Thông tin tài liệu
Phương pháp SOẠN THẢO số loại văn thông thường Giảng viên : Đặng Việt Hà NỘI DUNG TRÌNH BÀY • • • • IV SOẠN THẢO TỜ TRÌNH V SOẠN THẢO THÔNG BÁO VI SOẠN THẢO CÔNG VĂN VII SOẠN THẢO ĐƠN, THƯ IV Soạn thảo tờ trình • Tờ trình: Là văn đề xuất với cấp vấn đề mới, xin cấp phê duyệt chủ trương, phương án công tác, đề án, vấn đề, dự thảo văn bản, để cấp xem xét, định (Nói chung văn viết chuyện quan trọng liên quan đến công việc để gửi lên cho cấp duyệt) 4.1 Những u cầu soạn thảo tờ trình • -Phân tích thực tế làm bật vấn đề cần trình duyệt • -Nội dung xin phê chuẩn cần rõ ràng, cụ thể • -Các ý kiến phải hợp lí, dự đốn, phân tích phản ứng xảy xoay quanh đề nghị • -Phân tích khả trình bày khái qt phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn 4.2 Bố cục tờ trình • Phần 1: Nêu lí do: dùng cách hành văn để thể nhu cầu khách quan hoàn cảnh thực tế địi hỏi • Phần 2: Nội dung đề xuất: vừa có sức thuyết phục cần cụ thể, rõ ràng, xác • Phần 3: Kiến nghị cấp trên, u cầu phê chuẩn: xác đáng, văn phong lịch sự, nhã nhặn Lí lẽ chặt chẽ, nội dung khả thi để tạo niềm tin Kèm theo phụ lục để minh hoạ Ví dụ: Phần 1: Lí do: Sân trường bị xuống cấp ảnh hưởng đến việc dạy học Phần 2: Nội dung: Mức kinh phí dự kiến vượt khả Phần 3: Kiến nghị cấp lãnh đạo cấp phần kinh phí cho trường V.Soạn thảo thơng báo Xây dựng bố cục thông báo: Trong thông báo cần có: • • • • • -Địa danh ngày tháng năm thông báo -Tên quan thơng báo -Số kí hiệu cơng văn -Tên văn bản(thơng báo) -Trích yếu nội dung thành mục, điều cho dễ nhớ 2 Trong thơng báo: • Cần đề cập vào nội dung cần thông tin khơng cần nêu lý do, cứ, nêu tình hình chung văn khác Loại thơng báo cần giới thiệu chủ trương, sách phải nêu rõ tên, số ngày tháng ban hành văn trước nêu nội dung khái quát • Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu mang tính đại chúng cao, cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm cơng văn, phần kết thúc cần tóm tắt lại mục đích đối tượng cần thơng báo 2 Trong thơng báo: • Ngồi ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao công văn xác định trách nhiệm thi hành văn pháp quy • Phần đại diện ký thơng báo: Không bắt buộc phải thủ trưởng quan, mà người giúp việc có trách nhiệm lĩnh vực phân công hay uỷ quyền ký trực tiếp thông báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan • Ví dụ: Thơng báo lịch thu học phí nhà trường Trưởng phịng Kinh tế tài ký thừa lệnh Hiệu trưởng; Thơng báo nghỉ ngày Lễ Trưởng phịng Tổ chức hành ký thơng báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan VI Soạn thảo công văn Những yêu cầu soạn thảo công văn: • - Mỗi công văn chứa đựng chủ đề, nêu rõ ràng thống vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải • - Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề • - Cơng văn tiếng nói quan khơng tiếng nói riêng cá nhân nào, dù thủ trưởng Vì vậy, nội dung nói đến cơng vụ, ngơn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, trao đổi việc mang tính riêng cơng văn 2 Xây dựng bố cục công văn: Công văn thường có yếu tố sau: + Địa danh thời gian gửi công văn + Tên quan chủ quản quan ban hành công văn + Chủ thể nhận công văn + Số ký hiệu công văn + Trích yếu nội dung cơng văn + Chữ ký, đóng dấu + Nơi nhận 3 Phương pháp soạn thảo nội dung cơng văn • • • • Nội dung công văn gồm phần: + Đặt vấn đề + Giải vấn đề + Kết luận vấn đề - Cách viết phần viện dẫn: Phần phải nêu rõ lý sao, dựa sở để viết cơng văn Có thể giới thiệu tổng qt nội dung vấn đề đưa làm rõ mục đích, yêu cầu - Cách viết phần nội dung, nhằm nêu phương án giải vấn đề nêu: + Xin lãnh đạo cấp hướng giải + Sắp xếp ý cần viết được, ý sau để làm bất chủ đề cần giải Phải sử dụng văn phong phù hợp với thể loại cơng văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ quan điểm đưa Đối với loại cơng văn có cách thể đặc thù + Cơng văn đề xuất phải nêu lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Công văn tiếp thu phê bình sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng kiện thật khách quan, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác + Cơng văn từ chối phải dùng ngơn ngữ lịch có động viên cần thiết + Cơng văn đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu công việc khơng hồn thành kịp thời + Cơng văn thăm hỏi ngơn ngữ phải thể quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng - Cách viết phần kết thúc công văn: + Cách viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) lưu ý viết lời chào chân thành, lịch trước kết thúc (có thể lời cảm ơn thấy cần thiết) VII SOẠN THẢO ĐƠN THƯ Mục đích đơn, thư • Đơn thư có nhiều mục đích khác Những dạng đơn thư : Thư thăm hỏi, thư ngỏ, Thư tín thương mại, đơn xin, đơn kiện, • Mục đích đơn thư có nhiều dạng ý nghĩa khác Tùy theo mục tiêu cụ thể mà người viết lựa chọn hình thức đơn thư VÍ DỤ b) Đối tượng đơn, thư Đối tượng đơn thư gồm phần : • Người viết thư • Người nhận thư Người nhận thư người trực tiếp tiếp nhận ý kiến, thông tin từ người gởi người mà đối tượng viết thư hướng tới c) Ngôn ngữ đơn, thư Ngôn ngữ đơn thư đa dạng, phong phú tùy thuộc vào người viết thư muốn truyền tải thơng tin Mong muốn, thỉnh cầu hay u cầu người viết đơn thư sử dụng ngôn ngữ khác Những thư bạn bè dung từ tự đơn, thư ngỏ d, Cấu trúc đơn thư • • • • • -Địa điểm, ngày tháng năm • -Nội dung đơn, thư • -Những yêu cầu, mong muốn, đề -Tiêu đề, chủ đề đơn thư • -Lời chào, lời chúc -Kí tên, ghi -Quốc hiệu, tiêu ngữ -Kính gửi -Phần mở đầu nghị họ tên người viết • -Các thơng tin đặc biệt khác thông tin gửi kèm
Ngày đăng: 20/02/2024, 09:15
Xem thêm:
