Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÙI PHƢƠNG LOAN HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH LÀO CAI Chuyên ngành: Quản lý cơng Mã số: 60 34 04 03 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2018 Luận văn hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS VŨ THỊ MINH HƢƠNG Phản biện 1: PGS TS Nguyễn Thị Thu Vân Phản biện 2: TS Lê Thanh Huyền Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phịng họp D tầng Hội trường bảo vệ Luận văn Thạc sĩ Học viện Hành Quốc gia Số: 77, Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Thời gian: vào hồi 17h ngày 13 tháng năm 2018 Có thể tìm hiểu luận văn thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài luận văn Cơng tác văn thư, lưu trữ giữ vai trị quan trọng khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh văn để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực chức năng, nhiệm vụ giao, định trực tiếp tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Ngay từ ngày đầu giành độc lập, Đảng Nhà nước ta đặc biệt quan tâm đến công văn thư, lưu trữ, coi công cụ để quản lý, điều hành đất nước Khởi đầu quy định công tác văn thư lưu trữ Thơng đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 giữ gìn cơng văn hồ sơ Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ Cách mạng lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký, Người rõ “Tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia”, Người yêu cầu Bộ trưởng, ban “chỉ thị cho nhân viên Sở phải giữ gìn cơng văn, tài liệu cấm khơng hủy công văn, tài liệu Hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ” Qua năm qua có nhiều văn Đảng, Nhà nước quy định công tác công văn, lưu trữ ban hành, tạo điều kiện cho phát triển ngành văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương tiêu biểu như: Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 Chính phủ; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/7/2004 Chính phủ công tác Văn thư ; Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2011; đặc biệt đời Luật Lưu trữ tạo khung pháp lý cao công tác lưu trữ Cùng với phát triển hệ thống văn QPPL công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương nước hình thành, phát triển có thay đổi theo nhiệm kỳ Chính phủ Ở địa phương từ năm 2008, theo Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, quản lý văn thư, lưu trữ chuyển từ Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Sở Nội vụ Theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh, thực hoạt động dịch vụ công theo quy định pháp luật Để thực tốt công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, địa phương quan quản lý chun ngành văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai khơng nằm ngồi phạm vi Trong thời gian qua hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai đạt thành tựu định, bên cạnh cịn khơng hạn chế số nội dung hoạt động chưa thật hiệu Việc đánh giá đầy đủ thực trạng đưa giải pháp hoàn thiện hoạt động Chi cục yêu cầu cấp thiết góp phần nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Lào Cai nói riêng, góp phần vào cơng cải cách hành tỉnh vào nghiệp xây dựng kinh tế - xã hội địa phương nói chung Xuất phát từ lý nêu trên, học viên chọn đề tài: “Hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Lào Cai ” làm luận văn Thạc sĩ Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Cho đến nay, có nhiều cơng trình, viết nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ, thể dạng sách, luận án, luận văn tốt nghiệp chuyên ngành văn thư, lưu trữ; giáo trình giảng dạy văn thư, lưu trữ; nhiều tham luận khoa học trao đổi lý luận thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ Một số tác giả, chuyên gia đầu ngành có cơng trình, nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ viết thành sách, nhiều đề tài, luận văn thạc sỹ đề cập đến công tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên chưa có cơng trình nghiên cứu vấn đề Hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ Luận văn nghiên cứu sở lý luận, thực trạng hoạt động quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh từ đưa giải pháp phù hợp Trong trình thực đề tài luận văn, tác giả tham khảo kế thừa số nội dung cơng trình kể Ngồi ra, tác giả đề tài cịn khai thác sử dụng nguồn tài liệu: - Nhóm tài liệu hệ thống văn quy phạm pháp luật Đảng Nhà nước công tác lưu văn thư, lưu trữ; - Nhóm tài liệu văn Bộ, ngành, tỉnh, huyện quy định, hướng dẫn, báo cáo công tác văn thư, lưu trữ; - Các Báo cáo công tác Văn thư, Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước báo cáo Bộ Nội vụ; - Kỷ yếu Hội nghị công tác Văn thư, Lưu trữ địa phương Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu luận văn 3.1 Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu luận văn làm rõ sở lý luận thực tiễn hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ Từ đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu luận văn cần giải vấn đề sau: - Hệ thống hóa sở lý luận cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ - Trình bày, đánh giá thực trạng hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai tìm nguyên nhân dẫn tới thực trạng - Đề xuất giải pháp hồn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu luận văn 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu luận văn hoạt động Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: vấn đề lý luận thực tiễn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ, từ đưa giải pháp hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai - Về thời gian: tổng hợp báo cáo từ năm 2011 đến 2017 - Về không gian: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Phƣơng pháp luận phƣơng pháp nghiên cứu luận văn - Phương pháp luận: Luận văn vận dụng phép vật biện chứng Chủ nghĩa Mác - Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh làm tảng sở lý luận để xem xét, giải vấn đề - Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp thu thập xử lý thông tin; phương pháp thống kê, so sánh đối chiếu; phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp lấy ý kiến nhà quản lý Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Về lí luận: luận văn góp phần làm sâu sắc lý thuyết hoạt động quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh - Về thực tiễn: Trên sở nhận thức thực trạng hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai, luận văn đưa số kiến nghị nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai - Các địa phương khác xem xét, đề xuất ứng dụng kết nghiên cứu từ hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai - Đặc biệt kết nghiên cứu luận văn đóng góp cho quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ Trung ương nguồn tư liệu tham khảo trình xây dựng văn quy phạm pháp luật văn quản lý tổ chức hoạt động Chi cục Văn thư, Lưu trữ địa phương, đồng thời nguồn tư liệu bổ ích phục vụ việc nghiên cứu, giảng dạy chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ sở đào tạo văn thư, lưu trữ nước ta Kết cấu luận văn Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Bảng chữ viết tắt, Danh mục Bảng, Biểu Danh mục tài liệu tham khảo, Luận văn gồm ba chương: Chương Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ Chương 2.Thực trạng hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương Giải pháp hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1.1 Công tác văn thƣ 1.1.1.1 Khái niệm Công tác văn thư hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức Ngay từ Cách mạng tháng tám thành cơng Nhà nước ta có quy định cụ thể công tác Lần công tác văn thư đề cập cách có hệ thống Nghị định 527TTg ngày 02/11/1957 ban hành Bản điều lệ quy định chế độ chung công văn, giấy tờ quan Theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ, công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 1.1.1.2 Vị trí, vai trị cơng tác văn thư Cơng tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động thiếu quan, tổ chức Cơng tác văn thư có vai trị: đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan; góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công việc; làm giảm tệ quan liêu, giấy tờ; giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan 1.1.2 Công tác lƣu trữ 1.1.2.1 Khái niệm Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức, bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.2.2 Vị trí, vai trị cơng tác lưu trữ Trong năm qua Đảng Nhà nước ta coi trọng cơng tác lưu trữ, coi ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước, đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý nhà nước Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan hoạt động quan, tổ chức có vai trị chủ yếu như: góp phần nâng cao chất lượng, hiệu hệ thống thể chế hành nhà nước, cung cấp thơng tin cho cơng tác nghiên cứu khoa học quản lý nghiên cứu lịch sử… 1.1.3 Quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 1.1.3.1 Yêu cầu quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ - Đúng pháp luật: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, UBND cấp thực chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ sở Hiến pháp, văn pháp luật quy định hành văn thư, lưu trữ văn khác có liên quan - Tồn diện: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, UBND cấp thực chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ đầy đủ mặt, nội dung hoạt động văn thư, lưu trữ phạm vi quản lý, điều hành - Thống nhất: Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan chức thực thống nước từ Trung ương tới địa phương 1.1.3.2 Các nội dung quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ - Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; - Xây dựng đạo việc thực quy hoạch, kế hoạch phát triển văn thư, lưu trữ; - Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; - Quản lý thống tài liệu lưu trữ quốc gia; - Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; - Tổ chức, đạo việc nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động văn thư, lưu trữ; - Thống kê nhà nước văn thư, lưu trữ; - Thực tra, giải khiếu nại, tố cáo văn thư, lưu trữ; - Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động văn thư, lưu trữ; - Hợp tác quốc tế văn thư, lưu trữ 1.1.3.3 Thẩm quyền quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Điều 38 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: - Chính phủ thống quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ; - Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; - Cơ quan có thẩm quyền Đảng Cộng sản Việt Nam thực quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; - Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, quan trung ương tổ chức trị - xã hội phạm vi, nhiệm vụ quyền hạn thực quản lý văn thư, lưu trữ; - Ủy ban nhân dân cấp phạm vị nhiệm vụ, quyền hạn minh thực quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa phương 1.2 CHI CỤC VĂN THƢ-LƢU TRỮ TRONG HỆ THỐNG CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.2.1 Các quan quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 1.2.1.1 Bộ Nội vụ Theo quy định Nghị định 34/2017/NĐ-CP ngày 03/4/2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ: “ Bộ Nội vụ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, nghiệp nhà nước; quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng chuyên ngành hành quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi phủ; thi đua, khen thưởng; tơn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; niên quản lý nhà nước dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý theo quy định pháp luật” 1.2.1.2 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Theo Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ: “Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan thuộc Bộ Nội vụ, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ phạm vi nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thực dịch vụ công văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật” 1.2.1.3 Sở Nội vụ Theo quy định Nghị định 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 Chính phủ Thơng tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ: “ Sở Nội vụ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức máy; vị trí việc làm; biên chế cơng chức, cấu ngạch cơng chức quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp cơng lập; cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, cơng chức; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức cán bộ, công chức cấp xã; người hoạt động không chuyên trách cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng công tác niên 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ: “ Chi cục Văn thư -Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai, Chi cục Văn thư Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật 2.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai thực nhiệm vụ, quyền hạn giống Chi cục Văn thư - Lưu trữ khác quy định Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ trình bày 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy biên chế 2.1.4.1 Lãnh đạo Chi cục - Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai có Chi Cục trưởng 01 Phó Chi Cục trưởng - Chi Cục trưởng người đứng đầu Chi cục Văn thư - Lưu trữ, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thư - Lưu trữ; thực chức trách nhiệm vụ Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định pháp luật; - Phó Chi cục trưởng người giúp Chi Cục trưởng phụ trách, theo dõi, đạo số mặt công tác Chi cục; chịu trách nhiệm trước Chi Cục trưởng trước pháp luật công tác phân cơng Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Phó Chi cục trưởng Chi Cục trưởng ủy nhiệm điều hành hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ Việc điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu thực chế độ, sách khác Chi Cục trưởng, Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh 2.1.4.2 Các phịng chun mơn, nghiệp vụ đơn vị trực thuộc Chi cục - Phịng Hành - Tổng hợp; - Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; - Trung tâm Lưu trữ lịch sử 2.1.4.3 Biên chế Biên chế Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai nằm tổng biên chế Sở Nội vụ UBND tỉnh giao sở Đề án vị trí việc làm theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ Năm 2017, biên chế Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai giao 17 biên chế Trình độ đội ngũ cơng chức, viên chức: trình độ Đại học 09 người, chiếm tỷ lệ 64,7% 11 Việc tuyển dụng công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tuân thủ theo quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật 2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TỈNH LÀO CAI 2.2.1 Hoạt động quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 2.2.1.1 Tham mưu xây dựng quy hoạch, kế hoạch, văn hướng thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ Trong năm qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai giúp Giám đốc Sở tham mưu cho UBND tỉnh đạo, thực tốt công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật, chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Về xây dựng quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, văn công tác văn thư, lưu trữ: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 3947/QĐ-UBND ngày 12/12/2014 phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Lào Cai đến năm 2020, tầm nhìn 2030 Kế hoạch số 148/KH-UBND ngày 05/6/2015 UBND tỉnh thực Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ năm (giai đoạn 2015-2020); Quyết định số 3750 /QĐ-UBND ngày 18/12/2012 việc phê duyệt dự án số hóa sở liệu lưu trữ tỉnh Lào Cai Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh thường xuyên rà soát sửa đổi, bổ sung, xây dựng văn Quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với Luật Lưu trữ, Thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hàng năm Chi cục tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, Quyết định thu tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh 2.2.1.2 Kiểm tra, tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch kiểm tra định kỳ thường xuyên quan, tổ chức cấp tỉnh huyện, thành phố Ngồi cơng tác kiểm tra định kỳ, hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp với Thanh tra Sở thực tra công tác Nội vụ số quan, đơn vị, huyện, thành phố địa bàn tỉnh 2.2.1.3 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Công tác tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan tâm, trọng tổ chức thực thông qua nhiều Hội nghị tập huấn nghiệp vụ cấp tỉnh, cấp huyện, lồng ghép 12 với Hội nghị chuyên đề sở, cử cán tham dự lớp bồi dưỡng ngắn hạn văn thư, lưu trữ Thông qua công tác đào tạo tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ nhận thức lãnh đạo cấp, ngành công tác lưu trữ nâng lên; công chức, viên chức thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ cập nhật kịp thời quy định văn thư, lưu trữ, văn hướng dẫn thực nhờ hoạt động văn thư, lưu trữ sở có chuyển biến rõ nét, hiệu 2.2.1.4 Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định Việc thực báo cáo, thống kế công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, đơn vị địa bàn tỉnh thực tốt theo quy định Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ Nội dung chế độ báo cáo quy định Thông tư đăng tải rộng rãi Cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ tạo điều kiện thuận lợi cho nhu cầu tra cứu, thực đơn vị Bên cạnh Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu cho Sở Nội vụ thực tốt chế độ Báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ tỉnh Lào Cai hàng năm với Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thời gian quy định 2.2.1.5 Tham mưu công tác quản lý lưu trữ thông tin số, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu cho UBND tỉnh đạo thực tương đối tốt công tác quản lý lưu trữ thông tin số, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể: - Đối với quan, đơn vị địa bàn tỉnh: Việc sử dụng hộp thư điện tử trao đổi, xử lý công việc triển khai rộng rãi hầu hết quan cấp tỉnh, cấp huyện UBND xã, phường, thị trấn - Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh: Hiện thực ứng dụng Phần mềm hệ thống Quản lý văn điều hành (do VNPT cung cấp) Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (do Trung tâm Công nghệ Thông tin - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cung cấp), 100% công chức, viên chức Chi cục đào tạo kỹ vận hành Phần mềm quản lý văn điều hành; phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Từ năm 2012-2015 Chi cục Văn thư - Lưu trữ triển khai hoàn thành Đề án Số hóa sở liệu lưu trữ tỉnh 2.2.2 Hoạt động quản lý trực tiếp tài liệu Lƣu trữ lịch sử tỉnh Hiện Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Lào Cai bảo quản tổng số 80 Phông tài liệu lưu trữ Tổng số mét giá tài liệu bảo quản Lưu trữ Lịch sử tỉnh 461 mét giá; thành phần chủ yếu tài liệu hành 2.2.2.1 Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh 13 Trên sở Danh mục quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh đề nghị Sở Nội vụ, hàng năm UBND tỉnh ban hành Quyết định thu tài liệu quan, tổ chức theo quy định Từ năm 2011 đến hết năm 2016 Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục thực thu tài liệu đến hạn nộp lưu 80 quan, tổ chức 2.2.2.2 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu - Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: + Đối với Lưu trữ quan: Đã thực thu tài liệu đến hạn nộp lưu năm 2014 phịng chun mơn, Trung tâm thuộc Chi cục + Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử: thực phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu 80 phông tài liệu lưu trữ (tương ứng 461 mét giá) - Tại quan, tổ chức: Hàng năm quan, đơn vị nghiêm túc thực rà soát thu tài liệu đến hạn nộp lưu Lưu trữ quan thời gian quy định sở phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Các sở ngành lớn tỉnh, quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh thực triệt để công tác này, huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn hạn chế định Công tác xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau chỉnh lý quan, đơn vị thực nghiêm túc theo quy định Luật Lưu trữ hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 2.2.2.3 Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ - Về bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh làm việc thực bảo quản tài liệu lưu trữ trụ sở từ tháng 10 năm 2016, gồm 02 tòa nhà đó: Tịa nhà 05 tầng dùng làm việc, tịa nhà 07 tầng dùng làm kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử - Về thống kê tài liệu lưu trữ: Định kỳ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh thống kê tài liệu lưu trữ theo quy định Tính đến hết năm 2016 thống kê tài liệu bảo quản 80 phông tài liệu với số lượng 461 mét giá Các Phơng tài liệu mã hóa, phân theo phịng, khu vực bảo quản, có sơ đồ dẫn thuận lợi cho phục vụ khai thác tài liệu 2.2.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ quán triệt, triển khai thực tốt văn hướng dẫn Trung ương quy trình, thủ tục, thẩm quyền trách nhiệm việc tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh đồng thời cụ thể hóa văn quy định cấp vận dụng vào tình hình thực tế tỉnh 14 Đã xây dựng ban hành Quy trình ISO 9001: 2008 “Quy trình thu thập sử dụng nguồn tài liệu diện nộp lưu”; niêm yết, thực 02 thủ tục hành khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử - Công cụ tra cứu tài liệu Chi cục Văn thư - Lưu trữ gồm: Sổ Mục lục hồ sơ Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử - Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ: Chủ yếu sử dụng tài liệu lưu trữ chỗ, photocopy, cung cấp sao, chứng thực tài liệu lưu trữ, trung bình năm Chi cục phục vụ khai thác 150 hồ sơ, chụp gần 500 trang tài liệu - Số lượng độc giả đến khai thác: Trung bình hàng năm phục vụ 50 lượt độc giả đến khai thác tra cứu 2.2.3 Hoạt động quản lý, điều hành quan Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ 2.2.3.1 Lập kế hoạch, xây dựng chương trình cơng tác hoạt động Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức triển khai thực tốt Nghị quyết, Chỉ thị Chính phủ, UBND tỉnh đạo điều hành thực kế hoạch phát triển kinh tế xã hội dự toán ngân sách nhà nước Ngay từ đầu năm Chi cục tổ chức cho công chức, viên chức đăng ký kế hoạch công tác; xây dựng ban hành Kế hoạch cơng tác, chương trình cơng tác trọng tâm Chi cục 2.2.3.2 Quản lý tổ chức, máy, biên chế theo phân cấp quy định pháp luật Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực quản lý tổ chức máy, biên chế theo phân cấp quy định Pháp luật: thời gian qua thực việc kiện toàn tổ chức máy Chi cục theo văn hướng dẫn Trung ương Phối hợp tham mưu trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND ngày 15/01/2016 Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh (thay Quyết định số 40/2010/QĐ-UBND); Căn vào tình hình biến động tổ chức nhân hàng năm quan đề xuất với Giám đốc Sở Nội vụ thực quy trình bổ nhiệm Chi cục trưởng, bổ nhiệm lãnh đạo Phòng, Trung tâm thuộc Chi cục theo quy trình, quy định Kiện tồn phân cơng lại nhiệm vụ lãnh đạo, công chức, viên chức Chi cục hàng năm; Thực công tác Quy hoạch cán theo hướng dẫn cấp trên, đề nghị nâng lương sớm, nâng lương thường xuyên cho công chức, viên chức đảm bảo đối tượng, thời gian; Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ trị, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức viên chức Chi cục 2.2.3.3 Thực công tác văn thư, lưu trữ quan Chi cục 15 Công tác văn thư, lưu trữ năm qua Chi cục thực tốt: Chi cục bố trí 01 cán chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ Đã xây dựng ban hành Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Hàng năm xây dựng ban hành Danh mục hồ sơ quan, Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Kho Lưu trữ hành quan Các quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ như: Quản lý văn đi, đến, soạn thảo ban hành văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, quản lý sử dụng dấu; thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu đề thực theo quy định Toàn văn bàn Chi cục đề cập nhật xử lý 100% qua phần mềm hệ thống Quản lý văn điều hành Phịng Hành - Tổng hợp thực tốt việc theo dõi, đôn đốc tình hình xử lý văn phịng, Trung tâm thuộc Chi cục, kiểm soát chặt chẽ thể thức, kỹ thuật trình bày văn trước phát hành Việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan hàng năm thực tốt Kho trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ quan đầu tư đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn quy định 2.2.3.4 Cơng tác quản lý tài chính, cơng sản Chi cục Văn thư - Lưu trữ triển khai thực văn quy định, hướng dẫn cấp quản lý tài chính, tài sản công Đã ban hành Quy chế Chi tiêu nội quan, khơng ngừng rà sốt, cập nhật văn cấp để chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với chế độ, sách Hàng năm xây dựng dự toán chi, kiểm soát chi tạm ứng theo tiến độ hoạt động, theo dự toán chi tiết duyệt Triển khai nhiều biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Thực nghiêm túc việc kê khai tài sản, thu nhập CCVC thuộc diện kê khai theo Nghị định số 78/2013/NĐ-CP (hình thức cơng khai Hội nghị tồn thể CCVC, niêm yết nơi làm việc…) Cơng khai việc quản lý sử dụng biên chế, kế hoạch ngân sách giao Tổ chức Hội nghị cán bộ, CCVC theo quy định 2.2.3.5 Thực chế độ thông tin báo cáo đột xuất, định kỳ theo quy định Các chế độ thông tin, báo cáo Chi cục quan tâm, đạo thực kịp thời, thường xuyên Các báo cáo gồm: báo cáo định kỳ tuần, tháng, quý năm theo Quy chế làm việc Sở Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ Các báo cáo chuyên đề, đột xuất hoạt động quản lý, điều hành quan 16 Toàn báo cáo Chi cục phản ánh đầy đủ, nội dung theo yêu cầu, thời gian gửi báo cáo đảm bảo quy định 2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG 2.3.1 Kết đạt đƣợc 2.3.1.1.Đối với hoạt động quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực tốt công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật văn thư, lưu trữ tạo chuyển biến tích cực nhận thức lãnh đạo cấp, ngành cán bộ, cơng chức, viên chức vai trị cơng tác văn thư giá trị tài liệu lưu trữ đạo, điều hành, giải cơng việc hàng ngày quan, từ nâng cao tinh thần trách nhiệm, tính tự nguyện tuân thủ pháp luật văn thư, lưu trữ Hệ thống văn quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ cấp khơng ngừng hồn thiện ban hành, kịp thời cụ thể hóa văn Trung ương quy định công tác văn thư, lưu trữ khẳng định vai trò, chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội địa phương Biên chế, cán làm công tác văn thư bước tăng cường; công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ trọng, trình độ chuyên môn cán làm công tác văn thư, lưu trữ nâng lên rõ rệt, đáp ứng ngày tốt yêu cầu công tác quan xã hội Việc tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tiến hành thường xuyên, khơng ngừng đổi nội dung, hình thức Các quan, đơn vị, địa phương địa bàn tỉnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ bước đầu thu kết định Chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất công tác văn thư, lưu trữ thực tốt Cơ sở vật chất kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ ngành quan tâm hơn, đầu tư đáng kể, tập trung vào công việc trọng tâm như: cải tạo nâng cấp xây dựng kho lưu trữ đủ; mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 2.3.1.2 Đối với hoạt động quản lý trực tiếp tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Chi cục Văn thư - Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Quyết định phê duyệt Danh mục quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Thực tốt việc thu thập tài liệu quan, đơn vị vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm Tài liệu thu Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉnh lý, hệ thống hóa, lập mục lục tra cứu thực số hóa; Cơng tác bảo quản an tồn tài liệu 17 quan tâm, trọng Từ tháng 10 năm 2016, cơng trình Kho lưu trữ chun dụng tỉnh hoàn thành đưa vào sử dụng đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn kho lưu trữ chuyên dụng Việc khai thác sử dụng tài liệu thực quy trình quy định đáp ứng yêu cầu khai thác tài liệu quan, tổ chức, cá nhân tỉnh Việc ứng dụng công nghệ thông tin bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu thực tốt 2.3.1.3 Đối với hoạt động quản lý, điều hành quan Chi cục Văn thư Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai triển khai thực tốt văn đạo, điều hành cấp trên, xây dựng ban hành đầy đủ chương trình, kế hoạch cơng tác quan Chi cục, hoàn thiện ban hành Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Quy chế chi tiêu nội bộ… Thực quản lý tổ chức, máy, biên chế, tài chính, tài sản quan theo phân cấp quản lý quy định nhà nước Chỉ đạo, điều hành đơn vị đảm bảo theo nguyên tắc hoạt động quan quản lý nhà nước Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thực đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu 2.3.1.4 Nguyên nhân đạt kết - Được quan tâm, đạo Đảng Nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ trọng, văn quy định công tác văn thư, lưu trữ hoàn thiện ban hành tạo hành lang pháp lý cho địa phương triển khai thực - Lãnh đạo quan, tổ chức năm gần quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ, đạo sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị - Việc bố trí CCVC làm văn thư, lưu trữ quan, đơn vị trọng hơn; cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị phát huy tính chủ động cơng việc, làm tốt chức tham mưu cho lãnh đạo cấp việc tổ chức thực pháp luật nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ quan - Sự tiến khoa học, công nghệ, yêu cầu đại hóa với tiến trình cải cách hành nhà nước tác động mạnh mẽ đến đổi công tác văn thư, lưu trữ 2.3.2 Hạn chế, tồn 2.3.2.1.Trong hoạt động quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ - Lãnh đạo số quan chưa nhận thức mức vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ; hoạt động văn thư, lưu trữ bị xem 18 nhẹ Ý thức pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cán bộ, công chức số đơn vị hạn chế - Các văn quản lý văn thư, lưu trữ quan, đơn vị ban hành việc chấp hành công chức, viên chức văn chưa nghiêm túc, hiệu chưa cao; - Việc kiện toàn tổ chức, biên chế văn thư, lưu trữ quan, đơn vị năm gần gặp nhiều khó khăn: - Cơng tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan số quan, đơn vị hạn chế, tài liệu phổ biến để bàn làm việc (hoặc tủ) cán bộ, công chức, viên chức chưa giao nộp vào Lưu trữ quan (191/341 đơn vị chưa thực nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan) - Khối lượng tài liệu tồn đọng địa bàn tỉnh chưa chỉnh, xác định giá trị nhiều - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ số đơn vị chưa đồng bộ, chưa hiệu - Cơ sở vật chất kinh phí cho hoạt động lưu trữ quan tâm trước, nhìn chung cịn nhiều khó khăn 2.3.2.2 Trong hoạt động quản lý trực tiếp tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh - Chất lượng, nội dung, thành phần tài liệu thu Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa đầy đủ, giá trị tài liệu không cao việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu quan chưa tốt - Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử cịn hạn chế, hình thức chủ yếu phục vụ độc giả chỗ; chưa tổ chức trưng bày giới thiệu tài liệu lưu trữ - Công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn chưa triển khai thực - Kinh phí tốn hạng mục cơng trình kho lưu trữ chuyên dụng gặp khó khăn 2.3.2.3 Trong hoạt động quản lý, điều hành quan Chi cục Văn thư Lưu trữ Số biên chế bố trí cho Chi cục (17 người) thiếu, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Trình độ chun mơn cơng chức, viên chức Chi cục hạn chế: tỷ lệ đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ (02 cán bộ) đại học chuyên ngành khác 07 người Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục có định thành lập nhiên chưa thức vào hoạt động chưa kiện 19 toàn tổ chức máy, chưa phê duyệt Đề án vị trí việc làm giao biên chế cụ thể Trung tâm Lưu trữ lịch sử 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế, tồn Một là, hệ thống văn quy phạm pháp luật lĩnh vực văn thư, lưu trữ dần hoàn thiện chưa đầy đủ đồng Hai là, biến động liên tục mặt tổ chức, máy văn thư, lưu trữ theo quy định văn cấp ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ba là, cấp lãnh đạo số quan đơn vị, huyện, xã địa bàn tỉnh chưa nhận thức đầy đủ, tồn diện tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành quan tâm mức đến công tác Bốn là, nhiều vấn đề nghiệp vụ văn thư mà thực tế đòi hỏi cấp bách chưa giải đầy đủ cụ thể như: tổ chức, biên chế, định mức kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ; chế độ phụ cấp, đãi ngộ cán làm công tác văn thư, lưu trữ Năm là, việc đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, tra tìm tài liệu chưa thực cách đồng bộ, thống nhất, toàn diện từ cấp tỉnh đến cấp huyện, xã Sáu là, sở vật chất kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư, lưu trữ tăng cường nhìn chung chưa đáp ứng đủ cho yêu cầu công việc 20 Chƣơng GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH LÀO CAI 3.1 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP Việc hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai yêu cầu mang tính cấp thiết xuất phát từ nhu cầu khách quan vận động phát triển xã hội nói chung, yêu cầu nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu hoạt động máy quản lý nhà nước nói riêng đặt bối cảnh hội nhập quốc tế giai đoạn Hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai hoàn thiện trực tiếp góp phần vào thực mục tiêu cải cách hành nhà nước địa bàn tỉnh, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị địa bàn tỉnh Lào Cai 3.2 CÁC ĐỊNH HƢỚNG XÂY DỰNG GIẢI PHÁP - Việc hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải tiến hành sở thực cải cách hành nhà nước tỉnh trực tiếp tạo thay đổi mang tính hoạt động quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ - Việc hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ cần phải thực dựa chương trình, kế hoạch cụ thể, phải xây dựng mục tiêu, giải pháp khả thi, có lộ trình thực rõ ràng, phải xuất phát từ nguồn lực vật chất phi vật chất phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội tỉnh - Các giải pháp hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai phải đạt mục tiêu Quản lý thống công tác văn thư, lưu trữ phạm vi toàn tỉnh; Bảo vệ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu nghiệp xây dựng phát triển tỉnh Lào Cai 3.3 MỘT SỐ NHÓM GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TỈNH LÀO CAI 3.3.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 3.3.1.1 Nâng cao nhận thức vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ tăng cường trách nhiệm cấp,các ngành công tác văn thư, lưu trữ 3.3.1.2 Hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 3.3.1.3 Kiện toàn tổ chức máy biên chế văn thư, lưu trữ 3.3.1.4 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ 21 3.3.1.5 Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ 3.3.1.6 Nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 3.3.1.7 Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ 3.3.1.8 Tăng cường tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 3.3.1.9 Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ 3.3.2 Nhóm giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý tài liệu lƣu trữ lịch sử tỉnh 3.3.2.1 Hoàn thiện ban hành số văn quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh 3.3.2.2 Đổi hình thức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ 3.3.2.3 Đẩy mạnh công tác công bố, xuất tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ 3.3.3 Nhóm giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý điều hành quan Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ 3.3.3.1 Kiện toàn tổ chức máy, biên chế Chi cục Văn thư - Lưu trữ 3.3.3.2 Nâng cao trình độ, lực cho cơng chức, viên chức Chi cục 3.3.3.3 Kiện tồn chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm biên chế, kinh phí quản lý hành Chi cục 3.3.3.4 Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ 3.3.3.5 Tăng cường đầu tư sở vật chất, kinh phí hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ 3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.4.1 Đối với Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc 3.4.2 Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai 3.4.3 Đối với sở, ngành, huyện, thành phố địa bàn tỉnh Lào Cai 22 KẾT LUẬN Trong tiến trình cải cách hành nhà nước, vai trị vị trí công tác văn thư, lưu trữ khẳng định ý nghĩa quan trọng Quản lý nhà nước đối công tác văn thư, lưu trữ thực thông qua xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng đạo thực quy hoạch, kế hoạch phát triển văn thư, lưu trữ; quản lý thống chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; quản lý thống tài liệu lưu trữ quốc gia; đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động văn thư, lưu trữ; thực tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo văn thư, lưu trữ; thống kê, sơ kết, tổng kết hoạt động văn thư, lưu trữ Nhà nước thực quản lý công tác văn thư, lưu trữ thông qua hệ thống quan quản lý ngành thiết lập từ Trung ương sở Một quan quản lý ngành văn thư, lưu trữ địa phương có vai trị quan trọng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Qua lý luận thực tiễn hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai cho thấy: từ thành lập đến Chi cục giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh Lào Cai thực tốt chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh thể cụ thể qua việc hoàn thiện ban hành hệ thống văn quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh; máy, biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ không ngừng củng cố, kiện tồn; bước đầu ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả; công tác tra, kiểm tra văn thư, lưu trữ tiến hành thường xuyên; thực tốt việc thu thập tài liệu quan, đơn vị Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm; cơng tác bảo quản an tồn hồ sơ, tài liệu quan tâm, trọng Trong hoạt động quản lý, điều hành quan, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai đạo, điều hành đơn vị đảm bảo theo nguyên tắc hoạt động quan quản lý nhà nước; thực quản lý tổ chức máy, biên chế, tài chính, tài sản quan theo phân cấp quản lý quy định pháp luật Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai cịn khơng tồn tại, hạn chế, là: nhận thức lãnh đạo, công chức, viên chức số quan, đơn vị vị trí, vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản lý chưa mức; cán làm công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu kiêm nhiệm trình độ khơng chun ngành văn thư, lưu trữ; việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài 23 liệu vào Lưu trữ quan số đơn vị chưa thực hiện; số lượng tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý, xác định giá trị quan, đơn vị địa bàn tỉnh cịn nhiều; việc bố trí kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn; chất lượng tài liệu thu Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa đầy đủ, giá trị tài liệu không cao; công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, sưu tầm tài liệu lưu trữ quy hạn chế Trong hoạt động quản lý điều hành quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ biên chế chưa tương ứng với nhiệm vụ giao; tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ lịch sử chưa kiện tồn; trình độ cơng chức, viên chức Chi cục cịn có hạn chế định Để hồn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai thời gian tới Luận văn đề xuất số nhóm giải pháp sau đây: Nhóm giải pháp hồn thiện hoạt động quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ bao gồm: - Giải pháp nâng cao nhận thức vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ tăng cường trách nhiệm cấp, ngành công tác văn thư, lưu trữ; - Giải pháp hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; - Giải pháp kiện toàn tổ chức máy biên chế văn thư, lưu trữ; - Giải pháp tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ; - Giải pháp tăng cường kiểm tra, hướng dẫn việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; - Giải pháp nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; - Giải pháp tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ; - Giải pháp tăng cường tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; - Giải pháp thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ Nhóm giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh bao gồm : - Giải pháp hoàn thiện ban hành số văn quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; - Giải pháp đổi hình thức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ; - Giải pháp đẩy mạnh công tác công bố, xuất tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Nhóm giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý điều hành quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ bao gồm: - Giải pháp kiện toàn tổ chức máy, biên chế Chi cục Văn thư - Lưu trữ; 24 - Giải pháp nâng cao trình độ, lực cho cơng chức, viên chức Chi cục; - Giải pháp kiện toàn chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm biên chế, kinh phí quản lý hành Chi cục; - Giải pháp đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ; - Giải pháp tăng cường đầu tư sở vật chất, kinh phí hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ Mỗi nhóm giải pháp có ý nghĩa định chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đòi hỏi phải tiến hành động bộ, thống đồng thời phải có điều kiện, lộ trình hợp lý Luận văn đưa kiến nghị, đề xuất Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, UBND tỉnh Lào Cai, sở, ngành, huyện, thành phố địa bàn tỉnh Lào Cai Những đề xuất giải pháp nêu thực đồng nâng cao hiệu quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh, làm cho công tác văn thư, lưu trữ cấp, ngành địa bàn tỉnh thực tốt, quy định pháp luật hành, góp phần khơng nhỏ vào cơng cải cách hành tỉnh Lào Cai đặc biệt cải cách thể chế cải cách thủ tục hành chính, thực thành cơng Đề án số 19-ĐA/TU ngày 27/11/2015 Tỉnh ủy Lào Cai về: "Đẩy mạnh cải cách hành đồng bộ, tồn diện hệ thống trị tỉnh Lào Cai, giai đoạn 2016 - 2020" với mục tiêu đến năm 2020, xây dựng máy hành nhà nước dân chủ, sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, đại, đảm bảo quản lý thống nhất, thơng suốt, có tính chun nghiệp cao, thực hành phục vụ nhân dân Từ thúc đẩy nghiệp xây dựng kinh tế, trị văn hóa, xã hội tỉnh, đưa tỉnh Lào Cai trở thành tỉnh phát triển vùng Trung du Miền núi Bắc Bộ tỉnh nước Thành phố Lào Cai trở thành Trung tâm kinh tế lớn, đô thị đại, địa bàn quan trọng hợp tác quốc tế, giao lưu kinh tế Vùng nước với Trung Quốc quốc tế Ngoài ra, kinh tế Lào Cai phát triển gắn với thực tiến công xã hội, giảm nghèo bền vững, nâng cao đời sống vật chất tinh thần nhân dân, giữ vững ổn định trị, an ninh, trật tự an tồn xã hội chủ quyền biên giới quốc gia 25 ... Chi cục Văn thư - Lưu trữ Chương 2.Thực trạng hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương Giải pháp hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN... Chi cục Văn thư - Lưu trữ 1.3.3 Yêu cầu hoạt động Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ - Hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật - Hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ. .. tác văn thư, lưu trữ hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ, từ đưa giải pháp hoàn thiện hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai - Về thời gian: tổng hợp báo cáo từ năm 2011 đến 2017 - Về