BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN NGỌC TUẤN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN TỈNH VĨNH PHÚC LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI- NĂM 2016 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu hướng tồn cầu hóa hội nhập kinh tế, đòi hỏi tất yếu Chính phủ quốc gia cải cách hành để đáp ứng nhu cầu thực tiễn khách quan, Việt Nam khơng nằm ngồi xu phát triển Cùng với cải cách hành nước, tỉnh Vĩnh Phúc đẩy mạnh công cải cách hành để hội nhập, thu hút đầu tư phát triển kinh tế - xã hội Văn phịng HĐND UBND có nhiệm vụ vai trị vơ quan trọng cơng việc quản lý, đạo, điều hành công việc đạo cán đứng đầu HĐND, UBND Chính lẽ đó, cơng việc cấp thiết trước mắt khối văn phòng phải nâng cao hiệu hoạt động, có phương thức điều hành khoa học, biện pháp kỹ thuật thích hợp Trong thời gian qua, hoạt động Văn phòng HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên hoạt động có hiệu quả, văn phịng làm tốt cơng tác chức nhiệm vụ giao Mặc dù số tồn tại, hạn chế như: Cơ chế phối hợp chưa tốt, phân cơng cơng việc cịn có chồng chéo, bỏ trống, quy chế làm việc chưa chặt chẽ,…đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND thành phố Vĩnh Yên Trước tình hình thực tế diễn ra, bên cạnh nhận thấy chưa có đề tài nghiên cứu hoạt động Văn phòng HĐND, YBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc nên chọn đề tài: “ Hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài - Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Hành văn phịng quan nhà nước” Nxb thống kê, Hà Nội; Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Nghiệp vụ hành văn phòng”,Nxb thống kê, Hà Nội; Nguyễn Hữu Thân ( chủ biên) , “ Quản trị hành văn phịng”, NXb thống kê, Hà Nội; Học viện hành Quốc gia ( 2006 ) “ Điều hành công sở hành Nhà nước”, Nxb Khoa học kỹ thuật Hà Nội; Nguyễn Đăng Thành ( chủ biên ) ( 2013), “ Đo lường đánh giá hiệu quản lý hành Nhà nước thành tựu giới ứng dụng Việt Nam”, Nxb Lao động; Nguyễn Văn Thâm ( 2001), “ Tổ chức điều hành hoạt động công sở”, Nxb lao động; Nguyễn Văn Thâm (2001) “ Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở” , Nxb trị Quốc gia.; Thái Thùy Linh (2010) “ Nâng cao lực điều hành văn phịng UBND quận Hà Đơng bối cảnh nay”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng Học viện hành Hà Nội… Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Dựa lý luận khoa học tình hình thực tiễn hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, đề tài đánh giá kết đạt được, hoạt động cịn hạn chế để tìm nguyên nhân đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc thời gian tới + Hệ thống hóa sở lý luận, sở pháp lý làm rõ số vấn đề lý luận khoa học thực tiễn cơng tác văn phịng nói chung + Phân tích tình hình hoạt động văn phịng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Đánh giá tình hình thực tế, kết đạt được, hạn chế nguyên nhân trình hoạt động Văn Phịng HĐND – UBND địa bàn + Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc 4.2 Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh n, tỉnh Vĩnh Phúc phân tích tình hình hoạt động Văn phịng HĐND – UBND thành phố giai đoạn 2012 - 2015 để đánh giá kết đạt được, hoạt động hạn chế để tìm nguyên nhân đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2016 – 2020 Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận: 5.2 Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu khoa học, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp thu thập xử lý liệu, phương pháp thống kê, mô tả, phương pháp đối chiếu so sánh… Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Hệ thống hóa sở lý luận sở pháp lý nắm rõ vấn đề văn phòng hoạt động Văn phòng HĐND – UBND cách hệ thống khoa học - Kết nghiên cứu luận văn góp phần làm sở để Văn phịng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nâng cao hiệu hoạt động nhằm đáp ứng đòi hỏi thực tế; - Luận văn bảo vệ thành công sử dụng làm tài liệu tham khảo cho Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, quan tổ chức khác tiến hành hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động - Những liệu thực tiễn hoạt động Văn phòng cấp huyện nói chung Văn phịng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nói riêng giúp nhà hoạch định sách tham khảo để xây dựng sách phù hợp với thực tiễn Cấu trúc luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận thực tiễn hoạt động văn phòng hội đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân cấp huyện; Chương 2: Thực tiễn hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên; Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1 Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Quan niệm văn phòng, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện * Văn phịng hiểu cách đơn giản theo quan sát người đời sống thực tế thường hay bắt gặp, văn phòng trụ sở làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị văn phòng thường gắn với địa điểm cụ thể, gắn liền với tên quan, đơn vị Tại văn phịng, cơng việc hàng ngày, hành quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, dấu công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ…được thực Có thể có nhiều cách hiểu khác văn phịng, hiểu theo nghĩa chung là: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm vảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức * Hiệu hoạt động văn phòng phạm trù phản ánh trình độ sử dụng nguồn lực văn phịng q trình thực nhiệm vụ mục tiêu đề * Hiệu hoạt động hành kết quản lý đạt máy hành tương quan với mức độ chi phí nguồn lực, mối quan hệ hiệu kinh tế với hiệu xã hội Hiệu hành phương diện: đạt mục tiêu quản lý hành tối đa với mức độ chi phí nguồn lực định;đạt mục tiêu định với mức độ chi phí nguồn lực tối thiểu; đạt mục tiêu không tỏng quan hệ với chi phí nguồn lực mà cịn quan hệ với hiệu xã hội * Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Văn phòng Hội đồng nhân dân UBND huyện quan chun mơn thuộc UBND huyện, có chức tham mưu tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, UBND quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND Văn phịng HĐND UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên mơn, nghiệp vụ Văn phịng UBND thành phố Về tổ chức, văn phòng HĐND UBND huyện có Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Tổ chức biên chế Văn phòng HĐND UBND huyện Chủ tịch UBND huyện định tổng biên chế giao Vai trò văn phòng HĐND UBND huyện làm trung gian lãnh đạo với phận có liên quan, số phòng ban, quan huyện, nơi chuyển giao công việc cá nhân lãnh đạo Văn phịng ví cửa ngõ UBND HĐND cấp huyện tổ chức này, ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua văn hệ thống đến văn nội Mặt khác, văn phòng ví nơi cung cấp dịch vụ tổng hợp giúp ích cho UBND HĐND Bên cạnh văn phòng HĐND UBND cấp huyện nơi tiếp nhận mối quan hệ mối quan hệ đối ngoại 1.1.2 Chức văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Thứ nhất, chức tham mưu, tổng hợp Nghị định 14 đặt vị trí hàng đầu Văn phòng "tham mưu tổng hợp cho UBND hoạt động UBND với yêu cầu: tham mưu tổng hợp; tham mưu, giúp tham mưu cho Nhiệm vụ lớn khó khăn văn phòng là: "tham mưu tổng hợp cho UBND hoạt động UBND" Tham mưu tổng hợp có nghĩa tham mưu nhiệm vụ tổng hợp, tổng hợp hàm chứa chất liệu tham mưu đề xuất giải pháp xử lý công việc công tác tổng hợp 10 tổng hợp riêng rẽ Việc tham mưu tổng hợp bao gồm kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, quốc phịng địa phương, tài ngun, mơi trường Nhiệm vụ "Tham mưu, giúp UBND cấp huyện cơng tác dân tộc" Đây nhiệm vụ có nghĩa nhà nước xác định vị trí, ý nghĩa đặc biệt vấn đề dân tộc tình hình Nhiệm vụ "tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành" giúp Chủ tịch hoàn thành nhiệm vụ, Văn phịng có trách nhiệm tham mưu "trúng việc người" Chủ tịch UBND người lãnh đạo điều hành công việc UBND Nhiệm vụ cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương" Nhiệm vụ cuối cùng, là: "Đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND” Ngồi ra, văn phịng UBND – HĐND huyện cịn "cung cấp thơng tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND Thứ hai, chức hậu cần Mọi hoạt động hậu cần gắn liền với việc sử dụng sở vật chất, chuẩn bị chương trình, hoạt động phục vụ chung văn phịng cấp có thẩm quyền hướng dẫn, quy định cụ thể, có định mức rõ ràng việc thực hoạt động liên quan đến hoạt động tài hay số lượng chất lượng gắn liền với hoạt động nhiệm vụ 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn * Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân Văn phịng trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm UBND huyện Đơn đốc, kiểm tra phịng, ban chun mơn, UBND cấp xã, thị trấn, công tác phối hợp phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn theo quy định pháp luật; Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND 11 Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật… * Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban HĐND đại biểu Hội đồng nhân dân huyện Văn phòng HĐND UBND huyện tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm HĐND, Thường trực HĐND; tổ chức phục vụ việc thực chương trình, kế hoạch phê duyệt; tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc chung; điều hoà, phối hợp hoạt động Ban Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực quy chế hoạt động, giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND; đơn đốc quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp 1.2 Nội dung hoạt động văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 1.2.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan Lập kế hoạch, xây dựng chương trình trình xây dựng mục tiêu xác định nguồn lực, định cách tốt để thực mục tiêu đề Bằng việc xếp, bố trí cơng việc, hoạt động, giải pháp để sử dụng phối hợp nguồn lực theo trình tự thời gian, nhằm thực chức năng, nhiệm vụ đạt tới mục tiêu tổ chức, quan hay cá nhân Cần xác định trước phải làm gì, làm nào, vào làm Việc làm kế hoạch bắc nhịp cầu từ trạng thái tới chỗ mà muốn có tương lai Văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng q, hàng năm cho văn phịng cho lãnh đạo quan trực thuộc triển khai kế hoạch để tránh việc chồng chéo, trùng lặp công việc hàng ngày, ảnh hưởng đến chất lượng tiến độ cơng việc Sau cùng, văn phịng cần phải thưởng xuyên tổng kết công việc làm, thực được, kế hoạch tồn đọng lý liên quan để có kế hoạch thực bổ sung kịp thời 12 1.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin chung Trong công tác quản lý hành Nhà nước thơng tin phương tiện để định, xác định phương hướng, đạo sát thực với thực tế, nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng HĐND – UBND huyện ln cần hiểu, biết xác nhu cầu thơng tin phục vụ quản lý Xác định đối tượng có nhu cầu cần cung cấp thông tin sử dụng thơng tin Tìm hiểu xác nguồn thơng tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, lúc, mục đích, phù hợp với quy định pháp luật Trong việc xử lý thông tin cần loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo mối liên hệ chất, vốn có, nhằm rút thơng tin thật có giá trị, phục vụ cho việc giải nhiệm vụ quản lý hành Trong quy trình xử lý thơng tin diễn hoạt động phương pháp sau: Tiếp nhận thơng tin Tóm lược thơng tin Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy thông tin thu thập từ nguồn tin khác Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải 1.2.3 Soạn thảo, phát hành, quản lý văn Văn hành văn quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền luật định Các hình thức văn hình thành hoạt động UBND huyện quan trực thuộc UBND huyện bao gồm: văn quy phạm pháp luật văn hành * Nguyên tắc soạn thảo văn quy định: - Nội dung văn phải hợp hiến, hợp pháp - Văn phải soạn thảo thể thức - Văn phải soạn thảo thẩm quyền quy định 13 - Văn phải đảm bảo tính khả thi - Văn phải trình bày phong cách hành cơng vụ 1.2.4 Lưu trữ Cơng việc lưu trữ bao gồm: phân loại, chọn lọc, đánh giá, xếp thơng tin cách có hệ thống theo phương pháp khoa học nhằm bảo quản an toàn phục vụ việc kiểm tra, điều tra cần, công tác tra cứu thông tin, khai thác sử dụng thơng tin có hiệu phục vụ nhu cầu khác văn phịng Các thơng tin, tài liệu lưu trữ bao gồm: chính, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… tồn xã hội Trong trường hợp khơng cịn tài liệu chính, gốc thay hợp pháp Nghiệp vụ lưu trữ bao hàm nội dung tổ chức phận, nhân làm công tác lưu trữ quan ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn công tác lưu trữ; thực nghiệp vụ lưu trữ, cuối kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ 1.2.5 Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại Đây nhiệm vụ quan trọng, có tổ chức phòng làm việc, tiếp khách xếp nhân lực phù hợp với loại công việc quan Mức độ giao tiếp nhân viên văn phịng rộng hẹp, nhiều chủ yếu diễn văn phòng văn phòng tổ chức Yêu cầu chung đặt giao tiếp, đối nội, đối ngoại là: công việc lễ tân, tiếp khách phải đảm bảo tính trang trọng, văn minh, lịch phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi quy định, chế độ, quy chế quan