3.1. Phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu hoàn thiện công tac quan lý van hành
tòa nhà của công ty cỗ phần PMC trong thời gian tới
3.1.1. Phương hướng
Hướng đến việc tạo ra môi trường sống và làm việc bình dang, văn minh, và ôn
định lâu dài cho cư dân và khách hàng của dự án, công tác quản lý vận hành tòa nhà
không chỉ tập trung vào việc bảo đảm an toàn, mà còn cần phải thúc đây việc nâng cao giá trị và thâm mỹ của toà nhà. Đây cũng là một phần trong sự đóng góp của dự
án vào cảnh quan đô thị chung.
3.1.2. Nhiệm vụ
- Quản lý, vận hành và bảo trì Hệ thống kỹ thuật, hệ thống hạ tầng.
- Công tác bảo vệ đảm bảo an toàn, an ninh - trật tự chung.
- Vệ sinh làm sạch, chăm sóc cảnh quan, diệt côn trùng, thu gom rác thải sinh hoạt.
- Xử lý kip thời các phát sinh, trợ giúp và chăm sóc khách hàng.
- Giám sát việc thực hiện nội quy, quy định của đại diện sở hữu chung cư đã ban hành.
- Công tác tài chính (thu - chi phí dịch vụ).
- Quản lý, theo dõi, cải tạo và sửa chữa trang thiết bị, tài sản chung của
chung cư.
- Quản lý việc sử dụng các dịch vụ tiện ích, gia tăng có trong chung cư.
- Hễ trợ các công việc có liên quan tới Tòa nhà/ dự án cho CĐT hoặc BỌT.
Các dự án chung cư, hay tòa nhà hỗn hợp là nơi tồn tại đồng thời các tài sản chung và tài sản riêng của nhiều chủ thể khác nhau cùng sinh sống và làm việc trong dự án. Việc kiến thiết một hệ thống nội quy và quy định chặt chẽ, phù hợp và được tuân thủ nghiêm túc và bình dang chính là tiền đề vững chắc dé duy trì sự
72
bền vững cho chất lượng sống và và sinh hoạt của mọi cư dân, khách thuê, khách vãng lai đến thăm...
Văn hóa sống trong các chung cư hiện đại và các tòa nhà phức hợp tại các đô thị lớn ở nước ta cũng chỉ mới được hình thành trong thời gian gần đây. Kéo theo đó là sự xuất hiện của một số mô hình quản lý với tính chất tự phát, thiếu chuẩn mực được áp dụng hay cơ quan quản lý nhà nước cũng đã có những cố gắng can thiệp băng các công cụ hết sức cụ thé như: các Thông tư, Nghị định.... Tuy nhiên, vì là
lĩnh vực khá sơ khai và mới mẻ nên các hoạt động đó cũng không tránh khỏi những
khiếm khuyết, bat cập và cần phải có thời gian dé có thé trở nên hoàn tiền một cách từ từ. Thực tế dé sử dụng, khai thác và vận hành các chung cư, hay các dự án phức hop đòi hỏi một phải có một mô hình chịu trách nhiệm vừa chặt chẽ vừa hợp lý để 6n định trong xuyên suốt quá trình sử dụng và tránh hoặc hạn chế một cách tối đa các
khiếu nại, khiếu kiện tiềm năng có thé làm gián đoạn cuộc sông, sinh hoạt của cư dân,
khách hàng sử dụng dịch vụ trong các tòa nhà.
Chat lọc các kinh nghiệm từ thực tiễn tô chức quan lý sử dụng chung cư thời gian qua, công ty PMC cũng đã hoàn thiện và ban hành Quy chế Quản lý sử dụng tòa
nhà, Nhà chung cư áp dụng trong công tác quản lý chung trong mọi dự án mà họ đảm
nhận vai trò quản lý điều hành.
3.1.3. Mục tiêu
Tất cả các phương hướng và nhiệm vụ nêu trên đều hướng đến việc đào tạo ra nhân viên có tinh thần trách nhiệm và có nghiệp vụ cao trong công tác quản lý vận hành tòa nhà, luôn xử lý nhanh chóng, tối đa, hiệu quả và kịp thời tất cả các yêu cầu
của cư dân và của Ban quan tri với mục tiêu mang lại hiệu quả cao trong công tác
quản lý vận hành và tối ưu về chỉ phí phát sinh.
Tiếp tục hoàn thiện hơn nữa đội ngũ các cán bộ kỹ thuật giàu kinh nghiệm, đảm bảo hệ thống kỹ thuật của tòa nhà chung cư luôn được vận hành trơn tru và tối ưu, có khả năng xử lý, ứng phó kịp thời tất cả các vẫn đề kỹ thuật phát sinh với thời gian tối thiểu nhất có thể, không gây ra phiền hà và tạo sự hài lòng tối đa cho các cư dân, khách hàng. Những công tác giám sát, kiểm tra hằng ngày luôn tiến hành dưới sự quản lý chặt chẽ của Ban quản lý. Cùng với đó, tiến độ bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, công cụ, tài sản được theo dõi nghiêm ngặt và được đảm bao triển khai
luôn kip thời.
73
Luôn chủ động tìm tòi, vận dụng các công nghệ mới vào quy trình quản lý, vận hành, khai thác tòa nhà; chủ động và nghiêm túc tuân thủ nghiêm ngặt quy định của nha nước và tại đơn vi quản lý vận hành, đặc biệt tuân thủ sự minh bạch, rõ ràng và
dễ hiểu trong các báo cáo về tài chính, hỗ trợ cho Ban quản trị luôn nắm bắt nhanh chóng các hoạt động thu chi dé có hướng chỉ đạo được kip thời.
3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vận hành tòa nhà của Công ty cỗ phần PMC tại Dự án Sky City 88 Láng hạ
3.2.1. Giải pháp phối hợp với Ban quản trị để giải ngân kinh phí cho các công tác bảo trì bảo dưỡng các hệ thông kỹ thuật tòa nhà.
Cơ sở đề xuất: Quỹ bảo trì cho các công tác bảo trì bảo đưỡng các hệ thống kỹ thuật không được giải ngân khiến công tác bảo trì bảo dưỡng gặp nhiều khó khăn.
Nội dung đề xuất: Cần có cách quản lý quỹ bảo trì minh bạch tránh tình trạng quỹ bảo trì bị đóng băng. Cần phải có sự phối hợp giữa các bên liên quan, không gây
khó dễ lần nhau giữa các thành viên Ban quản trị và Ban quản lý.
Thu phí bảo trì chung cư với mức 2% (theo Điều 108 Luật Nhà ở năm 2014 và
điểm b khoản 1 Điều 3 Mẫu hợp đồng mua bán căn hộ chung cư thương mại ký giữa chủ đầu tư và người mua căn hộ kèm theo Thông tư số 03/2014/TT-BXD) dẫn đến quỹ bảo trì tại các tòa nhà chung cư trở nên rất lớn. Tình trạng này là nguyên nhân của tranh chấp tài chính trong các dự án chung cư hiện nay. Dé giảm thiểu tranh chap về phí bảo trì, cần chuẩn bị đầy đủ các báo cáo về việc thu chi cho các hạng mục bảo trì, bảo dưỡng của tòa nhà và công bố chúng công khai, minh bạch và khách quan trong các hội nghị nhà chung cư thường niên cũng như trên các phương tiện truyền thông đại chúng như Google, Facebook, Zalo. Đồng thời, tuân thủ kiểm toán tài chính theo chính sách của kiểm toán nhà nước sẽ làm minh bạch quỹ bảo trì.
Ban quản lý tòa nhà cần hỗ trợ Ban quản trị trong việc mời và chào thầu các hạng mục bảo trì, bảo dưỡng. Cần chú ý đến việc công khai và minh bạch thông tin của tất cả các gói thầu, chào thầu cạnh tranh và năng lực của các nhà thầu đến đấu thầu. Luật Dau thầu 2013 và các nghị định, thông tư đã tạo ra khuôn khổ pháp lý day đủ về công tác dau thầu, gần với quy định của thé giới và thậm chí có nhiều điểm tiến bộ hơn. Công tác dau thầu trong nước và tai dự án Sky City 88 Láng Ha đã được cai thiện đáng ké theo hướng ngày càng công khai, minh bạch. Dé đạt được sự minh bạch, các yếu tố cần được công khai và sáng tỏ như: các văn bản quy phạm pháp luật
74
dễ hiểu, rõ ràng và tránh gây hiéu lầm; quy trình dau thầu cần công khai và minh bach trong tất cả các khâu như thiết kế gói thầu, mời thầu, chấm thầu, thông báo kết quả đầu thầu. Thông tin về gói thầu phải được đăng tải công khai trên phương tiện truyền thông và hệ thống thông tin đấu thầu của quốc gia theo quy định hiện hành.
Moi thông tin yêu cầu phải đầy đủ các yếu tố: rõ ràng, công khai, chế tài xử phạt nghiêm dé góp phan hạn chế tiêu cực
Ngoài công tác dau thầu truyền thống, có một yếu tố khác đáng quan tâm là việc dau thầu trực tuyến dang dan được ứng dung. Thay vì sử dụng hồ sơ giấy tờ và tiếp xúc trực tiếp giữa bên mời thầu/chủ đầu tư với nhà thầu, đấu thầu trực tuyến diễn ra trên môi trường Internet. Việc này có thể được coi là một bước tiến quan trọng trong
công tác đấu thầu nhằm tăng tính công khai và minh bạch. Đấu thầu qua mạng giúp rút ngắn và đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong công tác đấu thầu, cung cấp thông tin công khai trên Hệ thống Mạng đấu thầu của quốc gia, và giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp giữa chủ đầu tư, bên mời thầu và các nhà thầu. Điều này trở nên hữu hiệu hơn bao giờ hết trong bối cảnh đại dịch Covid-19 khi các hoạt động trực tiếp
giữa con người bị hạn chế. Công tác dau thầu cũng không phải là ngoại lệ.
Kinh nghiệm đấu thầu trên thế giới và thực tiễn tại Việt Nam cho thấy, dau thầu
qua mạng là công cụ hữu hiệu nhất đề tăng cường hiệu quả sử dụng quỹ bảo trì tòa nhà, thể hiện ở các chỉ tiêu như tăng tính cạnh tranh, tỷ lệ tiết kiệm cao, giảm thời
gian chuân bị hô sơ, giảm chi phi đi lại, chi phí in ân của nhà thâu, bên mời thâu.
Thực tế nếu xem xét các số liệu thống kê cho thấy 05 tháng đầu năm 2020, tỷ lệ các gói thầu đã thực hiện đấu thầu qua mạng đã đạt được 78,7% trên tổng sé gói thầu trong phạm vi dau thầu qua mạng và đạt 74,8% chiếm trên tông số gói thầu; Đạt tỷ lệ về giá trị tương ứng là 48,9% và 30,9%
-W TY LE ÁP DUNG DAU THAU QUA MẠNG 05 THANG NĂM 2020
Tong giá trị gói thầu thực hiện
Don vị: Ty dong
Gói thầu trong. : :
phạmviĐIQM Đấu thầuquamạng Tỷ lệ*(%) của Hệ thông
Gói thâu trong St xã
phạm vi DTQM oe Tỷ lệ* (%)
của Hệ thông 1 „ng
Tổng số lượng Tổng giá trị
gói thầu gói thâu
280,250 177,347 86, 48.9%
Nguồn: Muasamcong.mpi.gov.vn
Hình 1.4 Tỷ lệ áp dung đấu thầu qua mang năm 2020
75
Hiện tại một số Bộ ngành thậm chí còn thực hiện 100% đấu thầu qua mạng như Bộ Ngoại giao, Tòa án Nhân dân tối cao, Văn phòng Quốc hội.
Qua những số liệu và tình hình thực tế triển khai, cho chúng ta thấy rằng VIỆC tham gia đấu thầu qua mạng là con đường tất yếu để hướng tới hoàn thiện công tác
dau sao cho tôi ưu nhât vê mọi phương diện cho cả bên nhà thâu va cả bên chủ dự án.
Ngoài ra Ban quản lý tòa nhà cùng Ban quản trị, chủ đầu tư cũng cần phải có giải pháp tối ưu quản lý phí bảo tri bang các phần mềm chuyên dung dé đảm bao tính minh bạch, rõ ràng và hạn chế tối đa tình trạng tranh chấp chung cư có thê xuất hiện.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác quản lý dịch vụ Cơ sở đề xuất:
Công tác quan lý một so dịch vụ còn yéu kém.
Nội dung đề xuất: Ban quản lý tòa nhà cân nhắc chú ý, quan tâm hơn tới các hoạt động phổ biến mà anh hưởng trực tiếp tới trong đời sông cư dân và khách hàng
dân tại dự án, cụ thé như:
+ VỀ mặt quản lý cư trú
Hiện nay, tình trạng lộn xộn trong việc đăng ký cư trú của các hộ dân vẫn diễn
ra phổ biến. Vì vậy, cần thiết phải có các biện pháp quản lý cư trú chặt chẽ từ phía
ban quản lý. Ban quản lý nên hợp tác với uỷ ban nhân dân và công an phường tại địa
ban dé giải quyết công tác đăng ký hộ khâu thường trú ngay khi các hộ mới chuyển đến. Ngoài ra, ban quản lý cần xây dựng hồ sơ quản lý số chứng minh nhân dân, căn cước công dân và lai lich của từng người dân cụ thé, cũng như quản lý số nhân khâu trong một hộ day đủ và chi tiết. Bat kỳ thay đôi nào về nơi công tác, làm việc hoặc ngành nghề của người dân cũng cần được ban quản lý cập nhật liên tục và thường
xuyên trong hồ sơ theo dõi.
Về công tác bảo quản, sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng, vận hành hệ thống kỹ
thuật:
Hiện nay, tại dự án Sky City đã xuất hiện tình trạng hư hỏng và xuống cấp nhẹ do dự án đã đi vào hoạt động trong một thời gian dài. Tuy nhiên, việc một số hộ dân thực hiện việc coi nới, đục đẽo khu nhà theo ý mình đã phá vỡ kết câu chung của khu nhà và gây ảnh hưởng đến toàn khu, gây ra sự thấm dột. Tuy nhiên, khoản tiền phạt mà họ phải chịu chỉ là một khoản chế tài hành chính rất nhỏ, không đủ đáng dé phản
ánh được hậu quả lâu dài của hành động này.
76
Theo quy định hiện tại, trách nhiệm duy trì và sửa chữa các phần của căn hộ thuộc về ban quản lý. Vì vậy, dé thực hiện việc bảo dưỡng và sửa chữa hiệu quả, ban quản lý nên xem xét áp dụng các biện pháp sau đây: tìm hiểu, học hỏi và tùy chỉnh các hình thức cải tạo, nâng cấp phù hợp với các yếu tố công năng, kỹ thuật, xã hội và
không gian cua Sky City.
Áp dụng công cụ hữu ích: Bằng cách tăng cường tuyên truyền và giáo dục nhằm nâng cao ý thức bảo vệ tài sản công và chấp hành pháp luật của cư dân sống tại dự án, ban quản lý mong muốn cải thiện và nâng cao trách nhiệm của cư dân. Nếu xảy ra sự cố, ban quản lý cần khuyến khích cư dân tham gia vào các khâu của quá trình sửa chữa, cải tạo và nâng cấp dé họ hiểu được những hành vi tự ý của mình có thé gây hậu quả đến tòa nhà.
Ban quản lý nên đề xuất một số ý kiến về thời gian định kỳ cho công tác quản lý nhà ở chung cư cao tầng và các công trình hạ tầng kỹ thuật là:
- Đối với công tác quét vôi mặt ngoài nhà: trung bình 3 năm 1 lần.
- Đối với công tác duy tu: trung bình 6 tháng đến 1 năm 1 lần. Việc sửa chữa chỉ thực hiện khi thực sự đã xuất hiện những hư hỏng dù ở mức độ nhỏ nhất
Ban quản lý nên quan tâm đến việc nghiên cứu, soạn thảo nội quy bảo quản nhà ở với những quy định, chế tài xử phạt rõ ràng chi tiết với những căn hộ vi phạm dé trình lên hội nghị của dự án dé xét duyệt và thông qua.
Ban quản lý cần tăng cường tần suất gửi các báo cáo đến Ban quản trị về các hệ thống kỹ thuật chưa được bảo trì tại dự án Sky City. Trong các báo cáo, cần nêu rõ hiện trạng, nguyên nhân, và hậu quả nếu không được xử lý, kèm theo các phương án xử lý chi tiết nhất dé Ban quản trị hiểu được tầm quan trọng của việc bảo trì và duy trì các hạng mục này. Để đảm bảo Ban quản trị nhớ nhiệm vụ, Ban quản lý cần liên tục nhắc nhở và đôn đốc. Cần thiết lập file quản lý, lưu trữ riêng cho van dé này, các
báo cáo cân được đánh sô và ghi rõ ngày giờ đê tiện theo dõi và làm báo cáo nhac lại.
Cần tăng cường đào tạo cho nhân viên, đặc biệt là những nhân viên mới. Phòng kỹ thuật tong công ty cần xây dựng một giáo trình đào tạo nhân viên chi tiết và rõ ràng, cung cấp các kiến thức về các hệ thống kỹ thuật tại tòa nhà (nguyên lý hoạt động, bản vẽ, hiện trạng thực tế, cách vận hành...). Nên tổ chức định kỳ các buổi
training cho nhân viên về các hệ thông kỹ thuật tại tòa nhà, mỗi budi sẽ giới thiệu sâu
77
về một hệ thong (may phat, tram bién ap, diéu hoa, thang may...). Diéu này sé giúp
nhân viên mới nhanh chóng trở thành chuyên gia trong việc vận hành và làm việc,
cũng như giúp nhân viên đã có kinh nghiệm nắm bắt và hoàn thiện nghiệp vụ của mình. Nên cân nhắc tổ chức các cuộc thi tay nghề giữa các nhân viên ở các dự án dé khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên mới.
Kỹ sư trưởng cũng cần sát sao hơn trong công tác quản lý nhân viên, nên giao ca sớm 15 phút trước mỗi ca, có hình thức khién trách chi tiết và phù hợp từ nhẹ đến
nặng với những nhân viên thường xuyên di muộn, hay vi phạm các nội quy của bộ phận kỹ thuật
+ Về công tác quản lý an nình, vệ sinh:
Công ty PMC cần có một phòng ban chuyên trách quản lý các dịch vụ mà công ty cung cấp và mô hình này cần được nhân rộng và tại mỗi Ban quản lý có một mô hình nhỏ hơn. Cụ thé, công ty cần thành lập phòng quản lý dịch vụ của tông công ty và mỗi dự án sẽ có từ 2 đến 3 nhân viên giám sát thường trực tại dự án với nhiệm vụ kiểm tra và giám sát toàn bộ các nhà thầu do Ban quản lý thuê và báo cáo lại văn phòng tong công ty.
Riêng đối với dự án Sky City 88 Lang Hạ, đề xuất cần có 3 nhân viên giám sát ( có đảm bao day đủ nghiệp vu va kĩ năng theo tiêu chuẩn) chia làm 2 ca từ 07h00 đến 15h00 va từ 14h00 đến 22h00. 3 nhân viên này sẽ luân phiên làm việc và thay nhau nghỉ theo quy định của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của phòng quản lý dịch vụ bao
gồm quản lý và giám sát số lượng nhân viên làm việc tại dự án, giao ca cùng các nhà
thâu và kiêm tra chât lượng nhân viên của các nhà thâu.
Các nhân viên giám sát còn có nhiệm vụ tuân tra toàn bộ tòa nhà đê phát hiện những vi trí chưa hoàn thành nhiệm vụ như sản hành lang ban, nhân viên ngủ gật hoặc bỏ vi trí. Nêu phát hiện vi trí nào chưa hoàn thành nhiệm vụ, nhân viên giám sát
sẽ báo với quản lý của các nhà thâu đê chân chỉnh và sửa chữa.
Ngoài ra, phòng quản lý dịch vụ còn là cầu nối kết hợp và chỉ đạo chung các
nhà thầu trong các sự kiện hoặc sự việc cần sự phối hợp giữa nhiều nhà thầu. Các
nhân viên giám sát còn phải kiểm soát chặt chẽ ham gửi xe và nhân viên soát vé dé không xảy ra tình trạng gian lận hoặc thất thoát tiền gửi xe, giữ gìn hình ảnh và bộ
mặt của tổng công ty.
78