Trang 18 CHƯƠNG 1CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNGVÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP1.1 KHÁI QUÁT KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘIBỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Kh
Trang 1HOÀNG THỊ THU SƯƠNG
HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
ĐÀ NẴNG, 2022
Trang 3HOÀNG THỊ THU SƯƠNG
HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 8340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN PHI SƠN
ĐÀ NẴNG, 2022
Trang 4quan, các cấp lãnh đạo và cá nhân Tôi xin bày tỏ lời cám ơn và kính trọng tới tất cảtập thể và cá nhân đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu.Trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Nguyễn Phi Sơn, người đãhướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn.
Tôi xin trân trọng cám ơn Ban Giám hiệu, Ban sau đại học, các đơn vị liên quancủa Trường Đại học Duy Tân Tôi cũng xin trân trọng cám ơn các thầy cô củaTrường Đại học Duy Tân - những người đã trang bị cho tôi những kiến thức quý báu
để giúp tôi hoàn thành công trình này
Tôi xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của Công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng đãgiúp tôi trong quá trình điều tra, thu thập số liệu
Tôi xin chân thành cám ơn gia đình, bạn bè đồng nghiệp đã động viên chia sẻ,giúp đỡ nhiệt tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi hoàn thành luận văn
Tác giả luận văn
Hoàng Thị Thu Sương
Trang 5Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và khôngtrùng lặp với các đề tài khác
Tác giả luận văn
Hoàng Thị Thu Sương
Trang 6DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC HÌNH VẼ
DANH MỤC SƠ ĐỒ
MỞ ĐẦU 1
1.Tính cấp thiết… 1
2.Mục tiêu nghiên cứu 3
2
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
4.Phương pháp nghiên cứu 3
5.Bố cục luận văn 4
6.Tổng quan vấn đề nghiên cứu 4
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 7
1.1 KHÁI QUÁT KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 7
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 7
1.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 10
1.1.3 Mục tiêu hoạt động của hệ thống KSNB 11
1.1.4 Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 11
1.1.5 Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB 26
1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 27
1.2.1 Một số vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp .27
Trang 71.3.1 Các yếu tố bên trong 38
1.3.2 Các yếu tố bên ngoài 39
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 40
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG 41
2.1 KHÁI QUÁT CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG 41
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 41
2.1.2 Lãnh vực kinh doanh 44
2.1.3 Các sản phẩm chính 44
2.1.4 Chiến lược kinh doanh 45
2.1.5 Cơ cấu tổ chức 46
2.1.6 Khái quát bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng 50
2.2 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG 54
2.2.1 Thực trạng kiểm soát mua hàng 54
2.2.2 Thực trạng kiểm soát thanh toán 63
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG 67
2.3.1 Những kết quả đạt được 67
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân 70
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 72
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG 73
3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG ĐẾN NĂM 2030 73
Trang 83.2.2 Hoàn thiện chính sách nhân sự 76
3.2.3 Hoàn thiện quy chế quản lý tài chánh 76
3.2.4 Xây dựng quy chế kiểm toán nội bộ 77
3.3 GIẢI PHÁP Hoàn thiện KSNB chu trình MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN tại Công ty CP Nhựa Đà Nẵng 77
3.3.1 Hoàn thiện KSNB hoạt động mua hàng 77
3.3.2 Hoàn thiện KSNB hoạt động thanh toán 83
3.3.3 Một số giải pháp khác 85
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 90
KẾT LUẬN 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (Bản sao)
Trang 9BCTC Báo cáo tài chánh
Trang 10Hình 2.3: Phiếu nhập kho………58
Hình 2.4: Báo cáo nhận hàng……… 59
Hình 2.5: Báo cáo tổng hợp mua hàng ……… …… 61
Hình 2.6: Báo cáo công tác thu mua ……… …….62
Hình 2.7: Báo cáo công nợ phải trả ……… … 63
Hình 2.8: Phiếu chi ……… 65
Hình 2.9: Ủy nhiệm chi ……… 66
Trang 11Sơ đồ 1.2: Luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán ……… 38
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng……… 46
Sơ đồ 2.2: Tổ chức Bộ máy Kế toán tại Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng………50
Sơ đồ 2.3: Hình thức ghi sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng……….53
Sơ đồ 2.4: Quy trình mua hàng tại Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng……….55
Sơ đồ 2.5: Quy trình thanh toán tại Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng…… …….63
Sơ đồ 3.1: Quy trình mua hàng ……… 82
Sơ đồ 3.2: Quy trình thanh toán ……….85
Trang 12MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với quá trình hội nhập kinh tế ngày càng sâu rộng và sự hoàn thiện khungpháp lý về kiểm toán nội bộ (KTNB), nhu cầu nhân lực KTNB chất lượng cao tạiViệt Nam được dự báo sẽ tăng nhanh trong thời gian tới Tuy nhiên, thực tế hiện naytại Việt Nam, việc việc chuẩn bị hệ thống KTNB vẫn còn khá hạn chế
Tại hội thảo “Xu hướng phát triển nghề nghiệp KTNB tại Việt Nam và trên thếgiới” vừa qua, ông Guilherme Lopes, Giám đốc Đối ngoại toàn cầu Hiệp hội Kiểmtoán nội bộ Hoa Kỳ (IIA) cho biết, IIA thực hiện một cuộc khảo sát gần đây ở 166quốc gia và thấy rằng, ban lãnh đạo doanh nghiệp ngày càng đánh giá cao về tầmquan trọng của KTNB đối với quá trình quản trị doanh nghiệp, quản lý rủi ro và kiểmsoát hiệu quả Tuy nhiên, tại Việt Nam, vấn đề này vẫn chưa được nhiều doanhnghiệp quan tâm
Theo đánh giá của ông Hoàng Tường Hoàng, Trưởng phòng cao cấp, Dịch vụ
Tư vấn rủi ro, Deloitte Việt Nam, phần lớn các công ty hiện nay chưa có một phòngban hoàn thiện về KTNB, do vậy đa phần các doanh nghiệp muốn thực hiện KTNBđều phải thuê ngoài Thậm chí, ở một số doanh nghiệp, đội ngũ kiểm toán độc lập cóthể đảm nhiệm luôn cả việc KTNB Điều này, theo ông Hoàng, không hợp lý vì kiểmtoán độc lập là việc kiểm toán bên ngoài, chủ yếu kiểm toán báo cáo tài chính doanhnghiệp mà không đưa ra ý kiến đóng góp cho hoạt doanh nghiệp Trong khi đó,KTNB với việc giám sát và theo dõi quy trình sẽ có đóng góp ý kiến về những mặtđược và chưa được, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty
Đặc biệt, để thu hút vốn đầu tư nước ngoài, một trong những yếu tố mà các nhàđầu tư ngoại quan tâm đó chính là hệ thống quản trị minh bạch, trong đó không thểthiếu quản trị rủi ro nói chung và vai trò của KTNB nói riêng
Mặt khác, Chính phủ đã ban hành Nghị định về KTNB, có hiệu lực vào đầunăm 2017, yêu cầu các công ty niêm yết, công ty đại chúng, các công ty có từ 51%vốn nhà nước sẽ phải thành lập bộ phận KTNB
Trang 13Liên quan đến nghề KTNB, Việt Nam chưa có một khung hành nghề chuẩn, màchủ yếu áp dụng theo chuẩn của quốc tế Theo đó, trên thế giới, cụ thể ở Mỹ cókhoảng 6 chứng chỉ hành nghề trong lĩnh vực KTNB, trong đó chứng chỉ KTNBcông chứng (CIA) là một trong những chứng chỉ phổ biến và được áp dụng rộng rãitrên thế giới Tại Việt Nam, hiện chỉ có 62 người trong tổng số 185.000 người sở hữuchứng chỉ CIA trên toàn thế giới Đối tác đào tạo chứng chỉ CIA được ủy quyền củaIIA tại Việt Nam là Smart Train.
Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trò to lớn Nó gắnsản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúcđẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển hơn, góp phần hìnhthành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập của nước ta với các nướctrong khu vực cũng như trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng
và nhà nước trong từng giai đoạn
Từ khi chuyển đổi cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường thì doanh nghiệpthương mại phải tự tìm đầu ra, đầu vào cho mình, phải tự tổ chức kinh doanh sao chohợp lý và hiệu quả nhất
Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức được tốt 3 khâucủa quá trình lưu chuyển hàng hóa là mua vào – dự trữ – bán ra Ba khâu này cóquan hệ mật thiết với nhau Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại là tiêu thụhàng hóa nhưng muốn có hàng để bán ra thường xuyên, liên tục thì các doanh nghiệpphải tổ chức tốt quá trình thu mua và dự trữ Chính việc thu mua, tổ chức nguồnhàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp Qua đó cũng thểhiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để có thể đứng vững trên thị trường
Xuất phát từ những yêu cầu thiết thực nêu trên, tác giả chọn đề tài: “HOÀN
THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG” để làm đề tài nghiên cứu cho luận
văn thạc sĩ của mình
Trang 142 Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toántrong doanh nghiệp
Phân tích và tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanhtoán tại Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng
Đề xuất những giải pháp phù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trìnhmua hàng và thanh toán tại Công ty
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu lý luận về kiểm soát chu trình mua hàng vàthanh toán cũng như thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanhtoán tại Công ty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng
Phạm vi nghiên cứu về không gian: Luận văn chỉ tập trung vào nghiên cứucông tác kiểm soát nội bộ đối với khâu mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phầnNhựa Đà Nẵng
Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Luận văn được nghiên cứu với dữ liệu năm
2020
4 Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng 2 nhóm phương pháp nghiên cứu chính đó là: phương pháp thu thập sốliệu và phương pháp xử lý số liệu Cụ thể như sau:
Nhóm phương pháp thu thập số liệu, gồm có:
- Phương pháp chứng từ kế toán: Đây là phương pháp chứng minh bằng giấy tờcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cơ sở để sử dụng phương pháp này là sử dụng cácchứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài sản vànguồn vốn
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Là phương pháp hỏi trực tiếp những ngườicung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này sửdụng để thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến đề tài
Trang 15- Phương pháp quan sát: Là chứng kiến và ghi chép lại mọi yếu tố liên quanđến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích,nhận định, đánh giá.
Nhóm phương pháp xử lý số liệu, gồm có:
- Phương pháp so sánh: Phương pháp này được sử dụng nhằm đối chiếu các chỉtiêu, các hiện tượng kinh tế đã lượng hóa có cùng một nội dung, cùng tính chất tương
tự để xác định xu hướng và mức biến động các chỉ tiêu
- Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: Là tổng hợp những thông tin, dữ liệuthu thập được để hoàn thành công việc nghiên cứu Phương pháp này để chọn lọc vàtập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài Từ thông tin đã chọn lọc sẽ tiến hànhphân tích để đưa ra được kết quả nghiên cứu
5 Bố cục luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toántrong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanhtoán tại Công ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng
Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanhtoán tại Công ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng
6 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu đề tài thì tác giả đã có tìm hiểu và tham khảo một
số luận văn kinh tế để hiểu sâu hơn về đề tài mà mình thực hiện Trong khuôn khổcác luận văn được thực hiện tại các doanh nghiệp trước đây, nếu nghiên cứu về kiểmsoát nội bộ thì tác giả đã tham khảo sơ qua về một số luận văn sau:
Năm 2012, luận văn “ Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanhtoán tại công ty cổ phần thép Đà Nẵng ” của tác giả Nguyễn Thiện Chương Trongluận văn tác giả đã vận dụng lý luận và thông qua nghiên cứu thực tiễn tại Công ty,
đề xuất giải pháp phù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình muahàng và thanh toán tại Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng Tuy nhiên các giải pháp để
Trang 16hoàn thiện chu trình mua hàng và thanh toán của luận văn đưa ra còn quá ít, có nhiềuthiếu sót cần bổ sung thêm để kiểm soát chu trình một cách có hiệu quả hơn Với lại,tác giả nên hoàn thiện thêm về mặt trình bày bố cục của luận văn.
Năm 2013, luận văn “ Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanhtoán tại Công ty Cổ phần Hương Thủy” của tác giả Nguyễn Thị Hương Lan Trongluận văn trên cơ sở nghiên cứu thực trạng KSNB tại Công ty phát hiện những tồn tạitrong hoạt động KSNB của Công ty Luận văn đã hệ thống hóa lại những lý luận về
hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của nó trong chu trình mua hàng – thanh toán
Từ đó, có cái nhìn mới tổng quan về một hệ thống kiểm soát nội bộ trong thực tế,thấy được sự linh hoạt trong việc áp dụng lý thuyết vào thực tế sao cho phù hợp vớiquy mô và điều kiện kinh doanh của Công ty Thông qua những thông tin tổng hợpđược, luận văn đã tiến hành mô tả phần nào những nét chính của hệ thống kiểm soátnội bộ và đánh giá được mức độ hiệu quả của hoạt động kiểm soát đối với chu trìnhmua hàng – thanh toán của Công ty Cổ phần Hương Thủy Qua đó đề xuất nhữnggiải pháp khả thi để góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trìnhmua hàng – thanh toán của Công ty Mục tiêu ban đầu đề ra đã được thực hiện nhưngtác giả còn gặp nhiều hạn chế do thời gian được tiếp xúc thực tế, tìm hiểu kỹ hơn vềcác thủ tục kiểm soát không có nhiều, việc tìm hiểu chủ yếu được thực hiện quaphỏng vấn và quan sát Bên cạnh đó, sự hạn chế về kiến thức và năng lực tổng hợpphân tích của cá nhân cũng ảnh hưởng đến chất lượng nghiên cứu
Năm 2018, luận văn “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
và thanh toán tại Công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Đà Nẵng” củatác giả Đinh Hoàng Cát Trong luận văn tác giả đã nêu thực trạng tại công ty và đưa
ra giải pháp để quản lý chặt chẽ, đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra,đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trênthị trường nhưng vẫn có một số ưu nhược điểm như viết bài theo kiểu liệt kê, không
có giải thích Điều cần lưu ý là khi tác giả viết ra thì tác giả có thể hiểu dễ dàng Tuynhiên, người đọc đôi khi không hay khó hiểu, chính vì lý do này nên tác giả cần giải
Trang 17thích càng ngắn gọn, súc tích càng tốt về những điều được trình bày Đối với nhữngvấn đề quá đơn giản, cũng có thể không cần giải thích.
Năm 2020, luận văn “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng vàthanh toán tại Công ty TNHH một thành viên Con Đường Xanh Quảng Nam” của tácgiả Nguyễn Tuấn Thanh Tác giả đã khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soátnội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, đã phân tích đánh giá toàn cảnh về hoạtđộng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Qua đó tác giả
đã phân tích những hạn chế và nguyên nhân trong kiểm soát nội bộ chu trình muahàng và thanh toán tại công ty và xây dựng các giải pháp cụ thể, khả thi nhằm giúpcông ty hoàn thiện trong việc kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạicông ty, đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp
Qua tìm hiểu thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phầnNhựa Đà Nẵng, tác giả nhận thấy Công ty có xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đốivới chu trình mua hàng và thanh toán nhưng còn mang tính hình thức và chưa thực
sự hữu hiệu Vì vậy, việc tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanhtoán tại Công ty là hết sức cần thiết nhưng vẫn chưa có tác giả nào nghiên cứu về hệthống kiểm soát nội bộ này Trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu luận văn của cáctác giả trên, tác giả dựa trên những nội dung về hệ thống kiểm soát nội bộ truyềnthống và hệ thống nội bộ được công bố trên hệ thống báo cáo COSO, giáo trình Bộmôn Kiểm toán, lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ và một số webside…làm cơ
sở lý luận cho việc nghiên cứu của mình Tác giả đã sử dụng những nội dung cơ bảncủa hệ thống kiểm soát nội bộ để đi vào phân tích tình hình kiểm soát nội bộ củaCông ty Từ đó, tác giả đưa ra những hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hoànthiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty
Trang 18CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 KHÁI QUÁT KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là hệ thống những chính sách, thủ tục được thiết lậpbởi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác vàđáng tin cậy của số liệu kế toán, đẩy mạnh việc tuân thủ các quy định và đảm bảohoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị được thực hiện một cách hiệu quả và hữuhiệu
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (2012): “KSNB là quy trình do
Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chánh, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”
Theo giáo trình “Lý thuyết kiểm toán” (2013) của Học viện Tài chánh, Hệ
thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) được định nghĩa như sau: “HTKSNB bao gồm toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và các thủ tục kiểm toán được thiết lập nhằm mục đích quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị.”
Báo cáo COSO năm 1992 (The Committee of Sponsoring Organizations of theTreadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gianlận khi lập báo cáo tài chánh lại định nghĩa KSNB:
“KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
- Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
- Mục tiêu về sự tin cậy của Báo cáo tài chánh
Trang 19- Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định.”
Hơn 20 năm sau, trước sự phát triển không ngừng nghỉ của khoa học, kỹ thuật,
sự ra đời của báo cáo COSO 2013 như là lẽ tất yếu nhằm thiết lập nên một khuônkhổ chung về HTKSNB trong giai đoạn toàn cầu hóa diễn ra trên quy mô rộng, môhình kinh doanh thay đổi đáng kể và sự cạnh tranh ngày một khốc liệt hơn trong nềnkinh tế thị trường
Theo Báo cáo COSO năm 2013: “KSNB là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:
- Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chánh;
- Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp;
- Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả.”
Theo COSO, từ năm 1992 đến 2013, về cơ bản khái niệm KSNB không có quánhiều sự khác biệt nhưng về nội dung áp dụng thì Báo cáo năm 2013 được xây dựngnhằm tạo nên một khuôn mẫu HTKSNB phù hợp hơn với xu thế kinh tế ngày nay.Điều này cho thấy rằng, các tổ chức cũng đã từng bước cập nhật những chính sách,thủ tục kiểm soát thích hợp nhất và hơn nữa là nâng cao nhận thức về tầm quan trọngcủa một HTKSNB hữu hiệu
Như vậy, đã có nhiều định nghĩa, quan điểm về KSNB, tuy nhiên những quanđiểm đó nhìn chung đồng nhất về một số nội dung sau đây:
Thứ nhất, KSNB là một quá trình: tức khẳng định KSNB không phải là một sự
kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanhnghiệp KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản tronghoạt động của doanh nghiệp chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt độngcủa doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủtục hành chính KSNB phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu củamình
Thứ hai, KSNB bị chi phối bởi con người trong đơn vị (bao gồm ban giám đốc,
nhà quản lý và các nhân viên) Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát
Trang 20vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định Ngược lại, KSNB cũng tác động đếnhành vi của con người Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhaukhi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như traođổi và hành động một cách nhất quán KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cánhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.
Thứ ba, Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Không thểyêu cầu tuyệt đối thực hiện được các mục tiêu đối với KSNB mà chỉ có thể yêu cầucung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện mục tiêu Nguyên nhân là doluôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vậnhành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu KSNB có thểgiúp ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc chắn sẽ khôngxảy ra sai phạm
Thứ tư, Các mục tiêu: mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới(mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị)
Có thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây:
Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả củaviệc sử dụng các nguồn lực
Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chánh: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực vàđáng tin cậy của báo cáo tài chánh mà mình cung cấp
Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định.Khái niệm KSNB theo quan điểm của COSO có thể khái quát bằng Hình 1.1:
Trang 21Kiểm soát nội bộ
Hình 1.1: Khái quát kiểm soát nội bộ theo quan điểm COSO
1.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ngày nay cùng với sự thay đổi về tổ chức hoạt động ở các khâu trong quá trìnhsản xuất kinh doanh, đặc biệt là tình trạng vốn hóa thị trường của môi trường kinhdoanh tại Việt Nam ngày càng tăng cao thì sự vững mạnh của HTKSNB là nhu cầucấp thiết cho mỗi doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ giúp chođơn vị:
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chánh củacông ty;
Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặcnhân viên của công ty gây ra Phát hiện và xử lý sai sót không cố ý của nhân viên mà
có thể gây tổn hại cho công ty;
Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưađầy đủ;
Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ vàhoạt động kinh doanh;
Mục tiêu Con người
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
BCTC đáng tin cậy
Tuân thủ luật và quy định Nhân viên
Đảm bảo hợp lý
Trang 22Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trọng những công việc hàng ngày
để tập trung vào vấn đề chiến lược
1.1.3 Mục tiêu hoạt động của hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB vận hành theo các mục tiêu sau:
Mục tiêu kết quả hoạt động (Hiệu quả và hiệu năng hoạt động)
- Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực;
Mục tiêu tuân thủ, Đảm bảo mọi hoạt động của đơn vị đều tuân thủ:
- Các luật và quy định của NN;
- Các yêu cầu quản lý;
- Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của đơn vị
Những mục tiêu của HTKSNB rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có
ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị
1.1.4 Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thốngkiểm soát nội bộ được thiết lập khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5thành phần như sau:
Trang 23 Môi trường kiểm soát
Đánh giá rủi ro
Hoạt động kiểm soát
Thông tin và truyền thông
Giám sát
Các bộ phận hợp thành KSNB được mô tả qua Hình 1.2:
(Nguồn: The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)
Hình 1.2: Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ
Nguyễn Thị Kim Anh (2018) – Bàn về kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt
động của doanh nghiệp:
“KSNB bao gồm 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền thông; giám sát.”
Theo Báo cáo COSO (1992): “Một HTKSNB bao gồm 5 bộ phận có mối liên
hệ chặt chẽ với nhau, đó là:
Môi trường kiểm soát: tạo ra sắc thái chung trong đơn vị - nơi mỗi người tiến
hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình Chính môi trườngkiểm soát làm nền tảng cho các thành phần khác của HTKSNB
Những yếu tố chính của môi trường kiểm soát gồm:
Tính chính trực và giá trị đạo đức;
Cam kết về năng lực, sự tham gia của ban quản trị;
Triết lý quản lý và phong cách điều hành;
Cơ cấu tổ chức;
Trang 24 Phân định quyền hạn và trách nhiệm;
Chính sách và thông lệ nhân sự
Đánh giá rủi ro: mỗi đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro mà mình
gặp phải Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu (bao gồm mụctiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của doanh nghiệp) Đánh giá rủi
ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình Trên
cơ sở nhận dạng và phân tích các rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được
xử lý như thế nào
Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý Bất kỳ tổ chức,
DN nào trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng đều phải đối mặt với rủi ro Nhữngrủi ro này có thể do bản thân DN hay từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bênngoài tác động, do vậy mỗi đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro mà mìnhgặp phải
Hoạt động kiểm soát: là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ
thị của nhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ởmọi cấp độ và mọi hoạt động Hoạt động kiểm soát gồm những hoạt động như: phêchuẩn, ủy quyền, xác minh, đối chiếu, đánh giá hiệu quả, bảo vệ tài sản và phân côngnhiệm vụ Hoạt động kiểm soát diễn ra chủ yếu trong DN gồm:
Soát xét của nhà quản lý (bao gồm cả cấp cao và cấp trung gian);
Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm;
Ủy quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thíchhợp;
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứngdụng;
Kiểm soát vật chất;
Phân tích rà soát
Thông tin và truyền thông: các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu
thập và trao đổi trong đơn vị dưới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúpmọi người trong đơn vị thực hiện được nhiệm vụ của mình Thông tin và truyền
Trang 25thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soátđơn vị Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấptrên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu
rõ vai trò của mình trong HTKSNB cũng như hoạt động của cá nhân có tác động tớicông việc của người khác như thế nào Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi hữu hiệugiữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông vàcác cơ quan quản lý
Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong KSNB cũng như hoạt động của
cá nhân có tác động tới công việc của người khác như thế nào Bên cạnh đó, cũngcần có sự trao đổi giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cungcấp, cổ đông và các cơ quan quản lý
Giám sát: là quá trình đánh giá chất lượng của HTKSNB qua thời gian.
Những khiếm khuyết của HTKSNB cần được báo cáo lên cấp trên và điều chỉnhlại khi cần thiết
Trong môi trường kiểm soát, nhà quản lý đánh giá rủi ro đe dọa đến việc đạtđược các mục tiêu cụ thể Hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo rằngcác chỉ thị của nhà quản lý nhằm đối phó với rủi ro được thực hiện trong thực tế.Trong khi đó, các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổithông tin diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức Quá trình trên sẽ được giám sát vàđiều chỉnh lại khi cần thiết
* Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2013
Sau hơn 20 năm kể từ khi ban hành báo cáo COSO đầu tiên (1992), môi trườngkinh doanh đã có những thay đổi lớn, quá trình toàn cầu hóa tiếp tục diễn ra trên diệnrộng, công nghệ thông tin ngày càng phát triển… đã ảnh hưởng đáng kể tới cáchthức tổ chức kinh doanh, nhận diện, đánh giá và ứng phó rủi ro của doanh nghiệp.Trước thực tế đó, Ủy ban COSO phải tiến hành cập nhật báo cáo của mình và phiênbản cập nhật mới là COSO Internal Control 2013 đã ra đời từ những yêu cầu thựctiễn nêu trên
Cấu trúc của Báo cáo COSO (2013) gồm 4 phần:
Trang 26Phần 1: Tóm tắt cho nhà điều hành (Executive Summary)
Trình bày tóm lược những nội dung của Khuôn mẫu KSNB (Framework) giànhcho Giám đốc điều hành, thành viên ban quản trị và các vị trí quản lý cấp coa khác.Phần 2: Khuôn mẫu KSNB và phụ lục
Trình bày chi tiết khuôn mẫu KSNB bao gồm: định nghĩa KSNB, đưa ra nhữngyêu cầu của một hệ thống KSNB hữu hiệu gồm các bộ phận cấu thành hệ thốngKSNB và các nguyên tắc KSNB, cung cấp định hướng cho nhà quản lý ở mọi cấptrong đơn vị biết các thiết kế, thực hiện và đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB
10 Khuôn mẫu KSNB là nội dung chính yếu nhất của Báo cáo COSO 2013 Phầnphụ lục cung cấp thêm thông tin tham khảo bao gồm: Từ điển thuật ngữ, các lưu ýcho doanh nghiệp nhỏ và tóm tắt những thay đổi của Báo cáo COSO 2013 so với báocáo 1992 (Phụ lục không được coi là một phần của Khuôn mẫu)
Phần 3: Công cụ đánh giá sự hữu hiệu của KSNB
Phần này cung cấp các mẫu biểu (templates) và những ví dụ thực tế để hỗ trợnhà quản lý trong việc áp dụng khuôn mẫu KSNB đặc biệt là khi đánh giá sự hữuhiệu của KSNB
Phần 4: KSNB cho việc lập báo cáo tài chánh bên ngoài
Phần này cung cấp phương pháp và ví dụ thực tế về việc áp dụng những yêucầu của KSNB (bao gồm các bộ phận và các nguyên tắc KSNB) vào việc chuẩn bịcác báo cáo tài chánh cho bên ngoài
Theo COSO 2013, khuôn khổ chung của KSNB là nội dung quan trọng nhất, đãđưa ra định nghĩa về KSNB và tiêu chí về các bộ phận hợp thành một hệ thốngKSNB COSO 2013 không chỉ phục vụ cho công tác tài chánh, kế toán mà còn mởrộng đối với phạm vi toàn doanh nghiệp (điều chỉnh 7 quan điểm cơ bản và đưa ra 17nguyên tắc mở rộng theo mô hình kết cấu bởi 5 thành phần cấu thành KSNB dựatheo COSO 1992)
(1) COSO 2013 định nghĩa: KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trịcủa doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảmbảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ
Trang 27(2) Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2013 (Chuẩn mựckiểm toán Việt Nam số 315 (CMKiT) có sự đồng nhất với các bộ phận cấu thành hệthống KSNB theo COSO 2013):
- Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc (structure)của tổ chức, cung cấp nền tảng cho việc thực hiện KSNB tổ chức
(3) Con người chính là yếu tố trung tâm, quan trọng nhất trong môi trườngkiểm soát Cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho DN mà trong đó banquản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức đểlan tỏa xuống toàn DN Việc phát triển nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng Cóđược nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, năng động sáng tạo, thích ứnglinh hoạt với vị trí công việc và có sự gắn bó lâu dài cùng sự phát triển của tổ chức sẽtạo ra một lợi thế quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN
Tuy nhiên môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo cho các quá trình kiểmsoát và cả hệ thống KSNB là tốt Song môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnhhưởng lớn đến tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống KSNB
Một số nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát
a) Yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức Truyền đạt thông tin
và truyền đạt thông tin: Đây là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả củaviệc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát; Tính chính trực và hành vi đạo đức
là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyềnđạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế Việc thực thi tính chính trực và cácgiá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏhoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếutrung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt các chính sách của đơn
vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viêncác chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức vàbằng tấm gương điển hình
b) Sự độc lập của bộ phận kiểm tra: Sự độc lập tương đối của từng cá nhân,thành viên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát Đảm bảo không bị các lợi ích
Trang 28khác chi phối để đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể.
c) Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến nhậnthức về kiểm soát của đơn vị Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm
đó được đề cập trong các quy định do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, Ban quản trịcòn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế các thủ tục soát xét tính hiệu quả củaKSNB của đơn vị
d) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc:
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm:
- Quan điểm và hành động của Ban Giám đốc về việc lập và trình bày báo cáotài chánh (có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán một cáchthận trọng hoặc ít thận trọng khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc kế toán,hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán)
- Cách tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh
- Quan điểm đối với việc xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự
e) Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức trong đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm vànghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp,kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một
tổ chức Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo, điều hành củanhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việc kiểm soát lẫn nhauđược duy trì thường xuyên và chặt chẽ hợn
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ tạo môi trường kiểm soáttốt và đảm bảo một hệ thống hoạt động xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc banhành các quyết định Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô
và đặc điểm hoạt động của đơn vị
f) Phân công quyền hạn và trách nhiệm:
Cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm đối với các hoạt động; cáchthức thiết lập trình tự hệ thống báo cáo và sự phân chia quyền hạn và trách nhiệmgiữa các cấp Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chínhsách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ
Trang 29chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ Ngoài ra, việc phâncông có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cảnhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân
có liên quan với nhau như thế nào và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, vànhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm vềcái gì
g) Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ liên quanđến các hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiếnnhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót
Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất (chú trọng vềnền tảng giáo dục, kinh nghiệm làm việc trước đó, các thành tích trong quá khứ vàcác bằng chứng về tính chính trực và hành vi đạo đức) thể hiện cam kết của đơn vịđối với những người có năng lực và đáng tin cậy Các chính sách đào tạo trong đótruyền đạt vai trò và nhiệm vụ tương lai, gồm các hoạt động như tổ chức trường đàotạo và hội thảo, thể hiện yêu cầu về kết quả công việc và hành vi mong đợi Việc đềbạt dựa trên đánh giá định kỳ về hiệu quả công việc thể hiện cam kết của đơn vịtrong việc bổ nhiệm những nhân sự có khả năng vào những trọng trách cao hơn.Con người là chủ thể trong mọi hoạt động của tổ chức, là yếu tố quan trongnhất trong bất cứ hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát
Nếu đội ngũ nhân viên, lực lượng lao động trong đơn vị có năng lực, đáng tincậy thi có quá trình kiểm soát khác có thể không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo hoạtđộng tốt và BCTC có cơ sở tin cậy Nhưng nếu lực lượng nhân viên yếu kém về nănglực và không trung thực thì đù có tồn tại nhiều quá trình kiểm soát thì cũng khôngthể đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát ấy là có hiệu quả
Ngay khi con người có năng lực và trung thực nhưng khi các vấn đề về cá nhânkhông được thỏa mãn thì họ có thể sinh ra chán nản và có thể làm rối loạn trong việcthực thi công việc của họ cũng như việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, tổ chức
Vì tầm quan trọng của con người trong các hoạt động của tổ chức nên mộtchính sách nhân sự được xem là hợp lý khi những chính sách ấy nhằm tuyển dụng,
Trang 30huấn luyện sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân sự được rõ ràng
và khuyến khích các phẩm chất về năng lực và trung thực của đội ngũ nhân viên vàngười lao động
Sự tồn tại của một môi trường kiểm soát thỏa đáng có thể là một yếu tố tích cựccủa đơn vị Tuy nhiên, một môi trường kiểm soát thỏa đáng có thể giúp giảm rủi ro
do gian lận nhưng không thể ngăn chặn hoàn toàn gian lận Ngược lại, những khiếmkhuyết trong môi trường kiểm soát có thể làm giảm hiệu quả của các kiểm soát, nhất
là đối với gian lận
Hiệu quả của việc thiết kế môi trường kiểm soát liên quan đến sự tham gia củaBan quản trị chịu ảnh hưởng bởi các vấn đề như:
(1) Sự độc lập của Ban quản trị đối với Ban Giám đốc và khả năng đánh giáhoạt động của Ban Giám đốc;
(2) Hiểu biết của Ban quản trị về các nghiệp vụ kinh doanh của đơn vị;
(3) Mức độ Ban quản trị đánh giá về tính phù hợp của báo cáo tài chánh đốivới khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chánh được áp dụng
- Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một quy trình động và tác động lẫn nhau nhằm nhận diện vàphân tích các rủi ro để đạt được các mục tiêu của tổ chức, hình thành nền tảng choviệc quyết định các rủi ro nên được quản lý như thế nào
Kết quả nghiên cứu cho thấy, đánh giá rủi ro có tác động mạnh và cùng chiềuvới hiệu quả hoạt động của DN Do vậy, các DN cần tăng cường đánh giá và kiểmsoát rủi ro, cần chủ động trong việc nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá vàphân tích các rủi ro đó, từ đó xây dựng các chiến lược để giảm thiểu tác hại của rủi
ro đến hoạt động kinh doanh Nhà quản lý cân nhắc những thay đổi có thể xảy ra củamôi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức; những thay đổi này có thể cản trởkhả năng đạt được các mục tiêu…
Ví dụ đánh giá rủi ro Cho mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chánh:
Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác định cácrủi ro kinh doanh có liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chánh theo khuôn
Trang 31khổ về lập và trình bày báo cáo tài chánh, ước tính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy
ra rủi ro và quyết định các hành động nhằm xử lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được.Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị có thể gồm đánh giá cách đơn vị xem xétkhả năng ghi nhận thiếu các giao dịch, hoặc cách xác định và phân tích các ước tínhquan trọng được ghi nhận trên báo cáo tài chánh
Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chánh bao gồm các sự kiệntrong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và có ảnhhưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chánh phùhợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong báo cáo tài chánh Ban Giám đốc
có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro cụ thểhoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xem xét cácyếu tố khác
Trên thực tế, mỗi DN đều phải thường xuyên đối mặt với nhiều rủi ro từ bêntrong và bên ngoài Do đó, việc đánh giá rủi ro sẽ đạt chất lượng nếu:
Ban lãnh đạo quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánhgiá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng
DN đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảmthiểu tác động của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó; hoặc DN đã có biệnpháp để toàn bộ nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạnrủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được
DN đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đólàm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc
KSNB cần được điều chỉnh để có thể xử lý thỏa đáng các rủi ro mới phát sinhhoặc các rủi ro trước đó không kiểm soát được
- Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập bới các chính sách vàthủ tục để đảm bảo những chỉ dẫn của nhà quản lý trong việc giảm thiểu rủi ro để đạtđược các mục tiêu
Trang 32Các hoạt động kiểm soát nên là một phần không thể tách rời trong các tácnghiệp hàng ngày của một doanh nghiệp Một hệ thống KSNB có hiệu quả cần có cơcấu kiểm soát đúng đắn với các hoạt động kiểm soát được xác định ở tất cả các cấpcủa tổ chức và tại rất nhiều giai đoạn của quá trình hoạt động, bao gồm cả môitrường công nghệ.
Khi tiến hành kiểm soát thì các hành động kiểm soát phải đạt được những nộidung sau:
Phân chia trách nhiệm thích hợp: Khi phân chia không cho phép một cá nhânhay một bộ phận nào được thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ mà phải phân chiacho nhiều bộ phận tham gia
Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê chuẩnbởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Riêng đối với phê chuẩn cụthể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ một cách cụ thể
Kiểm soát chứng từ: (1) – Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; (2) – Đánh sốtrước liên tục; (3) – Lập kịp thời; (4) – Lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học; (5) –Bảo quản và lưu chữ chứng từ
Kiểm soát sổ sách: (1) – Thiết kế sổ sách; (2) – Ghi chép kịp thời, chính xác;(3) – Bảo quản và lưu trữ
- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sử dụngcác thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin Kiểm kê đúng giá trịcủa tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm tra lại việc thực hiện cácloại thủ tục kiểm soát, để có thể phát hiện các biến động bất thường, tìm ra nguyênnhân và xử lý kịp thời
Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuật nghiệp
vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý Nó đảm bảo các hoạt độngcần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêucủa doanh nghiệp Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp
Trang 33vụ và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau gữa các đơn vị và các nghiệp vụ.Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây:Thứ nhất: Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải đượcphân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiềuviệc trong khi một số khác lại không có người làm Theo nguyên tắc này, tráchnhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều ngườitrong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trongcông việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện
Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thểkiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ Khi đó, công việc của người này được kiểmsoát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Phân công công việc làm giảmrủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn củanhân viên
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên từkhâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng, đếnlập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền… Nếu trong trườnghợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… thì sự bấtcẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội chonhân viên đó thực hiện hành vi gian lận
Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp
vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạmdụng quyền hạn
Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phêchuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản
Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải đượctôn trọng:
- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán
Trang 34- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó.
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ
Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải đượcphê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗnloạn, phức tạp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết mộtcông việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
- Phê chuẩn chung:Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ
Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụngcho khách hàng
- Phê chuẩn cụ thể:Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt Phêchuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng,những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra
- Hệ thống thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin vàtruyền thông hữu hiệu trong toàn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các mục tiêukiểm soát Thông tin và truyền thông cần được thực hiện xuyên suốt theo chiều từtrên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được những thông tincần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao
Chất lượng hệ thống thông tin chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:
- DN thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo vànhững người có thẩm quyền
- Hệ thống truyền thông của DN đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều cóthể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin đượccung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định
- DN đã thiết lập các kênh thông tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về cáchành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho DN
Trang 35- DN đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận củanhững người không có thẩm quyền.
- DN đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họahoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu
Một hệ thống KSNB đòi hỏi phải có các kênh thông tin hiệu quả, đảm bảotruyền tải đúng đối tượng Kênh thông tin theo chiều từ dưới lên đảm bảo thông tinđược báo cáo tới HĐQT và Ban TGĐ để họ nhận biết được các rủi ro kinh doanh vàkết quả hoạt động của ngân hàng Kênh thông tin theo chiều từ trên xuống đảm bảocác mục tiêu, chiến lược, kỳ vọng và thủ tục/chính sách của ngân hàng được truyềnđến các cấp quản lý thấp hơn và nhân sự liên quan đạt được mục tiêu chung của tổchức Cuối cùng thông tin liên lạc giữa các phòng ban, bộ phận chia sẽ thông tin vàphối hợp hoạt động hiệu quả Một hệ thống kiểm soát 20 nội bộ hiệu quả cần có cáckênh liên lạc hiệu quả để đảm bảo tất cả nhân viên của doanh nghiệp hiểu thấu đáo
và tuân thủ theo các chính sách, thủ tục có liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệmcủa họ và các thông tin liên lạc khác đến đúng được nhân viên cần biết
- Hệ thống giám sát và thẩm định
Giám sát kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB trongtừng giai đoạn Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soátmột cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết Ban Giám đốc thựchiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêngbiệt hoặc kết hợp cả hai Các hoạt động giám sát liên tục thường gắn liền với cáchoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị và bao gồm các hoạt động quản lý và giám sátthường xuyên
- Các hoạt động giám sát của Ban Giám đốc cũng sử dụng những thông tin thuthập từ bên ngoài như các khiếu nại của khách hàng và các ý kiến của cơ quan quản
lý có thể cho thấy các vấn đề hoặc các lãnh vực cần cải thiện
- Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB mộtcách thường xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc xemxét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thay đổi
Trang 36phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Việc giám sát các kiểm soát có thểbao gồm các hoạt động như: Ban Giám đốc soát xét liệu bảng đối chiếu với ngânhàng đã được lập kịp thời hay chưa, kiểm toán viên nội bộ đánh giá sự tuân thủ củanhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng,
bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạtđộng của đơn vị, Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạtđộng một cách hiệu quả theo thời gian Ví dụ, nếu không giám sát việc lập bản đốichiếu với ngân hàng thì các nhân sự chịu trách nhiệm có thể sẽ không lập tài liệunày
- Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự cóthể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng
rẽ Thông thường, những người này cung cấp thông tin một cách đều đặn về hoạtđộng của KSNB, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quả của KSNB,
và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra các khuyến nghị
để cải thiện KSNB
- Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được quatrao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy cácvấn đề hoặc các khu vực cần được cải thiện Khách hàng thường xác minh các thôngtin trong hóa đơn thông qua việc thanh toán hóa đơn hoặc khiếu nại về số tiền phảitrả Ngoài ra, các cơ quan quản lý cũng có thể thông tin cho đơn vị về các vấn đề cóthể ảnh hưởng tới hoạt động của KSNB, ví dụ như, các thông tin liên quan đến cuộckiểm tra của cơ quan quản lý ngân hàng Đồng thời, khi thực hiện hoạt động giámsát, Ban Giám đốc cũng có thể xem xét các trao đổi thông tin từ kiểm toán viên độclập liên quan đến KSNB
Như vậy, chức năng KTNB là một phần quan trọng trong yếu tố “giám sát” của
hệ thống KSNB Để thực hiện được chức năng, KTNB cần được tạo điều kiện vàđảm bảo cung cấp về nguồn lực, đặc biệt là nhân sự KTNB phải được giao cho cácnhân viên có trình độ, được đào tạo bài bản, hiểu rõ trách nhiệm và vai trò của mình.Đồng thời, KTNB cần được trao quyền chủ động trong việc thực hiện công việc của
Trang 37mình, được quyền tiếp cận với tất cả các hoạt động ngân hang thực hiện, bao gồm cảhoạt động ở chi nhánh và công ty con Mặt khác, giữa KTNB với các chức nănghang ngày của ngân hang phapr đảm bảo sử độc lập Nghĩa là bộ phận KTNB và cácKTV không tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp/lựa chọn hay triểnkhai các biện pháp KSNB; trực tiếp báo cáo tới tấp quản lý cao trong doanh nghiệp,điển hình là HĐQT hoặc Ủy ban kiểm toán và Ban TGĐ nhằm đảm bảo sự kháchquan trong cung cấp thông tin, không bị chi phối bởi bất kỳ cấp quản lý nào được đềcập trong báo cáo Bản than bộ phận KTNB cũng yêu cầu phải được đánh giá mộtcách độc lập bởi một bên thứ ba độc lập như Kiểm toán độc lập hay Ủy ban kiểmtoán.
1.1.5 Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB
Hạn chế vốn có của hệ thống KSNB xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Yêu cầu thông thường của nhà quản lý là những chi phí cho hệ thống KSNBkhông vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại
Ví dụ: khi thiết kế và thực hiện các kiểm soát, Ban Giám đốc có thể thực hiệncác xét đoán về phạm vi, mức độ các kiểm soát mà Ban Giám đốc lựa chọn thực hiện
và về phạm vi, mức độ rủi ro mà họ quyết định chấp nhận
- Phần lớn các thủ tục KSNB thường thiết lập cho các nghiệp vụ thườngxuyên, lặp đi, lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên
- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, thiếu thận trọng khi thực hiện chức năngnhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu của công việc
- Khả năng của hệ thống KSNB không phát hiện (KSNB có thể bị vô hiệuhóa) do sự thông đồng của hai hay nhiều người hoặc bị Ban Giám đốc khống chế
Ví dụ, Ban Giám đốc có thể có các “thỏa thuận phụ” với khách hàng nhằm thayđổi các điều khoản trong hợp đồng bán hàng của đơn vị, dẫn đến việc ghi nhậndoanh thu không chính xác
- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng đặcquyền của mình;
Trang 38- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạchậu hoặc bị vi phạm.
Những hạn chế trong KSNB sau khi được phát hiện, dù bởi bộ phận nào cũngcần được báo cáo kịp thời lên cấp quản lý thích hợp, với những vấn đề nghiêm trọngcần báo cáo tới HĐQT và Ban TGĐ Khi đã báo cáo, điều quan trọng là cần đảm bảoviệc các khiếm khuyết này được ban quản lý giải quyết một cách kịp thời Để làmnhư vậy, các kiểm toán nội bộ cần tiếp tục theo dõi và lập tức thông báo lại vớiHĐQT hoặc Ban TGĐ về bất cứ khiếm khuyết nào chưa được khắc phục
Như vậy các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB có tính linh hoạt cao Ví
dụ, đánh giá rủi ro không chỉ ảnh hưởng tới các hoạt động kiểm soát mà còn có thểchỉ ra nhu cầu xem xét lại thông tin và truyền thong hoặc hoạt động giám sát trong tổchức Vì vậy, KSNB không đơn giản là một quá trình - ở đó mỗi bộ phận hợp thànhchỉ ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp – mà thực sự là một quá trình tương tác nhiềuchiều – trong đó hầu như bất cứ bộ phận nào cũng có thể ảnh 25 hưởng đến bộ phậnkhác Do đó, mặc dù mọi doanh nghiệp đều cần có các bộ phận nói trên nhưng hệthống KSNB của họ lại rất khác nhau tùy theo ngành nghề, quy mô, văn hóa vàphong cách quản lý
1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Một số vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp
1.2.1.1 Phạm vi của chu trình mua hàng – thanh toán
Quá trình mua vào của hàng hóa hay dịch vụ bao gồm những khoản mục nhưnguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì
Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao độnghoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức Việc muahàng hóa hay dịch vụ có thể được tiến hành theo một trong các phương thức sau:
- Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp mua hàng trực tiếp tại khohoặc các phân xưởng sản xuất của người bán
Trang 39- Phương thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợpđồng ký kết, số hàng này chỉ thuộc phần sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệpthanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
- Phương thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hóa được trả góp từng kỳ
1.2.1.2 Các chức năng cơ bản của chu trình mua hàng – thanh toán
- Xử lý các đơn đặt hàng
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là điểmkhởi đầu của chu kỳ Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụthuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và chính sách của công ty
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính cảu chức năng này vì
nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn củacông ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết.Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp, bộphận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản:giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng giao hàng Sau khi lựachọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gởi cho nhàcung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liênquan tới việc giao hàng Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phậnnhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng
- Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượnghàng, đối chiếu với giấy gởi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng,sau đó lập Biên bản nhận hàng Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến bộphận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định Sau khi kiểmnhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng đượclàm thủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản
lý hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng
- Ghi nhận các khoản nợ người bán
Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán kiểmtra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn mua hàng Sau đó, tiến hành đối
Trang 40chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá ) trên Hoá đơnbán hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng,Phiếu nhập kho Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hoá dịch vụmua vào; còn Hoá đơn thì dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưathanh toán).
- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đếnkhi thanh toán Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chilàm thành nhiều bản, mà bản gốc gởi cho người được thanh toán, một bản sao đượclưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán Người ký duyệt chứng từ chi phảikiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng Nhữngchứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanhtoán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại Giấy báo Nợ của ngân hànghoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán Trong hầu hết cáctrường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưngđôi khi ghi vào một số hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng nhưmột sổ nhật ký chi tiền mặt
1.2.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán
Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn
- Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng vớiyêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã, của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin trênHoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kếtoán
- Các Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự trước và được đính kèm vớicác Hoá đơn tương ứng