PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đổi mới giáo dục tại Việt Nam Đổi mới chất lượng, phương pháp, hình thức dạy học, lấy học trò làm trung tâm là một vấn đề giáo dục lớn ở nước ta. Giáo dục đi theo hướng mới, với những mong muốn mang lại cho học sinh, trẻ em một thế giới tốt hơn. Thực tiễn cho thấy, muốn “con tàu” giáo dục tiến lên thì trước hết cần phải có triết lý giáo dục phù hợp. Đó là những nguyên lý nền tảng chủ đạo toàn bộ việc xác lập mục tiêu, nội dung, phương pháp thực hiện hoạt động giáo dục. Cần chuyển một nền giáo dục lấy trang bị kiến thức làm mục tiêu chủ yếu sang một nền giáo dục dạy kỹ năng, dạy cách tự học, dạy cách tư duy làm chủ yếu. Trong những năm gần đây, vấn đề phát triển tư duy, giáo dục kĩ năng sống hay tạo môi trường phát triển an toàn và toàn diện cho trẻ đã thu hút sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu, các thầy cô giáo, các bậc phụ huynh... Nhiều công trình khoa học đã được công bố, nhiều cuộc hội thảo liên quan đến các vấn đề trên đã được tổ chức. “Trẻ em hôm nay, thế giới ngày mai” Trẻ em là chủ nhân tương lai của đất nước, là hy vọng của mỗi gia đình, quốc gia. Việc chăm sóc và giáo dục thiếu niên, nhi đồng không chỉ là trách nhiệm của riêng ai mà là trách nhiệm của toàn xã hội. Bên cạnh việc giáo dục trẻ em học tập tại trường học, trong gia đình thì việc tổ chức cho các con những trải nhiệm, những hoạt động tương tác vô cùng quan trọng. Tổ chức sự kiện không những kết nối được khách hàng với doanh nghiệp mà còn thu hút được những khách hàng tiềm năng, đồng thời quảng bá được hình ảnh của doanh nghiệp. Việc tổ chức các sự kiện liên quan đến giáo dục giúp tổ chức liên kết được phụ huynh, qiaso viên, các cơ quan truyền thông và các tổ chức liên quan, đồng thời tạo cơ hội để quảng cáo, tiếp thị cũng như giới thiệu, tìm thêm học viên cho tổ chức. Nhận thấy vai trò của tổ chức suej kiện trong việc quảng bá thương hiệu, qua tìm hiểu thực tế tác giả đã quyết định lựa chọn đề “Hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng của tổ chức giáo dục Vietfuture” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Thông qua đó vận dụng những kiến thức lý luận đã học để ứng dụng nghiên cứu, tác giả đưa ra ý kiến đánh giá và một số giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động tổ chức sự kiện trong việc quản bá thương hiệu Thiếu nhi siêu đẳng cũng như các sản phẩm giáo dục khác.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu định lượng: Tiến hành nghiên cứu khảo sát bằng bảng hỏi đối với các thành viên Tổ chức giáo dục Vietfuture, cũng như ban sản phẩm Thiếu nhi siêu đẳng, Phụ huynh của khóa học Thiếu nhi Siêu đẳng chuyên sâu và bán trú Hiệu trưởng trường Tiểu học Hồng Quang.
Phương pháp định tính: Phỏng vấn sâu ban sản phẩm Thiếu nhi siêu đẳng, Phụ huynh và Hiệu trưởng trường tiểu học Hồng Quang.
Nghiên cứu thứ cấp các nguồn sách và tài liệu học thuật của các nhà nghiên cứu, những học giả nổi tiếng trong và ngoài nước, thu thập và phân loại các nghiên cứu thực tiễn tại Việt Nam.
Phân tích các sự kiện được tổ chức thực tế qua các góc độ: Kế hoạch truyền thông, thông điệp truyền thông, mục đích tổ chức, đánh giá hiệu quả sự kiện Qua đó tham chiếu với sự kiện của Tổ chức Giáo dục Vietfuture.
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa lý luận
Làm rõ được định nghĩa và tầm quan trọng của các hoạt động truyền thông để quảng bá một sản phẩm giáo dục
Nghiên cứu "Hoạt động tổ chức sự kiện truyền thông quảng bá thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng của Tổ chức giáo dục Vietfuture thông qua 2 sự kiện nhỏ: Arena tháng, lễ tốt nghiệp bán trú Thiếu nhi Siêu đẳng và 1 sự kiện lớn: Festival Tắt điện thoại dành trọn cho con sẽ đưa ra được những lý thuyết đóng góp về hoạt động tổ chức sự kiện trong công tác truyền thông quảng bá sản phẩm giáo dục Góp phần làm phong phú kho học liệu nghiên cứu củaViệt Nam về Quan hệ công chúng nói chung và hoạt động tổ chức sự kiện trong công tác quảng bá thương hiệu nói riêng.
Ý nghĩa thực tiễn
Những kết quả thu được từ hoạt động tổ chức sự kiện của Tổ chức giáo dục Vietfuture cũng là một tài liệu hữu ích giúp các tổ chức, doanh nghiệp giáo dục có thể tham khảo và áp dụng vào việc xây dựng những chính sách, hoạt động tổ chức sự kiện trong công tác quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp của mình
Luận án có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo để tiếp tục đi sâu nghiên cứu sự kiện quảng bá sản phẩm giáo dục.
Ngoài phần danh mục viết tắt, danh mục bảng, hình và đồ thị, phụ lục, mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, bố cục bài khóa luận gồm có 3 chương:
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUẢNG BÁ THƯƠNG HIỆU CỦA TỔ CHỨC GIÁO DỤC
Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUẢNG BÁ THƯƠNG HIỆU THIẾU NHI SIÊU ĐẲNG CỦA TỔ CHỨC GIÁO DỤC VIETFUTURE
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔCHỨC SỰ KIỆN QUẢNG BÁ THƯƠNG HIỆU THIẾU NHI SIÊU ĐẲNGCỦA TỔ CHỨC GIÁO DỤC VIETFUTURE
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUẢNG BÁ THƯƠNG HIỆU CỦA TỔ CHỨC GIÁO DỤC
Khái niệm
Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này.
Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội (theo từ điển tiếng Việt của Hoàng Phê năm 2004)
Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán
Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execution) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra.
Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện, lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện, điều hành các diễn biến của sự kiện, kết thúc sự kiện
Theo TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh, Giáo trình quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch,chuẩn bị các yếu tố cần thiết, và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội, nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
Tác giả cho rằng tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong tất cả các lĩnh vực xã hội như giải trí, kinh doanh, thương mại, thể thao, họp báo, nhằm mục đích truyền tải những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành nghề đặc thù Cho nên tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như: các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội nghị, các sự kiện mang mục đích gây quỹ, các hoạt động triển lãm, tổ chức các hội chợ thương mại, các sự kiện mang tính giải trí, lễ hội, buổi gặp gỡ giao lưu, các sự kiện văn hóa xã hội, sinh nhật, đám cưới,
1.1.2 Hoạt động tổ chức sự kiện
Hiện nay, tại Việt Nam đang có rất nhiều cách hiểu, khái niệm khác nhau về sự kiện do đây là một ngành nghề tương đối mới Theo như từ điển tiếng Việt thì “Sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như: Seagame, các cuộc thi hoa hậu, chương trình ca nhạc –nghệ thuật, hoạt động về thể dục
- thể thao, hay các buổi lễ kỷ niệm mang tính chất lịch sử.
Có một số ý kiến khác cho rằng sự kiện chỉ là những chương trình liên quan đến hoạt động thương mại và tiếp thị của các DN như: giới thiệu sản phẩm mới, khai chương, hội chợ, triển lãm
Một số khác lại có cách hiểu về sự kiện chủ yếu là những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như sinh nhật, cưới hỏi, ma chay
Trên thế giới, tổ chức sự kiện đã được thừa nhận là một nghề Lĩnh vực này trở thành một ngành công nghiệp đặc thù, có hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối hoàn chỉnh Theo tiếng Anh, sự kiện (Event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như: Business events: Các sự kiện liên đến kinh doanh,Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí, Concerts/live performances: Hòa nhạc, biểu diễn trực tiếp, Trade fairs: Hội chợ thương mại, Festive events: Lễ hội, liên hoan, Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước, Exhibitions: Triển lãm, Meetings: Họp hành, gặp mặt, Seminars: Hội thảo chuyên đề, Workshops:Bán hàng, Conferences: Hội thảo, Conventions: Hội nghị, Social and cultural events: Sự kiện về văn hóa, xã hội, Sporting events: Sự kiện thể thao, Marketing events: Sự kiện hỗ trợ hoạt động Marketing, Promotional events: Sự kiện kết hợp với xúc tiến thương mại, Brand and Product launches:
Sự kiện cho thương hiệu và sản phẩm.
Tóm lại theo tác giả sự kiện (Event) nói chung là việc tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được Và hoạt động tổ chức sự kiện là quá trình thực hiện, thi công các phần việc cho một sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng đến khi diễn ra và kết thúc, thậm chí còn dư âm sau sự kiện.
Thương hiệu đã xuất hiện cách đây rất lâu đời nhằm mục đích chính là phân biệt hàng hóa của nhà sản xuất này với hàng hóa nhà sản xuất khác Có rất nhiều những quan điểm khác nhau khi định nghĩa về thương hiệu như là:
Theo hiệp hội marketing thị trường của Mỹ đã định nghĩa thương hiệu là: “Thương hiệu là một tổ hợp gồm tên gọi, danh từ, ký tự, ký hiệu hoặc thiết kế hoặc cái khác, mục đích của nó là nhận biết sản phẩm và nhân lực của người tiêu dùng hay nhóm người tiêu dùng nào đó, đồng thời khu biệt sản phẩm và nhân lục đối với các đối thủ cạnh tranh của nó”.
Theo Philip Kotler – một chuyên gia marketing nổi tiếng trên thế giới thì:
“Thương hiệu có thể được hiểu như là tên gọi, thuật ngữ, biểu tượng, hình vẽ hay sự phối hợp giữa chúng, dùng để xác nhận sản phẩm của người bán và để phân biệt với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
Còn theo David Ogilvy – vua quảng cáo đã từng định nghĩa về thương hiệu “Thương hiệu là một biểu tượng phức tạp rối ren – nó là tất cả sự vô hình của sản phẩm như: thuộc tính, tên gọi, đóng gói, giá cả, lịch sử phát triển, phương thức quảng bả, đồng thời thương hiệu cũng đã được định nghĩa vì ấn tượng sử dụng và kinh nghiệm vốn có của người tiêu dùng”
Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu 13 1.3 Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện 15
Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, cuộc thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam, mới được xem là sự kiện Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,… Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…
Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia (theo quangcaotruyenhinh.com)
Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường. Để quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phải kết hợp nhiều hình thức truyền thông qua nhiều kênh và mở rộng sự tương tác giữa các đối tượng trường học, các trung tâm đào tạo, khách hàng Trong đó tổ chức sự kiện là một cách tiếp cận hiệu nhất để doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu của mình tới khách hàng Tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu trong chiến dịch truyền thông- marketing của bất kì doanh nghiệp nào Đây là một dịp để các doanh nghiệp giao lưu, tiếp xúc với các khách hàng và đối tác, làm gia tăng các mối quan hệ Nhờ vậy, thương doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn qua các phương tiện truyền thông, báo đài và mạng internet.
Theo cách dễ hiểu, tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc
Tổ chức sự kiện trong doanh nghiệp giúp củng cố và phát triển thương hiệu Đây là nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất, để củng cố và phát triển thương hiệu của công ty, doanh nghiệp Sự kiện là một kênh quảng bá các sản phẩm, dịch vụ mới của công ty, doanh nghiệp trên diện rộng Từ kênh này, công ty có thể tiếp cận được nhiều khách hàng và các đối tác khác nhau Các công ty, doanh nghiệp có thể thể hiện uy tín, thương hiệu của mình Điều này được thể hiện thông qua sự đầu tư quy mô lớn cho sự kiện Nó gồm: sự chuyên nghiệp, thái độ thông qua cách tổ chức chương trình; nhân viên phục vụ tận tình, khâu quản lý tốt…
Khi đến với sự kiện, các khách mời sẽ là trung tâm Họ có cơ hội trải nghiệm trực tiếp các sản phẩm, dịch vụ và chất lượng đến từ công ty bạn, khác với hình thức quảng cáo, tổ chức sự kiện là cơ hội khiến cho khách hàng có thể: Tận mắt nhìn sản phẩm và trải nghiệm để có những phản hồi chính xác nhất về sản phẩm TCSK chính là một dịp hoàn hảo để doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm Sự kiện còn góp phần thúc đẩy hoạt động bán hàng ngay tại sự kiện từ đó giúp gia tăng doanh số cho công ty Giúp mở rộng tệp khách hàng tiềm năng, tìm kiếm cơ hội hợp tác với các nhà đầu tư các đối tác Sau khi có được ấn tượng và trải nghiệm tốt, phần đông khách hàng sẽ quay lại tham dự sự kiện, khả năng họ mua sản phẩm, dùng dịch vụ sẽ là rất cao
Khi đến với sự kiện của thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng, các khách mời sẽ có dịp trải nghiệm trực tiếp các buổi học, các buổi picnic ngoài trời, các festival theo chủ đề tháng, các buổi họp phụ huynh cùng chuyên gia, ở đó phụ huynh được chia sẻ và học hỏi cách nuôi dạy và đồng hành cùng con. Khác với các hình thức quảng bá chỉ xuất hiện trên truyền hình, báo đài hay tấm pano ngoài trời, sự kiện là cơ hội khiến cho mọi người tận mắt và có những nhận xác chính xác về doanh nghiệp Nhắm bắt được nhu cầu đó, những năm gần đây các sự kiện tri ân, sự kiện trải nghiệm, sự kiện ngoài trời hay thi đấu theo tháng/ quý/ năm cũng được đầu tư mạnh tay Vì vậy, đây là cơ hội vàng để ghi điểm trong mắt khách hàng và đối tác.
1.3 Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện
"Tổ chức sự kiện " hay tên tiếng Anh: Event management là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.
Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được. Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ cũng cần đi theo một trình tự khoa học và cơ bản nhất Một sự kiện thông thường có tám bước cơ bản như sau:
Biểu đồ 1.1: Quy trình tổ chức sự kiện
Bước 1: Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện: ở bước này, nhà tổ chức sự kiện cần lên một số nội dung cơ bản, tổng thể cho sự kiện của mình.
Bước 2: Lên kịch bản chương trình sự kiện: chi tiết hóa các nội dung của sự kiện và lên kế hoạch thực hiện các nội dung.
Bước 3: Lập bảng phân chia nhân sự
Bước 4: Triển khai công tác và giám sát: thực thi các nhiệm vụ đặt ra và theo dõi, bổ sung những nội dung, hoạt động cần thiết.
Bước 5: Tiến hành tổ chức: tiến hành diễn ra sự kiện theo kế hoạch đề ra Bước 6: Kết thúc
Bước 7: Quyết toán các chi phí và phát sinh tổ chức sự kiện: hoàn thành các công việc sau sự kiện
Bước 8: Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm: nên nhận xét và đánh giá về sự kiện, từ đó đúc rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo
Bước 1: Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong bước này, người tổ chức sự kiện cần xác định được một số điều sau:
Mục đích của sự kiện (xác định loại sự kiện để tổ chức cho phù hợp), Mục tiêu (đánh giá hiệu quả event), Đối tượng chính của event, Địa điểm tổ chức, Thời gian diễn ra sự kiện, Ngân sách, Đặc tính sản phẩm và dịch vụ (tạo ra điểm khác biệt thu hút công chúng). Ý tưởng, chủ đề cho sự kiện phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như luật pháp, văn hóa của công ty, nguồn lực, …
Bước 2: Xây dựng kịch bản
Trong một khoảng thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hoàn hảo Trong bước này, không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của công chúng Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point; thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình,đồng thời kèm theo kinh phí dự trù Thông thường đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các sự kiện của các công ty với nhau Nhưng ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của event bởi nó còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức Nội dung chính gồm: Nền tảng, mục đích: nêu lên được tổng quát mục đích tổ chức sự kiện; các ý tưởng phác thảo một cách tổng quan về chương trình; Thiết kế: để có các thiết kế hoạch hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện, không cần quá chi tiết nhưng phải cụ thể hóa được ý tưởng; tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết, càng chi tiết càng thuyết phục Ngoài ra nếu mở rộng có thể kể thêm: Mục tiêu (khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua event); mô tả địa điểm dự kiến tổ chức (sơ đồ, mặt bằng, địa điểm…); các phương án để đảm bảo số người tham gia, bảo đảm việc tài trợ; kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event và cuối cùng là kinh phí dự kiến.
Bước 3: Phân chia nhân sự
Trong tổ chức sự kiện, nhân sự là một yếu tố quyết định thành công hay thất bại của sự kiện đó Mô hình chung nhất cho các cấp bậc của nhóm tổ chức sự kiện sẽ là:
Quản lý (Event Manager/Event Planner): Người này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện, từ viết kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công nhân sự và những vấn đề sau event.
Giới thiệu Tổ chức Giáo dục Vietfuture và thương hiệu sản phẩm giáo dục “Thiếu nhi Siêu đẳng”
2.1.1 Giới thiệu Tổ chức Giáo dục Vietfuture
Hình 2.1 Logo Tổ chức giáo dục Vietfuture Lịch sử hình thành và phát triển:
Năm 2015: Thành lập công ty Trụ sở Hà Nội
Năm 2016: Thành lập 2 chi nhánh Hồ Chí Minh
Năm 2018: Thành lập chi nhánh ở Hải Phòng
Năm 2019: Thành lập chi nhánh ở Ninh Bình
Năm 2020: Thành lập 2 chi nhánh ở Hà Nội và Hải Dương
Năm 2021: Thành lập 3 chi nhánh ở Hà Nội và Hồ Chí Minh
Quy mô Công ty Cổ phần Vietfuture:
Ông Phạm Ngọc Anh- Chủ tịch HĐQT
Ông Nguyễn Thành Dương- Tổng Giám đốc
Ông Trần Công Phong- Cố vấn Cao cấp HĐQT
Bà Phạm Thu Thảo- Phó Tổng Giám đốc
Ông Nguyễn Công Bình- Giám đốc sản phẩm
Ông Phạm Viết Hồng Phúc- Giám đốc đào tạo
Sứ mệnh: Đến năm 2025 trở thành công ty giáo dục thanh thiếu niên số 1 tại Việt Nam và hàng đầu Châu Á, đồng hành kiến tạo 50 nghìn công dân kiệt xuất đóng góp cho sự phát triển của đất nước.
2.1.2 Giới thiệu thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng
Hình 2.2 Logo Thiếu nhi siêu đẳng
Tên gọi: Thiếu nhi Siêu đẳng (Tên viết tắt TNSĐ)
Nhà sản xuất: Tổ chức giáo dục Vietfuture
Thiếu nhi Siêu đẳng là một trong những sản phẩm giáo dục của Tổ chức giáo dục Vietfuture Sản phẩm này được phát triển từ sản phẩm Thiếu niên siêu đẳng cũng rất thành công của Vietfuture và thị trường giáo dục.
Thế mạnh đầu tiên của sản phẩm này chính là đội ngũ giáo viên có tâm, chăm chút tỉ mỉ qua từng bài giảng, phát triển đúng theo độ tuổi, giúp các con ngoan ngoãn, tự tin, tự giác, chủ động Sản phẩm TNSĐ được học và đào tạo theo mô hình đào tạo gia tốc Nhờ những yếu tố này mà sản phẩm Thiếu nhi Siêu Đẳng là sản phẩm nguồn của Vietfuture.
Giá trị cốt lõi: Đồng hành: Thấu hiểu học viên, giữ nguyên bản được “Sự khác biệt cá nhân” Đánh thức tiềm năng: Đánh thức khả năng tiềm tàng trong từng học viên, thiên hướng tài năng sẽ dần được khai mở qua các học phần, buổi học. Đào tạo gia tốc: Phương pháp đào tạo được chứng minh giúp nâng cao khả năng tiếp thu và ghi nhớ thông tin nhanh chóng, chuẩn xác thông qua 6 bước, đặc biệt hiệu quả trong tiếp cận kĩ năng và cảm thụ ngôn ngữ.
Chuyển hóa: Bộ ba chuyển hóa tích cực về: “Thái độ sống, kỹ năng sống và lòng yêu thương” là kết quả mà mỗi học viên sẽ sở hữu ngay trong mỗi khóa học.
Tối ưu hóa năng lực não bộ thông qua việc điều chỉnh phương pháp dạy và học cho thanh thiếu niên- thiếu nhi Việt Nam, định hướng lại thái độ sống tích cực, kiến tạo một thế hệ công dân thông minh, mạnh mẽ, ưu tú, ươm mầm cho tương lai Việt Nam.
Slogan: Ươm mầm tương lai Việt.
Giúp cho con thế hệ trẻ tự tin, chủ động và dám chịu trách nhiệm.
Giúp các con có môi trường sống và học tập tích cực, định hướng phương pháp và cách học phù hợp, kết hợp kỹ năng sống và thái độ sống Tạo cho các con môi trường trải nghiệm an toàn để đúc kết bài học từ trải nghiệm thực tế, để con xây dựng một tương lai chủ động
Giá trị cốt lõi: giá trị cốt lõi được thể hiện qua 4 yếu tố giúp con:
Ngoan ngoãn: Con ngoan ngoãn, biết lễ phép với mọi người
Tự tin: Con trở nên tự tin, không còn rụt rè nhút nhát
Tự giác: Con tự giác, biết chăm sóc bản thân khi ba mẹ vắng nhà
Chủ động: Con chủ động học tập, ham học hỏi.
*Sản phẩm khóa học Thiếu nhi Siêu đẳng có những khóa học chính và các sự kiện theo cùng như sau: Khóa học Thiếu nhi Siêu đẳng chuyên sâu một năm, Khóa học Thiếu nhi Siêu đẳng chuyên sâu online 3 tháng, Khóa học Trại bán trú Thiếu nhi Siêu đẳng một tháng Các sự kiện kèm theo như:Festival Tắt điện thoại cho con, Sự kiện thi đấu Arena hàng tháng, Sự kiệnPicnic tháng, Sự kiện trại hè bán trú Thiếu nhi Siêu đẳng 2 ngày, Sự kiện trạiTết 2 ngày….
Những hoạt động tổ chức sự kiện chính của Tổ chức Giáo dục Vietfuture
Hoạt động tổ chức sự kiện của Vietfuture được diễn ra thường xuyên trong năm vào những cuối tháng, ngày lễ hay các dịp trọng đại.
Sau 7 năm được thành lập, và sau 2 năm bị ảnh hưởng của đại dịch covid, từ đầu năm 2022 đến nay, Thiếu nhi Siêu đẳng đã tổ chức được 4 sự kiện quý và 3 sự kiện năm Mỗi sự kiện tham gia đều nhận được đông đảo sự quan tâm từ nhà trường, quý phụ huynh và học viên, thể hiện qua lượt tham gia, ủng hộ, tương tác like, share trên mạng xã hội.
Trong bài luận của tác giả, tác giả tập trung nghiên cứu 2 sự kiện nhỏ: Arena tháng- chủ đề Xử lý tình huống trong nhà, Gala lễ tốt nghiệp bán trú Thiếu nhi Siêu đẳng và 1 sự kiện lớn: Festival Tắt điện thoại dành trọn cho con.
2.2.1 Sự kiện thi đấu Arena
Arena Cup là giải thi đấu phong trào được BQT Tổ chức Giáo dụcVietfuture – BQT sản phẩm Thiếu nhi Siêu đẳng tổ chức tại mỗi trung tâm đều đặn vào mỗi tháng, mục đích ngắn kết các học viên trong lớp học với nhau và tạo cho các con môi trường thi đấu công bằng và tổng hợp được nhiều kiến thức Hoạt động được khởi xướng vào tháng 2 năm 2017 Tính đến nay Vietfuture đã tổ chức được 30 sự kiện Arena offline Mỗi sự kiện đều thu hút được từ 40- 60 học viên tham gia Ngoài cơ hội cọ xát, thử sức và giành giải thưởng thì đây còn là dịp để học viên trong Tổ chức giáo dục Vietfuture hội ngộ, giao lưu kết bạn với nhau.
Hình 2.3 Giải đấu Arena diễn ra thành công tại Vietfuture Hà Đông tháng
Qua hình ảnh có thể thấy các học viên toát lên mình gương mặt tươi cười rực rỡ thể hiện chương trình đã thành công tốt đẹp.
* Xây dựng ý tưởng và xây dựng kịch bản
Mục đích của sự kiện: Tạo sân chơi trí tuệ cho TNSĐ Đối tượng chính: Các học viê lớp Thiếu nhi Siêu đẳng chuyên sâu (Lớp học có thời lượng học 52 tuần, 4 tuần có một sự kiện thi đấu Arena) Địa điểm tổ chức: Hội trường lớn của Tổ chức giáo dục Vietfuture (riêng từng chi nhánh)
Thời gian diễn ra sự kiện: Mỗi sự kiện kéo dài 2 tiếng Thời gia thường vào Chiều chủ nhật hoạt tối chủ nhật cuối cùng của tháng.
Phương án để đảm bảo số người tham gia: Một năm phải thi đấu ít nhất
9 sự kiện Arena mới xét điều kiện tốt nghiệp khóa học.
Kinh phí dự kiến: 2 triệu/ 1 chương trình Arena tháng.
Một chương trình, các học viên tham gia sẽ chia làm 4 team ngẫu nhiên Với mỗi phần thi hai team bốc thăm sẽ được xếp đấu với nhau trong khoảng 45 – 60 phút Quá trình tổ chức kịch tính mang tính chiến đấu cao, kịch bản theo mẫu quy chuẩn của Vietfuture đưa ra nên vẫn đảm bảo được các yếu tố về mặt nội dung và tạo điểm nhấn của sự kiện Các thành viên tham dự được bốc thăm chọn team ngẫu nhiên có số thứ tự từ 1 tới 4, sẽ thi đấu ngay bên trong hội trường (Team 1 đấu với team 2, team 3 đấu với team
4, sau đó chọn ra 2 team thắng cuộc thi đấu tiếp để chọn ra 1 team chiến thắng trung cuộc Từ team chiến thắng đó, các thành viên trong đội sẽ thi đấu riêng lẻ với nhau để tìm ra một người thắng cuộc duy nhất để tìm ra nhà vô địch tháng để được chứng nhận và trao cup, có tên gọi là Nhà vô địch Arena tháng- MVP)
Mặc dù khung sườn kịch bản được lặp đi lặp lại trong nhiều tháng (xoay quay tầm 10 loại hình thi luân phiên và bộ câu hỏi mở được cập nhật theo nội dung từng chủ đề theo tháng học), nhưng theo khảo sát từng tháng với số lượng người tham gia, các học viên vẫn cho thấy sự hào hứng của mình với hoạt động sự kiện Arena này Qua đó cho thấy thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng có sức hút cực lớn đối với các học viên.
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ khảo sát tình hình tham gia thi đấu Arena
Mỗi một sự kiện thi đấu Arena, có khoảng 10 nhân sự triển khai và thực hiện bao gồm:
Ba nhân sự ban Giám đốc: Thực hiện những công việc như đánh giá và duyệt câu hỏi trong phần thi đấu, làm Ban giám khảo.
Năm nhân sự ban Sản Phẩm+ ban Sự kiện (Quản lý, giám sát, thực hiện): Thực hiện những yêu cầu và thiết kế bộ câu hỏi, phân công công việc và àm những công việc hậu cần, đăng và viết bài trước- sau sự kiện….
Hai nhân sự cộng tác viên: Hỗ trợ check-in và đón, trả học viên, các công việc có liên quan khác…
Thời gian chuẩn bị sự kiện từ 1- 2 tuần, Bảng biểu tổng hợp các công việc, phân công nhân sự, khung chương trình sẽ được gửi cho mỗi thành viên thực hiện sự kiện trước 5- 3 ngày Họp nhân sự trước lần 1 sau khi nhận được bảng biểu chi tiết sự kiện trước 3 ngày, họp lần 2 trước sự kiện 1 tiếng
Thời gian chạy thử chương trình ngay sau cuộc họp lần 2.
Dọn dẹp lại và trả lại hội trường học như vị trí ban đầu
Nhiệm vụ: Ban sản phẩm+ Ban Truyền thông + Cộng tác viên
*Quyết toán các chi phí và phát sinh tổ chức sự kiện
Nhiệm vụ: Ban sản phẩm+ Ban Truyền thông
*Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm
Họp để đúc rút kinh nghiệm, đối chiếu sau sự kiện
Nhiệm vụ: Tất cả thành viên trong ban tổ chức Ở phần họp cuối sự kiện Arena này chưa làm đúng và đủ ý, họp còn qua loa…
Kịch bản chi tiết và tổng thể của sự kiện Thi đấu Arena
Hình 2.4 Kịch bản chi tiết và tổng thể của sự kiện Thi đấu Arena
2.2.2 Gala Lễ Tốt Nghiệp Trại Hè Bán Trú Thiếu Nhi Siêu Đẳng
Trong rất nhiều các hoạt động, bài học mà lớp Bán trú Trại hè có thời gian học xuyên suốt một tháng thì đây là một sự kiện kết nối giữa các con và ba mẹ, cùng các anh chị em trong gia đình cùng tham gia lớp học trải nhiệm, hoạt động trải nhiệm cùng con Sự kiện giúp các con thể hiện bả thân, có trải nhiệm mới lạ (đóng vai nhà kinh doanh, nhà tổ chức sự kiện) và rèn các con có tính chịu trách nhiệm, tự tin và sáng tạo.
Trên tinh thần là một Tổ chức Giáo dục phát triển đào tạo thái độ sống, kỹ năng sống và tạo đa dạng sự trải nghiệm cho các học viên Vietfuture mong muốn xây dựng nhiều chương trình sự kiện mang tính chất giáo dục tương tác, có nhiều sự trải nghiệm đến các học viên và ba mẹ Cùng với sự hỗ trợ và tính truyền thông của mỗi một khóa học, Tổ chức giáo dục Vietfuture đã quyết định thực hiện một chương trình “Gala Lễ Tốt Nghiệp” để tốt nghiệp khóa trại hè Thiếu nhi Siêu đẳng để cả gia đình có nhiều thời gian chất lượng dành cho nhau và cũng để các con học cách kiếm tiền và quản lý tiền bạc thông qua chủ đề chính của Gala mang tên “Đi chợ cùng con”
Một khóa học Bán Trú Thiếu nhi Siêu đẳng diễn ra trong vòng một tháng Lịch học của các con bắt đầu từ 8h- 17h Ở khóa học bán trú, các con được học về kỹ năng sống, kỹ năng sinh tồn, học cách làm việc nhà, giúp đỡ ba mẹ, quản lý tiền bạc… Kết thức khóa học, các con sẽ có một buổi lễ Gala Tốt nghiệp Một buổi sự kiện tốt nghiệp diễn ra trong 3 tiếng nhưng có một tuần để chuẩn bị với rất nhiều công sức của các con và thầy cô ở tổ chức Các thành viên của Tổ chức từ Ban Cố Vấn, Quan hệ Đối tác, Ban Tuyển Sinh, Ban Sản Phẩm đều đã tụ họp và cùng các con chuẩn bị với sự kiện tốt nghiệp cuối khóa.
Tại đây, ba mẹ được nhìn các con trong vai trưởng quầy hàng, được thấy các con tự tin giới thiệu sản phẩm và chủ động bắt chuyện và đưa ra yêu cầu với khách hàng Đây cũng là mục đích mà Tổ chức Giáo dục Vietfuture cùng đội ngũ đào tạo gửi ngắm và nhắn nhủ cho ba mẹ trong khóa học này: Thiếu nhi siêu đẳng- Giúp các con tự tin, chăm ngoan, dám nghĩ dám làm.
*Xây dựng ý tưởng Ý tưởng buổi tốt nghiệp đến từ một học phần của các con mang tên Quản lý tài chính Tại đây, các con tự làm tờ tiền riêng của lớp TNSĐ và tờ tiền đó được quy đổi bằng giá trị tờ tiền việt nam đồng (VNĐ) Ở buổi lễ tốt nghiệp có những gian hàng (Gian hàng đổi tiền, Gian hàng Quầy mì đen, Gian hàng Nước giải khát, Gian hàng Salat, Gian hàng Hoa quả trộn, Gian hàng Sự kiện đổi sức lấy tiền) để kiếm tiền và tiêu những đồng tiền đó. Khách hàng ở đây là ba mẹ, anh chị em của học viên Mỗi học viên được phát sẵn 25 đồng để chi tiêu.
Số tiền kiếm được sẽ cho vào quỹ chung của lớp Thiếu nhi Siêu đẳng để mang từ thiện vào thời gian cuối năm. Đối tượng chính: Học viên + Gia đình học viên Địa điểm tổ chức: Toàn mặt bằng sử dụng được của Tổ chức giáo dục Vietfuture (chi nhánh)
Thời gian diễn ra: Vào buổi chiều cuối cùng của khóa học
Kế hoạch PR: mục đích chính là làm video tuyển sinh các khóa học khác của sản phẩm TNSĐ
Tiêu chí đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện
Một sự kiện dù được chuẩn bị công phu, thông điệp hay và ý nghĩa,nhưng nếu công tác truyền thông tới công chúng mục tiêu không hiệu quả, họ không quan tâm, không biết tới sự kiện đó coi như thất bại Tại Tổ chức giáo dục Vietfuture, mọi mục tiêu truyền thông các sự kiện là việc đưa thông tin tới toàn thể học viên, phụ huynh Đồng thời tạo cảm hứng cho đối tượng mục tiêu muốn tham gia vào sự kiện.
Kênh truyền thông chính của Tổ chức Giáo dục Vietfuture là:
Mạng xã hội facebook: https://www.facebook.com/tochucgiaoducvietfuture/; https://www.facebook.com/thieunhisieudang, https://www.facebook.com/Thieunhisieudang2,
Nhóm Zalo theo từng lớp học và kênh offline- lớp học… Mỗi khi có sự kiện diễn ra, hoạt động truyền thông lại được thực hiện đồng loạt trên các kênh Riêng đối với sự kiện có quy mô lớn là “Tắt điện thoại dành trọn cho con” trước khi bắt đầu sẽ được BTC hỗ trợ truyền thông trên các cổng thông tin báo mạng điện tử và show truyền hình.
Theo như khảo sát nội bộ, Mạng xã hội facebook là kênh được các thành viên trong CLB theo dõi và hoạt động sôi nổi nhất, nơi được tổng hợp thông tin chính thức từ Tổ chức và Group các lớp học.
Biểu đồ 2.3: Biểu đồ khảo sát tỉ lệ sử dụng mạng xã hội nhận thông tin
Qua biểu đồ trên ta có thể thấy phương tiện truyền thông bằng cách sử dụng mạng xã hội Facebook là hiệu quả nhất để truyền tải thông tin tới học viên và phụ huynh. Đối với những sự kiện trách nhiệm xã hội, hoạt động truyền thông tới công chúng thường diễn ra tại hai thời điểm gồm: Trước khi diễn ra và sau khi sự kiện đã kết thúc Thời gian truyền thông cho các hoạt động sẽ được diễn ra trước 1 – 2 tuần, sau khi sự kiện kết thúc ngày hôm sau trên FanPage chính của Vietfuture sẽ có một bài viết về sự kiện diễn ra Các sự kiện lớn sẽ có bài viết quảng bá trên website chính thức và các trang báo thông tin điện tử về sự kiện ngay sau đó.
Hình 2.12 Tin tức được đăng ngay sau kết thúc sự kiện Festival Tắt điện thoại dành trọn cho con
Trong số nhiều hoạt động sự kiện của Tổ chức giáo dục Vietfuture tổ chức, sẽ không có điều gì là hoàn hảo Do vây, BQT thường xuyên lắng nghe những ý kiến đóng góp và mức độ hài lòng của các thành viên về mỗi sự kiện.
Theo đó mọi chương trình và ý tưởng đề ra đều đạt được trên 95% sự hài lòng về các hoạt động sự kiện của Vietfuture Đây là kết quả rất cao gần như toàn bộ thành viên đều nắm bắt được tình hình hoạt động và giải trí mà Vietfuture tổ chức, từ đó các học viên sẽ có thể tự quyết định nhiều hơn trong các vấn đề nội bộ.
Về mức tham gia vào các hoạt động sự kiện có trên 60% người thường xuyên tham gia vào các sự kiện tổ chức tại Hà Nội Một phần đặc thù công việc và địa điểm sinh sống, nhiều thành viên có việc học khác hoặc do điều kiện nơi sống quá xa nên không thể tham gia đầy đủ các hoạt động Đây là điều mà BTC cũng đã lường trước được.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUẢNG BÁ THƯƠNG HIỆU THIẾU NHI SIÊU ĐẲNG CỦA TỔ CHỨC GIÁO DỤC VIETFUTURE
Xu hướng trong hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá giáo dục
Việt Nam đã và đang phát triển bậc về kinh tế cũng như các chuyển đổi xã hội biến liên kết trong suốt ba thập lục qua kỉ Theo Ngân hàng Thế giới, sự phát triển và chuyển đổi này trước khi hết đến từ chính sách đổi mới nhằm mục đích chuyển đổi Việt Nam sang “Nền kinh tế thị trường xã hội chủ nghĩa” Nhờ chính sách Đổi mới, Việt Nam đã gặt hái được những thành quả vượt bậc về phát triển kinh tế và toàn cầu hóa – chuyển dịch môi trường kinh tế- xã hội của Việt Nam (Turner & Nguyễn,2005, tr 1693-1710) Sự phát triển này vẫn tiếp tục cho đến tận ngày nay, Việt Nam từ một trong những quốc gia có mức thu nhập thấp nhất thế giới, trở thành quốc gia có mức thu nhập trung bình thấp với tỉ lệ tăng trưởng kinh tế trung bình dao động từ 5 tới 7%/năm (Dữ liệu Quốc gia Ngân hàng Thế giới, 2018; Thư viện Ban nghiên cứu Quốc hội Liên bang Hoa Kỳ, 2005).
Các cải cách cũng đã thay đổi chế độ bao cấp của nhà nước Chính phủ xóa bỏ bao cấp cho giáo dục, tuyển dụng, và y tế Quan điểm nhân khẩu học của Việt Nam cũng có sự chuyển dịch lớn trong ba thập kỷ qua Tổ chức Minh bạch Thế giới (TI) (2014) ước tính rằng, nếu tính thêm nhóm trẻ em thì dân số dưới 20 tuổi ở Việt Nam chiếm tới hơn nửa số dân Việt Nam đầu tư rất nhiều vào lực lượng thiếu nhi thiếu niên niên Điều này được thể hiện qua hàng loạt chương trình phát triển được ban hành bởi tất cả các bộ, cơ quan ngang bộ và tại tất cả tỉnh thành trên cả nước
Bên cạnh đó việc xây dựng và giáo dục thế hệ trẻ phát triển toàn diện,sáng tạo, có văn hóa, sức khỏe, kỹ năng sống… trong thời đại mới này cần có thay đổi Không gò bó theo khuôn phép trường học “gõ đầu trẻ” như xưa được nữa Chúng ta cần thay đổi, mở rộng môi trường sống cho các con Tạo cho con trẻ một môi trường tương tác an toàn.
Vậy nên những lớp học theo cách giáo dục mở và sự kiện hoạt động trải nghiệm giáo dục đã ra đời Nó là xu hướng phát triển và còn phát triển mạnh trong thời gian sắp tới nữa Ở Vietfuture, đã có 8 năm kinh nghiệm giáo dục mở, các con tự học, tự khám phá bản thân từ trải nghiệm từ các trò chơi, cuộc thi xong từ đó người thầy sẽ đúc kết lên bài học Những lớp học, sự kiện ở Vietfuture có tính tương tác cực kỳ cao và được đông đảo phụ huynh và học viên tham gia đầy đủ và hào hứng.
Bên cạnh đó, tổ chức đã có những sự đầu tư nhiều hơn vào trang thiết bi phục vụ cho sự kiện, lớp học không những tăng tính thẩm mỹ nó còn xây dựng cho tổ chức một hình ảnh giáo dục chuyên nghiệp tương tác đổi mới.Những thiết bị như màn hình led, âm thanh, ánh sáng tạo tuy có mức giá,nhưng đối lại những thiết bị này sẽ tạo ra hiệu ứng tích cực trong quá trình tổ chức sự kiện, từ đó học viên sẽ hứng thú tham gia và tiếp thu thông tin một cách thoải mái nhất phát huy hết sức mạnh của sự kiện.
Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng của Tổ chức Giáo dục Vietfuture
bá thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng của Tổ chức Giáo dục Vietfuture
Trong số các điểm yếu còn tồn tại thì tính đặc thù về định kiến giáo dục, nền văn hoá Việt Nam và cái nhìn của công chúng dành cho những lớp học mở là điều rất khó để thay đổi Điều đó dẫn đến các hoạt động tổ chức sự kiện để quảng bá thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng của Tổ chức Giáo dục Vietfuture vẫn chưa phát huy hết hiệu quả Qua quá trình nghiên cứu và phân tích và đánh giá các công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục Vietfuture, ta thấy rằng được những tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với sự phát triển của Vietfuture, những ưu điểm và hạn chế của công tác tổ chức sự kiện: Ưu điểm:
Các công tác xây dựng ý tưởng, thiết kế, lên kế hoạch được thực hiện tốt, nội dung mang tính đột phá, cập nhật, phong phú, chạm tới cảm xúc của người tham dự sự kiện.
Các ý tưởng sự kiện được xây dựng mới mẻ, thu hút lượng học viên và quý phụ huynh tham gia đông đảo.
Phản hồi của người tham dự sự kiện: học viên, phụ huynh, khách mời luôn trên mức hài lòng.
Chưa chú trọng đầu tư đúng mức truyền thông, quảng cáo.
Nguồn nhân lực còn hạn chế.
Chưa chú trọng rút kinh nghiệm, đánh giá đúng hiệu quả của các công tác tổ chức sự kiện.
Thông qua khóa luận, tác giả mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị để cải thiện vấn đề trên bằng giải pháp sau: Đối với phòng ban Truyền thông: cần liên tục bổ sung kiến thức, cập nhật xu hướng về tổ chức sự kiện, có cái nhìn sâu sắc hơn đối với những vấn đề xảy ra trong tổ chức sự kiện Đối với phòng Nhân sự: tuyển dụng nhân viên có khả năng, phù hợp với các vị trí, trong đó có vị trí nhân viên tổ chức sự kiện
Cần minh bạch trong việc phân công nhiệm vụ và làm rõ của ban Sản phẩm và ban Truyền thông Minh bạch về công tác kinh phí tổ chức sự kiện. Đẩy mạnh hoạt động truyền thông về những sự kiện trách nhiệm xã hội, đẩy mạnh truyền thông về những sự kiện gắn kết gia đình và tạo ra nhiều hơn những sự kiện có ích cho cộng đồng, xã hội thông qua báo chí, mạng xã hội.
Mời người thân, bạn bè của học viên cùng tham gia các hoạt động sự kiện của Tổ chức giáo dục Vietfuture, để có cái nhìn thiện cảm hơn về giáo dục mở.
Sử dụng KOLs tham gia sự kiện để quảng bá cho Tổ chức Vietfuture: KOLs có sẵn đã có con học tập tại Vietfuture như phụ huynh học sinh nổi tiếng như: MC Thanh Vân, diễn viên Hoàng Yến…
Kết hợp với những tổ chức khác: Vietnam Airline (gói hướng nghiệpTiếp viên hàng không), Tổ chức giáo dục Apax, Công ty đào tạo giáo dục
Bamboo Edu,… để tạo ra nhiều hơn những sự kiện mang tính chất cộng đồng, trách nhiệm xã hội đề cùng quảng bá một chuỗi thương hiệu giáo dục gần gũi, tiên tiến, giúp các con ngoan ngoãn, độc lập tự tin hơn trong cuộc sống.
Kết hợp với các nhà trường tiểu học: Tích cực tạo ra các phong trào,cuộc thi quy mô lớn/nhỏ để truyền thông và ngắn kết những học viên, phụ huynh của tổ chức và cũng là mở rộng mạng lưới tuyển sinh.
Đề xuất hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu cho các tổ chức, trường học
Hoạt động tổ chức sự kiện là một lĩnh vực mới và không dễ thực hiện, nhất là với những Tổ chức giáo dục mang tính chất giáo dục mở như hiện tại.
Do đó để việc hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng đối với Tổ chức Giáo dục Vietfuture hay Tổ chức giáo dục, trường học khác một cách hiệu quả có thể tham khảo 1 số ý kiến dưới đây:
Hàng năm Tổ chức nên lập ra các kế hoạch sự kiện từ đầu quý, liệt kê tất cả các hoạt động sự kiện sẽ có (ví dụ như: Sự kiện thi đấu Arena tháng, Suwjkieenj những ngày lễ tết lớn, Sự kiện picnic, Sự kiện tìm hiểu lịch sử, Sự kiện tìm hiểu về văn hóa các nước, Sự kiện lễ tốt nghiệp kết thúc khóa học,
Sự kiện tham gia cùng gia đình…)
Các Tổ chức, trường học trước tiên cần khảo sát ý kiến học viên, phụ huynh xem họ cần gì và lên ý tưởng bổ sung sự kiện phù hợp với kết quả đã thu thập.
Từ danh sách sự kiện sẽ tổ chức BTC đưa ra dự toán dành cho hoạt động này Dự toán nhiều hay ít sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quy mô của sự kiện.
BQT các BTC cần xây dựng hệ thống và quy trình, tài liệu cho việc tổ chức sự kiện Điều này thành viên viên làm PR nắm được công việc mình phải làm, cần chuẩn bị điều gì khi sự kiện diễn ra.
Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện thông qua các mốc thời gian theo tuần/ theo tháng/ theo năm.
Nhìn chung, chương 3 – “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng của Tổ chức Giáo dục Vietfuture”, tác giả đã đưa ra một số bàn luận và những khuyến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động tổ chức sự kiện Nếu như có được sự phối hợp đa bên một cách toàn diện, thống nhất, cũng như xây dựng được kịch bản sự kiện bài bản, có chiến lược, có tầm nhìn lâu dài, với những cách thức và thông điệp truyền thông phù hợp, ấn tượng, hiệu quả, nhất định sẽ có thêm nhiều sự kiện quảng bá thương hiệu thành công, hướng đến sự phát triển của thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng.