NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Sự cần thiết và vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có giá trị có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi hay buôn bán và được lưu thông trên thị trường, có sẵn trên thị trường.
Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi thực hiện quá trình bán hàng, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp sẽ chuyển từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ mất đi quyền sở hữu về mặt hàng hóa nhưng lại nắm quyền sở hữu về mặt tiền tệ hoặc quyền đòi tiền người mua. Đặc điểm của quá trình bán hàng:
- Có sự thỏa thuận trao đổi giữa người mua và người bán Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, trả tiền và chấp nhận trả tiền.
- Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người sở hữu mất quyền sở hữu còn người mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán.
- Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hoá và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình.
Kết quả bán hàng là số tiền chênh lệch giữa doanh thu thuần và chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng, bao gồm trị giá vốn xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán.
Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí đã bỏ ra và doanh thu đã thu về trong kỳ từ hoạt động bán hàng hóa Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi và ngược lại
Vai trò của xác định kết quả bán hàng: Khi tiến hành sản xuất kinh doanh, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận
- Đối với nhà quản trị: Thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được cung cấp giúp các nhà quản trị doanh nghiệp nắm được tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng về loại hình, số lượng, chất lượng, giá cả, thanh toán; kiểm tra tình hình thực hiện các dự toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh của đơn vị Trên cở sở đó đưa ra những biện pháp định hướng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ tiếp theo, hoàn thiện hoạt động kinh doanh, hoạt động quản lý, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu.
- Đối với Nhà nước: Thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp giúp các cơ quan Nhà nước kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, từ đó đưa ra các chính sách phù hợp nhằm phát triển toàn diện nền kinh tế quốc dân Đồng thời, Nhà nước có thể kiểm tra, kiểm soát việc doanh nghiệp chấp hành pháp luật về kinh tế và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
- Đối với các đối tác: khách hàng và ngân hàng, qua số liệu kế toán cung cấp, có thể biết được khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường, nắm bắt và dự đoán được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và từ đó đưa ra các quyết định đầu tư một cách hợp lý.
1.1.2 Yêu cầu về quản lý kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Với tầm quan trọng của khâu tiêu thụ sản phẩm như vậy, doanh nghiệp cần tiến hành quản lý khoa học, hợp lý khâu bán hàng và tiêu thụ sản phẩm, có như vậy mới mong đạt được doanh thu cao, lợi nhuận lớn và quan trọng hơn hết là đứng vững trên thị trường Mỗi doanh nghiệp cần giải quyết tốt những yêu cầu sau:
Yêu cầu về quản lý kế toán bán hàng
Quản lý nghiệp vụ bán hàng chính là việc quản lý về quy cách hàng hóa, số lượng, chất lượng và giá cả, về việc thanh toán công nợ và xác định KQKD.
+ Số lượng: Đòi hỏi kế toán và các bộ phận có liên quan phải thường xuyên phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn của từng mặt hàng về số lượng, chủng loại, phát hiện kịp thời hàng hóa còn ứ đọng để có biện pháp giải quyết kịp thời.
+ Chất lượng: Cần phải tổ chức và thực hiện tốt công tác kiểm tra, phân cấp mặt hàng và có chế độ bảo quản riêng đối với từng loại mặt hàng, nhất là các loại mặt hàng dễ hư hỏng, kịp thời phát hiện các sản phẩm kém phẩm chất.
+ Phương thức bán hàng, thanh toán: Cần phải xác định cụ thể từng phương thức bán hàng và thanh toán đối với từng khách hàng nhất định Bên cạnh đó cần phải đôn đốc vấn đề thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng.
Yêu cầu quản lý về xác định kết quả kinh doanh:
Nội dung cơ bản của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.1 Các phương thức bán hàng và hình thức thanh toán
Trong một doanh nghiệp, quá trình bán hàng có thể được thực hiện theo nhiều phương thức bán hàng khác nhau như bán buôn, bán lẻ, và một số phương thức khác.
(1) Phương thức bán buôn: Bán buôn là phương thức bán hàng theo lô hoặc bán với số lượng lớn cho đơn vị thương mại khác Do không phải lưu kho, bảo quản nên giá bán rẻ hơn và doanh số thường cao hơn so với bán lẻ Nó có ưu điểm là năng suất lao động cao, chi phí bán hàng ít, có thể tăng doanh số nhanh Nhưng có nhược điểm là doanh nghiệp không có sự liên hệ trực tiếp với người tiêu dùng nên không nắm rõ được thông tin từ người tiêu dùng Bán buôn thường bao gồm 2 hình thức:
+ Bán buôn qua kho: Là phương thức bán buôn mà trong đó, hàng mua về được nhập kho, sau đó được xuất từ kho của doanh nghiệp cho người mua.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua.
(2) Phương thức bán lẻ: là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các tổ chức kinh tế mang tính chất tiêu dùng Bán lẻ thường bán với khối lượng nhỏ, thay đổi theo yêu cầu của khách hàng, giá bán ổn định.
Trong đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn hai hình thức giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng Theo hình thức giao hàng trực tiếp, bên mua sẽ cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng Theo hình thức chuyển hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp xuất kho và sử dụng phương tiện vận chuyển của mình hoặc thuê một đơn vị vận chuyển đến địa điểm đã quy định trong hợp đồng
(3) Phương thức bán hàng qua mạng:
Hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển trên toàn cầu nên việc buôn bán hàng hoá qua mạng Internet đã trở thành hoạt động kinh doanh không thể thiếu đối với các doanh nghiệp Đây cũng là một phương thức bán hàng mới mẻ song nó phản ánh được tính ưu việt của công nghệ thông tin Bộ phận kinh doanh hàng hoá trên mạng không giới hạn về thời gian và đối tượng giao dịch. Đối với hình thức này, các công ty đăng ký trang Web hoặc qua các sàn thương mại điện tử, khi có đơn đặt hàng, công ty sẽ chuyển hàng hoá đến một địa điểm cụ thể mà khách hàng yêu cầu hoặc qua đơn vị vận chuyển trung gian Khi đó, bên mua thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán khi hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ.
1.2.1.2 Các hình thức thanh toán
- Bán hàng thu tiền ngay: là hình thức thanh toán mà sau khi xuất bán hàng hóa khách hàng thực hiện thanh toán, trả tiền ngay cho doanh nghiệp, từ đó đảm bảo được nguồn vốn lưu thông cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đây cũng là phương thức giao dịch thông thường được người mua và người bán áp dụng chủ yếu
+ Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt: Chuyển khoản qua ngân hàng; Séc; Ngân phiếu …
+ Hình thức thanh toán dùng tiền mặt: Khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt với người bán Trong trường hợp này, việc giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền được thực hiện cùng lúc.
- Bán chịu (bán hàng chưa thu tiền): là hình thức thanh toán mà ở đó, người bán sau khi đã giao hàng tới tay người mua nhưng sẽ không thu tiền ngay mà người mua chấp nhận thanh toán dựa vào hợp đồng hoặc hối phiếu đã ký kết giữa hai bên.Việc thanh toán trả chậm có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận giữa hai bên Theo hình thức này, sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách về không gian và thời gian.
1.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng
1.2.2.1 Khái niệm doanh thu và điều kiện ghi nhận
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, nhưng không bao gồm các khoản góp vốn của các chủ sở hữu vốn Doanh thu bán hàng bao gồm doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời năm điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý sản phẩm, hàng hóa như người sở hữu sản phẩm, hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanhthu thuầnvề bán hàng=Tổng doanhthu bán hàng−Các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.2.2 Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có, Ủy nhiệm thu, Séc, Sao kê của ngân hàng, Phiếu xuất kho
Tài khoản sử dụng: TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK
Các TK liên quan: TK 111 – Tiền mặt; TK 112 - Tiền gửi ngân hàng; TK 333
– Thuế GTGT phải nộp; TK 131 – Phải thu khách hàng
Sơ đồ 1.1 Trình tự kế toán doanh thu bán hàng
1.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán
1.2.3.1 Khái niệm và phương pháp xác định giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là trị giá vốn sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Giá vốn hàng bán phải được ghi nhận phù hợp với doanh thu
Giá vốn hàng bán bao gồm chi phí máy móc, dụng cụ, chi phí sản xuất hàng hóa, nhân công …
Trường hợp mua về bán ngay, không qua kho của doanh nghiệp thương mại.
Giá vốn của hàng bán=Giá muathực tế đíchdanh của lôhàng muatừ nhà cung cấp+chi phí trong quá trình mua hàng
Trường hợp xuất kho để bán của doanh nghiệp thương mại.
Trị giá vốn của hàng hóa xuất kho được tính theo một trong ba phương pháp:
- Phương pháp đích danh: khi xuất kho hàng hóa, doanh nghiệp căn cứ vào hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nào và giá thành thực tế nhập kho của lô hàng để tính giá trị xuất kho Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp thương mại nhỏ, có số lượng và chủng loại hàng hóa còn ít.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): dựa trên giả định lô hàng nào nhập kho trước sẽ được xuất bán trước Trước tiên, lấy hết số lượng và đơn giá nhập kho lần trước, sau khi hết mới lấy đến số lượng và đơn giá nhập kho lần sau làm giá trị thực tế từng lần xuất Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng có thời gian sử dụng và bảo quản ngắn như thực phẩm, đồ uống, dược phẩm …
- Phương pháp bình quân gia quyền: giá trị của hàng hóa xuất kho căn cứ vào số lượng hàng xuất kho và đơn giá bình quân tại thời điểm xuất kho (đơn giá bình quân liên hoàn) hoặc cuối kỳ (đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ) Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp thương mại có số lần hàng hóa ra vào kho lớn trong một kỳ.
1.2.3.2 Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê, kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, Bảng kê mua hàng
Tài khoản sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán TK 632 không có số dư.
TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- Hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên
Sơ đồ 1.2 Trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Sơ đồ 1.3 Trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ
1.2.4 Kế toán chi phí kinh doanh
1.2.4.1 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí thời kỳ, là những khoản chi phí bỏ ra phục vụ cho hoạt động tiêu thụ hàng hóa trong kỳ Chi phí bán hàng bao gồm:
Tổ chức hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong
1.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung:
+ Sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi bút toán hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng TK.
+ Số liệu ghi vào Sổ cái là căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi.
- Các loại sổ kế toán sử dụng
+ Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK
+ Sổ Nhật ký chuyên dụng như sổ Nhật ký bán hàng, …
+ Các loại sổ chi tiết khác nhau được mở tùy theo đối tượng kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị như Sổ chi tiết phải thu khách hàng, Sổ chi tiết phải trả người bán …
Chứng từ kế toán Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
1.3.2 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán (kế toán máy)
1.3.2.1 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán máy là hệ thống các chương trình máy tính được tự động xử lý thông tin kế toán trên máy tính Bắt đầu từ khâu lập các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi … cho đến khâu cuối cùng là lên BCTC, in sổ sách và các báo cáo cần thiết khác
Trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0, các phần mềm kế toán thay thế cho sổ sách kế toán đơn thuần đang ngày càng được các doanh nghiệp ưa chuộng như Misa, Fast Accounting, Effect … Với ưu điểm giúp công tác kế toán của doanh nghiệp trở nên đơn giản, gọn nhẹ, hạn chế được tối đa sai sót về mặt số liệu, bảo mật dữ liệu nội bộ, tiết kiệm chi phí cũng như tăng năng suất và hiệu quả công việc.
Thông thường, quy trình tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ được thực hiện như sau:
Sơ đồ 1.8 Quy trình ghi sổ kế toán máy
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ sách, báo cáo cuối năm
1.3.2.2 Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được lập và cài đặt sẵn các công thức tính trị giá vốn hàng bán, giá vốn hàng tồn kho dựa trên giá trị hàng hóa mua vào, bán ra, tự động thực hiện các phép toán phân bổ chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp … một cách hợp lý để xác định đúng đắn KQKD Căn cứ vào yêu cầu của doanh nghiệp, người sử dụng khai báo những yêu cầu cần thiết với máy để kết xuất và in ra những báo cáo, phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra của doanh nghiệp.
1.3.2.3 Ưu và nhược điểm của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán
- Với tính năng tự động, liên kết giữa các phần hành công việc kế toán thực hiện được kịp thời, dễ dàng hơn Phần mềm kế toán sẽ gợi ý sẵn các bút toán, nghiệp vụ hạch toán chính xác, giúp cho thông tin ban đầu cung cấp chính xác thì trên các báo cáo, sổ sách liên quan đều thể hiện đầy đủ, đúng đắn.
- Giúp giảm một khối lượng các bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển, … giúp hạn chế sai sót, chênh lệch thông tin giữa các phần hành kế toán.
- Nâng cao tính kiểm soát hiệu quả: kiểm soát truy cập, kiểm soát các dữ liệu lưu trữ, kiểm soát các thao tác thủ tục, phân chia chức năng công việc, làm việc đúng quy trình được yêu cầu …
- Tiết kiệm chi phí đi lại, chi phí in ấn tài liệu do có sự kết nối trực tuyến với hệ thống thuế, hệ thống ngân hàng, các bộ phận khác trong và ngoài doanh nghiệp.
- Đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ kế toán và trình độ công nghệ thông tin để sử dụng được các phần mềm kế toán
- Doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống máy tính và tốn kém chi phí mua bản quyền phần mềm kế toán Ngoài ra, hàng năm doanh nghiệp cũng phải trả phí nâng cấp phần mèm, phí hỗ trợ kỹ thuật …
- Các dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng của đơn vị cung cấp phần mềm có thể có nhiều gián đoạn Khi xảy ra sự cố, doanh nghiệp phải loay hoay không biết cách khắc phục, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc đó.
Tổ chức trình bày thông tin bán hàng và xác định kết quả trên báo cáo tài chính
Các chỉ tiêu về bán hàng và xác định KQKD được thể hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, cách lập các chỉ tiêu này như sau:
- Cơ sở số liệu: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm trước liền kề; sổ kế toán các TK 511, 3331, 632, 711, 811 … có liên quan.
+ Chỉ tiêu “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” (MS01): căn cứ vào số phát sinh lũy kế bên Có của TK 511 trong kỳ báo cáo tổng hợp lại.
+ Chỉ tiêu “Các khoản giảm trừ doanh thu” (MS02): Căn cứ số phát sinh lũy kế bên Nợ của TK 511 trong kỳ báo cáo tổng hợp lại.
+ Chỉ tiêu “Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ” (MS10) =
+ Chỉ tiêu “Giá vốn hàng bán” (MS11): căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có TK
632 đối ứng phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ.
+ Chỉ tiêu “Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ” (MS20) = MS10
+ Chỉ tiêu “Doanh thu hoạt động tài chính” (MS 21): căn cứ vào lũy kế số phát sinh Nợ TK 515 đối ứng phát sinh Có TK 911 của các tháng trong kỳ.
+ Chỉ tiêu “Chi phí hoạt động tài chính” (MS 22): căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có Tk 635 đối ứng phá sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ
+ Chỉ tiêu “Chi phí quản lý kinh doanh” (MS24): Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có TK 6421, 6422 đối ứng phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
+ Chỉ tiêu “Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh” (MS 30)
MS 30 = MS 20 + MS 21 – MS 22 – MS 24
+ Chỉ tiêu “Thu nhập khác” (MS 31): Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Nợ TK
711 đối ứng phát sinh Có TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
+ Chỉ tiêu “Chi phí khác” (MS 32): Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có TK 811 đối ứng phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
+ Chỉ tiêu “Lợi nhuận khác” (MS 40) = MS 31 - MS 32
+ Chỉ tiêu “Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế” (MS 50) = MS 30 + MS 40
+ Chỉ tiêu “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp” (MS 51): Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có TK 821 đối ứng phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
+ Chỉ tiêu “Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp” (MS 60)
Căn cứ vào số liệu cột “Năm nay” của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm trước liền kề để chuyển số liệu ghi tương ứng theo từng chỉ tiêu.
Như vậy, chương 1 của luận văn đưa đến cho ta cái nhìn tổng quát nhất về lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại bao gồm vai trò, nhiệm vụ, trình tự và yêu cầu của tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng và các phần hành kế toán cụ thể. Đây là những căn cứ, tiền đề hỗ trợ việc nghiên cứu thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Marketing &Development Phương Nam tại Chương 2.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MARKETING & DEVELOPMENT PHƯƠNG NAM
Tổng quan về Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam 29 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Marketing &
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Marketing &
2.1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty
- Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH MARKETING & DEVELOPMENT PHƯƠNG NAM
- Tên giao dịch: PHUONG NAM MARKETING & DEVELOPMENT COMPANY LIMITED
Giám đốc, kế toán trưởng hiện tại của công ty
- Giám đốc: Nguyễn Thị Thanh Dung
- Kế toán trưởng: Đỗ Thu Thủy
- Trụ sở chính: Số 65, phố Trần Đăng Ninh, phường Quang Trung, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp
- Đăng kí và quản lý bởi: Chi cục Thuế quận Hà Đông
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
Bằng chữ: Ba tỷ đồng chẵn /.
- Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Thanh Dung – Chức vụ: Giám đốc
- Ngành nghề chính: 4632 - Bán buôn thực phẩm
- Phương pháp tính thuế GTGT: Tính thuế theo phương pháp Khấu trừ
- Loại thuế, phí và lệ phí phải nộp:
+ Thuế Thu nhập doanh nghiệp
+ Thuế Thu nhập cá nhân
Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp
Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực thương mại với đa dạng ngành nghề kinh doanh.
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là Bán buôn thực phẩm
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Hà Nội được biết đến là một đô thị năng động, sáng tạo với tốc độ phát triển mạnh mẽ và đa dạng, phần lớn người dân quan tâm nhiều đến vấn đề sức khỏe, đặc biệt là sữa và các thực phẩm chức năng.
Nhận thấy được sự quan trọng và tương lai rộng mở của ngành thương mại trong nhiều năm tới, bà Nguyễn Thị Thanh Dung đã mạnh dạn đứng lên và thành lập Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam Ngày 27/06/2019, Công ty đã được ra đời do chính bà Nguyễn Thị Thanh Dung làm giám đốc với số vốn đăng ký kinh doanh ban đầu là 3.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Ba tỷ đồng chẵn /.)
Khi thành lập công ty, mục tiêu ban đầu của bà Nguyễn Thị Thanh Dung chủ yếu là tạo công ăn việc làm cho người lao động, sau khi trải qua một khoảng thời gian ngắn hoạt động, Công ty đã tạo công ăn việc làm cho người lao động với thu nhập và đời sống tăng dần Giờ đây, Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam đang đặt mục tiêu cao hơn đó là tạo dựng thương hiệu và mở rộng kinh doanh trên địa bàn quận cũng như các vùng lân cận.
Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam được thành lập từ năm 2019, tính đến nay công ty đã hoạt động trên thị trường được gần bốn năm. Với số vốn điều lệ ban đầu là 3 tỷ đồng, mặc dù trong suốt bốn năm qua công ty không tăng vốn điều lệ nhưng tổng nguồn vốn của công ty đã không ngừng tăng lên.
Phạm vi hoạt động của công ty hiện đã được mở rộng trong phạm vi cả nước như: Lào Cai, Bắc Giang, Vĩnh Phúc, Bà Rịa – Vũng Tàu … và đặt mục tiêu trong một vài năm tới, công ty sẽ còn mở rộng hơn nữa phạm vi, mạng lưới hoạt động ở các tỉnh thành khác trong cả nước.
Hiện nay, với phương châm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, Công ty Phương Nam cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng với giá cả phải chăng, dịch vụ sau bán hàng của công ty luôn được đề cao và đảm bảo, khách hàng của công ty luôn nhận được sự chăm sóc, quan tâm đến mức tối đa. Trong suốt quãng thời gian hoạt động, công ty đã dành được sự tín nhiệm của khách hàng trên khắp cả nước và luôn cố gắng duy trì và không ngừng nâng cao giá trị, niềm tin và sự hài lòng của khách hàng.
Sự phát triển của công ty được biểu hiện cụ thể qua các chỉ tiêu đạt được trong giai đoạn 2020 – 2022 như sau:
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Phương Nam trong giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị tính: Triệu đồng
Qua bảng trên, ta có thể thấy công ty Phương Nam đang hoạt động tốt, vốn kinh doanh được mở rộng liên tục từ năm 2020 đến năm 2022 Mặc dù ở hai năm 2020 và 2021, lợi nhuận trước thuế của công ty đang âm do sự hoành hành của đại dịch khiến hoạt động kinh doanh của công ty bị ngưng trệ, chi phí quản lý và chi phí bảo quản hàng tồn kho tăng cao Tuy nhiên, đến năm 2022, khi thị trường đã hoạt động bình thường trở lại, lợi nhuận trước thuế của công ty tăng cao và bù lỗ được hết của các năm trước.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty
- Các mặt hàng kinh doanh của Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam chủ yếu là các sản phẩm từ Sữa và Yến với các đặc điểm sau:
+ Dễ dàng quản lý và kiểm đến số lượng trong kho.
+ Thời gian lưu kho ngắn.
+ Chi phí lưu kho, bảo quản hàng tồn kho không quá cao.
+ Dễ dàng vận chuyển hàng hóa tới tay người mua. Ảnh 2.1 Danh mục vật tư, hàng hoá tại Công ty Phương Nam
- Đặc điểm thị trường tiêu thụ:
Hàng hoá của công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam đều rất đa dạng, phù hợp với mọi độ tuổi khác nhau từ trẻ sơ sinh cho tới người cao tuổi, vì vậy số lượng và tầng lớp thị trường khách hàng của thị trường này rất phong phú. Người tiêu dùng đa số sử dụng các sản phẩm của công ty Phương Nam với mục đích bổ sung chất dinh dưỡng cho cơ thể của bản thân, tăng sức đề kháng vậy nên họ sẵn sàng bỏ ra 10-15% thu nhập hàng tháng để sử dụng mặt hàng này, đặc biệt trong giai đoạn đại dịch Covid-19 bùng nổ mạnh mẽ ở những năm 2019-2021 và thời tiết thay đổi thất thường ở những năm gần đây Hơn nữa, đời sống của người dân ngày càng phát triển, con người dần quan tâm hơn đến việc bổ sung dinh dưỡng cho trẻ nhỏ ngay từ khi còn bé, hiểu điều đó nên công ty Phương Nam cũng kinh doanh những mặt hàng giúp phát triển chiều cao và trí não trẻ nhỏ nhằm phục vụ tốt nhu cầu của người tiêu dùng.
Mặt khác, vì đây là các sản phẩm liên quan trực tiếp tới sức khỏe người tiêu dùng nên công ty luôn đề cao vấn đề an toàn vệ sinh, chất lượng hàng hóa và hơn nữa là giá cả phù hợp với từng tầng lớp tiêu dùng ngoài thị trường Yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng và giá cả là vậy nên ở mỗi giai đoạn nhập kho, doanh nghiệp cần tập trung kiểm soát một cách chặt chẽ chất lượng hàng hóa đầu vào Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam cam kết mọi hàng hoá của công ty đều là hàng hoá đạt tiêu chuẩn về chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Để tăng cường bộ máy quản lý có hiệu lực, hiệu quả, đảm bảo quản lý chặt chẽ tất cả các khâu kinh doanh nhằm nâng cao chất lượng hàng hoá và giảm thiểu chi phí không cần thiết Cũng giống như bộ máy quản lý của các công ty vừa và nhỏ khác, bộ máy quản lý của công ty Phương Nam được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng Theo hình thức này toàn bộ hệ thống quản lý được chia thành nhiều phòng ban với chức năng và nhiệm vụ khác nhau.
Sơ đồ 2.9 Sơ đồ tổ chức quản lý tại công ty TNHH Marketing & Development
Giám đốc có vị trí quan trọng nhất của một công ty, giữ vai trò điều hành, quản lý, hoạt định chiến lược, bổ nhiệm nhân sự cũng như đưa ra các ý kiến mang tính quyết định trong quá trình hoạt động
Bên cạnh đó, giám đốc còn là người đại diện của công ty trong hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng cũng như mọi nghĩa vụ và quyền lợi của công ty trước pháp luật
Phó Giám đốc được coi là cánh tay trái đắc lực của Giám đốc trong công ty, là người cố vấn mỗi khi đưa ra các quyết định quan trọng và ảnh hưởng rộng rãi đến toàn công ty, được uỷ quyền ký thay Giám đốc trong trường hợp Giám đốc vắng mặt, lập ra các phương án, chiến lược khai thác lợi nhuận tốt nhất cho công ty.
Phòng hành chính - nhân sự
Phòng hành chính - nhân sự chịu trách nhiệm về việc quản lý nhân viên, xem xét và phê duyệt các hồ sơ ứng tuyển, cũng là nơi đưa ra quyết định có nên tuyển thêm nhân viên hay không khi công ty có nhu cầu.
Hơn thế nữa, phòng hành chính - nhân sự cũng là một yếu tố không thể thiếu trong việc đóng góp ý kiến, đề ra các chính sách nội bộ phục vụ cho nhu cầu khen thưởng, phúc lợi và trang phục cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
Bộ phận kế toán được coi là đầu não của công ty, nắm bắt toàn bộ tình hình tài chính của cả công ty
- Tính toán, ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng ngày hoạt động
- Cân đối, tính toán và đưa ra các giải pháp giữa doanh thu và chi phí sao cho phù hợp
- Giải trình các thắc mắc của cơ quan chức năng khi có yêu cầu
- Đối chiếu số liệu nhập xuất tồn hàng hóa
- Theo dõi công nợ phải thu, phải trả theo từng tháng, từng quý và xử lý các công việc có liên quan.
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam
2.2.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
- Khái niệm: Doanh thu là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong một kỳ, phát sinh từ hoạt động bán hàng thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
- Chính sách bán hàng của công ty
Công ty luôn quán triệt tinh thần “khách hàng là thượng đế” nhằm thúc đẩy chất lượng phục vụ và nâng cao giá trị hình ảnh trên thị trường, khách hàng đến với công ty luôn được tiếp đón niềm nở, tư vấn lựa chọn sản phẩm một cách nhiệt tình, chuyên nghiệp Do đó, công ty luôn được khách hàng đánh giá cao về chất lượng và thái độ phục vụ.
Hiện tại công ty Phương Nam không áp dụng các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại hoặc chiết khấu thương mại trong quá trình bán hàng Để khuyến khích các khách hàng mua hàng, công ty thường có những ưu đãi đặc biệt cho những khách hàng mua số lượng lớn thay vì khoản chiết khấu thương mại Các mặt hàng tại công ty là những mặt hàng có chất lượng đồng đều nhau Khi mua hàng, công ty đều cho khách hàng kiểm tra đầy đủ, kỹ càng và cũng tư vấn nhiệt tình, việc chấp nhận mua hàng của khách hàng chính là sự tin tưởng vào công ty, cũng như chất lượng của hàng hóa Chính vì vậy mà ở công ty không tồn tại khoản giảm giá hàng bán, và khoản hàng bán bị trả lại.
Hơn nữa, phương thức tiêu thụ hàng hóa của công ty là bán buôn trực tiếp và bán lẻ trực tiếp, và không có các đại lý bán hàng, chính vì vậy mà sẽ không xảy ra trường hợp đại lý bán không được hàng, nhập lại kho của công ty, và các cửa hàng khi mua hàng của doanh nghiệp, là doanh nghiệp đã trao toàn quyền sở hữu hàng đó cho người mua, người mua không có quyền trả lại khi không bán được hàng.
- Quy trình bán hàng của công ty
Bước 1: Khi có khách hàng đặt mua hàng hóa với số lượng vừa và nhỏ, phòng kinh doanh sẽ lập bảng báo giá và gửi cho khách hàng một cách cụ thể, chi tiết để khách hàng có thể nắm được và đặt mua đúng sản phẩm
Bước 2: Hai bên thống nhất số lượng, quy cách hàng hóa, giá cả sao cho phù hợp cho cả hai bên
Bước 3: Doanh nghiệp tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho về số lượng, mẫu mã, chủng loại …
Bước 4: Thủ kho lập giấy đề nghị xuất kho và xuất kho hàng hóa, bàn giao hàng hóa cho khách hàng kèm theo hóa đơn GTGT và giấy tờ khác có liên quan
Bước 5: Khách hàng thanh toán ngay hoặc trả sau dựa theo sự thỏa thuận của hai bên Kế toán thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng từ khách hàng hoặc ghi sổ đối với khách hàng chưa thanh toán.
Bước 6: Khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT để nhập liệu vào phần mềm.
- Các phương thức bán hàng của công ty
Tại công ty Phương Nam, có cả hai hình thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Tất cả đều là bán hàng trực tiếp qua kho, không có gửi bán hàng hóa.
+ Bán buôn qua kho, giao hàng trực tiếp: Thông thường, khách hàng khi gửi đơn đặt hàng hoặc liên hệ trực tiếp đến công ty, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra yêu cầu của khách hàng với số lượng, phẩm cách hàng tồn kho xem còn đủ và đạt yêu cầu hay không (Nếu không sẽ liên hệ nhà cung cấp để mua thêm, nếu đáp ứng đủ thì phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế khi giá trị đơn hàng từ 20 triệu trở lên) Sau đó, phòng kinh doanh gửi hợp đồng và thông báo cho bộ phận kế toán lập hóa đơn GTGT dựa vào hợp đồng
+ Bán lẻ, giao hàng trực tiếp: Với các khách hàng lẻ, khối lượng mua thường ít, nhỏ giọt, khi khách hàng đến tận nơi mua hàng, nhân viên bán hàng trực tiếp sẽ tiến hành thủ tục bán hàng cần thiết và thu tiền của người mua.
- Các phương thức thanh toán của công ty
+ Thu tiền ngay: ngay sau khi khách hàng nhận nhận hàng hóa, khách hàng sẽ thanh toán cho công ty bằng tiền mặt (là phương thức thanh toán chủ yếu của công ty) hoặc chuyển khoản qua TK ngân hàng.
+ Thu tiền sau (Bán chịu): Công ty sẽ giao hàng cùng hóa đơn và các chứng từ liên quan cho khách hàng, sau một thời gian nhất định theo sự thỏa thuận thống nhất giữa hai bên, khách hàng sẽ thanh toán cho công ty bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản Đây là phương thức được áp dụng đối với những khách hàng mua với số lượng lớn, ở xa trụ sở của công ty.
- Chứng từ sử dụng Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Biên bản bàn giao hàng hoá, phiếu Thu, giấy báo Có …
Khi mới thành lập năm 2019, Công ty Phương Nam vẫn thực hiện giao dịch với khách hàng bằng Hóa đơn đỏ (3 liên) Tuy nhiên, đến tháng 6 năm 2020, Công ty Phương Nam nhận thấy sự tiện lợi, tiết kiệm và nhanh chóng của Hóa đơn điện tử và đã chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử bằng phần mềm WIN INVOICE Khi có yêu cầu của khách hàng, kế toán lập hóa đơn điện tử trên website, sau đó gửi qua email cho khách hàng Hóa đơn điện tử sẽ được nhà cung cấp hóa đơn lưu trữ trong vòng 10 năm, đồng thời kế toán cũng lưu hóa đơn điện tử tại công ty dưới dạng file và in ra thành bản cứng Hóa đơn điện tử không có số liên như Hóa đơn đỏ và được sử dụng chữ ký số hay chữ ký điện tử (Token) Đến cuối năm 2022, Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam đã quyết định chuyển sang sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử MS INVOICE phục vụ cho công tác bán hàng. Ảnh 2.3 Màn hình đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử MS INVOICE
- Quy trình luân chuyển chứng từ
(1) Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến phòng kinh doanh của công ty (qua nhiều hình thức như: Gọi điện trực tiếp, gửi qua email …)
(2) Phòng kinh doanh xem xét đơn đặt hàng, lập bảng báo giá gửi cho khách hàng.
(3) Sau khi hai bên đã thoả thuận xong, phòng kinh doanh chuyển đơn bán hàng sang bộ phận kho, bộ phận kho lập phiếu xuất kho chuyển sang bộ phận kế toán.
(4) Bộ phận kế toán lập hóa đơn GTGT
(5) Khách hàng nhận phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT
Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam
Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Marketing & DevelopmentPhương Nam, được tìm hiểu về hoạt động kinh doanh cũng như tổ chức và hoạt động của bộ máy kế toán, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty, nhận thấy rằng công ty đang trên đà phát triển, kết quả hoạt động kinh doanh có sự tăng trưởng theo thời gian Bộ máy kế toán nhìn chung hoạt động có hiệu quả và mang lại những lợi ích thiết thực cho công ty Tuy nhiên khi so sánh thực tế và kiến thức được học, em cũng nhận thấy một số hạn chế còn tồn tại cần được khắc phục trong tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty.
2.3.1 Ưu điểm trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam
2.3.1.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam ngày càng hiện đại hóa bộ máy kế toán Trong công ty, hiện tại mỗi nhân viên trong bộ phận kế toán đều được trang bị riêng một máy tính có kết nối mạng và sử dụng phần mềm kế toán 3TSOFT trong công tác hạch toán cũng như các thao tác cần thiết phục vụ cho công việc Ngoài ra, bộ phận kế toán còn được trang bị thêm các phần mềm hỗ trợ khác như: phần mềm xuất hoá đơn GTGT, phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế, phần mềm kê khai và nộp BHXH …
Việc áp dụng công nghệ vào công tác kế toán đã đem lại rất nhiều thuận lợi như giảm thiểu khối lượng lớn công việc kế toán thực hiện, tự động cập nhật số liệu lên các sổ sách và báo cáo cần thiết mà không phải lặp lại công việc nhiều lần và tốn thời gian. Khi cần, kế toán chỉ cần trực tiếp xem trên phần mềm kế toán hoặc in sổ sách, báo cáo trình lên cấp trên.
2.3.1.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán đầy đủ
Công ty Phương Nam đang sử dụng bộ chứng từ kế toán tương đối đầy đủ và đúng mẫu theo quy định của Bộ Tài chính và Nhà nước ban hành, tổ chức mở và ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo cho việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời Bên cạnh đó, các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được kế toán viên phản ánh một cách chính xác về mặt thời gian, có đầy đủ thông tin như thông tin doanh nghiệp, thông tin người mua (bán), kí hiệu, chữ ký của các bên liên quan, mã của cơ quan thuế …
Công ty tổ chức luân chuyển chứng từ đầy đủ, phù hợp với nguyên tắc, chế độ kế toán hiện đang áp dụng. Để phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của mình, công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đây là loại mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ lao động cho từng kế toán viên Bên cạnh đó, công ty đã mở và ghi chép báo cáo công nợ phải thu từng đối tượng khách hàng, từng lần giao dịch nhằm phản ánh cụ thể tình hình thu của các đối tượng phải thu, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định và hạch toán doanh thu.
Công tác kế toán diễn ra thường xuyên, kịp thời kết hợp với sự trợ giúp đắc lực của phần mềm kế toán nên khi cần thiết, có thể dễ dàng truy xuất báo cáo một cách dễ dàng và nhanh chóng, phù hợp với công tác quản trị của công ty Việc in ấn sổ sách được thực hiện đầy đủ vào cuối mỗi quý, tất cả đều được đóng thành quyển theo từng phần hành kế toán và sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh.
Công ty Phương Nam hiện tại có hai tủ đựng hồ sơ, sổ sách, chứng từ Công ty lưu theo thứ tự phát sinh, mỗi ngăn, mỗi tệp là một loại sổ, TK và một khoảng thời gian khác nhau và được đánh dấu một cách đầy đủ, cẩn thận Hơn nữa, công ty cũng lưu một bản định khoản các bút toán cùng với chứng từ giúp công tác đối chiếu, kiểm tra về sau này trở nên dễ dàng hơn.
2.3.1.3 Chính sách kế toán phù hợp
Phương pháp kê khai thường xuyên hiện đang được sử dụng trong công tác kế toán hàng tồn kho Đây được xem là phương pháp phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh hiện tại của công ty Cùng với sự hỗ trợ đắc lực từ công nghệ, kế toán bán hàng sẽ xác định được nhanh chóng số lượng và giá trị của từng mặt hàng hiện đang tồn kho là bao nhiêu khi có nghiệp vụ xuất bán hàng hoá.
Không những thế, phương pháp này còn cập nhật được sự biến động liên tục và thường xuyên tình hình Nhập – xuất – tồn cho từng mặt hàng Từ đó, giúp công ty đưa ra được chiến lược kinh doanh phù hợp trong tương lai như tăng số lượng hàng bán chạy, giảm số lượng hàng còn tồn kho nhiều, tránh tình trạng ứ đọng vốn cũng như giảm thiểu được những sai sót không đáng có trong việc quản lý và theo dõi giữa kế toán và thủ kho.
2.3.1.4 Báo cáo đầy đủ, nghiêm túc, kịp thời
Công ty thực hiện nộp các báo cáo, tờ khai theo quy định lên các cơ quan chức năng có thẩm quyền theo từng quý, từng năm Khi đến thời hạn quy định, công ty luôn cố gắng nộp trước thời hạn Hơn nữa, khi có thông báo đóng thuế, phí và lệ phí, công ty luôn cố gắng nộp một cách đầy đủ, đúng thời gian quy định.
Trước khi nộp các báo cáo, phòng kế toán luôn xem xét, rà soát lại tổng thể và chi tiết từng khoản mục có thừa, thiếu hay sai sót ở đâu không, nếu có khẩn trương sửa chữa và lên báo cáo.
2.3.1.5 Phân công, tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý
Bộ máy kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý phù hợp với đặc điểm của một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, dựa trên các chính sách, chế độ kế toán mới và vận dụng linh hoạt, kịp thời Cùng với sự phát triển của công ty, bộ phận kế toán của công ty Phương Nam cũng không ngừng hoàn thiện và phát triển năng lực, tay nghề để có thể đáp ứng được với yêu cầu ngày càng cao của khối lượng công việc cần thực hiện, cung cấp những thông tin đáng tin cậy cho nhà quản trị và các cơ quan chức năng có thẩm quyền, giúp ban lãnh đạo công ty có những quyết sách chính xác và kịp thời. Ở bộ phận tài chính – kế toán, mỗi kế toán viên đảm nhiệm một phần hành kế toán nhất định dưới sự quản lý của kế toán trưởng nhưng luôn có sự tương tác và hỗ trợ lẫn nhau nhằm đảm bảo bộ máy kế toán vận hành một cách hiệu quả nhất.
2.3.1.6 Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, năng động
Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của hầu hết các kế toán viên đều tốt nghiệp Đại học, sử dụng thông thạo các phần mềm hỗ trợ (Phần mềm kế toán, bộ phần mềm Micosoft Office …), máy in, máy photocopy … Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, năng động, nhiệt huyết, thích ứng nhanh với điều kiện môi trường của công ty, chịu được áp lực công việc lớn Hằng năm, công ty luôn cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các lớp tập huấn, hội thảo liên quan đến công tác kế toán nhằm nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn cho nhân viên nói chung và nhân viên phòng kế toán nói riêng.
2.3.1.7 Kiểm tra, giám sát nhân viên trong công ty một cách chặt chẽ
Công ty đã dùng hệ thống chấm công bằng vân tay, đây là một hình thức chấm công vô cùng hiện đại và chính xác Đối với những nhân viên không chiết vân tay trong ngày làm việc thì công ty sẽ coi như nhân viên đó nghỉ việc Đối với những nhân viên đi làm muộn quá thời gian cho phép thì cuối tháng khi tính lương sẽ bị trừ vào tiền lương Việc áp dụng biện pháp này công ty đã thúc đẩy lao động đi làm đầy đủ và đúng giờ.
2.3.2 Hạn chế trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam vẫn còn tồn tại một vài hạn chế sau đây:
2.3.2.1 Chính sách bán hàng còn nhiều bất cập
MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY
Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty TNHH Marketing & Development Phương Nam
- Hoàn thiện Kế toán bán hàng và xác đinh kết quả bán hàng bắt buộc phải dựa vào các thông tư, nghị định được đưa ra của Nhà Nước và Bộ Tài chính như chế độ kế toán theo Thông tư số 133/2026/TT_BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, chuẩn mực Kế toán Việt Nam cùng các thông tư, văn bản, quyết định bổ sung, sửa đổi theo tinh thần cơ bản của Luật kế toán về hệ thống TK kế toán, chứng từ sử dụng cũng như điều kiện, thời hạn lập và nộp các biên bản, báo cáo cần thiết.
- Đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động và quản lý của công ty, đặc điểm kinh doanh và đặc điểm tôt chức công tác kế toán nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
- Hướng tới cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin kết toán cho các nhà quản trị doanh nghiệp, và các thông tin kế toán phù hợp nhu cầu của các đối tượng quan tâm đến tình hình tài chính của công ty.
- Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải kết hợp chặt chẽ giữa Kế toán Tài chính và Kế toán Quản trị.
- Đảm bảo nguyên tắc chung trong công tác tổ chức kế toán: Tính thống nhất về phương pháp hạch toán, tập hợp số liệu, lên tờ khai, báo cáo …
- Đảm bảo kết hợp chặt chẽ giữa các loại hình hạch toán, xây dựng tổ chức tốt ngay từ đầu, hạch toán nghiệp vụ là cơ sở quan trong giúp hạch toán kế toán thực hiện tốt chức năng quản lý vật tư tiền vốn trong quá trình kinh doanh.
- Đảm bảo tổ chức hạch toán đúng đắn, đơn giản, rõ ràng, khoa học, áp dụng sự phát triển của công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả của công tác kế toán.
- Đảm bảo đạt được mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trên cơ sở tuân thủ những quy định của Nhà Nước, đảm bảo thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ đối vớiNhà Nước.