Sau khoảng thời gian thực tập kéo dài tuần tại Phòng vận hành của Công ty 8 TNHH Golden Phoenix, dưới sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong phòng quản lý chất lượng vận hành cũng như
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH GOLDEN PHOENIX
Giới thiệu chung về Công ty TNHH Golden Phoenix
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Golden Phoenix
Công ty TNHH Golden Phoenix được thành lập vào tháng 9 năm 2017 bởi 2 nhà đồng sáng lập là Ông Đỗ Hoàng Việt và Bà Vũ Thu Hà Trụ sở của công ty được đặt tại Tòa ADI, 19 Phố Tố Hữu, Vạn Phúc, Hà Đông, TP Hà Nội Công ty TNHH Golden Phoenix là một trong những startup uy tín trong lĩnh vực TMĐT xuyên biên giới, hoạt động theo mô hình PoD (Print-on-Demand) Thị trường chính của công ty hiện tại là Mỹ, Châu Âu và Singapore
Quá trình hình thành và phát triển công ty có thể được khái quát qua bảng sau đây:
Hai người đồng sáng lập đã khởi xướng ý tưởng kinh doanh và thành lập công ty Golden Phoenix
Tháng 2/2019 Công ty TNHH Golden Phoenix được đăng ký là một pháp nhân kinh doanh tại Việt Nam
Tháng 9/2019 Công ty TNHH Golden Phoenix được đăng ký là một pháp nhân kinh doanh tại Singapore
Golden Phoenix hoạt động trên nền tảng Teechip, cung cấp các tính năng bao gồm xử lý thanh toán, thực hiện, vận chuyển và dịch vụ khách hàng Vào thời điểm đó, công ty chủ yếu tham gia vào thiết kế sản phẩm và quảng cáo bán hàng
Từ 21/5/2021 đến nay Golden Phoenix độc lập thiết lập, vận hành và quản lý các trang web TMĐT của riêng mình
7 cho mục đích bán hàng Bảng 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Golden Phoenix Hiện tại, Golden Phoenix đang kinh doanh trên 3 trang web chính như sau:
Các sản phẩm trên 3 trang web đều rất đa dạng, có thể được chia thành các mục lớn theo các đối tượng như quà cho mẹ, quà cho bố, quà cho bà, quà cho các cặp đôi… Golden Phoenix kinh doanh các mặt hàng từ các loại áo, cốc vại, túi xách, ga gối đến các loại đồ decor nhà… Hầu hết các sản phẩm được bày bán trên các website đều là các sản phẩm cho phép khách hàng cá nhân hóa bằng cách viết tên, thiết kế hình của mình trên đồ dùng dựa trên các lựa chọn có sẵn, in ảnh của mình lên đồ dùng… Đặc điểm chung của các sản phẩm này là đều có thể dễ dàng in ấn và hoạ tiết in trên sản phẩm ảnh hưởng chính đến sự khác biệt của sản phẩm
1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của Công ty TNHH Golden Phoenix
Về tầm nhìn, Công ty TNHH Golden Phoenix xác định mục tiêu là tạo ra một thương hiệu Print-on-Demand nổi bật của Việt Nam trên phạm vi toàn cầu, góp phần vào sự thịnh vượng kinh tế của người dân Việt Nam và là nguồn cảm hứng cho các doanh nghiệp Việt Nam hướng tới sự vượt trội trên trường quốc tế Ngoài ra, Golden Phoenix mong muốn xây dựng một lực lượng lao động đông đảo bao gồm “những người lao động tri thức” thành thạo trong các lĩnh vực khác nhau như công nghệ, tiếng Anh, tiếp thị kỹ thuật số và dịch vụ khách hàng quốc tế Sáng kiến này sẽ mang lại nhiều cơ hội tạo ra thu nhập cho lực lượng lao động trẻ của Việt Nam
Về sứ mệnh, Golden Phoenix mang trong mình sứ mệnh tạo ra một thương hiệu Print-on-Demand hàng đầu của Việt Nam tại Hoa Kỳ, nâng tầm vị thế các doanh nghiệp Việt trên thị trường quốc tế
Về giá trị cốt lõi, Golden Phoenix đã và đang theo đuổi ba giá trị cốt lõi như sau:
Thứ nhất là đổi mới liên tục: Nền tảng chính của Golden Phoenix nằm ở việc không ngừng theo đuổi đổi mới và cam kết không ngừng cải tiến liên tục
Thứ hai là lấy khách hàng làm trung tâm: Lấy khách hàng làm trung tâm là ưu tiên hàng đầu của Golden Phoenix
Thứ ba là tham vọng tạo ra giá trị: Phấn đấu tham gia cạnh tranh với các đối thủ và đạt được lợi nhuận bằng cách tích cực tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng cũng như cộng đồng và xã hội rộng lớn hơn.
Cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng
Cấu trúc của công ty được sắp xếp theo từng chức năng như sau:
Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Golden Phoenix
Vị trí đứng đầu của Công ty TNHH Golden Phoenix là ban Giám đốc Ban Giám đốc bao gồm hai thành viên là hai nhà đồng sáng lập công ty, nắm giữ quyền điều hành cũng như chịu trách nhiệm cao nhất Ban Giám đốc đóng một vai trò quan trọng trong việc điều hành, quản lý, định hướng cũng như thực hiện vai trò ra quyết định cho các vấn đề quan trọng phát sinh trong doanh nghiệp Ngoài ra, công ty bao gồm 7 bộ phận cốt lõi chính như sau:
● Bộ phận R&D: Đây là phòng ban có chức năng nghiên cứu thị trường và nhu cầu của khách hàng để đưa ra những ý tưởng mới về sản phẩm Đây là bộ phận vô cùng quan trọng bởi nhờ vào sự nghiên cứu và phát triển, doanh nghiệp mới có thể tạo ra những sản phẩm mới, khác biệt và nổi bật trên thị trường Điều này giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh và thu hút khách hàng Bộ phận R&D cũng chịu trách nhiệm theo dõi sát sao từ việc lên ý tưởng sản phẩm đến khi sản phẩm được đăng bán trên website, đảm bảo cho sản phẩm không có lỗi sai và giống với ý tưởng được đưa ra nhất có thể
● Bộ phận thiết kế: Bộ phận thiết kế có nhiệm vụ hiện thực hóa sản phẩm mới theo ý tưởng của bộ phận R&D Nhóm thiết kế đồ họa sẽ dựng hình ảnh của các mẫu sản phẩm, tuy nhiên tùy thuộc vào sản phẩm sẽ có thể sử dụng các hình ảnh được tạo ra bởi nhóm Artist Bộ phận R&D sẽ hỗ trợ và kiểm soát nhóm Artist để có thể hoàn thiện các hình ảnh theo đúng như ý tưởng đưa ra cũng như mang tính thẩm mỹ và tính ứng dụng cao cho các sản phẩm sau này
● Bộ phận IT: Bộ phận này chịu trách nhiệm phát triển các phần mềm hỗ trợ cho công việc của bộ phận vận hành, đặc biệt là công việc của nhóm Upload Bên cạnh đó, bộ phận IT còn có nhiệm vụ xây dựng, thiết kế, bảo trì và phát triển các website của công ty
●Bộ phận vận hành: Bộ phận này gồm 3 nhóm, mỗinhóm sẽ đảm nhận các nhiệm vụ riêng Nhóm Upload có nhiệm vụ đưa các sản phẩm đã được bộ phận thiết kế thiết kế lên các website thông qua các phần mềm được phát triển bởi bộ phận IT Bên cạnh đó, nhóm Fulfilment sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát đơn hàng kể từ khi đặt hàng với nhà cung cấp đến khi đơn hàng đến tận tay khách hàng Cuối cùng, nhóm CSKH sẽ phụ trách giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng về sản phẩm Nhìn chung, nhóm Fulfilment và nhóm CSKH sẽ phối hợp nhuần nhuyễn với nhau để có thể tạo ra sự hài lòng nhất cho khách hàng khi khách hàng đã lựa chọn mua hàng của công ty
● Bộ phận kế toán: Bộ phận này có nhiệm vụ lập kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch tài chính của công ty; quản lý tài chính kế toán , bảo toàn và phát triển vốn, thanh toán các hóa đơn… Ví dụ, họ cung cấp thông tin tài chính cho ban giám đốc bằng cách nghiên cứu và phân tích dữ liệu kế toán; chuẩn bị các
11 báo cáo Các bút toán tài khoản tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn được lập bằng cách tổng hợp và phân tích thông tin tài khoản
● Bộ phận arketing: Bộ phận này có vai trò đưa khách hàng tiếp cận với sản m phẩm qua thông qua các phương tiện và hình thức khác nhau để giới thiệu tính năng, đặc điểm của sản phẩm của doanh nghiệp Hiện tại, bộ phận Marketing chủ yếu quảng bá sản phẩm trên các kênh như Facebook, Google và email
● Bộ phận hành chính – nhân sự: Bộ phận này tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức cán bộ gồm: tuyển dụng lao động, phân công điều hành công tác, bổ nhiệm cán bộ, khen thưởng, kỷ luật Các nhân viên của bộ phận này chủ yếu làm việc với lợi ích ngắn hạn và dài hạn của nhân viên như tiền lương, tiền thưởng, quỹ dự phòng Ngoài ra, họ còn quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và mua sắm văn phòng phẩm thiết yếu cho công ty.
Kết quả hoạt động của công ty TNHH Golden Phoenix trong 3 năm gần đây 11 1.4 Cơ sở lý thuyết về mô hình kinh doanh sản phẩm của công ty TNHH Golden
Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH Golden Phoenix trong ba năm gần đây được trình bày trong bảng sau: ĐVT: Triệu đồng Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Doanh thu thuần về bán hàng 2,275 5,213 6,992
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu (%) 23.4% 34% 40.3% Bảng 1.3 Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH Golden Phoenix
Chịu ảnh hưởng chung của dịch bệnh vào năm 2020 đến toàn nền kinh tế trên thế giới, doanh thu của công ty vào năm 2020 khá ảm đạm Điều này được lý giải một phần là do sự tăng giá đến từ nhà cung cấp khi việc tiếp xúc với nguồn nguyên vật liệu của họ trở nên khó khăn Ngoài ra tình hình dịch bệnh cũng làm sụt giảm đi nhu cầu mua hàng của khách hàng Tuy nhiên tỷ suất lợi nhuận năm 2020 vẫn đạt mức ổn, cụ thể là 23.4%, so với tỷ suất lợi nhuận trung bình ngành Theo báo cáo của FounderJar năm 2022, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu trong ngành PoD và Dropshipping chỉ dao động từ 10% đến 30% Mặc dù doanh thu năm 2020 thấp hơn dự kiến, công ty vẫn đạt được mức lợi nhuận khá tốt
Từ năm 2021, tình hình doanh thu của công ty có sự phát triển khá thành công khi tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu tăng 10.6%, cụ thể, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu đã tăng từ 23.4% lên 34% từ 2020 đến 2021 Để đạt được như vậy, công ty đã chú trọng và đẩy mạnh việc xúc tiến thương mại, cụ thể là chi phí bán hàng đã tăng lên đáng kể Bên cạnh đó, công ty cũng đầu tư vào việc mở rộng quy mô đội ngũ nhân sự nhằm đáp ứng tốt các nhu cầu của khách hàng, thực hiện mục tiêu vươn tầm quốc tế đã đặt ra Đây là một dấu mốc chứng minh sự phục hồi và phát triển mạnh mẽ của công ty khi tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu của công ty năm 2021 đã vượt qua tỷ suất lợi nhuận trung bình ngành
13 Đến năm 2022, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu của công ty vẫn tiếp tục tăng, đạt 40.3% Có thể nói đây là một mức lợi nhuận khá cao so với các doanh nghiệp khác trong ngành au đại dịch xảy ra vào năm 2020, công ty đã và đang phục hồi S khá tốt, đạt được sự tăng trưởng ổn định qua từng năm Với cơ sở như vậy, công ty đã đặt mục tiêu bứt phá doanh thu lên mức 9 tỷ đồng vào năm 2023
1.4 Cơ sở lý thuyết về mô hình kinh doanh sản phẩm của công ty TNHH Golden
Mô hình sản phẩm PoD là một mô hình phổ biến thuộc lĩnh vực TMĐT xuyên biên giới Mô hình này du nhập và phát triển mạnh mẽ ở Việt Nam kể từ năm 2013 Đến nay, PoD chưa được định nghĩa một cách chính thống, tuy nhiên, PoD có thể được hiểu như sau: PoD viết tắt cho Print n Demand, là một hình thức bán hàng o qua đó người kinh doanh sẽ thiết kế lên các sản phẩm và đặt in lên các sản phẩm đó khi có đơn hàng Các sản phẩm tùy chỉnh thiết kế tương đối đa dạng, gồm: áo thun, áo hoodie, túi tote, cốc sứ, ốp lưng điện thoại, tranh in phẳng (tranh canvas), mũ, quần legging, tất,… Những sản phẩm này được thiết kế nổi bật, bắt mắt, thể hiện cá tính riêng đang được nhiều người ưa chuộng
PoD là một hình thức được phát triển ra từ dropshipping nên hai khái niệm này thường được nhắc đến cùng nhau khi nói về bán hàng TMĐT Dropshipping là hình thức bán hàng không tồn kho, qua đó người kinh doanh không mua trước sản phẩm về mà đưa trước sản phẩm lên các kênh bán, chờ có đơn hàng mới đặt từ nhà cung cấp đưa đến người mua
Cả 2 hình thức này đều rất phổ biến với những người làm MMO (Make Money Online) bán hàng sang các thị trường nước ngoài như Mỹ hoặc Châu Âu Từ năm
2017 trở lại đây với sự phát triển mạnh mẽ của TMĐT tại Việt Nam thì cũng đã xuất hiện nhiều đơn vị hỗ trợ làm dropshipping và PoD tại thị trường nội địa.
Quy trình hoạt động của PoD xoay quanh 4 thành phần chính bao gồm:
● Platform: nhà cung cấp dịch vụ PoD
● Xưởng in: nơi in ấn các sản phẩm PoD (và là đối tác của Platform)
● Cửa hàng online: đây là nền tảng bán hàng và phân phối sản phẩm, trong nhiều trường hợp, Platform đảm nhận cả vai trò là một cửa hàng online trong quy trình kiếm tiền PoD
Quy trình hoạt động đơn giản của mô hình PoD như sau:
Bước 1: Tạo dựng cửa hàng
Bước đầu tiên để bắt đầu quy trình đó là xây dựng cửa hàng của riêng mình Tuỳ thuộc vào nền tảng PoD được sử dụng, người kinh doanh có thể bắt tay vào thực hiện ngay với một trong hai cách dưới đây:
● Tích hợp một cửa hàng có sẵn:
Các đơn vị cung cấp dịch vụ PoD sẽ giúp người kinh doanh kết nối với các nền tảng TMĐT và cửa hàng online Nếu người kinh doanh đã có sẵn cửa hàng online, họ có thể tích hợp cửa hàng đó với nền tảng PoD được sử dụng và bắt đầu kinh doanh được ngay
● Sử dụng dịch vụ PoD có sẵn nền tảng TMĐT:
Trong trường hợp người kinh doanh chưa sở hữu cửa hàng trên bất kỳ nền tảng mua sắm trực tuyến nào, họ nên chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ PoD cho phép tạo thông tin cá nhân trên nền tảng đó và bên nền tảng sẽ bán cũng như fulfill sản phẩm dưới danh nghĩa của người kinh doanh
Bước 2: Đăng tải mẫu thiết kế và chọn dòng sản phẩm muốn bán
Sau khi đã lựa chọn nền tảng PoD phù hợp và sở hữu cho mình một cửa hàng online, bước tiếp theo người kinh doanh cần thực hiện đó là đăng tải những mẫu thiết kế và sản phẩm lên cửa hàng của họ Nếu người kinh doanh sử dụng dịch vụ PoD fulfillment, việc đưa ra lựa chọn loại sản phẩm để bán hoàn toàn phụ thuộc vào họ
Người kinh doanh có thể bán tất cả những sản phẩm nào mà mình muốn, miễn là nền tảng PoD được sử dụng hỗ trợ sản phẩm đó.
Ví dụ, người kinh doanh định hướng cửa hàng của mình là một shop online bán áo phông thì họ chỉ cần chọn đúng sản phẩm áo phông để đăng bán Mặt khác, nếu người kinh doanh lựa chọn những loại sản phẩm như cốc, túi vải hay thậm chí là khẩu trang thì họ hoàn toàn có thể làm điều tương tự hoặc bán nhiều loại cùng lúc Bước 3: Bán sản phẩm Ở giai đoạn này, cửa hàng của người kinh doanh đã mở cho khách hàng trên toàn thế giới và họ đã có sản phẩm sẵn sàng để in theo mẫu Nếu người kinh doanh đang sử dụng dịch vụ fulfillment, họ có thể bắt đầu marketing cho sản phẩm của mình và kéo thêm traffic cho cửa hàng Còn trong trường hợp người kinh doanh sử dụng sàn PoD, sàn mà người kinh doanh lựa chọn sẽ thực hiện hầu hết các hoạt động marketing và họ vẫn có thể quảng bá cho cửa hàng bằng cách chia sẻ link trang thông tin trên sàn hoặc link sản phẩm của người kinh doanh cho khách hàng Theo cách nào đi chăng nữa, mục đích cuối cùng cần đạt được vẫn là khiến khách hàng tìm thấy sản phẩm của người kinh doanh và trả tiền để mua chúng
Bước 4: Nền tảng PoD hoàn tất đơn hàng
Khi có khách hàng tạo đơn trên hệ thống, dù là cửa hàng đã được kết nối với nền tảng PoD fulfillment hay trên sàn PoD thì hệ thống sẽ tự động in sản phẩm, đóng gói và vận chuyển tới tận tay khách hàng Ngay khi đơn hàng được hoàn tất, người kinh doanh sẽ nhận được tiền bán sản phẩm thành công
Cách vận hành trên thường phổ biến cho các nhà kinh doanh đơn lẻ hoặc các doanh nghiệp nhỏ vừa mới gia nhập ngành bởi họ có ít kinh nghiệm và tài nguyên Còn đối với hầu hết các doanh nghiệp trong ngành hiện tại, họ lựa chọn tự thiết lập nền tảng store bán hàng riêng biệt Các nền tảng phổ biến được các doanh nghiệp tin dùng hiện nay là Shopify, Shopbase, Merchize…
1.4.2 Ưu điểm và hạn chế của mô hình kinh doanh PoD a Ưu điểm
Thực trạng hoạt động vận hành sản phẩm tại công ty TNHH Golden Phoenix
Các sản phẩm mà công ty TNHH Golden Phoenix cung cấp là các sản phẩm cá nhân hóa Những sản phẩm này cho phép người mua được thoải mái thay đổi thiết kế dựa trên những lựa chọn có sẵn trên website Nói đơn giản hơn, với cá nhân hoá PoD, người mua hàng hoàn toàn có thể tham gia vào quá trình thiết kế sản phẩm dựa theo nhu cầu hoặc mong muốn của họ Khi khách hàng thiết kế sản phẩm theo cách của họ, sản phẩm cuối cùng không chỉ là một sản phẩm thông thường mà khách hàng sẽ cảm thấy có sự gắn liền với sản phẩm cho dù họ đang làm nó cho chính họ hay cho người khác Khách hàng có thể đổi tên, đăng tải hình ảnh cá nhân để tạo thành một sản phẩm mang cá tính của riêng mình Thay vì việc tạo ra những sản phẩm in hình đơn giản, người bán hàng hoàn toàn có thể đa dạng sản phẩm của mình bằng việc cung cấp dịch vụ cá nhân hóa ngay trên sản phẩm
Xu hướng cá nhân hóa ngày càng phát triển, là cơ hội để các doanh nghiệp có thể gia tăng doanh thu và khách hàng trung thành… Khách hàng luôn mong muốn có thể đưa vào sản phẩm họ mua những ý tưởng của riêng họ, cũng như luôn khao khát tìm kiếm sự độc đáo trong từng sản phẩm từ quần áo, túi, cốc đến quà tặng; từ đồ nội thất đến trang sức Và sản phẩm cá nhân hóa đáp ứng trọn vẹn điều này Hiện nay, khách hàng không ngần ngại trả thêm tiền cho một mặt hàng được cá nhân hóa bởi vì họ không xem nó chỉ là một sản phẩm mà là một thứ gì đó của riêng họ Điều này có thể được chứng minh thông qua một nghiên cứu của Deloitte năm 2020 báo cáo rằng cứ 5 người tiêu dùng thì có 1 người không ngại trả thêm 20% cho một sản phẩm được cá nhân hóa
Vì khách hàng thích khái niệm cá nhân hóa nên nó mang đến cho các thương hiệu cơ hội tuyệt vời để trở nên vượt trội trong thị trường TMĐT Chính vì điều này đã khiến ngành PoD trở nên vô cùng hấp dẫn cho các doanh nghiệp hay người bán hàng nhỏ lẻ với số vốn ban đầu thấp Ngành PoD là một ngành phân tán và có sự cạnh tranh khá cao Vì vậy doanh nghiệp trong ngành phải tìm cách để khiến mình nổi bật hơn so với các đối thủ Điểm cốt lõi của mô hình PoD đó chính là sản phẩm được cá nhân hóa Vì vậy, khâu vận hành sản phẩm là vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể phát triển và tạo được lợi thế cạnh tranh
2.2.2 Thực trạng hoạt động vận hành sản phẩm tại công ty TNHH Golden Phoenix
Quá trình vận hành sản phẩm của công ty TNHH Golden Phoenix được khái quát theo sơ đồ sau:
1 Đưa ra ý tưởng sản phẩm
2 Thiết kế các hình ảnh minh họa sản phẩm
3 Tạo các hình ảnh dùng cho file in, file preview
4 Import sản phẩm gốc lên các website dưới dạng phiên bản sơ bộ
5 Tạo template cho khách hàng cá nhân hóa sản phẩm trên các phần mềm
6 Gán template đã tạo với sản phẩm trên website để active sản phẩm
7 Kiểm tra và chỉnh sửa lỗi (nếu có)
9 Liên hệ với nhà cung cấp để soạn đơn hàng khi khách hàng đặt đơn
10 Giải đáp các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng về sản phẩm
Sơ đồ 2.2 Quy trình vận hành sản phẩm của công ty TNHH Golden Phoenix Bước 1: Đưa ra ý tưởng sản phẩm
Dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường, doanh số các sản phẩm của công ty…, bộ phận R&D sẽ tạo ra các ý tưởng sản phẩm phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng Các ý tưởng sẽ được đưa cho bộ phận thiết kế để tiến hành hiện thực hóa sản phẩm
Bước 2: Thiết kế các hình ảnh minh họa sản phẩm
Bước 2 và bước 3 là công đoạn do bộ phận thiết kế chịu trách nghiệm trong chuỗi vận hành sản phẩm Dựa trên ý tưởng của bộ phận R&D, nhóm Artist sẽ tiến hành thiết kế các mẫu hình ảnh nếu các mẫu hình ảnh cũ không phù hợp với sản phẩm Sau đó, nhóm thiết kế đồ họa sẽ dựng hình ảnh minh họa sản phẩm để bộ phận R&D kiểm tra xem hình ảnh đã đúng với ý tưởng hay chưa Nếu đúng, nhóm thiết kế đồ họa sẽ tiếp tục dựng thêm các hình ảnh minh họa khác Những hình ảnh này sẽ được đưa lên website cùng với các thông tin khác của sản phẩm ở bước 4
Bước 3: Tạo các hình ảnh dùng cho file in, file preview
Sau khi hoàn thành các hình ảnh minh họa sản phẩm, nhóm thiết kế đồ họa phải dựng các hình ảnh dùng cho file in, file preview ở các bước sau Ngoài ra, tùy vào độ khó của mẫu, nhóm thiết kế đồ họa còn phải tạo hình ảnh mẫu (ảnh mockup) để người làm template căn đúng theo mẫu ở bước tạo file in
Bước 4: Import sản phẩm gốc lên các website dưới dạng phiên bản sơ bộ
Bước 4, 5, 6 và 7 đều là công việc của nhóm Upload Sau khi bộ phận thiết kế hoàn thành các hình ảnh sản phẩm, các sản phẩm sẽ được gắn một mã số riêng NhómUpload sẽ dựa vào các mã số riêng để import sản phẩm lên website, bao gồm hình ảnh, mô tả, hướng dẫn sử dụng… Ở bước này, sản phẩm vẫn chỉ đang ở dạng phiên bản sơ bộ, chưa được hiển thị trên website bán hàng của công ty do chưa có các lựa chọn cá nhân hóa được gắn vào sản phẩm để khách hàng trải nghiệm
Bước : Tạo template cho khách hàng cá nhân hóa sản phẩm trên các 5 phần mềm
Sau khi được import, các mẫu sản phẩm sẽ được phân công cho các thành viên trong nhóm để tạo template cá nhân hóa Trước khi bước vào công đoạn tạo template, người được phân công sẽ phải kiểm tra các thông tin, hình ảnh minh họa của sản phẩm đã đúng yêu cầu và quy tắc hay chưa Nếu có bất cứ sự sai sót nào, người được phân công phải báo lại cho thành viên bộ phận thiết kế đã tạo mẫu sản phẩm đó để mẫu sản phẩm được sửa đúng theo yêu cầu và các quy tắc, chẳng hạn như ảnh minh họa cuối phải được tạo trên nền trắng… Nếu không có sai sót gì thì người được phân công sẽ tiến hành tạo template cá nhân hóa trên các phần mềm như Customily và PSD Những mẫu sản phẩm được tạo ở phần mềm PSD sẽ được chuyển sang phần mềm Customily để có sự nhất quán và dễ dàng hơn trong việc gán template cho sản phẩm
Bất cứ một template của mẫu sản phẩm cá nhân hóa nào cũng cần file in và file preview File in sẽ được gửi cho nhà cung cấp để sản xuất khi có người mua đặt hàng File preview cho phép khách hàng có cái nhìn khái quát về sản phẩm khi đã được khách hàng cá nhân hóa, giúp khách hàng hình dung được sản phẩm mình nhận được như thế nào
Trên phần mềm Customily, người pload cũng phải tạo file in rồi đến file u preview, bước cuối cùng là kiểm tra cả hai file xem giữa hai file có sự khác nhau quá rõ ràng hay không hoặc nhìn đã có tính thẩm mỹ chưa và nếu có thì phải quay lại để chỉnh sửa Thông thường, để sản phẩm có được tính thẩm mỹ, người upload thường căn chỉnh theo hình ảnh minh họa mà bộ phận thiết kế đã làm để tiết kiệm thời gian, tránh việc phải quay lại chỉnh sửa Đối với những mẫu bắt buộc phải làm trên phần mềm PSD, người upload phải tạo tệp mới trên Google Drive Không như Customily, các bước tạo file in và file preview đều ở cùng 1 template, các mẫu khi làm trên PSD đều bắt buộc phải tạo file
23 in và file preview riêng biệt Hai file trên sẽ được lưu vào tệp mới đã tạo trên Google Drive Sau đó, người upload sẽ sử dụng một phần mềm hỗ trợ được phát triển bởi bộ phận IT là Backend để chuyển đổi file in và file preview của mẫu trên phần mềm PSD thành 1 template trên Customily Thông thường các mẫu khi được chuyển lên Customily, người upload sẽ không phải chỉnh sửa thêm về mặt thẩm mỹ, tuy nhiên sẽ phải làm một số công đoạn để phục vụ cho bước sau được thực hiện dễ dàng hơn
Trong bước này, nếu có lỗi gì về tính thẩm mỹ của file in và file preview hoặc các tính năng của phần mềm Customily không đáp ứng được yêu cầu về thẩm mỹ như các ảnh minh họa… thì người upload phải liên hệ với bộ phận thiết kế để đưa ra phương án điều chỉnh thích hợp
Bước 6: Gán template đã tạo với sản phẩm trên website để active sản phẩm
Sau khi các template được lưu, người upload sẽ kết nối Customily và nền tảng Shopify để gán template cho các mẫu Ở bước này, người upload không chỉ phải gán template đã tạo cho sản phẩm mà còn phải cài đặt hệ thống các lựa chọn để khách hàng có thể cá nhân hóa sản phẩm của họ Tùy vào số lượng các lựa chọn có trong sản phẩm, thời gian cài đặt hệ thống các lựa chọn (option sets) sẽ ngắn dài khác nhau Thông thường, các mẫu cho phép khách hàng thiết kế phiên bản hoạt hình của mình sẽ tốn nhiều thời gian để tạo và chỉnh sửa hệ thống các lựa chọn nhất
Bước : Kiểm tra và chỉnh sửa lỗi (nếu có)7
Sau khi đã gán template, người upload phải chỉnh chế độ của sản phẩm trên website từ dạng phiên bản sơ bộ sang chế độ active Như vậy thì sản phẩm mới được hiển thị trên website và cho phép khách hàng đặt mua hàng
Sau khi active sản phẩm, người upload phải kiểm tra lại trên website xem liệu sản phẩm đã hiển thị bản preview đúng hay chưa sau khi chọn lựa các mục được tạo sẵn Nếu có lỗi thì người upload phải xác định lỗi ở file preview hay lỗi ở mục lựa chọn (option sets) để tiến hành chỉnh sửa
Đánh giá về hoạt động vận hành sản phẩm tại công ty TNHH Golden Phoenix
- Hoạt động vận hành sản phẩm đều có quy trình rõ ràng, bảo đảm chất lượng, tiến độ và tính hiệu quả trong công việc Đặc biệt là quy trình làm việc của nhóm Upload giúp giảm thiểu các lỗi sai trong sản phẩm trên website.
- Các ý tưởng về sản phẩm của công ty đều được đưa ra nhanh chóng, đón đầu nhu cầu và thị hiếu của khách hàng Chẳng hạn như các sản phẩm dành cho ngày lễ Ngày của mẹ đã được cho ra mắt trước 5 thán Thông thường việc 1 g sản xuất và vận chuyển sẽ tốn thời gian lâu nhất là 2 tuần Vì vậy đây có thể coi là một thời điểm vàng để ra mắt sản phẩm cho các ngày đặc biệt
- Tỷ lệ hoàn thành việc đăng tải sản phẩm lên website của nhóm Upload rất cao Hầu hết các sản phẩm, khi đã được bộ phận thiết kế hoàn toàn hoàn thiện, sẽ được upload trong chậm nhất trong vòng 5 ngày Điều này giúp công ty bắt 1.kịp những xu hướng tiêu dùng của khách hàng và tạo được nhiều doanh thu từ những xu hướng đó
- Tính năng của Customily là giới hạn, vì vậy có một số mẫu sản phẩm bộ phận Upload khi tạo template sẽ không thể giống hoàn toàn như các hình ảnh mà bộ phận thiết kế đã thực hiện cũng như ý tưởng của bộ phận R&D đã đưa ra Do vậy nên người upload phải liên hệ lại với bộ phận thiết kế và R&D để có thể tìm ra phương án chỉnh sửa sản phẩm Hầu hết sản phẩm được sửa sẽ không có tính thẩm mỹ cao như bản gốc Bên cạnh đó, việc liên hệ với hai bộ phận để đưa ra phương án chỉnh sửa sản phẩm thường mất thời gian, làm giảm hiệu suất công việc của cả ba bộ phận
- Lượng công việc của nhóm Upload hoàn toàn phụ thuộc vào năng suất của bộ phận thiết kế Vì vậy, nhóm Upload sẽ có những thời điểm rất bận rộn, các mẫu sản phẩm sẽ không được đưa lên website để bắt kịp xu hướng Việc này có thể khiến công ty bị mất ưu thế vào tay các đối thủ cạnh tranh Hoặc nhóm Upload cũng có những thời điểm rất ít mẫu để thực hiện công việc Điều này tạo nên sự lãng phí tài nguyên nhân lực trong công ty
- Nhóm Fulfilment và CSKH thường bị quá tải, không kịp giải quyết các vấn đề cho khách hàng, đặc biệt vào những ngày lễ như Ngày của Bố, Ngày của Mẹ… khi lượng đặt hàng còn cao hơn bình thường Điều này có thể gây ra sự bất mãn cho khách hàng, tiêu cực hơn là có thể tạo ra ác cảm với công ty dẫn đến việc khách hàng từ bỏ việc mua hàng hoặc không mua lại sản phẩm của công ty Thậm chí khách hàng có thể đánh giá tiêu cực cho trang web của công ty, tạo ảnh hưởng xấu đến quyết định mua hàng của các khách hàng mới Khách hàng là cốt lõi của việc kinh doanh, vì vậy đây là vấn đề ảnh hưởng lớn đến tình hình của công ty trong cả hiện tại và tương lai
CHƯƠNG : ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN HOẠT 3 ĐỘNG VẬN HÀNH SẢN PHẨM CHO CÔNG TY TNHH GOLDEN
Đề xuất giải pháp nhằm hỗ trợ cải thiện hoạt động vận hành sản phẩm cho công
Thứ nhất là,công ty nên hỗ trợ nhóm Upload tuyển dụng và đào tạo các thực tập sinh Điều này không chỉ giảm thiểu tình trạng quá tải dẫn đến việc upload các mẫu sản phẩm chậm mà hơn hết còn tăng cường đội ngũ nhân sự của công ty Công ty có thể đào tạo, đánh giá và định hướng cho các thực tập sinh Nếu thực tập sinh làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu đào tạo, công ty có thể tuyển thực tập sinh làm nhân viên chính thức trong doanh nghiệp Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường đội ngũ nhân sự với những người có kỹ năng và tiềm năng đáp ứng được yêu cầu công việc cũng như phù hợp với văn hoá công ty Ngoài ra, việc này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
Thứ hai là, bộ phận Upload nên được đào tạo thêm về công tác Fulfilment và CSKH để có thể hỗ trợ hai nhóm trên khi bị quá tải Khi khách hàng được trả lời thắc mắc, khiếu nại một cách nhanh chóng, sự bất mãn và các cảm xúc tiêu cực đối với công ty sẽ được giảm thiểu Nhờ vậy thì năng suất và hiệu quả công việc của cả chuỗi vận hành sản phẩm được nâng lên Các nhân viên cũng trang bị thêm được các kỹ năng công việc cho bản thân, có cơ hội tăng thêm thu nhập Tuy nhiên, với số lượng thắc mắc, khiếu nại diễn ra quá nhiều và thường xuyên, đòi hỏi bộ phận CSKH giải quyết nhanh chóng, chính xác, làm hài lòng khách hàng sẽ rất khó Vừa tìm ra giải pháp vừa suy tính để khiếu nại khách hàng được giải quyết đúng thời hạn sẽ tốn nhiều thời gian Với số công việc nhiều như vậy công ty nên tuyển thêm nhân viên cho nhóm này, thay vì một số ít nhân viên như hiện tại để đảm bảo quy trình chăm sóc khách hàng được thực hiện triệt để và nhanh chóng Hơn hết, nhóm CSKH có thể nâng tỷ lệ phản hồi khách hàng trong vòng 2 ngày lên cao hơn
Thứ ba là, nhóm Upload nên lập một danh sách những tính năng mà Customily chưa phát hành dựa trên các mẫu sản phẩm đã phải sửa Như vậy sẽ giảm thiểu được tình trạng phải chỉnh sửa sản phẩm sau khi bộ phận R&D và thiết kế đã hoàn thành sản phẩm, tránh lãng phí thời gian của cả ba bộ phận Tuy nhiên, nhóm Upload cũng cần thường xuyên cập nhật các tính năng mới của Customily cho hai bộ phận trên để họ phát triển các sản phẩm với các tính năng mới để thu hút được khách hàng
Thứ tư là, để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc của nhóm Fulfilment, công ty có thể phát triển hệ thống thư xác nhận tự động gửi đi mỗi khi khách hàng đặt hàng Khi khách hàng xác nhận lại các thông tin đơn hàng cũng như biết được các mốc thời gian vận chuyển dự kiến của đơn hàng, thông tin xác nhận sẽ được nhập vào hệ thống và bên Fulfilment sẽ liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng Trước đó, khi khách hàng đặt hàng trên các website, công ty phải lưu ý cho khách hàng về việc công ty sẽ gửi các email thường xuyên để thông báo, cập nhật các thông tin về đơn hàng mà khách hàng đã đặt
Thứ năm là, công ty nên định hướng nhóm CSKH giữ mối quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc gửi lời chúc sinh nhật, tặng voucher vào các ngày lễ… để tạo thiện cảm với khách hàng, từ đó tăng sự cam kết của khách hàng với công ty, đặc biệt là các khách hàng đã từng khiếu nại về sản phẩm.