Đề tài tư tưởng lý thuyết kaizen của masaaki imai bài học áp dụng vào quản lý hiện đại

Đây là phương pháp quản lý chất lượng và là một côngcụ trong quản lý được áp dụng để thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục, với sựtham gia của mọi người, nhằm cải thiện không ngừng môi tr

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH THÁI NGUYÊN

QUẢN LÝ KINH TẾ Lớp 01 – Nhóm 07

Đề tài thảo luận:

TƯ TƯỞNG LÝ THUYẾT KAIZEN CỦA MASAAKI IMAI.

BÀI HỌC ÁP DỤNG VÀO QUẢN LÝ HIỆN ĐẠI.

Tiểu luận môn học

Danh sách nhóm

1 Nguyễn Đỗ Quyên

2 Lâm Thu Huyền

3 Lê Thị Hương Giang

LỜI MỞ ĐẦU

Chất lượng được định nghĩa là mức độ thỏa mãn đối với các yêu cầu.Nhưng chất lượng thế nào là đáp ứng yêu cầu? Để đánh giá chất lượng chúng tacần phải triển khai các phương pháp, các hệ thống quản lý chất lượng vào mọicông việc

Trên thế giới có rất nhiều phương pháp, hệ thống quản lý chất lượng như:

Kaizen, LEAN, ISO, HACCP, … trong đó Kaizen là phương pháp được áp dụng

sớm nhất tại Nhật Bản Đây là phương pháp quản lý chất lượng và là một công

cụ trong quản lý được áp dụng để thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục, với sựtham gia của mọi người, nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộcsống mỗi cá nhân, mỗi gia đình và toàn thể xã hội

Phương pháp Kaizen được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp Nhật Bản vàđạt được những thành công nhất định trong các doanh nghiệp này

Tiểu luận môn học

I VÀI NÉT VỀ MASAAKI IMAI

Masaaki Imai sinh năm 1930, tại Tokyo - Nhật Bản Ông là một nhà tư vấntrong lĩnh vực quản lý chất lượng, được biết đến với thuyết quản lý chất lượng,hay còn được gọi là Kaizen

Imai nhận được bằng cử nhân Đại học Tokyo vào năm 1955 Cuối nhữngnăm 1950, Imai làm việc ở Washington DC tại Trung tâm Năng suất Nhật Bản,nơi ông chịu trách nhiệm đi cùng với nhóm các doanh nhân Nhật Bản đến thămcác nhà máy của Mỹ

Năm 1986, ông thành lập Viện Kaizen Consulting Group (KICG) giới thiệucác khái niệm, các hệ thống và các công cụ của Kaizen cho các công ty phươngTây Cùng năm đó ông xuất bản cuốn sách về quản lý kinh doanh "Kaizen: cảithiện tinh thần Nhật Bản", giúp phổ biến khái niệm Kaizen ở nhiều nơi

II TỔNG QUAN VỀ KAIZEN

1 Lịch sử hình thành

Một vài năm sau khi chiến tranh thế giới thứ 2 kết thúc, chất lượng sảnphẩm của Nhật kém đến nỗi diễn viên nổi tiếng của Mỹ Bob Hope khai thác đềtài này trong nhiều lần biểu diễn: ông chạy ra sân khấu áp nòng súng lục vàothái dương mình và bóp cò nhưng khẩu súng bị hóc “ Made in Japan”, BobHope nói một cách châm chọc và la lớn: “Đồ bỏ” rồi ném khẩu súng vào thùngrác Cả hội trường có dịp cười khoái trá

Trong những năm 1938 - 1945, ở Mỹ hai nhà khoa học là Walter A.Shewhart và W Edwards Deming đã nghiên cứu, công bố và thử nhiệm TQM(Total Quality Manegement – quản lý chất lượng toàn diện) Trong khi cácdoanh nghiệp Mỹ chưa mấy hào hứng với quản lý chất lượng toàn diện thì giáo

sư Deming vào những năm 1947, 1950 - 1952, 1955 và 1956 đã được mời sangNhật dạy quản lý chất lượng cùng nhiều chuyên gia Mỹ khác

Năm 1948 “Liên hiệp các nhà bác học và kỹ sư Nhật” tổ chức hàng loạt cácSeminar và hội thảo về vấn đề quản lý chất lượng Năm 1949 chính phủ đưa ra

Tiểu luận môn học

chương trình nâng cao chất lượng hàng hóa và kêu gọi các tổ chức doanh nghiệp

tham gia tích cực để đưa nó vào cuộc sống.

Năm 1951, người Nhật thành lập giải thưởng Deming, giải thưởng cao nhấtcho các thành tựu trong lĩnh vực chất lượng Cuối những năm 50 - đầu nhữngnăm 60, phong trào vì chất lượng cao ở Nhật chuyển sang giai đoạn phát triểnmới Lý do ngoài việc cạnh tranh với các công ty nước ngoài, nhất là với cáccông ty Mỹ, yêu cầu của người tiêu dùng Nhật Bản cũng tăng lên

Tại các doanh nghiệp Nhật, bên cạnh việc xây dựng hệ thống đề xuất ýtưởng (Kaizen Teian) nhằm khuyến khích việc đóng góp sáng kiến, nhắm tớitừng nhân viên riêng lẻ, việc thành lập các tổ, nhóm chất lượng cũng được chútrọng Tháng 6 năm 1962 có 3 nhóm được thành lập, tháng 12 có 20 nhóm Đến

năm 1968 đã có 16.000 nhóm Kết quả, chỉ trong vòng 10 năm, chất lượng hàng

hóa ở Nhật Bản vươn lên top đầu thế giới, thậm chí một số mặt hàng Nhật định

ra tiêu chuẩn chất lượng cho cả thế giới Các nhà nghiên cứu Mỹ cho rằng, các

nhóm chất lượng Nhật Bản chính là “chìa khóa thành công” của các doanhnghiệp Nhật Bản

Nhóm chất lượng sinh hoạt hàng tuần và hoạt động dưới hình thức “đội đặcnhiệm” nhằm đáp ứng nhu cầu cải tiến của một khu vực, bộ phận nào đó trongdoanh nghiệp Hoạt động trên gọi là Kaizen Event Kaizen Event áp dụng để đápứng yêu cầu khẩn cấp của khách hàng hay để vượt qua đối thủ cạnh tranh, tạo ấntượng về doanh số hay lợi nhuận

2 Khái niệm Kaizen

Kaizen là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bảnphát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2 Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ

“Kai” - “thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” – “tốt”, nghĩa là “cải tiến liêntục” Kaizen là triết lý kinh tế Nhật nổi tiếng đã được ứng dụng đặc biệt thànhcông trong cả doanh nghiệp vừa và nhỏ trên tất cả các lĩnh vực ở phương Tây.Kaizen cung cấp một phương pháp mới đối với tất cả mọi người trong một tổchức

Tiểu luận môn học

Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xácđịnh vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giảiquyết tận gốc Do đó, Kaizen còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềmtin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn Qua đó, tất cả mọi thành viêntrong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuấtcải tiến dù là nhỏ nhất từ những công việc thường ngày Xuất phát từ suy nghĩrằng "trục trặc" có thể nảy sinh liên tục ở bất kỳ thời điểm nào, bộ phận nào củadoanh nghiệp trong quá trình hoạt động, người Nhật đề ra triết lý quản lý Kaizenvới nội dung 5S (năm nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật) để khắcphục các "trục trặc" này.

3 Đặc điểm của Kaizen

- Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc.

- Tập trung nâng cao năng suất và thỏa mãn yêu cầu khách hàng thông qua

giảm lãng phí

- Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam

kết mạnh mẽ của lãnh đạo

- Đặc biệt nhấn mạnh hoạt động nhóm.

- Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu.

4 10 Nguyên tắc của Kaizen

Người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nàokhông làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm và không ngừng nâng cao sự thoảmãn của khách hàng thì đều bị loại bỏ

b Luôn luôn cải tiến

Tiểu luận môn học

Nguyên tắc: hoàn thành không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoànthành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp

Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng đượcnhu cầu của khách hàng trong tương lai

Tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độchi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới Vì vậy quá trìnhcải tiến sản phẩm, dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục

rõ ràng

c Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi”

Phương châm “lỗi do tôi, thành công do tập thể”, quy trách nhiệmđúng đắn và phù hợp cho từng cá nhân, cá nhân phải chịu trách nhiệm hoànthành nhiệm vụ được giao

Không báo cáo, xin lỗi vì những lý do không chính đáng như: trời nắng, trờimưa, điều kiện nghèo nàn,

Phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sảnphẩm tốt nhất có thể Từ đó, uy tín của doanh nghiệp tăng, sản phẩm và dịch vụ

sẽ có chỗ đứng vững chắc hơn trên thị trường

d Thúc đẩy môi trường văn hoá mở

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo tiêu chí “doanh nghiệp duy nhất chosản phẩm” trên thị trường Xây dựng một môi trường văn hoá mở, văn hoákhông đổ lỗi, nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, chỉ ra các điểm yếu và yêucầu đồng nghiệp, lãnh đạo giúp đỡ

Xây dựng tốt hệ thống thông tin nội bộ, trong đó các kênh thông tin cần hỗtrợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữađồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty

e Khuyến khích làm việc theo nhóm

Tạo dựng các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúccủa công ty Mỗi nhóm cần được phân quyền hạn nhất định:

Tiểu luận môn học

- Trưởng nhóm: bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tậphợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự

g Nuôi dưỡng các quy trình quan hệ đúng đắn

Không tạo dựng quan hệ đối đầu hay kẻ thù

Đầu tư nhiều vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên,đặc biệt là các khoá đào tạo cho người quản lý và lãnh đạo - là những người cótrách nhiệm cao nhất đảm bảo cho quá trình giao tiếp, trao đổi thông tin tốt đẹpnhất

Tăng cường các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp là một khoản đầu tư

để tạo dựng niềm tin cho nhân viên luôn có lòng trung thành và cam kết làmviệc lâu dài trong công ty

h Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác

Tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ của xã hội

Hy sinh quyền lợi bản thân để có sự đồng nhất với đồng nghiệp và cươnglĩnh của công ty

Luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính của riêng mình, đặt lợi ích công việc lêntrên hết

i Thông tin đến mọi nhân viên

Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sảnxuất kinh doanh hiện đại Nhân viên không thể đạt kết quả xuất sắc ngoài mongđợi nếu không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân

sự và các kế hoạch khác của công ty

Tiểu luận môn học

Duy trì việc chia sẻ thông tin cho mọi nhân viên chính là một phương thứcsan sẻ khó khăn, thách thức của công ty cho mỗi thành viên.

j Thúc đẩy năng suất và hiệu quả

Triết lý Kaizen thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc của nhân viênthông qua tổng hợp các phương pháp gồm:

- Đào tạo đa kỹ năng

- Khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc

- Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc

- Phân quyền cụ thể

- Phát huy khả năng làm việc chủ động và kỹ năng ra quyết định

- Tạo khả năng tiếp cận và sử dụng nguồn lực (dữ liệu thông tin, ngânsách, trí lực, sức lực, thời gian, …)

- Tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đưa ra ý kiến phản hồi

- Luân chuyển công việc

Chương trình “5S” bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S:

- Seiri – Sàng lọc (Sort): nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không cần thiết,không có giá trị ra khỏi công việc, nhà xưởng, tổ chức,

- Seiton – Sắp xếp (Simply): phân loại hệ thống hóa để bất cứ thứ gì cũng

có thể “ dễ tìm, dễ thấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại”

- Seiso – Sạch sẽ (Shine): thực chất là lau chùi, quét dọn, vệ sinh, kiểm traxem mọi thứ có được sắp xếp đúng nơi quy định hay không

Tiểu luận môn học

- Seiketsu - Săn sóc (Standardize): “Tiêu chuẩn hóa”, “Quy trình hóa”những gì đã đạt được với 3 nguyên tắc nêu trên để mọi người trong doanhnghiệp tuân theo một cách bài bản hệ thống.

- Shitsuke – Sẵn sàng (Sustain): giáo dục duy trì và cải tiến 4 nguyên tắcnêu trên trong bất kỳ hoàn cảnh nào và trong suốt quá trình hoạt động của doanhnghiệp

5S tập trung vào việc giữ gìn sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc 5S xuất phát

từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, tăng sự tiện lợi, nâng cao năng suất

b

Chư ơ ng trình KSS

Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sựtham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính vàkinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ Quy mô của hệ thốngkhuyến nghị Kaizen Nhật Bản được mô tả bởi số lượng khuyến nghị được gửihàng năm

c Chư ơ ng trình QCC( Quality Cont r o l Circles)

Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt độngkiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc liên tục như mộtphần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn công ty, tự phát triển, giáodục lẫn nhau về Kaizen trong nơi làm việc

d Chư ơ ng trình J I T( Just-In-T i me)

Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất Hệthống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty Toyota chủ yếunhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất

Ý tưởng cơ bản của hệ thống “ đúng thời hạn” là sản xuất những gì cần thiếtđúng lúc, đúng số lượng

6 So sánh Kaizen và đổi mới

a Phân biệt

Từ những năm 1950, ở Mỹ và Liên Xô đã có những lớp học dạy thử nghiệmphương pháp Đổi mới Dưới ảnh hưởng của A.F Osborn, phó chủ tịch công tyquảng cáo BBD & O và là tác giả của phương pháp não công (Brainstorming)

Tiểu luận môn học

nổi tiếng, Trung tâm nghiên cứu sáng tạo (Center for Studies in Creativity) đượcthành lập năm 1967 tại Đại học Buffalo, bang New York Năm 1974, Trung tâmbắt đầu đào tạo cử nhân khoa học và năm 1975 – có thạc sỹ khoa học về sángtạo và đổi mới (BS, MS in Creativity and Innovation) đầu tiên.

Ở Liên Xô, G.S Altshuller, nhà sáng chế, nhà văn viết truyện khoa học viễntưởng và là tác giả của Lý thuyết giải các bài toán sáng chế (viết tắt theo tiếngNga và chuyển sang ký tự Latinh – TRIZ) cộng tác với "Hiệp hội toàn liên bangcác nhà sáng chế và hợp lý hóa" (VOIR) thành lập Phòng thí nghiệm cácphương pháp sáng chế năm 1968 và Học viện công cộng về sáng tạo sáng chế(Public Institute of Inventive Creativity) năm 1971

Nội dung Kaizen Đổi mới

Tính hiệu quả Dài hạn nhưng không gây

ấn tượng

Ngắn hạn nhưng gây ấntượng

Nhịp độ Các bước nhỏ Các bước lớn

Khung thời gian Liên tục và gia tăng Cách quãng

Thay đổi Dần dần và nhất quán Đột ngột và dễ thay đổi

Cách tiếp cận Nỗ lực tập thể Ý tưởng và nỗ lực cá nhân

Liên quan Tất cả mọi người Một vài người được lựa chọn

Cách thức Duy trì và cải tiến Đột phá và xây dựng

Bí quyết Bí quyết truyền thống Đột phá kỹ thuật

Yêu cầu Đầu tư chút ít Đầu tư lớn

Định hướng Con người Công nghệ

Đánh giá Quá trình và nỗ lực Kết quả đối với lợi nhuận

Tiểu luận môn học

- Toàn bộ dây chuyền sản xuất cho thấy quá trình nối tiếp từ công cuộcnghiên cứu cho tới thị trường tiêu thụ.

- Công nghệ là sự áp dụng những lý thuyết và thực nghiệm khoa học, đưatới các đề án sản xuất và cuối cùng là thể hiện bằng sản phẩm trên thị trường

- Hai thành phần của đổi mới và Kaizen có thể được áp dụng ở mỗi giaiđoạn của dây chuyền này

- Nhưng thường thường tác động của Kaizen dễ nhận thấy và gần gũi vớisản xuất và thị trường hơn trong khi tác động của đổi mới thường gần với khoahọc và công nghệ hơn

b Kết hợp

- Tất cả các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập.Khi không có sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là không tránh khỏi.Khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại thì mức hoạt động mớicũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liêntục Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải được tiếp nối với cáchoạt động Kaizen để duy trì và cải tiến nó

- Đổi mới là một sự đột phá mà ảnh hưởng của nó được tạo dựng dần dầnnhờ sự cạnh tranh có chủ ý và sự phá huỷ các chuẩn mực, còn Kaizen là nỗ lựcvới các ảnh hưởng tích luỹ đánh dấu một tiến bộ vững chắc theo thời gian, duytrì và còn nâng cấp các chuẩn mực

III ỨNG DỤNG KAIZEN

1 Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc

Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA Từ bước 1 đến bước

4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là

A (hành động khắc phục hoặc cải tiến) Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng

ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu Các bước thực hiện Kaizenđược tiêu chuẩn hoá như sau:

- Lựa chọn chủ đề.

Tiểu luận môn học