tiểu luận chức năng tổ chức

• Nhiều người• Thành viên có ý thức về vai trò, nhiệm vụ, quyền lợi và trách nhiệm một cách rõ ràng • Muc tiêu chung và cụ thể Tổ chức là việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực để thực hiệ

Võ Nhật Thắng

Nguyễn Thị Huyền Trâm

Lê Ngọc Diễm Trân

Trần Văn Phước

Đoàn Hữu Tài

Nguyễn Minh Tuấn

Huỳnh Thị Mai Vy

Lê Phan Hữu Vinh

Lê Văn Tưởng

I Khái quát chung về chức năng tổ chức

1 Các định nghĩa cơ bản

2 Mục đích của chức năng tổ chức

3 Nội dung của chức năng tổ chức

• Nhiều người

• Thành viên có ý thức về vai trò, nhiệm vụ,

quyền lợi và trách nhiệm một cách rõ ràng

• Muc tiêu chung và cụ thể

Tổ chức là việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực để thực hiện thành công công việc được giao

Phân chia công việc tổng thể cần triển khai thành các công việc cụ thể và

các ban

Gắn các nhiệm vụ

và trách nhiệm với các công việc cụ

thể

Phối hợp các nhiệm vụ khác nhau trong tổ

chức

Nhóm các công

việc thành các

đơn vị

Thiết lập quan

hệ giữa các cá

nhân, nhóm

phòng ban

Thiết lập các tuyến quyền hạn chính thức

Phân bổ và triển khai các nguồn lực

Tổ chức và điều hành nhân sự để đáp ứng cho nhu cầu tổ chức

Xây dựng bộ máy,

cơ chế, quy định của một tổ chức và

giải quyết các vấn

đề về cơ cấu

Tổ chức các

công việc của

tổ chức như

kinh doanh và

sản xuất

1 Chuyên môn hóa

2 Phân khâu

3 Tuyến mệnh lệnh

4 Phạm vi kiểm soát

5 Tập trung và phân quyền

6 Chính thức hóa

II Cơ cấu tổ chức

Vấn đề trung tâm của chuyên môn hoá là ở chỗ một công việc

được hoàn thành không phải do nỗ lực của một cá nhân mà thay

vào đó nó sẽ được chia nhỏ ra làm nhiều bước và mỗi bước do

một cá nhân đảm nhận Mỗi người sẽ chỉ tập trung vào hoàn

thành phần công việc của mình.

Người lao động cảm thấy

Buồn chán, mệt mỏi, căng thẳng

Chất lượng lao động kém

Sự vắng mặt thường xuyên ngày càng gia

tăng

Tỷ lệ bỏ việc

cao

Ưu điểm Nhược điểm

1.Phân khâu theo

chức năng

Hiệu suất cao Phối hợp trong cùng lĩnh vực chức năng Chuyên môn hóa cao

Giao tiếp kém giữa các lĩnh vực chức năng

Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu tổ chức

2.Phân khâu theo

khu vực địa lý

Quản lí các vấn đề trong một khu vực cụ thể một cách có hiệu quả

Phục vụ các nhu cầu của những thị trường địa

lí duy nhất

Trùng lắp các chức năng Cảm giác bị cách ly giữa các khu vực khác nhau của tổ chức

3.Phân khâu theo

sản phẩm

Cho phép chuyên môn hóa vào một sản phẩm

và dịch vụ cụ thể Các nhà quản trị có thể là những chuyên gia trong ngành

Gần khách hàng

Trùng lắp các chức năng Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu của tổ chức

4.Phân khâu theo

quy trình Hiệu suất cao

Chỉ sử dụng với một số sản phẩm nhất định

5.Phân khâu theo

khách hàng

Các nhu cầu và vấn đề của khách hàng có thể được giải quyết bởi các chuyên gia

Trùng lặp chức năng Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu của tổ chức

Tuyến mệnh lệnh là đường quyền hạn nối liên tục từ cấp cao hơn xuống

cấp thấp nhất giúp xác định ai phải báo cáo với ai và phải chịu trách

nhiệm trước ai

Là số lượng nhân viên mà 1 nhà quản trị có thể kiểm soát được

quyết định số cấp quản trị và số nhà quản trị mà doanh nghiệp cần

ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu suất của doanh nghiệp

Tập trung là phương thức tổ chức

trong đó mọi quyền đưa ra quyết định

được tập trung vào cấp quản trị cao

nhất của tổ chức

Phân quyền là xu hướng phân tán

quyền ra quyết định cho những cấp

quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ

bậc

Các yếu tố chinh ảnh hưởng đến

sự phân quyền

Môi trường kinh doanh

Quy mô của tổ chức

Trình độ, số luợng của quản trị viên cấp dưới

Tầm quan trọng của các quyết định

Khái niệm

Chính thức hóa thể hiện mức

độ các công việc trong tổ chức

được tiêu chuẩn hóa và người

thực hiện phải tuân thủ theo các

qui tắc và qui trình

Ví dụ

Trong lĩnh vực xuất bản

Tác giả: có quyền tự

do chọn lực đề tài, ngôn từ, thời gian…theo ý mình

Biên tập viên: có nhiệm vụ đưa bản thảo vào những khuôn khổ, hình thức vốn có: cỡ chữ, cách lề, khoảng cách hàng…

III Thiết kế tổ chức

1 Mô hình tổ chức kiểu cơ giới (máy móc)

2 Mô hình tổ chức kiểu hữu cơ

3 Các yếu tố ảnh hưởng

4 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị đặc trưng

Mô hình tổ chức truyền thống

Mô hình tổ chức hiện đại

Là hình thức được kiểm soát chặt chẽ, cứng nhắc

Chuyên môn hóa cao Phân nhiều khâu cứng nhắc Phạm vi kiểm soát hẹp

Chính thức hóa cao Tập trung cao, thông tin hạn hẹp, 1 chiều từ trên xuống

Linh họat, có tính thức ứng cao Phân quyền cao

Phạm vi kiểm soát rộng Chính thức hóa thấp Trình độ của các quản trị viên cấp dưới cao

Thông tin tự do có sự tham gia

từ cấp dưới

Chiến lược

Quy mô

Công nghệ

Môi

trường

kinh

doanh

Định nghĩa Ưu điểm Nhược điểm

Cấu trúc đơn giản Gồm 1 ông chủ quản trị

tất cả nhân viên

Nhanh, linh họat, chi phí thấp, trách nhiệm

rõ ràng

Chỉ phù hợp với quy

mô nhỏ, rủi ro cao do

sự phụ thuộc vào 1

người

Cấu trúc chức năng

Nhóm các công việc chuyên môn tương tự nhau thành 1 bộ phận (cùng chức năng: tài chính, nhân sự, marketing…)

Tiết kiệm chi phí do giảm thiểu sự trùng lặp nhân lực và thiết bị

Các bộ phận không bám sát vào công việc chung, ít hiểu biết về các lĩnh vực khác không thuộc bộ phận

của mình

Cấu trúc phân bộ

Tổ chức theo kiểu phân chia thành các đơn vị,

bộ phận độc lập chủ yếu tập trung vào kết quả cuối cùng

Tập trung vào kết quả, quản trị viên của mỗi

bộ phận chịu trách nhiệm tòan bộ về sản phẩm của mình

Trùng lập chức năng và nguồn lực làm gia tăng chi phí và giảm hiệu

quả

Toàn bộ tổ chức được xây dựng trên

nền tảng các đội hay nhóm chức

năng để tiến hành công việc do tổ

chức phân công Phân quyền đóng

vai trò quan trọng, các nhóm tự do tổ

chức công việc và cũng chịu mọi

trách nhiệm trong phạm vi họat động

của nhóm.

Là cấu trúc trong đó các chuyên gia thuộc các chức năng khác nhau được phân công về 1 hay 1 số dự án do 1 giám đốc dự án quản lý…như ma trận.

 Các cấp hàng dọc: là các dự án khác nhau đang tiến hành được bổ sung vào

 Các cấp hàng ngang: là các bộ phận theo chức năng

Theo tính chất của ma trận, nó tạo nên tuyến mệnh lệnh kép.

Giống như cấu trúc ma trận,

nhân viên được phân bố cố định

trong các dự án nhưng không có

phòng ban chính thức để nhân

viên quay trở lại khi hoàn thành

dự án Do đó, khi 1 dự án kết

thúc thì họ sẽ chuyển sang dự án

tiếp theo

Những đơn vị họat động độc lập, phân quyền cao, mỗi đơn

vị có sản phẩm, khách hàng, đối thủ cạnh tranh và mục tiêu lợi nhuận riêng.Tương tự như cấu trúc phân bộ nhưng những đơn vị kinh doanh này hoạt động hoàn toàn độc lập nhau

Mô hình không bị giới hạn về

Chiều ngang (do chuyện môn

hóa và phân khâu)

Chiều dọc (do sự phân chia nhân

viên thành nhiều cấp bậc khác

nhau)

Những giới hạn với bên ngoài,

xóa bỏ sự cách ly của doanh nghiệp

với khách hàng, nhà cung cấp và

nhà đầu tư

Là tổ chức đã phát triển những kĩ năng để thích nghi và không ngừng thay đổi bởi vì tất

cả các thành viên đều đóng vai trò quan trọng, nhân viên sẽ thực hành những kiến thức mới

và sẵn sàng áp dụng những kiến thức này để cùng đưa ra

quyết định