhà

1.2.3.3 Công tác quan ly hành chính - nhân sự

Nhăm duy trì sự hoạt động én định, khoa học và an toàn của chế độ hành chính

trong các tòa nhà, các công việc sau sẽ được thực hiện:

¢ Quản lý nhân sự của ban quản lý tòa nhà, bao gôm việc xử lý hô sơ hành chính,

thực hiện chính sách nhân sự và quản lý châm công.

¢ Tiêp nhận, lưu trữ và bô sung hô sơ của các bộ phận khác trong tòa nhà.

13

‹ Xử lý, lưu trữ và cập nhật thông tin liên quan đến khách hàng, bao gồm thôngtin cá nhân, thông tin về căn hộ, diện tích thuê, thông tin về phương tiện gửi và thông

1.2.3.4 Công tác quản ly tai chính

« Tiến hành quản lý tông thé các nguồn thu của tòa nhà, bao gồm thu phí dịch

vụ, thu phí trông giữ phương tiện và các khoản thu khác nếu có

¢ Quản lý các khoản chi của tòa nhà, bao gồm chi nhân sự ban quan lý, chi tập

huấn phòng cháy chữa cháy, chi quan hệ địa phương và các khoản chi khác

« Thực hiện việc quản lý các chứng từ, hóa don, phiếu thu-chi của bộ phận tài chính

s Xây dựng quy trình và tô chức tập huấn cho cán bộ nhân viên bộ phận tài chính

của tòa nhà, nhắm dam bảo việc thực hiện công việc một cách khoa hoc và an toàn.

1.2.4 Mục dich của công tác quan lý vận hành tòa nhà

Mục đích to lớn của quản lý vận hành tòa nhà là đảm bảo hoạt động liên tục và

an toàn, đồng thời giảm thiêu sự cố phát sinh Cụ thé, mục tiêu chính của quản lý vận

hành tòa nhà bao gôm:

a, Bảo đảm môi trường sông và làm việc an toàn tôi đa:

e Tao ra môi trường sông va làm việc lành mạnh và an toàn là một nhiệm vụ quan trọng của quản lý vận hành tòa nhà.

« Đội ngũ an ninh chuyên nghiệp và hoạt động quy củ giúp đảm bao an ninh tòa

nhà và giảm thiêu rủi ro mat an toàn.

e Quan lý vận hành tòa nha đảm bảo việc kiêm soát và quan lý người ra vào tòa nhà một cách khoa học, tạo sự tin tưởng và an tâm cho mọi người.

b, Xử lý sự cố chủ động và chuyên nghiệp:

¢ Quản lý vận hành tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và khắcphục sự cô phát sinh trong hệ thong kỹ thuật

14

¢ Đội ngũ quản lý vận hành tòa nhà không chỉ tập trung vào việc giải quyét sự

cô một cách nhanh chóng va kip thời, mà còn đặt nỗ lực vào việc phát hiện sự cô từ trước đê ngăn chặn trước khi nó xảy ra.

Điều này không chỉ giảm áp lực xử lý mà còn tiết kiệm thời gian và hạn chếthiệt hại phát sinh Một cách đơn giản, đội ngũ quản lý vận hành tòa nhà sẽ lập kếhoạch vệ sinh và bảo dưỡng máy móc thiết bị, từ đó tăng tuổi thọ sử dụng và giảmchi phí cho chủ đầu tư

Đồng thời, quản lý vận hành tòa nhà còn góp phần nâng cao hình ảnh doanhnghiệp trong mắt khách hàng Điều này là mong muốn của mọi doanh nghiệp và chủ

đầu tư khi hợp tác với đơn vị quản lý vận hành tòa nhà Dịch vụ quản lý vận hành tòa

nhà không chỉ đảm bảo an ninh và hệ thống kỹ thuật mà còn chăm sóc cảnh quan vàdịch vụ vệ sinh Điều này góp phần nâng cao uy tín và chất lượng của doanh nghiệp,chủ đầu tư trong mắt khách hàng và đối tác

thọ kinh tế cũng như tuổi thọ vật lý của công trình Vì vậy, khi lựa chọn một dự án

chung cư dé an cư hoặc dau tư cho thuê, đặc biệt là những công trình cao cấp, người

mua hàng nên xem xét kỹ càng và chọn những tòa nhà được quản lý bởi những đơn

vị chuyên nghiệp, bên cạnh các yếu tô về vị trí, tiện ích, chất lượng công trình và uy

tín của chủ đâu tư

Hiện nay, thị trường quản lý bất động sản Việt Nam đang thu hút sự quan tâm

của nhiều công ty danh tiếng trong và ngoài nước, bao gồm CBRE, Savills Vietnam,PMC, The Ascott Limited, JLL, Trong số này, PMC luôn nằm trong nhóm top 10

đơn vị dịch vụ chất lượng hàng đầu được người tiêu dùng Việt Nam công nhận theo

trang Toplist.vn Với kinh nghiệm đã được tích lũy trong hơn 13 năm hoạt động trên

thị trường Việt Nam, PMC đã xây dựng được sự hiểu biết sâu sắc về các nhu cầu thiết

yếu của khách hàng Đội ngũ nhân viên và cán bộ của PMC được đào tạo chuyênnghiệp và có sẵn nguồn thông tin đáng tin cậy về thị trường Chính nhờ vào những

15

yếu tố này, PMC đã được nhiều chủ đầu tư lớn tin tưởng và chọn làm đơn vị quản lý

và vận hành các dự án quan trọng của họ.

1.3 Các điều kiện để trién khai công tác quản lý vận hành toà nhà

Về cơ bản, sẽ có 3 tiêu chí đề triển khai công tác quản lý vận hành nhà như sau:

Y Có day đủ hồ sơ pháp lý theo yêu cau

Y Có đầy đủ các quy trình làm việc

* Có năng lực quản lý vận hành nhà tòa nhà.

1.3.1 Có day đủ hồ sơ pháp lý theo yêu cau

Đề được phép kinh doanh dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà, các doanh nghiệp

cân tuân thủ đây đủ các yêu câu về hô sơ pháp ly như sau:

Về đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp phải được thành lập theo quy định củapháp luật theo Khoản 2 Điều 105 Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 năm 2014 Ngoài ra,doanh nghiệp cần đăng ký và sở hữu các ngành nghề sau đây:

e Dịch vụ hỗ trợ tong hop

« Dịch vụ vệ sinh chung nha cửa

¢ Dịch vụ vệ sinh nhà cửa và các công trình khác

« Dịch vụ chăm sóc và duy trì cảnh quan

¢ Dịch vụ hành chính, văn phòng tổng hợp

e Dịch vụ quản lý bat động san

Về giấy phép quản lý vận hành tòa nhà: Doanh nghiệp cần có giấy chứng nhậnđáp ứng tiêu chuẩn quản lý và vận hành tòa nhà, còn được gọi là giấy phép quản lý

vận hành tòa nhà Giấy phép này được cấp bởi Cục quản lý nhà và thị trường bất độngsản, và phải được công khai niêm yết trên Công thông tin điện tử của Bộ Xây dựng.Đồng thời, các bộ phận, phòng ban và nhân viên trực thuộc và trực tiếp tham gia côngtác quản lý và vận hành tòa nhà cần có giấy chứng nhận quản lý và vận hành tòa nhà

1.3.2 Có đây đủ các quy trình làm việc

Một công ty uy tín trong lĩnh vực quản lý và vận hành tòa nhà cần thiết phảituân thủ đầy đủ các quy trình làm việc của các bộ phận khác nhau như sau: quy trình

16

vận hành và quản lý kỹ thuật, bảo trì an toàn hệ thong ky thuat toa nha, dich vu vé

sinh toa nha sach sé, dich vu bao vé toa nha an toan, quy trinh quan ly tai chinh toa nhà hiệu qua, quy trình quan lý khách hang, quy trình quan ly hành chính toa nhà,

quy trình quản lý rủi ro tòa nhà hiệu quả và nhiều quy trình khác

Thực hiện đúng các quy trình này không chỉ mang lại sự chuyên nghiệp cho

công ty mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành tòa nhà, đồng thời giúp đềphòng các rủi ro không mong muốn Cụ thé, một số quy trình đáng chú ý bao gồm:

+ Bộ phận kỹ thuật: quy trình bảo trì thang máy, quy trình kiểm tra và vận hành

máy phát điện, quy trình bảo dưỡng hệ thống điều hòa không khí và thông gió, quytrình bảo dưỡng thiết bị phòng cháy chữa cháy tòa nhà, quy trình bảo đưỡng thiết bi

tổng thé, quy trình xử lý sự có khẩn cấp trong tòa nhà

¢ Bộ phận vệ sinh: quy trình làm sạch các khu vực chung, quy trình làm sạch

nhà vệ sinh, quy trình lau và gạt kính

¢ Bộ phận an ninh và bảo vệ: quy trình kiêm soát sự ra vào của khách trong tòa

nhà, quy trình kiểm soát tài sản tòa nhà, quy trình tuần tra, quy trình xử lý vi phạm

¢ Bộ phận hành chính và lễ tân: quy trình xử lý văn bản di/dén, quy trình lập và

quản lý biên bản, quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin, quy trình đăng ký khách đếnthăm và làm việc, quy trình giải quyết khiếu nại

¢ Quản lý chung: quy trình quản lý các nhà thầu, quy trình kiểm soát thi công,quy trình lập và kiểm soát các báo cáo, quy trình quản lý tài sản, thiết bị, các quy trình

xử lý tình huéng khẩn cấp,

1.3.3 Có năng lực quản lý vận hành tòa nhà

Hiện nay, trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà, chủ đầu tư và ban quản trịtòa nhà đang tìm kiếm công ty quản lý vận hành tòa nhà có chất lượng từ một sốlượng lớn các nhà cung cấp dịch vụ Một trong những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn

là năng lực quản lý vận hành tòa nhà, dựa trên kinh nghiệm thực tế và hiệu quả của

các dịch vụ quản lý tòa nhà khác Mặc dù một công ty quản lý vận hành tòa nhà có

thể mới thành lập và không hoạt động lâu nhưng nếu có khả năng quản lý và vận hànhtòa nhà một cách an toàn và hiệu quả, nó sẽ ghi điểm trong lòng khách hàng Vì vậy,

các công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp cần phải chứngminh được kinh nghiệm thực tế của mình dé thu hút khách hang

17

Ngoài ra, còn có các tiêu chí khác đê đánh giá chât lượng dịch vụ quản lý vận

hành tòa nhà, bao gôm các yêu tô cụ thê như:

¢ Tính hữu hình: bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị, nhân viên va các phương tiện

hỗ trợ quản lý.

e Độ tin cậy: khả năng thực hiện cam kết và đáp ứng kỳ vọng của khách hang

e Khả năng phản ứng: khả năng phản ứng nhanh chóng và linh hoạt khi có yêu

cầu cần thiết

¢ Mức độ dam bao: khả năng của nhân viên tạo niềm tin cho khách hàng thôngqua kiến thức, kỹ năng và chuyên môn

‹ Sự thấu cảm: quan tâm và công tác quan lý tùy chỉnh cho từng khách hàng

Những tiêu chí này giúp đánh giá chất lượng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà

và khách hàng có thé dựa trên đó dé đưa ra quyết định lựa chọn

1.4 Một số tiêu chí đánh giá công tác quản lý vận hành toà nhà

Có một số tiêu chí được sử dụng dé đánh giá hiệu quả của công tác quản lý vận

hành, bao gồm:

e Hệ thống kỹ thuật: Đảm bảo hoạt động ồn định với đủ nhân sự, công cụ

và thiết bi dé vận hành và kiêm tra hệ thống Tỷ lệ lỗi kỹ thuật được giữ ở mức

nhỏ hơn 2%.

« Công tac đảm bảo an ninh trong tòa nha: Đảm bảo có đủ nhân sự an ninh với

trình độ nghiệp vụ cao Số lượng phản ánh về chất lượng công tác an ninh hàng thángđược giữ ở mức thấp

e Công tác quản lý vệ sinh tòa nha: Dam bảo có đủ nhân sự vệ sinh Đảm bao

vệ sinh và sạch sẽ, và số lượng phản ánh về chất lượng vệ sinh được giữ ở mức thấp.

« Công tác quản lý khách hang: Dam bao quản lý và bảo mật thông tin khách

hàng chặt chẽ Số lượng phản ánh từ khách hàng được giữ ở mức thấp

¢ Công tác quan lý nhà cung cấp: Dam bảo quản lý chặt chẽ các nhà cung cấptham gia dự án Tăng cường phối hợp và hỗ trợ tối đa với nhà cung cấp Số lượngphản ánh từ nhà cung cấp về việc phối hợp và hỗ trợ được giữ ở mức thấp

18

e Công tác quan lý hành chính và nhân sự: Quản lý nhân sự theo quy định của

Nhà nước về Luật lao động, Luật nhân sự và các quy định của công ty và ban quản lý

tòa nhà.

e Công tác quản lý tài chính: Đảm bảo thu chi đúng quy định, minh bạch và rõ

ràng Giảm số lượng phản ánh từ khách hàng về các khoản thu đến mức thấp nhất

Những tiêu chi này được sử dụng dé đánh giá việc thực hiện công tác quản lývận hành và đảm bảo chất lượng của các dịch vụ trong tòa nhà

1.5 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý tòa nhà

1.5.1 Yếu tổ chủ quan:

Yếu tô chất lượng chuyên môn, trình độ của cán bộ công nhân viên:

Nhân sự chất lượng đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công và phát

trién của mỗi doanh nghiệp Khách hang và nhân viên là những nhân tố không thé

thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp, nhưng đôi khi ta lại tập trung quá nhiềuvào khách hàng mà bỏ qua tầm quan trọng của nhân viên Nhân viên đóng vai trò

như một điểm tựa của đòn bay - họ có thé góp phần lớn đến danh tiếng và bộ mặtcủa công ty, cả tích cực lẫn tiêu cực Một nhân viên giỏi có thé làm hài lòng 100khách hàng, trong khi một nhân viên kém có thê khiến 100 khách hàng cảm thấykhông hài lòng Điều này có thể gây ra tác động tiêu cực lớn đến doanh thu và danhtiếng của công ty Chất lượng nhân viên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch

vụ của Ban quản lý tòa nhà.

Yếu tô cơ sở hạ tang kỹ thuật tòa nhà:

Đề được xem là một tòa nhà chung cư cao cấp, yếu tố quan trọng là cơ sở hạ

tang kỹ thuật tiên tiến và hiện đại Tuy tên gọi và đánh giá của tòa nhà (như cao cấp,trung bình, nhà ở xã hội) phụ thuộc vào mức đầu tư, nhưng dé phục vu phan khúc cao

cap, tòa nhà cần được hỗ trợ bởi dich vu quản lý và vận hành chất lượng cao Vì vậy,

đầu tư vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật của tòa nhà là mục tiêu quan trọng dé đảm bao chấtlượng dịch vụ quản lý và vận hành tốt cho tòa nhà đó

Yêu tô Ban quản trị tòa nhà:

Ban quản trị của một tòa nhà chung cu được xem như một tổ chức pháp nhân

có con dấu và hoạt động theo mô hình tương tự như Hội đồng quản tri của một công

19

ty cổ phần hoặc Ban Chủ nhiệm của một hợp tác xã Ban quản tri được bầu ra qua hội

nghị của cư dân và cụm nhà chung cư, và có những nhiệm vụ và trách nhiệm sau đây:

+ Giám sát và nhắc nhở chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư tuân thủ nộiquy và quy chế quản lý, sử dụng của tòa nhà chung cư

+ Quản lý va sử dụng kinh phí bảo tri phần chung của tòa nhà chung cư theo quy

định của Luật Nhà ở năm 2014 và quyết định của hội nghị nhà chung cư Báo cáo

việc thu chi kinh phí này cho hội nghi nha chung cư.

‹ Đề xuất cho hội nghị nhà chung cư thông qua mức giá dịch vụ quản lý và vận

hành tòa nhà chung cư.

e Đại diện ký hợp đồng với chủ đầu tư hoặc đơn vị có chức năng va năng lực

quản lý và vận hành tòa nhà chung cư sau khi đã được hội nghị nhà chung cư lựa

chọn.

« Đại diện ký hợp đồng với đơn vị có kha năng bảo trì tòa nhà chung cư

¢ Thu thập và tong hợp ý kiến, kiến nghị từ chủ sở hữu tòa nhà chung cư Phốihợp với chính quyền địa phương dé duy trì an ninh, trật tự và an toàn xã hội trong tòa

nhà chung cư.

¢ Nhận thù lao trách nhiệm và các chi phí hợp lý khác theo quyết định của hội

nghị nhà chung cư.

‹ Thực hiện các công việc khác theo nghị quyết của hội nghị nhà chung cư

« Chiu trách nhiệm trước pháp luật va chủ sở hữu tòa nhà chung cư khi thực hiện

quyền và nghĩa vụ nêu trên

Nhiêm vụ và trách nhiệm của Ban quản trị tòa nhà là rat nặng nề, là những ngườitrực tiếp đưa ra những quyết định mà Ban quản lý vận hành phải thực hiện theo Chính

vì vậy Ban quản trị cũng là một trong các yêu tố rất quan trong ảnh hưởng đến chất

lượng vận hành của Ban quản lý tòa nhà.

hàng Khách hàng có vai trò quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp,

do đó, các doanh nghiệp luôn nỗ lực để giữ chân và thu hút thêm khách hang thôngqua nhiều phương pháp, bao gồm chăm sóc khách hàng và cải thiện chất lượng dịch

vụ Trong lĩnh vực quản lý bat động sản, đặc biệt là quản lý va vận hành toa nhà

chung cư, khách hàng chính là cư dân sinh sống trong tòa nhà Các yếu tố như độ

tuổi, thu nhập và trình độ học vấn của khách hàng đều ảnh hưởng trực tiếp hoặc giántiếp đến chất lượng vận hành của ban quản lý tòa nhà

Yếu tố chủ đầu tư:

Thị trường bất động sản dang phát triển mạnh mẽ với sự đầu tư đáng kể vào

các dự án căn hộ cao cấp, văn phòng cho thuê và bất động sản bán lẻ Mặc dù vậy,nhu cầu về không gian sống, làm việc và kinh doanh vẫn tăng nhanh, và hiện tại,

các công trình bất động sản hiện có vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu này Do đó, cácchủ đầu tư đang tập trung vào danh tiếng của dự án và cung cấp dịch vụ quản lýchuyên nghiệp dé tăng giá trị bất động sản và cạnh tranh với các dự án khác Nhucầu về quản lý bất động sản cũng đang gia tăng, và việc lựa chọn nhà quản lý bất

động sản có chuyên môn, kinh nghiệm từ nước ngoài đã trở thành một phương

pháp dé xây dựng và thé hiện danh tiếng của các dự án dau tư Vi vậy, tâm lý củacác chủ đầu tư muốn xây dựng danh tiếng đã làm thay đồi nhu cầu về dịch vụ quan

lý bất động sản

Các văn bản pháp luật:

Yếu tổ pháp luật có ảnh hưởng lớn đến công tác quan lý và khai thác tòa nhà

Hoạt động quản lý tòa nhà chung cư thương mại văn phòng phải căn cứ vào các văn bản pháp luật sau:

Luật nhà ở số 65/2014/QH13 ban hành ngày 25/1 1/2014: tạo khung pháp lý dé

xác định các khu vực chung, khu vực thuộc quyền sở hữu riêng trong tòa nhà

Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014: quy định cácquyền lợi, trách nhiệm của công ty cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà đối với bất độngsản và người sử dụng các bất động sản đó

Luật dân sự số 91/2015/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 24 tháng 11 năm

2015: đưa ra các quy định về trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của các đối tượng

liên quan đến tòa nhà.

21

Luật đất đai số 45/2013/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 29 tháng 11 năm2013: đưa ra các quy định về việc xác định phân loại diện tích đất thuê.

Luật Kinh doanh bất động sản số 66/2014/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 25

tháng 11 năm 2014: quy định về phạm vi quản lý, khai thác bất động sản, phạm vi

kinh doanh các dịch vụ trong công tác quản lý tòa nhà

Luật xây dựng số 50/2014/QH13 được Quốc hội ban hành ngày 18 tháng 06năm 2014: đưa ra các quy định về phạm vi thực hiện xây dựng bat động san, chất

lượng bất động sản, các quy định về trách nhiệm và thời gian bảo hành các hạng mục

trong tòa nhà.

Luật đầu tư số 67/2014/QH13 được Quốc hội ban hành ngày 26 tháng 11 năm2014: đưa ra các quy định về công tác đầu tư kinh doanh của các công ty, của các cánhân, người sử dụng bất động sản trong tòa nhà

Luật Phòng cháy chữa cháy số 40/2013/QH13 về sửa đổi, b6 sung một số điềucủa Luật phòng cháy và chữa cháy số 27/2001/QH10 được Quốc hội thông qua ngày

22 tháng 11 năm 2013: đưa ra các quy định về tiêu chuẩn thực hiện, các trách nhiệm,nghĩa vụ của đơn vị quản lý bất động sản và người sử dụng bất động sản đó trong

công tác phòng cháy chữa cháy.

Các văn bản nghị định, thông tư, quyết định hướng dẫn thi hành luật

Nghị định số 71/2010/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 23/6/2010: quyđịnh về việc chủ đầu tư nhà chung cư có trách nhiệm nộp khoản kinh phí tươngđương 2% tiền bán bất động sản, khoản tiền này được tính vào tiền bán căn hộ hoặcdiện tích khác mà người mua phải trả và được quy định rõ trong hợp đồng mua bán.Khoản kinh này được trích trước thuế để nộp (Nhà nước không thu thuế đối với

khoản kinh phi nay) và được gửi vao ngân hang thương mai do Ban quan trị nha

chung cư quản lý để phục vụ cho công tác bảo trì phần sở hữu chung theo quy định

về quản lý sử dụng nhà chung cư Trường hợp kinh phí bảo trì theo quy định này

không đủ dé thực hiện bảo trì phần sở hữu chung thì các chủ sở hữu nhà chung cư

có trách nhiệm đóng góp thêm kinh phí tương ứng với phần diện tích thuộc sở hữu

riêng của từng chủ sở hữu.

22

Thông tư 11/2019/TT-BKHDT: Quy định chi tiết việc cung cap, đăng tai thôngtin về đấu thầu, lộ trình áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng và quản lý, sử dụng giátrị bảo đảm dự thầu, đảm bảo thực hiện hợp đồng không được hoàn trả.

Thông tư số 37/2009/TT-BXD ngày 01/12/2009: Quy định về cách tính giá dịch

vụ đối với nhà chung cư Trong đó bao gồm các quy định về lợi nhuận định mức dành

cho nhà quản lý chỉ dao động từ 5 + 10%.

1.6 Kinh nghiệm quản lý vận hành tòa nhà của một số doanh nghiệp tại Việt

Nam

1.6.1 Kinh nghiệm của Công ty TNHH INPLY

Được thành lập từ năm 2006, công ty TNHH Tư vấn Thương mại và Dịch vụ

INPLY hoạt động trong lĩnh vực quản lý và vận hành tòa nhà Mục tiêu của INPLY

là trở thành một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam trong ngành này Điểmmạnh của công ty là đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm, từng làm việc tại các tổchức lớn trong hệ thống Nhà nước Cùng với đó, công ty cũng có đội ngũ nhân viên

có kiến thức, tận tâm và có trách nhiệm trong công việc Chất lượng dịch vụ cao

được đảm bảo, và INPLY tin rằng sẽ mang lại sự hài lòng tối đa cho các đối tác vàkhách hàng.

INPLY đã nâng cao công tác quản lý dịch vụ băng việc đầu tư xây dựng hệthống quản lý chuyên nghiệp phục vụ quản lý và vận hành tòa nhà Công ty luôn tạo

ra sự khác biệt, nhằm đạt được sự hài lòng của khách hang, tăng cường giá tri của bất

động sản và xây dựng uy tín và thương hiệu cho INPLY.

Công ty đã tập trung vào việc cải thiện công tác quản lý khách hàng, bao gồm

chủ đầu tư, cư dân và các đơn vị sử dụng mặt bằng văn phòng và thương mại trong

tòa nhà Với vai trò trung lập, INPLY cân nhắc và làm việc đề hài hòa lợi ích của tất

cả các bên liên quan, dựa trên quy định của pháp luật và điều kiện cụ thê của tòa nhà.INPLY tập trung vào việc bảo vệ uy tín và thương hiệu của chủ đầu tư, đồng thờinâng cao giá trị của bất động sản và cải thiện chất lượng cuộc sống cho cư dân trong

quá trình vận hành và sử dụng.

Công ty hiểu rằng giá trị của bất động sản, đặc biệt là tòa nhà cao tầng, phụ

thuộc rat nhiêu vào chat lượng và giá tri của công tác quan lý, vận hành và bảo tri tòa

23

nhà INPLY là một công ty chuyên nghiệp, cung cấp cả hai lĩnh vực dịch vụ quan

trọng: quản lý vận hành và bảo trì tòa nhà Công ty tập trung vào việc xây dựng và

liên tục nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên kỹ thuật, bao gồm các ngành xâydựng, kiến trúc, cơ điện công trình (các hệ thống điện nặng, điện nhẹ và cấp thoátnước), hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC), hệ thống quản lý tòa nhà thông minh(BMS) và nhiều ngành nghề khác

Công ty tiễn hành đầu tư chiều sâu, nâng cao năng lực cạnh tranh của INPLY

trên thị trường chuyên biệt và chuyên sâu trong lĩnh vực quản lý vận hành và bảo trì

tòa nhà INPLY xây dựng và ứng dụng phần mềm tin học IP-Soft riêng cho việc quản

lý tòa nhà Công ty cũng đầu tư mua sắm nhiều máy móc thiết bị liên quan như: máytrà sàn vệ sinh công nghiệp, máy hút bụi, máy xoắn thông, máy cắt cỏ, máy hút bùn

Công ty đảm bảo việc thực hiện công tác an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC)

bằng cách thành lập các đội PCCC cơ sở, lập kế hoạch PCCC, đào tạo và diễn tậpPCCC, và thường xuyên kiểm tra tình trạng thiết bị PCCC Đồng thời, INPLY cũngđảm bảo an ninh trật tự và an toàn tài sản của khách hang bằng cách sử dụng đơn vịbảo vệ chuyên nghiệp, được Cục Cảnh sát PCCC Bộ Công an cấp phép hoạt độngtheo Nghị định 52 của Chính phủ Công ty cũng mua bảo hiểm tài sản trông giữ vàbảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của đơn vị cung cấp dịch vụ

INPLY tuân thủ phương châm "làm cái mình giỏi nhất" và không đầu tư dàntrải ra ngoài lĩnh vực chuyên sâu của mình Công ty cam kết trở thành một trongnhững công ty hàng đầu cung cấp dịch vụ quản lý vận hành và bảo trì tòa nhà tại

Việt Nam.

1.6.2 Kinh nghiệm của Công ty Cổ phan Quản lý và Khai thác Tài sản Dau khí

PSA là công ty thành viên của Petrosetco, một đơn vị thuộc Tổng Công ty Dịch

vụ Tổng hợp Dầu khí (PVN) - Tập doan Dầu khí Quốc gia Việt Nam Công ty hoạt

động trong các lĩnh vực quản lý, khai thác và vận hành tòa nhà, khách sạn, cũng như

24

các khu vui chơi giải trí liên quan đến ngành Dầu khí Ngoài ra, PSA cũng quản lý vàkinh doanh các phương tiện vận chuyền trong ngành, cho thuê và thuê tài sản, cungcấp dịch vụ vệ sinh công nghiệp, kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, phụ tùng và trangthiết bị hóa chất (trừ hóa chất bị cắm bởi Nhà nước) phục vụ công việc khai thác, vậnhành các tòa nhà, khách sạn, khu vui chơi giải trí và phương tiện vận chuyên Công

ty cũng đảm nhận các dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận chuyền, thuê và

cho thuê bat động sản, cũng như kinh doanh các dịch vụ bất động sản như môi giới,

định giá, sàn giao dịch, tư vân, dau giá, quảng cáo và quản ly bat động sản.

PSA đóng vai trò là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý, khai thác và vận hành cáctòa nhà, khách sạn, chung cư, cũng như các khu vui chơi giải trí cho Tập đoàn Dầukhí Quốc gia Việt Nam và các công ty trong và ngoài ngành Dầu khí Ngoài ra, công

ty cũng quản lý và kinh doanh các phương tiện vận chuyên trong ngành Dau khí Đáp

ứng theo quy định tại Điều 28 của Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Công ty Cổ phầnQuản lý và Khai thác Tài sản PSA đã được Cục Quản lý Nhà và Thị trường Bất độngsản xác nhận đáp ứng day đủ các điều kiện về chức năng va năng lực dé thực hiện

quản lý và vận hành chung cư.

Công ty đã thực hiện một số công tác dé ngày càng hoàn thiện công tác quản lý

và vận hành tòa nhà Đầu tiên, công ty không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và

hiệu quả hoạt động kinh doanh đề đáp ứng tối đa các yêu cầu của khách hàng trong

và ngoài ngành Công ty cũng coi trọng việc xây dựng và áp dụng Hệ thống Quản lýchất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Mục tiêu của việc này là cải tiến hệ thốngquản lý, điều hành sản xuất kinh doanh, giảm chỉ phí, tiết kiệm vật tư và công sức, hạgiá thành dịch vụ, cải thiện đời sống của người lao động

Công ty cũng đặt chính sách phải được phổ biến đến moi cấp trong tô chức, dé

mọi người cùng hiểu và có trách nhiệm thực hiện đủ các mục tiêu đã đề ra Đồng thời,

công ty áp dụng, duy trì và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO 9001:2008 Công ty tuân thủ đúng các quy định và tiêu chuẩn của Việt

Nam và Quốc tế, đảm bảo chất lượng và tuyệt đối an toàn trong các hoạt động sảnxuất kinh doanh dịch vụ, bảo vệ môi trường, chăm lo và tạo mọi điều kiện làm việcthích hợp để nâng cao sức khoẻ cho người lao động trong công ty và khách hàng

Công ty có mong muốn trở thành sự lựa chọn số 1 tại Việt Nam trong lĩnh vực

vận hành và quản lý tòa nhà Điều này thể hiện mục tiêu của công ty trong việc nâng

25

cao chất lượng dịch vụ và xây dựng uy tín, đồng thời tạo ra giá trỊ cao nhất cho khách

hàng và thị trường

Công ty đã cải thiện Công tác quản lý dịch vụ bằng cách xây dựng và áp dụng

Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong Công ty

1.6.3 Kinh nghiệm ứng dụng những Smart App của Savills Việt Nam và Global

Home

Công ty đã cải thiện công tác quản lý dịch vụ bang việc chú trong vào van hành

kỹ thuật và sử dụng các biện pháp hiện đại Một ví dụ điển hình là Savills Việt Nam

đã phát triển phần mềm quản lý mới mang tên Savills Property Management Solutions(SPMS) Phần mềm này đã khắc phục những hạn chế của mô hình truyền thống, trong

đó vận hành chủ yếu dựa trên sức người SPMS giúp tăng cường khả năng giao tiếpgiữa các thành viên trong cộng đồng, đặc biệt là giữa cư dân, ban quản trị, ban quản

lý và chủ đầu tư

SPMS mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý dịch vụ Đầu tiên, nó tạo ra sựthuận tiện và nhanh chóng trong việc giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các bên liênquan Cư dân có thé dé dàng thông báo sự có, yêu cầu dịch vụ hoặc gửi phản ánhthông qua phần mềm Ban quản trị và ban quản lý có thể quản lý và theo dõi công

việc, xử lý yêu câu và phản ánh một cách hiệu quả.

Ngoài ra, SPMS cung cấp tính năng quản lý tài sản, bao gồm quản lý hợp đồng,

quản lý bảo trì, quản lý chi phí va thu chi Điều này giúp tăng cường sự minh bạch vàquản lý hiệu quả tài nguyên và nguồn lực trong tòa nhà

Với sự ra đời của SPMS và các công nghệ, ứng dụng quản lý mới khác, các

doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý tòa nhà đã tạo ra những giải pháp hiện đại hơn

để giải quyết các bài toán mà mô hình truyền thống đặt ra Điều này đồng nghĩa với

việc cải thiện hiệu quả quản lý và nâng cao trải nghiệm của cư dân và các bên liên quan trong quá trình sử dụng tòa nhà.

Công ty cô phần Quản lý nhà toàn cầu (Global Home) cũng đã bắt tay cùngCông ty VTC Công nghệ và Nội dung số (VTC Intecom) dé phát triển ứng dụngeHome App eHome có thé dé dang cài đặt trên điện thoại thông minh, với các hệđiều hành Android/iOS Bằng eHome, cư dân có thể thanh toán các phí dịch vụ về

điện, nước, hóa đơn g1ữ xe, Internet, truyên hình, viễn thông và các tiện ích thanh

26

toán hóa đơn khác phát sinh hằng ngày mọi lúc, mọi nơi, nhanh chóng và tiện lợi, bêncạnh đó cư dân có thể tiếp cận các thông tin một cách chính xác và kịp thời.

Ehome đã được triển khai tại 5 tòa chung cư Công ty đang đặt mục tiêu năm

2019 sẽ triển khai trên toàn bộ hơn 30 dự án mà Global Home quản lý, vận hành

Với trường hợp của Global Home, đơn vị này đã lựa chọn bắt tay với VTCIntecom, đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong phát triển công nghệ và nội dung số Hợptác với VTC Intecom sẽ giúp Global Home tận dụng tốt các thế mạnh về công nghệ,

sẽ giúp chuyên nghiệp hóa các hoạt động vận hành, quản lý tòa nhà hiện nay Việc thông tin giữa ban quản lý tòa nhà và cư dân sẽ thông qua ứng dụng, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và minh bạch Bên cạnh đó, các cư dân trong tòa nhà cũng có thê

sử dụng các tiện ích thanh toán điện tử, giảm thiểu tối đa thời gian và công sức khi

phải đóng các khoản phí hay hóa đơn gia đình.

Việc hợp tác giữa một đơn vị chuyên về quản lý, vận hành tòa nhà và một

đơn vị chuyên vê công nghệ và nội dung sô sẽ mở ra một hướng di mới trong việc cung cap các tiện ích quản ly chung cư, giúp nâng cao năng lực quản lý, van hành chung cư của các ban quan lý và tạo nhiêu thuận tiện cho cư dân trong việc nam

bắt thông tin và thanh toán các dịch vụ phục vụ cuộc sống.

Trong khi đó, Savills lựa chọn hướng đi riêng, đó là tự mình phát triển ứng dụng.

Bởi không ai có thé hiéu sâu về lĩnh vực quản lý, vận hành tòa nhà bang bản thân đơn

vị Trên thực tế, trước khi quyết định tự phát triển App SPMS, Savills cũng đã thử

nghiệm phương án khác, đó là “mua đứt” App từ một doanh nghiệp Australia Tuy

nhiên, khi trién khai lại gặp phải không ít khó khăn Sau một thời gian thử nghiệm,

Savills Việt Nam nhận ra ứng dụng nay không phù hợp với việc quản lý, vận hành dự

án bất động sản tại Việt Nam.Cuối cùng, Savills lựa chọn cách làm khác, đó là kết hợp giữa hai bộ phận quản lý, vận hành bat động san và bộ phận IT cua đơn vi dé tự

viết ứng dụng

1.6.4 Bài học rút ra cho công ty PMC

Thông qua việc sử dụng kinh nghiệm của các công ty đi trước, PMC cần họchỏi để cải thiện chất lượng dịch vụ và tránh sai lầm của những công ty trước đó Thay

vì đầu tư dàn trải, PMC cần tập trung vào quản lý vận hành tòa nhà Vì vậy, công ty

cân tập trung vào việc xây dựng, đảo tạo và nâng cao chât lượng đội ngũ nhân viên

27

kỹ thuật, chăm sóc khách hàng, kế toán, lễ tân Công ty cũng cần cập nhật thườngxuyên các văn bản pháp luật liên quan đến quản lý vận hành và áp dụng Hệ thốngQuan lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 dé cải thiện công tác quản lý dich

vụ Lãnh đạo công ty cũng cần đưa ra ý tưởng cải tiến hệ thống quản lý, nâng caochất lượng dịch vụ, cải thiện đời sống lao động và sử dụng các ứng dụng công nghệ

và phần mềm quản lý mới như Cyhome, Landsoft Control - DIP, Bee home để cảithiện năng suất lao động

28

KET LUẬN CHƯƠNG I

Trong chương I, đã được tổng hợp một cách đầy đủ những cơ sở lý luận liênquan đến công tác quản lý vận hành tòa nhà Nội dung bao gồm các khía cạnh sau:quản lý vận hành tòa nhà, các yêu cầu và điều kiện cần thiết dé quản lý vận hành tòanhà, tiêu chí để đánh giá công tác quản lý vận hành tòa nhà, các quy định pháp lý ápdụng cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà tại Việt Nam,tương lai của công tác quản lý vận hành tòa nhà trong thập kỷ tới, các yếu tố ảnhhưởng đến công tác quản lý tòa nhà, và kinh nghiệm trong quản lý vận hành tòa nhà

từ một số doanh nghiệp Việt Nam

Các nội dung này đã cung cap một cơ sở lý thuyết vững chắc dé tiễn hành nghiêncứu thực trạng trong chương tiếp theo

29

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬN HANH TOA NHÀ CUA CÔNG TY CO PHAN PMC TẠI DỰ

AN SKY CITY 88 LANG HA

2.1 Giới thiệu về công ty cỗ phan PMC va dự án Sky City 88 Lang Ha

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cỗ phần PMC

Tên công ty: Công ty CP Quản lý & Khai thác Toa nhà VNPT (PMC)

Trung tâm thương mại

Chung cư cao cấp

Tiếp thị và truyền thông mạng xã hội (Social Media)

30

e_ Môi giới Bất động san

we

e Phan mém quan ly tai san

Phan mềm quản lý tòa nhà

Quản lý chung cư, văn phòng

Kinh doanh căn hộ dịch vụ

Môi giới chung cư, văn phòng

2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty cỗ phần PMC

Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý Bat động sản

Tư van thiết kế, xây dựng, kinh doanh tòa nhà v.v

TONG GAM tốt

=.

PHO TONG GlAM BOC

KHOI QUAN LY HOAT BONG

HANH CHINA NHÂN SỰ Tce RI

ĐIÁI TIẾN ÁN TAC AN NINH

Tac Law sata

uum cu

‘90 TAC WAN HANH BAO Ti 6

0 ENG KỈ THUS

omaha —

GAM Đất KHOI XÂY DỊNG TIỂU CHUAN

VÀ TUÂN THỦKIÊM TRUNG TÂM BAO TAO VÀ PHAT TRIEN NHÂN LUC

(WỈN1Ÿ hc NHÀ Ty

‘THANG TIẾN NOI BỘ.

wo so ein of

gc TAP 6 BAD TAD

‘ko TAD 6 CAP CHING CH

NH A CHUN CU

PHO TONG tIÁN DOC

Ki VAN HANH BAO DUONG

‘VAN HANH 6 0 OUI

AO TA) 6 PRAT TREN

Hình 1.2 Co cấu tổ chức công ty cổ phan PMC

+ Về cỗ đông

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT)

VNPT, tên giao dịch quốc tế là Vietnam Posts and Telecommunications Group

và viết tắt là VNPT, là một doanh nghiệp của nhà nước tại Việt Nam chuyên đầu tư,sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực Viễn thông và Công nghệ thông tin Theo bangxếp hạng VNR 500 công bố năm 2012, VNPT được xếp thứ 3 trong danh sách 500doanh nghiệp lớn nhất tại Việt Nam

VNPT là tập đoàn kinh tế nhà nước hàng đầu trong lĩnh vực Bưu chính và Viễnthông tại Việt Nam Được Chính phủ Việt Nam giao trọng trách là chủ đầu tư và cóquyền kinh doanh, vận hành cũng như khai thác vệ tinh đầu tiên của Việt Nam

Công ty Biken Techno - Nhật Bản

Công ty TNHH Biken Việt Nam được thành lập từ năm 2006 với mục tiêu là

mang đến cho khách hàng những sản phẩm bê tông chất lượng, tiện ích, hiện đại vàthâm mỹ Tầm nhìn của công ty là trở thành một trong những công ty hàng đầu tại

Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất bê tông đúc sẵn.

Trải qua hơn một thập kỷ phát triển, ngày nay các sản phẩm mang thương hiệuBiken như bê tông thương phẩm, cống thoát nước, bó via, gạch block, đã được phânphối và sử dụng rộng rãi trên khắp các vùng miền của Việt Nam

Công ty TNHH Quản lý và Kinh doanh Bat động san Ha Nội (HPM)

Ngoài thế mạnh về Quản ly Bắt động san (Toa nhà văn phòng, Trung tâm thươngmại ), hiện nay các lĩnh vực kinh doanh của công ty đã phát triển trên phạm vi rộngbao gồm:

Huy động vốn, xây dựng, đầu tư, kinh doanh bat động sản

Xúc tiến thương mai

Đại diện cho khách hàng và chủ nhà.

Định giá và phân tích khả thi, bảo hiểm

Nghiên cứu và triển khai bất động sản

Tư vấn và đào tạo nghiệp vụ quản lý bất động sản

Tư vấn, tiếp thị, quảng cáo cho thuê bất động sản (văn phòng, siêu thị, khu bán lẻ )

32

+ Về số lượng dự án

PMC đang quản lý rất nhiều các dự án trải dài từ bắc vào nam, trong đó có một

số dự án tiêu biểu như:

VY SKY CITY 88 LANG HẠ

Y HYUNDAI RNC CAPITALAND

TẬP ĐOÀN NOVALAND

TÒA NHÀ VĂN PHÒNG QUOC HỘI

v TẬP DOAN BƯU CHÍNH VIÊN THONG VIỆT NAM (VNPT)

NGÂN HANG AGRIBANK (18 TRAN HỮU DUC)

¥Y TOA NHÀ TRUNG TAM HANH CHÍNH THÀNH PHO DA NANG

TẬP DOAN SSGNGÂN HANG A CHAU (10 PHAN CHU TRINH)

33