TRƯỜNG ĐẠI HỌC THUONG MAI KHOA HTTT KINH TE VA TMDT -w mo Liicc -
KHOA LUAN TOT NGHIEP
PHAN TICH VA THIET KE HE THONG THONG TIN QUAN LY NHAN SU TAI CONG TY TNHH THUONG MAI
VA DICH VU JACWATER VIET NAM
Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Thùy Linh - ` Mã sinh viên : 19D191143 ThS Đô Thị Thu Hiền Lớp hành chính : KS5SD3 HÀ NỘI - 2023
This document is available free of charge on “ studocu
Downloaded by MAI ??71 CAT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com)
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Đề hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông
tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam” ngoài sự cố găng của bản thân qua quá trình học tập còn có sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trường, của thầy cô, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên trong Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam
Trước hết, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử cùng toàn thể các thầy cô giáo Trường Đại học Thương mại đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian học tập tại trường
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến cơ giáo, giảng viên Th§ Đỗ Thị Thu Hiền đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp này
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên, các phòng ban của công ty đã cũng cấp đây đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em có thể nắm bắt được những kiến thức
thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp
Vì thời gian có hạn, trình độ hiểu biết của bản thân còn nhiều hạn chế, cho nên
trong khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của tất cả các thầy cô giáo cũng như các bạn sinh viên khác để đề tài của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 3MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾTT TẮTT G9 E9 9E 9313131111111, V
DANH MỤC BẢNG BIÊU .- - SE SE SS E5 515151515151111111 111111111 rkrki vi
DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐƠ . LH n1 1 HT H110 111111111111 11 11g vii PHAN MO DAU ooo cccccccccccscscscsscecscscscscscscscscacsvsvevsvsvscsvsvsvsusvssessssssasacacacasavavevavaeeee 1
1 TAM QUAN TRONG, Y NGHIA CUA VAN DE NGHIEN CUU 1
2 MUC TIEU VA NHIEM VU NGHIEN CUU . 5- 2 5scecs+xscec: 2 3 ĐÓI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨPU . - 5 Se+c+zsrxeeered 2 4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU G CS Set SE ve re 2 5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN - G5 St 1E SE gErrkekekekekerrred 3 Chuong 1 CO SO LY LUAN VE PHAN TICH THIET KE HTTT QUAN LY
NHAN TT 5
1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN . - tt t1 11v vs rrrkg 5 1.1.1 Khái niệm về hệ thống, hệ thông thông tỉn - 25-5 52 5 1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tỉn quản lý . - 2 2 2 2522 =s+s+xe: 5 1.1.3 Khái niệm về phân tích, thiết kế hệ thông thông tin 5
1.1.4 Khái niệm về HTTT quản lý nhân sự 5s +s+s+x+s+e+e+x2 6
1.2 MỘT SỐ LÝ THUYÊT VẼ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ 6
1.2.1 HTTT quan ly nhan sw ễ.Ả 7
1.2.2 Quy trinh phan tich thiét ké HTTT oo eee 8 1.2.3 Phương pháp phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự 10 1.2.4 Phan tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự bang UML 11
1.3 TONG QUAN TINH HINH NGHIEN CUU .c.cccccccccccccceseeceseseeeeeseeeeeeees 14
1.3.1 — Tình hình nghiên cứu trong nước - - ccccee cee ceeeessettaeeeeeees 14 1.3.2 — Tình hình nghiên cứu nước ngoài .- - - ccc cece cceceeeeesetteeeeeees 15
Chuong 2 KET QUA PHAN TICH, DANH GIA THUC TRANG CUA HE THONG QUAN LY NHAN SU TAI CONG TY TNHH THUONG MAI VA
DICH VU JACWATER VIET NAM uw cccccccccccccccsccesscsscessecsscssecesecsssesseessesseens 17
2.1 TONG QUAN VE CONG TY TNHH THUONG MAI VA DICH VU
JACWATTER VIỆT NAM - - G 2.11 HH TH TH HT ng ng ngư HH 17
2.1.1 Giới thiệu chung về cOng ty cc cceseceseseseeesesesteteteseteeaeens 17
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty sẻ 18 2.1.3 Định hướng phát triển của công ty trong tương lai 19 2.1.4 Cơ cầu tổ chức nhân sự của công £y ¿+ cscsxsEsxskseseeeserees 19 2.1.5 — Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty .- 21
2.2 THUC TRANG QUAN LY NHAN SU TAI CONG TY JACWATER 22
Trang 42.2.2 — Thực trạng HT quản lý nhân sự tại công ty 24
2.3 DANH GIA THUC TRANG HTTT QUAN LY NHAN SU TAI CONG TY JACWATTE - ST TT 111 1110111111 011110111111111 1111111111 11111 Hư 29
2.3.1 Những ưu điểm của công tác quản lý nhân sự tại công ty 29 2.3.2 Những nhược điểm của công tác quản lý nhân sự tại công ty 29 2.3.3 Nguyên nhân và hướng giải quyết nhược điểm 29
Chương 3 PHÂN TÍCH THIẾT KE HTTT QUAN LY NHAN SU TAI CONG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ JACWATER VIỆT NAM 31
3.1 TONG QUAN VE HUONG TIEP CAN CUA HTTT QUAN LY NHAN SỰ CHO CÔNG 'TYY - - St ST x11 11111 111111111111111111111 111111111111 31
3.1.1 Mô tả bài toán - LH TT ki vớ 31 3.1.2 Mục tiêu cho hệ thông mới và định hướng phát triển các chức năng quần lý cho hệ thống mớii - 2 St SE x SE EEEEEEEEEE111111 71111111 32
3.2 ĐẶC TẢ YÊU CÂU HỆ THỐNG - 5 ST EEvEkerrrkerrred 33
3.2.1 Xác định yêu cầu chức năng - 55s cSs+x+Ezxerrrerrred 33 3.2.2 Xác định yêu cầu phi chức năng ¿2 55+ cxeecrxerred 33
3.3 PHẦN TÍCH HTTT QUÁẢN LÝ NHÂN SỰ 2 6-cccxcxererxerrred 34
3.3.1 Biểu đồ usecase - 2n nn n1 TT Tx 1E 313x111 E1 xe Exrrrrsrrrrd 34
3.3.2 Biểu đồ lớp LL TH HH 1111k gerreg 50 3.3.3 Biểu đồ hoạt động - 2n 2 nn2rrerrrerrrrkeo 51 3.3.4 Biéu dO trang thai ccc ccccsescesesessssessestsvsstssnsensneaeane 58 3.3.5 Bidu dd tuam tye escscsscsescsesessssssesesssssestseseseans 60 3.3.6 Biểu đồ triển khai 5 St TH TH 021 re 62 3.4 THIẾT KÉ HTTT QUÁẢN LÝ NHÂN SỰ - ccccccrsvsrerxerrred 62 3.4.1 Thiết kế giao diện - + St TT E1 1115121111111 ket 62 3.4.2 Thiết kế CSDL -. 5 5C 2t HT HE xg reo 71 3.5 MỘT SỐ KIÊN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HTTT QUÁN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY . E1 1 E1 15E121735E1711121111111171111111E 1111111 73 KẾT LUẬN - - 5< S1 SE kE E111 21E1111 1111111111111 1111111111111 111111111111 75 TAI LIEU THAM KHẢO - 5 - St sExEEEEEE EEEEEE111111111111111111 1111 76
3:18 5) 2 71
1V
Trang 5DANH MUC TU VIET TAT Từ viết tắt Diễn giải Giải thích TNHH Trách nhiệm hữu hạn PTTK Phân tích thiết kế
CNTT Công nghệ thông tin TMDT Thương mại điện tử CSDL Cơ sở dữ liệu
SQL Structured Query Language | Ngôn ngữ truy vấn có cầu trúc MVC Model View Controller ứng dụng trúc phân tách một
HTTT Hệ thông thông tin
UML Unified Modeling Language Ngôn ngữ mộ hình hóa thông nhất
Trang 6
DANH MUC BANG BIEU
Bảng 2 1 Cơ câu nhân lực của công ty Jacwater năm 2022 ¿- 522cc 21 Bảng 2 2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Jacwater từ năm 2020 đến năm J\/22¬uiidaaiiẳiiẳiẳaẳiaiẳiẳẳidddẳiiidiáảẳáiúiầ 22 Bảng 3 I Các use case trong biểu đỔ use Câ§e 5-2 5c 22t E2 EEErkerrrkrrrrkee 35 Bảng 3 2 Đặc tả use case chức năng Đăng nhập - - - Sex 38
Bang 3 3 Dac ta use case chức năng Quản lý hồ sơ nhân viên . - 40
Bảng 3 4 Đặc tả use case chức năng Quản lý chấm công . - + - sec: 42 Bảng 3 5 Đặc tả use case Quản lý tiền lương ¿5+ c5 52x EeEeErxerrkrrereee 44 Bảng 3 6 Đặc tả use case chức năng Quản lý khen thưởng, kỷ luật - 46 Bảng 3 7 Dac ta use case chức năng Đánh giá năng lực . - 5555 s*+<<sss+2 48 Bảng 3 8 Đặc tả use case chức năng Thống kê, báo cáo - + + scx+xerxzxez 50 Bảng 3 9 Bảng cơ sở dữ liệu Nhân viêÊn c1 SH ng ngư 71 Bảng 3 10 Bảng cơ sở dữ liệu Tài khoản .- - - 5 11k ng ng re 71 Bảng 3 I1 Bảng cơ sở dữ liệu Phòng ban eee cccccceseeeneennneececeeeeessnneeeeeeeeeeeaes 71 Bảng 3 12 Bảng cơ sở dữ liệu ChỨc VỤ - - 2c Q3 ng re 71
Bang 3 13 Bảng cơ sở dữ liệu Hợp đồng lao động . - 2-5-5255 ccccccxe 72
Bảng 3 14 Bảng cơ sở dữ liệu Bảng lương - - - c1 xxx re, 72 Bảng 3 15 Bảng cơ sở dữ liệu Bảng chấm công ¿+2 c2 *SEEESrErEeEerxrkrree 72 Bảng 3 I6 Bảng cơ sở dữ liệu Khen thưởng, kỷ luật - -cccccScsseeee2 72 Bảng 3 I7 Bảng cơ sở dữ liệu Báo cáO - n n HH ng ng 73
vi
Trang 7DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ DO
Hình 1 1 Mô hình hệ thông thông tin quản lý nhân sự ¿6 se c+x+esEseexeeree 8
Hình 1 2 Biéu dé lớp cho một giao dịch Tài chính - << << << << <+++<+++s++++2 11 Hình 1 3 Biéu d6 use case ctia mOt Cong ty DAO HiSM Lecce ceeecessceceseseseevevecsenees 12 Hình 1 4 M6t biéu 46 trinh tu cho Print Server c ccccccccccccesescsseceeseceseeseseeseseeeseeeeees 13
Hình 1.5 M6t vi du vé biéu d6 trang thai oo cscscsesescscsecececscececscssecsceveveveveneee 13 Hình 1 6 M6t vi du vé biéu d6 hoat d6ng ec ccceceescesesescsesesesescstecevetsvevevseavens 14 Hình 2 1 Sơ đô câu trúc bộ máy của công ty TNHH Thương Mại và Dich Vu
Jacwater Việt Nam - - + - C2 C0001 10001080 1100 1800 1H01 HH HH HH ch va 19 Hình 2 2 Hình thức quản lý thông tin nhân SỰ - 22331111232 26
Hình 2 3 Mức độ hài lòng về các nghiệp vụ của hệ thông quản lý nhân sự hiện tại 27
Hình 2 4 Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Jacwater 28 Hình 2 5 Mức độ quan tâm của lãnh đạo đối với việc ứng dụng CNTT trong hoạt 9(00115090849):151A20ã10787877 Ả.Ả 28 Hình 3 1 Use case tổng quát hệ thống quản lý nhân sự - ¿6 se cs£e£srersrse 36 Hình 3 2 Biểu đồ use case chức năng Đăng nhập . ¿- 2-22 2s xxx 36
Hình 3 3 Biểu đô use case chức năng Quản lý hô sơ nhân viên - - 38
Hình 3 4 Biêu đồ use case chức năng Quản lý châm công - - +s+s+xs+: 40 Hình 3 5 Biểu đỗ use case chức năng Quản lý tiền lương - - sec 42 Hình 3 6 Biêu đồ use case chức năng Quản lý khen thưởng, kỷ luật 44 Hình 3 7 Biểu đô use case chức năng Đánh giá năng lực . -5-2 555555: 46 Hình 3 8 Biểu đô use case chức năng Thông kê, báo cáo ¿2s s+s+s+x+x+xeš 48 Hình 3 9 Biểu đồ lớp tổng quát . - - + EEEk+k+E SE SE 513 5131513111111 1 xe 50 Hình 3 10 Biêu đồ hoạt động Đăng nhập - - 11 1111111 vn ren 51 Hình 3 11 Biểu đỗ hoạt động Thêm nội dung .- «5 << 55 +5 1111113533555 53xx4 52
Hình 3 12 Biểu đồ hoạt động Sửa nội dung «+ xxx eEeEeversree, 53
Hình 3 13 Biêu đồ hoạt động Xóa nội dung - ¿+ xxx EềEEsESEEkekrkrkrereereee 54
Hình 3 14 Biểu đồ hoạt động Tìm kiếm .- - 2 SE E St SkSEEvESEEESEeESESErEeEeeerrerxee 55 Hình 3 15 Biểu đồ hoạt động Xuất file (E131 S31 ngư, 56
Trang 8Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 Hình 3 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 Al 42
Biểu đồ hoạt động Tính lương - 2-52 E2 k+E£EEEEEEEEeEerkerkrkerrrkee 57 Biểu đồ hoạt động Xin nghỉ phép - - + 2 + SE E+E+EEEEcEeErkrkrsees 58 Biểu đồ trạng thái Nhân viên ¿2+ kEEk‡ESEEEEEEEEEEEEkEkEEkrkerkrkee 59 Biểu đồ trạng thái Bảng lương . - 2-2-5 ScSt E22 rkrrrrrrrkee 59 Biểu đồ trạng thái Thêm thông tin - + 2 SE +S++E+EzEEEeE+Eerxrxee 60 Biểu đồ tuần tự Đăng nhập 2-5221 SE cv 2 EEEEExerkrrkrrrred 60 Biểu đồ tuần tự Thêm thông tin + ¿- 2 SE k+ESE‡xeESEEEEEEeErkrkrrees 61 Biéu d6 tudn tur Stra thong tite cscs cscssessecssesesesessesestssssestsrensseeen 61 Biéu dé tuan ty Xa thong tin cece es cssssessseesessestsseevssessssesesseees 62
Biểu đồ triền khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự - 62
Giao diện đăng nhập hệ thống cọ nh TK 89v 63 Giao diện đăng nhập hệ thống khi nhập sai tài khoản - 63 Giao diện danh sách nhân viên ¿<5 555 << + +22 22c ccseeeeeeeeeeees 64 Giao diện danh sách nhân viên khi chọn nhiều nhân viên cùng lúc 64 Giao diện thông tin hồ sơ nhân viên chỉ tiẾt 2-5 2 eee 65
Giao diện quản lý hồ sơ nhân viên khi thực hiện xóa hồ sơ 65
G1ao diện thêm mới và chỉnh sửa thông tin nhân viên - 66
Giao diện bảng chấm cong tong hOp cccccccsssesss cess esssstssestsseetssesesens 66
Giao diện bảng chấm công chỉ tiẾt -+- + 2 52 +£££E+Ec£zEerrkrrerxee 67
Giao diện bảng lương nhân viên tổng hợp - 52555 sz s52 G7
Giao diện thiết lập công thức tính lương ¿- - 2 sex sxrxez 68 Giao diện bảng tổng hợp kết quả đánh giá .- ¿5-5 5c scscsccxcce 68
Giao diện đánh giá điểm năng lực 2-5 + + ‡EkxEtkeErkererxerrred 69 Giao diện danh sách các quyết định khen thưởng, kỷ luật đã tạo 69
Giao diện tạo quyết định khen thưởng, kỷ luật mới - - 5c: 70 Giao diện thông kê tỔng quan + +52 SE E‡E+E£EE‡EEESEEEErEEEErkrkrrr 70 Biểu đồ cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự 5+: 73
Vili
Trang 9PHAN MO DAU
1 TAM QUAN TRONG, Y NGHIA CUA VAN DE NGHIEN CUU
Năng lực của một doanh nghiệp được hình thành bởi các yếu tô như tài chính, cơ sở hạ tầng, các tài sản vô hình, công nghệ máy móc, trang thiết bị vật tư, con người, Trong đó con người sẽ quản lý, sử dung và khái thác các yêu tô còn lại Vì vậy yếu tô con người là điều kiện đủ đề quyết định sự tôn tại và phát triển của doanh nghiệp Đặc biệt trong nên kinh tế ngày càng phát triển như hiện nay, khi mà sự cạnh tranh trở nên vô cùng gay sắt, khốc liệt thì các doanh nghiệp cân phải cần thận trong khâu quản lý nhân sự
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, việc quản lý dựa vào máy tính là nhu câu thiết yêu của mỗi doanh nghiệp Quản lý thông tin, xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm đảm bảo an tồn thơng tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng
thời tiết kiệm thời gian và chỉ phí
Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu
phản ánh đây đủ và toàn diện những tiêm năng về trí lực, thể lực của từng lao động, bao gồm: số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiễn hành thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu câu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng g1a1 đoạn
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam, em nhận thay van đề công ty cần giải quyết đó là thay đối việc quản lý hệ thông nhân sự làm việc trong công ty theo các phương pháp thủ công khá tốn thời gian và không mang lại hiệu quả cao băng phương pháp tin học hóa Vì vậy, em xin đề xuất đề
tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương Mại và
Dịch Vụ Jacwater Việt Nam” để giúp công ty quản lý nhân sự có hiệu quả hơn
Trang 102 MỤC TIỂU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Mục tiêu nghiên cứu: Phân tích và thiết kế một HTTT quản lý nhân sự phù hợp
nhất với tình trạng thực tế tại công ty công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater
Việt Nam
Đê đạt được mục tiêu này đê tài thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:
- _ Hệ thống hóa các kiến thức về HTTT như: khái niệm, thành phần, các HTTT phổ
biến trong doanh nghiệp,
- _ Hệ thống hóa kiến thức về HTTT quản lý nhân sự nói chung và của công ty TNHH Thuong Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam nói riêng
- _ Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam, nghiên cứu các phân tích thiết kế
hệ thống thông tin quản lý nhân sự, từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp để có
thé tạo ra một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý nhân sự tại công ty, đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc
3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu của đề tài gồm các đối tượng sau:
- _ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam
- _ Hệ thống các tài liệu liên quan giúp xây dựng HTTT quản lý nhân sự
- _ Công cụ sử dụng khi phân tích thiết kế hệ thống như UML, Draw.IO,
Phạm vi nghiên cứu dé tài được thể hiện qua không gian và thời gian:
- _ Về không gian: Tiến hành nghiên cứu các hoạt động quản lý nhân sự và hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam
- _ Về thời gian: Nghiên cứu trong khoảng thời gian thực tập từ ngày 08 tháng I1 năm 2022 đến ngày 19 tháng 01 năm 2023
4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu thứ cấp: thông qua các báo cáo kinh doanh, tài liệu thống kê
hoạt động quản lý nhân sự tại công ty Jacwater Đồng thời, nghiên cứu các công trình
Trang 11nghiên cứu khoa học liên quan đên đê tài đã được xuât bản thông qua sách báo, ân phẩm điện tử, qua mạng Internet,
4.2
Thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra: Đề hiêu rõ thêm về yêu câu, quy trình thực hiện và các chức năng cần có của hệ thông quản lý nhân sự tại công ty, em đã tiên hành sử dụng phương pháp phát phiêu điều tra cho 15 nhân sự trong công ty Jacwater Các câu hỏi về mức độ hải lòng được nâng dần lên theo thang do Likert nhăm đưa ra những đáp án gần nhất với thực tế Dựa vào đó đề thiết kế và xây dựng các chức năng phù hợp với nhu câu thực tế mà công ty đang cân
Phương pháp phỏng vấn: thực hiện phỏng vẫn các nhân viên trong công ty để tìm hiểu thêm về những yêu cầu chức năng cân có của phần mêm, yêu câu về thiết kế hệ thông sao cho phù hợp và dễ sử dụng Những câu hỏi phỏng vẫn xoáy sâu vào để tài nghiên cứu sẽ được hỏi nhiều hơn, theo từng ngữ cảnh khác nhau Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp so sánh đổi chiếu: Đây là phương pháp đối chiêu giữa lý luận và thực tiễn để tìm ra giải quyết những vẫn dé khó khăn thách thức ở bên trong công ty
Phương pháp phân tích thông kê: Phương pháp này giúp ta chắt lọc dữ liệu thu thập được để rút ra các suy luận logic Áp dụng phương pháp phân tích để làm rõ môi quan hệ giữa các đối tượng, cụ thế ở đây là quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý châm công nhân viên có quan hệ mật thiệt với nhau
Trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thông được sử dụng trên phương
pháp phân tích và thiết kế HTTT hướng đối tượng 5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đâu, khóa luận gồm các chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự
Chương này sẽ trình bày các khái niệm, lý thuyết liên quan tới để tài nghiên cứu, những nghiên cứu bô trợ, cơ sở lý luận vê HT TT nhăm phục vụ cho việc nghiên cứu và
triển khai chủ đề khóa luận
Chương 2 Phán tích và đánh giá thực trạng ứng dụng HITTT trong quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương Mại va Dich Vu Jacwater Viét Nam
Chương này sẽ khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty TNHH
Trang 12ứng dụng CNTTT, HT TT trong quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương Mai va Dich Vụ Jacwater Việt Nam Từ đó đưa ra những đánh giá, điểm tích cực, hạn chế và phương hướng giải quyết
Chương 3 Phân tích thiết kế hệ thông thông tin quản lý nhân sự cho công ty INHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam
Chương này trình bày về quá trình phân tích và thiết kế hệ thông thông tin quản
lý nhân sự dành cho công ty Bên cạnh đó, đưa ra những kiến nghị và đề xuất với công ty
Trang 13Chuong 1 CO SO LY LUAN VE PHAN TICH THIET KE HTTT QUAN LY NHAN SU
1.1.NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm về hệ thông, hệ thông thông tin
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gôm nhiều phân tử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động dé đạt được một mục tiêu chung Các phần tử trong một hệ thông có thê là vật chất hoặc phi vat chất như con nĐƯỜI, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc hoạt động, quy trình xử lý, (Giáo trình Hệ thông thông tin quản lý, 2017, NXB Thống kê, trang 27)
Hệ thống thông tin là một tập hợp phân cing, phan mềm, cơ sở đữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhăm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợ việc
ra quyết định, phân tích tình hình, lập kê hoạch, điêu phôi và kiểm soát các hoạt động
trong tô chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin có thê là thủ công nêu dựa vào các công cụ thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ, còn hệ thông thông tin hiện đại là hệ thông tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác (Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, 2017, NXB Thống kê, trang 37)
1.1.2 Khái niệm hệ thông thông tin quản lý
Hệ thong thong tin quan ly (Management Information System — MIS) 1a hé thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của doanh nghiệp, các hoạt động này nam ở mức điều khiến tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Hệ thông thông tin quản lý bao gồm những thành phân như con người, các thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá cũng như truyền phát những thông tin có ích, cần thiết, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý đẻ hỗ trợ ra quyết định (Giáo trình
Hệ thông thông tin quản lý, 2017, NXB Thông kê, trang 61) 1.1.3 Khái niệm về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Phân tích hệ thông nhằm xác định nhu cầu thong tin cua tô chức, cung cấp những cơ sở dữ liệu cho việc thiết kế hệ thông thông tin sau này Trước đó, tiên hành khảo sát hiện trạng của tô chức thuộc pham vi liên quan đến hệ thống cần triển khai Những dữ liệu thu được phục vụ cho việc xây dựng mô hình quan niệm về hệ thống hiện thời bao gồm mô hình dữ liệu và mô hình xử lý của hệ thông cùng các tài liệu bồ sung khác
Trang 14- _ Xác định yêu câu: các nhà phân tích làm việc cùng với người sử dụng để xác định cái gì người dùng chờ đợi từ hệ thống dự kiến
- _ Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên
ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện
- _ Tìm giải pháp cho các thiết kế ban đầu đề đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chỉ phí, nguôn lực,
thời gian và kỹ thuật cho phép để tô chức thông qua
Thiết kế là tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên Đặc tả giải pháp cho các yêu cầu ở pha trước được chuyền thành đặc tả hệ thống logic rồi là đặc tả vật lý Từ các khía cạnh của hệ thống, thiết kế được xem xét bắt đầu từ màn hình tương tác, các cái vào và cái ra (các báo cáo) đến cơ sở dữ
liệu và các tiến trình xử lý chỉ tiết bên trong Pha thiết kế này gồm hai pha nhỏ là thiết kế logic và thiết kế vật lý
- _ Thiết kế logic: về mặt lý thuyết, thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ
phần cứng và phần mềm của hệ thống nào Thiết kế logic tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thống thực vì vậy một vài phương pháp luận vòng đời còn gọi pha này là pha thiết kế nghiệp vụ Các đối tượng và quan hệ được mô tả ở đây là những khái niệm, các biểu tượng mà không phải các thực thể vật lý
- _ Thiết kế vật lý là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế
vật lý hay các đặc tả kỹ thuật Những phân khác nhau của hệ thống được gắn
vào bằng những thao tác và tiết bị vật lý cần thiết đề tiện lợi cho việc thu thập
đữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức
Trong pha thiết kế vật lý cần phải quyết định lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở đữ liệu, câu trúc tập tin tô chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống vật lý ở dạng như nó tỒn tại trên thực tế, sao cho các nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống
1.1.4 Khái niệm về HTTT quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động tô chức quản lý nhân sự Mục tiêu của hệ thống thông tin quản trị nhân sự là cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra các quyết định hay lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân sự, thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bố nhiệm cán bộ (Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, 2017, NXB Thống kê, trang 308)
1.2 MOT SO LY THUYET VE HTTT QUAN LY NHAN SU
6
Trang 151.2.1 HTTT quan ly nhan sự
a Đặc điểm của HTTT quản lý nhân sự
HTTT quản trị nhân sự gồm có những đặc điểm sau:
- _ Quản lý thông tin đa cấp, đa ngành, phù hợp cho tô chức, doanh nghiệp có nhiêu phòng ban, nhiêu chi nhánh
- Có đây đủ các báo cáo về quản trị nhân sự, theo đõi chính sách đối với người lao động và các báo cáo sử dụng lao động theo quy định của nhà nước - _ Hỗ trợ các chức năng tìm kiêm, truy vẫn động theo tất cả các chỉ tiêu có trong
cơ sở dữ liệu, hỗ trợ lập các báo cáo thông kê nhanh theo các yêu câu của lãnh đạo
- _ Hỗ trợ mêm dẻo trong việc xác lập các công thức tính lương cho người lao động với nhiêu cách tính lương khác nhau: Lương gián tiếp, lương khoán sản phẩm, lương khoán theo doanh thu, lương công nhật, lương công nhân trực tiếp sản xuất
- _ Hỗ trợ các tiện ích truy xuất số liệu báo cáo thông kê Cho phép kết xuất số
liệu ra các định dạng báo cáo khác nhau như: word, excel, pdf
Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân sự được phân thành ba mức: tác
nghiệp, chiến thuật và chiến lược
(Nguồn: PGS.TS Đảm Gia Mạnh (2017), Giáo trình hệ thông thông tin quản lý, NXB Thống kê)
b Mô hình tố chức quản lý nhân sự
Mô hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự được biểu diễn như hình 1.1, trong đó, thông tin đầu vào bao gôm tất cả thông tin nhân sự bên trong các hệ thống khác có trong doanh nghiệp, các hoạt động trong bộ phận tô chức nhân sự và các nguồn dữ liệu bên ngoại liên quan tới nhân sự của doanh nghiệp
Trang 16
- Kê hoạch chiên lược
- Chinh sách kinh doanh
- Dữ liệu vê nhân sự I
- Bao cáo lương thường, các
khoản phúc lợi, bảo hiệm
Tông hợp, thông : ` kê sắp xên so » - Ke hoạch, nhu câu nhân sự sánh, tôi ưu - Hô sơ, lý lịch nhần sự
- Bao cáo kỳ năng lam việc
Dữ liệu bên ngồi liên quan dén quản Íý nhân
sự
Hình 1 1 Mô hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự
(Nguồn: Giáo trình Hệ thông thông tin quản lý, 2017, NXB Thống kê, trang 309)
1.2.2 Quy trình phân tích thiết kế HTTT
Giai đoạn I Khảo sát và xác định các yêu cẩu của hệ thong
Khao sat là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra của dự án Các thông tin cần thu thập bao gồm thông tin về con người, văn hoá, tổ chức đến thông tin về chức năng, yêu cầu nghiệp vụ của hệ thống
Giai đoạn 2 Phân tích hệ thong
Là giai đoạn tìm hiểu sâu, xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống
Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính — phụ đảm bảo tính
chính - xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy định hiện hành; đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai,
Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể thông qua sơ đồ hoá các yêu cầu nghiệp vụ
Phân tích bảng dữ liệu: xác định trường dữ liệu, khóa chính, khóa ngoại cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu và ràng buộc dữ liệu cần thiết
Giai đoạn 3 Thiết kế hệ thông
Trang 17Thông qua thông tin được thu thập tử quả trình khảo sát và phân tích, khi các
yêu câu cụ thể đối với hệ thông đã được xác định, giai đoạn tiếp theo thiết kê cho các
yêu cầu đó Trên cơ sở các bảng dữ liệu đã phân tích và đặc tả, chuyên gia có cái nhìn
tổng quát nhất về mối quan hệ giữa các đôi tượng trước khi chuyển đồi thành mô hình
mức vật lý
Thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cân sử dụng Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thông ở dạng nó tôn tại thực tế, sao cho nha lập trình và kỹ sư phần cung có thé dé dang chuyền thành chương trình và cầu trúc hệ thống
Giai đoạn 4 Cài đạt hệ thông
Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thông theo các thiết kê đã xác định Giai đoạn này bao gôm các công việc sau:
- Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở đữ liệu cho hệ thống -_ Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ
thống Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thông
Đề đảm bảo chương trình được viết nên phải thoả mãn mọi yêu câu có ghi trước trong bản Đặc Tả Thiết Kế Chi Tiết, người lập trình cũng đông thời phải tiến
hành thử nghiệm phân chương trình của mình
Giai đoạn 5 Kiểm thử
Sau g1a1 đoạn lập trình hệ thông, chắc chan không thể tránh khỏi mắc lỗi, sai sót, hệ thông được tạo chưa đúng, đủ yêu cầu đã đặt ra ban đầu Từ đó, có ø1a1 đoạn kiểm thử Chuyên gia chọn các công cụ kiểm thử phù hợp và thử nghiệm các module chúc năng của hệ thống so với tài liệu yêu cầu ban đầu Trong trường hợp phát hiện ra lỗi sẽ tiến hành khắc phục Chuyên gia phải viết các test case để có tài liệu kiếm chứng Kết quả cuôi cùng là một hệ thông thông tin đạt yêu cầu đặt ra
Giai đoạn 6 Triển khai và bảo trì
La giai doan dua hé thông vào sử dụng, đồng thời thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện lỗi trên hệ thông hoặc các tính năng chưa phù hợp
(Nguồn: Bài giảng điện tử Phân tích Thiết kế hệ thông thông tin, Trường Đại học Thương mại)
Trang 181.2.3 Phương pháp phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự
Có nhiều phương pháp phân tích thiết kế một HTT Tuy nhiên, hai phương pháp phổ biến nhất là phương pháp PTTK hướng chức năng và PTTK hướng đối tượng
a Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống hướng chức năng
Phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp lẫy chức năng làm đơn vị phân
rã hệ thống, đựa vào các chức năng lớn thực hiện phân rã thành các chức năng nhỏ từ trên xuống Các đơn thể chức năng trao đôi với nhau bằng cách truyền tham số hoặc sử dụng dữ liệu chung Tuy nhiên, với phương pháp này thì tính mở và thích nghi của hệ thống, khả năng tái sử dụng bị hạn chế và không hỗ trợ cơ chế kế thừa
Ưu điểm: Tư duy PTTK rõ ràng, chương trình dễ hiểu, đễ theo d6i luéng dir
liệu
Nhược điểm: Không hỗ trợ việc sử dụng lại, các chương trình phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc đữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thé dùng lại chức năng nào đó trong hệ thống này cho hệ thống khác với các yêu cầu đữ liệu khác Phương pháp
nảy thường ứng dụng cho nhiều bài toán nhỏ, không phù hợp cho phát triển hệ thống
lớn Bên cạnh đó, mối quan hệ giữa các chức năng cũng khó kiểm soát, quản lý và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng như khó khăn trong quá trình kiểm thử và bảo trì b Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống hướng đối tượng
Phương pháp hướng đối tượng là phương pháp lẫy thực thể hoặc đối tượng
làm đơn vị phân rã chức năng Phương pháp này thường được áp dụng cho các bài toán lớn, phức tạp hoặc có nhiều luồng đữ liệu khác nhau mà phương pháp chức năng không thể quản lý được Bên cạnh đó, phương pháp hướng đối tượng còn đễ tận dụng khả năng bảo vệ đữ liệu, tiết kiệm công sức, chỉ phí và tài nguyên
Ưu điểm: Phương pháp này gần gũi với thế giới thực, có thể tái sử dụng đễ dàng: Đóng gói che giấu thông tin làm cho HTTT tin cậy hơn; Thừa kế làm giảm chỉ phí, hệ thống có tính mở cao hơn; Xây đựng hệ thống phức tạp
Nhược điểm: Phương pháp này tồn tại một số nhược điểm như phức tạp, khó theo đõi được luồng đữ liệu do có nhiều luồng đữ liệu ở đầu vào; Giải thuật lại không
phải vấn đề trọng tâm của phương pháp này
Phương pháp PTTK hướng đối tượng đã tỏ rõ lợi thế khi lập trình với các hệ
thống phức tạp Những người phát triển hệ thông nhận thấy răng phát triển hệ thống hướng đối tượng sẽ cho lại hệ thống thương mại chất lượng cao, tin cậy, dễ mở rộng và sử dụng lại, chạy trơn tru và phù hợp với yêu cầu người dùng mong đợi
10
Trang 19(Nguồn: Nguyễn Thị Hội (2020), Bài giảng điện tử Phân tích thiết kế Hệ thông thông tin)
1.2.4 Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự bằng UML
Ngôn ngữ mô hình hóa thông nhất (Unifield Modeling Language — UML) là một ngôn ngữ đề biểu diễn mô hình theo hướng đỗi tượng được xây dựng bởi ba tác gia trên với chủ đích là:
- _ Mơ hình hố các hệ thông sử dụng các khái niệm hướng đôi tượng
- Thiết lập một kết nỗi từ nhận thức của con nguol đến các sự kiện cần mơ hình hố
- _ Giải quyết vẫn đề về mức độ thừa kế trong các hệ thống phức tạp, có nhiều ràng buộc khác nhau
- _ Tạo một ngôn ngữ mơ hình hố có thể sử dụng được bởi người và máy Một số dạng biêu đô phô biến của UML:
Biểu đô lớp (Class Diagram)
Một biêu đồ lớp chỉ ra cấu trúc tĩnh của các lớp trong hệ thống (nhìn hình 1.2) Các lớp là đại diện cho các “vật” được xử lý trong hệ thong Các lớp có thê quan hệ với nhau trong nhiều dạng thức: liên kết (associated - được nôi kết với nhau), phụ thuộc (dependent - một lớp này phụ thuộc vào lớp khác), chuyên biệt hóa (specialized - một lớp này là một kết quả chuyên biệt hóa của lớp khác), hay đóng gói ( packaged - hợp với nhau thành một đơn vị) Tất cả các mỗi quan hệ đó đều được thê hiện trong biểu đô lớp, đi kèm với cấu trúc bên trong của các lớp theo khái niệm thuộc tính
(attribute) và thủ tục (operation) Biểu đồ được coi là biểu đô tĩnh theo phương diện
cầu trúc được miêu tả ở đây có hiệu lực tại bất kỳ thời điểm nào trong toàn bộ vòng đời hệ thông k nN aa ee: ii * « Handles 1] m, ‘ Customer |! Owns _! Portfolio! Hanles 1) Trade \ 4|, 7 § cln _lnsrumen —— —————— “Bond Stock —- Stock Option i Ph eal _ Tả 1 oe ° Li ae Sy are: 5
Hình 1 2 Biểu đồ lớp cho một giao dịch Tài chính Biéu d6 Usecase (Usecase Diagram)
Trang 20Một biểu đồ Use case chỉ ra một số lượng các tác nhân ngoại cảnh và mối liên kết của chúng đối với Use case mà hệ thống cung cấp (nhìn hình 1.3) Một Use case là một lời miêu tả của một chức năng mà hệ thống cung cấp Lời miêu tả Use case thường là một văn bản tài liệu, nhưng kèm theo đó cũng có thể là một biểu đồ hoạt động Các Use case được miêu tả duy nhất theo hướng nhìn từ ngoài vào của các tác nhân (hành vi của hệ thống theo như sự mong đợi của người sử dụng), không miêu tả chức năng được cung cấp sẽ hoạt động nội bộ bên trong hệ thống ra sao Các Use case định nghĩa các yêu cầu về mặt chức năng đối với hệ thống Các biểu đồ Use case sẽ được miêu tả chỉ tiết hơn trong chương 4 (Use case)
Hình 1 3 Biểu đồ use case của một công ty bảo hiểm Biểu đồ tuân tự (Sequence Diagram)
Một biểu đồ trình tự chỉ ra một cộng tác động giữa một loạt các đối tượng
(xem hình 1.4) Khía cạnh quan trọng của biểu đồ này là chỉ ra trình tự các thông điệp
(message) được gửi giữa các đối tượng Nó cũng chỉ ra trình tự tương tác giữa các đối tượng, điều sẽ xảy ra tại một thời điểm cụ thể nào đó trong trình tự thực thi của hệ thống Các biểu đồ trình tự chứa một loạt các đối tượng được biểu điễn bằng các đường thắng đứng Trục thời gian có hướng từ trên xuống dưới trong biểu đồ, và biêu
đồ chỉ ra sự trao đối thông điệp giữa các đối tượng khi thời gian trôi qua Các thông điệp được biểu diễn bằng các đường gạch ngang gắn liền với mũi tên (biểu thị thông
điệp) nối liền giữa những đường thắng đứng thẻ hiện đối tượng Trục thời gian cùng
những lời nhận xét khác thường sẽ được đưa vào phần lề của biểu đô
12
Trang 21oe ai Taxi ÁN —_.— >>" 32: :Printer Ts Print Lo = ————— (file) [print free] Print (file) ; [print busy] Store (file)
Hình 1 4 Một biểu đồ trình tự cho Primt Server Biểu đồ trạng thái (State Machine Diagram)
Một biểu đô trạng thái thường là một sự bô sung cho lời miêu tả một lớp Nó chỉ ra tất cả các trạng thái mà đối tượng của lớp này có thê có, và những sự kiện (event) nào sẽ gây ra sự thay đối trạng thái (hình 1.5) Một sự kiện có thê xảy ra khi một đỗi tượng tự gửi thông điệp đến cho nó - ví dụ như để thông báo răng một khoảng
thời gian được xác định đã qua đi — hay là một số điều kiện nào đó đã được thỏa mãn
Một sự thay đôi trạng thái được gọi là một sự chuyển đôi trang thai (State Transition) Một chuyển đôi trạng thái cũng có thể có một hành động liên quan, xác định điều gì
phải được thực hiện khi sự chuyên đôi trạng thái này diễn ra Start stop Hình 1 5 Một ví dụ về biếu đồ (rạng thái
Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram)
Biêu đồ hoạt động nắm bắt hành động và các kết quả của chúng Biêu đồ hoạt động tập trung vào công việc được thực hiện trong khi thực thi một thủ tục (hàm), các hoạt động trong một lần thực thi một trường hợp sử dụng hoặc trong một đôi tượng Biểu đồ hoạt động là một biến thê của biểu đồ trạng thái và có một mục tiều tương đôi khác, đó là nắm bắt hành động (công việc và những hoạt động phải được thực hiện) cũng như kết quả của chúng theo sự biến đôi trạng thái Các trạng thái trong biểu đồ hoạt động (được gọi là các trạng thái hành động) sẽ chuyển sang giai đoạn kế tiếp khi hành động trong trạng thái này đã được thực hiện xong (mà không xác định bất kỳ một sự kiện nào theo như nội dung của biéu đồ trang thai) Một sự
điểm phân biệt khác giữa biểu đô hoạt động và biêu đồ trạng thái là các hành động 13
Trang 22của nó được định vị trong các luồng (swimlane) Một luỗng sẽ gom nhóm các hoạt động, chú ý tới khái niệm người chịu trách nhiệm cho chúng hoặc chúng nằm ở đâu trong một tô chức Một biểu đồ hoạt động là một phương pháp bé sung cho việc miêu tả tương tác, đi kèm với trách nhiệm thể hiện rõ các hành động xảy ra như thế nào,
chúng làm gì (thay đổi trạng thái đối tượng), chúng xảy ra khi nào (chuỗi hành động),
và chúng xảy ra ở đâu (luồng hành động)
Sustomer Window Print [>= Show '8\ Ha wee : lại
® AliCustomersQ) GRIE9SEDEI (Ezs Í ta scteen Sees: So Gren RRM. -.‹.i tl Ne Ss se) Ss agate ¬— F SẮP Send ˆÌ "1 MessageBox hồi in § pesca ie | _ to prin oe ons >3 eo TT c tua ayy Hình 1 6 Một ví dụ về biểu đồ hoạt động (Nguôn: Tôn Thất Hòa An (2014), Phân tích và thiết kế hệ thông thông tin với UML, <http://hdl.handle.net/TVDHQB_123456789/1550>) 1.3 TONG QUAN TINH HiNH NGHIEN CUU
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Ở Việt Nam được biết đến khoảng chục năm gần đây với sự bùng nỗ công
nghệ thông tin, phần mềm quản lý nhân sự đã trở nên phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp Nhận thấy được tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự nên đã có nhiều công trình nghiên cứu về vẫn đề này Dưới đây là một số công trình nghiên cứu mà em đã tham khảo:
Luận văn Thạc sĩ với đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương trong ERP” của Đỗ Thị Hương — Viện Công nghệ thông tin, trường Đại học Quốc gia Hà Nội Luận văn đã đưa ra được tông quan về ERP, đưa ra được phương pháp, quy trình PTTK hệ thống, đưa ra được các quy trình nghiệp vụ cơ bản về quản trỊ nhân sự và tiền lương, xây dựng được phần mềm và kiểm thử Tuy nhiên, giao diện hơi khó nhìn và không giống thực tế
Luận án Tiến sĩ với đề tài “Hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại
công ty Hồng Hà” của Nguyễn Phi Hùng — chuyên ngành Quản trị kinh doanh trường đại học Dân lập Hải Phòng Luận văn mang ý nghĩa tối ưu các tính năng quan trọng
14
Trang 23của hệ thông quản trị nguôn nhân lực Ưu điểm của bài viết là có sự phân tích rất chi tiết, kết hợp nhiều kết quả từ số liệu thống kê nghiệp vụ nên bài luận mang ý nghĩa chặt chẽ, mang lại hiệu quả đáng ké góp phân vào hệ thông quản lý nhân sự công ty Hong Ha
Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích thiết kế hệ thông quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Hưng Long” của Nguyễn Hoàng Đức, sinh viên K55 — Khoa Máy tính, Trường
Đại học Bách khoa thành phô Hồ Chí Minh Bài viết có ưu điểm là thiết kê được giao
diện thân thiện, dễ sử dụng, gân gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữ liệu, đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đáp ứng được phân nào của hệ thống thực tế Tuy nhiên còn tôn tại nhược điểm là CSDL hệ thông được xây dựng trên cơ sở một hệ thống thông tin mạng, bước đầu chỉ mới xây dựng trên máy cục bộ và các chức năng đây đủ để quản lý một hệ thống chưa hoàn chỉnh,
1.3.2 Tình hình nghiên cứu nước ngoài
Hệ thông quản lý nhân sự xuất hiện từ rất lâu và mang đến hiệu quả rất lớn, nâng cao năng xuất làm việc trong tô chức, doanh nghiệp Trong những năm qua đã có rất nhiều hệ thông quản lý nhân sự mới hiệu quả hơn thay thế nhưng phân mềm quản lý nhân sự cũ, nhưng phát sinh trong hệ thông nhân sự không ngừng được nghiên cứu và cải tiên nhắm nâng cao tốc độ, tính bảo mật, hiệu quả trong việc quản lý nhân SỰ
Có rât nhiêu phân mêm quản lý nhần sự được đánh giả cao trên thê giới, như: Phải kê đến gói quản trị nguồn luc (Enterprise Resrouce Planning — ERP), hé thống châm công, nghỉ phép (E-Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên (Personnel Information), hệ thống tính lương (Payroll)
Hay dé tai: “Design of company’s salary management system” tai cong ty Lei Xiong cua College of Information Engineering, Jiangxi University of Technology, Jiangxi Nanchang, nim 2015 duoc xuat ban béi Atlantis Press Nhdm nâng cao hiệu quả quản lý tiền lương và thông tin công ty các cấp, bài báo này trước tiên phân tích những hạn chế của hệ thông quản lý tiền lương: sau đó yêu câu, tính khả thi, thiết kế từng phân hệ chức năng và kiểm tra phan mém Hệ thông được thiết kế trong bài báo này có các mô-đun chức năng như quản lý người dùng, quản lý mật khẩu, nhân viên quản lý, quản lý bảng lương và truy vẫn bảng lương Hệ thống có thể cho phép nhiều nguol biét thông tin nội bộ về nhân viên thông qua các kênh khác nhau, một mặt có thể thúc đây việc bán sản phẩm, mặt khác thỏa mãn nhu câu của mọi người Thiết kế này đã đáp ứng nhu câu cơ bản của hệ thông truyền thông trực tuyến, trên giao diện thực hiện đơn giản, thực tế và cỗ găng hoạt động để đáp ứng thói quen của người
Trang 24dùng Bên cạnh đó, vẫm còn có một số hạn chế chăng hạn như hiệu ứng thực thi câu lệnh SQL hiệu quả chưa cao, về phương tiện trực tuyến tất cả các thao tác trên một
trang đã xảy ra một số nhằm lẫn, thay đổi chương trình,
Nghiên cứu của Omar Tariq và Guobin Zhu với đề tài “Research on Human Reource Information Systems Based on Requirement Engineering” tai Chongging University, nim 2014 da chỉ ra được nguyên nhân phải sử dụng hệ thống quản lý nhân
sự là do sự phát triển của xã hội quá nhanh Nếu tổ chức, doanh nghiệp tiếp tục sử
dụng mô hình quản lý nhân sự theo phương thức truyền thống thì sẽ không thể theo kịp được và cạnh tranh trong xã hội hiện nay Trong bài nghiên cứu, tác giả đã đưa ra phương pháp và yêu cầu về việc xây dựng hệ thống từ việc xây đựng hệ thống theo hướng đối tượng, sử dụng mô hình MVC, xây đựng các module của hệ thống ngoài ra việc xây dựng và cài đặt hệ thống
16
Trang 25Chuong 2 KET QUA PHAN TICH, DANH GIA THUC TRANG CUA HE THONG QUAN LY NHAN SU TAI CONG TY TNHH THUONG MAI VA
DICH VU JACWATER VIET NAM
2.1.TONG QUAN VE CONG TY TNHH THUONG MAI VA DICH VỤ JACWATER VIET NAM
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Jacwater Việt Nam là đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực bán buôn bán lẻ trực tuyến, chuyên cung cấp các sản phẩm thời trang ngồi trời
Tên đầy đủ: Cơng ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam
Tén giao dich: JACWATER CO.LTD
Tén tiéng anh: Jacwater Vietnam Services and Trading Company Limited
Địa chỉ: Số 55 ngõ 102 Hoàng Đạo Thành, phường Kim Giang, quận Thanh Xuân, thành phô Hà Nội
Mã số thuê: 0108841463
Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước Website: https://jacwater.com
S6 dién thoai: (+84) 88 680 79 74
Email: jacwatervietnam @ gmail.com Giám đốc: Nguyễn Mạnh Hiếu Ngày hoạt động: 29/07/2019
Tâm nhìn và sứ mệnh: Trở thành thương hiệu hàng đâu trong lĩnh vực thời trang và đô gia dụng, để cao lợi ích và sức khỏe cho người sử dụng Hướng tới đáp ứng mọi nhu câu của đa sô người tiêu dùng trong nước
Logo công ty:
Trang 26JACWATER
2.1.2 Lịch sử hình thành va phát triển của công ty
Ngày 29/07/2019, công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Jacwater Việt Nam
được Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội xét duyệt và cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh Sau khi thành lập công ty luôn là nhà cung cấp các sản phẩm thời trang ngoài trời cho mọi người Thời gian đầu công ty còn gặp nhiều khó khăn, tuy nhiên với sự lãnh đạo của ông Nguyễn Mạnh Hiếu sau gần 4 năm hoạt động thì đến nay công ty đang dan 6n định và đang trên đà phát triển Trước đó, năm 2017, công ty hoạt động đưới hình thức hộ kinh doanh với mặt hàng chủ yếu là thời trang may mặc tại cửa hàng truyền thống Sau đó, công ty chuyển dịch dần mô hình kinh doanh từ thương mại truyền thống sang thương mại điện tử với hoạt động mua bán chủ yếu qua mạng xã hội Facebook, thông qua website Jacwater.com và qua sàn TMĐT shopee với tên shop là jacwater Công ty cũng kinh đoanh bán buôn cho các đầu buôn ở chợ Ninh Hiệp, các shop quần áo ở Vinh, Sài Gòn, Hà Nội, Hải Phòng
Bên cạnh đó công ty cũng sản xuất sản phẩm thời trang áo khoác gió chống nước cao cấp, cung cấp đồng phục cho các doanh nghiệp Công ty có 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực may đo, sản xuất, thiết kế, phân phối mặt hàng áo khoác gió jacket Tất cả đều được sản xuất trên một dây chuyền hiện đại, khép kín do đó những sản phẩm mang thương hiệu Jacwater đều đạt đến chất lượng cao, luôn đáp ứng được những kì vọng và mong đợi của khách hàng Công ty không ngừng phát triển sản phẩm ngày càng chất lượng để người tiêu dùng từng bước có cơ hội sử dụng và trải nghiệm những sản phẩm mang thương hiệu của Jacwater
Được thành lập bởi ông Nguyễn Mạnh Hiếu với nhiều năm kinh nghiệm và chuyên môn cao, cùng với đội ngũ nhân viên có tỉnh thần sáng tạo, quyết tâm cao, dám nghĩ dám làm và quan trọng hơn là lòng nhiệt huyết hết lòng vì công việc Vì vậy, công ty đã không ngừng gia tăng giá trị cho cộng đồng, đem đến những bộ trang phục ngoài trời đảm bảo chất lượng cho người sử dụng
Đến nay, Jacwater trở thành nhà bán buôn bán lẻ với hệ thống cửa hàng và xưởng sản xuất trải khắp cả nước được nhiều khách hàng lớn lựa chọn như FPT, Viettel, Nam Dược, YoungBo Vĩna,
18
Trang 27Sau gân 4 năm thành lập và phát triển, công ty đã có doanh thu tăng trưởng
đều đặn bình quân 20-30%, trở thành nguôn cung cấp mặt hàng thời trang và gia dụng uy tín cho rất nhiều cửa hàng bán buôn và bán lẻ trên toàn quốc
2.1.3 Định hướng phát triển của công ty trong tương lai
Mục tiêu chiến lược đến năm 2025 của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam là không ngừng trưởng thành, lớn mạnh và phát triển mạng lưới phủ rộng toàn quốc Cụ thể:
- _ Mang đến cho người tiêu dụng những sản phẩm tốt nhất với giá cả phù hợp nhất
- Pay mạnh nghiên cứu và phát triển sản phẩm nhằm mở rộng tệp khách hàng của công ty cả ở trong nước lẫn nước ngoài
- _ Trở thành top 5 công ty bán lẻ trên nên tảng TMĐT
- _ Thị trường phục vụ 250 triệu dân - - Doanh thu hoạt động đạt 10 triệu USD
- Thuong hiệu Jacwater có tên tuôi trong lĩnh vực thời trang và gia dụng trên cả nước
2.1.4 Co cau tô chức nhân sự của công ty a Cơ cầu tô chức của công ty
Sơ đồ câu trúc bộ máy Công ty TNHH Thương và và dịch vụ Jacwater Việt Nam: Ban giam doc Phong hanh chinh - nhần sự Phòng Phòng Phòng kinh doanh kê toán marketing Phòng ki thuật - kho
Hình 2 1 Sơ đồ cấu trúc bộ máy của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam
(Nguồn: Ban quản lý điều hành) Chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc và từng bộ phận, phòng ban:
Trang 28- _ Ban giám đốc: Có chức năng quản lý các phòng ban trong công ty, là nơi hoạch định chiến lược, kiểm soát quá trình hoạt động cho công ty cũng như các phòng ban trong tổ chức, đồng thời đánh giá kết quả đạt được của các phòng ban cũng như công ty để đưa ra các chiến lược phù hợp hơn cho hoạt động của công ty - _ Phòng tài chính - kế toán: Có chức năng kế toán tài chính của các hoạt động kinh doanh và kế toán văn phòng: thống kê, báo cáo và tô chức luân chuyển vốn hợp lý; quản lý tài sản, thanh toán tiền lương cho công nhân viên và các công việc khác
- _ Phòng Marketing: Có chức năng tìm kiếm đối tượng khách hàng, mang lại nguồn khách hàng Phát triển các kênh website, kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, kênh Youtube, sàn Thương mại điện tử
- _ Phòng kinh doanh: Có chức năng tìm kiếm khách hàng, cho tới kinh doanh,
ký kết hợp đồng, triển khai và đào tạo chuyển giao sản phẩm và chăm sóc
khách hàng Có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện,
thiết lập các giao dịch khách hàng, thực hiện các hoạt động bán hàng tới các
khách hàng nhằm mang lại lợi nhuận cho công ty, phối hợp các bộ phận liên
quan như kế toán, marketing, kĩ thuật nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ
nhất cho khách hàng
- Phong hành chính — nhân sự: Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc tổ
chức quản lý nhân sự, tiền lương và quản lý hành chính của công ty Làm công tác tuyến dụng và thực hiện đúng các chế độ cho người lao động, tô chức các hoạt động vuI chơi giải trí dành cho tập thê nhân viên hàng năm
- _ Phòng kỹ thuật - kho: Bộ phận kỹ thuật có chức năng triển khai cài đặt bảo trì, sửa chữa các thiết bị điện tử, các phần mềm ứng dụng cho các phòng ban công ty Xây dựng dự án thương mại điện tử nhằm nâng cao hiệu quả các website bán hàng Bộ phận kho sẽ có nhiệm vụ theo dõi việc nhập - xuất hàng hóa trong kho, soạn hàng xuất kho, sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho
b Cơ cấu nhân lực của công ty
Từ khi thành lập năm 2019 đến nay, đội ngũ nhân viên của công ty đã tăng
đáng kể Ban đầu chỉ từ hơn 20 nhân viên, tính đến nay công ty đang hoạt động với
75 nhân sự ở tất cả các bộ phân phòng ban Đội ngũ lao động của công ty hầu hết đều là lao động trẻ Không những vậy, công ty rất chú trọng trong khâu tuyên dụng, tuyển người ham học hỏi và có tính cầu tiến trong công việc Công ty luôn chú trọng đào
tạo từ cơ bản đến nâng cao giúp nâng cao trình độ cho nhân viên trong công ty
Cơ câu nhân lực ở tất cả các phòng ban của công ty được thống kê ở bảng sau: 20
Trang 29Phân ¬ Số lượng | Tỷlệ | Tổng số TT | loại Tiêu trí (người) | (%) | nhân viên Giới Nam 191 25.3% L lun 75 0 Nữ 56 | 74,7% Đại học 491 65,3% 2_ | Trình độ | Cao đăng, Cao đăng nghề 18 18% 75 Tốt nghiệp THPT 8| 16,7% < 1 nam 61 61% 3 | Tham nen l1 đến<3 năm 25| 33,3% 75 > 3 năm 11 | 5,7% < 28 tudi 52| 69,3% 4 |Détudi | 28 đến < 35 tuôi 21| 28% 75 > 35 tudi 2} 2.7% Bang 2 1 Cơ cầu nhân lực của công ty Jacwater nam 2022 (Nguồn: Phòng hành chính — nhân sự) Nhìn tông quan cơ câu nhân lực của công ty, ta có thê thây đội ngũ nhân viên của công ty hâu hêt đêu có trình độ cao Nhân viên ở độ tuôi < 28 tuôi chiêm sô lượng
lớn cho thây công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, đây là độ tuôi có khả năng sáng tao,
tinh thân làm việc cao Điêu này giúp cho việc sử dụng CNTT vào sản xuât và kinh doanh của công ty trở nên dễ dàng, giúp công ty phát triển trong thời đại 4.0
2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Trang 303 | Lợi nhuận trước thuế 7.685 10.227 16.989 4 | Loi nhuan sau thué 6.148 8.181 13.591 Bảng 2 2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Jacwater từ năm 2020 dén nam 2022 (Nguon: Phòng kế toán) Từ bảng số liệu trên ta có thể thấy giai đoạn 2020-2021, mặc dù chịu ảnh hưởng của đại dịch Covid-I9, ngành thời trang nhất là thời trang ngoài trời giảm mạnh do thực hiện lệnh giãn cách xã hội nhưng nhờ vào sự phát triển của TMĐT và sự đây mạnh hoạt động marketing của công ty nên doanh thu vẫn tăng đều so với năm trước Giai đoạn 2021-2022, dịch bệnh được đây lùi, nhu cầu thời trang ngồi trời tăng gâp đơi so với gia1 đoạn trước Và cùng với sự mở rộng phạm vi kinh doanh trên khắp cả nước nên chi phí bỏ ra đã tăng mạnh so với năm 2021 Nhìn chung, nhờ sự phát triển của TMĐT và những quyết định đúng đắn của ban điều hành, hoạt động kinh doanh của công ty luôn ở trạng thái ôn định và có xu hướng phát triển mạnh hơn
nữa
2.2.THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY JACWATER
2.2.1 Thực trạng chung của Công ty a Trang thiết bị phần cứng
Jacwater là một công ty hoạt động trong lĩnh vực TMĐT vì vậy công ty luôn
chú trọng trang bị đầy đủ trang thiết bị cho nhân viên Cụ thể:
Công ty có | may chu VPS
- _ Mỗi phòng ban được trang bị đầy đủ máy tính cho nhân viên trong đó gồm có
máy tính để bàn và laptop cá nhân Máy tính để bàn được trang bị cho các quản lý của mỗi phòng ban, còn lại các nhân viên đều được trang bị laptop cá nhân - Công ty sử dụng 5 modem wifi kết nối với mạng thông tin qua đường cáp
quang do VNPT cung cấp
- Công ty có hệ thống camera giám sát giúp cho Giám đốc dễ dàng theo dõi, giup dam bao an ninh cho công ty
- _ Công ty có trang bị 6 máy in giấy phục vụ cho nhu cầu công việc văn phòng và 1 máy 1n hóa đơn phục vụ cho việc bán hàng
b Các phần mềm ứng dụng
22
Trang 31Tại công ty, 100% máy tính được cài bộ phần mềm văn phòng của Microsoft Office đề phục vụ soạn thảo văn bản, lập báo cáo tài chính, xây dựng các slide thuyết trình Công ty trao đối công việc bằng phần mém Telegram Hay sử dụng các trình duyệt web Google Chrome, Cốc céc, Microsoft Edge, phan mém giải nén Winrar, phan mém bao vé FireWall, phan mém diệt virus Bkav Pro
Đôi với môi vị trí sẽ sử dụng phân mêm riêng đê phục vụ công việc:
- _ Đối với nhân viên kĩ thuật: Sử dụng Webplus và Wordpress đề thiết kê và quản
tr1 website
- Đối với nhân viên marketing: St dung MassSeoContent, Google Adword, Facebook Adword, su dung Adobe Photoshop CC 2020, Adobe Indesign
CC2020 dé thiét ké hinh anh va Camtasia 9 dé chinh stra video
- _ Đối với nhân viên kế toán: Sử dụng phan mém ké todn Misa - _ Đối với nhân viên kinh doanh: Sử dụng Kiot Viet, Sota - Phan mém quan lý sản phẩm: Nhanh.vn
c Cơ sở dữ liệu và quản trị CSDL
Phương thức thu thập, phân phối, lưu trữ dữ liệu:
- _ Phương thức thu thập: qua các khảo sát thực tế, qua Internet và các phương tiện thông tin đại chúng như báo, tạp chí
- _ Phương thức truyền nhận: nhân viên trong công ty sử dụng đường truyền của mạng LAN, Wifi và Internet đề truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới, giữa nhân viên các bộ phận với nhau
- _ Phương thức lưu trữ: kết hợp giữa phương pháp lưu trữ dữ liệu trên số sách với phương pháp lưu trữ trên bộ nhớ máy tính, cũng như trên điện toán đám mây
Việc truyền dữ liệu trong tô chức băng hệ thông mạng LAN, Internet giúp thông tin được truyện đi nhanh hơn, đảm bảo hiệu suát công việc Tuy nhiên, phương pháp này đồng thời có thê gây rò rỉ thông tin ra bên ngoài doanh nghiệp Tương tự
khi dữ liệu được lưu trữ bằng sự kết hợp giữa phương pháp thủ công sử dụng số sách,
bộ nhớ máy tính hay điện toán đám mây, hoàn toàn có thê gặp những rủi ro về mặt
công nghệ
Công ty Jacwater sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server Trong đó phòng kĩ thuật trực tiép quan ly va chiu trach nhiém trong viéc quan tri CSDL Mô hình SQL Server có tính pho bién cao, trong do tât cả dữ liệu được tô
Trang 32chức chặt chẽ đưới dạng bảng, dễ dàng định nghĩa, duy trì và thao tác đữ liệu, dễ dàng trích xuất dữ liệu
2.2.2 Thực trạng HT quản lý nhân sự tại công ty a Thực trạng việc quản lý nhân sự tại cơng ty
¢ Vé nguồn lực
Công ty đã từng bước sắp xếp, điều chỉnh, phân công đúng người đúng việc, lựa chọn và tuyển dụng những nhân sự trẻ có năng lực nghiệp vụ chuyên môn, quản lý tạo ra một guỗồng máy hoạt động thông suốt Mỗi nhân viên trong là một mắt xích quan trọng trong bộ máy nhân sự của công ty Phối hợp chặt chẽ, giúp đỡ nhau trong công việc đê hồn thành cơng việc với hiệu quả cao nhât
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam làm việc 44 giờ/tuần từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7, nghỉ chiều thứ 7 và chủ nhật Dưới đây là những công việc cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tại công ty:
Trách nhiệm quản lý nhân sự và tiền lương thuộc về 2 phòng ban: phòng hành chính nhân sự và phòng kế toán Trong đó:
- _ Nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ quản lí các vẫn để về nhân sự như:
tạo danh sách các nhần viên của công ty và các phòng ban trực thuộc, các thông tin về nhân viên (quê quán, địa chỉ, điện thoại, trình độ học vẫn, chuyên môn, ngoại ngữ, gia đình, con, ngày vào làm việc )
- _ Nhân viên phòng kế tốn của tơng cơng ty sẽ quản lí tiền lương bằng cách tạo
các bảng lương, khung lương đối với từng bộ phận và từng chức vụ
- _ Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ Nhân viên ở chức vụ nào sẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó
s* Về quản lý hồ sơ nhân viên
Trách nhiệm thuộc về phòng hành chính — nhân sự như đã trình bày trên Khối Bizfly
đang sử dụng phần mềm loffice kết hợp công cụ Excel, Word đề lưu trữ tập trung hỗ sơ nhân viên, thông tin nhân viên trong quá trình làm việc tại đây
s» Về chấm công
Giờ công của nhân viên được xác định dựa theo thời gian thực làm việc hàng tuần của nhân viên và quan sát của nhân viên kế toán Đối với trường hợp giờ công
bị thiếu thì người lao động phải làm giấy đề nghị xác định công theo quy định quản
lý giờ công Trường hợp đi làm nhưng quên chấm công hoặc có nhiệm vụ làm việc
ngoài công ty không thể chấm công thì phải có giấy tờ giải trình và được duyệt bởi
chính cấp trên trong phòng nhân viên đó làm việc
24
Trang 33Đối với trường hợp nhân viên làm giờ tăng ca thì phòng nhân sự phải kiểm tra các giấy đề nghị tăng ca của nhân viên đó xem có đúng với các chính sách, quy định của công ty hay không Trường hợp không đúng hoặc là người lao động làm tăng ca vượt quá Ih/ngày làm việc mà không có giây tăng ca thì phải mời nhân viên đó lên
để giải trình
Sau khi hoàn thành bảng tông hợp công, phòng hành chính — nhân sự gửi file tông hợp cham công và chuyển cho từng bộ phan dé xác định tính chính xác của giờ
công của từng nhân viên Nếu có sự khiếu nại của nhân viên thì phòng hành chính —
nhân sự phải tiên hành giải quyết Sau đó gửi bảng tổng hợp lên phòng kế toán của tong công ty + Về tính lương Nhân sự nhận lương vào ngày cuối cùng của tháng Mức lương cơ bản thực tế số ngày công thực tế = mức lương cơ bản X ————- — = - số ngày công tiêu chuẩn trong tháng số ngày tăng ca x 1,5
Mức lương tăng ca = mức lương cơ bản X ————— — = - số ngày công tiêu chuẩn trong tháng Mức lương làm vào ngày chủ nhật hoặc ngày lễ * hệ số 2, nếu làm vào ngày lễ hoặc chủ nhật mà được phân công nghi bù ngày khác trong tuân thì không được
nhân hệ số
+ Về quản lý các khoản phụ cấp, khen thưởng, kỉ luật
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam có sử dụng hình
thức tự đánh giá bởi mỗi nhân viên và được duyệt bởi quản lý của chính phòng ban nhân viên đó làm việc Nhân viên được quyên tự đánh giá mức độ khó của công việc
và mức độ hoàn thành công việc đó của mình Phòng nhân sự có trách nhiệm độc thúc các bộ phận gửi bảng đánh giá các chỉ tiêu đó hàng tháng vào ngày 23 hàng
tháng Dựa trên bảng đánh giá chỉ tiêu va bang tong hop đánh giá nghiệp vụ nội quy
của phòng nhân sự, nhân viên tính lương lập bảng tổng hợp đánh giá công việc của từng chức danh đề trình Trưởng phòng xem xét Sau khi nhận được kết quả phê duyệt từ Giám đốc, nhân viên tính lương nhập hệ số đánh giá công việc vào bảng lương
Mức lương năng suất thực tế = mức thưởng năng suất tương ứng * hệ số đánh ø1á công việc
Cuối tháng, cuỗi quý các bộ phận phụ trách các mảng sẽ báo cáo, thông kê các thông tin cá nhân hoặc thông tin lương của nhân viên tùy theo yêu câu của ban
Trang 34lãnh đạo Ngoài ra ban lãnh đạo cũng có thể yêu cầu báo cáo bất cứ lúc nào cần thông tin như thông tin chỉ tiết bảng lương, hồ sơ nhân viên,
Vậy nên việc quản lý nhân sự là ngày càng quan trọng, phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức cho công ty Tuy nhiên hiện tại theo khảo sát thì các công việc quản lý nhân sự của công ty vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng Điều này được thể hiện thông qua kết quả của quá trình điều tra
s* Báo cáo, thống kê
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Jacwater Việt Nam đang thực hiện việc báo cáo thống kê các thông tin gửi tới ban Giám đốc bằng cách thủ công, cụ thể được soạn thảo trên file docx theo khuôn mẫu có sẵn, nhân viên tiễn hành nhập thủ công các thông tin cần báo cáo và gửi qua email hoặc được ¡in ra bản cứng
b Thực trạng HT quản lý nhân sự tại công ty
Đề năm được thực trạng khách quản của HTTT quản lý nhân sự tại Jacwater, em đã thực hiện phát phiếu điều tra khảo sát cho các cán bộ nhân viên trong công ty và kết hợp với việc quan sát, tự tìm hiểu
Số phiếu phát ra: 15 Số phiếu thu về: 15 Số phiếu hợp lệ: 15 Số phiếu không hợp lệ: 0
Em đã thu được những kết quả như sau:
Câu hỏi: Công fy quản lý thông tin nhân sự theo hình thức nào ? => Kết quả: Giấy tờ, số sách 5 (33.3%) Phần mềm cơ bản (Excel, 0Á} Word, ) 13 (66,7%) Phần mềm chuyên dụng|—0 (0%) 0 5 10 15
Hình 2 2 Hình thức quản lý thông tin nhân sự
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát HTTT quản lý nhân sự Công ty Jacwater) 26
Trang 35Nhìn vào biểu đô, ta có thê thây 33,3% nhân viên được khảo sát cho rằng Công
ty đang quản lý thông tin nhân sự theo hình thức giây tờ, số sách và 86,7% nhân viên
cho răng thông tin của họ đang được Công ty quản lý băng phần mêm Excel hoặc Word C6 thé thay rang day là những hình thức lưu trữ và quản lý thông tin truyền thong, kha bat tiện trong việc tìm kiểm thông tin và dễ có khả năng bị đánh cắp hoặc that lac thông tin
Câu hỏi: Đánh giá mức độ hài lòng về các nghiệp vụ của hệ thông quản lý nhân sự hiện tại:
=> Kết quả:
MM Khong hailong Hailong S6 Rất hài lòng
10
Quản lý hồ sơ nhân viên Tìm kiếm thông tinnhânviên Quản lý lương của nhânviên Quản lý báo cáo, thông kê
Hình 2 3 Mức độ hài lòng về các nghiệp vụ của hệ thông quản lý nhân sự hiện tại (Nguồn: Phiếu điêu tra khảo sát HTTT quản lý nhân sự Công ty Jacwafer) Nhìn vào biêu đô, ta có thê thây các nhân viên được khảo sát cho răng họ hài lòng và rât hài lòng với nghiệp vụ tìm kiêm thông tin nhân viên Nghiệp vụ quản lý hô sơ nhân viên cũng được nhân viên Công ty cho răng đã đáp ứng được nhu câu của họ Tuy nhiên, nghiệp vụ quản lý lương và báo cáo thông kê có sô lượt đánh giá không hài lòng chiêm hơn 50% Nguyên nhân là nghiệp vụ tính lương của hệ thông hiện tại vẫn còn xảy ra các saI sót khiên nhân viên không hài lòng Nghiệp vụ báo cáo thông kê hiện tại còn thủ công, nhân viên phải tự chất lọc thông tin báo cáo khiên cho việc báo cáo không nhanh chóng và còn tôn tai sai sot
Câu hỏi: Đánh giá về nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty: => Kết quả:
27
This document is available free of charge on “ studocu
Trang 36@® Rất cần thiết @ Cần thiết ® Khơng cần thiết
Hình 2 4 Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Jacwdfter (Nguôn: Phiếu điều tra khảo sát HTTT quản lý nhân sự Công ty Jacwater)
Từ kết quả trên, có thể thấy 86,7% nhân viên được khảo sát cho rằng việc xây
dựng một HTTT quản lý nhân sự mới là rất cần thiết, 13,3% số nhân viên còn lại cho rằng cần thiết cho việc xây dựng một HTTT quản lý nhân sự mới Kết quả thể hiện rõ ràng rằng tất cả nhân viên của công ty mong muốn có một HTTT quản lý nhân sự
mới để đáp ứng nhu cầu công việc của nhân viên phòng hành chính — nhân sự, phòng
kế toán và đảm bảo quyên lợi cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong Công ty Jacwater Câu hỏi: Mức độ quan tâm của lãnh đạo đổi với việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của công ty? => Kết quả: @ Rat quan tâm @ Quan tam @ it quan tam ® Khơng quan tâm Hình 2 5 Mức độ quan tâm của lãnh đạo đối với việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của công ty
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát HTTT Công ty Jacwater) Ban lãnh đạo công ty rất quan tâm đến việc ứng dụng CNTT trong việc kinh doanh của công ty Trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển cùng với sự bùng nỗ của TMĐT thì việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của công ty là vô cùng cần thiết
28
Trang 372.3.ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUÁN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY JACWATER
2.3.1 Những ưu điểm của công tác quản lý nhân sự tại công ty
Công ty đã chuyên môn hóa quy trình hoạt động nghiệp vụ rất rõ ràng và minh bạch khiên cho các công việc được diễn ra theo trình tự
Công ty sử dụng các phần mêm miễn phí trong việc quản lý nhân sự từ Google, Microsoft nhu: Google drive, Google docs, Google sheets, Word, Excel
Đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt tình, chuyên nghiệp, sáng tạo, tận tâm với công việc, dễ dàng thích nghi, nắm bắt với các thay đôi vê sự hiện đại và phát trién, tân tiên của khoa học kĩ thuật, công nghệ, nên áp dụng chúng vào công việc là điêu hết sức dễ dàng
Công ty cũng chú trọng vào phát triển cơ sở hạ tầng CNTT Khuyến khích thúc
đây quá trình áp dụng CNTT vào kinh doanh Ngồi ra, cơng ty cũng tô chức đào tạo cho cán bộ nhân viên, đặc biệt là sinh viên mới ra trường có cơ hội được tìm hiểu về công ty, hình dung chính xác được công việc của mình trong tương laI
2.3.2 Những nhược điểm của công tác quản lý nhân sự tại công ty
Trong quy trình quản lý nhân sự, công ty chưa xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự làm cho thông tin không được lưu trữ khoa học, nhất quán và day du, khiến công việc trở nên thụ động và chờ vào việc báo cáo thủ công từ phía nhân sự Điều này ảnh hưởng đến quá trình làm việc của công ty, nhất là trong việc triển khai các quyết định, chiến lược của ban lãnh đạo
Do sử dụng các phan mêm miễn phí nên các nghiệp vụ đều phải thực hiện thủ công dẫn đến mất thời gian, thông tin số liệu có thể bị nhâm lẫn, tốc độ xử lý thông tin chậm và tính bảo mật không cao
Mat thời gian và công sức và tiền bạc cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin vì số lượng số sách lớn và tăng mỗi ngày, vì thế đòi hỏi phải dùng nhiều người cho công
việc này gây tốn kém chi phí
Bất cập tron công tác theo dõi thời gian chấm công, số nhân viên đi làm, nghỉ trong ngày Bởi máy châm công chỉ đồ dữ liệu công về máy của cán bộ nhân sự, để
biết chi tiết thời gian làm việc của nhân viên thường phải hỏi phòng hành chính —
nhân sự
2.3.3 Nguyên nhân và hướng giải quyết nhược điểm
Trang 38Do từ khi thành lập cho tới nay quy mô nhân sự của công ty khá nhỏ và chi phí đầu tư cho cơ sở hạ tầng CNTT của công ty có hạn, ban lãnh đạo chưa có chính sách đầu tư vào HTTT quản lý nhân sự hoàn chỉnh
Dựa vào kết quả điều tra của phiếu khảo sát và quan sát của bản thân em trong quá trình thực tập tại Công ty, việc quản lý nhân sự của Công ty có những ưu điểm nhưng vẫn tổn tại nhiều nhược điểm gây khó khăn cho công tác quản lý Để khắc phục những nhược điểm đã nêu trên và để phục vụ cho sự phát triển ngày càng lớn của công ty thì việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng là rất cần
thiết
Do công ty chỉ mới xây dựng hệ thống quán lý dữ liệu chấm công từ máy chấm công, còn lại các nghiệp vụ khác như: Quản lý hồ sơ nhân viên, tính lương, báo cáo
thống kê, quản lý khen thưởng, kỷ luật chưa quản lý đồng bộ Vì vậy, em xin đề
xuất xây dựng một HTTT quản lý nhân sự hoàn chỉnh các tính năng, đồng bộ hóa các
thông tin cần lưu trữ vào một hệ thống để dễ tìm kiếm, truy xuất Hệ thống em đề
xuất sẽ được mô tả và phân tích chỉ tiết trong chương 3
30
Trang 39Chuong 3 PHAN TICH THIET KE HTTT QUAN LY NHAN SU TAI CONG TY TNHH THUONG MAI VA DICH VU JACWATER VIET
NAM
3.1 TONG QUAN VE HUONG TIEP CAN CUA HTTT QUAN LY NHAN SU CHO CONG TY
3.1.1 M6 ta bai toan
Bai toan quan ly nhan sy cua Cong ty TNHH Thuong Mai va Dich Vu Jacwater Việt Nam được thực hiện như sau:
Hàng năm, khi có nhu câu tuyến dụng nhân sự, phòng nhân sự sẽ đưa ra thông tin tuyển dụng, ứng viên muôn ứng tuyên phải nộp hô sơ theo quy định của công ty và tham gia phỏng vấn bắt buộc Nếu nhân viên trúng tuyến và qua thời gian thử việc, công ty sẽ kí hợp đông làm việc và hoàn thiện hồ sơ nhân viên, sau đó hệ thông sẽ tiệp nhận hồ sơ, lưu và cập nhật khi có yêu câu Hợp đông làm việc sẽ được lưu trữ cùng với hỗ sơ nhân viên Thông tin nhân viên bao gồm: mã nhân viên, họ tên nhân viên, mã phòng ban, mã chức vụ, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, căn cước công dân Mỗi nhân viên sẽ giữ một chức vụ và mỗi nhân viên chỉ thuộc I phòng ban, mỗi phòng ban có thể có nhiêu nhân viên Ngồi những thơng tin cá nhân, hợp đồng
làm việc cũng có thêm thông tin ngày ký kết, thời hạn, nội dung công việc, chế độ
làm việc, bảo hiểm Nhân viên phòng hành chính — nhân sự chịu trách nhiệm thêm, sửa, xóa thông tin nhân viên khi có sự thay đôi
Cuỗi mỗi tháng, cấp trên của nhân viên và bản thân nhân viên sẽ thực hiện đánh giá năng lực làm việc của nhân viên theo biểu mẫu do công ty quy định và gửi kết quả cho phòng hành chính — nhân sự Biểu mẫu đánh giá bao gồm: mã nhân viên, họ tên nhân viên, mã phòng ban, mã chức vụ, ngày đánh giá, điểm đánh giá, kết quả Kết quả đánh giá gồm các mức: yếu, trung bình, khá, tốt và xuất sắc Nhân viên đạt mức xuất sắc sẽ được thưởng, nhân viên đạt mức yêu sé bi phạt và nhân viên đạt mức yếu liên tiếp 3 tháng sẽ bị sa thải (điều này được nêu rõ trong hợp đồng lao động) Mỗi lần nhân viên được khen thưởng hoặc kỷ luật, phòng hành chính — nhân sự sẽ tạo một quyết định khen thưởng, kỷ luật Thông tin về quyết định bao gôm: mã quyết định, tên quyết định, ngày lập, mã nhân viên, tên nhân viên, lý do, hình thức khen
thưởng — kỉ luật, người duyệt, mức tiên phạt/thưởng
Hàng ngày nhân viên nhân sự chấm công cho nhân viên bằng máy châm công
và cuối tháng dựa vào đữ liệu chấm công từ máy châm công để tính lương và lập bảng
lương cho nhân viên Bảng châm công được thiết lập theo phòng ban, dựa trên các ca làm việc của nhân viên, có thê là ca hành chính, ca xoay, theo quy định tính ngày
Trang 40công chuẩn, công làm thêm Bảng chẵm công công khai cho phép nhân viên xem giờ vào ra đi làm của mình nhưng không được phép sửa, xóa Tối đa nhân viên được phép nghỉ không quá 3 ngày trong 1 tháng, nếu thời gian nghỉ phép quá hạn sẽ bị trừ lương, bên cạnh đó các buổi đi làm muộn sẽ bị cộng dồn thời ø1an muộn Còn đối với nhân viên được phép nghỉ thai sản sản hay đi công tác cho ban giám đốc quyết định thì vẫn được tính lương cơ bản Thông tin bảng chấm công bao gồm: mã bảng chấm công, tên bảng châm công, mã nhân viên, tên nhân viên, sô ngày công, ngày lập
Mức lương được tính phù hợp tùy theo hệ số lương của mỗi người Nhân viên
có thê xem bảng lương của mình Kế toán sẽ tính lương cho nhân viên theo công thức: Lương thực lĩnh = Các khoản lương được nhận — Các khoản khấu trừ
Trong đó:
- _ Các khoản lương được nhân bao gồm: Lương chính (Lương cơ bản * Hệ số
lương), thưởng theo dự án, làm thêm giờ và các khoản hỗ hợ (lễ, tết, tăng ca,
điện thoại, đi lại, phụ cấp khác)
- _ Các khoản khẩu trừ vào lương: BHXH, BHYT, phí cơng đồn, thuế TNCN, các khoản phải trừ khác (kỷ luật, )
Nhân viên phòng hành chính — nhân sự và phòng kế toán lập các thông kê, báo cáo hàng tháng, hàng quý hay theo yêu cầu gửi lên cho ban giám đốc xem xét, phê duyệt Thông tin bản báo cáo gồm: mã báo cáo, tên báo cáo, ngày lập, nội dung báo
cáo
3.1.2 Mục tiêu cho hệ thống mới và định hướng phát triển các chức năng quản lý cho hệ thống mới
Tính đến thời điểm hiện tại, Công ty đang quản lý nhân sự khá thủ công, hiệu
quả đem lại chưa cao, các nghiệp vụ chưa tối ưu, công cụ quản lý chưa phù hợp Vì vậy hệ thống quản lý nhân sự mới cần tích hợp đầy đủ các chức năng cơ bản của một hệ quản trị nhân sự có sự ứng dụng của CNTT
Trong tương lai, Công ty sẽ càng phát triển lớn mạnh hơn, kéo theo số lượng nhân sự cũng sẽ tăng theo Theo định hướng đó, Công ty sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý nếu như còn áp dụng hình thức quản lý thủ công Vì vậy hệ thống mới cần
đồng bộ thông tin trên một cơ sở dữ liệu chung để có thể dễ dàng quản lý, đem lại
hiệu quả cao hơn và chuyên nghiệp hơn
Mặc dù công ty có nhân sự trẻ dễ dàng tiếp cận CNTT nhưng hệ thống quản lý nhân sự mới cũng không cần quá phức tạp với giao diện dễ đùng để nhân viên có
32