(Tiểu luận) đề tài giao tiếp nội bộ doanh nghiệp

Kỹ năng giao tiếp với cấp trên Giao tiếp với cấp trên hay giao tiếp từ cấp dưới lên thường xuất hiện trong các tình huống nhân viên phản hồi về việc triển khai và kết quả của các hoạt độ

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Lớp học phần: 2321101068203 Giảng viên giảng dạy: Trần Thị Ngọc Quỳnh

ĐỀ TÀI: GIAO TIẾP NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

Sinh viên thực hiện:

Bùi Lê Thành Nhân – MSSV: 2121006846

TP Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2023

Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Tài Chính – Marketing đã cung cấp những nền tảng kiến thức cần thiết và quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại trường

TP Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 08 năm 2023

Sinh viên

Bùi Lê Thành Nhân

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1

1.1 KHÁI NIỆM GIAO TIẾP NỘI BỘ 1

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA GIAO TIẾP NỘI BỘ 1

1.3 VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP NỘI BỘ 5

1.4 KỸ NĂNG GIAO TIẾP NỘI BỘ 6

1.4.1 Kỹ năng giao tiếp với cấp trên 6

1.4.2 Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới 9

1.4.3 Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp 12

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 15

CHƯƠNG 2 16

GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY PHÁT ĐIỆN 1 16

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 16

1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY PHÁT ĐIỆN 1 – TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 16

1.1 Thông tin chung 16

1.2 Quá trình hình thành và phát triển 16

1.3 Các ngành nghề kinh doanh 17

1.4 Các giá trị của EVNGENCO1 17

1.4.1 Tầm nhìn (đến năm 2030) 17

1.4.2 Sứ mệnh 18

1.4.3 Mục tiêu chiến lược 18

1.4.4 Giá trị cốt lõi 18

1.4.5 Chiến lược phát triển 19

1.4.6 Tổng quan về nguồn nhân lực 20

1.5 Cơ cấu tổ chức 22

2 BẢN SẮC VĂN HOÁ EVN 23

2.1 Sứ mệnh, tầm nhìn, khẩu hiệu và triết lý hoạt động 23

2.1.1 Sứ mệnh 23

2.1.2 Tầm nhìn 23

2.1.3 Khẩu hiệu 23

2.1.4 Triết lý hoạt động 23

2.2 Các giá trị cốt lõi 23

2.2.1 Niềm tin 23

2.2.2 Chất lượng 24

2.2.3 Tiên phong 24

2.2.4 Sáng tạo 24

2.2.5 Trách nhiệm 25

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 26

CHƯƠNG 3 27

PHÂN TÍCH GIAO TIẾP NỘI BỘ TỔNG CÔNG TY PHÁT ĐIỆN 1 27

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 27

1 THỰC TRẠNG GIAO TIẾP NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY PHÁT ĐIỆN 1 – TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 27

1.1 Giới thiệu về bộ Quy tắc ứng xử 27

1.2 Ứng xử đối với cá nhân 27

1.2.1 Lãnh đạo với cán bộ công nhân viên và người lao động 27

1.2.2 Cán bộ công nhân viên với Lãnh đạo 28

1.2.3 Cán bộ công nhân viên với đồng nghiệp 28

1.2.4 Cán bộ công nhân viên ứng xử với công việc 28

1.2.5 Ứng xử trong việc sử dụng và bảo quản tài sản chung 29

1.2.6 Ứng xử trong bảo mật thông tin 29

1.2.7 Ứng xử khi đi công tác 29

1.2.8 Khi đi công tác tại nước ngoài 29

1.2.9 Đối với môi trường 29

1.2.10 Ứng xử trong gia đình 30

1.2.11 Ứng xử nơi cư trú 30

1.2.12 Ứng xử nơi công cộng 30

1.2.13 Ứng xử khi giải quyết bất đồng trong nội bộ 31

1.2.14 Các hành vi bị nghiêm cấm 31

1.3 Ứng xử đối với tổ chức 31

1.3.1 Đối với đơn vị thành viên 31

1.3.2 Đối với các đơn vị trong Cơ quan Tổng công ty 32

2 CÁC NGHI THỨC ỨNG XỬ CỤ THỂ 32

2.1 Các nghi thức ứng xử cụ thể 32

2.1.1 Văn hoá chào 32

2.1.2 Văn hoá bắt tay 32

2.1.3 Văn hoá giới thiệu và tự giới thiệu 33

2.1.4 Văn hoá trong sử dụng danh thiếp 34

2.2 Văn hoá làm việc trong các nghi thức ứng xử cụ thể 35

2.2.1 Văn hoá trang phục khi làm việc 35

2.2.2 Văn hoá nơi làm việc 35

2.2.3 Văn hoá khi làm việc 35

2.2.4 Văn hoá ứng xử, giao tiếp 36

2.2.5 Văn hoá điện thoại 37

2.3 Văn hoá hội họp trong các nghi thức ứng xử cụ thể 37

2.3.1 Văn hoá giờ giấc 37

2.3.2 Văn hoá lắng nghe 37

2.3.3 Văn hoá phát biểu 38

2.3.4 Văn hoá điện thoại 38

2.3.5 Văn hoá trong cuộc họp 38

2.4 Văn hoá đi công tác theo nghi thức ứng xử cụ thể 39

2.4.1 Văn hoá giờ giấc 39

2.4.2 Văn hoá ngồi trong ô tô 39

2.5 Văn hoá ăn uống (tham dự tiệc và tổ chức tiệc) 39

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 41

KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

Yếu tố môi trường ngoại vi tác động đến doanh nghiệp GVHD: Trần Thị Ngọc Quỳnh

Danh mục hình ảnh

Hình 1.1 Mạng giao tiếp nội bộ 2 Hình 2.1 Cơ cấu đào tạo và cơ cấu theo độ tuổi 21 Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy 22

FinancialManagement 100% (1)

47

Detailed- PLAN- Multi- Grade…Basic English

Lesson-Course 2 91% (11)

11

Objectives of the study

Bachelor ofScience in… 75% (8)

1

Chapter 1 Intro to Control System w ref1Accounting 100% (1)

30

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 KHÁI NIỆM GIAO TIẾP NỘI BỘ

Một doanh nghiệp được cấu thành bởi nhiều bộ phận, phòng ban Để doanh nghiệp vận hành và phát triển đòi hỏi phải có sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau Hiệu quả của sự phối hợp hoạt động này phần lớn phụ thuộc vào hiệu quả của hoạt động giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp Sự chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong một bộ phận, giữa các bộ phận, phòng ban với nhau chính là chất keo để kết nối tất cả những mảnh ghép rời rạc của tổ chức thành một tập thể ổn định, vững chắc

Hoạt động giao tiếp tiến hành trong phạm vi nội bộ của một tổ chức như: giao tiếp với cấp trên, giao tiếp với cấp dưới, giao tiếp với đồng nghiệp được gọi là giao tiếp nội bộ; chỉ

sự trao đổi thông tin và ý kiến trong phạm vi của tổ chức đó Giao tiếp giữa các thành viên trong một tổ chức là cần thiết để các bộ phận chức năng hoạt động và phối hợp có hiệu quả

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA GIAO TIẾP NỘI BỘ

Giao tiếp nội bộ có thể theo chiều dọc, chiều ngang hay qua mạng: Trong giao tiếp theo chiều dọc, thông điệp được truyền lên trên hoặc xuống dưới theo một đường được gọi là

“chuỗi truyền lệnh” Báo cáo, kiến nghị, đề xuất thường được chuyển lên trên; quyết định, thông báo, chính sách, chỉ thị hay hướng dẫn thường được chuyển xuống dưới Dòng thông điệp theo chiều ngang xuất hiện giữa những nhân viên hay đơn vị ngang hàng khi họ cần chia sẻ dữ liệu hay muốn hợp tác

Trong giao tiếp qua mạng - ở đây muốn nói đến mạng lưới giao tiếp, thông tin truyền một cách tự do giữa những người có mối quan hệ chung không vượt quá vai trò của người hay đơn vị tham gia trong tổ chức Vai trò hay địa vị của các thành viên trong tổ chức nhìn

chung sẽ có sức ảnh hưởng lớn nhất đến giao tiếp theo chiều dọc và ít ảnh hưởng nhất trong giao tiếp qua mạng

Hình 1.1 Mạng giao tiếp nội bộ Ngoài ra, giao tiếp nội bộ còn có thể phân chia thành giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức

Giao tiếp chính thức: có liên quan tới kinh doanh, cũng có thể liên quan với quan

hệ cá nhân Nó có thể được viết (báo cáo, chính sách, thông báo,…) hay được truyền đi bằng lời (bài diễn văn, cuộc họp,…) Hầu hết các tổ chức vẫn ghi hồ sơ những giao tiếp bằng lời trang trọng như những bản copy diễn văn, biên bản cuộc họp,…

- Được lên kế hoạch bởi tổ chức

- Theo mọi hướng

- Cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả

Mạng thông tin giao tiếp chính thức gắn liền với cơ cấu tổ chức chính thức của một tổ chức Thông tin có thể chuyển lên, di chuyển xuống và từ bên này sang bên kia theo cấp

bậc chính thức của một tổ chức Tuy nhiên, nó có thể bị biến dạng, bị xuyên tạc khi đi từ cấp dưới lên cấp trên; còn thông tin truyền từ cấp trên xuống cấp dưới có thể bị thất lạc; sự giao tiếp hàng ngang có thể gặp trở ngại do các mâu thuẫn cá nhân, sự ganh tỵ giữa các bộ phận và giữa các cá nhân

Giao tiếp không chính thức: thường ám chỉ như một tin đồn, bao gồm cả những

thông tin liên quan đến công việc và những thông tin cá nhân Hầu hết giao tiếp không chính thức là giao tiếp nói, nhưng việc sử dụng email đã làm cho giao tiếp viết thân mật trở nên phổ biến hơn Giao tiếp không chính thức có những đặc điểm nổi bật sau:

- Không được định hướng trước bởi tổ chức

- Theo mọi hướng

- Phát triển và duy trì mối quan hệ tích cực giữa người với người

Thông tin không chính thức tồn tại trong mọi tổ chức Nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến

sự ổn định của tổ chức nếu không được kiểm soát

Hoàn thiện truyền thông trong tổ chức: Truyền thông được coi là mạch máu của

một tổ chức, nó gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau thành một thể thống nhất Truyền thông có hiệu quả trong cơ cấu chính thức lẫn cơ cấu không chính thức, ở mọi cấp sẽ làm tăng năng suất và tạo sự thỏa mãn cho mọi thành viên Để hoàn thiện quá trình truyền thông thì mỗi cá nhân cần tuân theo những nguyên tắc đã được đề ra ở phần trên Tuy nhiên, đứng về phương diện của một tổ chức, để đảm bảo hiệu quả truyền thông cần chú ý tới các nguyên tắc:

- Mô tả công việc rõ ràng

Trong một tổ chức thường những rắc rối xảy ra khi thiếu rõ ràng trong việc giao nhiệm

vụ, có khi công việc của hai hay nhiều người trùng lặp nhau Có khi cấp trên đòi hỏi quá nhiều hoặc có người phải lãnh đủ thứ tạp vụ Vì thế để giao tiếp trong tổ chức được trôi chảy cần phải có văn bản mô tả công việc, trong đó nêu rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ của các

thành viên, của các bộ phận Bản mô tả công việc này có thể được điều chỉnh theo nhu cầu công tác nhưng nhất thiết phải có văn bản, tránh việc chỉ thỏa thuận miệng với nhau

- Kết hợp nhiều kênh truyền thông

Để giảm bớt tình trạng “tam sao, thất bổn", khi truyền thông trong tổ chức nên kết hợp các kênh khác nhau Trong những trường hợp khẩn cấp có thể áp dụng các kênh như nhắn miệng, điện thoại, nhắn tin Tuy nhiên, sau đó cũng có thể phải truyền tiếp bằng văn bản

để nhắc lại và để tiện việc lưu giữ, truy cứu lúc cần

- Tránh sự quá tải thông tin

Để giảm bớt tình trạng “tam sao, thất bổn", khi truyền thông trong tổ chức nên kết hợp các kênh khác nhau Trong những trường hợp khẩn cấp có thể áp dụng các kênh như nhắn miệng, điện thoại, nhắn tin Tuy nhiên, sau đó cũng có thể phải truyền tiếp bằng văn bản

để nhắc lại và để tiện việc lưu giữ, truy cứu lúc cần

- Tránh sự quá tải thông tin

Khi người nhận được gửi quá nhiều thông tin vượt quá khả năng kiểm soát họsẽ cảm thấy quá tải thông tin Nhà quản trị cần nhớ rằng, quá nhiều thông tin gây bão hòa và như thế có thể có những thông tin quan trọng không được tiếp nhận và xử lý kịp thời Nhà quản trị nên biết sắp xếp thông tin theo thứ tự ưu tiên, thông tin nào nên truyền đi ở thời điểm nào Trong một thông báo không nên chứa đựng quá nhiều nội dung, và nội dung không nên quá phức tạp làm cho nhân viên khó hiểu Có khi phải chia ra thành từng phần và thông tin trong nhiều lần khác nhau

- Cần có sự bình đẳng trong thông tin

Trong một tổ chức cần có sự cởi mở về thông tin Trừ những bí mật kinh tế, bí quyết kinh doanh, hay một tin tức mà khi tiết lộ sẽ gây tác hại lớn cho tổ chức, càng thông tin rộng rãi càng tốt Mỗi khi nhân viên biết tối đa thì họ mới gắn bó tối đa với cơ quan, với tổ chức Giấu thông tin khi không cần thiết hay xem thông tin như một đặc ân, hoặc để củng

cố quyền lực sẽ không có lợi, vì điều này càng gây thêm sự tò mò, bàn tán, thêm thắt, có khi biến thành những tin đồn gây tác hại cho tổ chức Hơn nữa trong thời buổi bùng nổ thông tin này khó lòng mà giữ kín thông tin, có khi nhân viên họ biết được những điều mà cấp trên dấu diếm thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng

Các nhà quản trị cần khuyến khích nhiều thông tin từ dưới lên càng tốt, vì qua đó nắm được những nhu cầu, nguyện vọng, tâm tư và cả những khó khăn trong công việc của cấp dưới để kịp thời đáp ứng và giải quyết Muốn vậy cần phải biết lắng nghe và có thái độ chấp nhận sự phản hồi như việc bình thường Nhà quản trị cần có cơ chế tạo điều kiện cho thông tin từ dưới lên được lưu thông, như tổ chức các buổi góp ý, hộp thư,… Nói chung, truyền thông trong tổ chức càng hiệu quả thì hoạt động của cơ quan xí nghiệp càng thuận lợi Thông tin càng rộng rãi, càng cởi mở, thuộc cấp càng thỏa mãn, hài lòng thì càng thúc đẩy hoạt động của tổ chức mau chóng đạt mục tiêu của mình

1.3 VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP NỘI BỘ

Giao tiếp nội bộ ảnh hưởng đến tính thống nhất và sự ổn định của một tổ chức Nhờ có giao tiếp mà mọi thành viên có thể làm việc chung, các bộ phận có thể phối hợp hoạt động thuận lợi nhằm hoàn thành những mục tiêu chung của doanh nghiệp Giao tiếp nội bộ hiệu quả mang lại lợi ích về phía cá nhân lẫn doanh nghiệp

Lợi ích cá nhân:

- Nâng cao hiệu quả công việc

- Tạo tâm lý vui vẻ, hài lòng trong thời gian làm việc

- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, từ đó giúp cho việc tương tác trong công việc trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn

Lợi ích công ty:

- Có thông tin đúng, tận dụng được ý tưởng của nhân viên, gia tăng tính ổn định về nguồn nhân lực

- Giúp cho giao tiếp bên ngoài hiệu quả

- Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp hình thành văn hoá công ty, tạo nên sức mạnh kết nối, chia sẻ hỗ trợ trong công việc

1.4 KỸ NĂNG GIAO TIẾP NỘI BỘ

1.4.1 Kỹ năng giao tiếp với cấp trên

Giao tiếp với cấp trên hay giao tiếp từ cấp dưới lên thường xuất hiện trong các tình huống nhân viên phản hồi về việc triển khai và kết quả của các hoạt động của tổ chức, bao gồm cả việc thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của cấp trên cũng như ý kiến về các chính sách của tổ chức Giao tiếp từ cấp dưới lên thường thấy ở dạng các báo cáo, bản ghi nhớ, hòm thư góp ý, họp nhóm, các đơn đề xuất hay những lời phàn nàn truyền miệng,… Nhìn chung giao tiếp với cấp trên được dùng để thực hiện ba mục tiêu:

- Báo cáo việc thực hiện công việc hay thành tích cá nhân, bộ phận

- Đưa ra các đề xuất, kiến nghị

- Phát huy sự tham gia vào quản lý của người lao động

Thông tin giao tiếp từ cấp dưới chính xác sẽ giúp cho nhà quản trị có được những thông tin về tình cảm, nhận thức của cấp dưới, giúp họ phát hiện ra những khả năng cũng như hạn chế của nhân viên và chuẩn bị một luồng giao tiếp từ trên xuống dưới hiệu quả hơn Tuy nhiên, thông tin giao tiếp từ cấp dưới lên có thể không hoàn toàn đáng tin cậy, vì nhìn chung nhân viên thường báo cáo cho cấp trên những gì họ tin chắc rằng cấp trên muốn nghe chứ không phải toàn bộ sự thật những gì mà họ cần nói khi họ nhận thấy các nguy cơ ảnh hưởng đến quyền lợi và công việc của mình Khi nhận thấy rủi ro từ việc nói lên toàn

bộ suy nghĩ của mình với cấp trên, phản ứng thường thấy của nhân viên là phủ nhận hoặc che giấu những thông tin mà họ cho là không có lợi

Giao tiếp từ cấp dưới lên chỉ thật sự đáng tin cậy khi hai bên có sự tin tưởng lẫn nhau Khi hai bên tin tưởng nhau ở một mức độ nào đó, thì họ có thể bộc lộ chính bản thân mình

và sẽ không cảm thấy lo sợ khi phải nói lên toàn bộ sự thật Chỉ như vậy nhà quản trị mới thật sự hiểu điều gì đang diễn ra trong doanh nghiệp và trong cả nhận thức của người lao

động, từ đó mới có cách thức xử lý phù hợp và kịp thời Về phía nhân viên, khi đó họ cũng làm việc với tinh thần tích cực hơn khi không phải lo lắng hay băn khoăn về việc mình không cung cấp toàn bộ sự thật cho cấp trên

Để đảm bảo hiệu quả khi giao tiếp với cấp trên cũng như tránh những sai sót trong công việc do các yếu tố nhiễu trong quá trình giao tiếp với cấp trên, nhân viên cần chú ý các nguyên tắc sau đây:

- Tuân thủ trật tự đẳng cấp: việc tuân thủ thứ tự cấp bậc trong một tổ chức đảm bảo cho hoạt động của tổ chức được ổn định, tránh sự rối loạn do thông tin chồng chéo

và cách giải quyết không nhất quán khi có hành vi vượt cấp của bất kỳ nhân viên nào.Hơn nữa, khi bạn vượt cấp trong việc báo cáo công việc hay đề xuất một ý kiến nào đó, hành vi này sẽ được nhà quản trị đánh giá là thiếu tôn trọng quy định tổ chức, thiếu tôn trọng cấp trên trực tiếp cũng như không biết quy tắc làm việc nơi công sở Chỉ trong trường hợp bạn đã báo cáo với người quản lý trực tiếp nhưng không được giải quyết kịp thời, hoặc người quản lý của bạn vắng mặt thì việc xin ý kiến người quản lý cao hơn để giải quyết công việc trước mắt được coi là một hành

vi thể hiện tinh thần trách nhiệm cao đôi với công việc

- Phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình: tâm lý “sợ sệt” do vị thế khác biệt thường khiến nhân viên e ngại việc phản hồi khi được cấp trên giao việc Vì thế khi cấp trên giao nhiều việc họ cũng không dám từ chối, dẫn đến chất lượng công việc không cao hoặc không thể hoàn thành hết các nhiệm vụ được giao Ngoài ra, tâm lý sợ bị đánh giá yếu kém khi yêu cầu sự hỗ trợ từ cấp trên cũng là nguyên nhân làm cho hiệu quả công việc của họ không đạt như mong đợi của nhà quản lý Để tránh rơi vào tình trạng trên, khi được cấp trên giao việc, bạn cần chủ động hỏi những thông tin cụ thể, cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành, tiêu chí đánh giá kết quả, người hỗ trợ khi cần Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu gặp khó khăn hay cần bất cứ sự hỗ trợ nào từ cấp quản lý, bạn cần chủ động trao đổi để được hướng dẫn xử lý kịp thời Sự tích cực, chủ động trong công việc của bạn sẽ để lại ấn tượng tốt trong đánh giá của nhà quản lý

- Tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư: không một nhân viên nào mong muốn

bị cấp trên phê bình, tuy nhiên thực tế là bạn không thể tránh khỏi sai sót trong suốt quá trình làm việc Vì thế bạn cần thay đổi thái độ khi tiếp nhận lời phê bình của cấp trên Nếu bạn cho rằng cấp trên phê bình vì những hiềm khích cá nhân thì điều này chỉ làm cho bạn không thể nhận ra sai sót trong công việc để khắc phục Ngược lại, nếu bạn xem những lời phê bình đó là cần thiết và giúp cho bạn có thể hoàn thành công việc tốt hơn thì bạn cần phải cảm ơn cấp trên vì đã giúp cho bạn nhận thấy những hạn chế của bản thân

- Quý trọng thời gian của cấp trên: cấp trên vừa quản lý, hỗ trợ công việc không chỉ cho bạn mà còn nhiều nhân viên khác; bên cạnh đó họ phải thực hiện các nhiệm vụ khác do ban lãnh đạo yêu cầu Chính vì thế thời gian của họ luôn được quản lý chặt chẽ Khi giao tiếp với cấp trên, bạn cần đặt trước một cuộc hẹn, chuẩn bị nội dung trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể Nếu cần có thể gửi trước tài liệu cho cấp trên xem xét để rút gọn thời gian trao đổi trực tiếp Ngoài ra, việc tuân thủ đúng giờ hẹn

là điều quan trọng cần lưu ý khi giao tiếp với cấp trên

- Cư xử một cách khéo léo, không nói xấu, không chê bai sau lưng: khi giao tiếp với cấp trên, bạn cần chú ý đến trạng thái tâm lý của họ để có những cách ứng xử phù hợp Nếu họ đang trong trạng thái mệt mỏi, căng thẳng thì việc trình bày một yêu cầu hay hối thúc phê duyệt một hợp đồng/đề xuất nào đó là điều không nên Nếu nhận thấy yêu cầu hay đánh giá của họ không đúng, bạn cần mạnh dạn trao đổi và góp ý vì dù là cấp trên thì họ cũng không tránh khỏi những sai sót trong công việc Điều này sẽ tốt hơn là việc họ nghe lại từ một người khác những ý kiến đó của bạn

- Học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt: đối với nhà quản lý, một nhân viên

có năng lực chưa xuất sắc nhưng có tinh thần cầu tiến thì được đánh giá tốt hơn là người có năng lực nhưng không chịu khó học hỏi Có thể trong công tác chuyên môn, bạn có nhiều kinh nghiệm hơn cấp trên, nhưng bạn có thể học ở họ kỹ năng phân tích, đánh giá vấn đề bao quát, toàn diện; kỹ năng quản lý thời gian; kỹ năng giao tiếp,… giúp cho bạn nhanh chóng thăng tiến trong công việc

Trong quá trình tương tác với cấp trên, nhân viên cần lưu ý:

- Hiểu ý cấp trên

- Lắng nghe mà không bàn tán, tuyên truyền

- San sẻ nỗi lo với cấp trên

- Mang theo sổ ghi chép khi trao đổi công việc với cấp trên

- Hỏi lại nếu chưa hiểu rõ lệnh của cấp trên

- Hỏi rõ thời gian hoàn thành công việc

- Kịp thời báo cáo công việc với cấp trên

1.4.2 Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới

Đây là hoạt động có thể bị yếu tố quyền hạn, quyền lực gây nhiễu trong quá trình giao tiếp Nhân viên thường có tâm lý e dè, ngại hỏi thêm những vấn đề chưa rõ khi được cấp trên giao việc làm hiệu quả giao tiếp không được đảm bảo Kết quả là công việc không đạt được như cấp trên mong đợi dẫn đến khoảng cách giữa hai bên ngày càng rộng Giao tiếp với cấp dưới hay còn gọi là giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới là hình thức giao tiếp mà thông tin được truyền từ cấp cao xuống cấp dưới hơn, ví dụ: phân công trách nhiệm, hướng dẫn công việc, đánh giá của người quản lý về kết quả làm việc của nhân viên, thông báo kế hoạch của công ty

Quá trình giao tiếp với cấp dưới nhằm đạt các mục đích sau đây của nhà quản trị:

- Kiểm tra việc thực hiện các quyết định

- Đánh giá tiến độ thực hiện công việc của nhân viên trong bộ phận, kịp thời động viên người lao động

- Đánh giá cấp dưới về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng thăng tiến

- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của nhân viên để có biện pháp tác động, hỗ trợ phù hợp

Để đạt được các mục đích trên, đòi hỏi nhà quản trị cần phải có nghệ thuật giao tiếp để tạo bầu không khí tâm lý thân tình, cởi mở ở nhân viên như giữ thái độ đúng mực, lịch thiệp, chú ý lắng nghe ý kiến nhân viên, không ép buộc nhân viên bằng uy quyền mà phải thuyết phục họ bằng uy tín thật sự Vì vậy, khi giao tiếp với cấp dưới, nhà quản trị cần thực hiện các nguyên tắc sau đây:

- Tin tưởng và tín nhiệm nhân tài: Tuyển dụng được người tài đã khó, nhưng sử dụng

và giữ họ còn khó hơn Để sử dụng người tài, trước hết cần phải tin tưởng và tín nhiệm họ, có như vậy họ mới làm việc và cống hiến toàn tâm toàn lực cho doanh nghiệp Khi được tin tưởng, họ sẽ mạnh dạn đưa ra những đề xuất, ý tưởng mới và tập trung sức lực để chứng minh cho cấp trên thấy khả năng của họ Được cấp trên tin tưởng và tín nhiệm là một động lực mạnh mẽ thúc đẩy người lao động vượt qua khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao Tin tưởng và trao quyền cho người tài

là biện pháp quản lý hiệu quả để đưa doanh nghiệp đến thành công

- Dùng người đúng đúng việc: nhà quản trị phải xác định đúng khả năng và tiềm năng của nhân viên để bố trí công việc phù hợp, có như vậy mới sử dụng hết giá trị của

họ Nếu một nhân viên có tài nhưng không được trọng dụng mà bố trí vào công việc thấp hơn khả năng và ngược lại, người được giao công việc vượt quá khả năng của mình thì tâm lý chán nản, bất mãn ở họ là điều không tránh khỏi Điều này không chỉ làm cho hiệu quả công việc của họ xuống thấp mà còn ảnh hưởng đến bầu không khí tâm lý chung của bộ phận/phòng ban, trạng thái tâm lý tiêu cực này sẽ lây lan sang nhiều người và cuối cùng là ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của toàn doanh nghiệp “Đúng người đúng việc” phải là nguyên tắc hàng đầu của việc tuyển dụng cũng như bố trí, phân công và hoạch định nhân sự, có như vậy mới sử dụng hết khả năng và phát huy tiềm năng của người lao động và là biện pháp giữ người hiệu quả của doanh nghiệp

- Đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực: Tài năng của con người không phải tự sinh

ra mà nó là kết quả của quá trình rèn luyện và phát triển trong học tập, lao động Vì vậy, nhà quản lý cần quan tâm đến vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho

doanh nghiệp Có như vậy mới đảm bảo doanh nghiệp có được nguồn nhân lực chất lượng cao và gắn bó lâu dài với sự phát triển của doanh nghiệp Việc đào tạo có thể diễn ra bên ngoài doanh nghiệp – đưa nhân viên đi học tập, huấn luyện ở các trung tâm đào tạo trong nước hay nước ngoài Hoặc việc đào tạo cũng có thể tiến hành trong doanh nghiệp: cấp trên đào tạo cấp dưới, người có nhiều kinh nghiệm chia sẻ cho người mới đi làm, nhân viên được đưa đi đào tạo bên ngoài huấn luyện trở lại cho các nhân viên khác Tùy thuộc vào nội dung đào tạo và khả năng của người lao động cũng như chiến lược hoạch định nhân sự của doanh nghiệp mà có hình thức đào tạo phù hợp Một trong những động cơ làm việc của người lao động là được học hỏi, phát triển nghề nghiệp Nếu người quản lý giúp cho nhân viên của mình thỏa mãn được nhu cầu này trong khi thực hiện các nhiệm vụ thì sẽ tạo được sự gắn bó lâu dài của họ đối với công việc

- Lắng nghe ý kiến của cấp dưới: Ai cũng có nhu cầu được người khác lắng nghe Người quản lý có lắng nghe mới nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của nhân viên

để đáp ứng kịp thời nhu cầu của họ; đồng thời nhanh chóng điều chỉnh các chính sách, kế hoạch cho phù hợp Mặt khác, lắng nghe còn khuyến khích tính tích cực, sáng tạo của nhân viên Vì khi được cấp trên lắng nghe, nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng và những ý kiến của mình có giá trị với công ty Từ đó họ càng mạnh dạn nêu lên ý kiến của mình góp phần nâng cao hiệu quả công việc cho doanh nghiệp

- Tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới: Được tôn trọng và quan tâm là nhu cầu chính đáng của người lao động Nếu nhà quản lý tôn trọng và quan tâm đến nhân viên lẫn gia đình họ, sẽ làm cho họ cảm kích và sẵn sàng cống hiến toàn tâm toàn ý cho doanh nghiệp Chỉ bằng những hành động nhỏ như tôn trọng đặc điểm cá nhân của người lao động (giọng nói địa phương, hình thể, tôn giáo, quan điểm cá nhân…) hay một câu nói/tin nhắn hỏi thăm khi bản thân người lao động hay người thân của họ

có chuyện buồn cũng đủ làm họ vô cùng cảm kích Điều này sẽ làm thắt chặt hơn nữa sợi dây tình cảm nơi công sở vốn chỉ có nguyên tắc và quy định khô khan

- Tăng cường mối quan hệ tình cảm: Trong công việc, nếu nhà quản lý và nhân viên chỉ làm việc theo nguyên tắc cứng nhắc thì việc tương tác, hỗ trợ sẽ khó linh hoạt; mối quan hệ sẽ lỏng lẻo, không bền chặt Vì thế, ngoài công việc, nhà quản trị cần quan tâm đến đời sống cá nhân của nhân viên, tạo điều kiện cho các thành viên trong

bộ phận lẫn nhân viên và quản lý có cơ hội tìm hiểu, gắn bó về mặt tình cảm với nhau thông qua các hoạt động, các buổi sinh hoạt ngoài giờ làm việc Chỉ trong các hoạt động ngoài môi trường công sở ấy, cấp trên và nhân viên mới có cơ hội hiểu

rõ về nhau, đồng cảm và hợp tác dễ dàng hơn trong công việc

- Giữ lời hứa: Một khi đã hứa điều gì với cấp dưới, nhà quản trị cần cố gắng thực hiện, nếu không thực hiện được phải phản hồi, xin lỗi kịp thời Có như vậy mới xây dựng và giữ vững được niềm tin của cấp dưới Trong nhận thức của người lao động, cấp trên là người ở vị thế cao hơn, lời nói và hành động của họ có giá trị và uy tín cao đối với mọi người Vì thế nhà quản lý phải cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra lời hứa để tránh làm mất lòng tin nơi cấp dưới

- Khen chê kịp thời, đúng mực, khách quan, công bằng, tế nhị, đúng thời điểm và bối cảnh: Khi nhân viên hoàn thành công việc tốt, đạt thành tích cao thì người quản lý cần khen thưởng công khai, kịp thời, có như vậy mới đảm bảo tính động viên, thúc đẩy họ ngày càng cố gắng phấn đấu Trường hợp cấp dưới sai phạm, nhà quản trị cũng cần nhanh chóng có biện pháp xử lý theo quy định của công ty Tuy nhiên khi

xử lý các vi phạm kỷ luật cần đảm bảo hợp tình hợp lý, công tư phân minh Có như vậy các biện pháp xử lý mới có tác dụng răn đe và ngăn ngừa những sai phạm tiếp theo

1.4.3 Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp

Giao tiếp với đồng nghiệp hay còn gọi là giao tiếp hàng ngang (đồng cấp) Đây là luồng giao tiếp giữa những người cùng một cấp, một bậc trong tổ chức, nhưng lĩnh vực hoạt động khác nhau Tuy trong các sơ đồ tổ chức không phản ánh quan hệ hàng ngang giữa các cấp nhưng trong thực tế các quan hệ này lại là cơ sở để đạt được sự phối hợp giữa các cá nhân

và các bộ phận cùng cấp trong tổ chức Sự giao tiếp theo hàng ngang là phương thức chủ yếu để đạt được sự phối hợp trong tổ chức

Kênh giao tiếp này không ngừng trở nên quan trọng khi tổ chức trở nên rộng lớn hơn, phức tạp hơn và chuyên môn hóa hơn Mặc dù vậy, ngay trong các công ty có quy mô nhỏ, giao tiếp hàng ngang cũng thiết yếu để phối hợp những chức năng khác nhau, khuyến khích tinh thần tập thể giữa các đồng nghiệp Những trở ngại chính trong giao tiếp hàng ngang bao gồm: sự biệt lập giữa các bộ phận, thiếu thời gian và cơ hội giao tiếp, sự ghen tỵ và kình địch giữa các nhóm, sự khác biệt về quyền lợi và trách nhiệm giữa các nhóm,… Ngoài

ra, kênh giao tiếp này còn chịu ảnh hưởng bởi sự khác biệt về tính cách, văn hóa, kinh nghiệm, thành kiến, nhận thức,… Những trở ngại này có thể vượt qua được nếu như tất cả các thành viên đều đề cao lợi ích tập thể, hiểu được lợi ích cá nhân luôn gắn liền với lợi ích tập thể để từ đó phối hợp công tác, giải quyết khó khăn, chia sẻ thông tin, giải quyết tranh chấp, tăng cường mối quan hệ cá nhân, tích cực hỗ trợ nhau trong công việc chung,… Trên cơ sở đó, các bộ phận trong một tổ chức phối hợp hoạt động với nhau để thực hiện mục tiêu chung như một dây chuyền liên tục

Vì tính chất quan trọng đó, là thành viên của một tổ chức, mỗi nhân viên cần lưu ý những điều sau đây nhằm tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp:

- Tránh tranh chấp kinh tế với đồng nghiệp

- Nhiệt tình giúp đỡ đồng nghiệp

- Tôn trọng công việc riêng tư của nhau

- Chủ động xin lỗi

- Làm việc với tinh thần hợp tác

- Không tuỳ tiện mượn và sử dụng đồ của đồng nghiệp

- Không giải quyết công việc theo cảm tính

- Khiêm tốn

Để đảm bảo hiệu quả khi giao tiếp với đồng nghiệp, tránh các mâu thuẫn và xung đột không đáng có, tất cả các thành viên trong một tổ chức cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Không nên nói quá nhanh và quá nhiều

- Lắng nghe ý kiến người khác

- Tìm kiếm những điểm tương đồng, cách giải quyết thoả đáng nhất

- Tìm cách giảng hoà khi xảy ra mâu thuẫn, xung đột với đồng nghiệp

- Bình tĩnh khi đối phương bị kích động

- Không nên tin tuyệt đối hay đi tuyên truyền những tin đồn

- Tích cực xây đắp tinh thần làm việc tập thể

- Thấu cảm vị thế công tác của các đồng nghiệp

- Tôn trọng và tạo điều kiện cho đồng nghiệp

- Tham gia hoạt động của những nhóm phi chính thức

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Một doanh nghiệp muốn bền vững lâu dài thì cần phải có rất nhiều yếu tố như: nhà lãnh đạo, nhân sự, bộ não của công ty, ngân sách,… Ngoài ra còn có một yếu tố đóng vai trò quan trọng không kém quyết định doanh nghiệp đó có thể bền vững lâu dài hay không Giao tiếp nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong bộ máy điều hành của một công ty, nhà lãnh đạo của công ty phải biết sắp xếp nhân sự làm sao cho hợp lý nhất, và văn hóa

“giao tiếp” trong nội bộ công ty cũng thế Trước hết nhân viên trong cùng một công ty phải đồng lòng với nhau, vì tương lai và sự phát triển của công ty đó, lấy mục tiêu phát triển của công ty để làm điều kiện tiên quyết Trên thực tế thì cuộc sống công việc sẽ có lúc gặp phải những vướng mắc, những lối tư duy suy nghĩ khác nhau nên dẫn đến việc tranh cãi, hiểu lầm và đi tới những hệ quả không đáng có

Trong một công ty thì văn hóa giao tiếp là điều rất cần thiết, bởi chỉ có giao tiếp mới kết nối mọi người lại với nhau, giúp mọi người đoàn kết và hợp sức lại Đoàn kết là sức mạnh vô hình mà không thể hình dung hết được, bởi khi mọi người oàn kết lại thì dù khó khăn, gian khổ thì mọi người cũng sẽ vượt qua nó với sức mạnh bền bỉ, sẵn sàng đương đầu với thử thách Khi mọi người đoàn kết lại thì sẽ ít xảy ra trường hợp chia bè kéo phái gây ra những mâu thuẫn nội bộ, làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới bộ máy điều hành của công ty, thậm chí còn có thể làm lung lay cả công ty đó Vậy nên, một công ty phải có hệ thống giao tiếp để kết nối mọi người với nhau và mọi người sẽ hòa mình vào với cộng đồng nhân viên chứ không bó mình riêng lẻ nữa

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY PHÁT ĐIỆN 1

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY PHÁT ĐIỆN 1 – TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

1.1 Thông tin chung

Tổng Công ty Phát điện 1 hoạt động theo mô hình Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam

- Tên gọi tiếng Việt: TỔNG CÔNG TY PHÁT ĐIỆN 1

- Mã số doanh nghiệp: 5701662152

- Tên giao dịch tiếng Anh: POWER GENERATION CORPORATION 1

- Tên viết tắt bằng tiếng Anh: EVNGENCO1

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Công ty TNHH MTV được đăng ký lần đầu ngày 10/12/2021, đăng ký thay đổi lần thứ 6 ngày 21/6/2021 Mã số doanh nghiệp: 5701662152- Lần thứ 6 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp

- Địa chỉ liên lạc: Số 11 Cửa Bắc, Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

- Điện thoại: 024 66941234 Fax: 024 66941345

Là đơn vị do EVN sở hữu 100% vốn điều lệ, EVNGENCO 1 có nhiệm vụ: Sản xuất điện an toàn, ổn định và hiệu quả; Vận hành thương mại thị trường phát điện cạnh tranh; Đầu tư các dự án nguồn điện mới nhằm đảm bảo an ninh năng lượng cho phát triển kinh tế

xã hội, đời sống sinh hoạt của nhân dân và sự nghiệp Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước

Hiện Tổng công ty có 14 đơn vị trực thuộc, công ty con và liên kết Tổng công ty trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất – kinh doanh và đầu tư vốn vào các công ty con, công

ty liên kết; có trách nhiệm kế thừa các quyền và nghĩa vụ hợp pháp của Tập đoàn Điện lực Việt Nam chuyển giao khi tiếp nhận các đơn vị liên quan và đại diện chủ sở hữu vốn nhà

nước tại các Công ty phát điện; chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn nhà nước tại Công ty mẹ và vốn đầu tư vào các công ty con, công ty liên kết

- Sản xuất và kinh doanh điện năng;

- Đầu tư và quản lý vốn đầu tư các dự án nguồn điện, các dự án năng lượng mới, năng lượng tái tạo;

- Quản lý, vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng, đại tu, thí nghiệm, hiệu chỉnh, cải tạo, nâng cấp thiết bị điện, cơ khí, điều khiển, tự động hoá thuộc dây chuyền sản xuất điện, công trình điện; thí nghiệm điện; kiểm định an toàn kỹ thuật các thiết bị, dụng cụ điện; cơ khí điện lực;

- Tư vấn quản lý dự án, tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng, tư vấn đấu thầu, lập dự toán; tư vấn thẩm tra và giám sát thi công công trình nguồn điện và các công trình lưới điện đồng bộ các dự án nguồn điện; tư vấn hoạt động chuẩn bị sản xuất cho các nhà máy điện;

- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về quản lý vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị nhà máy điện

Ngành, nghề liên quan phục vụ trực tiếp ngành, nghề kinh doanh chính:

- Quản lý, vận hành, sửa chữa và khai thác Cảng biển thuộc các Trung tâm Điện lực;

- Thi công xây lắp các công trình điện và công trình xây dựng;

- Xuất nhập khẩu nhiên liệu, nguyên vật liệu, vật tư thiết bị ngành điện;

- Sản xuất vật liệu xây dựng, vật liệu cách điện, vật liệu cách nhiệt; trang bị bảo hộ lao động;

- Khai thác, chế biến, kinh doanh nhiên liệu, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất điện; Kinh doanh buôn bán tro xỉ;

- Tư vấn quản lý dự án, tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng, tư vấn đấu thầu, lập dự toán và giám sát thi công công trình viễn thông-công nghệ thông tin, các công trình công nghiệp và dân dụng;

- Cho thuê tài sản, máy móc, thiết bị

Tùy từng thời điểm và tình hình sản xuất, kinh doanh, EVNGENCO1 có thể bổ sung các ngành, nghề kinh doanh khác mà pháp luật không cấm sau khi được EVN chấp thuận

1.4 Các giá trị của EVNGENCO1

1.4.1 Tầm nhìn (đến năm 2030)

EVNGENCO1 vươn lên trở thành Tổng công ty Phát điện hàng đầu khu vực 1.4.2 Sứ mệnh

Đầu tư, quản lý và khai thác hiệu quả các nguồn năng lượng, đáp ứng nhu cầu điện cho phát triển kinh tế - xã hội, cạnh tranh lành mạnh và thân thiện môi trường

1.4.3 Mục tiêu chiến lược

Tăng trưởng: Tập trung đầu tư các dự án nguồn điện mới ở khu vực miền Nam và miền

Trung, ưu tiên các dự án năng lượng tái tạo và khí hóa lỏng

Hiệu quả: Tối ưu hóa chi phí trong đầu tư và vận hành để có giá thành hợp lý và cạnh

tranh

Năm 2020: EVNGENCO1 hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần

Năm 2025: EVNGENCO1 trở thành Tổng công ty Phát điện hàng đầu Việt Nam Năm 2030: EVNGENCO1 trở thành một trong bốn Tổng công ty Phát điện hàng đầu khu vực

1.4.4 Giá trị cốt lõi

Chất lượng – Tín nhiệm

Với mục tiêu xây dựng niềm tin, sự tín nhiệm bằng chất lượng sản phẩm và dịch vụ, sự trung thực và tinh thần trách nhiệm, EVNGENCO1 cam kết luôn thực thi đầy đủ trách nhiệm, nghĩa vụ để không ngừng nâng cao sự tín nhiệm

Tận tâm – Trí tuệ

EVNGENCO1 mong muốn xây dựng phong cách điển hình của cán bộ công nhân viên

là tận tâm, có tinh thần trách nhiệm cao EVNGENCO1 luôn mang hết sức lực và trí tuệ để giải quyết công việc hiệu quả, hết lòng phục vụ để đem lại sự hài lòng cho đối tác

Hợp tác – Chia sẻ

EVNGENCO1 hoạt động trên phạm vi rộng lớn, không ngừng phát triển và vươn xa

Do đó, Tổng công ty luôn coi trọng sự hợp tác hài hòa, tôn vinh những giá trị này với mong muốn CBCNV của Tổng công ty luôn hợp tác trên tinh thần trung thực, công bằng, sẵn sàng chia sẻ, gắn bó chặt chẽ để giải quyết mọi vấn đề, cùng nhau phát triển, cùng nhau hành động vì sự thành công, tiến bộ của Tổng công ty, mỗi thành viên và các đối tác của EVNGENCO1

Sáng tạo – Hiệu quả