Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại chi cục dự trữ nhà nước hòa vang

Trong những năm qua, Nhà nước đã có nhiều chính sách mới đối với hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm tăng cường năng lực hoạt động của các đơn vị. Các chủ trương chính sách này một mặt đã tạo ra hành lang pháp lý khá rộng rãi cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc phát huy quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm để phát triển đơn vị. Cùng với sự ra đời và thay đổi khá nhiều trong các chính sách kinh tế xã hội đã có sự tác động mạnh mẽ đến cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, buộc các đơn vị phải chủ động hơn trong các hoạt động quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính, đảm bảo mục tiêu hoạt động có hiệu quả. Với đặc thù chức năng, nhiệm vụ của Cục dự trữ nhà nước khu vực Đà Nẵng giao trong việc bảo đảm công tác dự trữ quốc gia, triển khai quan điểm chủ trương của Đảng và Nhà nước về phát triển hoạt động dự trữ, nhà nước đã không ngừng hoàn thiện và đổi mới cơ chế quản lý tài chính đối với các hoạt động của Tổng cục, Cục dữ trữ nhà nước khu vực và các chi cục trực thuộc. Song song với các chiến lược huy động nguồn lực tài chính cho Chi cục, cũng cần phải có các chính sách nhằm quản lý, sử dụng nguồn lực tài chính một cách có hiệu quả. Điều này đòi hỏi các chi cục dự trữ trực thuộc nơi trực tiếp nhận các nguồn lực tài chính này phải có cơ chế quản lý tài chính phù hợp. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn trên đây, tác giả đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang” làm luận văn thạc sỹ. Luận văn tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang và đưa ra những giải pháp có tính khoa học và thực tiễn góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang trong bối cảnh hiện nay.

NGUYỄN THỊ MẠNH

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI

CHI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC HÒA VANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

ĐÀ NẲNG, 2019

NGUYỄN THỊ MẠNH

HOÀN THIỆN

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI CỤC

DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC HÒA VANG

Chuyên ngành : Kế toán

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS HỒ TUẤN VŨ

1 Tắnh cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục của luận văn 3

6 Tổng quan nghiên cứu luận văn 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 6

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 6

1.1.1 Khái niệm về đơn vị hành chắnh sự nghiệp 6

1.1.2 Đặc điểm của các đơn vị hành chắnh sự nghiệp 8

1.1.3 Nguyên tắc và nội dung quản lý tài chắnh trong các đơn vị hành chắnh sự nghiệp 9

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 12

1.2.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chắnh sự nghiệp 12

1.2.2 Căn cứ và nguyên tắc thực hiện tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chắnh sự nghiệp 14

1.2.3 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong đõn vị hành chinh sự nghiệp 14

1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 15

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 16

1.3.2 Tổ chức chứng từ kế toán 17

1.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 21

1.3.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán……39

1.4 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN……….41

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 45

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC HÒA VANG 46

2.1 TỔNG QUAN VỀ CHI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC HÒA VANG 46

2.1.1 Giới thiệu khái quát về Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang 46

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang 48

2.1.3 Chính sách kế toán áp dụng tại Chi cục Dự trữ Nhà nước Hòa Vang 49

2.1.4 Đặc điểm quản lý tài chính tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang 50

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC HÒA VANG 51

2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán 51

2.2.2 Thực trạng tổ chức chứng từ kế toán 52

2.2.3 Thực trạng tổ chức tài khoản kế toán 55

2.2.4 Thực trạng tổ chức sổ kế toán 61

2.2.5 Thực trạng tổ chức báo cáo kế toán 66

2.2.6 Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán 69

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC HÒA VANG 71

2.3.1 Những ưu điểm 71

2.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân 73

3.1 PHƯƠNG HƯỚNG, MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN VÀ YÊU CẦU HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI CỤC DỰ

TRỮ NHÀ NƯỚC HÒA VANG 77

3.1.1 Phương hướng phát triển Chi cục Dự Trữ Nhà nước Hòa Vang 77

3.1.2 Mục tiêu phát triển Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang 78

3.1.3 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang 73

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC HÒA VANG 80

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 80

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán 82

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức tài khoản kế toán 88

3.2.4 Giải pháp hoàn thiện tổ chức sổ kế toán 90

3.2.5 Các giải pháp hoàn thiện tổ chức Báo cáo kế toán 92

3.2.6 Giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm tra công tác kế toán 94

3.2.7 Các giải pháp khác 95

3.3 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 96

3.3.1 Về phía Nhà nước 96

3.3.2 Về phía Cục dữ trữ nhà nước Khu vực Đà Nẵng 97

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 98

KẾT LUẬN 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO

Bảng 1.2 Hệ thông Báo cáo tài chính 36

Bảng 1.3 Báo cáo tổng hợp quyết toán 37

Bảng 2.1 Danh mục chứng từ bổ sung theo thông tư 108/2018/TT-BTC 47

Bảng 2.2 Danh mục Sổ kế toán bổ sung theo thông tư 108/2018/TT-BTC 56

Bảng 2.3 Danh mục một số báo cáo kế toán đang sử dụng tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang 61

DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1 Bộ máy kế toán Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang 45

Hình 2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ 46

Hình 3.1 Mô hình bộ máy kế toán đề xuất……….75

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm qua, Nhà nước đã có nhiều chính sách mới đối vớihoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm tăng cường năng lựchoạt động của các đơn vị Các chủ trương chính sách này một mặt đã tạo rahành lang pháp lý khá rộng rãi cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trongviệc phát huy quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm để phát triển đơn vị Cùngvới sự ra đời và thay đổi khá nhiều trong các chính sách kinh tế xã hội đã có

sự tác động mạnh mẽ đến cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị hành chính

sự nghiệp, buộc các đơn vị phải chủ động hơn trong các hoạt động quản lý và

sử dụng các nguồn lực tài chính, đảm bảo mục tiêu hoạt động có hiệu quả

Với đặc thù chức năng, nhiệm vụ của Cục dự trữ nhà nước khu vực ĐàNẵng giao trong việc bảo đảm công tác dự trữ quốc gia, triển khai quan điểmchủ trương của Đảng và Nhà nước về phát triển hoạt động dự trữ, nhà nước đãkhông ngừng hoàn thiện và đổi mới cơ chế quản lý tài chính đối với các hoạtđộng của Tổng cục, Cục dữ trữ nhà nước khu vực và các chi cục trực thuộc.Song song với các chiến lược huy động nguồn lực tài chính cho Chi cục, cũngcần phải có các chính sách nhằm quản lý, sử dụng nguồn lực tài chính mộtcách có hiệu quả Điều này đòi hỏi các chi cục dự trữ trực thuộc - nơi trực tiếpnhận các nguồn lực tài chính này phải có cơ chế quản lý tài chính phù hợp

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn trên đây, tác giả đã lựa chọn đề tài

“Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa

Vang” làm luận văn thạc sỹ Luận văn tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế

toán tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang và đưa ra những giải pháp có tínhkhoa học và thực tiễn góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chicục dự trữ nhà nước Hòa Vang trong bối cảnh hiện nay

2 Mục tiêu nghiên cứu

Để đạt được kết quả như mong đợi thì mục tiêu mà luận văn hướng đếngồm các mục tiêu sau:

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vịhành chính sự nghiệp

Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi cục dự trữ nhànước Hòa Vang

Đề xuất một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:tổ chức công tác kế toán tại Chi cục dự trữ nhànước Hòa Vang

Phạm vi nghiên cứu: Tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang

Thời gian nghiên cứu: 2016-2018

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài này sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhaunhằm tận dụng tính chất hợp lý và tính ưu việt của từng loại phương phápnghiên cứu khoa học

Nghiên cứu dữ liệu thứ cấp được sử dụng nhằm đặt nền tảng cho những lýluận về công tác kiểm soát Phương pháp này được sử dụng để xem xét, hệ thốnghoá các quy định của Nhà nước về tổ chức công tác kế toán

Nghiên cứu dữ liệu sơ cấp cũng được sử dụng nhằm thu thập và phân tíchcác thông tin liên quan đến thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi cục dự trữnhà nước Hòa Vang

Luận văn sử dụng phương pháp tiếp cận thông tin, phương pháp tổnghợp, phân tích, so sánh và đối chiếu thực tế để làm rõ vấn đề nghiên cứu

5 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu luận văn được chia thành 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi cục dự trữ nà nước Hòa Vang

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi cục

dự trữ nhà nước Hòa Vang.

6 Tổng quan nghiên cứu luận văn

Để thực hiện luận văn, tác giả đã tìm hiểu một số công trình nghiên cứunhư sau:

Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh (2011) với đề tài: “Hoànthiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Bệnh viện C ĐàNẵng” Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại bệnh viện, tácgiả đã đề xuất hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tạibệnh viện C Đà Nẵng thông qua việc quản lư theo các quy tŕnh dựa trên cơ sởứng dụng hệ cơ sở dữ liệu đồng bộ, thống nhất Tuy nhiên, đề tài chỉ chútrọng đến việc hoàn thiện các phân hệ kế toán còn thực hiện thủ công, từ đó tổchức triển khai xây dựng hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh trong điềukiện ứng dụng ERP mà chưa xem xét, đánh giá thực trạng công tác kế toánthực tiễn gắn với yêu cầu quản lý trong điều kiện tăng cường thực hiện tự chủtại bệnh viện và những thay đổi về hạch toán kế toán trong điều kiện mới

Luận văn thạc sĩ của Võ Thị Tuyết Nga (năm 2014) với đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam”, tác giả đã làm rõ một số vấn đề về cơ sở khoa học của tổ chức công

tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập cũng như phân tích các nhân

tố chi phối đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công

lập Tác giả cũng đã chú trọng đưa ra các kiến nghị và giải pháp đểhoàn thiện hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán của các đơn vị thuộc Sở Tưpháp Tuy nhiên, vẫn chưa nêu rõ sự ảnh hưởng của công tác tổ chức kếtoán đển công tác quản lý tài chính của đơn vị.

Luận văn thạc sĩ của Đặng Thị Lệ Hoa (năm 2014) với đề tài “Tổ chức thông tin kế toán tại Cục Hải quan thành phố Đà Nẵng”, tác giả đã

nghiên cứu những vấn đề cơ bản về thông tin kế toán trong đơn vị hànhchính sự nghiệp và thực tiễn tổ chức công tác này tại Cục Hải quanthành phố Đà Nẵng Nhưng tác giả cũng vẫn chưa nêu rõ được giả pháp đểhoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung, và hoàn thiện tổ chức côngtác kế toán ở Cục Hải quan Thành phố Đà Nẵng

Luận văn thạc sĩ: “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại NXB chínhtrị quốc gia sự thật, (2016) của tác giả Trần Phương Linh Luận văn đã kháiquát được những vấn đề cơ bản liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại cácđơn vị hành chính sự nghiệp, chỉ ra thực trạng cơ chế quản lý tài chính, cácnội dung trong tổ chức công tác kế toán tại NXB chính trị quốc gia, sự thật.Tuy nhiên, luận văn chưa đi sâu phân tích trong tổ chức bộ máy kế toán vềđặc điểm lao động kế toán, xây dựng quy chế hoạt động của bộ máy kế toán,chưa chỉ ra những yêu cầu của tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị hànhchính sự nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý

Luận văn thạc sỹ với đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công

ty Truyền thông đa phương tiện VTC” của tác giả Nguyễn Thanh Hương

(2017) đã đưa ra các nội dung lý luận giống các tác giả trên nhưng áp dụng tạiTổng Công ty Truyền thông đa phương tiện VTC nói riêng Công trình đi sâunghiên cứu mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính, từ thực trạng đưa racác giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Hơn nữa, bài viết củatác giả đã nêu lên các điều kiện để thực hiện giải pháp về phía Nhà nước

Chính phủ và các cơ quan chức năng đồng thời cũng đưa ra các điều kiện vềphía Tổng Công ty Truyền thông đa phương tiện VTC Mặc dù, bài nghiêncứu đã có các phiếu điều tra, bảng tổng hợp khảo sát nhưng lại chưa đưa cáckết quả điều tra này vào bài để đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toántại Tổng Công ty truyền thông đa phương tiện VTC.

Luận văn thạc sĩ với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Sở Giao thông vận tải Kiên Giang” của tác giả Trần Thị Yến Như (2017) Đề tài

tập trung hệ thống hoá, phân tích làm sáng tỏ thêm về những vấn đề lý luận về

tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp; làm rõ đặcđiểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý ảnh hương đến công tác

tổ chức kế toán, nghiên cứu các nội dung tổ chức kế toán trong phạm vi SởGiao thông vận tải Kiên Giang

Xuất phát từ tình hình thực tế đó, chủ yếu dựa trên cơ sở pháp lý là cácqui định của Nhà nước về công tác kế toán như Luật NSNN, Luật kế toán,Chế độ kế toán HCSN và Thông tư hướng dẫn liên quan, , và các giáo trình,tài liệu nghiên cứu có liên quan, luận văn sẽ tập trung nghiên cứu vào các vấn

đề chính như đặc điểm quản lý tài chính, nguồn tài chính và tổ chức công tác

kế toán tại Chi cục dự trữ nhà nước Hòa Vang, để từ đó mạnh dạn đề xuấtnhững giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN

VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP.

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp

Nhà nước luôn đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, quản lý và điềuhành các mặt của đời sống kinh tế xã hội Để thực thi vai trò này, Nhà nướctiến hành tổ chức bộ máy các cơ quan trực thuộc, bao gồm cơ quan lập pháp,hành pháp, tư pháp và các đơn vị sự nghiệp

Tuy nhiên theo quan điểm trước đây, các cơ quan này được gọi chung

là đơn vị hành chính sự nghiệp Cụm từ “đơn vị hành chính sự nghiệp” là từgọi tắt cho các cơ quan hành chính, các đơn vị sự nghiệp, các đoàn thể, hộiquần chúng Do vậy, đơn vị hành chính sự nghiệp được định nghĩa khá giốngnhau, chẳng hạn như:

Theo Chế độ kế toán Việt Nam, đơn vị hành chính sự nghiệp là: Đơn vị

do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên mônnhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó, hoạt động bằngnguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí

và các nguồn khác đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằmthực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho từng giai đoạn

Theo Giáo trình kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp củatrường đại học kinh tế quốc dân thì đơn vị sự nghiệp là: Đơn vị do Nhà nướcquyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hayquản lý Nhà nước về một hoạt động nào đó Đặc trưng cơ bản của các đơn vị

sự nghiệp là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ

chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹcông theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp.

Theo Giáo trình kế toán tài chính Nhà nước của Trường đại học kế toántài chính Hà Nội (nay là Học viện tài chính) thì: Đơn vị sự nghiệp là một loạihình đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập, giao thực hiện một nhiệm vụchuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một hoạt động nào đó.Nguồn kinh phí để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của các đơn vị sự nghiệp doNSNN cấp và được bổ sung từ các nguồn khác

Như vậy, xuất phát từ bản chất hoạt động của các đơn vị HCSN nóichung, các đơn vị này nhất thiết phải do Nhà nước ra quyết định thành lập,nguồn tài chính để đảm bảo hoạt động do NSNN cấp hoặc có nguồn gốc từngân sách Các hoạt động này có giá trị tinh thần và được tổ chức để phục vụ

xã hội nên chi phí chi ra không được trả lại bằng hiệu quả kinh tế nào đó màđược thực hiện bằng hiệu quả xã hội nhằm đạt được các mục tiêu kinh tế vĩ mô

Tuy nhiên, các quan điểm trên đây đã đồng nhất các cơ quan hànhchính Nhà nước và các đơn vị sự nghiệp.Về bản chất, chúng ta nên hiểu đơn

vị HCSN là một từ ghép để phản ánh hai loại tổ chức khác biệt nhau: cơ quanquản lý hành chính và đơn vị sự nghiệp

Cơ quan hành chính là các tổ chức cung cấp trực tiếp các dịch vụ hànhchính công cho người dân khi thực hiện chức năng quản lý nhà nước củamình Cơ quan hành chính nhà nước là các cơ quan quản lý nhà nước từ trungương đến địa phương thuộc các cấp chính quyền, các ngành, các lĩnh vực nhưQuốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp, Bộ, Ban, Ngành ở trung ương, các Sở,ban, ngành cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các phòng ban ở cấphuyện và các cơ quan tư pháp như Tòa án nhân dân, viện kiểm sát nhân dâncác cấp Cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động bằng nguồn kinh phí do

NSNN cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn khác theo nguyên tắc không bồi hoàntrực tiếp để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao.

Trong khi đó, các đơn vị sự nghiệp không phải là cơ quan quản lý Nhànước mà là các tổ chức cung cấp các dịch vụ công về văn hóa, giáo dục đàotạo, y tế, thể thao, khoa học công nghệ… đáp ứng nhu cầu về phát triển nguồnnhân lực, thể lực… đáp ứng yêu cầu về đổi mới và phát triển kinh tế xã hộicủa đất nước

Xuất phát từ sự khác biệt đó, việc phân định rõ cơ quan hành chính Nhà nước

và đơn vị sự nghiệp là hết sức cần thiết, đặc biệt trong quá trình đổi mới cơchế quản lý tài chính Nhà nước để nâng cao hiệu quả hoạt động của bản thâncác tổ chức và đem lại lợi ích cho cộng đồng xã hội Đối với các cơ quan hànhchính Nhà nước, nhiệm vụ cụ thể đặt ra là phải đổi mới nhằm tiết kiệm chihành chính, tinh giản bộ máy biên chế để nâng cao chất lượng công vụ, đơngiản hóa thủ tục, nâng cao chất lƣợng trình độ công tác chuyên môn của độingũ công chức Nhà nước Đối với các đơn vị sự nghiệp, bằng việc tạo quyềnchủ động, tự quyết, tự chịu trách nhiệm sẽ thúc đẩy hiệu quả hoạt động, sắpxếp bộ máy tổ chức và lao động hợp lý đồng thời góp phần tăng thu nhập,phúc lợi cho người lao động

1.1.2 Đặc điểm của các đơn vị hành chính sự nghiệp

Đơn vị hành chính là một bộ phận cấu thành bộ máy nhà nước, do đócũng mang đầy đủ các đặc điểm chung của bộ máy nhà nước Cụ thể:

Cơ quan nhà nước hoạt động mang tính quyền lực nhà nước, được tổchức và hoạt động trên nguyên tắc tập trung dân chủ Tính quyền lực nhànước thể hiện ở chỗ cơ quan nhà nước là một bộ phận của bộ máy nhà nước,

cơ quan nhà nước nhân danh nhà nước tham gia vào các quan hệ pháp luậtnhằm thực hiện các quyền và nghĩa vụ hợp lý

Mỗi cơ quan nhà nước đều hoạt động dựa trên các quy định của phápluật, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất định và có những mối quan hệphối hợp trong thực thi công việc được giao.

Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan nhà nước do pháp luậtquy định, đó là tổng thể những quyền và nghĩa vụ cụ thể mang tính quyền lực,được nhà nước trao cho để thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình, cụ thể:Các cơ quan nhà nước được tổ chức hoạt động trên cơ sở của pháp luật

và thực hiện pháp luật, trong quá trình hoạt động có quyền hạn ban hành cácquyết định hành chính thể hiện dưới hình thức là văn bản pháp quy và các vănbản cá biệt; được thành lập theo quy đinh của hiến pháp, luật, pháp lệnh hoặctheo quy định của cơ quan nhà nước cấp trên; được đặt dưới sự giám sát, kiểmtra của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp và báo cáo hoạt động trước cơquan quyền lực cùng cấp; có tính độc lập nhưng theo quy tắc tập trung dânchủ, nguyên tắc quyền lực phục tùng

1.1.3 Nguyên tắc và nội dung quản lý tài chính trong các đơn vị hành chính sự nghiệp

Hoạt động tài chính là một trong những hoạt động quan trọng hàng đầutrong đơn vị hành chính sự nghiệp để bảo đảm đơn vị có thể hoạt động ổnđịnh, hoạt động tài chính bao gồm công tác sử dụng nguồn kinh phí, nguồnvốn, thực hiện các hoạt động, theo dõi tình hình thu chi và quyết toán Đểtheo dõi hoạt động tài chính thì cơ chế quản lý tài chính đóng vai trò hết sứcquan trọng trong việc định hình cách thức luân chuyển của dòng tài chính.Khi xem xét hoạt động tài chính cần xem xét nguồn tài chính và cách thứcphân bổ nguồn tài chính

Nguồn tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp:

Nguồn tài chính phục vụ cho hoạt động của các cơ quan hành chính Nhànước có thể do ngân sách nhà nước (NSNN) cấp toàn bộ hoặc cấp một phần

Để duy trì các hoạt động cho sự tồn tại và phát triển của các cơ quan hànhchính sự nghiệp đòi hỏi phải có các nguồn tài chính đảm bảo Trong khi đó,hoạt động của các cơ quan đơn vị này thực hiện mục đích phục vụ lợi íchcông cho xã hội, không đòi hỏi người nhận những dịch vụ và hàng hóa do tổchức mình cung cấp phải trả tiền Do đó, NSNN sẽ phải cấp phát kinh phí đểduy trì hoạt động của các tổ chức công Hiện nay, các tổ chức công được phépthu một số khoản thu như phí, lệ phí và các khoản thu khác theo Luật phápquy định nhằm bổ sung nguồn kinh phí hoạt động nhưng xét tổng thể thìnguồn kinh phí hoạt động chủ yếu vẫn do Nhà nước cấp.

Nguồn tài chính (kinh phí) của đơn vị HCSN được hình thành từ các nguồn:

- Ngân sách nhà nước hoặc cơ quan quản lý cấp trên cấp theo dự toánđược duyệt (gọi tắt là nguồn kinh phí nhà nước): hàng năm, đơn vị HCSN lập

dự toán theo hướng dẫn lập dự toán năm được Bộ Tài chính ban hành Căn cứvào dự toán đơn vị cung cấp, cơ quan tài chính xem xét và cấp nguồn kinh phínhà nước theo quy định

- Các khoản đóng góp: các khoản đóng góp cho đơn vị HCSN được ghinhận theo nguyên tắc không bồi hoàn hoặc bồi hoàn không trực tiếp tuân thủtheo nguyên tắc của pháp luật

- Các khoản thu sự nghiệp: các khoản thu sự nghiệp bao gồm thu phí, lệphí, thu do sai phạm thu hồi được được phép để lại một phần theo quy định

- Các khoản tài trợ, viện trợ, biếu tặng của các tổ chức cá nhân trong vàngoài nước: tương dự như các khoản đóng góp đơn vị nhận được, các khoảntài trợ viện trợ cũng không bồi hoàn nhằm đảm bảo cơ quan HCSN không bịrằng buộc bởi các quyết định tài chính liên quan tới các yếu tố bên ngoài

- Các khoản thu khác theo chế độ

Đối với cơ quan hành chính, công tác quản lý tài chính áp dụng nghịđịnh của Chính phủ số 130/2005/NĐ-CP quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách

nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản hành chính đối với cơ quan Nhànước Nguồn tài chính trong cơ quan hành chính nhà nước được hình thành từ

03 nguồn chính:

+ Nguồn Ngân sách Nhà nước cấp

+ Các khoản phí, lệ phí được để lại theo chế độ quy định

+ Các khoản thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật

Phân bổ nguồn tài chính:

Phân bổ nguồn tài chính trong đơn vị HCSN được thực hiện dựa trên

dự toán phân bổ hàng năm và phân loại nguồn kinh phí được giao

Trên cơ sở giao dự toán hàng năm, đơn vị HCSN có nghĩa vụ thực hiệnnghiêm chỉnh các khoản chi đã ghi trong dự toán, bao gồm chấp hành nghiêmchỉnh số giao dự toán, nguồn dự toán, tiêu chuẩn định mức, chức danh, đốitượng sử dụng, chế độ thanh toán, thủ tục kiểm soát cam kết chi, thời hạnthanh toán, các nguyên tắc trong chi đầu tư cơ sở hạ tầng và thanh toán hạngmục công trình

Dựa vào phân loại nguồn kinh phí được giao, phạm vi phân bổ nguồntài chính cũng có quy định rõ ràng Nguồn kinh phí được chia thành nguồnkinh phí tự chủ và nguồn kinh phí không tự chủ

Nguồn kinh phí giao tự chủ: Kinh phí quản lý hành chính giao cho các

cơ quan thực hiện chế độ tự chủ được xác định và giao hàng năm trên cơ sởbiên chế được cấp có thẩm quyền giao, kể cả biên chế dự bị (nếu có) và địnhmức phân bổ ngân sách nhà nước tính trên biên chế; các khoản chi hoạt độngnghiệp vụ đặc thù theo chế độ quy định

Nội dung chi của kinh phí giao tự chủ gồm:

- Các khoản chi thanh toán cho cá nhân: tiền lương, tiền công, phụ cấplương, các khoản đóng góp theo lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể và cáckhoản thanh toán khác cho cá nhân theo quy định;

- Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: thanh toán dịch vụ công cộng,vật tư văn phòng, thông tin, tuyên truyền, liên lạc, hội nghị, công tác phí trongnước, chi cho các đoàn đi công tác nước ngoài và đón các đoàn khách nướcngoài vào Việt Nam (phần bố trí trong định mức chi thường xuyên), chi phíthuê mướn, chi nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành, mua sắm, sửa chữathường xuyên tài sản cố định;

- Nguồn kinh phí giao không tự chủ: Ngoài kinh phí quản lý hành chínhgiao để thực hiện chế độ tự chủ, hàng năm cơ quan thực hiện chế độ tự chủcòn được ngân sách nhà nước bố trí kinh phí để thực hiện một số nhiệm vụtheo quyết định của cơ quan có thẩm quyền giao, gồm:

a) Chi mua sắm, chi sửa chữa tài sản cố định;

b) Chi đóng niên liễm, vốn đối ứng các dự án theo hiệp định với các tổchức quốc tế;

c) Chi thực hiện các nhiệm vụ có tính chất đột xuất được cấp có thẩmquyền giao;

d) Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;

đ) Kinh phí thực hiện tinh giản biên chế (nếu có);

e) Kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước;

g) Kinh phí nghiên cứu khoa học;

h) Kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản theo dự án được cấp có thẩm quyềnphê duyệt;

i) Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên khác

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Tổ chức công tác kế toán được hiểu là việc tổ chức các phương pháp kế

toán và tổ chức nhân sự kế toán theo từng phần hành kế toán cụ thể của mộtđơn vị cụ thể trên cơ sở thực hiện đầy đủ các nguyên tắc,phương pháp của kếtoán nói riêng và các nguyên tắc tổ chức công tác kế toán nói chung trong đơn

vị nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế, tàichính ở đơn vị một cách đầy đủ và trung thực nhất [14]

Để tổ chức công tác kế toán của một đơn vị cụ thể thì phải thực hiện cáccông việc theo các bước sau:

- Thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để banhành chế độ và tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong thực tế đơn vị hạchtoán cơ sở

- Xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua tổ chức hệ thống ghichép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mụcđích quản lý các đối tượng kế toán của đơn vị hạch toán

- Tổ chức các nội dung công việc của tổ chức công tác kế toán và bộ máynhân sự của kế toán trên cơ sỏ vận dụng các chế độ kế toán và trong điều kiện

cụ thể của từng đơn vị

Tổ chức tốt công tác kế toán sẽ giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toángọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, tinh giản được bộ máy quản lý nói chungnhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý

Để phát huy được chức năng,vai trò,nhiệm vụ của tổ chức kế toán trongquản lý của các đơn vị sự nghiệp có thu, tổ chức công tác kế toán phải đápứng được các yêu cầu sau:

- Phù hợp với các văn bản pháp quy về kế toán hiện hành

- Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, quy mô và địabàn hoạt động của đơn vị

- Phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên kế toán-Đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán trong đơn vị

- Đảm bảo thực hiện được những yêu cầu của kế toán và tiết kiệm chi phí

số nguyên tắc cơ bản sau:

- Tổ chức công tác kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán, các văn bảnhướng dẫn Luật cho đơn vị kế toán Nhà nước và chế độ kế toán đơn vị HCSN

- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chứcnăng nhiệm vụ của các đơn vị sự nghiệp, phù hợp với quy mô,địa bàn hoạtđộng của đơn vị nhằm thực hiện tốt yêu cầu quản lý của đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vịcủa cán bộ làm công tác kế toán, trình độ, trang bị, công nghệ và kỹ thuật tínhtoán và xử lý thông tin của đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu,thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tincậy, các chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực

công tác kế toán, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên kếtoán Xác định được mối quan hệ công việc giữa bộ phận kế toán với các bộphận quản lý khác trong đơn vị.

Hai là, xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toánvới các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến côngtác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan cho cácnhà quản lý

Ba là, tổ chức vận dụng chế độ kế toán, thông lệ kế toán, Luật kế toán

đã ban hành và được thừa nhận với việc lựa chọn một hình thức kế toán phùhợp với điều kiện cụ thể của đơn vị

Bốn là, tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa họcquản lý; từng bước trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán,hiện đại Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ chocán bộ kế toán Tổ chức phổ biến hướng dẫn các chế độ thể lệ về tài chính kếtoán cho công chức viên chức trong đơn vị Tổ chức kiểm tra kế toán trongnội bộ

1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức thực hiện các công tác hạch toán banđầu, phân loại, tổng hợp bằng các phương pháp kế toán đúng với nguyên tắc,chế độ thể lệ kế toán do Nhà nước ban hành phù hợp với đặc điểm, điều kiệncủa đơn vị

Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp là tổ chức thu nhận, hệthống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình sử dụng tài sản kinh phícủa đơn vị nhằm phục vụ công tác quản lý và công tác nghiệp vụ ở đơn vị đó Nội dung tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp bao gồm:

Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ

chức sổ kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo tài chính, tổ chức công tác kiểm tra

kế toán, tổ chức kiểm kê tài sản và tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

1.3.1.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Tổ chức kế toán tập trung còn gọi là tổ chức kế toán một cấp, theo hìnhthức này mỗi đơn vị chi có một phòng kế toán tập trung để thực hiện toàn bộcông việc kế toán của đơn vị.Các bộ phận trực thuộc, đơn vị trực thuộc không

có bộ phận kế toán riêng mà chỉ hướng dẫn cho nhân viên tại đó thực hiệnhạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ rồi định kỳ chuyển về phòng kếtoán của đơn vị

Phòng kế toán tiến hành ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết mọi hoạtđộng của đơn vị, trong đó chú ý đến việc hạch toán chi tiết ở các bộ phân củađơn vị

1.3.1.2.Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Theo mô hình này,bộ máy tổ chức kế toán được hình thành ở cả cấp trên

và cấp dưới, ở mỗi cấp đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng

để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán ở từng cấp

Kế toán ở đơn vị cấp dưới phải mở sổ kế toán và thực hiện hạch toán toàn

bộ hoạt động kinh doanh ở đơn vị minh,từ hạch toán ban đầu đến việc ghi chépcác nghiệp vụ phát sinh và định kỳ lập báo cáo kế toán theo quy định

Kế toán đơn vị cấp trên thực hiện tổng hợp số liệu báo cáo của đơn vịcấp dưới, lập báo cáo tài chính cho cơ quan tổ chức quản lý,chịu trách nhiệmcuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị cấp dưới trước Nhà nước

1.3.1.3 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Theo hình thức này ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm,ởđơn vị phụ thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chínhnội bộ mức độ cao thì cho tổ chức kế toán riêng,còn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ

hoặc chưa đủ trình độ quản lý, chưa được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội

bộ ở mức cao thì không cho tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạchtoán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm

Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phátsinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng.Hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc

Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kếtoán riêng gửi đến và lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn đơn vị tổng thể

Như vậy tùy thuộc vào đặc điểm,quy mô,môi trường hoạt động của mỗitrường, tình hình phân cấp tài chính trong đơn vị, yêu cầu trình độ quản lý,trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán và tình hình các trang thiết bị phục vụcho công tác mà mỗi đơn vị có thể áp dụng một trong ba mô hình trên chophù hợp với đơn vị mình

1.3.2 Tổ chức chứng từ kế toán

Một trong những đặc trưng cơ bản của kế toán là giá trị pháp lý, tínhtrung thực, khách quan của số liệu mà kế toán ghi nhận và cung cấp.Cơ sởpháp lý của mọi số liệu, thông tin ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán vàbáo cáo kế toán, chứng từ kế toán, vì vậy mọi hoạt động kinh tế, tài chínhphát sinh trong đơn vị HCSN để làm căn cứ hạch toán, đều phải được phảnánh ghi chép, chính xác kịp thời, khách quan vào chứng từ kế toán một cáchhợp pháp, hợp lệ nếu không có chứng từ kế toán thì không thể ghi vào sổ kếtoán, tài khoản kế toán

- Chứng từ kế toán là những chứng từ chứng minh bằng giấy tờ vềnghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thực sự hoàn thành, mọi số liệu ghi vào

sổ kế toán đều bắt buộc phải được chứng minh bằng các chứng từ hợppháp,hợp lệ

- Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ kế toán được lập theo mẫu củachế độ kế toán, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội dung, bản chất, mức độnghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép có đủ chữ ký và dấucủa đơn vị.

- Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịpthời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập củatừng loại chứng từ Để thu nhận và cung cấp đầy đủ kịp thời nội dung thôngtin kế toán phát sinh ở đơn vị thì chứng từ kế toán phải phản ánh bao quát cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị

- Để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị sự nghiệp phải căn cứvào hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành, căn cứ vào đặc điểm yêu cầuquản lý các đối tượng kế toán, nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ởđơn vị, để từ đó xác định những chứng từ áp dụng trong đơn vị Theo quyđịnh có hai loại chứng từ kế toán:

+ Chứng từ kế toán bắt buộc: Là chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tếgiữa các pháp nhân đã được Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu mẫu,chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập thống nhất cho mọi loại hình, thànhphần kinh tế, nhiệm vụ của đơn vị là phải tổ chức thực hiện

+ Chứng từ kế toán hướng dẫn: là loại chứng từ Nhà nước chỉ hướngdẫn, các chỉ tiêu cơ bản, đặc trưng trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn vận dụngvào điều kiện cụ thể mà có thể thêm, bớt hoặc thay đổi mẫu biểu, tuỳ thuộcvào đặc điểm tình hình, yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị để xây dựngnhững chứng từ nội bộ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của đơn vị

-Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN hiện nayđược thực hiện theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộtrưởng Bộ tài chính về việc hướng dẫn Chế độ kế toán HCSN (Phụ lục số 01)

- Nội dung các chứng từ kế toán theo quy định tại điều 17 của Luật kế

toán phải đảm bảo các nội dung sau:

(1) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

(2) Ngày, tháng, năm của chứng từ

(3) Tên địa chỉ của đơn vị hoặc cá hân lập chứng từ kế toán

(4) Tên, địa chỉ, đơn vị, cá nhân nhận chứng từ

(5) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

(6) Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng

số, bằng chữ, tổng số tiền của chừng từ kế toán dùng để thu, chi

(7) Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt và những người có liên quanđến chứng từ kế toán Đóng dấu đơn vị với những chứng từ giao bên ngoài.Trong trường hợp đơn vị sử dụng phần mềm kế toán, các chứng từ kếtoán phải được phân loại và mã hóa theo từng nội dung công tác kế toán cóliên quan Ngoài những mấu chứng từ kế toán bắt buộc theo quy định của Nhànước các đơn vị có thể tự thiết kế mẫu biểu chứng từ cho phù hợp với côngviệc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

Tại các đơn vị HCSN, kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính kế toánhay phụ trách kế toán là người chịu trách nhiệm chính trước thủ trưởng đơn vịcũng như trước Nhà nước về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán vì thế

kế toán trưởng cần phải căn cứ vào tình hình cụ thể để tổ chức bộ máy kế toáncủa đơn vị, bố trí phân công theo từng phần hành kế toán, tổ chức vận dụng

và lập chứng từ kế toán theo đúng chế độ quy định, cụ thể:

Bước 1: Lập chứng từ kế toán: chứng từ được lập thành một hoặc nhiều

bản ( liên) tùy thuộc yêu cầu quản lý Nếu chứng từ lập thành nhiều bản thìđặt giấy than viết một lần, riêng chữ ký của người có liên quan phải ký từngbản một không ký qua giấy than

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theonội dung quy định trên mẫu,trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy

định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy

đủ các nội dung quy định tại nội dung chứng từ như trên

Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không đượcviết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, sổ và chữ,viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, chứng từ bịtẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viếtsai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng

từ viết sai

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định, trường hợp phải lậpnhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dungcác liên phải giống nhau.Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán lập để giao dịchvới tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải

có dấu của đơn vị kế toán

Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theoquy định của chứng từ điện tử, lập chứng từ, chứng từ điện tử phải được in ragiấy và lưu trữ theo quy định của bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Bước 2: Kiểm tra chứng từ

Khi nhận chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý củachứng từ như:Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của những người có liên quan,tính chính xác của số liệu trên chứng từ.Nếu chứng từ tự lập không đúng thủtục, nội dung thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại nơi lập chứng từ

để làm lại

Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ ghi sổ kế toán.

Chứng từ sau khi kế toán kiểm tra cần được định khoản và phân loại theotừng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phátsinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách của kế toán đơn vị

Bước 4: Bảo quản chứng từ kế toán

Trong và sau khi hạch toán chứng từ luôn được bảo quản cẩn thận, nếu mấtchứng từ gốc phải báo cáo thủ trưởng đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.

Bước 5: Chuyển chứng từ vào lưu trữ và hủy chứng từ

Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu lịch sử của đơn

vị, vì thế sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sanglưu trữ, bảo đảm an toàn,chứng từ không bị mất thì cần có thể tìm thấy nhanhchóng, khi hết thời hạn lưu trữ chứng từ có thể được đem hủy

Tổ chức chứng từ là thiết lập các công việc, thủ tục cần thiết (Xem phụ lục 1)

1.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thốnghóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theotŕnh tự thời gian Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liêntục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngânsách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác, tình hình thu, chi hoạt độngkết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp

Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tếriêng biệt Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hìnhthành hệ thống tài khoản kế toán Bộ tài chính quy định thống nhất hệ thống tàikhoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước

Hệ thống tài khoản áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộtài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu,tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theonguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung của đơn vị hành chính sự nghiệp cóvận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toándoanh nghiệp và kế toán nhà nước, nhằm:

- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sáchnhà nước, vốn,quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinhphí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp.

- Phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vịhành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực phù hợp với mô hình

tổ chức và tính chất hoạt động

- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủcông ( hoặc bằng máy tính )và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơquan quản lý Nhà nước

Hệ thống tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ cácnghiệp kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản,nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính

sự nghiệp

Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong bảng cân đối tài khảo được thựchiện theo phương pháp “ ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên nợ của một tàikhoản thi đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác

và ngược lại

Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện

có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị ( như tài sản thuêngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công tạm giữ)những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh

ở các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụcho yêu cầu quản lý như :giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụngnguyên tệ các loại,dự toán chi hoạt động được giao

Nguyên tắc ghi số các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản được thựchiện theo phương pháp ghi đơn nghĩa là khi ghi vào một bên của một tàikhoản thì không phải ghi đối ứng vào bên nào của tài khoản khác

Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp

được quy định theo chế độ kế toán HCSN (Ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc hướng dẫn Chế

độ kế toán HCSN) gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trongBảng cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng cân đối tàikhoản

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân ( 3 chữ số đầu thể hiện Tàikhoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân ( 3 chữ số đầu thể hiện tàikhoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tàikhoản cấp 3);

- Tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009

642, 652

Loại 7: Các khoản thu khác gồm 01 tài khoản: 711

Loại 8: Các khoản chi khác gồm 2 tài khoản: 811, 821

Loại 9: Xác định kết quả gồm 01 tài khoản: 911

Loại 0: Tài khoản ngoài bảng gồm 13 tài khoản: 001, 002, 003, 004, 005, 006,

007, 008, 009, 012, 013, 014, 018

Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ tàichính về việc hướng dẫn Chế độ kế toán HCSN

Tài khoản 333- Các khoản phải nộp nhà nước, mở thêm 1 TK cấp 2

3337-Bổ sung nội dung các khoản phải trả người lao động khác ngoài cán bộ, côngchức, viên chức của đơn vị vào tài khoản 334 “Phải trả công chức, viên chức”.Tài khoản 334, có 2 TK cấp 2 như sau:

- TK 3341- Phải trả công chức, viên chức: Phản ánh các khoản phải trả

và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho cán bộ, công chức, viên chứccủa đơn vị về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoảnphải trả khác thuộc về thu nhập của cán bộ, công chức, viên chức;

TK 3341 phản ánh các khoản phải trả cán bộ, công chức, viên chức làcác đối tượng thuộc danh sách tham gia BHXH theo quy định hiện hành củapháp luật về BHXH

- TK 3348- Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phảitrả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khácngoài cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị về tiền công, tiền thưởng

có tính chất về tiền công (nếu có) và các khoản phải trả khác thuộc về thunhập của người lao động;

TK 3348 phản ánh các khoản phải trả người lao động khác là các đốitượng không thuộc danh sách tham gia BHXH theo quy định hiện hành củapháp luật về BHXH.

TK 462- Nguồn kinh phí dự án, phân loại lại các TK cấp 2 như sau:

- TK 4621- Nguồn kinh phí NSNN cấp: Tài khoản này dùng để phản ánhnguồn kinh phí dự án do NSNN cấp

Tài khoản này gồm 2 TK cấp 3:

+ TK 46211- Nguồn kinh phí quản lý dự án: Tài khoản này dùng để phảnánh nguồn kinh phí quản lý dự án do NSNN cấp;

+ TK 46212- Nguồn kinh phí thực hiện dự án: Tài khoản này dùng đểphản ánh nguồn kinh phí thực hiện dự án do NSNN cấp

- TK 4622- Nguồn kinh phí viện trợ: Tài khoản này dùng để phản ánhnguồn kinh phí dự án do nhận viện trợ

Tài khoản này gồm 2 TK cấp 3:

+ TK 46221- Nguồn kinh phí quản lý dự án: Tài khoản này dùng để phảnánh nguồn kinh phí quản lý dự án do nhận viện trợ;

+ TK 46222- Nguồn kinh phí thực hiện dự án: Tài khoản này dùng đểphản ánh nguồn kinh phí thực hiện dự án do nhận viện trợ

- TK 4628- Nguồn khác: Tài khoản này dùng để phản ánh các nguồn kinhphí dự án khác ngoài nguồn kinh phí do NSNN cấp hoặc do nhận viện trợ.Tài khoản này gồm 2 TK cấp 3:

+ TK 46281- Nguồn kinh phí quản lý dự án: Tài khoản này dùng để phảnánh nguồn kinh phí quản lý dự án khác;

+ TK 46282- Nguồn kinh phí thực hiện dự án: Tài khoản này dùng đểphản ánh nguồn kinh phí thực hiện dự án khác

TK 662- Chi dự án, phân loại lại các TK cấp 2 như sau:

- TK 6621- Chi từ nguồn kinh phí NSNN cấp: Tài khoản này dùng đểphản ánh các khoản chi dự án từ nguồn kinh phí NSNN cấp.

Tài khoản này gồm 2 TK cấp 3:

+ TK 66211- Chi quản lý dự án: Tài khoản này dùng để phản ánh cáckhoản chi quản lý dự án từ nguồn kinh phí NSNN cấp;

+ TK 66212- Chi thực hiện dự án: Tài khoản này dùng để phản ánh cáckhoản chi thực hiện dự án từ nguồn kinh phí NSNN cấp

- TK 6622- Chi từ nguồn viện trợ: Tài khoản này dùng để phản ánh cáckhoản chi dự án từ nguồn kinh phí viện trợ

Tài khoản này gồm 2 TK cấp 3:

+ TK 66221- Chi quản lý dự án: Tài khoản này dùng để phản ánh cáckhoản chi quản lý dự án từ nguồn kinh phí viện trợ;

+ TK 66222- Chi thực hiện dự án: Tài khoản này dùng để phản ánh cáckhoản chi thực hiện dự án từ nguồn kinh phí viện trợ

- TK 6628- Chi từ nguồn khác: Tài khoản này dùng để phản ánh cáckhoản chi dự án từ nguồn khác ngoài nguồn kinh phí do NSNN cấp hoặc donhận viện trợ

Tài khoản này gồm 2 TK cấp 3:

+ TK 66281- Chi quản lý dự án: Tài khoản này dùng để phản ánh cáckhoản chi quản lý dự án từ nguồn khác;

+ TK 66282- Chi thực hiện dự án: Tài khoản này dùng để phản ánh cáckhoản chi thực hiện dự án từ nguồn khác

Tài khoản 332 “Các khoản phải nộp theo lương”, mở thêm 1 TK cấp 2 như sau:

TK 3324- Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và đóng Bảohiểm thất nghiệp cho cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của phápluật về Bảo hiểm thất nghiệp Đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi

và quyết toán riêng Bảo hiểm thất nghiệp

Các đơn vị sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán ban hành

và đặc điểm hoạt động của đơn vị để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán ápdụng cho phù hợp với đơn vị mình, đơn vị được bổ sung thêm các tài khoảncấp 2, cấp 3 và cấp 4 để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị Trường hợp cácđơn vị cần mở thêm tài khoản cấp 1 ngoài hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tàichính quy định thì phải được Bộ tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khithực hiện

Bảng 1.1 Danh mục một số tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị

HCSN

HIỆU

TÊN TÀIKHOẢN

MỤC ĐÍCH

chi hoạt động

Dùng cho các đơn vị HCSN được Ngân sách cấpkinh phí hoạt động để phản ánh số dự toán chi hoạtđộng được cấp có thẩm quyền giao và việc rútdựtoán chi hoạt động ra sử dụng

Dự toán chiChươngtrình, dựán

Dùng cho các đơn vị HCSN được Ngân sách cấpkinh phí chương trình, dự án, đề tài khoa học đểphản ánh số dự toán kinh phí NSNN giao cho cácchương trình, dự án, đề tài khoa học và việcrút dựtoán chi chương trình, dự án ra sử dụng

Chênh lệchthu, chi chưa

xử lý

Dùng để phản ánh số chênh lệch giữa thu, chi HĐTX, hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác, hoạtđộng sản xuất kinh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước và việc xử lý số chênh lệch đó

Nguồn kinhphí hoạt động

Dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị HCSN

5 462 Nguồn kinh

phí dự án

Dùng cho các đơn vị HCSN để phản ánh việc tiếpnhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí chươngtrình, dự án cho NSNN cấp hoặc được viện trợ

không hoàn lại theo chương trình, dự án

thu

Dùng cho các đơn vị HCSN để phản ánh các khoảnthu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khácphát sinh tại đơn vị HCSN và tình hình xử lý

các khoản thu đóThu hoạt Dùng cho các đơn vị HCSN có tổ chức hoạt động

7 531 động sản

xuất, kinhdoanh

sản xuất, kinh doanh để phản ánh doanh thu của hoạtđộng sản xuất, kinh doanh

Chi hoạtđộng sảnxuất kinhdoanh

Dùng cho các đơn vị HCSN có tổ chức hoạt độngsản xuất, kinh doanh để phản ánh chi phí của hoạtđộng sản xuất, kinh doanh

động

Dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chấtHĐTX và không thường xuyên theo dự toán chi đã được duyệt

10 662 Chi dự án

Dùng để phản ánh số chi cho chương trình, dự án, đềtài đã được Nhà nước phê duyệt bằng nguồn kinhphí NSNN cấphoặc bằng nguồntài trợ củanước

ngoài, nguồn khác cho chương trình, dự án, đề tài

1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụkinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian

có liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp

Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc kết hợp các loại sổ sách với nội dung

và kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo một trình tựnhất định nhằm rút ra những chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế

Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán ghi chép, quản

lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán, Nghịđịnh số 128/2004/ NĐ–CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết vàhướng dẫn thi hành một số điều của luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kếtoán Nhà nước

Đối với các đơn vị kế toán cấp 1 và cấp 2 (đơn vị kế toán cấp trên ) ngoàiviệc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp minh

còn phải mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụngkinh phí, quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp 2

và cấp 3) để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí vàquyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan quản lý đồng cấp

Mỗi đơn vị kế toán có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm

Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Sổ kế toán tổng hợp gồm sổ Nhật ký và Sổ Cái

+ Sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhtheo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tếtài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế.số liệu trên sổ Nhật ký phản ánhtổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán

Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dungkinh tế Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinhphí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí Trên Sổ Cái có thể kết hợp việcghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụkinh tế, tài chính

- Sổ thẻ kế toán chi tiết:

Sổ thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cáichưa phản ánh được Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chitiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêutrong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

Các đơn vị sự nghiệp có thể ghi sổ bằng tay hoặc bằng máy vi tính, trongtrường hợp đơn vị ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện đầy đủcác chi tiêu quy định cho từng sổ Cuối tháng sau khi đã hoàn tất việc khóa đổtheo quy định phải tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiếtsau đó mới làm thủ tục pháp lý như ghi sổ bằng tay

Ngoài việc lựa chọn hệ thống sổ kế toán thì việc lựa chọn hình thức sổ kếtoán áp dung cho từng đơn vị rất quan trọng

Có 4 hình thức sổ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp gồm:

Hình thức kế toán Nhật ký chung

Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Hình thức kế toán trên máy vi tính

Mỗi hình thức sổ đều có một đặc điểm riêng, hệ thống sổ kế toán riêng,

ưu và nhược điểm khác nhau phù hợp với từng đơn vị, các đơn vị tùy vào đặcđiểm cũng như điều kiện của đơn vị mình mà lựa chọn hình thức sổ phù hợp

1.3.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tựthời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế, sau đó lấy số liệu trên sổnhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung

Nhật ký chung

Sổ Cái

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ ( hóa đơn muahàng, phiếu nhập kho)kế toán ghi sổ vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ vàoNhật ký chung ghi Sổ Cái tài khoản chi thường xuyên,đồng thời ghi sổ chi tiếtghi thường xuyên Các số liệu trên sổ kế toán chi tiết sẽ được tổng hợp vàocuối tháng trên bảng tổng hợp chi tiết của TK chi thường xuyên để đối chiếuvới Sổ Cái của TK đó Cuối kỳ kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái để lập báocáo cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu trên SổCái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

1.3.4.2 Hình thức Nhật ký - Sổ Cái

- Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký- Sổ Cái là các nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian vàđược phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế( theo TK kế toán) trêncùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký- Sổ Cái và trong cùng mộtquá trình ghi chép

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký-Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc bảngtổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Các loai sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký-Sổ Cái

Sổ Nhật ký-Sổ Cái

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Nội dung và trình tự ghi sổ:

Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra xácđịnh TK ghi Nợ TK ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký- Sổ Cái Số liệu của mỗichứng từ kế toán được ghi một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần ghi Sổ Cái.Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùngloại ( Phiếu thu, phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ) phát sinh nhiềulần trong một ngày Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toáncùng loại sau khi đã được dùng để ghi sổ Nhật kư- Sổ Cái, được dùng để ghi

Sổ, Thẻ kế toán chi tiết liên quan

+ Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ phát sinh trong thángvào Sổ Nhật ký - Sổ Cáo và các sổ Thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hànhcộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có củatừng TK ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng Căn cứvào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinhluỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này.Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phátsinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng TK trên Sổ Nhật ký