Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ: Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

Xây dựng công cụ tra cứu 69 Kết luận 71 Trang 4 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT HĐND UBND TTLT UBHC Trang 5 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia đã khẳng định rõ: “T

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BÙI THỊ THU HÀ

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ UỶ BAN NHÂN DÂN

TỈNH PHÚ THỌ

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ

PGS TS NGUYỄN MINH PHƯƠNG

HÀ NỘI - 2008

MỤC LỤC

Trang

Phần nội dung

Chương 1 Tổng quan về Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân

tỉnh Phú Thọ

1.2 Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 13 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung

tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

13

1.2.2 Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện

đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

16

Chương 2 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại

Trung tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

2.1 Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu 24 2.2 Một số văn bản qui định về công tác lưu trữ 25 2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ

Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

30

2.3.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu 50

Chương 3 Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài

liệu tại Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

3.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung 54

3.1.1 Những kết quả đạt được 54

3.2 Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại

Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

59

3.2.1 Đối với cơ quan quản lý ngành về công tác lưu trữ 59 3.2.2 Đối với UBND tỉnh và Trung tâm Lưu trữ tỉnh 60

3.2.2.1 Chỉ đạo nghiệp vụ và xây dựng văn bản 60

3.2.3 Về việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học

tài liệu

63

3.2.3.2 Phân loại và hệ thống hóa tài liệu 66

Tài liệu tham khảo

Phụ lục

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

HĐND UBND TTLT UBHC

: Hội đồng Nhân dân : Ủy ban Nhân dân : Trung tâm Lưu trữ : Ủy ban Hành chính

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia đã khẳng định rõ: “Tài liệu lưu trữ là tài

liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ…” qua đó thấy được vai trò, ý nghĩa to lớn

của tài liệu lưu trữ đối với đời sống xã hội

Theo Hiến pháp và luật tổ chức HĐND và UBND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất ở địa phương, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên mọi mặt hoạt động của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…trong phạm vi địa bàn tỉnh

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan nhà nước cấp tỉnh sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu Những tài liệu này phản ánh mọi mặt hoạt động của bộ máy nhà nước cấp tỉnh trong từng giai đoạn lịch sử nhất định, nhằm thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước Tài liệu lưu trữ cấp tỉnh là một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Nhà nước, cần được quan tâm quản lý tốt nhằm góp phần hoàn thiện phông lưu trữ nhà nước và phục vụ cho hoạt động quản lý, các nhu cầu của xã hội

Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ hiện đang quản lý tài liệu của HĐND, UBHC và UBND tỉnh Phú Thọ từ năm 1945 đến nay Trong hơn 50 năm hoạt động, Phú Thọ đã trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi, tách nhập tỉnh,

số lượng tài liệu được sản sinh ra lớn, đa dạng và phong phú về thành phần và nội dung Hàng năm, Trung tâm phục vụ gần 800 lượt người khai thác, ngoài việc khai thác các văn bản thông thường phục vụ cho công việc chuyên môn

và cho các nhu cầu cá nhân, Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn phục vụ tư liệu cho việc biên soạn lịch sử đảng bộ tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Vĩnh Phú, lịch sử

các sở, ngành, các huyện…, phục vụ rà soát văn bản do Chính phủ, tỉnh qui định từ 1976 đến nay…Như vậy có thể thấy được giá trị của khối tài liệu hiện đang được lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, cũng như nhu cầu của các độc giả muốn nghiên cứu, khai thác phục vụ cho các mục đích khác nhau Tuy nhiên, hiện nay tài liệu thu về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ chưa được đầy đủ, công tác lập hồ sơ chưa tốt, chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản nên việc xác định giá trị của tài liệu còn mang tính chủ quan làm ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu; kho tàng hạn chế đã ảnh hưởng đến việc thu thập tài liệu, tổ chức sắp xếp tài liệu, gây khó khăn cho việc thống kê; hệ thống công cụ tra cứu đơn giản đã hạn chế việc tra tìm tài liệu phục vụ độc giả Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần tổ chức tài liệu một cách khoa học, hợp lý, để có thể lưu giữ được những tài liệu có giá trị nhất, phục vụ hiệu quả cho công việc, công tác nghiên cứu của các cán bộ và nhân dân và phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước Xuất phát từ

yêu cầu này, tôi đã chọn đề tài “ Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu

trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ” làm luận văn thạc sỹ của mình

2.Mục tiêu của đề tài

Thứ nhất, khảo sát thực tế công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, từ đó thấy được những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục

Thứ hai, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, đề xuất các giải pháp nhằm góp phần giúp Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ tổ chức khoa học tài liệu, từ đó phát huy giá trị của tài liệu, phục vụ cho công tác quản lý và các nhu cầu nghiên cứu của xã hội

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là những qui định của nhà nước và của tỉnh Phú Thọ về tổ chức khoa học tài liệu; các khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học tài liệu và khối tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

4 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là việc tổ chức khoa học khối tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật từ năm 1945 đến nay thuộc các phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu theo các phương pháp sau:

Phương pháp khảo sát thực tế để tìm hiểu về thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng công tác thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu Qua khảo sát, chúng tôi kết hợp với phỏng vấn trực tiếp các cán bộ hiện đang công tác tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, để hiểu rõ hơn những thuận lợi, khó khăn mà các cán bộ này gặp phải trong quá trình tác nghiệp

Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh và đánh giá những kết quả đạt được khi tiến hành khảo sát thực trạng, từ đó thấy được những ưu điểm và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế

Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng phương pháp lịch sử khi nghiên cứu tình hình tổ chức và phát triển của các cơ quan nhà nước tỉnh Phú Thọ

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Do tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh, nên đã có nhiều đề tài

nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, bài viết, bài nghiên cứu đi sâu trên

cả phương diện lý luận và thực tiễn

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được đề cập đến trong cuốn giáo trình

về chuyên ngành lưu trữ: “ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm

tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm, thể hiện ở từng khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu

Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các khía cạnh, vấn đề cụ thể của công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức

khoa học tài liệu nói riêng, thí dụ: “ Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài

liệu vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (chủ nhiệm);

“Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” – Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ

thống kê tài liệu lưu trữ” – Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở

lý luận và thực tiễn xây dựng danh mục hồ sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc

Đĩnh (Chủ nhiệm); “Cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản cho tài

liệu kế toán trong các cơ quan hành chính sự nghiệp” – Nguyễn Nghĩa Văn

(Chủ nhiệm)…

Một số khoá luận tốt nghiệp, luận văn chuyên ngành lưu trữ cũng đã đi vào nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại một cơ quan cụ thể, thí dụ

như: “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản

Việt Nam”- Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ ủy ban nhân dân tỉnh Hải Hưng” – Vũ Đức Tiến; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ UBND huyện Cát Hải, Hải phòng” – Nguyễn Thùy Diễm; “Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin và lưu trữ tỉnh Vĩnh

“Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phông lưu trữ UBND Thành

phố Hà Nội”- Lê Thị Thu Hương; “Vấn đề bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây – Thực trạng và giải pháp” – Trịnh Ngọc Hùng; “Nguồn tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” - Đào Đức Thuận… Những vấn đề nghiên

cứu trong các đề tài về tài liệu lưu trữ cấp tỉnh chủ yếu đi sâu vào từng khâu nghiệp vụ, còn đối với các đề tài tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ một cơ quan

cụ thể, đặc biệt là cấp tỉnh trong các luận văn thạc sỹ, khóa luận, báo cáo khoa học, thì chủ yếu tổ chức khoa học tài liệu cho một phông cụ thể, rất ít đề tài nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu cho toàn bộ khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh

Ngoài ra, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên các báo, tạp chí

chuyên ngành về lưu trữ cấp tỉnh, thí dụ: “ Vài ý kiến về công tác bổ sung tài

liệu văn kiện trong khâu công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật phông lưu trữ uỷ ban hành chính tỉnh”– Nguyễn Văn Hàm; “Xây dựng phương án phân loại tài liệu phục vụ cho công tác chỉnh lý phông lưu trữ UBND cấp tỉnh” – Lê

Hoàng; “Về việc xây dựng phương án hệ thống hoá hồ sơ tài liệu phông

UBND tỉnh” – Nguyễn Đăng Khải… Tuy nhiên, do vấn đề tổ chức khoa học

tài liệu là vấn đề rộng, nên hầu hết các bài nghiên cứu chỉ đi sâu vào một khâu nghiệp vụ cụ thể

7 Nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi nghiên cứu, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo sau:

- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh

- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản qui định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh Phú Thọ

- Các luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành có liên quan đến đề tài

- Các bài viết liên quan trên báo, tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Dấu ấn thời gian

8 Bố cục của luận văn

Đề tài được thực hiện gồm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận Trong đó phần nội dung chính được chia làm 3 chương:

Chương I Tổng quan về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Chương đầu nêu khái quát lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Phú Thọ qua từng thời kỳ, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, trên cơ sở đó nắm được số lượng phông tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm; đồng thời khảo sát thành phần, nội dung, khối lượng và ý nghĩa của tài liệu

Chương II Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Khảo sát tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ như: thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu để từ đó thấy được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục

Chương III Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Chương 3 tổng kết lại những kết quả đạt được, những hạn chế, nguyên nhân để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

Ngoài ra, trong luận văn còn có danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục được đặt sau kết luận để minh họa và làm sáng tỏ hơn các vấn đề chúng tôi đề cập trong đề tài

Để thực hiện đề tài này, ngoài nỗ lực của bản thân, chúng tôi còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Đặc biệt, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của PGS TS Nguyễn Minh Phương trong suốt quá trình làm luận văn Tôi xin gửi lời cảm

ơn chân thành tới thầy giáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên tôi hoàn thành luận văn này

Do hạn chế về trình độ, nên mặc dù rất cố gắng, song luận văn sẽ không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía các thầy cô, các bạn để luận văn đạt chất lượng tốt hơn

Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2008

Tác giả

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Hán Văn Cảnh, Phú Thọ với các giải pháp khoa học để nâng cao hiệu quả

trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương, Kỷ yếu Hội nghị khoa

học 45 năm hoạt động khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 9/2007, tr 58-66

2 Hoàng Minh Cường và Nguyễn Đăng Hải, Về việc xây dựng phương án hệ

thống hoá hồ sơ tài liệu phông lưu trữ UBND tỉnh, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam,

số 4, 1993

3 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục

chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990

4 Phạm Thanh Dũng, Xây dựng kho lưu trữ tỉnh là yêu cầu cấp bách, Tạp chí

Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1996

5 Phạm Thị Bích Hải, Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ

tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III, khoá

2001-2004, LA 31, tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

6 Nguyễn Văn Hàm, Về chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu phông lưu trữ

7 Nguyễn Văn Hàm, Vài ý kiến về công tác bổ sung tài liệu văn kiện trong

khâu công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật phông lưu trữ uỷ ban hành chính tỉnh, Tạp chí Văn thư -Lưu trữ, số 4, 1968

8 Nguyễn Văn Hàm, ”Nhập, chia” đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố và việc

tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở địa phương, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3,

1995

9 Vũ Trần Diễm Hạnh, Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại

Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội, khoá 2003-2007, LV 238, tư liệu khoa

Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

10 Chu Thị Hậu, Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu kho Lưu trữ trung

ương Đảng, khoá 1997-2000, LA 11, tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn

phòng

11 Trần Hoàng, Xây dựng phương án phân loại tài liệu phục vụ cho công tác

chỉnh lý phông lưu trữ UBND cấp tỉnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 1, 1977

12 Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, Nguyễn Văn Kết, Nguyễn Thị

Thuỷ, Phan Thị Hợp, Xây dựng, ban hành, quản lý văn bản và công tác lưu

trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1997

13 Trần Quang Hồng, Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh Thực

trạng và giải pháp, khoá 1998 -2001, LA 10, tư liệu khoa Lưu trữ học và

Quản trị Văn phòng

14 Đỗ Thị Huấn, Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng

Cộng sản Việt Nam, LA01, tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

15 Hà Huề, Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh như thế nào cho hợp lý, Tạp chí Lưu

trữ Việt Nam, số 4, 1995

16 Lê Thị Thu Hương, Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hoá phông

lưu trữ UBND Thành phố Hà Nội, khoá 2001-2005, LA 38, tư liệu khoa Lưu

trữ học và Quản trị Văn phòng