Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc hoạt động, quy trình xử lý,… Giáo trình Hệ thốn
T M QUAN TR Ầ ỌNG, Ý NGHĨA CỦ A V ẤN ĐỀ NGHIÊN C ỨU
Năng lực c a m t doanh nghiủ ộ ệp được hình thành b i các y u t ở ế ố như tài chính, cơ s h t ng, các tài s n vô hình, công ngh máy móc, trang thi t b vở ạ ầ ả ệ ế ị ật tư, con người,… Trong đó con người sẽ quản lý, sử dung và khái thác các yếu tố còn lại Vì vậy yếu tố con người là điều kiện đủ để quyết định s t n tự ồ ại và phát triển c a doanh nghiủ ệp Đặc bi t trong n n kinh t ngày càng phát triệ ề ế ển như hiện nay, khi mà s c nh tranh tr nên ự ạ ở vô cùng gay g t, kh c li t thì các doanh nghi p c n ph i c n th n trong khâu qu n lý ắ ố ệ ệ ầ ả ẩ ậ ả nhân s ự
Trong thời đại công ngh thông tin ngày nay, vi c qu n lý d a vào máy tính là ệ ệ ả ự nhu c u thi t y u c a m i doanh nghi p Qu n lý thông tin, x lý thông tin m t cách ầ ế ế ủ ỗ ệ ả ử ộ khoa h c là nhọ ằm đảm b o an toàn thông tin, tránh thông tin b mả ị ất mát, sai sót, đồng thời ti t ki m thế ệ ời gian và chi phí
Hệ thống thông tin v nhân l c c a m t doanh nghi p là m t hề ự ủ ộ ệ ộ ệ thống tài li u ệ phản ánh đầy đủ và toàn di n nh ng tiệ ữ ềm năng về trí l c, th l c c a tự ể ự ủ ừng lao động, bao g m: s ồ ố lượng, chất lượng, trong m i thọ ời điểm quá kh , hi n t i và d kiứ ệ ạ ự ến trong tương lai Vì vậy, công tác qu n lý nhân s phả ự ả ến hành thường xuyên, đòi hỏ ự chính xác i ti i s tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kếhoạch và nhi m v c a công ty trong tệ ụ ủ ừng giai đoạn
Qua th i gian th c t p t i công ty ờ ự ậ ạ TNHH Thương Mại và D ch V Jacwater Viị ụ ệt Nam, em nh n th y vậ ấ ấn đề công ty c n gi i quyầ ả ết đó là thay đổi vi c qu n lý hệ ả ệ thống nhân s làm viự ệc trong công ty theo các phương pháp thủ công khá t n th i gian vố ờ à không mang l i hi u qu cao bạ ệ ả ằng phương pháp tin học hóa Vì vậy, em xin đề xuất đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Vi t Namệ ” để giúp công ty qu n lý nhân s ả ựcó hiệu qu ả hơn.
MỤ C TIÊU VÀ NHI ỆM VỤ NGHIÊN C ỨU
M c tiêu nghiên c u: Phân tích và thi t k m t HTTT qu n lý nhân s phù hụ ứ ế ế ộ ả ự ợp nh t v i tình tr ng th c t t i công ty công ty ấ ớ ạ ự ế ạ TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam Để đạt được mục tiêu này đề tài thực hiện các nhiệm v nghiên cứu sau: ụ
- Hệ thống hóa các ki n th c v ế ứ ề HTTT như: khái niệm, thành ph n, các HTTT ph ầ ổ bi n trong doanh nghiế ệp,…
- Hệ thống hóa ki n th c v HTTT qu n lý nhân s nói chung và c a công ty ế ứ ề ả ự ủ TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam nói riêng
- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam, nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tin qu n lý nhân s , tả ự ừ đó đưa ra mộ ố đề xuất s t, giải pháp để có thể t o ra m t h ạ ộ ệthống thông tin qu n lý nhân s phù h p và mang tính thi t thả ự ợ ế ực đố ới v i hoạt động quản lý nhân sự tại công ty, đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc.
ĐỐI TƯỢ NG VÀ PH M VI NGHIÊN C Ạ ỨU
Đối tượng nghiên cứu của đề tài gồm các đối tượng sau:
- Hệ thống thông tin qu n lý nhân s cả ự ủa công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam
- Hệ thống các tài li u liên quan giúp xây d ng HTTT qu n lý nhân s ệ ự ả ự
- Công cụ s d ng khi phân tích thiử ụ ết kế ệ h thống như UML, Draw.IO,…
Phạm vi nghiên cứu đề tài được thểhiện qua không gian và th i gian: ờ
- Về không gian: Ti n hành nghiên c u các hoế ứ ạt động qu n lý nhân s và h ả ự ệthống thông tin qu n lý nhân s t i công ty ả ự ạ TNHH Thương Mại và D ch Vị ụ Jacwater Việt Nam
- Về thời gian: Nghiên c u trong kho ng th i gian th c t p t ngày 08 tháng 11 ứ ả ờ ự ậ ừ năm 2022 đến ngày 19 tháng 01 năm 2023
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1 Phương pháp thu thập dữ u liệ
Thu th p dậ ữ liệu th c p: thông qua các báo cáo kinh doanh, tài li u th ng kê ứ ấ ệ ố hoạt động qu n lý nhân s tả ự ại công ty Jacwater Đồng th i, nghiên c u các công trình ờ ứ
3 nghiên c u khoa hứ ọc liên quan đến đề tài đã được xu t b n thông qua sách báo, n ấ ả ấ phẩm điện t , qua mử ạng Internet,…
Thu thập d ữliệu sơ cấp:
- Phương pháp sử d ng phiụ ếu điều tra: Để hi u rõ thêm v yêu c u, quy trình thể ề ầ ực hi n và các ch c nệ ứ ăng cần có c a hủ ệ thống qu n lý nhân s tả ự ại công ty, em đã tiến hành s dử ụng phương pháp phát phiếu điều tra cho 15 nhân sự trong công ty Jacwater Các câu hỏi v mề ức độ hài lòng được nâng dần lên theo thang đo Likert nhằm đưa ra những đáp án gần nh t vấ ới thực tế Dựa vào đó để thi t k và xây ế ế d ng các chự ức năng phù hợp với nhu cầu th c t ự ế mà công ty đang cần
- Phương pháp phỏng vấn: thực hi n ph ng vệ ỏ ấn các nhân viên trong công ty để tìm hi u thêm v nh ng yêu c u chể ề ữ ầ ức năng cần có c a ph n m m, yêu c u v ủ ầ ề ầ ề thi t k h ế ế ệthống sao cho phù h p và d s d ng Nh ng câu h i ph ng v n xoáy ợ ễ ử ụ ữ ỏ ỏ ấ sâu vào đề tài nghiên cứu s được hỏi nhiẽ ều hơn, theo từng ngữ c nh khác nhau ả 4.2 Phương pháp xử lý d u ữliệ
Phương pháp so sánh đối chiếu: Đây là phương pháp đối chiếu giữa lý luận và th c tiự ễn để tìm ra gi i quy t nh ng vả ế ữ ấn đề khó khăn thách thức ở bên trong công ty
Phương pháp phân tích thông kê: Phương pháp này giúp ta chắt lọc dữ liệu thu thập được để rút ra các suy lu n logic Áp d ng ậ ụ phương pháp phân tích để làm rõ m i quan hệ giố ữa các đối tượng, cụ thể đây là quản lý h sơ nhân ở ồ viên, qu n lý ch m công nhân viên có quan h mả ấ ệ ật thi t vế ới nhau
Trong quá trình phân tích và thi t k hế ế ệ thống được s dử ụng trên phương pháp phân tích và thi t k ế ế HTTT hướng đối tượng.
K ẾT CẤ U KHÓA LU ẬN
Ngoài lời cảm ơn, phần m u, khóa lu n gở đầ ậ ồm các chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận về phân tích thiế ết k HTTT quản lý nhân sự
Chương này sẽ trình bày các khái ni m, lý thuy t liên quan tệ ế ới đề tài nghiên c u, ứ nh ng nghiên c u b ữ ứ ổtrợ, cơ sởlý luận v HTTT nhề ằm phục vụ cho việc nghiên cứu và triển khai ch khóa lu n ủ đề ậ
Chương 2 Phân tích và đánh giá thực tr ng ạ ứng d ng HTTT trong qu n lý nhân ụ ả s t i công ty ự ạ TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam
Chương này sẽ khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam Bên cạnh đó, phân tích thực trạng việc
4 ứng dụng CNTT, HTTT trong quản lý nhân s tại công ty ự TNHH Thương Mại và Dịch
Vụ Jacwater Vi t Nam T ệ ừ đó đưa ra những đánh giá, điểm tích c c, h n ch ự ạ ế và phương hướng giải quyết
Chương 3 Phân tích thi t k hế ế ệ thống thông tin qu n lý nhân s cho công ty ả ự TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam
Chương này trình bày về quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân s dành cho công ty Bên cự ạnh đó, đưa ra những ki n nghế ị và đề xuất với công ty.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ
NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm về hệ thống, hệ thống thông tin
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc hoạt động, quy trình xử lý,… (Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, 2017, NXB Thống kê, trang 27)
Hệ thống thông tin là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ,… còn hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác (Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, 2017, NXB Thống kê, trang 37)
1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS) là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của doanh nghiệp, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm những thành phần như con người, các thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá cũng như truyền phát những thông tin có ích, cần thiết, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý đẻ hỗ trợ ra quyết định (Giáo trình
Hệ thống thông tin quản lý, 2017, NXB Thống kê, trang 61)
1.1.3 Khái niệm về phân tích thiết kế hệ thống thông tin,
Phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, cung cấp những cơ sở dữ liệu cho việc thiết kế hệ thống thông tin sau này Trước đó, tiến hành khảo sát hiện trạng của tổ chức thuộc phạm vi liên quan đến hệ thống cần triển khai Những dữ liệu thu được phục vụ cho việc xây dựng mô hình quan niệm về hệ thống hiện thời bao gồm mô hình dữ liệu và mô hình xử lý của hệ thống cùng các tài liệu bổ sung khác
Phân tích bao gồm một vài pha nhỏ:
- Xác định yêu cầu: các nhà phân tích làm việc cùng với người sử dụng để xác định cái gì người dùng chờ đợi từ hệ thống dự kiến
- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện
- Tìm giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua
Thiết kế là tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên Đặc tả giải pháp cho các yêu cầu ở pha trước được chuyển thành đặc tả hệ thống logic rồi là đặc tả vật lý Từ các khía cạnh của hệ thống, thiết kế được xem xét bắt đầu từ màn hình tương tác, các cái vào và cái ra (các báo cáo) đến cơ sở dữ liệu và các tiến trình xử lý chi tiết bên trong Pha thiết kế này gồm hai pha nhỏ là thiết kế logic và thiết kế vật lý
- Thiết kế logic: về mặt lý thuyết, thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ phần cứng và phần mềm của hệ thống nào Thiết kế logic tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thống thực vì vậy một vài phương pháp luận vòng đời còn gọi pha này là pha thiết kế nghiệp vụ Các đối tượng và quan hệ được mô tả ở đây là những khái niệm, các biểu tượng mà không phải các thực thể vật lý
- Thiết kế vật lý là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kể vật lý hay các đặc tả kỹ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào bằng những thao tác và tiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức
Trong pha thiết kế vật lý cần phải quyết định lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc tập tin tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống vật lý ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho các nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống 1.1.4 Khái niệm về HTTT quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động tổ chức quản lý nhân sự Mục tiêu của hệ thống thông tin quản trị nhân sự là cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra các quyết định hay lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân sự, thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ… (Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, 2017, NXB Thống kê, trang 308)
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1.2.1 HTTT quản lý nhân sự a Đặc điểm của HTTT quản lý nhân sự
HTTT quản trị nhân sự gồm có những đặc điểm sau:
- Quản lý thông tin đa cấp, đa ngành, ph hợp cho tổ chức, doanh nghiệp có ù nhiều ph ng ban, nhiều chò i nhánh
- Có đầy đủ các báo cáo về quản trị nhân sự, theo dõi chính sách đối với người lao động và các báo cáo sử dụng lao động theo quy định của nhà nước
- Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu, hỗ trợ lập các báo cáo th ng kê nhanh theo các yêu cố ầu của lãnh đạo
- Hỗ trợ mềm dẻo trong việc xác lập các công thức tính lương cho người lao động với nhiều cách t nh lương khác nhau: Lương gi n tiếp, lương kho n sản í á á phẩm, lương kho n theo doanh thu, lương công nhật, lương công nhân trực á tiếp sản xuất
- Hỗ trợ các tiện ích truy xuất số liệu báo cáo thống kê Cho phép kết xuất số liệu ra các định dạng báo cáo khác nhau như: word, excel, pdf
Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân sự được phân thành ba mức: tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược
(Nguồn: PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống kê) b Mô hình tổ chức quản lý nhân sự
Mô hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự được biểu diễn như hình 1.1, trong đó, thông tin đầu vào bao gồm tất cả hông tin nhân sự bên trong các hệ thống khác t có trong doanh nghiệp, các hoạt động trong bộ phận tổ chức nhân sự và các nguồn dữ liệu bên ngoại liên quan tới nhân sự của doanh nghiệp
Hình 1 1 Mô hình h ệthống thông tin qu n lý nhân s ả ự
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, 2017, NXB Thống kê, trang 309) 1.2.2 Quy trình phân tích thiết kế HTTT
Giai đoạn 1 Khảo sát và xác định các yêu cầu của hệ thống
Khảo sát là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra của dự án Các thông tin cần thu thập bao gồm thông tin về con người, văn hoá, tổ chức đến thông tin về chức năng, yêu cầu nghiệp vụ của hệ thống
Giai đoạn 2 Phân tích hệ thống
Là giai đoạn tìm hiểu sâu, xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống
Xác định yêu cầu của HTTT gồm các chức năng chính – phụ đảm bảo tính : chính - xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy định hiện hành; đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai,
Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể thông qua sơ đồ hoá các yêu cầu nghiệp vụ
Phân tích bảng dữ liệu: xác định trường dữ liệu, khóa chính, khóa ngoại cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu và ràng buộc dữ liệu cần thiết
Giai đoạn 3 Thiết kế hệ thống
Thông qua thông tin được thu thập từ quá trình khảo sát và phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo thiết kế cho các yêu cầu đó Trên cơ sở các bảng dữ liệu đã phân tích và đặc tả, chuyên gia có cái nhìn tổng quát nhất về mối quan hệ giữa các đối tượng trước khi chuyển đổi thành mô hình mức vật lý
Thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng nó tồn tại thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống
Giai đoạn 4 Cài đặt hệ thống Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:
- Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống Để đả m bảo chương tr nh được viết nên phải thoảì mãn mọi yêu cầu có ghi trước trong bản Đặc Tả Thiết Kế Chi Tiết, người lập trình cũng đồng thời phải tiến hành th nghiử ệm phần chương trình của mình
Sau giai đoạn lập trình hệ thống, chắc chắn không thể tránh khỏi mắc lỗi, sai sót, hệ thống được tạo chưa đúng, đủ yêu cầu đã đặt ra ban đầu Từ đó, có giai đoạn kiểm thử Chuyên gia chọn các công cụ kiểm thử phù hợp và thử nghiệm các module chúc năng của hệ thống so với tài liệu yêu cầu ban đầu Trong trường hợp phát hiện ra lỗi sẽ tiến hành khắc phục Chuyên gia phải viết các test case để có tài liệu kiểm chứng Kết quả cuối cùng là một hệ thống thông tin đạt yêu cầu đặt ra
Giai đoạn 6 Triển khai và bảo trì
Là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng, đồng thời thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện lỗi trên hệ thống hoặc các tính năng chưa phù hợp
(Nguồn: Bài giảng điện tử Phân tích Thiết kế hệ thống thông tin, Trường Đại học Thương mại)
1.2.3 Phương pháp phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự
Có nhiều phương pháp phân tích thiết kế một HTT Tuy nhiên, hai phương pháp phổ biến nhất là phương pháp PTTK hướng chức năng và PTTK hướng đối tượng a Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống hướng chức năng
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước Ở Việt Nam được biết đến khoảng chục năm gần đây với sự bùng nổ công nghệ thông tin, phần mềm quản lý nhân sự đã trở nên phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp Nhận thấy được tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự nên đã có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này Dưới đây là một số công trình nghiên cứu mà em đã tham khảo:
Luận văn Thạc sĩ với đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương trong ERP” của Đỗ Thị Hương – Viện Công nghệ thông tin, trường Đại học Quốc gia
Hà Nội Luận văn đã đưa ra được tổng quan về ERP, đưa ra được phương pháp, quy trình PTTK hệ thống, đưa ra được các quy trình nghiệp vụ cơ bản về quản trị nhân sự và tiền lương, xây dựng được phần mềm và kiểm thử Tuy nhiên, giao diện hơi khó nhìn và không giống thực tế
Luận án Tiến sĩ với đề tài “Hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty Hồng Hà” của Nguyễn Phi Hùng – chuyên ngành Quản trị kinh doanh trường đại học Dân lập Hải Phòng Luận văn mang ý nghĩa tối ưu các tính năng quan trọng
15 của hệ thống quản trị nguồn nhân lực Ưu điểm của bài viết là có sự phân tích rất chi tiết, kết hợp nhiều kết quả từ số liệu thống kê nghiệp vụ nên bài luận mang ý nghĩa chặt chẽ, mang lại hiệu quả đáng kể góp phần vào hệ thống quản lý nhân sự công ty Hồng Hà
Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long” của Nguyễn Hoàng Đức, sinh viên K55 – Khoa Máy tính, Trường Đại học Bách khoa thành phố Hồ Chí Minh Bài viết có ưu điểm là thiết kế được giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữ liệu, đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đáp ứng được phân nào của hệ thống thực tế Tuy nhiên còn tồn tại nhược điểm là CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệ thống thông tin mạng, bước đầu chỉ mới xây dựng trên máy cục bộ và các chức năng đầy đủ để quản lý một hệ thống chưa hoàn chỉnh,
1.3.2 Tình hình nghiên cứu nước ngoài
Hệ thống quản lý nhân sự xuất hiện từ rất lâu và mang đến hiệu quả rất lớn, nâng cao năng xuất làm việc trong tổ chức, doanh nghiệp Trong những năm qua đã có rất nhiều hệ thống quản lý nhân sự mới hiệu quả hơn thay thế nhưng phần mềm quản lý nhân sự cũ, nhưng phát sinh trong hệ thông nhân sự không ngừng được nghiên cứu và cải tiến nhằm nâng cao tốc độ, tính bảo mật, hiệu quả trong việc quản lý nhân sự
Có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá cao trên thế giới, như: Phải kể đến gói quản trị nguồn lực (Enterprise Resrouce Planning – ERP), hệ thống chấm công, nghỉ phép (E-Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên (Personnel Information), hệ thống tính lương (Payroll)
Hay đề tài: “Design of company’s salary management system” tại công ty Lei Xiong của College of Information Engineering, Jiangxi University of Technology, Jiangxi Nanchang, năm 2015 được xuất bản bởi Atlantis Press Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tiền lương và thông tin công ty các cấp, bài báo này trước tiên phân tích những hạn chế của hệ thống quản lý tiền lương; sau đó yêu cầu, tính khả thi thiết kế , từng phân hệ chức năng và kiểm tra phần mềm Hệ thống được thiết kế trong bài báo này có các mô-đun chức năng như quản lý người dùng, quản lý mật khẩu, nhân viên quản lý, quản lý bảng lương và truy vấn bảng lương Hệ thống có thể cho phép nhiều người biết thông tin nội bộ về nhân viên thông qua các kênh khác nhau, một mặt có thể thúc đẩy việc bán sản phẩm, mặt khác thỏa mãn nhu cầu của mọi người Thiết kế này đã đáp ứng nhu cầu cơ bản của hệ thống truyền thông trực tuyến, trên giao diện thực hiện đơn giản, thực tế và cố gắng hoạt động để đáp ứng thói quen của người
16 dùng Bên cạnh đó, vẫm còn có một số hạn chế chẳng hạn như hiệu ứng thực thi câu lệnh SQL hiệu quả chưa cao, về phương tiện trực tuyến tất cả các thao tác trên một trang đã xảy ra một số nhầm lẫn, thay đổi chương trình, …
Nghiên cứu của Omar Tariq và Guobin Zhu với đề tài “Research on Human Reource Information Systems Based on Requirement Engineering” tại Chongqing University, năm 2014 đã chỉ ra được nguyên nhân phải sử dụng hệ thống quản lý nhân sự là do sự phát triển của xã hội quá nhanh Nếu tổ chức, doanh nghiệp tiếp tục sử dụng mô hình quản lý nhân sự theo phương thức truyền thống thì sẽ không thể theo kịp được và cạnh tranh trong xã hội hiện nay Trong bài nghiên cứu, tác giả đã đưa ra phương pháp và yêu cầu về việc xây dựng hệ thống từ việc xây dựng hệ thống theo hướng đối tượng, sử dụng mô hình MVC, xây dựng các module của hệ thống ngoài ra việc xây dựng và cài đặt hệ thống.
KẾ T QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰ C TR ẠNG CỦ A H Ệ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ T ẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠ I VÀ DỊCH VỤ JACWATER VIỆT NAM
T NAM Ệ
Giới thiệ u chung v công ty ề
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Jacwater Việt Nam là đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực bán buôn bán l ẻtrực tuy n, chuyên cung c p các s n ph m thế ấ ả ẩ ời trang ngoài trời
- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Vi t Namệ
- Tên giao dịch: JACWATER CO.LTD
- Tên tiếng anh: Jacwater Vietnam Services and Trading Company Limited
- Địa ch : Sỉ ố 55 ngõ 102 Hoàng Đạo Thành, phường Kim Giang, qu n Thanh ậ Xuân, thành phố Hà N iộ
- Loại hình công ty: Công ty trách nhi m hệ ữu hạn ngoài Nhà nước
- Giám đốc: Nguy n M nh Hiễ ạ ếu
- Tầm nhìn và s m nh: Trứ ệ ở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực thời trang và đồ gia dụng, đề cao l i ích và s c khợ ứ ỏe cho người s dử ụng Hướng tới đáp ứng mọi nhu cầu của đa số người tiêu dùng trong nước
L ch s hình thành và phát tri ị ử ển củ a công ty
Ngày 29/07/2019, công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Jacwater Vi t Nam ệ được Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội xét duy t và c p gi y ch ng nhệ ấ ấ ứ ận đăng ký kinh doanh Sau khi thành l p công ty luôn là nhà cung c p các s n ph m ậ ấ ả ẩ thời trang ngoài trời cho mọi người Thời gian đầu công ty còn gặp nhiều khó khăn, tuy nhiên vớ ự i s lãnh đạo của ông Nguyễn Mạnh Hiếu sau gần 4 năm hoạt động thì đến nay công ty đang dầ ổn định và đang trên đà phát triển Trướn c đó, năm 2017, công ty hoạt động dưới hình thức h kinh doanh v i mặt hàng ch yếu là th i trang may mặc tại cửa ộ ớ ủ ờ hàng truy n thề ống Sau đó, công ty chuyển d ch d n mô hình kinh doanh tị ầ ừ thương mại truyền thống sang thương mại điện t v i hoử ớ ạt động mua bán ch y u qua m ng ủ ế ạ xã h i Facộ ebook, thông qua website jacwater.com và qua sàn TMĐT shopee với tên shop là jacwater Công ty cũng kinh doanh bán buôn cho các đầu buôn ở chợ Ninh Hiệp, các shop qu n áo Vinh, Sài Gòn, Hà Nầ ở ội, Hải Phòng,…
Bên cạnh đó công ty cũng sản xu t s n ph m th i trang áo khoác gió chấ ả ẩ ờ ống nước cao cấp, cung cấp đồng phục cho các doanh nghiệp Công ty có 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực may đo, sản xu t, thi t k , phân ph i m t hàng áo khoác gió ấ ế ế ố ặ jacket Tất c ả đều được sản xuất trên m t dây chuy n hiộ ề ện đại, khép kín do đó những s n phả ẩm mang thương hiệu Jacwater đều đạt đến chất lượng cao, luôn đáp ứng được nh ng kì vữ ọng và mong đợ ủi c a khách hàng Công ty không ng ng phát tri n sừ ể ản ph m ngày càng chẩ ất lượng để người tiêu dùng từng bước có cơ hộ ử ụi s d ng và trải nghiệm những s n phả ẩm mang thương hiệu của Jacwater. Được thành lập b i ông Nguyễn Mạnh Hiếu v i nhiở ớ ều năm kinh nghiệm và chuyên môn cao, cùng với đội ngũ nhân viên có tinh thần sáng t o, quy t tâm cao, ạ ế dám nghĩ dám làm và quan trọng hơn là lòng nhiệt huyết hết lòng vì công việc Vì vậy, công ty đã không ngừng gia tăng giá trị cho cộng đồng, đem đến nh ng b trang ữ ộ phục ngoài trời đảm bảo chất lượng cho ngườ ử ụi s d ng Đến nay, Jacwater tr thành nhà bán buôn bán lẻ v i hệ thống cửa hàng và ở ớ xưởng sản xuất trải khắp cả nước được nhiều khách hàng l n lựa chọn như FPT, ớViettel, Nam Dược, YoungBo Vina,…
Sau gần 4 năm thành lập và phát triển, công ty đã có doanh thu tăng trưởng đều đặn bình quân 20-30%, tr thành ngu n cung c p m t hàng th i trang và gia dở ồ ấ ặ ờ ụng uy tín cho r t nhiấ ều cửa hàng bán buôn và bán lẻtrên toàn quốc.
Định hướ ng phát tri ển của công ty trong tương lai
M c tiêu chiụ ến lược đến năm 2025 của công ty TNHH Thương Mại và Dịch
V Jacwater Vi t Nam là không ngụ ệ ừng trưởng thành, l n m nh và phát ớ ạ triển m ng ạ lưới phủ ộ r ng toàn quốc C thể: ụ
- Mang đến cho người tiêu dụng những sản phẩm tốt nhất với giá cả phù hợp nh t ấ
- Đẩy m nh nghiên c u và phát tri n s n ph m nh m m r ng t p khách hàng ạ ứ ể ả ẩ ằ ở ộ ệ của công ty cả ở trong nướ ẫn nước ngoài c l
- Trở thành top 5 công ty bán l trên n n tẻ ề ảng TMĐT
- Thị trường phục vụ 250 tri u dân ệ
- Doanh thu hoạt động đạt 10 tri u USD ệ
- Thương hiệu Jacwater có tên tuổi trong lĩnh vực thời trang và gia d ng trên c ụ ả nước
Cơ cấu tổ chứ c nhân s c a công ty ự ủ
a Cơ cấu tổchức của công ty
Sơ đồ cấu trúc bộ máy Công ty TNHH Thương và và dịch vụ Jacwater Việt Nam:
Hình 2 1 Sơ đồ ấ c u trúc b ộmáy của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ
(Nguồn: Ban quản lý điều hành)Chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc và từng b ph n, phòng ban: ộ ậ
- Ban giám đốc: Có chức năng quản lý các phòng ban trong công ty, là nơi hoạch định chiến lược, ki m soát quá trình hoể ạt động cho công ty cũng như các phòng ban trong t ổchức, đồng thời đánh giá kết qu ả đạt được của các phòng ban cũng như công ty để đưa ra các chiến lược phù hợp hơn cho hoạt động của công ty
- Phòng tài chính - k toán:ế Có chức năng kế toán tài chính c a các hoủ ạt động kinh doanh và kế toán văn phòng; thống kê, báo cáo và tổ chức luân chuyển v n h p lý; ố ợ quản lý tài s n, thanh toán tiả ền lương cho công nhân viên và các công việc khác
- Phòng Marketing: Có chức năng tìm kiếm đối tượng khách hàng, mang lại ngu n khách hàng Phát tri n các kênh website, kênh m ng xã hồ ể ạ ội như Facebook, Zalo, kênh Youtube, sàn Thương mại điện tử…
- Phòng kinh doanh: Có chức năng tìm kiếm khách hàng, cho t i kinh doanh, ớ ký k t hế ợp đồng, triển khai và đào tạo chuy n giao s n phể ả ẩm và chăm sóc khách hàng Có nhi m v l p k ho ch kinh doanh và tri n khai th c hi n, ệ ụ ậ ế ạ ể ự ệ thiết l p các giao d ch khách hàng, th c hi n các hoậ ị ự ệ ạt động bán hàng t i các ớ khách hàng nh m mang l i l i nhu n cho công ty, ph i h p các bằ ạ ợ ậ ố ợ ộ phận liên quan như kế toán, marketing, kĩ thuật… nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
- Phòng hành chính nhân s– ự: Thực hi n các nhi m vệ ệ ụ liên quan đến vi c t ệ ổ chức qu n lý nhân s , tiả ự ền lương và quản lý hành chính c a công ty Làm công ủ tác tuy n d ng và th c hiể ụ ự ện đúng các chế độ cho người lao động, tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí dành cho t p th ậ ể nhân viên hàng năm.
- Phòng k ỹthuật - kho: B ph n k ộ ậ ỹthuật có chức năng triển khai cài đặt bảo trì, s a ch a các thi t b ử ữ ế ị điệ ửn t , các ph n mầ ềm ứng d ng cho các phòng ban công ụ ty Xây d ng dự ự án thương mại điện t nh m nâng cao hi u qu các website ử ằ ệ ả bán hàng B ph n kho s có nhi m vộ ậ ẽ ệ ụ theo dõi i c nh p - u t hàng hóa ᴠ ệ ậ х ấ trong kho, soạn hàng uх ất kho, s p p à qu n lý hàng hóa trong kho ắ хế ᴠ ả b Cơ cấu nhân lực của công ty
Từ khi thành lập năm 2019 đến nay, đội ngũ nhân viên của công ty đã tăng đáng kể Ban đầu chỉ từ hơn 20 nhân viên, tính đến nay công ty đang hoạt động với
75 nhân s t t c các b ự ở ấ ả ộ phân phòng ban Đội ngũ lao động c a công ty h u hủ ầ ết đều là lao động tr Không nh ng v y, công ty r t chú tr ng trong khâu tuy n d ng, tuyẻ ữ ậ ấ ọ ể ụ ển người ham h c h i và có tính cầu tiến trong công việc Công ty luôn chú trọng đào ọ ỏ t o t ạ ừ cơ bản đến nâng cao giúp nâng cao trình độ cho nhân viên trong công ty
Cơ cấu nhân lực ở t t c các phòng ban cấ ả ủa công ty được thống kê b ng sau: ở ả
STT Phân loại Tiêu trí S ố lượng
Cao đẳng, Cao đẳng nghề 18 18% 75
Bảng 2 1 Cơ cấu nhân lực của công ty Jacwater năm 2022
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) –Nhìn tổng quan cơ cấu nhân lực của công ty, ta có thể thấy đội ngũ nhân viên của công ty h u hầ ết đều có trình độ cao Nhân viên ở độ ổ tu i < 28 tu i chi m s ổ ế ố lượng
Tình hình ho ạ t đ ộ ng kinh doanh c a công ty ủ
Theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Jacwater Việt Nam theo giai đoạn 2020-2022 ta có b ng kả ết quả hoạt động kinh doanh:
1 Doanh thu từ cung cấp dịch v ụ 31.270 41.923 62.091
Bảng 2 2 Kết quả hoạt động kinh doanh c a công ty Jacwater tủ ừ năm 2020 đến năm 2022
Từ b ng sả ố liệu trên ta có thể thấy giai đoạn 2020-2021, m c dù ch u ặ ị ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, ngành th i trang nhất là th i trang ngoài tr i giảm ờ ờ ờ m nh do th c hiạ ự ện lệnh giãn cách xã hội nhưng nhờ vào s phát tri n cự ể ủa TMĐT và s ự đẩy m nh hoạ ạt động marketing c a công ty nên doanh thu vủ ẫn tăng đều so với năm trước Giai đoạn 2021-2022, dịch bệnh được đẩy lùi, nhu cầu thời trang ngoài trời tăng gấp đôi so với giai đoạn trước Và cùng v i sớ ự m r ng ph m vi kinh doanh trên ở ộ ạ kh p cắ ả nước nên chi phí bỏ ra đã tăng mạnh so với năm 2021 Nhìn chung, nh s ờ ự phát tri n cể ủa TMĐT và những quyết định đúng đắn của ban điều hành, hoạt động kinh doanh c a công ty luôn ủ ởtrạng thái ổn định và có xu hướng phát tri n mể ạnh hơn nữa.
THỰ C TR NG QU N LÝ NHÂN S T I CÔNG TY JACWATER Ạ Ả Ự Ạ
2.2.1 Thực trạng chung c a Công ty ủ a Trang thiết bịphần cứng
Jacwater là một công ty hoạt động trong lĩnh vực TMĐT vì vậy công ty luôn chú trọng trang bị đầy đủtrang thiết bị cho nhân viên C ụthể:
- Công ty có 1 máy chủ VPS
- Mỗi phòng ban được trang b ị đầy đủ máy tính cho nhân viên trong đó gồm có máy tính để bàn và laptop cá nhân Máy tính để bàn được trang b cho các quị ản lý của mỗi phòng ban, còn lại các nhân viên đều được trang bị laptop cá nhân
- Công ty s d ng 5 modem wifi k t n i v i mử ụ ế ố ớ ạng thông tin qua đường cáp quang do VNPT cung c p ấ
- Công ty có hệ thống camera giám sát giúp cho Giám đốc dễ dàng theo dõi, giúp đảm bảo an ninh cho công ty
- Công ty có trang b 6 máy in gi y ph c v cho nhu c u công viị ấ ụ ụ ầ ệc văn phòng và 1 máy in hóa đơn phục vụ cho vi c bán hàng ệ b Các phần mềm ứng dụng
Tại công ty, 100% máy tính được cài bộ phần mềm văn phòng của Microsoft Office để ph c v ụ ụsoạn thảo văn bản, l p báo cáo tài chính, xây d ng các slide thuyậ ự ết trình Công ty trao đổi công việc bằng phần mềm Telegram Hay sử dụng các trình duy t web Google Chrome, C c c c, Microsoft Edge, ph n m m gi i nén Winrar, ệ ố ố ầ ề ả ph n m m b o v FireWall, ph n mầ ề ả ệ ầ ềm diệt virus Bkav Pro Đố ới v i m i v trí sẽ sử d ng phần mỗ ị ụ ềm riêng để phục v công việc: ụ
- Đối v i nhân viên k thu t: S dớ ĩ ậ ử ụng Webplus và Wordpress để thi t k và quế ế ản trị website
- Đối v i nhân viên marketing: S d ng MassSeoContent, Google Adword, ớ ử ụ Facebook Adword, s d ng Adobe Photoshop CC 2020, Adobe Indesign ử ụ CC2020 để thi t k hình ế ế ảnh và Camtasia 9 đểchỉnh sửa video
- Đối với nhân viên k toán: S d ng ph n m m k toán Misaế ử ụ ầ ề ế
- Đối với nhân viên kinh doanh: S d ng Kiot Viet, Sotaử ụ
- Phần m m qu n lý s n ph m: Nhanh.vnề ả ả ẩ c Cơ sở dữ liệu và quản trị CSDL
Phương thức thu thập, phân phối, lưu trữ dữ liệu:
- Phương thức thu thập: qua các khảo sát thực tế, qua Internet và các phương tiện thông tin đại chúng như báo, tạp chí…
- Phương thức truyền nhận: nhân viên trong công ty sử dụng đường truyền của mạng LAN, Wifi và Internet để truy n nh n thông tin gi a c p trên và cề ậ ữ ấ ấp dưới, giữa nhân viên các b phận v i nhau ộ ớ
- Phương thức lưu trữ: kết hợp giữa phương pháp lưu trữ dữ liệu trên sổ sách với phương pháp lưu trữ trên b nhộ ớ máy tính, cũng như trên điện toán đám mây
Việc truy n dề ữ liệu trong tổ chức b ng hằ ệ thống m ng LAN, Internet giúạ p thông tin được truyền đi nhanh hơn, đảm bảo hi u suát công việ ệc Tuy nhiên, phương pháp này đồng thời có thể gây rò rỉ thông tin ra bên ngoài doanh nghiệp Tương tự khi d ữliệu được lưu trữ b ng s k t h p giằ ự ế ợ ữa phương pháp thủ công s d ng s sách, ử ụ ổ b nhộ ớ máy tính hay điện toán đám mây, hoàn toàn có thể ặ g p nh ng r i ro v mữ ủ ề ặt công nghệ
Công ty Jacwater s d ng h qu n trử ụ ệ ả ị cơ sở ữ liệ d u Microsoft SQL Server Trong đó phòng kĩ thuật trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm trọng việc quản trị CSDL Mô hình SQL Server có tính ph biổ ến cao, trong đó tất c dả ữ liệu được t ổ
24 chức ch t ch ặ ẽ dưới d ng b ng, d ạ ả ễ dàng định nghĩa, duy trì và thao tác dữ liệu, d dàng ễ trích xuấ ữ liệu t d
2.2.2 Thực trạng HTTT qu n lý nhân s t i công ty ả ự ạ a Thực trạng vi c ệ quản lý nhân s t i công ty ự ạ
Công ty đã từng bước sắp xếp, điều chỉnh, phân công đúng người đúng việc, l a ch n và tuy n d ng nh ng nhân sự ọ ể ụ ữ ự trẻ có năng lực nghi p v chuyên môn, quệ ụ ản lý t o ra m t gu ng máy hoạ ộ ồ ạt động thông su t M i nhân viên trong là m t m t xích ố ỗ ộ ắ quan tr ng trong b máy nhân s cọ ộ ự ủa công ty Phối hợp chặt chẽ, giúp đỡ nhau trong công việc để hoàn thành công việc với hiệu quả cao nhất
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam làm việc 44 giờ/tuần t ừthứ 2 đến hết sáng th 7, ngh ứ ỉchiều th 7 và ch ứ ủnhật Dưới đây là những công vi c cệ ụ thể trong công tác qu n lý nhân s tả ự ại công ty:
Trách nhi m qu n lý nhân s và tiệ ả ự ền lương thuộc v 2 phòng ban: phòng hành ề chính nhân sự và phòng kế toán Trong đó:
- Nhân viên phòng hành chính nhân s s qu n lí các vự ẽ ả ấn đề ề v nhân sự như: t o danh sách các nhân viên c a công ty và các phòng ban tr c thu c, các thông ạ ủ ự ộ tin về nhân viên (quê quán, địa chỉ, điện thoại, trình độ ọ h c v n, chuyên môn, ấ ngoại ngữ, gia đình, con, ngày vào làm việc )
- Nhân viên phòng kế toán của tổng công ty s qu n lí tiẽ ả ền lương bằng cách t o ạ các bảng lương, khung lương đối v i tớ ừng b phộ ận và t ng chừ ức vụ
- Mức lương của nhân viên tùy thu c vào ch c v Nhân viên ộ ứ ụ ởchức vụ nào s ẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó.
❖ Về quản lý h ồ sơ nhân viên
Trách nhi m thu c v phòng hành chính ệ ộ ề – nhân s ự như đã trình bày trên Khối Bizfly đang sử dụng phần mềm loffice kết hợp công cụ Excel, Word để lưu trữ tập trung hồ sơ nhân viên, thông tin nhân viên trong quá trình làm việc tại đây
Giờ công của nhân viên được xác định dựa theo th i gian thực làm việc hàng ờ tuần c a nhân viên và quan sát c a nhân viên kủ ủ ế toán Đố ới trười v ng h p gi công ợ ờ bị thiếu thì người lao động ph i làm giả ấy đề nghị xác định công theo quy định quản lý giờ công Trường hợp đi làm nhưng quên chấm công ho c có nhi m v làm viặ ệ ụ ệc ngoài công ty không thể chấm công thì ph i có gi y t giả ấ ờ ải trình và được duy t bệ ởi chính cấp trên trong phòng nhân viên đó làm việc
25 Đối với trường hợp nhân viên làm gi ờ tăng ca thì phòng nhân sự phải kiểm tra các giấy đề nghị tăng ca của nhân viên đó xem có đúng với các chính sách, quy định của công ty hay không Trường hợp không đúng hoặc là người lao động làm tăng ca vượt quá 1h/ngày làm việc mà không có giấy tăng ca thì phải mời nhân viên đó lên để giải trình
Sau khi hoàn thành b ng t ng h p công, phòng hành chính nhân s g i file ả ổ ợ – ự ử t ng h p ch m công và chuy n cho t ng bổ ợ ấ ể ừ ộ phận để xác định tính chính xác c a gi ủ ờ công của từng nhân viên N u có s khi u n i c a nhân viên thì phòng hành chính ế ự ế ạ ủ – nhân s ph i ti n hành gi i quyự ả ế ả ết Sau đó gử ải b ng t ng h p lên phòng k toán cổ ợ ế ủa t ng công ty ổ
Nhân sự nhận lương vào ngày cuối cùng c a tháng ủ
Mức lương bản ực tếcơ th
= mức lương cơ bản × số ngày công ực tếth số ngày công tiêu chuẩn trong tháng
Mức lương tăng ca= mức lương bản ×cơ số ngày tăng × 1,5ca số ngày công tiêu chuẩn trong tháng
ĐÁNH GIÁ THỰ C TR NG HTTT QU N LÝ NHÂN S T I CÔNG Ạ Ả Ự Ạ
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY JACWATER
2.3.1 Những ưu điểm c a công tác qu n lý nhân s t i công ty ủ ả ự ạ
Công ty đã chuyên môn hóa quy trình hoạt động nghiệp v r t rõ ràng và minh ụ ấ bạch khiến cho các công việc được diễn ra theo trình t ự
Công ty s d ng các ph n m m mi n phí trong vi c qu n lý nhân s t Google, ử ụ ầ ề ễ ệ ả ự ừ Microsoft như: Google drive, Google docs, Google sheets, Word, Excel… Đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt tình, chuyên nghiệp, sáng tạo, tận tâm với công vi c, d dàng thích nghi, n m b t vệ ễ ắ ắ ới các thay đổ ề ựi v s hiện đại và phát tri n, ể tân ti n c a khoa hế ủ ọc kĩ thuật, công ngh , nên áp d ng chúng vào công việ ụ ệc là đ ều i hết sức dễ dàng
Công ty cũng chú trọng vào phát triển cơ sở h t ng CNTT Khuy n khích thúc ạ ầ ế đẩy quá trình áp dụngCNTT vào kinh doanh Ngoài ra, công ty cũng tổ chức đào tạo cho cán bộ nhân viên, đặc bi t là sinh viên mệ ới ra trường có cơ hội được tìm hi u v ể ề công ty, hình dung chính xác được công vi c củệ a mình trong tương lai.
2.3.2 Những nhược điểm c a công tác qu n lý nhân s t i công ty ủ ả ự ạ
Trong quy trình qu n lý nhân sả ự, công ty chưa xây dựng hệ thống thông tin qu n lý nhân s làm cho ả ự thông tin không đượ ưu trữc l khoa h c, nhọ ất quán và đầy đủ, khi n công vi c tr nên thế ệ ở ụ động và ch vào vi c báo cáo th công t phía nhân s ờ ệ ủ ừ ự Điều này ảnh hưởng đến quá trình làm việc của công ty, nh t là trong vi c tri n khai ấ ệ ể các quyết định, chiến lược của ban lãnh đạo
Do sử d ng các ph n mụ ầ ềm miễn phí nên các nghi p v u phệ ụ đề ải thực hi n th ệ ủ công dẫn đến m t th i gian, thông tin sấ ờ ố liệu có th bể ị nhầm l n, tẫ ốc độ ử x lý thông tin chậm và tính b o mả ật không cao.
M t th i gian và công s c và ti n b c cho công tác thêm, s a, xóa thông tin vì ấ ờ ứ ề ạ ử s ố lượng s sách lổ ớn và tăng mỗi ngày, vì th ế đòi hỏi ph i dùng nhiả ều người cho công việc này gây tốn kém chi phí
Bất cập tron công tác theo dõi th i gian ch m công, s ờ ấ ố nhân viên đi làm, nghỉ trong ngày B i máy ch m công chở ấ ỉ đổ ữ liệ d u công v máy c a cán b nhân sề ủ ộ ự, để bi t chi ti t th i gian làm vi c cế ế ờ ệ ủa nhân viên thường ph i h i phòng hành chính ả ỏ – nhân s ự
2.3.3 Nguyên nhân và hướng giải quyết nhược điểm
Do t khi thành l p cho t i nay quy mô nhân s c a công ty khá nh và chi ừ ậ ớ ự ủ ỏ phí đầu tư cho cơ sở hạ tầng CNTT của công ty có hạn, ban lãnh đạo chưa có chính sách đầu tư vào HTTT quản lý nhân sự hoàn chỉnh
Dựa vào k t qu ế ả điều tra c a phi u kh o sát và quan sát c a b n thân em trong ủ ế ả ủ ả quá trình th c t p t i Công ty, vi c qu n lý nhân s cự ậ ạ ệ ả ự ủa Công ty có những ưu điểm nhưng vẫn tồn tại nhiều nhược điểm gây khó khăn cho công tác quản lý Để khắc ph c nhụ ững nhược điểm đã nêu trên và để ph c v cho s phát tri n ngày càng lụ ụ ự ể ớn của công ty thì vi c xây d ng m t ph n mệ ự ộ ầ ềm quản lý nhân s chuyên d ng r t cự ụ là ấ ần thi t.ế
Do công ty ch m i xây d ng h ỉ ớ ự ệthống qu n lý d ả ữliệu ch m công t máy chấ ừ ấm công, còn l i các nghi p vạ ệ ụ khác như: Quản lý hồ sơ nhân viên, tính lương, báo cáo thống kê, quản lý khen thưởng, kỷluật… chưa quản lý đồng bộ Vì vậy, em xin đề xu t xây d ng m t HTTT qu n lý nhân s hoàn chấ ự ộ ả ự ỉnh các tính năng, đồng b hóa các ộ thông tin cần lưu trữ vào m t hộ ệ thống để ễ d tìm ki m, truy xu t Hế ấ ệ thống em đề xuất sẽ được mô t và phân tích chi tiả ết trong chương 3.
Chương 3 PHÂN TÍCH THI T KẾ Ế HTTT QU N LÝ NHÂN S TẢ Ự ẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ D CH V JACWATER VIỊ Ụ ỆT
3.1 T NG QUAN V Ổ Ề HƯỚNG TIẾP CẬN C A HTTT QU N LÝ NHÂN S Ủ Ả Ự
Bài toán qu n lý nhân s cả ự ủa Công ty TNHH Thương Mại và D ch V Jacwater ị ụ Việt Nam được thực hiện như sau:
Hàng năm, khi có nhu cầu tuyển d ng nhân s , phòng nhân s s ụ ự ự ẽ đưa ra thông tin tuy n d ng, ng viên muể ụ ứ ốn ứng tuy n ph i n p hể ả ộ ồ sơ theo quy định c a công ty ủ và tham gia ph ng v n b t bu c N u nhân viên trúng tuy n và qua th i gian th viỏ ấ ắ ộ ế ể ờ ử ệc, công ty s kí hẽ ợp đồng làm vi c và hoàn thi n hệ ệ ồ sơ nhân viên, sau đó hệ thống s ẽ tiếp nh n hậ ồ sơ, lưu và cập nh t khi có yêu c u Hậ ầ ợp đồng làm vi c sệ ẽ được lưu trữ cùng v i hớ ồ sơ nhân viên Thông tin nhân viên bao gồm: mã nhân viên, h tên nhân ọ viên, mã phòng ban, mã ch c v , ngày sinh, giứ ụ ới tính, địa chỉ, số điện thoại, căn cước công dân M i nhân viên s gi m t ch c v và m i nhân viên ch ỗ ẽ ữ ộ ứ ụ ỗ ỉthuộc 1 phòng ban, m i phòng ban có th có nhi u nhân viên Ngoài nh ng thông tin cá nhân, hỗ ể ề ữ ợp đồng làm việc cũng có thêm thông tin ngày ký k t, th i h n, n i dung công vi c, chế ờ ạ ộ ệ ế độ làm vi c, b o hiệ ả ểm Nhân viên phòng hành chính nhân s– ự chịu trách nhi m thêm, ệ sửa, xóa thông tin nhân viên khi có sự thay đổi
Cuối m i tháng, cấp trên c a nhân viên và bản thân nhân viên sẽ thực hiện ỗ ủ đánh giá năng lực làm việc của nhân viên theo biểu mẫu do công ty quy định và gửi k t qu cho phòng hành chính nhân s ế ả – ự Biểu mẫu đánh giá bao gồm: mã nhân viên, h ọtên nhân viên, mã phòng ban, mã chức vụ ngày đánh giá, điểm đánh giá, kết quả,
K t quế ả đánh giá ồg m các m c: y u, trung bình, khá, t t và xu t s c Nhân viên ứ ế ố ấ ắ đạt m c xu t s c s ứ ấ ắ ẽ được thưởng, nhân viên đạt m c y u s b phứ ế ẽ ị ạt và nhân viên đạt mức y u liên ti p 3 tháng s b sa thế ế ẽ ị ải (điều này được nêu rõ trong hợp đồng lao động)
M i lỗ ần nhân viên được khen thưởng ho c k ặ ỷluật, phòng hành chính nhân s s t– ự ẽ ạo m t quyộ ết định khen thưởng, kỷ luật Thông tin v quyề ết định bao g m: mã quyồ ết định, tên quyết định, ngày lập, mã nhân viên, tên nhân viên, lý do, hình thức khen thưởng k luật, người duyệt, mức tiền ph– ỉ ạt/thưởng
Hàng ngày nhân viên nhân s ựchấm công cho nhân viên b ng máy ch m công ằ ấ và cu i tháng d a vào d ố ự ữliệu ch m công t máy chấ ừ ấm công để tính lương và lập bảng lương cho nhân viên Bảng chấm công được thiết lập theo phòng ban, d a trên các ca ự làm vi c c a nhân viên, có thệ ủ ể là ca hành chính, ca xoay, theo quy định tính ngày
32 công chu n, công làm thêm B ng ch m công công khai cho phép nhân viên xem gi ẩ ả ấ ờ vào ra đi làm của mình nhưng không được phép s a, xóa Tử ối đa nhân viên được phép ngh không quá 3 ngày trong 1 tháng, n u th i gian ngh phép quá h n s b ỉ ế ờ ỉ ạ ẽ ịtrừ lương, bên cạnh đó các buổi đi làm muộn s b c ng d n th i gian muẽ ị ộ ồ ờ ộn Còn đố ới v i nhân viên được phép ngh thai s n sỉ ả ản hay đi công tác cho ban giám đốc quyết định thì vẫn được tính lương cơ bản Thông tin bảng chấm công bao gồm: mã bảng chấm công, tên bảng ch m công, mã nhân viên, tên nhân viên, s ngày công, ngày l p ấ ố ậ