CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP
Khái niệm, vai trò của vốn lưu động
Tài sản là toàn bộ tiềm lực kinh tế của đơn vị, biểu thị cho những lợi ích mà đơn vị thu được trong tương lai hoặc những tìm năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị Nói cách khác tài sản là tất cả những thứ hữu hình hoặc vô hình gắn với lợi ích trong tương lai của đơn vị Tài sản được chia thành hai loại: tài sản ngắn hạn (Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn) và tài sản dài hạn. Một doanh nghiệp không thể hoạt động nếu không có tài sản lưu động Tài sản lưu động của doanh nghiệp bao gồm 2 bộ phận: Tài sản lưu động dùng trong hoạt động sản xuất và tài sản lưu động dùng trong lưu thông.
TSLĐ dùng trong quá trình sản xuất là những tài sản nằm trong quá trình dự trữ và quá trình sản xuất như: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng sửa chữa và thay thế, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và các chi phí chờ kết chuyển.
TSLĐ trong quá trình lưu thông là những tài sản dùng để lưu thông và tiêu thụ sản phẩm như: Thành phẩm và hàng hóa mua ngoài, vốn bằng tiền và các khoản vốn đầu tư ngắn hạn bằng chứng khoán, các khoản vốn trong thanh toán, các khoản tạm ứng trong doanh nghiệp. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải có một lượng tài sản lưu động nhất định Do vậy, để hình thành nên TSLĐ doanh nghiệp phải ứng ra một lượng vốn đầu tư vào loại tài sản này, số vốn đó gọi là vốn lưu động.
Như vậy vốn lưu động của doanh nghiệp là một bộ phận của vốn đầu tư của doanh nghiệp dùng để đầu tư, mua sắm TSLĐ dùng cho sản xuất và lưu thông để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành thường xuyên và liên tục.
Vốn lưu động của Doanh nghiệp là số vốn ứng ra để hình thành nên tài sản lưu động nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh của Doanh nghiệp được tiến hành thường xuyên và liên tục Vốn lưu động chuyển toàn bộ giá trị của chúng vào lưu thông và từ trong lưu thông toàn bộ giá trị của chúng được hoàn lại một lần sau một chu kỳ kinh doanh
1.1.2.Vai trò của vốn lưu động:
Trước hết VLĐ là hình thái vật chất không thể thiếu được trong quá trình tái sản xuất VLĐ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành thường xuyên và liên tục; nó là một phần trọng yếu trực tiếp hay gián tiếp để tạo nên thực thể của sản phẩm VLĐ có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh, trong cùng một lúc VLĐ được phân bổ trên các giai đoạn luân chuyển và tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ vốn đầu tư vào các hình thức khác nhau đó Bởi vì nếu lượng vốn lưu động không đủ đáp ứng thì việc tổ chức sử dụng vốn sẽ gặp khó khăn, cản trở, gây gián đoạn quá trình sản xuất và kinh doanh không đạt hiệu quả cao.
Vì vậy đáp ứng nhu cầu VLĐ thông qua việc đầu tư đúng mức sẽ là một việc làm hết sức quan trọng, nhằm hướng tới mục tiêu chung là tối đa hóa lợi nhuận, tối đa hóa giá trị của đơn vị.
Vốn lưu động còn là công cụ phán ánh và đánh giá quá trình vận động của vật tư, hàng hóa nằm trên các khâu sản xuất nhiều hay ít Thật vậy, VLĐ nhiều hay ít là phản ánh số lượng vật tư, hàng hóa được sử dụng tiết kiệm hay lãng phí,thời gian tiêu tốn cho dự trữ vật tư, hàng hóa tiêu thụ có hợp lý hay chưa? Cần điều chỉnh lại như thế nào? Hay nói cách khác, VLĐ phản ánh toàn diện quá trình mua sắm, dự trữ và tiêu thụ của doanh nghiệp Ngoài ra VLĐ còn ảnh hưởng tới trạng thái sinh lời, rủi ro của doanh nghiệp một cách trực tiếp.
Phân loại vốn lưu động
Trong doanh nghiệp VLĐ được phân bổ ở nhiều khâu và nhiều lĩnh vực đồng thời chúng lại chu chuyển nhanh nên việc phân bổ và sử dụng hợp lý loại tài sản này có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì vậy việc phân loại VLĐ là nhằm để dễ dàng trong việc quản lý VLĐ từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ.
1.2.1.Phân loại dựa vào hình thái biểu hiện:
Tiền là tài sản của đơn vị tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị Thuộc về tiền của đơn vị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển kể cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, ngân phiếu thanh toán…
Tiền có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nó có tính thanh khoản rất cao đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày của doanh nghiệp Bỡi vậy doanh nghiệp cần phải tiến hành dự trữ lượng tiền thích hợp nhằm đáp ứng kịp thời các nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp Tuy nhiên nếu lượng tiền dự trữ quá nhiều tuy đáp ứng ngay nhu cầu thanh toán nhưng cũng thể hiện vốn chưa đưa vào sản xuất kinh doanh để sinh lời Ngược lại, vốn bằng tiền dự trữ quá ít thì cũng ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp, mất cơ hội đầu tư Do vậy nhà quản lý tài chính cần phải cân nhắc tính sinh lời cũng như rủi ro trong việc dự trữ tiền để đảm bảo hợp lý.
Các khoản phải thu là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ các tổ chức, cá nhân, đây là số tài sản doanh nghiệp bị các tổ chức cá nhân khác tạm thời sử dụng do chính sách tín dụng bán hàng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Xét theo khía cạnh tài chính, nếu doanh nghiệp thu hồi các khoản phải thu sẽ bổ sung vốn cho quá trình sản xuất kinh doanh Về mặt pháp lý, các khoản phải thu sẽ được coi là khoản sử dụng hợp pháp của khách nợ nếu giá trị các khoản nợ này còn nằm trong thời hạn thanh toán Ngược lại các khoản này được coi là không hợp pháp khi quá hạn thanh toán.
Hàng tồn kho bao gồm: Hàng mua đang đi đường, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa và hàng gửi bán Giá trị của hàng tồn kho tùy thuộc vào đặc điểm của hoạt động cung ứng, sản xuất và tiêu thụ, chính sách dự trữ của doanh nghiệp và đặc điểm của hàng tồn kho. Hàng tồn kho như một lớp đệm để điều hòa các biến động của doanh nghiệp, nó luân chuyển theo một quy luật tương đối ổn định nên doanh nghiệp dựa trên những điều kiện cung ứng và tiêu thụ hàng hóa của các kỳ trước để xác định mức dự trữ hợp lý làm cơ sở xác định nhu cầu VLĐ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.2.Phân loại dựa vào nguồn hình thành:
VLĐ được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau tuy nhiên có thể phân ra thành hai nguồn cơ bản: nguồn vốn chủ sở hữu và nguồn vốn vay.
Nguồn vốn chủ sở hữu: VLĐ được hình thành từ nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm số vốn lưu động được Ngân sách Nhà nước cấp hoặc có vốn từ các cổ đông, xã viên góp; vốn do chủ doanh nghiệp tư nhân bỏ ra; số vốn lưu động tăng thêm từ lợi nhuận bổ sung; số vốn góp từ liên doanh; số vốn do phát hành cổ phiếu…
Nguồn vốn đi vay: Để đáp ứng đầy đủ các giai đoạn tuần hoàn và luân chuyển vốn, doanh nghiệp có thể chọn hình thức đi vay tùy theo điều kiện của doanh nghiệp mình Doanh nghiệp có thể đi vay từ ngân hàng, các tổ chức tín dụng hoặc các cá nhân trong và ngoài nước bằng cách phát hành trái phiếu…Việc phân loại theo cách này tạo điều kiện cho doanh nghiệp chọn lựa đối tượng huy động vốn tối ưu để luôn có một số vốn ổn định đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Kết cấu vốn lưu động
1.3.1.Kết cấu vốn lưu động:
Kết cấu của vốn lưu động là quan hệ tỷ lệ giữa các bộ phận hợp thành VLĐ chiếm trong tổng số vốn lưu động Ở các doanh nghiệp khác nhau thì kết cấu của vốn lưu động cũng khác nhau Việc nghiên cứu kết cấu VLĐ giúp cho thấy tình hình phân bổ VLĐ đồng thời tìm mọi biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong từng điều kiện cụ thể.
1.3.2.Các nhân tố ảnh hưởng đến kết cấu vốn lưu động:
- Nhân tố sản xuất: Những doanh nghiệp có quy mô sản xuất, tính chất sản xuất, quy trình công nghệ khác nhau thì tỷ trọng vốn lưu động ở từng khâu dự trữ cũng khác nhau.
- Nhân tố cung cấp và tiêu thụ: Nếu doanh nghiệp mua vật tư ở những nơi cung cấp gần thì VLĐ ở khâu dự trữ ít cũng như việc cung ứng kịp thời, chính xác cũng làm cho việc dự trữ vốn lưu động cũng ít đi Điều kiện tiêu thụ, khoảng cách giữa hai đơn vị mua bán gần hay xa, khối lượng sản phẩm tiêu thụ cũng ảnh hưởng tới kết cấu vốn lưu động.
- Nhân tố thanh toán: Thể thức thanh toán cũng ảnh hưởng tới kết cấu vốn lưu động Các doanh nghiệp có thể thức thanh toán khác nhau thì vốn lưu động ở khâu thanh toán cũng khác nhau.
1.3.3 Phân tích kết cấu vốn lưu động trong doanh nghiệp:
Phân tích cơ cấu TSLĐ là cái nhìn tổng quát về tình hình sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp Bước phân tích này chủ yếu là đánh giá tính hợp lý của cơ cấu TSLĐ của kỳ này so với các chỉ tiêu kế hoạch cho VLĐ của doanh nghiệp.
Bảng phân tích cơ cấu tài sản lưu động theo mẫu so sánh:
Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Chênh lệch
I Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn
2 Đầu tư tài chính ngắn hạn
5 Tài sản lưu động khác
Dựa vào các số liệu thông tin của sự biến động tăng hay giảm của mỗi chỉ tiêu ở kỳ này so với kỳ trước để đưa ra nhận xét đánh giá.
Căn cứ vào bảng phân tích ta tìm ra sự biến động về lượng làm thay đổi tỷ trọng của mỗi chỉ tiêu trong TSLĐ nhằm mục đích đánh giá được tính hợp lý của sự biến đổi đó Đánh giá các bước phân tích này cho chúng ta cái nhìn sơ bộ và tổng quát về tình hình của doanh nghiệp và định hướng cho sự chuyển biến vốn của doanh nghiệp.
1.3.3.1 Phân tích tình hình sử dụng vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: Ở một thời điểm nhất định, tiền chỉ phản ánh và nó có ý nghĩa như một hình thái biểu hiện của tài sản lưu động Nhưng trong quá trình kinh doanh, sự vận động của tiền được xem là hình ảnh trung tâm của hoạt động kinh doanh - phản ánh năng lực tài chính của doanh nghiệp Giá trị của tài sản mà rộng hơn là giá trị của doanh nghiệp được xác định bởi dòng tiền mà tài sản tạo ra vì dòng tiền cần thiết để đáp ứng nhu cầu thanh toán, mua sắm thiết bị, vật tư kinh doanh…
Vì vậy đây là cơ sở để các nhà quản lý phân tích và tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho việc dự trữ.
Việc dự trữ tền trong doanh nghiệp luôn thể hiện tính hai mặt đó là khả năng sinh lời và rủi ro Do vậy, việc quản lý tài chính cần phải cân nhắc tính sinh lợi và rủi ro trong việc dự trữ tiền sao cho hiệu quả nhất Do đó việc phân tích tình hình sử dụng vốn bằng tiền trong doanh nghiệp được coi là yếu tố cần thiết mà doanh nghiệp cần quan tâm.
1.3.3.2 Phân tích tình hình thanh toán và các khoản phải thu:
Phân tích tình hình thanh toán và các khoản phải thu là tìm hiểu tình hình thu hồi công nợ của doanh nghiệp trong thời gian qua Các khoản phải thu là một phần tài sản của doanh nghiệp tạm thời bị chiếm dụng Điều quan trọng không phải là làm giảm các khoản phải thu mà tìm ra biện pháp thu hồi nợ đúng hạn, đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn.
Từ bảng phân tích tình hình phải thu qua các kỳ sẽ cho thấy sự biến động của các khoản phải thu từ đó có thể có thể nhận xét được tình trạng thu hồi nợ hiện tại của doanh nghiệp, đồng thời đó là căn cứ để xác định nguyên nhân và tìm ra giải pháp thích hợp.
1.3.3.3 Phân tích tình hình tồn kho của doanh nghiệp:
Phân tích tình hình tồn kho của doanh nghiệp là việc theo dõi tình hình quản lý của doanh nghiệp đối với lượng hàng tồn kho Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tồn kho là hiện tượng tất yếu xảy ra mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải có.
Qua bảng phân tích tình hình tồn kho ta có thể đánh giá tình hình biến động dự trữ trong tổng hàng tồn kho Xác định được nguyên nhân gây nên sự biến động đó, xác định được các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho từ đó có kế hoạch qiải quyết thích hợp để đảm bảo mức dự trữ cần thiết.
Số vòng quay của Giá vốn hàng bán hàng tồn kho Giá trị hàng tồn kho bình quân
Chỉ tiêu này đánh giá khả năng luân chuyển hàng tồn kho của doanh nghiệp Trị giá của chỉ tiêu này càng cao thì công việc kinh doanh được đánh giá là tốt, khả năng hoán chuyển tài sản này thành tiền cao Khi phân tích chỉ tiêu này cần quan tâm đến đặc điểm mặt hàng kinh doanh và ngành nghề kinh doanh. Nếu doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau và ngành nghề khác biệt thì cần tính toán số vòng quay cho từng nhóm, ngành hàng.
Số ngày của một Số ngày trong kỳ vòng quay kho hàng Số vòng quay của hàng tồn kho
Biện pháp quản lý vốn lưu động trong doanh nghiệp
1.4.1.Quản lý tiền mặt trong doanh nghiệp:
Tiền là một loại tài sản của doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển hoá thành các loại tài sản khác Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp luôn có nhu cầu dự trữ tiền mặt hay tiền mặt tương đương (các chứng khoán có khả năng chuyển đổi thành tiền mặt dễ dàng) ở một quy mô nhất định.
Quản lý tiền mặt trong doanh nghiệp là việc kiểm soát lượng tiền mặt tại doanh nghiệp thông qua việc dự trữ tiền mặt.
Bản thân tiền mặt tự nó không sinh ra lợi nhuận, do vậy phải đưa nó tham gia vào quá trình kinh doanh, đẩy mạnh sự luân chuyển của tiền mặt để sinh lãi. Nhu cầu dự trữ tiền mặt trong các doanh nghiệp thông thường là để đáp ứng yêu cầu giao dịch hàng ngày như mua sắm vật tư, hàng hoá, thanh toán các khoản chi phí cần thiết Ngoài ra còn xuất phát từ nhu cầu dự phòng để ứng phó những nhu cầu vốn bất thường chưa dự tính được Sở dĩ doanh nghiệp phải dự phòng là do tiền mặt luân chuyển không theo một quy luật nhất định nào vì thế doanh nghiệp phải dự trữ một lượng tiền mặt nhất định để duy trì một vòng đệm an toàn về nhu cầu tiền mặt khi cần thiết Việc dự trữ tiền mặt còn để nhằm mục đích đầu cơ Tức là dự trữ tiền mặt để sẵn sàng sử dụng khi xuất hiện cơ hội kinh doanh mới.
Việc duy trì một mức dự trữ tiền mặt đủ lớn còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp cơ hội chiết khấu trên hàng mua trả đúng kỳ hạn, làm tăng khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp…Dựa vào tỷ số khả năng thanh toán cao doanh nghiệp có thể mua hàng chịu với thời gian thanh toán dài và cũng có thể vay mượn dể dàng ở ngân hàng, ở các cơ quan tín dụng.
Do vậy việc dự trữ tiền mặt hợp lý là vấn đề hết sức quan trọng trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, luồng tiền vào ra liên tục Luồng tiền vào là thu được từ việc bán hàng hóa hay các khoản thu nhập bất thường luồng tiền chi ra là những khoản chi trả cho việc mua hàng hóa, vật tư, chi lương…Các khoản thu chi này thường không thống nhất về thời gian và giá trị do đó luôn tạo trạng thái dư thừa hay thiếu hụt tiền mặt tại doanh nghiệp Vì vậy cần phải xác định xem khi nào tiền mặt dư thừa, lúc nào tiền mặt thiếu, thiếu bao nhiêu và thiếu trong bao lâu Để làm được việc này cần phải xác định được nhu cầu vốn tổng quát cần được tài trợ và thời gian cần tài trợ, để đáp ứng được nhu cầu này doanh nghiệp cần phải có một số tiền mặt tối ưu, mức tiền mặt này được xác định thông qua mô hình EOQ.
Theo mô hình này thì khi tiền mặt xuống thấp doanh nghiệp sẽ bán chứng khoán hay vay của ngân hàng để thu tiền, doanh nghiệp phải tốn chi phí cố định cho việc giao dịch bán chứng khoán hay chi phí trả lãi cho ngân hàng Khi dự trữ tiền mặt thì doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội phí tức là mức lãi mà nếu không dự trữ và đem đi đầu tư có thể được tạo ra từ lượng tiền đó.
Gọi Q* là lượng dự trữ tối ưu Ta có:
2 x Tiền mặt trong kỳ x chi phí mỗi lần giao dịch
Q* = Tiền lãi sẽ có được nếu đem đầu tư
1.4.2.Quản lý các khoản phải thu:
Quản lý các khoản phải thu trong doanh nghiệp là việc kiểm soát, nhận định chính sách tín dụng thương mại, về việc theo dõi các khoản phải thu, về việc đưa ra các quyết định tín dụng mà doanh nghiệp đề ra nhằm để xác định đúng thực trạng các khoản phải thu và đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền của doanh nghiệp.
Chính sách tín dụng hay chính sách bán chịu thể hiện quan điểm của doanh nghiệp về tương quan giữa rủi ro và lợi nhuận mang lại Một doanh nghiệp khi nới lỏng chính sách tín dụng là nhằm mục đích tăng doanh thu nhưng đồng thời cũng gia tăng rủi ro và tăng vốn đầu tư vào các khoản phải thu.
Các khoản phải thu thường phụ thuộc vào các yếu tố: doanh thu bán chịu, giới hạn lượng vốn có thể bán chịu, thời hạn bán chịu, chính sách tín dụng và chính sách thu tiền căn bản của chính sách tín dụng là thời hạn bán chịu của doanh nghiệp trong cùng một ngành, doanh nghiệp phải có thời hạn bán chịu tương đương với các doanh nghiệp khác cùng ngành.
Chính sách tín dụng sẽ quyết định mức độ đầu tư vào các khoản phải thu vì các khoản phải thu được xem là một tài sản đầu tư và nó cũng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Tuy nhiên, khi doanh nghiệp tăng các khoản phải thu thì cũng kèm theo là tăng rủi ro Khi doanh nghiệp thay đổi chính sách tín dụng nhằm mục đích tăng doanh thu thì hàng loạt các chi phí khác cũng tăng theo:
- Chi phí quản lý và thu hồi nợ tăng vì khi tăng các khoản phải thu thì cần tăng cường công tác quản lý và thu hồi nợ nhằm hạn chế mất mát và tổn thất trong công tác thu hồi nợ.
- Nợ khó đòi tăng Mặc dù các khoản phải thu là nợ sẽ thu nhưng những khoản nợ này có rủi ro nhất định, tùy thuộc vào quá trình thẩm định người mua khi doanh nghiệp quyết định bán chịu tuy nhiên cần phải xác định một tỷ lệ rủi ro cho các khoản nợ khó đòi Vì vậy chi phí nợ khó đòi sẽ tăng khi khoản phải thu tăng.
- Chi phí tài trợ tăng vì khoản phải thu tăng thì buộc doanh nghiệp phải đầu tư thêm vốn vào các khoản phải thu này và tất nhiên vốn đầu tư này là chi phí và chi phí tài trợ các khoản phải thu này là chi phí sử dụng vốn Tóm lại, để đánh giá được chính sách tín dụng khác nhau trong một doanh nghiệp cần phải đánh giá tác động của chính sách đó đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.
Trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thường chuộng phương thức bán hàng thu tiền ngay hơn là bán hàng tín dụng nhưng vì yếu tố cạnh tranh nên nhiều doanh nghiệp phải mời chào khách hàng mua bán theo phương thức tín dụng, từ đó làm nảy sinh khoản phải thu rừ khách hàng Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý tài chính, vì vậy các doanh nghiệp khi quản lý cũng phải đảm bảo các điều kiện sau đây:
- Thời gian cấp tín dụng: Tùy theo từng ngành kinh doanh và tùy doanh nghiệp mà thời hạn cấp tín dụng các doanh nghiệp đều phải xem xét ba yếu tố sau:
+ Xác suất về tình trạng khách hàng sẽ không trả tiền trong trường hợp khách hàng là những doanh nghiệp thuộc những ngành rủi ro cao hay là những doanh nghiệp có vị thế tài chính yếu thì cần áp dụng chính sách này một cách hạn chế nhằm giảm bớt rủi ro.
+ Độ lớn của khoản tín dụng: Đối với những khoản tín dụng có giá trị nhỏ thì thời gian bán chịu ngắn hơn
Phân tích tình hình sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp
Phân tích tình hình sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp là quá trình xem xét, kiểm tra, tính toán và đánh giá việc quản lý và sử dụng vốn lưu động thông qua việc tập hợp các khái niệm, phương pháp tiếp cận nhằm xử lý các thông tin kế toán tài chính và các thông tin khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho việc ra quyết định của Hội đồng quản trị, đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng như những rủi ro trong tương lai và triển vọng của doanh nghiệp một cách xác thực.
Ngày nay cùng với sự phát triển của kinh tế thị trường, việc phân tích tài chính của doanh nghiệp là mối quan tâm của nhiều đối tượng khác nhau Người sử dụng báo cáo tài chính theo đuổi các mục tiêu khác nhau nên việc phân tích tài chính cũng tiến hành theo nhiều cách khác nhau Điều đó vừa tạo ra lợi ích vừa tạo ra sự phức tạp của việc phân tích tài chính
Phân tích tình hình sử dụng vốn lưu động qua các báo cáo tài chính là một khía cạnh đặc biệt trong vấn đề đó Các đối tượng quan tâm trong lĩnh vực này đó là Ban giám đốc (Hội đồng quản trị), các cổ đông, các nhà đầu tư, các tổ chức cho vay tín dụng, các chủ nợ, nhà cung cấp, khách hàng…Mỗi đối tượng này có nhu cầu thông tin khác nhau do vậy mỗi nhóm có những xu hướng tập trung vào những khía cạnh riêng trong quá trình phân tích Tuy nhiên tất cả đều hướng đến một xu hướng quan tâm chung đó là khả năng thanh toán, tình hình công nợ, hiệu quả sử dụng cũng như việc bảo toàn vốn trong doanh nghiệp Vì vậy việc phân tích tình hình sử dụng vốn lưu động phải đạt được mục tiêu sau:
+ Phân tích tình hình sử dụng vốn lưu động phải cung cấp những thông tin hữu ích, đáng tin cậy về khả năng thanh toán, tình hình công nợ cho các nhà cung cấp, ngân hàng để họ có đủ cơ sở ra quyết định bán chịu hay cho vay với Doanh nghiệp.
+ Việc phân tích trên phải đảm bảo kết quả đánh giá sự vận động của vốn lưu động để các nhà quản lý làm căn cứ cho việc trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp nên dự trữ hàng hoá ở mức bao nhiêu? Lượng tiền mặt dự trữ ở mức nào là hợp lý? Tiêu chuẩn tín dụng đối với khách hàng cần có thay đổi gì không? Từ đó các nhà quản lý có thể vạch ra kế hoạch, chính sách dự trữ về vốn lưu động cho các kỳ tới có hiệu quả hơn.
1.5.3.Nội dung cơ bản về tình hình sử dụng vốn lưu động:
1.5.3.1 Phân tích vốn lưu động ròng, nhu cầu vốn lưu động ròng trong doanh nghiệp: a) Phân tích vốn lưu động ròng trong doanh nghiệp:
Vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp Vốn lưu động ròng là phần tài sản còn lại sau khi đáp ứng toàn bộ nhu cầu nguồn vốn tạm thời hay nói cách khác vốn lưu động ròng là chênh lệch giữa vốn lưu động và nguồn vốn tạm thời.
Ngoài ra vốn lưu động ròng còn là phần chênh lệch giữa nguồn vốn thường xuyên và giá trị tài sản dài hạn.
VLĐR = NVTX - TSDH (2) Ở chỉ số cân bằng thứ nhất thể hiện một phần tình hình sử dụng vốn lưu động ròng VLĐR được phân bổ vào các khoản phải thu, hàng tồn kho hay các khoản có tính thanh khoản cao Nó nhấn mạnh đến tính linh hoạt trong việc sử dụng vốn lưu động ở doanh nghiệp Chính vì vậy phân tích cân bằng tài chính hiệu quả chỉ tiêu và cách tính này nhấn mạnh đến phân tích bên trong Phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố của TSNH với NVTT còn thể hiện khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Ở chỉ số cân bằng thứ hai thể hiện cân bằng giữa nguồn vốn ổn định với những tài sản có thời gian chu chuyển trên một chu kỳ kinh doanh hoặc trên một năm Chỉ tiêu này thể hiện nguồn gốc của VLĐ hay còn gọi là phân tích bên ngoài về VLĐ Ở một khía cạnh khác VLĐR còn thể hiện phương thức tài trợ của TSCĐ. Để đánh giá cân bằng tài chính của doanh nghiệp cần nghiên cứu trong cả chuổi thời gian thì mới dự đoán được những khả năng triển vọng về cân bằng tài chính về tương lai Nghiên cứu VLĐR ở nhiều thời điểm khác nhau còn có thể loại trừ những sai lệch về số liệu do tính thời vụ hoặc tính chu kỳ trong kinh doanh Phân tích VLĐR qua nhiều kỳ có những trường hợp sau:
- Nếu VLĐR dương và tăng nhanh qua nhiều năm: Đánh giá mức độ an toàn của doanh nghiệp vì nguồn vốn thường xuyên không những đủ để tài trợ cho TSDH mà còn có phần dư để tài trợ cho TSNH Tuy nhiên để phân tích kỹ cần xem xét các bộ phận của nguồn vốn thường xuyên Thông thường để đạt được sự an toàn đó thì doanh nghiệp phải tăng vốn chủ sở hữu hay tăng nợ dài hạn Tăng vốn chủ sở hữu sẽ gia tăng được tính độc lập về tài chính nhưng làm giảm đi hiệu ứng của đòn bẩy tài chính Ngược lại nếu tăng nợ dài hạn thì hiệu ứng của đòn bẩy tài chính sẽ phát huy tác dụng nhưng luôn gắn với rủi ro do sử dụng nợ.
Xét về yếu tố TSCĐ trong cân bằng tài chính này, nếu VLĐR dương và tăng do thanh lý liên tục TSCĐ làm giảm quy mô tài sản cố định thì chưa thể kết luận được tính an toàn về tài chính vì có thể doanh nghiệp đang trong thời kỳ suy thoái, phải thanh lý tài sản nhưng chưa có biện pháp hữu hiệu để đầu tư TSCĐ vào lĩnh vực kinh doanh mới Phương thức khấu hao TSCĐ cũng là nhân tố ảnh hưởng đến mức độ cân bằng tài chính trong dài hạn.
- Nếu VLĐR = 0 thì cân bằng tài chính của doanh nghiệp kém bền vững tức là NVTX vừa đủ để tài trợ cho TSDH, còn TSNH vừa đủ để dáp ứng nhu cầu thanh toán nợ ngắn hạn Việc cân bằng tài chính này không an toàn
- Nếu VLĐR âm: mất cân bằng tài chính trong dài hạn Nguồn vốn thường xuyên không đủ để tài trợ cho TSDH Do đó phải sử dụng nguồn vốn tạm thời để tài trợ vì vậy doanh nghiệp sẽ gặp áp lực trong thanh toán ngắn hạn Vì thế nguy cơ phá sản tăng nếu doanh nghiệp không thanh toán đúng hạn và hiệu quả kinh doanh thấp Phân tích VLĐR âm trong trường hợp này nên quan tâm đến cơ cấu, quy mô các nguồn vốn tạm thời tài trợ TSDH vì thực chất mỗi nguồn vốn tạm thời tài trợ lại có chi phí vốn và trách nhiệm thanh toán khác nhau Ở một góc độ khác, nếu việc giảm VLĐR này nhằm tài trợ các khoản đầu tư TSDH để sinh lợi mới, góp phần nâng cao vị trí của doanh nghiệp thì cũng cần xem xét đến khả năng của doanh nghiệp trong tương lai. b) Phân tích nhu cầu VLĐR:
Các yếu tố thuộc VLĐ có mối quan hệ với chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chẳng hạn, số dư các khoản phải thu khách hàng có mối quan hệ tuyến tính với doanh thu bán hàng của doanh nghiệp Khi doanh số của đơn vị càng tăng thì số dư các khoản phải thu khách hàng cũng gia tăng và ngược lại Ở những đơn vị mà hoạt động tín dụng bán hàng là yếu tố thúc đẩy tiêu thụ thì mối quan hệ này càng thể hiện rõ hơn Cũng trong chu trình đó, hoạt động tiêu thụ gia tăng làm dự trữ hàng tồn kho ở doanh nghiệp và hoạt động cung ứng đến lượt nó sẽ làm tăng các khoản nợ và tín dụng từ nhà cung cấp Do những nhân tố trên tác động qua lại lẫn nhau nên trong chu kỳ kinh doanh sẽ phát sinh nhu cầu về dự trữ hàng tồn kho, các khoản phải thu nhưng đồng thời những tài sản này cũng được tài trợ một phần bởi các khoản nợ Vì thế, nhu cầu về VLĐR về nguyên thủy được tính như sau:
NCVLĐR = Hàng tồn kho + Nợ phải thu - Nợ phải trả
Có thể thấy: khái niệm nhu cầu VLĐR có liên quan đến một dãy các hoạt động có tính tuần hoàn ở đơn vị, như: quá trình cung ứng, sản xuất, tiêu thụ trong các doanh nghiệp sản xuất; hay quá trình thu mua, dự trữ và bán hàng ở doanh nghiệp thương mại Trong dãy hoạt động có tính tuần hòan đó, nhu cầu tài trợ ngắn hạn còn tính đến các khoản phải thu khác trong quá trình kinh doanh (tạm ứng, trả trước nhà cung cấp, khoản phải thu nội bộ,…) và các nguồn vốn tạm thời khác thay đổi cùng với quy mô hoạt động của doanh nghiệp (nợ lương, nợ thuế, nợ BHXH, nợ phải trả nội bộ,…) Chỉ tiêu nhu cầu VLĐR một cách tổng quát được tính như sau:
NCVLĐR = Hàng tồn kho + Nợ phải thu – Nợ ngắn hạn (trừ vay ngắn hạn)
Cách tính chỉ tiêu này từ bảng cân đối kế toán như sau:
- Giá trị hàng tồn kho là giá trị thuần từ mã số 140, gồm các loại dự trữ cho sản xuất kinh doanh.
- Nợ phải thu bao gồm giá trị thuần từ mã số 130 “các khoản phải thu”; mã số 150 “tài sản lưu động khác”.
- Nợ ngắn hạn (không kể vay ngắn hạn) là các khoản nợ có thời hạn sử dụng dưới 1 năm thuộc nguồn vốn tạm thời Trị giá khoản nợ này là chênh lệch giữa NVTT với khoản nợ vay ngắn hạn ngân hàng (mã số 311) và nợ dài hạn đến hạn trả (mã số 312).
Qua những phân tích trên, chỉ tiêu nhu cầu vốn lưu động ròng thể hiện nhu cầu tài trợ ngắn hạn Do vậy, phân tích cân bằng tài chính cần xem xét mối quan hệ giữa VLĐR với nhu cầu vốn lưu động ròng Có những trường hợp sau:
PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VÀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU DỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 504
Khái quát về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần 504
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển chung của Công ty:
2.1.1.1.Tên, địa chỉ của công ty:
- Tên hợp pháp của Công ty bằng tiếng Việt : Công ty cổ phần 504.
- Tên đăng kí hợp pháp của Công ty bằng tiếng Anh: Joint stocks company 504.
- Tên giao dịch của Công ty là: Josco 504.
- Địa chỉ: 57 – Nguyễn Thị Định – TP Quy Nhơn – Tỉnh Bình Định.
2.1.1.2.Thời gian thành lập và các mốc quan trọng:
Là một đơn vị ra đời sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng Công ty Cổ phần 504 phải đương đầu với nhiều khó khăn vốn, công ăn, việc làm tốc độ phát triển trong sản xuất kinh doanh chậm nhưng cán bộ công nhân trong Công ty vẫn luôn cố gắng tìm những biện pháp giữ vững bước đi, tạo sự ổn định trong sản xuất kinh doanh
Tiền thân của Công ty cổ phần 504 là Công ty công trình 16 (Cục quản lý đường bộ Việt Nam ), thành lập sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng. Đến năm 1981 sáp nhập thêm Công ty công trình 14 (Cục quản lý đường bộViệt Nam), Công ty công trình 16 đổi tên thành Công ty đại tu công trình giao thông 504 trực thuộc khu quản lý đường bộ 9. Đến năm 1983 đoạn quản lý đường bộ Nghĩa Bình nhập và Công ty và được đổi tên là Xí nghiệp đường bộ 504. Đến tháng 7 năm 1989 do điều kiện tách tỉnh để phù hợp cho hoạt động trên địa bàn và nhằm cho cơ cấu được gọn nhẹ, Xí nghiệp đường bộ 504 được chia thành 2 bộ phận: bộ phận ở Quãng Ngãi, một bộ phận ở Bình Định Bộ phận ở Quảng Ngãi thành lập Xí nghiệp đường bộ 509 và bộ phận ở Bình Định là Xí nghiệp quản lý đường bộ 504
Căn cứ vào Quyết định số 200/QĐ /TCCB –LĐ ngày 13/05/1993 của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải khu quản lý đưòng bộ 5 đã tách lực lượng đại tu, xây dựng cơ bản, sửa chữa ra khỏi đơn vị thành lập, Công ty Công trình giao thông 504 trực thuộc khu quản lý đường bộ 5 Đến tháng 12 năm 1996 Bộ trưởng Bộ GTVT ra quyết định điều chuyển Công ty Công trình giao thông 504 sang trực thuộc tổng Công ty Xây dựng công trình giao thông 5.
Năm 2005 Công ty đã tiến hành cổ phần hoá và đổi tên thành Công ty Cổ phần 504 Cho dến nay Công ty có các đơn vị trực thuộc như sau:
- Công ty TNHH xây dựng Vạn Mỹ.
- Công ty TNHH xây dựng 4.2.
- Xí nghiệp thi công cơ giới 4.1.
- Trung tâm thí nghiệm Las -193.
Ngoài ra Công ty còn tách riêng khối văn phòng đặt tại 57 Nguyễn Thị Định Tp Quy Nhơn với ngành nghề kinh doanh chính là xây dựng các công trình giao thông, công nghiệp và thuỷ lợi.
2.1.1.3 Quy mô hiện tại của Công ty:
Cùng với xu thế hội nhập của đất nước thực hiện chủ trương của Đảng vàNhà nước về việc nhanh chóng khôi phục hệ thống giao thông từ Bắc vào Nam phục vụ cho công tác tái thiết và phát triển đất nước việc sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm qua tuy đã trải qua những năm tháng thăng trầm nhưng đơn vị vẫn từng bước tạo dựng vị trí ổn định của mình trong thời kì đổi mới đất nước hiện nay Cụ thể: ngoài sự giúp đỡ của tổng Công ty về vốn và TLLĐ Công ty còn có nguồn vốn tự đi vay bổ sung Jvào vốn hoạt động kinh doanh của mình.
Tính đến ngày 31/ 12/ 2007 tổng vốn kinh doanh của Công ty là:
- Tồn tại dưới hình thức tài sản 83 tỷ Trong đó:
+ Tài sản ngắn hạn là 74 tỷ.
+ Tài sản dài hạn là 9 tỷ.
- Tồn tại dưới hình thức nguồn vốn là 83 tỷ Trong đó:
+ Nguồn vốn chủ sở hữu: 2 tỷ.
Tổng số lao động hiện có của Công ty là 350 người Trong đó:
+ Nhân viên quản lý là 74 người
+ Công nhân trực tiếp sản xuất là 276 người.
Căn cứ vào số liệu trên ta có thể kết luận rằng: đây là doanh nghiệp có quy mô vừa
1.1.4 Kết quả kinh doanh và đóng góp vào ngân sách qua các năm của Công ty:
BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ĐVT : Đồng ng
CHỈ TIÊU Mã số Năm 2006 Năm2007
Trong đó : Doanh thu Xây lắp 2 26.036.637.573 31.771.803.718 Doanh thu SXCN
* Gía trị hàng bán trả lại 6
*Thuế TTĐB, thuế XNK phải nộp 7
5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 504.201.800 1.455.024.071
6 Lợi nhuận thuần từ hoạt động
Thu nhập hoạt độngtài chính 31 70.723.350 46.465.747
Chi phí hoạt động tài chính 33 1.803.810 2.325.031.282
7 Lợi tức hoạt động tài chính
Các khoản thu nhập khác 41 2.760.173 58.083.356 Thuế thu nhập họat động khác 42
Chi phí hoạt động khác 43 277.191 10.266.861
8 Lợi tức hoạt động khác
9 Tổng lợi tức trước thuế
10 Thuế lợi tức phải nộp 70
Do Công ty vừa mới cổ phần hóa nên 2 năm đầu tiên được miễn giảm thuế thu nhập doanh nghiệp Do đó năm 2006 mặc dù có lãi nhưng công ty không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp
2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần 504:
Xây dựng các công trình giao thông, công nghiệp và thuỷ lợi Nhiệm vụ của Công ty chủ yếu là thực hiện các mục tiêu đề ra của Công ty: không ngừng phát triển các loại hình kinh doanh, phát huy mọi nguồn lực để xây dựng Công ty ngày càng lớn mạnh, thu được lợi nhuận cao nhất cho Công ty và các cổ đông; tạo công ăn việc làm ổn định; nâng cao thu nhập và đời sống cho người lao động trong Công ty; đảm bảo lợi ích cho các cổ đông và làm tròn nghĩa vụ cho Nhà nước.
- Xây dựng và đại tu các công trình giao thông.
- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi, thuỷ điện.
- Thi công, gia công dầm cầu thép, cấu kiện thép và sản phẩm cơ khí khác.
- Sản xuất cấu kiện bê tông.
- Thí nghiệm vật lệu xây dựng công trình giao thông.
- Khai thác vật liệu xây dựng.
- Đầu tư xây dựng kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công nghiệp, cụm dân cư và đô thị.
- Công nghiệp sửa chữa thiết bị GTVT.
- Đầu tư xây dựng kinh doanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê.
2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty:
2.1.3.1 Loại hình kinh doanh và các hàng hoá, dịch vụ chủ yếu:
- Loại hình kinh doanh: xây dựng.
- Những sản phẩm chính của Công ty được sản xuất trong điều kiện môi trường độc hại, người công nhân luôn tiếp xúc với bụi đá, các chất hoá học và làm việc ở ngoài trời Mặt khác sản phẩm được sản xuất ra trong điều kiện thời tiết nắng ráo còn mùa mưa không thể sản xuất được.
Các sản phẩm chính của Công ty như: bê tông nhựa nóng, đá xây dựng, các công trình kiến trúc, nhà cửa, trường học, đường xá và các công trình giao thông, thuỷ lợi.
2.1.3.2.Thị trường đầu vào và đầu ra của Công ty:
Thị trường đầu vào: Các chủ đầu tư, các nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hoá cho Công ty như: sắt, thép, ximăng, gạch
Thị trường đầu ra: Do đặc thù sản phẩm sản xuất ra nên môi trường sản xuất kinh doanh của Công ty trải dài trên diện rộng cả nước và đặc biệt là các tỉnh Duyên hải Miền Trung và Tây Nguyên, chủ yếu nhất là Bình Định và Quảng Ngãi.
2.1.3.3 Vốn kinh doanh của Công ty:
Tổng vốn kinh doanh hiện nay là 83 tỷ Trong đó vốn chư sở hữu là 2 tỷ còn lại chủ yếu là vốn vay.
2.1.3.4 Đặc điểm nguồn lực chủ yếu của Công ty:
- Đặc điểm về lao động:
S l ng cán b công nhân viên trong nh ng n m g n đây: ố lượng cán bộ công nhân viên trong những năm gần đây: ượng cán bộ công nhân viên trong những năm gần đây: ộ công nhân viên trong những năm gần đây: ững năm gần đây: ăm gần đây: ần đây:
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Nhân viên quản lý (người) 81 74 74
Công nhân trực tiếp sản xuất
Qua các năm số lượng lao động tăng lên trong đó nhân viên quản lý giảm và tăng số lượng công nhân lao động trực tiếp Như vậy cơ cấu lao động hợp lý.
- Đặc điểm tài sản cố định:
Hiện nay doanh nghiệp có tài sản cố định đã trích khấu hao:
- Nhà cửa vật kiến trúc 2.6 tỷ
- Máy móc thiết bị động lực 1.8 tỷ
- Máy móc thiết bị khác thi công 3.3 tỷ
- Thiết bị đo lường thí nghiệm 0.5 tỷ
- Thiết bị và phương tiên vận tải 1.6 tỷ
- Tài sản cố định khác 0.6 tỷ
2.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty: 2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất
Do đặc điểm loại hình kinh doanh của Công ty là xây dựng nên sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc có quy mô kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc và thời gian sản xuất lâu dài do đó quy trình công nghệ của sản phẩm xây lắp rất khác do với việc sản xuất các sản phẩm thông thường khác, quy trình công nghệ sản xuất bao gồm các bước sau:
- Đấu thầu và trúng thầu, Công ty tiến hành thoả thuận ký hợp đồng với chủ đầu tư.
- Xác định ngày khởi công.
- Vận chuyển máy thi công, công nhân, nguyên vật liệu đến công trường.
- Lên kế hoạch vốn lưu động.
- Dựa vào tiến độ xác định số lượng vật liệu dự trữ cần thiết phù hợp.
- Thi công lần lượt các hạng mục công trình.
- Lập hồ sơ quyết toán.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức sản xuất kinh doanh:
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo.
- Công trường: là đơn vị nhận kế hoạch sản xuất của Công ty, việc điều hành sản xuất phân cấp theo quy chế làm việc của Công ty bao gồm: Ban chỉ huy, các bộ phận kế toán vật tư kỷ thuật, thủ kho, thủ quỹ.
Công ty TNHH Xây dựng 4.2
Công ty TNHH XD Vạn Mỹ Đội cơ giới và xây dựng
Các tổ tu công trình lưu động
Các đội thi công Các đội thi công
- Xí nghiệp thi công cơ giới 4.1: nhiệm vụ chủ yếu là dùng các máy để thi công công trình hoặc cung cấp máy móc cho các đội thi công.
- Trung tâm thí nghiệm Las-193: gồm các tổ thí nghiệm chuyên nghiên cứu và thí nghiệm các loại vật liệu dùng thi công công trình.
- Công ty TNHH xây dựng 4.2: gồm các đội thi công chuyên thi công các công trình và sản xuất các vật liệu xây dựng.
- Công ty TNHH xây dựng Vạn Mỹ: là đơn vị chuyên sản xuất đá, bêtông nhựa cung cấp thi công các công trình.
2.1.4.2 Đặc điểm tổ chức quản lý:
Công ty Cổ phần 504 tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức quản lý:
Phòng KT-CL Phòng TC-KT Phòng KH-KD
Công tyTNHH XDVạn Mỹ
Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo.
Phân tích tình hình quản lý và sử dụng vốn lưu động tại Công ty Cổ phần 504 44 1.Phân tích tình hình sử dụng vốn tại Công ty Cổ phần 504
2.2.1.Phân tích tình hình sử dụng vốn tại Công ty Cổ phần 504:
Vốn lưu động có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nó được thể hiện dưới dạng các khoản đầu tư của doanh nghiệp vào tài sản lưu động Do vậy các nhà quản lý cần phải cân nhắc kỹ lưỡng cơ câu tài sản của đơn vị mình để từ đó có kế hoạch quản lý vốn lưu động sao cho có hiệu quả nhất.
Căn cứ vào bảng cân đối kế toán của công ty ta có thể lập bảng phân tích sau:
B ng 2.1 B ng phân tích tình hình s d ng v n t i Công ty C ph n 504 ảng 1.2: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ ảng 1.2: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ ử dụng vốn tại Công ty Cổ phần 504 ụng vốn tại Công ty Cổ phần 504 ố lượng cán bộ công nhân viên trong những năm gần đây: ại Công ty Cổ phần 504 ổ phần 504 ần đây:
2.Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 0 0 0 0 0 0
3.Các khoản phải thu 49.399.776.495 + 74,58 49.599.407.022 +66,43 +199.630.530 +0,4 4.Hàng tồn kho 9.277.157.658 + 14 12.196.152.551 +16,33 +2.918.994.892 +31,46 5.Tài sản lưu động khác 6.958.774.612 + 10,51 11.039.420.109 +14,49 +4.080.645.488 +58,64
Qua bảng phân tích trên ta thấy tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp tăng8.423.536.770 đồng tương ứng tăng 12,72% so với năm 2006 Điều này chứng tỏ doanh nghiệp đang bổ sung vốn lưu động để mở rộng sản xuất kinh doanh Cụ thể:
Vốn bằng tiền tăng lên 1.224.265.859 đồng tương ứng tăng 202,59% tăng gấp 3 lần so với năm 2006 Căn cứ vào bảng cân cân đối kế toán của công ty năm 2007 cho thấy doanh thu của doanh nghiệp đạt hơn 31 tỷ do đó làm cho lượng tiền tăng lên đột biến từ 604.317.157 đồng vào năm 2006 lên đến 1.828.583.016 đồng vào năm 2007 Vì vậy, tiền tăng sẽ làm cho khả năng thanh toán có khả năng tăng hơn.
Các khoản phải thu của công ty năm 2007 tăng 199.630.530 đồng tương ứng tăng 0,4% so với năm 2006 Bỡi vì Công ty Cổ phần 504 là công ty xây dựng, kinh doanh những mặt hàng có tính chất đặc biệt có chu kỳ sản xuất dài, hơn nữa vốn thanh toán của các chủ đầu tư phụ thuộc vào vốn của ngân sách hay nguồn vốn vay ngân hàng nên thường chậm trễ trong việc thanh toán Do vậy, thông thường nhiều công trình xây dựng được xây dựng xong mà chưa được thanh toán do đó đối với công ty xây dựng khoản phải thu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng TSNH, chiếm khoản hơn 50% Tuy nhiên qua bảng phân tích trên ta thấy tỷ trọng khoản phải thu trong tổng tài sản ngắn hạn của năm 2007 giảm xuống so với năm 2006 tương ứng giảm 8,15% Đó chính là sự nổ lực phấn đấu của công ty trong công tác quản lý và thu hồi nợ.
Hàng tồn kho của công ty năm 2006 là 9.277.157.658 đồng chiếm 14% trong tổng tài sản ngắn hạn trong khi đó năm 2007 là 12.196.152.551 đồng với tỷ trọng là 16,32% trong tổng TSNH Do đặc điểm là ngành xây dựng có chu kỳ sản xuất dài nên việc dự trữ nguyên vật liệu cao, hơn nữa do chu kỳ sản xuất kéo dài nên sản phẩm dở dang chiếm tỷ trọng lớn Do đó hàng tồn kho năm 2007 tăng so với năm 2006 là 13,46% mặc dù tổng Tài sản ngắn hạn tăng nhưng tốc độ tăng của hàng tồn kho nhanh hơn so với tổng tài sản ngắn hạn do đó tỷ trọng của hàng tồn kho trong tổng TSNH năm 2007 tăng hcao hơn so với năm 2006.Qua nhhiên cứu thực tế cho thấy năm 2007 công ty đã thi công nhiều dự án như
Gói 23 và nhưng gói thầu từ năm 2006 chuyển qua như đoạn Bình Long – Dung Quốc, dự án Cầu Giẻ - Ninh Bình do đó lượng hàng tồn nên lượng hàng tồn kho tăng lên là tất yếu.
Tài sản lưu động khác cũng tăng lên 4.080.645.488 đồng tương ứng tăng 58,64% điều đó góp phần làm tăng quy mô của TSLĐ trong tổng tài sản của công ty.
Như vậy, sự tăng lên của TSNH chủ yếu là do sự gia tăng của lương tiền và lượng hàng tồn kho Để hiểu sâu hơn sự biến động của chỉ tiêu đó ta xét từng khoản mục cụ thể:
2.2.1.1.Tiền hình dự trữ vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần 504:
Vốn bằng tiền có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nó đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu chi tiêu hàng ngày của doanh nghiệp, như: mua nguyên vật liệu, hàng hóa, thanh toán các khoản nợ hay các chi phí khác phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh Vì vậy doanh nghiệp cần phải dự trữ một lượng tiền thỏa đáng nhằm để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày đó Thực tế cho thấy nếu dự trữ một lượng tiền mặt khá lớn dủ để đáp ứng kịp thời cho nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, điều đó sẽ giảm bớt rủi ro kinh doanh
Tuy nhiên nếu dự trữ quá nhiều thì vốn sẽ bị ứ đọng và mất đi tính sinh lời của đồng tiền như vậy sẽ không mang lại hiệu quả cho việc sử dụng vốn Vì vậy việc dự trữ tiền mặt hợp lý là điều rất quan trọng đòi hỏi nhà quản lý cần phải cân nhắc kỹ lưỡng để từ đó có quyết định hợp lý đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp mình.
Bảng 2.2 Bảng phân tích tình hình sử dụng vốn bằng tiền: ĐVT: đồng VT: đ ng ồng
Số tiền (đồng) Tỷ trọng
Qua bảng phân tích trên ta thấy lượng tiền vào cuối năm 2007 tăng gấp 3 lần so với năm 2006 Sở dĩ là do trong năm 2007 doanh thu tăng làm cho lượng tiền tăng lên Cụ thể lượng tiền mặt tại quỹ tăng 98.576.003 đồng so với năm
2006 và tiền gửi ngân hàng tăng 1.125.689.856 đồng.Tuy nhiên lượng tiền mặt tồn quỹ quá cao chiếm 99 tỷ với tỷ trọng tăng gấp 5 lần so với năm 2006, trong khi đó tỷ trọng tiền gửi ngân hàng lại giảm xuống 5 lần.
Việc tồn quỹ tiền mặt khá cao tuy đáp ứng được nhu cầu chi tiêu cần thiết như: thanh toán lương, thanh toán các khoản nợ, đáp ứng được việc mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu để thực hiện các dự án, những gói thầu trong năm, nhưng lượng tiền mặt khá cao sẽ làm cho vốn ứ đọng, mất khả năng sinh lời Doanh nghiệp cần có kế hoạch dự trữ tiền mặt hợp lý hơn.
2.2.1.2.Phân tích tình hình dự trữ hàng tồn kho ở Công ty Cổ phần 504: Để phân tích tình hình dự trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp ta phải lập bảng phân tích dạng so sánh để thấy được tình hình biến động, tăng hay giảm của hàng tồn kho như thế nào từ đó tìm ra nguyên nhân và biện pháp phát huy hay khác phục nó.
Bảng 2.3 Bảng phân tích kết cấu hàng tồn kho
Tỷ trọng (%) Số tiền (đồng) Tỷ trọng
(%) Số tiền (đồng) Tỷ trọng
-Nguyên vật liệu tồn kho 2.496.415.462 26,91 1.634.946.349 13,41 -861.469.113 -34,51 -Công cụ, dụng cụ trong kho 4.560.000 0,05 4.560.000 0,04 0 0
Tổng giá trị hàng tồn kho 9.277.157.658 100 12.196.152.551 100 +2.918.994.89
Do đặc điểm của ngành xây dựng là mua nguyên vật liệu tại nơi công trường thi công nên nguyên vật liệu tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị hàng tồn kho và giảm dần từ năm 2006 đến năm 2007 Tỷ trọng đó năm 2007 giảm xuống là 13,41% Hơn nữa trong năm 2007 Công ty đã thi công nhiều công trình, nhiều dự án do đó lượng nguyên vật liệu tồn kho ít đi.
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 504
Đánh giá công tác quản lý và sử dụng vốn lưu động tại Công ty Cổ phần 504
Hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành, trải qua nhiều chặn đường gian khổ, và những bước thăng trầm, công ty luôn cải tiến quản lý mở rộng và đã phát triển ngày càng vững mạnh, gặt hái được nhiều thành công trong quá trình SXKD của mình, đóng góp vào ngân sách hàng trăm triệu đồng Đến nay công ty đã tạo được niềm tin và uy tín trên địa bàn các tỉnh thành trong cả nước, đặc biệt là các chủ đầu tư như: Bộ GTVT, BQL DA công trình GT Bình Định Công ty đã được nhà nước khen tặng huân chương và các loại bằng khen cho tập thể và cá nhân. Với mô hình quản lý trực tuyến-chức năng thì GĐ công ty có 1 hệ thống các bộ phận chức năng luôn hỗ trợ cho ban lãnh đạo tham mưu các vấn đề liên quan để đảm bảo sự lãnh đạo công ty đem lại hiệu quả cao nhất Đây chính là 1 trong những yếu tố tạo nên hiệu quả trong công tác điều hành hoạt động của ban lãnh đạo công ty Sự năng động của ban GĐ công ty trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành đã tạo điều kiện thuận tiện cho CBCN viên lao động trong công tác, phấn đấu hết mình vì sự lớn mạnh trong toàn công ty trong đó có sự đóng góp không nhỏ ở phòng Tài chính kế toán.
Công ty CP 504 luôn chú trọng và cho rằng nguồn lực thiết yếu và vô cùng quan trọng cho sự tồn và phát triển lớn mạnh của 1 công ty đó là năng lực của đội ngũ nhân viên trong công ty Chính phương châm này công ty thường xuyên tuyển dụng những nhân viên mới có năng lực Đặc biệt là nhân viên có năng lực khá giỏi mới ra trường, bên cạnh đó công ty còn thường xuyên đưa các nhân viên đi học nhằm nâng cao trình độ Năng lực của nhân viên được hình thành và phát triển trong hoàn cảnh tốt như vậy thì đội ngũ kế toán trong công ty cũng đã khẳng định chính mình trong mọi hoàn cảnh Họ là những người có trình độ, năng lực, kinh nghiệm Hơn thế nữa đa số cán bộ trong đội ngũ kế toán đều là những cán bộ trẻ, có tinh thần trách nhiệm cao, năng động, sáng tạo, phát huy được công tác chuyên môn Chính điều này cho thấy họ cũng là 1 trong những nhân tố quyết định cho sự sống còn và đi lên của công ty.
Tuy nhiên, do thực hiện theo Quyết định số 3997/QĐ-BGTVT ngày 24/12/2005 về việc công ty CTGT 504 trực thuộc Tổng công ty XDCTGT5 thành Công ty Cổ phần 504, công ty đã củng cố tổ chức theo mô hình mới nên gặp không ít những khó khăn.
Hiện nay, công ty CP 504 đã tổ chức bộ máy kế toán tập trung nên thuận cho việc quản lý các phần hành kế toán được dễ dàng hơn; đáp ứng nhu cầu cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác cho cấp trên trong việc ra quyết định, đồng thời đáp ứng được khả năng quản lý của nhà nước đối với hoạt động SXKD của công ty khi mà nền kinh tế của nước ta vận hành theo cơ chế thị trường, đặc biệt là trong xu thế hội nhập.
Về hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp với việc sử dụng máy vi tính vào trong công tác hạch toán kế toán đã đem lại nhiều thuận lợi cho công tác kế toán như: giảm khối lượng ghi chép, công tác kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Để tránh tình trạng ghi chép trùng lặp, Công ty đã có sự phân công phân nhiệm rõ ràng đối với những nhân viên kế toán Mỗi nhân viên kế toán đảm nhận những phần hành khác nhau phù hợp theo chuyên môn nhưng họ vẫn kiểm tra và hỗ trợ cho nhau
Nguồn vốn tự có của Công ty chiếm tỷ lệ thấp, nguồn vốn của Công ty chủ yếu là vốn vay, điều này đã thể hiện Công ty phụ thuộc vào vốn bên ngoài nên khó chủ động trong kinh doanh. Đội ngũ cán bộ công nhân viên đông, vì thế việc quản lý đến từng thành viên trong Công ty là khó khăn cho Ban lãnh đạo của Công ty nên chưa phát hiện ra hết năng lực của từng thành viên để sử dụng tối đa năng lực và khả năng sáng tạo của họ.
Do cùng một lúc quản lý nhiều công trình mà công trình xây dựng nằm rải rác khắp nơi đã tạo khó khăn trong việc giám sát thi công các công trình Bên cạnh đó thời gian thi công kéo dài nên chịu ảnh hưởng của thời tiết, do đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty Hơn nữa nhiều công trình thi công ở xã địa bàn dân cư sinh sống, đường xá không thuận lợi nên hao phí cho việc vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu nhiều.
Công việc kế toán thường dồn vào cuối kỳ đã gây khó khăn cho việc tổng hợp lên bảng cân đối vào cuối năm Mặt khác địa bàn hoạt động rộng nên chi phí điều hành tốn kém, việc thu thập chứng từ chậm.
Qua phân tích về tình hình sử dụng vốn lưu động của Công ty ở phần II, ta thấy Công ty bị khách hàng chiếm dụng nhiều, khoản phải thu của Công ty cao,
Công ty chưa có thực hiện chính sách để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm Khả năng thanh toán của Công ty đều rất thấp cả 2 năm 2006 và 2007.Tình hình quản lý công nợ chưa thật hiệu quả, chưa có kế hoạch và thời gian cụ thể nên ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Giá trị hàng tồn kho cũng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động, đặc biệt là chi phí sản xuất kinh doanh dỡ dang.
Phương hướng và một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Cổ phần 504
Nhìn chung vốn lưu dộng thường chiếm tỷ trọng từ 25-30% trong tổng giá trị vốn lưu động của doanh nghiệp vì vậy việc quản lý tốt vốn lưu động và tài sản luư động có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động là một yêu cầu khách quan để tăng thêm lợi nhuận cũng như bảo toàn và phát triển vốn Doanh nghiệp phải chủ động khai thác và sử dụng triệt để tài sản hiện có, thu hồi nhanh vốn đầu tư, tăng vòng quay vốn nhằm sử dụng vốn tiết kiệm, tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh sẽ giúp cho doanh nghiệp có được sự tồn tại và phát triển ổn định Hơn nữa doanh nghiệp có thể khẳng định được vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường Để đảm bảo được yêu cầu trên thì cần phải tính toán đến nhu cầu vốn lưu động trong khâu dự trữ, sản xuất, lưu thông cho phù hợp, tạo ra một cơ cấu vốn cân đối, tránh tình trạng ứ đọng vốn trong khâu này, còn khâu khác thì lại quá ít không đảm bảo tính liên tục trong sản xuất Dự trữ vật tư, nguyên vật liệu hợp lý với nhu cầu sản xuất kinh doanh tránh lãng phí xảy ra Do đó một số biện pháp đề ra như sau:
Biện pháp 1: Tổ chức đảm bảo nhu cầu vốn lưu động cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trong các giai đoạn của chu kỳ kinh doanh, thường xuyên tồn tại một lượng tài sản lưu động nhất định, bao gồm các khoản dự trữ nguyên vật liệu, sản phẩm dỡ dang, thành phẩm và nợ phải thu khách hàng Những tài sản lưu động này được gọi là tài sản lưu động thường xuyên Bộ phận tài sản lưu động thường xuyên phần lớn là do nguồn vốn lưu động thường xuyên đảm bảo
Nguồn vốn lưu động thường xuyên = Giá trị TSLĐ – Nợ ngắn hạn
Nguồn vốn lưu động thường xuyên = Tổng NVTX – Giá trị TSCĐ ( Trừ khấu hao)
Nguồn vốn lưu động thường xuyên tạo ra mức độ an toàn cho doanh nghiệp trong kinh doanh làm cho tình hình tài chính của doanh nghiệp được đảm bảo vững chắc Tuy vậy, việc sử dụng nguồn vốn lưu động thường xuyên phải trả chi phí cao hơn trong việc sử dụng vốn Vì vậy, căn cứ vào nguồn vốn lưu động thường xuyên và tình hình thực tế của Công ty để có quyết định phù hợp trong việc tổ chức vốn.
Trong quản lý cần theo dõi sự biến động của nguồn vốn thường xuyên. Những yếu tố làm tăng hoặc giảm nguồn vốn thường xuyên có thể là:
+ Tăng vốn chủ sở hữu.
+ Tăng các khoản vay trung và dài hạn.
+ Nhượng bán hoặc thanh lý tài sản cố định.
+ Giảm đầu tư chứng khoán dài hạn.
Hoặc những yếu tố làm giảm vốn lưu động thường xuyên:
+ Giảm vốn chủ sở hữu.
+ Hoàn trả các khoản vay trung và dài hạn.
+ Tăng đầu tư vào tài sản cố định hoặc đầu tư dài hạn.
Trong hoạt động kinh doanh, giữa các thời kỳ khác nhau, do nhiều nguyên nhân dẫn đến việc hình thành một bộ phận tài sản lưu động có tính chất tạm thời.
Những trường hợp cần sử dụng nguồn vốn lưu động tạm thời để trang trải cho sự biến động , lạm phát doanh nghiệp phải tăng dự trữ.
Biện pháp 2: Lập kế hoạch nguồn vốn lưu động:
Việc tổ chức nguồn vốn lưu động được đặt ra trong tổng thể tổ chức huy động nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp Vì thế việc lập kế hoạch nguồn vốn lưu động cần được thực hiện và xem xét trong tổng thể kế hoạch tổ chức nguồn vốn của doanh nghiệp với nội dung sau:
- Xác định nhu cầu vốn của năm kế hoạch.
- Xác định nguồn vốn bên trong của doanh nghiệp, chủ yếu xem xét khả năng tự tài trợ của doanh nghiệp.
- Dự kiến nguồn vốn dài hạn cần huy động từ bên ngoài và nguồn vốn lưu động thường xuyên.
- Xác định số vốn lưu động thừa hoặc thiếu và định hướng giải quyết.
Số vốn lưu động Nguồn vốn lưu động Nhu cầu thừa (hoặc thiếu) thường xuyên trong kỳ vốn lưu động trong kỳ
Nếu hiệu số trên bằng 0 nghĩa là nhu cầu vốn lưu động ròng được đảm bảo bằng nguồn vốn lưu động thường xuyên.
Nếu hiệu số trên lớn hơn 0 nghĩa là doanh nghiệp đang thừa vốn lưu động. Nguồn vốn lưu động thường xuyên không những đủ đảm bảo nhu cầu vốn lưu động mà còn dư thừa dưới hình thức vốn bằng tiền Trong trường hợp này doanh nghiệp cần có kế hoạch chủ động sử dụng số tiền dư thừa đó vào đầu tư ngắn hạn.
Nếu hiệu số trên nhỏ hơn 0 nghĩa là doanh nghiệp còn thiếu vốn lưu động,cần có biện pháp tìm kiếm thêm nguồn vốn theo 2 hướng sau:
+ Nếu khoản thiếu hụt không quá lớn và còn có khả năng vay vốn được Ngân hàng thì có thể giải quyết bằng cách vay vốn ngắn hạn tại Ngân hàng. + Nếu khoản thiếu hụt này rất lớn, vượt quá khả năng vay ngắn hạn nhưng chiều hướng nhu cầu vốn lưu động này sẽ còn duy trì hoặc tiếp tục tăng trong tương lai thì cần tìm kiếm giải pháp tăng nguồn vốn thường xuyên như tăng thêm vốn chủ sở hữu hoặc phát hành trái phiếu, cổ phiếu…
Biện pháp 3: Quản lý hàng tồn kho dự trữ:
Hàng tồn kho dự trữ bao gồm hàng mua đang đi đường, nguyên vật liệu tồn kho, công cụ, dụng cụ trong kho, sản phẩm dở dang Do đặc điểm là ngành xây dựng nên hàng tồn kho ở đây chủ yếu là nguyên vật liệu và chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Để hạn chế chi phí sản xuất kinh doanh dở dang tăng cao, Công ty cần đẩy nhanh tốc độ thi công công trình nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng của công trình Cụ thể: Công ty nên rút ngắn chu kỳ sản xuất, đồng thời tìm kiếm biện pháp đẩy nhanh tiến độ thi công, vì khi rút ngắn chu kỳ sản xuất sẽ làm tăng khối lượng sản phẩm sản xuất, như thế sẽ giảm được chi phí cố định dẫn đến việc giá thành sản phẩm hạ và do đó đẩy nhanh được tốc độ quay vòng của vốn lưu động, làm giảm bớt vốn lưu động bị chiếm dụng.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho như: Quy mô sản xuất kinh doanh và nhu cầu dự trữ, khả năng cung cấp vật tư của đơn vị giao hàng, chu kỳ giao hàng, chu kỳ vận chuyển, hợp đồng tiêu thụ và khả năng thâm nhập thị trường… Một trong những vấn đề quan trọng để tăng tốc độ luân chuyển vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động là phải thực hiện quản lý tốt vốn hàng tồn kho Việc quản lý vốn hàng tồn kho nhằm đạt tới 2 mục tiêu sau:
- Tổ chức hợp lý việc dự trữ đảm bảo cho quá trình kinh doanh diễn ra liên tục, tránh mọi sự gián đoạn do việc dự trữ gây ra.
- Giảm tới mức thấp nhất có thể được một số vốn cần thiết cho việc dự trữ.
- Cần có biện pháp quản lý thích hợp đối với từng loại vật tư, hàng hoá dự trữ Để quản lý tốt hàng tồn kho, đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp như: bộ phận cung ứng vật tư, bộ phận tiêu thụ sản phẩm, bộ phận quản lý tài chính… Để quản lý lượng nguyên vật liệu tồn kho thì quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình đặt hàng hiệu quả nhất- EOQ.
Mô hình này dưa trên giả định là những lần cung cấp là bằng nhau Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ hàng hóa sẽ kéo theo hàng loạt các chi phí như chi phí bốc xếp, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm…nhưng tựu chung lại có hai loại chi phí chính:
Chi phí lưu kho (chi phí tồn trữ): Đây là những loại chi phí liên quan đến việc tồn trữ, loại này bao gồm: + Chi phí hoạt động, như chi phí bốc xếp, chi phí bảo hiểm , chi phí do giảm giá trị , chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo quản…
+ Chi phí tài chính bao gồm chi phí sử dụng vốn như trả lãi tiền vay, chi phí về thuế, khấu hao.
Chi phí đặt hàng (chi phí hợp đồng)
Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý giao dịch và vận chuyển Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường ổn định không phụ thuộc vào số lượng nguyên vật liệu được mua, điểm đặt hàng mới
Q*: là lượng hàng dự trữ tối ưu Tức là tại Q* chi phí thấp nhất.
S : là lượng nguyên vật liệu tiêu thụ trong kì.
O : là chi phí cho mỗi lần đặt hàng.
C : là chi phí lưu giữ cho mỗi đơn vị hàng tồn kho.
Trong thực tiễn hoạt động hầu như không có doanh nghiệp nào để đến khi nguyên vật liệu hết rồi mới đặt hàng Nhưng nếu đặt hàng quá sớm sẽ làm tăng lượng nguyên liệu tồn kho Do vậy, các doanh nghiệp cần phải xác định thời điểm đặt hàng mới.
Thời điểm đặt hàng mới được xác định bằng số lượng nguyên liệu sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài của thời gian giao hàng.
Khi mua nguyên vật liệu Công ty nên duy trì công thức mua trả chậm. Khi mua hàng trả chậm đơn vị bán hàng đã cung cấp tín dụng cho doanh nghiệp. Khoản phải trả của Công ty thể hiện tổng số tiền mà Công ty nợ nhà cung cấp.