tiểu luận cơ cấu tổ chức của khách sạn sofitel metropole hà nội ,ưu nhược điểm và hướng đề xuất

Phó tổng giám đốc Thư kí Bộ phận Buồng Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Ăn uống Tổng Giám Đốc Bộ phận Lễ tân Bộ phận Tài chính Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Kỹ thuật Thư kí Lễ Tân Quan hệ Khách hàng

Tiểu luận

Cơ cấu tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole

Hà Nội ,ưu nhược điểm và hướng đề xuất

I Giới thiệu về khách sạn:

- Khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội mang phong cách kiến trúc cổ kính của thời Pháp thuộc Sofitel Metropole thể hiện nét cổ điển qua lớp sơn tường trắng, những khung cửa xanh, những hoạ tiết bằng sắt tinh xảo, ván tường bằng gỗ và một sân

cỏ xanh tươi Metropole là một trong số ít những khách sạn còn lại trong khu vực vẫn còn giữ được dáng vẻ cổ kính của mình

Khách sạn được xây dựng năm 1901 bởi 2 nhà đầu tư người Pháp.Sofitel

Metropole Hà Nội đã vinh dự kỉ niệm dấu ấn hơn một thế kỉ hoạt động và luôn được coi là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nhân và khách du lịch

Metropole là khách sạn năm sao đầu tiên ở Hà Nội, tự hào về lịch sử hoạt động của mình với tên tuổi của rất nhiều nhân vật nổi tiếng và các nhà chính khách quốc

tế đã từng nghỉ tại khách sạn

- Địa điểm: Khách sạn Sofitel Metropole nằm ở 15 Ngô Quyền, khu trung tâm quận Hoàn Kiếm, gần Nhà hát lơn và các trung tâm mua sắm, các điểm du lịch

- Khách sạn có 364 phòng và dãy phòng sang trọng, lịch sự, được thiết kế theo phong cách trang nhã và được trang bị đầy đủ các trang thiết bị theo tiêu chuẩn quốc tế

II Sơ đồ cơ cấu tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội

1 Sơ đồ:

Phó tổng giám đốc

Thư

kí

Bộ phận Buồng

Bộ phận Bảo vệ

Bộ phận

Ăn uống

Tổng Giám Đốc

Bộ phận

Lễ tân

Bộ phận Tài chính

Bộ phận Kinh doanh

Bộ phận

Kỹ thuật

Thư

kí

Lễ Tân

Quan hệ Khách hàng

Business Center Tổng Đài Club Floor

Health Club

Banquet

Buồng

Bộ phận

Nhân sự

Kế toán Tổng

Kế toán các Nhà hàng

Quản

lý máy

Phòng

Kinh doanh

Bộ phận

Linen

Kế toán các Nhà hàng Phòng Đặt

phòng

2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

a Tổng Giám đốc :

Là người đứng đầu Khách sạn, chịu trách nhiệm thực hiện công tác đối nội và đối ngoại trong mọi hoạt động kinh doanh của Khách sạn Là người có chức năng cao nhất về quản lý Khách sạn, có chức năng bao quát chung toàn bộ hoạt động của Khách sạn, phối hợp với sự hoạt động với phó Giám đốc kiểm tra đôn đốc vạch kế hoạch công tác và các quy tắc điều lệ tương ứng xoay quanh mục tiêu quản lý kinh doanh của Khách sạn

b Phó Giám đốc:

Thường xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện hoàn thành công việc được giao Phối hợp sự hoạt động trong các Khách sạn, thay mặt Khách sạn liên hệ với các ngành bên ngoài, với các cơ quan Nhà nước giải quyết các công việc hành chính từng ngày… Nhằm đảm bảo hoạt động của Khách sạn diễn ra bình thường, các nhiệm vụ

và chỉ tiêu kinh tế của Khách sạn được hoàn thành với chất lượng cao

c Giám đốc các bộ phận :

Có chức năng tổ chức, quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của bộ phận mình, phối kết hợp với các bộ phận khác trong Khách sạn, giúp giải quyết các vấn đề nhanh hơn, làm cho công việc kinh doanh của Khách sạn tiến triển tốt

d Thư ký:

Là người có nhiệm vụ ghi chép sổ sách, giấy tờ đồng thời phiên dịch cho giám đốc

và phó giám đốc trong những cuộc họp với đối tác nước ngoài.v.v

e Bộ phận nhân sự:

Tổng số nhân viên: 7 nhân viên

Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực cho Khách sạn vào mọi thời điểm Tìm kiếm những nguồn lao động cần thiết và phân bổ các nguồn này một cách hợp lý sao cho hiệu quả nhất.Đào tạo và quản lý phúc lợi cho toàn nhân viên trong khách sạn

f Bộ phận kinh doanh:

Tổng số nhân viên:29 nhân viên

Có chức năng thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tuyên truyền quảng bá và giới thiệu sản phẩm của Khách sạn trong và ngoài nước nhằm thu hút khách và tối đa hoá lợi nhuận Nghiên cứu thị hiếu, đặc điểm tính cách dân tộc, tôn giáo của khách

Thực hiện Hợp đồng liên kết với các công ty du lịch và Khách sạn trong cả nước.Tham mưu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh và đề ra phương hướng, chiến lược kinh doanh, đề ra biện pháp khôi phục những nhược điểm và phát huy lợi thế trong kinh doanh

g Bộ phận lễ tân:

Tổng số nhân viên:95 nhân viên

Có chức năng đại diện cho Khách sạn trong mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, làm cầu nối liên hệ giữa khách với các bộ phận khác trong Khách sạn, trong định hướng tiêu dùng của khách và giới thiệu các dịch vụ của Khách sạn với khách hàng

Bộ phận lễ tân đóng vai trò là trung tâm phối hợp mọi hoạt động của các bộ phận trong Khách sạn, tham mưu cho giám đốc cung cấp thông tin về khách Bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ cho khách, tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng ngủ của Khách sạn như: đón tiếp khách, bố trí phòng ngủ, giữ đồ cho khách, thanh toán, Nắm vững thị hiếu của khách, tạo nên cảm nhận ban đầu tốt đẹp và để lại ấn tuợng cho khách

Giải quyết các khiếu nại, phàn nàn của khách.Giữ mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan hữu quan và các cơ sở dịch vụ ngoài Khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và giải quyết các vấn dề phát sinh Đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cho khách và Khách sạn Đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn và cải tiến phương pháp làm việc

h Bộ phận tài chính:

Tổng số nhân viên:36 nhân viên

Chuyên thực hiện về các công việc như tiền lương, chứng từ, sổ sách kế toán Có chức năng là ghi chép các giao dịch về tài chính và các diễn giải các báo cáo tài chính cung cấp cho ban quản lý của các bộ phận khác Báo cáo định kỳ kết quả hoạt động kinh

doanh đã đạt được, chuẩn bị bảng lương, kế toán thu chi Ngoài ra, còn các chức năng liên quan đến các lĩnh vực khác của Khách sạn như kế toán giá thành, kiểm soát toàn bộ chi phí

i Bộ phận ăn uống:

Tống số nhân viên là:147 nhân viên

Có chức năng:Đón tiếp và phục vụ khách các món ăn, đồ uống đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh

Nhiệm vụ chính: Chịu trách nhiệm chuẩn bị phục vụ khách ăn uống các bữa ăn bình thường và các bữa tiệc lớn, nhỏ đúng giờ, kịp thời, chính xác, đúng nguyên tắc, đúng tác quy định Tìm hiểu, nắm vững yêu cầu của khách, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và

vệ sinh môi trường Đảm bảo thanh toán chính xác với khách và thực hiện tốt quản lý lao động

j Bộ phận buồng:

Tổng số nhân viên:115 nhân viên:

Chức năng chính: Tổ chức,lo liệu đón tiếp và phục vụ nơi nghỉ ngơi của khách, quản lý việc cho thuê buồng và quán xuyến toàn bộ trong quá trình khách ở, các dịch vụ

bổ sung như giặt là, linen

Có nhiệm vụ: thực hiện các biện pháp chống cháy, chống độc, thực hiện tẩy trùng, diệt chuột, gián, phòng chống dịch bệnh Chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản khu vực buồng.Kiểm soát chi tiêu của bộ phận.Tổ chức quản lý và giữ gìn hành lý của khách để quên, kip thời thông báo với bộ phận lễ tân để tìm cách trả lại cho khách

Kiểm tra và duy trì những số liệu cần thiết về tình hình khách, về hệ thống buồng,

về các dịch vụ phát sinh để giúp đối chiếu với lễ tân và cải tạo, bảo dưỡng buồng Giữ mối liên hệ với lễ tân và các bộ phận như bàn, bar, bếp, kỹ thuật bảo dưỡng, kế toán, bảo

vệ, tiếp thị và bán hàng để xúc tiến dịch vụ và nâng cao chất lượng phục vụ

k Bộ phận bếp:

Tổng số nhõn viờn:95 nhõn viờn

Chịu trỏch nhiệm cung cấp cỏc mún ăn kịp thời cho nhà hàng, cỏc bữa tiệc và hội nghị hội thảo theo yờu cầu của khỏch Đảm bảo bữa ăn đầy đủ cho nhõn viờn trong Khỏch sạn

l Bộ phận bảo vệ:

Tổng số nhõn viờn: 25 nhõn viờn

Cú nhiệm vụ bảo đảm an toàn thõn thể và tài sản cho khỏch trong Khỏch sạn Đảm bảo an ninh luụn ổn định bờn ngoài và trong Khỏch sạn Hướng dẫn khỏch những chỳ ý đặc biệt

m Bộ phận kỹ thuật:

Tụng số nhõn viờn:23 nhõn viờn

Đảm bảo hệ thống kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, điện, nước trong Khách sạn

được hoạt động tốt Đảm bảo các khu vực khách ở, giải quyết các vụ cháy nổ, hoả hoạn xảy ra trong Khách sạn

Túm lại, cỏc bộ phận trong khỏch sạn Metropole Hà Nội ngoài chức năng và

nhiệm vụ riờng của mỡnh cũn cú chức năng chung là phải đoàn kết, phối hợp, giỳp đỡ lẫn nhau trong cụng việc để củng cố, duy trỡ và quảng bỏ thương hiệu của khỏch sạn, thỏa món tối đa trụng đợi của khỏch, tối đa húa lợi nhuận của Khỏch sạn và mang lại hiệu quả cao nhất

2 Nhận xột :

Mụ hỡnh trờn cho thấy mối quan hệ của tổng giỏm đốc và cỏc bộ phận, cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng phự hợp với quy mụ lớn của khỏch sạn Metropole

Ưu điểm:

- Đảm bảo chế độ mỗi người chỉ cú 1 lónh đạo trực tiếp

- Thu hỳt được chuyờn gia vào cụng tỏc lónh đạo, giải quyết cỏc vấn đề chuyờn mụn một cỏch thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gỏnh nặng về quản trị cho người lónh đạo

- Chuyờn mụn húa cao và tổ chức theo cỏc bộ phận chức năng: lễ tõn, buồng, nhõn sự, tài chớnh…tạo điều kiện thuận lợi cho cỏc bộ phận hoặc làm việc cú hiệu quả

- Thể hiện sự phân quyền trong quản lý, đồng thời nâng cao tinh thần trách

nhiệm của các bộ phận chức năng, mỗi vị trí trong tổ chức đảm bảo cho công việc thực hiện thông suốt, tạo điều kiện cho cấp dưới chủ động chuyên sâu vào công việc

Nhượcđiểm:

- Người lónh đạo phải giải quyết thường xuyờn mối quan hệ giũa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng Tổng giỏm đốc cú thể bị quỏ tải về cỏc vấn đề nan giải trong khỏch sạn và việc ra quyết định, vỡ bất cứ chần chừ hay trỡ hoón của tổng giỏm đốc sẽ dẫn đến cỏc quyết định chậm trễ và lệch hướng cho

khỏch sạn

- Bộ phận kho khụng thấy trờn sơ đồ, đõy là 1 bộ phận chuyờn chịu trỏch nhiệm

về việc xuất nhập lương thực, thực phẩm, trang thiết bị, đồ dựng cho Khỏch sạn Nhõn viờn cú nhiệm vụ quản lý, chịu trỏch nhiệm đối với những thất thoỏt xảy ra tại kho

- Bộ phận tài chớnh cú nhõn viờn quản lớ mỏy là khụng cần thiết vỡ tốn thờm chi phớ và đó cú bộ phận kỹ thuật sữa chữa

- Bộ phận bảo vệ nờn chuyờn mụn húa tưng bộ phận như là bảo vệ an ninh, giữ

xe

- Phũng đặt phũng thuộc bộ phận kinh doanh là k hợp lớ, vỡ cụng việc này đó cú

lễ tõn làm

- Theo nhóm nghiên cứu thì khách sạn này có bộ phận massage nhưng không thể hiện trên sơ đồ, bộ phận này chịu trách nhiệm cung cấp thêm các dịch vụ với mục đích giúp khách nghỉ ngơi thư giãn khi đi du lịch hoặc sau những buổi làm việc họp hành căng thẳng.Ngoài ra, còn cung cấp các trang thiết bị hiện đại phục vụ nhu cầu của khách trong việc tập luyên cơ thể, giữ gìn sức khỏe khi ở

trong Khách sạn

- Trong bộ phận tài chính đã có kế toán nhà hàng nhưng trông bộ phận thực

phẩm – ăn uống vẫn có thêm bộ phận này

- Trong sơ đồ bộ phận ăn uống không có bộ phận nhà hàng và bar trong khi đó đây là một trong 2 bộ phận không thể thiếu cho một cơ sở kinh doanh lưu trú

như Sofiel Metropole Hà Nội

III Vẽ lại sơ đồ:

Phó Tổng Giám Đốc

Thư

kí

Bộ phận Buồng

Bộ phận

An ninh

Bộ phận

Ăn uống

Tổng Giám Đốc

Bộ phận

Lễ tân

Bộ phận Tài chính

Bộ phận

Kinh

doanh

Bộ phận Kho

Bộ phận

Thư

kí

Phòng

Kinh doanh

Phòng

Marketing

Kế toán Tổng

Kế toán các Nhà hàng

Kế toán Buồng phòng

Tiền sảnh

Lễ tân

Quan hệ Khách hàng

Dịch vụ văn phòng Tổng Đài

Hỗ trợ đón

Tiệc

Bộ phận Bếp

Buồng

Giặt là

Linen

Bảo vệ

Giữ xe

Nhà hàng Bar